Valor de Negocio de Microsoft Office Systemdownload.microsoft.com/.../Folleto_valor_del_negocio.pdf · Folleto_valor del negocio 9/10/03 16:17 Página 1. 2 ... como una de las herramientas

Valor de Negocio deMicrosoft Office System

Folleto_valor del negocio 9/10/03 16:17 Página 1

Indice

Introducción.. .........................................................................................................................................................1Alcance..... .........................................................................................................................................................1Valor del producto ...............................................................................................................................................2

Productividad individual ...........................................................................................................................................4

Colaboración... ........................................................................................................................................................5

Acceso a datos e información..................................................................................................................................7

Seguridad................................................................................................................................................................8

Análisis de información..........................................................................................................................................10

Comunicación .......................................................................................................................................................11

Organización de procesos de negocios ...................................................................................................................12

Retorno de inversión..............................................................................................................................................13Introducción......................................................................................................................................................13Análisis de beneficios .......................................................................................................................................14

Trabajo en colaboración ...............................................................................................................................14Documents Workspace ...........................................................................................................................14Microsoft Office SharePoint Portal Server................................................................................................14Microsoft Windows SharePoint Team Services .........................................................................................15

Facilidad de uso ..........................................................................................................................................15Microsoft Windows SharePoint team Services (Microsoft Office 2003) ......................................................15Acceso a datos; Smart Tags y XML .........................................................................................................15Task Panel (Panel de tareas)...................................................................................................................15

Soluciones avanzadas de Intranet y Extranet .................................................................................................16Microsoft Windows SharePoint Team Services .........................................................................................16

Ejemplos valorizados.........................................................................................................................................17

Mensaje de valor ...................................................................................................................................................18Mensaje al BDM ...............................................................................................................................................18

Microsoft Office 2003..................................................................................................................................18Microsoft Office InfoPath 2003.....................................................................................................................18Microsoft Office OneNote 2003....................................................................................................................19Microsoft Office Visio 2003..........................................................................................................................19Microsoft Office FrontPage 2003 ..................................................................................................................19Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 ............................................................................................20Microsoft Office Enterprise Project Management 2003 (Project Server & Project Pro) ......................................20Microsoft Office Project Standard 2003 ........................................................................................................20

Mensaje al ITDM...............................................................................................................................................20Microsoft Office 2003..................................................................................................................................20Microsoft Office InfoPath 2003.....................................................................................................................21Microsoft Office OneNote 2003....................................................................................................................21Microsoft Office Visio 2003..........................................................................................................................21Microsoft Office FrontPage 2003 ..................................................................................................................21Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 ............................................................................................22Microsoft Office Enterprise Project Management 2003 (Project Server & Project Pro) ......................................22Microsoft Office Project Standard 2003 ........................................................................................................22

Valor en determinadas posiciones de la empresa ...............................................................................................22Gerente financiero .......................................................................................................................................22Analista ......................................................................................................................................................22Secretaria ...................................................................................................................................................23Gerente de marketing ..................................................................................................................................23

Valor en diversos mercados verticales................................................................................................................23Administración pública .................................................................................................................................23Servicios financieros....................................................................................................................................24Industria .....................................................................................................................................................24Salud........... ...............................................................................................................................................24

Identificación y satisfacción de necesidades .........................................................................................................25

Microsoft Office System, más desarrollo a medida .................................................................................................28Necesidades que cubre en el usuario.................................................................................................................28


Descripción básica del producto ............................................................................................................................29

Microsoft Office 2003 ...........................................................................................................................................29Microsoft Office Word 2003 ..............................................................................................................................29Microsoft Office Excel 2003 ..............................................................................................................................30Microsoft Office Outlook 2003...........................................................................................................................30Microsoft Office PowerPoint 2003......................................................................................................................30Microsoft Office Access 2003 ...........................................................................................................................32Microsoft Office InfoPath 2003..........................................................................................................................33Microsoft Office Publisher 2003 ........................................................................................................................34Microsoft Office OneNote 2003 .........................................................................................................................34Microsoft Office FrontPage 2003 .......................................................................................................................35Microsoft Office Project 2003............................................................................................................................35Microsoft Office Visio 2003...............................................................................................................................37Microsoft SharePoint Portal Server 2003 ...........................................................................................................37

Extensible Markup Language en Microsoft Office System.......................................................................................38Descripción y oportunidades..............................................................................................................................38

¿Qué es XML?.............................................................................................................................................38Aplicaciones Inteligentes..............................................................................................................................38

Escenarios.............. .........................................................................................................................................39Cumplimiento normativo y preparación de datos financieros ................................................................................39Ejecución y administración de reparaciones in situ..............................................................................................40Informes de marketing y marca..........................................................................................................................40Tramitación de reclamaciones de seguros ..........................................................................................................41Flujo de información entre organismos gubernamentales ....................................................................................42Relación con Microsoft Word de Microsoft Office 2003 .......................................................................................43Relación con Microsoft Excel de Microsoft Office 2003.......................................................................................43Relación con Microsoft InfoPath de Microsoft Office 2003 ..................................................................................44Relación con Microsoft Access de Microsoft Office 2003 ....................................................................................44Relación con Microsoft FrontPage de Microsoft Office 2003 ................................................................................44Relación con Microsoft Visio de Microsoft Office 2003 .......................................................................................44

Microsoft Office System y su relación con Microsoft Windows System Server.........................................................45Microsoft Office System y Windows SharePoint Services.....................................................................................45

Document Workspaces.................................................................................................................................45Microsoft Office Excel y Windows SharePoint Services ........................................................................................46Microsoft Office Access y Windows SharePoint Services .....................................................................................46Microsoft Office Outlook y Windows SharePoint Services.....................................................................................46Microsoft Office System y Exchange 2003..........................................................................................................46Microsoft Office System y SharePoint Portal Server 2003 ...................................................................................47

Presentaciones al cliente ......................................................................................................................................48Organización de demos .....................................................................................................................................48Algunas demos posibles en Microsoft Office 2003 .............................................................................................48

Microsoft Office Outlook 2003 .....................................................................................................................48Microsoft Office Word 2003 .........................................................................................................................48Microsoft Office Access 2003 ......................................................................................................................48Microsoft Office OneNote 2003....................................................................................................................48Microsoft Office InfoPath 2003.....................................................................................................................48

Documentación Recomendada ...............................................................................................................................49


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Introducción

En esta nueva versión deMicrosoft Office encontramostres pilares básicos en los quese apoya el paquete para cumplirel objetivo antes mencionado. Enprimer lugar, incorpora y mejoranuevas tecnologías. Los serviciosWeb (“Web Services”) aparecencada vez más desarrollados,permitiendo una comunicación entiempo real, efectiva y eficiente.Asimismo se ha mejorado elmanejo de la tecnología XML yahora un usuario tipo puedetrabajar con dicha tecnología deun modo más intuitivo. Éste es,sin duda, uno de los grandesavances producidos en cuanto aconectividad de las fuentes deinformación.

En segundo lugar, se hanincorporado nuevas capacidadesque permiten, entre otrasposibilidades, un manejo“inteligente” del correo,evitando daño de información ygarantizando privacidad,seguridad, etc. Se han incluidolos Smart Documents, quepermiten automatización deprocesos organizativos, lo cualredunda en ahorro de tiempo(traducido en menores costos

económicos). Para temas deseguridad se ha creado laherramienta más capaz deproteger la información, comoson los “Information RightsManagement”.

En tercer lugar, se han diseñadonuevas e interesantesaplicaciones que permitiránincrementos importantes en elnivel de productividad. A lafamilia de productostradicionales se han incorporadoMicrosoft Office OneNote 2003y Microsoft Office InfoPath2003, los cuales se constituiránen herramientas indispensablesde trabajo.

Alcance

Este informe ha sido preparadocon el fin de ayudar en elproceso de venta de MicrosoftOffice System en cuentas MOrg.En él no sólo se describen losatributos del producto encuestión, sino que también seincide en el desarrollo de losargumentos de venta quepodrían ser utilizados en futurosprocesos comerciales.

Microsoft Office haevolucionado con el tiempo. Enun principio fue utilizadosolamente para creardocumentos y cubrir ciertasnecesidades básicas, mientrasque hoy en día se utiliza comoherramienta fundamental parala comunicación dentro de unaorganización.

Microsoft Office System permite“Comunicarse con máseficacia”, “Colaborar con loscompañeros de trabajo” y“Mejorar los procesosempresariales”, característicasque están siendoperfeccionadas desde la versióndel producto correspondiente alaño 2000. Esta versión“System”, creemos, ha llegadoa combinar todos los avanceslogrados hasta el momento(muchos de ellos incluidos en laversión Microsoft Office XP) connuevas herramientas quepermiten mejorar laproductividad personal y degrupo y darle mayor fluidez a lainformación dentro de laorganización.

Microsoft Office System presenta una variada combinación deherramientas y funcionalidades nuevas y mejoradas que se plantea comoobjetivo fundamental el de incrementar el “valor” de una organización.


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Valor del producto

Microsoft Office Systemconstituye un sistema integradode aplicaciones que permite“transformar” información deforma simple e intuitiva. Elsistema posibilita conectar a lagente y a la organización paraque puedan disponer de unmodo más simple de lainformación que manejan,mejorando procesos de negocioy automatizando y haciendo másefectivos los procesosorganizativos.

Para facilitar la búsqueda delvalor del producto, cuestiónfundamental a transmitir en unproceso de venta, debemoscomprender cómo MicrosoftOffice System se amolda a losprocesos organizativos que sedeben ejecutar en una empresa.

Es por ello que hay quecomprender que en laactualidad cada vez se hacemás imprescindible la utilizaciónde herramientas informáticasque permitan incrementar laproductividad en el desarrollode las distintas actividades querealizan las personas. Lasnuevas problemáticas, surgidascomo producto de nuevasnecesidades de los usuarios,hacen que las aplicacionesinformáticas tengan queacercarse a dichas necesidadesy tratar de satisfacerlas demanera eficiente.

Por otro lado, es casi imposiblepensar en un puesto de trabajoque funcione de forma efectiva yque al mismo tiempo serelacione con otros puestos detrabajo, sin considerar quetodos ellos utilizan ordenadores

como una de las herramientasmás importantes para llevar acabo las tareas.

Cada vez más se evidencia unamayor necesidad de que laherramienta informática sea losuficientemente flexible comopara poder trabajar tanto deforma individual como colectiva.

En la actualidad es necesariauna tecnología que permitaprocesar y analizar grandesvolúmenes de información paraque el proceso de toma dedecisiones sea óptimo, asícomo poder comunicarseeficazmente, gestionaractividades y desarrollardistintas labores inherentes alos procesos organizativos.

Esta complementariedad entrelas necesidades de los usuariosy las herramientas tecnológicasdisponibles en el mercado nosiempre es percibida como tal.Es por ello que se requiere podercristalizar dichas necesidades enherramientas informáticas quelas satisfagan. Sin embargo, latarea no es siempre simple.Llegar a entender los procesosorganizativos y de trabajo que sedesarrollan dentro de unaorganización para lograr lasatisfacción del cliente es algocomplejo.

Como mencionamos, lasnecesidades de los usuariosson cambiantes, por lo tanto,tienen que producirse cambiostecnológicos constantes quepermitan cubrirlas. Por eso sedebe contar tanto con elconocimiento de lasnecesidades como de laherramienta tecnológica mismapara poder lograr una completa

interacción entre el usuario (quees aquél que presenta lanecesidad) y la persona que leofrece la herramientainformática.

Los volúmenes de informaciónmanejados en la actualidad porlos usuarios son crecientes, conel añadido de que lainformación proviene de muchasy diversas fuentes, lo cualproduce en numerosasocasiones serias pérdidas detiempo que se traducen deforma directa en pérdidaseconómicas. Es lógico pensarque en la actualidad un usuariodeba saber acerca de bases dedatos, Internet y cómo hacereficiente la búsqueda deinformación en ella, Intranets,etc. Es por esta razón queresulta importante sentirseacompañado por la herramientainformática.

Microsoft Office Systemconstituye un conjunto deherramientas indispensablepara el usuario, ya que elmismo le permitirá no sóloaprovechar al cien por cien lasfuncionalidades que presentanlas distintas aplicaciones queconforman el paquete, sino quefundamentalmente podrásatisfacer sus necesidadesinformáticas.

Podríamos decir que lainformación es quizás elelemento principal en eldesarrollo de cualquieractividad. Se debe valorar laherramienta informática desdeel momento en que permitemanejar de forma eficientedicha información, analizarla yprotegerla. Refiriéndonos a esto

Cada vez más, se evidencia una mayor necesidad de que laherramienta informática sea lo suficientemente flexible como para

poder trabajar tanto de forma individual como colectiva.


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último, cada vez más se hacepresente la necesidad de que lainformación con la cual setrabaja se encuentre lo másprotegida posible, evitando quela misma pueda resultardañada. Es evidente que estanecesidad de mantener segurala información es creciente ydebe ser tenida en cuenta en elmomento de analizar losbeneficios de la implementaciónde alguna herramientainformática. La protección de laintegridad de la información esuna de las necesidades quepodemos mencionar comobásicas para los usuarios.

También es importante analizarel tema de la colaboracióncuando hablamos denecesidades de usuarios. Comose mencionó anteriormente, escasi inexistente la posibilidadde desarrollo de un trabajo sinningún entorno conectado con elmismo. Es muy posible que laspersonas puedan, a través detodas las funcionalidades quelas herramientas informáticasdisponibles les ofrecen, trabajar

en un lugar físico de modoindividual, pero es muchomenos probable que esaspersonas no trabajen vinculadasa un grupo, y que éste no seencuentre interconectado deforma continua. Esta idea de“continuidad” es fundamentalcuando se trata de explicar lasnecesidades de poseer unaherramienta con la cual sepueda trabajar de un modocolectivo. Pensar en procesosque puedan retrasarse debido aque existen deficiencias decomunicación entre los distintoselementos que conforman elgrupo de trabajo es inexplicablehoy en día, cuando se dan lascondiciones tecnológicas paraque el trabajo se realice deforma eficiente.

Hoy más que nunca, eldesempeño de actividades enuna organización se lleva a cabomuchas veces en equipo, por lotanto, la tecnología tiene quebrindar los elementosnecesarios para que lacolaboración sea efectiva, sinpérdidas de tiempo ni de

productividad. A su vez, lamisma tecnología que le ofrecela posibilidad de trabajar enequipo debe brindarle la detrabajar cómodamente de formaindividual, permitiéndolesentirse cómodo en lasactividades usuales que elmismo realiza en su puesto detrabajo. Podríamos decir, pues,que uno de los objetivos de laherramienta es el de lograr unaperfecta combinación entretrabajo individual y trabajocolectivo.

A continuación describiremosciertos aspectos relevantes delnuevo Microsoft Office Systemque consideramos puedenservir como argumento deventa.


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Productividad individual

Uno de los puntos fundamentales en loscuales se puede verificar la importancia decontar con herramientas informáticas estáíntimamente relacionado con la posibilidadde incrementar la productividad individualde sus usuarios. Es en este punto dondeMicrosoft Office System incorpora unconjunto de herramientas y funcionalidadestendentes a lograr tal objetivo.

Es evidente que un aumento en laproductividad individual conllevaráincrementos en la productividadglobal que redundarán en beneficioseconómicos para la organización.La continua e histórica problemáticaque deben enfrentar lasorganizaciones tiene que ver conlas demandas cada vez mayores demercados competitivos contandocon recursos escasos. Mercadosfluctuantes, a los cuales se debenadaptar de forma continua y quehacen necesaria una estructura losuficientemente flexible como paraque la organización puedaresponder en el momento justo(“just in time”).

Es por ello que la utilizacióneficiente de los recursos de laorganización es vital para sudesarrollo y expansión en elmercado. En consecuencia, a lasorganizaciones se les hacenecesario, si es que quierenencontrar el éxito empresarial,disponer de los medios que lespermitan ser lo más eficientes yproductivas posible. Es quizás porello que tener como objetivo lamaximización de la eficiencia sea,en estos días, un hecho implícitoen todas las organizaciones.

En primer lugar, Microsoft OfficeSystem permite a los usuarios sermás productivos en el desarrollode sus actividades. Esto se debe aque muchas de las herramientasque contiene el paquete son de usofamiliar para ellos, obviamente connotables mejoras y avances, perosiguen siendo las mismasherramientas que los usuariosvenían utilizando.

Esto permite que los usuariospuedan ser cada vez másproductivos y al mismo tiempopuedan minimizar costos asociadosal entrenamiento y capacitación, locual es, sin duda, uno de lospuntos fundamentales en los queha hecho hincapié Microsoft.

Es básico haber logradoimportantes avances dentro delentorno conocido por los usuariospara mejorar su comodidad. Poreso, en esta nueva versión, losusuarios podrán trabajar dentro deMicrosoft Office Word 2003 yMicrosoft Office Excel 2003 enequipo, en tiempo real y con unesquema XML que les permitirá unmejor acceso a la información, etc.,pero siempre dentro de laaplicación ya conocida.

Por otro lado, el conjunto deaplicaciones cuenta con un númeroimportante de herramientas que sepodrían llamar “inteligentes”, dadoque es muy fácil su manejo, siendo,además, sumamente útiles. Entreellas podemos destacar el “panelde investigación”, el cual permitebuscar información de forma simpley rápida. De este modo, el usuario,mientras se encuentre elaborandoalgún documento, podrá consultarinformación, ya sea para unatraducción, significados, etc. Elpanel de tareas ha sufridoimportantes modificaciones,transformándose en unaherramienta indispensable para elusuario, ya que desde el mismopodrá manejar diversas opciones.

También encontramos los SmartDocuments, que son documentosprogramados de tal modo que

ayudan a los usuarios en suutilización. Los Smart Documentsson realmente efectivos cuando enuna organización se siguendeterminados procedimientos como,por ejemplo, la cumplimentaciónanual de un determinado formulario,para lo cual se utiliza una plantilla deMicrosoft Office Word 2003. Si dichaplantilla se transforma en un SmartDocument, la información puede serconectada a una base de datos queautomáticamente completa algúncomponente de la informaciónrequerida, como pueden ser elnombre, el número de empleado, etc.

También podrán contar con lasEtiquetas Inteligentes, incluidas enmás aplicaciones, que le permitiráncapturar la información necesariaen el momento adecuado. LasEtiquetas Inteligentes sensibles alcontexto permitirán a los usuariosobtener acceso rápido y fácil a lainformación, corregir errores, etc.

Básicamente, pues, MicrosoftOffice System ofrece a los usuariosla posibilidad de incrementar suproductividad a través de lautilización de herramientas yaconsideradas como familiares, peroque presentan nuevas einteresantes funcionalidades, y porotro lado, herramientas inteligentesque pueden ser fácilmenteadaptables a las necesidades delusuario. De este modo, losusuarios pueden experimentar unaforma más inteligente de trabajar.

Para una mayor información, puedevisitar el siguiente link:http://www.microsoft.com/office/preview/system/solutions/productivity.asp


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Colaboración

Los procesos empresariales actuales exigen cada vez más que los puestos detrabajo se encuentren interconectados para lograr una mayor eficiencia yagilidad en dichos procesos. Una de las novedades más interesantes quepresenta Microsoft Office System es Microsoft Office SharePoint PortalServer 2003. Esta herramienta permite a una empresa desarrollar un portalque conecta a distintos usuarios, crear grupos de trabajo y aprovechar al cienpor cien las ventajas de disponer de un portal único donde los miembros deun grupo de trabajo puedan conocer todo lo relacionado con el mismo.

Los beneficios de disponer dedicho portal están relacionadoscon la facilidad de lograr unamás eficiente organización enequipos e intercambio deinformación.

Básicamente, a través deMicrosoft Office SharePointPortal Server 2003 se podrácompartir información yconectar puestos de trabajo, locual incrementará el grado decolaboración entre losmiembros del grupo. Por otrolado, permitirá categorizar lainformación con el objetivo dehacer más eficiente el acceso ala misma.

Una de las principales ventajasque presenta la herramienta seencuentra relacionada con laposibilidad de acceder al portala través de los distintosprogramas que conforman

Microsoft Office System. Comoañadido presenta unaimportante flexibilidad, quepermitirá que el usuario puedaadaptarla a sus necesidadesy/o intereses.

