UNIVERSIDAD “DR. JOSE MATIAS DELGADO” VIRTUAL/TES… · de supermercados, mayoreo, detallistas, food service e institucionales, contando con un 100% de cobertura del territorio

UNIVERSIDAD “DR. JOSE MATIAS DELGADO” FACULTAD DE ECONOMIA

“DR. SANTIAGO I. BARBERENA”

DISEÑO DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO DE FACTURACION UTILIZANDO LA METODOLOGIA DEL “JUSTO A TIEMPO” PARA EMPRESAS DISTRIBUIDORAS DE PRODUCTOS ALIMENTICIOS

CASO PRACTICO: DISZASA DE C.V

PRESENTADO POR: RUBEN ALBERTO EVANGELISTA MARADIAGA

SALVADOR DE JESUS HERRERA BARILLAS

ASESOR: ING. CARLOS HUMBERTO VARGAS GARCIA

NUEVA SAN SALVADOR, 15 DE ENERO DEL 2003

INTRODUCCION

Hoy en día la forma en que las empresas administran sus recursos productivos,

representa un factor muy importante en la mejora de la productividad y la

competitividad, ya que nos encontramos en una economía globalizada en donde

las empresas que estén preparadas y organizadas, podrán sobrevivir y tener

mejores resultados financieros.

Por lo que el estudio de la Administración, es muy importante para conocer como

los componentes interactúan entre si para concretizar los objetivos de la empresa,

y determinar fallas o desajustes en el Sistema de Administración que pueden ser

corregidas a tiempo, para que el sistema funcione de manera óptima.

En este documento, se diseña un Sistema Administrativo de Facturación utilizando

la Estrategia “Justo a Tiempo” para empresas Distribuidoras de productos

alimenticios, caso práctico, DISZASA, de C.V.

El documento consta de cinco capítulos los cuales se detallan a continuación.

En el primero se expone las generalidades de la Estrategia “Justo a Tiempo“ y de

la empresa , la situación actual, créditos a clientes, tiempo de importación de

productos hacia la bodega y la proyección de ventas de la distribuidora.

En el segundo capítulo se describe el Marco teórico conceptual, el propósito del

“Justo a Tiempo”, los beneficios del “Justo a Tiempo”, los siete principios del “

“Justo a Tiempo “, las compras “Justo a Tiempo”, el “Justo a Tiempo” y los

proveedores, la intervención de los empleados, y los cinco pasos para mejorar la

calidad en el servicio.

En el tercer capítulo se presenta la investigación de campo, los objetivos de la

investigación, hipótesis de la investigación, metodología de la investigación, y las

limitantes de la investigación.

El cuarto capítulo expone las conclusiones y recomendaciones de la

investigación.

En el capítulo cinco se detalla el programa de implementación, el proceso de

iniciación, modificación del proceso de facturación, diseñar el sistema de

facturación utilizando la estrategia “Justo a Tiempo”, las relaciones con los

proveedores, capacitar al personal en la estrategia “Justo a Tiempo, capacitar al

resto de la organización, iniciar el proceso piloto y extender la implementación del

proceso en toda la empresa.

INDICE PAGINA

Introducción

CAPITULO I: ANTECEDENTES Y SITUACION ACTUAL

1.0 Generalidades del “Justo a Tiempo” y de la empresa 1

1.1 Actividades a que se dedica la empresa 3

1.2 Canales y distribución de productos 4

1.3 Organigrama de la empresa 5

1.4 Posicionamiento en el mercado 6

1.5 Productos importados 7

2.0 Situación actual 10

2.1 Manejo de los productos 10

2.2 Proveedores de DISZASA de C.V. 18

2.3 Rutas de transporte 19

2.4 Area de personal 19

2.5 Trámites administrativos para importaciones 23

3.0 Créditos a clientes 27

4.0 Tiempo de importación de productos a la bodega 28

5.0 Proyección de ventas 29

CAPITULO II: MARCO TEORICO

5.1 Concepto 32

5.2 Propósito del “Justo a Tiempo” 33

5.3 Beneficios del “Justo a Tiempo” 34

5.4 Siete principios del “Justo a Tiempo” 35

2.4.1 Igualar oferta y demanda 35

2.4.2 El peor enemigo el desperdicio 36

2.4.3 Continúo no por bultos 37

2.4.4 Mejorar constantemente 38

2.4.5 Primero el ser humano 39

2.4.6 Sobreprotección = Ineficiencia 39

2.4.7 No vender el futuro 40

5.5 Compras “Justo a Tiempo” 41

5.6 El “Justo a Tiempo” y los proveedores 42

5.7 Intervención de los empleados 43

5.8 Cinco pasos para mejorar la calidad en el servicio 44

CAPITULO III: INVESTIGACION DE CAMPO

3.1 Objetivos de la investigación 45

3.1.1 Objetivo general 45

3.1.2 Objetivos específicos 45

3.2 Hipótesis de la investigación 46

3.2.1 Hipótesis general 46

3.2.2 Hipótesis específicas 46

3.3 Metodología de la investigación 47

3.3.1 Población a investigar 47

3.3.3 Diseño de la muestra 47

3.4.3 Resultados de la investigación 50

3.4.5 Análisis e interpretación de resultados 65

3.4 Limitaciones de la investigación 84

CAPITULO IV: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.1 Conclusiones 85

4.2 Recomendaciones 87

CAPITULO V: PROGRAMA DE IMPLEMENTACION 89

5.1 Proceso de iniciación 91

5.1.1 Modificación del proceso de facturación 92

5.1.2 Diseñar el sistema de facturación utilizando la

Metodología de la “Justo a Tiempo” 94

5.1.3 Relaciones con los proveedores 101

5.1.4 Capacitar al personal en la Metodología del

“Justo a Tiempo” 101

5.1.5 Capacitar al resto de la organización 108

5.1.6 Iniciar el proceso piloto 114

5.1.7 Extender la implementación del proceso

en toda la empresa 127

Anexos.

Bibliografía

1

CAPITULO I: ANTECEDENTES Y SITUACION ACTUAL

1.0 GENERALIDADES DEL “JUSTO A TIEMPO” Y DE LA EMPR ESA

El concepto de la estrategia “Justo a Tiempo “(J.A.T) comenzó poco después de

la Segunda Guerra Mundial como un sistema de producción, y hasta finales de

los años setenta el sistema estuvo restringido a la Toyota y su familia de

proveedores claves.

A raíz de la segunda crisis mundial del petróleo en 1976 los japoneses

empezaron a ver que su curva de crecimiento económico e industrial, que venía

en ascenso desde hacía 25 años comenzaba a resquebrajarse, además, que en

el futuro se iban a presentar altibajos en la industria manufacturera tal como

estaba ocurriendo en las naciones occidentales. Los dirigentes del mundo de

los negocios comenzaron a buscar maneras de mejorar la flexibilidad de los

procesos fabriles y así comenzaron a adaptar el sistema de la empresa Toyota.

La primera razón que está detrás de éste concepto, es que puede reducir

inventarios, tiempos y costos de producción, así como mejorar la calidad de los

productos y servicios.

El concepto de la estrategia "Justo a Tiempo" (J.A.T.), postula que: las

existencias mínimas y suficientes, que llegan en el momento exacto para

2

reponer las que acaban de utilizarse, constituyen todo el stock que se necesita

en cualquier momento dado. El exceso de inventario absorbe capital

innecesariamente, supone mayores costos de almacenaje, aumenta los riesgos

de daños y de obsolescencia y, ante todo, puede ocultar oportunidades de

realizar mejoras operativas.

BENEFICIOS PRINCIPALES

o Reducción del capital invertido en existencias

o Incremento de los ciclos de servicio a los clientes

o Mayor movimiento de las existencias

o Reducción de los costos de almacenaje.

Con la utilización del la metodología del “Justo a Tiempo” puede reducir la

necesidad de inventarios lo bastante para disminuir las fuentes de incertidumbre

o diseñar un sistema más flexible para enfrentar las necesidades de cambio. De

ahí que la orientación del “Justo a Tiempo” sea diferente de otros modelos

tradicionales.

Para reducir inventarios y producir el artículo correcto en el tiempo exacto, con

la cantidad adecuada, se requiere de información acerca del tiempo y el

volumen de los requerimientos de producción de todas las estaciones de

trabajo.

3

En distribuidora Zablah S.A de C.V nuestra empresa en estudio, busca la

satisfacción de las necesidades del consumidor, a través de sus prestigiosas

marcas. Trata de dar el mejor servicio a sus clientes ofreciéndoles alta calidad

de sus productos y una entrega de productos en cantidades correctas y tiempo

exacto.

Las empresas buscan ir a la vanguardia con respecto a la competencia,

buscando encontrar un sistema de inventario eficiente que pueda dar la

confianza al cliente y que el pedido que solicito le llegará completo y de una

manera más rápida; así también buscar mejorar el sistema de facturación. Por

lo tanto la metodología del “Justo a Tiempo” es una herramienta que se puede

utilizar para dicho proceso, ya que ésta enfatiza las mejoras a los procesos,

simplificación de las operaciones y flexibilidad basada en mejorar el tiempo de

respuesta.

1.1 Actividades a que se dedica la empresa

DISZASA de C.V. cuenta con treinta años de existencia, dentro del sector de las

empresas distribuidoras de productos alimenticios, habiéndose logrado a través

de una definida y agresiva visión empresarial por parte de la junta directiva una

sólida posición dentro del sector de empresas distribuidoras de productos de

consumo, llegando a ubicarse dentro de las tres primeras del país.

4

A través de las diferentes divisiones de comercialización se cubren los canales

de supermercados, mayoreo, detallistas, food service e institucionales,

contando con un 100% de cobertura del territorio nacional.

Entre algunas compañías que se representan están: New Zealand Milk

Products ( Anchor ), Café Soluble (Musum ), S.C. Johson ( Raid ), Mc Cormick

( Del Chef ) , Seagrams ( Vinos Franceses ) McCain, Sardimar ( Atunes y

Sardinas ), Calvet ( Vinos ), Sancela ( Saba ), Agsa-Olmeca ( Margarina y

Aceites ).

1.2 Canales y distribución de productos

La venta se realiza a través de un grupo de vendedores que están divididos en

las diferentes áreas que son: Mayoristas, Supermercados, Ruteo, Food

Services y Librerías. Contando así con una cobertura a nivel nacional de todos

sus productos. Entre su cartera de clientes activos están:

Mayoristas: 3,000 Clientes

Tiendas pequeñas: 8,000

Supermercados: 213 salas

Tiendas de Conveniencia: 75

Librerías: 175

Farmacias: 120

Restaurantes y Hoteles: 192

5

1.3 Organigrama de la empresa

AUDITORIAINTERNA

4

MAYOREO SUPERMERCADOS RUTEO FOODSERVICE INSTITUCIONAL

GERENCIA DE VENTAS79

MANEJODE CATEGORIAS

MERCADEO MERCHANDISING

GERENCIA DECOMERCIALIZACIÓN

86

PROCESAMIENTODATOS

CREDITOS BODEGA CONTABILIDAD IMPORTACIONES

GERENCIA DEOPERACIONES

109

GERENTEGENERAL

9

GERENTE DEIMPRESOS

6

VICEPRESIDENCIA

5

PRESIDENCIA3

JUNTADIRECTIVA

6

1.4 Posicionamiento en el mercado

DISZASA, se encuentra en tercer lugar en cuanto a ventas de distribuidoras de

productos alimenticios, ya que el segundo lugar lo tiene UNISOLA y el primer

lugar lo posee NESTLE.

DISZASA está facturando anualmente $ 40 millones, UNISOLA $ 60 millones y

NESTLE $ 80 millones.

En cuanto a distribución DISZASA es Nº 1 ya que abarca todos los canales

como los son supermercados, mayoristas, ruteros, food services, tiendas de

conveniencia e institucionales. Teniendo la empresa oportunidad de desarrollar

todo tipo de productos en los diferentes canales. Posee esa ventaja competitiva

con respecto a los demás distribuidores ya que éstas carecen de algunos

canales o se ven en el gasto de contratar distribuidores para que le suplan a

dicho canal.

VENTAS ANUALES EN U$

40,000,000

60,000,000

80,000,000

0

20,000,000

40,000,000

60,000,000

80,000,000

100,000,000

DISZASA UNISOLA NESTLE

7

1.5 Productos Importados

Entre las líneas que importa DISZASA de C.V. en su división de abarrotes se

encuentran las siguientes:

NOMBRE DEL PROVEEDOR

PRODUCTO PAÍS IMPORTACION

PRESENTACION DE COMPRA

S.C. Johson Glade Costa Rica Por unidad

Guateplast Guateplast Guatemala Por unidad

Eveready Co. Baterías Costa Rica Por Blister

Sardimar Sardimar Costa Rica Por unidad

S.C. Johson Ziploc Costa Rica Por unidad

S.C. Johson Raid Costa Rica Por unidad

Copamex Copamex México Por unidad

Sancela Saba Por unidad

Olmeca Por Botella, Galón

Sardimar Verdemar Costa Rica Por unidad

United Distillers Licores Francia, Finlandia Por Botella y ½

botella

Calvet Vinos Francia Por Botella

Musun Café Tostado Nicaragua Por bolsa

New Zeland

Products

Anchor Guatemala Por lata

8

INFRAESTRUCTURA DE DISZASA

INFRAESTRUCTURA � Bodega

6,000 m2

� Oficinas

1,200 m2

� Montacargas: 4

� Cuartos Congelados: 2 (-20 grados Centigrados)

� Cuartos refrigerados: 2 (+3 grados centigrados)

� Reparto Congelados: 5 Camiones

� Reparto Refrigerado; 5 pickups

� 7 camiones 8 Toneladas

� 20 unidades de ruteo

INFRAESTRUCTURA TECNICA

� Servidores

� AS400 (Un A-400 y Un 800)

� Netfinity 3500

� 4 Hubs IBM 8245-024 (Capacidad 24 conecciones cada

uno)10/100.

