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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO
EN CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA CPA
TEMA:
“Propuesta de control de inventario para la empresa Servicesa S.A.”
Carátula
AUTORES:
Katherine Mosquera Rosales
Ruth Portocarrero Pihuave
TUTOR:
Ing. Com. Enith López Franco, MBA.
PALABRAS CLAVES:
CONTROL DE INVENTARIO, INVENTARIO, ABASTECIMIENTO
FEBRERO-2018
ii
Repositorio nacional de ciencia y tecnología
Ficha de registro de trabajo de titulación
Título y subtítulo: ““Propuesta de control de inventario para la empresa Servicesa S.A.”
AUTORES: Katherine Mosquera Rosales
Ruth Portocarrero Pihuave
REVISOR (ES):
Ing. Kathia del Rocío Ruiz
Institución: Universidad De Guayaquil Facultad: Ciencias Administrativas
Carrera: Contaduría Pública Autorizada
FECHA DE PUBLICACIÓN: No. DE PAGS: 94
ÁREA DE TEMÁTICA: Contabilidad
PALABRAS CLAVES: control de inventario, inventario, abastecimiento
RESUMEN:
En el presente trabajo investigativo busca realizar una propuesta basada en el control de los
inventarios de la empresa Servicesa S.A. la cual se dedica a la importación y distribución
de equipos oftalmológicos y de los cual estala empresa se encuentra en crecimiento durante
los últimos años en sus ingresos pero que a su vez se encuentran diferente falencias para el
manejos de su inventario que afectan directamente la rentabilidad y liquidez empresarial
por la caducidad de cierto insumos que la empresa distribuye a nivel nacional. La gestión y
el control de los inventarios en las empresas son actividades y conocimientos que todo
administrador de manejar con claridad, con el propósito de perfeccionar las operaciones
logísticas de la organización, para lograrlo tendrá como resultado beneficios funcionales en
la administración de los inventario y mejorando el nivel económico de la empresa Servicesa
S.A mediante la propuesta que se planteará.
No. DE REGISTRO(EN BASE DE DATOS) No. DE CLASIFICACIÓN
DIRECCIÓN URL (TESIS EN LA WEB) ADJUNTO PDF: (x)SI ( )NO
Contacto con autores:
Katherine Mosquera Rosales
Ruth Portocarrero Pihuave
TELÉFONOS
0980103757
0989566886
E-MAIL: [email protected]
CONTACTO EN LA
INSTITUCIÓN:
NOMBRE:
Ab. Elizabeth Coronel TELÉFONO:
2282187
iii
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Contaduría Pública Autorizada
Certificado del tutor
Guayaquil, febrero 26 / 2018
ING. LEONOR MORALES GALLEGOS, MSc
DIRECTORA DE CARRERA CONTADORIA PÚBLICA AUTORIZADA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
Ciudad.-
De mis consideraciones:
Envío a Ud. el Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación
“Propuesta de control de inventario para la empresa Servicesa S.A.” del (los) estudiante (s)
Katherine Mosquera Rosales y Ruth Portocarrero Pihuave, indicando ha (n) cumplido con
todos los parámetros establecidos en la normativa vigente:
El trabajo es el resultado de una investigación.
El estudiante demuestra conocimiento profesional integral.
El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento.
El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.
Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del trabajo
de titulación con la respectiva calificación.
Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines
pertinentes, que el (los) estudiante (s) está (n) apto (s) para continuar con el proceso de revisión
final.
Atentamente,
Ing. Com. Enith López Franco, MBA.
TUTOR
iv
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Contaduría Pública Autorizada
Licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines
no académicos
Nosotras, Katherine Mosquera Rosales con C.I 0925503047 y Ruth Portocarrero Pihuave
con C.I 0925033201, certifico que los contenidos desarrollados en este trabajo de titulación,
cuyo título es “Propuesta de control de inventario para la empresa Servicesa S.A.” son de mi
absoluta propiedad y responsabilidad Y SEGÚN EL Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE LA
ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*,
autorizo el uso de una licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de
la presente obra con fines no académicos, en favor de la Universidad de Guayaquil, para que
haga uso del mismo, como fuera pertinente
Katherine Mosquera Rosales Ruth Portocarrero Pihuave
CI: 0925503047 CI: 0925033201
*CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN (Registro Oficial n.
899 - Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y
centros educativos.- En el caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos
superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación
como resultado de su actividad académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o
innovación, artículos académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad
de los derechos patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita,
intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.
v
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Contaduría Pública Autorizada
Certificado sistema antiplagio
Para fines académicos, certifico que el trabajo de titulación: “Propuesta de control de
inventario para la empresa Servicesa S.A.” perteneciente a las estudiantes: Katherine
Mosquera Rosales y Ruth Portocarrero Pihuave, tienen un nivel de coincidencias y
referencias 3% según informe del Sistema de anti plagio URKUND.
Ing. Com. Enith López Franco, MBA.
Tutor de Tesis
vi
Dedicatoria
A mi madre Lucy Pihuave que gracias a su esfuerzo, amor y dedicación supo guiarme
correctamente y me enseño que con dedicación y disciplina se puede alcanzar todas las metas
propuestas, madre nunca podré devolverte todo lo que has hecho por mí, especialmente cuanto
tuviste que trabajar para que yo pueda seguir con mis estudios, y tu compañía en esas noches de
desvelo cuando me acompañabas mientras estudiaba. Eres una mujer valiente es un gran honor
para mí ser su hija.
A mi esposo Livingston Veliz por su apoyo incondicional en esta última etapa de mis
estudios, por su comprensión y por estar siempre pendiente de todo este proceso.
A mis hermanos, Erik, Jonathan, Axel les dedico esta tesis por estar siempre presentes en
cada etapa de mi vida, por todas las alegrías que me han causado desde que eran muy pequeños,
soy su hermana mayor espero ser siempre un buen ejemplo a seguir.
Ruth Portocarrero Pihuave.
La presente tesis está dedicada a Dios ya que gracias a él he logrado terminar mi carrera
universitaria.
A mis padres porque ellos siempre estuvieron presente en cada momento de mi vida siempre
apoyándome a terminar mi carrera profesional.
A mis hermanos por sus consejos y su apoyo.
A mi esposo por sus palabras y confianza, por su amor incondicional y por brindarme el tiempo
necesario para realizarme profesionalmente. Por no dejarme rendir y motivarme cada vez más a
terminar mi carrera.
A mis hijos por ser mi fuente de motivación para poderme superarme cada día más y así
poder luchar para que la vida nos brinde un mejor futuro.
A mi tutora Ing. Enith López por haberme apoyado en el desarrollo de la tesis y estar pendiente
en cada uno de nuestros inconvenientes.
A mis compañeros por haber sido mi apoyo en los momentos difíciles sin esperar nada a cambio
compartieron sus conocimientos, alegrías y tristezas.
Katherine Mosquera Rosales
vii
Agradecimiento
Mi agradecimiento eterno primeramente a Dios por su amor y misericordia que me ha
acompañado cada segundo de mi vida y que ha permitido todo lo bueno que me está pasando sea
posible; a mi madre por su sacrificio, amor y dedicación que me levantaron cada día para seguir;
a mi esposo por su tiempo, paciencia y colaboración; a mis hermanos por ser una parte
importante en mi vida y compartir ese te logro juntos.
A mi Tutora por todo su apoyo, paciencia, dedicación para el desarrollo de nuestra tesis.
Ruth Portocarrero Pihuave
A Dios por haberme hecho valiente en todas las situaciones que se me presentaron en el
transcurso de los años de estudios, en el cual se presentaron situaciones difíciles.
A mis padres por sus constantes consejos para terminar mi carrera universitaria.
A mi querido esposo por ser el pilar fundamental para terminar mi carrera y también a mis
hijos por ser mi fuente de inspiración.
A mi tutora por haber sido mi guía en el desarrollo de la tesis.
Katherine Mosquera Rosales
viii
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Escuela de Contaduría Pública Autorizada
Tema: “Propuesta de control de inventario para la empresa Servicesa S.A.”
Autores: Katherine Mosquera Rosales
Ruth Portocarrero Pihuave
Tutor: Ing. Com. Enith López Franco, MBA
Resumen
En el presente trabajo investigativo busca realizar una propuesta basada en el control de los
inventarios de la empresa Servicesa S.A. la cual se dedica a la importación y distribución de
equipos oftalmológicos y de los cual estala empresa se encuentra en crecimiento durante los
últimos años en sus ingresos pero que a su vez se encuentran diferente falencias para el manejos
de su inventario que afectan directamente la rentabilidad y liquidez empresarial por la caducidad
de cierto insumos que la empresa distribuye a nivel nacional
La gestión y el control de los inventarios en las empresas son actividades y conocimientos
que todo administrador de manejar con claridad, con el propósito de perfeccionar las operaciones
logísticas de la organización, para lograrlo tendrá como resultado beneficios funcionales en la
administración de los inventario y mejorando el nivel económico de la empresa Servicesa S.A
mediante la propuesta que se planteará.
Palabras claves: control de inventario, inventario, caducidad, abastecimiento,
ix
University of Guayaquil
Faculty of Administrative Sciences
School of Authorized Public Accounting
Topic: “Proposal for inventory control for the company Servicesa S.A. ”
Author: Katherine Mosquera Rosales
Ruth Portocarrero Pihuave
Tuthor: Ing. Com. Enith López Franco, MBA
Abstract
In this research work seeks to make a proposal based on the control of the inventories of
the company Servicesa S.A. which is dedicated to the import and distribution of
ophthalmological equipment and of which this company is growing in recent years in its income
but which in turn are different flaws for the management of its inventory that directly affect
profitability and business liquidity due to the expiration of certain inputs that the company
distributes nationally
The management and control of inventories in companies are activities and knowledge that
every administrator to handle clearly, with the purpose of improving the logistics operations of
the organization, to achieve this will result in functional benefits in the management of inventory
and improving the economic level of the company Servicesa SA through the proposal that will
be raised.
