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SENATI_SJL
Prof. Richard Perez Vega 1
Microsoft Access 2010
INTRODUCCIÓN A MICROSOFT ACCESS 2010
En este Sesión trataremos los siguientes temas:
1. Conceptos fundamentales de sobre una base de datos
2. Entorno de trabajo de Access
3. Creación de una base de datos
4. Creación de tablas
5. Ingresar registros a una Tabla
6. Guardar una base de datos
I
Sesión
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MS Access Básico
1. Conceptos fundamentales
1.1. ¿Qué es una base de datos?
Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados y relacionados que se
encuentra agrupada o estructurada para un uso determinado y un conjunto de programas.
Los datos se organizan en tablas.
Por ejemplo, un hospital maneja una
gran cantidad de información (Datos
de los pacientes y médicos) toda esa
información organizada y relacionada
forma una base de datos.
Un gestor de base de datos es un
programa que permite introducir,
almacenar, ordenar, y manipular los
datos. Los programas gestores de base
de datos más usados son: Access, SQL
server, ORACLE, ETC.
Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las
reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan
y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas
almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, los
pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los
datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.
(Ejemplo de una base de datos)
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1.2. Elementos De Una Base De Datos
1. Tablas de datos.
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla
contiene información sobre un tema o asunto particular, pueden ser: clientes, pedidos,
artículos, etc.
Las tablas contienen campos que almacenan los
diferentes datos como el código del cliente, nombre del
cliente, dirección, etc. y al conjunto de campos para un
mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila,
así todos los campos de un cliente forman un registro,
todos los datos de otro cliente forman otro registro.
Campos
Código Nombre Apellidos Dirección C.P.
Registro 1 1 Luis Grande Lilos C/ Germanías, 23 46723
Registro 2 2 Marta Fran Dardeno C/ Mayor, 34 46625
Registro 3 3 Francisco Juan López C/ Valle, 56 46625
Registro 4 4 María Huesca Buevo C/ Franciscano, 67 46521
2. Consultas
Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados
en las tablas ya creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc. El uso más
común es para extraer los datos de las tablas que cumplen ciertas condiciones.
3. Formularios.
Un formulario es el objeto de Access 2010 diseñado para la introducción, visualización y
modificación de los datos de las tablas.
4. Informes.
Un informe es el objeto de Access 2010 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y
resumir datos seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
5. Macros.
Una macro es el objeto de Access 2010 que define de forma estructurada las acciones que
el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la
elección de un elemento de un formulario.
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MS Access Básico
Escribir MSACCESS y clic en aceptar
2. Iniciar Access.
2.1. Ingresar al programa
Existen diferentes formas de ingresar al programa, podemos usar el icono de acceso directo
que se encuentra en el escritorio , si no se encuentra el icono en el escritorio
podemos seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic en el botón inicio
2. Clic en todos los programas
3. Microsoft office
4. Clic en Microsoft Access 2010
Otra forma de ingresar al
programa es pulsando
las teclas
+
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Ventana principal de Access
2.2. Entorno de trabajo
Elementos básicos de Access 2010
Barra de título Cinta de opciones Barra de acceso
Rápido
B
Pestaña Archivo
Barra de estado
Área de objetos
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MS Access Básico
1. La barra de Título
La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos
trabajando en el momento actual.
En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , maximizar/restaurar
y cerrar .
2. La barra de Acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar
o Deshacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Veremos cómo más
adelante.
3. La Cinta de opciones
La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al
hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene los botones y menús,
organizados en categorías o grupos.
En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen
un color atenuado, gris.
La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada para simplificarte el
trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán
pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas)
que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submenú. En tal caso,
aparecerán nuevos caracteres para estas nuevas opciones.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.
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Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
3. La pestaña Archivo
La pestaña Archivo es especial y como tal, está destacada con
un fondo rosado. Al contrario que el resto de pestañas, no
despliega una ficha típica de la cinta de opciones con
herramientas para modificar el documento, sino que
despliega un menú con acciones relativas al propio archivo:
Guardar, Imprimir, Abrir. En versiones anteriores se
encontraban en el botón Office.
A este menú también puedes acceder desde el modo de
acceso por teclado tal y como vimos para la Cinta de
opciones pulsando Alt + A.
Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al
hacer clic sobre ellos. Por ejemplo, la opción Guardar para
guardar el documento actual, o Salir
Opción que muestra más información. Algunas opciones lo
que hacen es mostrar más opciones en la zona derecha de la
ventana. Por ejemplo, la opción Información que muestra
información de la base de datos abierta o Reciente que
muestra un listado de las últimas bases de datos utilizadas. Al
hacer clic en una de estas opciones, se coloreará con un color
rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opción
activa.
4. La barra de estado
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre
el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos
en cada momento.
Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (BloqNum), que
estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinámica,
Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derechaCreación de una
base de datos
Para ocultar y mostrar las fichas de la cinta, si necesitas
disponer de más espacio de trabajo. Deberás hacer doble
clic sobre cualquiera de las pestañas o utilizar el botón
situado en la parte derecha de la cinta . Las opciones
volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a
hacer clic en cualquier pestaña o pulses de nuevo el botón.
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MS Access Básico
3. Crear una base de datos
A. Procedimientos para crear una base de datos:
1. Clic en el icono base de datos en blanco
2. Escribir el nombre para la base de datos(colegio)
3. Clic en el icono del folder para seleccionar donde guardar la base de datos
4. Seleccionar la unidad donde desea guardar
5. Clic en el boton aceptar
6. Clic en crear
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Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará laextensión .ACCDB. Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar susdatos.
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se
crean a partir de éstas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde podremos
seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
B. Cerrar la base de datos.
Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
1. Cerrando Access:
a. Ir al Menú Archivo y pulsar el botón Salir .
O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de datos.
2. Sin cerrar Access:
a. En el Menú Archivo, elegir la opción Cerrar base de datos.
C. Abrir una base de datos.
Podemos abrir una base de datos ya existente desde sitios distintos:
1. Desde el Menú Archivo:
a. Ir al Menú Archivo
b. Elegir la opción Abrir
c. Seleccionarla unidad o
carpeta donde se encuentra
la base de datos (D)
d. Seleccionar la base de datos
e. Clic en abrir.
2. Desde los documentos recientes
del Menú Archivo:
a. Clic en el menú archivo
b. Haz clic en la que quieras
abrir.
Tabla creada
por Access
Panel de Exploración de la base de datos.
Lista de Base de datos
recientes.