SISTEM INFORMASIPENJUALAN DAN PEMBELIAN SUKU CADANG

(Studi Kasus: PT. Kuda Inti Samudera Surabaya)

Panji Satriabayu Santoso1)

1) SI / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik KomputerSurabaya, email: bayoe _ chief@yahoo.co.id

Abstract: PT. Kuda Inti Samudera Surabaya (KIS) is a company specializing in heavy equipments maintenance.The business process occurred in KIS is sale and purchase transaction of spare parts. During this time,calculation and determination to the cost of goods sold of spare parts is still conducted by PT. GAMA GROUP(GAMA) as headquarter of KIS. When KIS sends spare parts list based on order from PT. Terminal Peti KemasSurabaya (TPS) to GAMA in order to the calculation and determination of cost of goods sold of spare parts canbe done, GAMA can’t directly execute the KIS’s request because GAMA doesn’t serve requests from KIS onlybut also serves requests from several affiliations owned by GAMA. This inflicts KIS with the longer time to getinformation about the cost of goods sold of spare parts and can’t able to report the sale and purchase transactionof spare parts on time. Implementation of information system on the sale and purchase transaction of spare partscan solve the problem faced by KIS above. The application can help KIS to be more independent in conductingthe calculation and determination of the cost of goods sold of spare parts by using the same method used byGAMA that is the Average Method. From the test, it can be concluded that the system can help KIS in fulfillingall requirements of TPS and making report recapitulation of sale and purchase transaction of spare parts toGAMA on time.

Keywords: Average, Cost Of Goods Sale, Spare Parts

Pertumbuhan teknologi informasi yangbegitu cepat dan pesat dewasa ini telah

dalam dan luar negeri yang berlabuh. Dibutuhkanalat-alat berat yang dirancang khusus agar

mengantarkan masyarakat ke dalam suatu kegiatan tersebut berjalan dengan lancar. PT.

paradigma, yaitu kebutuhan akan mendapatkan

informasi dengan cepat dan mudah. Tidak

terkecuali dalam dunia bisnis saat ini, dimana

sebuah informasi merupakan salah satu hal yang

terpenting. Menurut Herlambang dan Tanuwijaya

(2005: 56), saat ini perusahaan tidak cukup hanya

mengandalkan kekuatan modal dan sumber daya

fisik saja, tetapi diperlukan juga sumber daya

Kuda Inti Samudera Surabaya (KIS) merupakan

salah satu perusahaan yang bergerak di bidang

pemeliharaan alat-alat berat. Perusahaan ini

menyediakan jasa layanan penjualan, perbaikan,

dan penggantian suku cadang seperti head truck

Volvo dan Hino, chassis, dolly, Radioisotope

Thermoelectric Generator (RTG), forklift, dan

Rich Stacker. Sejak tahun 1999 hingga sekarang

konseptual yaitu informasi. Sumber daya KIS telah dipercaya untuk pemeliharaan dan

informasi ini akan digunakan untuk mencari penyediaan suku cadang alat-alat berat yang

keuntungan yang cukup signifikan dan dimiliki oleh TPS.

berkompetisi dengan perusahaan lain Dalam proses bisnisnya KIS melakukan

(Herlambang dan Tanuwijaya, 2005: 46).

Salah satu kegiatan yang terjadi di PT.

Terminal Peti Kemas Surabaya (TPS) adalah

transaksi penjualan dan pembelian suku cadang.

Selama ini semua pencatatan dan pembuatan

laporan transaksi penjualan dan pembelian suku

memuat dan membongkar muatan kapal-kapal cadang menggunakan Microsoft Excel,

peti kemas (containership atau celullarship) dari sedangkan perhitungan dan penentuan harga

1

pokok penjualan suku cadang masih dilakukanoleh PT. GAMA GROUP (GAMA) selaku kantor

pusat dari KIS. Ketika KIS mengirimkan daftar

suku cadang berdasarkan pemesanan TPS ke

kenaikan atau penurunan harga pembelian sukucadang. Harga pokok penjualan suku cadang

dihitung dengan menggunakan harga rata-rata

dari keseluruhan suku cadang yang dimiliki.

GAMA untuk dilakukan perhitungan dan Dengan demikian harga pokok penjualan suku

penentuan harga pokok penjualan suku cadang, cadang yang terjual dan belum terjual memiliki

GAMA tidak bisa langsung mengerjakan nilai yang sama besar. Metode Average juga akan

permintaan KIS karena GAMA tidak hanya

melayani permintaan dari KIS saja tetapi juga

digunakan KIS dalam perhitungan dan penentuan

harga pokok penjualan suku cadang.

melayani permintaan dari beberapa afiliasi yang Berdasarkan permasalahan yang

dimiliki oleh GAMA. Hal ini membuat KIS dialami KIS akan dibuat sistem informasi

membutuhkan waktu yang lama dalam penjualan dan pembelian suku cadang untuk

memperoleh informasi harga pokok penjualan

suku cadang dan tidak dapat membuat laporan

melakukan perhitungan dan penentuan harga

pokok penjualan suku cadang dan memberikan

transaksi penjualan dan pembelian suku cadang informasi tentang transaksi penjualan dan

dengan tepat waktu. Sedangkan TPS selaku pembelian suku cadang yang dibutuhkan

pelanggan tetap KIS membutuhkan informasi

yang cepat tentang harga suku cadang yang

manajemen KIS. Dengan adanya sistem ini

diharapkan dapat membantu manajemen KIS

dipesan. Jika KIS lama dalam memberikan untuk lebih mandiri dalam melakukan

informasi harga suku cadang dan pelayanan ke perhitungan dan penentuan harga pokok