9

� 2 Switches Cisco Catalyst 2900 (Capacidad 24 conecciones

cada uno) 10/100 con capacidad hasta 1 Giga entre

Servidores.

� 115 computadoras conectadas a red.

� Software:

� AS400 RPG 400 Propietario

� Lotusnotes

� Otros

� Videoconferencia Picturetel .

� Conectividad 384k via 3 lineas ISDN Pri.

� Conectividad via Internet.

� Instalada en sala de conferencias con pantalla gigante para

entrenamientos.

Planta telefonica Siemens Hicom 3000:

� 2 E-1 de 30 lineas digitales cada uno.

� Ras de 8 lineas para coneccion remota a la red.

Seguridad de el sistema:

� Firewall Cisco Pix 520.

� Proxy server.

� Comunicaciones remotas con VPN.

� Norton Web Security System.

� Faxes Digitalizados.

10

2.0 SITUACION ACTUAL

2.1 Manejo de los Productos

DISZASA de C.V. Utiliza el método de inventario de primeras entradas,

primeras salidas ( PEPS ), y además de acuerdo a las especificaciones de cada

fabricante, para conservar la calidad y el buen estado del producto, para la

entrega de los mismos.

DISZASA DE C.V. Cuenta en su bodega con 5 zonas en donde ingresan los

productos para su respectivo manejo y almacenaje, ahí es ordenado de tal

manera que a la hora de su despacho esté de la forma más accesible y a su

vez para facilitar el control interno de cada zona.

El inventario del los productos se hace cada mes con el fin de verificar si hay

faltantes, las fechas de vencimiento y el estado del producto; éste inventario lo

realizan los jefes de zona, auditores y contadores simultáneamente, para hacer

un consolidado general, con el fin de mantener siempre actualizado el sistema

de acuerdo a la realidad.

Con respecto al sistema de cómputo el producto es ingresado a éste, después

de que ha sido recibido y chequeado por parte de la bodega, donde se ven si

han encontrado faltantes, mal estado del producto y cantidades.

En dicho sistema se puede ver las existencias, las salidas, las entradas de cada

uno de los productos, siendo de gran utilidad tanto para el vendedor a la hora

de hacer su venta como para la empresa para su control.

11

La facturación se realiza 3 veces en el día, una por la mañana haciendo el corte

a las 10:00 am, otra por la tarde haciendo el corte a las 3:00 pm y una última a

las 5:30 pm que es la facturación de los supermercados.

El despacho se hace a través de personas ajenas a la empresa debidamente

investigados anteriormente, por lo cual la empresa paga fletes para hacer llegar

al cliente la mercadería, el despachador se encarga de distribuir las zonas de la

manera más adecuada posible, para maximizar el espacio y la distribución del

producto a las distintas zonas.

El transportista se encarga de sacar los quedan o las firmas para poder

procesar el pago de la factura.

DISZASA entiende como el proceso de facturación desde el momento que el

vendedor toma el pedido hasta que la mercadería es despachada.

12

RELACIONES DE LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS QUE POSE E

DISZASA.

DEPARTAMENTOS RELACIONES

VENTAS

Contabilidad: Pago de comisiones y premio a vendedores, supervisores y Gerente de Venta. Mercadeo: Apoyo a ventas a través de promociones, publicidad e incentivos de las distintas marcas. Créditos: Encargada de revisar cartera de clientes de los vendedores así como también la encargada de autorizar los pedidos de los diferentes clientes. Sistemas: Digitación de pedidos y actualización del sistema utilizado para ver existencias e información de clientes para los vendedores. Despacho: Encargado de enviar el producto a los clientes.

13


MERCADEO

Ventas: Encargados de vender el productos a los diferentes canales. Importaciones: Encargada de traer el producto a la distribuidora. Contabilidad: Pagos a proveedores y Gerencias de Marca. Bodega: Manejo de productos Sistemas: Soporte técnico e información de ventas y reportes relacionados.


CREDITOS

Ventas: Cartera de clientes del vendedor y autorización de pedidos Contabilidad: Pago de planilla Operaciones: Por cobro de clientes para obtener el dinero necesario para pagos. Sistemas: Soporte técnico e información en el sistema

14


CONTABILIDAD

Ventas: Pago de comisiones y premios a vendedores, supervisores y Gerente de Ventas. Importaciones: Pago de impuestos, Fletes y seguros. Contabilidad: Pagos a proveedores y Gerencias de Marca. Bodega: Ingreso de productos Sistemas: Soporte técnico e información relacionada a ella. Operaciones: Pagos a proveedores, Prestamos, etc.


SISTEMAS

Ventas: Información relacionada a ventas Importaciones: Soporte técnico Contabilidad: Información relacionada a contabilidad. Bodega: Ingreso de productos Mercadeo: Soporte técnico e información relacionada a ella. Operaciones: Información relacionada con operaciones

15

El flujo del sistema de facturación es el siguiente:

VENDEDOR TOMA PEDIDO AL CLIENTE

(A TRAVES DE HOJA DE PEDIDO)

ENTREGA DE PEDIDO AL SUPERVISOR DE PARTE DEL

VENDEDOR

SUPERVISOR PASA PEDIDO A CREDITOS

CREDITOS ENTREGA AL DEPARTAMENTO DE DIGITACION LOS

PEDIDOS

SI EL CLIENTE SE ENCUENTRA EN

MORA SE CANCELA EL

PEDIDO

A

SUPERVISOR CHEQUEA Y AUTORIZA PEDIDOS

CREDITOS CHEQUEA MOROSIDAD DE

CLIENTES Y DESCUENTOS ESPECIALES

16

A

DIGITACION DE PEDIDOS

EL DPTO DE DIGITACION ENVIA CONSOLIDADO DE

FACTURAS A BODEGA

BODEGA RECIBE CONSOLIDADO DE FACTURACION Y CLASIFICA PARA LAS DIFERENTES

ZONAS

ENVIO DE CONSOLIDADO A LAS DIFERENTES ZONAS DE LA

BODEGA

PREPARACION DEL PEDIDO FACTURADO

B

17

B

ENVIO DEL PRODUCTO DE LAS RESPECTIVAS ZONAS A LA ZONA

DE DESPACHO

REVISION DEL PRODUCTO DE LA FACTURACION QUE VA SER DESPACHADA

DESPACHO DEL PRODUCTO A LOS CLIENTES

SI ALGUN PRODUCTO QUE ESTE DENTRO DE LA FACTURA Y

NO HAY EN EXISTENCIA LA

FACTURA SE ANULA POR COMPLETO POR LO QUE SE TENDRIA QUE COMENZAR EL

PROCESO DE FACTURACION DE LO

QUE ESTE EN EXISTENCIA

18

2.2 Proveedores de DISZASA de C.V.

Entre los principales proveedores que representa DISZASA, se encuentran:


PAIS IMPORTACION

PRODUCTO

S.C. Johson Costa Rica Plásticos Herméticos,

insecticidas, limpiadores.

Guateplast Guatemala Artículos Plásticos

Eveready Co. Costa Rica Baterías

Sardimar Costa Rica Atunes y Sardinas

Copamex México Papel Higiénico

Sancela México Toallas Sanitarias

Olmeca Guatemala Aceites y Margarinas

United Distillers Francia, Finlandia Licores

Calvet Francia Vinos

Musun Nicaragua Café

New Zeland

Products

Guatemala Leche en polvo

19

2.3 Rutas de Transporte

DISZASA no cuenta con transporte propio por lo que contrata el servicio de

transporte a través de personas ajenas a la empresa debidamente investigados

anteriormente, por lo cual la empresa paga fletes para hacer llegar al cliente la

mercadería, el despachador se encarga de distribuir las zonas de la manera

más adecuada posible, para maximizar el espacio y la distribución del producto

a las distintas zonas.

Es decir el despachador ve en el momento que ruta le sale mejor para dejar la

mercadería y pagar menos fletes, y no hay rutas de transporte establecidas,

sino que dependen de la facturación del día.

2.4 Area de Personal

� Personal

Presidencia 8 personas

Gerencia 6 personas

Ventas Total 153 personas

Ventas crédito 94 personas

Ruteo 57 personas

Mercadeo 17 personas

Displays 72 personas

20

Administrativo 111 personas

Bodega y transporte 67 personas

Mantenimiento 5 personas

Promocional 6 personas

Total 378 personas

Subcontratados

Seguridad 55 personas

Impulsadoras 147 personas

Total Subcontratadas 202 personas

Total Diszasa 580 personas

En el proceso de facturación de DISZASA, las áreas involucradas son las

siguientes:

Ventas: 21 personas

Créditos: 1 personas

Sistemas: 4 personas

Bodega: 8 personas

Despacho: 2 personas

21

Capacitaciones

La empresa implementa y desarrolla programas de capacitación para preparar

técnica y profesionalmente al personal y cuyo beneficio específico sea de

interés para el mejor cumplimiento de sus funciones dentro de la empresa y el

desarrollo individual del empleado.

a) Anualmente se prepara un programa de capacitaciones de acuerdo a los

requerimientos, proyecciones y posibilidades de la empresa.

b) El programa anual de capacitaciones debe ser presupuestado y aprobado

por la Gerencia General.

c) Se puede autorizar al personal para que asistan a cursos específicos en

instituciones locales o en el extranjero.

d) Los gastos de capacitación no presupuestados deben ser autorizados por

escrito por la gerencia general.

e) Las demás disposiciones referentes a ésta política están contenidas en el

manual de recursos humanos.

Evaluación de Personal

La evaluación de personal en la empresa se realiza por lo menos una vez al

año

a) Se realiza una evaluación anual sobre el desempeño del personal. Y la

evaluación no implica una revisión de salarios.

b) Todos los empleados deben tener pleno conocimiento de que existe un

programa de evaluación.

22

c) Las evaluaciones son realizadas por todas las personas que tengan

personal a cargo y los resultados de la evaluación deben ser comunicados al

empleado y enviados a la unidad de personal para que sea incorporado a su

archivo personal.

d) Toda evaluación debe efectuarse de conformidad con el procedimiento

respectivo el cual procura obtener la mayor justicia e equidad, dejándose de

todo ello constancia por escrito.

23

2.5 Trámites Administrativos Para Importaciones

INICIO

INFORMACIÓN DEL SISTEMA

DE EXISTENCIAS DE PRODUCTO

ELABORACION

PEDIDO DEL PRODUCTO

AUTORIZACION DE LA GERENCIA GENERAL

ENVIO DEL PEDIDO AUTORIAZADO

PREPARACION DEL PRODUCTO EN BODEGA

DEL PROVEEDOR

A

24

FACTURACION

POR PARTE DEL PROVEEDOR

PAÍS DE ORIGEN

ENVIO POR FAX DE LOS DOCUMENTOS PARA ELABORACION DE CHEQUE PARA PAGO DE IMPUESTOS.

RECEPCION DE DOCUMENTOS POR

PARTE DE LA PERSONA ENCARGA DE IMPORTACIONES

DISZASA.

AUTORIZACION DE

PAGO DE IMPUESTOS

RECIBIMIENTO DE

FACTURAS ORIGINALES

A

SOLICITUD DE CHEQUE PARA

PAGO DE IMPUESTOS,

FLETES, GASTOS ADMINISTRATIVO

B

25

CERTIFICACION

DE CHEQUES

ENVIO DE CHEQUES AL AGENTE ADUANAL PARA PAGO DE IMPUESTOS Y DEMAS GASTOS, ASÍ COMO LA FACTURAS

ORIGINALES.

TRASLADO A DISZASA DE LA MERCADERIA

RECIBIMIENTO DE LA

MERCADERIA EN DESPACHO, REVISION

FISICA

B

C

PAGO DE IMPUESTOS Y GASTOS

ADMINISTRATIVOS QUE INCURRE LA

MERCADERIA

26

TRASLADO DEL PRODUCTO A LA ZONA CORRESPONDIENTE DENTRO DE LA BODEGA DE DISZASA.

TRASLADO DE DOCUMENTOS DE PAGOS DE IMPUESTOS, FLETES, SEGUROS, GASTOS, INGRESOS FISICOS, ETC AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

RETACEO DE

COSTOS EN EL DEPARTAMENTO

DE CONTABILIDAD.

TRASLADO DE FORMULARIO DE INGRESO DE PRODUCTO DE CONTABILIDAD AL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS.

INGRESO AL

SISTEMA DEL PRODUCTO PARA

SU VENTA.

