SISTEM INFORMASIPENJUALAN DAN PEMBELIAN SUKU CADANG
(Studi Kasus: PT. Kuda Inti Samudera Surabaya)
Panji Satriabayu Santoso1)
1) SI / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik KomputerSurabaya, email: bayoe _ [email protected]
Abstract: PT. Kuda Inti Samudera Surabaya (KIS) is a company specializing in heavy equipments maintenance.The business process occurred in KIS is sale and purchase transaction of spare parts. During this time,calculation and determination to the cost of goods sold of spare parts is still conducted by PT. GAMA GROUP(GAMA) as headquarter of KIS. When KIS sends spare parts list based on order from PT. Terminal Peti KemasSurabaya (TPS) to GAMA in order to the calculation and determination of cost of goods sold of spare parts canbe done, GAMA can’t directly execute the KIS’s request because GAMA doesn’t serve requests from KIS onlybut also serves requests from several affiliations owned by GAMA. This inflicts KIS with the longer time to getinformation about the cost of goods sold of spare parts and can’t able to report the sale and purchase transactionof spare parts on time. Implementation of information system on the sale and purchase transaction of spare partscan solve the problem faced by KIS above. The application can help KIS to be more independent in conductingthe calculation and determination of the cost of goods sold of spare parts by using the same method used byGAMA that is the Average Method. From the test, it can be concluded that the system can help KIS in fulfillingall requirements of TPS and making report recapitulation of sale and purchase transaction of spare parts toGAMA on time.
Keywords: Average, Cost Of Goods Sale, Spare Parts
Pertumbuhan teknologi informasi yangbegitu cepat dan pesat dewasa ini telah
dalam dan luar negeri yang berlabuh. Dibutuhkanalat-alat berat yang dirancang khusus agar
mengantarkan masyarakat ke dalam suatu kegiatan tersebut berjalan dengan lancar. PT.
paradigma, yaitu kebutuhan akan mendapatkan
informasi dengan cepat dan mudah. Tidak
terkecuali dalam dunia bisnis saat ini, dimana
sebuah informasi merupakan salah satu hal yang
terpenting. Menurut Herlambang dan Tanuwijaya
(2005: 56), saat ini perusahaan tidak cukup hanya
mengandalkan kekuatan modal dan sumber daya
fisik saja, tetapi diperlukan juga sumber daya
Kuda Inti Samudera Surabaya (KIS) merupakan
salah satu perusahaan yang bergerak di bidang
pemeliharaan alat-alat berat. Perusahaan ini
menyediakan jasa layanan penjualan, perbaikan,
dan penggantian suku cadang seperti head truck
Volvo dan Hino, chassis, dolly, Radioisotope
Thermoelectric Generator (RTG), forklift, dan
Rich Stacker. Sejak tahun 1999 hingga sekarang
konseptual yaitu informasi. Sumber daya KIS telah dipercaya untuk pemeliharaan dan
informasi ini akan digunakan untuk mencari penyediaan suku cadang alat-alat berat yang
keuntungan yang cukup signifikan dan dimiliki oleh TPS.
berkompetisi dengan perusahaan lain Dalam proses bisnisnya KIS melakukan
(Herlambang dan Tanuwijaya, 2005: 46).
Salah satu kegiatan yang terjadi di PT.
Terminal Peti Kemas Surabaya (TPS) adalah
transaksi penjualan dan pembelian suku cadang.
Selama ini semua pencatatan dan pembuatan
laporan transaksi penjualan dan pembelian suku
memuat dan membongkar muatan kapal-kapal cadang menggunakan Microsoft Excel,
peti kemas (containership atau celullarship) dari sedangkan perhitungan dan penentuan harga
1
pokok penjualan suku cadang masih dilakukanoleh PT. GAMA GROUP (GAMA) selaku kantor
pusat dari KIS. Ketika KIS mengirimkan daftar
suku cadang berdasarkan pemesanan TPS ke
kenaikan atau penurunan harga pembelian sukucadang. Harga pokok penjualan suku cadang
dihitung dengan menggunakan harga rata-rata
dari keseluruhan suku cadang yang dimiliki.
GAMA untuk dilakukan perhitungan dan Dengan demikian harga pokok penjualan suku
penentuan harga pokok penjualan suku cadang, cadang yang terjual dan belum terjual memiliki
GAMA tidak bisa langsung mengerjakan nilai yang sama besar. Metode Average juga akan
permintaan KIS karena GAMA tidak hanya
melayani permintaan dari KIS saja tetapi juga
digunakan KIS dalam perhitungan dan penentuan
harga pokok penjualan suku cadang.
melayani permintaan dari beberapa afiliasi yang Berdasarkan permasalahan yang
dimiliki oleh GAMA. Hal ini membuat KIS dialami KIS akan dibuat sistem informasi
membutuhkan waktu yang lama dalam penjualan dan pembelian suku cadang untuk
memperoleh informasi harga pokok penjualan
suku cadang dan tidak dapat membuat laporan
melakukan perhitungan dan penentuan harga
pokok penjualan suku cadang dan memberikan
transaksi penjualan dan pembelian suku cadang informasi tentang transaksi penjualan dan
dengan tepat waktu. Sedangkan TPS selaku pembelian suku cadang yang dibutuhkan
pelanggan tetap KIS membutuhkan informasi
yang cepat tentang harga suku cadang yang
manajemen KIS. Dengan adanya sistem ini
diharapkan dapat membantu manajemen KIS
dipesan. Jika KIS lama dalam memberikan untuk lebih mandiri dalam melakukan
informasi harga suku cadang dan pelayanan ke perhitungan dan penentuan harga pokok
TPS dapat mengakibatkan terhambatnya penjualan suku cadang dengan menggunakan
operasional kerja di TPS sehingga pelanggan
yang dimiliki TPS mengalami kerugian materi
karena pengiriman barang ekspor dan impor akan
tertunda. Jika permasalahan ini tidak segera
diselesaikan bukan tidak mungkin TPS akan
metode yang sama dengan GAMA yaitu metode
Average sehingga KIS dapat memenuhi semua
kebutuhan TPS dan membuat laporan transaksi
penjualan dan pembelian suku cadang dengan
tepat waktu. Dengan demikian KIS dapat
mencari perusahaan lain yang mampu melaporkan rekapitulasi laporan transaksi
memberikan informasi harga suku cadang dan
pelayanan lebih cepat.