TPS dapat mengakibatkan terhambatnya penjualan suku cadang dengan menggunakan

operasional kerja di TPS sehingga pelanggan

yang dimiliki TPS mengalami kerugian materi

karena pengiriman barang ekspor dan impor akan

tertunda. Jika permasalahan ini tidak segera

diselesaikan bukan tidak mungkin TPS akan

metode yang sama dengan GAMA yaitu metode

Average sehingga KIS dapat memenuhi semua

kebutuhan TPS dan membuat laporan transaksi

penjualan dan pembelian suku cadang dengan

tepat waktu. Dengan demikian KIS dapat

mencari perusahaan lain yang mampu melaporkan rekapitulasi laporan transaksi

memberikan informasi harga suku cadang dan

pelayanan lebih cepat.

Dalam melakukan perhitungan dan

penentuan harga pokok penjualan suku cadang

GAMA menggunakan metode Average. Alasan

GAMA menggunakan metode ini karena dalam

perhitungan harga pokok penjualan suku cadang

yang dilakukan pada periode tertentu dapat

menghasilkan harga pokok penjualan suku

cadang yang nilainya tidak terpengaruh dengan

penjualan dan pembelian suku cadang ke GAMA

sekaligus sebagai bentuk pertanggungjawaban

KIS selaku afiliasi dari GAMA.

METODEPT. Kuda Inti Samudera Surabaya

PT. Kuda Inti Samudera Surabaya

adalah salah satu anak perusahaan atau afiliasi

dari PT. Gama Group yang bergerak di bidang

pemeliharaan alat-alat berat. Perusahaan ini

2

bertempat di jalan Tanjung Priok 12A dan berdiripada bulan Desember tahun 1995. Hingga saat ini

PT. Kuda Inti Samudera Surabaya mempunyai

sepuluh orang administrasi, dua orang bagian

gudang, dan satu orang yang diberi hak oleh

pemilik sebagai general manager. Berikut ini

tugas dari masing-masing jabatan, yaitu:

1. Pemilik

untuk pemeliharaan dan penyediaan suku cadangalat-alat berat yang dimiliki oleh PT. Terminal

Peti Kemas Surabaya (TPS).

Sistem InformasiSistem informasi mempunyai elemen

utama yaitu data yang menyediakan informasi,

prosedur yang memberitahu pengguna bagaimana

Menggaji karyawan, menerima laporan mengoperasikan sistem informasi, menyelesaikan

keuangan.

2. General Manager

Menerima laporan transaksi penjualan dan

pembelian suku cadang, menentukan harga

pokok penjualan suku cadang, dan lain-lain.

3. Administrasi

masalah, membuat keputusan, dan menggunakan

sistem informasi tersebut.

Model dasar sistem informasi adalah

masukan (input), proses, dan hasil (output).

Orang-orang dalam sistem informasi membuat

prosedur untuk mengolah dan memanipulasi data

Membuat purchase order, membuat surat sehingga menghasilkan informasi dan

order pekerjaan, melakukan pembayaran menyebarkan informasi tersebut ke

purchase order, melakukan pembayaran surat lingkungannya. Fungsi pengolahan informasi

order pekerjaan, membuat tagihan suku sering membutuhkan data yang telah

cadang ke pelanggan, dan lain-lain.

4. Bagian Gudang

Melakukan stock opname, memasukkan dan

mengeluarkan barang dari gudang.

Seiring dengan perkembangan waktu,

perusahaan ini melakukan ekspansi hingga

memiliki kantor cabang di berbagai daerah

meliputi Jakarta, Surabaya, Semarang, Makassar,

dan Banjarmasin. Semuanya bergerak di bidang

dikumpulkan dan diolah dalam waktu periode

sebelumnya. Oleh karena itu dalam model sistem

informasi ditambahkan pula media penyimpanan

data. Maka fungsi pengolahan informasi bukan

lagi mengubah data menjadi informasi, tetapi

juga menyimpan data untuk penggunaan lanjutan.

PenjualanMenurut Kotler dan Amstrong (2006:

457), penjualan adalah sebuah proses dimanapemeliharaan alat-alat berat, selain itu kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjualperusahaan ini juga menyelenggarakan pelatihan

mekanik. Para pelanggan dapat menggunakanterpenuhi melalui antar pertukaran informasi dan

kepentingan. Konsep penjualan adalah cara untukjasa layanan penjualan, perbaikan, dan mempengaruhi konsumen untuk membeli produkpenggantian suku cadang seperti head truck

Volvo dan Hino, chassis, dolly, Radioisotope

Thermoelectric Generator (RTG), dan Rich

Stacker. Sejak tahun 1999 hingga sekarang PT.

yang ditawarkan. Penjualan merupakan sumber

hidup suatu pengusaha karena dari penjualan

dapat memikat dan mengetahui daya tarik

konsumen terhadap hasil produk yang dihasikan.Kuda Inti Samudera Surabaya telah dipercaya

3

PembelianPembelian adalah serangkaian tindakan

untuk mendapatkan barang dan jasa melalui

pertukaran dengan maksud untuk digunakan

sendiri atau dijual kembali. Dalam perusahaan

dagang pembelian dilakukan dengan menjual

Penjualan Bersih = Penjualan Kotor - ReturPenjualan - Potongan Penjualan.................... (2.6)

Sedangkan untuk menghitung harga pokok

penjualan selama 1 (satu) periode dapat dihitung

dengan menggunakan rumus (2.7) atau rumus

(2.8) di bawah ini:

kembali tanpa melakukan perubahan bentuk HPP = Persediaan Awal + (Pembelian -

barang, sedangkan pada perusahaan manufaktur [(Retur + Potongan Pembelian) +

pembelian dilakukan dengan merubah bentuk Biaya Angkut Pembelian]) -

barang yang dibeli dan menjualnya kembali.