C

27

3.0 CREDITOS A CLIENTES

Las condiciones de crédito son establecidos por la Gerencia General, según la

naturaleza de éstas.

a) Los límites de créditos son autorizados por el comité respectivo.

b) Los límites de créditos son revisados 2 veces en el año.

c) Los límites de pago por ventas al crédito no excede los 30 días calendario,

salvo excepciones que determine la Gerencia General (Supermercados y

Clientes especiales).

d) Se debe notificar a los clientes que revisen el producto contra factura al

momento de recibirlo, ya que después de aceptada la mercadería por éste

no se aceptan devoluciones.

e) No se factura ningún pedido si el cliente posee mora por más de 20 días

28

4.0 TIEMPO DE IMPORTACION DE PRODUCTOS A LA BODEGA


PAIS IMPORTACION

TIEMPO

S.C. Johson Costa Rica 7 días

Guateplast Guatemala 5 días

Eveready Co. Costa Rica 7 días

Sardimar Costa Rica 7 días

Copamex Mexico 10-12 días

Sancela México 10-12 días

Olmeca Guatemala 5 días

United Distillers Francia, Finlandia 1 mes

Calvet Francia 1 mes

Musun Nicaragua 5-6 días

New Zeland Products Guatemala 5 días

29

5.0 PROYECCION DE VENTAS

La técnica que se utiliza para hacer las proyecciones en DISZASA es el

promedio móvil simple por el tipo de productos que manejan y a éste le ponen

un porcentaje de crecimiento previamente hablado con el respectivo proveedor.

Cada Gerente de Marca hace sus proyecciones del año el cual pasa una copia

a la Gerencia de Ventas y el consolida todas las marcas y éste a la vez lo

presenta a la Gerencia General para autorización.

28

28

1. www.elmundo.es/diccionarios/ 2. Idem 1. 3. Administracion. Prentice Hall 4. Idem 1. 5. Idem 1.

32

CAPITULO II: MARCO TEORICO

2.1 CONCEPTOS

DISEÑO:

Es la actividad creativa y técnica encaminada a idear productos útiles. (1)

SISTEMA:

Conjunto de elementos que ordenadamente relacionados entre si contribuyen a un

determinado objetivo. (2)

ADMINISTRACION:

Es el proceso de planificación, organización, dirección y control de trabajo de los

miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la organización

para alcanzar las metas establecidas. (3)

FACTURACION:

Ventas totales que realiza una determinada empresa durante un periodo

deducidos de impuestos. (4)

ESTRATEGIA:

Técnica y conjunto de actividades destinadas a conseguir un objetivo. (5)

6. www.eafit.edu.co/revista/117/sarache.pdf 7. www.elmundo.es/diccionarios/ 8. Idem 7.

33

JUSTO A TIEMPO:

Es una estrategia que busca que los clientes sean servidos justo en el momento

preciso, exactamente en la cantidad requerida, con productos de máxima calidad y

mediante un proceso de producción que utilice el minino de inventario posible y

que se encuentre libre de cualquier despilfarro o costo innecesario.(6)

EMPRESA:

Entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de producción y

dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestaciones de servicio con

fines lucrativos. (7)

DISTRIBUIDORA:

Intermediario entre el productor y el detallista de un producto. (8)

2.2 PROPOSITO DEL “JUSTO A TIEMPO”

El propósito de la estrategia “Justo a Tiempo” es reducir los inventarios y mejorar

los procesos, así también mejorar el servicio que se le da al cliente.

Con ésta estrategia se logra la producción o entrega de los elementos necesarios,

en la cantidad necesaria y en el momento necesario. Es decir hay que comprar o

producir lo que se necesita y cuando se necesita. El Justo a tiempo tiene como

propósito:

* Gutiérrez Garza, Gustavo “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4 edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. 34

Eliminar existencias innecesarias

Reducir costos de almacenamiento

Responder a la demanda de los clientes

2.3 BENEFICIOS DEL “JUSTO A TIEMPO” *

� Enfatizar las mejoras a los procesos:

Busca la eficiencia que nos ayude a realizar de la mejor manera posible los

procesos.

� Simplificar operaciones:

Trata de eliminar aquellas operaciones que se pueden obviar, para hacer los

procesos más simples y eficientes.

� Eliminar desperdicios:

Busca que cada parte de la organización tenga equilibrio y sincronización con

los flujos internos de los procesos.

� Flexibilidad basada en mejorar el tiempo de reacción.

Trata que los procesos no sean rígidos y que se puedan cambiar de una

manera que ayuden al buen desarrollo del proceso dentro de una situación.


Calidad Inventario ocioso

Productividad Tamaño de lotes

Servicio Tipo de entrega

Flexibilidad Espacio

La estrategia “Justo a Tiempo” ayuda a la empresa a que tenga mayores grados

de calidad, productividad, servicio y flexibilidad en sus procesos y operaciones,

bajando así su inventario ocioso, tamaño de lotes, tiempos de entrega y espacios.

2.4 SIETE PRINCIPIOS DEL “JUSTO A TIEMPO”

1. Igualar oferta y demanda

2. El peor enemigo: el desperdicio

3. Continuo, no por bultos

4. Mejorar constantemente

5. Primero el ser humano

6. Sobreprotección = Ineficiencia

7. No vender el futuro

2.4.1 IGUALAR OFERTA Y DEMANDA *

No importa de qué color o sabor lo pida el cliente, aprenderemos a distribuirlo

como se requiera, con un tiempo de entrega cercano a cero.


La demanda real, es la cantidad de artículos que el cliente necesita, cuando

realmente los necesita y con la calidad que los necesita.

En el mundo real, los clientes ya están acostumbrados a que se les surta en

cierta cantidad y cada “X” tiempo; pero ésto no quiere decir que no les podría

convenir más reducir ambos, cantidad y tiempo. Inventarios más pequeños son

más liquidez y mejor salud financiera.

Si eficientaramos al grado de reducir mucho nuestro tiempo de entrega,

podríamos reducir inventarios en la misma proporción ya que la razón de ser

del inventario es estar preparado para distribuir, y si vamos a producir sólo lo

requerido por la demanda real, no necesitaríamos tanto stock. En la situación

actual de la distribuidora está desequilibrada ya que la demanda que tiene no

es igual a la oferta ya que hay circunstancia en que el producto no es suficiente

para suplir la demanda por lo que se tiene descontento de parte de los clientes.

2.4.2 EL PEOR ENEMIGO: DESPERDICIO *

Concepto del Desperdicio*: Cualquier actividad que no agregue valor al

producto o servicio.

CAUSAS DEL DESPERCIO:

� Desbalanceo entre trabajadores – procesos: Actualmente la empresa no

carece de falta de personal, pero hay procesos que se podrían mejorar con

éste personal.


� Problemas de calidad: La distribuidora no posee problemas de calidad, ya

que los productos que distribuye son de alta calidad aceptada por los

clientes

� Mantenimiento preventivo insuficiente: La distribuidora no posee.

� Gente de más o de menos, etc.: La empresa posee el personal suficiente

para sus labores diarias.

2.4.3 CONTINUO, NO POR BULTOS*

Distribuir sólo las unidades necesarias, en las cantidades necesarias, en el

tiempo necesario.

Las dos tácticas para lógralo son:

a) Tener tiempos de entrega muy cortos:

Para esto, la estrategia del “Justo a Tiempo” maneja la relación entre

tiempo de entrega y tamaño del lote.

Velocidad de producción (inventario) = velocidad de consumo

Flexibilidad = poder cambiar de un modelo a otro, de un producto a otro,

rápidamente.

En la distribuidora no se maneja un equilibrio con respecto a esta táctica ya

que tiene tiempos que los inventarios no son igual al consumo.

b) Eliminar los inventarios innecesarios:


No se trata de quedarnos sin inventarios, el asunto es fijar metas al

respecto. La distribuidora no lo practica.

META DE REDUCCION DE INVENTARIOS

El material siempre estará

Moviéndose trabajándose en vez de agregándole valor

ESTAR OCIOSO, ESPERANDO,

ACUMULANDO COSTO

2.4.4 MEJORAR CONSTANTEMENTE*

La sabiduría popular nos dice que a mayor calidad de un producto más alto

será su costo. Esto es cierto pero solo hasta cierto punto, ya que llega el

momento de que no se puede mejorar más la calidad, sino los procesos, y un

mejor proceso, si es más barato, porque habrá menos desperdicio, problemas

y retrabajos.

La búsqueda de la mejora debe ser constante, tenaz y perseverante paso a

paso.


La distribuidora siempre está en constante movimiento y crecimiento por lo que

siempre busca ésta mejora a través de cambios que puedan mejorar sus

procesos para alcanzar las metas propuestas año con año.

2.4.5 PRIMERO EL SER HUMANO*

La gente es nuestro activo más importante, al saber ésto nos ayuda a:

� Reducir el miedo a la productividad, practicando la apertura y confianza

� Gente multifuncional

� Necesidad de empleos estables

� Mayor soporte del personal.

La distribuidora actualmente cuenta con personal calificado, con sueldos

competitivos y prestaciones laborales buenas para mantener la estabilidad del

personal dentro de la empresa.

2.4.6 SOBREPROTECCION = INEFICIENCIA*

La estrategia “Justo a Tiempo” saca a flote el límite de nuestra capacidad,

colocando a toda la gente, equipo y materiales en un estado de atención

uniforme.


Eliminación de los stocks en la estrategia “Justo a Tiempo” adelgaza el

sistema, eliminando o reduciéndolo.

Inventario de seguridad Movimientos innecesarios

Factor de desperdicio Por si acaso

Tiempos de espera Retrabajos.

La distribuidora actualmente no aplica este principio.

2.4.7 NO VENDER EL FUTURO*

Las metas actuales tienden a ser a corto plazo. Hay que revaluar los sistemas

de medición del desempeño.

Sistema de planeación “Justo a Tiempo”

Plan a largo plazo

Comienza con un pronóstico

Largo alcance

Nuevos productos, mercados, plantas.

Plan de Inventarios

Por familias

A un año

Niveles de inventario, mano de obra.

Programa maestro

3 – 6 meses

Para distribuir recursos.


La distribuidora en éstos momentos no posee un plan de trabajo definido a

largo plazo en el proceso de facturación de la empresa.

2.5 COMPRAS “JUSTO A TIEMPO”*

En la mayoría de las empresas se considera que el mejor método de compras es

poner a competir a los posibles proveedores en base a los precios, plazos y

condiciones que cada uno ofrece por los bienes o servicios solicitados.

La estrategia “Justo a Tiempo” considera que lo importante para la empresa es

que los productos comprados cumplan exactamente con el objetivo que se espera

de ellos.

La estrategia ofrece el nuevo método para compras basado en un lote económico

calculado para minimizar los costos de compra y almacenamiento lo que implica

tener un almacén donde guardar los productos para un cierto periodo y, cuando

éste llegue al punto de reorden, debe comprarse un nuevo lote económico para

reponer el inventario.

Actualmente la distribuidora hace sus compras de una manera poca ordenada

porque no posee un modelo determinado para la compra de todos los

proveedores, ya que para cada uno de ellos se tiene una estructura de compra

diferente, no se tiene un formato único para todos los proveedores.

“Justo a Tiempo” identifica desperdicios en el proceso de compra en una serie de

elementos que no generan valor al producto como son:


� Una orden de compra

� Una enmienda en la orden de compra

� Las remisiones y los informes de recibos y las facturas

� La inspección

� Los recuentos

Ninguno de éstos elementos agregan valor al producto y, sin embargo, forman

parte de los mecanismos de control entre el comprador y el vendedor.

El objetivo de las compras “Justo a Tiempo” es eliminar este tipo de desperdicios.

“Justo a Tiempo” establece relaciones duraderas y beneficiosas entre el

comprador y proveedores.

Esta relación contiene cuatro elementos:

� Largo plazo

� Mutuo beneficio

� Menos proveedores

� Mejores proveedores

2.6 EL “JUSTO A TIEMPO” Y LOS PROVEEDORES*

Un aspecto crítico del “Justo a Tiempo”, es el desarrollo de estrechas relaciones

de trabajo con los proveedores, “Justo a Tiempo” esta hecho para pocos

proveedores quienes tenga capacidad de entregar productos de alta calidad en

cantidades pequeñas y a tiempo. Un proveedor trabajando en esta técnica

demanda de buenas relaciones de trabajo, diferentes de las tradicionales

relaciones opuestas que son comunes en el mundo de los negocios.


Todo ésto demanda esfuerzos adicionales que no regresan inmediatamente; un

distribuidor debe demostrar a sus proveedores que en éste largo camino ellos

también resultaran beneficiados con el “Justo a Tiempo”, los proveedores podrán

hacerse más competitivos y crear una clientela fiel.

La relación que actualmente posee la distribuidora con sus proveedores es muy

buena. Cada una de las partes ha buscado siempre el mejor camino para que el

producto que se distribuya tenga los objetivos deseados por ambas partes.

2.7 INTERVENCION DE LOS EMPLEADOS*

La intervención de los empleados es de suma importancia, ya que éstos

interactúan directamente con el flujo y calidad de los procesos de distribución.

Esta intervención representa una fuente potencial para poder solucionar los

problemas de distribución y es unos de los requisitos previos para la eliminación

del desperdicio.

Cada miembro desde el personal obrero hasta los más altos ejecutivos, tienen una

función que cumplir en la disminución del desperdicio. La única manera de

resolver los múltiples problemas surgidos en un sistema de distribución es

asegurando la participación de todos los empleados y miembros de la

organización.


2.8 CINCO PASOS PARA MEJORAR LA CALIDAD DEL SERVICIO *

1. Definir fronteras del proceso o procesos.

- Resolver primero el problema más importante

- Procesos que involucren al problema a atacar

2. Definir detalladamente los pasos u operaciones

- Cómo y con qué características se debe proporcionar el servicio

Requerido.

3. Definir los puntos críticos y de control

- En dónde y qué hay que verificar

- Promover el autocontrol y auto motivación

4. Establecer acuerdos clientes – proveedor

- En un papel plasmar los requerimientos que comprometen a todas

las partes.

