1
IT Policy and Strategy Management
Pertemuan 4
Noor Cholis Basjaruddin
Pokok Bahasan - 4
• Definisi Strategic Management of Information Technology (SMIT)
• Ilmu yang terhubung dengan SMIT• Tools dan Metoda• Lingkup SMIT• Contoh SMIT• Prosedur penyusunan SMIT• Tugas Mandiri:
Susun SMIT untuk universitas
2
Definisi SMIT
3
Definisi SMIT
4
The strategic management of information technology (SMIT) is related to the achievement of a business organization’s objectives by charting, planning, and designing the uses of information technologies and information strategies to enable advantages in the competitive environment.
SMIT melibatkan dua aktifitas: strategic analysis of the competitive environment, management of information technology as a
competitive factor.
Ilmu yang terhubung dengan SMIT
5
Paridgma Perencanaan
6
Tujuan perencanaan
• to clarify purpose and objectives
• to determine directions and priorities
• to encourage a broader-based longer-term view
• to identify critical issues and constraints
• to provide a framework for policy and decisions
• to inform resource allocation and utilisation.
Paridgma Perencanaan
7
Tujuan perencanaan• to change the direction of an organisation• to shift resources to important areas• to get better information for decisions• to develop better internal co-ordination of
activities• to improve awareness of the changing
environment• to set more realistic, attainable or demanding
objectives• to pick up the pace of a ‘tired’ organisation
Paridgma Perencanaan
8
Dampak dari perencanaan• more relevant and effective services, • improved customer satisfaction, • better public/customer relations, • improved working relations and team spirit, • more job satisfaction, • improved morale and motivation of staff, • more confidence in the information service• better financial prospects for the service, • development of skills and abilities in data
collection and analysis,
Paridgma Perencanaan
9
Dampak dari perencanaan• more relevant and effective services, • improved customer satisfaction, • better public/customer relations, • improved working relations and team spirit, • more job satisfaction, • improved morale and motivation of staff, • more confidence in the information service• better financial prospects for the service, • development of skills and abilities in data
collection and analysis,
Paradigma Strategi
10
Paridgma Strategi
11
Pertanyaan dasar
• Why are we here? What business are we in? (mission)
• Where are we now? How did we get here (situation audit)
• What factors will impact our future? (environmental appraisal)
• What do we want to be? Where do we want to go? (vision and goals)
Paridgma Strategi
12
Pertanyaan dasar
• How can we get there? What are the implications? (strategic options)
• What needs to be done? Who will do it? When? (action plans)
• How will we track progress? (performance indicators)
Tools dan Metoda
13
Perumusan Tujuan SMART
• Specific, in terms of desired results and responsibility for delivery
• Measurable, either quantitatively or by demonstrating achievement
• Acceptable to—ideally agreed with and owned by—stakeholders
• Realistic in relation to environmental factors and resources available
• Timebound (in years, months, weeks or days, according to context).
Tools dan Metoda
14
Perumusan Tujuan CUTE
• Consistent with your overall philosophy (and compatible with other objectives)
• Unambiguous in wording (and understandable to the whole community)
• Testing and thrusting, as an expression of organisational ambition and aspiration
• Empowering and encouraging, particularly to the individuals directly involved
Tools dan Metoda
15
Pengamatan Lingkungan
• Macro environment vs micro environment• Political, Economic, Social and Technological
(PEST) analysis (disebut juga STEP analysis)• September formula
Prosedur Penyusunan SMIT
16
Menentukan Visi dan Misi Menetapkan Tujuan Penyusunan dan pemilihan strategi Implementasi strategi Evaluasi
Prosedur Penyusunan SMIT
17
Menentukan Visi dan Misi
Contoh Visi:Memberikan Layanan IT yang efisien dan efektif untuk mendukung UBSI menjadi perguruan tinggi terkemuka di Asia Tenggara
Prosedur Penyusunan SMIT
18
Menentukan Visi dan Misi
Contoh Misi:
Memberikan pemahaman dan ketrampilan TI untuk seluruh mahasiswa UBSI
Mendorong digunakannya TI untuk menghasilkan produk-produk inovatif seperti perangkat lunak bantu belajar.