Harga Pokok PenjualanSetiap perusahaan jasa maupun dagang

menyusun suatu laporan keuangan pada periode

tertentu sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Menurut Hartojo (2004: 15), laporan keuangan

yang dibuat terdiri dari laporan perhitungan laba

rugi, laporan perubahan modal, neraca, dan

catatan laporan keuangan. Penyusunan laporan

perhitungan laba rugi antara perusahaan jasa dan

Persediaan Akhir......................... (2.7)

Atau

HPP = Persediaan Awal + Pembelian Bersih -

Persediaan Akhir……................................... (2.8)

Nilai persediaan barang dagangan dapat

ditentukan oleh gabungan dua faktor yaitu

kuantitas barang persediaan dan harga pokok

penjualan. Kuantitas barang persediaan dapat

diperoleh melalui perhitungan secara fisik.

Kesulitan yang dihadapi dalam menghitung dan

menetapkan harga pokok penjualan adalahperusahaan dagang ada sedikit perbedaan. apabila pembelian barang dengan jenis yangLaporan perhitungan laba usaha pada perusahaanjasa dapat dihitung dengan cara mengurangkan

pendapatan kotor dengan biaya usaha. Sedangkan

laporan perhitungan laba usaha pada perusahaan

sama tetapi dibeli dengan harga yang berbeda

dalam suatu periode. Berdasarkan permasalahan

diatas maka diperlukan suatu metode yang dapat

digunakan oleh perusahaan jasa maupun dagangdagang dapat dihitung dengan cara untuk menghitung dan menetapkan harga pokokmenjumlahkan penjualan bersih dan harga pokokpenjualan terlebih dahulu, kemudian dikurangkan

dengan biaya usaha yang terdiri dari biaya

penjualan. Ada 3 (tiga) metode yang dapat

digunakan untuk menetapkan harga pokok

penjualan, yaitu:penjualan, biaya administrasi, dan biaya umum.Dalam pembuatan laporan neraca dan laporan

perubahan modal antara perusahaan jasa dan

perusahaan dagang tidak ada perbedaan.

Untuk menghitung penjualan bersih

selama 1 (satu) periode dapat dihitung dengan

menggunakan rumus 2.6:

1. Metode Last In First Out

Apabila suatu perusahaan menggunakan

metode Last In First Out (LIFO) maka

persediaan akhir akan dinilai berdasarkan

ketentuan bahwa harga beli yang lebih awal

didahulukan. Jika kuantitas pada pembelian

ini tidak cukup diterapkan pada persediaan

akhir maka akan diambilkan dari pembelian

4

awal berikutnya, demikian seterusnya. Ini tersedia maka administrasi membuat dansesuai dengan anggapan dalam metode LIFO

bahwa biaya yang akan dibebankan ke

laporan laba rugi adalah biaya-biaya yang

mencetak daftar pengeluaran suku cadang agar

gudang dapat mengeluarkan suku cadang sesuai

permintaan mekanik, jika stok tidak tersedia

paling akhir dikeluarkan. maka proses selesai. Pembuatan daftar

2. Metode First In First Out

Apabila suatu perusahaan menggunakan

metode First In First Out (FIFO) maka

pengeluaran suku cadang disimpan ke database

data daftar pengeluaran suku cadang. Untuk lebih

jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.

persediaan akan dinilai dengan harga System Flow Penjualan Suku Cadang

GudangMekanik

Administrasi PT. Terminal Peti Kemas(TPS)

pembelian paling akhir. Jika kuantitas pada2

Mulai

Tagihan PenjualanSuku Cadang

pembelian ini tidak cukup diterapkan pada Daftar

Pengeluaran Suku

Cadang

Membuat Permintaan

Suku Cadang

Permintaan Suku

Cadang

Melakukan

persediaan akhir maka akan diambilkan dariMengeluarkan Suku

Permintaan Suku

Cadang Entry Data

Suku Cadang

Data Suku

Cadang

Pembayaran Tagihan

Penjualan Suku

Cadang

Cadang

pembelian terakhir berikutnya, demikian Mengecek Stok

Suku Cadang

Uang

seterusnya. Ini sesuai dengan anggapan Suku

Cadang

Suku

Cadang

TidakStok

Tersedia

Pembayaran

dalam metode FIFO bahwa biaya yang akan1 Ya

Entry Daftar

Pengeluaran Suku

Cadang

dibebankan ke laporan laba rugi adalah

biaya-biaya yang paling dahulu dikeluarkan.Daftar

Membuat DaftarPengeluaran Suku

Cadang

Mencetak Daftar

Pengeluaran Suku

Cadang

Data DaftarPengeluaran

Suku Cadang

3. Metode AveragePengeluaran Suku

Cadang

Entry TagihanPenjualan Suku Cadang

Menyimpan

Perhitungan HPP

2 dan Hitung HPP

Apabila suatu perusahaan menggunakan Membuat Tagihan

Penjualan Suku

Cadang

Data Harga

Pokok Penjualan

Suku Cadang

metode Average maka harga pokok Mencetak Tagihan

Penjualan Suku

Data Tagihan

Penjualan Suku

Cadang Cadang

penjualan untuk persediaan barang yang

tersedia dijual periode tertentu akan dihitung

Tagihan Penjualan

Suku Cadang

dengan menggunakan rumus di bawah ini:

