UNIVERSIDAD TECNICA DE AMBATOFACULTAD DE CIENCIAS

ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE MARKETING Y GESTION DE NEGOCIOS

NOMBRE: CRISTINA PEREZ

CURSO: 4TO «B»

TEMA:TIPOS DE CONSULTAS DE ACCES

24/05/2012

CONSULTAS DE ACCESS

O Consultas de comandos.- Una consulta

de comandos aporta modificaciones a

muchos registros con una única

operación. Existen cuatro tipos de

consultas de comando: de Eliminación, de

Actualización, de Alineación de Creación

de Tablas y de buscar duplicados.

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CONSULTAS DE ELIMINACIÓN este tipo de consulta elimina un grupo de

registros de una o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de utilizar una consulta de eliminación para reemplazar los productos que se han dejado de producir o para aquellos sobre los cuales no existen pedidos. Con las consultas de eliminación siempre se eliminan registros internos y no únicamente determinados campos de su interior.

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CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN

• este tipo aporta modificaciones globales a uno o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de aumentar en un 10 por ciento el precio de todos las frutas o aumentar los salarios en un 5 por ciento a las personas de un determinado trabajo.

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CONSULTAS DE ALINEACIÓN

• estas consultas agregan un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Supongamos, por ejemplo, que se han conseguido nuevos clientes y existe una base de datos que contiene una tabla de información sobre estos. En vez de teclear nuevamente todas estas informaciones, se alinean en la tabla correspondiente de Clientes.

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CONSULTAS DE CREACIÓN DE TABLAS

• este tipo de consultas crea una nueva tabla basándose en todos los datos o parte de estos existentes en una o más tablas.

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CONSULTAS DE PARÁMETROS

• una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra una ventana de diálogo que solicita informaciones, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo.

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CONSULTAS DE BUSCAR DUPLICADOS

• encuentra los registros repetidos en una misma tabla.

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PARA QUE SIRVEN CADA UNO DE ESTAS CONSULTAS

• Las consultas en Access nos permiten filtrar la información proveniente de una tabla. Por ejemplo, en el caso de trabajar con una tabla que contuviera una agenda telefónica, podríamos, mediante una consulta, hacer que aparecieran en pantalla solo los teléfonos de las personas que fueran de una determinada ciudad, o los que tuvieran unos apellidos determinados.

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EJEMPLO

Nombre Apellidos Ciudad Teléfono

Antonio García Cádiz 8422597

Ana López Milán 7798542

Antonio Fernández Cádiz 2971102

Ana García Londres 0524457

Podemos utilizar consultas tanto para campos numéricos como para campos de tipo texto. Para comprender mejor como funcionan las consultas, crea la siguiente tabla en Access. Todos los campos son de tipo ‘texto’, ten en cuenta que, aunque el teléfono va a contener números, no vamos a realizar operaciones con ellos (no vamos a sumar los números de teléfono, por ejemplo), además, puede que queramos incluir guiones (-), paréntesis u otros signos dentro del número. Cuando guardes la tabla asígnale el nombre de ‘AGENDA’ (sin las comillas)

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COMO REALIZARLAS CONSULTAS

• Cuando desee revisar, agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos, considere la posibilidad de usar una consulta.

• Al usar una consulta, puede responder a preguntas muy específicas acerca de sus datos que serían difíciles de responder mirando directamente los datos de la tabla. Puede usar las consultas para filtrar los datos, realizar cálculos con ellos y resumirlos. También puede usar consultas para automatizar muchas tareas de administración de datos y revisar los cambios realizados en los datos antes de confirmarlos.

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CREAR UNA CONSULTA

• Para crear una consulta,• Primero debes activar el apartado de consultas

en la ventana de la base de datos. Fíjate que en la parte superior aparece junto a ‘Tablas’, el apartado ‘Consultas’, haz clic sobre este apartado para crear la consultaHaz clic sobre el botón ‘Nuevo’Selecciona la opción Vista diseño y pulsa el botón aceptarAparecerá una nueva ventana con todas las tablas que tienes creadas en la base de datos.

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Abrir una consulta existente

• Para abrir cualquier objeto de la base de

datos, como una consulta, puede hacer doble clic

en el objeto en el panel de navegación.

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Revisar los datos de más de una tabla a la vez

• Las tablas de una base de datos debidamente diseñada establecen relaciones lógicas entre sí. Estas relaciones existen en función de los campos que las tablas tienen en común. Cuando desee comprobar los datos de tablas relacionadas, use una consulta de selección.

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Nota En los ejemplos de este artículo se usa una base de datos creada mediante la plantilla de base de datos Northwind 2010.

Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Nuevo.

En la mitad del panel, bajo Plantillas disponibles, haga clic en Plantillas de ejemplo y, a continuación, en Northwind.

En el panel derecho, revise el nombre del archivo de base de datos del cuadro Nombre de archivo y haga cambios en caso necesario. También puede buscar otra ubicación si hace clic en el icono de carpeta.

Haga clic en Crear. Siga las instrucciones que aparecen en la página

Northwind Traders (en la ficha de objeto Pantalla de inicio) para abrir la base de datos y, a continuación, cierre la ventana Cuadro de diálogo de inicio de sesión.

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Formular variaciones de una

pregunta usando parámetros

con una consulta Es posible que en ocasiones desee ejecutar

una consulta muy similar a otra existente. Puede cambiar la consulta original para usar nuevos criterios, pero si desea ejecutar con frecuencia variaciones de una consulta concreta, considere la posibilidad de usar una consulta de parámetros. Cuando ejecuta una consulta de parámetros, la consulta solicita los valores de los campos y, a continuación, usa los valores especificados para crear los criterios de la consulta.

