The PSCD work

7/25/2019 The PSCD work

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I P S 5 1 0 P u b l i c S e c t o r C o l l e c t i o n &

D i s b u r s e m e n t

S A P f o r I n d u s t r i e s - S A P f o r P u b l i c S e c t o r

D a t e

T r a i n i n g C e n t e r

I n s t r u c t o r s

E d u c a t i o n W e b s i t e

P a r t i c i p a n t H a n d b o o k C o u r s e V e r s i o n : 9 4 C o u r s e D u r a t i o n : 5 D a y ( s )

M a t e r i a l N u m b e r : 5 0 1 0 1 0 7 7

A n S A P c o u r s e - u s e i t t o l e a r n , r e f e r e n c e i t f o r w o r k


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C o p y r i g h t

C o p y r i g h t 2 0 1 1 S A P A G . A l l r i g h t s r e s e r v e d .

N o p a r t o f t h i s p u b l i c a t i o n m a y b e r e p r o d u c e d o r t r a n s m i t t e d i n a n y f o r m o r f o r a n y p u r p o s e

w i t h o u t t h e e x p r e s s p e r m i s s i o n o f S A P A G . T h e i n f o r m a t i o n c o n t a i n e d h e r e i n m a y b e c h a n g e d

w i t h o u t p r i o r n o t i c e .

S o m e s o f t w a r e p r o d u c t s m a r k e t e d b y S A P A G a n d i t s d i s t r i b u t o r s c o n t a i n p r o p r i e t a r y s o f t w a r e

c o m p o n e n t s o f o t h e r s o f t w a r e v e n d o r s .

T r a d e m a r k s

M i c r o s o f t , W I N D O W S , N T , E X C E L , W o r d , P o w e r P o i n t a n d S Q L S e r v e r a r e

r e g i s t e r e d t r a d e m a r k s o f M i c r o s o f t C o r p o r a t i o n .

I B M , D B 2 , O S / 2 , D B 2 / 6 0 0 0 , P a r a l l e l S y s p l e x , M V S / E S A , R S / 6 0 0 0 , A I X ,

S / 3 9 0 , A S / 4 0 0 , O S / 3 9 0 , a n d O S / 4 0 0 a r e r e g i s t e r e d t r a d e m a r k s o f I B M C o r p o r a t i o n .

O R A C L E i s a r e g i s t e r e d t r a d e m a r k o f O R A C L E C o r p o r a t i o n .

I N F O R M I X - O n L i n e f o r S A P a n d I N F O R M I X D y n a m i c S e r v e r T M a r e r e g i s t e r e d

t r a d e m a r k s o f I n f o r m i x S o f t w a r e I n c o r p o r a t e d .

U N I X , X / O p e n , O S F / 1 , a n d M o t i f a r e r e g i s t e r e d t r a d e m a r k s o f t h e O p e n G r o u p .

C i t r i x , t h e C i t r i x l o g o , I C A , P r o g r a m N e i g h b o r h o o d , M e t a F r a m e , W i n F r a m e ,

V i d e o F r a m e , M u l t i W i n a n d o t h e r C i t r i x p r o d u c t n a m e s r e f e r e n c e d h e r e i n a r e t r a d e m a r k s

o f C i t r i x S y s t e m s , I n c .

H T M L , D H T M L , X M L , X H T M L a r e t r a d e m a r k s o r r e g i s t e r e d t r a d e m a r k s o f W 3 C , W o r l d

W i d e W e b C o n s o r t i u m , M a s s a c h u s e t t s I n s t i t u t e o f T e c h n o l o g y .

J A V A i s a r e g i s t e r e d t r a d e m a r k o f S u n M i c r o s y s t e m s , I n c .

J A V A S C R I P T i s a r e g i s t e r e d t r a d e m a r k o f S u n M i c r o s y s t e m s , I n c . , u s e d u n d e r l i c e n s e f o r

t e c h n o l o g y i n v e n t e d a n d i m p l e m e n t e d b y N e t s c a p e .

S A P , S A P L o g o , R / 2 , R I V A , R / 3 , S A P A r c h i v e L i n k , S A P B u s i n e s s W o r k o w , W e b F l o w , S A P

E a r l y W a t c h , B A P I , S A P P H I R E , M a n a g e m e n t C o c k p i t , m y S A P . c o m L o g o a n d m y S A P . c o m

a r e t r a d e m a r k s o r r e g i s t e r e d t r a d e m a r k s o f S A P A G i n G e r m a n y a n d i n s e v e r a l o t h e r c o u n t r i e s

a l l o v e r t h e w o r l d . A l l o t h e r p r o d u c t s m e n t i o n e d a r e t r a d e m a r k s o r r e g i s t e r e d t r a d e m a r k s o f

t h e i r r e s p e c t i v e c o m p a n i e s .

D i s c l a i m e r

T H E S E M A T E R I A L S A R E P R O V I D E D B Y S A P O N A N " A S I S " B A S I S , A N D S A P E X P R E S S L Y

D I S C L A I M S A N Y A N D A L L W A R R A N T I E S , E X P R E S S O R A P P L I E D , I N C L U D I N G

W I T H O U T L I M I T A T I O N W A R R A N T I E S O F M E R C H A N T A B I L I T Y A N D F I T N E S S F O R A

P A R T I C U L A R P U R P O S E , W I T H R E S P E C T T O T H E S E M A T E R I A L S A N D T H E S E R V I C E ,

I N F O R M A T I O N , T E X T , G R A P H I C S , L I N K S , O R A N Y O T H E R M A T E R I A L S A N D P R O D U C T S C O N T A I N E D H E R E I N . I N N O E V E N T S H A L L S A P B E L I A B L E F O R A N Y D I R E C T ,

I N D I R E C T , S P E C I A L , I N C I D E N T A L , C O N S E Q U E N T I A L , O R P U N I T I V E D A M A G E S O F A N Y

K I N D W H A T S O E V E R , I N C L U D I N G W I T H O U T L I M I T A T I O N L O S T R E V E N U E S O R L O S T

P R O F I T S , W H I C H M A Y R E S U L T F R O M T H E U S E O F T H E S E M A T E R I A L S O R I N C L U D E D

S O F T W A R E C O M P O N E N T S .

g 2 0 1 1 0 2 8 9 4 3 5 2


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A b o u t T h i s H a n d b o o k

T h i s h a n d b o o k i s i n t e n d e d t o c o m p l e m e n t t h e i n s t r u c t o r - l e d p r e s e n t a t i o n o f t h i s

c o u r s e , a n d s e r v e a s a s o u r c e o f r e f e r e n c e . I t i s n o t s u i t a b l e f o r s e l f - s t u d y .

T y p o g r a p h i c C o n v e n t i o n s

A m e r i c a n E n g l i s h i s t h e s t a n d a r d u s e d i n t h i s h a n d b o o k . T h e f o l l o w i n g

t y p o g r a p h i c c o n v e n t i o n s a r e a l s o u s e d .

T y p e S t y l e D e s c r i p t i o n

E x a m p l e t e x t W o r d s o r c h a r a c t e r s t h a t a p p e a r o n t h e s c r e e n . T h e s e i n c l u d e e l d n a m e s , s c r e e n t i t l e s , p u s h b u t t o n s a s w e l l

a s m e n u n a m e s , p a t h s , a n d o p t i o n s .

A l s o u s e d f o r c r o s s - r e f e r e n c e s t o o t h e r d o c u m e n t a t i o n

b o t h i n t e r n a l a n d e x t e r n a l .