Harga pokok penjualan rata-rata =

Entry Nota

Penjualan Suku

Cadang

Membuat Nota

Penjualan Suku

Cadang

Mencetak Nota

Uang

Pembayaran

Data NotaPenjualan Suku

Cadang

Nota PenjualanSuku Cadang

1

Penjualan Suku

Harga pokok persediaan tersedia dijualKuantitas persediaan tersedia dijual

1

Cadang

Nota Penjualan

Suku Cadang

Selesai

Analisis Dan Perancangan SistemA. System Flow Penjualan

System flow penjualan memiliki 4

Gambar 1 System Flow Penjualan

B. System Flow Pembelian(empat) entity yaitu gudang, mekanik, System flow pembelian memiliki 3administrasi, dan PT. Terminal Peti Kemas

Surabaya (TPS). Proses dimulai dari mekanik(tiga) entity yaitu gudang, administrasi, dan

supplier. Proses dimulai dari admininistrasiyang membuat permintaan suku cadang sesuai melakukan entry data suku cadang yangpermintaan TPS ke administrasi, kemudian

administrasi melakukan entry data suku cadang

yang bertujuan untuk mengecek data stok suku

cadang di database data suku cadang. Jika stok

bertujuan untuk mengecek data stok suku cadang

di database data suku cadang. Jika stok suku

cadang mendekati minimum atau habis maka

administrasi membuat dan mencetak daftar

5

System Flow Pembelian Suku Cadang

Gudang Administrasi Supplier

Suku

Cadang

Mulai

Entry Data

Suku CadangData Suku

4Cadang

Mengecek Data

Stok Suku Cadang

Stok

TidakMendekati1

Minimum/Habis

Ya Data

Supplier

Entry Daftar

Pembelian Suku Data DaftarCadang Pembelian

Suku Cadang

Membuat Daftar

Pembelian Suku2

Cadang

Data DetailMencetak Daftar

Daftar PembelianPembelian Suku

Suku CadangCadang

Daftar Pembelian

Suku Cadang

3

Suku

CadangTagihan Pembelian

Suku Cadang

Data 2

Pembayaran

Entry Pembayaran

Tagihan Pembelian Entry Daftar PenerimaanMelakukan

Suku Cadang dan Update Stok SukuPembayaran Tagihan

CadangPembelian Suku

CadangMembuat

Pembayaran Tagihan

Pembelian Suku Menyimpan DaftarUpdate Stok Suku

Cadang Penerimaan SukuData Pembayaran Cadang

CadangTagihan PembelianSuku Cadang

Mencetak Pembayaran

Tagihan Pembelian Suku Data DaftarCadang 4 Penerimaan

Suku Cadang

Pembayaran TagihanData Detail Daftar

Pembelian SukuPenerimaan Suku

Uang CadangCadang

Pembayaran

Nota Pembayaran

Tagihan PembelianSuku Cadang

1

Selesai 1

Daftar Pembelian

Suku Cadang

Membuat Tagihan

Pembelian danMenyiapkan Suku

Cadang

Tagihan Pembelian

Suku Cadang

Suku

Cadang

3

Pembayaran Tagihan

Pembelian SukuCadang

1

Uang

Pembayaran

Membuat Nota

Pembayaran TagihanPembelian Suku

Cadang

Nota Pembayaran

Tagihan PembelianSuku Cadang

pembelian suku cadang ke supplier dan daftartersebut disimpan ke database data daftar

pembelian suku cadang dan data detail daftar

pembelian suku cadang, jika stok tidak mendekati

minimum atau habis maka proses selesai.

Supplier membuat tagihan pembelian suku

cadang dan diberikan ke administrasi beserta

suku cadang yang dipesan. Setelah suku cadang

Pembelian Suku Cadang menunjukkan aliran datayang diberikan oleh external entity kepada

sistem, sedangkan tanda panah yang berasal dari

Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Suku

Cadang menuju exernal entity menunjukkan data

yang diterima oleh external entity dari sistem

seperti yang terlihat pada Gambar 3.

diterima, administrasi menyerahkannya ke Mekanik

Pembayaran Tag ihan Pembelian Suku Cadang

Surat Retur Pembelian Suku Cadang

Supplier

gudang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada

Gambar 2.

Permintaan Suku Cadang

Daftar Pembelian Suku Cadang

0

Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian

Tag ihan Pembelian Suku Cadang

Surat Peng gantian Suku Cadang

Suku CadangPembayaran Tag ihan Penjualan Suku Cadang

Surat Penerimaan Peng gantian Suku CadangSurat Retur Penjualan Suku Cadang

Daftar Peng eluaran Suku Cadang

Daftar Suku Cadang Rusak

+

GudangACC Retur Penjualan Suku Cadang

Tag ihan Penjualan Suku Cadang

Terminal Peti Kemas

Surabaya (TPS)

Nota Penjualan Suku Cadang

Laporan Penjualan Suku CadangManajer

Laporan Pembelian Suku Cadang

Gambar 3 Context DiagaramDari context diagram diatas maka di break down

ke level 0 untuk melihat proses lebih detail lagi

seperti Gambar 4 berikut.DT_Detail_Daftar_Pengeluaran_Suku_Cadang

18

Detail_Daftar_Pengeluaran

_Suku_Cadang

2Daftar_Pengeluaran_

Suku_Cadang 9 Pembayaran

5Nota_Penjualan_

Suku_Cadang[Daftar Pengeluaran Suku Cadang]

