Strategisch communicatieplanNeuzen in dezelfde richtingWerkversie 28/05/2015Werkgroep communicatie centraal

Wat is een strategisch communicatieplan?

Een strategisch communicatieplan is een document waarin wordt beschreven vanuit welke motieven, wensen, achtergronden en gesignaleerde problemen de Vlaamse Dienst Speelpleinwerk (VDS) opzettelijk probeert bepaalde individuen en/of groepen te beïnvloeden wat betreft kennis, attitude en/of gedrag.

De basis van een communicatieplan is een probleem. Het doel van elk communicatieplan is om een communicatieprobleem op te lossen. Er is een probleem als de huidige situatie niet overeenkomt met de gewenste situatie. Het strategisch communicatieplan is dan ook een deel van de algemene beleidsnota van onze organisatie. Het helpt mee bepaalde beleidsdoelstellingen te realiseren. ‘Wat wil de organisatie bereiken?’, dat is de vraag.

Het definieert de communicatiestrategie van de VDS in doelstellingen en geplande acties. Dit veronderstelt een grondige analyse van de bestaande situatie en een duidelijke omschrijving van de gewenste situatie. Waar staan we nu? Waar willen we naartoe? Wie wil de VDS bereiken? Hoe willen we ons doel bereiken? Moeten ze meer kennis krijgen omtrent iets, of willen we dat ze hun houding veranderen? En hebben we ons doel bereikt?

Waarom een strategisch communicatieplan?

Een strategisch communicatieplan is een referentiekader om een efficiënt en gestructureerd communicatiebeleid op te stellen dat in overeenstemming is met het organisatiebeleid van de Vlaamse Dienst Speelpleinwerk (VDS). Het helpt om alle neuzen in dezelfde richting te krijgen en het voorkomt dat we ter plaatse blijven trappelen. Het strategisch communicatieplan helpt om afstand te nemen van de dagelijkse praktijken de communicatie te evalueren en bij te sturen.

Principes van de strategische communicatie

Strategische communicatie moet verandering teweegbrengen. Steek geen energie in informatie die je doelgroep al bezit.

1

Strategische communicatie moet een nieuwe situatie creëren via argumenten, prikkels en beelden.

Strategische communicatie gaat uit van de drijfveren van de doelgroep.

Deze principes hanteren we niet zomaar. In dit plan krijg je geen ellenlange opsomming van al wat er gebeurt en goed loopt, integendeel. In dit plan lees je waar de VDS verandering wil teweegbrengen, bij wie en hoe we dat willen doen. Je zal ook zien dat we heel dit plan, net als het hele VDS-beleid overigens, schreven vanuit de noden en wensen van onze verschillende doelgroepen.

Een strategisch communicatieplan ≠ projectmatig communicatieplan

Een strategisch communicatieplan bevat het overzicht van alle acties diede organisatie onderneemt om de vooropgestelde doelstellingen te bereiken.Een projectmatig communicatieplan is het gestructureerde overzicht van decommunicatieacties van één project of actie.

Een strategisch communicatieplan ≠ de communicatienota

De communicatienota van de VDS is een bundeling van alle communicatieafspraken en biedt een antwoord op alle communicatievragen voor de concrete praktijk. Het is een kader voor medewerkers en vrijwilligers met richtlijnen over hoe de VDS communiceert op vlak van interne en externe communicatie. Het is een concrete vertaling van de strategische communicatiedoelstellingen naar de praktijk.

Analyse van het organisatiebeleid (uit beleidsnota)

1. Mission Statement – opdrachtverklaring- Missie - Waar staat de VDS voor?

De missie geeft kernachtig de bestaansreden en waarden van de VDS weer. Het is de basis van de identiteit van onze organisatie.

Wie zijn we en wat doen we?Wat zijn onze waarden?

De Vlaamse Dienst Speelpleinwerk is… Bekwaam Professioneel Behulpzaam Gedreven Betrouwbaar Toegankelijk Wat willen we betekenen en voor wie?

De VDS is een dienstverlenende organisatie die speelpleinwerkingen in Vlaanderen en Brussel proactief ondersteunt om meer en betere

2

speelkansen in de vrije tijd van kinderen te creëren. Ze streeft permanent naar vernieuwing in de sector.

De VDS doet dit vanuit een onderbouwde visie op kinderen die steunt op drie pijlers:

respect hebben voor de eigenheid van elk kind, vrijheid bieden door een prikkelend en gevarieerd aanbod van

impulsen (door vrienden en begeleiders, vanuit omgeving en materiaal),

belang hechten aan het intens spelen van elk kind.

Onze kerntaken zijn:

1. Lokale ondersteuningAdvies, info en begeleiding. We zoeken een antwoord op alle vragen, bij je thuis of aan de telefoon. We komen waar nodig ter plaatse en worden voor even uw Co-Piloot. In samenspraak met de sector nieuwe producten, diensten en campagnes.

2. Kadervorming Opleiding voor jongeren in het speelpleinwerk, in elke regio, elke vakantie van ‘animator’ tot ‘instructeur’ of vorming op het eigen speelplein. Verantwoordelijken krijgen een specifiek traject aangeboden.

3. Belangenbehartiging Op alle beleidsniveaus moeten beleidsmensen op de hoogte blijven van de speelpleinrealiteit. Intern en extern maken wij werk van visieontwikkeling omtrent spelen en speelbeleid. Zo willen wij bijdragen tot een positief imago voor het speelpleinwerk. Het recht op spelen staat centraal. De VDS zet het speelpleinwerk in de kijker bij verschillende overheden en media.

De VDS onderscheidt zich in zijn werking door zijn permanent streven naar deskundigheid, naar netwerkvorming en naar betrokkenheid van alle actoren. De speelse stijl die de VDS daarbij hanteert, illustreert zijn streven om het belang van spelen voorop te stellen.

- Visie - Waar gaat de VDS voor?De visie verduidelijkt het toekomstbeeld dat de VDS in relatie tot haar omgeving, de plaats die de organisatie in de omgeving wil innemen en de functie die zij in de omgeving wil vervullen.

Wat wil de VDS in de toekomst bereiken, onze ambitie?Hoe willen we in de toekomst gezien worden door onze omgeving?Wie zijn onze (prioritaire) doelgroepen?