La sensación de seguridad quepuede tener un equipo detrabajo en el momento deintercambiar información o fijarobjetivos, entre otrasactividades, es fundamental.Es por ello que dicho entornode trabajo debe ser sumamenteseguro, no permitiendo quela información resulte dañada.

Microsoft Office SharePointPortal Server 2003 utilizaMicrosoft Windows SharePointServices. Microsoft WindowsSharePoint Services es laherramienta informática quepermite crear sitios de trabajoen los que se puede compartir

información y mejorar losprocesos de colaboración,aumentando la productividad,tanto individual como de grupo.Estos sitios proporcionan unespacio de trabajo conjuntopara el equipo, autorizando alos usuarios a colaborar endocumentos, en las tareas, conlos contactos y con el resto dela información. Además,permiten al administrador delequipo y del sitio manejarfácilmente el contenido y laactividad del mismo.

La conexión más evidenteexistente entre MicrosoftWindows SharePoint Services yMicrosoft Office SharePointPortal Server 2003 es que elprimero tiene como finalidad lacreación de equipos de trabajo,facilitando cómodos sitios,llamados “smart places”


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(lugares donde los distintosusuarios que conforman losgrupos pueden trabajar deforma conjunta asignándosetareas, haciendo anunciosrelevantes, etc.) y, a partir deesta finalidad, con MicrosoftOffice SharePoint Portal Server2003 se pueden conectardichos sitios de trabajo, losdistintos usuarios queconforman los equipos, etc.,logrando organizaciones máseficientes o “smartorganizations”. Un puntoimportante es que la integraciónexistente reduce el tiempo y elcosto asociados a desarrollo,capacitación y soporte.

A través de Microsoft OfficeSharePoint Portal Server 2003 yMicrosoft Windows Services, lasorganizaciones podrán contarcon un sitio donde desarrollarproyectos en colaboración,aumentar la productividad delequipo de trabajo en suconjunto, compartir calendariosy contactos con los otros

miembros y realizar distintostipos de notificaciones.

La integración de MicrosoftOffice System con MicrosoftOffice SharePoint Server 2003hace de la colaboración unatarea mucho más fácil, intuitivay poderosa. Sin duda, lainclusión del panel de tareas del“Share Workspace”, donde elusuario puede tener toda lainformación relevante delespacio de trabajo compartidopara la creación de undocumento, es un verdaderoavance.

En este panel, el usuario podrácontar con información referidaal “status” en que se encuentrael documento, consultando laversión más reciente, si existealgún tipo de conflicto; tambiénpodrá visualizar la lista demiembros que participan enShare Workspace y saber si seencuentran conectados o no,enviar mensajes de formainstantánea, etc.

Los Espacios de Trabajo deDocumentos o “DocumentWorkspaces” permiten lacreación de un documento enequipo de la forma máseficiente imaginable. Cuando unusuario está elaborando undocumento y crea un DocumentWorkspace, el mismo sealmacena en la biblioteca dedocumentos del sitio de trabajo.De este modo, todo usuario queesté autorizado a trabajar con eldocumento podrá consultarlo,obteniendo la última versión delmismo.

Para poder imaginar el valorañadido que supone dichafuncionalidad, podemos recordarcuando, años atrás, losusuarios tenían que enviar losdocumentos a través de correoelectrónico y muchas vecesdescubrían que no estabantrabajando con las últimasversiones, lo que ocasionabaserias pérdidas de tiempo. Encambio, a través de estafuncionalidad, el usuario podráasegurarse de que siempretrabaja sobre la última versióndel documento.

Los “Meeting Workspaces”permiten a los usuariosgestionar las reuniones,agendas, documentos ydecisiones, integrándose deforma efectiva y eficiente conMicrosoft Office Outlook 2003.

Para una mayor información,puede visitar el siguiente link:http://www.microsoft.com/office/preview/system/solutions/teaming.asp


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Acceso a datos e informaciónPodríamos preguntarnos de quémanera se valoraría unaaplicación, un programa o unsistema que permitiesenacceder a la información cuandorealmente se necesita.Microsoft viene desarrollandoaplicaciones con distintastecnologías que permiten queesta necesidad se satisfaga enun cien por cien.

El Extensible Markup Language(XML) ha surgido en los últimostiempos como el formato másimportante de traspaso deinformación en la Web. Toda lainformación estructurada deeste modo puede contenerpalabras, cuadros y algún otroindicador acerca del rol quejuega cada uno de estoselementos. Se trata de unesquema predefinido por elusuario, en el cual se puedenestablecer posiciones, lugaresdeterminados para el título, elpie de página o subtítulos,permitiendo el acceso aldocumento desde cualquiersistema.

Microsoft Office System ha sidodiseñado para mejorar la formaen que las organizacionesaprovechan el XML, obteniendode este modo importantesbeneficios. El lenguaje XMLpermite compartir informaciónsin preocuparse sobre laincompatibilidad de programas,estructura de datos o sistemasoperativos.

Muchas veces oímos que loscostos de migración de unsistema de una empresa sonaltos. Con Microsoft OfficeProfesional 2003, lasaplicaciones como MicrosoftOffice Word 2003, MicrosoftOffice Excel 2003, MicrosoftOffice Access 2003 y MicrosoftOffice InfoPath 2003 ahoratienen soporte XML. A través dela utilización de la estructuraXML, el usuario podrá guardar yorganizar sus documentos demodo tal que otros usuariospuedan utilizarlos y lasempresas puedan incorporarinformación de distintas fuentesdentro de documentos, basesde datos, presentaciones, etc.Aquellos usuarios que tenganconocimientos más específicospodrán desarrollar programasque les muestren algún tipo deinformación anteriormenteespecificada para que puedacapturarse si ésta se considerarelevante.

Es fundamental entender quecuando se crea un esquema dedocumento en XML, se puededecidir la información que unodesea captar. Esta informaciónserá sumamente fácil deencontrar gracias a la estructuramisma, transformándose deeste modo en un activo de valorde la empresa.

El usuario podrá extraerinformación específica desdedocumentos, lográndose así una

importante automatización deprocesos, lo cual incrementa sueficiencia.

Otra funcionalidad relevante lapodemos encontrar en las“Etiquetas Inteligentes”, lascuales son componentes quepueden cumplir distintos tiposde funciones. En este contexto,las más interesantes son lasllamadas “Etiquetas Inteligentesde Contexto e Información”, lascuales nos permiten acceder ainformación relacionada conalguna palabra que hayamosincluido en algún documento enel que estemos trabajando.

La relevancia es tal que permiterelacionar aplicaciones de formadirecta y simple sin que elusuario tenga que saber deprogramación. Éste podrámanipular la información que yatiene o simplificar enormementesu trabajo con fuentes deinformación externa.

Para una mayor información,puede visitar el siguiente link:http://www.microsoft.com/office/preview/system/solutions/businessinformation.asp

Cuando se ponen de manifiesto las necesidadesque presentan los usuarios en una organización,se verifica que uno de los temas más importantesestá relacionado con el acceso a informaciónrelevante para el negocio.


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Seguridad

Una de las más importantesnovedades que presentaMicrosoft Office ProfessionalEdition es la inclusión de los“Derechos de Manejo deInformación” o su correlato eninglés “Information RightsManagment” (IRM). Dichafuncionalidad permite a lasorganizaciones y empleados queforman las mismas tener unmayor y más efectivo controlsobre la información digital.

Evidentemente, esto representauna ventaja muy importante quepermite lograr una protecciónefectiva de la informacióninterna del negocio, de textosde tipo privado, documentosconfidenciales, etc. El usuariopuede, incluso, fijar políticas decontrol sobre los distintosdocumentos, haciendo queotros usuarios tengan distintosniveles de acceso. Lafuncionalidad se encuentradisponible para Microsoft OfficeWord 2003, Microsoft Office

Excel 2003, Microsoft OfficePowerPoint 2003, MicrosoftOffice Outlook 2003 y MicrosoftOffice InfoPath 2003.

Hoy en día, la información seconsidera como un activointangible de mucho valor. Estoresulta determinante en elmomento de seleccionar lasherramientas con las cuales sedesea protegerla,fundamentalmente cuando dichainformación conforma un activode la compañía. Es por ello queMicrosoft, analizando lasnecesidades de sus usuarios,ideó la herramienta perfectapara la protección del acceso dela información desde fuentes noautorizadas.

Uno de los principales mediosde transmisión de lainformación digital es el correoelectrónico. Por eso, laseguridad brindada por lasaplicaciones que son utilizadaspara el manejo de correo es

fundamental. El IRM permite alusuario tener un control totalsobre los correos y archivosadjuntos que son enviados. Enprimer lugar, permite impedirque los mensajes de correosean copiados, reenviados oimpresos. Cuando la personaque envía el mensaje configurade forma segura las funciones,los comandos del mensaje nofuncionarán. En segundo lugar,automáticamente encripta losmensajes enviados.

Como se comentóanteriormente, los IRM puedenutilizarse en otras aplicacionesde Microsoft de forma adicional.A través de los IRM los usuariospodrán establecer distintosniveles de protección de losarchivos, logrando un equilibrioentre poder compartir lainformación y proteger laprivacidad de la misma. Elusuario podrá asignar permisosde acuerdo con los roles yresponsabilidades en la

Una de las principales necesidadesque presentan los usuarios serelaciona con la seguridad en laprotección de la información.Muchas veces, la informaciónpuede resultar dañada, a propósitoo no, ocasionando serias pérdidasde tiempo y, por qué no,económicas. A lo largo de laúltima década, la transmisión deinformación por mediosinformáticos se ha hecho común,por lo que ha crecido la necesidadde que la información que semaneja sea protegida de la formamás efectiva posible.


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creación del documento que tienencada una de las personas queconforman el grupo de trabajo.También se podrá impedir laimpresión de un determinadodocumento, o delimitar un momentoen el tiempo a partir del cual eldocumento no podrá ser abiertonuevamente.

Ahora bien, el usuario podríareconocer todos los beneficiosantes descritos de los IRM, peropodría preguntarse igualmente quésucede cuando alguna otra personaquiere ver los documentos y notiene Microsoft Office Profesional.¿Qué sucede si el cliente al cualdesea enviarle la información nocuenta con el paquete MicrosoftOffice Professional 2003? Desdeesta perspectiva, se podría pensarque la herramienta no tiene ningunafuncionalidad. Sin embargo,Microsoft, contemplando estasituación, provee de forma gratuitade los “IRM viewer”, o “RightsManagement Add-on for MicrosoftInternet Explorer”, que permitirán adicho usuario poder leer los archivosprotegidos.

Importante

Microsoft Office Profesional Edition 2003 ofrece los IRM. Los mismos constituyen unafuncionalidad apoyada en Microsoft Windows Rights Management Services y MicrosoftWindows Server 2003.


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Análisis de información

Éste es, sin duda, un temafundamental a la hora derealizar la evaluación acerca dela conveniencia o no de cambiarun software. Es por ello queMicrosoft ha hecho un granesfuerzo para poder encontrarnuevas aplicaciones yfuncionalidades que permitanun mejor manejo de lainformación.

Microsoft Office System lograsimplificar la incorporación de lainformación en el proceso denegocio, eliminando las tantemidas pérdidas deproductividad debidas a lautilización de informaciónantigua o a que las fuentes delas que se obtiene lainformación son muchas yvariadas. Estos problemasllevan asociados costoseconómicos relacionados con latoma de decisionesdesacertadas, producto de unainformación pobre y que no estáa la altura de lascircunstancias.

Quizás las herramientas porexcelencia para el análisis de lainformación sean MicrosoftOffice Excel 2003 y MicrosoftOffice Access 2003. Ambas,junto a las ya conocidasaplicaciones, permitirán alusuario realizar elaborados yprofundos análisis, ya que nosólo facilitarán el análisis de lainformación, sino que tambiénsimplificarán la comunicación yel hecho de compartirresultados. En esta nuevaversión es posible trabajar conXML, lo cual le permitiráacceder a los procesos denegocio más fácilmente ytambién desarrollar lassoluciones que creaconvenientes en función de susnecesidades. Adicionalmente,incluye la posibilidad de realizarinformes estadísticos muchomás completos.

Si bien las conocidas “Etiquetas

Inteligentes” ya habíandemostrado que constituían unafuncionalidad extraordinaria, enesta nueva versión de MicrosoftOffice, las posibilidades dedesarrollo de las mismas sonaún mayores. El usuario podrá,incluso, programar el panel detareas de modo que semuestren las tareas relevantesy la información que ayude aautomatizar los procesos denegocios. También podrárealizar búsquedas deinformación sin dejar MicrosoftOffice Excel 2003 haciendo usodel nuevo Research Task Panel.

Una de las mayorespreocupaciones quetienen los usuarios estárelacionada con lafacilidad que presentenlas herramientasinformáticas a la hora demanejar y/o analizargrandes volúmenes deinformación.


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Comunicación

Las nuevas familias deproductos incluidos en elpaquete Microsoft OfficeSystem presentancaracterísticas y funcionalidadesdesarrolladas especialmentepara mejorar el modo en que laspersonas que conforman laorganización pueden estarplenamente conectadas ycomunicadas conociendo lainformación y procesos delnegocio.

Los avances que Microsoft haalcanzado en los procesos decolaboración de Intranet y en laposibilidad de que los usuariospuedan compartir de formaefectiva la información se hanvisto plasmados en el desarrollode Microsoft Office SharePointPortal Server 2003. Dichoportal permite a los empleadostener acceso a la información,tanto interna comoexternamente.

El usuario podrá experimentar laposibilidad de que los miembrosde un equipo de trabajo tenganacceso y guarden documentosen una localización centralusando el DocumentWorkspace. Además, el Panelde Tareas del SharedWorkspace permite relacionardocumentos, links y una lista demiembros del equipo, por lo sepuede realizar cualquiernotificación online.

También podrá incrementar laeficiencia en las reuniones conel Meeting Workspaces, queofrece la posibilidad de crearagendas compartidas, lo cualpermitirá visualizardisponibilidad de recursos, etc.Microsoft Windows Workspacerequiere Microsoft WindowsServer 2003 y MicrosoftWindows SharePoint Services.

El contacto con el resto de losmiembros del equipo a travésde mensajes instantáneospuede utilizarse en la mayoríade las aplicaciones de MicrosoftOffice 2003.

El usuario se dará cuenta deque podrá leer los correos demanera más rápida, ya queMicrosoft Office Outlook 2003presenta como novedad unPanel de Lectura que permitelocalizar un contenido delmensaje mayor que enversiones anteriores. Tambiénpodrá localizar fácilmenteaquellos mensajesconsiderados como prioritariosutilizando las Quick Flags.

Microsoft Office 2003ayuda a lasorganizaciones y a susempleados a transformarlos procesos decirculación y difusión deinformación.


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Organización de procesosde negocios

Es por ello que evitar cualquiertipo de ineficiencia tiene queser un objetivo en sí mismopara una organización quepretenda tener un papelrelevante en el mercado. Ahorabien, tener flexibilidad parapoder adaptarse a lasfluctuaciones tiene un costoque a veces es demasiado alto.

Microsoft Office Systempermite lograr importantesmejoras en los procesosorganizativos a bajo costo,generando nuevasoportunidades de negocio.Además, se produciránincrementos en la eficienciade los empleados que loutilicen, ya que los mismos seencontrarán ante herramientasde trabajo que consideran

como familiares. También selogrará una mayorestandarización de procesos,lo cual redundará en unaproductividad más elevada.

Microsoft Office 2003 Editionsle permite al usuario crear yanalizar contenido en XML, conlo cual podrá implementarsoluciones de negocios en elmarco en el que se encuentrellevando adelante la actividad.Esto simplificará procesos quese repiten día a día. Losdesarrolladores y los usuarioscon más conocimientospueden desarrollar tambiénaplicaciones dentro deMicrosoft Office Excel 2003,ya que esta nueva versiónincluye la posibilidad detrabajar con lenguaje XML.

Otra de las funcionalidadesmás interesantes quepresenta la nueva versión deMicrosoft Office es laposibilidad de desarrollarEtiquetas Inteligentes paramanejar de forma más ágil ysencilla la informaciónrelevante del negocio.

Para una mayor información,puede visitar el siguiente link:http://www.microsoft.com/office/preview/system/solutions/process.asp

Una mejor y más efectivaorganización de losprocesos de negocios haceque una organización puedaanticiparse y responder afluctuaciones en el mercadoen que se desenvuelve,“maximizandooportunidades de negocios”.


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Retorno de Inversión

IntroducciónEn el mundo actual existendistintos tipos de inversión,algunas un poco más productivasque otras. El nivel de inversión entecnología que se produzcadentro de una organización va aser determinante del éxito deésta. Es por ello que en esteapartado se analiza la posibilidadde realizar inversión en tecnologíay sus posibles consecuencias.

Cada vez más encontramosprofesionales sumamentecalificados y capacitados, ysabemos que la inversión encapital humano es fundamentalpara el correcto desarrollo delas actividades usuales en laempresa. Sin embargo, muchasorganizaciones que no seencuentran a la altura delfluctuante mundo de losnegocios, si bien cuentan conpersonas altamentecapacitadas, no tienen lasherramientas tecnológicas queles permitan aprovechar almáximo esas aptitudes.

Aquellas empresas que tomenla iniciativa de realizar inversiónen tecnología verán importantesbeneficios a corto plazo, ya quelos empleados trabajarán deforma más cómoda y eficiente,lo cual traerá aparejado unaumento en la productividadglobal de la organización. Amedio y largo plazo, la inversión

en tecnología reportaráimportantes beneficiosrelacionados con ladiferenciación con respecto aotras organizaciones,permitiéndoles colocarse en unamejor posición en el mercado.

En primer lugar, las empresas uorganizaciones deben analizaren qué tipo de herramientastecnológicas deben invertir, peropara ello es fundamentalconocer las necesidadestecnológicas que presentan losusuarios, para así poder realizaruna correcta evaluación de lasmismas y, de ese modo, llevar acabo la inversión adecuada.

El estudio de factibilidadeconómica a la hora de realizaruna inversión tecnológica esfundamental para determinar ono la implementación de laherramienta misma. Es por elloque resulta esencial determinarlas condiciones previas a larealización del análisis, lametodología que se va a aplicaren el mismo, etc.

Desde un punto de vista másgeneral, el objetivo fundamentalque se persigue al realizar unanálisis de inversión de estetipo es el de determinar ycuantificar el valor de negociode la implementación de latecnología determinada, basadoen el análisis sobre laestructura actual de laorganización en la cual se

realiza la implementación ydetectando dónde se produce elmayor impacto de ésta.

En el análisis se deberíansortear tres fases consecutivas.La primera de ellas se relacionacon los costos deimplementación propios de lanueva tecnología. En esta fasehay que tener en cuenta unaimportante cantidad devariables para que el análisissea preciso y objetivo. En unasegunda fase se podráespecificar la solucióntecnológica que lleva asociadadicha implementación. Porúltimo, se debe hacer unaestimación costo – beneficio dela implementación para poderllegar a una conclusión.

Para contextualizar el estudioantes mencionado es necesariorecopilar información derelevancia, como ha de ser lafacturación de la organización,el presupuesto asignado a ID, lacantidad de empleados de laorganización, la productividadpor empleados, etc.Adicionalmente, se podrárealizar alguna referencia alcontexto macroeconómico en elque se desenvuelve laorganización.

A efectos del cálculo de costosse incluyen costos estimadosde hardware, software yservicios según las necesidadesreveladas en cuanto a la


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migración que se recomienda.

Las áreas de sistemas de lasorganizaciones se encuentranmuchas veces con el desafío dereducir los costos operativos ytener que brindar solucionesque sean lo suficientementeflexibles a los cambiosproducidos en los mercados ycon la necesidad de acelerar lavelocidad de cambios parapoder competir en un ambientecada vez más complejo.

Existen consideraciones quedeben ser tenidas en cuentapara que el análisis seacorrecto. Éstas podrían ser:

Costo de mantenimiento: Unode los costos más altos queafrontan las empresas hoy endía es el del mantenimiento demúltiples aplicaciones endiversos sistemas. Estadiversidad de sistemas haceque el acceso a la informaciónpor parte de los usuarios seademasiado problemático ycostoso, lo cual genera pérdidasde tiempo, ya que los usuariosno se encuentran familiarizadoscon los sistemas, lo que generainconvenientes.

