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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
REINGENIERÍA A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y
FINANCIEROS DE LA EMPRESA AVANTI MARMOLES PIEDRAS
Y GRANITOS CIA. LTDA.
AUTORA:
JESSICA LILIANA CRIOLLO ÑATO
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA,
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
DIRECTOR:
DR. QUINTANILLA ROMERO MARCO ANTONIO
QUITO, D.MENERO 2016
ii
Criollo Ñato, Jessica Liliana (Año 2016). Reingeniería a los procesos
administrativos y financieros de la empresa Avanti Mármoles piedras y
Granitos Cía. Ltda. Trabajo de investigación para optar por el título de
Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, Contadora Publica Autorizada.
Carrera de Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 140 P.
iii
DEDICATORIA
A Dios.
Por darme la vida, paciencia y sabiduría, por permitirme cumplir mis objetivos, por ser mí luz
constante y la fuerza que siento siempre para continuar en el camino.
A mis padres
Telmo Criollo y María Ñato por ser los pilares fundamentales en mi vida, ellos son una fuente de
inspiración y lucha constante que me han ayudado en todo momento fomentando en mí el deseo de
superación y lucha constante, gracias a su apoyo incondicional he podido culminar con el desarrollo
de mi tesis y seguir adelante.
Jessica
iv
AGRADECIMIENTO
Mi agradecimiento muy especial a mí tutor Dr. Quintanilla Romero Marco, que ha sabido guiarme en
este investigación por su dirección, paciencia y sus consejos que me permitieron culminar mi tesis.
Agradezco además a todos mis amigos que han sabido darme ánimos y han sido un ejemplo para salir
adelante, a todas sus recomendaciones y su apoyo.
v
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
vi
APROBACIÓN DEL DIRECTOR
vii
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA ..................................................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO ............................................................................................................................ iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ........................................................................ v
APROBACIÓN DEL DIRECTOR ........................................................................................................ vi
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ................................................................................................. vii
CONTENIDO ........................................................................................................................................ vii
LISTA DE TABLAS ............................................................................................................................ xiii
LISTA DE FIGURAS .......................................................................................................................... xiv
RESUMEN EJECUTIVO .................................................................................................................... xvi
ABSTRACT ........................................................................................................................................ xvii
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 1
CAPÍTULO I ............................................................................................................................................ 2
1. ANTECEDENTES ................................................................................................................. 2
1.1. Reseña Histórica .................................................................................................................... 2
1.1.1. Constitución .......................................................................................................................... 4
1.2. Estructura organizacional ...................................................................................................... 5
1.2.1. Organigrama Estructural ....................................................................................................... 5
1.3. Direccionamiento Estratégico ............................................................................................... 7
1.3.1. Misión.................................................................................................................................... 7
1.3.2. Visión .................................................................................................................................... 7
1.3.3. Productos y Servicios ............................................................................................................ 7
1.3.3.1. Productos ............................................................................................................................... 8
1.3.3.2. Servicios .............................................................................................................................. 11
1.3.4. Valores ................................................................................................................................ 13
1.3.5. Competencias ...................................................................................................................... 14
1.3.6. Estrategias ........................................................................................................................... 14
1.3.7. Políticas ............................................................................................................................... 16
1.3.7.1. Políticas Generales .............................................................................................................. 16
CAPÍTULO II ........................................................................................................................................ 17
2. MARCO TEÓRICO ............................................................................................................. 17
2.1. Control interno .................................................................................................................... 17
2.1.1. Definición ............................................................................................................................ 17
2.1.2. Componentes ....................................................................................................................... 20
2.1.2.1. Ambiente de Control ........................................................................................................... 21
2.1.2.2. Establecimiento de objetivos ............................................................................................... 24
2.1.2.3. Identificación de eventos ..................................................................................................... 26
ix
2.1.2.4. Evaluación de riesgos .......................................................................................................... 27
2.1.2.5. Respuesta a los riesgos ........................................................................................................ 31
2.1.2.6. Actividades de control ......................................................................................................... 31
2.1.2.7. Información y comunicación ............................................................................................... 33
2.1.2.8. Supervisión .......................................................................................................................... 35
2.1.3. Métodos de Evaluación ....................................................................................................... 37
2.1.3.1. Cuestionario ........................................................................................................................ 37
2.1.3.1.1. Definición ............................................................................................................................ 37
2.1.3.1.2. Ventajas ............................................................................................................................... 38
2.1.3.1.3. Desventajas .......................................................................................................................... 38
2.1.3.1.4. Pasos para escribir un cuestionario ..................................................................................... 38
2.1.3.2. Narrativo .............................................................................................................................. 38
2.1.3.2.1. Definición ............................................................................................................................ 38
2.1.3.2.2. Ventajas ............................................................................................................................... 39
2.1.3.2.3. Desventajas .......................................................................................................................... 39
2.1.3.3. Método Gráfico ................................................................................................................... 39
2.1.3.3.1. Definición ............................................................................................................................ 39
2.1.3.3.2. Ventajas ............................................................................................................................... 40
2.1.3.3.3. Desventajas .......................................................................................................................... 41
2.1.3.3.4. Simbología .......................................................................................................................... 41
2.2. Reingeniería ........................................................................................................................ 43
2.2.1. Definición ............................................................................................................................ 43
2.2.2. Características ..................................................................................................................... 43
2.2.3. Ventajas ............................................................................................................................... 45
2.2.4. Importancia .......................................................................................................................... 45
2.2.5. Herramienta que utiliza la reingeniería ............................................................................... 46
2.2.6. Metodología ........................................................................................................................ 49
2.2.7. Expectativas de la reingeniería ............................................................................................ 50
2.2.8. Tipos de cambios que ocurren al rediseñar los procesos ..................................................... 50
CAPÍTULO III ....................................................................................................................................... 52
3. ANÁLISIS SITUACIONAL ................................................................................................ 52
3.1. Análisis Externo .................................................................................................................. 52
3.1.1. Macroambiente .................................................................................................................... 52
3.1.1.1. Factor Social ........................................................................................................................ 53
3.1.1.2. Factor Económico ............................................................................................................... 54
3.1.1.3. Factor Político ..................................................................................................................... 59
3.1.1.4. Factor legal .......................................................................................................................... 60
x
3.1.1.5. Factor Tecnológico .............................................................................................................. 66
3.1.1.6. Factor Ambiental ................................................................................................................. 67
3.1.2. 3.1.2 Microambiente............................................................................................................ 67
3.1.2.1. Clientes ................................................................................................................................ 68
3.1.2.2. Proveedores ......................................................................................................................... 69
3.1.2.3. Competencia ........................................................................................................................ 71
3.2. Análisis Interno ................................................................................................................... 72
3.3. Análisis F.O.D.A ................................................................................................................. 80
CAPITULO IV ....................................................................................................................................... 83
4. PROPUESTA REINGENIERÍA A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y
FINANCIEROS DE LA EMPRESA AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y
GRANITOS CIA. LTDA. .................................................................................................... 83
4.1. Procedimientos Administrativos. ........................................................................................ 83
4.1.1. Estructura Organizacional ................................................................................................... 83
4.1.1.1. Organigrama Estructural ..................................................................................................... 83
4.1.2. Reclutamiento y Selección Del Personal ............................................................................. 85
4.1.2.1. Objetivo ............................................................................................................................... 85
4.1.2.2. Políticas ............................................................................................................................... 85
4.1.2.3. Responsables ....................................................................................................................... 85
4.1.2.4. Procedimientos .................................................................................................................... 85
4.1.2.5. Flujograma .......................................................................................................................... 87
4.1.2.6. Documento .......................................................................................................................... 88
4.1.3. Contratación del Personal .................................................................................................... 89
4.1.3.1. Objetivo ............................................................................................................................... 89
4.1.3.2. Políticas ............................................................................................................................... 89
4.1.3.3. Responsables ....................................................................................................................... 89
4.1.3.4. Procedimientos .................................................................................................................... 90
4.1.3.5. Flujograma .......................................................................................................................... 91
4.1.4. Capacitación ........................................................................................................................ 92
4.1.4.1. Objetivo ............................................................................................................................... 92
4.1.4.2. Políticas ............................................................................................................................... 92
4.1.4.3. Responsables ....................................................................................................................... 92
4.1.4.4. Procedimientos .................................................................................................................... 93
4.1.4.5. Flujograma .......................................................................................................................... 94
4.1.4.6. Documentación .................................................................................................................... 95
4.1.5. Nómina ................................................................................................................................ 96
4.1.5.1. Objetivo ............................................................................................................................... 96
xi
4.1.5.2. Políticas ............................................................................................................................... 96
4.1.5.3. Responsables ....................................................................................................................... 96
4.1.5.4. Procedimientos .................................................................................................................... 96
4.1.5.5. Flujograma .......................................................................................................................... 98
4.2. Procedimientos Contables ................................................................................................... 99
4.2.1. Procedimiento para el manejo de Caja Chica ...................................................................... 99
4.2.1.1. Objetivo ............................................................................................................................... 99
4.2.1.2. Responsable ......................................................................................................................... 99
4.2.1.3. Políticas ............................................................................................................................... 99
4.2.1.4. Procedimientos .................................................................................................................... 99
4.2.1.5. Flujograma ........................................................................................................................ 101
4.2.2. Procedimiento para el manejo de bancos .......................................................................... 102
4.2.2.1. Objetivo ............................................................................................................................. 102
4.2.2.2. Políticas ............................................................................................................................. 102
4.2.2.3. Personal responsable ......................................................................................................... 102
4.2.2.4. Gestión de pago ................................................................................................................. 103
4.2.2.4.1. Procedimientos .................................................................................................................. 103
4.2.2.4.2. Flujograma ........................................................................................................................ 104
4.2.2.5. Conciliación Bancaria ....................................................................................................... 105
4.2.2.5.1. Procedimiento .................................................................................................................... 105
4.2.2.5.2. Flujograma ........................................................................................................................ 106
4.2.3. Procedimiento para el proceso cuentas por pagar ............................................................. 107
4.2.3.1. Objetivo ............................................................................................................................. 107
4.2.3.2. Políticas ............................................................................................................................. 107
4.2.3.3. Personal responsable ......................................................................................................... 107
4.2.3.4. Procedimiento .................................................................................................................... 108
4.2.3.5. Flujograma ........................................................................................................................ 109
4.2.3.6. Documentación .................................................................................................................. 110
4.2.4. Procedimiento para el proceso de compra ......................................................................... 111
4.2.4.1. Políticas ............................................................................................................................. 111
4.2.4.2. Personal responsable ......................................................................................................... 111
4.2.4.3. Procedimientos .................................................................................................................. 112
4.2.4.4. Flujograma ........................................................................................................................ 113
4.2.5. Inventarios ......................................................................................................................... 114
4.2.5.1. Objetivo ............................................................................................................................. 115
4.2.5.2. Políticas ............................................................................................................................. 115
4.2.5.3. Personal responsable ......................................................................................................... 115
xii
4.2.5.4. Procedimiento .................................................................................................................... 115
4.2.5.5. Flujograma ........................................................................................................................ 117
4.2.5.6. Documentación .................................................................................................................. 118
4.2.6. Procedimiento para el proceso de venta ............................................................................ 119
4.2.6.1. Objetivo ............................................................................................................................. 119
4.2.6.2. Políticas ............................................................................................................................. 119
4.2.6.3. Personal responsable ......................................................................................................... 119
4.2.6.4. Procedimientos .................................................................................................................. 119
4.2.6.5. Flujograma ........................................................................................................................ 120
4.2.6.6. Documentación .................................................................................................................. 121
4.3. Procedimientos Financieros .............................................................................................. 123
4.3.1. Elaboración del Presupuesto ............................................................................................. 124
4.3.1.1. Objetivo ............................................................................................................................. 124
4.3.1.2. Políticas ............................................................................................................................. 124
4.3.1.3. Personal Responsable ........................................................................................................ 124
4.3.1.4. Procedimientos .................................................................................................................. 125
4.3.1.5. Flujograma ........................................................................................................................ 125
4.3.1.6. Documento ........................................................................................................................ 127
4.3.2. Ejecución del Presupuesto ................................................................................................. 128
4.3.2.1. Objetivo ............................................................................................................................. 128
4.3.2.2. Políticas ............................................................................................................................. 128
4.3.2.3. Responsables ..................................................................................................................... 128
4.3.2.4. Procedimientos .................................................................................................................. 128
4.3.2.5. Flujograma ........................................................................................................................ 130
4.3.2.6. Documento ........................................................................................................................ 131
4.3.3. Procedimiento de liquidación de presupuesto ................................................................... 132
4.3.3.1. Objetivo ............................................................................................................................. 132
4.3.3.2. Políticas ............................................................................................................................. 132
4.3.3.3. Responsables ..................................................................................................................... 132
4.3.3.4. Procedimientos .................................................................................................................. 133
4.3.3.5. Flujograma ........................................................................................................................ 134
4.4. Beneficios de la reingeniería de procesos del área administrativa y financiera. ............... 135
CAPITULO V ...................................................................................................................................... 136
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................. 136
5.1. Conclusiones ..................................................................................................................... 136
5.2. Recomendaciones .............................................................................................................. 137
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................. 138
xiii
LISTA DE TABLAS
Tabla 1.1Suscripción y pago del capital .................................................................................................. 4
Tabla 1.2Conformación de socios y capital. ........................................................................................... 4
Tabla 1.3Clases de instalaciones por fuera ............................................................................................ 12
Tabla 1.4Clases de instalaciones por dentro .......................................................................................... 13
Tabla 3.1 Inflación (Banco Central del Ecuador, 2015) ........................................................................ 55
Tabla 3.2 Tasa de interés ....................................................................................................................... 58
Tabla.3.3 Cuestionario de Control interno para capacidad administrativa. ........................................... 74
Tabla 3.4 Cuestionario de Control interno para capacidad Financiera .................................................. 76
Tabla 3.5 FODA .................................................................................................................................... 80
Tabla 4.1 Procedimiento - reclutamiento. ............................................................................................. 86
Tabla 4.2 Procedimientos - Contratación .............................................................................................. 90
Tabla 4.3 Procedimiento – Capacitación. .............................................................................................. 93
Tabla 4.4 Procedimiento - Nomina ....................................................................................................... 97
Tabla 4.5 Procedimiento para caja chica ............................................................................................. 100
Tabla 4.6 Procedimiento de gestión de pagos ..................................................................................... 103
Tabla 4.7 Procedimiento de conciliación bancaria .............................................................................. 105
Tabla 4.8 Procedimiento de cuentas por pagar .................................................................................... 108
Tabla 4.9 Procedimiento de compra .................................................................................................... 112
Tabla 4.10 Procedimiento de inventario ............................................................................................. 116
Tabla 4.11 Procedimiento para el proceso de venta ........................................................................... 120
Tabla 4.12 Procedimiento – Elaboración del Presupuesto .................................................................. 125
Tabla 4.13 Ejecución del presupuesto. ................................................................................................ 129
Tabla 4.14 Procedimiento liquidación de presupuesto ........................................................................ 133
xiv
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1 Instalaciones de la empresa “AVANTI MÁRMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS
CIA. LTDA.” .............................................................................................................................. 2
Figura 1.2 Talleres de la empresa AVANTI MÁRMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS CIA.
LTDA.” ....................................................................................................................................... 3
Figura 1.3 Ubicación geográfica ............................................................................................................. 3
Figura 1.4 Organigrama de AVANTI ..................................................................................................... 6
Figura 1.5 Productos y servicios. ............................................................................................................ 7
Figura 1.6 Mármol ................................................................................................................................... 8
Figura 1.7 Granito .................................................................................................................................. 9
Figura 1.8 Cuarzo .................................................................................................................................... 9
Figura 1.9 Spacatto ................................................................................................................................ 10
Figura 1.10 Pizarras ............................................................................................................................... 10
Figura 1.11 Cenefas ............................................................................................................................... 10
Figura 1.12 Proceso de Fabricación. ..................................................................................................... 11
Figura 2.1 Definición de Control interno .............................................................................................. 17
Figura 2.2 Categorías de los objetivos del control interno. ................................................................... 19
Figura 2.3 Componentes del control Interno ......................................................................................... 20
Figura 2.4 Valores éticos ....................................................................................................................... 22
Figura 2.5 Competencia ........................................................................................................................ 22
Figura 2.6 Experiencia y dedicación ..................................................................................................... 23
Figura 2.7 Filosofía Administrativa. ..................................................................................................... 23
Figura 2.8 Establecimiento de objetivos. .............................................................................................. 25
Figura 2.9 Identificación de eventos. .................................................................................................... 27
Figura 2.10 Escala de medición. ........................................................................................................... 30
Figura 2.11 Respuesta al riesgo ............................................................................................................. 31
Figura 2.12 Actividades de control ....................................................................................................... 32
Figura 2.13 Comunicación .................................................................................................................... 34
Figura 2.14 Supervisión. ....................................................................................................................... 35
Figura 2.15 Ejemplo de un flujograma .................................................................................................. 40
Figura 2.16 Ventajas.............................................................................................................................. 40
Figura 2.17 Desventajas ........................................................................................................................ 41
Figura 2.18 Simbología ......................................................................................................................... 42
Figura 2.19 Reingeniería ....................................................................................................................... 43
Figura 2.20 Pasos que debe realizar la gerencia para la realización de una reingeniería ...................... 47
Figura 2.21 Etapas de la metodología. .................................................................................................. 49
Figura 3.1 Análisis Externo de AVANTI .............................................................................................. 53
xv
Figura 3.2 Factor social ......................................................................................................................... 54
Figura 3.3 Factor económico ................................................................................................................. 54
Figura 3.4 Inflación cuadro comparativo .............................................................................................. 56
Figura 3.5 Grafica de la inflación. ......................................................................................................... 56
Figura 3.6 Tasa de Interés ..................................................................................................................... 57
Figura 3.7 Descripciones arancelarias ................................................................................................... 59
Figura 3.8 Ley de Régimen Tributario .................................................................................................. 60
Figura 3.9 Código de trabajo ................................................................................................................. 61
Figura 3.10 Reglas de protección y exclusión. ...................................................................................... 63
Figura 3.11 Alcance de Protección ........................................................................................................ 64
Figura 3.12 Equipo de protección personal ........................................................................................... 66
Figura.3.13 Factor tecnológico .............................................................................................................. 66
Figura 3.14 Factor Ambiente ................................................................................................................. 67
Figura 3.15 Análisis interno de AVANTI ............................................................................................. 68
Figura 3.16 Clientes .............................................................................................................................. 68
Figura 3.17 Proveedores ........................................................................................................................ 70
Figura 3.18 Competencia ...................................................................................................................... 72
Figura 4.1Organigrama Propuesto ........................................................................................................ 84
Figura 4.2 Flujograma del proceso de Reclutamiento ........................................................................... 87
Figura 4.3 Flujograma del proceso de contratación. ............................................................................. 91
Figura 4.4 Flujograma del proceso de capacitación .............................................................................. 94
Figura 4.5 Flujograma del proceso de Nomina. .................................................................................... 98
Figura 4.6 Flujograma del proceso de caja chica ................................................................................ 101
Figura 4.7 Flujograma del proceso de gestión de pagos ..................................................................... 104
Figura 4.8 Flujograma del proceso de conciliación de bancos ............................................................ 106
Figura 4.9 Flujograma del proceso de cuenta por pagar ..................................................................... 109
Figura 4.10 Comprobante de ingreso de la empresa Avanti. ............................................................... 111
Figura 4.11 Flujograma del proceso de compra de material ............................................................... 114
Figura 4.12 Flujograma del proceso de inventarios ............................................................................ 117
Figura 4.13 Flujograma del proceso de ventas .................................................................................... 121
Figura 4.14 Comprobante Ingreso de la empresa Avanti .................................................................... 123
Figura 4.15 Flujograma del proceso de elaboración del presupuesto. ................................................. 126
Figura 4.16 Flujograma del procedimiento de ejecución del presupuesto. ......................................... 130
Figura 4.17 Flujograma del procedimiento de liquidación del presupuesto ........................................ 134
xvi
RESUMEN EJECUTIVO
“REINGENIERÍA A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE LA
EMPRESA AVANTI MÁRMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA.”