Keywords: inventory control, inventory, expiration, supply,
x
Índice de contenido
Carátula ............................................................................................................................................ i
Ficha de registro de trabajo de titulación ................................................................................... ii
Certificado del tutor ....................................................................................................................... iii
Licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines no
académicos ..................................................................................................................................... iv
Certificado sistema antiplagio......................................................................................................... v
Dedicatoria ..................................................................................................................................... vi
Agradecimiento ............................................................................................................................. vii
Resumen ....................................................................................................................................... viii
Abstract .......................................................................................................................................... ix
Índice de contenido ......................................................................................................................... x
Índice de tabla ............................................................................................................................... xv
Índice de figura ............................................................................................................................ xvi
Introducción .................................................................................................................................... 1
Capítulo 1 ........................................................................................................................................ 3
Problema ......................................................................................................................................... 3
1.1. Planteamiento del problema ............................................................................................. 3
1.2. Formulación y sistematización de la investigación .......................................................... 5
xi
1.2.1. Formulación. ............................................................................................................. 5
1.2.2. Sistematización del problema. .................................................................................. 5
1.3. Objetivos de la investigación ........................................................................................... 5
1.3.1. Objetivo general. ....................................................................................................... 5
1.3.2. Objetivos específicos. ............................................................................................... 6
1.4. Justificación ...................................................................................................................... 6
1.4.1. Justificación teórica .................................................................................................. 6
1.4.2. Justificación practica ................................................................................................. 7
1.4.3. Justificación metodológica........................................................................................ 7
1.5. Delimitación de la propuesta ............................................................................................ 8
1.6. Hipótesis ........................................................................................................................... 8
1.6.1. Variable independiente ............................................................................................. 8
1.6.2. Variable dependiente ................................................................................................ 8
1.6.3. Operacionalización de las variables .......................................................................... 9
Capítulo 2 ...................................................................................................................................... 10
Marco referencial .......................................................................................................................... 10
2.1. Antecedentes de la investigación ................................................................................... 10
2.2. Marco teórico ................................................................................................................. 15
2.2.1. Inventarios............................................................................................................... 15
2.2.2. Control de inventarios ............................................................................................. 16
xii
2.2.3. Registro de inventarios ........................................................................................... 16
2.2.4. Objetivos del control de inventario ......................................................................... 18
2.2.5. Control interno ........................................................................................................ 18
2.3. Marco contextual ............................................................................................................ 22
2.3.1. Descripción de la empresa ...................................................................................... 22
2.3.2. Misión ..................................................................................................................... 22
2.3.3. Visión ...................................................................................................................... 22
2.3.4. Visión propuesta por las tesistas ............................................................................. 22
2.3.5. Valores .................................................................................................................... 23
2.3.6. Productos................................................................................................................. 23
2.4. Marco conceptual ........................................................................................................... 23
2.4.1. Inventario ................................................................................................................ 23
2.4.2. Control .................................................................................................................... 23
2.4.3. Control interno ........................................................................................................ 24
2.4.4. Control de inventarios ............................................................................................. 24
2.4.5. Eficacia ................................................................................................................... 25
2.4.6. Sistema de inventarios ............................................................................................ 25
2.4.7. Supervisión ............................................................................................................. 25
2.4.8. Demanda ................................................................................................................. 25
2.4.9. Almacenamiento ..................................................................................................... 26
xiii
2.4.10. Mercadería .............................................................................................................. 26
2.4.11. Abastecimiento ....................................................................................................... 26
2.4.12. Materia prima .......................................................................................................... 27
2.4.13. Satisfacción del cliente ........................................................................................... 27
2.5. Marco legal ..................................................................................................................... 27
2.5.1. Norma Internacional de Contabilidad 2: Existencias.............................................. 27
Capítulo 3 ...................................................................................................................................... 34
Marco metodológico ..................................................................................................................... 34
3.1. Diseño de la investigación.............................................................................................. 34
3.2. Tipos de investigación .................................................................................................... 34
3.2.1. Investigación descriptiva ........................................................................................ 35
3.2.2. Investigación explicativa ........................................................................................ 35
3.3. Población y muestra ....................................................................................................... 35
3.3.1. Población................................................................................................................. 35
3.3.2. Muestra ................................................................................................................... 36
3.4. Técnicas e instrumentos de recolección ......................................................................... 36
3.4.1. La observación ........................................................................................................ 37
3.4.2. Observación directa ................................................................................................ 37
3.4.3. Encuesta .................................................................................................................. 37
3.4.4. Entrevista ................................................................................................................ 38
xiv
3.5. Análisis de los resultados ............................................................................................... 39
3.6. Validación de encuesta ................................................................................................... 49
3.7. Análisis de la encuesta y entrevista ................................................................................ 51
Capítulo 4 ...................................................................................................................................... 52
Propuesta ....................................................................................................................................... 52
4.1. Tema de la propuesta...................................................................................................... 52
4.2. Justificación de la propuesta .......................................................................................... 52
4.3. Objetivos ........................................................................................................................ 53
4.3.1 Objetivo general. .......................................................................................................... 53
4.3.2 Objetivos específicos. ................................................................................................... 53
4.4 Desarrollo de la propuesta ................................................................................................... 53
4.4.1 Manejo actual de la rotación del inventario. ................................................................. 53
4.4.2 Falencias que existen en la caducidad de los insumos oftalmológicos. ....................... 55
4.4.3 Plan de control. ............................................................................................................. 59
4.4.4 Capacitación para la reducción de baja de insumos. .................................................... 67
4.4.5 Análisis FODA. ............................................................................................................ 71
Conclusiones ................................................................................................................................. 73
Recomendaciones ......................................................................................................................... 74
Apéndices ...................................................................................................................................... 75
xv
Índice de tabla
Tabla 1 Operacionalización de variables ........................................................................................ 9
Tabla 2 Control de inventario ....................................................................................................... 39
Tabla 3 Frecuencia analizan los niveles de existencia .................................................................. 40
Tabla 4 Proceso en caso de faltante de mercadería ....................................................................... 41
Tabla 5 Existe personal adecuado dentro de las áreas .................................................................. 42
Tabla 6 Elabora un cuadro de necesidades para las adquisiciones ............................................... 43
Tabla 7 Mala toma de decisiones .................................................................................................. 44
Tabla 8 Diseño de políticas ........................................................................................................... 45
Tabla 9 Crear procedimientos para el control de inventario ......................................................... 46
Tabla 10 Crear un plan estratégico para la redacción de inventario ............................................. 47
Tabla 11 Es beneficioso la creación .............................................................................................. 48
Tabla 12 Validación de la propuesta ............................................................................................. 49
Tabla 13 Rotación de inventario ................................................................................................... 54
Tabla 14 Evaluación de las falencias del inventario de insumos oftalmológicos ......................... 56
Tabla 15 Insumos y equipos ......................................................................................................... 59
Tabla 16 Plan de control de reducción de bajas de insumos ......................................................... 61
Tabla 17 Mejorar las herramientas informáticas .......................................................................... 67
Tabla 18 Inversión de la organización de la bodega ..................................................................... 69
Tabla 19 Planificación de tareas diarias de pedidos ..................................................................... 70
Tabla 20 Mejorar el proceso de requerimiento de compras .......................................................... 71
Tabla 21 Costo de la inversión total de las capacitaciones y de la aplicación del plan de control 71
Tabla 22 FODA............................................................................................................................. 72
xvi
Índice de figura
Figura 1. Origen del registro de inventarios ................................................................................. 17
Figura 1. Control de inventario ..................................................................................................... 39
Figura 3. Frecuencia analizan los niveles de existencia ............................................................... 40
Figura 4. Proceso en caso de faltante de mercadería .................................................................... 41
Figura 5. Existe personal adecuado en las áreas de la organización ............................................. 42
Figura 6. Elaboran un cuadro de necesidades para las nuevas adquisiciones ............................... 43
Figura 7. Mala toma de decisiones ............................................................................................... 44
Figura 8. Diseño de políticas ........................................................................................................ 45
Figura 9. Procedimiento de control de inventario ......................................................................... 46
Figura 10. Crear un plan estratégico para la redacción de inventario ........................................... 47
Figura 11. Es beneficioso la creación ........................................................................................... 48
Figura 12. Marcas de equipos oftalmológicos .............................................................................. 55
1
Introducción
Servicesa S.A, es una empresa ecuatoriana que distribuye las mejores marcas de equipo e
insumos para oftalmología y como toda empresa posee niveles de inventario la cual deben ser
administrados correctamente y a su vez controlas de manera continua, es por eso que la presente
investigación pretende proponer un sistema de gestión y control de inventario con el fin de
reducir los costos por caducidad en inventario.
La importancia de este estudio es mejorar la gestión y control del inventario sobre todo
cuales son las causas fundamentales que se tiene para el mantenimiento de la misma en cualquier
empresa esta son inicialmente las estrategias más comunes para manejar estas fluctuaciones son
el mejoramiento de la calidad de la información, el mantenimiento de inventarios de seguridad y
la colaboración en la cadena de abastecimiento.
Al realizar una propuesta de un sistema de gestión y control de inventarios con la finalidad
de disminuir costos de pérdidas y eliminar la problemática presentada en la investigación
realizando un diagnostico actual de la empresa identificando las principales problemas en el
sistema al realizar esta evaluación se podrá plantear estrategias de mejoras en el control de los
inventarios.
Capítulo 1: Se desarrollará el respectivo planteamiento del problema partiendo desde nivel
mundial hasta el problema que actualmente vive la empresa, luego de se planteara el objetivo
general con los especifico que ayuden a solucionar las falencias, seguido de esto se describirá la
justificación práctica, teórica y metodológica de la investigación, a su vez de delimitar el
problema y plantear la hipótesis.
2
Capítulo 2: Se investigará los antecedentes del tema de estudio y su teoría además de
analizar en marco contextual de la empresa y todo lo relacionados de la misma, también se
buscara conceptos relacionados con el tema investigativo y por ultimo las bases legales que
sustente el estudio.
Capítulo 3: En la presente investigación se diseñara el marco metodológico de la
investigación planteando los diferentes tipos de investigación con sus instrumentos respectivos
para al final realizar un análisis de resultado.
Capítulo 4: Se planteará la propuesta para la soluciones de las falencias presentadas
desarrollando los objetivos específicos propuestos
3
Capítulo 1
Problema
1.1. Planteamiento del problema
A nivel mundial los responsables de las organizaciones se encuentran cada día más en la
expectativa sobre la necesidad de realizar un mejoramiento en la gestión de los inventarios y un
adecuado control en las empresas, esto es porque en ocasiones afectan directamente en la gestión
del departamento contable, es por eso que en la actualidad las diferentes compañías y
organizaciones buscan herramientas que ayudan al buen manejo y administración de los
inventarios, para así obtener información real y clara que se debe presentar en los estados
financiero de la empresa la cual permite tomar mejores decisiones.
La gestión y el control de los inventarios en las empresas son actividades y conocimientos
que todo administrador de manejar con claridad, con el propósito de perfeccionar las operaciones
logísticas de la organización, para lograrlo tendrá como resultado beneficios funcionales en la
administración de los inventario y mejorando el nivel económico de la empresa Servicesa S.A
mediante la propuesta que se planteará.
Según Presutti (2011) menciona que cuando una empresa asume las ventajas incorporadas
a las soluciones de una gestión de inventario puede apreciar inmediatamente los cambios
evolutivos que implican tales soluciones. Las organizaciones que tienen un firme control de su
inventario conocen su valor comercial, el valor de su producto, los cambios a los que tales
productos serán susceptibles en el futuro y precisamente la cantidad de producto que se necesita
en sus existencias para cada uno de los rubros o clases de productos que se manejen en el
almacén.
4
Las empresas que tienen una comprensión sistemática de su inventario también encuentran
que en el futuro nunca necesitarán de espacio adicional de almacenamiento (excepto si se
amplían las capacidades instaladas de producción, comercialización o el negocio en sí),
ya que gestionaron con eficiencia las dimensiones físicas existentes destinadas a las
operaciones de inventario (Presutti, 2011).
Hoy en día, las empresas se encuentran en un entorno competitivo, por lo que buscan sobre
salir. Para ello, deben realizar sus funciones adecuadamente y así podrán alcanzar el éxito. Esto
se puede lograr mediante una adecuada gestión de los inventarios. Ya que, uno de los factores
más complejos de las empresas son los inventarios, los cuales representan la mayor cantidad del
capital del trabajo de las empresas, el inadecuado manejo de la gestión de los inventarios crea en
la empresa una mala imagen e insatisfacción en los consumidores, porque que si no se cuenta
con el producto que se necesita se puede llegar a perder un cliente, que en la actualidad es lo más
importante para una organización.
En actualidad en manejo y control en los inventarios en una empresa es de suma
importancia, ya que mantienen artículos almacenados en grandes cantidades por ende los gastos
aumentan y si son pocas cantidades no habrá que vender por lo que no existe una adecuada
gestión en los inventarios, uno de los factores que influye en la rentabilidad dedicada a las
empresas de distribución y venta de insumos oftalmológicos a nivel mundial es el correcto
manejo de inventario, por lo tanto, realizar su correcta gestión constituye una de las actividades
más complejas para este tipo de empresas.
En el Ecuador existen gran cantidad de ofertantes de estos productos y existe un mercado
muy pequeño, esto exige que la disponibilidad para los consumidores, sea un factor fundamental
5
en la actividad del negocio. Al tratarse de productos médicos es importante mantener el control
apropiado del abastecimiento por lo que el control interno se torna más complejo e importante.
La Empresa Servicesa S.A. se dedica a la importación y distribución de insumos y equipos
oftalmológicos desde el año 2011, se encuentra en constante crecimiento con ventas promedios
anuales entre 3.5 millones de dólares, posee un inventario del 39% del total de sus activos en el
año 2016, también en la empresa demuestra falencias en el control de inventario, por el aumento
desmedido de existencias en bodega, por toma de decisiones inadecuadas al momento de la
adquisición y aceptación de devoluciones en ventas, además no existen procedimientos a seguir
en el despacho, ocasionando pérdidas considerables por la caducidad del inventario que afecta
directamente la liquidez de la compañía y utilidad.
1.2. Formulación y sistematización de la investigación
1.2.1. Formulación.
¿Cómo afecta el no llevar un control en las rotaciones de inventarios en la empresa
SERVICESA S.A?
1.2.2. Sistematización del problema.
¿Cómo se maneja actualmente el inventario?
¿En cuánto se valoriza la pérdida anual por productos caducados?
¿De qué manera se puede optimizar las clasificaciones del producto para evitar pérdidas de
los inventarios?
1.3. Objetivos de la investigación
1.3.1. Objetivo general.
Elaborar control de inventario en la empresa SERVICESA S.A para reducir las bajas por
perdidas de insumo oftalmológico.
6
1.3.2. Objetivos específicos.
1. Evaluar el manejo actual de la rotación del Inventario.
2. Describir las falencias que existen en la caducidad de los insumos oftalmológico.
3. Elaborar un plan de control en la rotación de inventario para reducir las pérdidas de la
bajas de los insumos oftalmológico.
1.4. Justificación
1.4.1. Justificación teórica
En la actualidad los inventarios no solo activos o productos que se deben registrar, si no
que se deben plantear como estrategia que permitan a la empresas mantener un nivel más alto en
su actividades, además se debe tener en cuenta que con una correcta gestión en los inventarios
puede ser el mejor aliados en lo financiero ya que una de las razones de un mal control es que se
ven reflejado en los sistemas contables por sus inversiones.
Por esta razón la presente investigación tiene como finalidad demostrar la importancia de
un Sistema de gestión y control de inventario para la Empresa Servicesa S.A. Cuyo resultado
ayudará a disminuir sus pérdidas ocasionadas por la caducidad del inventario, por no contar con
un buen manejo y control, se podrán establecer lineamientos a seguir para realizar las
adquisiciones en el tiempo y cantidad adecuada. La NIC 2 nos dice "Los inventarios son activos
mantenidos para ser vendidos en el curso normal de operación".
Al hablar de un control en los inventarios se debe considerar múltiples dimensiones las
cuales pueden perfeccionar la gestión de la misma, a su vez que un asuntos muy importante que
se debe manejar de manera correcta en cualquier empresa u organización ya sea que se dedique a
la producción o los servicio, la razón fundamental de llevar un control es porque a pesar de ser
7
algo complicados para las área mediante esto se puede optimizar los objetivos planteados por la
empresa, elevando al máximos su eficiencia y eficacia en las operaciones.
1.4.2. Justificación practica
Un Sistema de Gestión de Inventarios es la administración correcta del registro de
existencias dentro de la empresa; además aporta a reducir los niveles de existencias y asegurar la
disponibilidad, por esto es importante nuestra propuesta de un Sistema de Gestión y Control de
Inventarios para Servicesa S.A .por lo tanto es necesario evaluar las causas que ocasionan
perdidas por caducidad de sus productos y el sobre abastecimiento, se tomaran acciones
correctivas para minimizar las falencias en el manejo y adquisición para optimizar sus procesos
de tal manera que no afecte su liquidez y utilidad contable.