Dalam melakukan perhitungan dan
penentuan harga pokok penjualan suku cadang
GAMA menggunakan metode Average. Alasan
GAMA menggunakan metode ini karena dalam
perhitungan harga pokok penjualan suku cadang
yang dilakukan pada periode tertentu dapat
menghasilkan harga pokok penjualan suku
cadang yang nilainya tidak terpengaruh dengan
penjualan dan pembelian suku cadang ke GAMA
sekaligus sebagai bentuk pertanggungjawaban
KIS selaku afiliasi dari GAMA.
METODEPT. Kuda Inti Samudera Surabaya
PT. Kuda Inti Samudera Surabaya
adalah salah satu anak perusahaan atau afiliasi
dari PT. Gama Group yang bergerak di bidang
pemeliharaan alat-alat berat. Perusahaan ini
2
bertempat di jalan Tanjung Priok 12A dan berdiripada bulan Desember tahun 1995. Hingga saat ini
PT. Kuda Inti Samudera Surabaya mempunyai
sepuluh orang administrasi, dua orang bagian
gudang, dan satu orang yang diberi hak oleh
pemilik sebagai general manager. Berikut ini
tugas dari masing-masing jabatan, yaitu:
1. Pemilik
untuk pemeliharaan dan penyediaan suku cadangalat-alat berat yang dimiliki oleh PT. Terminal
Peti Kemas Surabaya (TPS).
Sistem InformasiSistem informasi mempunyai elemen
utama yaitu data yang menyediakan informasi,
prosedur yang memberitahu pengguna bagaimana
Menggaji karyawan, menerima laporan mengoperasikan sistem informasi, menyelesaikan
keuangan.
2. General Manager
Menerima laporan transaksi penjualan dan
pembelian suku cadang, menentukan harga
pokok penjualan suku cadang, dan lain-lain.
3. Administrasi
masalah, membuat keputusan, dan menggunakan
sistem informasi tersebut.
Model dasar sistem informasi adalah
masukan (input), proses, dan hasil (output).
Orang-orang dalam sistem informasi membuat
prosedur untuk mengolah dan memanipulasi data
Membuat purchase order, membuat surat sehingga menghasilkan informasi dan
order pekerjaan, melakukan pembayaran menyebarkan informasi tersebut ke
purchase order, melakukan pembayaran surat lingkungannya. Fungsi pengolahan informasi
order pekerjaan, membuat tagihan suku sering membutuhkan data yang telah
cadang ke pelanggan, dan lain-lain.
4. Bagian Gudang
Melakukan stock opname, memasukkan dan
mengeluarkan barang dari gudang.
Seiring dengan perkembangan waktu,
perusahaan ini melakukan ekspansi hingga
memiliki kantor cabang di berbagai daerah
meliputi Jakarta, Surabaya, Semarang, Makassar,
dan Banjarmasin. Semuanya bergerak di bidang
dikumpulkan dan diolah dalam waktu periode
sebelumnya. Oleh karena itu dalam model sistem
informasi ditambahkan pula media penyimpanan
data. Maka fungsi pengolahan informasi bukan
lagi mengubah data menjadi informasi, tetapi
juga menyimpan data untuk penggunaan lanjutan.
PenjualanMenurut Kotler dan Amstrong (2006:
457), penjualan adalah sebuah proses dimanapemeliharaan alat-alat berat, selain itu kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjualperusahaan ini juga menyelenggarakan pelatihan
mekanik. Para pelanggan dapat menggunakanterpenuhi melalui antar pertukaran informasi dan
kepentingan. Konsep penjualan adalah cara untukjasa layanan penjualan, perbaikan, dan mempengaruhi konsumen untuk membeli produkpenggantian suku cadang seperti head truck
Volvo dan Hino, chassis, dolly, Radioisotope
Thermoelectric Generator (RTG), dan Rich
Stacker. Sejak tahun 1999 hingga sekarang PT.
yang ditawarkan. Penjualan merupakan sumber
hidup suatu pengusaha karena dari penjualan
dapat memikat dan mengetahui daya tarik
konsumen terhadap hasil produk yang dihasikan.Kuda Inti Samudera Surabaya telah dipercaya
3
PembelianPembelian adalah serangkaian tindakan
untuk mendapatkan barang dan jasa melalui
pertukaran dengan maksud untuk digunakan
sendiri atau dijual kembali. Dalam perusahaan
dagang pembelian dilakukan dengan menjual
Penjualan Bersih = Penjualan Kotor - ReturPenjualan - Potongan Penjualan.................... (2.6)
Sedangkan untuk menghitung harga pokok
penjualan selama 1 (satu) periode dapat dihitung
dengan menggunakan rumus (2.7) atau rumus
(2.8) di bawah ini:
kembali tanpa melakukan perubahan bentuk HPP = Persediaan Awal + (Pembelian -
barang, sedangkan pada perusahaan manufaktur [(Retur + Potongan Pembelian) +
pembelian dilakukan dengan merubah bentuk Biaya Angkut Pembelian]) -
barang yang dibeli dan menjualnya kembali.
