Uitdagingen voor de Company Secretary Hoe best practices … 05... · 2018. 5. 18. · –Richtlijn: “De rol van de secretaris van de vennootschap houdt in dat hij, onder leiding

Uitdagingen voor de

Company Secretary

Hoe best practices handhaven en valkuilen ontwijken

23 mei 2013

AMBOS NBGO

Neerveldstraat 109, 1200 Brussel

1

A. Verplichting of niet?

Internationaal

Landen met wettelijk statuut

– Verenigd Koninkrijk: Companies Act 2006: Part 12 – “Company Secretaries”

» Article 270 – Private company not required to have secretary

» Article 271 – Public company required to have secretary

» Article 272 – Direction requiring public company to appoint secretary

» Article 273 – Qualifications of secretaries of public companies

» Article 274 – Discharge of functions where office vacant or secretary unable to act

» Article 275 – Duty to keep register of secretaries

» Article 276 – Duty to notify registrar of changes

2


Internationaal


– Verenigd Koninkrijk: Companies Act 2006: Part 12 – “Company Secretaries”

» Article 277 – Particulars of secretaries to be registered: individuals

» Article 278 – Particulars of secretaries to be registered: corporate secretaries and firms

» Article 279 – Particulars of secretaries to be registered: power to make regulations

» Article 280 – Acts done by person in dual capacity

3


Internationaal


– Verenigd Koninkrijk: Combined Code on Corporate Governance 2008

» Article A.5.: Information and professional development - Supporting principles

» Article A.5.3.

4


Internationaal


– Australië: Corporate Governance Principles and Recommendations (augustus 2007)

» Recommendation 2.5.

– Marked-Up Amendments (30 juni 2010) » Recommendation 2.5.

5


Landen zonder wettelijke regeling, maar met soft law:

– Continentaal Europa: » België

» Nederland

» Frankrijk

» Duitsland

– Azië: » Japan

» China

» Maleisië

» Thailand

6


België

Code 2009: enkel beursgenoteerde vennootschappen

Inhoud:

– Principe 2. De vennootschap heeft een doeltreffende en efficiënte raad van bestuur die beslissingen neemt in het vennootschapsbelang

– Artikel 2.9.: “De raad van bestuur stelt een secretaris van de

vennootschap aan die de raad advies geeft inzake alle bestuursaangelegenheden. Indien nodig wordt de secretaris van de vennootschap bijgestaan door de bedrijfsjurist. Bestuurders hebben individueel toegang tot de secretaris van de vennootschap.”

7


België

Inhoud:

– Richtlijn: “De rol van de secretaris van de vennootschap houdt in dat hij, onder

leiding van de voorzitter, zorgt voor een goede doorstroming van informatie binnen de raad van bestuur en zijn comités en tussen het uitvoerend management en de niet-uitvoerende bestuurders, de initiële vorming vergemakkelijkt en, waar nodig, helpt bij de professionele ontwikkeling. De secretaris van de vennootschap brengt regelmatig verslag uit aan de raad van bestuur, onder leiding van de voorzitter, over de wijze waarop de procedures, regels en reglementen van de raad worden uitgevoerd en nageleefd. Het intern reglement van de raad van bestuur beschrijft de functie en de taken van de secretaris van de vennootschap.”

Geen vergelijkbare bepaling in Code Buysse

8


Nederland

Nederlandse Corporate Governance Code

- Principe III.4. : “De voorzitter van de raad van commissarissen wordt in zijn rol

ondersteund door de secretaris van de vennootschap.”

- Principe III.4.3. : “De raad van commissarissen wordt ondersteund door de

secretaris van de vennootschap. De secretaris ziet er op toe dat juiste procedures worden gevolgd en dat wordt gehandeld in overeenstemming met de wettelijke en statutaire verplichtingen. Hij ondersteunt de voorzitter en de raad van commissarissen in de daadwerkelijke organisatie van de raad van commissarissen (informatie, agendering, evaluatie, opleidingsprogramma, etc.). De secretaris wordt, al dan niet op initiatief van de raad van commissarissen, benoemd en ontslagen door het bestuur, na verkregen goedkeuring door de raad van commissarissen.”