La adquisición de los inventarios y la ubicación de la misma implican un cumplimiento
fundamental en las operaciones de las empresas, teniendo en cuenta que los clientes cada vez son
más exigentes en el mercado y las empresas se vuelven más competitivas por lo que es necesario
plantear estrategias en la gestión de los inventarios de tal manera que tenga la capacidad de
reaccionar a los cambios que se presenta y atender a los nuevos requerimientos de los clientes.
1.4.3. Justificación metodológica
El conseguir la identificación y la clasificación d los inventarios aplicando las diferentes
metodologías cobra mayor importancia que representa un mayor valor en los inventarios, no solo
económicos, sino en el planteamiento o incorporación de los requerimientos de la organización.
Para el desarrollo de esta investigación se utilizará el método cualitativo y cuantitativo y
como instrumentos de medición la encuesta con el fin de recopilar la información suficiente y
adecuada sobre la manera en que se está manejando el inventario, el grado de capacitación que
tiene el personal, bajo qué proceso se maneja la adquisición del inventario, la cooperación que
8
existe entre los diferentes departamentos, para así aplicar las técnicas necesarias para mejorar la
situación de SERVICESA S.A.
1.5. Delimitación de la propuesta
Campo: Contabilidad
Área: Contable - inventario
Tema: “Propuesta control de inventario para la empresa Servicesa S.A.”
Problema: Falencias en el control de inventario, por el aumento desmedido de existencias
en bodega.
La Empresa Servicesa S.A está ubicada en la ciudad de Guayaquil en el edificio World
Trade Center, planta baja local 24 la cual consta con un total de 20 empleados.
1.6. Hipótesis
Si al elaborar un control de rotación de inventario de insumo oftalmológico se logrará
reducir las pérdidas en la empresa SERVICESA S.A.
1.6.1. Variable independiente
Controlar la rotación de inventarios de los insumos de la empresa Servicesa S.A
1.6.2. Variable dependiente
Reducir las pérdidas
9
1.6.3. Operacionalización de las variables
Tabla 1 Operacionalización de variables
Operacionalización de variables
Variables Definición
conceptual
Definición
operativa
Dimensiones Indicadores Ítems o
preguntas
Instrumentos Técnica
Variable
independiente
Controlar la
rotación de
inventarios de
los insumos de
la empresa
Servicesa S.A
Es un indicador
que permite saber
el número de
veces en que el
inventario es
realizado en un
periodo
determinado.
Permite
identificar
cuántas veces
el inventario se
convierte en
dinero o en
cuentas por
cobrar.
Mejoras de la
gestión en los
inventarios
Conocimient
o el
rotaciones de
inventario
Niveles de
controles en
los
inventarios
¿Qué
porcentaje es
considerado el
control de las
rotaciones en
los
inventarios?
Encuesta y
entrevista
Cuestionario
Variable
dependiente Reducir las
pérdidas.
Los inventarios
permiten de una u
otra manera
proporcionar una
disponibilidad de
los bienes y
servicios
prestados por
ellas además de
asegurar la
continuidad de los
procesos que
realiza la misma.
Se ocupa de
minimizar el
costo total de
inventario. En
el mundo de la
ingeniería el
término de uso
frecuente es el
control de
existencias.
Índice de
pérdidas
monetarias
por los
inventarios
Índice de
disponibilida
d de
inventario
Costos de
mantenimient
o de los
inventarios
¿La aplicación
de este sistema
control
ayudara a
mejorar el área
de costos e
inventario?
Encuesta y
entrevista
Cuestionario
10
Capítulo 2
Marco referencial
2.1. Antecedentes de la investigación
Según Pierri (2009) en su trabajo de titulación con el tema “Propuesta de un sistema de
gestión de inventarios para una empresa de metal mecánica” en la que menciona que la gestión
de inventarios es un proceso destinado a planificar, administrar y controlar los recursos
disponibles dentro de la organización, permitiendo así el manejo apropiado de los mismos, este
sistema de gestión de inventarios debe especificar cuándo se colocará la orden de un artículo y
cuántas unidades se ordenarán; por consiguiente el control de inventarios es un aspecto crítico de
la administración exitosa.
Los inventarios juegan un papel relevante en la economía de toda organización, el
propósito fundamental de la gestión de inventarios es la reducción de costos, mejorar la
eficiencia de los procesos de producción, mejorar el servicio al cliente. Este sistema facilita
cumplir con la cantidad demandada de producto terminado, logrando la entrega de pedidos en el
tiempo requerido, optimizar la compra de materia prima necesaria para dar cumplimiento a la
producción planificada.
Planteo como objetivo general el siguiente proponer un sistema de gestión de inventarios
en una empresa de metal mecánica, concluye en que en la organización no se lleva a cabo un
control de costos referente a los inventarios de cada materia prima, este control es importante
para determinar con mayor exactitud el precio de venta por unidad, de mayor rentabilidad; el
costo total del inventario es la suma del costo de mantener en inventario la materia prima, más el
costo unitario y el costo de colocar cada orden de compra de cada uno de estas.
11
Se relaciona con la presente investigación en el tema, ya que es sobre los inventarios y en
su objetivo general ya que es proponer un sistema de gestión de inventarios, por lo que se la ha
tomado como referencia porque es similar y ayuda a conocer que esta propuesta ha tenido
buenos resultados anteriormente en otra empresa.
Según Arrieta (2013) en su trabajo de titulación con el tema “Propuesta de mejora del
proceso de gestión de inventario y gestión de almacén para la empresa FB Soluciones y Servicios
S.A.S.”, menciona que para competir con éxito en los mercados actuales, es fundamental una
correcta administración de sus bienes tangibles e intangibles, en especial de sus inventarios,
puesto que con frecuencia se toman decisiones sobre compras, ventas, servicio al cliente,
planeamiento de producción y otras actividades ligadas directamente a la gestión de inventario y
almacén.
Hoy en día los inventarios no son solamente un activo que debe ser registrado
contablemente, sino que también son un activo estratégico que permiten a las organizaciones
conseguir el nivel de servicio deseado o esperado para sus actividades y consumidores, teniendo
en cuenta esto, la correcta gestión de los mismos puede hacer que se vean como aliados
financieros o al contrario como un fuerte dolor de cabeza.
El objetivo que planteo el autor de esta investigación fue: Proponer una mejora del proceso
de gestión del almacén para la empresa FB Soluciones y Servicios S.A.S.
Tiene las siguientes conclusiones:
Es necesario inspeccionar cuanta materia prima se procesan en un momento dado, es
allí cuando el inventario resulta importante, ya que brinda una capacidad de predicción
y permite mantener el equilibrio entre lo que se necesita y lo que se procesa, es por esto
que la gestión de la misma genera beneficios para cualquier empresa.
12
Las propuestas que se han implantado permiten mejorar algunos puntos débiles que se
encontraron.
Esta tesis se ha tomado como referencia, ya que se asemeja con la investigación actual en
sus objetivos de querer proponer una mejora en la gestión de inventarios.
Según Alvarado & Campoverde (2012) en su trabajo de titulación con el tema
“Implementación de un sistema de control de inventario para el Almacén Credicomercio
Naranjito”, menciona que a través de un sistema de control de inventario permanente de
mercadería se puede conocer la rotación de cada uno de los productos, saber cuáles son los más
solicitados y en base a qué criterios solicitar una nueva provisión de tal manera que pueda
realizar estrategias específicas, igualmente indicara los productos que menos rotación tienen de
tal manera que se pueda establecer tácticas para que su demanda se incremente.
El control de inventario dentro de una empresa constituye la forma de determinar de
manera precisa y correcta a existencia de mercancía disponible para satisfacer las necesidades de
los clientes y consumidores de productos, bienes y servicios de calidad en las mejores
condiciones posibles.
Este trabajo de investigación tiene como objetivo: Determinar qué efecto tendría la
implementación de un sistema de control de inventario en la optimización de los recursos que se
utilizan en el proceso de compra y venta del Almacén Credicomercio del cantón Naranjito.
Concluye en que al realizar esta investigación se vio que en el Almacén Credicomercio
actualmente no existe un control de mercaderías, por lo que con la propuesta de un sistema para
el control de inventario en las diferentes actividades que realiza la empresa se desea mejorar la
calidad del servicio que se brinda, contribuir a agilizar el flujo de la información de los
inventarios.
13
Se tomó como referencia el actual trabajo de investigación ya que se asemeja con la tesis
que se está desarrollando, ya que la propuesta es de implementar un sistema de control de
inventarios, ya que tiene el mismo problema por falta de control de los mismos en la empresa.
Según (Hemeryth & Sánchez, 2013) en su trabajo de investigación titulado
“Implementación de un sistema de control interno operativo en los almacenes, para mejorar la
gestión de inventarios de la constructora A&A S.A.C. de la ciudad de Trujillo 2013”, menciona
que con la evolución de la tecnología, los directores de las empresas en Trujillo ven la necesidad
de prestar mayor atención a la planificación y control de los inventarios ya que constituyen el
centro de todo esfuerzo, ya que el buen control interno y su eficiente aplicación garantizara la
continuación de las empresas, sin importar la naturaleza de la misma, considerando siempre lo
susceptible que son los materiales, herramientas y equipos a fraudes, malversaciones y
manipulaciones.
La empresa que Sánchez y Hemeryth estudian en la presente tesis se llama Constructora
A&A S.A.C., los autores dicen que esta carece de controles internos en cuanto al manejo de los
inventarios que le permiten lograr una mayor eficiencia de control en la ejecución de sus labores,
de manera tal que la pérdida de algunos materiales, herramientas y equipos que son entregados a
los trabajadores para la ejecución de sus funciones no son devueltos a la empresa a la fecha del
termino o finiquito del contrato, no hay un manejo adecuado de los almacenes, así mismo están
desorganizados, hay exceso de sobrantes, faltantes y materiales deteriorados por las malas
condiciones de almacenamiento.
Los almaceneros no reportan en el sistema los consumos y transferencias de materiales en
la fecha indicada, originando un atraso en la contabilidad, por falta de supervisión constante,
ocasionando el incremento del presupuesto de obra. La empresa no ha desarrollado y
14
formalizado de manera suficiente las medidas organizativas que le permitan tener una estructura
de sistema de control interno bien definido, que le garantice el adecuado uso y manejo del
inventario en el almacenen así como de las áreas relacionadas con éste, tales como: compras,
contabilidad, etc.
Las deficiencias encontradas hacen que el Cálculo del Valor Neto Realizable (NIC 02) para
la venta de los departamentos construidos no sean los correctos debido a una incorrecta
valorización de los materiales y suministros utilizados en la construcción, debido a los faltantes y
deterioros que existen por las malas condiciones de almacenaje.
Como consecuencia, cuando se venden los departamentos al terminar la construcción del
condominio o edificio no se cargan los costos correctamente (NIC 11) siendo los resultados
económicos y contables no fiables, generando reparos tributarios al realizar el cálculo del
impuesto a la Renta cuando se realiza la Declaración Anual y las consecuentes multas que se
pueden generar.
Como objetivo general plantearon: Demostrar que con la implementación de un sistema de
control interno operativo en los almacenes mejorará la gestión de los inventarios de la
Constructora A&A S.A.C. de la ciudad de Trujillo – 2013.
Dieron como conclusiones las siguientes:
Ante la falta de una estructura organizativa definida en la empresa y por la carencia de
un Manual de Organización y Funciones, se diseñó la estructura organizativa a nivel de
almacenes definiéndose las obligaciones del personal que integran esta área.
Con la inversión en equipos y maquinarias se logrará optimizar los tiempos en los
procesos realizados en los almacenes; además, que permitirá estar al día con la
información dando oportunidad a tomar buenas decisiones o medidas preventivas para
15
mejorar la gestión de los inventarios y hacer un seguimiento al trabajo que realizan los
almaceneros que se contrastará con los inventarios físicos mensuales.
Se encontraron deficiencias en los procesos dentro de los almacenes, por lo que se
definieron y documentaron, teniendo claro la secuencia de actividades a realizar por
cada uno y permitiendo un mejor control de los inventarios.
2.2. Marco teórico
2.2.1. Inventarios
Son todos los elementos esenciales que posee una empresa para la producción de unidades
de venta, los cuales son aprovisionadas y almacenadas conforme las necesidades de demanda y
oferta. (Pérez, 2011).
2.2.1.1. Clasificación de los inventarios
Según Bravo (2014) indica que los inventarios se clasifican en:
Inventarios de materia prima: Son aquellos que están constituidos por un conjunto
de insumos y materiales que son esenciales para el proceso de transformación y
producción de unidades para su venta.
Inventarios de productos en proceso: Están comprendidos por aquellos materiales
utilizados dentro de los procesos de producción de bienes para su comercialización.
Inventarios de producto terminado: Son todos los bienes que fueron transformados
mediante un proceso de producción, estos son destinados para una actividad específica
o su comercialización.
16
2.2.2. Control de inventarios
Es una gestión planificada que desprende una serie de políticas y procedimientos para
mantener un ordenamiento y agrupación armónica de las unidades o materiales que posee una
empresa para su localización y uso. (Ballou, 2014)
2.2.2.1. Importancia
Para Rivas (2013) el control de inventarios tiene importancia ya que “permite optimizar la
gestión de bodega a través de la adopción de políticas y procedimientos para establecer planes
orientados a mantener el resguardo de los inventarios”, llevar un control en los inventarios es
necesario en las empresas porque de esta manera se puede mantener el orden y registro de la
existencia de materiales e insumos, para la venta o uso dentro de las actividades operativas,
además que permite aprovisionarse de recursos según la demanda y restricción de acceso a la
información o su ingreso para salvaguardar los activos.