3

De VDS wil zowel de koepel van het speelpleinwerk zijn, als het expertisecentrum voor ieder speelinitiatief. Daarbij is de VDS de verdediger van het spelende kind. In de statuten is expliciet opgenomen dat de VDS de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens en het Internationaal Verdrag betreffende de Rechten van het Kind onderschrijft.

De VDS wil speelpleinwerkingen en andere lokale speelinitiatieven proactief ondersteunen met een actuele en volledige dienstverlening. De VDS wil dicht bij elke lokale speelpleinwerking staan.

De doelgroep van de VDS bestaat in eerste instantie uit organisatoren (zowel particuliere als gemeentelijke). In de praktijk worden zowel de jeugdwerkers zelf, de speelpleinorganisatoren, speelpleinberoepskrachten als de lokale beleidsmakers beoogd.

- Strategie - Op welke manier willen we dat doen? De strategie van de organisatie geeft weer hoe de VDS haar visie en het daarin vastgelegd toekomstbeeld zal realiseren.

Welke middelen zijn er beschikbaar?Hoe zal men deze inzetten?Met wie werken we samen?Strategische doelstellingen van de BN

In het doelstellingenkader wordt duidelijk hoe de VDS wil werken aan deze modules, ruimer ingebed in een stevig aanbod dienstverlening voor het speelpleinwerk en iedereen die werkt met spelende kinderen. Dit resulteert in 5 strategische doelstellingen voor de volgende beleidsperiode, voorvloeiend uit de visie, de missie en de kerntaken van de organisatie.

De eerste en tweede strategische doelstelling verwoorden de kerntaken van de VDS als koepel van het speelpleinwerk. Enerzijds gaat de VDS voor een volledig aanbod aan dienstverlening voor de speelpleinwerkingen (SD1), bestaande uit lokale ondersteuning en kadervorming. Anderzijds zet de VDS in op het sterker maken van de methodiek speelpleinwerk (SD2), door aan belangenbehartiging en visieontwikkeling te doen. Deze doelstellingen maken van de VDS dé koepel van het speelpleinwerk.

De derde en de vierde strategische doelstelling maken duidelijk dat de VDS zich ook wil profileren als expertisecentrum ‘spelen’: De VDS wil het speelpleinwerk zo toegankelijk mogelijk maken (SD3), om zo een breed en divers werkveld te creëren. Daarnaast willen we kennis rond spelen opbouwen en uitdragen naar speelpleinwerkingen én andere actoren, als praktijkspecialist van spelen (SD4). De VDS positioneert zich op die manier als expertisecentrum, om zoveel mogelijk kinderen zo kwalitatief mogelijke speelkansen te bieden.

4

De vijfde strategische doelstelling geeft een kijk op hoe VDS zich intern wil organiseren, met acties rond personeel, vrijwilligers, regionale verankering en management van de organisatie.

Deze strategische doelstellingen werden doorheen het ontwikkelproces van de beleidsnota verder uitgewerkt tot 29 operationele doelstellingen en een pak acties. Het is duidelijk dat de VDS ambitieus is, gedreven door een sterke tevredenheid van onze doelgroep, een grote dynamiek bij alle betrokkenen en vooral veel goesting om aan de slag te gaan.

Strategische doelstellingen van de VDSSD1: De VDS heeft een volledig aanbod van dienstverlening voor speelpleinwerkingenSD2: De VDS versterkt het speelpleinwerk als methodiekSD3: De VDS verhoogt de toegankelijkheid van het speelpleinwerk met het oog op alle spelende kinderen SD4: De VDS is praktijkspecialist op vlak van spelenSD5: De VDS is een effectieve organisatie die zijn efficiëntie permanent verhoogt

Analyse van de omgeving

1. Hoe ziet de relevante omgeving er voor de VDS uit in de toekomst? cfr. denkdag2. Wie zijn onze stakeholders? Welke stakeholders zijn prioritair of belangrijker dan andere en welke zijn misschien helemaal niet belangrijk?

Uit het verslag van de Werkgroep Communicatie (maart 2015)Bij het bepalen van onze stakeholders is het vanuit communicatief oogpunt belangrijk om een onderscheid te maken tussen het merk ‘VDS’ en het merk ‘speelpleinwerk’. Beide beogen dezelfde doelstelling* zoals omschreven in de missie van onze organisatie, maar de prioritaire doelgroepen verschillen en bijgevolg ook de communicatiestrategie. In het verleden maakte onze organisatie geen bewust onderscheid waardoor de communicatie zijn slagkracht mist of erger nog de kernboodschap soms verloren gaat.

Een mooi voorbeeld is de slagzin van onze organisatie. Deze zou een kernachtige uiting moeten zijn die de ideologie van de VDS of de algemene doelstelling weergeeft. “Vakantie? Op het speelplein!” mag dan wel de perfecte slagzin zijn voor het merk ‘speelpleinwerk’, helaas zegt het weinig over het merk ‘VDS’.

*Speelpleinwerk proactief ondersteunen om meer en betere speelkansen te creëren in de vrije tijd van kinderen.

5

Een bewuste communicatiestrategie voor beide merken dringt zich op en resulteert in 2 diverse lijstjes van prioritaire doelgroepen:

Wie moet de VDS kennen Wie moet speelpleinwerk kennen

Vlaamse Dienst Speelpleinwerk (als organisatie)

Speelpleinwerk (werkvorm bestaat en wat)

1. VDS medewerkers 1. Beleidsmakers en speelpleinorganisatoren

2. Speelpleinen: - speelpleinverantwoordelijke (onderscheid wel of geen beroepskracht) - speelpleinploeg (onderscheid in rollen)

2. Ouders (Kinderen)

3. Potentiële VDS medewerkers 3. Potentiële animatoren4. Huidige en potentiële partners : VVJ, Ambrassade, VVSG, Provincies, VVV, bovenlokale jeugdwerkorganisaties, K&S, IPA,…

4. Andere lokale –en bovenlokale (jeugdwerk)organisaties, bko’s,…

5. Potentiële cursisten 5. Pers6. Jeugddiensten die speelpleinwerk in hun gemeente hebben, maar zelf geen organisator zijn.

