Trab.no.2. Fundamentos de administracion

7/30/2019 Trab.no.2. Fundamentos de administracion

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ESCUELA DE CIENCIAS BSICAS TECNOLOGAS E INGENIERAMateria FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIONCdigo 100500A2013_I

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

100500A

TRABAJO COLABORATIVO 2

TUTOR

BLANCA SONIA BOLAOS ESCOBAR

PRESENTADO POR

JOHN ULISES PAREDES BENAVIDES

LUIS ERNESTO SERRANO GOMEZ

WILSON MAURICIO VARGAS SILVA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

Mayo/2013


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INTRODUCCION

En el trabajo que se presenta a continuacin se tomaran varios puntos que son

indispensables para las funciones administrativas de una empresa, como

profesionales de la publicidad nos ayudarn a saber hacia dnde queremos llegar

los logros y metas a conseguir, la planeacin es una parte importante de estas

funciones hacia dnde vamos, cual es l fin y como lo vamos a lograr, la manera

en que designemos las acciones en los tiempos a realizar, se hace ms factible la

solucin ptima de los proyectos que podamos tener, y tambin de los eventos

que realicemos como empresa, la Organizacin es parte fundamental en toda

empresa, con ella hacemos la descripcin de los acuerdos en detalle que

pretendamos ejecutar en una forma ordenada y con pasos claros. Otra de las

partes que tocaremos es la integracin de los recursos, hay recursos econmicos,

recursos financieros, recurso tecnolgicos, de comunicacin, humanos, etc,

tambin la direccin y control de estos mismos recursos como tambin de las

dems fases de las funciones administrativas, todo esto con el fin de obtener los

resultados esperados en el desarrollo de la empresa y de los integrantes de la

misma.


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OBJETIVO GENERAL

Realizar y entender la unidad II, aprender a elaborar la misin, visin,

objetivos, metas y polticas de una organizacin aplicando los

conocimientos adquiridos durante el curso..

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Reconocer y entender los temas de la unidad II del mdulo de fundamentos

de administracin de la UNAD.

Desarrollar cada una de las actividades solicitadas por la tutora, los cuales

sirven de base de nuestro conocimiento y aprendizaje aplicables en el

futuro de las organizaciones de dirijamos.

Conocer los principios generales de la administracin sus caractersticas y

relacionarlos con la vida cotidiana de las empresas.

Asemejar cada una de las funciones administrativas y explorar la

importancia que tiene para las organizaciones cada una de ellas.


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DESARROLLO1. MISIN, VISIN, OBJETIVOS, METAS Y POLTICAS.

Misin

Somos una organizacin que entiende y satisface gil y creativamente las

necesidades de comunicacin y proyeccin de imagen de nuestros clientes, a

travs de servicios integrales de publicidad exterior e identificacin corporativa,

con sentido de compromiso, calidad, rentabilidad y tica profesional.

Visin

Ser la agencia publicitaria preferida por las principales empresas de nuestro pas,

gracias a los resultados que generamos para sus negocios, por el profesionalismo

y los valores que rigen nuestro trabajo y nuestra relacin con ellos.

Como asociacin profesional, ser ejemplo de compromiso con el mejoramiento de

nuestros socios y de participacin en las causas que promuevan nuestro

mejoramiento como pueblo.

Objetivo

prestar los servicios profesionales de publicidad (objetivo a largo plazo) ayudando

a diferentes tipos de empresas a crecer y fortalecerse corporativamente tanto en

ventas como en Imagen institucional, desde pequeas industrias hasta grandescorporaciones y cada una de ellas ha aportado a nuestra experiencia para poder

ofrecerle hoy una solucin apropiada y orientada especficamente a su negocio.

Nuestro inters es que su negocio crezca y alcance las metas que se proponen.


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Metas (Corto plazo) administrar la empresa gestionado el cambio:

Prestar los servicios de publicidad a pequeas industrias hasta grandes

corporaciones fomentando los estndares ms altos de creatividad y

profesionalismo

Mejorar y fortalecer la comunidad empresarial publicitaria en Colombia.