E x a m p l e t e x t E m p h a s i z e d w o r d s o r p h r a s e s i n b o d y t e x t , t i t l e s o f

g r a p h i c s , a n d t a b l e s

E X A M P L E T E X T N a m e s o f e l e m e n t s i n t h e s y s t e m . T h e s e i n c l u d e

r e p o r t n a m e s , p r o g r a m n a m e s , t r a n s a c t i o n c o d e s , t a b l e

n a m e s , a n d i n d i v i d u a l k e y w o r d s o f a p r o g r a m m i n g l a n g u a g e , w h e n s u r r o u n d e d b y b o d y t e x t , f o r e x a m p l e

S E L E C T a n d I N C L U D E .

E x a m p l e t e x t S c r e e n o u t p u t . T h i s i n c l u d e s l e a n d d i r e c t o r y n a m e s

a n d t h e i r p a t h s , m e s s a g e s , n a m e s o f v a r i a b l e s a n d

p a r a m e t e r s , a n d p a s s a g e s o f t h e s o u r c e t e x t o f a

p r o g r a m .

E x a m p l e t e x t E x a c t u s e r e n t r y . T h e s e a r e w o r d s a n d c h a r a c t e r s t h a t

y o u e n t e r i n t h e s y s t e m e x a c t l y a s t h e y a p p e a r i n t h e

d o c u m e n t a t i o n .

< E x a m p l e t e x t > V a r i a b l e u s e r e n t r y . P o i n t e d b r a c k e t s i n d i c a t e t h a t y o u

r e p l a c e t h e s e w o r d s a n d c h a r a c t e r s w i t h a p p r o p r i a t e

e n t r i e s .

2 0 1 1 2 0 1 1 S A P A G . A l l r i g h t s r e s e r v e d . i i i


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A b o u t T h i s H a n d b o o k I P S 5 1 0

I c o n s i n B o d y T e x t

T h e f o l l o w i n g i c o n s a r e u s e d i n t h i s h a n d b o o k .

I c o n M e a n i n g

F o r m o r e i n f o r m a t i o n , t i p s , o r b a c k g r o u n d

N o t e o r f u r t h e r e x p l a n a t i o n o f p r e v i o u s p o i n t

E x c e p t i o n o r c a u t i o n

P r o c e d u r e s

I n d i c a t e s t h a t t h e i t e m i s d i s p l a y e d i n t h e i n s t r u c t o r ' s

p r e s e n t a t i o n .

i v 2 0 1 1 S A P A G . A l l r i g h t s r e s e r v e d . 2 0 1 1


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C o n t e n t s

C o u r s e O v e r v i e w . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i x

C o u r s e G o a l s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i x

C o u r s e O b j e c t i v e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i x

U n i t 1 : B a s i c s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

I n t r o d u c t i o n t o t h e P u b l i c S e c t o r S o l u t i o n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

E v e n t T e c h n o l o g y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

P a r a l l e l M a s s P r o c e s s e s i n P S C D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2

M a s t e r D a t a O b j e c t s i n C o n t r a c t A c c o u n t s R e c e i v a b l e a n d P a y a b l e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 7

M a s t e r D a t a P u b l i c S e c t o r . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 7

U n i t 2 : D o c u m e n t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 5

L i f e c y c l e o f D o c u m e n t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 7

D o c u m e n t S t r u c t u r e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 4

P o s t i n g D o c u m e n t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 3

E x e r c i s e o n d o c u m e n t p o s t i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 0 5

I n t e g r a t i o n w i t h G e n e r a l L e d g e r A c c o u n t i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 0 9

A c c o u n t B a l a n c e D i s p l a y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2 1

E x e r c i s e o n a c c o u n t i n g i n t e g r a t i o n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 3 1 P u b l i c S e c t o r R e q u e s t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 3 4

E x e r c i s e o n G e n e r a l R e q u e s t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 5 5

U n i t 3 : T r a n s a c t i o n s a n d A c c o u n t D e t e r m i n a t i o n . . . . . . . . . . . . . . . 1 5 9

S t r u c t u r e o f T r a n s a c t i o n s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 6 0

G e n e r a l L e d g e r A c c o u n t D e t e r m i n a t i o n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 6 6

T a x D e t e r m i n a t i o n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 7 3

U S A - T a x J u r i s d i c t i o n C o d e ( O n l y r e l e v a n t f o r U S t r a i n i n g ) . . . 1 7 7

U n i t 4 : I n c o m i n g P a y m e n t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 8 3

P r o c e s s i n g I n c o m i n g a n d O u t g o i n g P a y m e n t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 8 5 P a y m e n t L o t s a n d C h e c k L o t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 8 8

E x e r c i s e o n C h e c k L o t a n d P a y m e n t L o t ( E n t e r i n g P a y m e n t s i n

P a y m e n t L o t s ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 0 2

C l a r i c a t i o n P r o c e s s i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 0 5

E x e r c i s e o n A c c o u n t M a i n t e n a n c e ( C l a r i c a t i o n P r o c e s s i n g ) . . 2 1 7

C a s h D e s k / C a s h J o u r n a l . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 2 2

E x e r c i s e o n t h e C a s h J o u r n a l . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 5

2 0 1 1 2 0 1 1 S A P A G . A l l r i g h t s r e s e r v e d . v


6/719

C o n t e n t s I P S 5 1 0

U n i t 5 : P a y m e n t R u n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 9

P r e r e q u i s i t e s f o r M a k i n g P a y m e n t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 4 0

P a y m e n t P r o g r a m . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 4 6 E x e r c i s e o n P a y m e n t P r o g r a m S c h e d u l i n g a n d E x e c u t i n g . . 2 5 8

P a y m e n t C a r d s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 6 1

C h e c k M a n a g e m e n t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 6 6

F S C M B i l l e r D i r e c t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 7 0

R e v e n u e D i s t r i b u t i o n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 7 4

E x e r c i s e o n R e v e n u e D i s t r i b u t i o n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 8 0

U n i t 6 : R e t u r n s P r o c e s s i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 8 7

C o n g u r a t i o n o f R e t u r n s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 8 8

P r o c e s s i n g R e t u r n s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 0 0

E x e r c i s e o n t h e R e t u r n s P r o c e s s ( E d i t i n g R e t u r n s ) . . . . . . . . . . . . . 3 0 7

U n i t 7 : C l e a r i n g C o n t r o l . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1 3

T e r m i n o l o g y a n d D e n i t i o n s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1 4

C o n g u r a t i o n o f t h e C l e a r i n g S t r a t e g y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1 9

S p e c i a l C a s e s : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 3 4

U n i t 8 : D u n n i n g a n d C o l l e c t i o n s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 4 3

D u n n i n g - T e r m i n o l o g y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 4 4

E x e r c i s e o n c a r r y i n g o u t d u n n i n g a c t i v i t i e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 4 8

C o n g u r a t i o n a n d E x e c u t i o n o f t h e D u n n i n g P r o g r a m . . . . . . . . . . 3 5 1

C o l l e c t i o n P r o c e s s i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 6 7

I n b o u n d C o r r e s p o n d e n c e P u b l i c S e c t o r . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 7 6

U n i t 9 : I n t e r e s t C a l c u l a t i o n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 9 1

C a l c u l a t i o n o f I n t e r e s t o n I t e m s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 9 2

I n t e r e s t K e y s a n d C a l c u l a t i o n R u l e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 9 5