Altos costos de desarrollo ypoca flexibilidad: Muchos de lossistemas existentes en laactualidad no proveen laflexibilidad y la velocidad dedesarrollo que se requieren parahacer frente a las fluctuacionesen el ámbito del negocio. Laescasa variedad de lenguajes ysu complejidad en el momentode desarrollar, sumadas a losaltos honorarios de los expertosen estos lenguajes, hacen quelos sistemas no alcancen acubrir las necesidades de time-to-market que hoy en día tienenlas empresas.

Excesiva carga administrativa:Ésta se produce al tener queadministrar varios sistemasdistintos, muchas veces endiferentes lugares físicos y quefuncionan con diversossistemas de directorios (con

información duplicada). No sólola información de los sistemasde directorios está duplicada,sino también la referida a laoperatoria misma de laempresa, lo que dificultaenormemente su análisis. Estoproduce, además, un claroproblema de seguridad, ya quelos usuarios tienen que recordarvarias claves para entrar endistintos sistemas.

En este caso trataremos dedeterminar y cuantificar el valorde negocio de laimplementación de MicrosoftOffice System, basado en lasnecesidades de la empresa y/uorganización, teniendo encuenta sus necesidadestecnológicas y detectando enqué áreas y/o sectores tendráel mayor impacto laimplementación de la nuevatecnología.

Análisis debeneficiosEn primer lugar, realizaremos unanálisis de los beneficios deutilizar Microsoft Office System.

Trabajo en colaboración

No podemos dejar de mencionarde qué manera la Web ha influidoen la actividad de los usuarios.Sobre todo en lo que implica lacantidad de usuarios quediariamente comparten todo tipode información. Es muy comúnque el usuario típico se conecte amenudo a Internet y/o que en sulugar de trabajo exista unaIntranet donde se comparta lainformación confidencial de laempresa. La idea de que cadausuario tenga un ordenadorindependiente del ordenador desu compañero de trabajo haquedado atrás. Hoy en día, secuenta con portales deinformación. De este modo, lasorganizaciones tienen acceso a

grandes volúmenes deinformación a través de Internet,convirtiéndose ésta en laprincipal forma en que losusuarios comparten información.

Documents Workspace

Un Document Workspace es unsitio Web que permite que ungrupo de trabajo compartaarchivos, participe en foros dediscusión y trabaje en lacreación de un documento.Document Workspace estábasado en Microsoft WindowsSharePoint Services. Además,se podrá visualizar la lista demiembros, las tareas, etc.

El impacto en TCO consistirá enuna efectiva colaboración en laelaboración del documento y laposibilidad de tomar decisionesbasándose en la últimainformación disponible. De estemodo, se reducen los costoseconómicos producidos por latoma de decisiones sobre labase de información noactualizada.

Microsoft Office SharePointPortal Server 2003

Esta herramienta permite a unaempresa desarrollar un portalque puede conectar distintosusuarios, crear grupos detrabajo y aprovechar al cien porcien las ventajas de disponer deun portal único donde losmiembros de un grupo puedanconocer todo lo relacionado conel mismo. Básicamente, através de Microsoft OfficeSharePoint Portal Server 2003se podrá compartir informaciónde trabajo y conectarempleados, lo cual incrementaráel grado de colaboración quealcancen los mismos. Por otrolado, le permitirá categorizar lainformación para hacer máseficiente el acceso a la misma.Conceptualmente, permite crearlas “Smart Organizations”.


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El impacto en TCO consiste endisponer de un portal donde sehallen relacionados todos lospuestos de trabajo y así lograruna organización más eficienteen equipos e intercambio deinformación. De este modo seevitan pérdidas económicasrelacionadas con problemáticasde comunicación debidas a unaescasa articulación del procesoorganizativo.

Microsoft WindowsSharePoint Team Services

Una de las herramientas másinteresantes, si hablamos detrabajo en colaboración, es laposibilidad que ofrecen losproductos Microsoft Office deintegrarse con sitios Web detrabajo en equipo, como esMicrosoft Windows SharePointTeam Services.

La integración con los Serviciosde Equipo de Microsoft WindowsSharePoint permite que elusuario pueda compartirinformación entre las distintasaplicaciones de Microsoft Officey el sitio Web del equipo. Losmiembros del mismo puedencontribuir con contenido, situardocumentos en las bibliotecas,incluir anuncios con fechas decaducidad, crear encuestas yparticipar en foros de discusión.

El impacto TCO de la utilizaciónde Microsoft Windows SharePointTeam Services está en quepermite a los usuarios compartirinformación de maneratransparente entre lasaplicaciones de Microsoft OfficeSystem y el sitio Web del equipo.Como dijimos, todos losmiembros del equipo puedencontribuir al contenido del sitio,introducir documentos enbibliotecas de documentos yparticipar en análisis deinformación y encuestas.

Facilidad de uso

Uno de los elementosfundamentales en la evaluaciónde la implementación de unsistema, como lo conforma lanueva versión de MicrosoftOffice, está relacionado con lafacilidad que tenga el usuariode poder poner en rápidomovimiento las distintasaplicaciones. Sin lugar a dudas,la familiaridad con lasherramientas es un claroelemento a valorar.

Microsoft WindowsSharepoint Team Services(Microsoft Office 2003)

Mediante Microsoft WindowsSharePoint Team Services, ungrupo de usuarios de undepartamento de unaorganización podrá crear unpunto único de trabajo para susproyectos, pudiendo almacenarcentralmente documentos,listas de tareas, calendarios yhasta efectuar encuestasautomatizadas de fácil creación.

El impacto en TCO consistirá enla creación de un punto centralde trabajo colectivo, unificandoel acceso a información de ungrupo de usuarios vinculadospor su actividad, con lo que seevitará duplicación de trabajo ymala información odesinformación (lo que traecomo consecuencia la toma dedecisiones incorrectas por erroro desconocimiento).

Acceso a datos: SmartTags y XML

Microsoft Office System es unaherramienta totalmenteintegrada con otrasaplicaciones. La informaciónpuede provenir de distintossistemas y ser introducida tantoen Microsoft Office Word 2003como en Microsoft Office Excel2003, dado que esta nuevaversión de Microsoft Officesoporta esquema XML. Tambiénse han desarrollado nuevas

Smart Tags, por lo cual, alescribir el número de una ordende pago, es posible visualizaren pantalla cuál es la facturaasociada, su monto,vencimiento, etc., e inclusoinsertar automáticamente enuna aplicación de MicrosoftOffice los datos del clienteasociado a esa orden.

Toda la información enMicrosoft Office se puedemanejar como XML, el estándarmundial para compartir datoscon otros sistemas a través deInternet.

El impacto en TCO viene dadopor la velocidad con la que losusuarios tendrán acceso ainformación variable, la que deotro modo tendrían que obteneraccediendo manualmente adiversos sistemas incompatiblescon Microsoft Office.

Task Panel (Panel detareas)

El panel de tareas facilita elacceso a las opciones que danvalor añadido al usuario de cadaaplicación, ya sea MicrosoftOffice Word 2003, MicrosoftOffice Excel 2003 o MicrosoftOffice PowerPoint 2003.Mediante este panel, queaparece a la derecha de lapantalla, podrá accederse aopciones como Traductor,Estilos y Formatos o el nuevoResearch Panel, que permiteacceder a información dediccionarios, enciclopedias,traducciones, etc. Tambiénincluye el Share WorkspacePanel, que permite manejar losDocument Workspace.

El impacto en TCO viene dadopor el tiempo que ahorra elusuario al buscar las opcionesque más se usan dentro decada aplicación, ayudándolo ensu trabajo diario. La idea no es“tener más opciones”, sinohacer lo mismo en menostiempo.


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Solucionesavanzadas deIntranet y Extranet

En la actualidad, el eficientetrabajo en equipo es, sin lugar adudas, un elemento clave deléxito empresarial, es por elloque se deben buscar las formasmás efectivas de realizartrabajos de este tipo. Cada vezmás a menudo las empresasdisponen de una Intranet dondecomparten la informaciónrelevante de la operatoria diariade las mismas. Por eso todaslas herramientas que optimicenel trabajo en equipo permitiránobtener importantes beneficios.

Microsoft WindowsSharePoint Team Services

Microsoft Windows SharePointTeam Services permite a losusuarios completar y crearrápidamente sitios Web para eltrabajo en equipo cuando seestán desarrollando proyectosde manera conjunta. Con

Microsoft Windows SharePointTeam Services, los usuariospodrán crear un sitio Webrápidamente para compartirinformación de un proyecto,como calendarios, anuncios yotros elementos publicados. Lossitios Web creados conMicrosoft Windows SharePointTeam Services son fáciles depersonalizar y controlar.

Microsoft Windows SharePointTeam Services proporciona a losusuarios un modo nuevo detrabajar en común. Incluyecaracterísticas de publicación enWeb y de colaboración que hacenque resulte más fácil comunicarlas ideas y compartir lainformación. Microsoft WindowsSharePoint Team Services sebasa en las extensiones deservidor de Microsoft OfficeFrontPage 2003 e incluye todaslas características que éstasproporcionan. Sin embargo,Microsoft Windows SharePointTeam Services va mucho másallá y supone un entornoavanzado para la publicación en

Internet y la comunicación enequipo.

Microsoft Windows SharePointTeam Services permite publicardirectamente en un servidorWeb de modo organizado paraque los usuarios puedancompartir información ydocumentos tan pronto comoestén disponibles, en función delas necesidades de los mismos.Microsoft Windows SharePointTeam Services es fácil deutilizar y de instalar. El procesode publicación ya no es unobstáculo para la colaboración.Mediante la utilización deMicrosoft Windows SharePointTeam Services se pueden crearespacios de trabajo yadministrar sitios Web queayuden a un equipo a organizary avanzar en un proyecto.

El impacto en TCO vendrá dadopor un aumento en laproductividad del usuario, unarebaja en los costos dedesarrollo y, además, el impactode un aumento en la velocidadde toma de decisiones.


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Ejemplos valorados

Documentación de Soporte “Customer Ready”

Microsoft Office System


Panel de tareas Área de trabajo compartida Microsoft Office2003+Microsoft Office SharePoint 2003

Microsoft Office Outlook 2003


Microsoft Office InfoPath 2003

Microsoft Windows SharePoint Services + Microsoft Office Outlook 2003

Integración de Microsoft Office 2003 con Microsoft Windows SharePoint


Panel de tareas de referencias (diccionarios, búsquedas)

Microsoft Office Word 2003

IRM, Information Rights Managment

PRINCIPAL VALOR DE NEGOCIOS

Acceso rápido y sencillo a la información

Simplificar la creación, revisión y publicación de losdocumentos

Reducción del tiempo de aprendizaje del nuevoprograma por parte del usuario

Simplificación en el proceso de trabajo en equipo parala creación, modificación y revisión de archivos

Personalización de funciones de alerta demodificaciones en el espacio de trabajo a través del

correo electrónico

Compartir datos adjuntos para envío

Recopilación de información más ágil y controlada paraser reutilizada. Integración en el portal de acceso

Facilitación de la organización de reuniones y eventos

Creación de un sitio de intranet personalizado queinteractúa con los programas de Microsoft Office 2003

Mejor administración y disminución del correoelectrónico (organización por conversación, marcas

rápidas, carpeta de búsqueda)

Ahorro de tiempo y facilitación de la búsqueda deinformación para incorporar directamente en el trabajo

Restricciones de edición y de formato de Microsoft Word 2003

Seguridad incrementada al crear contenidos protegidos,conceder a otros usuarios derechos de acceso y

modificación de los archivos o mensajes de correoelectrónico o establecer fecha de caducidad de los

documentos, tras la cual otros usuarios no pueden ver omodificar los mismos

SOFTWARE ASOCIADO



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Mensaje de valor Mensaje al BDM

Microsoft Office Systemproporciona a mayor número degente en la organización unamás completa visión de lainformación del negocio, lo cualpermite una toma de decisionesmás acertada que se traduceen acciones más efectivas. Deeste modo se podríansolucionar problemasíntimamente relacionados conun acceso a la informaciónpobre e inadecuado o inclusotardío, que provoca decisionesdesacertadas, con lascorrespondientesconsecuencias negativas.

Además, le permite a laorganización ser capaz deanticipar y adaptarse a loscambios producidos en elmercado, logrando de este modoaprovechar las oportunidades quese presentan. De esta forma seevitan ineficiencias relacionadascon los costos asociados a loscambios en los procesos denegocios sin anticipación.

A través de la comunicación y lacolaboración, los equipos detrabajo, las organizaciones, lospartners y los clientes podrántrabajar de forma conjunta convelocidad y agilidad, evitandotener una fuerza de trabajodisgregada que no cumpla conlos objetivos deseados.

También ayuda a los individuosa incrementar la productividad

individual sin costos decapacitación, ya que, si bien losproblemas de negocios sevuelven cada vez mássofisticados, los conocimientostécnicos de las personas no.

A continuación enunciaremoslos productos incluidos enMicrosoft Office System y unabreve referencia sobre algunospuntos importantes que podránser utilizados como resumeninformativo.

Microsoft Office 2003

La nueva versión de MicrosoftOffice permite:

• Acceder más rápidamente ala información necesariapara la toma de decisiones.

• Dar a los usuarios lainformación necesaria parala rápida toma dedecisiones sin esperar laayuda de los IT para lacreación de algún tipo desolución personalizada, quesiempre tiene asociado uncosto en dinero y en tiempo.

• Proveer herramientasfamiliares para ayudar a losempleados a utilizar,acceder y analizar lainformación en distintossistemas.

• Proteger y controlar elacceso a la información,pudiendo otorgar permisosde accesos.

• Utilizar la tecnología deforma más simple para

estandarizar los procesos,logrando importantesaumentos de productividad.

• Mejorar el trabajo enequipo, aumentando laproductividad individual y degrupo.

• Compartir información deforma más eficiente yefectiva.

• Utilizar herramientasfamiliares para ayudar a laspersonas a hacer un trabajomás sofisticado y con mayorimpacto sin incurrir ennueva capacitación y costosde soporte.

Microsoft Office InfoPath2003

Esta nueva aplicación presentalos siguientes beneficios:

• Facilita de un modo simplela recogida de informaciónen los procesos denegocios para que losempleados puedan accedera la información quenecesitan con vistas atomar mejores decisiones.

• Está diseñada para conectarcualquier fuente de datos,haciendo de este modo quelos empleados puedanacceder a y analizarfácilmente la información yaexistente en diversossistemas.

• Dada la importante facilidaden la creación deformularios que presenta


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esta aplicación, losempleados pueden recopilarinformación que necesitansin esperar a que la gentede IT les cree una soluciónpersonalizada. Por otro lado,esto permite que puedanadaptarse rápidamente alos cambios en los negociossin altos costos dedesarrollos o retrasos.

• Ayuda a los empleados aseguir los procesos denegocios de forma intuitiva.

• Permite crear una bibliotecaen un Microsoft OfficeSharePoint Team para quelos miembros de un equipode trabajo puedan capturar ycompartir información deforma más efectiva utilizandolos formularios de MicrosoftOffice InfoPath 2003.

Microsoft Office OneNote2003


• Permite capturar, organizar ycompartir información depresentaciones, sesiones,etc.

• Permite a los usuariosencontrar las notas y lainformación que necesitande forma rápida y fácil.

• Permite a los equipos detrabajo compartir ideas ynotas de forma másefectiva.

• Hace más fácil el uso deinformación a los usuariosque, dándole prioridad,actuarán de forma eficiente.

• Permite más fácilmentecapturar ideas ypensamientos que luegopodrán ser utilizados para larealización de documentos ypresentaciones.

Microsoft Office Visio2003

Esta nueva versión presenta lossiguientes beneficios:

• Permite generar de formasimple diagramas desdeuna fuente de recursos quelos empleados puedenutilizar cuando lo necesitenpara tomar mejoresdecisiones.

• Está diseñado para conectarla información desdecualquier fuente de acceso yanalizarla de forma eficientey efectiva.

• A través de ladocumentación de losprocesos de negocios ysistemas se reducen costosen la introducción decambios dentro de laorganización.

• Los diagramasdesarrollados en MicrosoftOffice Visio 2003 permitenayudar a los empleados aautomatizar los procesos denegocios del día a día.

• Hace mucho más fácil lacreación de diagramas paracompartir, así como lacolaboración en la creaciónde dichos diagramas.

• Permite a los usuarioscrear diagramas utilizandoherramientas que les sonfamiliares, logrando deeste modo una mayorsofisticación en elresultado final.

Microsoft OfficeFrontPage 2003


• Permite que algúnintegrante de laorganización conconocimientos avanzadospueda crear esquemas XMLde forma muy simple.

• Permite disminuir el tiemporequerido para actualizar elsitio Web y los costosasociados.

• Permite a los equipos detrabajo dentro de laorganización trabajar deforma colectiva a través delos sitios Microsoft OfficeSharePoint 2003.


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• Permite a los equipos detrabajo organizar de formaefectiva y productiva el accesoy manejo de la información.

MicrosoftOfficeSharePoint PortalServer 2003


• Permite acceder a lainformación relevante através de múltiplessistemas con unaorganización inteligente y defácil búsqueda.

• Mantiene actualizada laúltima información relevantesin esperar ningún tipo deindicación personalizada.

• Permite mantener segura lainformación confidencial dela organización.

• Señala anuncios, noticias yotros asuntos que seanrelevantes para laorganización.

• Actualiza permanentementela información relevante delnegocio a través de alertasautomáticas.

Microsoft Office EnterpriseProject Management 2003– (Project Server & ProjectPro)


• Permite ser la central dondese pueden depositar todos losproyectos y recursosdisponibles.

• Permite un mejor acceso yanálisis de la información.

• Automatiza lascomunicaciones y mejora lacoordinación a través delestablecimiento deestándares de procesos,reduciendo costos deintroducción de cambios en laorganización.

• Centraliza recursosdisponibles.

Microsoft Office ProjectStandard 2003• Permite una mayor

sofisticación e impacto en eltrabajo sin incurrir en mayoresy nuevos costos decapacitación y soporte.

• Hace más fácil para losempleados planificar, manejar,priorizar y asignar recursos deun proyecto.

Mensaje al ITDM

Muchas organizacionespresentan un acceso a lainformación totalmenteinadecuado que provoca malasdecisiones. Como sabemos, lainformación es necesaria parala toma de decisiones correctasy en tiempo adecuado. Muchasveces las decisiones se tomancon información del pasado, locual es sumamente ineficiente ypoco efectivo.

La ineficiencia y los errores queresultan de la toma dedecisiones por no contar con lainformación en tiempo y formacorrectos hacen que los costosque asumen las organizacioneshabitualmente sean altos, espor ello que las solucionesinformáticas tienen que darrespuesta a esta problemática.

En la actualidad, los cambios enlos procesos de negocios puedenser costosos, pero son cada vezmás esenciales para seguirmanteniéndose competitivos.Cada vez, por tanto se hace másnecesario tener equipos detrabajo que sean lo másproductivos y efectivos posible. Sibien los puestos de trabajo queconforman un equipo puedenestar dispersos entre sí, tienenque interactuar como siestuvieran en la mismahabitación.

Conseguir un sistema que permitaincrementar la productividad delos empleados de unaorganización sin incurrir en costos

de capacitación significativos esun elemento importante a la horade estudiar la implementación deMicrosoft Office System. Sabemosque, si bien los problemas denegocios se están haciendo cadavez más sofisticados, losconocimientos de los usuarios nose actualizan al mismo ritmo enrelación con ellos.

A continuación haremos unabreve reseña de lasaplicaciones incluidas en elsistema y los beneficios quepresentan las mismas.


La nueva versión de MicrosoftOffice permite:

• A los usuarios tener un mejoruso de la informaciónexistente,independientemente delsistema que se esté usando.

• Que más gente de unaorganización pueda accedera la información quenecesita para tomardecisiones sobre la marchasin depender deldepartamento de IT.

• Incrementar el valor de lainformación, ya que losempleados tienen ahora unacceso mucho más sencillo.

• Proteger la información deun modo selectivo,señalando quién puedetener acceso a unadeterminada informaciónconsiderada como relevante.

• Incrementar la eficiencia yreducir los costos decapacitación, ya que muchasde las herramientas ya sonfamiliares para los usuarios.

• Ayudar a la organización aanticiparse y responder acambios en el mercadoutilizando una tecnologíaflexible.

• Utilizar herramientas quefacilitan el trabajo de formaconjunta.