Harga Pokok PenjualanSetiap perusahaan jasa maupun dagang
menyusun suatu laporan keuangan pada periode
tertentu sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Menurut Hartojo (2004: 15), laporan keuangan
yang dibuat terdiri dari laporan perhitungan laba
rugi, laporan perubahan modal, neraca, dan
catatan laporan keuangan. Penyusunan laporan
perhitungan laba rugi antara perusahaan jasa dan
Persediaan Akhir......................... (2.7)
Atau
HPP = Persediaan Awal + Pembelian Bersih -
Persediaan Akhir……................................... (2.8)
Nilai persediaan barang dagangan dapat
ditentukan oleh gabungan dua faktor yaitu
kuantitas barang persediaan dan harga pokok
penjualan. Kuantitas barang persediaan dapat
diperoleh melalui perhitungan secara fisik.
Kesulitan yang dihadapi dalam menghitung dan
menetapkan harga pokok penjualan adalahperusahaan dagang ada sedikit perbedaan. apabila pembelian barang dengan jenis yangLaporan perhitungan laba usaha pada perusahaanjasa dapat dihitung dengan cara mengurangkan
pendapatan kotor dengan biaya usaha. Sedangkan
laporan perhitungan laba usaha pada perusahaan
sama tetapi dibeli dengan harga yang berbeda
dalam suatu periode. Berdasarkan permasalahan
diatas maka diperlukan suatu metode yang dapat
digunakan oleh perusahaan jasa maupun dagangdagang dapat dihitung dengan cara untuk menghitung dan menetapkan harga pokokmenjumlahkan penjualan bersih dan harga pokokpenjualan terlebih dahulu, kemudian dikurangkan
dengan biaya usaha yang terdiri dari biaya
penjualan. Ada 3 (tiga) metode yang dapat
digunakan untuk menetapkan harga pokok
penjualan, yaitu:penjualan, biaya administrasi, dan biaya umum.Dalam pembuatan laporan neraca dan laporan
perubahan modal antara perusahaan jasa dan
perusahaan dagang tidak ada perbedaan.
Untuk menghitung penjualan bersih
selama 1 (satu) periode dapat dihitung dengan
menggunakan rumus 2.6:
1. Metode Last In First Out
Apabila suatu perusahaan menggunakan
metode Last In First Out (LIFO) maka
persediaan akhir akan dinilai berdasarkan
ketentuan bahwa harga beli yang lebih awal
didahulukan. Jika kuantitas pada pembelian
ini tidak cukup diterapkan pada persediaan
akhir maka akan diambilkan dari pembelian
4
awal berikutnya, demikian seterusnya. Ini tersedia maka administrasi membuat dansesuai dengan anggapan dalam metode LIFO
bahwa biaya yang akan dibebankan ke
laporan laba rugi adalah biaya-biaya yang
mencetak daftar pengeluaran suku cadang agar
gudang dapat mengeluarkan suku cadang sesuai
permintaan mekanik, jika stok tidak tersedia
paling akhir dikeluarkan. maka proses selesai. Pembuatan daftar
2. Metode First In First Out
Apabila suatu perusahaan menggunakan
metode First In First Out (FIFO) maka
pengeluaran suku cadang disimpan ke database
data daftar pengeluaran suku cadang. Untuk lebih
jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.
persediaan akan dinilai dengan harga System Flow Penjualan Suku Cadang
GudangMekanik
Administrasi PT. Terminal Peti Kemas(TPS)
pembelian paling akhir. Jika kuantitas pada2
Mulai
Tagihan PenjualanSuku Cadang
pembelian ini tidak cukup diterapkan pada Daftar
Pengeluaran Suku
Cadang
Membuat Permintaan
Suku Cadang
Permintaan Suku
Cadang
Melakukan
persediaan akhir maka akan diambilkan dariMengeluarkan Suku
Permintaan Suku
Cadang Entry Data
Suku Cadang
Data Suku
Cadang
Pembayaran Tagihan
Penjualan Suku
Cadang
Cadang
pembelian terakhir berikutnya, demikian Mengecek Stok
Suku Cadang
Uang
seterusnya. Ini sesuai dengan anggapan Suku
Cadang
Suku
Cadang
TidakStok
Tersedia
Pembayaran
dalam metode FIFO bahwa biaya yang akan1 Ya
Entry Daftar
Pengeluaran Suku
Cadang
dibebankan ke laporan laba rugi adalah
biaya-biaya yang paling dahulu dikeluarkan.Daftar
Membuat DaftarPengeluaran Suku
Cadang
Mencetak Daftar
Pengeluaran Suku
Cadang
Data DaftarPengeluaran
Suku Cadang