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También puede especificar qué tipo de datos debe aceptar un parámetro. Puede establecer el tipo de datos para cualquier parámetro, pero es especialmente importante establecer el tipo de datos para los datos numéricos, de moneda o de fecha y hora. Cuando se especifica el tipo de datos que debe aceptar un parámetro, los usuarios ven un mensaje de error más útil si especifican un tipo de datos equivocado, por ejemplo, texto cuando se espera moneda.

Nota Si se establece un parámetro para que acepte datos de texto, cualquier entrada se interpretará como texto y no se mostrará ningún mensaje de error.

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PROCEDIMIENTO1. Con la consulta abierta en la vista Diseño, en la

ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Parámetros.

2. En el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta, en la columna Parámetro, escriba la solicitud de cada parámetro para el que desee especificar el tipo de datos. Asegúrese de que cada parámetro coincida con la solicitud que usa en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño de la consulta.

3. En la columna Tipo de datos, seleccione el tipo de datos para cada parámetro.

24/05/2012

REALIZAR CÁLCULOS BASADOS EN LOS DATOS

• En algunos casos, los valores calculados dejan de estar actualizados porque cambian los valores en los que se basan. Por ejemplo, no debe almacenar la edad de una persona en una tabla porque cada año tendrá que actualizar el valor; en su lugar, almacene la fecha de nacimiento de la persona y, a continuación, use una expresión en una consulta para calcular su edad.

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Nota En los ejemplos de este artículo se usa una base de datos creada mediante la plantilla de base de datos Northwind 2010.

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Nuevo.

2. En la mitad del panel, bajo Plantillas disponibles, haga clic en Plantillas de ejemplo y, a continuación, en Northwind.

3. En el panel derecho, revise el nombre del archivo de base de datos del cuadro Nombre de archivo y haga cambios en caso necesario. También puede buscar otra ubicación si hace clic en el icono de carpeta.

4. Haga clic en Crear.5. Siga las instrucciones que aparecen en la página

Northwind Traders (en la ficha de objeto Pantalla de inicio) para abrir la base de datos y, a continuación, cierre la ventana Cuadro de diálogo de inicio de sesión.

USAR LA BASE DE DATOS NORTHWIND PARA PRACTICAR CON EJEMPLOS

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REALIZAR CÁLCULOS BASADOS EN LOS DATOS

• La mayor parte del tiempo, no se usan tablas para almacenar valores calculados basados en datos de la misma base de datos. Por ejemplo, la tabla Detalles de pedido de Northwind 2007 no almacena los subtotales de los productos porque el subtotal correspondiente a un producto dado se calcula usando los datos almacenados en los campos Cantidad, Precio y Descuento de la tabla Detalles de pedido.

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SIGA EL PROCEDIMIENTO

1. Abra la base de datos Northwind que configuró previamente con estos pasos.

2. En la ficha Crear, en el grupo Macros y código, haga clic en Diseño de la consulta.

3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en la ficha Tablas, haga doble clic en Detalles de pedido.

4. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

5. En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de producto para agregar este campo a la primera columna de la cuadrícula de diseño de la consulta.

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6.-En la segunda columna de la cuadrícula, haga clic con el botón secundario en la fila Campo y, a continuación, haga clic en Zoomen el menú contextual.

7.-En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente:

Subtotal: ([Cantidad]*[Precio])-([Cantidad]*[Precio]*[Descuento])

Haga clic en Aceptar .

Este es el campo calculado. El campo calculado multiplica la cantidad de cada producto por el precio de dicho producto, multiplica la cantidad de cada producto por el precio y el descuento de dicho producto y, a continuación, resta el descuento total del precio total.

8.-En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

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CAMBIAR DATOS DE FORMA AUTOMATIZADA

• Puede usar una consulta de actualización para cambiar los datos de las tablas y para escribir los criterios a fin de especificar las filas que deben actualizarse. Una consulta de actualización permite revisar los datos actualizados antes de realizar la actualización.

• Importante Las consultas de acción no se pueden deshacer. Conviene que haga una copia de seguridad de las tablas que vaya a actualizar mediante una consulta de actualización.

• Nota No se puede crear una consulta web que sea una consulta de actualización.

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PROCEDIMIENTO

1. Abra la tabla guardada ejemplo pedidos

2. En la fila Id. de producto, cambie el tipo de datos

de Número a Texto.

3. Guarde y cierre la tabla Pedidos.

4. En la ficha Crear, en el grupo Macros y código,

haga clic en Diseño de la consulta.

5. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga

doble clic en Pedidos y en Productos.

6. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

7. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño,

haga clic en Actualizar.

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En la cuadrícula de diseño, desaparecen las filas Ordenar y Mostrar y aparece la fila Actualizar a.

8. En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de producto para agregar este campo a la cuadrícula de diseño.

9. En la cuadrícula de diseño, en la fila Actualizar a de la columna Id. de producto, escriba o pegue lo siguiente:

• [Productos].[Nombre de producto]

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10. En la fila Criterios, escriba o pegue lo siguiente:[Id. de producto] Como ([Productos].[Id]) La palabra clave Como es necesaria porque los campos que

va a comparar contienen tipos de datos diferentes (Id. de producto son datos de texto mientras que Id. son datos numéricos).

11. Puede comprobar qué valores van a cambiar debido a una consulta de actualización visualizando la consulta en la vista Hoja de datos. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en

Ver y después en Vista Hoja de datos. La consulta devuelve una lista con los identificadores de

producto que se van a actualizar.12. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Cuando abra la tabla Pedidos, verá que los valores

numéricos del campo Id. de producto se han reemplazado por los nombres de producto de la tabla Productos.

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