• Compartir información de unmodo seguro.


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• Facilita de un modo simplela recogida de informaciónen los procesos de negociospara que los empleadospuedan acceder a lainformación que necesitanpara tomar mejoresdecisiones.

• Está diseñado para conectarcualquier fuente de datos,haciendo de este modo quelos empleados puedanacceder a y analizarfácilmente la información yaexistente en diversossistemas.

• Dada la importante facilidaden la creación deformularios que presentaesta aplicación, losempleados pueden recopilarinformación que necesitansin esperar a que la gentede IT les cree una soluciónpersonalizada. Por otro lado,esto permite que puedanadaptarse rápidamente a loscambios en los negocios sinaltos costos de desarrolloso retraso.

• Ayuda a los empleados aseguir los procesos denegocios de forma intuitiva.

• Crea una biblioteca enMicrosoft Office SharePointTeam 2003 para que losmiembros de un equipo detrabajo puedan capturar ycompartir información deforma más efectiva utilizandolos formularios de MicrosoftOffice InfoPath 2003.



• Permite capturar, organizar ycompartir información depresentaciones, sesiones,etc.

• Permite a los usuariosencontrar las notas y lainformación que necesitande forma rápida y fácil.

• Permite a los equipos detrabajo compartir ideas ynotas de forma másefectiva.

• Hace más fácil para losusuarios que trabajan coninformación el manejo de lamisma, a la cual podrán darprioridad.

• Permite más fácilmentecapturar ideas ypensamientos que luegopodrán ser utilizados para larealización de documentos ypresentaciones.

Microsoft Office Visio2003


• Permite generar de formasimple diagramas desdeuna fuente de recursos quelos empleados puedenutilizar cuando necesitenpara tomar mejoresdecisiones.

• Está diseñado para conectarla información desde

cualquier fuente de acceso yanalizarla de forma eficientey efectiva.

• A través de ladocumentación de losprocesos de negocios ysistemas se reducen costosen la introducción decambios dentro de laorganización.

• Los diagramasdesarrollados en MicrosoftOffice Visio 2003 permitenayudar a los empleados aautomatizar los procesos denegocios del día a día.

• Hace mucho más fácil lacreación de diagramas paracompartir, así como lacolaboración en la creaciónde dichos diagramas.

• Permite a los usuarios creardiagramas utilizandoherramientas que les sonfamiliares, logrando de estemodo una mayor sofisticaciónen el resultado final.

Microsoft OfficeFrontPage 2003


• Permite que algúnintegrante de laorganización conconocimientos avanzadospueda crear esquemas XMLde forma muy simple.

• Permite disminuir el tiemporequerido para actualizar elsitio Web y los costosasociados.

• Permite a los equipos detrabajo dentro de laorganización trabajar deforma conjunta a través delos sitios Microsoft OfficeSharePoint 2003.

• Permite a los equipos detrabajo organizar de formaefectiva y productiva elacceso y manejo de lainformación.


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Microsoft OfficeSharePoint Portal Server2003


• Permite acceder a lainformación relevante através de múltiplessistemas con unaorganización inteligente y defácil búsqueda.

• Mantiene actualizada laúltima información relevantesin esperar ningún tipo deindicación personalizada.

• Permite mantener segura lainformación confidencial dela organización.

• Señala anuncios, noticias yotros datos que seanrelevantes para laorganización.

• Actualiza permanentementela información relevante delnegocio a través de alertasautomáticas.

Microsoft Office EnterpriseProject Management 2003– (Project Server & ProjectPro)


• Permite ser la central dondese pueden depositar todoslos proyectos y recursosdisponibles.

• Permite un mejor acceso yanálisis de la información.

• Automatiza lascomunicaciones y mejora lacoordinación a través delestablecimiento deestándares de procesos,reduciendo costos deintroducción de cambios enla organización.

• Centraliza recursosdisponibles.

Microsoft Office ProjectStandard 2003


• Permite más sofisticación eimpacto en el trabajo sinincurrir en mayores y nuevoscostos de capacitación ysoporte.

• Hace más fácil para losempleados planificar,manejar, priorizar y asignarrecursos de un proyecto.

Valor endeterminadasposiciones de laempresa

Gerente financiero

Como sabemos, en la actualidad,la información se considera unactivo de una organización. Elmodo en que la misma puede serusada y analizada es lo quepuede determinar el éxito o elfracaso de dicha organización. Esevidente que aquella organizaciónque cuente con la informaciónmás actualizada posible será laque predomine sobre el resto. Espor ello que poder contar con la

información en tiempo real paratomar decisiones lo másacertadas posible esfundamental. Microsoft OfficeSystem permite, a través de unaserie de aplicaciones, llegar a unpunto tal que los usuarios puedanmanejar grandes volúmenes deinformación y, basándose en ello,realizar los análisis pertinentes.

Imaginemos el caso de ungerente financiero que debetomar decisionesconstantemente y, sobre todo,con información totalmenteactualizada. Microsoft OfficeSystem constituye unaverdadera herramientainformática de fácil utilizaciónque permite la simplificación deprocesos, facilitando a estegerente llegar a analizarimportantes volúmenes deinformación.

Microsoft Office System permitecumplir de forma efectiva conlos presupuestos para poderalcanzar los objetivospropuestos.

Analista

La persona que se desenvuelvecomo analista encontrará enMicrosoft Office System unaclara y efectiva solución a variosde sus problemas. A través delas nuevas herramientas y


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funcionalidades que presentaesta nueva versión, el manejo yuso de la información seránmucho más intuitivos y ágiles.Es por ello que Microsoft,pensando en las necesidadesde distintos tipos de usuarios,ha desarrollado nuevasversiones de las aplicaciones yaconocidas por todos (como hande ser Microsoft Word yMicrosoft Excel) para quepuedan trabajar con esquemasXML, lo cual les permitirámanejar la informaciónproveniente de distintossistemas sin tener problemasde compatibilidad.

Secretaria

Actualmente, la actividad diariade una secretaria está sufriendovariaciones de formapermanente, adaptándose ella alas nuevas y diversasnecesidades que estánsurgiendo en los procesos denegocios. Estos cambios sederivan de nuevas actividadesque desarrollan lasorganizaciones, así como denuevas formas de trabajar porparte de los ejecutivos ydirectivos de una organización.

El software que manejan lassecretarias ejecutivas ha de serfácil de usar y, sobre todo, hade adaptarse totalmente alentorno de usuario al que estánacostumbradas. Esfundamentalmente en estepunto en el que Microsoft OfficeSystem ha logrado ir un pasomás hacia adelantedesarrollando nuevasfuncionalidades y aplicacionessin perder la familiaridad de lasherramientas conocidas. Porsupuesto, esto se traduce enmenores costos decapacitación.

Microsoft Office System es unsistema integrado deaplicaciones que permitegestionar todo tipo de

información de proveedores,clientes e incluso contactospersonales. Ha de ser capaz dehacer un seguimiento dediversos calendarios y agendasy tener capacidad paraintegrarlos sobre la marcha.Además, la secretaria ejecutivaha de tener en su mano laposibilidad de realizar pequeñasacciones promocionales y demarketing de cara a aquellosclientes y contactosdirectamente implicados en suactividad profesional.

Gerente de marketing

El software que manejacualquier persona que trabajeen un departamento demarketing ha de ofrecerle laposibilidad de planificar ellanzamiento de cualquierproducto, gestionando laparticipación de las personas yrecursos necesarios para elmismo. Naturalmente, ha deofrecer herramientas paraanalizar resultados y establecerdistintos escenarios, así comola elaboración y control de los

presupuestos. También sonimprescindibles en marketingherramientas de software queayuden con la logística ydistribución del producto, quefaciliten el establecimiento desu valor y las relaciones deprioridad con otros productos dela empresa y, naturalmente, quecalculen desviaciones porcantidades de producción.Microsoft Office System permitesatisfacer las necesidades deun usuario como elanteriormente descrito.

Valor en diversosmercadosverticales

Administración pública

La inversión en tecnología no esexclusiva del sector privado. Esevidente que toda economíaque quiera ser considera comodesarrollada debe realizarconstantes inversiones entecnología. Como sabemos, en


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una economía podemosencontrar dos sectores concaracterísticas particulares,como son el sector privado y elsector público. Muchas vecesencontramos países quepresentan un sector privadobastante adelantadotecnológicamente, sin embargo,tenemos en contraposición unaadministración pública conserias deficiencias, lo cualcausa importantes pérdidaseconómicas.

Por suerte, en la actualidad seestán produciendo cambios conrespecto a lo anteriormentemencionado. Es por ello queexisten organismosgubernamentales en todo elmundo que se encuentranevolucionando hacia el conceptoque podríamos denominar como“e-government”.

Dicho concepto está relacionadocon la posibilidad de una mejoratención a la demanda de susciudadanos de un mejor y másamplio acceso al serviciopúblico. Para obtener ymantener la confianza y lacredibilidad de sus votantes, yason muchas lasadministraciones que quierenmodernizar o reinventar esasrelaciones mediante un serie depolíticas consideradas comofundamentales para elcrecimiento económico del país.Es por ello que se busca lacreación de nuevos modelosempresariales y asociacionesorientadas al rendimiento con elsector privado, el desarrollo deservicios electrónicos, como lasurnas de votación online y losforos de debate y para potenciarla participación interactiva delos votantes en laadministración pública.

Las administraciones públicaspueden emplear la plataformaMicrosoft .NET para que losServicios Web de XML sebeneficien de las posibilidadesque ofrece la Red. Microsoft.NET cambia la orientación de

sitios o dispositivos individualesa nuevas constelaciones deordenadores, dispositivos yservicios que funcionan enconjunto para ofrecer solucionesmás amplias y ricas.

Servicios financieros

En la economía digital de hoy essumamente importanteresponder rápidamente a losclientes, anticipando susnecesidades de desarrollo ylogrando captar nuevas einesperadas oportunidades denegocio.

La tecnología de NET deMicrosoft da a las institucionesfinancieras la agilidad necesariapara desarrollar una mejorrelación con el cliente, autorizara los empleados para tomarmejores decisiones de formamás rápida y aprovechar almáximo los cambios delmercado actual.

Industria

La era digital ha supuesto uncambio drástico en lasorganizaciones dedicadas aingeniería y fabricación. Laflexibilidad y la adaptaciónconstantes son requeridas porla complejidad cada vez mayorde la tecnología. Lascompañías que poseencapacidad de integrar y demodificar procesos de diseño ylas gerencias de negocio conrequisitos particulares más alláde los límites tradicionalesposeerán ventajas competitivas.Para los fabricantes, el éxitoradica en tomar decisionesmejores de forma más rápida,dándoles a los clientes lo quedesean, cuando y donde lodesean. La tecnología del NETde Microsoft proporciona a lascompañías la agilidad necesariapara permanecer competitivas.Con el NET, los negociospueden alcanzar la mayor

integración del sistema,accediendo mejor a los datosestratégicos desde cualquierlocalización.

Salud

En primer lugar, es interesantemencionar que una variedadmuy importante de estudiosmédicos se elabora endocumentos de Microsoft Word,al igual que los formularios declínicas. Estos documentos soncreados y editados por el autory reenviados para recabar algúntipo de autorización, editarlosde forma directa o biendevolverlos al autor con suscorrespondientes cambios.

Es notable la dificultad existentepara alcanzar la información.Habitualmente, ésta seencuentra almacenada endistintos sistemas y formatos,lo cual crea enormes problemasde acceso a la misma. Muchasveces, la información seintroduce de forma manual unay otra vez sin lograr unaautomatización de procesos.

Otro inconveniente frecuente esque la información se encuentrasin actualizar o es incorrecta, locual puede provocar seriosproblemas.


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Identificación y satisfacciónde necesidades

Asimismo, cada puesto detrabajo requiere de la tecnologíanecesaria para analizar grandesvolúmenes de información,ejecutar operaciones diversas,controlar, gestionar ocomunicarse. De este modo,podemos hacer un paralelismoentre las necesidades delusuario y las diferentesfuncionalidades que latecnología pone a disposiciónde aquél.

En la actualidad, un asesor entecnología, sea externo ointerno, va a cumplir un rolfundamental en elfuncionamiento de unaorganización, así como en lasposibilidades de éxito con lasque cuente ésta, ya que es lapersona indicada para conocerlas virtudes del software que seencuentra en el mercado y, a lavez, entiende los procesos quese ejecutan en la empresa. Esla persona adecuada paraencontrar la perfectacombinación entre necesidadesy soluciones existentes.

De alguna manera, tiene quetransformarse en la voz líder del

cambio tecnológico y de laactualización de todas lasherramientas informáticas parapoder cumplir con los objetivospreviamente fijados. Es, sinlugar a dudas, el nexocomunicante entre el usuarioque desempeña sus actividadesen una organización y lasnecesidades tecnológicas queéste último presenta.

Cada vez más, las necesidadestecnológicas de los usuariosvan creciendo de formaimportante y se van haciendomucho más variadas. Lacaracterística principal de unusuario que ocupa un puesto detrabajo en la actualidad es lagran versatilidad que debe tenerpara poder realizarcorrectamente diversos tipos deactividades. Es por ello quedebe estar preparado paramanejar una serie deaplicaciones relacionadas conlas finanzas, el marketing,recursos humanos, sistemas,gestión, etc.

Además, los volúmenes deinformación que se manejanactualmente son cada vezmayores, con el añadido de quela información proviene demuchas y diversas fuentes. Hoyen día, un usuario debe conocercómo manejar bases de datos,Internet, Intranet, etc. Es por

ello que el asesor en tecnologíatiene que poner a su alcancetodas las herramientasdisponibles para simplificardichas tareas.

La información que los usuariosmanejan tiene que estarprotegida de eventualesintromisiones de personasextrañas, a veces con intenciónde perjudicar. Pero lo querealmente es significativo es elincremento de la necesidad decontar con herramientas quebrinden seguridad. El asesor ensistemas deberá tener encuenta que ésta es quizás unade las principales necesidadesque presenta el usuarioactualmente. Todo lo que élmismo haga para proteger laintegridad de la informaciónmanejada por el usuarioresultará de gran relevancia.

También es importante analizarel tema de la colaboracióncuando hablamos denecesidades de usuarios. Hoymás que nunca, el desempeñode actividades en unaorganización se realiza muchasveces de forma conjunta, por lotanto, la tecnología tiene quebrindar los elementosnecesarios para que lacolaboración sea efectiva, sinpérdidas de tiempo ni deproductividad.

El uso de herramientas tecnológicas se haconvertido en algo indispensable. Es por elloque entendemos que no es posible desarrollarlas tareas cotidianas sin un ordenador.


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A su vez, la misma tecnologíaque le ofrece la posibilidad detrabajar en colaboración tieneque permitirle al usuariotrabajar cómodamente de formaindividual, haciendo que sesienta cómodo en lasactividades usuales que elmismo realiza en su puesto detrabajo. Esta convenientecombinación entre trabajoindividual y en colaboracióntiene que ser vista por parte delasesor como un asuntoespecial, para el cual debecontar con una herramientatecnológica apropiada.

Es por ello que no sólo se debecontar con la idea de que elasesor tecnológico se encargade proveer de la mejortecnología, sino que tambiéntiene que entender los procesosde negocios de unaorganización para, comomencionamos anteriormente,ser un nexo eficiente entre

tecnología y procesosorganizativos de trabajo.

Hoy en día, existe una palabramencionada por todos:productividad. Una simplepalabra que implica éxito en eldesarrollo y cumplimiento deobjetivos. Aquellas personasque alcancen un nivel alto deproductividad serán valoradaspor encima del resto.

Tanto el asesor como el usuarioentienden que la tecnología engeneral y las herramientasinformáticas específicas enparticular pueden produciraumentos en los niveles deproductividad del trabajador. Espor ello que el usuario sesentirá más cómodo trabajandocon herramientas lo másestables y fiables posible, queno provoquen pérdidasinnecesarias de tiempo. Muchasveces, los tiempos muertos quese producen por la interrupciónen el funcionamiento de la

herramienta informática que seencuentra utilizando el usuario,generan disminuciones en laproductividad del mismo. Esto,trasladado a una organización,implica importantes pérdidas.

Por otro lado, el usuario deseauna rapidez considerable en lasaplicaciones que utilizacomúnmente. Es decir, untrabajo más fácil con carpetas,ficheros y, principalmente, unaorganización más sencilla,cuestión fundamental en lostiempos actuales. El tema de laorganización, junto con el de laintegración de los datos yaplicaciones que el usuarioutiliza comúnmente, sonbastiones de una herramientainformática útil.

Es necesario realizar uncompleto análisis para entenderlas necesidades que estánpresentando los usuarios. Parapoder realizar dicho análisis,hay que comprender


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previamente que cada puestode trabajo, cada una de lasáreas de la empresa y, a suvez, cada sector empresarial,necesitan diferentesrequerimientos, los cuales vanvariando con las fluctuacionesdel mercado en que sedesenvuelven.

Como asesor, es necesariocomprender el negocio delcliente para encontrar lasolución más adecuada a susproblemas. Para ello hemosdelineado una serie de pasosprevios al asesoramiento entecnología:

• Comprender el contextoeconómico y comercial en elque se desenvuelve laorganización. Esto lepermitirá averiguar lasnecesidades globales de lamisma.

• Conocer la estrategia denegocio que estáimplementando oimplementará laorganización. Esto lepermitirá comprendercuáles son los objetivos acorto y medio plazo.

• Analizar los procesos yfunciones que sedesarrollan en cada una delas áreas de laorganización. Luego, hacerun estudio que permitacomparar los procesos conla estrategia elegida por laempresa.

• Trabajo de campo: esnecesario conocer lasproblemáticas que losusuarios sufren elcumplimiento normal de sustareas. Este último pasodebería hacerse lo másextenso posible, ya que deél surgen las verdaderasdificultades que losusuarios encuentran al usartecnología. Muchas veces,por falta de capacitación omal uso de lasherramientas informáticas,

nos encontramos conprocesos que consumenmucho tiempo. Si logracomprender los procesosque los usuarios realizan,podrá fácilmente descubrircuáles son lasoportunidades de negocio.

Existe la tendencia a analizarcuáles son las funcionalidadesque tiene una tecnología y,basándose en estasfuncionalidades, analizar cómolos procesos se pueden ajustarpara hacerlos más óptimos yproductivos. Si bien estemecanismo puede resultarcorrecto, es probable que elnegocio no se ajuste a él. Espor ello que recomendamosanalizar en profundidad laorganización (procesos,estrategia, tecnología queutiliza, mercado en que sedesenvuelve, capacitación delpersonal, etc.) para que elasesoramiento en tecnologíasatisfaga las necesidades queel usuario final requiera.

Una de las principalescaracterísticas que tiene quepresentar la persona que vendasoluciones tecnológicas es la detener el compromiso de percibirlas necesidades que presentanlos usuarios de sus productos.No sólo tiene que percibirdichas necesidades, sino quedebe estar atento al cambio delas mismas. Hoy en día, lasformas de organización mutancontinuamente, por lo que essumamente importante estarmuy atentos. Por eso Microsofttiene el compromiso deescuchar las necesidades delos usuarios y desarrollar asílas herramientas másapropiadas para cubrirlas.

Ciertamente, Microsoft OfficeSystem refleja estapreocupación por tratar desolucionar los problemas quetienen los usuarios de software.Como mencionamosanteriormente, la cantidad deinformación que manejan

actualmente los usuarios y lanecesidad de contar con dichainformación para la correctatoma de decisiones hacen queMicrosoft se encuentrecomprometido a escuchardichas necesidades para poderbrindar soluciones adecuadas yal alcance de cualquier usuario.Así, esta serie de productosincluye un conjunto deherramientas que permiten alos usuarios ser mucho másproductivos y eficientes queantes.


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Microsoft Office System,más desarrollo a medidaMicrosoft Office System ha sidodesarrollado a partir de unconjunto de productos paralograr como objetivo final unsistema integrado deaplicaciones que resulten útilespara los usuarios. Sin embargo,a pesar de haber sidodesarrollado sobre la base deaplicaciones ya conocidas porlos usuarios, como pueden serMicrosoft Word, Microsoft Excel,etc., incluye la posibilidad detrabajar con servidores, serviciosy al mismo tiempo programas deescritorio diseñados para eltrabajo de forma conjunta.