6. Buren

7. Beleidsmakers op alle niveau’s(schepenen, kabinetten…)

7. Eigenaars van huuraccommodatie

8. Pers 8. Leerkrachten en directie9. Organisatie/bedrijven waarbij wij klant zijn en er alle belang bij hebben dat we een goede band onderhouden (Dockx, KDG, cursuslocaties,…)

9. Publieke opinie

Aandachtspunten voor de toekomst   :

Op dit moment maken we binnen de VDS quasi geen onderscheid tussen particuliere organisatoren en jeugddienstverantwoordelijken. We zouden dit beter wel doen binnen onze toekomstig communicatiebeleid.

Hogere intensiteit qua contact, ondersteuning en gerichtere communicatie naar particulieren over organisatorische aspecten (wetgeving, …). We gaan ervan uit dat jeugddienstverantwoordelijken via verschillende kanalen geïnformeerd worden en ook meer tijd hebben om zich te informeren.Naar jeugddiensten toe dus meer inzetten op branding, opvallen tussen de rest, …

6

extra kanttekening 22/07 : we zouden zelfs beter een onderscheid maken tussen speelpleinen met en zonder beroepskrachten. Alle aspescten in beschouwing genomen (zie swot) vat deze opdeling sterker samen wat we bedoelen.

Naast particulieren en jeugddiensten, moeten we in de toekomst ook commerciële initiatieven die zich al dan niet speelpleinwerk noemen ook bij de organisatoren rekenen. Op dit moment rekenen wij hen niet tot onze prioritaire doelgroepen.

Net zoals vandaag het geval is, rekenen we animatoren tot onze prioritaire doelgroep. We stellen wel vast dat het slechts om een klein aantal gaat. We hebben namelijk enkel van animatoren die bij cursus volgden gegevens om rechtstreeks mee te communiceren. Is slechts een klein aandeel van alle animatoren op de speelpleinen. Als we voor animatoren als topprioriteit willen kiezen, moeten we ook de andere animatoren bereiken.

Analyse van de huidige communicatie

We beslissen om de speelpleinen niet opnieuw te bevragen in functie van dit strategisch communicatieplan aangezien onze externe communicatie en dienstverlening uitvoerig bevraagd worden in de vijfjaarlijkse speelpleinenquête 2015. De resultaten daarvan zijn in het voorjaar van 2016 bekend en zullen we toetsen aan onderstaande analyse. Op korte termijn sturen we bij waar nodig, op midden lange termijn dienen de resultaten als basis voor de nieuwe beleidsnota waarvan het strategisch communicatieplan een onderdeel van is.

We baseren ons voor een analyse van de kwaliteit op: recente VDS-enquête en bevragingen uit de regio’s. google analytics facebookstats analyse Mailchimp

1. Inventaris

- Wie zijn de belangrijkste communicatoren binnen de organisatie?- Waar bevindt zich de communicatiedienst binnen de organisatie?- Naar welke doelgroepen richt de communicatie zich?- Welke boodschappen worden overgebracht?- Welke communicatiekanalen worden gebruikt?- In welke mate worden de kwaliteit en effectiviteit van de

communicatieacties en –middelen systematisch geëvalueerd?- Welke zijn de middelen (budget, technische middelen en personeel)- Hoeveel tijd wordt erin geïnvesteerd?- Wanneer wordt er gecommuniceerd?- In welke context wordt er gecommuniceerd?- Is er een proactieve aanpak?- Hoe vaak wordt er gecommuniceerd?

7

Kwantiteit Zie matrix (2015) Kwaliteit Zie analyse van website(s) en sociale media (2015) Zie effectmeting – regio Antwerpen (2013) Zie enquête contact met de VDS – regio Vlaams-Brabant (2013) Zie swot-analyse beleidsnota 2014-2017 (onderaan document - 2013) Zie bevraging dienstverlening – regio Antwerpen (2012) Zie enquête bij cursisten (2012)

2. Toets aan efficiëntie

Efficiënt = - Ze dragen bij tot de realisatie van de doelstellingen van de organisatie- Ze komen tegemoet aan de behoeften van de belangrijkste doelgroepen - Ze hebben een groot bereik - Ze worden gewaardeerd

Niet efficiënt =

- De kosten zijn te groot in vergelijking met de resultaten die ze opleveren- Ze bereiken de belangrijkste doelgroepen niet- Er zijn te veel overlappingen zijn met andere communicatieacties

3. Conclusie (SWOT)

We maken een analyse in functie van alle prioritaire doelgroepen.

Animatoren (onderscheid in rollen)Sterktes

Actief op facebook (cursusfb-groepen)Lijn in cursusbrieven, meer en meer op elkaar afgestemdNevenwebsites (speelidee )Mond op mond (maar is dat altijd wat we zelf willen horen ???)Kwalitatieve cursus en expertise in huis om animatoren te ondersteunenInstructorencontact hoog met cursisten (enkel met die ons interesseren??)2e grootste cursusorganisatieJonge eigen vrijwilligers dus snel mee met communicatietrends (die daardoor te pas en te onpas en zonder nadenken ook gewoon gebruikt worden)trefdagenimago

Zwaktes

Inhoud bv cursusbrief (bv. verkleedkleren)Niet duidelijk wie we zijn/wat we doenNevenwebsites (kattenkwaad.be)>Slecht product is slechte reclameNog te regiogericht (bv. cursusfolder) cursus verdere vorming/instructeur (naar inhoud en regionale verschillen)FAQ over cursussen (hoeft mss niet extern, intern hulp sowieso – ouders geruststellen)Nog steeds veel verschillen regioSpeelkansen is corebusiness en niets op onze website op maat van animatoren (denk aan vroegere cursusboek) Ploegen die geen VDS-vw’s hebben Stuurgroepen kennen we nauwelijks (Wie? Waarmee bezig?), ook niet op

8

speelpleinen waar speelpleinen waar er geen beroepskracht is.