P r o c e s s i n g o f I n t e r e s t C a l c u l a t i o n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 0 6

U n i t 1 0 : D e f e r r a l / I n s t a l l m e n t P l a n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1 7

D e f e r r a l : D e n i t i o n a n d P r o c e s s i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1 8

I n s t a l l m e n t P l a n : D e n i t i o n a n d P r o c e s s i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 2 2

U n i t 1 1 : O t h e r B u s i n e s s T r a n s a c t i o n s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 3 3

G e n e r a l a c c o u n t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 3 4

R e v e r s i n g D o c u m e n t s a n d R e s e t t i n g C l e a r i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 4 2

D o c u m e n t T r a n s f e r . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 5 1

D o u b t f u l E n t r y / I n d i v i d u a l V a l u e A d j u s t m e n t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 5 4

W r i t e - O f f . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 5 8

E x e r c i s e o n w r i t i n g o f f ( i n s t a l l m e n t p l a n ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 6 3

v i 2 0 1 1 S A P A G . A l l r i g h t s r e s e r v e d . 2 0 1 1


7/719

I P S 5 1 0 C o n t e n t s

U n i t 1 2 : S e c u r i t y D e p o s i t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 6 7

C a s h a n d N o n - C a s h S e c u r i t y D e p o s i t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 6 8

R e q u e s t , P a y m e n t a n d S e t t l e m e n t o f C a s h S e c u r i t y D e p o s i t s 4 7 1

U n i t 1 3 : C o r r e s p o n d e n c e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 8 1

D e n i t i o n a n d T y p e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 8 2

H a n d l i n g a n d C u s t o m i z i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 8 9

T h e P r i n t W o r k b e n c h . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 9 7

E x e r c i s e o n C o r r e s p o n d e n c e H a n d l i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 0 2

U n i t 1 4 : F u r t h e r I n t e g r a t i o n o f C o n t r a c t A c c o u n t s R e c e i v a b l e a n d P a y a b l e i n S A P M o d u l e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 0 9

O v e r v i e w o f t h e I n t e g r a t i o n o f C o n t r a c t A c c o u n t s R e c e i v a b l e a n d P a y a b l e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1 1

F u n d s M a n a g e m e n t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1 4

C a s h M a n a g e m e n t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2 4

C o n t r a c t A c c o u n t s R e c e i v a b l e a n d P a y a b l e a n d S D

I n t e g r a t i o n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2 8

C u s t o m e r / V e n d o r I n t e g r a t i o n ( M a s t e r D a t a , S D a n d V e n d o r

I n t e r f a c e ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 3 6

I n t e g r a t i o n w i t h t h e N e w G e n e r a l L e d g e r ( S e g m e n t

R e p o r t i n g ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 4 0

C r e d i t M a n a g e m e n t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 4 5

F i n a n c i a l C u s t o m e r C a r e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 5 2

B u s i n e s s I n t e l l i g e n c e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 5 8 O u t b o u n d I n t e r f a c e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 6 1

U n i t 1 5 : I n v o i c i n g i n C o n t r a c t A c c o u n t s R e c e i v a b l e a n d P a y a b l e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 6 9

O v e r v i e w o f B i l l i n g a n d I n v o i c i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 7 1

B u s i n e s s R u l e F r a m e w o r k . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 7 4

P u b l i c S e c t o r B i l l i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 8 4

T r a n s f e r r i n g B i l l i n g D o c u m e n t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 8 9

O v e r v i e w o f t h e I n v o i c i n g P r o c e s s e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 9 9

B a s i c T e r m s i n I n v o i c i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 0 2

I n v o i c i n g P r o c e s s F l o w . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1 4 P o s t i n g D o c u m e n t s a n d I n v o i c i n g D o c u m e n t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1 9

I n v o i c i n g F u n c t i o n s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2 6

I n v o i c e R e v e r s a l . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 5 1

I n v o i c e P r i n t o u t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 5 5

I n v o i c i n g E x e c u t i o n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 6 4

D o c u m e n t D i s p l a y a n d M o n i t o r i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 6 7

B W I n t e g r a t i o n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 7 0

C R M I n t e g r a t i o n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 7 5

2 0 1 1 2 0 1 1 S A P A G . A l l r i g h t s r e s e r v e d . v i i


8/719

C o n t e n t s I P S 5 1 0

v i i i 2 0 1 1 S A P A G . A l l r i g h t s r e s e r v e d . 2 0 1 1


9/719

C o u r s e O v e r v i e w

T h i s i s a n o v e r v i e w o f t h e p r e r e q u i s i t e s a n d c o n t e n t s o f t h e P u b l i c S e c t o r

C o l l e c t i o n a n d D i s b u r s e m e n t ( P S C D ) s o l u t i o n .

T a r g e t A u d i e n c e

T h i s c o u r s e i s i n t e n d e d f o r t h e f o l l o w i n g a u d i e n c e s :

P r o j e c t m a n a g e r a n d p r o j e c t t e a m

C o n s u l t a n t s

C o u r s e P r e r e q u i s i t e s

R e q u i r e d K n o w l e d g e

A C 0 1 0 B u s i n e s s P r o c e s s e s i n E x t e r n a l A c c o u n t i n g

o r

E x p e r i e n c e i n s u b l e d g e r a c c o u n t i n g i n t h e p u b l i c s e c t o r

C o u r s e G o a l s

T h i s c o u r s e w i l l p r e p a r e y o u t o :

U n d e r s t a n d t h e s c o p e o f t h e p u b l i c s e c t o r - s p e c i c t r a n s a c t i o n s i n P u b l i c

S e c t o r C o l l e c t i o n a n d D i s b u r s e m e n t ( P S C D )

B e c o m e f a m i l i a r w i t h t h e i n t e r f a c e b e t w e e n P S C D a n d S A P T a x a n d

R e v e n u e M a n a g e m e n t ( T R M ) , S A P B i l l e r D i r e c t a n d o t h e r e - g o v e r n m e n t

c o m p o n e n t s w i t h r e f e r e n c e t o i n t e g r a t e d T R M .

D e s c r i b e a n d c o n g u r e k e y a c t i v i t i e s w i t h i n t h e P S C D p r o d u c t

I d e n t i f y t h e i n t e g r a t i o n p o i n t s b e t w e e n P S C D a n d o t h e r R / 3 A c c o u n t i n g

m o d u l e s

N o t e : T h i s c o u r s e d o e s n o t g o i n t o d e t a i l a b o u t t h e i n t e r f a c e d e s i g n

o f p u b l i c s e c t o r a s s e s s m e n t s y s t e m s .