El presente trabajo de investigación está enfocado principalmente en rediseñar los procedimientos
Administrativos y Financieros de la empresa AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA.
LTDA, basados en un adecuado control interno el cual le permita mejorar cada una de las actividades
que se desarrollan dentro de la empresa, a fin de minimizar oportunamente los riesgos existentes, y
alcanzando de esta manera los objetivos planteados por esta empresa.
El problema que presenta la empresa AVANTIMÁRMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA,
es que no cuenta con procedimientos adecuados a las actividades que realiza la empresa, tanto en el
área administrativa como en el área financiera, por lo cual existen deficiencias en la evaluación y el
control de las distintas actividades que se llevan a cabo.
Por este motivo es necesario realizar una reingeniería a los procesos administrativos financieros, con
los que la empresa pueda contar, disminuyendo oportunamente las falencias existentes, y dando paso a
la realización apropiada de las constantes actividades desarrolladas, permitiendo de esta forma que
tanto los directores como la parte administrativa financiera puedan realizar una toma de decisiones en
beneficio de la empresa.
PALABRAS CLAVES
CONTROL INTERNO
REINGENIERÍA
PROCEDIMIENTOS
CONTROL
EVALUACIÓN
xvii
ABSTRACT
“REENGINEERING TO ADMINISTRATIVE AND FINANCIAL PROCESSES OF TRE
AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS Co., Ltda. COMPANY.”
This research work is mainly focused on redesigning the administrative and financial procedures of the
AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS Co., Ltda. Company based on an adequate internal
control which allows to improve each of the activities developed within the company, in order to
reduce existing risks appropriately and achieve in this way the proposed objectives goals of this
company.
The problem presented by the AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS Co., Ltda.
Company. It`s that do not have procedures appropriate to the activities that made by the company,
both in administrative and finance; therefore there are deficiencies in the evaluation and control of the
different activities carried out.
For this reason, it is necessary to perform reengineer financial administrative processes, with which
the company can count, opportunely decreasing timely the existing failures, and giving step by
carrying out appropriate ongoing activities, allowing that both managers and the financial
administrative part can make a decision making for the benefit of the company.
KEY WORDS
INTERNAL CONTROL
REENGINEERING
PROCEDURES
CONTROL
EVALUATION
xviii
1
INTRODUCCIÓN
La necesidad de generar un adecuado desarrollo empresarial de AVANTI MARMOLES PIEDRAS
Y GRANITOS CIA. LTDA se pone en manifiesto a través del establecimiento de la reingeniería
de los procesos administrativos financieros; el mismo que esté encaminado a una lógica y efectiva
secuencias de actividades desempeñadas diariamente por el personal, adaptando procedimientos
que estén acordes a las necesidades de la empresa, para proteger y resguardar todos los recursos
con los que cuenta.
El presente trabajo investigación abarca aspectos importantes sobre los procesos administrativos y
financieros relacionados a la empresa AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA.
LTDA, debido a que no cuenta con procedimientos aptos, que permitan cumplir oportunamente
las metas organizacionales
Es por tal razón que se realiza la elaboración del presente trabajo de investigación el mismo que
se compone por los siguientes capítulos:
En el Capítulo I abarcan aspectos referentes a la reseña histórica de la empresa AVANTI, su
constitución, los organismos de control bajo la cual se rige, la filosofía corporativa, y la estructura
organizacional con la que cuenta.
En el Capítulo II trata sobre el análisis situacional en el cual se detallan cuatro factores importantes
que involucran directamente a la empresa AVANTI, como sus fortalezas, oportunidades
debilidades y amenazas.
El Capítulo III contiene el marco científico en donde se establecen términos, como: Reingeniería,
herramientas de una reingeniería, control interno, componentes de un control interno.
En el Capítulo IV se realiza la propuesta de la reingeniería de los procesos administrativos
financieros para la empresa AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. El cual
permitirá mejorar y sustentar las actividades que se realicen permanentemente en cada una de las
áreas de la empresa, estableciendo claramente las funciones del personal encaminándolos hacia
una labor eficiente y eficaz en todo momento.
El Capítulo V abarca las conclusiones y recomendaciones del presente trabajo de investigación.
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CAPÍTULO I
1. ANTECEDENTES
1.1. Reseña Histórica
En el 2003 el Arq. Ernesto Martínez Fernández y la Dra. María Amparo Albán, inicia una
actividad comercial cuyo objetivo principal era la venta de materiales para el acabado de la
construcción. Desde ese momento empezó adquirir experiencia ampliando sus conocimientos.
Al haber transcurrido el tiempo y obtenido los resultados esperados la empresa comienza a realizar
importaciones en grandes volúmenes y adquirir maquinaria tecnología.
“AVANTI MÁRMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS CIA. LTDA.”, es una empresa creada como la
mejor opción tanto en precios como calidad en la importación de las más prestigiosas empresas de
mármoles, granitos y piedras de diferentes partes del mundo, creada con la convicción de que toda
obra adquiere su aspecto monumental, gracias a la nobleza de estos materiales.
Figura 1.1 Instalaciones de la empresa “AVANTI MÁRMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS
CIA. LTDA.”
En:(Avanti Marmoles, Granito y Piedras., 2015)
3
Figura 1.2 Talleres de la empresa AVANTI MÁRMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS CIA.
LTDA.”
En:(Avanti Marmoles, granito y piedras, 2015)
Ubicación
AVANTI MARMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS CIA. LTDA se encuentra ubicada en la Av.
González Suarez N28-48 (No. 516) y San Ignacio Edificio Olimpus 2PB.
Figura 1.3 Ubicación geográfica
En:(Google Maps, 2015)
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1.1.1. Constitución
AVANTI MARMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS CIA. LTDA. “La Compañía” fue constituida
con domicilio principal en el Distrito Metropolitano de Quito - Ecuador mediante escritura pública
del 22 de julio de 2003 e inscrita en el registro mercantil el 26 de agosto de 2003, se rige por las
leyes ecuatorianas.
AVANTI MARMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS CIA. LTDA se constituye como una compañía
limitada y sus estatutos financieros corresponden a una compañía individual, la duración de la
compañía será de cincuenta años a partir de la fecha de inscripción del presente contrato en el
Registro Mercantil, el objeto social de la compañía son las siguientes actividades: los negocios
inmobiliarios, la compra venta y arriendo de inmuebles y obras civiles en general; y la
comercialización de materiales de construcción.
El capital de la compañía está formado por las aportaciones de todos los socios, siendo su monto
de mil dólares de los Estados Unidos de América, divido en aportaciones de un dólar cada una.
Este capital esta íntegramente suscrito y pagado, de acuerdo al siguiente cuadro de suscripción y
pago del capital:
Tabla 1.1Suscripción y pago del capital
SOCIOS
CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO $
N° PARTICIPACIONES
%
María Albán 500 500 50
Ernesto Martínez 300 300 30
Nota: Muestra la suscripción y el pago de capital de la empresa AVANTI.
Tabla 1.2Conformación de socios y capital.
Nota: muestra la conformación del capital y de los socios de la empresa AVANTI
SOCIOCAPITAL
ACUTAL
AUMENTO DE
CAPITAL
CAPITAL TOTAL
TRAS AUMENTO
VALOR DE
PARTICIPACION
NUMERO DE
PARTICIPACIONES
María Amparo Albán $ 500.00 $ 49500.00 $ 50000.00 $ 1.00 50.000
Ernesto Martínez
Fernández$ 500.00 $ 49500.00 $ 50000.00 $ 1.00 50.000
TOTAL
APORTACIÓN$1000.00 $99000.00 $100000.00 100.000
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Posteriormente el 10 de agosto de 2010 la compañía realiza el aumento de capital de UN MIL
($1000.00) DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMERICA, a CIEN MIL DOLARES
($100000.00) DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMERICA, mediante aplicación de
compensación de créditos debidos a los socios, exclusivamente en los montos señalados y que
suman noventa y nueve mil dólares de los Estados Unidos de América y de conformidad con lo
previsto en el artículo 140 de la Ley de Compañías numeral tercero y mantenimiento el valor de
cada participación, de un dólar de los Estados Unidos de América y en conformidad a la siguiente
distribución:
1.2. Estructura organizacional
La estructura organizacional de la Empresa AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS
CIA. LTDA, es de tipo lineal puesto que la máxima autoridad se centraliza en una sola persona la
misma que se encargada de la dirección y la toma de decisiones en las distintas áreas de la
empresa.
1.2.1. Organigrama Estructural
Para analizar y comprender un diagrama de estas características es importante entender que los
cuadros representan cada uno de los puestos de la estructura organizacional, y las líneas, la cadena
de autoridad y la comunicación que los une.
A continuación se presenta el organigrama estructural de la AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y
GRANITOS CIA., y una breve descripción de sus principales departamentos.
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EMPRESA AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA
Figura 1.4 Organigrama de AVANTI
En: (Avanti Marmoles, Granito y Piedras., 2015)
JUNTA DE SOCIOS
FINANZAS
PRESIDENTE
GERENTE GENERAL
VENTAS
CLIENTES
PRODUCCIÒN
CONTABILIDAD
TESORERÍA
PROVEEDORES
IMPORTACIONES
NÓMINA
PRODUCTO/CLIENTE
MANTENIMIENTO
MATERIALES
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1.3. Direccionamiento Estratégico
1.3.1. Misión
“La misión es una declaración duradera de propósitos que distinguen a una organización de otras
similares, es un compendio de la razón de ser de una empresa, esencial para determinar objetivos y
formular estrategia.” (Rodriguez, 2011)
La misión de Avanti es la siguiente.
Ofrecer una amplia y cuidadosa gama de piedras naturales y otros acabados finos para
revestimientos en la construcción, como también un servicio integral desde la asesoría en la
selección de materiales, hasta el producto final instalado, generando un valor agregado en las obras
de nuestros clientes.
1.3.2. Visión
Es la declaración amplia y suficiente de donde quiere que su organización este dentro de 5 o 10 años. Es un
conjunto de ideas generales que proveen el marco de referencia de lo que una organización es y quiere ser en
el futuro. (Rodriguez, 2011)
La visión de Avanti es la siguiente.
Constituirse en el mejor proveedor de acabados finos para la construcción en el Ecuador.
1.3.3. Productos y Servicios
Figura 1.5 Productos y servicios.
En: (Avanti Marmoles, Granito y Piedras., 2015)
8
"AVANTI MÁRMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS CIA. LTDA.", pone a disposición de sus
clientes una gran variedad de colores, textura, tamaño y calidad en mármoles, granitos,
porcelanatos y piedra, capaces de satisfacer a los más diversos clientes, tanto locales como
nacionales.
Disponemos además de nuestra línea exclusiva de una prestigiosa empresa europea de aglomerados
de cuarzo tanto para pisos como para mesones, es un producto de excelentes prestaciones que imita
la belleza de las piedras naturales.
1.3.3.1. Productos
MÁRMOL
El mármol es una piedra natural de origen calizo cuyo componente principal es el Carbonato de
Calcio vítreo-cristalizado, formado en un largo proceso geológico que lo hace muy compacto
Figura 1.6 Mármol
En:(Avanti Marmoles, granito y piedras, 2015)
GRANITO
El granito es una piedra natural de gran belleza, pues tiene una amplísima gama de tonalidades lo
que lo convierte en uno de los materiales preferidos para la decoración.
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Figura 1.7 Granito
En: (Avanti Marmoles, Granito y Piedras., 2015)
CUARZO
Materiales de gran dureza y baja absorción, que son ideales para encimeras de cocina o baño, así
como para pavimentos y revestimiento de paredes de uso interno.
Figura 1.8 Cuarzo
En: (Avanti Marmoles, Granito y Piedras., 2015)
SPACATTO
El spacatto es material procesado que se utiliza paredes de interiores y exteriores.
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Figura 1.9 Spacatto
En:(Avanti Marmoles, granito y piedras, 2015)
PIZARRAS
La pizarra es un material de gran dureza que se utiliza para pisos, paredes, fachadas etc. dando un
realce a la construcción.
Figura 1.10 Pizarras
En: (Avanti Marmoles, Granito y Piedras., 2015)
CENEFAS: Las cenefas es un material de mármol para el recubrimiento de paredes y pisos.
Figura 1.11 Cenefas
En: (Avanti Marmoles, Granito y Piedras., 2015)
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1.3.3.2. Servicios
Ofrecemos servicios para complementar la gama de materiales:
Fabricación
En nuestra propia planta, poseemos la actual tecnología de elaboración y transformación que nos
permite la fabricación de una gran gama de productos y servicios.
Figura 1.12 Proceso de Fabricación.
En: (Avanti Marmoles, Granito y Piedras., 2015)
Transporte
Con el propósito de satisfacer a los clientes y complementar nuestros servicios ofrecemos
transporte de carga de material a los distintos puntos del país.
Instalación
Ofrecemos instalación de:
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Tabla 1.3Clases de instalaciones por fuera
Mesones De Cocina
Mesas De Comedor
Mesones De Baño
Mesas De Sala
Nota: Muestra las clases de instalaciones
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Tabla 1.4Clases de instalaciones por dentro
Pisos para Baños
Paredes para chimenea
Nota: Muestra las instalaciones por fuera
1.3.4. Valores
Los valores y la ética son importantes en AVANTI CIA. LTDA, para ayudar a mantener el orden,
garantizar que la organización funcione sin problemas y siga siendo rentable. Los valores que
AVANTI CIA. LTDA, requiere de sus trabajadores son:
Dedicación.- Cuando el trabajador realiza un esfuerzo honesto para el que podría ser
considerado un evento “natural” en el trabajo, y está de acuerdo en realizar su mejor
esfuerzo para ayudar a que la organización prospere.
Integridad.- Cuando un trabajador muestra un comportamiento honesto en todo momento.
Responsabilidad.- Cuando un trabajador se presenta a su lugar de trabajo a tiempo o
cuando se le solicite. Acepta la responsabilidad de sus acciones dentro de la organización
y trabaja hacia una resolución.
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Colaboración.- Cuando un empleado trabaja en equipo, ya sea ayudando a los compañeros
de trabajo en un proyecto, la enseñanza de nuevas tareas, o siguiendo las instrucciones de
un supervisor.
Conducta.- Los empleados deben tratar a sus superiores, compañeros, clientes,
proveedores y visitas con respeto, exhibiendo un comportamiento adecuado en todas las
facetas del trabajo. Esto incluye el uso de vestimenta apropiada, utilizando un lenguaje que
se considera adecuado en el lugar de trabajo y conducirse con profesionalismo.
1.3.5. Competencias
Aplicables a todos los integrantes de la organización, permiten alcanzar la visión organizacional.
1. Adaptación: Es capaz de aceptar los cambios del entorno, mostrando flexibilidad y
disposición para adaptarse en forma oportuna a nuevos escenarios y requerimientos.
2. Compromiso: Asume con responsabilidad los objetivos y compromisos declarados por la
organización, haciéndolos propios.
3. Empatía: Se conecta con otras personas y responde adecuadamente a las necesidades de
los otros.
4. Pro-actividad: Es capaz de tomar la iniciativa y anticiparse a las situaciones diarias en el
desempeño de las funciones, planificándose a mediano y largo plazo.
5. Tolerancia a la frustración: Pese a las circunstancias adversas, es capaz de mantener un
equilibrio que le permite seguir realizando su trabajo en forma funcional.
6. Ética: Posee la capacidad de actuar y sentir de acuerdo a los valores morales, buenas
costumbres y prácticas profesionales, respetando a su vez las políticas organizacionales.
7. Compromiso: Muestra preocupación por llevar a cabo las tareas con precisión y calidad,
con la idea de aportar en la obtención de resultados y estrategias organizacionales.
8. Conciencia organizacional: Es capaz de reconocer los elementos constitutivos de la
organización, jerarquías y visualiza la forma en que las situaciones pueden afectar a las
personas de la empresa.
1.3.6. Estrategias
Estrategias de Crecimiento
Ofertar los productos en diferentes ciudades del país en toda el área de la construcción.
Actualizar el sitio web de la Compañía para que brinde información sobre la variedad de
productos y servicios; adicionalmente, que permita tener un contacto con los clientes.
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Ampliar la variedad de acabados en los servicios ofertados a los clientes de acuerdo a las
exigencias en cuanto a calidad y exclusividad en modelos y texturas del material
Estrategias administrativas
Diseñar la estructura organizacional de la Compañía para identificar claramente las áreas
existentes.
Efectuar manuales de funciones y responsabilidades e implementar sistemas de control en
cada departamento para identificar el nivel de desempeño.
Aplicar sistemas de planeación estratégica a nivel gerencial para mantener un
conocimiento claro de los objetivos permanentes de la Compañía y a su vez un control.
Estrategias financieras
Comparar sus índices financieros con la información pública del sector económico al que
pertenece, para evaluar su posición económico - financiera.
Establecer un presupuesto anual.
Incentivar a los clientes con políticas de descuentos por montos de compras para proyectos
y generar una gestión de cobro adecuada en base a planes de pago acordados.
Invertir en seguros para la mercadería y de los principales activos fijos que poseen.
Mantener un precio de mercado acorde a los ofertantes de productos similares para
mantenerse estable dentro de la competencia.
Estrategias de desarrollo humano
Implementar incentivos de crecimiento profesional junto al desarrollo de nuevos cargos de
acuerdo al crecimiento de la Compañía.
Crear un ambiente de fidelidad en los empleados para que se involucren en el crecimiento
de la Compañía y de esta manera alcanzar los objetivos propuestos.
Capacitar a los administradores y empleados de la Compañía acerca de las últimas
tendencias tecnológicas para aportar al desarrollo empresarial.
Estrategias de calidad de servicio
Invertir en publicidad de la Compañía y sus productos dirigida a maestros de la
construcción, constructoras y personas particulares utilizando los mecanismos
tecnológicos para llegar a ellos.
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Mantener e incentivar a la cartera de clientes permanentes que posee la Compañía
mediante descuentos y promociones.
1.3.7. Políticas
1.3.7.1. Políticas Generales
Generalidades: La Administración debe mantener informado al personal de las políticas,
reglamentos, normas, procesos, estructura y procedimientos para que todos tengan pleno
conocimiento del rol que desempeñan en la organización.
Remuneraciones: Las remuneraciones se regularán de acuerdo al sector económico donde
se ubica la Compañía, y su incremento dependerá del de desempeño en la producción y la
situación financiera de la misma, exceptuando las disposiciones legales y gubernamentales
que apliquen.
Horas extras: El pago de horas extras se hará de acuerdo a la evaluación de los reportes
mensuales de horas que hayan cumplido con un aporte de productividad a la Compañía,
adicionalmente, el pago de las remuneraciones será el último día de cada mes.
Selección de personal: Para la contratación de personal se seguirá un proceso de selección
evaluando el perfil del puesto requerido; se dará preferencia al personal interno que se
ajuste al perfil, caso contrario se efectuará la selección entre candidatos externos.
Vacaciones: Para gozar de las vacaciones se debe presentar con anticipación de un mes el
formulario de solicitud.
Respaldos: Referente a la información magnética, cada encargado de área debe obtener un
respaldo mensual de la información que maneja, con excepción del área contable que se
realizara diariamente mismos que serán respaldados en un disco externo y mediante correo
electrónico.
Servicio al cliente: La atención y servicio al cliente deben ser acciones de alta prioridad,
ya que debe estar orientada a servir al cliente con confianza, cortesía, amabilidad y
cordialidad.
Cobranzas: La gestión de cobro debe ser semanal, tomando en cuenta que el crédito
normal otorgado es a los 10 días de liquidada la obra.
Pagos: El crédito acordado con los proveedores será de 30 días, los pagos se efectuarán
cada 8 días previa revisión de los vencimientos, los cuales serán entregados a los
proveedores los días viernes en el horario de 14:30h00 a 17h30.
17
CAPÍTULO II
2. MARCO TEÓRICO
2.1. Control interno
2.1.1. Definición
El control interno se define como un proceso efectuado por el consejo de administración, la
dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:
Figura 2.1 Definición de Control interno
El control interno está involucrado en todas las áreas de la empresa permitiendo un adecuado
desarrollo de las actividades las cuales serán supervisadas constantemente, permitiendo de esa
manera identificar falencias existentes durante el proceso.