Microsoft Office System tienecomo funcionalidad fundamentalla de permitir que los usuariospuedan crear soluciones denegocios que les ayuden a tenerun mejor acceso a lainformación, aumentar lacapacidad de respuesta de unaorganización a cambios en elmercado, trabajar en equipo yaumentar la productividadindividual y de grupo.

Con frecuencia, los usuariossienten que el software queutilizan comúnmente esimpersonal y no cumple con lasexpectativas que ellos tienen conrespecto a la utilización delmismo en el desarrollo de susactividades diarias. Es decir, nose sienten identificados con él.Es evidente que otorgan una

valoración especial al hecho deque una herramienta informáticacuente con ciertas característicasespecíficas para sudesenvolvimiento profesional.

Microsoft, pensando en lasnecesidades de sus usuarios, hacreado este conjunto deaplicaciones, que conforman unsistema integrado con lasuficiente flexibilidad como paraque sea fácilmente adaptable acada uno de los ambientes en losque el usuario se desenvuelve,logrando de este modo un altogrado de implementación.

Necesidades que cubre enel usuario

Una de las principalesnecesidades que presentan losusuarios está asociada a laposibilidad de contar con unaherramienta informática quepresente una fácil adaptación yversatilidad a las diferentestareas que ellos desarrollen,elemento fundamental a la horade realizar una profundaevaluación de la utilidad dedicha herramienta.

Básicamente, lo que el usuariodesea es que la herramienta seadapte a las distintas tareas quelleva a cabo en el cumplimientode sus actividades diarias. Elusuario notará que, con lautilización Microsoft Office

System, podrá ganar rapidez,permitiéndole tal cosa unimportante ahorro de tiempo. Enla actualidad, el ahorro de tiempoes un elemento fundamental a lahora de evaluar la eficiencia deun profesional en el cumplimientode sus tareas.

Una de las principales ventajasque presenta Microsoft OfficeSystem es que, si bien tieneinteresantes elementos deprogramación que hacen de losdistintos programas queconforman el paquete unaherramienta de trabajo más queinteresante, es de muy simpleutilización para los usuarios,facilitando su aprendizaje.

El usuario notará que agilizarávarias de las actividades querealiza frecuentemente,permitiéndole eliminar tiemposmuertos. Un punto fundamentales la facilidad con la que sepueden utilizar los distintosprogramas que conforman elpaquete. En este sentido, valela pena mencionar quecualquiera puede usarlos. Yaquellos usuarios conconocimientos más avanzados,podrán, incluso, agregarlefuncionalidades a la aplicaciónde acuerdo con suspreferencias. La lógica básicaen la que se apoya la aplicaciónhace que el aprendizaje de lamisma sea sumamente sencillo.


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Descripción Básica del Producto


Microsoft Office Word 2003Microsoft, teniendo en cuenta lasnecesidades que han presentadolos usuarios de este producto, harealizado una serie demodificaciones que transformaronla aplicación en el mejorprocesador de texto del mercado.Dentro de las más importantesmejoras implementadas podemosmencionar las realizadas en lacomunicación y en la posibilidad decompartir la información de unmodo más simple y eficiente. Así,ha mejorado notablemente el modoen que se puede acceder adistintos tipos de información, porejemplo.

Las mejoras de la comunicaciónson muy importantes, ya se tratede comunicaciones internascomo externas. Esta últimaversión incluye la posibilidad deque un equipo de trabajo puedaelaborar documentos y trabajarde forma conjunta de unamanera más ordenada y efectiva.Los usuarios podrán compartir“espacios de trabajo” en los quetodos los miembros del equipoencontrarán la última versión deldocumento, así como listas detareas, documentosrelacionados, etc.

Por añadidura, se logrará un mejorcontrol en la distribución dedocumentos importantes, que nopodrán ser reenviados, copiados oimpresos sin previa autorizacióngracias a los “Information RightsManagement” (IRM), queconstituyen una funcionalidadimportante, dada la seguridad conla cual tiene que manejarse lainformación.

Asimismo, el usuario autor podrádesignar a ciertas personas paraque diseñen ciertos sectores deldocumento sin tener que darlespermiso para que lo modifiquen ensu totalidad. Esto esparticularmente relevante cuandouno desea que un usuario quetrabaja en nuestro equipo seencargue de desarrollar ocompletar sólo algún sector deldocumento.

Crear soluciones para lasorganizaciones con XML esfundamental. Es por ello queMicrosoft Office Word 2003 hasido desarrollado considerandoeste punto, por lo que esta nuevaversión soporta XML, haciendo quepuedan ser desarrolladas noticias,publicaciones, etc. Así, losdesarrolladores podrán construir

soluciones de negocios quepermitan lograr una interacciónentre el sistema del negocio y elpanel de tareas de Microsoft OfficeWord 2003.

En esta nueva versión, lasEtiquetas Inteligentes son muchomás flexibles, por lo que sepueden lograr resultados másefectivos y hacer que la etiquetaaparezca cuando haya algúncontenido específico.

Como añadido especial, MicrosoftOffice Word 2003 ofrece a sususuarios una serie importante derecursos adicionales, los cuales lespermitirán aumentar suproductividad. Para ello se hacreado el Panel de Tareas deInvestigación, en inglés “ResearchTask Pane”, que permite al usuarioacceder a diccionarios electrónicos,buscar información e incorporarla alos documentos. Algunasfuncionalidades presentes en dichopanel requieren de conexión aInternet. También podrá acceder alos recursos de Microsoft OfficeOnline, donde encontrará plantillasy capacitación sobre temasrelacionados con Microsoft OfficeWord 2003.

PARA ACCEDER A UNA MAYOR CANTIDAD DE INFORMACIÓN, DIRÍJASE A;

http://www.microsoft.com/office/Overview/editions/word.asp (Overview)

http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?url=/library/en-us/dno2k3ta/html/odc_wdov.asp (Información Técnica)

http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?url=/library/en-us/dno2k3ta/html/odc_wdov.asp (Información Técnica)

http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?url=/code/list/office.asp (Información Técnica; Relación con XML)


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Microsoft Office Excel 2003Microsoft Office Excel 2003permite al usuario utilizarinteresantes herramientas parael análisis de información y parala comunicación entre losdistintos componentes de unequipo de trabajo, que puedenasí compartir resultados.Microsoft Office Excel 2003 seha transformado en unaherramienta que permite unmejor trabajo en equipo.

Una de las novedades másimportantes que presenta estanueva versión está relacionadacon la posibilidad de leerinformación contenida encualquier esquema de XMLdefinido por el usuario. Éstepodrá analizar y manipular datosutilizando gráficos, tablas, etc.

La posibilidad de trabajar demanera conjunta con otrosintegrantes de un equipo es unade las principales virtudes quepresenta la aplicación. Elusuario podrá guardar losarchivos en “espacios detrabajo compartidos”, paracontar con la última versión deldocumento, listas de tareas,links, etc.

Esta nueva versión permite unmayor grado de integración conMicrosoft Windows SharePointServices. Se pueden creararchivos y transferirlos a lossitios de Microsoft WindowsSharePoint Services para quesean editados de forma máságil y simple.

Además, el control de lainformación que se distribuye esmucho más efectivo y a la vezeficiente. El usuario podráproteger los archivos, evitandoque puedan ser distribuidos sinautorización, por ejemplo.

El usuario podrá también lograruna mayor focalización de lastareas que se encuentrallevando a cabo a través de lautilización del Panel de Tareasde Búsqueda, el cual permiteacceder desde el archivo detrabajo a diccionarioselectrónicos, sitios deinvestigación online, etc.También podrá encontrar enforma online ayuda sobre todolo que necesita.


http://www.microsoft.com/office/Overview/editions/excel.asp (Overview)

Microsoft Office Outlook 2003Microsoft Office Outlook 2003es la solución integral paraorganizar y manejar mensajes,agendas, tareas, etc, existentesen el mercado. Esta nuevaversión de Microsoft Outlook hasido diseñada para aquellosusuarios que necesitan contarcon una herramienta deutilización simple que lespermita tener ordenado todo loreferido a recepción y envío demensajes, citas laborales ytareas asignadas, entre otrasposibilidades.

Todo usuario que trabaja en unaorganización conoce muy bien laimportancia relativa que implicala posibilidad de contar con lainformación de formaorganizada. Esta organizaciónse traduce en una mayorproductividad. La nueva versiónde Microsoft Outlook permitemanejar todos los mensajes decorreo electrónico desde un

único lugar, pudiendo acceder,enviar y recibir mensajes desdemúltiples cuentas de correo.

Microsoft Office Outlook 2003reduce los costos de impresión,ya que la lectura de losmensajes es mucho máscómoda. El Panel de lectura (alsituarse en la parte derecha dela pantalla) permite visualizarmensajes más extensos.Además, el usuario podráahorrar tiempo encontrandomensajes mucho másrápidamente agrupándolos portamaño, asunto, etc. Tambiénofrece una mayor flexibilidad ala hora de crear alertas deaviso de reuniones y demás.

Otro tema sin lugar a dudasfundamental es el del correo nodeseado. Cada vez más amenudo las casillas de correose llenan de mensajes de loscuales muchas vecesdesconocemos el remitente o si

incluyen contenido consideradocomo peligroso para nuestroordenador. La nueva versión deMicrosoft Outlook puedebloquear de forma automáticaaquella información que elusuario no considera comosegura, evitando tener luegoserios problemas con elordenador. De este modo selogra un mayor control sobre losmensajes entrantes, así comoahorrar tiempo, ya que elusuario no es el que tiene queestar analizando la procedenciade cada uno de los mensajesconsiderados comosospechosos.

De igual manera, MicrosoftOffice Outlook 2003 bloqueaaquellos archivos adjuntos nodeseados. A primera vista, estoresultaría un serioinconveniente, ya que muchasveces los usuarios intercambianinformación con otros usuarios


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Microsoft Office PowerPoint 2003La principal herramienta con laque cuenta un profesional en elmomento de realizarpresentaciones es, sin ningúnlugar a dudas, Microsoft OfficePowerPoint 2003. La nuevaversión de este útil e interesanteproducto incluye nuevasherramientas que pueden utilizarlos usuarios para crear,presentar y colaborar en laspresentaciones y que éstastengan de este modo un mayorimpacto.

La nueva versión de MicrosoftPowerPoint permite trabajar deforma conjunta de un modo másefectivo, realizar revisiones sobrela presentación creada con elequipo de trabajo, controlarmejor las presentacionesrealizadas, crear de un modomás simple una presentación enCD, etc.

Como mencionamosanteriormente, uno de los

principales beneficios que incluyela nueva versión de MicrosoftPowerPoint es la posibilidad decompartir espacios de trabajopara la creación depresentaciones en equipo ycomparar de este modo lasúltimas versiones y los cambiosrealizados por los distintosmiembros que conforman esteespacio. También se puede crearun documento en un espacio detrabajo utilizando la opción deShared Attachment, cuando seadjunta la presentaciónelaborada por el usuario en unmensaje en Microsoft OfficeOutlook 2003. De este modo,todos los miembros del equipo alcual fue enviado el mensajepodrán colaborar en lapresentación.

Por otro lado, el usuario podrácontar con un pleno control en ladistribución de todas laspresentaciones. Es posible queuna presentación incluya

información relevante de unaorganización, quizás dichapresentación es para distribucióninterna. Es por ello que, a travésde los Information RightsManagement (IRM), los usuariospodrán proteger la presentaciónimpidiendo que la misma seareenviada, copiada, etc.

El usuario podrá crear unapresentación en un CD y dárselaa sus clientes. Lo novedoso deeste procedimiento es que lapresentación se reproduce deforma automática una vez que elCD es introducido en elordenador. Sin embargo, esto noes todo, dado que estapresentación puede ser vista porpersonas que no tenganinstalado Microsoft OfficePowerPoint 2003 en susordenadores. Es decir, el usuariopodrá incluir el “viewer” para queel receptor del CD pueda ver lapresentación aunque éste últimono tenga instalado el programa.

a los cuales consideran deconfianza. Por eso MicrosoftOffice Outlook 2003 permitecrear listas de remitentesseguros, logrando de tal modoun completo análisis de lainformación que llegue a sucasilla de correo.

También cuenta conherramientas de búsquedamucho más completas, como elPanel de Tareas deInvestigación o “Research TaskPane”, el cual permite teneracceso a diccionarioselectrónicos, sitios de búsquedaonline, etc.

El usuario podrá mejorar lacomunicación con otrosusuarios iniciandoconversaciones a través delMessenger instantáneo.Además, podrá proteger toda lainformación consideradaconfidencial por la organización,utilizando la funcionalidad deDerechos de Manejo de laInformación o “InformationRights Management” (IRM),evitando así que un documentosea reenviado, copiado oimpreso. Es importantemencionar que esta últimafuncionalidad requiere MicrosoftWindows Server 2003.

Los usuarios que comúnmenteutilizan Microsoft Outlookencontrarán que, a partir deesta nueva versión, el trabajoconjunto es mucho mássencillo, ya que distintosmiembros de un equipo detrabajo pueden acceder a lasúltimas versiones de algúndocumento de importancia,contar con una lista de tareas,etc. También podrán acceder alos calendarios compartidos,logrando así combinar de formamás rápida los horarios dereuniones.

http://www.microsoft.com/office/Overview/editions/outlook.asp (Overview)

http://www.microsoft.com/office/Overview/editions/junkmail.asp (Correo basura)

http://www.microsoft.com/office/using/column19.asp (Beneficios en la comunicación)

BUSINESS CONTACT MANAGER

http://www.microsoft.com/office/Overview/editions/contactmanager/overview.asp (Overview)

http://www.microsoft.com/office/Overview/editions/contactmanager/faq.asp (FAQ)


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Es bien sabido que la primeraimpresión muchas veces es laque cuenta. Por ello, para lograruna buena impresión antecolegas y/o clientes esnecesario que laspresentaciones que realice elusuario tengan un componentede gráficos, animaciones ymultimedia importante. Hasta elmomento, muchos usuarioscreían que la elaboración de unapresentación de estascaracterísticas era imposible. Espor ello que Microsoft, pensandoen las necesidades de sususuarios, ha desarrollado una

serie de funcionalidades quepermiten que la organización dedichas presentaciones seasumamente sencilla.

Microsoft Office Outlook 2003presenta un modo mejorado dedemostración de diapositivas quehace más fácil dar unapresentación, permitiendorealizar anotaciones en pantalla,acceder a la galería de Imágenes“Clip Art and Media on MicrosoftOffice Online”, la posibilidad deincluir animaciones o utilizar elentorno multimedia para contaruna historia, etc.

A diferencia de versionesanteriores, en esta nueva versiónde Microsoft PowerPoint unopuede aprovechar lasfuncionalidades que presentanlas Etiquetas Inteligentes.Muchas veces, las mismas nosproporcionan información derelevancia relacionada conalguna palabra determinada.


http://www.microsoft.com/office/Overview/editions/powerpoint.asp (Overview)

Microsoft Office Access 2003Esta nueva versión le brinda alusuario una serie de herramientasmuy útiles que le permitirán lograrun análisis de información yadministración de bases de datosmás sofisticados. Así, laorganización podrá crear distintassoluciones de base de datos enfunción de sus necesidades.

En la actualidad, los trabajadoresde una organización deben utilizary analizar mucha información.Muchas veces no sólo el volumende la información supone unproblema, sino que también loson las varias y diversas fuentesde que proviene. Es por ello queMicrosoft Office Access 2003incluye la posibilidad de acceder ay usar información desde diversasfuentes optimizando el proceso. Elusuario podrá incorporar

información proveniente dediversos formatos, como puedenser XML, OLE, Open DatabaseConnectivity (ODBC) y, porsupuesto, Microsoft WindowsSharePoint Services. Tal cosapermite una importanteinterconexión entre los distintoscomponentes del negocio.

También podrá incorporar en lassoluciones toda la informaciónproveniente de Microsoft SQLServer.

Por otro lado, la aplicación incluyeuna serie de funcionalidades quepermiten una mayor facilidad ensu utilización, ayudando así aeliminar errores, actualizando laspropiedades de maneraautomática, permitiendo realizardistintos tipos de análisis de lainformación y haciendo fácilmente

copias de seguridad de lainformación con la que el usuariose encuentra trabajando.

Una de las necesidades básicasque presentan los usuarios estárelacionada con la posibilidad deayuda que le brinda unaherramienta informática. En estecaso, el usuario podrá encontrarayuda en el Panel de Tareas eincluso acceder al sitio deMicrosoft Office 2003 para tenerasistencia.

El usuario podrá compartirinformación de un modo máseficiente, exportando eimportándola y relacionándola conMicrosoft Windows SharePointServices, diseñar páginas Web através de la publicación deformularios y noticias, etc.

PARA UNA MAYOR INFORMACIÓN, PUEDE ACCEDER A:

http://www.microsoft.com/office/Overview/editions/access.asp (Overview)

http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?url=/library/en-us/dno2k3ta/html/odc_ac11st.asp(Desarrollo de Smart Tags)


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Microsoft Office InfoPath 2003Microsoft Office InfoPath 2003 esuna nueva aplicación, incluida enel paquete Microsoft OfficeSystem, que permite que seproduzca una sistematización enla recopilación de información deun grupo de trabajo uorganización, a través del uso deformularios dinámicos. Lainformación introducida en estosformularios puede ser procesadade diversos modos, ya queMicrosoft Office InfoPath 2003soporta un esquema XML. Por lotanto, los usuarios puedenconectar la información que ellos

mismos están añadiendo con lade la organización.

En definitiva, Microsoft OfficeInfoPath 2003 constituye un modonecesario de recoger datos paracontar con mayor información enel momento de tomar decisionesde negocio. El usuario podrá crearformularios dinámicos sinnecesidad de tener conocimientossobre programación, ahorrandoasí tiempo y costos.

Aquellos usuarios que trabajen deforma conjunta verán queMicrosoft Office InfoPath 2003

constituye una herramientasumamente flexible que lespermitirá compartir de formaefectiva la información recogidapara que luego se use dentro delos procesos de negocios de laorganización.

Además, las organizacionesencontrarán en el producto unagran flexibilidad que les permitiráadaptarse a las condicionescambiantes del mercado en el queoperan, ya que la creación ymodificación de los formularios esmuy simple e intuitiva.

PARA UNA MAYOR INFORMACIÓN, PUEDE ACCEDER A:

http://www.microsoft.com/office/Overview/infopath/overview.asp (Overview)

http://www.microsoft.com/office/Overview/infopath/topten.asp (Beneficios de la utilización)

http://www.microsoft.com/office/Overview/infopath/demo.asp (Demo que muestra su aplicabilidad)

http://www.microsoft.com/office/using/column18.asp (Creación de formulario)

http://www.microsoft.com/office/Overview/infopath/faq.asp (FAQ)

http://www.microsoft.com/technet/treeview/default.asp?url=/technet/prodtechnol/office/office2003/plan/inpthfaq.asp(Consultas técnicas)

http://www.microsoft.com/presspass/features/2002/Oct02/10-09OfficeFamily.asp (Información general)

http://www.microsoft.com/presspass/features/2003/Feb03/02-10InfoPath.asp (Información general)

http://www.microsoft.com/presspass/features/2002/nov02/11-12XMLOffice.asp(Relación entre Microsoft Office InfoPath 2003 y Microsoft Office 2003)

ESCENARIOS

http://www.microsoft.com/office/Overview/infopath/usage/salesperson.asp (Caso: Vendedor)

http://www.microsoft.com/office/Overview/infopath/usage/companypresident.asp (Caso: Presidente de una compañía)

http://www.microsoft.com/office/Overview/infopath/usage/director.asp (Caso: IT)

http://www.microsoft.com/office/Overview/infopath/usage/developer.asp (Caso: Desarrollador)

CASOS

http://www.microsoft.com/presspass/features/2003/may03/05-19acord.asp (Implementación en compañía de seguros)

http://www.microsoft.com/presspass/press/2003/Feb03/02-10InfoPathHealthcarePR.asp (Implementación en medicina)


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Microsoft Office Publisher 2003Las buenas relacionescomerciales con los clientes deuna organización pueden serdeterminantes en el éxito quelogre la misma. Es por ello quesiempre se debe mantener unarelación lo más fluida posible yevitar que ésta se deteriore.

