IT Policy and Strategy Management_4

1

IT Policy and Strategy Management

Pertemuan 4

Noor Cholis Basjaruddin

Pokok Bahasan - 4

• Definisi Strategic Management of Information Technology (SMIT)

• Ilmu yang terhubung dengan SMIT• Tools dan Metoda• Lingkup SMIT• Contoh SMIT• Prosedur penyusunan SMIT• Tugas Mandiri:

Susun SMIT untuk universitas

2

Definisi SMIT

3

Definisi SMIT

4

The strategic management of information technology (SMIT) is related to the achievement of a business organization’s objectives by charting, planning, and designing the uses of information technologies and information strategies to enable advantages in the competitive environment.

SMIT melibatkan dua aktifitas: strategic analysis of the competitive environment, management of information technology as a

competitive factor.

Ilmu yang terhubung dengan SMIT

5

Paridgma Perencanaan

6

Tujuan perencanaan

• to clarify purpose and objectives

• to determine directions and priorities

• to encourage a broader-based longer-term view

• to identify critical issues and constraints

• to provide a framework for policy and decisions

• to inform resource allocation and utilisation.


7

Tujuan perencanaan• to change the direction of an organisation• to shift resources to important areas• to get better information for decisions• to develop better internal co-ordination of

activities• to improve awareness of the changing

environment• to set more realistic, attainable or demanding

objectives• to pick up the pace of a ‘tired’ organisation


8

Dampak dari perencanaan• more relevant and effective services, • improved customer satisfaction, • better public/customer relations, • improved working relations and team spirit, • more job satisfaction, • improved morale and motivation of staff, • more confidence in the information service• better financial prospects for the service, • development of skills and abilities in data

collection and analysis,


9

Dampak dari perencanaan• more relevant and effective services, • improved customer satisfaction, • better public/customer relations, • improved working relations and team spirit, • more job satisfaction, • improved morale and motivation of staff, • more confidence in the information service• better financial prospects for the service, • development of skills and abilities in data

collection and analysis,

Paradigma Strategi

10

Paridgma Strategi

11

Pertanyaan dasar

• Why are we here? What business are we in? (mission)

• Where are we now? How did we get here (situation audit)

• What factors will impact our future? (environmental appraisal)

• What do we want to be? Where do we want to go? (vision and goals)

Paridgma Strategi

12

Pertanyaan dasar

• How can we get there? What are the implications? (strategic options)

• What needs to be done? Who will do it? When? (action plans)

• How will we track progress? (performance indicators)

Tools dan Metoda

13

Perumusan Tujuan SMART

• Specific, in terms of desired results and responsibility for delivery

• Measurable, either quantitatively or by demonstrating achievement

• Acceptable to—ideally agreed with and owned by—stakeholders

• Realistic in relation to environmental factors and resources available

• Timebound (in years, months, weeks or days, according to context).

Tools dan Metoda

14

Perumusan Tujuan CUTE

• Consistent with your overall philosophy (and compatible with other objectives)

• Unambiguous in wording (and understandable to the whole community)

• Testing and thrusting, as an expression of organisational ambition and aspiration

• Empowering and encouraging, particularly to the individuals directly involved

Tools dan Metoda

15

Pengamatan Lingkungan

• Macro environment vs micro environment• Political, Economic, Social and Technological

(PEST) analysis (disebut juga STEP analysis)• September formula

Prosedur Penyusunan SMIT

16

Menentukan Visi dan Misi Menetapkan Tujuan Penyusunan dan pemilihan strategi Implementasi strategi Evaluasi


17

Menentukan Visi dan Misi

Contoh Visi:Memberikan Layanan IT yang efisien dan efektif untuk mendukung UBSI menjadi perguruan tinggi terkemuka di Asia Tenggara


18


Contoh Misi:

Memberikan pemahaman dan ketrampilan TI untuk seluruh mahasiswa UBSI

Mendorong digunakannya TI untuk menghasilkan produk-produk inovatif seperti perangkat lunak bantu belajar.


19


Contoh Misi: Tersedianya fasilitas pendidikan yang ditunjang

Teknologi Informasi dan dukungan pemakaian untuk mempermudah end user.

Meningkatkan koordinasi dari elemen-elemen penting dari lingkungan TI

Meningkatkan sosialisasi tentang sumber daya TI kepada komunitas kampus.


20

Menentukan TujuanContoh:Tujuan 1 - InformasiMembuat mudah kepada seluruh pengguna IT di UBSI untuk menghasilkan dan mengakses informasi

Tujuan 2 – Aplikasi IT: Menyediakan aplikasi IT yang terintegrasi, mudah digunakan dan selalu efektif untuk mendukung manajemen dan proses pembelajaran


21

Menentukan TujuanContoh:Tujuan 3 – Keamanan ITMelindungi informasi dan sistem informasi UBSI untuk meyakinkan kebenaran, kerahasiaan, dan ketersedianTujuan 4 – Infrastuktur Menyediakan infrastuktur IT yang aman, tangguh, handal, dan tanggap terhadap perubahan kebutuhan lembaga


22

Menyusun dan menetukan strategi

Peta strategiPerspektif Public. Bagaimana kita tahu bahwa publik mengenal UBSI telah melaksanakan misi dan visi yang telah dicanangkan ?