9


Nederland

Nederlandse Corporate Governance Code

- Verklaring van en toelichting op enkele begrippen die in de code zijn gebruikt (III.4.3.): “De werkzaamheden van de secretaris

van de vennootschap hoeven zich niet te beperken tot ondersteuning van de raad van commissarissen. Hij kan eveneens werkzaamheden verrichten voor het bestuur. De secretaris hoeft niet noodzakelijkerwijs een medewerker van de vennootschap te zijn. De werkzaamheden kunnen bijvoorbeeld ook worden uitgevoerd door een daartoe aangestelde advocaat.”

10

A. Verplichting of niet? Frankrijk

Corporate Governance Code of Listed Corporations (april 2010): geen specifieke bepalingen

Recommendations on corporate governance (januari 2011): geen specifieke bepalingen

Duitsland

German Corporate Governance Code (15 mei 2012): geen specifieke bepalingen

Japan

Principles of Corporate Governance for Listed Companies (december 2009): geen specifieke bepalingen

11


China

Provisional Code of Corporate Governance for Securities Companies (15 januari 2004)

» Artikel 38: “Securities companies shall have a secretary to the board of directors or special agencies that shall be responsible for the preparation of the meetings of the shareholders’, board of directors and special committees, taking meeting minutes, storing the meeting documents, information disclosure and other routine matters, and shall be responsible for filing the documents of the meetings of the shareholders’, board of directors and supervisory committee with the dispatched offices of the CSRC.”

12


China

Code of Corporate Governance for Listed Companies in China (7 januari 2001)

» Artikel 23: “The management, financial officers, sales officers and secretary of the board of directors of the listed company shall not take posts other than as a director in a controlling shareholder's entities.”

» Artikel 47: “The secretary of the board of directors shall carefully organize the minutes and the records of discussed matters.”

» Artikel 90: “The secretary of the board of directors shall be in charge of information disclosure, including formulating rules for information disclosure, receiving visits, providing consultation, contacting shareholders and providing publicly disclosed information about the company to investors. The board of directors and the management shall actively support the secretary's work. No institutions or individuals shall interfere with the secretary's work.”

13


Maleisië

Malaysian Code on Corporate Governance 2012 » Recommendation 1.6.: “The board should ensure it is supported by a suitably

qualified and competent company secretary.”

» Commentary: “The board regularly consults the company secretary on procedural and regulatory requirements. The company secretary also plays an important role in supporting the board by ensuring adherence to board policies and procedures. Therefore, the board should appoint a suitably qualified and competent company secretary who can support the board in carrying out its roles and responsibilities.”

14


Thailand

The Principles of Good Corporate Governance for Listed Companies (2006)

» Recommended Best Practices 1.8.: “The function of the company secretary should be in place to serve the board of directors in areas of providing legal advice, taking care of the board’s activities, and monitoring compliance to the board’s resolutions.”

» Recommended Best Practices 4.7.: “The board should have access to additional information, under a prearranged condition, via the managing director, the company secretary or the executive designated as a contact person.”

15


Thailand

The Principles of Good Corporate Governance for Listed Companies (2006)

» Recommended Best Practices 7.1.: “The board should encourage and facilitate training for all internal parties related to corporate governance such as directors, members of the audit committee, executives, company secretary, etc. Training will enable them to continuously improve their performances. It can be either internal or external training.”

16


Conclusie

Geen uniformiteit internationaal – Geen uniformiteit nationaal

De titel Company Secretary dekt van geval tot geval een verschillende lading:

– Belang voor de betrokkene zelf

– Belang voor de buitenwereld (collega’s, stakeholders, buitenwereld)

17


Conclusie

Inhoud van de functie: elke vennootschap bepaalt dit zelf

Doel voordracht: inzicht geven in breed pallet van mogelijkheden

18

B. Wijzigingen in functie Van opstellen notulen tot rechterhand voorzitter RvB

Gebruik nieuwe technologie – Gegevensverwerking en bestanden gebeurt electronisch

» Sneller

» Beter toegankelijk voor gebruikers (management en collega’s)

» Verhoogt overeenstemming met andere interne databestanden (boekhouding – tax – HR – etc.)