Gudang

[Surat Penerimaan Penggantian Suku Cadang] 6 Supplier

[ACC Retur Penjualan Suku Cadang]

DT_Daftar_Pengeluaran_Suku_Cadang

[Daftar Suku Cadang Rusak]

DT_Pembayaran

8Daftar_Penerimaan

_Suku_Cadang

DT_Supplier

Mekanik DT_Nota_Penjualan_Suku_Cadang

1 Suku_Cadang DT_Daftar_Penerimaan_Suku_Cadang 17Detail_Daftar_Penerimaan

_Suku_Cadang

DT_Detail_Daftar_Penerimaan_Suku_Cadang

[Permintaan Suku Cadang]

1 DT_Suku_Cadang

DT_Suku_Cadang

2 [Surat Retur Pembelian Suku Cadang]

[Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang]

[Daftar Pembelian Suku Cadang]

[Tagihan Penjualan Suku Cadang] 21 Harga_Pembelian

[Surat Retur Penjualan Suku Cadang]

[Nota Penjualan Suku Cadang]

Penjualan

DT_Harga_Pembelian

Pembelian [Tagihan Pembelian Suku Cadang]

[Surat Penggantian Suku Cadang]

Gambar 2 System Flow PembelianTerminal Peti Kemas

Surabaya (TPS)

+ DT_Harga_Pembelian

DT_Pembatalan_Pengeluaran_Suku_Cadang

Pembatalan_Pengeluaran11

_Suku_Cadang

[Pembayaran Tagihan Penjualan Suku Cadang]

+Supplier

DT_Detail_Surat_Penerimaan_Penggantian_Suku_Cadang

DT_Detail_Surat_Retur_Pembelian_Suku_Cadang

C. Context Diagram DT_Surat_Retur_Penjualan_Suku_Cadang

DT_Detail_Surat_Retur_Penjualan_Suku_Cadang

DT_Detail_Harga_Pokok_Penjualan_Suku_Cadang

DT_Surat_Penerimaan_Penggantian_Suku_Cadang

DT_Daftar_Pembelian_Suku_Cadang

DT_Detail_Daftar_Pembelian_Suku_Cadang

20

Detail_Sur at_Retu r_

Detail_Surat_Penerimaan_

Penggantian_Suku_Cadang

Context Diagram Sistem Informasi DT_Harga_Pokok_Penjualan_Suku_Cadang

DT_Tagihan_Penjualan_Suku_Cadang

DT_Pembayaran_Tagihan_Pembelian_Suku_Cadang

DT_Surat_Retur_Pembelian_Suku_Cadang

13 Pembelian_Suku_C

adang

Surat_Penerimaan_

15 Penggantian_Suku_

Penjualan dan Pembelian Suku Cadang memiliki 12Surat_Retur_Penjualan_

Suku_Cadang

Detail_Surat_Retur_Penjualan19

_Suku_Cadang[Laporan Penjualan Suku Cadang]

7

Daftar_Pembelian_

Suku_Cadang

Cadang

5 (lima) external entity yaitu mekanik, gudang, 22Detail_Harga_Pokok_Penjual

an_Suku_Cadang

Harga_Pokok_Penjualan3

_Suku_Cadang

[Laporan Pembelian Suku Cadang]

Manajer

10

Detail_Daftar_Pembelian16

_Suku_Cadang

Pembayaran_Tagihan_Pembelian

_Suku_Cadang

supplier, PT. Terminal Peti kemas Surabaya 4Tagihan_Penjualan

_Suku_Cadang

314

Surat_Retur_Pembelian

_Suku_Cadang

DT_Surat_Retur_Pembelian_Suku_Cadang

(TPS), dan manajer sedangkan internal entity

pada sistem ini adalah administrasi. Tanda panah

DT_Tagihan_Penjualan_Suku_Cadang

DT_Harga_Pokok_Penjualan_Suku_Cadang

DT_Detail_Harga_Pokok_Penjualan_Suku_Cadang

DT_Detail_Surat_Retur_Penjualan_Suku_Cadang

DT_Surat_Retur_Penjualan_Suku_Cadang

Pe mbuatan Laporan

+

DT_Pembayaran_Tagihan_Pembelian_Suku_Cadang

DT_Detail_Daftar_Pembelian_Suku_Cadang

DT_Daftar_Pembelian_Suku_Cadang

DT_Surat_Penerimaan_Penggantian_Suku_Cadang

DT_Detail_Surat_Retur_Pembelian_Suku_Cadang

DT_Detail_Surat_Penerimaan_Penggantian_Suku_Cadang

yang menuju Sistem Informasi Penjualan dan Gambar 4 DFD Level 0

6

D. Entity Relationship Diagram penentuan harga pokok penjualan suku cadang

Memiliki

Suppli

er

IdSupplier

NamaSupplierAlamat

<M>(perhitungan HPP) dilakukan ketika PT. Kuda

Pem bayar an

IdPembayaran

NamaPembayaranKeterangan

<M> Memiliki

TeleponFaxKontakPerson

PembayaranTagihanPembelianSukuCadang

Inti Samudera Surabaya menjual suku cadang kePT. Terminal Peti Kemas Surabaya. Perhitungan