2.2.2.2. Ventajas
Se reducen los gastos en materiales y materia prima
Aumenta la gestión de control de la recepción y salida de mercancías
Mejora la cadena de suministro de bienes
Localizar los materiales y materias primas
Aumentar los márgenes de rentabilidad.
2.2.3. Registro de inventarios
Es parte de los controles realizados para el manejo y control de los materiales y materias
primas que posee una empresa luego de realizar un conteo físico y revisión financiera de las
compras contra la existencia en bodega. (Cantú, 2012)
17
El origen del registro de inventarios se genera en base a las variaciones en las existencias
de bodega, que se muestra en la siguiente figura:
Figura 1. Origen del registro de inventarios
Nota: (Cantú, 2012)
El registro de inventarios se genera de un proceso de control realizado en las empresas,
donde se caracteriza los siguientes elementos:
Conteo físico: Se realiza en conteo físico de materiales y productos que se mantienen
en la bodega de la empresa hasta el final de un periodo determinado, este método
representa un mayor costo si se realiza de manera regular ya que se direcciona una
mayor cantidad de dinero destinada para el pago de sueldos al personal encargado de la
gestión.
Periodicidad: Se realiza en base a las políticas internas que posee una empresa, para la
gestión del inventario físico que, dependiendo de las necesidades de la gerencia se
realiza con mayor frecuencia al final del período.
Entrada
• Inventario inicial o existencia iniciales
•Compras del periodo devoluciones de clientes
Salidas
•Ventas de periodo
•Devoluciones a proveedores mermas, deterioro, robos, entre otros
Existencias del inventario de mercaderia
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2.2.4. Objetivos del control de inventario
1. Reducir el desabastecimiento de productos en base al control de registros de compras
contra las existencias en bodega;
2. Evitar el exceso de existencia de inventarios en las bodegas por medio de la
optimización de la gestión de control para mantener un equilibrio de la oferta y
demanda;
3. Optimizar el traslado y transporte de inventarios en forma eficiente;
4. Aumentar los márgenes de beneficio por medio de la gestión de control de inventarios.
2.2.5. Control interno
Es la expresión sistemática utilizada para la descripción de diferentes métodos y acciones
empleados en una entidad con el fin de evaluar sus actividades. (Bosquet, 2011)
2.2.5.1. Importancia del control interno
De acuerdo al Informe Coso (2014), indica que la importancia de este sistema es un
proceso sofisticado y confiable que permite evaluar las actividades y tareas realizadas en una
empresa, que requieren de una mayor optimización y mejoramiento de los procedimientos
financieros, administrativos y productivos a fin de cumplir con los objetivos organizacionales
establecidos por la entidad para sus fines específicos.
En el libro del informe COSO, dice que el control interno es importante porque representa
un sistema esencial y complejo para una empresa, que busca mejorar su estructura organizacional
y empresarial a fin de aumentar el nivel de confiabilidad de las diferentes actividades que se
realizan en la empresa para alcanzar los objetivos.
19
2.2.5.2. Ventajas del control interno
Según Eslava (2013) las ventajas son determinadas considerando el nivel de efectividad y
confiabilidad, que son las siguientes:
a) Permite conocer la gestión financiera realizada por la empresa y si esta muestra
confiabilidad en sus directrices;
b) Evaluación de los riesgos de la empresa;
c) Monitoreo de las actividades ejecutadas en todos los departamentos de la
empresa;
d) Conocer los procesos contables para la revelación de la información financiera.
2.2.5.3. Elementos del control interno
Según Escribano (2013) , el control interno se estructura por un conjunto de
procedimientos que están ambientados en aspectos normativos para medir la efectividad de una
empresa en base a sus operaciones.
El control interno se conforma con los siguientes elementos que son requeridos para
evaluar aspectos financieros, administrativos y operativos que posee una empresa. Estos
componentes se clasifican de la siguiente manera:
Ambiente de control interno
Evaluación de riesgos
Actividad de control gerencial
Sistemas de información contable
Monitoreo de actividades
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2.2.5.4. Ambiente de control interno
Consiste en la aplicación de actividades que estimulen a las áreas de responsabilidad a
cumplir con las tareas asignadas, considerando aspectos éticos e integrales que conduzcan al
éxito de la empresa. Los elementos que la conforman son:
La integridad y los valores éticos aplicados por el personal de la empresa;
Responsabilidad en el desarrollo de las tareas;
Autoridad para conducir las actividades internas de la empresa;
Estimulo en la estructura organizacional
Desarrollo del clima de trabajo
2.2.5.5. Evaluación de riesgos
Es una directriz que permiten definir los niveles de afectación o probabilidad de que se
manifiesten problemas para la empresa, dentro de este componente se considera el análisis del
tratamiento contable aplicado a los estados financieros que pueden influir en la toma de
decisiones de la gerencia. Los elementos que se manifiestan son:
Procedimientos de análisis e identificación de riesgos a nivel interno y externo
Planeación objetiva para determinar los indicadores de rendimiento financieros
Emisión de objetivos claros conforme a las metas a alcanzar mediante la evaluación de
riesgos
Evaluación de las actividades y gestión financiera aplicada para la elaboración de estados
financieros.
21
2.2.5.6. Actividad de control gerencial
Se efectúan procedimientos que permitan monitorear las actividades que son asignadas
diariamente en los diferentes departamentos que conforma una empresa. Se caracteriza por
conformar tres categorías:
Controles en las operaciones internas;
Control de los procesos contables aplicados para la presentación de estados financieros;
Controles en la aplicación de políticas y responsabilidades de cumplimiento.
2.2.5.7. Sistema de información contable
Es un conjunto de acciones aplicados para el tratamiento de los registros de ingresos y
egresos de la empresa. Está conformado por las siguientes directrices:
Estudio y análisis de la información suficiente generada por la actividad financiera de la
empresa.
Estudio y análisis de la información suficiente generada por la actividad financiera de la
empresa.
Emisión de informes financieros de manera oportuna para el cumplimiento de las
obligaciones de cada área que conforma la empresa.
Evaluación de los sistemas y métodos aplicados al tratamiento de la información
financiera para la presentación de estados financieros.
2.2.5.8. Monitoreo de actividades
Implica un conjunto de procedimientos para la evaluación de la gestión de calidad y
efectividad de la empresa, identificando la dinámica aplicada en los controles para identificar
posibles debilidades que limiten la estructura organizacional. Está conformado por los siguientes
elementos:
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Evaluación diaria de las actividades en todas las áreas de la empresa;
Monitoreo por parte de un auditor que no está ligado a la empresa;
Evaluación del rendimiento laboral en cada uno de los departamentos;
Análisis del control interno aplicado en la empresa.
2.3. Marco contextual
2.3.1. Descripción de la empresa
SERVICESA S.A. es una empresa distribuidora oficial para el Ecuador de las mejores
marcas de equipos e insumos para la oftalmología, se especializa en apoyar a sus clientes para de
esta manera lograr una relación comercial solvente y de largo plazo. Los productos que ofrecen
garantizan la seriedad de la empresa, así como el enfoque en servir y cumplir con las
expectativas de los clientes. La empresa está ubicada en la ciudad de Guayaquil, en el edificio
World Trade Center, galería comercial millenium.
2.3.2. Misión
Desde el año 2010, la misión en SERVICESA S.A. es atender las necesidades
oftalmológicas de la sociedad, proporcionando a sus clientes insumos y equipos de última
tecnología con un talento humano totalmente dedicado a servir.
2.3.3. Visión
Ser un grupo líder en continuo crecimiento, con presencia multinacional, que se distinga
por la calidad de los productos, servicios y lograr ser una gran contribución positiva para la
sociedad.
2.3.4. Visión propuesta por las tesistas
Para el 2022 estableceremos 3 nuevas sucursales en el país en las diferentes ciudades por
su población.
23
2.3.5. Valores
Servicesa S.A. tiene como valores fundamentales para dar un buen servicio y que los
clientes estén satisfechos, los siguientes:
Orientación al cliente
Compromiso
Dedicación
Interés por la salud
Responsabilidad social
Respeto
2.3.6. Productos
Los productos que ofrece la empresa son equipos e insumos para la oftalmología como:
lentes intraoculares, microscopio de operación, mobiliario para consultorio, mobiliario para
quirófano, equipos de tratamiento, equipos de diagnóstico, equipos quirúrgicos, entre otros
equipos. Para el área de dermatología ofrece para depilación láser la maquina primelase.
2.4. Marco conceptual
2.4.1. Inventario
Son activos mantenidos para ser vendidos en el curso normal de la operación; en proceso
de producción; o en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de
producción, o en la prestación de servicios. (NIC 2, 2005)
Son los bienes tangibles que las empresas tienen para ser vendidos, ya sean estos productos
terminados o materiales para la producción para su posterior comercialización.
2.4.2. Control
Es la fase del proceso administrativo que tiene como propósito coadyuvar al logro de los
objetivos. Consiste en el estudio y análisis de los resultados reales de una empresa dentro de un
24
área específica, donde se enfoca en diferentes perspectivas que inciden en la gestión realizada,
esto se logra mediante la planeación y programación de procedimientos para garantizar la mejora
de irregularidades en corto, mediano y largo plazo. (Teruel, 2014)
El control ayuda a que las actividades en la empresa sean desarrolladas de una buena
manera, para el cumplimiento de los objetivos.
2.4.3. Control interno
Es un plan estratégico para salvaguardar todos los procedimientos internos de una empresa,
mediante el análisis, revisión, clasificación y discusión de los resultados e información obtenidas
durante una exhaustiva evaluación, permitiendo de esta manera definir errores para ser
corregidos, con el fin de optimizar la gestión financiera de la empresa que ha sido sometida a
este tipo de control. (Barquero, 2013)
Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma
coordinada son adoptadas por una empresa para salvaguardar los activos.
2.4.4. Control de inventarios
El control de inventarios es una herramienta fundamental en la administración moderna, ya
que esta permite a las empresas y organizaciones conocer las cantidades existente de productos
disponibles para la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de
almacenamiento aplicables en las industrias. (Espinoza, 2013)
Tener control de inventarios en una empresa, permite tener conocimiento de los productos
existentes que están disponibles para venderlos.
25
2.4.5. Eficacia
Es hacer lo necesario para alcanzar o lograr los objetivos deseados o propuestos. Por lo que
una empresa, organización, producto o persona es eficaz cuando es capaz de hacer lo necesario
para lograr los objetivos deseados o propuestos. (Thompson, 2011)
Significa que al realizar las actividades se lo haga de la mejor forma para cumplir con lo
que se desea alcanzar.
2.4.6. Sistema de inventarios
Es una forma práctica de establecer un sistema de inventario para la contabilización de
cada artículo que sale del almacén y colocar una orden por más existencias cuando los
inventarios lleguen a un nivel predeterminado. (Davoren, 2014)
Ayuda a tener la cantidad de los productos que son vendidos en la empresa, para luego
realizar pedidos a los proveedores de la mercadería.
2.4.7. Supervisión
Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen
adecuadamente, es la observación regular y el registro de las actividades que se llevan a cabo en
un proyecto o programa. (Alvarado D. , 2012)
Es realizada por los jefes para hacer correcciones de los trabajos que realicen los
empleados y de esta manera las actividades sean realizadas de la mejor manera.
2.4.8. Demanda
Se considera como lo que ha de consumirse, por salidas de materiales para producción o de
productos terminados, para ventas, en cierto periodo que puede ser anual, semestral, mensual,
semanal o diario. (Acosta, 2014)
26
Es la cantidad de productos que una empresa vende a los clientes, ya sea diariamente o
anualmente, dependiendo de las necesidades del consumidor.
2.4.9. Almacenamiento
El almacenamiento está íntimamente involucrado con la conservación de los productos, y
no con el simple hecho de arrumar o apilar mercancías. En este sentido los sitios donde se
almacenan las mercancías deben procurar una efectiva protección de las mismas, con el
propósito que mantengan sus características físico-químicas y en general, las propiedades y
calidad suministradas en el sitio de origen. Adicionalmente, el almacenamiento es un proceso
intermedio en la cadena de distribución, por tanto debe contar con los equipos, infraestructura y
espacios necesarios para el proceso de recibo, movilización y despacho de las mercancías.
(SENA, 2015)
Es guardar y conservar los productos de la empresa para que luego estos sean vendidos.
2.4.10. Mercadería
Son todos los bienes que adquiere la empresa y que sin ningún tipo de transformación, va a
vender. Como por ejemplo, unas sillas que se importan de Canadá, o que compramos en Teruel,
es lo mismo, el caso es que las vamos a vender exactamente igual que las hemos comprado.
(Dávila, 2010)
Es el producto terminado que la empresa vende a los consumidores, satisfaciendo sus
necesidades.
2.4.11. Abastecimiento
Es el conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los bienes y servicios que
una organización requiere para su operación adecuada y eficiente, ya sea de fuentes internas o
externas. (Gestiopolis, 2011)
27
Es el proceso de adquirir mercaderías faltantes para tener una operatividad efectiva en las
actividades diarias de la organización.
2.4.12. Materia prima
Son todos los elementos materiales que hacen parte del proceso de producción y del
producto, esta puede ser directa que es la que guarda relación directo con el producto, por su
fácil asignación o lo relevante de su valor. Es indirecta ya que no guarda relación directa con el
producto, no es de fácil asignación y su valor es irrelevante. (Acosta, 2014)
Son los materiales que se necesitan para tener un producto final, estos se necesitan en las
empresas industriales.
2.4.13. Satisfacción del cliente
Es uno de los principales indicadores de la calidad de un servicio, dada las características
propias de un servicio, la relación entre percepciones y expectativas es relativa a cada cliente en
particular. (Pérez V. C., 2007)
Se llama satisfacción del cliente a la acción de cumplir con los deseos y necesidades de los
clientes, ya que ellos son los más importantes en la empresa.