Kansen

Nieuwe media waardoor we anders/meer/beter kunnen communiceren (bv. sociale media snapchat)in elke vakantie kan je cursus animator volgenverspreiding (naar wie?) van folder optimaliseren (nu naar jeugddienst, wat doet die daarmee??)Schrijven we folders in functie van jongeren of ouders? Meer op maat (nalezen doelgroep?)Terugbetaling lijst communiceren! Interactie op speelidee.be opdrijven – input verzamelen!Gericht folder VV en HA opsturen naar mensen die A gevolgd hebben. Gerichte nieuwsbrief? > speeltips??We hebben gegevens van A waarmee we niets meer doen later Opvolging:Groepsfoto opsturen en links naar producten en diensten op hun maat kenbaar makenReflectiemomenten zijn verplicht, gebruikenWie doet wanneer stage, gericht info speeltips nét voor de stage,… sturen > automatische bevestigingsmailDNA’s online plaatsen

Bedreigingen

we denken op facebook heeft iedereen het gezien- slechte communicatie door medewerkers. (imagoschade) Ondoordacht, onprofessioneel, onverzorgd…- mond aan mond (houding van onze eigen vrijwilligers)

Speelpleinverantwoordelijken (geen beroepskracht)Sterktes

- We hebben alle adressen van particuliere werkingen. - Niet bewust mee bezig, maar we hebben wel de expertise om hen te helpen- in verhouding tot het aantal particuliere speelpleinen hebben we relatief meer vrijwilligers van particuliere speelpleinen dan van gemeentelijke- Snelheid waarmee dingen kunnen

Zwaktes

- We weten niet altijd up to date wie voorzitter is. (daardoor komt post bij verkeerde persoon terecht) We hebben het rapper gezien als gemeentelijke verantw. opstappen.- Niet iemand die zich specialiseert in bv. vzw-wetgeving. We zullen het moeten opzoeken. Algemeen weinig kennis van het gemeentelijk beleid “het speelplein binnen de gemeente”.- deel van het VDS-aanbod gaat

9

gaan om verandering te brengen is groter op sommige gemeenten. Geen administratieve, hiërarchische loop van zaken. - Vaak met groot hart voor de werking, het is niet hun job- Vaak zijn al meerdere mensen actief en beleidsmatig betrokken bij de werking (<> bij beroepskrachten meer ‘solo-slim’.Communicatie komt meteen bij een eindverantwoordelijke aan (verschil met beroepskracht, vaak schepen- Ervaring blijft langer plakken (de ‘bosmansen’ van het speelpleinwerk)

overdag door en niet bereikbaar voor particulieren. (bv. co2)- Niet dagdagelijks mee bezig, moeilijk bereikbaar en zij ons (wij open van 9 tot 5)- andere behoeften, vaak met andere dingen bezig? (rond wetgeving, financieel rond subsidies, boekhouding, sponsoring, verhuur lokalen,…- Vaak tradities, jonge mensen met weinig ervaring in het beleid of weinig knowhow aan het hoofd > dus verandering brengen is moeilijk - te weinig opvolging na een vorming ter plaatse, cursus… bewuster omgaan met ‘borging’- lijkt dat we overheidsdienst zijn ‘Vlaamse dienst…’ komt controleurachtig over, drempel, …

Kansen

- avonddienst!- nieuwe website, zelf profiel beheren en 2x uitnodiging om profiel aan te passen- roadtrip / speelpleinbezoeken vaak aanwezigheid van de verantwoordelijken- meer bij het handje, meer proactief aanspreken. Bv. we gaan langs bij elk plein en controleren samen indien interesse om te zien of de boekhouding in orde is…(bieden aan en enkel op vraag)- loko’s opdracht/taak geven om (nieuwe) verantwoordelijken te kennen en mee af te spreken- interactie prospectie meerdere personen/rollen kennen- good pratices als VDS proactieve verzamelen en integreren- VDS producten en projecten uitwerken met gerichte inbreng van hen- Deze mensen betrekken in de werkgroep communicatie centraal/regionaal- verzekeringen vanuit de VDS voorzien

Bedreigingen

- gemakkelijk contactpersonen weg = band weg met de VDS- gemakkelijk opgeslokt door gemeenten- eenzijdige of te veel focus soms op particulier moet er bij zijn door veel vrijwilligers uit particuliere werking- slechte communicatie door medewerkers. (imagoschade) Ondoordacht, onprofessioneel, onverzorgd…- (verdere) regularitis (fiscale attesten)- Ervaring die blijft plakken = soms ook vastgeroest, weinig vernieuwend, geen contact met de VDS

10

Speelpleinverantwoordelijken (beroepskracht: gemeentelijk & particulier)Sterktes- vaak dezelfde persoon aan het hoofd = band opbouwen - makkelijk bereikbaar (tijdens kantooruren)- hebben tijd, weten ons gemakkelijker aan te spreken (kennen ons en ons aanbod)- bredere kijk op de werking waardoor je kritischer kan kijken

Zwaktes- vorming, studiedagen, VDS-aanbod erg oppervlakkig, weinig nieuw en uitdaging voor oude rotten. Haken af.- te weinig (geen!) opvolging na een vorming ter plaatse, cursus… bewuster omgaan met ‘borging’. (evalueren, vragen hoe is het geweest in functie van bijsturen of beter ondersteunen > bv. vragen 3x na elkaar zelfde vorming aan, moet je weten!)- groot verloop (van vooral staf laatste 2 jaar) waardoor veel kennis en expertise weg.- grote afhankelijkheid van 1 persoon- deel van het aanbod ligt ’s avonds/weekend (PSV, speelpleincafés, trefdagen…)

Kansen> nieuwe website koppelt vormingsaanvragen en cursisten aan speelpleinen, automatisch mailtje.> proactief bellen > systeem achter steken, mag niet afhankelijk zijn van 1 persoon die dat toevallig doet en andere ondersteuner niet> budgetbeheer, dus meer beslissingsrecht, overtuiging

Bedreigingen- Imago VDS slecht > moeilijk ingang/blijft slecht - onze vrijwilligers hebben te weinig algemene kennis van speelpleinwerk. Enkel knowhow over eigen werking. - groot verloop (van vooral staf laatste 2 jaar) waardoor veel kennis en expertise weg.Bedreiging voor kernwaarden- slechte communicatie door medewerkers. (imagoschade) Ondoordacht, onprofessioneel, onverzorgd…