SuratPenerimaanPenggantianSukuCadang

IdSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang <M>

NomerPenerimaanTanggalPenerimaan

Mem bua t

SuratReturPembelianSukuCadang

IdSuratReturPembelianSukuCadang <M>

NomerReturPembelianTanggalReturStatus

Detail Retur Pembelian Membuat

DaftarPembelianSukuCadang

IdDaftarPembelianSukuCadang <M>

NomerPembelianTanggalPembelianPengirimanDiskonPpnOptppn

Mel ak uka nIdPembayaranTagihanPembelianSukuCadang <M>NomerTagihanTanggalPembayaranTagihan

Melakukan

DaftarPenerimaanSukuCadang

HPP dihitung berdasarkan transaksi penjualan

dan pembelian suku cadang yang terjadi dalamIdDaftarPenerimaanSukuCadang <M>

DetailSuratReturPembelianSukuCadang

IdDetailSuratReturPembelianSukuCadang <M>

JumlahBatal

Detail Pembelian

DetailDaftarPembelianSukuCadang

IdDetailDaftarPembelianSukuCadang <M>

JumlahPesanJumlahTerima

NomerBuktiTanggalPenerimaan

Detail Penerimaan

DetailDaftarPenerimaanSukuCadang

periode tertentu. Berikut ini adalah penjelasanperhitungan HPP periode I pada Sistem Informasi

HargaPembelian

IdHarga<M>

Memiliki HargaSatuanCatatan

HargaPokokPenjualanSukuCadang

IdDetailDaftarPenerimaanSukuCadang <M>

Jumlah Penjualan dan Pembelian Suku Cadang denganTanggalMasukHargaSatuanKeterangan

Detail Penerimaan Penggantian

Memiliki

SukuC adang

IdSukuCadang

JenisAlatBagianAlatPartNumber

<M>

IdHargaPokokPenjualanSukuCadang <M>PeriodeBulanTahunStatusTanggalPerhitunganHPPTanggalTutupPembukuan

Detail HPP

TagihanPenjualanSukuCadang

IdTagihanPenjualanSukuCadang <M>

NomerTagihanTanggalTagihanDiskonPpn

menggunakan metode Average.

OldPartNumberNamaSukuCadang DetailHargaPokokPenjualanSukuCadang

Memiliki Satuan IdDetailHargaPokokPenjualanSukuCadang <M>

MemilikiStokStokMinimumKategori

Memiliki

HargaSatuanAwalHargaAwal

Membuat

KlasifikasiLokasiTanggalMasukMataUang

MasukHargaMasukKeluar

NotaPenjualanSukuCadang

IdNotaPenjualanSukuCadang <M>

NomerNotaPenjualanTanggalNota 1. Kolom awal dan harga awal bernilai 0

DaftarPengeluaranSukuCadang

IdDaftarPengeluaranSukuCadang <M>

NoBuktiTanggalPengeluaranKategoriPengeluaran

Membuat

Melakukan

MembuatSuratReturPenjualanSukuCadang

IdSuratReturPenjualanSukuCadang <M>

NomerReturPenjualanTanggalReturPenjualan

karena baru pertama kali melakukan

Detail Pengeluaran

Detail Retur Penjualan

perhitungan harga pokok penjualan.DetailSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang

IdDetailSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang <M>

JumlahTerimaMemilik i

DetailDaftarPengeluaranSukuCadang

IdDetailDaftarPengeluaranSukuCadang <M>

NoItemNoAlatJumlahPengeluaranPemakai

PembatalanPengeluaranSukuCadang

IdPembatalanPengeluaranSukuCadang <M>

NoItemTanggalPembatalanJumlahPembatalanKeterangan

DetailSuratReturPenjualanSukuCadang

IdDetailSuratReturPenjualanSukuCadang <M>

NoItemJumlahBatal

2. Kolom masuk bernilai 10, didapat dari total

pembelian yang terjadi pada periode I.

Gambar 5 ERD CDM 3. Kolom harga masuk bernilai 100.000,

Pembayaran

IdPembayaran integer

NamaPembayaran varchar(50)

Keterangan varchar(100 )

<pk>

Supplier

IdSupplier integer

NamaSupplier varchar(100)

Al amat varchar(100)

Telep on varchar(20)

Fax varchar (20)

KontakPerson varchar(50)

<pk> didapat dari total pembelian yang terjadi

pada periode I.DaftarPembelianSukuCadang

PembayaranTagihanPembelianSukuCadang

SuratPenerimaanPenggantianSukuCadang

IdSuratPenerimaanPenggantianSuku Cadang integer

IdSuratReturPembelianSukuCadang integer

NomerPenerimaan varchar(20)

TanggalPenerimaan date

<pk>

<fk>

SuratReturPembelianSukuCadang

IdSuratReturPembelianSukuCadang integer

IdDaftarPembelianSukuCadang integer

NomerReturPembelian varchar(20)

TanggalRetur date

Status varchar(10)

<pk>

<fk>

IdDafta rPembelian SukuCadang

IdPembayaran

IdSupplier

NomerPembelian

TanggalPembelian

Pengiriman

Diskon

Ppn

Optppn

integer

integer

integer

varchar(3

0)

date

integer

integer

integer

integer

<pk>

<fk1>

<fk2>

IdPembayaranT agihanPembelianSukuCadang

IdDaftarPembelianSukuCadang

NomerTagihan

TanggalPembayaranTagihan

DaftarPener imaanSukuCadang

integer

integer

varchar(2

0)

date

<pk>

<fk> 4. Kolom keluar dan harga keluar bernilai 0

karena tidak terjadi penjualan.DetailSuratReturPembelianSukuCadang IdDaf tarPenerimaanSukuCadang integer <pk>