Perspektif StakeholderApa kebutuhan stakeholder (mahasiswa, dosen dan staff) yang harus dilayani agar sasaran visi dan misi dapat tercapai ?


23


Peta strategiPerspektif Internal ProcessProses internal apa yang harus dikuasai atau disempurnakan untuk memuaskan stakeholder ?

Perspektif Learning and GrowthApa yang harus dipelajari dan bagaimana membangun


24


Tema strategis Keberhasilan MahasiswaIT Strategic Planning harus mengandung strategi untuk membantu mahasiswa sehingga dapat unggul dalam bersaing di pasar tenaga kerja. Ciri Khusus (Differentiation)TI harus mampu membangun ciri khusus dari UBSI sehingga institusi ini memiliki posisi unik di masyarakat.


25


Tema strategis PenelitianTI harus dapat membantu kegiatan penelitian, seperti penyediaan sarana komputasi, menyediakan sarana untuk mempublikasi hasil penelitian serta kekayaan intelektual lainnya, ataupun dengan cara pemanfaatan teknologi untuk menghasilkan karya-karya inovatif yang dapat disumbangkan ke masyarakat.


26


Tema strategis Teknologi InformasiUBSI harus dapat membangun infrastruktur TI untuk menunjang kegiatan operasional dan pelayanan kepada stakeholder. KomunikasiTeknologi Informasi harus dapat membantu UBSI untuk dalam membangun komunikasi yang efektif kepada publik, tentang apa yang telah dikerjakan “telling the story” serta mampu melakukan komunikasi ke seluruh civitas academia secara terbuka, tepat waktu dan akurat.


27


Tema strategis StandarTeknologi Informasi harus dapat membantu UBSI untuk menetapkan standard mutu yang tinggi dalam kegiatan proses belajar mengajar.


28


Tema strategis StandarTeknologi Informasi harus dapat membantu UBSI untuk menetapkan standard mutu yang tinggi dalam kegiatan proses belajar mengajar.


29


Perspektif Publik• Tersedia sarana bagi UBSI untuk mempublikasi kegiatan

yang telah dilakukan kepada publik - “telling the story”• Publik merasakan manfaat dari produk-produk

berteknologi yang dikembangkan oleh UBSI• Publik dan civitas akademika dapat mengakses

kekayaan intelektual dalam bentuk digital yang dimiliki UBSI


30


Perspektif Mahasiswa• Mahasiswa terampil dan lancar menggunakan teknologi

informasi.• Tersedia sarana untuk menyimpan kekayaan intelektual

dalam bentuk digital• Dosen dapat menghasilkan produk-produk inovasi

berteknologi


31


Perspektif Proses Internal• Tersedia sarana uptodate yang dapat digunakan untuk

membangun ketrampilan dalam memanfaatkan TI.• Tersedia sistem berbasis internet bagi mahasiswa untuk

mengakses informasi akademik dan administratif, dari mana saja dan kapan saja

• Terbentuk sistem jaringan aplikasi berbasis internet yang menghubungkan antar unit kerja

• Tersedianya jaringan komputer dan komunikasi data yang terintegrasi baik yang terhubungkan dengan Local Area Network ataupun dengan Wireless Local Area Network


32


Perspektif Proses Internal• Dibangunnya sistem telephony dengan Voice over

Internet Protocol (VoIP) dengan memanfaatkan jaringan terpadu di atas, yang bertujuan untuk melakukan penghematan terhadap biaya telepon antar gedung.

• Tersedianya sistem terpusat untuk menangani masalah-masalah keamanan jaringan (information risk management), email, basis data dan infrastruktur server internet.


33


Perspektif belajar dan berkembang• Training for Trainer bagi Dosen yang akan menjadi

instruktur di program melek dan lancar teknologi informasi untuk mahasiswa

• Workshop pemanfaatan teknologi di bidang pendidikan – course content preparation

• Workshop untuk dosen tentang pemanfaatan teknologi internet untuk menunjang perkuliahan

• Pelatihan Team Sosialisasi kepada dosen, mahasiswa dan staff, untuk program StudentPortal, Campus Information System, OpenCourseWare, Knowledge Asset Repository dan lain-lain.


34


Perspektif FinansialMengembangkan peluang untuk mendapatkan sumber pendapatan baru dari penerapan TI


35


Bidang #1 Teknologi untuk Pendidikan terdiri dari program-program Computer Literacy, Knowledge Asset Repository, Open Course Ware, dan Computer Aided Learning.

Bidang #2 Internet Services terdiri dari layanan online untuk mahasiswa – Student Portal, layanan online untuk dosen/staff – Campus Information System serta layanan publikasi informasi UBSI – Public Communication Portal.


36


Bidang #3 Network and Data Communication terdiri pembangunan Local Area Network, Wireless Local Area Network, Voice Over IP, Email, Security, File Akses dan pengelolaan Webserver.

Bidang #4 Organisasi dan Tata Laksana yang mencakup program (1) memperjelas peran berbagai unit pusat pengelolaan TI dengan Fakultas dalan kegiatan layanan dan dukungan (2) Mengkaji aspek tertentu dari TI yang harus dikoordinasi secara terpusat agar tercapai efisiensi dan mengurangi duplikasi

Documents

IT Policy and Strategy Management_4