Beleidsmakers (lokaal en bovenlokaal) (schepen, deputatie, minister…)Sterktes- betrouwbare partners, degelijkheid = ons imago- speelplein.net- persoonlijk contact (kennen er wel wat of medewerkers) - zitten veel in media, horen van ons en zien ons (mensen taggen…)- meerwaarde stijl en expertise- cjw en ander brussel

Zwaktes- inhoud van de website “bv. wat is speelpleinwerk, wat vindt de VDS dat speelplein moet zijn”. Cfr weten we dit zelf > definitie speelpleinwerk- kennen ons niet - we zitten niet op twitter- loko wisselt vaak (schrik bij VDS-medewerkers?) > hoogdrempelige personen/moeilijke stap voor loko

11

Kansen- erbij vragen bij een speelpleinbezoek, voorstelling van het aanbod,- aanbod in functie van verkiezingen (bv. 10punten plan, memorandum…)- twitter- in perslijst naast kabinet gatz en poltieke jongerenpartijen ook oppositie en andere meerderheidspartijen opnemen- communiceren zéér zelden met schepen van jeugd (lijst schepen actueel?), wel in functie van deel 1 campagne bv. - Langetermijnvisie- ons profileren in samenwerkingsverbanden- intern/extern meer vertellen wat we op beleidsniveau doen- Meer schriftelijk/algemeen contact - Adverteren?- Meer dan enkel spw in de verf zetten> Mensen vormen, stimuleren om dit te doen- Lokale afstemming opvang en vrije tijd: schepenen proactief informeren.

Bedreigingen- nooit verantwoordelijken voorbij steken- Brusselverhaal zet ons in bepaald daglicht, blijven opletten hoe we communiceren.- niet prioritaire doelgroep (pas na 4-5 jaar)

OudersSterktes- Heel veel ouders bezoeken website om speelplein in de buurt te zoeken, ook interesse in andere info? Vinden ons (we hebben deze functie en wordt nog toegankelijker met nieuwe)- zitten veel in media, horen over speelpleinwerk (lokaal, regionaal – vds/eigen plein)- gadgets en promomateriaal van de VDS- bordjes ‘lid van’ speelplein is deel van groter geheel + wegwijzers- mond aan mond reclame- opvangmogelijkheden; ouders gaan zelf op zoek naar speelpleinwerk

Zwaktes- We hebben geen ledenbestand, dus ook geen contactgegevens van ouders- speelplein is zo divers dat de VDS ook niet aan ouders rechtstreeks?? Een brochure kan sturen met wat is speelpleinwerk. Halen we zever op de hals. - weinig educatief karakter- geen specifiek thema <> “maar spelen”- heel grote groep > als je ze wil bereiken moet je een grote campagne houden

Kansen- Nog nooit in de geschiedenis van de VDS hebben we ouders persoonlijk aangesproken.

Bedreigingen- niet willen luisteren, eerste bekommernis is opvang (speelplein <> opvang)

12

- adverteren in krant, bijlagen, tijdschriften, website… - verzekering (zoals formaat, chiro, scouts…) opzetten/voordelenkaart en koppelen aan ledenbestand- Diversiteit uitspelen als eigenheid van speelpleinwerk, dat communiceren. - Wat vinden/denken ouders echt van speelpleinwerk (onderzoek?)- Ouders van animatoren (cursussen > infobrochure voor ouders?)- ex VDS’ers die ouder geworden zijn aanspreken (ambassadeursrol)- inspelen op zoekgedrag ver voor de zomer inspelen- ouders verzamelen aan de poort- broodzakken- perstraining voor speelpleinen

- ouders kennen speelplein in de buurt en wij zeggen iets anders – verwarring- toegankelijkheid speelpleinen daalt (inschrijvingen, volzet, meer grip) => verlies deel van eigenheid, wordt 1 van de delen

Algemene strategische communicatiedoelstelling:

Strategische communicatiedoelstellingen zijn afgeleid van de algemene organisatiedoelstellingen die op middellange of lange termijn worden bereikt. De doelstelling is geformuleerd als een ideale situatie die men wil bereiken. De tactische doelstellingen worden jaarlijks opgesteld om de strategische communicatiedoelstellingen op lange termijn te realiseren.

De Vlaamse Dienst Speelpleinwerk (VDS) is een behulpzame organisatie, dichtbij elke werking. We kiezen voor een persoonlijke aanpak van alle actoren, we luisteren en stemmen het aanbod af op hun noden. Onze werking is transparant.

13

Onze diensten, producten en informatie zijn duidelijk, betrouwbaar en makkelijk toegankelijk.

Meer dan de vraag “hoe bereiken we speelpleinverantwoordelijken –en ploegen?” is het uitgangspunt “hoe maken we samen werk van meer én betere speelkansen?”. Onze communicatie en conversatie moeten daar mee de antwoorden op geven. Het thema spelen veronderstelt een zeker enthousiasme bij onze medewerkers, beroepskrachten en vrijwilligers, die weliswaar bekwaam en met een professionele houding de verbinding maken tussen de VDS als koepelorganisatie en het werkveld

Voornaamste operationele communicatiedoelstellingen

SD1: De VDS heeft een volledig aanbod van dienstverlening voor speelpleinwerkingen SD1/OD1-2: De VDS draagt zijn huidig aanbod van ondersteunende diensten en producten breed uit.

SD2: De VDS versterkt het speelpleinwerk als methodiekSD2/OD2: De VDS werkt met een definitie van speelpleinwerk om het onderscheid te maken met andere speelinitiatieven. SD2/OD3: De VDS stimuleert, en organiseert waar nodig, netwerkvorming van speelpleinwerkingen.SD2/OD4: De VDS behartigt de belangen van de speelpleinsector naar overheden en andere externen en versterkt het speelpleinwerk hierin.

SD3: De VDS verhoogt de toegankelijkheid van het speelpleinwerk met het oog op alle spelende kinderen.SD3/OD1: De VDS is de promotor van het speelpleinwerk in zijn totaliteit en draagt bij aan het positief imago van speelpleinwerk.

SD4: De VDS is praktijkspecialist op vlak van spelenSD4/OD3: De VDS verdedigt het recht van kinderen op spelen.