3. Metode AveragePengeluaran Suku
Cadang
Entry TagihanPenjualan Suku Cadang
Menyimpan
Perhitungan HPP
2 dan Hitung HPP
Apabila suatu perusahaan menggunakan Membuat Tagihan
Penjualan Suku
Cadang
Data Harga
Pokok Penjualan
Suku Cadang
metode Average maka harga pokok Mencetak Tagihan
Penjualan Suku
Data Tagihan
Penjualan Suku
Cadang Cadang
penjualan untuk persediaan barang yang
tersedia dijual periode tertentu akan dihitung
Tagihan Penjualan
Suku Cadang
dengan menggunakan rumus di bawah ini:
Harga pokok penjualan rata-rata =
Entry Nota
Penjualan Suku
Cadang
Membuat Nota
Penjualan Suku
Cadang
Mencetak Nota
Uang
Pembayaran
Data NotaPenjualan Suku
Cadang
Nota PenjualanSuku Cadang
1
Penjualan Suku
Harga pokok persediaan tersedia dijualKuantitas persediaan tersedia dijual
1
Cadang
Nota Penjualan
Suku Cadang
Selesai
Analisis Dan Perancangan SistemA. System Flow Penjualan
System flow penjualan memiliki 4
Gambar 1 System Flow Penjualan
B. System Flow Pembelian(empat) entity yaitu gudang, mekanik, System flow pembelian memiliki 3administrasi, dan PT. Terminal Peti Kemas
Surabaya (TPS). Proses dimulai dari mekanik(tiga) entity yaitu gudang, administrasi, dan
supplier. Proses dimulai dari admininistrasiyang membuat permintaan suku cadang sesuai melakukan entry data suku cadang yangpermintaan TPS ke administrasi, kemudian
administrasi melakukan entry data suku cadang
yang bertujuan untuk mengecek data stok suku
cadang di database data suku cadang. Jika stok
bertujuan untuk mengecek data stok suku cadang
di database data suku cadang. Jika stok suku
cadang mendekati minimum atau habis maka
administrasi membuat dan mencetak daftar
5
System Flow Pembelian Suku Cadang
Gudang Administrasi Supplier
Suku
Cadang
Mulai
Entry Data
Suku CadangData Suku
4Cadang
Mengecek Data
Stok Suku Cadang
Stok
TidakMendekati1
Minimum/Habis
Ya Data
Supplier
Entry Daftar
Pembelian Suku Data DaftarCadang Pembelian
Suku Cadang
Membuat Daftar
Pembelian Suku2
Cadang
Data DetailMencetak Daftar
Daftar PembelianPembelian Suku
Suku CadangCadang
Daftar Pembelian
Suku Cadang
3
Suku
CadangTagihan Pembelian
Suku Cadang
Data 2
Pembayaran
Entry Pembayaran
Tagihan Pembelian Entry Daftar PenerimaanMelakukan
Suku Cadang dan Update Stok SukuPembayaran Tagihan
CadangPembelian Suku
CadangMembuat
Pembayaran Tagihan
Pembelian Suku Menyimpan DaftarUpdate Stok Suku
Cadang Penerimaan SukuData Pembayaran Cadang
CadangTagihan PembelianSuku Cadang
Mencetak Pembayaran
Tagihan Pembelian Suku Data DaftarCadang 4 Penerimaan
Suku Cadang
Pembayaran TagihanData Detail Daftar
Pembelian SukuPenerimaan Suku
Uang CadangCadang
Pembayaran
Nota Pembayaran
Tagihan PembelianSuku Cadang
1
Selesai 1
Daftar Pembelian
Suku Cadang
Membuat Tagihan
Pembelian danMenyiapkan Suku
Cadang
Tagihan Pembelian
Suku Cadang
Suku
Cadang
3
Pembayaran Tagihan
Pembelian SukuCadang
1
Uang
Pembayaran
Membuat Nota
Pembayaran TagihanPembelian Suku
Cadang
Nota Pembayaran
Tagihan PembelianSuku Cadang
pembelian suku cadang ke supplier dan daftartersebut disimpan ke database data daftar
pembelian suku cadang dan data detail daftar
pembelian suku cadang, jika stok tidak mendekati
minimum atau habis maka proses selesai.
Supplier membuat tagihan pembelian suku
cadang dan diberikan ke administrasi beserta
suku cadang yang dipesan. Setelah suku cadang
Pembelian Suku Cadang menunjukkan aliran datayang diberikan oleh external entity kepada
sistem, sedangkan tanda panah yang berasal dari
Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Suku
Cadang menuju exernal entity menunjukkan data
yang diterima oleh external entity dari sistem
seperti yang terlihat pada Gambar 3.
diterima, administrasi menyerahkannya ke Mekanik
Pembayaran Tag ihan Pembelian Suku Cadang
Surat Retur Pembelian Suku Cadang
Supplier
gudang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada
Gambar 2.