Satisfacer la necesidad de nuestros socios de informacin, consultora

administrativa, desarrollo profesional y programas de beneficio al empleado

y ser proactivos al anticipar y satisfacer nuevas necesidades.

Poltica:

Crear seguridad, confianza y cumplimiento en nuestros servicios, asumir el

compromiso de asegurar la calidad de los productos y servicios, por esta

razn el personal de la empresa tiene que estar en constante capacitacin ya

que esto permite ofrecer servicios innovadores lo cual tendr ventajas para el

crecimiento y sostenimiento de la empresa y asegurar su permanencia en el

negocio aumentando la satisfaccin de sus clientes.

Crear buenas relaciones internas (jefes-trabajadores) para estar en un

ambiente sano que se ver reflejado siempre, o al momento de atender a los

clientes.

En el caso de generarse una vacante se dar preferencia al personal de la

compaa, no se podr realizar ninguna contratacin de personal que no haya

cumplido con el proceso de seleccin.


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Implementar constantemente nuevas tecnologas y herramientas en el mundo

de la publicidad exterior, considerado esto como estrategia integral de nuestro

negocio.

Nuestro trabajo basado en nuestro lema "desarrollamos tus ideas", nos hace

sentir comprometidos a que nuestros clientes queden satisfechos con el trabajo

final, y que en realidad sientan que hemos desarrollado el proyecto que tenan

en mente.

2. PLANEACIN

Con la planificacin pretendemos hacer un trabajo de anlisis de todo el escenario

de marca, mercado, competencia, pblico y con estos datos llegamos hacia

caminos estratgicos para la comunicacin. Lo que decir: como, para quien y de

qu manera conformamos las piezas de acciones.

La planeacin es la parte estratgica de la preparacin de una accin publicitaria,

es la eleccin ordenada estratgica y creativa de los datos que nos permitirn

definir los objetivos publicitarios de forma correcta y mediable.

Una de las principales tareas que se debe realizar al momento de planear una

campaa publicitaria, es la de fijar los objetivos que tendr la publicidad. Este

punto llega a ser de crucial importancia debido a que el mensaje que se utilice

durante la campaa, los medios que se empleen, el presupuesto que se le destine

y la evaluacin que se realice, girarn en torno a los objetivos que han sido

previamente fijados, en la planificacin.


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La mayora de las empresas solicitan una publicidad a buen costo y que sea muy

asertiva; la principal actividad de Gestionando el Cambio es hacer que las

empresas que llegan buscando como darse a conocer obtengan los beneficios

buscados, muchas veces nos han llegado pequeas empresas que son

prcticamente annimas y con nuestros servicios como el nombre de su razn

social lo dice, esto les cambia al cien por ciento, pasando de ser pequeas a

medianas empresas.

Somos una empresa que ofrece diferentes estrategias y herramientas de

publicidad como por ejemplo: Vallas, anuncios por televisin y radio; dentro de un

menor presupuesto manejamos volantes, perifoneo, y carteles por las principales

avenidas y calles de Bogot y as dependiendo de la actividad econmica de cada

empresa o negocio, por ejemplo en la apertura de una panadera ofrecemos como

publicidad la inauguracin, degustacin, promociones y rifas con el fin de atraer a

personas para probar su especialidad, ya sea en postres y tortas, y para dar a

conocer un nuevo producto de una empresa es muy conveniente las vallas

publicitarias, los volantes y la televisin.

Contamos con toda la experiencia en esta labor, pero si nuestros clientes quieren

plasmar su propia idea de publicidad tambin lo hacemos, nuestra causa principal

es su satisfaccin y el crecimiento de la Empresa, esto lo hemos logrado

trabajando en equipo, y pensando en un bien en comn, clientes -empresa.

En cuanto a los recursos de la empresa se puede afirmar lo siguiente:

Recursos financieros: Son el efectivo y el conjunto de activos

financieros con que cuenta la empresa para llevar a cabo sus

actividades.