SD5: De VDS is een effectieve organisatie die zijn efficiëntie permanent verhoogtSD5/OD2: De VDS staat dicht bij elke speelpleinwerking en bouwt een netwerk uit dat kennis verzamelt en verspreidt. Dit stelt de VDS in staat om op maat te werken. SD5/OD3: De VDS heeft een transparant organisatiemanagement dat de betrokkenheid van alle actoren vasthoudt.

Communicatieprioriteiten op actieniveau

2016 Eindverantwoordelijke

Tijdsbesteding Prio. doelgroep

- Gebruik van het Twitteraccount voor eigen persberichten/opiniestukken & lancering nieuwe producten die relevant zijn

Co Com 0,5 dag S1S5

14

voor het bredere (jeugd)werkveld.(vragen ook behandelen, liefst op Twitter) - Opdoeken van regionale ‘Pinterest’-pagina’s (OVL, LIM en BXL).

Co Com in overleg (kennis overdragen, zelf ook posten??)

1 dag /

- Investeren in de centrale Pinterestpagina > alle foto’s uit de fotomap ‘speelpleinbasisschema’ op pinterest mét logo (eventueel met vermelding van het speelplein waar de foto is genomen.

Co Product/Com 2 dagen uitkuizen + watermerken / 3 dagen (wel met applicatie om upload in bulk toe te passen) bv. Freegallerycreator

> uitbesteden aan vrijwilliger (wel bekijken hoe bedanken) / stagiair kantoor)

> éénmaling investering, nadien regulier onderhoud

V1V2

- Gebruik ‘Vlaamse Dienst Speelpleinwerk (VDS) vzw’ op centrale sociale media waardoor we makkelijker gevonden worden.

Co Com 0,5 dag V2V

- Centraal aanmaken van een algemeen personenprofiel op facebook (ter vervanging van ‘hoofd der hoofden’ (WVL) en ‘dolle dino’ (ANT) met een hoog callcentergehalte.

Groepen hanteerbaar/beheerd door centraal personenprofiel en regio’s (loko en I vd cursus) met het oog op een betere communicatie met alle cursisten (A, HA, VV en I) en een grotere efficiëntie (banners, uitnodiging digitale nieuwsbrief…)

Co Com, werkgroep com centraal in overleg met regio’s

1 dag (vergadering, afspraken vastleggen, profiel uitwerken, cursussen toevoegen (bestaande koppelen, nieuwe toevoegen)

> éénmaling afspraken, nadien regulier onderhoud

V2P

- Uitwerken van prioriteiten (2016) in de communicatienota met concrete afspraken en richtlijnen om het

Concretiseren en uitwerken: Co Com, werkgroep com centraal in overleg met regio’s

10 dagen (5 vergaderingen + uitschrijven + communiceren (prioriteiten zijn

Intern

15

communicatiebeleid in praktijk toe te passen en als antwoord op allerhande communicatievragen. > prioriteiten concretiseren en bestaande reeds toevoegen (bv. een apart VDS-fbprofiel voor staf, procedure redactiewerk, opmaak nieuwsbrief...)

door ic vastgelegd: communicatiemiddelen op basis van doelgroep)

- Speelidee.be opnieuw onder de aandacht met affiche en nieuwe inhoud (> tip! geen nieuwe categorieën, maar wel in de reeds populaire categorieën (bv. kleuters…)

Co Com/producten 1,5 dag V2P

- Opdoeken van Kattenkwaad.be, huidige inhoud onderbrengen in vernieuwde thema-bib op speelplein.net. (domeinnaam 1 jaar behouden en linken ‘wij zijn verhuisd’)

Co Com, samen met Co producten, Co VPO

1 dag /

- structureel na elke cursus HA en I cursisten toevoegen aan de lijst voor de digitale nieuwsbrief.

Co Com 0,5 dag V2P

- structureel na elke cursus A, cursisten uitnodigen (via fb-groep & mail na cursus) om zich in te schrijven voor onze digitale nieuwsbrief.

Co com 0,5 dag V2P

- vertaling maken in het Engels en Frans van onze visie op vrije tijd, visie op spelen, visie op spelen op het speelplein & wat is speelpleinwerk.

Co VPO Uitbesteden V4S4

- Documenten zoveel mogelijk digitaal online gooien (faq’s, foto’s, DNA’s…), gaat samen met verdere uitbouw van nieuwe speelplein.net = idee

Co com/Co prod V1V2

- verwijzing naar verkleedkleren in cursusbrief moet beschrijvend zijn, eventueel voorzien van

Ploco’s hebben de taak deze brief aan te leveren aan team Ali – 1 maand vooraf!Voor instructeur – Co

0d V2P

16

foto’s. (aandacht besteden aan toegankelijkheid qua thema)

producten!!

- Congres plenair gedeelte streamen resultaten onderzoek in de pers (samenwerking met 1 partner) > promoplan

Co com V2S (Z)V4

- Mudday kan rekenen op brede persbelangstelling en aanwezigheid van deelnemers > promoplan(bv. zakje zand – ‘add water’ – mudday!)

Co com S

- Campagne om nieuwe vds-medewerkers te wervenfocus ook op communicatie (redactieraad, regionele com-cellen, fotograaf, videograaf…)

Ploco, ondersteuning door Co Com

V3

- Opdoeken van de KiCK met alternatief, gekaderd binnen een weloverwogen postmailing-plan.

(zie communicatie op papier)

Co Com Laatste KiCK najaar 2015

(in de nieuwe plannen rond ASB niet meer opgenomen)

/

- Het zomergadget als onderdeel van lidmaatschap verdwijnt en wordt kleinigheid bij de zomerposter voor elke ontvanger (sticker, ballon, veter, fietsvlagje, embleem, armband, tattoo – recycleren kan best)

(zie communicatie op papier)

Co Com Idem 2015, andere insteek

(in de nieuwe plannen rond ASB niet meer opgenomen)

/

- lidmaatschap gekoppeld aan infographic (wat doen we, wie zijn we, wat doen we concreet volgend jaar, lidgeld maakt een verschil…) = achterkant kalender

(zie communicatie op papier)

Co Com 2,5dag /

- gebruik maken van Co Com /

17

enveloppe met attest om dingen bij te steken + inhoudelijk (verwijzing waar vind je speelideeën (A), inhoud (HA)… + promo volgende stappen (VV, HA, I, word vrijwilliger) + eventueel kortingsbon MaMa + brief om aan ouders te geven ‘je zoon/dochter zal wat minder thuis zijn deze zomer…’.