Microsoft Office Publisher 2003constituye una herramientaesencial para el cumplimiento delos objetivos anteriormentemencionados. Con Microsoft OfficePublisher 2003 el usuario podrádiseñar, crear y publicar materialde marketing y comunicación consuma facilidad y de una calidadprofesional.

Los medios de distribución de losmateriales de marketing son de lomás variados. Los más relevantesson las impresiones, loscontenidos Web y los mensajes decorreo electrónico. MicrosoftOffice Publisher 2003 constituyeen sí misma una solución a lasnecesidades de distribución, puesincluye una funcionalidad que lepermitirá construir fácilmente unsitio Web, crear mensajes decorreo electrónico, etc. Tambiénpodrá crear publicacionespersonales. Una de las principalesventajas que presenta esta nuevaversión de Microsoft Publisherestá relacionada con la posibilidad

de realizar diseño de calidadprofesional, pero hecho en casa.

La aplicación incluye un grannúmero de plantillas que podráluego personalizar dependiendo delos objetivos para los cuales lapublicación haya sido elaborada.

Además, Microsoft OfficePublisher 2003 ofrece unaimportante integración con el restode las aplicaciones del paqueteMicrosoft Office System.

PARA ACCEDER A UNA MAYOR INFORMACIÓN, CONSULTE:

http://www.microsoft.com/office/Overview/publisher/overview.asp (Overview)

http://www.microsoft.com/office/Overview/publisher/faq.asp (FAQ)

http://www.microsoft.com/office/Overview/publisher/usage/default.asp (Escenario. Casos: Pequeñas empresas, grandes empresas, consumidores)

Microsoft Office OneNote 2003Microsoft Office OneNote 2003 esun nuevo programa, incluido en elpaquete de Microsoft OfficeSystem, que permite que el usuariopueda capturar, organizar y reutilizarsus notas de ordenador portátil, lasde ordenadores de escritorio o lasde Tablet PC. En segundo lugar, lebrinda al usuario un espacio paraalmacenar todas sus notas y lalibertad para trabajar con ellascomo desee. Microsoft OfficeOneNote 2003 también le ayuda acapturar la información de manerasmúltiples, brindándole la posibilidad

de organizarla y utilizarla según susnecesidades. Microsoft OfficeOneNote 2003 combina la libertady la flexibilidad de las notas depapel con la eficacia y la energía deherramientas de organizacióndigitales, permitiéndole así trabajarcon sus notas e información demanera más efectiva.

El usuario podrá tomar notasescritas y sincronizarlas congrabaciones de audio y poner lainformación contenida en un sitioWeb directamente en MicrosoftOffice OneNote 2003.

Como mencionamosanteriormente, la organización dela información es fundamentalpara un mejor aprovechamiento dela misma. Es por ello que elusuario podrá crear las carpetas ypáginas que necesite,organizándolas de acuerdo consus necesidades. También podrábuscar de un modo rápido lasnotas según lo que necesite, crearlas llamadas “Note Flags”, etc.

http://www.microsoft.com/office/preview/onenote/overview.asp (Overview)

http://www.microsoft.com/office/preview/onenote/topten.asp (Beneficios de la utilización)

http://www.microsoft.com/office/preview/onenote/faq.asp (FAQ)

http://officebeta.microsoft.com/assistance/preview.aspx?AssetID=HA010574701033 (Cuestiones Técnicas)

ESCENARIOS

http://www.microsoft.com/office/preview/onenote/usage/consultant.asp (Caso: Consultora)

http://www.microsoft.com/office/preview/onenote/usage/engineer.asp (Caso: Ingeniero)

http://www.microsoft.com/office/preview/onenote/usage/manager.asp (Caso: Gerente de Proyecto)

http://www.microsoft.com/office/preview/onenote/usage/student.asp (Caso: Estudiante)

http://www.microsoft.com/office/preview/onenote/usage/journalist.asp (Caso: Periodista)


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Microsoft Office FrontPage 2003La nueva versión de MicrosoftFrontPage ha sido desarrolladateniendo en consideración ciertasnecesidades que presentan losusuarios y que están relacionadascon la facilidad que debe teneruna aplicación que sirva para laconstrucción de un sitio Web.

Microsoft Office FrontPage 2003proporciona las característicasespeciales necesarias para lasatisfacción de las necesidadesantes mencionadas, así como unalto grado de flexibilidad y lafuncionalidad de ayudarle aconstruir sitios de forma ágil eintuitiva.

La aplicación permite realizardiseños profesionales, contandocon las herramientas necesarias

para la creación de sitios Websofisticados. Podemos diferenciartres aspectos fundamentales enel avance representado porMicrosoft Office FrontPage 2003con respecto a versionesanteriores. En primer lugar, elusuario observará que con estaversión se puede lograr que lossitios tengan una mejorpresentación a través de nuevasfuncionalidades añadidas. Ensegundo lugar, existen nuevasherramientas para generarcódigos. Aquellos usuarios quetengan conocimientos másavanzados podrán aprovechar alcien por cien las funcionalidadespresentes en dicha aplicación. Porúltimo, se puede conectarinformación por esquemas XML ypor diversas fuentes adicionales.

La utilización de las plantillas deWeb dinámicas permite que elusuario pueda modificar seccionesenteras del sitio Web. Lasherramientas de diseño enMicrosoft Office FrontPage 2003permiten que los usuarios puedangenerar de un modo más eficienteel código HTML, dándoles unmayor control sobre éste. Dentrode las herramientas de diseño decódigo, que mejoran ampliamentela apariencia de la aplicación,podemos hallar la posibilidad decontar con una vista diseño queestá automáticamente actualizadaen la vista código, seleccionar,modificar y manipular etiquetasfácilmente utilizando el Quick TagSelector y el Quick Tag Editor, etc.

Microsoft Office Project 2003

Microsoft Office ProjectStandard 2003

Las organizaciones necesitanpersonas que se encuentrenaltamente capacitadas para lagestión de proyectos importantes.Asimismo, en la actualidad, lainclusión de herramientasinformáticas en los distintos tiposde trabajo se hace indispensable.Por ello Microsoft ha puestoénfasis en el desarrollo deherramientas que le permitan a lapersona encargada de la gestiónde un proyecto realizar unseguimiento y análisis completodel mismo.

Microsoft Office Project Standard2003 es la herramientaindispensable para los encargados

de la gestión de un proyecto quenecesitan una herramienta deescritorio que les permita manejarsus proyectos de forma eficiente yefectiva. Es en este sentido queMicrosoft Office Project Standard2003 ha sido diseñado paramejorar la capacidad de organizarel trabajo y lograr comunicacionesmás efectivas.

Es fundamental poder organizar ymanejar los recursos utilizados enel proyecto para poder cumplir conlos tiempos y presupuestosestablecidos. Por este motivo, elusuario podrá contar con unaherramienta poderosa para poderorganizar el esquema de trabajo,evaluar el impacto en los tiemposesperados del desarrollo delproyecto, desarrollar planes a

medida para cada proyecto que seencuentre realizando, etc.

El usuario logrará así una mejorcomunicación de los planes deproyecto, ya que esta nuevaversión permitirá transferir lainformación desde MicrosoftOffice Project Standard 2003hacia otros programas deMicrosoft Office System, lograrmejores impresiones, dadas lasnuevas funcionalidades, ycompartir información del proyectoa través de los Microsoft WindowsSharePoint Services.

Microsoft Office EnterpriseProject Management

Microsoft Office Enterprise ProjectManagement 2003 constituye unasolución ideal para el tipo de

http://www.microsoft.com/office/Overview/frontpage/overview.asp (Overview)

http://www.microsoft.com/office/Overview/frontpage/faq.asp (FAQ)

http://www.microsoft.com/office/Overview/frontpage/compare.asp (Comparativa)

http://www.microsoft.com/office/Overview/frontpage/servers.asp (Relación con los servidores)

http://www.apptix.net/default.aspx (Proveedor de Microsoft Windows SharePoint Team Services)


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organización que necesite unafuerte coordinación yestandarización entre proyectos yresponsables de la gestión deproyectos, centralizando losrecursos. Esta solución estáconformada por Microsoft OfficeProject Professional 2003,Microsoft Office Project WebAccess 2003 y Microsoft OfficeProject Server 2003.

Microsoft Office ProjectProfesional 2003 incluye lasherramientas de MicrosoftOffice Project Standard 2003más un poderoso conjunto defuncionalidades y recursoscuando se encuentra conectadoa Microsoft Office Project Server2003. Microsoft Office ProjectProfesional 2003 puede serutilizado por los responsablesde la gestión de proyectos quenecesitan establecer tiempos derealización, asignar tareasdesde una central de recursos yguardar la información de formacentralizada en Microsoft OfficeProject Server 2003.

Por otro lado, contamos conMicrosoft Office Project WebAccess 2003, que constituye unportal Web que permite a losusuarios conectarse a un proyectosituado en Microsoft Office ProjectServer 2003. Los miembros de unequipo de trabajo podrán accedera toda la información que seencuentra en el portal. MicrosoftOffice Project Server 2003 es laplataforma que soporta elproyecto y los recursos de gestión.

La solución Microsoft OfficeEnterprise Project Management2003 presenta diversosbeneficios. Ayuda a lasorganizaciones, departamentos oequipos de trabajo a poder realizarun mejor análisis de lainformación revelada en unproyecto o conjunto de proyectos.Los equipos de trabajo no sólolograrán un mayor análisis dedicha información, sino quetambién podrán obtenerimportantes mejoras en lacolaboración y administración.Todo ello permite tener una mejor

visión de toda la informacióninterna de un negocio y realizarevaluaciones completas sobreesquemas de trabajos, tiempos,etc. Asimismo, les permitiráestablecer claramente procesosrepetitivos y optimizar recursos dela organización, ayudando areducir costos, incrementando lacalidad en la ejecución yobteniendo un ahorro de tiempoconsiderable.

Por otro lado, al haber logrado unasolución que permite trabajar encolaboración de forma efectiva,podrá compartir información ylograr una verdadera coordinacióndel equipo de trabajo paraparticipar en proyectos, lograrprogresos, etc. La estructura de lasolución permite una importanteflexibilidad y seguridad, por lo queel manejo de la información esseguro y fiable.

PARA ACCEDER A MÁS INFORMACIÓN, CONSULTE ESTAS PÁGINAS:

http://www.microsoft.com/presspass/press/2003/Jun03/06-04Project2003ValuePR.asp (Información general)

http://www.microsoft.com/office/preview/project/faq.asp (FAQ)

http://www.microsoft.com/technet/treeview/default.asp?url=/technet/prodtechnol/office/office2003/MSProject03/OUTLOOK.asp (Integración con Microsoft Office Outlook 2003)

http://www.microsoft.com/technet/treeview/default.asp?url=/technet/prodtechnol/office/office2003/MSProject03/RESMGT.asp (Recursos para Microsoft Office Project Server 2003)

http://www.microsoft.com/technet/treeview/default.asp?url=/technet/prodtechnol/office/office2003/MSProject03/SECURITY.asp (Seguridad para Microsoft Office Project Server 2003)

http://www.microsoft.com/technet/treeview/default.asp?url=/technet/prodtechnol/office/office2003/MSProject03/ACTIVEDR.asp (Integración de Microsoft Project Server 2003 con Active Directory)

MICROSOFT OFFICE PROJECT STANDARD 2003

http://www.microsoft.com/office/preview/project/standoverview.asp (Overview)

http://www.microsoft.com/office/preview/project/usage/businessmanager.asp (Caso: Gerente de negocios)

MICROSOFT OFFICE ENTERPRISE PROJECT MANAGER 2003

http://www.microsoft.com/office/preview/project/epmoverview.asp (Overview)

ESCENARIOS

http://www.microsoft.com/office/preview/project/usage/projectmanager.asp (Caso: Gerente de proyecto)

http://www.microsoft.com/office/preview/project/usage/resourcemanager.asp (Caso: Gerente de recursos)

http://www.microsoft.com/office/preview/project/usage/teammember.asp (Caso: Miembro de un equipo)

http://www.microsoft.com/office/preview/project/usage/execdirector.asp (Caso: Director ejecutivo)


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Microsoft Office Visio 2003Microsoft Office Visio 2003 es unprograma destinado a ladiagramación para ayudar a losusuarios a crear negocios ydiagramas técnicos que permitiránorganizar ideas complejas,procesos y sistemas.Evidentemente, es unaherramienta única que permitecomunicar información de formaclara, concisa y efectiva.

Si bien la aplicación posibilitarealizar diagramas complejos, losusuarios menos especializadospodrán realizar distintos tipos dediagramas utilizando Microsoft

SmartShapes, para poder asícumplir con los objetivos previstos.Para aquellos usuarios con mayoresconocimientos, Microsoft OfficeVisio 2003 incluye un conjuntoimportante de herramientas quepermitirán realizar un trabajo cienpor cien profesional.

Como siempre mencionamos, laimportancia de tener unacomunicación clara y efectiva esun objetivo en sí mismo. La formaen la cual se pueden visualizar ycomunicar ideas, información ysistemas es causa fundamentalde éxito. Es por ello que el usuario

podrá crear diagramas con altoimpacto para la audiencia,compartir diagramas en espaciosde trabajo de equipo, etc.

Además, los usuarios podránrealizar trabajos más sofisticados,mejorar la comprensión eincrementar la productividad paralograr el impacto tan deseado enlos negocios. En cuanto a laintegración, el usuario podráimportar información desdeMicrosoft Office Excel 2003,Microsoft Office Word 2003,Microsoft Office Access 2003,Microsoft SQL, XML, etc.

Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003Microsoft Office SharePoint PortalServer 2003 permite a lasempresas desarrollar un portalinteligente capaz de conectarusuarios, equipos y conocimientode modo que los usuarios puedanaprovechar la informaciónrelevante a través de procesos delnegocio para ayudarles a trabajarmás eficientemente. Este portalproporciona a las organizacionesuna solución que logra integrar la

información desde varios sistemasdentro de una única aplicación. Elusuario notará que podráencontrar información relevante demanera rápida. Evidentemente, elportal mejora la colaboración quepuede existir entre los distintosmiembros de un equipo.

Básicamente, el objetivo de lasolución descrita es el de “ponerla información a trabajar”, ya quelos usuarios tendrán un único

punto de acceso a múltiplessistemas, como son losprogramas de Microsoft OfficeSystem. El tipo de estructura quetiene la aplicación permite incluirherramientas flexibles para eldesarrollo de solucionesapropiadas para el negocio.También mejora el contacto entreel personal y logra que éstetrabaje de forma conjunta demodo efectivo.

PARA ACCEDER A UNA MAYOR INFORMACIÓN, DIRÍJASE A LOS SIGUIENTES LINKS:

http://www.microsoft.com/office/preview/visio/overview.asp (Overview)

http://www.microsoft.com/office/preview/visio/topten.asp (Beneficios de la utilización)

http://www.microsoft.com/office/preview/visio/faq.asp (FAQ)

http://www.microsoft.com/office/preview/visio/facts.asp (Información General)

PARA ACCEDER A UNA MAYOR INFORMACIÓN, DIRÍJASE A LOS SIGUIENTES SITIOS:

http://www.microsoft.com/office/preview/sharepoint/overview.asp (Overview)

http://www.microsoft.com/office/preview/sharepoint/whats_new_sps.asp (Novedades)

http://www.microsoft.com/Office/Preview/sharepoint/topten.asp (Beneficios de su implementación)

http://www.microsoft.com/Office/Preview/sharepoint/relationship.asp(Relación con Microsoft Windows SharePoint Services)

http://www.microsoft.com/Office/Preview/sharepoint/faq.asp (FAQ)


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Extensible Markup Languageen Microsoft Office System


Descripción yoportunidades

En la actualidad, las empresascentran sus actividades alrededorde la información. Aunque existenmétodos consolidados paraalmacenar y administrar algunostipos de datos (por ejemplo,datos numéricos en bases dedatos), una parte importante dela información creada en elentorno empresarial no secaptura de ninguna formasignificativa.

El personal genera informes,mensajes de correo electrónico yhojas de cálculo que contieneninformación vital y valiosa. Pero sinecesitan reutilizar lainformación, este mismopersonal puede llegar a emplearuna cantidad de tiempoconsiderable en buscar losarchivos correctos y, después,volver a escribir, cortar y pegar oimportar de algún modo lainformación pertinente de otrodocumento. XML fue creadooriginalmente para solucionareste problema, ya que permite alas empresas capturar toda lainformación empresarial encualquier formato, de maneraque su valor se aproveche almáximo.

La gran innovación de Microsoften este sentido ha sidoincorporar esta tecnología atodas las aplicaciones deMicrosoft Office System,otorgando eficacia a laadministración tradicional dedatos incluidos en losdocumentos comunes.

¿Qué es XML?

XML es un lenguaje que se utilizapara identificar la estructurainterna de un documento. Al igualque otros lenguajes, en XML seutilizan etiquetas para definirelementos específicos dentro deun documento. Las etiquetasXML sirven para definir loselementos estructurales deldocumento y el significado deéstos. A diferencia de lasetiquetas HTML, que especificanel aspecto o el formato de undocumento, XML se puede utilizarpara definir la estructura y elcontenido del documento, no sóloel aspecto. De esa forma, XMLsepara el contenido de undocumento de su presentación,con lo que es posible administrarel contenido de formacomprensible.

Las etiquetas que se puedenutilizar para un tipo dedocumento o de información enparticular están contenidas enesquemas XML. En los

esquemas se define la estructuray el tipo de datos que cadaelemento de un documentopuede contener y que pueden sercreados por un usuario o unaempresa o a nivel sectorial. Porlo tanto, se pueden crearesquemas XML para definir ycalificar el contenidoprácticamente para cualquier tipode aplicación.

Dado que un documento XMLestá estructurado, esindependiente de la plataforma yestá basado en texto, losdocumentos XML se pueden abriry tratar con diferentes programasde edición (como los programasde Microsoft Office System) ointegrar en procesosempresariales automatizados.

Aplicaciones Inteligentes

XML ofrece posibilidadesexcepcionales para laautomatización de casi todas lastareas que impliquen el trabajocon documentos. La creación dedocumentos como informes,hojas de cálculo y formularioscon un esquema XMLacompañante (incluso si elesquema está oculto para losusuarios) permite a losdesarrolladores crear solucionesque reconocen la estructura y elsignificado del contenido de esos


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documentos y responder deforma inteligente al usuario. Lasaplicaciones inteligentes guiarány facilitarán la creación dedocumentos, reduciendo eltiempo empleado en tareas quetradicionalmente se han realizadomanualmente.

Como el contenido esindependiente de lapresentación, las soluciones sepueden personalizar paramostrar la misma informaciónde múltiples maneras distintas,según corresponda a unadeterminada tarea, usuario oproceso.

EscenariosEn esta sección atravesaremospor diferentes escenarios quepondrán en evidencia lapotencialidad de incorporar XMLen los flujos de trabajo, intra einterorganizacionales.

Cumplimientonormativo ypreparación dedatos financierosEn el siguiente escenario seilustra cómo la adopción de unesquema estándar de datosfinancieros corporativos puedepermitir a organismos, como laFDIC (Federal Deposit InsuranceCorporation) y la SEC (Securitiesand Exchange Comission),automatizar el procesamiento yalmacenamiento de lainformación que es necesariopresentar. Además, un mayor usode XML puede permitir a lasempresas de serviciosfinancieros automatizar lacreación de los informes ysimplificar y agilizar la distribuciónde los mismos a sus clientesmediante una variedad decanales.

Situación

El sector de los serviciosfinancieros se caracteriza por susestrictos requisitos de informes.Los reguladores gubernamentalesexigen a las empresas lapresentación de innumerablesinformes financieros para cumplircon las normativasgubernamentales. En el sectorprivado, los analistas bursátilesdependen de esa informaciónpara preparar sus propiosinformes. Después, lainformación se proporciona a losinversores institucionales.

Retos.

Los informes de análisis y lainformación que deben,presentarse a la SEC implican eluso de una gran variedad deformularios, cada uno con supropio formato estándar. En elsector privado, los informes yanálisis se distribuyen a travésde múltiples canales, lo queincluye el fax, teléfono, papel,correo electrónico, mensajeríainstantánea y portales Web. Elincontable número de informesque circulan diariamente estáobligando al gobierno y a estesector a implantar laautomatización de los procesosde presentación y publicación.