C o u r s e O b j e c t i v e s

A f t e r c o m p l e t i n g t h i s c o u r s e , y o u w i l l b e a b l e t o :

C r e a t e , d i s p l a y a n d m a i n t a i n b u s i n e s s p a r t n e r s , c o n t r a c t a c c o u n t s a n d

c o n t r a c t o b j e c t s

2 0 1 1 2 0 1 1 S A P A G . A l l r i g h t s r e s e r v e d . i x


10/719

C o u r s e O v e r v i e w I P S 5 1 0

U n d e r s t a n d h o w t o u s e t h e s t a n d a r d P S C D f u n c t i o n s a n d o t h e r p u b l i c s e c t o r

a c c o u n t i n g a c t i v i t i e s

( M a n u a l l y ) p o s t a n d c l e a r o p e n i t e m s C o n g u r e C u s t o m i z i n g p a r a m e t e r s f o r t h e k e y p r o c e s s e s

E n t e r i n s t a l l m e n t p l a n s ( d e f e r r a l s ) , p a y m e n t l o t s a n d r e t u r n s l o t s a n d t o

u p d a t e t h e g e n e r a l l e d g e r

C a r r y o u t p e r i o d i c p r o c e s s i n g a n d c l o s i n g o p e r a t i o n s

C r e a t e i n v o i c e s

E x p l a i n t h e i n t e g r a t i o n w i t h o t h e r S A P a p p l i c a t i o n s

S A P S o f t w a r e C o m p o n e n t I n f o r m a t i o n

T h e i n f o r m a t i o n i n t h i s c o u r s e p e r t a i n s t o t h e f o l l o w i n g S A P S o f t w a r e C o m p o n e n t s

a n d r e l e a s e s :

S A P E R P C e n t r a l C o m p o n e n t 6 . 0

x 2 0 1 1 S A P A G . A l l r i g h t s r e s e r v e d . 2 0 1 1


11/719

U n i t 1 B a s i c s

U n i t O v e r v i e w

T h i s u n i t i s a n o v e r v i e w o f t h e l a t e s t s o l u t i o n s i n P S C D , t h e m a s s a c t i v i t y

f u n c t i o n s a n d t h e e v e n t c o n c e p t . I t a l s o p r o v i d e s a n i n s i g h t i n t o t h e m a s t e r d a t a

s t r u c t u r e o f P S C D .

U n i t O b j e c t i v e s

A f t e r c o m p l e t i n g t h i s u n i t , y o u w i l l b e a b l e t o :

E x p l a i n t h e m o s t r e c e n t s o l u t i o n s i n t h e p u b l i c s e c t o r

U s e e v e n t m a n a g e m e n t t o i n t e g r a t e c u s t o m e r - s p e c i c r e q u i r e m e n t s i n t o t h e

S A P S y s t e m w i t h o u t m o d i f y i n g S A P p r o g r a m s .

D r a m a t i c a l l y r e d u c e t h e r u n t i m e f o r m a s s r u n s ( s u c h a s p a y m e n t r u n s o r

d u n n i n g p r o c e s s i n g ) b y u s i n g p a r a l l e l p r o c e s s e s .

E x p l a i n t h e m o s t i m p o r t a n t m a s t e r d a t a o b j e c t s i n C o n t r a c t A c c o u n t s R e c e i v a b l e a n d P a y a b l e a n d t h e i r c o n t r o l l i n g e l e m e n t s .

C r e a t e a n d l i n k t h e d i f f e r e n t m a s t e r d a t a o b j e c t s i n P S - C D .

U n i t C o n t e n t s

L e s s o n : I n t r o d u c t i o n t o t h e P u b l i c S e c t o r S o l u t i o n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

L e s s o n : E v e n t T e c h n o l o g y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

L e s s o n : P a r a l l e l M a s s P r o c e s s e s i n P S C D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2

L e s s o n : M a s t e r D a t a O b j e c t s i n C o n t r a c t A c c o u n t s R e c e i v a b l e a n d

P a y a b l e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 7

L e s s o n : M a s t e r D a t a P u b l i c S e c t o r . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 7E x e r c i s e 1 : M a s t e r D a t a P u b l i c S e c t o r . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 9

2 0 1 1 2 0 1 1 S A P A G . A l l r i g h t s r e s e r v e d . 1


12/719

U n i t 1 : B a s i c s I P S 5 1 0

L e s s o n : I n t r o d u c t i o n t o t h e P u b l i c S e c t o r S o l u t i o n

L e s s o n O v e r v i e w

T h i s l e s s o n w i l l t e a c h y o u a b o u t t h e m o s t i m p o r t a n t s o l u t i o n s i n t e g r a t e d w i t h

P S C D w i t h i n t h e p u b l i c s e c t o r .

L e s s o n O b j e c t i v e s

A f t e r c o m p l e t i n g t h i s l e s s o n , y o u w i l l b e a b l e t o :

E x p l a i n t h e m o s t r e c e n t s o l u t i o n s i n t h e p u b l i c s e c t o r

B u s i n e s s E x a m p l e

F i g u r e 1 : F r e q u e n t A p p l i c a t i o n E n v i r o n m e n t

2 2 0 1 1 S A P A G . A l l r i g h t s r e s e r v e d . 2 0 1 1


13/719

I P S 5 1 0 L e s s o n : I n t r o d u c t i o n t o t h e P u b l i c S e c t o r S o l u t i o n

F i g u r e 2 : A d v a n t a g e s o f a n I n t e g r a t e d S o l u t i o n

F i g u r e 3 : P u b l i c S e c t o r C o l l e c t i o n a n d D i s b u r s e m e n t ( P S C D )



14/719

U n i t 1 : B a s i c s I P S 5 1 0

F i g u r e 4 : W h a t i s T a x a n d R e v e n u e M a n a g e m e n t ?

T h e m a n a g e m e n t a n d i m p l e m e n t a t i o n o f m o n e t a r y g r a n t p r o g r a m s

P u b l i s h g r a n t p r o g r a m s , p r o c e s s g r a n t r e q u e s t s , a w a r d g r a n t s

M o n i t o r g r a n t p r o g r a m s

F i g u r e 5 : W h a t i s G r a n t s M a n a g e m e n t ?



15/719


F i g u r e 6 : W h a t i s S A P S o c i a l S e r v i c e s a n d S o c i a l S e c u r i t y ?

F i g u r e 7 : S A P - I n t e g r a t e d C a s e M a n a g e m e n t



16/719

U n i t 1 : B a s i c s I P S 5 1 0

F i g u r e 8 : W h a t i s S A P C u s t o m s A d m i n i s t r a t i o n ?

A p a r t n e r s o l u t i o n w i t h T A T I S S . A . i s p r o v i d e d f o r c u s t o m s a d m i n i s t r a t i o n a n d

c u s t o m s - s p e c i c p r o c e s s e s .



17/719


L e s s o n S u m m a r y

Y o u s h o u l d n o w b e a b l e t o : E x p l a i n t h e m o s t r e c e n t s o l u t i o n s i n t h e p u b l i c s e c t o r



18/719

U n i t 1 : B a s i c s I P S 5 1 0

L e s s o n : E v e n t T e c h n o l o g y


A t t h e e n d o f t h i s l e s s o n y o u w i l l r e c o g n i z e t h e d e n i t i o n a n d c o n c e p t o f t h e

e v e n t s i n c o n t r a c t a c c o u n t s r e c e i v a b l e a n d p a y a b l e , a n d k n o w h o w y o u c a n u s e

i n s t a l l a t i o n - s p e c i c e n h a n c e m e n t s i n y o u r s y s t e m .



U s e e v e n t m a n a g e m e n t t o i n t e g r a t e c u s t o m e r - s p e c i c r e q u i r e m e n t s i n t o t h e S A P S y s t e m w i t h o u t m o d i f y i n g S A P p r o g r a m s .


F i g u r e 9 : T e c h n o l o g y : E v e n t C o n c e p t ( 1 )

T h e e v e n t c o n c e p t a l l o w s y o u , a t d e n e d p o i n t s i n a p r o g r a m , t o i n c l u d e s p e c i c

s o u r c e t e x t p a s s a g e s i n t h e e v e n t s . T h e s e p a s s a g e s a r e c a p s u l a t e d i n f u n c t i o n

m o d u l e s , a n d a r e t h e r e f o r e e x c h a n g e a b l e . Y o u u s e d e n e d i n t e r f a c e s t o i n c l u d e

t h e s e s o u r c e t e x t p a s s a g e s i n t h e e v e n t s .