Prosedur Penyusunan SMIT
19
Menentukan Visi dan Misi
Contoh Misi: Tersedianya fasilitas pendidikan yang ditunjang
Teknologi Informasi dan dukungan pemakaian untuk mempermudah end user.
Meningkatkan koordinasi dari elemen-elemen penting dari lingkungan TI
Meningkatkan sosialisasi tentang sumber daya TI kepada komunitas kampus.
Prosedur Penyusunan SMIT
20
Menentukan TujuanContoh:Tujuan 1 - InformasiMembuat mudah kepada seluruh pengguna IT di UBSI untuk menghasilkan dan mengakses informasi
Tujuan 2 – Aplikasi IT: Menyediakan aplikasi IT yang terintegrasi, mudah digunakan dan selalu efektif untuk mendukung manajemen dan proses pembelajaran
Prosedur Penyusunan SMIT
21
Menentukan TujuanContoh:Tujuan 3 – Keamanan ITMelindungi informasi dan sistem informasi UBSI untuk meyakinkan kebenaran, kerahasiaan, dan ketersedianTujuan 4 – Infrastuktur Menyediakan infrastuktur IT yang aman, tangguh, handal, dan tanggap terhadap perubahan kebutuhan lembaga
Prosedur Penyusunan SMIT
22
Menyusun dan menetukan strategi
Peta strategiPerspektif Public. Bagaimana kita tahu bahwa publik mengenal UBSI telah melaksanakan misi dan visi yang telah dicanangkan ?
Perspektif StakeholderApa kebutuhan stakeholder (mahasiswa, dosen dan staff) yang harus dilayani agar sasaran visi dan misi dapat tercapai ?
Prosedur Penyusunan SMIT
23
Menyusun dan menetukan strategi
Peta strategiPerspektif Internal ProcessProses internal apa yang harus dikuasai atau disempurnakan untuk memuaskan stakeholder ?
Perspektif Learning and GrowthApa yang harus dipelajari dan bagaimana membangun
Prosedur Penyusunan SMIT
24
Menyusun dan menetukan strategi
Tema strategis Keberhasilan MahasiswaIT Strategic Planning harus mengandung strategi untuk membantu mahasiswa sehingga dapat unggul dalam bersaing di pasar tenaga kerja. Ciri Khusus (Differentiation)TI harus mampu membangun ciri khusus dari UBSI sehingga institusi ini memiliki posisi unik di masyarakat.
Prosedur Penyusunan SMIT
25
Menyusun dan menetukan strategi
Tema strategis PenelitianTI harus dapat membantu kegiatan penelitian, seperti penyediaan sarana komputasi, menyediakan sarana untuk mempublikasi hasil penelitian serta kekayaan intelektual lainnya, ataupun dengan cara pemanfaatan teknologi untuk menghasilkan karya-karya inovatif yang dapat disumbangkan ke masyarakat.
Prosedur Penyusunan SMIT
26
Menyusun dan menetukan strategi
Tema strategis Teknologi InformasiUBSI harus dapat membangun infrastruktur TI untuk menunjang kegiatan operasional dan pelayanan kepada stakeholder. KomunikasiTeknologi Informasi harus dapat membantu UBSI untuk dalam membangun komunikasi yang efektif kepada publik, tentang apa yang telah dikerjakan “telling the story” serta mampu melakukan komunikasi ke seluruh civitas academia secara terbuka, tepat waktu dan akurat.
Prosedur Penyusunan SMIT
27
Menyusun dan menetukan strategi
Tema strategis StandarTeknologi Informasi harus dapat membantu UBSI untuk menetapkan standard mutu yang tinggi dalam kegiatan proses belajar mengajar.
Prosedur Penyusunan SMIT
28
Menyusun dan menetukan strategi
Tema strategis StandarTeknologi Informasi harus dapat membantu UBSI untuk menetapkan standard mutu yang tinggi dalam kegiatan proses belajar mengajar.