5. Auditar los procesos y mantener los procesos como lo acordado

- Actitud positiva hacia las auditorias

- Énfasis en la planeación

45

CAPITULO III: INVESTIGACION DE CAMPO

3.1 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION

3.1.1 Objetivo General:

Identificar los problemas que tiene DISZASA en su sistema de facturación

actual y, la disposición que tendría para implementar la metodología del

“Justo a Tiempo” con el fin de optimizar los procesos para la facturación.

3.1.2 Objetivos Específicos:

Conocer sí la Gerencia General de DISZASA estaría dispuesto a

implementar la metodología “Justo a Tiempo” en el sistema de facturación

de la empresa.

Conocer la opinión de los niveles gerenciales de DISZASA sobre los

beneficios que se obtendrían al implementar la metodología “Justo a

Tiempo” en el sistema de facturación.

Identificar los principales problemas que tiene DISZASA que dificultarían la

implementación de la metodología “Justo a Tiempo” en su sistema de

facturación.

46

3.2 HIPOTESIS DE LA INVESTIGACION

3.2.1 Hipótesis General:

A mayor conocimiento de la metodología “Justo a Tiempo” en DISZASA,

habrá mayor aceptación de ésta en el sistema de facturación.

3.2.2 Hipótesis Específicas:

A mayor grado de conocimiento de la metodología del “Justo a Tiempo” en

DISZASA, mayor será el grado de aceptación para la implementación de

ésta metodología.

Los niveles gerenciales de DISZASA estarían dispuestos a implementar la

metodología del “Justo a Tiempo “como un aspecto beneficioso en el

sistema de facturación en donde no se encuentren faltantes ni demoras en

el proceso.

El actual sistema de facturación de DISZASA no generará mayores

problemas que dificulten la implementación de la metodología del “Justo a

Tiempo”.

47

3.3 METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION

El método utilizado para realizar la investigación fue la entrevista usando

como herramienta un cuestionario que se paso a los empleados que forman

parte del sistema de facturación de DISZASA así como también clientes y

proveedores con el propósito de lograr los resultados previstos en los

objetivos del siguiente trabajo.

3.3.1 Población a Investigar:

Nuestro universo estará conformado por todas las personas involucradas en

el sistema de facturación dentro de la distribuidora DISZASA y los clientes y

proveedores que forman parte de esta.

3.3.2 Diseño de la Muestra:

La muestra de los empleados de DISZASA se obtuvo de las siguientes

personas que están involucradas en el sistema de facturación:

1 Gerente de Operaciones

1 Gerente de Ventas

1 Gerente de Créditos

1 Gerente de Computo

7 Gerentes de marca

1 Jefe de Bodega

5 Jefes de Zona

48

2 Encargados de Despacho

17 Vendedores.

TOTAL 36 Personas.

Para obtener la muestra de los clientes se utilizó la fórmula siguiente:

Z2 * P * Q * N

(N – 1) * E2 + Z2 * P * Q

Donde:

P = Porcentaje de ocurrencia del evento, es decir, que representa el valor

porcentual de que el evento se esté dando.

Q = Porcentaje de no ocurrencia del evento, es decir, que representa el valor

porcentual de que el evento no se esté dando. El porcentaje de no

ocurrencia se calcula así: Q = 1- P

E = Error muestral, surge por lo posibles errores que lleve la muestra entre ellos

están encuestas borrosas, encuestas anuladas, errores por parte del

encuestado y / o encuestador. Se consideró el error muestral del 10%, para

que la muestra sea confiable.

Z = Valor crítico correspondiente a un coeficiente de confianza con el cual se

desea hacer la investigación de campo. Se obtiene a partir del porcentaje

de confianza que el grupo de investigación estima conveniente; este

porcentaje es dividido entre dos y luego se obtiene el valor final a través de

la tabla de áreas bajo la curva normal de 0 a Z.

N = Es la población total en estudio.

n =

49

n = Es la muestra de la población total, es decir, que es el total de personas a

cuestionar sobre la problemática del sistema de facturación de DISZASA

DE C.V.

A continuación se detallan los parámetros que se consideraron en el cálculo de la

muestra de la población:

• P = 0.50

• Q = 0.50

• E = 0.10

• El coeficiente de confianza es del 95%,

entonces Z = 0.95 / 2

Z = 0.475

Posteriormente, se revisa en la tabla del área bajo la curva normal

tipificada de 0 a Z, el valor de Z = 0.475 y el dato obtenido fue de Z =

1.96 (ver Anexo)

• La población utilizada es la del mes de Enero del año 2,003, la que

corresponde a 1,065 clientes insatisfechos, por lo tanto:

N = 1,065 clientes

La muestra de clientes insatisfechos a encuestar es la siguiente:

(1.96)2 * (0.50) * (0.50) * (1,065)

[(1,065 – 1) * (0.10)2 ] +[(1.96)2 * (0.50) * (0.50)]

n =

50

n =88

En la muestra de proveedores se tomaron a 6 por mayor accesibilidad para

realizar la entrevista, pues la mayoría tienen sus sedes fuera del país y son

difíciles de contactarlos.

3.3.3 RESULTADOS DE LA INVESTIGACION

Con el análisis de los datos obtenidos se estableció la situación actual del Sistema

de Facturación de DISZASA, así como la percepción de los clientes y proveedores

de dicho sistema.

Los datos son presentados de la siguiente manera:

• Cada pregunta que se le formuló a los empleados de DISZASA.

• El objetivo de cada pregunta

• Un cuadro donde se presentan las alternativas de la pregunta formulada, el

número de empleados que escogieron esa alternativa y el porcentaje que

se obtuvo de cada alternativa.

• Presentación gráfica

• Conclusión

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84

3.4 LIMITACIONES DE LA INVESTIGACION

Para la realización de la presente investigación se tuvieron las limitaciones

siguientes:

CONTENIDO.

El tema comprenderá todos los aspectos relacionados con la metodología

del “Justo a Tiempo” y su adaptación en DISZASA.

TEMPORAL.

Se ha considerado estudiar los efectos de la metodología del “Justo a

Tiempo” durante el año 2002.

ESPACIAL.

La investigación se realizará en DISZASA ubicada en la 17 Av. Sur y 14

Calle Oriente, Santa Tecla, Depto. de la Libertad.

UNIDAD DE OBSERVACION.

La investigación esta orientada a todos los involucrados en el proceso de

facturación de DISZASA. ( empleados, clientes y proveedores )

85

CAPITULO IV: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.1 CONCLUSIONES

El problema de facturación que actualmente posee DISZASA de CV. le está

ocasionando: 1) lentitud en el despacho, 2) insatisfacción de muchos

clientes y 3) deficiencia de inventarios. Así lo opina el 82% de los

encuestados. (Pregunta # 2 de la encuesta, ver anexo 1)

El 100% de los entrevistados consideran que al implementar la metodología

del “Justo a Tiempo” se mejorará el servicio al cliente, ya que éste es

fundamental para el éxito de una compañía respecto a su competencia, la

insatisfacción por parte del cliente origina deterioro de la imagen del

producto, devoluciones, quejas, reducción de pedidos, que al final se

traducen en menos ingresos para la compañía. (Pregunta # 8 de la

encuesta, ver anexo 1)

Es importante que la capacitación y orientación de la metodología del

“Justo a Tiempo “ sea dirigida a todos los involucrados en el proceso de

facturación, así lo opinó el 100% de los entrevistados; y deberá contener la

finalidad y los beneficios que se obtendrán al aplicar dicha metodología.

(Pregunta # 12 de la encuesta, ver anexo 1)

86

El 100% de los entrevistados consideran que DISZASA de C.V está en la

disposición de proporcionar todos los recursos necesarios para implementar

la metodología del “Justo a Tiempo”. (Pregunta # 6 de la encuesta, ver

anexo 1)

El 74% de los entrevistados consideran de que al implementar la

metodología del “Justo a Tiempo” se obtendrán los beneficios de rapidez en

la facturación mejor control de inventarios y entregas inmediatas. (Pregunta

# 14 de la encuesta, ver anexo 1)

El 81.81% de los clientes entrevistados consideran al servicio de despacho

de DISZASA entre bueno y malo ( cuadro No. 26 ver anexo 2 )

El 83.33% de los proveedores entrevistados no han tenido problemas de

abastecimiento a DISZASA ( Cuadro No. 33 ver anexo 3 )

El 60.78 % de los empleados entrevistados consideran que las mayores

dificultades para implementar la metodología del “Justo a Tiempo” son la

resistencia al cambio y el sistema de despacho. ( Pregunta # 7 de la

encuesta, ver anexo 1)

87

4.2 RECOMENDACIONES.

Es necesario mejorar el sistema de facturación de DISZASA, para ello se

recomienda la implementación de la metodología del “Justo a Tiempo”, de

ésta forma se minimizarán los problemas de lentitud en el despacho, la

insatisfacción de los clientes y la deficiencia de inventarios.

Para mejorar el servicio al cliente es urgente implementar la metodología

del “Justo a Tiempo”, ya que ésta enfatiza en mejorar los procesos,

simplificar operaciones, eliminar desperdicios y mejorar el tiempo de

reacción.

Es necesaria la capacitación sobre la metodología del “Justo a Tiempo” y

que esté diseñada bajo un programa que comprenda a todo el personal

involucrado en el sistema de facturación, enfatizando el cambio que los

empleados deberán afrontar.

Para implantar la metodología del “Justo a Tiempo” en DISZASA, se

requiera que esta facilite el acceso a todos sus recursos tanto humanos,

económicos, materiales y tecnológicos; con la finalidad de maximizar los

recursos que actualmente posee la empresa y así ser más competitivos

dentro del mercado.

88

La implementación de la metodología del “Justo a Tiempo” en el sistema de

facturación, es necesaria para lograr una mejor coordinación de los

diferentes departamentos que participan en dichos sistema, lo cual

proporcionará una rapidez en la facturación y ahorro en recursos

económicos, ya que se eliminan procesos, retrabajos, inventarios ociosos y

quejas de los clientes.

Para mejorar el servicio de despacho en DISZASA, es necesario la

implementación de la Metodología del “Justo a Tiempo “ , ya que ésta no

permite demoras y busca la satisfacción del cliente, efectuando las entregas

en el momento y tiempo en que el cliente los necesita.

Al implementar la Metodología del “Justo a Tiempo “, es de vital importancia

mantener una relación de trabajo más cercana con los proveedores, para

evitar desabastecimientos y obtener mejores beneficios mutuamente.

Para implementar la metodología del “Justo a Tiempo” se requerirá

establecer con claridad políticas de capacitación y personal, para vencer la

resistencia a los cambios que muchos empleados podrían tener a las

mejoras que la distribuidora quiere llevar a cabo; esto beneficiara a la

distribuidora y en especial al sistema de despacho ya que el personal

conocerá cual es el rol del “Justo a Tiempo” y el empleado en dicho

sistema.

89

CAPITULO V: PROGRAMA DE IMPLEMENTACION

OBJETIVO DEL PROGRAMA DE IMPLEMENTACION

Proporcionar a DISZASA un programa de implementación de la metodología del

“Justo a Tiempo” con todos los detalles y conocimientos suficientes, para permitir

a la empresa evaluar rápidamente su sistema de facturación y así mejorar la

competitividad en el mercado.

PLAN DE IMPLEMENTACIÓN

Para llevar a cabo la implementación de la metodología del Justo a Tiempo, es

necesario establecer un plan de implementación que defina las actividades

básicas a desarrollar, tiempo de ejecución y el costo de cada etapa de dicho plan,

el cual se detalla a continuación:

Actividades básicas

• Capacitación del personal

• Instalación y compra del equipo

• Elaboración de formularios

• Definición de área de planeación

• Definición de área de programación

• Definición de área de control

• Prueba piloto

• Monitoreo o seguimiento

• Sistema en función

• Monitoreo o seguimiento

90

91

5.1 PROCESO DE INICIACION

La metodología del “Justo a Tiempo” es nueva en empresas distribuidoras de

productos alimenticios de El Salvador. Actualmente, el proceso experimenta un

cambio significativo, a medida que las presiones competitivas, las innovaciones

tecnológicas y los adelantos en las comunicaciones se combinan para demostrar

el potencial comercial de la metodología del “Justo a Tiempo”.

En primer lugar se seleccionara al grupo que forma parte de la primera

capacitación que en éste caso serán aquellas personas que estén encargadas de

proceso de facturación que son las siguientes:

Gerente General

Gerente de Operaciones

Gerente de Comercialización

Gerente de Venta

Gerentes de Marcas

Gerente de Sistemas

Gerente de Bodega

Se les invitará a través de un memorando firmado por la Gerencia General y que

será entregada una copia a cada participante, indicando la fecha y las horas

previstas de dicha capacitación.

La persona encargada de la capacitación tendrá que cumplir con el siguiente perfil:

Ser una persona con experiencia en la metodología del “Justo a Tiempo”

Con capacidad de enseñanza

92

Con facilidad de habla

Que conozca el mercado Salvadoreño.

Para seleccionar el facilitador, éste será buscado primeramente en el sector

salvadoreño a través de las instituciones que apoyan y fomentan la capacitación,

tales como INSAFORP, FEPADE, Cámara de comercio e Industria de El Salvador,

ASI.

Una vez seleccionadas al menos tres personas, serán entrevistadas por la

Gerencia General, ya que es ésta la que tendrá el poder de decisión de contratar a

la persona más idónea para dar la capacitación a la empresa en la metodología

del “Justo a Tiempo”.

5.1.1 MODIFICACION DEL PROCESO DE FACTURACION

Normalmente la metodología del “Justo a Tiempo” requiere un cambio en la

estructura de algunos procesos, buscando así la optimización de toda la

organización, que en éste caso sería el proceso de facturación. Para orientar el

cambio, el distribuidor debe basarse en la información obtenida al evaluar su

organización.