19/719

I P S 5 1 0 L e s s o n : E v e n t T e c h n o l o g y

Y o u m a i n t a i n e v e n t s a n d t h e i r f u n c t i o n m o d u l e s i n t h e i m p l e m e n t a t i o n g u i d e f o r

C o n t r a c t A c c o u n t s R e c e i v a b l e a n d P a y a b l e , u n d e r P r o g r a m E n h a n c e m e n t s

D e n e C u s t o m e r - S p e c i c F u n c t i o n M o d u l e s .T h e F K K _ F U N C _ M O D U L E _ D E T E R M I N E f u n c t i o n m o d u l e r u n s f o r e a c h e v e n t .

I t d e t e r m i n e s t h e e v e n t m o d u l e s s t o r e d f o r p r o c e s s i n g i n C u s t o m i z i n g f r o m t h e

f o l l o w i n g t a b l e s :

T F K F B M ( s a m p l e f u n c t i o n m o d u l e f r o m C o n t r a c t A c c o u n t s R e c e i v a b l e

a n d P a y a b l e )

T F K F B S ( a p p l i c a t i o n s f r o m s t a n d a r d f u n c t i o n m o d u l e )

T F K F B C ( i n s t a l l a t i o n - s p e c i c f u n c t i o n m o d u l e s )

T h e t e c h n i c a l n a m e o f t h e f u n c t i o n m o d u l e i s f o r m e d f r o m t h e t e c h n i c a l c o d e

F K K _ S A M P L E _ a n d t h e n a m e o f t h e e v e n t . I n t h e c a s e o f a s a m p l e f u n c t i o n

m o d u l e d e n e d a t e v e n t 0 0 1 0 , t h e n a m e w o u l d b e F K K _ S A M P L E _ 0 0 1 0 .

A s w e l l a s t h e e v e n t s t h a t a r e a v a i l a b l e t o a l l i n d u s t r y c o m p o n e n t s , a d d i t i o n a l

i n d u s t r y - s p e c i c e v e n t s a l s o e x i s t . Y o u c a n r e c o g n i z e t h e s e f r o m t h e e n c r y p t i o n o f

t h e a p p l i c a t i o n a r e a i n t h e t e c h n i c a l n a m e .

O v e r v i e w o f e v e n t n o m e n c l a t u r e

F r o m e v e n t T o e v e n t A p p l i c a t i o n

0 9 9 9 9 A p p l i c a t i o n - i n d e p e n d e n t

R 0 R 9 9 9 U t i l i t i e s I n d u s t r y

V 0 V 9 9 9 I n s u r a n c e

T 0 T 9 9 9 T e l e c o m m u n i c a t i o n s

P 0 P 9 9 9 P u b l i c S e c t o r

X 0 X 9 9 9 P a r t n e r D e v e l o p m e n t s

Z 0 Z 9 9 9 C u s t o m e r D e v e l o p m e n t s

S 0 S 9 9 9 S A P C o n t r a c t A c c o u n t s

R e c e i v a b l e a n d P a y a b l e



20/719

U n i t 1 : B a s i c s I P S 5 1 0

F i g u r e 1 0 : T e c h n o l o g y : E v e n t C o n c e p t ( 2 )

E v e n t s c a n b e m a n a g e d u s i n g t r a n s a c t i o n F Q E V E N T S .

T o u s e t h e e v e n t c o n c e p t y o u m u s t h a v e k n o w l e d g e o f t h e p r o g r a m a n d t h e

d a t a s t r u c t u r e . I f y o u r e q u i r e a d i f f e r e n t f u n c t i o n t o t h o s e i n t e n d e d b y S A P , w e

r e c o m m e n d y o u p r o c e e d a s f o l l o w s :

A n a l y z e t h e s t a n d a r d f u n c t i o n m o d u l e s f r o m t h e a p p l i c a t i o n ( T F K B S ) . T h e s e

f u n c t i o n m o d u l e s d e n e t h e r e q u i r e d i n t e r f a c e s .

C o p y t h e f u n c t i o n g r o u p t h a t g r o u p s c u s t o m e r - s p e c i c f u n c t i o n m o d u l e s

a c c o r d i n g t o b u s i n e s s t r a n s a c t i o n s .

P r o g r a m a n d a c t i v a t e t h e i n d i v i d u a l e n h a n c e m e n t s / c h a n g e s i n t h e

i n s t a l l a t i o n - s p e c i c f u n c t i o n m o d u l e .

E n t e r t h e i n s t a l l a t i o n - s p e c i c f u n c t i o n m o d u l e i n t h e T F K F B C t a b l e

( C u s t o m i z i n g : P r o g r a m e n h a n c e m e n t s ) .

S t a r t t h e p r o g r a m t h a t c a l l s t h e e n h a n c e d e v e n t .

1 0 2 0 1 1 S A P A G . A l l r i g h t s r e s e r v e d . 2 0 1 1


21/719

I P S 5 1 0 L e s s o n : E v e n t T e c h n o l o g y


Y o u s h o u l d n o w b e a b l e t o : U s e e v e n t m a n a g e m e n t t o i n t e g r a t e c u s t o m e r - s p e c i c r e q u i r e m e n t s i n t o t h e

S A P S y s t e m w i t h o u t m o d i f y i n g S A P p r o g r a m s .

2 0 1 1 2 0 1 1 S A P A G . A l l r i g h t s r e s e r v e d . 1 1


22/719

U n i t 1 : B a s i c s I P S 5 1 0

L e s s o n : P a r a l l e l M a s s P r o c e s s e s i n P S C D


A t t h e e n d o f t h i s l e s s o n y o u w i l l k n o w w h a t o p t i o n s y o u h a v e f o r o p t i m i z i n g

y o u r m a s s p r o c e s s e s i n F I - C A .



D r a m a t i c a l l y r e d u c e t h e r u n t i m e f o r m a s s r u n s ( s u c h a s p a y m e n t r u n s o r



F i g u r e 1 1 : T e c h n o l o g y : M a s s P r o c e s s e s i n P S C D

B u s i n e s s p r o c e s s e s s u c h a s p a y m e n t o r d u n n i n g r u n s , i n w h i c h l a r g e v o l u m e s o f

d a t a a r e p r o c e s s e d , a r e r e a l i z e d i n F I - C A b y u s i n g m a s s a c t i v i t i e s . M a s s a c t i v i t i e s

a u t o m a t i c a l l y d i v i d e t h e d a t a s e t , s u c h a s a q u a n t i t y o f b u s i n e s s p a r t n e r s o r c o n t r a c t

a c c o u n t s , i n t o m u l t i p l e t e c h n i c a l j o b s , a n d p r o c e s s e s t h e s e a t t h e s a m e t i m e .



23/719

I P S 5 1 0 L e s s o n : P a r a l l e l M a s s P r o c e s s e s i n P S C D

F i g u r e 1 2 : T e c h n o l o g y : S p l i t t i n g - U p P r o c e s s e s

Y o u c a n u s e t h e F I - C A m a s s a c t i v i t i e s t o d i v i d e d a t a t o b e p r o c e s s e d i n t o s e v e r a l

j o b s . T h e s y s t e m t h e n p r o c e s s e s t h e s e j o b s p a r a l l e l . F o r m o r e i n f o r m a t i o n , s e e

S A P N o t e 6 0 7 7 9 7 ( J o b c o n t r o l f o r m a s s r u n s : F A Q ) .