2.5. Marco legal
2.5.1. Norma Internacional de Contabilidad 2: Existencias
2.5.1.1. Objetivo
Prescribir el tratamiento contable de las existencias. Un tema fundamental en la
contabilidad de las existencias es la cantidad de coste que debe reconocerse como un activo, y
ser diferido hasta que los correspondientes ingresos ordinarios sean reconocidos.
Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese coste, así como
para el posterior reconocimiento como un gasto del ejercicio, incluyendo también cualquier
28
deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices
sobre las fórmulas de coste que se utilizan para atribuir costes a las existencias.
2.5.1.2. Alcance
Esta Norma será de aplicación a todas las existencias, excepto a:
a) La obra en curso, proveniente de contratos de construcción, incluyendo los contratos de
servicio directamente relacionados (véase la NIC 11, Contratos de construcción);
b) Los instrumentos financieros; y
c) Los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos agrícolas en
el punto de cosecha o recolección (véase la NIC 41, Agricultura).
d) Esta Norma no será de aplicación para la valoración de las existencias mantenidas por:
e) Productores de productos agrícolas y forestales, de productos agrícolas tras la cosecha
o recolección, así como de minerales y productos minerales, siempre que sean medidos
por su valor neto realizable, de acuerdo con prácticas bien consolidadas en esos
sectores. En el caso de que esas existencias se midan al valor neto realizable, los
cambios en este valor se reconocerán en el resultado del ejercicio en que se produzcan
dichos cambios.
f) Intermediarios que comercien con materias primas cotizadas, siempre que valoren sus
existencias al valor razonable menos los costes de venta. En el caso de que esas
existencias se contabilicen por un importe que sea el valor razonable menos los costes
de venta, los cambios en dicho importe se reconocerán en el resultado del ejercicio en
que se produzcan los mismos.
Las existencias a que se ha hecho referencia en el apartado (a) del párrafo 3 se valoran por
su valor neto realizable en ciertas fases de la producción. Ello ocurre, por ejemplo, cuando se
29
hayan recogido las cosechas agrícolas o se hayan extraído los minerales, siempre que su venta
esté asegurada por un contrato a plazo sea cual fuere su tipo o garantizada por el gobierno, o bien
cuando exista un mercado activo y el riesgo de fracasar en la venta sea mínimo. Esas existencias
se excluyen únicamente de los requerimientos de valoración establecidos en esta Norma.
Los intermediarios que comercian son aquéllos que compran o venden materias primas
cotizadas por cuenta propia o bien por cuenta de terceros. Las existencias a que se ha hecho
referencia en el apartado (b) del párrafo 3 se adquieren, principalmente, con el propósito de
venderlas en un futuro próximo y generar ganancias procedentes de las fluctuaciones en el precio
o un margen comercial. Cuando esas existencias se contabilicen por su valor razonable menos
los costes de venta, quedarán excluidas únicamente de los requerimientos de valoración
establecidos en esta Norma. (NIC 2, 2005)
2.5.1.3. Reglamento general para la administración, utilización y control de los bienes y
existencias del sector público.
Mediante Acuerdo Nº 027-CG-2015 de la Contraloría General del Estado, publicado en el
Registro Oficial N° 585 - Suplemento de 11 de septiembre de 2015, se expide el Reglamento
General para la Administración, Utilización y Control de los Bienes y Existencias del Sector
Público, en el cual la Disposición Transitoria Única manifiesta:
“Las entidades y organismos del sector público, dispondrán hasta el 31 de diciembre del
presente ejercicio fiscal, para que a través de la conformación de una comisión integrada por el
Guardalmacén o su/sus delegado/s, el/los delegado/s de la Unidad Financiera, y el/los delegado/s
de la Unidad Administrativa de la entidad, procedan a la actualización de los registros de los
inventarios al valor actual de mercado de todos los bienes institucionales, tomando en cuenta
30
bienes similares o de iguales características, su estado y su vida útil. Deberá emplearse para esta
tarea los conceptos vertidos en las Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental”.
2.5.1.4. Procedimiento
Para la aplicación del procedimiento, se deberá observar lo establecido en el artículo 10 del
Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes y
Existencias del Sector Público, que señala:
Artículo 10.- Constatación Física y Obligatoriedad de inventarios.- En cada unidad
administrativa se efectuará la constatación física de los bienes, por lo menos una vez al año, en el
último trimestre, con el fin de controlar los inventarios en las entidades u organismos y
posibilitar los ajustes contables. En ella podrán intervenir el Guardalmacén o quien haga sus
veces, el Custodio Administrativo y el titular de la Unidad Administrativa o su delegado.
De tal diligencia se presentará a la máxima autoridad de la entidad u organismo, en la
primera quincena de cada año, un informe de los resultados, detallando todas las novedades que
se obtengan durante el proceso de constatación física y conciliación con la información contable
y las sugerencias del caso; además, el Acta suscrita por los intervinientes.
Se enviará a la Unidad Financiera o quien haga sus veces, copia del informe de
constatación física realizado para los registros contables correspondientes. (Ministerio de
finanzas, 2017)
2.5.1.5. Norma internacional de auditoria 501
Con resolución del 15 de octubre del 2013, indica con respecto a la guía de aplicación y
otras anotaciones explicativas que la presencia en el recuento físico de existencias como lo
establece en el literal a1:
31
La dirección habitualmente establece procedimientos de acuerdo con los cuales se
realiza un recuento físico de existencias al menos una vez al año con el fin de que sirvan de
base para la preparación de los estados financieros y, en su caso, para determinar la
fiabilidad del sistema de inventario permanente en la entidad.
En el literal A3 de la NIA considerando el apartado 4 – 8 establece que entre las
cuestiones relevantes para la planificación de la presencia en el recuento físico de
existencias se incluyen, por ejemplo:
a) Los riesgos de incorrección material relacionados con las existencias;
b) La naturaleza del control interno relacionado con las existencias;
c) Si cabe prever que se establezcan procedimientos adecuados y que se emitan
instrucciones apropiadas para el recuento físico de existencias;
d) El momento de realización del recuento físico de las existencias;
e) Si la entidad mantiene un sistema de inventario permanente.
Por razones prácticas el recuento físico de existencias se puede realizar en una fecha o
fechas distintas a la de los estados financieros. Esto se puede realizar con independencia de
que la dirección establezca las cantidades de existencias mediante un recuento físico anual o
mediante un sistema de inventario permanente. (NIA 501, 2013)
2.5.1.6. Norma Internacional de Auditoría NIA 6 Sección 400 – Evaluación de riesgo y
control interno.
Según la Norma Internacional de Auditoría NIA 6 sección 400 en el punto número
nueve indica que en la auditoría de estados financieros, el auditor está interesado sólo en
aquellas políticas y procedimientos dentro de los sistemas de contabilidad y de control
interno que son relevantes para las aseveraciones de los estados financieros. La comprensión
32
de los aspectos relevantes de los sistemas de contabilidad y de control interno, junto con las
evaluaciones del riesgo inherente y de control y otras consideraciones, harán posible para el
auditor:
a) Identificar los tipos de potenciales representaciones erróneas de importancia relativa
que pudieran ocurrir en los estados financieros;
b) Considerar los factores que afectan el riesgo de representaciones erróneas
substanciales, y;
c) Diseñar procedimientos de auditoria apropiados.
En el punto 10 de la presente norma en el capítulo de introducción indica que, al
desarrollar el enfoque de auditoria, el auditor considera la evaluación preliminar del riesgo de
control para determinar el riesgo de detección apropiado por aceptar para las aseveraciones
del estado financiero y para determinar la naturaleza, oportunidad, y alcance de los
procedimientos sustantivos para dichas aseveraciones.
En el numeral 18 del título sobre el sistema de contabilidad indica que el auditor
debería obtener una comprensión del sistema de contabilidad suficiente para identificar y
entender:
a) Las principales clases de transacciones en las operaciones de la entidad;
b) Como se inician dichas transacciones;
c) Registros contables importantes, documentos de respaldo y cuentas en los estados
financieros; y
d) El proceso contable y de informes financieros, desde el inicio de transacciones
importantes y otros eventos hasta su inclusión en los estados financieros.
33
En el numeral 19 del título sobre el ambiente de control menciona que el auditor
debería obtener suficiente comprensión del ambiente de control para evaluar las actitudes,
conciencia y acciones de directores y administración, respecto de los controles internos y su
importancia en la entidad. (NIA 6, 2015)
34
Capítulo 3
Marco metodológico
3.1. Diseño de la investigación
Para el desarrollo de la presente investigación se utilizará un enfoque cualitativo y
cuantitativo conociendo que cualitativo se describe como “el descubrimiento de preguntas de
investigación, a veces pero no necesariamente se prueban hipótesis, se basan en métodos de
recolección de datos sin medición numérica, como las descripciones y observaciones”
(Hernández, 2014)
Es decir se detallará la información obtenida por el personal que conforma la empresa
conociendo la situación actual de la misma.
Se entiende como enfoque cuantitativo al estudio de la realidad en su contexto natural, tal y
como sucede, tratando de interpretar los fenómenos de acuerdo con los significados que tienen
para las personas implicadas, implica la utilización y recogida de una gran variedad de materiales
que describen la rutina y las situaciones problemáticas (Rodríguez, Gil, & García, 2013)
El diseño de la investigación que se empleará permitirá observar y definir el
comportamiento de los encuestados sin influir en ellos, se valorará y tomará en consideración los
puntos clave que serán encontrados mediante la encuesta realizada a los trabajadores de
Servicesa para poder tener conocimientos a fondo de los problemas que se están presentando.
3.2. Tipos de investigación
Según Quintero (2015) El tipo de investigación orienta la finalidad general del estudio y la
manera como se recogerán los datos necesarios, para distinguir el tipo de investigación se debe
tomar en cuenta el propósito, la estrategia, los objetivos, el problema de estudio y otros aspectos
en los que se encuentran inmersos la investigación; existe una gran variedad de tipología que va
35
hacer definida mediante la investigación una vez que se establezca la relación entre el objetivo
que se quiere alcanzar y el tipo de investigación, puesto que entre estos dos existen una relación
exclusiva.
3.2.1. Investigación descriptiva
Según Sampieri, Fernández, & Baptista (2015) “Busca especificar las propiedades
importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometida a
análisis”.
3.2.2. Investigación explicativa
Esta investigación parte de problemas bien identificados en los cuales es necesario el
conocimiento de relaciones, en este tipo de estudios es imprescindible la formulación de
hipótesis que de una u otra forma pretende explicar las causas del problema o cuestiones
íntimamente relacionadas con estas, su método es observación, descripción y comparación.
(Jiménez, 2013)
En la investigación se utilizará estos tipos de estudios que se refieren a lo siguiente: la
descriptiva que se trata en narrar los resultados estadísticos que se obtendrán en la encuesta y
mediante la explicativa se interpretarán las tabulaciones que se ha dado como resultado
verificando que problemas posea la empresa.
3.3. Población y muestra
3.3.1. Población
Según Ludewig (2013) es cualquier colección finita o infinita de elementos o sujetos, es un
conjunto de números obtenidos midiendo o contando ciertas características de los mismos; la
población finita consta de un número limitado de elementos y la infinita no se puede contabilizar
36
todos sus elementos pues existe un número ilimitado, en la investigación realizada la población
de la empresa es finita ya que se tiene conocimiento exacto de la población.
3.3.2. Muestra
Según Cuesta & Herrero (2013) “es una parte representativa de la población que refleja las
similitudes y diferencias encontradas en la misma”.
Para el desarrollo de la investigación se utilizará un muestreo no probabilístico donde se
refiere a la selección de sujetos determinados criterios procurando que la muestra sea
representativa.
3.3.2.1. Muestreo casual o incidental
Cuyo proceso es donde el investigador selecciona directamente e intencionadamente a los
individuos de la población, el caso más frecuente de este procedimiento es utilizar como muestra
los individuos a los que se tiene fácil acceso, para esta investigación se utilizará 6 de los
empleados que laboran en la empresa Servicesa.
La muestra a utilizar ya fue escogida mediante el muestreo no probabilístico es decir no
será necesario el uso de fórmulas para poder realizar la encuesta a los empleados.
3.4. Técnicas e instrumentos de recolección
Es un aspecto muy importante en el proceso de una investigación puesto a que tiene
relación con la obtención de la información, de ello depende la confiabilidad y validez del
estudio, la finalidad es obtener información confiable y valida que se deberá tener el debido
cuidado y dedicación. En esta etapa de recolección de información e investigación se conoce
también como trabajo de campo, estos datos o información que van a recolectarse son el medio a
través del cual se aprueban las hipótesis, se responden las preguntas de investigación y se logran
los objetivos del estudio originado del problema de investigación.
37
Los datos deben ser confiables, es decir, debe ser pertinente y suficiente para lo cual es
necesario definir las fuentes y técnicas adecuadas para su recolección. (ITSON, 2014)
3.4.1. La observación
Según Campos, Covarrubias, & Martínez (2012) Es la forma más sistematizada y lógica
para el registro visual y verificable de lo que se pretende conocer; es decir, es captar de la
manera más objetiva posible, lo que ocurre dentro de la organización ya sea para describirlo,
analizarlo o explicarlo de una perspectiva científica.
3.4.2. Observación directa
Es aquella donde se tienen un contacto directo con los elementos o caracteres en los cuales
se presenta el fenómeno que pretende investigar y los resultados obtenidos se consideran datos
estadísticos originales.