IdDetailSuratReturPembelianSuk uCadang

IdSuratReturPembelianSukuCadang

IdSukuCadang

JumlahBatal

integer <pk>

integer <fk1>

integer <fk2>

integer

DetailDaftarPembelianSukuCadang

IdDetailDaftarPembelianSukuCadang integer

IdDaftarPembelianSukuCadang integer

IdSukuCadang integer

<pk>

<f k1 >

<f k2 >

IdDaf ta rPembelian SukuCadang

NomerBukti

TanggalPenerimaan

integer

varchar(2

0)

date

<fk> 5. Kolom sisa bernilai 10 didapat dariHarg aPe mbe lia n

IdHa rga integer

IdSukuCada ng inte ger

<pk>

<fk>

JumlahPesan

JumlahTerima

HargaSatuan

Catatan

integer

integer

float(10)

varchar(20)

DetailDaftarPenerimaanSukuCadang

IdDetailDaftarPenerimaanSukuCadang integer <pk>

IdDaftarPenerimaanSukuCadang integer <fk>

perhitungan:Ta n gg al Ma su k

Harg aSa tuan

Kete rang an

date

float(10)

varchar(100)

HargaPokokPenjualanSukuCadang

IdHargaPoko kPenjua lanSukuCada ng integer<pk>

Jumlah integer sisa = awal + masuk - keluarSukuCadang

IdSukuCadang integer

JenisAlat v archar(50)

BagianAlat varchar(50)

PartNumb er varchar(15 )

OldPartNu mber varchar(20)

NamaSukuCadang varchar(100)

Satuan varchar(15)

Stok integer

<pk>

Periode

Bulan

Tahun

Status

TanggalPerhitunganHPP

TanggalTutupPembukuan

v

ar

c

h

ar

(2

)

v

ar

c

h

ar

(4

)

v

ar

c

h

ar

(1

0)

d

at

e

d

at

e

Ppn integer

D

et

ail

H

ar

ga

Po

ko

kP

en

ju

al

an

SukuCadang

varchar(3) TagihanPenjualanSukuCadang

<pk>

<fk>

IdTagihanPenjualanSukuCadang

integer

IdDaftarPengeluaranSukuCadang integer

NomerTagihan varchar(20)

TanggalTagihan date

Diskon integer

= 0 + 10 - 0 = 10St okMinim um

Kategori

Klasifikasi

Lokasi

Tan ggalM asuk

MataUang

integer

varchar(15)

varchar(20)

varchar(20)

date

float(20)

IdDetailHargaPokokPenjualanSukuCadang

IdHargaPoko kPenjua lanSukuCada ng

IdSukuCadang

HargaSatuan

Awal

HargaAwal

integer <pk>

integer <fk1>

integer <fk2>

float(10)

integer

float(10)

NotaPenjualanSukuCadang

IdNotaPenjualanSukuCadang integer

IdTagihanPenjualanSukuCadang integer

NomerNotaPenjualan varchar(20 )

TanggalNota date

<pk>

<fk> 6. Kolom harga satuan bernilai 10.000 didapatMasuk integer

DaftarPengeluaranSukuCadang

IdDaftarPengeluaranSukuCadang integer

NoBukti varchar(20)

TanggalPengeluaran date

KategoriPengeluaran va rchar(20)

<pk>

HargaMasuk

Keluar

float(10)

integer SuratReturPenjualanSukuCadang

IdSuratReturPenjualanSukuCadang integer

IdDaftarPe ngeluaranSukuCa dang integer

NomerReturPenjualan varchar(20)

TanggalReturPenjualan date

<pk>

<fk>

dari perhitungan:harga satuan = (harga awal + harga masuk) /

DetailDaftarPengeluaranSukuCadang

DetailSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang

IdDetailSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang integer <pk>

IdSukuCadang integer <fk2>

IdSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang integer <fk1>

JumlahTerima integer

IdDetai lDaftarPenge luaranSu kuCadan g

IdSukuCadang

IdDaftarPengeluaranSukuCadang

NoItem

NoAlat

JumlahPengeluaran

Pemakai

integer

integer

integer

varchar(5

)

varchar(1

0)

integer

varchar(2

0)

<pk>

<fk2>

<fk1>

PembatalanPengeluaranSukuCadang

IdPembatalanPengeluaranSukuCadang integer

IdDaftarPengeluaranSukuCadang integer

NoItem varchar(5)

TanggalPembatalan date

JumlahPembatalan integer

Keterangan varchar(100)

<pk>

<fk>

DetailSuratReturPenjualanSukuCadang

IdDetailSuratReturPenju alanSukuCad ang integer

IdSuratReturPenjualanSukuCadang integer

NoItem varchar(5)

JumlahBatal integer

<pk>

<fk>

(awal + masuk)

= (0 + 100.000) / (0 + 10)

Gambar 6 ERD PDM = 10.000

HASIL DAN PEMBAHASANPada tahap ini diuraikan hasil dan

7. Kolom harga sisa bernilai 100.000 didapat

dari perhitungan:

pembahasan aplikasi. Proses perhitungan dan

7

harga sisa = sisa X harga satuan= 10 X 10.000

= 100.000

Setelah perhitungan HPP periode I

disimpan, kemudian dilakukan perhitungan HPP

untuk periode ke II pada bulan yang sama.

Berikut ini adalah penjelasan perhitungan HPP

periode II Sistem Informasi Penjualan dan

Pembelian Suku Cadang dengan menggunakan

metode Average.

8.

9.