Permintaan Suku Cadang
Daftar Pembelian Suku Cadang
0
Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian
Tag ihan Pembelian Suku Cadang
Surat Peng gantian Suku Cadang
Suku CadangPembayaran Tag ihan Penjualan Suku Cadang
Surat Penerimaan Peng gantian Suku CadangSurat Retur Penjualan Suku Cadang
Daftar Peng eluaran Suku Cadang
Daftar Suku Cadang Rusak
+
GudangACC Retur Penjualan Suku Cadang
Tag ihan Penjualan Suku Cadang
Terminal Peti Kemas
Surabaya (TPS)
Nota Penjualan Suku Cadang
Laporan Penjualan Suku CadangManajer
Laporan Pembelian Suku Cadang
Gambar 3 Context DiagaramDari context diagram diatas maka di break down
ke level 0 untuk melihat proses lebih detail lagi
seperti Gambar 4 berikut.DT_Detail_Daftar_Pengeluaran_Suku_Cadang
18
Detail_Daftar_Pengeluaran
_Suku_Cadang
2Daftar_Pengeluaran_
Suku_Cadang 9 Pembayaran
5Nota_Penjualan_
Suku_Cadang[Daftar Pengeluaran Suku Cadang]
Gudang
[Surat Penerimaan Penggantian Suku Cadang] 6 Supplier
[ACC Retur Penjualan Suku Cadang]
DT_Daftar_Pengeluaran_Suku_Cadang
[Daftar Suku Cadang Rusak]
DT_Pembayaran
8Daftar_Penerimaan
_Suku_Cadang
DT_Supplier
Mekanik DT_Nota_Penjualan_Suku_Cadang
1 Suku_Cadang DT_Daftar_Penerimaan_Suku_Cadang 17Detail_Daftar_Penerimaan
_Suku_Cadang
DT_Detail_Daftar_Penerimaan_Suku_Cadang
[Permintaan Suku Cadang]
1 DT_Suku_Cadang
DT_Suku_Cadang
2 [Surat Retur Pembelian Suku Cadang]
[Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang]
[Daftar Pembelian Suku Cadang]
[Tagihan Penjualan Suku Cadang] 21 Harga_Pembelian
[Surat Retur Penjualan Suku Cadang]
[Nota Penjualan Suku Cadang]
Penjualan
DT_Harga_Pembelian
Pembelian [Tagihan Pembelian Suku Cadang]
[Surat Penggantian Suku Cadang]
Gambar 2 System Flow PembelianTerminal Peti Kemas
Surabaya (TPS)
+ DT_Harga_Pembelian
DT_Pembatalan_Pengeluaran_Suku_Cadang
Pembatalan_Pengeluaran11
_Suku_Cadang
[Pembayaran Tagihan Penjualan Suku Cadang]
+Supplier
DT_Detail_Surat_Penerimaan_Penggantian_Suku_Cadang
DT_Detail_Surat_Retur_Pembelian_Suku_Cadang
C. Context Diagram DT_Surat_Retur_Penjualan_Suku_Cadang
DT_Detail_Surat_Retur_Penjualan_Suku_Cadang
DT_Detail_Harga_Pokok_Penjualan_Suku_Cadang
DT_Surat_Penerimaan_Penggantian_Suku_Cadang
DT_Daftar_Pembelian_Suku_Cadang
DT_Detail_Daftar_Pembelian_Suku_Cadang
20
Detail_Sur at_Retu r_
Detail_Surat_Penerimaan_
Penggantian_Suku_Cadang
Context Diagram Sistem Informasi DT_Harga_Pokok_Penjualan_Suku_Cadang
DT_Tagihan_Penjualan_Suku_Cadang
DT_Pembayaran_Tagihan_Pembelian_Suku_Cadang
DT_Surat_Retur_Pembelian_Suku_Cadang
13 Pembelian_Suku_C
adang
Surat_Penerimaan_
15 Penggantian_Suku_
Penjualan dan Pembelian Suku Cadang memiliki 12Surat_Retur_Penjualan_
Suku_Cadang
Detail_Surat_Retur_Penjualan19
_Suku_Cadang[Laporan Penjualan Suku Cadang]
7
Daftar_Pembelian_
Suku_Cadang
Cadang
5 (lima) external entity yaitu mekanik, gudang, 22Detail_Harga_Pokok_Penjual
an_Suku_Cadang
Harga_Pokok_Penjualan3
_Suku_Cadang
[Laporan Pembelian Suku Cadang]
Manajer
10
Detail_Daftar_Pembelian16
_Suku_Cadang
Pembayaran_Tagihan_Pembelian
_Suku_Cadang
supplier, PT. Terminal Peti kemas Surabaya 4Tagihan_Penjualan
_Suku_Cadang
314
Surat_Retur_Pembelian
_Suku_Cadang
DT_Surat_Retur_Pembelian_Suku_Cadang
(TPS), dan manajer sedangkan internal entity
pada sistem ini adalah administrasi. Tanda panah
DT_Tagihan_Penjualan_Suku_Cadang
DT_Harga_Pokok_Penjualan_Suku_Cadang
DT_Detail_Harga_Pokok_Penjualan_Suku_Cadang
DT_Detail_Surat_Retur_Penjualan_Suku_Cadang
DT_Surat_Retur_Penjualan_Suku_Cadang
Pe mbuatan Laporan
+
DT_Pembayaran_Tagihan_Pembelian_Suku_Cadang
DT_Detail_Daftar_Pembelian_Suku_Cadang
DT_Daftar_Pembelian_Suku_Cadang
DT_Surat_Penerimaan_Penggantian_Suku_Cadang
DT_Detail_Surat_Retur_Pembelian_Suku_Cadang
DT_Detail_Surat_Penerimaan_Penggantian_Suku_Cadang
yang menuju Sistem Informasi Penjualan dan Gambar 4 DFD Level 0
6
D. Entity Relationship Diagram penentuan harga pokok penjualan suku cadang
Memiliki
Suppli
er
IdSupplier
NamaSupplierAlamat
<M>(perhitungan HPP) dilakukan ketika PT. Kuda
Pem bayar an
IdPembayaran
NamaPembayaranKeterangan
<M> Memiliki
TeleponFaxKontakPerson
PembayaranTagihanPembelianSukuCadang