Eficacia y eficiencia de las operaciones.
Fiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.
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Los procesos de negocios que se llevan a cabo dentro de las unidades y funciones de la
organización o entre las mismas, se coordinan en función de los procesos de gestión básicos de
planificación, ejecución y supervisión.
El control interno es parte de dichos procesos y está integrada los mismos, permitiendo su
funcionamiento adecuado y supervisando su comportamiento y aplicabilidad en cada momento.
Constituye una herramienta útil para la gestión, pero no es un sustituto de ésta.
Los controles internos no deben ser añadidos sino incorporados a la infraestructura de una entidad
de manera que no entorpezcan sino que favorezcan la consecución de los objetivos de la entidad. El
hecho de incorporarlos permitiría identificar desviaciones en costos, en actividades operativas
básicas, y además se agilizaría el tiempo de respuesta para solucionar estas desviaciones o costos
innecesarios.
Para llevar a cabo el control interno, no es suficiente poseer manuales de políticas impresos. Son
las personas, en cada nivel de organización, las que tienen la responsabilidad de realizarlo.
El Consejo de Administración, la dirección, y los demás miembros de la entidad son los
responsables de su implementación y seguimiento. Lo realizan los miembros de una organización,
mediante sus actuaciones concretas. Son las personas quienes establecen los objetivos de la entidad
que implantan los mecanismos de control.
El control interno sólo puede aportar un grado razonable de seguridad, no la seguridad total a la
dirección de una empresa, ya que existen limitaciones que son inherentes a todos los sistemas de
control interno. Estas limitaciones se deben a que las opiniones sobre las que se basa en las
decisiones en materia de control pueden ser erróneas.
Los empleados encargados del establecimiento de controles tienen que analizar la relación costo
beneficio de los mismos, y pueden producirse problemas en el funcionamiento del sistema como
consecuencia de fallos humanos, aunque se trate de simples errores o equivocaciones. (Eumed,
2010)
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Existen tres categorías de los objetivos del control.
A continuación se muestran las categorías sobre los cuales se reflejan los objetivos de control
interno, con el fin de desarrollar de mejor manera las actividades diarias de las distintas empresas.
La primera categoría se dirige a los objetivos empresariales básicos de una entidad,
incluyendo los objetivos de rendimiento, de la rentabilidad, y la salvaguarda de los recursos.
La segunda está relacionada con la elaboración y publicación de estados contables
confiables, incluyendo estados intermedios y abreviados, así como la información financiera
de extraída de dichos estados, como por ejemplo las comunicaciones sobre resultados, que
sean publicados.
La tercera concierne al cumplimiento de aquellas leyes y normas de las que está sujeta la
entidad.
Figura 2.2 Categorías de los objetivos del control interno.
En:(Comite Sponsoring)
Estas distintas, pero en parte coincidentes categorías, tratan diferentes necesidades y permiten un
enfoque dirigido hacia la satisfacción de necesidades individuales.
CATEGORIAS DE LOS OBJETIVOS
DE CONTROL
Primera categoría se dirige a los
objetivos empresariales
básicos
Segunda, elaboración y publicación de
estados contables confiables
Tercera concierne al cumplimiento
de leyes y normas
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Los sistemas de control funcionan en tres niveles distintos de eficacia. El control interno se puede
considerar eficaz en cada una de las tres categorías, si los responsables de la dirección superior de
la empresa tienen una seguridad razonable de que:
Disponen información adecuada sobre hasta qué punto están logrando los objetivos operacionales
de la entidad.
Los estados contables de exposición se preparan de manera confiable.
Se cumplen las leyes y normas aplicables.
Si bien el control interno es un proceso, su eficacia es del estado de este proceso en un momento
dado. (Comite Sponsoring, 2013)
2.1.2. Componentes
El control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí. Derivan del estilo gerencial y
están integrados en el proceso de dirección. Estos componentes, que se presentan con
independencia del tamaño o naturaleza de la organización estos son:
Figura 2.3 Componentes del control Interno
Establecimiento de objetivos
Entorno de control.
Identificación de eventos COMPONENTES
Evaluación de riesgos.
Actividades de control.
Respuesta a los
riesgos
Información y comunicación.
Supervisión.
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Estos elementos generan una sinergia y forman un sistema integrado que responden de una manera
dinámica a las circunstancias cambiantes del entorno.
Existe una interrelación directa entre las tres categorías de objetivos, que es lo que una entidad se
esfuerza por conseguir, y los componentes, que presentan lo que se necesita para lograr dichos
objetivos. Todos los componentes son relevantes para cada categoría de objetivo. (Comite
Sponsoring, 2013)
2.1.2.1. Ambiente de Control
El ambiente o entorno de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de
una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado
en que los principios de este último imperan sobre las conductas y los procedimientos
organizacionales.
Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección, la gerencia, y por
carácter reflejo, los demás agentes con relación a la importancia del control interno y su incidencia
sobre las actividades y resultados. (Comite Sponsoring, 2013)
“Cosiste en el establecimiento de un entorno que se estimule e influencie la actividad del personal
con respecto al control de sus actividades.” (Romero, 2012)
“El ambiente de control da el tono de una organización, influenciando la conciencia de control de
sus empleados. Es el fundamento de todos los demás componentes del control interno,
proporcionando disciplina y estructurada.” (Mantilla, 2010)
El ambiente de control es el entorno donde se desenvuelve todo el personal que está relacionada a
la empresa es por ello que para este caso existen valores a los cuales se rigen como los siguientes:
Integridad y valores éticos.
Se refiere a todos aquellos actos que provienen de hacer lo correcto en el momento y en el lugar
indicado, practicando una serie de valores morales y éticos.
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Figura 2.4 Valores éticos
En: (Imagenes, 2011)
Competencia
Se da al reflejar las habilidades y destrezas en cada persona, desempeñando tareas de la mejor
manera siendo un ejemplo para el resto, al lograr metas continuamente.
Figura 2.5 Competencia
En: (Marketing y Publicidad, 2012)
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Experiencia y dedicación de la alta administración
Es fundamental que quienes digan las empresas tengan experiencia y dedicación
comprometiéndose cada día a ser mejores y llevar a la empresa a un mejor nivel de
posicionamiento.
Figura 2.6 Experiencia y dedicación
En: (Geyseco, 2014)
Filosofía administrativa y estilo de operación.
Es la manera que tiene la alta gerencia de controlar a una entidad a quienes la integran generando
conciencia en los empleados de la importancia de desempeñar correctamente sus funciones siendo
disciplinados constantemente.
Figura 2.7 Filosofía Administrativa.
En: (Optimus, 2013)
24
2.1.2.2. Establecimiento de objetivos
Es una situación deseada que la empresa intenta lograr, es una imagen que la organización quiere
para el futuro pero cuando lo hace realidad o es actual siempre se busca un nuevo logro u objetivo,
para alcanzar los objetivos incluyen fechas específicas del objetivo o su terminación implícita en el
año fiscal; resultados financieros proyectados (pero lo están limitados a ello); logrando llevar a
cabo su misión
Y cumplir con los compromisos de la empresa:
Claridad:
Flexibilidad:
Medible
Realista:
Motivador:
Coherente:
Escala de prioridades para definir objetivos: es necesario para ubicar a los objetivos en un orden de
cumplimiento de acuerdo a su importancia o urgencia.
Sobre los objetivos generales de una empresa:
Mejoramiento de la tecnología de punta.
Integración con los socios y la sociedad
Capacitación y mejoramiento del personal
Una solución integral que habrá así el camino hacia la excelencia.
IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
Los objetivos organizacionales dan a los gerentes y a los demás miembros de la organización
importantes parámetros para la acción en áreas como:
1. Guía para la toma de decisiones
2. Guía para la eficiencia de la organización
3. Guía para la coherencia de una organización
25
4. Guía para la evaluación de desempeño (Chan, 2014)
En el establecimiento de los objetivos también se destacan los siguientes:
Figura 2.8 Establecimiento de objetivos.
Objetivos de las operaciones
Estos objetivos constituyen la razón de ser de las empresas y van dirigidos a la consecución del
objetivo social. Son básicamente, un elemento de gestión y no un elemento de control interno. Cada
entidad tiene sus propios objetivos operacionales muy diferenciados a otras, ya que los mismos
están muy relacionados con las prioridades, el juicio y el estilo de gestión de la gerencia, mientras
que los otros dos grupos de objetivos a pesar de tener distintos matices para cada entidad, son
aplicables a todas las entidades.
Objetivos relacionados con la información financiera.
Este objetivo se refiere a la preparación de estados contables confiables sean éstos finales de
intermedios, como así también, todo dato contable filtrado o seleccionado provenientes de estados
contables que esté dirigido a terceros. La información financiera es un elemento importante para la
gestión interno, aunque aquí nos ocuparemos de la información financiera exterior, dirigida a
entidades de crédito, inversores, proveedores, clientes, etc. (Comite Sponsoring, 2013)
La presentación adecuada de la información contable requiere:
Objetivos de las operaciones
Objetivos relacionados con la información financiera.
Objetivos de cumplimiento.
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Principios apropiados.
Información financiera suficiente y pertinente.
Presentación de hechos, transacciones y acontecimientos de tal forma que los estados
financieros reflejen los resultados reales.
Objetivos de cumplimiento.
Cada entidad debe desarrollar su actividad en el marco de normas legales y reglamentarias que
regulan los más diversos aspectos de las relaciones sociales (normativa mercantil, civil, laboral,
financiera, medio ambiente, seguridad, etc.).
Los antecedentes de una sociedad en cuanto al cumplimiento de las leyes y normas pueden incidir
tanto positiva como negativamente, en su reputación dentro de la comunidad.
Los objetivos relacionados con la información financiera y los de cumplimiento están basado
principalmente en normas externas establecidas independientemente de las metas de la entidad.
La consecución de estos objetivos, estar en gran medida bajo el dominio de la organización.
Sin embargo, los objetivos relacionados con las operaciones, no están basados en pautas de
externas siendo en metas que fija la propia organización. Estas metas pueden verse afectadas por
acontecimientos externos previstos o no por la organización (la aparición de un nuevo competidor,
condiciones meteorológicas adversas, cambios en las políticas monetarias, etc.).
La meta de control en esta aria se basará principalmente en desarrollar objetivos coherentes en toda
la organización, identificación de factores de éxito, presentación oportuna de información sobre el
rendimiento del negocio y sobre posibles peligros que puedan hacer fracasar la consecución de estos
objetivos. (Comite Sponsoring, 2013)
2.1.2.3. Identificación de eventos
La metodología de identificación de eventos en una entidad puede comprender una combinación de
técnicas y herramientas de apoyo. Las técnicas de identificación de eventos se basan tanto en el
pasado como en el futuro.
27
La dirección utiliza diversas técnicas para identificar posibles acontecimientos que afecten al logro
de los objetivos. Estas técnicas se emplean en la identificación de riesgos y oportunidades. Por
ejemplo al implantar un nuevo proceso de negocio, rediseñarlo o evaluarlo.
Pueden emplearse en conexión con la planificación estratégica o de unidad de negocio o al
considerar nuevas iniciativas o un cambio en la organización.
A continuación se presenta una serie de técnicas para la identificación de eventos y su aplicación:
(Comite Sponsoring, 2013)
Figura 2.9 Identificación de eventos.
2.1.2.4. Evaluación de riesgos
Los riesgos son hechos o acontecimientos cuya probabilidad de ocurrencia es incierta. La
trascendencia del riesgo en el ámbito de estudio de control interno se basa en su probable
manifestación y el impacto que puede causar en la organización, pone en peligro la consecución de
los objetivos de la misma.
Es imprescindible identificar los riesgos relevantes que enfrenta un organismo en la búsqueda de
sus actos, ya sean de origen interno como externo.
Inventarios de eventos
Talleres de trabajo
Entrevistas Cuestionarios y encuestas
Flujo de procesos
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La identificación del riesgo es un proceso y del activo, y generalmente integrado a la estrategia y
planificación. En este proceso es conveniente “partir de cero” esto es, no basarse en el esquema de
riesgos identificados en estudios anteriores.
Su desarrollo debe comprender la realización de un “mapeo” del riesgo, que incluye la
especificación de los puntos clave del organismo, las interacciones significativas entre la
organización y los terceros, en la identificación de los objetivos generales y particulares, y las
amenazas de riesgos que se pueden tener que afrontar. (Comite Sponsoring, 2013)
Un dominio o punto clave del organismo, puede ser:
Un proceso que es crítico para su sobrevivencia.
Una o varias actividades que esté en fuertemente relacionadas con los clientes.
Un área que está sujeta a leyes, decretos, reglamentos de estricto cumplimiento, con
amenazas de severas puniciones por incumplimiento.
Unárea de vital importancia estratégica.
Al determinar estas actividades o procesos claves, fuertemente ligados a los objetivos del
organismo, debe tenerse en cuenta que puedan existir algunas los que no están formalmente
expresados, pero que nada vencer impedimento para su consideración. El análisis se relaciona con
la criticidad del proceso, actividad y con la importancia del objetivo, más allá que éste sea implícito
o explícito.
La dirección tendrá la responsabilidad de identificar riesgos, pero es verdaderamente importante
que se analicen con la misma profundidad los factores que pueden contribuir a aumentar a los
mismos.
Existen muchas fuentes de riesgos, tanto internas como externas. A título puramente ilustrativo se
pueden mencionar, entre las externas:
Desarrollos tecnológicos que en caso de no adoptarse, provocarían por obsolescencia
organizacional. Cambios en las necesidades y expectativas de la demanda. Modificaciones en la
legislación y normas de regulatorias que conduzcan a cambios forzosos en la estrategia y
procedimientos. Alteraciones en el escenario económico que impacte en el presupuesto del
organismo, sus fuentes de financiamiento y su posibilidad de expansión.
Entre las internas, se pueden citar:
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La estructura organizacional adoptada, teniendo en cuenta la existencia de riesgos inherentes
típicos tanto del modelo centralizado con el descentralizado.
La calidad del personal incorporado, así como los métodos para su instrucción y motivación.
La propia naturaleza de las actividades del organismo.
El impacto relativo de los sistemas informáticos el sistema de información de la entidad. (Marin
de Guerrero, 2010)
Los riesgos se evalúan con un doble enfoque:
Riesgo inherente: es aquel al que se enfrenta una entidad en ausencia de acciones de la
dirección para modificar su probabilidad o impacto.
Riesgo residual: es aquel que permanece después de que la dirección desarrolle sus
respuestas a los riesgos.
La metodología de la evaluación de riesgos de una entidad consiste en una combinación de técnicas
cualitativas y cuantitativas. La dirección aplica a menudo técnicas cualitativas cuando los riesgos
no se prestan a la cuantificación o cuando no están disponibles datos suficientes y creíbles para una
evaluación cuantitativa o la obtención y análisis de ellos no resulte eficaz por su costo.
Las técnicas cuantitativas típicamente aportan más precisión y se usan en actividades más
complejas y sofisticadas, para complementar las técnicas cualitativas.
Escalas de medición
Al estimar la probabilidad e impacto de posibles eventos, ya sea sobre la base del efecto inherente o
residual, se debe aplicar alguna forma de medición. A modo de ejemplo se puede establecer cuatro
tipos generales de medida.
30
Figura 2.10 Escala de medición.
Medición nominal:
Es la forma más sencilla de medición e implica el agrupamiento de eventos por categorías, tales
como la tecnología, economía, sin situar un acontecimiento por encima de otro. Los números
asignados en la medición nominal solo tienen una función de identificación y los elementos no
pueden ser ordenados, clasificados ni agregados.
Medición ordinal:
En este tipo de medición, los eventos se describen en orden de importancia, posiblemente con
etiquetas del tipo medio, alto o bajo o bien clasificado a lo largo de una escala. La dirección
determina si el elemento uno es más importante que el dos.
Medición de intervalo:
Utiliza una escala de distancias numéricamente iguales.
Medición por razón:
Una escala de este tipo permite concluir que si al impacto posible si al impacto posible de un
evento se le asigna un tres y al de otro se le asigna un seis, el segundo acontecimiento presenta un
Medición nominal
ESCALA DE MEDICIÓN
Medición de intervalo
Medición por razón
Medición ordinal
31
posible impacto el doble de importante que el primero. Esto es así porque la medición de razón
incluye el concepto del cero verdadero, mientras la medición de intervalo no lo hace.
Las mediciones nominal y ordinal se consideran técnicas cualitativas, mientras que las mediciones
de intervalo y razón son cuantitativas. (Comite Sponsoring, 2013)
2.1.2.5. Respuesta a los riesgos
Una vez evaluados los riesgos relevantes, la dirección determina como responder a ellos. Las
respuestas pueden ser las de evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo. Al considerar su
respuesta, la dirección evalúa su efecto sobre la probabilidad e impacto del riesgo, así como los
costos y beneficios, y selecciona aquella que sitúe el riesgo residual dentro de las tolerancias al
riesgo establecidas. La dirección identifica cualquier oportunidad que pueda existir y asume una
perspectiva del riesgo globalmente para la entidad o bien una perspectiva de la cartera de riesgos,
determinando si el riesgo residual global concuerda con el riesgo aceptado por la entidad.
Figura 2.11 Respuesta al riesgo
En: (Slideshare, 2013)
2.1.2.6. Actividades de control
Las actividades de control son todos los procedimientos que son aplicables en las empresas, las
mismas que son provenientes de la gerencia con el fin de cumplir con los objetivos con los que
cuenta la empresa siendo el principal núcleo de un adecuado control interno.
Las actividades de control están enfocadas en los siguientes:
32
Figura 2.12 Actividades de control
En: (Rivas, José; Rodriguez, Carlos, 2013)
Las actividades de control son políticas (que deben hacerse) y procedimientos (mecanismos de
control) que tienden a asegurar que se cumplan las instrucciones emanadas de la dirección superior,
orientadas por diariamente hacia la prevención y neutralización de los riesgos.
Las actividades de control constituyen el núcleo de los elementos de control interno. Aportan a
minimizar los riesgos que amenazan la consecución de los objetivos generales de la organización.
Es menester de cada control estoy en consonancia con el riesgo que previene, teniendo presente que
los controles de exagerados son tan perjudiciales como el riesgo de excesivo y de vez en la
productividad.
Sea ejecuta hectáreas los niveles de la organización Irán cada una de las etapas de la gestión.
Partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos, se disponen los controles destinados a:
Prevenir su ocurrencia.
Minimizar el impacto de sus consecuencias, o
Procurar el restablecimiento del sistema en el menor tiempo posible.
Los controles pueden agruparse en tres categorías según sea el objetivo de la entidad con el que
estén relacionados.
Las operaciones.
33
La confiabilidad de la información financiera.
El cumplimiento de las leyes y reglamentos.
Algo más tipos de control se relacionan solamente como objetivo o área específica, pero en muchos
casos las actividades de control pensadas para un objetivo, suelen contribuir a la consecución de
otros. Por ejemplo, los operacionales a salen contribuir a los relacionados con la confiabilidad de la
información contable, y éstos a su vez, el cumplimiento de normas y leyes, y así sucesivamente.
A su vez, en cada categoría, existen distintos tipos de control:
Preventivos/detectivos/correctivos.
Manuales/automatizados o informáticos.
Gerenciales/operativos.
Tal como se aprecia en esta última categoría, entradas los niveles de la organización existen
responsabilidades de control. Para ello habrá es menester que cada agente, conozca cuál o cuáles
son las que les compete, debiéndose para ello, explicitar claramente tales funciones.´
A continuación se exponen algunas de los mecanismos de control utilizables, sin que está
enumeración abarque todos los posibles mecanismos de control que se pueden desarrollar en una
organización.
Segregación o separación de funciones
Análisis realizados por la dirección
Documentación Niveles definidas de autorización
Registro oportuna y adecuada de las transacciones y hechos
Acceso restringido a los recursos, activos y registros
Rotación del personal en las tareas claves
Control del sistema de información
Controles físicos Indicadores de desempeño
Función de auditoría interna independiente (Marin de Guerrero, 2010)
2.1.2.7. Información y comunicación
Información
La información se necesita a todos los niveles de la organización para identificar, evaluar y
responder a los riesgos y por otra parte dirigir la entidad y conseguir sus objetivos.