F i g u r e 1 3 : T e c h n o l o g y : P a r a l l e l P r o c e s s i n g - I n t e r v a l C r e a t i o n



24/719

U n i t 1 : B a s i c s I P S 5 1 0

W h e n p r o c e s s i n g d a t a , t h e s y s t e m a u t o m a t i c a l l y s p l i t s t h e d a t a s e t t o b e p r o c e s s e d

i n t o m u l t i p l e p a r a l l e l j o b s . T h e s p e c i c a t i o n s f o r d i s t r i b u t i n g t h e k e y f o r t h e

p a r a l l e l o b j e c t s a r e s a v e d i n v a r i a n t s , w h i c h y o u m u s t u p d a t e p e r i o d i c a l l y . F o re x a m p l e , y o u c a n c r e a t e a v a r i a n t f o r t h e b u s i n e s s p a r t n e r s t h a t s p l i t s t h e b u s i n e s s

p a r t n e r s e t t o b e p r o c e s s e d i n t o 1 , 0 0 0 e q u a l i n t e r v a l s .

D u r i n g p a r a l l e l p r o c e s s i n g , t h e s y s t e m m a k e s s u r e t h a t t h e p r o c e s s e s d o n o t b l o c k

e a c h o t h e r b e c a u s e o f c h a n g i n g a c c e s s e s t o t h e s a m e d a t a b a s e r e s o u r c e s , w h i c h

c o u l d b e t h e c a s e , f o r e x a m p l e , i n t h e a s s i g n m e n t o f d o c u m e n t n u m b e r s o r t h e

u p d a t e o f t r a n s a c t i o n g u r e s .

A p a y m e n t r u n f o r a l l b u s i n e s s p a r t n e r s s t a r t s s e v e r a l p r o c e s s e s ( f o r e x a m p l e , 1 0 )

t h a t p r o c e s s t h e i n t e r v a l s c r e a t e d a u t o m a t i c a l l y o n e a f t e r t h e o t h e r . W h e n t h e

p r o c e s s i n g i s c o m p l e t e d f o r a n i n t e r v a l , t h e s y s t e m p r o c e s s e s t h e n e x t f r e e i n t e r v a l .

I f a l l i n t e r v a l s h a v e b e e n p r o c e s s e d , a n d t h e r e f o r e a l l t e c h n i c a l j o b s c o m p l e t e d ,

t h e b u s i n e s s t a s k a l s o r e c e i v e s t h e s t a t u s C o m p l e t e d .

F i g u r e 1 4 : T e c h n o l o g y : P a r a l l e l P r o c e s s i n g - P o r t i o n i n g



25/719

I P S 5 1 0 L e s s o n : P a r a l l e l M a s s P r o c e s s e s i n P S C D

F i g u r e 1 5 : T e c h n o l o g y : P a r a l l e l P r o c e s s i n g - R e a l i z a t i o n

Y o u c a n n d d o c u m e n t a t i o n a b o u t p l a n n i n g b a t c h p r o c e s s e s i n P S C D a n d w o r k i n g

w i t h t h e F I - C A j o b c o n t a i n e r o n S A P S u p p o r t P o r t a l u n d e r t h e k e y w o r d F O - J O B .



26/719

U n i t 1 : B a s i c s I P S 5 1 0


Y o u s h o u l d n o w b e a b l e t o : D r a m a t i c a l l y r e d u c e t h e r u n t i m e f o r m a s s r u n s ( s u c h a s p a y m e n t r u n s o r




27/719

I P S 5 1 0 L e s s o n : M a s t e r D a t a O b j e c t s i n C o n t r a c t A c c o u n t s R e c e i v a b l e a n d P a y a b l e

L e s s o n : M a s t e r D a t a O b j e c t s i n C o n t r a c t A c c o u n t s R e c e i v a b l e a n d P a y a b l e


T h i s l e s s o n d e s c r i b e s t h e m a i n f u n c t i o n s o f t h e m a s t e r d a t a i n P S C D .



E x p l a i n t h e m o s t i m p o r t a n t m a s t e r d a t a o b j e c t s i n C o n t r a c t A c c o u n t s R e c e i v a b l e a n d P a y a b l e a n d t h e i r c o n t r o l l i n g e l e m e n t s .


F i g u r e 1 6 : C e n t r a l O b j e c t s



28/719

U n i t 1 : B a s i c s I P S 5 1 0

F i g u r e 1 7 : B u s i n e s s P a r t n e r a n d R o l e s : E x a m p l e s

A p p l i c a t i o n - n e u t r a l d a t a , s u c h a s n a m e , a d d r e s s , b a n k d e t a i l s a n d p a y m e n t c a r d s ,

i s c o n t a i n e d o n t h e b u s i n e s s p a r t n e r m a s t e r r e c o r d . S p e c i a l r e q u i r e m e n t s i n v o l v e d

i n s e t t i n g u p b u s i n e s s p a r t n e r s t h a t a r e o r g a n i z a t i o n s , g r o u p s , a n d i n d i v i d u a l s

a r e a l s o f u l l l e d .

T h e S A P B u s i n e s s P a r t n e r a l s o p r o v i d e s a n o p e n i n f r a s t r u c t u r e f o r l i n k i n g t h e a p p l i c a t i o n - s p e c i c a t t r i b u t e s o f t h e b u s i n e s s p a r t n e r . F r o m a b u s i n e s s p o i n t o f

v i e w , t h i s l i n k i s m a d e b y w a y o f t h e r o l e c o n c e p t .

O n t h e t e c h n i c a l s i d e , S A P B u s i n e s s P a r t n e r o f f e r s p r e d e n e d i n t e r f a c e s v i a w h i c h

b u s i n e s s p a r t n e r a t t r i b u t e s f r o m d i f f e r e n t a p p l i c a t i o n s c a n b e l i n k e d .

T h i s m e a n s t h a t e x i s t i n g b u s i n e s s p a r t n e r m a p p i n g ( f r o m r e s i d e n t t o t a x p a y e r )

w i t h i n S A P c a n g r a d u a l l y b e i n t e g r a t e d i n t o S A P B u s i n e s s P a r t n e r .



29/719


F i g u r e 1 8 : B u s i n e s s P a r t n e r : R o l e D e n i t i o n

A b u s i n e s s p a r t n e r r o l e c o r r e s p o n d s t o a b u s i n e s s c o n t e x t i n w h i c h a b u s i n e s s

p a r t n e r c a n a p p e a r . A b u s i n e s s p a r t n e r c a n h a v e s e v e r a l b u s i n e s s p a r t n e r r o l e s .

P o s s i b l e r o l e s i n c l u d e a c o n t r a c t p a r t n e r ( P S C D ) , c o n t a c t p e r s o n , i n t e r e s t e d p a r t y

( p o t e n t i a l c u s t o m e r ) o r b u s i n e s s p a r t n e r ( g e n e r a l ) .

T h e a b o v e e x a m p l e s h o w s t h a t a b u s i n e s s p a r t n e r c a n a s s u m e s e v e r a l r o l e s

( c o n t a c t p e r s o n , p r o s p e c t , c o n t r a c t p a r t n e r ) d e p e n d i n g o n t h e b u s i n e s s p r o c e s s

i n w h i c h h e / s h e i s i n v o l v e d .