Inti Samudera Surabaya menjual suku cadang kePT. Terminal Peti Kemas Surabaya. Perhitungan
SuratPenerimaanPenggantianSukuCadang
IdSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang <M>
NomerPenerimaanTanggalPenerimaan
Mem bua t
SuratReturPembelianSukuCadang
IdSuratReturPembelianSukuCadang <M>
NomerReturPembelianTanggalReturStatus
Detail Retur Pembelian Membuat
DaftarPembelianSukuCadang
IdDaftarPembelianSukuCadang <M>
NomerPembelianTanggalPembelianPengirimanDiskonPpnOptppn
Mel ak uka nIdPembayaranTagihanPembelianSukuCadang <M>NomerTagihanTanggalPembayaranTagihan
Melakukan
DaftarPenerimaanSukuCadang
HPP dihitung berdasarkan transaksi penjualan
dan pembelian suku cadang yang terjadi dalamIdDaftarPenerimaanSukuCadang <M>
DetailSuratReturPembelianSukuCadang
IdDetailSuratReturPembelianSukuCadang <M>
JumlahBatal
Detail Pembelian
DetailDaftarPembelianSukuCadang
IdDetailDaftarPembelianSukuCadang <M>
JumlahPesanJumlahTerima
NomerBuktiTanggalPenerimaan
Detail Penerimaan
DetailDaftarPenerimaanSukuCadang
periode tertentu. Berikut ini adalah penjelasanperhitungan HPP periode I pada Sistem Informasi
HargaPembelian
IdHarga<M>
Memiliki HargaSatuanCatatan
HargaPokokPenjualanSukuCadang
IdDetailDaftarPenerimaanSukuCadang <M>
Jumlah Penjualan dan Pembelian Suku Cadang denganTanggalMasukHargaSatuanKeterangan
Detail Penerimaan Penggantian
Memiliki
SukuC adang
IdSukuCadang
JenisAlatBagianAlatPartNumber
<M>
IdHargaPokokPenjualanSukuCadang <M>PeriodeBulanTahunStatusTanggalPerhitunganHPPTanggalTutupPembukuan
Detail HPP
TagihanPenjualanSukuCadang
IdTagihanPenjualanSukuCadang <M>
NomerTagihanTanggalTagihanDiskonPpn
menggunakan metode Average.
OldPartNumberNamaSukuCadang DetailHargaPokokPenjualanSukuCadang
Memiliki Satuan IdDetailHargaPokokPenjualanSukuCadang <M>
MemilikiStokStokMinimumKategori
Memiliki
HargaSatuanAwalHargaAwal
Membuat
KlasifikasiLokasiTanggalMasukMataUang
MasukHargaMasukKeluar
NotaPenjualanSukuCadang
IdNotaPenjualanSukuCadang <M>
NomerNotaPenjualanTanggalNota 1. Kolom awal dan harga awal bernilai 0
DaftarPengeluaranSukuCadang
IdDaftarPengeluaranSukuCadang <M>
NoBuktiTanggalPengeluaranKategoriPengeluaran
Membuat
Melakukan
MembuatSuratReturPenjualanSukuCadang
IdSuratReturPenjualanSukuCadang <M>
NomerReturPenjualanTanggalReturPenjualan
karena baru pertama kali melakukan
Detail Pengeluaran
Detail Retur Penjualan
perhitungan harga pokok penjualan.DetailSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang
IdDetailSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang <M>
JumlahTerimaMemilik i
DetailDaftarPengeluaranSukuCadang
IdDetailDaftarPengeluaranSukuCadang <M>
NoItemNoAlatJumlahPengeluaranPemakai
PembatalanPengeluaranSukuCadang
IdPembatalanPengeluaranSukuCadang <M>
NoItemTanggalPembatalanJumlahPembatalanKeterangan
DetailSuratReturPenjualanSukuCadang
IdDetailSuratReturPenjualanSukuCadang <M>
NoItemJumlahBatal
2. Kolom masuk bernilai 10, didapat dari total
pembelian yang terjadi pada periode I.
Gambar 5 ERD CDM 3. Kolom harga masuk bernilai 100.000,
Pembayaran
IdPembayaran integer
NamaPembayaran varchar(50)
Keterangan varchar(100 )
<pk>
Supplier
IdSupplier integer
NamaSupplier varchar(100)
Al amat varchar(100)
Telep on varchar(20)
Fax varchar (20)
KontakPerson varchar(50)
<pk> didapat dari total pembelian yang terjadi
pada periode I.DaftarPembelianSukuCadang
PembayaranTagihanPembelianSukuCadang
SuratPenerimaanPenggantianSukuCadang
IdSuratPenerimaanPenggantianSuku Cadang integer
IdSuratReturPembelianSukuCadang integer
NomerPenerimaan varchar(20)
TanggalPenerimaan date
<pk>
<fk>
SuratReturPembelianSukuCadang
IdSuratReturPembelianSukuCadang integer
IdDaftarPembelianSukuCadang integer
NomerReturPembelian varchar(20)
TanggalRetur date
Status varchar(10)
<pk>
<fk>
IdDafta rPembelian SukuCadang
IdPembayaran
IdSupplier
NomerPembelian
TanggalPembelian
Pengiriman
Diskon
Ppn
Optppn
integer
integer
integer
varchar(3
0)
date
integer
integer
integer
integer
<pk>
<fk1>
<fk2>
IdPembayaranT agihanPembelianSukuCadang
IdDaftarPembelianSukuCadang
NomerTagihan
TanggalPembayaranTagihan
DaftarPener imaanSukuCadang
integer