Kolom harga satuan bernilai 11.000 didapatdari perhitungan:

harga satuan

= (harga awal + harga masuk) / (awal +

masuk)

= (100.000 + 120.000) / (10 + 10)

= 11.000

Kolom harga sisa bernilai 165.000 didapat

dari perhitungan:

harga sisa = sisa X harga satuan

= 15 X 11.000

= 165.000

1. Nilai kolom awal berasal dari nilai kolomProses perhitungan harga pokok

sisa periode I, karena nilai kolom sisa

periode I yaitu 10 maka nilai kolom awal

periode II adalah 10.

penjualan suku cadang (HPP) dilakukan setelah

terjadi proses pembelian dan penjualan suku

cadang. Perhitungan HPP dilakukan tiap periode,

2.

3.

Nilai kolom harga awal berasal dari nilai

kolom harga sisa periode I, karena nilai

kolom sisa periode I yaitu 10.000 maka nilai

kolom harga awal periode II adalah 100.000.

Kolom masuk bernilai 10 didapat dari total

pembelian yang terjadi pada periode II.

dalam 1 (satu) bulan terdapat 4 (empat) periode.

Gambar 7 merupakan form hitung harga pokok

penjualan suku cadang yang berfungsi untuk

menyimpan perhitungan harga pokok penjualan

suku cadang pada periode tertentu. Sistem akan

menghitung HPP secara otomatis sesuai dengan

4. Kolom harga masuk bernilai 120.000 penjelasan diatas.

didapat dari total pembelian yang terjadi

pada periode II.

5.

6.

Kolom keluar bernilai 5 didapat dari total

penjualan yang terjadi di periode II.

Kolom harga keluar bernilai 55.000 didapat

dari perhitungan:

harga keluar = keluar X harga satuan

= 5 X 11.000

= 55.000Gambar 7. Form Hitung Harga Pokok Penjualan

Hasil dari perhitungan harga pokok7. Kolom sisa bernilai 15 didapat dari penjualan suku cadang akan digunakan sebagai

perhitungan: sisa = awal + masuk - keluar

= 10 + 10 - 5

= 15

patokan harga penjualan agar perusahaan tidak

mengalami kerugian. Gambar 8 adalah laporan

perhitungan harga pokok penjualan suku cadang.

8

Herlambang, Soendoro dan Tanuwijaya,Haryanto, 2005, Sistem Informasi:Konsep, Teknologi, Dan Manajemen,Graha Ilmu, Yogyakarta.

Iqbal, Mohammad, 2007, Mendongkrak KinerjaBisnis Bengkel Roda-4 Dan Roda-2,PT. Elex Media Komputindo, Jakarta

Jayanti, Dewi, 2011, Perancangan SistemInformasi Pembelian Dan Penjualan

Gambar 8. Laporan Harga Pokok Penjualan Pada CV. PI Com Jaya Lestari, Tesis,Sistem Informasi, Sekolah Tinggi

KESIMPULANKesimpulan yang dapat diambil dari

Manajemen Informatika dan KomputerInstitut Bina Bisnis Indonesia, Medan.

hasil implementasi dan evaluasi adalah: Jogiyanto, Hartono, 1999, Analisa Sistem

1. Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian

Suku Cadang dapat membantu KIS untuk

lebih mandiri dalam melakukan perhitungan

dan penentuan harga pokok penjualan suku

Informasi: Pendekatan TerstrukturTeori Dan Praktek Aplikasi Bisnis,Andi, Yogyakarta.

Kendall, K.E. dan Kendall, J.E. 2003. Analisisdan Perancangan Sistem Jilid I, PT.

cadang dengan menggunakan metode Prenhallindo, Jakarta.

Average tanpa harus meminta bantuan ke

PT. GAMA GROUP (GAMA) selaku kantor

pusat sehingga KIS dapat memenuhi semua

kebutuhan TPS dengan tepat waktu.

Kotler dan Amstrong, 2006, Prinsip-PrinsipPemasaran Edisi 12 Jilid 1, PenerbitErlangga, Jakarta.

Markoni, 2011, Teori Akuntansi : SistemInformasi Penjualan, (Online)

2. KIS dapat menghindari stok suku cadang

kosong karena sistem secara otomatis

menampilkan daftar stok suku cadang

minimum atau habis pada saat menjalankan

aplikasi sistem informasi penjualan dan

pembelian suku cadang.

(http://marconiekonomi.blogspot.com/2011/07/sistem-informasi-penjualan.html), diakses tanggal 29 Mei2012.

Rijan SH., M.kn, Yunirman dan KoesoemawatiSH., Ira, 2009, Cara Mudah MembuatSurat Perjanjian/Kontrak dan SuratPenting Lainnya, Raih Asa Sukses,

3. Membantu KIS dalam membuat dan Jakarta.

melaporkan rekapitulasi laporan transaksi

penjualan dan pembelian suku cadang ke

GAMA dengan tepat waktu sebagai bukti

pertanggungjawaban.

DAFTAR PUSTAKAHartojo, dkk, 2004, Akuntansi Perusahaan

Dagang, Perum Percetakan Negara RI

Susanto, Soni, 2011, Rancang Bangun SistemInformasi Penjualan Dan PembelianPada CV. Sari Teknik Surabaya, Tesis,Sistem Informasi, Sekolah TinggiManajemen Informatika & TeknikKomputer Surabaya, Surabaya.

Yuswanto dan Subari, 2007, PemrogramanDatabase Visual Basic.Net, PrestasiPustaka, Jakarta.

Surabaya, Surabaya.

9