- “4x per jaar communiceren met verantwoordelijken op papier” uitwerken

Co Com Idem Zie bijlage

TV spot bij het begin van de zomervakantie (VRT liefdadigheid) > speelpleinwerk synoniem voor écht vakantie beleven.

Co Com Projectvoorstel indienen voor 1/10/2015 (ligt klaar) > realisatie 4 dagen

S2

- Groepsfoto van cursus opsturen samen met zomerposter van cursisten die het afgelopen jaar cursus hebben gevolgd.

Co Com (groepsfoto’s moeten we hebben > regionale com-verant)

1 dag

- lijn huisstijl doortrekken nieuwe website, cursusfolders… meer wit, minder druk

Co Com 0 d V

- Uniforme e-mailhandtekening (incl. afwezig op vaste dag & foto staf – ook bij wie is wie op de website)

CoCom 0 d V

- VDS-bib op thema (op speelplein.net) wordt het uithangbord en draaischrijf van alle relevante info voor elke animator, hoofdanimator en speelpleinverantwoordelijke. Jaarlijkse investering nodig!

Co producten / Co visie

V1V2

- Binnen de 5 dagen een antwoord op alle vragen (een antwoord kan ook zijn, ik ben er niet…

0 d V

18

doorverwijzing – wizard afw.) = afspraak voor in communicatienota

- Mail die toekomt vanuit centraal onthaal wordt in mailbox getoond als Vlaamse Dienst Speelpleinwerk (en niet E. Rochtus)

Co Com 0 d V

- toevoegen onder persbericht/opiniestuk en bij emailhandtekening “wat is speelpleinwerk”

Co Com S

2017 Eindeverantwoordelijke

Tijdsbesteding Prio. doelgroep

- Inzicht vergroten op de diverse communicatieposten in de begroting.

Dir fin Intern

- opnemen van de rubriek “de vraag” (uit de KiCK rond wettelijke kantjes) in elke digitale nieuwsbrief (12x per jaar)

Co Com in overleg met Team loko

V2V

- plaatsen van speeltips 10x per jaar (2x pasen en 8x zomer) op www.facebook.com/vds, gedeeld op de regiopagina’s. (gekoppeld aan – nieuwe – speelidee en pinterest)

Co Com in overleg met loko’s/co prod(eventueel in combinatie met MateriaalMagazijn)

1 dag V2P

- Opdoeken van facebook-pagina’s met een laag bereik, weinig of geen actie of die het imago van onze organisatie schaden.

Co Com in overleg /

- Uitwerken van prioriteiten (2017) in de communicatienota met concrete afspraken en richtlijnen om het communicatiebeleid in praktijk toe te passen en als antwoord op allerhande communicatievragen. > prioriteiten concretiseren!!

Concretiseren en uitwerken: Co Com, werkgroep com centraal in overleg met regio’s

10 dagen (5 vergaderingen + uitschrijven + communiceren

Intern

Focus interne communicatie met als

V1

19

hoofddoel de realisatie van een algemeen netwerk waarin alle medewerkers data, inhoud en kennis kunnen delen.Voorzien van een specifiek communicatiebudget binnen de begroting dat flexibel kan worden aangewend.

Intern

Implementatie en opvolging van de product/actiefiche

Intern

Communicatietaken opnemen expliciet opnemen in functietaken en/of dagenteldocument

Intern

Plaatsen een syllabus of inhoud per soort cursus op onze website beschikbaar

V2P

Filmpje maken “wat is speelpleinwerk?” en verspreiden.

S1S2

1 duidelijk aanbod verdere vorming (andere naam, over het zelfde, 1 folder, afgestemd programma)

V2P

Eén keer per jaar een grondige update van de online

V2V

Communicatieprioriteiten op actieniveau 2018-2022 (voorzet richting nieuwe beleidsnota)

1. Uitwerken van prioriteiten (per jaar bepalen) in de communicatienota met concrete afspraken en richtlijnen om het communicatiebeleid in praktijk toe te passen en als antwoord op allerhande communicatievragen.

2. Werken aan het persoonlijk contact van medewerkers met klant (uitstraling, boodschap, hoe voorstellen, wat komen we doen, houding, op welke momenten speelpleinondersteuners aanspreekbaar tijdens lokale trefmomenten/cursussen…)> vorming / handleiding

3. Meer en duidelijker communiceren wat speelpleinwerk is naast website, e-mailhantekening en persbericht/opiniestuk. Andere mogelijkheden onderzoeken.

4. Meten is weten: instrumenten ontwikkelen en bestaande gebruiken om penetratiegraad, die nu nog steeds buikgevoel is, beter in kaart te brengen. Meten van effect en impact om beleid op af te stemmen.

5. Expertise opbouwen en producten/dienst uitbreiden inzake VZW-materie, zakelijke aspecten en organisatie (wetgeving, andere noden, ...) - pijler ‘organisatorische onderbouw’Speelpleinen zonder beroepskracht meer bij het handje. Bv. we gaan langs bij

20

elk plein en controleren samen indien interesse om te zien of de boekhouding in orde is…(bieden aan en enkel op vraag ter plaatse)

6. Verplichte zaken rond vzw proactief communiceren (denk eraan, nu moeten je statuten binnen, jaarrekening…)

7. Brochure VZW –wetgeving standaard mailen naar alle particuliere werkingen bij begin van het werkjaar.

8. App of mobielvriendelijke website ontwikkelen rond speelidee.be(Aanvullen van het opmerkingenveld op speelidee.be met een “goe gespeeld-meter”, integratie materiaalexplorer cfr MateriaalMagazijn…)

9. VDS cataloog ontwikkelen met volledig aanbod. Zeer sober, inhoud op de website (ook makkelijk aanpasbaar)

10. Meer speelplein-merchandise, wél betaalbaar (brooddoos, sokken…) > eerder spelen en speelplein in de verf, dan de VDS.