integer
varchar(2
0)
date
<pk>
<fk> 4. Kolom keluar dan harga keluar bernilai 0
karena tidak terjadi penjualan.DetailSuratReturPembelianSukuCadang IdDaf tarPenerimaanSukuCadang integer <pk>
IdDetailSuratReturPembelianSuk uCadang
IdSuratReturPembelianSukuCadang
IdSukuCadang
JumlahBatal
integer <pk>
integer <fk1>
integer <fk2>
integer
DetailDaftarPembelianSukuCadang
IdDetailDaftarPembelianSukuCadang integer
IdDaftarPembelianSukuCadang integer
IdSukuCadang integer
<pk>
<f k1 >
<f k2 >
IdDaf ta rPembelian SukuCadang
NomerBukti
TanggalPenerimaan
integer
varchar(2
0)
date
<fk> 5. Kolom sisa bernilai 10 didapat dariHarg aPe mbe lia n
IdHa rga integer
IdSukuCada ng inte ger
<pk>
<fk>
JumlahPesan
JumlahTerima
HargaSatuan
Catatan
integer
integer
float(10)
varchar(20)
DetailDaftarPenerimaanSukuCadang
IdDetailDaftarPenerimaanSukuCadang integer <pk>
IdDaftarPenerimaanSukuCadang integer <fk>
perhitungan:Ta n gg al Ma su k
Harg aSa tuan
Kete rang an
date
float(10)
varchar(100)
HargaPokokPenjualanSukuCadang
IdHargaPoko kPenjua lanSukuCada ng integer<pk>
Jumlah integer sisa = awal + masuk - keluarSukuCadang
IdSukuCadang integer
JenisAlat v archar(50)
BagianAlat varchar(50)
PartNumb er varchar(15 )
OldPartNu mber varchar(20)
NamaSukuCadang varchar(100)
Satuan varchar(15)
Stok integer
<pk>
Periode
Bulan
Tahun
Status
TanggalPerhitunganHPP
TanggalTutupPembukuan
v
ar
c
h
ar
(2
)
v
ar
c
h
ar
(4
)
v
ar
c
h
ar
(1
0)
d
at
e
d
at
e
Ppn integer
D
et
ail
H
ar
ga
Po
ko
kP
en
ju
al
an
SukuCadang
varchar(3) TagihanPenjualanSukuCadang
<pk>
<fk>
IdTagihanPenjualanSukuCadang
integer
IdDaftarPengeluaranSukuCadang integer
NomerTagihan varchar(20)
TanggalTagihan date
Diskon integer
= 0 + 10 - 0 = 10St okMinim um
Kategori
Klasifikasi
Lokasi
Tan ggalM asuk
MataUang
integer
varchar(15)
varchar(20)
varchar(20)
date
float(20)
IdDetailHargaPokokPenjualanSukuCadang
IdHargaPoko kPenjua lanSukuCada ng
IdSukuCadang
HargaSatuan
Awal
HargaAwal
integer <pk>
integer <fk1>
integer <fk2>
float(10)
integer
float(10)
NotaPenjualanSukuCadang
IdNotaPenjualanSukuCadang integer
IdTagihanPenjualanSukuCadang integer
NomerNotaPenjualan varchar(20 )
TanggalNota date
<pk>
<fk> 6. Kolom harga satuan bernilai 10.000 didapatMasuk integer
DaftarPengeluaranSukuCadang
IdDaftarPengeluaranSukuCadang integer
NoBukti varchar(20)
TanggalPengeluaran date
KategoriPengeluaran va rchar(20)
<pk>
HargaMasuk
Keluar
float(10)
integer SuratReturPenjualanSukuCadang
IdSuratReturPenjualanSukuCadang integer
IdDaftarPe ngeluaranSukuCa dang integer
NomerReturPenjualan varchar(20)
TanggalReturPenjualan date
<pk>
<fk>
dari perhitungan:harga satuan = (harga awal + harga masuk) /
DetailDaftarPengeluaranSukuCadang
DetailSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang
IdDetailSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang integer <pk>
IdSukuCadang integer <fk2>
IdSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang integer <fk1>
JumlahTerima integer
IdDetai lDaftarPenge luaranSu kuCadan g
IdSukuCadang
IdDaftarPengeluaranSukuCadang
NoItem
NoAlat
JumlahPengeluaran
Pemakai
integer
integer
integer
varchar(5
)
varchar(1
0)
integer
varchar(2
0)
<pk>
<fk2>
<fk1>
PembatalanPengeluaranSukuCadang
IdPembatalanPengeluaranSukuCadang integer
IdDaftarPengeluaranSukuCadang integer
NoItem varchar(5)
TanggalPembatalan date
JumlahPembatalan integer
Keterangan varchar(100)
<pk>
<fk>
DetailSuratReturPenjualanSukuCadang
IdDetailSuratReturPenju alanSukuCad ang integer
IdSuratReturPenjualanSukuCadang integer
NoItem varchar(5)
JumlahBatal integer
<pk>
<fk>
(awal + masuk)
= (0 + 100.000) / (0 + 10)
Gambar 6 ERD PDM = 10.000
HASIL DAN PEMBAHASANPada tahap ini diuraikan hasil dan
7. Kolom harga sisa bernilai 100.000 didapat
dari perhitungan:
pembahasan aplikasi. Proses perhitungan dan
7
harga sisa = sisa X harga satuan= 10 X 10.000
= 100.000
Setelah perhitungan HPP periode I
disimpan, kemudian dilakukan perhitungan HPP
untuk periode ke II pada bulan yang sama.
Berikut ini adalah penjelasan perhitungan HPP
periode II Sistem Informasi Penjualan dan
Pembelian Suku Cadang dengan menggunakan
metode Average.
8.
9.