3.4.3. Encuesta
Es una técnica de investigación que consiste en una interrogación verbal o escrita que se
realiza a las personas con el fin de obtener determinada información necesaria para una
investigación. (Alelú, Cantín, López, & Rodríguez, 2014).
En este estudio se tomó en cuenta para realizar dicha encuesta a los miembros que laboran
en SEVICESA S.A que son:
Ana Martínez Contadora
Jessica Gutiérrez Auxiliar contable
María vera Facturación
Ginger García Jefe de bodega
Peter Cuenca Auxiliar de bodega
38
3.4.4. Entrevista
Según Casares (2014) se entiende como “la conferencia que tienen dos o más personas que
concurren a un lugar destinados para tratar de un tema específico o resolver negocios”.
En este estudio se le realizará la entrevista al gerente de ventas de la empresa Ylich
Balladares, las preguntas será de respuesta abierta donde los entrevistados podrá expresar
libremente lo que desee acotar para la investigación.
39
3.5. Análisis de los resultados
1. ¿La empresa realiza control de inventario semestralmente?
Tabla 2 Control de inventario
Control de inventario
Alternativa Encuestados Porcentaje
Siempre 0 0%
Casi siempre 0 0%
Nunca 5 100%
Total 5 100%
Figura 2. Control de inventario
Interpretación:
De total del personal el 100% considera que no existe un control de inventario
semestralmente solo se las realiza al año por esta razón se conoce que está afectado a la
organización ya que se encuentra con niveles altos de mercaderías en el almacén, debido a que
realizan los pedidos de mercadería sin conocer que es lo que falta en sí.
0% 0%
100%
Siempre
Casi siempre
Nunca
40
2. ¿Con que frecuencia se analizan los niveles de existencias o mantenimientos de los stocks
necesarios en el almacén?
Tabla 3 Frecuencia analizan los niveles de existencia
Frecuencia analizan los niveles de existencia
Alternativa Encuestados Porcentaje
Siempre 0 0%
Casi siempre 0 0%
Nunca 5 100%
Total 5 100%
Figura 3. Frecuencia analizan los niveles de existencia
Interpretación:
Los encuestados en su totalidad es decir el 100% comentaron que no existe un análisis de
los niveles de existencia de la mercadería de la empresa por eso es que al momento de realizar
las compras existe repeticiones de productos innecesario ya que en el almacén hay muchos más y
cerca de su caducidad esto afecta negativamente a la empresa.
0%0%
100%
Siempre
Casi siempre
Nunca
41
3. ¿Siempre se sigue proceso por faltante de mercadería?
Tabla 4 Proceso en caso de faltante de mercadería
Proceso en caso de faltante de mercadería
Alternativa Encuestados Porcentaje
Siempre 0 0%
Casi siempre 0 0%
Nunca 5 100%
Total 5 100%
Figura 4. Proceso en caso de faltante de mercadería
Interpretación:
La organización en caso que se presenta faltante el total de encuestado es decir el 100%
contesto que se sancionan a los responsables, esto también afecta a la organización porque se
debe tener en cuenta el trabajo que se realiza y así se evitan de pedir productos que no son o se
pierden.
0%
0%
100%
Siempre
Casi siempre
Nunca
42
4. ¿Considera que existe personal adecuado dentro del almacén para el control de inventario?
Tabla 5 Existe personal adecuado dentro de las áreas
Existe personal adecuado dentro de las áreas
Alternativa Encuestados Porcentaje
Siempre 2 40%
Casi siempre 1 20%
Nunca 2 40%
Total 5 100%
Figura 5. Existe personal adecuado en las áreas de la organización
Interpretación:
Del total de encuestado el 40% considera que si existe personal adecuado en la área, el
20% comenta que no tiene conocimientos pero que trabajan bajo el aprendizaje que ha obtenido
durante el tiempo en la empresa, el otro 40% comento que deben aprender más en la área.
40%
20%
40%
Siempre
Casi siempre
Nunca
43
5. ¿En la adquisición de nuevas mercaderías se elabora un cuadro de necesidades?
Tabla 6 Elabora un cuadro de necesidades para las adquisiciones
Elabora un cuadro de necesidades para las adquisiciones
Alternativa Encuestados Porcentaje
Siempre 1 20%
Casi siempre 0 0%
Nunca 4 80%
Total 5 100%
Figura 6. Elaboran un cuadro de necesidades para las nuevas adquisiciones
Interpretación:
Del total de encuestado el 80% comentan nunca se realiza el cuadro de necesidades ya que
al adquirir nueva mercadería no elaboran lo que se necesita sino que hacen los pedidos por hacer,
solo el 20% comento que se hace una lista pero cada dos meses.
20%
0%
80%
Siempre
Casi siempre
Nunca
44
6. ¿Considera que existe una toma de decisiones mala en la adquisición de mercadería?
Tabla 7 Mala toma de decisiones
Mala toma de decisiones
Alternativa Encuestados Porcentaje
Siempre 4 80%
Casi siempre 1 20%
Nunca 0 0%
Total 5 100%
Figura 7. Mala toma de decisiones
Interpretación:
Si, el 80% comento que si existe mala tomas de decisiones por ese motivo actualmente la
organización presenta esos inconvenientes, solo un 20% indico que existen tomas de decisiones
que si favorecen a la empresa pero son muy pocas.
80%
20%
0%
Siempre
Casi siempre
Nunca
45
7. ¿Considera que al diseñar políticas mejorará el manejo de inventarios?
Tabla 8 Diseño de políticas
Diseño de políticas
Alternativa Encuestados Porcentaje
Siempre 5 100%
Casi siempre 0 0%
Nunca 0 0%
Total 5 100%
Figura 8. Diseño de políticas
Interpretación:
El total de encuestado es decir el 100% comenta que si es necesario el diseño de políticas
para el cumplimento obligatorio de las actividades.
100%
0%0%
Siempre
Casi siempre
Nunca
46
8. ¿Considera necesario crear procedimientos para el control de inventario?
Tabla 9 Crear procedimientos para el control de inventario
Crear procedimientos para el control de inventario
Alternativa Encuestados Porcentaje
Siempre 4 80%
Casi siempre 1 20%
Nunca 0 0%
Total 5 100%
Figura 9. Procedimiento de control de inventario
Interpretación:
Del total de encuestado el 80% comenta si es necesario crear procedimientos para realizar
las actividades como se debe hacer, realizando paso a paso cada una solo el 20% indico que no
ya que tienen la forma de cómo realizar sus procedimientos paso a paso.
80%
20%
0%
Siempre
Casi siempre
Nunca
47
9. ¿Considera que deben diseñar un plan estratégico para la reducción de inventario en
almacén?
Tabla 10 Crear un plan estratégico para la redacción de inventario
Crear un plan estratégico para la redacción de inventario
Alternativa Encuestados Porcentaje
Siempre 5 100%
Casi siempre 0 0%
Nunca 0 0%
Total 5 100%
Figura 10. Crear un plan estratégico para la redacción de inventario
Interpretación:
Del total de encuestados el 100% considera necesaria contar con un plan estratégico para la
redacción del inventario evitando que se tenga inventario obsoleto dentro del almacén.
100%
0%0%
Siempre
Casi siempre
Nunca
48
10. ¿Considera beneficioso crear políticas de procedimientos y plan estratégico en la empresa?
Tabla 11 Es beneficioso la creación
Es beneficioso la creación
Alternativa Encuestados Porcentaje
Siempre 5 100%
Casi siempre 0 0%
Nunca 0 0%
Total 5 100%
Figura 11. Es beneficioso la creación
Interpretación:
El personal es decir el 100% considera que si es beneficiosos la creación de todos estos
puntos ya que ayudara a Servicesa llevar un orden en todas las actividades que deben realizar,
logrando cumplir las metas establecidas sin desperdiciar los recursos.
100%
0%0%
Siempre
Casi siempre
Nunca
49
3.6. Validación de encuesta
Tabla 12 Validación de la propuesta
Validación de la propuesta
Tema
Número
de
pregunta
Validación
Propuesta de
control de
inventario para
Servicesa S.A.
1
El control de inventario debe realizarse mensualmente así
se podrá tener conocimientos exactos de que faltantes posee
y cuáles son los producto que están por caducar.
2
Es necesario contar con un control de inventario para la
organización, así se conoce exactamente que mercadería se
posee.
3 Un adecuado control de inventario evitaría que se presenten
este tipo de faltantes.
4
El personal es adecuado solo que se debe tener políticas de
cumplimiento en el control de inventario así se evitan
actividades erróneas.
5
Es importante desarrollar apuntes de cuáles son los
productos que se necesitan, con el plan estratégico se llevar
un control eficiente.
6 Con la creación de políticas se tomará mejores decisiones
en la adquisición de mercadería.
7
El diseño de políticas evitará que se tenga inventario
obsoleto dentro del almacén, ya que será obligatorio
realizar el control de inventario.
8
Los procedimientos serán de mucha importancia para que
le personal realice las actividades paso a paso evitando
tener errores en el despacho de la mercadería.
9
Un plan estratégico evitará que existan actividades erróneas
en la organización, logrando que se realice el control de
inventario correctamente y evitando tener inconvenientes
con el personal.
10
Las políticas, los procedimientos y el plan estratégico
conjuntamente logrará que la organización tenga inventario
que se puedan perder ya sea por qué este en bodega o por
caducidad, se llevará el debido control para lograr
encaminar a Servicesa S.A. al éxito.
50
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
Entrevista
Compañía: Servicesa S.A.
Nombre: Ylich Balladares
Cargo: Gerente de ventas
1. ¿Actualmente la empresa cuenta con un control de inventario?
La verdad es que no se posee un control de inventario eficiente por eso los problemas que
se están suscitando ya que no se lleva el control adecuado de toda la mercadería, hemos tenido
este problema desde hace tiempo pero lamentablemente no se ha buscado solución al problema,
así mismo nadie de la empresa aporta con ideas para solucionar estas falencias.
2. ¿Conoce cada cuanto tiempo se realiza el control en los inventarios dentro del
almacén?
En la empresa se realiza un conteo de los productos que se tienen anualmente, muchas
veces porque no se encentra el personal que realiza la actividad y la pospone para después, por
ese motivo al momento de adquirir mercadería no se conoce exactamente con los productos que
se cuentan en ese momento y se pide nomas pero después se tiene conocimientos que esos
productos si están.
3. ¿Considera que el personal no está trabajando correctamente?
Correcto, creo que se deberán tomar en cuenta estas falencias porque está afectando a
Servicesa así si no se encentran soluciones se podría despedir a los colaboradores que no están
trabajando adecuadamente.
51
4. ¿Cree necesaria la elaboración de un cuadro de necesidades para la adquisición de
mercadería?
Si es muy importante así no se compran productos al azar, si se lo elaboraría se tendría
conocimiento de que producto son los que en realidad faltan para la organización, así se evita
tener mercadería obsoleta y evitar también que se caduquen.
5. ¿Cree que se beneficiaría a la empresa por la implementación de las políticas,
procedimientos y plan estratégico?
Si, tomando en cuenta que se evitará tener problema con la mercadería del almacén, así
mismo el personal se verá obligado a cumplir cada una de las políticas y procedimientos, así
solucionaremos el problema, se tendrá un control eficiente en el inventario y no se pedirá
productos de más.
3.7. Análisis de la encuesta y entrevista
Como se puede notar mediante las técnicas de investigación se puede conocer que se está
realizando una mala tomas de decisiones conjuntamente de no realizar el control de inventario
necesario evitando tener mercadería en el almacén, el total de encuestados considera que sería
muy beneficioso para la organización la creación de las políticas y procedimientos para el
manejo del inventario y un plan estratégico para un mejor desempeño del personal en la
organización, enfocados en realizar las actividades efectivamente para mantener a Servicesa
dentro del mercado y lograr alcanzar el éxito del mismo.
52
Capítulo 4
Propuesta
4.1. Tema de la propuesta
“Elaborar un plan de control en la rotación de inventarios para reducir las pérdidas”.
4.2. Justificación de la propuesta
La empresa en la actualidad necesita ser más competitiva dentro de su actividad principal
de insumos de oftalmología, para lo cual necesitan optar por la elaboración de un plan de control
de reducción de la baja de los productos oftalmológicos con fecha de caducidad, ya que con esto
se va a mejorar el manejo del inventario y va a permitir reducir las pérdidas, y a establecer pautas
y una evaluación de los procesos que se llevarán a cabo en la empresa, para que se optimicen y
se establezcan lineamientos a seguir.
La propuesta busca, aplicar y crear objetivos que puedan dar soluciones concretas a los
problemas y situaciones internas que inciden en los resultados del proceso de inventarios de la
empresa SERVICESA; queriendo mejorar las entradas, el almacenamiento y salidas de los
insumos oftalmológicos de la empresa. Por un lado, generará beneficios a los clientes y a la
empresa, y, por otra parte, este proyecto abrirá nuevos caminos para empresas que presenten
situaciones similares, sirviendo como referencia. Ahora bien, dada la importancia de un manejo
eficiente del inventario, ello permitirá que la empresa agilice sus procesos y mejore la
administración actual de datos, así como también, la distribución de pedidos y la pérdida de
inventarios en la bodega.
53
4.3. Objetivos
4.3.1 Objetivo general.
Establecer un plan que permita controlar el inventario de insumos oftalmológicos, para
evitar que se caduquen y por ende que la empresa tenga pérdidas.