34
La información, tanto si procede de fuentes externas como internas, se recopila y analiza para
establecer la estrategia y los objetivos, identificar eventos, analizar riesgos, determinar respuestas a
ellos, y en general, llevar a cabo la gestión de riesgos corporativos y otras actividades de gestión.
En las empresas uno de los pilares fundamentales es la comunicación de la información veraz y
confiable, la misma que servirá de base para la toma de decisiones que se lleve a cabo por la alta
gerencia.
Figura 2.13 Comunicación
En: (Que emprendemos, 2014)
Comunicación
La dirección proporciona comunicaciones específicas y orientadas que se dirigen a las expectativas
de comportamiento y las responsabilidades del personal. Esto incluye una exposición clara de la
filosofía y enfoque de la gestión de riesgos corporativos de la entidad y una delegación clara de
autoridad.
La comunicación sobre procesos y procedimientos debería alinearse con la cultura deseada y
reforzarla.
La comunicación resulta clave para crear el entorno “adecuado” y para apoyar al resto de
componentes de la gestión de riesgos corporativos.
35
Un objetivo deseable es el de conseguir introducir a lo largo del tiempo la comunicación sobre
gestión de riesgos corporativos en los programas de comunicación de la empresa, al nivel más
amplio, en coherencia con la idea de incorporar la gestión de riesgos corporativos al tejido de la
organización. (Comite Sponsoring, 2013)
2.1.2.8. Supervisión
Diferentes actividades llevadas a cabo en el curso normal de la gestión de un negocio pueden servir
para realizar la supervisión de la eficacia de los componentes de la gestión de riesgos corporativos.
Figura 2.14 Supervisión.
En: (Reference for Business, 2015)
Evaluaciones independientes
Aunque los procedimientos de seguimiento permanente normalmente proporcionan una
retroalimentación importante sobre la eficacia de otros componentes de la gestión de riesgos
corporativos, puede resultar provechoso echar un nuevo vistazo de vez en cuando, centrándose
directamente sobre la eficacia de dicha gestión.
Habitualmente las evaluaciones independientes de la gestión de riesgos corporativos se llevan a
cabo periódicamente.
36
En algunos casos, son originadas por un cambio en la estrategia, procesos clave o estructura de la
entidad. Las evaluaciones independientes son llevadas a cabo por la dirección, el departamento de
auditoría interna, especialistas externos o por una alguna combinación de estas funciones.
Las evaluaciones independientes tienen a veces un alcance amplio, incluyendo toda la entidad y
todos los componentes de gestión de riesgos corporativos. En otros casos, la evaluación se limita a
una unidad de negocio, proceso o departamento específico, abordando otras áreas del negocio más
adelante.
Metodología
Se dispone de una variedad de metodologías y herramientas de evaluación, incluyendo listas de
comprobación, cuestionarios, cuadros de mando y técnicas de diagramas de flujo. Los evaluadores
identifican las metodologías y herramientas necesarias para apoyar al proceso de evaluación.
Existen diversas de ellas bien estructuradas, que se emplean para documentar y evaluar aspectos
específicos de la gestión de riesgos corporativos. Los factores de selección de dichas metodologías
y herramientas de evaluación son los de su facilidad de uso por parte del personal asignado, su
relevancia para el alcance dado y su adecuación a la naturaleza y frecuencia esperada de la
evaluación.
El nivel de documentación de la gestión de riesgos corporativos de una entidad varía según su
dimensión, complejidad y factores similares.
El nivel deseado de documentación de la gestión de riesgos corporativos varía por empresa, a
menudo en función del tamaño, complejidad y estilo de gestión. Además de la amplitud y
profundidad de la documentación, las consideraciones al respecto incluyen si estará en soporte
papel o electrónico, si estará centralizada o distribuida y cuáles son los medios de acceso para
actualización y revisión.
Al evaluar la gestión de riesgos corporativos, se revisa la documentación existente de los procesos
y otras actividades e incluso puede crearse dicha documentación, para permitir al equipo de
evaluación comprender fácilmente los riesgos de la unidad, proceso o departamento y las
respuestas a ellos. La documentación considerada en una evaluación puede incluir.
Organigramas
Descripción de papeles, autoridad y responsabilidades claves
Manuales de políticas
37
Procedimientos operativos
Diagramas de flujo de proceso
Controles relevantes y sus responsabilidades asociadas.
Indicadores claves de rendimiento.
Riesgos claves identificados.
Mediciones claves del riesgo. (Comite Sponsoring, 2013)
2.1.3. Métodos de Evaluación
Existen diferentes métodos para poder evaluar el control interno en el que se determinan los
aspectos positivos y negativos que tiene la empresa en cada una de las áreas.
Entre los métodos para este fin están:
Cuestionario
Narrativo
Gráfico
Mixto
2.1.3.1. Cuestionario
2.1.3.1.1. Definición
El cuestionario es un género escrito que pretende acumular información por medio de una
serie de preguntas sobre un tema determinado para, finalmente, dar puntuaciones globales
sobre éste. De tal manera que se utiliza para recabar, cuantificar, universalizar y
finalmente, comparar la información recolectada. Esta herramienta resulta ser una forma no
costosa de investigación, que permite llegar a un mayor número de participantes y facilita
el análisis de la información. (Centro de escritura, 2011)
“Los cuestionarios son una serie de preguntas ordenadas, que buscan obtener información de parte
de quien las responde, para servir a quien pregunta o a ambas partes; éstos son utilizados muchas
veces como técnica de evaluación, o de guía de investigación”. (DeConceptos.com, 2011)
Esta serie de preguntas son muy importantes dentro de la evaluación porque permite conseguir
amplia información sin la inversión de muchos recursos y de una manera no tan complicada, para
poder conocer sobre un tema en específico.
38
El elaborar cuestionarios tiene sus ventajas y desventajas, entre las que se puede mencionar:
2.1.3.1.2. Ventajas
Facilitan la recopilación de información y no se necesitan muchas explicaciones ni una
gran preparación para aplicarlos
Evita dispersiones de la información
En el área de sistemas es fácil capturara en preguntas de elección
2.1.3.1.3. Desventajas
Falta de profundidad en las respuestas.
Se necesita una buena elección del universo a estudiarse
Puede dar como resultados datos confusos.
Se deben analizar tanto las ventajas como las desventajas para que puedan ser analizadas y elegir la
mejor opción para la aplicación de las diferentes empresas.
2.1.3.1.4. Pasos para escribir un cuestionario
Se debe considerar los siguientes pasos para la elaboración de un cuestionario:
Determinar qué información queremos
Determinar qué tipo de cuestionario vamos a diseñar
Determinar el contenido de las preguntas
Determinar el tipo de pregunta
Decidir la redacción de las preguntas. (Flapy, 2011)
El cuestionario no debe ser muy largo, para que quien lo lea no pierda el interés; además deber ser
claro para que no cause confusiones, por lo cual es importante analizar cada uno de los aspectos.
2.1.3.2. Narrativo
2.1.3.2.1. Definición
Consiste en la descripción hecha por los funcionarios, como producto de entrevistas, encuestas, tanto
escritas como verbales, detallada los procedimientos más importantes y las características del sistema
39
de control interno y sus elementos, para las distintas áreas de la Entidad, mencionando los registros y
formularios que intervienen en el sistema. (Universidad Nacional de Colombia, 2011)
Es la descripción detallada de las actividades y de los procedimientos que se hacen en las
diferentes áreas de la empresa, es decir que la persona puede manifestar de forma más
amplia respecto de la pregunta o proceso que se esté analizando.
2.1.3.2.2. Ventajas
Se aplican en pequeñas empresas
Es de fácil uso
Existe la posibilidad de contar con la iniciativa
Existe una observación directa.
2.1.3.2.3. Desventajas
No todo el personal expresan sus criterios
Solo un auditor con experiencia puede avaluar
Detecta fácilmente las áreas criticas
Es muy limitado para empresa grandes
Detecta el uso de palabras incorrectas.
Basados en las ventajas y desventajas existentes por cada métodos es necesarios analizarlos y
decidir de la mejora manera a fin de alcanzar los mejores resultados en beneficio de la empresa.
2.1.3.3. Método Gráfico
2.1.3.3.1. Definición
Este método permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se encuentran
debilidades de control, aun cuando hay que reconocer que se requiere de mayor inversión de tiempo
por parte del auditor en la elaboración de los flujogramas y habilidades para hacerlos. (Universidad
Pedagógica de El Salvador, 2012)
“Consiste en revelar o describir la estructura orgánica de las áreas y de los procedimientos utilizando
gráficas, símbolos convencionales, flujogramas etc. Con sus explicaciones que den una idea completa y
correcta de los procedimientos de la empresa”. (Universidad Nacional de Colombia, 2011) (Universidad
Nacional de Colombia, 2011)
40
Este método revela o describe de una forma más ordenada y más entendible cada uno de los
procesos que se van a llevar acabo a fin de aplicarlos de una manera más fácil.
Figura 2.15 Ejemplo de un flujograma
En: (Ejerciciode, 2013)
Este método permite una mejor visualización de aquello que se desea explicar, a través de las
gráficas y lo símbolos las personas que lo lean podrán entender de manera más global acerca de
cómo se realiza un proceso, cuales son los pasos que lo componen y cuál es el departamento
responsable si es el caso.
2.1.3.3.2. Ventajas
Entre los puntos positivos que manejan los flujogramas están:
Figura 2.16 Ventajas
En: (Emaze, 2013)
41
2.1.3.3.3. Desventajas
Entre los puntos negativos del uso de flujogramas se puede enumerar:
Figura 2.17 Desventajas
En: (Ejerciciode, 2013)
Una de las ventas más notables es el que se requiere d mucha experiencia y mucho conocimiento
para desarrollar este tipo de métodos.
2.1.3.3.4. Simbología
La simbología es importante en este método porque es la base a través de la cual se representará
cada paso que conforma un proceso, los mismos que deben ser bien utilizados para que no haya
confusiones.
Los símbolos que son utilizados en los flujogramas son los siguientes:
42
Figura 2.18 Simbología
En: (Tripod, 2013)
43
2.2. Reingeniería
2.2.1. Definición
La Reingeniería es un proceso concebido para rediseñar las operaciones de los negocios con el
objeto de lograr un incremento significativo del valor que se le agregue a un servicio o producto, así
como el replanteamiento profundo y rediseño radical de los procesos de la organización para lograr
mejoras significativas en los factores críticos del desempeño, tales como: costos, servicio y rapidez
(Jeffrey, 1999)
La reingeniería es rediseñar los procesos de las operaciones propias de un negocio a fin de lograr
alcanzar los objetivos de una mejor manera a la cual se estaba trabando.
Figura 2.19 Reingeniería
En: (Emaze, 2013)
2.2.2. Características
Estas son algunas características de la reingeniería de procesos a parte de los requisitos que debe
reunir.
Varios procesos se combinan en uno
44
Desaparece el trabajo en serie, es decir se integra o comprime varias tareas en una sola, tanto
horizontal como verticalmente, consolidando en una sola persona la responsabilidad del trabajo.
Los trabajadores toman decisiones
En La reingeniería los trabajadores son los que toman las decisiones y asumen las
responsabilidades relacionadas con su trabajo, antes los trabajadores necesitaban autorización de un
superior, con la reingeniería pueden tomar sus propias decisiones, en cierta forma cada empleado es
su propio jefe, esto reduce considerablemente los costos, y reduce la demora.
Los pasos del proceso se ejecutan en orden natural
Los pasos a seguir de la reingeniería no serán en un orden consecutivo, sino en función de las cosas
que se están desarrollando se implementaran los procesos, esto con el fin de ahorro del tiempo.
Realización de diferentes versiones de un mismo producto
Las organizaciones han venido creando productos o servicios de un solo modelo o de una sola
línea, esta característica pretende cambiar esta idea obsoleta, de un producto o servicio crear
diversidad, distintas versiones del mismo producto, para todos los gustos y necesidades de los
clientes.
El trabajo se realiza en el sitio razonable
Es simplificar el trabajo, reubicando procesos a empresas independientes, la mayoría de
organizaciones integran el trabajo que se relaciona entre si y las realizan unidades independientes
de la misma organización, esta característica permite que estos procesos los realicen empresas
especializadas para tal tarea, con el fin de organizar de mejor manera los procesos, con ello se
elimina dicha integración.
Reducción de verificaciones y controles
Las compañías tradicionales están llenas de verificaciones y controles que crean la demora en sus
procesos, con el rediseño de procesos esto se reduce, tratando de tener controles específicamente
para el aspecto económico, acelerando la estructura orgánica.
Un gerente de caso ofrece un solo punto de contacto
45
Es la persona que frente al cliente es el responsable de todo el proceso de la organización es el
punto de contacto entre la empresa y el cliente, este gerente de caso debe tener claro cómo
funcionan los procesos de la compañía para poder responder cualquier inquietud que tenga el
cliente.
Prevalecen operaciones híbridas centralizadas – descentralizadas
Los compañías que han rediseñado sus procesos tienen la capacidad de adaptar procesos
centralizados y descentralizados, dependiendo de los procesos se puede implementar
simultáneamente estas dos ventajas. (Eumed, 2015)
2.2.3. Ventajas
Procesos sencillos, fáciles de administrar y controlar
Menores costos por reducción o eliminación de duplicidad de funciones, trabajos que no
agregan valor, re trabajos y errores, reducción del ciclo de los procesos
Mayor satisfacción de los clientes, como resultado de un mejor desempeño en las áreas
críticas y estratégicas del negocio
Mejor imagen de la empresa ante el mercado
Oportunidades de aumentar ventas
Mejor clima organizacional, como resultado de la mayor responsabilidad y autoridad de los
empleados, del desarrollo de su potencial y habilidades, y del mayor involucramiento entre
la administración y la fuerza de trabajo
2.2.4. Importancia
La Reingeniería tiene un propósito doble: simplificar un tema complejo y confuso, y presentar un
conjunto específico de técnicas cuya aplicación sea posible en la propia organización. Es de mucha
ayuda para el responsable (quien hace las cosas) que debe rediseñar, modernizar una organización,
haciendo que responda mejor a los clientes y, en último término, que sea más rentable.
La Reingeniería es de mucha importancia para el empresario ya que debe generar un plan para el
cambio, que otras personas habrán de seguir en la organización. Sin embargo, son esos “otros”
quienes deben dirigir el cambio.
Así, la Reingeniería dará también a los “otros” los antecedentes necesarios para llevar a cabo el
cambio. Por ejemplo, ayudará al ejecutivo responsable de mejorar la eficiencia de una organización,
46
a comprender y aplicar la Reingeniería organizacional. Además, permitirá a los gerentes
funcionales, responsables de áreas específicas de trabajo y que implantan el cambio. (Formacion
Gerencial, 2015)
2.2.5. Herramienta que utiliza la reingeniería
Para poder reinventar empresas los gerentes tienen que deshacer los conceptos antiguos que saben
sobre cómo organizar y manejar los negocios: deben abandonar los principios y procedimientos
organizacionales y operacionales que actualmente utilizan y crear otros completamente nuevos.
Esto creará que las nuevas organizaciones no se parezcan a las actuales.
Las empresas deben realizar estos 5 pasos generales para dar un nuevo diseño a sus procesos de
operación:
1. Desarrollar la visión y los objetivos de los procesos de la empresa. Establecer prioridades y
metas.
2. Identificar los procesos que es necesario volver a diseñar. Identificación de los procesos
críticos, cuellos de botellas, etc.
3. Entender y medir los procesos actuales
4. Reunir a las personas involucradas y realizar sesiones de trabajo.
5. Diseñar y elaborar un prototipo del proceso. Implementación técnica.
Además de estos pasos generales las empresas deben seguir los siguientes principios para hacer una
reingeniería:
- Organizar en torno a los resultados y no a las tareas. Una persona lleve a cabo todos los
pasos de un proceso, este diseño debe ser hecho para lograr un objetivo o resultado y no
una tarea.
- Que el proceso sea diseñado por los que van a usar el producto del mismo.
- La tecnología lleva a automatizar procesos y a eliminar interfaces y vínculos.
- Incluir la labor del procesamiento de la información en el trabajo real que la produce.
Trasladar la información y las tareas.
- Considere los recursos geográficamente dispersos como si estuvieran centralizados.
- Eficiencia e innovación en las comunicaciones.
- Vincule las actividades paralelas en lugar de integrar sus resultados. Forjar vínculos entre
funciones y coordinar mientras las actividades se realizan.
47
- Coloque el sitio de la decisión en el lugar donde se realiza el trabajo e incorpore el control
a ese proceso. Quienes realizan el trabajo deben tomar las decisiones. Comprimir la
organización piramidal en plana.
El papel de la gerencia al iniciar una reingeniería es básico. Para la realizar la reingeniería la
gerencia debe:
1. Persuadir al personal para aceptar el cambio
2. Educar desde el principio del proceso
3. Dar mensajes claros
4. Aclarar donde se encuentra la compañía y porque debe cambiar.
Figura 2.20 Pasos que debe realizar la gerencia para la realización de una reingeniería
PASOS QUE DEBE REALIZAR LA
GERENCIA PARA REALIZAR UN REINGENIERIA
2. Educar desde el principio del proceso
4. Aclarar donde se encuentra la compañía y
porque debe cambiar 3. Dar mensajes claros
1. Persuadir al personal para aceptar el cambio
48
El aspecto vital y crucial de la reingeniería y que debe darse necesariamente al inicio del esfuerzo
para que esta logre darse, es la persuasión de la gente dentro de la empresa para que acepten o
cuando menos no rechacen la posibilidad de un gran cambio dentro de la empresa. En general, los
participantes de la reingeniería son:
Líder: Que autorice y motive el cambio.
Dueño del proceso: Que conozca todos los detalles y sea responsable de estos.
Equipo de reingeniería: Diagnostica el proceso, lo rediseñan e implementan el nuevo proceso
Comité de dirección: Formado por gerentes, desarrolla las estrategias para la reingeniería.
(Formacion Gerencial, 2015)
49
2.2.6. Metodología
La metodología rápida reingeniería se compone de varias técnicas administrativas actualmente
familiares, como: lluvia de ideas, análisis de procesos, medidas de desempeño, identificación de
oportunidades, etc. La metodología se basa en 5 etapas que permiten resultados rápidos y
sustantivos efectuando cambios radicales en los procesos estratégicos de valor agregado. La
metodología se diseñó para que la utilicen equipos de reingeniería en organizaciones de negocios
sin tener que basarse de expertos de fuera.
Figura 2.21 Etapas de la metodología.
Etapa 1. Preparación
Definir las metas y los objetivos estratégicos que justifiquen la reingeniería y los vínculos entre los
resultados de la reingeniería y los resultados de la organización.
Etapa 2. Identificación
El propósito de esta etapa es el desarrollo de un modelo orientado al cliente, identificar procesos
específicos y que agregan valor.
Aquí se incluye la definición de clientes, procesos, rendimiento, éxito, recursos, etc. Además requiere
un conocimiento profundo de toda la empresa y sus procesos.
Etapa 3. Visión
El propósito de esta etapa es desarrollar una visión del proceso capaz de producir un avance decisivo
en rendimiento. La visión del nuevo proceso debe ser comprensible para todo el personal, describir las
características primarias del proceso, debe ser motivadora e inspiradora.
ETAPAS DE LA METODOLOGIA
Etapa 1. Preparación
Etapa 3. Visión
Etapa 4. Solución
Etapa 2. Identificación
Etapa 5. Transformación
50
Etapa 4. Solución
En esta etapa se produce un diseño técnico y un diseño cultural-organizacional de la empresa. La
etapa de diseño técnico busca realizar la visión (Etapa 3), especificando las dimensiones técnicas del
nuevo proceso. El diseño social necesariamente debe ser realizado al mismo tiempo que el técnico,
pues para que un proceso sea eficaz, estos diseños deben ser congruentes.
Etapa 5. Transformación
El propósito de esta etapa es realizar la visión del proceso implementando el diseño de la etapa
(Formacion Gerencial, 2015)
2.2.7. Expectativas de la reingeniería
La reingeniería exitosa se da de manera progresiva a través del tiempo. Cada desarrollo progresivo
requiere información de apoyo, que debe reunirse por separado cuando no existe una guía básica de
posicionamiento. Promover la reingeniería y controlar las expectativas son actividades similares a
la de comercializar un nuevo producto.