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Recursos tcnico y/o tecnolgico: Es un medio que se vale de

la tecnologa para cumplir con su propsito. Estos pueden ser

tangibles (como un computador, una impresora u otra mquina) o

intangibles (un sistema, una aplicacin virtual).

Recurso humano: Lo constituyentodas las personas que laboran para

la empresa, es el trabajo que aporta el conjunto de los empleados o

colaboradores de la organizacin. En este caso este recurso hace parte

de todo lo relacionado con la empresa, ya que sin estos la compaa

no existira en el mercado, no tendra razn de ser.

Recursos fsicos: Son todos los bienes tangibles, en poder de

la empresa, que son susceptibles de ser utilizados para el logro

de los objetivos de la misma.

3. ORGANIZACIN

Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los

trabajadores (Realizar el organigrama).

En la actualidad es muy difcil encontrar organismos que no siga el principio

general de divisin del trabajo, por este motivo para explicar y entender

mejor la estructura de una compaa es de mucha utilidad la redaccin de

un organigrama. De este modo se puede observar la autoridad y

responsabilidades del personal.


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Establecer claramente los deberes de cada empleado.

En lo referente a la organizacin se puede decir que es el punto ms

importante, dado el caso los trabajadores no tengan claras sus funciones no

existira una jerarqua en la organizacin, esto causara que el personal hiciera lo

que quisiera como si estuvieran de vacaciones, de este modo la

organizacin est condenada al fracaso.

Deberes de cada empleado:

Gerente: Ser un buen lder, tomar decisiones asertivas, tener motivacin y

sentido de pertenencia por la empresa.

Administracin: Debe ser unas personas proactiva, emprendedora, que

genere nuevas ideas, colaborador en todos las actividades de la empresa, ser

carismtico y tener buenas relaciones interpersonales con el grupo de trabajo.

Control de calidad: Deben ser profesionales e idneos para ocupar el cargo,


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tener muy buena motivacin y comunicacin con los dems compaeros,

deben poseer mucho sentido de pertenencia, proactivos y con capacidad

de ayuda a los compaeros de trabajo, adems contar con los conocimientos

necesarios para llevar a cabo su labor a cabalidad.

Marketing: Deben ser muy serviciales, carismticas, amables, excelente a la

hora de brindarle la atencin a los clientes, honestas y con gran sentido

de pertenencia.

Diseo: Debe ser una persona leal, honesta, honrado, que tenga sentido de

pertenencia por la empresa, muy buena organizacin, direccin y control de todos

los documentos que estn a su cargo.

Produccin: Colaborador, honesto, servicial, con deseos de superacin

personal y laboral.

Establecer las reas de autoridad y responsabilidad.

Las reas de autoridad y responsabilidad de cada empleado:

Esto se refiere a las funciones y responsabilidades que tiene cada empleado,

cuando se dice autoridad es saber hasta qu punto un empleado tiene la

capacidad de realizar un trabajo. A continuacin se nombran la autoridad y

Responsabilidad de cada empleado.

EMPLEADO AUTORIDAD RESPONSABILIDAD


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Tiene las facultades para Funcionamiento de la

Control de calidad

Es el puente de

comunicacin entre

Eficaz y eficiente en el

manejo de la informacin

Administracin

Manejar la parte contable de

la empresa. Dar orientacin a

los clientes (En este caso las

pequeas y medianas Contabilidad

Marketing

Recibir quejas y

Sugerencias, as mismo

brinda informacin a los

Dar y recibir buena

informacin

Produccin

Contribuir al buen

funcionamiento de los

enseres de la empresa

Buen funcionamiento de

la planta fsica de la

empresa

Diseo

Cumplir a tiempo con

entrega y recibo de informacin

de la empresa

Creacin de arte y toda

estructuracin

Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios

para que desempeen su trabajo.

Es claro que para poder llevar a cabo todas las funciones de la empresa,

todos los empleados deben contar con los elementos necesarios para ejecutar

sus labores entre estos estn.