B P r o l e s c o n s i s t o f b l o c k s ( a t t r i b u t e s ) k n o w n a s d a t a s e t s . T h e s e a r e s h o w n a s

l i t t l e b l a c k b o x e s i n t h e g r a p h i c a b o v e .

S A P s B u s i n e s s P a r t n e r o f f e r s a n o p e n i n f r a s t r u c t u r e . T h i s m e a n s t h a t o t h e r c o m p o n e n t s ( E R P c o r e , i n d u s t r y c o m p o n e n t s , c o m p o n e n t s o f d e v e l o p m e n t

p a r t n e r s , a n d a c u s t o m e r s - o w n c o m p o n e n t s ) c a n e a s i l y i n c l u d e t h e i r o w n

a p p l i c a t i o n - s p e c i c b u s i n e s s p a r t n e r d a t a .

A s o f r e l e a s e E R P 2 0 0 5 , b u s i n e s s p a r t n e r s m u s t e x i s t i n t h e b u s i n e s s r o l e M K K f o r

r o l e c a t e g o r y M K K . I f y o u u s e t i m e - d e p e n d e n t b u s i n e s s p a r t n e r r o l e s , n o t e t h a t

t h e M K K b u s i n e s s r o l e f o r r o l e c a t e g o r y M K K c a n n o t h a v e a t i m e l i m i t . I t m u s t

a l w a y s h a v e a v a l i d i t y p e r i o d f r o m t o d a y ' s d a t e t o 1 2 . 3 1 . 9 9 9 9 . Y o u m a y n o t , a n d

c a n n o t , r e s t r i c t t h e v a l i d i t y o f t h i s r o l e .



30/719

U n i t 1 : B a s i c s I P S 5 1 0

F i g u r e 1 9 : B u s i n e s s P a r t n e r : B u s i n e s s P a r t n e r C a t e g o r y

A b u s i n e s s p a r t n e r i n P S C D i s u s u a l l y a n p e r s o n , o r g a n i z a t i o n o r g r o u p t h a t m a k e s

p a y m e n t s o r t h a t r e c e i v e s p a y m e n t s . I t i s p r i m a r i l y t h e c o n s t i t u e n t o r t a x p a y e r

f r o m t h e c o l l e c t i o n s p o i n t o f v i e w a n d t h e b e n e c i a r y f r o m t h e d i s b u r s e m e n t s

p o i n t o f v i e w .

B u s i n e s s p a r t n e r c a t e g o r y i s t h e t e r m u s e d t o c l a s s i f y a b u s i n e s s p a r t n e r a s a

n a t u r a l p e r s o n ( e . g . p r i v a t e i n d i v i d u a l ) , g r o u p o r o r g a n i z a t i o n ( l e g a l e n t i t y o r p a r t o f a l e g a l e n t i t y , s u c h a s d e p a r t m e n t ) .

T h e b u s i n e s s p a r t n e r c a t e g o r y d e t e r m i n e s w h i c h e l d s a r e a v a i l a b l e f o r d a t a e n t r y .

F o r e x a m p l e , w h e n y o u w a n t t o c r e a t e a b u s i n e s s p a r t n e r a s a n o r g a n i z a t i o n , o n e

o f t h e e l d s r e q u i r e s y o u t o e n t e r t h e l e g a l f o r m . W i t h a p e r s o n , y o u h a v e t o e n t e r

r s t n a m e , n a m e c o m p o n e n t s a n d g e n d e r , e t c .

W h e n a b u s i n e s s p a r t n e r i s c r e a t e d , t h e b u s i n e s s p a r t n e r c a t e g o r y m u s t b e s e l e c t e d

( r e q u i r e d e n t r y ) .

A s s i g n m e n t o f t h e b u s i n e s s p a r t n e r c a t e g o r y i s s t a t i c a n d c a n n o t b e c h a n g e d o n c e

t h e b u s i n e s s p a r t n e r h a s b e e n c r e a t e d .

I t i s n o t p o s s i b l e t o c r e a t e a n y o t h e r b u s i n e s s p a r t n e r c a t e g o r i e s .



31/719


F i g u r e 2 0 : B u s i n e s s P a r t n e r : B u s i n e s s P a r t n e r G r o u p

A b u s i n e s s p a r t n e r g r o u p i s a c l a s s i c a t i o n o f b u s i n e s s p a r t n e r s a c c o r d i n g t o

c r i t e r i a t h a t t h e u s e r c a n f r e e l y d e n e .

T h e p r o c e d u r e i n c u s t o m i z i n g i s a s f o l l o w s :

D e n i t i o n o f n u m b e r r a n g e s f o r t h e b u s i n e s s p a r t n e r s

D e n i t i o n o f g r o u p i n g s f o r t h e b u s i n e s s p a r t n e r a n d a s s i g n m e n t o f n u m b e r r a n g e s

N u m b e r r a n g e i n t e r v a l s a n d a t y p e o f n u m b e r a s s i g n m e n t a r e d e n e d f o r e a c h

n u m b e r r a n g e :

T y p e o f n u m b e r a s s i g n m e n t : E x t e r n a l o r i n t e r n a l n u m b e r a s s i g n m e n t

N u m b e r r a n g e i n t e r v a l s d e t e r m i n e w h i c h n u m b e r s a r e p e r m i t t e d .

B u s i n e s s p a r t n e r n u m b e r r a n g e s a p p l y t o a l l c l i e n t s . T h e s t a n d a r d R / 3 s y s t e m

c o n t a i n s n u m b e r r a n g e s f o r t h e g r o u p s p r o v i d e d , a n d t h e s e c a n b e c h a n g e d i f

n e c e s s a r y .



32/719

U n i t 1 : B a s i c s I P S 5 1 0

F i g u r e 2 1 : B u s i n e s s p a r t n e r : B u s i n e s s P a r t n e r T y p e

W h e n y o u c r e a t e a b u s i n e s s p a r t n e r i n P S C D , t h e b u s i n e s s p a r t n e r t y p e c o n t r o l s

t h e e l d s t a t u s d e n i t i o n ( w h i c h e l d s o n t h e b u s i n e s s p a r t n e r m a s t e r r e c o r d a r e

m a n d a t o r y , h i d d e n , d i s p l a y e d o r o p t i o n a l ) .

Y o u c a n u s e b u s i n e s s p a r t n e r t y p e s t o g r o u p b u s i n e s s p a r t n e r s a c c o r d i n g t o y o u r

o w n c r i t e r i a .

Y o u c a n n d t h e b u s i n e s s p a r t n e r t y p e i n t h e c o n t r o l d a t a o f t h e b u s i n e s s p a r t n e r .

F i g u r e 2 2 : B u s i n e s s P a r t n e r : A d d r e s s M a n a g e m e n t



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C e n t r a l a d d r e s s m a n a g e m e n t a l l o w s d i f f e r e n t a d d r e s s e s t o b e a s s i g n e d t o a

b u s i n e s s p a r t n e r f o r d i f f e r e n t f u n c t i o n s ( s e e t h e b u s i n e s s p a r t n e r a d d r e s s t y p e s i n

C u s t o m i z i n g ) . T h e s e a d d r e s s e s c a n b e c l a s s i e d a c c o r d i n g t o a d d r e s s t y p e s ( e . g . d e l i v e r y a d d r e s s , c o r r e s p o n d e n c e a d d r e s s , e t c . ) .