Los equipos de cambio deben comprender las expectativas básicas del cliente potencial, luego crear
estrategias aceptables y, posteriormente, vender el resultado, ésta no es una venta única, todo debe
venderse sobre una base de continuidad porque dada la magnitud de los esfuerzos de reingeniería,
con facilidad la gente pierde de vista los objetivos.
Del mismo modo que en las comparaciones de costo beneficio, los beneficios pueden dividirse en
dos categorías: los que pueden cuantificarse (como la reducción de desechos o tiempo) y los que no.
Sin embargo, los beneficios intangibles, pueden dar el mayor impacto a largo plazo.
Por ejemplo, mejorar el apoyo al cliente tendrá partes tangibles y partes intangibles, de manera
similar mejorar la confiabilidad del producto y, además, aumentará el buen nombre de la compañía y
la lealtad del cliente. (Formacion Gerencial, 2015)
2.2.8. Tipos de cambios que ocurren al rediseñar los procesos
Cambian las unidades de trabajo: de departamentos funcionales a equipos de proceso. En cierto
modo lo que se hace es volver a reunir a un grupo de trabajadores que habían sido separados
artificialmente por la organización.
51
Cuando se vuelven a juntar se llaman equipos de proceso. En síntesis, un equipo de procesos es una
unidad que se reúne naturalmente para completar todo un trabajo -un proceso.
Los oficios cambian: de tareas simples a trabajo multidimensional
Los trabajadores de equipos de proceso que son responsables colectivamente de los
resultados del proceso, más bien que individualmente responsables de una tarea, tienen un
oficio distinto. Comparten con sus colegas de equipo, la responsabilidad conjunta del
rendimiento del proceso total, no sólo de una pequeña parte de él.
Aunque no todos los miembros del equipo realizan exactamente el mismo trabajo, la línea divisoria
entre ellos se desdibuja. Todos los miembros del equipo tienen por lo menos algún conocimiento
básico de todos los pasos del proceso, y probablemente realizan varios de ellos. Además todo lo que
hace el individuo lleva el sello de una apreciación del proceso en forma global.
Cuando el trabajo se vuelve multidimensional, también se vuelve más sustantivo. La reingeniería no
sólo elimina el desperdicio sino también el trabajo que no agrega valor.
La mayor parte de la verificación, la espera, la conciliación, el control y el seguimiento -trabajo
improductivo que existe por causa de las fronteras que hay en una empresa y para compensar la
fragmentación de un proceso- se eliminan con la reingeniería, lo cual significa que la gente destinará
más tiempo. (Blog, 2015)
52
CAPÍTULO III
3. ANÁLISIS SITUACIONAL
3.1. Análisis Externo
El análisis externo, también conocido como análisis del entorno, evaluación externa o auditoría
externa, consiste en la identificación y evaluación de acontecimientos, cambios y tendencias que
suceden en el entorno de una empresa y que están más allá de su control. (Crece Negocios, 2015)
El ambiente externo de una empresa, son todos aquellos elementos que influyen en el desarrollo de
la misma, está compuesto por los factores:
Políticos,
Económicos,
Tecnológicos, y
Ambientales.
También están incluidos los clientes, competidores, proveedores, que contribuyen al crecimiento
de la organización.
3.1.1. Macroambiente
“Llamados así porque afectan a todas las organizaciones y un cambio en uno de ellos ocasionará
cambios en uno o más de los otros; generalmente estas fuerzas no pueden controlarse por los
directivos de las organizaciones.” (Mundo Descargas, 2011)
Son aquellos factores externos, sobre los cuales la empresa no tiene ningún tipo de control, y sin
embargo se desenvuelve dentro de este medio.
El análisis de estos factores permitirá identificar la situación actual y real sobre la cual está la
empresa AVANTI.
A continuación se presentan los factores que influyen en Avanti Mármoles, Piedras y Granitos Cía.
Ltda.
53
Figura 3.1 Análisis Externo de AVANTI
3.1.1.1. Factor Social
Es el entorno que incluye a toda la gente que se encuentra a su alrededor, sus clientes, o los clientes
de sus clientes. En todo caso, se trata de la gente que constituye la fuente de la demanda final de
todos los bienes y servicios. (Eumed, 2015)
Este Factor es muy importante para la empresa ya que se depende mucho del crecimiento
poblacional en viviendas que se realice, el mismo en el cual nosotros podremos ofertar nuestros
productos de acabados de la construcción.
Factor Social
Factor Económico
Factor
Tecnológico
Factor Ambiental
Factor Político
Factor Legal
54
Figura 3.2 Factor social
En: (Martinez, 2015)
3.1.1.2. Factor Económico
El entorno o ambiente económico es el más importante para toda empresa, pero también es el único en
el que existe menor probabilidad de que una compañía lo afecte. Lo primero que debe entenderse
acerca de este entorno es el ciclo de negocios. El ciclo de negocios comprende dos etapas: expansión
y contracción. Durante toda la fase de expansión, todo sube. Las ventas, los ingresos, el número de
empleos, las exportaciones, todo sube. (Eumed, 2015)
Figura 3.3 Factor económico
En: (DanubioHomes, 2010)
INFLACIÓN
Este factor es una medida estadística que mide la variación de los Precios al Consumidor, esta
variación es realizada en base a una canasta básica de bienes y servicios demandados por los
consumidores.
55
Tabla 3.1 Inflación (Banco Central del Ecuador, 2015)
Nota: Muestra la inflación según el Banco Central del Ecuador
FECHA VALOR
Abril-30-2015 2.48 %
Marzo-31-2015 1.63 %
Febrero-28-2015 1.21 %
Enero-31-2015 0.59 %
Diciembre-31-2014 3.67 %
Noviembre-30-2014 3.55 %
Octubre-31-2014 3.36 %
Septiembre-30-2014 3.15 %
Agosto-31-2014 2.52 %
Julio-31-2014 2.31 %
Junio-30-2014 1.90 %
Mayo-31-2014 1.79 %
Abril-30-2014 1.83 %
Marzo-31-2014 1.53 %
Febrero-28-2014 0.83 %
Enero-31-2014 0.72 %
Diciembre-31-2013 2.70 %
Noviembre-30-2013 2.49 %
Octubre-31-2013 2.09 %
Septiembre-30-2013 1.67 %
Agosto-31-2013 1.10 %
Julio-31-2013 0.92 %
Junio-30-2013 0.94 %
Mayo-31-2013 1.09 %
56
Figura 3.4 Inflación cuadro comparativo
En: (Banco Central del Ecuador, 2015)
Figura 3.5 Grafica de la inflación.
En: (Banco Central del Ecuador, 2015)
Este indicador se mostró variante pero no elevado exclusivamente en los años 2014 y 2015, sin
embargo en el año 2015 se incrementó, obteniendo una inflación promedio mensual de los 4 meses
del 2015 del 1.48% en el control del manejo de los precios en el Ecuador convirtiéndose un
problema para la empresa.
El incremento en los precios encarece el nivel de vida de los ecuatorianos, perjudicando de esta
manera a Avanti Mármoles, Granitos y Piedras Cía. Ltda., por lo que se tendrá que trabajar con
precios bajos, estos deberán incrementarse simultáneamente de acuerdo a la variación porcentual
Enero Febrero Marzo Abril
2015 0,59 1,21 1,63 2,48
2014 0,72 0,83 1,53 1,83
CUADRO COMPRATIVO
INFLACIÓN
57
de la inflación, haciendo que el presupuesto de los clientes no se vea afectado y dificulte la
adquisición de nuestros productos y servicios.
TASAS DE INTERÉS
Las tasas de interés son el precio del dinero. Si una persona, empresa o gobierno requiere de dinero
para adquirir bienes o financiar sus operaciones, y solicita un préstamo, el interés que se pague sobre
el dinero solicitado será el costo que tendrá que pagar por ese servicio.
Como en cualquier producto, se cumple la ley de la oferta y la demanda: mientras sea más fácil
conseguir dinero (mayor oferta, mayor liquidez), la tasa de interés será más baja. Por el contrario, si
no hay suficiente dinero para prestar, la tasa será más alta. (club planeta, 2015)
Figura 3.6 Tasa de Interés
En: (Delgado, 2015)
58
Tabla 3.2 Tasa de interés
En: (Banco Central del Ecuador, 2015)
Nota: Muestra los detalles de las tasas de interés
Tasa Activa Efectiva Referencial Tasa Activa Efectiva Máxima
para el segmento: para el segmento:
Productivo Corporativo 8.70 Productivo Corporativo 9.33
Productivo Empresarial 9.78 Productivo Empresarial 10.21
Productivo PYMES 11.16 Productivo PYMES 11.83
Consumo 15.84 Consumo 16.30
Vivienda 10.62 Vivienda 11.33
Vivienda de Interés Público Vivienda de Interés Público 4.99
Microcrédito Acumulación Ampliada 22.02 Microcrédito Acumulación Ampliada 25.50
Microcrédito Acumulación Simple 24.86 Microcrédito Acumulación Simple 27.50
Microcrédito Minorista 27.47 Microcrédito Minorista 30.50
Tasas Referenciales % anual Tasas Referenciales % anual
Depósitos a plazo 5.48 Depósitos de Ahorro 1.24
Depósitos monetarios 0.54 Depósitos de Tarjetahabientes 1.24
Operaciones de Reporto 0.08
Tasas Referenciales % anual Tasas Referenciales % anual
Plazo 30-60 4.44 Plazo 121-180 5.97
Plazo 61-90 4.56 Plazo 181-360 6.66
Plazo 91-120 5.55 Plazo 361 y más 7.61
Tasa Pasiva Referencial 5.48 Tasa Legal 8.70
Tasa Activa Referencial 8.70 Tasa Máxima Convencional 9.33
6. OTRAS TASAS REFERENCIALES
2. TASAS DE INTERÉS PASIVAS EFECTIVAS PROMEDIO POR INSTRUMENTO
3. TASAS DE INTERÉS PASIVAS EFECTIVAS REFERENCIALES POR PLAZO
4. TASAS DE INTERÉS PASIVAS EFECTIVAS MÁXIMAS PARA LAS INVERSIONES DEL SECTOR PÚBLICO
(según regulación No. 009-2010)
5. TASA BÁSICA DEL BANCO CENTRAL DEL ECUADOR
Tasas de Interésjun-15
1. TASAS DE INTERÉS ACTIVAS EFECTIVAS VIGENTES
Tasas Referenciales Tasas Máximas
% anual % anual
59
Actualmente la tasa de interés pasiva referencial que pagan los bancos por mantener el dinero de
en su entidad es de (5,48%), siendo necesario buscar alternativas financieras novedosas que
permitan obtener una alta rentabilidad, buscando un costo financiero menor y condiciones de pago
favorables con mejores resultados económicos, sin embarco la tasa activa referencial para adquirir
un préstamo para la entidad es de (8.70%) que se encuentra acorde a la tasa lega que nos da a
conocer el Banco Central del Ecuador.
3.1.1.3. Factor Político
Fuerzas a tomar en cuenta especialmente cuando se depende de contratos o subvenciones del
gobierno. Hace referencia a las fuerzas que regulan, controlan o condicionan las actividades de la
empresa. Algunas de estas fuerzas son las regulaciones gubernamentales, las leyes de patentes, las
leyes antimonopolio, las tasas de impuestos, el aumento del salario mínimo, la estabilidad jurídica,
la estabilidad tributaria, los prospectos de leyes, etc. (Crece Negocios, 2015)
Figura 3.7 Descripciones arancelarias
En: (Banco Central del Ecuador, 2015)
60
El 6 de marzo del 2015 se da a conocer el comunicado oficial emitido por la presidencia sobre la
aplicación de las salvaguardias a la balanza de pagos las mismas que se aplicaran a partir del 11 de
mayo del mismo año durante 15 meses, las salvaguardias irán desde el 5 %, 15 %, 25 % hasta el 45
% según el tipo de productos y no se afectará a los que ya se encuentran en Aduanas.
Este sistema busca resguardar los intereses nacionales y tomando en cuenta al sector empresarial,
por lo que se decidió excluir a los bienes de capital, materias primas y otros.
Con la aplicación de este nuevo sistema se ha visto afectado la actividad comercial en donde nos
encontramos, por lo que nuestros productos han incrementado en un 45%, ocasionando que suba
los precios al público y disminuyendo en un 5% nuestras ventas.
3.1.1.4. Factor legal
La empresa AVANTI está regida bajo la siguiente base legal.
LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO
Figura 3.8 Ley de Régimen Tributario
En: (Ley de Regimen Tributario Interno, 2015)
61
Avanti Cía. Ltda. Dedicada a la fabricación y comercialización de acabado para la construcción
posee fuentes de ingreso cuyo rubro se direcciona para el cálculo de impuestos el cual hace
referencia lo siguiente:
Art. 8 Ingresos de fuente ecuatoriana.- Se considerarán de fuente ecuatoriana los siguientes
ingresos: Los que perciban los ecuatorianos y extranjeros por actividades laborales, profesionales,
comerciales, industriales, agropecuarias, mineras, de servicios y otras de carácter económico
realizadas en territorio ecuatoriano, salvo los percibidos por personas naturales no residentes en el
país por servicios ocasionales prestados en el Ecuador, cuando su remuneración u honorarios son
pagados por sociedades extranjeras y forman parte de los ingresos percibidos por ésta, sujetos a
retención en la fuente o exentos; o cuando han sido pagados en el exterior por dichas sociedades
extranjeras sin cargo al gasto de sociedades constituidas, domiciliadas o con establecimiento
permanente en el Ecuador. Se entenderá por servicios ocasionales cuando la permanencia en el país
sea inferior a seis meses consecutivos o no en un mismo año calendario.
CÓDIGO DE TRABAJO
Figura 3.9 Código de trabajo
En:(Ministerio de Trabajo, 2005)
Avanti Cía. Ltda. Se sujeta al código de trabajo para establecer y determinar los derechos que
tienes trabajadores como empleador para fomentar el bienestar laboral, por lo que vamos a enunciar
los siguientes artículos del código de trabajo.
62
Art. 1. Las relaciones laborales entre los empleadores y los trabajadores se regularán por este Código
y por sus leyes complementarias.
Estas normas no se aplicarán, sin embargo, a los funcionarios de la Administración del Estado,
centralizada y descentralizada, del Congreso Nacional y del Poder Judicial, ni a los trabajadores de las
empresas o instituciones del Estado o de aquellas en que éste tenga aportes, participación o
representación, siempre que dichos funcionarios o trabajadores se encuentren sometidos por ley a un
estatuto especial.
Con todo, los trabajadores de las entidades señaladas en el inciso precedente se sujetarán a las normas
de este Código en los aspectos o materias no regulados en sus respectivos estatutos, siempre que ellas
no fueren contrarias a estos últimos.
Los trabajadores que presten servicios en los oficios de notarías, archiveros o conservadores se regirán
por las normas de este Código.
Art. 22. La duración de la jornada ordinaria de trabajo no excederá de cuarenta y cinco horas
semanales.
Quedarán excluidos de la limitación de jornada de trabajo los trabajadores que presten servicios a
distintos empleadores; los gerentes, administradores, apoderados con facultades de administración y
todos aquellos que trabajen sin fiscalización superior inmediata; los contratados de acuerdo con este
Código para prestar servicios en su propio hogar o en un lugar libremente elegido por ellos; los
agentes comisionistas y de seguros, vendedores viajantes, cobradores y demás similares que no
ejerzan sus funciones en el local del establecimiento.
Art. 434, Reglamento de higiene y seguridad.
En todo medio colectivo y permanente de trabajo que cuente con más de diez trabajadores. Los
empleadores están obligados a elaborar y someter a la aprobación del Ministerio de Relaciones
Laborales por medio de la Dirección Regional del Trabajo, un reglamento de higiene y seguridad, el
mismo que será renovado cada dos años. (Ministerio de Trabajo, 2005)
LEY DE SEGURIDAD SOCIAL
Avanti Cía. Ltda. Fomentando el bienestar de los empleados se rige a la Seguridad Social en
donde establece es un derecho irrenunciable, imprescriptible de todos los trabajadores.
63
“Art. 10.- REGLAS DE PROTECCIÓN Y EXCLUSIÓN.- En la aplicación de los programas de
aseguramiento obligatorio, se observarán las siguientes reglas de protección y exclusión:”
(Ministerio de Trabajo, 2001)
Figura 3.10 Reglas de protección y exclusión.
En:(Ministerio de Trabajo, 2001)
Art. 102.- ALCANCE DE LA PROTECCION.- El Seguro General de Salud Individual y Familiar
protegerá al asegurado contra las contingencias de enfermedad y maternidad, dentro de los requisitos
y condiciones señalados en este Título. La prevención de accidentes de trabajo y enfermedades
profesionales estará a cargo del Seguro General de Riesgos del Trabajo. (Ministerio de Trabajo,
2001)
a. El trabajador en relación de dependencia estará protegido contra todas las contingencias enunciadas en el artículo 3 de esta Ley;
b. El trabajador autónomo, el profesional en libre ejercicio, el administrador o patrono de un negocio, el dueño de una empresa unipersonal, el menor independiente, que voluntariamente se afiliaren al IESS, estarán protegidos contra todas las contingencias enunciadas en el artículo 3 de esta Ley, excepto la de cesantía;
c. Todos los afiliados al Seguro Social Campesino recibirán prestaciones de salud, incluida maternidad. El jefe de familia estará protegido contra las contingencias de vejez, muerte, e invalidez que incluye discapacidad;
d. El jubilado recibirá prestaciones de salud en las unidades médicas del IESS, en las mismas condiciones que los afiliados activos, con cargo a la contribución financiera obligatoria del Estado. Sin perjuicio que el Estado entregue la contribución financiera, el jubilado recibirá la prestación;
e. El beneficiario de montepío por orfandad estará protegido contra el riesgo de enfermedad hasta los dieciocho (18) años de edad, con cargo a los derechos del causante;
f. El beneficiario de montepío por viudez será amparado en un seguro colectivo contra contingencias de enfermedad y maternidad, con cargo a su pensión, en las condiciones que determinará el Reglamento General de esta Ley; y,
g. La jefa de hogar estará protegida contra las contingencias de enfermedad y maternidad con cargo a la contribución obligatoria del Estado.
64
El afiliado, su cónyuge o conviviente con derecho, y sus hijos menores hasta los dieciocho (18)
años de edad, así como el jubilado, serán beneficiarios de acciones integrales de fomento y
promoción de la salud, prevención, diagnóstico y tratamiento de enfermedades no profesionales,
recuperación y rehabilitación de la salud individual. Las beneficiarias del seguro de maternidad
recibirán atención de embarazo, parto y puerperio.
Figura 3.11 Alcance de Protección
En: (Instituto Ecuatoriano del Iess, 2015)
REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO
Avanti Cía. Ltda. Se enfoca en precautelar la Seguridad Ocupacional, además de fomentar el
Bienestar y Salud de los trabajadores por lo que se rige a la legislación para el cumplimiento del
reglamento de seguridad y salud:
Si la empresa cuenta con 10 trabajadores o menos debe realizar un plan mínimo de prevención de
riesgos.
De la prevención de los riesgos del trabajo propios de la empresa
65
Factores Físicos:
Ruido, vibraciones, iluminación, temperatura (alta o baja), presiones anormales, radiaciones
(ionizantes, no ionizantes). Electricidad.
Factores mecánicos:
Maquinaria, herramienta, instalaciones, trabajos en altura, trabajos subterráneos, equipos de izar,
equipo pesado, vehículos, orden en las áreas de trabajo, espacios confinados.
Factores químicos:
Polvo (mineral y orgánico), fibras, humo, gases, vapores, aerosoles, nieblas, líquidos. Se resaltará
aspectos relativos al transporte, almacenamiento, etiquetado, trasvase, hojas de seguridad (MSDS).
Reglas para utilización/manipulación segura de los productos químicos específicos que se utilicen en
la empresa.
Factores biológicos:
Relacionados con la salubridad, agua para consumo humano, alimentación, baterías sanitarias,
campamentos, almacenamiento de desechos, presencia de vectores, animales peligrosos, sustancias
sensibilizantes y alérgenos de origen vegetal y animal. Programa de bioseguridad, si fuera el caso.