– Verbetering in sturen/opvolgen van processen

» Automatische herinnering deadlines

» Voorbereiding en beschikbaarheid repetitieve gegevens

» Interne verificaties inzake consistency gegevens

– Nieuwste trend: mobiliteit

» Overal toegang

» Groeiende vraag naar mogelijkheid van verwerking

19

B. Wijzigingen in functie

Van opstellen notulen tot rechterhand voorzitter RvB

Groeiende complexiteit van business

– Verhoogde reglementering (allerlei materies)

– Grotere transparantie

– Door media en aandeelhouders meer ter verantwoording geroepen

Vb. » Gebruik off-shore

» Voetafdruk (milieubewust ogen)

» Wapenleveranties

» Voedingsketting (vlees, etc.)

20

C. De 4 blokken = opdrachten

Bewijs van multi-tasking

21

22

C. De 4 blokken = opdrachten Klassieke opdracht

Vennootschapsverplichting Groepsstructuur

AV Binnenland+buitenland

RVB Dochtervennootschap Neerleggen jaarrekening Bijhuis Bijhouden jaarlijkse rapportering

Joint ventures

Kruispuntbank Aandeelhoudersovereenkomsten

Toezichthoudende Overheid

Venture Capital, start-ups

Aandelenregister

Sturen van corporate governance

Regels Goed bestuur (Corporate Governance)

Advies voorzitter RvB

Comités: functionering en notulering, functioneren RvB

Samenstelling RvB (man/vrouw/leeftijd)

Management Comité

Toepassing vergoedingssysteem: remuneratieverslag

Herstructurering – M&A- IPO

Overname/Beursgang /Beursexit

Vennootschapsstatuut of structuur

Bescherming voorzien? statutenwijziging

Negotiaties : overname/ beursgang of exit

Reorganisatie: fusie, splitsing, overdracht bedrijfstak

Aanleveren due diligence documenten/info “in het midden van de storm”

Nieuwe opdracht Company Secretary

Risk management Compliance

Samen met risico manager Check op systeem

Intern controlesysteem Co-manager

Risico lijst met prioriteiten Watchdog

Regelmatige aanpassing en bespreking Opvolgen actieplan en beslissingen RvB

Blok 1. Klassieke opdracht

Algemene vergadering: taken

Voornamelijk voorbereiding AV

Bijstand bij samenstellen bureau

Anticiperen op mogelijke problemen

Notulen

23


Aandachtspunten:

Agenda

– Inhoud » te behandelen onderwerpen (cfr. sanctie art. 64 W. Venn.)

» voldoende nauwkeurig en duidelijk:

o voorstellen van besluiten? (cfr. genoteerde vennootschappen)

o “Varia”

» objectief en neutraal (niet beledigend voor derden)

» nauwkeurige redactie met voorstellen van besluiten doet geen afbreuk aan normaal amenderingsrecht van elke algemene vergadering voor zover wijziging in het verlengde ligt

24


Aandachtspunten

Agenda

– Belang: » meer dan puur formalisme!

» basisinformatie voor aandeelhouder (al dan niet deelnemen)

» bepaalt bevoegdheid algemene vergadering (cfr. art. 64 W. Venn.)