Solución XML de escritorio

El primer paso para el éxito de laautomatización consiste enestablecer estándares para lapresentación de los datos ydemás información común en losinformes financieros. Acontinuación se pueden crearaplicaciones personalizadas oprocesos automatizados queextraigan y den formato a losdatos correctos de acuerdo conlos requisitos de los diversosorganismos gubernamentales.

Para el gobierno, el uso de unesquema XML estándar permitiríallevar a cabo la automatizaciónde los procesos para admitir,validar, normalizar y almacenar

dicha información, para luego serpresentada y publicada. De igualmanera, los datos XML sepueden publicar de nuevo ydistribuir de forma sencilla aclientes comerciales medianteservicios Web que recuperen yden formato a los datos. Losservicios Web que controlanestos procesos pueden aceptardocumentos XML conindependencia de la plataformaen la que se haya creado elinforme, por lo que la adopcióndel estándar no requiere elreequipamiento de todo el sector.

El uso de aplicaciones deescritorio habilitadas para XML,como Microsoft Excel deMicrosoft Office 2003, permite alos analistas financieros quepreparan informes y trabajan conlos datos a diario adoptar elestándar XML del sector sin dejarde utilizar las herramientasconocidas. Con algunasextensiones de softwaresencillas, los analistas puedenexportar datos directamentedesde sus modelos, basados enMicrosoft Office Excel 2003, enun formato listo para supresentación.

Las empresas que analizanactivos financieros exponen datosde empresas públicas y privadasa sus analistas mediante unasolución que utiliza un esquemaXML estándar para los informesfinancieros y una solución decliente inteligente basada enMicrosoft Office Excel 2003. Lasceldas de la hoja de cálculo deMicrosoft Office Excel 2003están asignadas a diversoselementos del documento XML.La hoja de cálculo recupera unalista de empresas en el panel detareas de Microsoft Office Excel2003 e introduceautomáticamente resultadosindividuales o combinados en lahoja de cálculo cuando el analistaselecciona las empresas.

Tras el análisis, los datos XML seexponen en un panel de tareasde Microsoft Word de Microsoft


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Office 2003 para la preparaciónde un informe dinámico listo parael cliente. Puesto que la solucióndepende de XML, la hoja decálculo de Microsoft Office Excel2003 y el documento deMicrosoft Office Word 2003aceptan los cambios en la hojade cálculo y en el formato de losdatos entrantes. Y cuando losdatos cambian, los analistas sólotienen que actualizar uno de losarchivos para que se actualice lainformación en el lugarcorrespondiente del informe.

Ejecución yadministración dereparaciones in situEn este escenario se describecomo una solución portátil queutiliza formularios habilitados paraXML puede ayudar a los técnicosde reparaciones in situ a capturardatos de manera eficaz y precisa,automatizar la generación deinformes basados en datos ypermitir operaciones de análisissofisticadas, la acumulación y elalmacenamiento de la informaciónrecopilada in situ.

Situación

Los fabricantes de equipamientoindustrial de grandesdimensiones (generadores deelectricidad, máquinasexcavadoras, equipos agrícolas,palas mecánicas, tractores, etc.)envían con frecuencia equipos deasistencia técnica para realizarreparaciones in situ. Estasreparaciones pueden durar entreuna semana y varios meses, enfunción de la necesidad demantenimiento.

Retos

Durante cada reparación, losfabricantes recopilan grandesvolúmenes de datos para poderayudar a las empresas adeterminar el éxito de la solicitudde asistencia. Actualmente, los

ingenieros y los equipos dereparaciones suelen reunir losdatos en formularios de papel oen costosas aplicaciones desoftware desarrolladas a medida.

El uso de formularios en papelpara reunir los datos creaprocesos manuales ineficacesproclives a los errores y dificultael archivo acumulado deinformación referida a lasreparaciones realizadas para undeterminado cliente o tipo deequipo. Además, la prolongadalatencia entre el momento deregistro de los datos in situ y elde su captura en la base dedatos central impide que laempresa evalúe el estado de lasreparaciones en curso oresponda con rapidez a lastendencias de errores en losequipos o las solicitudes de losclientes.


Una solución basada en XMLrevolucionaría la forma en queestas empresas implementansus procesos, al permitirlescapturar de forma precisa laabundante información reunidapor los técnicos in situ yadministrarla de manera eficaz.

Fuera de la oficina central, losformularios de papel que utilizanlos ingenieros se reemplazan porun equipo portátil con MicrosoftOffice InfoPath 2003 y unaaplicación de entrada de datoshabilitada para XML basada enformularios, para capturar datosdetallados de forma precisa,como estadísticas de rendimientode los equipos, información deuso operativo in situ ynecesidades de reparación. Elformulario electrónico se definemediante un esquema XMLdesarrollado por la empresaespecíficamente para caracterizarestos datos.

Al sincronizar el equipo portátilcon un equipo de escritorio en laoficina central, el documento XMLque contiene los datos dereparaciones in situ se envía a un

servicio Web. En éste seañadenn los datos a la base dedatos principal y se inician variosprocesos relacionados medianteMicrosoft BizTalk® Server, entrelos que se incluyen la facturación,la creación de informes para elcliente y el análisis de lasreparaciones.

Informes demarketing y marcaEn este escenario se describecómo se puede utilizar XML enuna empresa de estudios demercado para automatizar lacreación de informes dinámicosorientados a los datos para susclientes, para entregar informesmás comprensibles y capturarmás información, como lasreferencias específicas deproductos y empresas, convistas a su consulta yreutilización en el futuro.

Situación

El proceso de crear, administrar ycontrolar marcas de compañías yproductos específicos esfundamental en la mayoría de lasempresas. La anticipación decambios en la relevancia de unamarca, coherencia en el canal,posicionamiento y consonanciacon los deseos de los clientes escrucial para mantener la ventajacompetitiva. Los administradoresde marcas suelen confiar enconsultores para proporcionarconocimiento de mercado con elfin de crear “evaluadores demarcas”, que controlan y evalúande forma eficaz los pros y loscontras de una determinadamarca. Este conocimiento sesuele entregar en informesperiódicos.

Retos

Evaluar la eficacia de una marcarequiere que las empresasasimilen datos de múltiplesorígenes, como encuestastelefónicas a los clientes, quejas


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atendidas en los centros dellamadas, datos de satisfacción,estadísticas Web y publicacionesen los grupos de noticias, entreotros. La información se recibeen diversos formatos, queincluyen XML, documentosimpresos, HTML y datos sinformato. Las variaciones deformato complican el proceso deacumulación de la información.

Debido al tiempo necesario paracrear y distribuir los informes delos evaluadores de marcas, losdatos de éstos pueden quedarobsoletos antes de llegar apublicarse. Por otro lado, para lasempresas con un gran número demarcas, los tradicionalesinformes estáticos no facilitan lacomparación de datos entrediferentes marcas o productos.Esto hace que resulteextremadamente difícil comparardatos entre marcas (o con loscompetidores), cosa que puedeafectar negativamente a losciclos de desarrollo de productosque dependan de tendenciashistóricas.


Si los datos de marcas y losestudios de mercado se recibencon etiquetas XML, una empresapuede mejorar el proceso decreación de evaluadores demarcas.

Para lograrlo, la empresa debecrear primero un esquema XMLpersonalizado que representetipos de datos comunes, asícomo procesos internos deestudio de mercado y marcas. Ensegundo lugar, debe proporcionara los administradores de lasmarcas las herramientashabilitadas para XML en susequipos de escritorio para lacreación de informes de marcas.

La herramienta de creación yadministración de sitios WebMicrosoft FrontPage de MicrosoftOffice 2003 permite a losconsultores crear rápidamentepáginas o portales Webpersonalizados para clientes o

marcas específicos. Mediante lacreación de páginas Web querecuperan los datos XMLdirectamente en el origen, losconsultores pueden entregarinformación en tiempo real, nosiendo necesario que los clientesesperen un informe mensual otrimestral.

Microsoft Word de MicrosoftOffice 2003 admite esquemasXML definidos por el cliente, loque permite a los usuariostrabajar cómodamente en elentorno de creación deevaluadores de marcas. Laincorporación de compatibilidadXML permite también que losusuarios combinen datos demúltiples orígenes, lo que incluyedatos en tiempo real de serviciosWeb y datos archivados deinformes anteriores o de unabase de datos central.

Una aplicación personalizadaalojada en Microsoft Office Word2003 puede recuperar los datos,mostrarlos en el panel de tareasy permitir que el usuario losseleccione todos o sólo unaparte para su inclusión en eldocumento de Microsoft OfficeWord 2003.

Como el documento o informeresultante conserva la estructuraXML, los datos que contiene sepueden ordenar, filtrar y reutilizar.Después, los usuarios puedenutilizar el informe de marca parabuscar informes comparablesque contengan conclusiones oestudios similares.

Tramitación dereclamacionesde seguros

Situación

Cuando un asegurado informa ala compañía de seguros acercade un siniestro, la compañíainicia el trámite de reclamaciónreuniendo distinta información.A continuación se asignan uno ovarios tramitadores paraadministrar el resto del procesofuera de línea. La asociación deseguros sin ánimo de lucroACORD (Association forCooperative OperationsResearch and Development)desarrolla y publica más de 450formularios de seguros estándarque se utilizan en más de 1000compañías y cumplen todos losrequisitos normativos delmercado de seguros de lapropiedad y de accidentes enlos EE.UU.

A menudo, el elevado volumen dereclamaciones obliga a lascompañías de seguros a asignarlas investigaciones a peritos enfunción de la disponibilidad y laproximidad física al siniestro, enlugar de por su calificación. Unperito inexperto puede exponer alasegurador al riesgo potencial depagar reclamaciones fraudulentaso no incluidas en la póliza.


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Retos

Aunque la recopilación de losdatos sigue un formatoestándar, no se realiza ningunavalidación en el momento delcontacto inicial con el cliente. Elproceso de notificación puedebasarse en impresos oaplicaciones de softwarepersonalizadas pero, conindependencia del formato, lasimprecisiones introducidasdurante este paso afectan atodo el trámite y puedenretrasar la indemnización.

El procedimiento se complicaaún más en el trámite dereclamaciones muy complejas, enlas que habitualmente se incluyennumerosas entregas deinformación entre diferentespartes. Las entregas incorrectaspueden dar lugar a la pérdida dedatos o a que éstos seanimprecisos.


Es muy importante que unacompañía de seguros reúnadatos precisos con el fin deefectuar valoraciones acerca delas reclamaciones y para analizardatos conjuntos de lastendencias y los riesgos. Laautomatización del proceso denotificación permite a lasaseguradoras garantizar laprecisión, al eliminar los erroresde transcripción y de otro tipo.

Como los datos ya están biendefinidos en los estándares deACORD, la definición de unconjunto de esquemas XMLespecíficos del sector es unatarea relativamente sencilla. Laaplicación de los esquemascorrectos a los formularioselectrónicos permite a lasaseguradoras asignar etiquetasXML a los datos en el momentode su captura. Una vezetiquetada la información, lasaseguradoras puedenautomatizar los trámites, llevara cabo la validación y reducir almínimo las posibilidades decometer imprecisiones o errores

en cada paso de un trámitecomplejo.

Como en escenarios anteriores,un formulario de Microsoft OfficeInfoPath 2003 permitiría a laaseguradora validar los datos enel momento de introducirlos yseñalar o resaltar las anomalíaso los datos que no se ajusten auna especificación previa. Losdocumentos XML en sí favorecensu uso con herramientas deadministración de flujo de trabajoy organización de procesos, comoMicrosoft BizTalk Server, quepuede automatizar la ruta deinformación de reclamacionesentre aseguradoras, bancos,reaseguradoras y otrasentidades, con independencia delos sistemas o plataformas quese utilicen.

XML facilita también elalmacenamiento de lainformación de reclamaciones.Por su escala inherente, XML sepuede utilizar con aplicaciones decualquier tamaño; las oficinaspequeñas o los agentesindividuales pueden exportardatos a una base de datos deMicrosoft Office Access 2003 enel escritorio o a una base dedatos de mayor tamaño deMicrosoft SQL Server, mientrasque las grandes empresaspueden canalizar esos mismosdatos en las masivas estructurasrelacionales que utilizan para losdatos actuariales, el análisis y laextracción de datos.

Flujo deinformación entreorganismosgubernamentalesEn este escenario se describecómo la adopción de XML puedeagilizar el flujo de informaciónentre organismosgubernamentales, mejorando sueficacia y reduciendo el papeleoburocrático.

Situación

En ningún lugar son tancomplejos y pesados losrequisitos administrativos comoen el ámbito gubernamental.Miles de organismos locales,estatales y federales generanmillones de registros, que sealmacenan en bases de datosmuy diferentes y documentos enpapel distribuidos por todo elmundo. La eficacia de estaburocracia con frecuenciadepende de la capacidad de losorganismos para compartir lainformación: transferir registros,consultar datos o confirmarinformes.

Retos

La cantidad de información que elgobierno de los EE.UU. deberecopilar y mantener es inmensa.Además, las diferencias encuanto a la forma de recopilar lainformación entre los distintosorganismos suele dar lugar arequisitos de informesredundantes.

En el siguiente ejemplo se ilustraun escenario típico en el que lainformación reunida de variospuntos por un único organismose utiliza en numerososorganismos de otros tipos.

Los visados de extranjeros quedesean entrar en los EstadosUnidos suelen expedirse en loscientos de embajadas que losEE.UU. tienen en otros países.Los organismos nacionales queaceptan solicitudes deextranjeros son responsables decomprobar el tipo y estado delvisado de cada persona, sinembargo, no existe una base dedatos central a nivel mundial quealbergue esta información. Losorganismos nacionales suelenrecurrir a la presentación porparte de los propios interesadosde la documentación requeridacomo prueba de que cumplen losrequisitos establecidos.


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El uso de aplicaciones habilitadaspara XML y la conectividad deservicios Web XML en losequipos de los funcionarios y enlugares dispersos por todo elmundo (desde las salas deenfermería de los colegios hastalas embajadas de EE.UU. y losmostradores de aduanas en lospuertos de entrada) permitirán elflujo libre de información entrelos organismos gubernamentales,reduciendo el despilfarro derecursos y agilizando cientos deprocesos asociados con elinterminable papeleo.

Estos organismos ya empleanestándares con una estrictadefinición para la captura dedatos (en papel o en línea); lacreación de estructurasformales para estos formulariosa través de XML es sólocuestión de definir losesquemas que describen lainformación. Para aquellosorganismos que utilizandocumentos de forma extensiva,el uso de versiones deMicrosoft Office Word 2003 yMicrosoft Office Excel 2003habilitadas para XML puedeofrecer una transición sinproblemas a un sistema basadoen XML. Para aquellosorganismos que capturen datosprincipalmente a través deformularios, la implementaciónde formularios de MicrosoftOffice InfoPath 2003 puedeagilizar de forma espectacularlos procesos manuales,proporcionando mejorassignificativas en cuanto a laproductividad de los empleados,además de contar con el restode las ventajas de XML.

A medida que se capturen yalmacenen más datos en XML, elgobierno federal podrá compartircon mayor eficacia esos datosentre continentes, estados yorganismos, con el fin deasegurar que la información sedistribuye correctamente y seutiliza con eficacia.

Este ejemplo se puede extendera casi todos los nivelesgubernamentales en los que losorganismos interactúan entre sí ocon el público. Y en una era deconciencia del gasto, esimportante destacar que losorganismos federales puedenobtener las ventajas de XML sinefectuar la prohibitiva inversiónde reemplazar sistemas deinformación costosos. En cadacaso, los ciudadanos sebenefician de un servicio mejor ymás rápido al interactuar con losorganismos gubernamentales, ala vez que se reduce el derrochede recursos y la ineficacia de lapropia burocracia.

Relación conMicrosoft Word deMicrosoft Office2003La compatibilidad XML nativa enMicrosoft Word de MicrosoftOffice 2003 permite la creaciónde contenido avanzado conesquemas XML definidos por elcliente, lo que a su vez posibilitala reutilización del contenido delos documentos para otros finesen diferentes dispositivos,plataformas y procesos. Además,Microsoft Office Word 2003puede actuar como clienteinteligente y alojar soluciones dedocumentos inteligentes.

Las soluciones de documentosinteligentes pueden automatizarla creación de documentos y losprocesos empresarialesrelacionados con ellos. En losdocumentos inteligentes secombina la conocida interfaz deMicrosoft Office Word 2003 (oMicrosoft Office Excel 2003) conun panel de tareas intuitivo, queofrece información relevante yacciones dependientes delcontexto basadas en la ubicacióndel cursor dentro del documento.La compatibilidad con XML hacetambién posible que losdesarrolladores creen soluciones

de documentos que incorporenprácticamente todo tipo decontenido XML dinámico oestático en un documento deMicrosoft Office Word 2003.

Aplicando esquemas definidospor el cliente, utilizandodocumentos inteligentes y lasherramientas de importación yexportación de datos, XMLpodrá intercambiar informaciónde la manera más eficienteentre entornos conocidos porlos usuarios, como aplicacionesde escritorio Microsoft OfficeWord 2003 o Microsoft OfficeExcel 2003, y grandes bases dedatos o aplicaciones diseñadasen cualquier plataforma quesoporte XML.

Relación conMicrosoft Excel deMicrosoft Office2003

Los clientes que utilicenMicrosoft Office Excel 2003 parala importación y el análisis dedatos empresariales sebeneficiarán de las mejoras enlas funciones XML que se hanintroducido en esta versión. Aligual que Microsoft Office Word2003, Microsoft Office Excel2003 puede actuar como clienteinteligente de servicios Web XMLy alojar soluciones dedocumentos inteligentes querequieran funciones de análisis ycálculo en lugar de formato detexto avanzado.

Entre las funciones XMLadicionales de Microsoft OfficeExcel 2003 se incluye unaherramienta visual para facilitar laasignación entre la hoja de cálculoXML y los esquemas XMLdefinidos por el cliente. Estopermite que los desarrolladores olos usuarios avanzados importeno exporten datos en MicrosoftOffice Excel 2003 con mayorfacilidad en almacenes de datosempresariales o en servicios Web.


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Relación conMicrosoft InfoPathde MicrosoftOffice 2003Microsoft Office InfoPath 2003es una aplicación nueva deMicrosoft Office System queutiliza una metáfora deformularios para capturarinformación de acuerdo con unesquema XML definido por elcliente. Microsoft Office InfoPath2003 ofrece a los clientes laposibilidad de recopilar y reutilizarinformación con una estructurapredefinida (etiquetado previo) ycomo parte de un procesoempresarial.

La interfaz de Microsoft OfficeInfoPath 2003 permite a losusuarios crear y reunir informaciónde manera sencilla sobre elmodelo XML central. MicrosoftOffice InfoPath 2003 asocia unahoja de estilos XSLT con lainterfaz del formulario, lo quepermite a los usuarios ver y editarformularios XML. Microsoft OfficeInfoPath 2003 proporciona toda lafuncionalidad que se espera de unpaquete para formularios, lo queincluye la capacidad de estructurary validar datos, así como lafacilidad de uso delprocesamiento de textos, todo ellodentro de la conocida interfaz deusuario de Microsoft Office.

Microsoft Office InfoPath 2003admite formularios complejos conestructuras jerárquicas, textolibre, tablas, bloques opcionaleso repetidos, validación de datos,acumulación de datos yformularios que requieranmúltiples vistas. En un entornocorporativo, Microsoft OfficeInfoPath 2003 agiliza la entrada ycaptura de datos; lacompatibilidad nativa con XMLpermite a las empresas crearsoluciones de Microsoft OfficeInfoPath 2003 que envían datosdesde el entorno del escritorio alos sistemas de fondo mediantelos servicios Web XML.

Relación conMicrosoft Accessde MicrosoftOffice 2003Microsoft Office Access 2003permite a los usuarios deMicrosoft Office extraer datosXML en una o varias tablas deuna base de datos. Dentro deMicrosoft Office Access 2003,los usuarios pueden explorartablas en una base de datos yseleccionar una parte o latotalidad de los mismos paraexportarlos. Esto permite laextracción sencilla de datosrelevantes (por ejemplo, paraadjuntar a un mensaje de correoelectrónico) y la integración conprocesos empresarialesautomatizados. En cuanto a laimportación, Microsoft OfficeAccess 2003 permite a losusuarios importar datosdirectamente respetando lasdefiniciones de esquema XML alas que se hace referencia ocrear archivos XSLT en los que sedefine cómo se deben importarlos datos, de forma que losusuarios puedan controlarexactamente cómo serepresentan los datos en lastablas de Microsoft Office Access2003.