Recursos Humanos: El grupo de trabajo est conformado por: Gerente,

auxiliar administrativo, contadores, secretaria, tesorero, atencin al cliente,

aseadoras, oficios varios, mensajeros.

Recurso tcnico y tecnolgico: Local, computadores, impresoras, telfonos,

fax, equipos de oficina (escritorios, sillas, papelera, etc.) implementos de aseo,


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etc.

Recursos fsicos: Oficinas, sala de reuniones, sala de espera, recepcin

(Informacin).

4. DIRECCIN

El mtodo utilizado por los jefes de Gestionando el Cambio para una excelente

direccin es que al momento de dirigirse directivos hacia empleados de todas las

reas; hacerlo de manera amable y respetuosa creando unas buenas relaciones

humanas, donde entra el inters por los empleados y esto incluye su modo de vida

y la de sus familiares, se incentivan de manera constante y se brinda la

oportunidad de capacitarlos no solo en el rea que se desempean sino a nivel

profesional, si as lo requiere en el caso de operarios y personal de oficios varios.

En la medida que un empleado demuestre entrega y compromiso con la empresa

as mismo ser resaltada su labor, esto no significa que los que no lo hagan no se

incentiven; pero es una forma de hacer que se motiven y realicen sus labores con

ms dedicacin y eficiencia, de la misma manera existe un excelente trato para

con los empleados de reas administrativas produciendo motivacin y ganas de

levantarse cada maana a laborar.

Coordinar las actividades de la empresa manera de que se

desarrollen armnica y eficientemente.

Las actividades en la empresa se deben desarrollar de forma armnica y

eficiente, ya que esto permite el logro de metas tanto individuales como

colectivas y por ende contribuyen al sostenimiento y crecimiento de la empresa.

Para que la empresa realice las actividades de una manera eficiente todos los


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empleados deben ser muy proactivos porque de esta forma se pueden realizar

todos los procesos y se pueda dar una muy buena atencin a todos los usuarios

brindando una atencin rpida y oportuna a las diferentes empresas que se

tienen como clientes.

Mantener una comunicacin eficaz con los empleados.

Es fundamental en toda empresa la comunicacin. En la empresa Gestionando el

cambio la comunicacin ser muy asertiva y precisa tanto a nivel interno como

externo, todos los empleados deben manejar un dialogo permanente en cada

una de sus dependencias, as mismo deben hacer muy buen uso de las

herramientas comunicativas con que cuenta la empresa como lo es el

correo institucional, las diferentes carteleras y la comunicacin interna.

Una buena comunicacin es fundamental en la empresa ya que esta permite

mantener al tanto de lo que est sucediendo a todo el personal humano de la

empresa y a los clientes (Empresas medianas y pequeas)

Fomentar inters, iniciativa y participacin en el personal.

El personal que labora en la empresa Gestionando el cambio tiene un sentido de

pertenencia muy alto, esto permite ofrecer servicios acordes a las

necesidades, porque lo ms importante que existe en un trabajo es que se

haga con amor, con ganas, con inters de hacer las cosas bien y de servir a los

que lo necesitan.

Adicionalmente a esto la empresa a travs de sus dueos tiene como

incentivo motivar a los empleados con bonificaciones de acuerdo al

desempeo laboral y al cumplimiento de metas de cada uno de ellos, as

mismo se tienen en cuenta todas las sugerencias e ideas que tengan los


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empleados para el beneficio de la organizacin. Esta empresa se caracteriza por

tener en cuenta la participacin de todos ya que as se logran y se consiguen

con mayor facilidad todos los objetivos y logros propuestos por la compaa.

Mantener la disciplina en el grupo de trabajo.