Como se vio ya anteriormente el sistema de facturación de DISZASA tiene ciertos

vacíos con los cuales se tiende a retrasar dicho proceso, los cuales radican en

tener la certeza que el inventario que se venda exista realmente y poder ver que

otra dificultad pueda encontrar en este camino como cuestiones de crédito de los

clientes y tratar la manera de eliminar algunos pasos.

Para modificar el proceso de facturación se proponen los siguientes pasos:

93

PASO No. 1:

� Tomando las proyecciones de ventas (utilizando el método estadístico móvil

simple con variante) y los inventarios existentes, se determinarán las

cantidades a pedir verificando los precios de compra. El encargado será

cada gerencia de marca, así como también el gerente de ventas y

mercadeo.

PASO No. 2:

� Se elaborará orden de compra para el proveedor, con su respectiva firma

autorizada: (ver orden en anexo 4)

Una copia al proveedor

Una copia al departamento de importaciones de DISZASA.

Se notifica del pedido a bodega. (A través de E-mail interno y copia de

Pedido)

PASO No. 3:

Los pasos de importación a partir de éste punto continuarán igual ya que no se

encontraron mayores problemas para la distribuidora en esta área. (ver

páginas 17-18-19)

PASO No. 4:

Para agilizar el sistema de facturación los vendedores contarán con

máquinas portátiles (handhelds ver anexo 5) para hacer sus pedidos desde

el almacén del cliente cuando sean pedidos de suma urgencia, ya que

94

siempre se contará con las facturaciones normales, porque hay clientes,

como los supermercados que entregan orden de compra y fecha en los

cuales se tiene que despachar el producto.

Estas máquinas también buscarán ayudar al vendedor a estar conectado

con el sistema de DISZASA para que puedan ver los inventarios que posee

la empresa y así poder con mayor seguridad vender el producto al cliente

ya que se podrán observar la existencias de los mismos; por otra parte

tendrán la ventaja de ver la situación del cliente con respecto a su crédito.

5.1.2 DISEÑO DEL SISTEMA DE FACTURACION UTILIZANDO LA

METODOLOGIA DEL “JUSTO A TIEMPO”.

Con éste sistema se pretende ayudar a mejorar el sistema de facturación y

maximizar los recursos con que cuenta la distribuidora, se buscará también tener

un mejor control de todos éstos procesos para evitar en la medida de lo posible

errores que puedan afectar la venta y por ende mejorar la atención al cliente y

tener una buena relación con los proveedores. Se definirán funciones en cada uno

de los procesos para mantener el control adecuado del proceso de facturación.

A continuación se presentan los procesos y funciones para la mejora del sistema

de facturación de la distribuidora:

Tomando las proyecciones de ventas (utilizando el método estadístico móvil

simple con variante) y los inventarios existentes, se determinarán las

cantidades a pedir verificando los precios de compra. El encargado será

95

cada gerencia de marca, así como también el gerente de ventas y

mercadeo.

Con éste paso se pretende tener un mejor control o panorámica de cada

producto y la demanda que éste posee.

SISTEMA ACTUAL PROPUESTA No existe tal cuadro en el que reflejan todos éstos datos, cada quien lo hace como más le conviene, no hay un formato único.

Formato único para todas las marcas que posee DISZASA donde se reflejan días de inventario y ventas presupuestadas y los promedios de venta que han venido teniendo en los últimos 3 meses.

MERCADEO

Cada Gerente de Marca analizará por medio de su presupuesto y los

promedios que tiene de venta e inventarios; estructurará un cuadro (ver

cuadro Pág. 96) en el cual se reflejen todos éstos datos con el fin de

verificar los días de inventario, así como la proyección que se tiene para

ése mes con el fin de hacer un pedido acorde con la expectativas que se

poseen. A ésto se anexarán las promociones o incentivos que se tendrán

para alcanzar las metas propuestas.

96

CUADRO DE GERENCIA DE MARCA PARA ELABORACION DE PED IDO

BIC CENTROAMERICAPEDIDO AGOSTO DEL 2002PAIS: EL SALVADORRESPONSABLE: RUBEN EVANGELISTAPREPARADO: RUBEN EVANGELISTAFECHA: 16 DE JULIO 2002EN UNIDADES

PROVEEDOR: NO SABE FALLAR ( BIC MEXICO)

PEDIDO VENTA PROM. VENTACODIGO DESCRIPCION AGOSTO 2002 AGOSTO 2001 PM3 DIAS DE INV

11245 BOLIGRAFO MEDIANO AZUL CAJ-12 UND + DIAMANTE 1,152,000 1,145,000 1,150,000 3111246 BOLIGRAFO MEDIANO NEGRO CAJ-12 UND + DIAMANTE 1,152,000 1,145,000 1,150,000 3011247 BOLIGRAFO MEDIANO ROJO CAJ-12 UND + DIAMANTE 864,000 860,000 859,000 3111248 BOLIGRAFO MEDIANO VERDE CAJ-12 UND + DIAMANTE 72,000 70,000 71,000 3012942 BOL. MEDIANO SURTIDO 4 + 1 LAPIZ FREE 60,000 58,000 58,620 2990825 BOL. MEDIANO BOLSA DE 2 UND. AZUL 12,000 10,500 11,250 3090826 BOL. MEDIANO BOLSA DE 2 UND. NEGRO 7,250 6,500 6,600 27

PROMOCIONES E INCENTIVOS A LOS VENDEDORES:~ Descuento adicional de un 3% al bolígrafo clásico + diamante, cargada a la provisión de marca~ Por cada 100 docenas en venta de bolígrafo mediano de cualquier color el vendedor recibirá $10.00~ Publicación del bolígrafo bolsa de 2 unidades en el supermercados Selectos

FIRMA DEL GERENTE DE VENTAS FIRMA DEL GERENTE DE MARCA

97

VENTAS

El Gerente de Venta se encargará de verificar el cuadro con la información

proporcionada por el Gerente de Marca, para analizar el pedido que se

pretende efectuar que esté acorde con la realidad, así como también revisar

las promociones e incentivos que se le proporcionarán para realizar ésa

venta. (Ver pagina 96)

Ya cumplido éste paso se procederá a firmar de autorizado el pedido por

ambas partes y se entregarán las copias respectivas al proveedor y al

departamento de bodega e importaciones.

En caso de que no se llegue a un acuerdo entre el Gerente de Ventas y el

Gerente de Marca se procederá a presentarlo a la Gerencia General para la

autorización o rechazo del pedido.

Se elaborará orden de compra para el proveedor, con su respectiva firma

autorizada: (ver cuadro en anexo 4)


Una copia al departamento de importaciones DISZASA

PROVEEDOR

El proveedor recibirá su orden de pedido por parte del distribuidor y

procederá a la producción o a la preparación del pedido. (Ver pagina 96)

98

IMPORTACIONES

El encargado de importaciones recibirá la copia del pedido debidamente

autorizado como respaldo y comprobación del pedido a la hora que el

proveedor mande la copia de la factura para el costeo del producto para

impuestos y fletes.

BODEGA

El encargado de bodega recibirá su copia del pedido autorizado.

Facturación por medio del vendedor

VENTAS

Se proveerán a los vendedores de máquinas portátiles, ya que no poseen

en éste momento en la distribuidora éste tipo de máquinas, (PC de bolsillo

ver anexo 5) para que ellos puedan ver inventarios reales y el tipo de

crédito del cliente, para agilizar el proceso de facturación ya que hay

clientes que necesitan urgentemente los pedidos. Esto ayudará a que el

vendedor venda productos con existencias reales y ofrecerle un mejor

servicio al cliente.

Con ésto se pretende: a) ser más ágiles y responder de inmediato a las

expectativas de los clientes. b) recortar ciertos pasos del sistema de

facturación actual.

99

Como se presenta en el siguiente gráfico.

Eliminación de

estos pasos

con propuesta

“Justo a Tiempo”

al sistema

actual de factura-

ción.


VENDEDOR



PEDIDOS


MORA SE CANCELA EL

PEDIDO



CLIENTES Y DESCUENTOS

ESPECILES




100

El sistema de facturación con la utilizando la metodología del “Justo A Tiempo”

quedará de la siguiente manera:


FACTURAS A BODEGA

BODEGA RECIBE CONSOLIDADO DE FACTURACION Y CALSIFICA PARA LAS DIFERENTES

ZONAS


BODEGA



DE DESPACHO




(A TRAVES DE PC DE

BOLSILLO)

101

Despacho del producto

Con relación a despacho se tendrán que contratar 10 camiones para

entregas en temporadas altas, ya que DISZASA carece de camiones para

repartición.

5.1.3 RELACIONES CON LOS PROVEEDORES

Mantener buenas relaciones con los fabricantes o proveedores es de suma

importancia para aplicar la metodología del “Justo a Tiempo”.

Se exigirán productos de alta calidad, en cantidades más pequeñas y entregadas

de manera oportuna. Esto implicará que se tendrán compromisos a largo plazo y

se deberá proporcionar pronósticos precisos.

5.1.4 CAPACITAR AL PERSONAL EN LA METODOLOGIA DEL “JUSTO A

TIEMPO”

Para implementar la metodología del “Justo a Tiempo”, la capacitación sobre ésta

debe comenzar desde los ejecutivos de alto nivel:

Gerente General


Gerente de Comercialización

Gerente de Venta

102

Gerentes de Marcas

Gerente de Sistemas

Gerente de Bodega

Los cuales por la posición dentro de la organización tienen la capacidad de tomar

decisiones muy importantes que involucren a toda la empresa.

La capacitación deberá ser impartida por una persona conocedora del medio que

será contratada específicamente para ésto, se impartirá por módulos que se

detallan a continuación.

MODULOS DE LA CAPACITACION

MODULO I: BENEFICIOS DE LA METODOLOGIA DEL “JUSTO A TIEMPO”

VRS CALIDAD TOTAL Y LA REINGENIERIA.

OBJETIVOS GENERALES:

A) Conocer las características principales y los beneficios de la metodología

del “Justo a Tiempo”.

B) Sensibilizar a la alta Gerencia con poder de decisión, acerca de la

necesidad de implementar la metodología del “Justo a Tiempo” en el

proceso de facturación de DISZASA.

103

PROPÓSITO DE LA CAPACITACION

Al finalizar el presente módulo, la alta Gerencia pueda diferenciar las ventajas

que ofrece la metodología del “Justo a Tiempo” con respecto a otros métodos

de productividad y administración existente

OBJETIVOS ESPECIFICOS

A) Capacitar a la Alta Gerencia en la metodología del “Justo a Tiempo”, La

Calidad Total y la Reingeniería

B) Demostrar que el “Justo a Tiempo” es la metodología más adecuada para

implementarla en el proceso de facturación.

PERFIL DEL MODULO

Objetivo del Módulo I:

Dar a conocer las características principales y los beneficios del “Justo a Tiempo”,

así como sensibilizar a la Alta Gerencia para implementar la metodología del

“Justo a Tiempo” en el proceso de facturación.

104

Temas:

Los temas están enfocados a capacitar a la Alta Gerencia en el “Justo a Tiempo”,

La Calidad Total y la Reingeniería, para demostrar que es el “Justo a Tiempo” la

metodología más adecuada.

Dirigido a:

Gerente General, Gerente de Operaciones, Gerente de Comercialización, Gerente

de Ventas, Gerentes de Marcas, Gerente de Sistemas, y Gerente de Bodega.

Contenido del módulo:

¿Cuál es el proceso de facturación actual en DISZASA?

¿Qué es el “Justo a Tiempo”?

¿Qué es Calidad Total?

¿Qué es Reingeniería?

Propósito del “Justo a Tiempo”

Propósito de Calidad Total

Propósito de Reingeniería

¿Qué beneficios aporta el “Justo a Tiempo”?

¿Qué beneficios aporta la Calidad Total?

¿Qué beneficios aporta la Reingeniería?

Tiempo de Duración: 20 horas

Dos horas continúas de 8 a 10 A.M. días lunes, Miércoles y Viernes

105

IMPARTICION:

Será impartido por un especialista en la materia

Lugar: Sala de Conferencias de DISZASA

Se les proporcionará material de apoyo por escrito.

MODULO II: CARACTERISTICAS DE LA METODOLOGIA DEL “J USTO A

TIEMPO” Y LA PROPUESTA DEL NUEVO PROCESO DE FACTURA CION.

OBJETIVO GENERAL:

Demostrar que el “Justo a Tiempo” es la metodología que va a mejorar las

relaciones de compra con los proveedores, mejorar la calidad del servicio, así

como la participación de los empleados en el marco del “Justo a Tiempo”.


Al finalizar el Módulo II, la Alta Gerencia estará convencida que la metodología del

“Justo a Tiempo” es la adecuada para implementarla en el proceso de facturación

de DISZASA.

106

OBJETIVO ESPECIFICO:

Capacitar a la Alta Gerencia en el marco del “Justo a Tiempo”, de cuales serán los

roles a desempeñar en las funciones de compras, los proveedores, la Calidad del

Servicio y la intervención de los empleados en el nuevo proceso de facturación.

PERFIL DEL MODULO:

Objetivo del Módulo II:

Proporcionar las herramientas necesarias, para que la alta Gerencia de DISZASA

se convenza que la metodología del “Justo a Tiempo” traerá muchos beneficios a

la organización.

Temas:

Los temas aquí desarrollados serán de gran ayuda a la Alta Gerencia, ya que

podrán definir las funciones de compra, las relaciones con los proveedores, la

mejora en la calidad del servicio y la intervención de los empleados.