4.3.2 Objetivos específicos.
1. Detallar las falencias y la rotación de los inventarios en los últimos años.
2. Crear un plan de control para reducir la baja de insumos oftalmológicos.
3. Elaborar un plan de capacitación para reducir la baja de insumos.
4. Determinar los costos de la aplicación del plan de capacitación.
5. Realizar un análisis FODA de la empresa.
4.4 Desarrollo de la propuesta
4.4.1 Manejo actual de la rotación del inventario.
La empresa SERVICESA, es el distribuidor oficial de las mejores marcas de equipos e
insumos para la oftalmología. Todos los productos garantizan la seriedad de la empresa para con
sus clientes, ya que el enfoque es servir y cumplir con las expectativas de los mismos. Los
productos que distribuyen son: Lentes intraoculares, microscopio de operación, mobiliario para
consultorio, mobiliario para quirófano, equipos de tratamiento, equipos de diagnóstico, equipos
quirúrgicos, instrumenta e insumos quirúrgicos y otros equipos.
La rotación que tiene los inventarios en la empresa, se describen de la siguiente manera:
Rotación de inventario = Costos de ventas
Inventarios
54
Tabla 13 Rotación de inventario
Rotación de inventario
2016 2017
𝑹𝑰 =$𝟏′𝟓𝟒𝟔. 𝟏𝟒𝟔, 𝟎𝟕
$𝟗𝟗𝟔. 𝟒𝟔𝟎, 𝟑𝟒 𝑅𝐼 =
$1′487.354,54
$1′271.411,24
𝑹𝑰 = 𝟏, 𝟓𝟓𝟏𝟔𝟑𝟖
𝐑𝐃 =𝟑𝟔𝟎 (𝐃í𝐚𝐬)
𝐑𝐨𝐭𝐚𝐜𝐢ó𝐧 𝐝𝐞 𝐢𝐧𝐯𝐞𝐧𝐭𝐚𝐫𝐢𝐨𝐬
𝐑𝐃 =𝟑𝟔𝟎
𝟏, 𝟓𝟓
𝐑𝐃 = 𝟐𝟑𝟐, 𝟎𝟏𝟖
Interpretación: La empresa transforma su
inventario en ventas 1,55 veces en el período
del año 2016; lo que indica que el inventario
dio 232 vueltas en el año, es decir el número
de veces que se vendieron los productos.
𝑹𝑰 = 𝟏, 𝟏𝟔𝟗𝟖𝟒𝟓
𝐑D =𝟑𝟔𝟎 (𝐃í𝐚𝐬)
𝐑𝐨𝐭𝐚𝐜𝐢ó𝐧 𝐝𝐞 𝐢𝐧𝐯𝐞𝐧𝐭𝐚𝐫𝐢𝐨𝐬
𝐑𝐃 =360
1,1698
𝐑𝐃 = 𝟑𝟎𝟕, 𝟕𝟒𝟓
Interpretación: La empresa transforma su
inventario en ventas 1,16 veces en el período
del año 2017; lo que indica que el inventario
dio 307 vueltas en el año, es decir el número
de veces que se vendieron los productos que
en comparación con el año 2016, aumentó el
número de veces significativamente.
Análisis de la rotación de inventarios
Como se puede observar la rotación de inventario del año 2016 es de 1,55 veces, lo que se
puede interpretar como que la empresa está en equilibrio con la cantidad de productos comprados
y vendidos. En el año 2017 la rotación fue de 1,16 veces, manteniendo el “equilibrio” de compra
y ventas de productos, y aumentando el número de días en que se vendieron los productos
oftalmológicos. Sin embargo, es importante destacar que se está tomando en cuenta todo el
inventario de la empresa, es decir los equipos y los insumos que sí tiene tiempo de caducidad.
55
El inventario tal como indican los resultados tiene mucho movimiento en todo el año, pero
se está comprando muchos insumos al igual que equipos; el problema radica en que los equipos
no sufren en la bodega si se tiene los cuidados necesarios para que no se golpeen o les caiga agua
o polvo, lo que no es nada igual con los insumos que tienen fecha de caducidad, al abastecer el
almacén no se está tomando en cuenta este punto, y por lo cual ya se ha desperdiciado muchos
insumos para cirugías intraoculares tales como: lentes intraoculares, viscolasticos, silurones,
perfluros, entre otros, los cuales representan una pérdida para la empresa y por lo cual, es
importante la aplicación de un plan de reducción de insumos.
4.4.2 Falencias que existen en la caducidad de los insumos oftalmológicos.
Dentro de la gama de productos que distribuye la empresa SERVICESA, se encuentran los
equipos oftalmológicos y los insumos para cirugías oftalmológicas, muchos de estos insumos
tienen fecha de caducidad, tales como: lentes intraoculares, viscolasticos, silurones, perfluros,
colorante, gases, anillos Ferrara, entre otros; las marcas que distribuye la empresa son las
siguientes:
Figura 12. Marcas de equipos oftalmológicos
56
A continuación, se detalla las falencias de los inventarios, por lo cual muchos de los
insumos prescriben y se convierten en pérdidas para la empresa; se evaluará los procesos que se
llevan a cabo para el inventario de insumos de cirugías oftalmológicas, para luego describir las
falencias encontradas.
Tabla 14 Evaluación de las falencias del inventario de insumos oftalmológicos
Evaluación de las falencias del inventario de insumos oftalmológicos
Ítem Criterio Malo Regular Bueno
1
¿Cómo se lleva a cabo el procedimiento
para el conteo físico de los insumos de
cirugía oftalmológica?
X
2
¿Se llena adecuadamente los formularios
durante el conteo físico del inventario de
insumos?
X
3
¿La información que refleja el informe
emitido luego del conteo físico del
inventario de insumos es exacta?
X
4
¿El personal del almacén maneja
adecuadamente la clasificación de los
insumos oftalmológicos y su caducidad?
X
5
¿Cómo se califica la organización de los
insumos que llegan al almacén?
X
6
¿Cómo es el control de la documentación
en el almacén de los insumos
oftalmológicos?
X
7
¿Cómo es el proceso para abastecer el
inventario de insumos oftalmológicos?
X
8
¿Cómo es el proceso de control de los
insumos que salen de la bodega?
X
9
¿Cómo se califica el proceso de
verificación de la fecha de los insumos
oftalmológicos?
X
57
10
¿Cómo se califica el llenado de
formularios para la devolución de
insumos?
X
11 ¿Se verifica que la información del
sistema sea correcta en referencia a las
existencias de la bodega?
X
Análisis de la evaluación de las falencias de los inventarios de insumos
Según la información que se ha podido recaudar, el proceso de los inventarios de insumos
oftalmológicos tiene muchas falencias; el proceso de conteo físico es malo, ya que muchos
empleados no realizan su trabajo adecuadamente, por lo cual ya ha habido inconvenientes, tales
como que se compra insumos innecesariamente.
Los formularios no se llenan correctamente, esto se debe a que muchos empleados o son
nuevos o se han equivocado en este proceso, por lo cual al momento de pasar está información al
sistema o las tarjetas de la bodega, dicha información no es totalmente exacta, muchas veces se
ha tenido que realizar nuevamente le proceso para una adecuada verificación.
Otra de las falencias encontradas, es que los empleados de la bodega no suelen clasificar
correctamente los insumos de cirugías oftalmológicas, el mayor problema es que los lentes
intraoculares que son muy delicados, muchos de estos insumos se han encontrado dañados
porque no han sido ubicados en lugares adecuados y seguros. Se podría decir que la clasificación
general de los insumos no es la mejor, ya que otros insumos de cirugías se han encontrado en
total desorden dentro de la bodega.
La organización de los insumos que llegan a la bodega, es buena, por lo menos en lo que
respecta el conteo, la documentación de los nuevos insumos que la empresa adquiere cada cierto
tiempo. El control que lleva la bodega de la documentación de los inventarios en stock no
58
siempre está en orden, y eso ha ocasionado que muchos productos no estén con su respectiva
documentación, lo cual permite que muchos insumos se puedan perder por los mismos
empleados.
El abastecimiento de la bodega es semanal, ya que la empresa suele tener un cronograma,
pero no verifica correctamente la bodega para realizar los pedidos, y esto se refleja en la
caducidad de muchos insumos de cirugías, el más costoso independientemente de la marca son
los lentes intraoculares.
Las salidas de la bodega no tienen un control adecuado, como ya se ha descrito
anteriormente, no existe una correcta documentación ordenada, tampoco un control de las
cantidades exactas de los insumos; las salidas deben ser permitidas por el sistema que solicita la
mercadería, y por las firmas de responsabilidad, también se debe dar de baja a los insumos
correspondientes, lo cual no es realizado siempre, y da paso a muchos inconvenientes con el
sistema.
No se verifica la fecha de los insumos que se encuentran en stock, lo cual ya ha ocasionado
que existan muchas pérdidas, más que nada en las marcas de los lentes intraoculares. En el caso
de los formularios por devolución, se maneja un proceso adecuado, ya que no ha existido queja
de los clientes en este aspecto.
Una falencia que ha ocasionado más de un inconveniente es la verificación de la
información física con la del sistema, ya que como hay muchas falencias humanas en los
procesos, no se puede tener los resultados que se requieren en la información final de los
inventarios de insumos.
59
4.4.3 Plan de control.
El desarrollo de un plan de control para reducir las bajas de los insumos, que en su mayoría
es por la falta de organización que no permite constatar a tiempo la caducidad de muchos
insumos de cirugías y de los lentes intraoculares que son lo más costos. La empresa distribuye
los siguientes equipos e insumos:
Tabla 15 Insumos y equipos
Insumos y equipos
Insumos de cirugías con caducidad Equipos oftalmológicos
Lentes intraoculares
Instrumento e insumos
quirúrgicos
Otros equipos
Microscopio de operación
Mobiliario para consultorio
Mobiliario para quirófano
Equipos de tratamiento
Equipos de diagnóstico
Equipos quirúrgicos
4.4.3.1 Plan de control de reducción de bajas de insumos oftalmológicos.
Luego de analizar y conocer el origen de que muchos insumos y lentes intraoculares se han
desperdiciado o han caducado, se pudo determinar cómo estructurar el plan de control para
reducir la baja de insumos y así evitar pérdidas a la empresa; el plan consta de las siguientes
partes:
Funciones de la bodega o almacén
Lugar o espacio físico donde se resguardan bienes de la empresa, en este caso los
equipos e insumos oftalmológicos para su respectiva distribución.
60
Control de caducidades
El control para evitar las caducidades debe realizarse desde el momento que se reciben
los insumos; es importante la verificación de las fechas con el proveedor, para evitar
inconvenientes futuros.
Procedimientos de ingreso de insumos
Consiste en establecer un proceso para evitar el exceso o la falta de insumos
oftalmológicos, en el caso de los lentes intraoculares control que se compren en exceso
para evitar su caducidad y pérdida para la empresa.
Procedimiento de toma física de insumos
Consiste en las pautas para mejorar el proceso de toma física de insumos, y deberán ser
tomados en cuenta por los involucrados, tales como: el contador, el auditor, y el
personal de la bodega.
61
Tabla 16 Plan de control de reducción de bajas de insumos
Plan de control de reducción de bajas de insumos
Empresa “SERVICESA”
Plan de control de reducción de bajas de insumos
FUNCIONES DE LA BODEGA O ALMACÉN
F
U
N
C
I
O
N
E
S
Evaluar constantemente la solidez y las debilidades del sistema de
control interno de la bodega.
Realizar informes semanales con los resultados alcanzados, y las
conclusiones a las que se ha logrado llegar.
Comprobar las existencias y el manejo de inventarios.
Verificar la documentación de los inventarios, que se encuentre en
orden.
Comprobar el registro correcto de los inventarios, modificando los
kárdex y las cuentas involucradas.
Examinar que exista un sistema de costeo completo, actualizado y
adecuado a las condiciones de la empresa.
Constatar que las salidas de almacén sean correctamente autorizadas
y documentadas.
Realizar conteos físicos de los inventarios existentes periódicamente.
Revisar que todos los inventarios estén adecuadamente asegurados y
clasificados.
Analizar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean
adecuadas.
Comprobar manualmente las cantidades de inventarios de equipos e
insumos.
Constatar que los inventarios estén consolidadas al costo, de acuerdo
con las normas internacionales de contabilidad.
Revisar que los listados de los inventarios están recopilados,
62
calculados, sumados y resumidos correctamente, y si los totales se
reflejan debidamente en la contabilidad.
Detallar que los inventarios han sido determinados, en cuanto a
cantidades, precios, cálculos, y existencia, al cierre de cada período.
Realizar la verificación de las existencias para crear las cotizaciones
de compra de equipos e insumos oftalmológicos.
Hacer una verificación de las cifras de los auxiliares con los saldos
del mayor para determinar existencia.
63
Empresa “SERVICESA”
Plan de control de reducción de bajas de insumos
CONTROL DE CADUCIDADES
C
A
D
U
C
I
D
A
D
Las caducidades deben revisarse y describirse en el detalle de ingreso
desde el momento que se reciban específicamente los insumos de
cirugías.
Crear una lista para conocer la fecha de caducidad de cada tipo de
insumo mediante un formato, el cual deberá ser revisado
semanalmente por el encargado de almacén y verificado por la
gerencia y el contador o algún encargado.
Los insumos de cirugías y los lentes intraoculares con fechas de
caducidad más próxima, deberá ser la primera a la que se le dará
salida y será dada de baja en el control de caducidades y en las
cuentas.
No se recibirán insumos con fechas próximas de caducidad, se
levantará un reporte indicando al proveedor la insatisfacción de lo
recibido y por ende la devolución del producto; y se solicitará nuevos
insumos o el desembolso.
Revisar el control de caducidades por la clasificación de los insumos
de cirugías, será necesario que se lleve semanalmente para verificar
que todo esté en orden.