En todo momento se busca la seriedad y disciplina de parte de todo el grupo de

trabajo, generando un buen ambiente laboral entre todos los empleados de la

empresa. Dentro de la organizacin hay que tener un grupo de trabajo que

tenga madurez y una tica profesional alta, esto permite adquirir una confianza

por parte de los cliente haca la empresa y le da un mejor posicionamiento en el

sector y a futuro se ver reflejado en nuevos negocios o cuando se abran otras

sucursales.

La disciplina, la constancia y el buen servicio sern valores agregados que la

empresa generando el cambio les brindar a sus clientes en todo el sector

de Restrepo.

5. CONTROL

Las medidas de control se aplica en todas las reas (produccin, diseo,

contabilidad), pero principalmente esta empresa la mueve el marketing por decirlo

de alguna manera ya que estos son los encargados de ofrecer a los clientes

nuestros servicios, y mostrarles porqu deben preferirnos para la realizacin de supublicidad; nosotros como empresa publicitaria tambin necesitamos dar

publicidad de nuestra actividad para que nos conozcan y ampliar nuestro mercado.

Mensualmente se hace una reunin exhaustiva con el fin de revisar sus

estrategias aportadas y retroalimentar el desempeo de los ejecutivos de este

departamento, deber dar resultados y un balance general de su actividad, a su


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vez ellos tambin debern supervisar y vigilar el rea de diseo y produccin.

Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen

armnica y eficientemente:

Tener informacin suficiente de la actividad que se requiere

controlar y analizar.

Antes de iniciar un trabajo con las diferentes empresas (Pequeas y

medianas) la empresa debe recoger informacin necesaria para ejecutarsus trabajos, hay que hacer uso de la investigacin, los mtodos de

recoleccin de informacin como la encuesta o la entrevista para adquirir la

mayor informacin posible y as poder realizar un excelente trabajo que le

permita a los clientes quedar satisfechos con lo que se les realiz, de esta

forma Gestionando el cambio adquiere un reconocimiento y posicionamiento en

todo el sector de Restrepo.

Esta informacin debe ser confidencial a nivel interno de la empresa para

mostrar el profesionalismo que caracteriza la organizacin, debe ser veraz y

verdica ya que esto da una mejor y mayor confiabilidad por parte de los clientes.

Una vez recogida toda la informacin necesaria para realizar la actividad se

debe controlar muy bien y analizarla de la mejor manera posible para ejecutar

un excelente trabajo y as poder asegurar la satisfaccin de los clientes por el

servicio que se les brindo por parte de la empresa.

Realizar el control en el momento oportuno. (Cmo)


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Definir quines sern los encargados de realizar el control durante los trabajos

que se le realicen a las diferentes pequeas y medianas empresas.

Una vez conocida la persona encargada, este deber tener conocimiento del

trabajo que se est realizando para que realice los controles pertinentes y

necesarios para que se d un buen servicio a los clientes.

Un buen control en el momento oportuno se puede realizar a travs de

auditoras e investigaciones para conocer cmo se estn realizando los

diferentes trabajos a los clientes que buscan los servicios ofrecidos

por la empresa Gestionando el cambio.

Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o

rumores. (Cmo)

S, todo proceso que se lleve a cabo dentro de la empresa ser basado en

hechos y fundamentos reales para esto se cuenta con un grupo de

profesionales encargados de realizar estos procesos, indagando, investigando

y realizando las auditorias necesarias en todos los servicios prestados por la

empresa.

Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo

amerite. (Cundo)

Cuando no se estn realizando los procesos adecuados o cuando los clientes no

estn satisfechos con el trabajo o servicio que se les est prestando por parte

de los empleados de la empresa, si esto llega a suceder hay que tomar

medidas drsticas que permitan el mejoramiento continuo de la empresa.


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Adicionalmente a esto hay que tomar medidas cada vez que sea necesario, y

cuando las situaciones lo ameriten (Insatisfaccin de los clientes, trabajos

mal realizados, trabajos que no cumplan con los logros u objetivos de los

clientes), lo importante es generar y consolidar un grupo de trabajo profesional

que se caracterice

Por la buena prestacin de los servicios contables y que marque la diferencia

en el sector donde este posicionada en este caso Kennedy.