Dirigido a:

Gerente General, Gerente de Operaciones, Gerente de Comercialización, Gerente

de Ventas, Gerentes de Marcas, Gerente de Sistemas y Gerente de Bodega.


El “Justo a Tiempo” y los proveedores

Las compras Justo a Tiempo

107

Los pasos para mejorar la calidad del servicio

La intervención de los empleados.

Propuesta del nuevo proceso de facturación de DISZASA

Tiempo de duración: 20 horas

Dos horas continúas de 8 a 10 A.M.

Días: Lunes, Miércoles y viernes.

IMPARTICION

Será impartido por un especialista en la materia

Lugar: sala de conferencias de DISZASA

Se proporcionará material de apoyo por escrito.

PRESUPUESTO DE CAPACITACIONDE LA ESTRATEGIA "JUSTO A TIEMPO"A LOS EJECUTIVOS.

No CONCEPTOS COSTO/ UNT TOTAL

1 FACILITADOR EXPERTO EN LA ESTRATEGIA $2,000.00 $2,000.00"JUSTO A TIEMPO" QUE PREPARE EL MATERIALIMPARTIR.

40 Horas DURACION DE LA CAPACITACION $100.00 $4,000.00

20 Dias ALQUILER DEL LOCAL $250.00 $5,000.00

26 REPRODUCCIONES DEL MATERIAL PARA CAPACITACION $6.00 $156.00( 26 PERSONAS A CAPACITAR )

260 COFFE BREAKS $3.00 $780.00

IMPREVISTOS $1,000.00

TOTAL $12,936.00

108

5.1.5 CAPACITAR AL RESTO DE LA ORGANIZACIÓN

Una vez en la distribuidora se inicie la implementación de la metodología del

“Justo a Tiempo” es necesario el apoyo de todos los niveles (Gerenciales,

administrativos y operativos). También es necesario tener el apoyo de todos los

departamentos (Ventas, mercadeo, importación, bodega, sistemas). La

capacitación se efectuará de acuerdo a los siguientes módulos.

MODULO I: SITUACION ACTUAL DEL SISTEMA DE FACTURACION DE

DISZASA Y GENERALIDADES DEL JUSTO A TIEMPO.

OBJETIVO GENERAL:

Conocer la situación actual del Sistema de facturación en DISZASA, las

generalidades de la metodología del “Justo a Tiempo”, la mejora a los procesos, e

identificar cuales son las causas del desperdicio para eliminarlos.


Qué el presente módulo dé a conocer al resto de la organización, la situación

actual del sistema de facturación, generalidades del “Justo a Tiempo”, las mejoras

a los procesos que propone el “Justo a Tiempo” y determinar las causas del

desperdicio; para crear una conciencia al cambio e implementarlos en el sistema

de facturación.

109

OBJETIVO ESPECIFICO

Capacitar a toda la organización en el marco del “Justo a Tiempo”, sobre cómo

mejorar los procesos que se involucran con el sistema de facturación de

DISZASA.

PERFIL DEL MODULO

Objetivo del Módulo:

Dar a conocer al resto de la organización cuál es el problema actual del sistema

de facturación que posee DISZASA, así como hablar de las generalidades del

“Justo a Tiempo”, las mejoras que habrán a los procesos involucrados con

facturación y definir cuáles son las principales causas del desperdicio.

Temas:

Abarca desde el problema actual del sistema de facturación de DISZASA, las

generalidades del “Justo a Tiempo”, las mejoras a los procesos involucrados e

identificar las causas del desperdicio dentro de la organización.

Dirigido a:

Encargados de facturación, secretarias, contadores, bodegueros, vendedores,

despachadores.

110

Contenido del Módulo:

Situación actual del sistema de facturación en DISZASA

Generalidades del “Justo a Tiempo”

Eliminar desperdicios (Causas)

Mejoras a los procesos

Tiempo de Duración: 12 Horas


Días: Lunes- miércoles- y viernes

IMPARTICION:

Será impartido por un especialista en el tema

Lugar: Sala de conferencias de DISZASA


111

MODULO II: BENEFICIOS DE LA METODOLOGIA DEL “JUSTO A TIEMPO” Y

LA NUEVA PROPUESTA DEL SISTEMA DE FACTURACION.

OBJETIVO GENERAL:

Determinar las nuevas relaciones con los proveedores según la metodología del

“Justo a Tiempo”, evitar los inventarios ociosos y establecer el tamaño de los lotes

de pedido, las mejoras al servicio y tiempo de entrega, la intervención del resto

del personal de la organización y la nueva propuesta del sistema de facturación.


El módulo pretende instruir al resto de la organización sobre las nuevas

exigencias a las cuales se someterán según la metodología del “Justo a Tiempo”.

OBJETIVO ESPECIFICO

Capacitar a toda la organización sobre las exigencias que impone el “Justo a

Tiempo”, y propiciar el cambio de actitud para poder implementar el nuevo

sistema de facturación en DISZASA.

112

PERFIL DEL MODULO

Objetivo del módulo:

Propiciar un cambio de actitud del resto de la organización en el marco del “Justo

a Tiempo”, sobre las nuevas relaciones con proveedores, las compras Justo a

Tiempo, las mejoras al servicio y tiempo de entrega, el nuevo rol de los

empleados, y la propuesta de cambio en el sistema de facturación.

Temas:

Hace énfasis en las exigencias que impone el “Justo a Tiempo” en: las relaciones

con los proveedores, el inventario ocioso y tamaño de lotes de pedido, el servicio

y tiempo de entrega, el rol de los empleados y la nueva propuesta del sistema de

facturación de DISZASA.

Dirigido a:

Encargados de facturación, secretarias, contadores, bodegueros, vendedores,

despachadores.


Relaciones con proveedores “Justo a Tiempo”

Inventarios Ociosos, tamaño de lotes de pedido

Servicio, tiempo de entrega “Justo a Tiempo”

Rol de los empleados

113

La nueva propuesta del sistema de facturación “Justo a Tiempo”

Tiempo de Duración: 20 horas


Días: Lunes, Miércoles y Viernes

IMPARTICION

Será impartido por un especialista en el tema

Lugar: sala de conferencias de DISZASA


PRESUPUESTO DE CAPACITACIONDE LA ESTRATEGIA "JUSTO A TIEMPO"AL RESTO DE EL PERSONAL

No CONCEPTOS COSTO/ UNT TOTAL

1 FACILITADOR EXPERTO EN LA ESTRATEGIA"JUSTO A TIEMPO" QUE PREPARE EL MATERIALIMPARTIR.

32 Horas DURACION DE LA CAPACITACION $50.00 $1,600.00

16 Dias ALQUILER DEL LOCAL $250.00 $4,000.00

96 REPRODUCCIONES DEL MATERIAL PARA CAPACITACION $6.00 $576.00( 96 PERSONAS A CAPACITAR )

768 COFFE BREAKS $1.50 $1,152.00

IMPREVISTOS $800.00

TOTAL $8,128.00

114

5.1.6 INICIAR EL PROCESO PILOTO

El proceso piloto se iniciará en el departamento de ventas ya que éste es la razón

de ser de la empresa, por lo que se considera el más importante de los

departamentos.

FORMACION DEL EQUIPO DE TRABAJO.

El primer paso para implementar el “Justo a Tiempo” es integrar un equipo para

que haga las veces de fuerza motriz detrás de su implementación.

El equipo deberá estar integrado por:

Alta Gerencia (Gerente General)

Gerente de Marcas

Departamento de Operaciones (Gerente de Operaciones)

Departamento de Ventas (Gerente de Ventas)

Departamento de Despacho y Bodega (Gerente de Bodega)

Departamento de Informática (Gerente de Sistemas)

Departamento de Contabilidad (Contador General)

La primera prioridad será asistir a los seminarios de la metodología del “Justo a

Tiempo” que se impartirán, en donde se presentarán los estudios hechos y

experiencias con otras empresas mediante exposiciones audio visuales.

La capacitación será impartida por una persona conocedora del medio, y será

contratada específicamente para esto.

De ahí se presentarán las metas que la compañía desea en que se involucren y

que todos estén de acuerdo y motivados para llevar a cabo.

115

METAS A ALCANZAR DESPUES DE RECIBIR LA CAPACITACION E

IMPLEMENTARLA.

� Evitar pérdidas en ventas, por falta de productos en plaza.

� Disminuir reclamos de clientes.

� Mejorar servicio al cliente, incrementando las ventas.

� Evitar que los productos lleguen a niveles de obsolescencia.

� Agilizar trámites administrativos reduciendo el tiempo de trámites en un

60%.

� Involucrar a todos empleados por medio de la motivación para realizar las

tareas con todo el entusiasmo, para que todo el sistema a implantar sea un

éxito.

� Establecer un sistema de trabajo con los proveedores de manera que

existan compromisos de ellos en las entregas.

CAPACITACION A PROVEEDORES

No solamente los empleados de la distribuidora deberán conocer de los principios

básicos del “Justo a Tiempo”, sino también los proveedores, éstos tendrán

sesiones o instrucciones precisas de las ventajas que tendrá el ocupar la

metodología del “Justo a Tiempo” y sus principios.

Como primer paso es informar al proveedor la intención de la distribuidora de

implementar la metodología del “Justo a Tiempo”. Esto se hará mediante visitas a

116

los proveedores presentando a ellos los principios básicos del “Justo a Tiempo” y

los planes del programa para proveedores.

Para ello la Alta Gerencia se presentará ante los proveedores y explicará como

funcionan y bajo que normas se regulan; para establecer un compromiso entre

ambos, detallando calidad del producto, cantidades, fechas de salida del producto,

etc.

Teniendo todo lo anterior el proveedor o proveedores tendrán que hacer la labor

de persuasión con sus empleados y sólo así atender las exigencias que el

comprador demanda. Después se tendrán que hacer visitas y revisiones

periódicas para evaluar los progresos del sistema “Justo a Tiempo” y tener una

retroalimentación más certera.

DESARROLLAR SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.

Al establecer la metodología del “Justo a Tiempo” se deberán desarrollar los

sistemas y procedimientos que determinen el funcionamiento del sistema. Los

procedimientos definen los roles de operación, las responsabilidades y la

autoridad de cada grupo involucrado.

La metodología del “Justo a Tiempo” no tendrá sus efectos si no define

claramente por escrito, se documenta debidamente pues por lo contrario los

empleados tienden a desviarse de los procedimientos principales, y los resultados

serán la desorganización.

Los procedimientos serán los siguientes para todo el proceso.

117

Para tener el inventario Justo a Tiempo se elaborará un cuadro único para todas

las marcas que posee DISZASA. El cual servirá para elaborar una orden de

compra y chequear así el inventario existente y días de inventario que se tienen

del producto así como el promedio de ventas de los últimos 3 meses.

Ejemplo: Se tomará para éste caso el producto lapiceros BIC

SISTEMA ACTUAL PROPUESTA No existe tal cuadro en el que se reflejaren todo estos datos, cada quien lo hace como más le conviene, no hay un formato único.


MERCADEO


promedios que tiene de venta e inventarios; estructurará un cuadro (ver

cuadro en Pág. 118) en que el cual se reflejen todos éstos datos con el fin

de verificar los días de inventario, así como la proyección que se tiene para

ése mes con el fin hacer un pedido acorde con las expectativas que se

poseen. A ésto se anexarán las promociones o incentivos que se tendrán

para alcanzar las metas propuestas.

118

CUADRO DE GERENCIA DE MARCA PARA ELABORACION DE PED IDO



PEDIDO VENTA PROM. VENTACODIGO DESCRIPCION AGOSTO 2002 AGOSTO 2001 PM3 DIAS DE INV11245 BOLIGRAFO MEDIANO AZUL CAJ-12 UND + DIAMANTE 1,152,000 1,145,000 1,150,000 3111246 BOLIGRAFO MEDIANO NEGRO CAJ-12 UND + DIAMANTE 1,152,000 1,145,000 1,150,000 3011247 BOLIGRAFO MEDIANO ROJO CAJ-12 UND + DIAMANTE 864,000 860,000 859,000 3111248 BOLIGRAFO MEDIANO VERDE CAJ-12 UND + DIAMANTE 72,000 70,000 71,000 3012942 BOL. MEDIANO SURTIDO 4 + 1 LAPIZ FREE 60,000 58,000 58,620 2990825 BOL. MEDIANO BOLSA DE 2 UND. AZUL 12,000 10,500 11,250 3090826 BOL. MEDIANO BOLSA DE 2 UND. NEGRO 7,250 6,500 6,600 27



119

VENTAS

El Gerente de Venta se encargará de verificar el cuadro con la información

proporcionada por el Gerente de Marca, para analizar el pedido que se

pretende efectuar que esté acorde con la realidad, así como también revisar

las promociones e incentivos que se le proporcionarán para realizar esa

venta. Ya cumplido este paso se procederá a firmar de autorizado el pedido

por ambas partes y se entregarán las copias respectivas al proveedor y al


En caso de que no se llegue a un acuerdo entre el Gerente de Ventas y el

Gerente de Marca se procederá a presentarlo a la Gerencia General para la

autorización o rechazo del pedido.

Se elabora orden de compra para el proveedor, con su respectiva firma

autorizada: (ver cuadro en anexo 4)



Se notifica del pedido a bodega, para que reserve espacio.

PROVEEDOR


procederá a la producción o a la preparación del pedido. (Ver pagina 118)

IMPORTACIONES



120


impuestos y fletes.