Relación conMicrosoftFrontPage deMicrosoft Office2003Microsoft Office FrontPage 2003permite a los usuarios crearrápidamente sitios Weborientados a los datos de altacalidad que presentan vistasdinámicas de la información desistemas empresariales oalmacenes de datos locales.Microsoft Office FrontPage 2003admite un conjunto completo de

herramientas para crear y editarpáginas Web que conectan conuna variedad de orígenes dedatos, entre los que se incluyenarchivos XML que siguenesquemas definidos en XML,bases de datos y servicios WebXML. Los usuarios controlan laforma en que se presentarán losdatos en el Web mediante lacreación de archivos XSLT con uneditor gráfico intuitivo. En estasvistas de datos XSLT se incluyenherramientas de informesestándar para ordenar, agrupar,filtrar y aplicar formatocondicional a los datos.

Relación conMicrosoft Visio deMicrosoft Office2003El software de creación degráficos y diagramas MicrosoftOffice Visio 2003 ofrece a losusuarios la posibilidad de integrarinformación de una base dedatos en un diagrama. Losdiagramas guardados comoarchivos XML de Microsoft OfficeVisio 2003 pueden incorporardatos XML que siguen unesquema definido por el cliente yde los cuales, posteriormente, sepueden extraer datos. Estopermite que los desarrolladorescreen soluciones avanzadas conMicrosoft Office Visio 2003 parael modelado de procesosempresariales o que asociendatos de cualquier origen XMLcon determinadas formas oelementos del diagrama.


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Microsoft Office System y surelación con Microsoft WindowsSystem ServerMicrosoft Office System y Microsoft WindowsSharePoint Services

Microsoft Office 2003 y MicrosoftWindows SharePoint Servicespotencian sus funcionalidades alser utilizados en conjunto. Acontinuación detallaremos loselementos clave de suintegración.

Document Workspaces

Microsoft Windows SharePointServices permitirá a losmiembros de un equipo detrabajo interactuar en espaciosde trabajo compartidos (SharedWorkspaces) desde losprogramas de Microsoft Office2003. Los DocumentWorkspaces son una claseespecial de sitios MicrosoftWindows SharePoint Services,destinados a la colaboraciónalrededor de un documento. Unmiembro del equipo de trabajopodrá crear uno de estos sitiospara guardar un documento deMicrosoft Office 2003. De esa

forma, todos los miembrosautorizados podrán acceder aldocumento e interactuar conotros miembros.

Desde el panel de tareas“Shared Workspace”, losmiembros del equipo de trabajopodrán desempeñar su laboralrededor de un documentomediante:

Status: acceso a la informacióndel documento, como porejemplo, actualizaciones delmismo.

Members list: comunicacióninstantánea con los miembrosdel equipo de trabajo, a travésde Microsoft WindowsMessenger.

Task list: asignación de tareasa los miembros del equipo yrealización del seguimiento delas mismas.

Links list: el añadido de links aarchivos o sitios web,relacionados con el documento.

Existen dos formas principales decrear un Document Workspace:enviando desde Microsoft Office2003 archivos adjuntoscompartidos a través deMicrosoft Office Outlook 2003 odesde fuera de las aplicacionesMicrosoft Office, desde cualquiernavegador web.

Al enviar un archivo adjunto,Microsoft Office Outlook 2003 lepermitirá enviarlo como adjuntocompartido (Shared attachment).Los destinatarios del mensaje decorreo electrónico serán invitadosautomáticamente a ser miembrosdel Document Workspace.


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Microsoft Office Excel 2003 y MicrosoftWindows SharePoint Services

Gracias a la integración entreMicrosoft Excel de Microsoft Office2003 y Microsoft WindowsSharePoint Services, los usuariospodrán modificar las tablas delsitio como si estuvieran trabajandodesde Microsoft Office Excel 2003

mismo; podrán agregar y editarfilas y columnas, aplicar filtros,ordenar los datos, etc.

Además, cualquier tabla del sitioMicrosoft Windows SharePointServices podrá ser exportada aMicrosoft Office Excel 2003. Con

la información en Microsoft OfficeExcel 2003, los usuarios podráncrear tablas y gráficos dinámicospara analizar los datos,manteniendo el vínculo con la tablaoriginal almacenada en el sitioMicrosoft Windows SharePoint.

Microsoft Office Access 2003 y MicrosoftWindows SharePoint Services

Utilizando Microsoft Access deMicrosoft Office 2003 enconjunto con Microsoft WindowsSharePoint Services, el usuariopodrá exportar los contenidos deuna tabla de Microsoft Office

Access 2003 al sitio Web delequipo e importar desde ésteúltimo a Microsoft Office Access2003. También podrá optar pormantener sincronizados ambosorígenes de datos, con vistas a

reflejar los cambios producidostanto desde Microsoft OfficeAccess 2003 como desde el sitioMicrosoft Windows SharePoint.

Microsoft Office Outlook 2003 y MicrosoftWindows SharePoint Services

Con Microsoft Outlook deMicrosoft Office 2003 esposible crear un MeetingWorkspace desde un mensajede convocatoria a reunión. UnMeeting Workspace es un sitiopara administrar citas y susasistentes, calendarios,

documentos, etc. MicrosoftOffice Outlook 2003 y MicrosoftWindows SharePoint Servicespresentan alta integración conrespecto a eventos y contactos,ya que estas listas pueden servisualizadas desde MicrosoftOffice Outlook 2003 y los ítems

almacenados en el sitio delequipo pueden ser llevados alcalendario personal deMicrosoft Office Outlook 2003.

Microsoft Office System y Microsoft Exchange 2003

Microsoft Exchange 2003, enconjunto con Microsoft Outlookde Microsoft Office 2003,supone grandes avances encuanto a la productividad delusuario y de la red.

Algunas de las nuevascaracterísticas que se obtendránen Microsoft Outlook de MicrosoftOffice 2003 utilizando MicrosoftExchange 2003 se mencionan acontinuación.

Cached Exchange Mode: Losclientes de Microsoft OfficeOutlook 2003 que utilicenCached Exchange Moderealizarán la mayoría de lastareas relacionadas con correoelectrónico desde el cliente local,reduciendo el número depeticiones al servidor ymejorando el rendimiento de losítems almacenados en la copialocal del buzón de correo.

Compresión MAPI: Al utilizarMicrosoft Office Outlook 2003junto con Microsoft Exchange2003, todo el contenido delbuzón de correo será comprimidoen el servidor antes de enviar lainformación a los clientes deMicrosoft Office Outlook 2003.Esto reducirá el consumo deancho de banda de la red entreel cliente y el servidor.


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Filtros avanzados anti-envíosmasivos de correo: Esta nuevacaracterística utiliza palabrasclave y patrones (por ejemplo, unmensaje enviado a una horainusual del día) derivadosautomáticamente de ejemplos deenvíos masivos y correo normalpara generar puntuaciones(negativas o positivas,respectivamente), basándose enlas cuales luego Microsoft OfficeOutlook 2003 moverá todomensaje sospechoso a unacarpeta especial.

Listas seguras y de remitentesbloqueados: Podrá obtenercontrol adicional sobre el correono deseado optando por recibirsólo correo electrónico decontactos existentes en su libretade direcciones o de direcciones odominios específicos.

Sincronización incremental: Enversiones anteriores, cuando seinterrumpía el proceso desincronización, éste debíacomenzar nuevamente desde elprincipio. La nueva característicade Microsoft Office Outlook 2003y Microsoft Exchange 2003permite que la sincronización

continúe desde el punto en queocurrió la interrupción.

Sincronización inteligente: Enversiones anteriores de MicrosoftOffice Outlook 2003, cuando losmensajes eran marcados comoleídos, no leídos, con marcas deseguimiento o modificados, losmismos eran enviados enteros alservidor. En Microsoft OfficeOutlook 2003, sólo elencabezado es devuelto alservidor.

Microsoft Office System y Microsoft OfficeSharePoint Portal Server 2003

Frecuentemente, adoptarnuevas tecnologías implicatiempo y altos costos derecapacitación de los usuarios.Microsoft Office SharePointPortal Server 2003 acelera laadopción y baja los costos decapacitación, ya que utilizaherramientas familiares para losusuarios de aplicacionesMicrosoft Office, como listas

desplegables para configuraropciones de edición,herramientas drag & drop parapersonalizar el contenido ydiseño del portal, etc.

Los profesionales de IT podráncrear Web Parts para exponer lainformación y Web Servicesutilizando herramientasfamiliares como Microsoft Visual

Studio .Net y MicrosoftFrontPage de Microsoft Office2003. Las Web Parts queproporcionan acceso de lecturay escritura a las aplicacionesMicrosoft Office 2003, comoMicrosoft Office Outlook 2003,estarán plenamente disponibles,bajando los costos dedesarrollo.


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Organización dedemosLa organización de demos esuna herramienta fundamentalpara presentar el producto alcliente. A través de las mismas,se podrá lograr una mayorcomprensión por parte delcliente de las distintasfuncionalidades que presenta elnuevo Microsoft Office System.Este apartado pretende acercaral lector algunas ideas simplessobre posibles demos a ofrecer.

Algunas Demosposibles enMicrosoft Office2003

Microsoft Office Outlook2003

En este caso, se podría diseñaruna demo explicando lafuncionalidad de filtro de correono deseado. Se puede mostrarcómo es el funcionamiento de latecnología que permite evaluarel contenido de un correoelectrónico.

Por otro lado, se podría mostrarcómo funciona el bloqueo decontenido externo, es decir,cómo los correos electrónicosno pueden bajar de forma

automática contenido desdeInternet, de qué maneraMicrosoft Office Outlook 2003permite tener control sobreimágenes de tipo ofensivo y dequé forma se puede controlar elcontenido a bajar desde unaconexión de Internet de bajavelocidad.

Microsoft Office Word2003

En este caso se podría mostrarel modo en que se puedenutilizar las ventajas existentesde la estructura XML, quizásguardando un documento comoXML, siguiendo siempre unesquema definido por algún tipode cliente representativo,utilizando el panel de estructuraXML.

Adicionalmente, se podríapreparar una demo quemostrase cómo trabajar deforma conjunta utilizando losDocuments Workspace.

Microsoft Office Access2003

Una demo muy interesantepodría ser la de explicar elmodo de realizar unaimportación de datos que seencuentren estructurados enXML, así como hacer unaexportación de información.


Se podría mostrar la facilidad conla que se puede capturar lainformación, ya sea a través de laescritura o incluso de notasaudibles. También mostrar lafacilidad con que se puedeorganizar la información,señalizando distintos tipos denotas, permitiendo una máseficiente búsqueda de datos, etc.


En este caso se puede mostrarun escenario de equipo detrabajo que se desarrolla enconjunto, vinculando MicrosoftOffice InfoPath 2003 conMicrosoft Windows SharePointServices. De este modo sepuede trabajar en la elaboraciónde un formulario, utilizando unabiblioteca de Microsoft WindowsSharePoint.

Se pueden mostrar ejemplostales como noticias, formulariosde visitas a clientes, etc.,haciendo hincapié en la facilidadpara construir soluciones paraun equipo, la simpleza de suuso y actualizaciones, etc.

Presentaciones al Cliente


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Documentación Recomendada

MICROSOFT OFFICE SYSTEMhttp://www.microsoft.com/office/preview/system.asp (Impacto en el Negocio)

http://www.microsoft.com/Office/Preview/faq.asp (FAQ)

MICROSOFT OFFICE FRONTPAGE 2003http://www.microsoft.com/office/Overview/frontpage/overview.asp (Overview)

http://www.microsoft.com/office/Overview/frontpage/faq.asp (FAQ)

http://www.microsoft.com/office/Overview/frontpage/compare.asp (Comparativa)

http://www.microsoft.com/office/Overview/frontpage/servers.asp (Relación con los servidores)

http://www.apptix.net/default.aspx (Proveedor de Microsoft Windows SharePoint Team Services)

MICROSOFT OFFICE ONENOTE 2003http://www.microsoft.com/office/preview/onenote/overview.asp (Overview)

http://www.microsoft.com/office/preview/onenote/topten.asp (Beneficios de la utilización)

http://www.microsoft.com/office/preview/onenote/faq.asp (FAQ)

http://officebeta.microsoft.com/assistance/preview.aspx?AssetID=HA010574701033 (Cuestiones Técnicas)

ESCENARIOShttp://www.microsoft.com/office/preview/onenote/usage/consultant.asp (Caso: Consultora)

http://www.microsoft.com/office/preview/onenote/usage/engineer.asp (Caso: Ingeniero)

http://www.microsoft.com/office/preview/onenote/usage/manager.asp (Caso: Gerente de Proyecto)

http://www.microsoft.com/office/preview/onenote/usage/student.asp (Caso: Estudiante)

http://www.microsoft.com/office/preview/onenote/usage/journalist.asp (Caso: Periodista)


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MICROSOFT OFFICE PROJECT 2003http://www.microsoft.com/presspass/press/2003/Jun03/06-04Project2003ValuePR.asp (Información general)

http://www.microsoft.com/office/preview/project/faq.asp (FAQ)

http://www.microsoft.com/technet/treeview/default.asp?url=/technet/prodtechnol/office/office2003/MSProject03/OUTLOOK.asp (Integración con Microsoft Office Outlook 2003)

http://www.microsoft.com/technet/treeview/default.asp?url=/technet/prodtechnol/office/office2003/MSProject03/RESMGT.asp (Recursos para Microsoft Office Project Server 2003)

http://www.microsoft.com/technet/treeview/default.asp?url=/technet/prodtechnol/office/office2003/MSProject03/SECURITY.asp (Seguridad para Microsoft Office Project Server 2003)

http://www.microsoft.com/technet/treeview/default.asp?url=/technet/prodtechnol/office/office2003/MSProject03/ACTIVEDR.asp (Integración de Microsoft Office Project Server 2003 con Active Directory)

MICROSOFT OFFICE PROJECT STANDARD 2003http://www.microsoft.com/office/preview/project/standoverview.asp (Overview)

http://www.microsoft.com/office/preview/project/usage/businessmanager.asp (Caso: Gerente de negocios)

MICROSOFT OFFICE ENTERPRISE PROJECT MANAGERhttp://www.microsoft.com/office/preview/project/epmoverview.asp (Overview)

ESCENARIOShttp://www.microsoft.com/office/preview/project/usage/projectmanager.asp (Caso: Gerente de proyecto)

http://www.microsoft.com/office/preview/project/usage/resourcemanager.asp (Caso: Gerente de recursos)

http://www.microsoft.com/office/preview/project/usage/teammember.asp (Caso: Miembro de un equipo)

http://www.microsoft.com/office/preview/project/usage/execdirector.asp (Caso: Director ejecutivo)

MICROSOFT OFFICE VISIO 2003http://www.microsoft.com/office/preview/visio/overview.asp (Overview)

http://www.microsoft.com/office/preview/visio/topten.asp (Beneficios de la utilización)

http://www.microsoft.com/office/preview/visio/faq.asp (FAQ)

http://www.microsoft.com/office/preview/visio/facts.asp (Información General)

MICROSOFT OFFICE 2003http://www.microsoft.com/office/Overview/editions/overview.asp (Introducción)

http://www.microsoft.com/office/preview/editions/compare.asp (Comparación con versiones)

http://www.microsoft.com/office/preview/editions/faq.asp (FAQ)


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NOVEDADES TECNOLÓGICAShttp://www.microsoft.com/office/Overview/editions/technologies/irm.asp (Protección de información)

http://www.microsoft.com/technet/treeview/default.asp?url=/technet/prodtechnol/office/Office2003/Plan/O3secdet.asp (Seguridad)

http://www.microsoft.com/office/Overview/editions/technologies/xml.asp (Análisis de información con XML)

http://www.microsoft.com/office/preview/developer/default.asp (Desarrollo)

http://www.microsoft.com/office/Overview/editions/online.asp (Integración)

http://www.microsoft.com/office/Overview/editions/technologies/collaboration.asp (Colaboración)

http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?url=/library/en-us/dno2k3ta/html/ODC_Office2003Page.asp?frame=true (Recursos para desarrollo)

MICROSOFT OFFICE WORD 2003http://www.microsoft.com/office/Overview/editions/word.asp (Overview)

http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?url=/library/en-us/ dno2k3ta/html/odc_wdov.asp(Información Técnica)

http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?url=/library/en-us/ dno2k3ta/html/odc_wdov.asp(Información Técnica)

http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?url=/code/list/office.asp (Información Técnica; relación con XML)

MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003http://www.microsoft.com/office/Overview/editions/excel.asp (Overview)

MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2003http://www.microsoft.com/office/Overview/editions/outlook.asp (Overview)

http://www.microsoft.com/office/Overview/editions/junkmail.asp (Correo basura)

http://www.microsoft.com/office/using/column19.asp (Beneficios en la comunicación)

MICROSOFT BUSINESS CONTACT MANAGERhttp://www.microsoft.com/office/Overview/editions/contactmanager/overview.asp (Overview)

http://www.microsoft.com/office/Overview/editions/contactmanager/faq.asp (FAQ)

MICROSOFT OFFICE POWERPOINT 2003http://www.microsoft.com/office/Overview/editions/powerpoint.asp (Overview)

MICROSOFT OFFICE ACCESS 2003http://www.microsoft.com/office/Overview/editions/access.asp (Overview)

http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?url=/library/en-us/dno2k3ta/html/odc_ac11st.asp(Desarrollo de Smart Tags)


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MICROSOFT OFFICE INFOPATH 2003http://www.microsoft.com/office/Overview/infopath/overview.asp (Overview)

http://www.microsoft.com/office/Overview/infopath/topten.asp (Beneficios de la utilización)

http://www.microsoft.com/office/Overview/infopath/demo.asp (Demo que muestra su aplicabilidad)

http://www.microsoft.com/office/using/column18.asp (Creación de formulario)

http://www.microsoft.com/office/Overview/infopath/faq.asp (FAQ)

http://www.microsoft.com/technet/treeview/default.asp?url=/technet/prodtechnol/office/office2003/plan/inpthfaq.asp (Consultas técnicas)

http://www.microsoft.com/presspass/features/2002/Oct02/10-09OfficeFamily.asp (Información general)

http://www.microsoft.com/presspass/features/2003/Feb03/02-10InfoPath.asp (Información general)

http://www.microsoft.com/presspass/features/2002/nov02/11-12XMLOffice.asp (Relación entre MicrosoftOffice InfoPath 2003 y Microsoft Office 2003)

ESCENARIOShttp://www.microsoft.com/office/Overview/infopath/usage/salesperson.asp (Caso: Vendedor)

http://www.microsoft.com/office/Overview/infopath/usage/companypresident.asp(Caso: Presidente de una compañía)

http://www.microsoft.com/office/Overview/infopath/usage/director.asp (Caso: IT)

http://www.microsoft.com/office/Overview/infopath/usage/developer.asp (Caso: Desarrollador)

CASOShttp://www.microsoft.com/presspass/features/2003/may03/05-19acord.asp (Implementación en compañía de seguros)

http://www.microsoft.com/presspass/press/2003/Feb03/02-10InfoPathHealthcarePR.asp(Implementación en medicina)

MICROSOFT OFFICE PUBLISHER 2003http://www.microsoft.com/office/Overview/publisher/overview.asp (Overview)

http://www.microsoft.com/office/Overview/publisher/faq.asp (FAQ)

http://www.microsoft.com/office/Overview/publisher/usage/default.asp (Escenario. Casos: Pequeñasempresas, grandes empresas, consumidores)

MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT PORTAL SERVER 2003http://www.microsoft.com/office/preview/sharepoint/overview.asp (Overview)

http://www.microsoft.com/office/preview/sharepoint/whats_new_sps.asp (Novedades)

http://www.microsoft.com/Office/Preview/sharepoint/topten.asp (Beneficios de su implementación)

http://www.microsoft.com/Office/Preview/sharepoint/relationship.asp (Relación con Microsoft WindowsSharePoint Services)

http://www.microsoft.com/Office/Preview/sharepoint/faq.asp (FAQ)

MICROSOFT REAL TIME COMMUNICATIONShttp://www.microsoft.com/presspass/press/2003/may03/05-27OfficeRTCPR.asp (Información General)