La ubicación de los insumos en la bodega deberá ser de acuerdo a la
fecha de caducidad, los insumos y los lentes intraoculares, que tengan
la caducidad más próxima deberán estar a mejor disposición para que
en el momento de hacer entregas no haya complicaciones.
64
Empresa “SERVICESA”
Plan de control de reducción de bajas de insumos
PROCEDIMIENTOS DE ALMACÉN
P
R
O
C
E
D
I
M
I
E
N
T
O
S
Una vez recibido los insumos se procede a colocarlos en el lugar
asignado en el almacén.
Se ingresará en el sistema todos los equipos e insumos recibidos en
el almacén.
Revisar constantemente la ubicación de los insumos para prevenir
que se dañen o se caduquen.
Semanalmente se hará un conteo selectivo de los lentes
intraoculares, para verificar que todo esté en orden y se evite su
caducidad.
Se hará un inventario físico semanal del almacén constatando con la
información del sistema.
Revisar cada semana las caducidades de los insumos dándole
prioridad y salida a los de más cercana caducidad.
Se harán conteos diarios de los insumos más caros para llevar un
control de estos, en especial de los lentes intraoculares.
Las salidas del almacén se deberán realizar mediante el formato
correspondiente y ser firmado por el encargado de almacén y por la
persona que entrega el insumo.
65
Empresa “SERVICESA”
Plan de control de reducción de bajas de insumos
PROCEDIMIENTOS DE INGRESO DE INSUMOS
I
N
G
R
E
S
O
S
Se recibe los insumos conforme vayan llegando, no habrá
favoritismos salvo en el caso de insumos que hayan sido pedidos
de suma urgencia.
El ingreso de los insumos debe ser minucioso, es decir revisar
cajas cerradas, checar que la mercancía venga en óptimas
condiciones, verificar peso de los insumos en el caso que lo
requiera, verificar caducidades, etc.
En dado caso de que el proveedor traiga insumos de menos o en
condiciones no óptimas, se avisara a la gerencia y se devolverán
esos productos, además que se levantara un acta de incidencia si
así se requiere.
Revisar facturas de los insumos que se reciba para constatar que
lo que se recibe físicamente es lo que indica la factura y, en dado
caso de haber un error, corregir en el documento la cantidad
errada.
La revisión de facturas se hará en el momento de recibir los
insumos, verificando las cantidades de insumos físicos
disponibles.
Llevar un control en el formato de los insumos que se reciben por
proveedor, al final del recibo solicitar firma de la persona
representante del proveedor.
Todos los insumos recibidos deberán ser colocados en la
ubicación adecuada en el almacén y ser ingresada en el sistema.
66
Empresa “SERVICESA”
Plan de control de reducción de bajas de insumos
PROCEDIMIENTO DE TOMA FÍSICA DE INSUMOS
T
O
M
A
F
Í
S
I
C
A
Los insumos de cirugías y los lentes intraoculares se contarán de
izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrás hacia adelante.
Se contará en presencia un "contador" y un "auditor" para constatar
que lo contado sea lo correcto.
Se distribuirá el almacén (anaqueles) por número para mejor
distribución y rápida detección de errores.
El contador y el auditor no contarán los insumos del mismo lugar, sino
que uno empezará en el primer anaquel y el auditor por el último.
Se hará un listado de los insumos en el cual se tomarán los productos
encontrados en el anaquel de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo
y de atrás hacia delante, esto para facilitar más el conteo.
Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las
cantidades correctas de insumos de cirugías y específicamente de
lentes intraoculares dentro de ellas.
Si se encuentra un insumo que no esté anotado en la lista se le dará un
número de secuencia intermedia dependiendo la ubicación del
producto y se anotará al final de la hoja.
Al final del conteo se constatará las hojas de contador y auditor
(listados) para verificar que no haya errores, si hay habrá que
verificarlos y corregirlos, una vez que todo esté bien checado y sin
ninguna anomalía se procederá a ingresar el conteo en el sistema.
Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningún faltante
físico de insumos, en caso de haberlo se volverá a contar la mercancía
con faltante y se buscará en todos los lugares posibles que pueda estar
antes de tomarla como faltante real.
67
4.4.4 Capacitación para la reducción de baja de insumos.
Para obtener resultados eficientes, es importante capacitar al personal que trabaja
directamente con los insumos, en este caso, el área de bodega y las áreas involucradas como
compras y contabilidad. Las capacitaciones abordan temas que son falencias actuales en el
proceso de inventario de insumos, dichos temas son:
Mejorar las herramientas informáticas
Inversión de la organización de la bodega
Planificación de tareas diarias de pedidos
Mejorar el proceso de requerimiento de compras
4.4.4.1 Estructura de las capacitaciones
Tabla 17 Mejorar las herramientas informáticas
Mejorar las herramientas informáticas
Objetivos Actividades Recursos Tiempo
Hacer uso de
todas las
herramientas
informáticas
disponibles y
aumentar
Capacitar al personal de
bodega para manejar
adecuadamente los procesos
de pedidos de insumos,
tanto para salidas, entradas e
inventario en stock
Humano:
Un delegado del área de
sistema.
Todo el personal del área
de bodega.
Un asistente del área de
contabilidad.
2 meses
68
módulos en el
sistema
Capacitar en el uso de las
opciones disponibles en el
sistema de administración de
compras al personal
responsable de solicitar
compras para el
abastecimiento de la bodega
Humano: Un delegado del
área de informática; un
delegado del área de
compras; personal del área
de bodega
10 días
Capacitar al personal
encargado de la
administración del almacén
en el uso de la herramienta
administración de
inventarios
Humano: Un delegado del
área de informática; un
delegado del área de
almacén
5 días
Conocer y hacer
uso del catálogo
de equipos e
insumos por
clasificación
Coordinar capacitación para
personal de bodegas que
realiza recepción y despacho
inventarios
Humano:
Personal de bodega; un
delegado de contabilidad;
un delegado de control de
calidad
2 semanas
69
Tabla 18 Inversión de la organización de la bodega
Inversión de la organización de la bodega
Objetivo
Actividades
Financiamiento
Tiempo para actuar
Contar con
espacios
funcionales de
acuerdo al
volumen de los
equipos e
insumos; y a
criterios de
recepción,
despacho y
distribución
Reubicación y señalización
de espacio físico para
recepción y entrega de los
equipos e insumos
$1.500 1 meses
Adecuación de oficina
administrativa para la
recepción de Documentación
$900 6 semanas
Reubicación y
organización de
insumos de
cirugías
oftalmológicas
Capacitación al área de
bodega para la
agrupación de insumos
por su uso y naturaleza
$ 1.000
1 mes
70
Tabla 19 Planificación de tareas diarias de pedidos
Planificación de tareas diarias de pedidos
Objetivo
Actividades Recursos Tiempo
Asignación de
los
requerimientos
internos al
personal
encargado de
preparación y
entrega de
pedidos
solicitados
Impresión de
todos los pedidos registrados en el
sistema de administración
Humano: Asistente de
bodega y despachador
Inmediato
Asignación de
pedidos previamente
sellados y
registrados e
identificados por
códigos, número de
requerimiento y
número de orden
Humano: Asistente de bodega y
despachador
Inmediato
Recepción de tarea diaria asignada al personal de
bodega mediante firma de
recepción de pedidos
Humano:
Personal de bodega
Inmediato
71
Tabla 20 Mejorar el proceso de requerimiento de compras
Mejorar el proceso de requerimiento de compras
Objetivo Actividades Recursos necesarios Tiempo para actuar
Contar con
usuarios
internos informados respecto al
proceso para requerimiento de insumos de
cirugías
Informar el tiempo que
deberá tomar el proceso de
abastecimiento
Humano: Un delegado de
compras; un delegado de bodega
Inmediato
Informar y
comunicación interna las
asignaciones presupuestarias mensuales para
insumos
Humano: Un delegado de contabilidad; un
delegado de compras; un delegado de bodega
Inmediato
Tabla 21 Costo de la inversión total de las capacitaciones y de la aplicación del plan de
control
Costo de la inversión total de las capacitaciones y de la aplicación del plan de control
Inversión Costo
Plan de control de reducción de bajas de insumos $1.500,00
Capacitación de procesos informáticos $1.000,00
Capacitación de organización de la bodega (Personal
y adecuación)
$3.400,00
Capacitación de planificación de tareas diarias $1.000,00
Capacitación de mejoras del proceso de requerimiento
de compras
$1.000,00
Total de inversión $7.900,00
4.4.5 Análisis FODA.
El análisis FODA, se realiza para proyectar las fortalezas, amenazas, debilidades y
oportunidades que la empresa tendrá luego de aplicar el plan de reducción de bajas de insumos y
las capacitaciones a los empleados.
72
Tabla 22 FODA
FODA
FORTALEZAS AMENAZAS
Los insumos no caducarán en la bodega
La empresa no perderá dinero
innecesariamente
Se podrá atender con mejor calidad a los
clientes
Adecuación de la bodega para los insumos de
cirugías oftalmológicas
Cambio de personal de la bodega
Falta de compromiso con el cuidado de
los insumos
Daños de los insumos de cirugías
Reducción de ventas
DEBILIDADES OPORTUNIDADES
Demasiado inventario de lentes
intraoculares
No hay control del abastecimiento del
inventario de insumos de cirugías
Personal menos capacitado para las
actividades de la bodega
Reducción de bajas de inventarios
de insumos
Ahorro de la empresa en las
compras de lentes intraoculares
Mejor rotación del inventario de
insumos, en específico de los lentes
intraoculares
73
Conclusiones
La empresa SERVICESA, tiene una constante rotación de los inventarios de equipos e
insumos, sin embargo, no se tiene un control específico para los insumos de cirugías
oftalmológicas o los lentes intraoculares que si tienen fecha de caducidad.
Los controles de inventarios, no son correctos, por lo cual no se puede obtener información
fiable, los insumos no siempre cuentan con la documentación adecuada dentro de la bodega, por
lo que existen muchos inconvenientes con la información en el sistema; por otro lado, los
insumos son susceptibles de perderse.
Los encargados del almacén no suelen clasificar y ubicar los insumos de cirugías, los
cuales requieren supervisión minuciosa por sus componentes y por ser sumamente delicados,
generando problemas en la administración del almacén y planificación en las entregas de
pedidos, lo que da como resultado deterioro en la calidad en el servicio y pérdidas para la
empresa.
El personal del área de bodegas no ha recibido capacitación continua por lo cual no se
encuentra actualizado en los procesos de informáticos del sistema, por lo cual muchas no se han
ingresado correctamente las entradas, las salidas, las devoluciones y las bajas de insumos.
No existen suficiente comunicación entre los departamentos de compras y el área de
bodega, lo cual ha ocasionado que se realicen compras innecesarias de insumos en especial de
los lentes intraoculares, lo que representa una pérdida para la empresa.
74
Recomendaciones
Se recomienda hacer uso del plan de control para reducir las bajas de insumos,
específicamente de los lentes intraoculares que, independientemente de la marca o
modelo son sumamente costosos, y tienen fecha de caducidad, la empresa ya ha tenido
pérdidas por la caducidad de muchos de estos insumos.
Capacitación continúa en el manejo de inventarios respecto a la recepción y ubicación de
los insumos de cirugías oftalmológicas; es importante que la empresa tome en cuenta la
estructura de las capacitaciones que se encuentran en la propuesta de la presente
investigación.
Realizar conteos de inventarios periódicos con la supervisión de un contador y un auditor,
tal como lo describe el plan de control de reducción de baja de insumos, para así contar
con información más confiable.
Mantener el almacenamiento de los insumos de cirugías oftalmológicas clasificados, para
evitar que se dañen, se ensucien, o caduquen, por no revisar constantemente las fechas de
caducidad de todos los insumos de la bodega.
75
Apéndices
76
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
Entrevista
1. ¿La empresa cuenta con un control de inventario?
Siempre
Casi siempre
Nunca
2. ¿Con que frecuencia se analizan los niveles de existencias o mantenimientos de los
stocks necesarios en el almacén?
Siempre
Casi siempre
Nunca
3. ¿Siempre se sigue proceso por faltante de mercadería?
Siempre
Casi siempre
Nunca
4. ¿Considera que existe personal adecuado dentro del almacén para el control de
inventario?
Siempre
Casi siempre
Nunca
5. ¿En la adquisición de nuevas mercaderías se elabora un cuadro de necesidades?
Siempre
Casi siempre
Nunca
6. ¿Considera que existe una toma de decisiones mala en la adquisición de
mercadería?
Siempre
Casi siempre
Nunca
77
7. ¿Considera que al diseñar políticas mejorará el manejo de inventarios?
Siempre
Casi siempre
Nunca
8. ¿Considera necesario crear procedimientos para el control de inventario?
Siempre
Casi siempre
Nunca
9. ¿Considera que deben diseñar un plan estratégico para la reducción de inventario
en almacén?
Siempre
Casi siempre
Nunca
10. ¿Considera beneficioso crear políticas de procedimientos y plan estratégico en la
empresa?
Siempre
Casi siempre
Nunca
78
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
Entrevista
Compañía:
Nombre:
Cargo:
1. ¿Actualmente la empresa cuenta con un control de inventario?
2. ¿Conoce cada cuanto tiempo se realiza el control en los inventarios dentro del
almacén?
3. ¿Considera que el personal no está trabajando correctamente?
4. ¿Cree necesaria la elaboración de un cuadro de necesidades para la adquisición de
mercadería?
5. ¿Cree que se beneficiaría a la empresa por la implementación de las políticas,
procedimientos y plan estratégico?