BODEGA



VENTAS

Se proveerán a los vendedores PC de bolsillo, ya que no poseen en éste

momento en la distribuidora éste tipo de máquinas, (Handhelds ver anexo

3) para que ellos puedan ver inventarios reales y el tipo de crédito del

cliente para agilizar el proceso de facturación ya que hay clientes que

necesitan urgentemente los pedidos. Esto ayudará a que el vendedor venda

productos con existencias reales y ofrecerle un mejor servicio al cliente.

Con ésto se pretende ser más ágiles y responder de inmediato a las

expectativas de los clientes; y se pretende recortar ciertos pasos del

sistema de facturación actual como se presenta en el siguiente gráfico.

121

MODIFICACION EN EL SISTEMA DE FACTURACION ACTUAL DE DISZASA

Recorte de

estos pasos

con propuesta


al sistema

actual


VENDEDOR



PEDIDOS


MORA SE CANCELA EL

PEDIDO



CLIENTES Y DESCUENTOS ESPECIALES




122




repartición.

RESPONSABILIDADES QUE TENDRAN CADA UNO DE LOS INVOLUCRADOS

APLICANDO LA METODOLOGIA DEL “JUSTO A TIEMPO”

� Alta Gerencia:

� Negociar precios con proveedores

� Aprobar gastos para trámites

� Autorizar prioridades de producto de pedidos

� Revisar actividades de cada grupo de trabajo y modificarlas si es

necesaria.

� Gerencias de Marca:

� Revisión mensual de cantidades a pedir de acuerdo al presupuesto

mensual de ventas

� Revisión de las rotaciones de inventario de acuerdo al movimiento de

cada producto

� Elaboración del pedido a los proveedores

� Comprobar mediante correo electrónico o fax cantidad a despachar

123

� Distribuir un listado detallado a los grupos de trabajo de los

productos que se recibirán para la comprobación final a la llegada de

la mercadería.

� Importaciones:

� Tramitar documentos de carácter aduanal y los respectivos permisos

y pagos.

� Informar ante los demás grupos de trabajo el día y la hora de llegada

de los productos tanto como a la bodega como a la aduana, para

tener un dato más exacto de la llegada de la mercadería

� Traslado de documentos a oficinas aduaneras y permisos de parte

del Ministerio de Hacienda.

� Departamento de Contabilidad:

� Emitir cheques para el pago de impuesto, mercadería.

� Revisión de documentos y autorización para los trámites como

auditoría interna para el buen funcionamiento del manejo del dinero.

� Enviar reportes de los costos finales de los productos importados y

con los detalles de cada gasto para obtener el costo real.

� Departamento de Ventas:

� Revisión mensual de cantidades a pedir de acuerdo al presupuesto

mensual de ventas

124

� Revisión de las rotaciones de inventario de acuerdo al movimiento de

cada producto.

� Bodega:

� Reportar a los demás grupos el día y la hora de ingreso de la

mercadería a bodega, como también las cantidades unidades y

productos mediante copia del documento que el transportista trae

consigo.

� Revisar las cantidades ingresadas respecto al documento que

ampara el envió y detallar las diferencia si es que existen.

CONCLUSIONES DE LA PRUEBA PILOTO

El propósito de la metodología del “Justo a Tiempo” si se cumple ya que la

distribuidora ha logrado reducir los inventarios, mejorar los procesos y

mejorar la atención al cliente; ya que tiene los inventarios necesarios para

responder a la demanda y, los vendedores por medio de las PC de bolsillo

pueden ver los inventarios reales que posee la distribuidora en ése

momento y además el crédito del cliente; por lo que se puede dar una

respuesta inmediata al cliente.

Los beneficios de la metodología del “Justo a Tiempo”, como enfatizar las

mejoras de los procesos se ha cumplido, ya que se ha logrado mejorar y

recortar el sistema de facturación cumpliéndose a la vez, el de simplificar

125

las operaciones eliminado los desperdicios ya que toda la organización

forma un sólo equipo de trabajo para un objetivo común, y el proceso tiene

flexibilidad para mejorar el tiempo de reacción.

Los siete principios del “Justo a Tiempo” si se cumple como veremos a

continuación:

IGUALAR OFERTA Y DEMANDA:

La demanda real, es la cantidad de artículos que el cliente necesita,

cuando realmente los necesita y con la calidad que los necesita.

Si se cumple éste principio, ya que la distribuidora por medio de los

vendedores podrá ofrecerle al cliente inventarios reales con la utilización de

las PC de bolsillo, ya que podrá observar el inventario real que hay en ése

momento en la distribuidora y también por medio del cuadro único (ver Pág.

117) que hará cada gerente de marca, el cual será analizado por el Gerente

de Ventas. Este cuadro tiene como objetivo reflejar los inventarios

necesarios para atender la demanda existente.

EL PEOR ENEMIGO: DESPERDICIO:

La distribuidora ha logrado un balance entre los trabajadores y procesos, ya

que se mejoraron los procesos y todo el personal participante tiene un

mismo objetivo en común.

126

CONTINUO, NO POR BULTOS:

Distribuir sólo las unidades necesarias, en las cantidades necesarias, en el

tiempo necesario.

La distribuidora ha logrado igualar la oferta y la demanda, se ha fijado

metas para cumplir dicho objetivo de venta.

MEJORAR CONSTANTEMENTE

La distribuidora siempre está en constante movimiento y crecimiento por lo

que siempre busca ésta mejora a través de cambios a sus procesos para

alcanzar las metas propuestas año con año.

PRIMERO EL SER HUMANO

La distribuidora cuenta con personal calificado, con sueldos competitivos y

prestaciones laborales buenas para mantener la estabilidad del personal

dentro de la empresa.

SOBREPROTECCION = INEFICIENCIA

La distribuidora ya aplica este principio ya que ha eliminado o reducido los

stocks de seguridad, movimientos innecesarios y los tiempos de espera.

NO VENDER EL FUTURO

La distribuidora posee un plan de trabajo definido a largo plazo en el

proceso de facturación de la empresa.

127

5.1.7 EXTENDER LA IMPLEMENTACION DEL PROCESO EN TODA LA

EMPRESA

Una vez terminado el proyecto piloto en el departamento de ventas, el último paso

consiste en implementar el proceso en los departamentos de operaciones,

despacho, bodega, informática y contabilidad. La aplicación generalizada debe ser

supervisada de cerca por una persona o un grupo de personas claves en éste

caso serán los involucrados en el proceso de facturación de DISZASA que son el

Gerente de Ventas, Gerente de Operaciones, Gerencia de Cómputo y la Gerencia

de Mercadeo; a su vez la Gerencia General debe desempeñar la función de

coordinador de los distintos departamentos.

La creación de planes y la puesta en práctica de los cambios tecnológicos, ocurren

con mayor rapidez que en la prueba piloto, debido a que la distribuidora ya ha

estabilizado el proceso y ha adquirido experiencia con los nuevos sistemas, éstos

deberán implementarse más eficazmente en el resto de los departamentos.

SEGUIMIENTO, SUPERVISION Y MEJORAMIENTO DEL PROCESO.

En la práctica la implementación de la metodología del “Justo a Tiempo” no

termina nunca, la distribuidora debe supervisar, actualizar y mejorar el proceso en

forma continua. Mientras que la metodología del “Justo a Tiempo” se evalúa de

acuerdo con los resultados financieros y la posición en el mercado, el

mejoramiento continuo se logra mediante las respuestas obtenidas a partir del

proceso mismo.

128

COSTOS DE LA IMPLEMENTACIÓN

ACTIVIDAD COSTO

Capacitación del personal $ 21,064.00

Instalación y compra de equipo $ 13,764.60

Elaboración de formularios $ 500.00

Definición de área de planeación $ 250.00

Definición de área de programación $ 250.00

Definición de área de control $ 250.00

Prueba piloto $ 750.00

Monitoreo o seguimiento $ 250.00

Sistema en función

Monitoreo o seguimiento $ 250.00

TOTAL $ 38,328.60

129

CRITERIOS DE EVALUACION DEL SEGUIMIENTO, SUPERVISION Y

MEJORAMIENTO DEL PROCESO.

Resultados financieros y relacionados con la competencia.

� Han aumentado las ventas y las utilidades:

Con la metodología del “Justo A Tiempo” se pretende que las ventas

y el crecimiento que la distribuidora tiene se vean incrementados en

un 10% con relación al actual.

� Han aumentado la participación en el mercado la distribuidora:

La distribuidora con la implementación de la metodología del “Justo A

Tiempo” busca llegar a ser la número uno en su ramo ya que

actualmente por ventas $ está ubicada en segundo lugar pero en

distribución ésta se ubicada en primer lugar, ayudándose con la

metodología del “Justo a Tiempo “ a mantener éste puesto.

� Han disminuido los costos

La disminución de los costos es de suma importancia para cualquier

empresa, por lo que la distribuidora medirá con la implementación de

la metodología del “Justo A Tiempo” si se verán reducidos o no.

EFICACIA DE LA PLANIFICACION

� Están siendo implementados los planes dentro de la empresa:

130

Este seguimiento lo verán los involucrados en el proceso de

facturación:

Gerencia de Ventas

Gerencia de Operaciones

Gerencia de Cómputo

Gerencia de Mercadeo

Estos a su vez tendrán la obligación de estar informando a la

Gerencia General los resultados de esta implementación.

� Se están logrando la meta de los planes

La Gerencia General estará informada por los involucrados si las

ventas han mejorado ( Gerencia de Ventas ), si los procesos se han

agilizado dentro de la distribuidora ( Gerencia de Operaciones ) la

facturación es más ágil ( Gerencia de Cómputo ), los costos han

disminuido ( Contador General ); y la Gerencia General será quien

informe a la Junta Directiva de la distribuidora los resultados

globales.

FUNCIONES DE FACTURACION

� Son eficaces los procesos de facturación aplicados diariamente.

El dar a los vendedores las PC de bolsillo ayuda a agilizar los

procesos, se está digitando mejor éstos pedidos, errores de

facturación que surjan tiene que estar siendo supervisados por la

131

Gerencia De Ventas y Cómputo para llegar a mejorar el sistema de

Facturación.

Se observará si realmente se están siguiendo los pasos de la

facturación, con la metodología del “Justo a Tiempo”, si es menos

burocrático y más ágil tanto para el vendedor como la distribuidora

éste proceso, para así poderle dar un mejor servicio a sus clientes.

OTRAS AREAS DE LA ORGANIZACION

� Que efectos ha tenido la metodología del “Justo a Tiempo” en el

área operativa, en los departamentos y en las áreas de logística y

reabastecimientos:

Se va estar viendo que tan rápido se están haciendo los procesos de

importación para poder tener el producto con puntualidad, el espacio

en la bodega se maximizó con la implementación de la metodología

del “Justo a Tiempo”, en todo esto está involucrado la “Gerencia de

Operaciones” que estará observando de cerca el desarrollo de las

actividades.

EVALUACION AL PERSONAL CAPACITADO

� Para darle el seguimiento al personal capacitado se formará un

comité de evaluación, los cuales estarán conformados por las

personas que tengan a cargo su personal que en éste caso serán:


Gerente de Ventas

132

Gerente de Contabilidad

Gerente de Créditos

Gerente de Cómputo

Gerente de Bodega

La evaluación se iniciara después de 3 meses de comenzado el

proyecto, donde se tratará de ver que tan provechosa fue la

capacitación y los cambios que se le han hecho al sistema de

facturación, esta evaluación se hará por medio de un cuestionario

(Ver anexo 6) que lo pasará cada Gerencia a su personal.

Luego de finalizado la evaluación cada uno presentará sus

resultados al comité donde se podrán observar las debilidades o

deficiencias que se han tenido en el proceso y ver que departamento

esta fallando y de que manera se puede cambiar para que funcione y

ayude al objetivo de la organización.

BIBLIOGRAFIA

Edward J. Hay. “Justo a Tiempo” 15 ª edición,1989, Editorial Norma S.A.

Gutiérrez Garza, Gustavo. “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4ª edición, 1998,

Ediciones Castillo S.A. de C.V.

Gildaberto Bonilla, “Estadística II” 2 edición, 1992, UCA editores.

George Kanawaty, “Introducción al estudio del trabajo” 3 edición, 1995, Editorial

Limusa S.A. de C.V

Koontz / Weihrich, “Administración una perspectiva global” 10 edición, 1997,

Editorial McGraw-Hill.

Michael Hammer & James Champú, “Reingeniería” 7 edición, 1995, Editorial

Norma S.A.

Rasiel, Maymo. “Como preparar el anteproyecto de investigación y la tesis de

graduación “. 1991,Ediciones Myssa

http://www.prodigyweb.net.mx/lmfs/ingenierias/castellano.html

VENDEDORES.

Objetivo General:

La venta al cliente a través de sus servicios

Funciones Específicas:

Ofrecer todos los productos que DISZASA distribuye.

Digitación de pedidos con el nuevo sistema de maquinas portátiles.

Mejorar la atención del cliente con la certeza de venderles inventarios

reales a través de sus maquinas portátiles.

Ofrecerle un mejor servicio en el despacho

Cobro de Facturas vencidas.

GERENTE DE VENTAS

Objetivo General:

Encargado de cumplir con el presupuesto de ventas.


Elaboración de presupuestos de venta del año.

Revisar los pedidos de las gerencias de marca.

Revisar las promociones e incentivos de los Gerentes de Marca para

alcanzar las ventas presupuestadas.

Exigir al vendedor ventas diarias para poder llegar al objetivo de mes y

por ende al objetivo del año.

