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SENATI_SJL Prof. Richard Perez Vega 1 Microsoft Access 2010 INTRODUCCIÓN A MICROSOFT ACCESS 2010 En este Sesión trataremos los siguientes temas: 1. Conceptos fundamentales de sobre una base de datos 2. Entorno de trabajo de Access 3. Creación de una base de datos 4. Creación de tablas 5. Ingresar registros a una Tabla 6. Guardar una base de datos I Sesión

Conceptos de Acces

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Prof. Richard Perez Vega 1

Microsoft Access 2010

INTRODUCCIÓN A MICROSOFT ACCESS 2010

En este Sesión trataremos los siguientes temas:

1. Conceptos fundamentales de sobre una base de datos

2. Entorno de trabajo de Access

3. Creación de una base de datos

4. Creación de tablas

5. Ingresar registros a una Tabla

6. Guardar una base de datos

I

Sesión

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MS Access Básico

1. Conceptos fundamentales

1.1. ¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados y relacionados que se

encuentra agrupada o estructurada para un uso determinado y un conjunto de programas.

Los datos se organizan en tablas.

Por ejemplo, un hospital maneja una

gran cantidad de información (Datos

de los pacientes y médicos) toda esa

información organizada y relacionada

forma una base de datos.

Un gestor de base de datos es un

programa que permite introducir,

almacenar, ordenar, y manipular los

datos. Los programas gestores de base

de datos más usados son: Access, SQL

server, ORACLE, ETC.

Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las

reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan

y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.

En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas

almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, los

pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los

datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.

(Ejemplo de una base de datos)

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1.2. Elementos De Una Base De Datos

1. Tablas de datos.

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla

contiene información sobre un tema o asunto particular, pueden ser: clientes, pedidos,

artículos, etc.

Las tablas contienen campos que almacenan los

diferentes datos como el código del cliente, nombre del

cliente, dirección, etc. y al conjunto de campos para un

mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila,

así todos los campos de un cliente forman un registro,

todos los datos de otro cliente forman otro registro.

Campos

Código Nombre Apellidos Dirección C.P.

Registro 1 1 Luis Grande Lilos C/ Germanías, 23 46723

Registro 2 2 Marta Fran Dardeno C/ Mayor, 34 46625

Registro 3 3 Francisco Juan López C/ Valle, 56 46625

Registro 4 4 María Huesca Buevo C/ Franciscano, 67 46521

2. Consultas

Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados

en las tablas ya creadas.

Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc. El uso más

común es para extraer los datos de las tablas que cumplen ciertas condiciones.

3. Formularios.

Un formulario es el objeto de Access 2010 diseñado para la introducción, visualización y

modificación de los datos de las tablas.

4. Informes.

Un informe es el objeto de Access 2010 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y

resumir datos seleccionados de una tabla.

Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

5. Macros.

Una macro es el objeto de Access 2010 que define de forma estructurada las acciones que

el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.

Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la

elección de un elemento de un formulario.

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MS Access Básico

Escribir MSACCESS y clic en aceptar

2. Iniciar Access.

2.1. Ingresar al programa

Existen diferentes formas de ingresar al programa, podemos usar el icono de acceso directo

que se encuentra en el escritorio , si no se encuentra el icono en el escritorio

podemos seguir los siguientes pasos:

1. Hacer clic en el botón inicio

2. Clic en todos los programas

3. Microsoft office

4. Clic en Microsoft Access 2010

Otra forma de ingresar al

programa es pulsando

las teclas

+

1

2

3 4

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Ventana principal de Access

2.2. Entorno de trabajo

Elementos básicos de Access 2010

Barra de título Cinta de opciones Barra de acceso

Rápido

B

Pestaña Archivo

Barra de estado

Área de objetos

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MS Access Básico

1. La barra de Título

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos

trabajando en el momento actual.

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , maximizar/restaurar

y cerrar .

2. La barra de Acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar

o Deshacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Veremos cómo más

adelante.

3. La Cinta de opciones

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al

hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene los botones y menús,

organizados en categorías o grupos.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen

un color atenuado, gris.

La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada para simplificarte el

trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán

pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas)

que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submenú. En tal caso,

aparecerán nuevos caracteres para estas nuevas opciones.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

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Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

3. La pestaña Archivo

La pestaña Archivo es especial y como tal, está destacada con

un fondo rosado. Al contrario que el resto de pestañas, no

despliega una ficha típica de la cinta de opciones con

herramientas para modificar el documento, sino que

despliega un menú con acciones relativas al propio archivo:

Guardar, Imprimir, Abrir. En versiones anteriores se

encontraban en el botón Office.

A este menú también puedes acceder desde el modo de

acceso por teclado tal y como vimos para la Cinta de

opciones pulsando Alt + A.

Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al

hacer clic sobre ellos. Por ejemplo, la opción Guardar para

guardar el documento actual, o Salir

Opción que muestra más información. Algunas opciones lo

que hacen es mostrar más opciones en la zona derecha de la

ventana. Por ejemplo, la opción Información que muestra

información de la base de datos abierta o Reciente que

muestra un listado de las últimas bases de datos utilizadas. Al

hacer clic en una de estas opciones, se coloreará con un color

rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opción

activa.

4. La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre

el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos

en cada momento.

Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (BloqNum), que

estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinámica,

Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derechaCreación de una

base de datos

Para ocultar y mostrar las fichas de la cinta, si necesitas

disponer de más espacio de trabajo. Deberás hacer doble

clic sobre cualquiera de las pestañas o utilizar el botón

situado en la parte derecha de la cinta . Las opciones

volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a

hacer clic en cualquier pestaña o pulses de nuevo el botón.

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MS Access Básico

3. Crear una base de datos

A. Procedimientos para crear una base de datos:

1. Clic en el icono base de datos en blanco

2. Escribir el nombre para la base de datos(colegio)

3. Clic en el icono del folder para seleccionar donde guardar la base de datos

4. Seleccionar la unidad donde desea guardar

5. Clic en el boton aceptar

6. Clic en crear

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Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará laextensión .ACCDB. Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar susdatos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se

crean a partir de éstas.

Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde podremos

seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.

B. Cerrar la base de datos.

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:

1. Cerrando Access:

a. Ir al Menú Archivo y pulsar el botón Salir .

O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de datos.

2. Sin cerrar Access:

a. En el Menú Archivo, elegir la opción Cerrar base de datos.

C. Abrir una base de datos.

Podemos abrir una base de datos ya existente desde sitios distintos:

1. Desde el Menú Archivo:

a. Ir al Menú Archivo

b. Elegir la opción Abrir

c. Seleccionarla unidad o

carpeta donde se encuentra

la base de datos (D)

d. Seleccionar la base de datos

e. Clic en abrir.

2. Desde los documentos recientes

del Menú Archivo:

a. Clic en el menú archivo

b. Haz clic en la que quieras

abrir.

Tabla creada

por Access

Panel de Exploración de la base de datos.

Lista de Base de datos

recientes.