6. COMUNICACIN

Es poltica de la empresa crear el mejor ambiente laboral mediante la

comunicacin, se dan rdenes de manera clara para su fcil entendimiento,

captacin y posteriormente ejecucin. Tambin se maneja una comunicacin

formal por medio de escritos informando cualquier eventualidad, o en el caso de

un llamado de atencin, o por el contrario para motivar el talento humano o el

buen comportamiento de cualquiera de los empleados.

En una organizacin se entienden diferentes niveles de comunicacin: la

comunicacin vertical, entre diferentes niveles de jerarquas y, la

comunicacin horizontal, en el mismo nivel, entre pares.

Estos niveles se desarrollan a su vez siguiendo canales formales (los

organigramas) a travs de encuentros, reuniones, y entrevistas.

El desarrollo de una adecuada poltica comunicacional, se propicia laintegracin de los distintos niveles de la organizacin a travs de construir un

cdigo comn, y se optimiza la participacin del personal a travs de

una positiva motivacin, en todos sus niveles.

Identificar la comunicacin a utilizar.


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Es importante utilizar los 2 niveles de comunicacin tanto el vertical como el

horizontal, ya que ambos se necesitan para darle publicidad a la empresa,

darla a conocer y posicionarla en el mercado (Vertical) y la otra se puede

utilizar a nivel interno (Horizontal). A continuacin se menciona como se

utilizaran estos 2.

Comunicacin vertical: Es de gran importancia para la empresa utilizar este

nivel de comunicacin, ya que es el ms utilizado en la mayora de las

empresas, se puede realizar de la siguiente manera

Medios de comunicacin

La prensa

La radio

La televisin

Volantes

Comunicacin horizontal: Se utilizara para manejar la comunicacin interna

de la empresa, entre los empleados, quejas sugerencias e ideas de los

clientes, entre estos estn:

Redes sociales

Grupos de inters

Correo institucional

Buzn de sugerencias

Carteleras

Informacin y comunicacin interna


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Como se mencion anteriormente ambas son de gran utilidad para la

empresa, independientemente de cual se utilice en mayor proporcin lo

ms importante de la comunicacin es que se transmita de forma oportuna,

que sea verdadera, verdica y eficaz.


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CONCLUSIONES

Con el surgimiento de las primeras sociedades humanas nos vimos en la

necesidad de desarrollar mtodos que nos ayudaran a administrar de mejor

manera los recursos que tenamos a nuestra disposicin, esto dio origen

a lo que actualmente denominamos como administracin, este concepto ha

evolucionado a lo largo de los siglos, en la actualidad nombramos a los

individuos que se especializan es este tema administradores estos se

basan en los principios, destrezas, competencias, habilidades, conocimientos

y la exploracin.

Los estudiantes involucrados en la estructuracin del presente trabajo

comprendieron la importancia de la administracin y ampliaron su visin sobre

las principales etapas administrativas, de este modo tienen ms claros los

conceptos deplanificacin, organizacin, direccin y control. Por consecuente

se aplicaron dichos conceptos en una empresa ficticia llamada Gestionando

el cambio, dando como resultado una planificamos y organizamos de la

estructura de la empresa por lo tanto se lograr que los procesos se ejecuten de

una manera eficiente o eficaz, utilizando los recursos disponibles.

Asimismo concluimos que la administracin es muy importante para la

estructuracin empresarial dado que nos permite administrar de manera

eficiente los recursos disponibles y desarrollar mtodo y estrategias que

facilitaran la ejecucin de los procesos de este modo se alcanzara los objetivosplanteados.

La organizacin, direccin, control y comunicacin dentro de una empresa son

pilares fundamentales para que la misma funcione adecuadamente y est en

posicin de poder cumplir con sus objetivos y metas.


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BIBLIOGRAFA

Mdulo de Fundamentos de administracin. UNAD.

CARDONA, Carlos. Fundamentos de administracin. ECOE Ediciones.

Documents

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