Exigir al vendedor a tener una cartera en mora no mayor de 31 días.

GERENTES DE MARCA

Objetivo General:

Encargado de planes de Mercadeo y pedidos de productos


Ser intermediario entre el proveedor y la distribuidora.

Elaborar pedido de mes de acuerdo a cuadro de gerencias de marca para

elaboración de pedidos.

Elaborar promociones e incentivos para ayudar a la venta de sus

productos.

Enviar pedido autorizado a sus respectivos proveedores, así como al

departamento de importaciones.

PROVEEDORES

Objetivo General:

Propietario de la marca o producto.


Proveer el producto en el menor tiempo posible

Ver que el producto sea de buena calidad

Dar información importante para un mejor manejo de sus productos al

igual para la venta.

ENCARGADA DE IMPORTACIONES

Objetivo General:

Encargada de importar los productos a DISZASA.


Traer el producto a las bodegas de DISZASA en el menor tiempo

posible.

Solicitud de Cheque para pagos de impuestos, Fletes, seguros y

cualquier inconveniente para la importación del producto.

Traer el pedido que este solamente autorizado previamente.

GERENTE DE LA BODEGA

Objetivo General:

Encargado de la bodega y sus respectivas zonas.


Ver que se reciba el producto de acuerdo a lo dicho en la factura del

proveedor.

Ver que el producto sea colocado en las diferentes zonas de acuerdo a

especificaciones de proveedor.

Ver que la bodega este ordenada para un mejor despacho y agilización

de los pedidos.

DESPACHADORES

Objetivo General:

Encargado del despacho del producto al cliente.


Ver que el producto que se vaya a entregar este completo.

Buscar rutas lógicas para entrega de mercaderías, ya sea por zonas o

territorios.

Agilizar el despacho para que no tener más de 1 día de retraso con

respecto a la facturación.

GERENTE DE SISTEMAS

Objetivo General:

Encargado del mantenimiento del sistema de DISZASA.


Mantenimiento del sistema de DISZASA.

Mantenimiento del programa de facturación del nuevo sistema de

facturación de las maquinas portátiles.

Capacitación al personal sobre el manejo de las maquinas portátiles.

GERENTE DE OPERACIONES

Objetivo General:

Encargado de la logística de DISZASA.


Tener al día el pago a los proveedores

Facilitar las firmas de los cheques para importaciones

Facilitar los recursos necesarios para que el sistema funcione de la mejor

manera.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Con éste sistema se pretende ayudar a mejorar el sistema de facturación

y maximizar los recursos con que cuenta la distribuidora, se buscará también

tener un mejor control de todos éstos procesos para evitar en la medida de lo

posible errores que puedan afectar la venta y por ende mejorar la atención al

cliente y tener una buena relación con los proveedores. Se definirán funciones

en cada uno de los procesos para mantener el control adecuado del proceso de

facturación.

A continuación se presentan los procesos y funciones para la mejora del sistema

de facturación de la distribuidora:

Tomando las proyecciones de ventas (utilizando el método estadístico

móvil simple con variante) y los inventarios existentes, se determinarán

las cantidades a pedir verificando los precios de compra. El encargado

será cada gerencia de marca, así como también el gerente de ventas y

mercadeo.

Con éste paso se pretende tener un mejor control o panorámica de cada

producto y la demanda que éste posee.

SISTEMA ACTUAL PROPUESTA No existe tal cuadro en el que reflejan todos éstos datos, cada quien lo hace como más le conviene, no hay un formato único.


MERCADEO


promedios que tiene de venta e inventarios; estructurará un cuadro en el

cual se reflejen todos éstos datos con el fin de verificar los días de

inventario, así como la proyección que se tiene para ése mes con el fin de

hacer un pedido acorde con la expectativas que se poseen. A ésto se

anexarán las promociones o incentivos que se tendrán para alcanzar las

metas propuestas.

CUADRO DE GERENCIA DE MARCA PARA ELABORACION DE PEDIDO



PEDIDO VENTA PROM. VENTACODIGO DESCRIPCION AGOSTO 2002 AGOSTO 2001 PM3 DIAS DE INV

11245 BOLIGRAFO MEDIANO AZUL CAJ-12 UND + DIAMANTE 1,152,000 1,145,000 1,150,000 3111246 BOLIGRAFO MEDIANO NEGRO CAJ-12 UND + DIAMANTE 1,152,000 1,145,000 1,150,000 3011247 BOLIGRAFO MEDIANO ROJO CAJ-12 UND + DIAMANTE 864,000 860,000 859,000 3111248 BOLIGRAFO MEDIANO VERDE CAJ-12 UND + DIAMANTE 72,000 70,000 71,000 3012942 BOL. MEDIANO SURTIDO 4 + 1 LAPIZ FREE 60,000 58,000 58,620 2990825 BOL. MEDIANO BOLSA DE 2 UND. AZUL 12,000 10,500 11,250 3090826 BOL. MEDIANO BOLSA DE 2 UND. NEGRO 7,250 6,500 6,600 27



VENTAS

El Gerente de Venta se encargará de verificar el cuadro con la

información proporcionada por el Gerente de Marca, para analizar el

pedido que se pretende efectuar que esté acorde con la realidad, así

como también revisar las promociones e incentivos que se le

proporcionarán para realizar ésa venta.

Ya cumplido éste paso se procederá a firmar de autorizado el pedido por

ambas partes y se entregarán las copias respectivas al proveedor y al


En caso de que no se llegue a un acuerdo entre el Gerente de Ventas y

el Gerente de Marca se procederá a presentarlo a la Gerencia General

para la autorización o rechazo del pedido.

Se elaborará orden de compra para el proveedor, con su respectiva firma

autorizada:



PROVEEDOR


procederá a la producción o a la preparación del pedido.

IMPORTACIONES




impuestos y fletes.

BODEGA



VENTAS

Se proveerán a los vendedores de máquinas portátiles, ya que no poseen

en éste momento en la distribuidora éste tipo de máquinas, para que ellos

puedan ver inventarios reales y el tipo de crédito del cliente, para agilizar

el proceso de facturación ya que hay clientes que necesitan urgentemente

los pedidos. Esto ayudará a que el vendedor venda productos con

existencias reales y ofrecerle un mejor servicio al cliente.

Con ésto se pretende: a) ser más ágiles y responder de inmediato a las

expectativas de los clientes. b) recortar ciertos pasos del sistema de

facturación actual.

Como se presenta en el siguiente gráfico.

Eliminación de

estos pasos

con propuesta


al sistema

actual de factura-

ción.


VENDEDOR



PEDIDOS


MORA SE CANCELA EL

PEDIDO



CLIENTES Y DESCUENTOS

ESPECILES




El sistema de facturación con la utilizando la metodología del “Justo A Tiempo”

quedará de la siguiente manera:


FACTURAS A BODEGA

BODEGA RECIBE CONSOLIDADO DE FACTURACION Y CALSIFICA PARA LAS DIFERENTES

ZONAS


BODEGA



DE DESPACHO




(A TRAVES DE PC DE

BOLSILLO)




repartición.

ENTREVISTA

1. Cómo considera la estructura actual del sistema de facturación de la

empresa?

Excelente___ Muy bueno___ Bueno___ Malo___

2. Que problemas le esta ocasionando el sistema actual de facturación

dentro de su empresa?

Deficiencia en los inventarios___ Lentitud en el despacho___

Insatisfacción con los clientes___ Morosidad de los clientes___

Todas las anteriores___

3. Cree usted que la empresa hará los esfuerzos necesarios para modificar

la estructura actual del sistema de facturación?

Sí___ No___

4. Conoce usted la estrategia “Justo a Tiempo?

Sí___ No___

5. Considera que la empresa estaría en la disposición de implementar la

estrategia “Justo a Tiempo” en su sistema de facturación?

Sí___ No___

6. Considera que la Alta Gerencia de la empresa esta en la disposición de

proporcionar la cantidad de recursos que se necesitan para implementar

la estrategia “Justo a Tiempo?”

Sí___ No___

7. Que factores considera usted que podrán dificultar la implementación de

la estrategia “Justo a Tiempo” en el sistema de facturación?

Control de inventarios___ Sistema de despacho___

Actitud de los vendedores___ Resistencia al cambio___

Todas las anteriores___

8. Considera usted que al implementar la estrategia “Justo a Tiempo” en el

sistema de facturación se va ha mejorar el servicio al cliente?

Sí___ No___

9. Considera usted que al implementar la estrategia “Justo a Tiempo” se

lograra mantener una relación éxitos entre los proveedores y su

empresa?

Sí___ No___

10. Cree usted que al implementar la estrategia “Justo a Tiempo” mejorara el

sistema de facturación?

Sí___ No___

11. Al implementar la estrategia “Justo a Tiempo” en el sistema de facturación

considera usted que mejorara el control de los procesos?

Sí___ No___

12. Considera necesaria la capacitación de la estrategia “Justo a Tiempo”?

Sí___ No___

13. Considera usted que al implementar la estrategia “Justo a Tiempo” se

requerirá de una alta inversión en tecnología?

Sí___ No___

14. Que beneficios espera tener en el sistema de facturación al implementar

la estrategia “Justo a Tiempo”?

Rapidez en la facturación___ Mejor control de inventarios___

Entregas inmediatas___ Todas las anteriores___

EVALUACION DE PERSONAL Y PROYECTO

CUESTIONARIO

Objetivo General: Conocer que piensa el personal involucrado en el sistema de facturación, ver lo posibles errores y fortalezas que tenga el sistema actual de facturación.

1. Cree que las modificaciones realizadas al sistema de facturación actual han dado

resultado a la organización?

SI____ NO____ Sigue Igual_____

Porque____________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

2. Cree que se ha ahorrado tiempo con el nuevo sistema de facturación?

SI____ NO____

Porque____________________________________________________________

__________________________________________________________________

Cuanto Tiempo aproximadamente_________________________________

3. Cree que se ha cambiado la burocracia con el nuevo sistema de facturación?

SI____ NO____

Porque____________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

4. Estima usted que hay procesos que se duplican o que no son necesarios para el

proceso actual?

SI____ NO____

Cuales____________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

5. Cree usted que se ha mejorado la atención al cliente?

SI____ NO____

Porque____________________________________________________________

__________________________________________________________________

Tiempo aproximado de respuesta_______________

6. Cree usted que la capacidad de respuesta al cliente de la empresa es buena en

estos momentos?

SI____ NO____

Porque____________________________________________________________

__________________________________________________________________

Tiempo aproximado de respuesta_______________

7. Cree usted que el despacho en estos momentos es mas ágil o rápida que

anteriormente?

SI____ NO____

Porque____________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

8. Estima usted que su maquina portátil es funcional?

SI____ NO____

Porque____________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

9. Cree usted que la capitación que se les proporciono fue de gran ayuda?

SI____ NO____

Porque____________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

10. Si usted pudiera cambiarle algo al proceso, que cambios le haría y porque?

1.________________________________________________________________

__________________________________________________________________

2.________________________________________________________________

__________________________________________________________________

3.________________________________________________________________

__________________________________________________________________

CUESTIONARIO A CLIENTES DE DISZASA

CUESTIONARIO

Objetivo General: Conocer que piensa el cliente de DISZASA con respecto al servicio que le proporciona la distribuidora

1. Esta satisfecho con el servicio que le da DISZASA?

Si___ No___ Si contesta No Porque_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Como cataloga los productos que maneja DISZASA?

De buena Calidad____ Mala Calidad_____

3. Cada cuanto tiempo la visita el vendedor de DISZASA?

1-2 días____ 3-5 días_____ 6-7 días____ Más de 8 días_____

4. Como cataloga el servicio de despacho que le da DISZASA?

Excelente____ Muy bueno_____ Bueno_____ Malo____

5. Cuando le factura DISZASA viene el producto completo?

Sí____ No_____

6. De la fecha que le saca el pedido el vendedor cuantos días se tarda en llegar el producto a su negocio?

1 día___ 2 días___ 3 días____ Más de 4 días____

7. En que cree que DISZASA tiene que mejorar?

Despacho____ Productos____ Precios____ Calidad____

Otros__________________________________

CUESTIONARIO A PROVEEDORES DE DISZASA

CUESTIONARIO

Objetivo General: Conocer que es lo que piensa el proveedor acerca de DISZASA y su relación.

1. Como es la relación de trabajo que tiene actualmente con DISZASA?


2. La distribución que tiene DISZASA actualmente de su producto es?


3. Se han cumplido las metas propuestas por ambas partes?

Sí___ No____

Si contesta No porque__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Se ha tenido algún problema de abastecimiento a DISZASA?

Sí___ No____

Si contesta Sí Cuales__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Se han cumplido con los presupuestos de ventas?

Sí___ No____

Si contesta No porque___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Estaría dispuesto a cambiar ciertos procesos si DISZASA se lo pidiera para mejorar la venta de su producto?

Sí___ No____

7. Conoce la estrategia “Justo a Tiempo”?

Sí___ No____

8. De acuerdo a su experiencia cree usted que DISZASA necesita mejorar en algo?

Sí___ No____

Si contesta Sí Cuales__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

90

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

SEMANAS ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23 24

Capacitación al personal

Instalación y compra de equipo

Elaboración de formularios

Definición de área de planeación

Definición de área de programación

Definición de área de control

Prueba piloto

Monitoreo o seguimiento

Sistema en función

Monitoreo o seguimiento

Documents

UNIVERSIDAD “DR. JOSE MATIAS DELGADO” VIRTUAL/TES… · de supermercados, mayoreo, detallistas, food service e institucionales, contando con un 100% de cobertura del territorio