» invloed op vraagrecht (aard van de vragen)

25


Aandachtspunten

Mee te delen documenten

– andere documenten dan wettelijk voorgeschreven? » kan zinvol zijn om een goede voorbereiding van de besluitvorming

mogelijk te maken

» stukken die achtergrond informatie verschaffen bij de te nemen besluiten

» raadzaam relevantie van een bepaald document voor een bepaalde beslissing aan te duiden

26


Aandachtspunten

Samenstelling van het bureau

– Niet zelf deel uitmaken van bureau

– Stemopnemers contacteren

– Voorbereiden aanwezigheidslijst

27


Aandachtspunten

Quorum en meerderheid

– Statutaire bepalingen » Strengere bepalingen

» Beperking aantal stemmen per aandeelhouder

– Wettelijke beperkingen » Winstbewijzen (tenzij statutair)

» Aandelen zonder stemrecht

» Geschorste aandelen

– Aandeelhoudersovereenkomsten » Geldigheid stemovereenkomst

28


Aandachtspunten

Stemmen bij volmacht

– Voorwaarden » Statutaire uitsluiting niet mogelijk, reglementering wel

» Volmacht voor één of meerdere vergaderingen mogelijk, evenals voor een bepaalde periode

» NIET van onbepaalde duur

» Onherroepelijke volmacht en blanco volmacht mogelijk

– Volmachthouder zelfde rechten als volmachtgever » Woord voeren

» Stemmen (steminstructies mogelijk, maar niet vereist)

» Vragen stellen (NIET schriftelijke vragen)

29


Aandachtspunten

Stemmen per brief

– Uitdrukkelijk statutair te voorzien en uit te werken

– Op basis van formulieren met aantal verplichte vermeldingen (o.m. identiteit aandeelhouder):

» bewijsproblemen mogelijk (echtheid handtekening)

» blanco stemmen per brief zijn nietig

– bij betwisting over geldigheid brief » beslissing algemene vergadering hierover vereist

» bureau kan verifiëren maar niet definitief beslissen

30


Aandachtspunten

Elektronische algemene vergadering

– vanaf 01 januari 2012

– = elektronische pendant stemming per brief

– eveneens statutair te voorzien en uit te werken, mits naleving van een aantal wettelijke voorwaarden:

» vereiste rechtstreeks, gelijktijdig en onderbroken kunnen deelnemen

» wijze van identificatie moet in statuten worden opgenomen (bv. elektronische handtekening, paswoord)

– in de praktijk technisch en juridisch moeilijk te organiseren

31


Aandachtspunten

Schriftelijke besluitvorming

– traditioneel beeld van de algemene vergadering als effectief beraadslagend college ↔ vaak voorkomende realiteit van de loutere consensus vergadering waar geen of een beperkte beraadslaging aan de besluitvorming voorafgaat (bv. bij een dochtervennootschap of bij een familiale vennootschap)

– dubbele unanimiteitsvereiste: » over toepassing schriftelijke besluitvorming

» eigenlijke beslissingen

– NIET wanneer authentieke vorm vereist is

– formele voorafgaande bijeenroeping AV niet nodig

32

Blok 1. Klassieke opdracht Aandachtspunten

Schriftelijke besluitvorming

– Informatieverplichting: » bestuurders en commissarissen informeren over genomen besluiten

» evenals obligatiehouders, houders van warrants en andere certificaten (wordt vaak over het hoofd gezien)

– Vaak discussie over wijze van totstandkoming: » één document door iedereen ondertekend of een geheel van

documenten waarop elke aandeelhouder afzonderlijk heeft getekend

» inhoud moet het halen over de vorm

– Belangrijke (soms vergeten consequentie) van deze procedure is dat beslissingen kunnen genomen worden zonder medewerking, zelfs kennis, van de bestuurders!

» = een uitdaging vanuit governance perspectief

33

Blok 1. Klassieke opdracht Aandachtspunten

Notulen

– (dwingende) verplichting tot het opstellen van notulen » andersluidende statutaire bepaling of beslissing van de AV is voor

vernietiging vatbaar

» dit betekent niet dat ook de (andere) besluiten van de AV waarvoor geen notulen werden gemaakt aangetast zijn door een nietigheidsgrond

» wezenlijk te beoordelen in licht van essentiële bewijsfunctie van notulen

– in principe onderhands, behalve bij statutenwijziging → in notariële vorm

» quid notulen opgesteld door notaris hoewel niet vereist (geen statutenwijziging)?