11. ontwikkelen van posters “word animator op het speelplein” (leeg vak laten voor infomoment)

12. uitzoeken wat een bushokjes-campagne kost (eventueel mikken op crowdfunding ‘i love speelplein’ poster is een verzameling van allemaal gezichten of logo’s die sponsorden) + idee verder uitwerken

13. nieuwsbrief met speeltips voor A (niet via mail!! Koppelen aan speeltips op facebook met pasen/zomer, integreren in app speelidee.be of cfr gsm-actie Antwerpen) Of koppeling maken met database. Stages moeten geregistreerd worden, dus we weten exact wie wanneer stage doet en we hebben contactgegevens.

14. We evolueren met de organisatie naar een centraal jaarthema. Iedereen is mee, heeft het gehoord. We werken meer verticaal ipv horizontaal qua inhoud en aanpak. Onze boodschap zal optimaal overkomen als we onze boodschappen op mekaar afstemmen, de communicatiekanalen diversifiëren per boodschap (optimale communicatiemix: via mail, op print, via de site, in de pers … ) en de boodschap op maat van de ontvanger formuleren (vb. beleidsmaker krijgt andere aanpak dan animator, terwijl boodschap dezelfde kan zijn, grote werking krijgt andere aanpak dan kleine werking etc.). Geen aparte zomerwedstrijden meer, maar eventueel 1 – gekoppeld aan centraal thema. Vorming op alle trefmomenten rond dat thema, thema van trefmomenten gekoppeld aan jaarthema…

!! Koppelen aan algemene discussie: “verhouding alles regionaal <> alles centraal” – neuzen in dezelfde richting.

15. Uitwerking van interne processen, concreet benoemd, in de volgende beleidsnota die ons extern sterker maken.

16. We maken een speelplein-doeboek (à la panini), samenwerking met Mama, Fun, Dreamland… (= make-over van DNA Materiaalexplorer – koppelen aan speelidee.be)

17. Infobrochure over speelpleinwerk maken voor ouders (vooreerst bevragen aan speelpleinen of er interesse is (wel met concept al inhoud zonder lay-out). “Dit is speelpleinwerk (algemeen), ruimte laten voor de eigen lokale werking”.

18. Standaardbrief beschikbaar stellen voor ouders van A die speelpleinen kunnen uitdelen “bezorg deze brief aan de ouders van je animatoren”.

19. Groepsaankoop aanbieden voor meer dan alleen speelmateriaal, ook verzekering BA/LO, inschrijfprogramma’s…

20. belplan opmaken (wanneer bereikbaar, permanentie, rechtstreeks bij juiste persoon, technisch, ook avonddienst in functie van werkingen zonder beroepskracht?)

21. Perstraining voor lokale speelpleinen op trefdagen + update infofiche pers22. Het hele VDS-aanbod aan publicaties en vooral producten meer gaan gebruiken

en aanbieden (implementeren) in vormingsaanbod. (evaluatietool,

21

taalspelerbox, impulsenspel…)23. Fysieke bib met uitleenbare producten, eigen en andere publicaties en spelen.

(aanbieden via website) als verrijking van de online bib24. regionale zomerwedstrijden afschaffen of vervangen door wedstrijd over regio’s

heen met dan ook grotere prijs (bv. speeltoestel...) eventueel gekoppeld aan algemene campagne, thema…)

25. Toegankelijke evaluatieformulieren om te sturen na een cursus, VTP, ATP, kennismaking, audit en procesbegeleiding. (automatisch gegenereerde resultaten!)

26. Kennismakingsbezoeken (met nieuwe verantw, stuurgroepen,…) stroomlijnen en manier van aanpak uitwerken. Small en large-pakket.

27. Inspraakmoment voor speelpleinverantwoordelijken bij beleidskeuzes (structureel) (cfr. ad hoc tafelgesprek in 2015 meer structureel gaan inbouwen)

28. Maken van een organigram van de VDS binnen het bredere jeugdwerk: We brengen onze mogelijke partners in kaart ifv interessante samenwerkingsverbanden, zowel in het landelijk jeugdwerk, partners buitenland (als in Wallonië)

29. Avonddienst om ook particuliere speelpleinen van dienst te zijn.30. Briefje bij alle producten die verkocht worden met kleine evaluatie enquête om

terug te sturen.31. Opname van plenaire stukken op infomomenten zodat particulieren kunnen

herbekijken.32. CO² opleiding voorverantwoordelijke van particuliere speelpleinen zonder

beroepskracht waarbij er enkele zaterdagnamiddagen vormingen worden ingericht op hun maat (financiën, wetgevingen, verzekeringen)

33. Eén keer per jaar een grondige update van de online 34. Elke speelpleinverantwoordelijke moet jaarlijks één maal telefoon krijgen van

een LOKO om te vragen hoe het gaat, of we kunnen helpen. – structureel vastleggen / afspraken maken

35. We schrijven een memorandum voor opkomende politici tijdens de gemeenteraadsverkiezingen van 2018 en de gemeenschapsverkiezingen van 2019.

36. Bij elk speelpleinbezoek/advies ook voorstellen om de schepen erbij te vragen (desnoods 15 min.) om enkele vragen te beantwoorden/handjes schudden.

37. In perslijst en lijst partners naast kabinet gatz en politieke jongerenpartijen ook oppositie en andere meerderheidspartijen opnemen: kortom update van de lijst, in kaart brengen wie relevant

38. Schepenen krijgen na de gemeenteraadsverkiezingen een uitnodiging voor een gratis kennismakingsgesprek.

speelpleinverantwoordelijken kunnen aanduiden op speelplein.net wie deel uitmaakt van de stuurgroep (ook openbaar) > checken nieuwe speelplein.net

Communicatie over het communicatieplan, meten en evalueren

Tussentijdse betrokkenheid > rapportageLanding strategisch weekend 2015 (extern keuzes korte en middenlange termijn)

Aansturen nieuwe beleidsnota op communicatievlak (in de loop van 2016) Landing strategisch weekend 2016 (extern ifv beleidsnota – aanvang intern)

22