Prosedur Penyusunan SMIT
29
Menyusun dan menetukan strategi
Perspektif Publik• Tersedia sarana bagi UBSI untuk mempublikasi kegiatan
yang telah dilakukan kepada publik - “telling the story”• Publik merasakan manfaat dari produk-produk
berteknologi yang dikembangkan oleh UBSI• Publik dan civitas akademika dapat mengakses
kekayaan intelektual dalam bentuk digital yang dimiliki UBSI
Prosedur Penyusunan SMIT
30
Menyusun dan menetukan strategi
Perspektif Mahasiswa• Mahasiswa terampil dan lancar menggunakan teknologi
informasi.• Tersedia sarana untuk menyimpan kekayaan intelektual
dalam bentuk digital• Dosen dapat menghasilkan produk-produk inovasi
berteknologi
Prosedur Penyusunan SMIT
31
Menyusun dan menetukan strategi
Perspektif Proses Internal• Tersedia sarana uptodate yang dapat digunakan untuk
membangun ketrampilan dalam memanfaatkan TI.• Tersedia sistem berbasis internet bagi mahasiswa untuk
mengakses informasi akademik dan administratif, dari mana saja dan kapan saja
• Terbentuk sistem jaringan aplikasi berbasis internet yang menghubungkan antar unit kerja
• Tersedianya jaringan komputer dan komunikasi data yang terintegrasi baik yang terhubungkan dengan Local Area Network ataupun dengan Wireless Local Area Network
Prosedur Penyusunan SMIT
32
Menyusun dan menetukan strategi
Perspektif Proses Internal• Dibangunnya sistem telephony dengan Voice over
Internet Protocol (VoIP) dengan memanfaatkan jaringan terpadu di atas, yang bertujuan untuk melakukan penghematan terhadap biaya telepon antar gedung.
• Tersedianya sistem terpusat untuk menangani masalah-masalah keamanan jaringan (information risk management), email, basis data dan infrastruktur server internet.
Prosedur Penyusunan SMIT
33
Menyusun dan menetukan strategi
Perspektif belajar dan berkembang• Training for Trainer bagi Dosen yang akan menjadi
instruktur di program melek dan lancar teknologi informasi untuk mahasiswa
• Workshop pemanfaatan teknologi di bidang pendidikan – course content preparation
• Workshop untuk dosen tentang pemanfaatan teknologi internet untuk menunjang perkuliahan
• Pelatihan Team Sosialisasi kepada dosen, mahasiswa dan staff, untuk program StudentPortal, Campus Information System, OpenCourseWare, Knowledge Asset Repository dan lain-lain.
Prosedur Penyusunan SMIT
34
Menyusun dan menetukan strategi
Perspektif FinansialMengembangkan peluang untuk mendapatkan sumber pendapatan baru dari penerapan TI
Prosedur Penyusunan SMIT
35
Menyusun dan menetukan strategi
Bidang #1 Teknologi untuk Pendidikan terdiri dari program-program Computer Literacy, Knowledge Asset Repository, Open Course Ware, dan Computer Aided Learning.
Bidang #2 Internet Services terdiri dari layanan online untuk mahasiswa – Student Portal, layanan online untuk dosen/staff – Campus Information System serta layanan publikasi informasi UBSI – Public Communication Portal.
Prosedur Penyusunan SMIT
36
Menyusun dan menetukan strategi
Bidang #3 Network and Data Communication terdiri pembangunan Local Area Network, Wireless Local Area Network, Voice Over IP, Email, Security, File Akses dan pengelolaan Webserver.
Bidang #4 Organisasi dan Tata Laksana yang mencakup program (1) memperjelas peran berbagai unit pusat pengelolaan TI dengan Fakultas dalan kegiatan layanan dan dukungan (2) Mengkaji aspek tertentu dari TI yang harus dikoordinasi secara terpusat agar tercapai efisiensi dan mengurangi duplikasi