Factores ergonómicos:
Relacionados con la fuerza, posición, levantamiento manual de cargas, frecuencia y repetitividad de
tareas.
Factores psicosociales:
Se incluirán reglas respecto a qué medidas preventivas se aplicarán para evitar daños a la salud o
estados de insatisfacción originados En: la organización del trabajo, rotación de turnos, jornada
nocturna, nivel y tipo de remuneración, tipo de supervisión, relaciones interpersonales, nivel de
responsabilidad, exigencia y sobrepresión. (Ministerio del Trabajo, 2012)
Información y capacitación en prevención de riesgos
A continuación se muestra la inducción segura a los trabajadores en una empresa con materiales
esenciales.
66
Figura 3.12 Equipo de protección personal
En: (Seguridad y Salud en el trabajo, 2013)
3.1.1.5. Factor Tecnológico
Existen dos formas en que el entorno tecnológico afecta a su empresa. Una es que los nuevos
métodos de producción modifican de manera sustancial la estructura de costos del sector industrial
y, por lo tanto, también cambian la rentabilidad de los competidores. (Eumed, 2015)
En la actualidad no existe organización que no posee tecnología para el buen funcionamiento de las
empresas, Avanti posee tecnología avanzada para el refinamiento de las plaquetas en estado natural
con el objetivo de mantener un alto estándar de calidad de nuestros materiales, de esta manera
seguimos innovando.
Figura.3.13 Factor tecnológico
En: (González, 2014)
67
3.1.1.6. Factor Ambiental
Este factor implica mucho en el desarrollo normal de las actividades de procesamiento de las
piedras naturales, en el proceso de refinamiento emite gran cantidad de desperdicio de material
formándose escombros los mismos que son entregados a empresas constructoras o a particulares
para el uso de los mismo como relleno de cimientos en la construcción y de esta manera no afectar
a la naturaleza.
Figura 3.14 Factor Ambiente
En: (Emprendices, 2013)
3.1.2. 3.1.2 Microambiente
Son aquellos factores que se encuentran relacionados directamente con la empresa, las mismas que
influyen en el desarrollo adecuado de la empresa.
A continuación los diferentes factores que están involucrados dentro del microamnbiente de la
empresa:
68
Figura 3.15 Análisis interno de AVANTI
3.1.2.1. Clientes
“Los clientes son el corazón del negocio, sin clientes la organización no puede sobrevivir. Es
necesario que la empresa conozca muy bien las necesidades del consumidor, para ofrecer productos
o servicios que sean aceptados por el mercado.” (Funi Blogs, 2014)
Figura 3.16 Clientes
En: (Rikaus, 2014)
PROVEEDORES
CLIENTES
COMPETENCIA
69
El cliente de Avanti Cía. Ltda., son personas particulares, empresas públicas y privadas las mismas
que adquiere nuestro material y/o servicio. Avanti Cía. Ltda. En la actualidad cuenta con una
amplia cartera de clientes que pertenece a su mercado objetivo y que provienen mayormente de
Quito así como de otras provincias y ciudades del país, lo que hace que estos clientes sean
frecuentes y fieles a la empresa.
Proyecto:
Katary
Hotel Sheraton
Hotel Quito
Parques Monte Olivo
Malta
Constructora Keops
Villa Regina
Universidad Israel, etc.
Particulares
Lazzati Jorge
Mosquera Santiago
Rekalde Mauricio
Parraga Cesar
Ramírez Sandra
Salvestroni Carla
Travez Nicolás, etc.
3.1.2.2. Proveedores
Los proveedores son un socio estratégico importante para la organización, porque proporcionan los
insumos que permitirán a nuestra organización producir los bienes que pretendemos comercializar.
Una falta o retraso por parte de nuestros proveedores afectaría de forma significativa el proceso de
producción.(Funi Blogs, 2014)
70
Los principales proveedores de mármol, piedra, granito, cuarzo y suministros de instalación, son
proveedores del exterior de los países de Brasil, Portugal, China, Perú con los mismos que hemos
establecido alianzas para disminuir los tiempos en la importación y calidad del material, de la
misma manera contamos con proveedores de servicios, suministros, etc que complementan los
procesos y ayudan al normal funcionamiento de la empresa.
Figura 3.17 Proveedores
En: (Comunidad Coprorativa, 2013)
Proveedores de Mármoles, Granitos, Piedras y Cuarzos
Granisel
Xiamen TaiyingDiamons products Co ltd
Marmonil
Compañía Nacional de Marmoles
XiamenSunDiamon
Kalinga
BraxtonBrag
SimanStones
Dinghy Shop inc.
Proveedores de servicios
Seguros Unidos
71
Nos ofrece seguros de transporte (seguro de la mercadería que importamos), vivienda,
accidentes personales, equipos electrónicos etc.
Oficina Comercial Aduanera
Nos ofrece servicios de la desaduanización de la mercadería que importamos de los
distintos puntos del mundo.
New Acces
Es el proveedor de internet que cubre todos los puntos de la provincia de pichincha.
Otecel (Movistar)
Es el proveedor de telefonía celular que utilizan todos y cada uno miembros de la empresa.
Compañía Guarderas Barba Seguridad Cia. Ltda.
Nos ofrece servicio de alarma para el almacén y la planta.
CNT
Nos ofrece servicio telefónico en el almacén.
Entre otros.
3.1.2.3. Competencia
“Los competidores son una fuerza importante que nos mueve a ofrecer mejores productos con el
mayor valor para nuestros clientes. Se trata de ganar la preferencia de los consumidores superando
la oferta de otras empresas del mercado.”(Funi Blogs, 2014)
Avanti Cía. Ltda., se está posicionando en el mercado, tratando de competir en precios y elevando
los estándares de calidad para convertirse en la primera opción de las personas y empresas que
desean acabados en la construcción, innovando e implementado el servicio de instalación y
transporte.
Sin embargo consideramos que las empresas que se encuentran en nuestra misma línea de producto
son las siguientes:
Termikon
72
Terrazo de los Andes
Mármoles Nacionales
Balpisa
Duramas
Figura 3.18 Competencia
En: (Merca2.0, 2013)
3.2. Análisis Interno
“Un análisis interno consiste en la identificación y evaluación de los diferentes factores o
elementos que puedan existir dentro de una empresa.” (Crece Negocios, 2015)
“El ambiente interno comprende todas las fuerzas que actúan dentro de la organización con
implicaciones específicas para la dirección del desempeño de la misma. Los componentes del
ambiente interno se originan en la propia organización.” (Certo & Peter, 2010)
Un análisis interno consiste en la identificación y evaluación de los diferentes factores o elementos
que puedan existir dentro de una empresa.
Realizar un análisis interno tiene como objetivo conocer los recursos y capacidades con los que cuenta
la empresa e identificar sus fortalezas y debilidades, y así establecer objetivos en base a dichos
recursos y capacidades, y formular estrategias que le permitan potenciar o aprovechar dichas
fortalezas, y reducir o superar dichas debilidades. (Crecenegocios.com, 2014)
73
El análisis interno consiste en un estudio de la situación actual en la que se encuentra una empresa,
nos permite identificar sus fortalezas, debilidades, problemas organizacionales, la existencia de áreas
críticas con el fin de evaluar todos los recursos; humanos, materiales, tecnológicos, financieros y
capacidades que posee la entidad y si estos en su en conjunto ayudan al cumpliendo los objetivos
propuestos. (Elergonomista, 2010)
El análisis Interno para la empresa AVANTI servirá para identificar todos aquellos factores que
conforman las distintas debilidades y fortalezas con las que cuenta esta empresa, los mismo que
servirán como guía fundamental para que sus directivos realicen una análisis minucioso sobre el
cual se lleve a cabo la toma de decisiones.
La identificación de las debilidades y fortalezas que tenga esta empresa servirá también para buscar
mejoras que lleven el desempeño de la empresa de la mejor manera.
En el análisis interno para la empresa AVANTI se realizó la evaluación de las capacidades de la
empresa con la entrevista al Gerente General el Arq. Ernesto Martínez, para lo cual se utilizó el
cuestionario de control interno considerando el puntaje de cada pregunta es 10, lo que dio como
resultado lo siguiente.
74
Tabla.3.3 Cuestionario de Control interno para capacidad administrativa.
EMPRESA “AVANTI MÁRMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS CIA. LTDA.”
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CAPACIDAD ADMINISTRATIVA
N°
PREGUNTA
RESPUESTA
PONDERACIÓN
CALIFICACIÓN SI NO N/A
Ambiente de Control
1 ¿La empresa cuenta con Reglamentos
internos?
X
10
10
2 ¿La estructura organizacional de la
empresa es adecuada para el tipo de
actividad que desempeña?
X
10
8
3 ¿Existen procesos para la contratación
del personal?
X
10
0
4 ¿El personal de la empresa cumple con
el perfil que requiere la empresa?
X
10
6
5 ¿Existen controles acerca del
rendimiento laboral del personal?
X
10
0
6 ¿Existe un departamento específico que
se encargue del área de Talento Humano
de la empresa?
X
10
0
Evaluación de Riesgos
7 ¿La empresa sabe identificar claramente
sus riesgos?
X
10
8
8 ¿Cuenta con soluciones inmediatas a la
aparición del riego?
X
10
8
9 ¿La empresa está en la capacidad de
enfrentar cualquier tipo de riesgos?
X
10
8
Actividades de Control
10 ¿La empresa cuenta con manuales de
funciones para todas las áreas?
X
10
9
11 ¿La empresa utiliza indicadores de
gestión para obtener resultados
oportunos?
X
10
9
12 ¿El personal de la empresa tiene
conocimiento de la existencia de los
manuales de procedimientos?
X
10
7
Información y Comunicación
13 ¿La toma de decisiones está basada en
información confiable?
X
10
9
14 ¿La información siempre es actualizada? X 10 10
15 ¿Los medios de información utilizados
por la empresa proporcionan información
adecuada?
X
10
7
Supervisión y Monitoreo
16 ¿La supervisión de las actividades que
realiza el personal es permanente?
X
10
0
17 ¿Se verifica constantemente el
cumplimiento de los objetivos de la
empresa?
X
10
7
TOTAL 106
Nota: Muestra la aplicación del cuestionario de control interno para la capacidad administrativa.
75
NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
10% - 50% Bajo Alto
51% - 75% Mediano Mediano
76% - 90% Alto Bajo
Medición del Riesgo de Control
Para medir el riesgo de control enfocada a la capacidad administrativa se utilizara la siguiente
fórmula:
Nivel de Confianza =
Nivel de Confianza =
Nivel de Confianza = 62%
Riesgo de Control= 100%-Nivel de Confianza
Riesgo de Control= 100%-62%
Riesgo de Control= 38%
La aplicación de la formula anterior refleja la existencia del 38% del riesgo de control ALTO, lo
cual refleja la falta de procedimientos administrativos adecuados, impidiendo de esta manera la
eficiencia en el control de la empresa.
CTx100
PT
106 x 100
170
76
Tabla 3.4 Cuestionario de Control interno para capacidad Financiera
EMPRESA “AVANTI MÁRMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS CIA. LTDA.”
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CAPACIDAD FINANCIERA -CONTABLE
N
°
PREGUNTA
RESPUEST
A
PONDERACIÓN
CALIFICACI
ÓN S
I
NO N/
A
Ambiente de Control
1 ¿El área cuenta con
procedimientos contables
formalizados?
X
10
0
2 ¿Los responsables del registro
contable son idóneos para ese
puesto?
X
10
8
3 ¿La empresa lleva la contabilidad
de acuerdo a las Normas
existentes en el Ecuador?
X
10
10
4 ¿La situación financiera de la
empresa está regida a las Normas
Legales del País?
X
10
10
Evaluación de Riesgos
5 ¿Se realizan controles
permanentes los cuales permitan
identificar oportunamente los
riesgos?
X
10
8
6 ¿La empresa tiene la capacidad de
sobrellevar riesgos financieros?
X
10
8
7 ¿Dentro de la empresa existe
algún departamento específico
para el manejo de riesgos
financieros?
X
10
8
Actividades de Control
8 ¿El área financiera cuenta con
personal específico para el área de
presupuestos?
X 10 0
Continuación de la Tabla 3.4Cuestionario de Control interno para capacidad Financiera
77
EMPRESA “AVANTI MÁRMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS CIA. LTDA.”
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CAPACIDAD FINANCIERA-CONTABLE
9 ¿Existen procedimientos
específicos para la elaboración de
presupuestos?
X
10
0
10 ¿Las fases del presupuesto son
revisados antes de su aprobación?
X
10
0
11 ¿Los procedimientos Financieros
están debidamente sustentados?
X
10
9
12 ¿El personal encargado del
presupuesto de la empresa es
idóneo?
X
10
0
Información y Comunicación
13 ¿La información financiera es
presentada oportunamente?
X
10
9
14 ¿La información financiera
presentable es confiable?
X
10
7
15 ¿Existe información que sustente la
comparación entre lo presupuesto
ejecutado y lo asignado?
X
10
0
Supervisión y Monitoreo
16 ¿Existen Supervisiones sorpresivas
en el área financiera?
X
10
9
17 ¿La empresa aplica indicadores
financieros?
X
10
10
18 ¿La empresa realiza constantes
evaluaciones Financieras?
X
10
8
TOTAL 104
Nota: Muestra la aplicación del cuestionario de control interno para la capacidad Financiera.
Medición del Riesgo de Control
78
Para medir el riesgo de control enfocada a la Capacidad Financiera se utilizara la siguiente
formula:
NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
10% - 50% Bajo Alto
51% - 75% Mediano Mediano
76% - 90% Alto Bajo
Nivel de Confianza =
Nivel de Confianza =
Nivel de Confianza = 58%
Riesgo de Control= 100%-Nivel de Confianza
Riesgo de Control= 100%-58%
Riesgo de Control= 42%
La aplicación de la formula anterior refleja la existencia del 42% del riesgo de control ALTO, lo
cual refleja la falta de control en los procedimientos presupuestario.
CTx100
PT
104 x 100
180
79
ANÁLISIS DEL ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Mediante la aplicación del cuestionario de control interno tanto a la capacidad administrativa como
a la financiera se puede determinar las Fortalezas y debilidades con las que cuenta la empresa.
Fortalezas:
La empresa “AVANTI MÁRMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS CIA. LTDA.” Presenta
los resultados financieros de forma oportuna.
La empresa “AVANTI MÁRMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS CIA. LTDA.” tiene
reglamentos internos bien establecidos.
La empresa “AVANTI MÁRMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS CIA. LTDA.” Lleva la
parte contable de acuerdo con las normas contables existentes en el Ecuador.
La empresa “AVANTI MÁRMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS CIA. LTDA.” Verifica le
cumplimiento de sus objetivos.
La empresa “AVANTI MÁRMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS CIA. LTDA.” Cuenta con
un adecuado sistema de información y comunicación.
Debilidades
La empresa “AVANTI MÁRMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS CIA. LTDA.” No cuenta
con suficientes procedimientos administrativos especialmente en el área de Talento
Humano.
La empresa “AVANTI MÁRMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS CIA. LTDA.” Carece de
una estructura organizacional bien definida.
La empresa “AVANTI MÁRMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS CIA. LTDA.” No tiene
un departamento específicamente para el Talento Humano.
La empresa “AVANTI MÁRMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS CIA. LTDA.” La
contratación de personal no es idóneo para los puestos.
La empresa “AVANTI MÁRMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS CIA. LTDA.” No se
aplican los procesos adecuados de reclutamiento y selección del personal.
La empresa “AVANTI MÁRMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS CIA. LTDA.” Le falta
integración de personas a planes y programas.
La empresa “AVANTI MÁRMOLES, GRANITOS Y PIEDRAS CIA. LTDA.” Carece de
procedimientos contables y la elaboración y ejecución del presupuesto.
80
3.3. Análisis F.O.D.A
El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual del
objeto de estudio (persona, empresa u organización, etc.) permitiendo de esta manera obtener un
diagnóstico preciso que permite, en función de ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y
políticas formulados. (Matriz foda, 2015) (Matriz foda, 2015)
Es como si se tomara una “radiografía” de una situación puntual de lo particular que se está
estudiando. Las variables analizadas y lo que ellas representan en la matriz son particulares
de ese momento. Luego de analizarlas, se deberán tomar decisiones estratégicas para mejorar
la situación actual en el futuro.
El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual
del objeto de estudio (persona, empresa u organización, etc.) permitiendo de esta manera
obtener un diagnóstico preciso que permite, en función de ello, tomar decisiones acordes con
los objetivos y políticas formulados. (Matriz FODA, 2013)
El matriz FODA es una herramienta muy útil que permite diagnosticar de mejor manera las
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas con las que cuenta la empresa, evaluando de
esta manera tanto la capacidad administrativa como la capacidad financiera, así también como los
factores internos y externos que influyen de una u otra forma el desempeño de la empresa.
Tabla 3.5 FODA
Fortalezas Debilidades
Oportuniddaes Amenazas
FODA
81
Matriz FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
ANÁLISIS
INTERNO
- Experiencia de los empleados en
cada una de las áreas.
- Cuentan con instaladores de
mármol, granito el área de
producción.
- Presenta los resultados financieros
de forma oportuna.
- Lleva la parte contable de acuerdo
con las normas contables existentes
en el Ecuador.
- Tiene reglamentos internos bien
establecidos
- Verifica permanentemente le
cumplimiento de sus objetivos.
- Cuenta con un adecuado sistema de
información y comunicación.
- Carece de una estructura
organizacional definida
- No cuenta con suficientes
procedimientos administrativos
especialmente en el área de Talento
Humano.
- Contratación de personal no idóneo
para los puestos.
- No aplican los procesos adecuados
de reclutamiento y selección del
personal.
- Falta de integración de personas a
planes y programas.
- Carece de procedimientos definidos
para el área financiero – contable.
82
Continuación de la Matriz FODA
Nota: Describe los factores en el ambiente interno y externo.
Del análisis FODA que se aplicó a esta investigación, se puedo visualizar con claridad los
problemas por el cual atraviesa la organización, por lo que se considera que se realice la
reingeniería de los procesos administrativos y financieros de la empresa AVANTI CIA LTDA.
A través de esta herramienta se podrá mejorar el organigrama estructural, se elaborara un manual
para el proceso de reclutamiento y selección de personal, procedimientos contables y de
presupuesto (elaboración, ejecución y liquidación).
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
ANÁLISIS
EXTERNO
- Todos los empleados gozan de
las prestaciones y beneficios de
ley.
- Otorgan bonos monetarios a sus
colaboradores por cada
perforación y medición de obras
a ser instaladas.
- Importación de nueva
maquinaria para línea de
producción (fabricación de
spaccato material para piso)
- El servicio de instalación es de
calidad y perfección.
- Alianzas estratégicas con países
de donde se importa el material
- Precio de la importación del
mármol, granito, cuarzo y
materiales subieron por las
nuevas políticas de estado
aplicadas por el gobierno en
un 45% por concepto de
salvaguardas.
- Los requisitos para optar a un
puesto son muy breves
- Poca capacitación al personal.
- Aparición de nuevas
competidores con mismas
líneas de producción.
83
CAPITULO IV
4. PROPUESTA REINGENIERÍA A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y
FINANCIEROS DE LA EMPRESA AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS
CIA. LTDA.
4.1. Procedimientos Administrativos.
4.1.1. Estructura Organizacional
La estructura organizacional es una distribución preestablecida de cargos, donde cada persona
asume una función que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.
La estructura organizacional de AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA LTDA. Se
orienta a alcanzar los siguientes puntos considerados importantes dentro de su diseño, como son:
Mejorar el rendimiento o productividad de los recursos.
Delegar a través de la estructura organizacional, autoridad para que se establezcan
responsabilidades y oriente a la toma de decisiones.
Realizar procesos de comunicación, coordinación, control, entre otros para encaminar los
esfuerzos de acuerdo con los fines y objetivos de AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y
GRANITOS CIA LTDA.
Indicar el tipo de trabajo que debe realizarse, así como los fines y objetivos finales de la
Compañía
4.1.1.1. Organigrama Estructural
El siguiente es el organigrama propuesto para la empresa AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y
GRANITOS CIA LTDA.