34

Blok 2. Sturen Corporate Governance

Functioneren van Raad van Bestuur:

– Organisatie vergaderingen » data/plaats/telefoonconferentie

» aanwezigheden/volmachten

– Documenten: » electronisch of hard copy

» presentatie (lengte en duidelijkheid)

– Assisteren voorzitter RvB bij opstellen agenda

– Advies aan voorzitter RvB over verloop vergadering

35


Advies over rol en positie RvB

– Beslissing of advies voor Algemene Vergadering?

– Onafhankelijkheid ten aanzien van aandeelhouders: van belang voor de vennootschap (uiteenlopende visies)

– Verhouding RvB (toezicht, strategie) en management: wie beslist wat? Ken uw plaats!

– Belangenconflict en rapportering

36


Advies aan voorzitter RvB

– Agenda (bepaalt bevoegdheid van vergadering)

– Verloop vergadering (volgorde punten – schorsing vergadering – uitstel vergadering met 3 weken)

– Waarschuwing voor ernstige problemen die kunnen/zullen voorkomen

» Hetzij binnen de Raad

» Hetzij van buiten (aandeelhouders, managers, media)

– Nieuwe wetgeving of reglementering betreffende RvB/AV/bestuurder

37


Respecteren regels Code Corporate Governance

– Verdeling taken tussen Raad en Comité’s

– Samenstelling Comité’s (onafhankelijke bestuurders)

– Vereiste rapporten en inhoud ervan (remuneratie, corporate governance, social responsability, etc.)

38


Coach managers

– Karakters van de bestuurders

– Inhoud en vorm van hun presentaties

– Voorbereiding op vragen die zullen opkomen

39


Self-evaluation of the Board

– Company Secretary dikwijls best geïnformeerd

– Helpen proces organiseren » Bestaande (commerciële) evaluatieprogramma’s

o op basis van reeks vragen

o Puntenclassering van collega-bestuurder

o Matematisch resultaat

» Individueel geschreven bedenkingen/commentaren

» Individueel onderhoud met voorzitter

– Mag geen check-the-box oefening worden of verliest zijn doel

– Resultaat: suggesties voor bijsturing/aanpassing

40

Blok 3. Herstructurering – M&A - IPO

Dataroom voorbereiden

Uitschrijven prospectussen

Coördinatie van aanlevering info

Nagaan of juiste info verstrekt werd

Nagaan of info niet tegengesproken wordt door reeds bestaande pv’s, documenten.

41

Blok 4. Nieuwe opdracht

Risk Management

42

Risk identification

Risk quantification qualification

Risk monitoring

Decisions Actions

Feedback

Blok 4. Nieuwe opdracht Risico aard Risico omschrijving Niveau Proba

biliteit Im pact

actie Niveau aandacht

Commercieel Niet bereiken van min sales targets

4 3 4 -opvolging cijfers wekelijks -motiveren sales -bijkomende training

oranje

Commercieel Hoofdleverancier in moeilijkheden Risico onderbreking levering en productie

5 4 4 -voorraad verhogen - Alternatieve leveringsmogelijkheden

Rood

Personeel/HR Uitbreiden logistiek Personeel voor laden en lossen mogelijke staking

4 3 4 -onderbreking levering tijdelijk -inschakelen leveringen uit andere verdeelpunten -opzetten van stock beheer vanuit nieuwe locatie

Oranje

Kwaliteit product

Niet conformiteit met specificiteit . Onderzoek lopende, tussenkomst Ministerie

3 2 3 -bijkomende tests -gedetailleerde toelichting voor ministerie -perscontacten voorbereiden voor slecht nieuws situatie

Geel

Strategisch Niet in staat om change management door te voeren. Verlies van key medewerkers

2 2 2 -blijvende aandacht voor overgangsverschijnsel -opvolging motivatie

groen 43


44 IMPACT

CatastrophicMajor

Possible

ModerateMinorInsignificant

Rare

Unlikely

Likely

Almost certain

P

R

O

B

A

B

I

L

I

T

Y

• 1• 2

• 3• 4

• 5

• 6

• 7

• 8 • 9

• 10• 11• 12

• 13

• 14

• 15

• 16

• 18

• 19

• 17• 22

• 21

• 20

• 23


Risk Management ˷ Company secretary?