Kolom harga satuan bernilai 11.000 didapatdari perhitungan:
harga satuan
= (harga awal + harga masuk) / (awal +
masuk)
= (100.000 + 120.000) / (10 + 10)
= 11.000
Kolom harga sisa bernilai 165.000 didapat
dari perhitungan:
harga sisa = sisa X harga satuan
= 15 X 11.000
= 165.000
1. Nilai kolom awal berasal dari nilai kolomProses perhitungan harga pokok
sisa periode I, karena nilai kolom sisa
periode I yaitu 10 maka nilai kolom awal
periode II adalah 10.
penjualan suku cadang (HPP) dilakukan setelah
terjadi proses pembelian dan penjualan suku
cadang. Perhitungan HPP dilakukan tiap periode,
2.
3.
Nilai kolom harga awal berasal dari nilai
kolom harga sisa periode I, karena nilai
kolom sisa periode I yaitu 10.000 maka nilai
kolom harga awal periode II adalah 100.000.
Kolom masuk bernilai 10 didapat dari total
pembelian yang terjadi pada periode II.
dalam 1 (satu) bulan terdapat 4 (empat) periode.
Gambar 7 merupakan form hitung harga pokok
penjualan suku cadang yang berfungsi untuk
menyimpan perhitungan harga pokok penjualan
suku cadang pada periode tertentu. Sistem akan
menghitung HPP secara otomatis sesuai dengan
4. Kolom harga masuk bernilai 120.000 penjelasan diatas.
didapat dari total pembelian yang terjadi
pada periode II.
5.
6.
Kolom keluar bernilai 5 didapat dari total
penjualan yang terjadi di periode II.
Kolom harga keluar bernilai 55.000 didapat
dari perhitungan:
harga keluar = keluar X harga satuan
= 5 X 11.000
= 55.000Gambar 7. Form Hitung Harga Pokok Penjualan
Hasil dari perhitungan harga pokok7. Kolom sisa bernilai 15 didapat dari penjualan suku cadang akan digunakan sebagai
perhitungan: sisa = awal + masuk - keluar
= 10 + 10 - 5
= 15
patokan harga penjualan agar perusahaan tidak
mengalami kerugian. Gambar 8 adalah laporan
perhitungan harga pokok penjualan suku cadang.
8
Herlambang, Soendoro dan Tanuwijaya,Haryanto, 2005, Sistem Informasi:Konsep, Teknologi, Dan Manajemen,Graha Ilmu, Yogyakarta.
Iqbal, Mohammad, 2007, Mendongkrak KinerjaBisnis Bengkel Roda-4 Dan Roda-2,PT. Elex Media Komputindo, Jakarta
Jayanti, Dewi, 2011, Perancangan SistemInformasi Pembelian Dan Penjualan
Gambar 8. Laporan Harga Pokok Penjualan Pada CV. PI Com Jaya Lestari, Tesis,Sistem Informasi, Sekolah Tinggi
KESIMPULANKesimpulan yang dapat diambil dari
Manajemen Informatika dan KomputerInstitut Bina Bisnis Indonesia, Medan.
hasil implementasi dan evaluasi adalah: Jogiyanto, Hartono, 1999, Analisa Sistem
1. Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian
Suku Cadang dapat membantu KIS untuk
lebih mandiri dalam melakukan perhitungan
dan penentuan harga pokok penjualan suku
Informasi: Pendekatan TerstrukturTeori Dan Praktek Aplikasi Bisnis,Andi, Yogyakarta.
Kendall, K.E. dan Kendall, J.E. 2003. Analisisdan Perancangan Sistem Jilid I, PT.
cadang dengan menggunakan metode Prenhallindo, Jakarta.
Average tanpa harus meminta bantuan ke
PT. GAMA GROUP (GAMA) selaku kantor
pusat sehingga KIS dapat memenuhi semua
kebutuhan TPS dengan tepat waktu.
Kotler dan Amstrong, 2006, Prinsip-PrinsipPemasaran Edisi 12 Jilid 1, PenerbitErlangga, Jakarta.
Markoni, 2011, Teori Akuntansi : SistemInformasi Penjualan, (Online)
2. KIS dapat menghindari stok suku cadang
kosong karena sistem secara otomatis
menampilkan daftar stok suku cadang
minimum atau habis pada saat menjalankan
aplikasi sistem informasi penjualan dan
pembelian suku cadang.
(http://marconiekonomi.blogspot.com/2011/07/sistem-informasi-penjualan.html), diakses tanggal 29 Mei2012.
Rijan SH., M.kn, Yunirman dan KoesoemawatiSH., Ira, 2009, Cara Mudah MembuatSurat Perjanjian/Kontrak dan SuratPenting Lainnya, Raih Asa Sukses,
3. Membantu KIS dalam membuat dan Jakarta.
melaporkan rekapitulasi laporan transaksi
penjualan dan pembelian suku cadang ke
GAMA dengan tepat waktu sebagai bukti
pertanggungjawaban.
DAFTAR PUSTAKAHartojo, dkk, 2004, Akuntansi Perusahaan
Dagang, Perum Percetakan Negara RI
Susanto, Soni, 2011, Rancang Bangun SistemInformasi Penjualan Dan PembelianPada CV. Sari Teknik Surabaya, Tesis,Sistem Informasi, Sekolah TinggiManajemen Informatika & TeknikKomputer Surabaya, Surabaya.
Yuswanto dan Subari, 2007, PemrogramanDatabase Visual Basic.Net, PrestasiPustaka, Jakarta.
Surabaya, Surabaya.
9