Y o u c a n m a i n t a i n a n y n u m b e r o f a d d r e s s e s f o r e a c h b u s i n e s s p a r t n e r . O n e a d d r e s s

p e r b u s i n e s s p a r t n e r i s a g g e d a s b e i n g t h e s t a n d a r d a d d r e s s .

P o s t a l d a t a a n d i n f o r m a t i o n o n d i f f e r e n t c o m m u n i c a t i o n t y p e s i s a s s i g n e d t o

t h e a d d r e s s . Y o u c a n m a i n t a i n d i f f e r e n t c o m m u n i c a t i o n t y p e s f o r e a c h a d d r e s s

( t e l e p h o n e , f a x , I n t e r n e t m a i l a d d r e s s , p a g e r s e r v i c e s , p r i n t e r s , r e m o t e m a i l , S e c u r e

S t o r e & F o r w a r d , t e l e x , t e l e t e x , U R I / U R L / F T P , X . 4 0 0 ) .

T h e a d d r e s s c a n b e u s e d i n d e p e n d e n t l y o f t h e b u s i n e s s p a r t n e r .

T h e a d d r e s s i s a n o b j e c t i n i t s e l f a n d o f f e r s i n t e r f a c e s . T h e b u s i n e s s p a r t n e r i s

b a s e d o n t h e s e , a n d o f f e r s c o r r e s p o n d i n g b u s i n e s s p a r t n e r i n t e r f a c e s .

T h e s t a n d a r d a d d r e s s i s a l w a y s m a i n t a i n e d o n t h e A d d r e s s s c r e e n .

A s o f r e l e a s e E R P 2 0 0 5 , t h e s t a n d a r d a d d r e s s o f a b u s i n e s s p a r t n e r i s n o l o n g e r

p o r t r a y e d u s i n g t h e i n d i c a t o r X D F A D R i n t a b l e B U T 0 2 0 . T h i s i n d i c a t o r i s

o b s o l e t e a n d y o u c a n n o l o n g e r s p e c i f y i t o n m a n u a l e n t r y . W i t h e f f e c t f r o m

R e l e a s e 6 . 4 0 , t h e s t a n d a r d a d d r e s s i s p o r t r a y e d w i t h t h e a d d r e s s u s e X X D E F A U L T .

I f y o u w a n t t o u s e a d d r e s s e s o n a t i m e b a s i s , y o u c a n c r e a t e d i f f e r e n t s t a n d a r d

a d d r e s s e s f o r d i f f e r e n t p e r i o d s . F o r e a c h t i m e , y o u c a n s p e c i f y o n e a d d r e s s a s

s t a n d a r d a d d r e s s f o r t h e b u s i n e s s p a r t n e r .

F i g u r e 2 3 : A d d r e s s M a n a g e m e n t : A d d i t i o n a l F u n c t i o n s

T o d a t e , S A P u s e s s o f t w a r e p r o v i d e d b y t h e c o m p a n y U N I S E R V t o c a r r y o u t

t h e a b o v e c h e c k s . I n t e r f a c e s p r o v i d e d b y t h e c o m p a n y P a r i c o n m a k e t h e l i n k t o

C e n t r a l A d d r e s s M a n a g e m e n t . I n t e g r a t i o n w i t h o t h e r s o f t w a r e p r o v i d e r s i s a l s o

p l a n n e d .



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U n i t 1 : B a s i c s I P S 5 1 0

I n t e g r a t i o n i s g u a r a n t e e d b y B A D I s ( B u s i n e s s A d d I n s ) . B A D I s a r e o p e n

i n t e r f a c e s t h a t c a n b e c r e a t e d a t e v e r y l e v e l o f a m u l t i - l e v e l s y s t e m l a n d s c a p e ( R / 3 ,

c o u n t r y v e r s i o n s , I S s o l u t i o n s , p a r t n e r , c u s t o m e r a n d s o o n ) . E x a m p l e s o f c h e c k s :

P o s t a l c h e c k : P o s t a l c o d e s , c i t i e s a n d s t r e e t s , a n d c o m b i n a t i o n s o f t h e s e , a r e

c h e c k e d f o r c o n s i s t e n c y . T o a c t i v a t e t h e c e n t r a l a d d r e s s m a n a g e m e n t p l e a s e

r e v i e w t h e S A P n o t e s 0 9 8 0 5 0 a n d 1 3 2 9 4 8 .

D u r i n g t h e c h e c k , m i s s i n g e l e m e n t s a r e a d d e d . F o r e x a m p l e , i f o n l y t h e c i t y

h a s b e e n e n t e r e d , t h e p o s t a l c o d e w i l l t h e n b e a d d e d .

W h e n y o u c r e a t e a n d c h a n g e a b u s i n e s s p a r t n e r , y o u a r e o f f e r e d a n u m b e r o f

p h o n e t i c a l l y s i m i l a r , e x i s t i n g p a r t n e r s f o r c o m p a r i s o n p u r p o s e s . I n t h i s w a y

y o u a v o i d c r e a t i n g t h e s a m e p a r t n e r m o r e t h a n o n c e .

E r r o r t o l e r a n t s e a r c h m e a n s , t h a t y o u c a n s e a r c h f o r d u p l i c a t e b u s i n e s s p a r t n e r

e n t r i e s u s i n g t h e P F 4 s e a r c h f u n c t i o n .

F i g u r e 2 4 : C o n t r a c t A c c o u n t : S t r u c t u r e a n d F u n c t i o n

F o r p o s t i n g a d o c u m e n t , a c o n t r a c t a c c o u n t m u s t b e a s s i g n e d t o a b u s i n e s s p a r t n e r .

A c o n t r a c t a c c o u n t c a n r e p r e s e n t a g r a n t t y p e . T h i s i s r e q u i r e d f o r o p e n i t e m

a c c o u n t i n g i n P S C D . I t i s a l s o a u n i t t o g r o u p p o s t i n g s f o r t h e b u s i n e s s p a r t n e r

( s u c h a s t h e t a x t y p e ) .



35/719


T h e c o n t r a c t a c c o u n t c a t e g o r y d e t e r m i n e s t h e f o l l o w i n g a t t r i b u t e s :

W h e t h e r y o u a r e a l l o w e d t o a s s i g n o n l y o n e b u s i n e s s p a r t n e r o r m o r e t h a n

o n e t o a c o n t r a c t a c c o u n t .

W h e t h e r y o u a r e a l l o w e d t o a s s i g n o n l y o n e c o n t r a c t o r m o r e t h a n o n e .

W h e t h e r y o u a r e a l l o w e d t o m a i n t a i n a c o n t r a c t a c c o u n t o n l i n e .

T h e n u m b e r r a n g e t h a t i s a l l o w e d f o r e x t e r n a l o r i n t e r n a l n u m b e r a s s i g n m e n t .

W h e t h e r i t i s a o n e - t i m e a c c o u n t .

T h e e d i t i n g s c r e e n s o r d a t a e l d s t h a t y o u c a n u s e t o e d i t t h e c o n t r a c t a c c o u n t .

Y o u c a n u s e t h e m e t h o d B A P I _ C T R A C C O U N T _ E A S Y C R E A T E t o c r e a t e a

c o n t r a c t a c c o u n t w i t h s a m p l e v a l u e s .

F i g u r e 2 5 : C o n t r a c t A c c o u n t : C o m p a n y C o d e G r o u p

T h e c o m p a n y c o d e g r o u p i n c l u d e s a l l c o m p a n y c o d e s t h a t a r e p e r m i

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