84
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PARA LA EMPRESA
AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA LTDA
GERENTE GENERAL
GERENTE
ADMNINISTRATIVOGERENTE FINANCIERO
DEPARTAMENTO DE
PRESUSPUESTO
GERENTE TECNICOGERENTE DE
COMERCIALIZACIÓN
DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDADDEPARTAMENTO DE RRHH
DEPARTAMENTO DE
PRODUCCION
DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO
CREDITO Y COBRANZAS
DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEPARTAMENTO DE
PUBLICIDAD
PRESIDENTE
JUNTA DE SOCIOS
Figura 4.1Organigrama Propuesto
85
4.1.2. Reclutamiento y Selección Del Personal
Este es uno de los principales procesos que utilizan las empresas para contratar personal adecuado
para un puesto en particular.
4.1.2.1. Objetivo
Elegir talento humano de calidad siendo competente y calificado para el perfil de puesto requerido
en la empresa “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA.”
4.1.2.2. Políticas
Los aspirantes deberán aprobar pruebas psicológicas y de conocimientos de acuerdo al tipo
de puesto vacante.
Todos los aspirantes deberán presentar los requisitos que solicite la empresa para ser
considerados candidatos.
El departamento que solicite el personal deberá hacerlo por escrito.
Los aspirantes que hayan pasado las pruebas deberán ser entrevistados por el jefe
Administrativo Financiero.
El personal escogido para ocupar el cargo vacante deberá la inducción pertinente.
4.1.2.3. Responsables
Gerente General
Jefe Administrativo Financiero
Jefe de talento Humano
4.1.2.4. Procedimientos
86
Tabla 4.1 Procedimiento - reclutamiento.
EMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA.”
NO. ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Elabora un escrito solicitando la contratación del
nuevo personal.
Jefe de Talento Humano
2 Recibe la solicitud Gerente General
3 Envía al departamento Financiero para verificar el
presupuesto disponible.
Gerente General
4 Recibe la solicitud para la verificación del
presupuesto.
Jefe Administrativo
Financiero
5 Comunica de la existencia de presupuesto. Jefe Financiero
6 Realiza la autoriza el requerimiento de personal Gerente General
7 Realiza el reclutamiento del personal con el perfil
al cargo vacante
Jefe de Talento Humano
8 Entrevista y evalúa a los candidatos más
destacados.
Gerente General
9 Realiza la elección del nuevo personal Gerente General
Nota: Muestran las actividades y responsables del proceso de Reclutamiento.
87
4.1.2.5. Flujograma
AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA.
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL
JEFE ADMINISTRATIVO FINANCIERO
JEFE DE TALENTO HUMANO
GERENTE GENERAL
REC
LUTA
MIE
NTO
Y S
ELEC
CIÓ
N D
EL P
ERSO
NA
L
Elabora un escrito
solicitando la
contratación del
nuevo personal.
INICIO
Recibe la solicitud
Envía al
departamento
Financiero para
verificar el
presupuesto
disponible.
Recibe la solicitud
para la
verificación del
presupuesto.
Comunica de la
existencia de
presupuesto.
Realiza la autoriza
el requerimiento
de personal
Realiza el
reclutamiento del
personal con el
perfil al cargo
vacante
Entrevista y
evalúa a los
candidatos más
destacados.
Realiza la
elección del
nuevo personal
FIN
Figura 4.2 Flujograma del proceso de Reclutamiento
88
4.1.2.6. Documento
EMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA”
SOLICITUD PARA EL NUEVO PERSONAL
Quito __________________
Para: Gerente General
Estimado.
Sr. ______________Gerente General de nuestra digna empresa “AVANTI MARMOLES
PIEDRAS Y GRANITOS CIA, me dirijo a usted para solicitarle la contratación de un nuevo
personal para el departamento de _____________, debido a que el cargo de _____________ se
encuentra vacante en este momento y es necesario retomar las labores de este puesto para continuar
con las actividades normales de la empresa.
De ante mano extiendo mis más sinceros agradecimientos por la pronta respuesta.
Atentamente,
_________________
89
4.1.3. Contratación del Personal
El siguiente proceso que se lleva a cabo una vez que se haya realizado el proceso de reclutamiento
y selección es el proceso de contratación del nuevo personal.
4.1.3.1. Objetivo
Contratar personal con el suficiente conocimiento y experiencia que logre cubrir todas las
expectativas requeridas para la empresa “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA.
LTDA.”
4.1.3.2. Políticas
El personal contratado no deberá ser menor de edad.
Deberá contar con documentación necesaria que respalde tanto su conocimiento como su
experiencia.
Deberá tener disponibilidad de tiempo completo.
El nuevo personal debe haber concluido por completo sus estudios de acuerdo al cargo en
el que se asigne.
Toda la documentación requerida por la empresa como parte del proceso de contratación
deberá ser entregada en un plazo máximo de 5 días.
La empresa deberá cumplir con todos los aspectos legales del contrato.
4.1.3.3. Responsables
Gerente General
Jefe Administrativo Financiero
Jefe de Talento Humano
Persona seleccionada
90
4.1.3.4. Procedimientos
Tabla 4.2 Procedimientos - Contratación
EMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA.”
NO. ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Presenta al candidato seleccionado. Gerente General
2 Prepara el contrato de la persona seleccionada Jefe de Talento Humano
3 Revisa las condiciones del contrato y entrega a
gerencia para su aprobación.
Jefe Administrativo
Financiero
4 Revisa y aprueba el contrato. Gerente General
5 Entrega el contrato al personal seleccionado Jefe Administrativo
Financiero
6 Firma y acepta las condiciones del contrato Persona Seleccionada
7 Legaliza el contrato en el Ministerio de Trabajo Jefe de Talento Humano
Nota: Muestra las actividades y responsables del procedimiento de contratación.
91
4.1.3.5. Flujograma
AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA.
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
JEFE ADMINISTRATIVO FINANCIERO
GERENTE GENERALJEFE DE TALENTO
HUMANOPERSONA
SELECCIONADA
CO
NT
RA
TA
CIÓ
N D
EL
PE
RS
ON
AL
INICIO
Presenta al
candidato
seleccionado.
Revisa las
condiciones del
contrato y entrega
a gerencia para su
aprobación.
Entrega el
contrato al
personal
seleccionado
Firma y acepta las
condiciones del
contrato
Revisa y aprueba
el contrato.
FIN
Prepara el
contrato de la
persona
seleccionada
Legaliza el
contrato en el
Ministerio de
Trabajo
Figura 4.3 Flujograma del proceso de contratación.
92
4.1.4. Capacitación
Este proceso es en donde se desarrollan las diferentes actividades las cuales reforzaran los
conocimientos y habilidades de los empleados.
4.1.4.1. Objetivo
Contar con programas de capacitación permanentes los cuales mejoren el desempeño de los
empleados de la empresa “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA.”
4.1.4.2. Políticas
Las capacitaciones del personal serán trimestrales.
La empresa cubrirá el 65% del costo de las capacitaciones y el 35% será asumido por
el personal que será capacitado.
Todo el personal estará en la obligación de asistir a las capacitaciones programadas.
El jefe de Talento Humano deberá medir los resultados de las capacitaciones del
personal.
Los resultados de las evaluaciones deberán ser analizados por el Gerente General.
4.1.4.3. Responsables
Gerente General
Jefe Administrativo Financiero
Jefe de Talento Humano
Personal a capacitar
93
4.1.4.4. Procedimientos
Tabla 4.3 Procedimiento – Capacitación.
EMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA.”
NO. ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Solicita las capacitaciones de forma escrita Jefe de Talento Humano
2 Recibe la solicitud Gerente General
3 Revisa y posteriormente aprueba las capacitaciones Gerente General
4 Ejecuta y gestiona el proceso de capacitaciones Jefe Administrativo
Financiero
5 Comunica al personal el cronograma de
capacitaciones.
Jefe de Talento Humano
6 Asisten a las capacitaciones Personal a capacitar
7 Realiza pruebas de conocimiento luego de la
capacitación.
Jefe de Talento Humano
8 Mide los resultados Jefe de Talento Humano
9 Evalúa los resultados Gerente General
Nota: Muestra las actividades de responsables del proceso de Capacitación.
94
4.1.4.5. Flujograma
AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA.
CAPACITACIÓN
JEFE ADMINISTRATIVO FINANCIERO
JEFE DE TALENTO HUMANO
GERENTE GENERAL PERSONAL A CAPACITAR
CA
PA
CIT
AC
IÓN
INICIO
Revisa y
posteriormente
aprueba las
capacitaciones
Recibe la solicitud
Comunica al
personal el
cronograma de
capacitaciones.
Asisten a las
capacitaciones
Ejecuta y
gestiona el
proceso de
capacitaciones
FIN
Solicita las
capacitaciones de
forma escrita
Realiza pruebas
de conocimiento
luego de la
capacitación.
Mide los
resultados
Evalúa los
resultados
Figura 4.4 Flujograma del proceso de capacitación
95
4.1.4.6. Documentación
EMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA
LISTA DE PARTICIPANTES A CAPACITARSE
Quito________________________________
Encargado: ___________________________
Capacitador: __________________________
Tiempo de inicio: ______________________
Tiempo de Finalización:: ________________
N° NOMBRE DEPARTAMENTO CARGO
OBSERVACIONES
Nota muestra el documento del proceso de capacitación
96
4.1.5. Nómina
Este proceso involucra los ingresos o descuentos que son aplicados a los empleados por cada mes.
4.1.5.1. Objetivo
Controlar detalladamente los pagos que se realizan a cada uno de los empleados de la empresa
“AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA.”
4.1.5.2. Políticas
La copia de los documentos que legalizan el contrato de los empleados deberán ser
entregados al Departamento Financiero.
Los roles de los empleados serán elaborados por el contador y serán aprobados por el
Jefe Administrativo Financiero.
Para la elaboración de los roles se tendrán en cuenta todas las novedades mensuales
existentes, tales como faltas atrasos y demás.
Los pagos relacionados al IESS deberán se efectuados antes de la fecha limite
existente.
Los pagos a los empleados se efectuarán mediante transferencia.
Los empleados deberán recibir mensualmente sus roles personales y firmarlos.
4.1.5.3. Responsables
Gerente General
Jefe Administrativo Financiero
Jefe de Talento Humano
Contador
4.1.5.4. Procedimientos
97
Tabla 4.4 Procedimiento - Nomina
EMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA.”
NO. ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Entrega el reporte de novedades mensuales de los
empleados.
Jefe de Talento Humano
2 Recibe los reportes mensuales Contador
3 Elabora los roles del personal Contador
4 Realiza la revisión de los roles elaborados y envía a
Gerencia
Jefe Administrativo
Financiero
5 Recibe los roles y autoriza Gerente General
6 Efectúa las transferencias Jefe Administrativo
Financiero
7 Entrega los roles individuales a los empleados Contador
Nota: Muestra las actividades y responsables del procesos de Nomina.
98
4.1.5.5. Flujograma
AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA.
NÓMINA
JEFE ADMINISTRATIVO FINANCIERO
JEFE DE TALENTO HUMANO
CONTADOR GERENTE GENERAL
NÓ
MIN
A
INICIO
Recibe los
reportes
mensuales
Entrega el reporte
de novedades
mensuales de los
empleados.
Efectúa las
transferencias
Recibe los roles y
autoriza
Realiza la
revision de los
roles elaborados
y envía a
Gerencia
FIN
Elabora los roles
del personal
Entrega los roles
individuales a los
empleados
Figura 4.5 Flujograma del proceso de Nomina.
99
4.2. Procedimientos Contables
4.2.1. Procedimiento para el manejo de Caja Chica
4.2.1.1. Objetivo
Aumentar el control en el manejo del efectivo para gastos menores de la empresa con el fin de
evitar que existan faltantes.
4.2.1.2. Responsable
Gerente general
Administrador
Contador general
Auxiliar contable
4.2.1.3. Políticas
Todos los desembolsos en efectivo se deben realizar previa autorización del gerente
general o por administración.
Todos los desembolsos deberán tener un documento que lo respalde.
El fondo asignado será únicamente para gastos menores de administración y planta.
Por ningún concepto se deberá utilizar el fondo para cambios de cheques ni préstamos.
El departamento financiero realizara arqueos de caja chica de manera sorpresiva.
El cheque de caja chica se lo realizara el último día de cada mes previa revisión del
gerente.
4.2.1.4. Procedimientos
100
Tabla 4.5 Procedimiento para caja chica
EMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA.
N° ACTIVIDADES PERSONAL
RESPONSABLE
1 Se verifica la ejecución del presupuesto. Contador
2 Se solicita la documentación para verificar el
porcentaje de ejecución del fondo de caja chica.
Contador
3 Entrega la documentación que respalden los
desembolsos.
Auxiliar contable
4 Se realiza la solicitud para la reposición de caja
chica adjuntando el informe de los desembolsos
realizados.
Contador
5 Recibe el informe los revisa y aprueba la solicitud. Gerente administrativo
6 Firma el cheque de la reposición del fondo de caja
chica.
Gerente General
7 Recibe el cheque, realiza el registro contable y lo
efectiviza.
Auxiliar contable.
Nota: Muestra las actividades y responsables del procesos de caja chica.
101
4.2.1.5. Flujograma
Figura 4.6 Flujograma del proceso de caja chica
“AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA.”
CAJA CHICA
CONTADORGERENTE
ADMNISTRATIVO
AUXILIAR
CONTABLE
GERENTE
GENERAL
INICIO
Evalúa la ejecución
del fondo.
Solicita la
documentación y
verifica el
porcentaje de
ejecución. Entrega los
documentos de
respaldo
Realiza la solicitud
para la reposición y
envía el informe de
los gastos
Autoriza la
reposición.
Emite el cheque
de la reposición a
nombre del
custodio. Realiza el registro
contable y
efectiviza el
cheque.
FIN
NO
SI
102
4.2.2. Procedimiento para el manejo de bancos
4.2.2.1. Objetivo
Implantar los procesos que nos permita optimizar el manejo y control de la cuenta bancos con el fin
de mejorar la liquidez.
4.2.2.2. Políticas
El departamento financiero será el responsable de los movimientos que se realice en la
cuenta bancos.
Todo depósito deberá tener su comprobante de ingreso número de manera secuencial.
Cada cheque emitido con un comprobante de egreso número de manera secuencial.
Los cheques emitidos nunca deberán ser entregados en blanco.
4.2.2.3. Personal responsable
Gerente General
Gerente Financiero
Contador
Auxiliar contable
103
4.2.2.4. Gestión de pago
4.2.2.4.1. Procedimientos
Tabla 4.6 Procedimiento de gestión de pagos
EMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA.
N° ACTIVIDADES PERSONAL
RESPONSABLE
1
Elaborar el flujo de caja priorizando los pagos a
realizarse.
Contador
2
Analizar el flujo de caja e iniciar con el proceso
de pagos
Gerente Financiero
3
Elaborar los cheques adjuntando el comprobante
de egreso, facturas y documentos que respalde
con la respectiva firma de quien elabora.
Auxiliar Contable
4
Revisar los comprobantes de egreso con sus
respectivos documentos de respaldo.
Gerente Financiero
5 Firma los cheques Gerente General
6
Recibe los comprobantes de egreso y cheques
firmados.
Auxiliar contable
7
Entrega a los proveedores en un horario de 14:30
a 17:30, caso contrario deberá coordinar su pago.
Auxiliar Contable
8
Archiva los documentos y sus respectivos
respaldos en las carpetas correspondientes.
Auxiliar Contable
104
Nota: Muestra las actividades y responsables del procesos de gestión de pago.
4.2.2.4.2. Flujograma
Figura 4.7 Flujograma del proceso de gestión de pagos
GE
ST
IÓN
DE
PA
GO
S
EMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA”
GESTIÓN DE PAGOS
AUXILIAR
CONTABLECONTADOR
GERENTE
FINANCIERO
GERENTE
GENERAL
Elabora los
cheques
Archiva
INICIO
Firma los
cheques
Elabora el
flujo de caja
FIN
Revisa los
cheques
Entrega al
proveedor
Analiza el
flujo de caja
Recibe los
cheques
firmados
NO
SI
105
4.2.2.5. Conciliación Bancaria
4.2.2.5.1. Procedimiento
Tabla 4.7 Procedimiento de conciliación bancaria
EMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA.
N° ACTIVIDADES PERSONAL RESPONSABLE
1
Recibir el estado de cuenta.
Auxiliar Contable
2
Imprime los movimientos bancarios del sistema
contable.
Auxiliar Contable
3
Coteja los movimientos del estado de cuenta con el
libro bancos, verificando cada cheque cancelado por el
banco con el registro contable del mes.
Auxiliar Contable
4
Registra las notas de crédito y débito en el sistema
contable.
Auxiliar Contable
5
Verifica y aprueba la conciliación bancaria.
Contador
6
Archiva la conciliación bancaria
Auxiliar Contable
Nota: Muestra las actividades y responsables del procesos de conciliación bancaria.
106
4.2.2.5.2. Flujograma
Figura 4.8 Flujograma del proceso de conciliación de bancos
CONC
ILIA
CIÓN
BAN
CARI
AEMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y
GRANITOS CIA.”
CONCILIACIÓN BANCARIA
AUXILIAR
CONTABLECONTADOR
INICIO
Recibe
estado de
cuenta
Imprime
movimientos
bancarios
Cruza
información
Registra N/D
Y N/C
Aprueba
conciliación
bancaria
Archiva
FIN
SI
NO
107
4.2.3. Procedimiento para el proceso cuentas por pagar
4.2.3.1. Objetivo
Regular el proceso para controlar y contabilizar oportunamente las cuentas por pagar, y mantener
actualizada la cartera por pagos.
4.2.3.2. Políticas
Todas las compras se realizar con su respectiva orden de compra autorizada por el gerente
general.
Las compras de materia prima específicamente el mármol, granito, cuarzo que son
importados su negociación la realización el gerente general conjuntamente con el gerente
administrativo el cual se encarga de los tramites de aduana.
Las compras a crédito deberán tener un vencimientos de 30 a 60 días, de acuerdo a la
negociación, caso contrario deberá tener aprobación de la gerente general.
Todas las compras deben estar registradas en el sistema contable antes de efectuarse el
pago.
Contabilizar con facturas originales.
4.2.3.3. Personal responsable
Gerente General
Auxiliar contable
108
4.2.3.4. Procedimiento
Tabla 4.8 Procedimiento de cuentas por pagar
EMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA.
N° ACTIVIDADES PERSONAL RESPONSABLE
1
El departamento de contabilidad recibe las facturas,
verificando que la fecha sea del mes en curso.
Auxiliar Contable
2
Registra la factura en el sistema contable.
Auxiliar Contable
3
Imprime el registro de compra y la el comprobante de
retención.
Auxiliar Contable
4 Revisa que este correcto el registro contable Contador
5
Se archiva las facturas en la carpeta de cuentas por
pagar, las mismas que se encontraran ordenas de
manera alfabética.
Auxiliar Contable
6
Los comprobantes de retención se enviaran por correo,
para luego entregar el original al proveedor.
Auxiliar Contable
7
Se realiza el pago de acuerdo al vencimiento de la
factura y la disponibilidad financiera.
Gerente General
Nota: Muestra las actividades y responsables del procesos de cuentas por pagar.
109
4.2.3.5. Flujograma
Figura 4.9 Flujograma del proceso de cuenta por pagar
CU
EN
TA
S PO
R P
AG
AR
EMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA.
CUENTAS POR PAGAR
AUXILIAR
CONTABLECONTADOR
GERENTE
GENERAL
INICIO
Recibe
facturas
Registra en el
sistema
contable
Imprime
Archiva
Revisa y esta
correcto la
retención
Envía por correo
el comprobante
de retención
FIN
NO
SI
110
4.2.3.6. Documentación
111
Figura 4.10 Comprobante de ingreso de la empresa Avanti.
Nota muestra el documento del proceso de cuentas por pagar.
4.2.4. Procedimiento para el proceso de compra
Conseguir el material de buena calidad para la producción, y exclusivo en sus tono para los
clientes.