– Samen met risk manager

– Intern controlesysteem

– Risico lijst met prioriteiten bepalen

– Regelmatig aanpassen en bespreken

– Opvolgen actieplan en beslissingen RvB

45


Compliance

– Zijn rol » verzekeren dat de entiteit in regel is met normen, wetten en

reglementen waaraan ze onderworpen is.

» De opvolging verzekeren van regels die voortvloeien uit de risk politiek en nagaan dat limitieten niet overschreden worden. Het gaat erom te verzekeren dat de processen een adekwate controle toestaan.

46

Blok 4. Nieuwe opdracht Compliance

– Co-managing: » Bescherming tegen insider information and trading

o bescherming van insider information (verdachte periodes, triggering events, enz)

o beperken van insider information: aandacht op trekken zelfs tijdens normale discussies

» Geanticipeerd contact met het juridisch departement als er een vraag of onzekerheid bestaat ivm het toepassingsgebied of de toepassing van insider info and trading

» Omkoperij en ongepaste voordelen (US policy – bereikt ook Europese dochters en belangrijkse leveranciers)

» Code of conduct voor werknemers in het algemeen (vb klokkeluider)

» antitrust compliance policy: bescherming tegen en bepalen van verboden gedrag voor sales managers en monitoring van bestuurders wanneer deze handelen met concurrenten.

47


Compliance

– Watchdog » Data privacy

» Compliance met industry reglementering en codes (vb reclame, bouw, banken,…)

» Beschermt de belangen van de vennootschap tegen oneerlijke handelspraktijken (vb vennootschapsnaam, emailadres, logo)

» Belangenconflicten

o informatieprocedure

o vermijden

48


Compliance

– Compliance ˷ Company secretary? » Samen met compliance officer of cumul van beide functies

» Extern controlesysteem

» Compliance policy

o Samenvatting

o Goedkeuring RvB

» Regelmatig aanpassen en bespreken

» Opvolgen actieplan en beslissingen RvB

49

D. Vaardigheden/Profiel/Houding

Communicatie

– Tussen bestuurders

– naar aandeelhouders

– toegankelijk, duidelijk, geloofwaardig

Discretie

– Veel informatie is persoonlijk of in vertrouwen meegedeeld

Diplomatiek

– gevoeligheden kennen en weten aan te pakken

50


Onafhankelijk

– Groot potentieel voor conflictsituaties » Vereist goed beoordelingsvermogen

» Inventiviteit om blokkering te kunnen doorbreken

51


Houding

– Pro-actieve instelling » Anticiperen is cruciale opdracht

» Laat ook toe conflicten niet in openbaar te brengen

– Durven standpunt innemen » Ingaan tegen opinie bestuurders

» Richting geven aan voorzitter over aanpak

– Maar, behoud onderscheid tussen adviseren en beslissen

52


Houding

– Crisis bestendig » Bewustzijn van 3 uitgangspunten bij (juridische) crisis:

o Organisatie zal altijd zoeken naar een individuele, persoonlijke fout of schuldige

o De RvB maakt geen fouten, management wel

o Juridische dienst (General Counsel) moest het hebben geweten/meegedeeld/juist ingeschat

» En toch: oplossing vinden tegen deze achtergrond

53


Houding

– Loyaliteit en goede trouw » “Betrouwbare” coach van

o Voorzitter RvB

o Management

o vennootschap

54

Documents

Uitdagingen voor de Company Secretary Hoe best practices … 05... · 2018. 5. 18. · –Richtlijn: “De rol van de secretaris van de vennootschap houdt in dat hij, onder leiding