4.2.4.1. Políticas
Al realizar la negociación con los proveedores de deberá analizar la calidad y la ubicación.
Se deberá realizar con 3 meses de anticipación considerando el lugar de origen del
producto.
Verificar la documentación de la aduana.
Revisar el pedido con el packinlist.
Realizar el registro en el kardex utilizando el método promedio ponderado, luego se
procede a realizar la contabilización.
4.2.4.2. Personal responsable
112
Gerente General
Jefe de producción
Jefe de importaciones
Bodeguero
Contador
4.2.4.3. Procedimientos
Tabla 4.9 Procedimiento de compra
EMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA.
N° ACTIVIDADES PERSONAL RESPONSABLE
1
Revisar el stock del material
Bodeguero
2
Enviar la orden de pedido
Jefe de producción
3
Revisa la orden y aprueba la compra de materia prima.
Gerente General
113
4
Negociar con los proveedores el precio y forma de pago.
Gerente General
5
Realizar los trámites de aduana.
Gerente Administrativo
6
Verificar la llegada el producto.
Bodeguero
7
Realizar un informe del estado del material.
Jefe de producción
8
Registrar en el Kardex.
Bodeguero
9 Determinar el costo del producto Contador
10 Registrar en el sistema contable. Contador
Nota: Muestra las actividades y responsables del procesos de compra.
4.2.4.4. Flujograma
114
AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA
COMPRA DE MATERIALES
JEFE DE
PRODUCCIÓN
GERENTE
ADMINISTRATIVOCONTADOR BODEGUERO
GERENTE
GENERAL
INICIO
Revisar el
stock
Enviar la
orden de
pedido
Revisar y
aprobar
Negociar con
los
proveedores
Realizar la
desaduanización
Verificar el
producto
Informe del
estado del
material
Registrar en
el Kardex
Registro
contable
FIN
NO
SI
Figura 4.11 Flujograma del proceso de compra de material
4.2.5. Inventarios
115
4.2.5.1. Objetivo
Establecer las actividades que se deberá realizar para la toma física de materia prima, materiales,
productos en proceso y terminado, obteniendo el control adecuado de los inventarios de la empresa.
4.2.5.2. Políticas
El contador y el auxiliar serán responsables de la toma física del inventario conjuntamente
con el bodeguero.
Se realizara inventario mensualmente, es decir el siguiente día de finalizado el mes, para
revelar en los estados financieros información real o oportuna.
Bodega mantendrá actualizada la información, previo al inventario todos los movimientos
deberán ser registrados, por ningún concepto deberán existir pendientes.
El jefe de bodega deberá verificar que el material se encuentra ubicados correctamente por
color y tipo de material.
En el caso de existir diferencias se deberá determinar las causas que originaron los faltantes
o sobrantes y se tomara acciones correctivas para evitar que existan diferencias, mismas
que serán analizadas por el gerente financiero, el contado, y el bodeguero, enseguida se
registrada los ajuste respectivos en el sistema contable.
4.2.5.3. Personal responsable
Gerente General
Contador
Auxiliar contable
Bodeguero
4.2.5.4. Procedimiento
116
Tabla 4.10 Procedimiento de inventario
EMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA”.
N° ACTIVIDADES PERSONAL RESPONSABLE
1
EL contador enviara un correo al personal de la planta
indicando el día y hora en el cual se realizara la tomas
física del inventario.
Contador
2
Suspenderá temporalmente durante el conteo físico las
movilización del material
Jefe de planta
3
Se imprime los reportes con la información registrada en
el sistema, con los saldos existente de materiales,
cortados el último día del mes.
Auxiliar Contable
4
El personal designado para esta actividad, cotejara las
existencias físicas reales con el reporte de contabilidad.
Bodeguero
5
Una vez terminado con el conteo físico los responsables
deberán firmar en cada una de las hojas de los saldos de
bodega.
Bodeguero
6
Realiza un informe del inventario realizado.
Contador
7
Archiva el inventario adjuntando el informe de bodega.
Auxiliar Contable
Nota: Muestra las actividades y responsables del procesos de inventario.
117
4.2.5.5. Flujograma
Figura 4.12 Flujograma del proceso de inventarios
INV
EN
TA
RIO
EMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA”
INVENTARIO
AUXILIAR
CONTABLEBODEGUEROJEFE DE PLANTACONTADOR
Envía por correo
fecha y hora de
toma física
INICIO
Suspende las
actividades
en la planta
Imprime el
inventario del
sistema contable
Cruza el
inventario físico
con el reporte del
sistema.
Elabora el
informe
Archiva el
informe
FIN
118
4.2.5.6. Documentación
EMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA LTDA
INFORME DE INVENTARIO FISICO
MES: AÑO:
El inventario del mes …………………correspondiente a mármoles, granitos, piedras,
aglomerados, porcelanatos se realizó el día……………, dicho inventario fue realizado por:
________________________ Jefe de Planta
________________________ Bodeguero
________________________ Contador
________________________ Asistente Contable
En el inventario se encontraron diferencia SI ( ), NO ( ), el mismo que fue comparado con el
reporte emitido por el sistema contable, que corresponden a saldos de la Bodega.
Se observó que los productos existentes en la bodega han tenido una rotación normal, y no
presentan daño alguno.
Atentamente;
Contador
Nota muestra el documento del proceso de inventarios.
119
4.2.6. Procedimiento para el proceso de venta
4.2.6.1. Objetivo
Realizar las ventas de manera eficiente, tomando en cuenta la satisfacción del cliente.
4.2.6.2. Políticas
Emitir el respectivo comprobante de venta por todas las transacciones realizadas.
Verificar que la obra fue entregada con la respectiva firma de respaldo del cliente.
Cada factura tendrá que tener adjunta la liquidación de la obra con medidas exactas
debidamente comprobadas con la guía de remisión.
Los pagos que se realice por la venta tendrá su respectivo comprobante de ingreso.
La factura deberá tener las firmas de autorización.
4.2.6.3. Personal responsable
Jefe de bodega
Supervisor de obra
Vendedora
Cliente
4.2.6.4. Procedimientos
120
Tabla 4.11 Procedimiento para el proceso de venta
EMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA”.
N° ACTIVIDADES PERSONAL RESPONSABLE
1
El cliente solicita el material en lastra o con instalación.
Cliente
2
Llena la orden de pedio.
Vendedora
3
Revisa la orden y procede a verificar la existencia el
material requerido por el cliente y autoriza su corte.
Jefe de Bodega
4 Hace la proforma con medidas del clientes y recibe un
anticipo por el 80% del total de obra
Vendedora
5
Se procede a cortar para su posterior envió e instalación.
Bodeguero
6
El supervisor entrega la obra con presencia del cliente, y
firma conforme.
Supervisor de obra.
7
Liquida la obra y comprueba las medidas con la guía de
remisión.
Vendedora
8
Procede a su facturación del total de obra
Vendedora
9 Cobra la diferencia de lo facturado y hace su respectivo
comprobante de cobro.
Vendedora
10 Firman y entrega la factura al cliente Vendedora
11 Registra en el sistema contable y archiva. Auxiliar contable.
Nota: Muestra las actividades y responsables del procesos de venta.
4.2.6.5. Flujograma
121
Figura 4.13 Flujograma del proceso de ventas
4.2.6.6. Documentación
VE
NT
AEMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA”
VENTA
PLANTACLIENTESUPERVISOR DE
OBRA
AUXILIAR
CONTABLEVENDEDOR
INICIO
Clientes
solicita
material
Llena la
orden de
pedido
Verifica la
existencia del
material
Hace la proforma y
recibe 80% de
anticipo
Corta e
instala el
material
Liquida la obra
con medias y
verifica guías de
remisión
Factura
Cobra
diferencia y
entra facturaRegistra en el
sistema contable y
archiva
Entrega la
obra al
cliente
FIN
NO
SI
122
Not
a
mu
estr
a el
doc
um
ent
o
del
pro
ces
o de
ven
ta
123
Figura 4.14 Comprobante Ingreso de la empresa Avanti
Nota muestra el documento del proceso de venta
4.3. Procedimientos Financieros
124
La empresa “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA.”, al estar centrada su
activada en el acabado a de la construcción debe administrar de manera adecuada los recursos, que
al realizar esta investigación se determinó que no existen procedimientos para el área financiera,
los mismos que se describen más adelante.
Pues al formalizar los procedimientos el personal del área podrá tener una guía para realizar sus
actividades de manera eficiente, además gerencia podrá mantener una adecuada supervisión de las
mismas pues ya tendrá conocimiento de las funciones y actividades que se deberán ejecutar con los
recursos financieros de la empresa
4.3.1. Elaboración del Presupuesto
.
4.3.1.1. Objetivo
Realizar un adecuado presupuesto que se ajuste a las necesidades de la empresa “AVANTI
MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA.”, utilizando adecuadamente sus recursos
financieros.
4.3.1.2. Políticas
El Gerente General deberá estar al tanto de la elaboración del presupuesto.
El presupuesto deber estar sustentado con documentos de solicitudes de los departamentos
que realizan el requerimiento.
El Jefe presupuestario será el encargado directo de la elaboración de los presupuestos.
Los presupuestos serán presentados anualmente.
Antes de la elaboración de los presupuestos se deberán realizar proformas con diferentes
proveedores.
Solamente el Gerente General podrá aprobar los presupuestos una vez que hayan sido
revisados.
4.3.1.3. Personal Responsable
Gerente General
Jefe de Presupuesto
Contador
Jefe del departamento solicitante
125
4.3.1.4. Procedimientos
Tabla 4.12 Procedimiento – Elaboración del Presupuesto
EMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA.
N° ACTIVIDADES PERSONAL
RESPONSABLE
1 Elabora una solicitud con los requerimientos
necesarios.
Jefe del departamento
solicitante
2 Envía la solicitud de requerimientos Jefe del departamento
solicitante
3 Recibe las solicitudes. Contador
4 Gestiona la recepción de proformas de diferentes
proveedores.
Contador
5 Envía las proformas recibidas por los distintos
proveedores al Jefe Presupuestario.
Contador
6 Elaborar el presupuesto anual de la empresa con la
información recibida.
Jefe de Presupuesto
7 Enviar al Gerente General para su respectiva revisión
y aprobación.
Jefe de Presupuesto
8 Recibe el presupuesto elaborado. Gerente General
9 Revisa el presupuesto elaborado y lo aprueba Gerente General
Nota: Muestra las actividades y responsables del procedimiento de la elaboración del presupuesto.
4.3.1.5. Flujograma
126
AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA.
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
JEFE DE PRSUPUESTOJEFE DEL
DEPARTAMENTO SOLICITANTE
CONTADOR GERENTE GENERAL
EL
AB
OR
AC
IÓN
DE
L P
RE
SU
PU
ES
TO
INICIO
Envía la solicitud
de requerimientos
Gestiona la
recepción de
proformas de
diferentes
proveedores.
Envía las proformas
recibidas por los
distintos
proveedores al Jefe
Presupuestario.
Recibe el
presupuesto
elaborado.
Recibe las
solicitudes.
FIN
Elabora una
solicitud con los
requerimientos
necesarios
Enviar al Gerente
General para su
respectiva revisión
y aprobación.
Elaborar el
presupuesto anual
de la empresa con
la información
recibida.
Revisar el
presupuesto
elaborado y lo
aprueba
Figura 4.15 Flujograma del proceso de elaboración del presupuesto.
127
4.3.1.6. Documento
EMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS”
ELABORACION DEL PRESUPUESTO
DEPARTAMENTO SOLICITANTE:
FECHA DE INICIO:
FECHA DE FINALIZACIÓN:
N° DESCRIPCIÓN UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD VALOR TOTAL
Nota: Muestra el documento que respalda la elaboración del presupuesto.
128
4.3.2. Ejecución del Presupuesto
4.3.2.1. Objetivo
Cumplir con todo lo establecido en el presupuesto anteriormente aprobado, el mismo que sea
permanentemente monitoreado para beneficio de la empresa “AVANTI MARMOLES PIEDRAS
Y GRANITOS”
4.3.2.2. Políticas
El Jefe Presupuestario será el responsable de ejecutar el presupuesto debidamente
aprobado.
El presupuesto deberá ser utilizado únicamente para que fue establecido.
El presupuesto aprobado por la Gerencia General deberá esta archivado en el
departamento financiero contable.
La asignación de los recurso será realizado por contabilidad.
El cronograma establecido en el presupuesto deberá cumplirse cabalmente.
La ejecución del presupuesto deberá ser monitoreado constantemente a fin de cumplir
todo lo presupuestado.
4.3.2.3. Responsables
Gerente General
Jefe de Presupuesto
Contador
Proveedor
4.3.2.4. Procedimientos
129
Tabla 4.13 Ejecución del presupuesto.
EMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA.
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Recibe las proformas enviadas por los
distintos proveedores.
Contador
2 Enviar al Gerente General las
cotizaciones para la respectiva
selección.
Contador
3 Seleccionar el proveedor con la mejor
propuesta.
Gerente General
4 Entrega al Jefe de presupuestos el
proveedor seleccionado.
Gerente General
5 Prepara el contrato de la adquisición del
bien o servicio.
Jefe de Presupuesto
6 Firmar el contrato de la adquisición del
bien o servicio y entrega el bien o
servicio.
Proveedor
7 Recibir la factura y cancela al
proveedor.
Contador
8 Registra la factura Contador
9 Revisa y Archiva la factura Auxiliar contable
Nota: Muestra las actividades y responsables del proceso de ejecución del presupuesto.
130
4.3.2.5. Flujograma
AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA.
EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
AUXILIAR CONTABLECONTADOR GERENTE GENERAL PROVEEDORJEFE DE PRESUPUESTOS
EJE
CU
CIÓ
N D
EL
PR
ES
UP
UE
ST
O
Recibe las
proformas enviadas
por los distintos
proveedores.
Enviar al Gerente
General las
cotizaciones para la
respectiva
selección.
Seleccionar el
proveedor con la
mejor propuesta.
Entrega al Jefe de
presupuestos el
proveedor
seleccionado
Prepara el contrato
de la adquisición
del bien o servicio.
Firmar el contrato
de la adquisición
del bien o servicio
y entrega el bien o
servicio.
Recibir la factura y
cancela al
proveedor.
INICIO
FIN
Registra la factura Revisa y Archiva la
factura
Figura 4.16 Flujograma del procedimiento de ejecución del presupuesto.
131
4.3.2.6. Documento
EMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA
PROFORMA
Quito,------------------------
Estimados
_________________
Presente.-
De mi consideración:
Por medio del presente documento solicito una proforma de lo siguiente:
Descripción del bien o servicio:---------------------------------------
Nro.
Cantidad
Valor
Nota:-------------------------------------------------------------------------------------------------
Atentamente,
_________________
Contador
Nota: Muestra el documento que respalda la ejecución del presupuesto.
132
4.3.3. Procedimiento de liquidación de presupuesto
4.3.3.1. Objetivo
Comunicar las actividades que se han desarrollado para la ejecución del presupuesto, pues es de
suma importancia informar a gerencia el porcentaje de ejecución que ha tenido este en el transcurso
del año.
4.3.3.2. Políticas
Se debe presentar la liquidación del presupuesto al finalizar el mes de diciembre.
Se debe presentar avances trimestrales del porcentaje de ejecución del presupuesto.
El responsable de realizar la liquidación del presupuesto será el contador pues se encuentra
a cargo del área financiera-contable.
La liquidación del presupuesto debe ser presentada tanto al administrador como al gerente
general
Se deberá presentar los documentos que respalden el gasto de valores altos.
4.3.3.3. Responsables
Gerente general
Administrador
Contador general
Auxiliar contable
133
4.3.3.4. Procedimientos
Tabla 4.14 Procedimiento liquidación de presupuesto
EMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA.
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Recopilar toda la información y
documentación que respalde la
ejecución del presupuesto.
Contador
2 Elaborar un informe especificando el
porcentaje de liquidación del
presupuesto y los avances realizados
trimestralmente.
Contador
3 Envía el informe con los reportes al
administrador.
Contador
4 Convoca a una reunión para la
presentación del presupuesto ejecutado.
Gerente Financiero
5 Realizan la reunión para la revisión del
presupuesto ejecutado.
Gerente Financiero
6 Se levanta y firma un acta de la reunión
para dejar constancia de la revisión del
presupuesto.
Gerente General
134
4.3.3.5. Flujograma
Figura 4.17 Flujograma del procedimiento de liquidación del presupuesto
LIQ
UID
AC
IÓN
DEL
PR
ESU
PUES
TOEMPRESA “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA.
LIQUIDACION DE PRESUPUESTO
GERENTE
FINANCIEROCONTADOR
GERENTE
GENERAL
INICIO
Recopilar información
y documentación que
respalde la ejecución
Realiza un informe del
porcentaje de avance
total y trimestral
Revisa el
presupuesto
ejecutado
Aprueba y firma
y deja constancia
de su revisión
FIN
135
4.4. Beneficios de la reingeniería de procesos del área administrativa y financiera.
AREA OBJETIVO AREA CRITICA FACTOR CLAVE
Administrativa Aumentar la
efectividad del
personal.
Mejorar el ambiente
de trabajo
RRHH
Contratación personal
idóneo
Formación y
capacitación
Incentivos motivación
Financiera Aumentar la
rentabilidad
FINANCIERA Presupuesto
Es importante mencionar que al realizar la reingeniería se detectó que la empresa “AVANTI
MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA.” No contaba con procedimientos
administrativos y financieros, debemos mencionar que los procedimientos propuestos tendrán los
siguientes beneficios.
En el área administrativa permitirá contratar personal idóneo para la empresa.
Permitirá que el personal de la empresa realice sus actividades de manera eficiente.
Se optimalizará tiempo y recurso, generando productividad en la empresa.
La elección de un personal adecuado, ayudaran a encaminarnos en los objetivos de la
empresa, señalando que contar con empleados capaces mejorara la eficiencia y eficacia de
los procesos.
La implementación de procedimientos hará que la empresa mejore su gestión
administrativa, pues el gerente de la empresa tendrá una base en la cual podrá evaluar el
desempeño de sus trabajadores.
Producto de calidad, el adecuado manejo de los recursos financieros ayudaran a gestionar
las operaciones internas de la empresa, que cubran las necesidades de los clientes y
empresas constructoras en el área de acabados de la construcción.
136
CAPITULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. Conclusiones
La empresa “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA.” Fue
fundada en el 2003 el Arq. Ernesto Martínez Fernández y la Dra. María Amparo Albán,
inicia una actividad comercial cuyo objetivo principal era la venta de materiales para el
acabado de la construcción.
El aspecto teórico investigado servirá como base fundamental para sustentar el desarrollo
del trabajo de investigación.
El análisis FODA permitirá que la empresa “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y
GRANITOS CIA. LTDA.” Pueda seleccionar personal idóneo, de la misma manera
establecer un manual de procedimientos contables y para la elaboración de presupuesto que
servirán como guía para determinar las funciones para que resultado de esto se puedan
tomar decisiones oportunas.
La empresa “AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA. “no cuenta
con procedimientos establecidos para el área de Talento Humano, y para financiera, lo
cual impide contar con un adecuado sistema de control interno.
La Reingeniería a los procesos administrativos y financieros de la EMPRESA AVANTI
MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA. LTDA le permitirá contar con lineamientos
que contribuirán a la determinación de riesgos existentes en la organización impidiendo el
desarrollo en sus actividades.
137
5.2. Recomendaciones
Es recomendable que la empresa AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA.
LTDA aplique el manual de procedimientos administrativo, financiero y contable, con el
fin de que se ejecuten de manera adecuada las actividades que se realice en la empresa.
Es necesario que la empresa AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA.
LTDA capacite al personal con el fin de que cumplan cada uno de los procesos en el
manual propuesto.
Se recomienda a la empresa AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA.
LTDA crear un programa de evaluación de desempeño del personal.
Es importante que la empresa AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA.
LTDA motive e incentive a los trabadores con el fin de fomentar una buena relación entre
compañeros, impulsando el cooperativismo.
Se recomienda a la empresa AVANTI MARMOLES PIEDRAS Y GRANITOS CIA.
LTDA aplique procedimientos administrativos y financieros propuestos con el fin de
lograr mejoras en el desarrollo de sus actividades.
138
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