tH page 14 - CSAE Home Page/Ottawa Gatineau Library...that the Chapter remains positioned as the “go-to” source for ... et de promouvoir le perfectionnement ... en les mettant

Fall / automne 2012

@ogcsae

September 6tH eventpage 14

September 26tH luncHeon

page 22

April Horrigan-Quinn, Sheraton Ottawa, Ashley Matthews, Sheraton Ottawa, Geraldine Hyland, Canadian Library Association

Rick Baker, RA Centre, Jeff Calderwood, National Golf Course Owners Association,

Peter Cuthbert, Canadian Association of Chiefs of Police

2 OTTAWA-GATINEAUEXECUTIVE• Fal l / Automne,2012 Connect ingmembers,Shar ingKnowledge CANADIANSOCIETYOFASSOCIATIONEXECUTIVES

2012-2013board of Directorsconseil d’administrationExecutive – Exécutif• President / Président Richard Baker [email protected]

• Vice-President / Vice-président Jasmin Lidington, CAE

[email protected]

• Past President / Président sortant Nick Neuheimer, CAE [email protected]

Board members – Membres du conseil• Francois Brunet [email protected]• Katherine McColgan, CAE [email protected]• Brett Filson [email protected]• Clementine Van Veen [email protected]• Dana Cooper, CAE

[email protected]• Dawn Kelly, CAE [email protected]• Stephanie Seguin [email protected]• Nancy Barrett,CAE [email protected]• Carol Ann Banks, CMA [email protected]

Secretariat/Secrétariat• Kathryn Cyr

[email protected]

The Ottawa-Gatineau Executive is published by the Ottawa-Gatineau Chapter of the Canadian Society of Association Executives. Published five times a year, it is distributed to all CSAE Ottawa-Gatineau members as a benefit of membership.

Le bulletin de la Région Ottawa-Gatineau est publié par le Chapitre Ottawa-Gatineau de la Société canadienne des directeurs d’association. Publié cinq fois l’an, il est distribué gratuitement à tous les membres de la SCDA Ottawa-Gatineau en tant que service aux membres.

CSAE Ottawa-Gatineau SecretariatSecrétariat SCDA Ottawa-GatineauPO Box 72024, Kanata North RPO,Kanata, Ontario K2K 2P4Tel: 613-271-1476 Fax: [email protected]

14 Chapter Kick-off Sets Exciting Tone for the Year

15 Un lancement des activités de la section qui a donné un ton excitant à l’année

16 CSAE Ottawa Gatineau – ‘Association with Associations’ Event - Breakfast on the Hill

18 Section Ottawa-Gatineau de la SCDA – L’activité « Association avec des Associations » - Petit déjeuner sur la Colline

20 September 26, 2012 - CSAE Ottawa-Gatineau Chapter Luncheon

21 Déjeuner du 26 septembre 2012 de la section Ottawa-Gatineau de la SCDA

22 Member Profile: Deborah Krause

23 Profil de membre : Deborah Krause

3 Partenariat de la section Ottawa-Gatineau de la SCDA avec Greenfield Services pour la gestion des médias sociaux

4 President’s Column

5 Le mot du président

6 Integrated Accessibility Standards – The Next Step in AODA Compliance

8 Normes d’accessibilité intégrées – la prochaine étape de la conformité à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO)

10 CSAE MEMBER SURVEY ANALYSIS

12 ANALYSE DU SONDAGE DES MEMBRES DE LA SCDA

Ottawa-Gatineau CSAE Partners with Greenfield Services for Social media management

October 1, 2012, Alexandria, ON – We are pleased to announce that the Ottawa-Gatineau Chapter of the Canadian Society of Association Executives (O-G-CSAE) has selected Greenfield Services Inc. as its strategic partner for

social media management.

Greenfield Services will research and gather feedback from members, committees and CSAE National to produce social media guidelines, policies and procedures. These documents will be shared with various committee members and volunteers of the Chapter.

Greenfield will also manage the Chapter’s social media posts and interactions, ensuring that the Chapter remains positioned as the “go-to” source for association management news and best practices in the Ottawa-Gatineau area. This will include sharing of relevant content, starting and maintaining discussions with members, prospective members, and the community at-large, and the promotion of professional development and events.

The team will be led by Meagan Rockett, Director of Client Solutions, who sits on the Membership Committee and the Communications Committee of the Chapter. Meagan also participates in the newly developed Mentorship Program.

Greenfield Services President and Chief Strategist Doreen Ashton Wagner stated, “We look forward to this partnership, helping the CSAE Ottawa-Gatineau Chapter demonstrate the effectiveness of social media for event promotion and member engagement.”

For more information on the program, please contact Meagan Rockett at 613-288-4517, [email protected], or @rockettm on Twitter. ■

mailto:[email protected]

SOCIéTéCANADIENNEDESDIrECTEUrSD’ASSOCIATION Ti s se r des l i ens,Par tager le savo i r Fal l / Automne,2012•OTTAWA-GATINEAUEXECUTIVE 3

1er octobre 2012, Alexandria (Ontario) – Nous sommes heureux d’annoncer que la section Ottawa-Gatineau de la Société canadienne des directeurs d’association (SCDA) a

choisi Greenfield Services Inc. comme partenaire stratégique pour gérer ses médias sociaux.

Greenfield Services réunira et analysera les observations des membres, des comités et de la SCDA nationale pour établir les lignes directrices, les politiques et les procédures des médias sociaux. Les documents ainsi produits seront distribués aux différents membres des comités et aux bénévoles de la section.

Greenfield gérera également les messages de la section affichés dans les médias sociaux, et les interactions, pour assurer que la section demeure la source de choix pour obtenir des nouvelles et s’informer des pratiques exemplaires en matière de gestion d’association dans la région d’Ottawa-Gatineau. Il s’agira notamment de diffuser le contenu pertinent, de lancer et de maintenir des discussions avec les membres, les membres en

Partenariat de la section Ottawa-Gatineau de la SCDA avec Greenfield Services pour la gestion des médias sociaux

puissance et la collectivité, et de promouvoir le perfectionnement professionnel et les activités de la section.

L’équipe sera sous la direction de Meagan Rockett, directrice des solutions de la clientèle de Greenfield Services, qui fait partie du Comité des membres et du Comité des communications de la section. Meagan participe également au programme de mentorat de la SCDA qui vient d’être créé.

La présidente et stratège en chef de Greenfield Services, Doreen Ashton Wagner, a déclaré : « Nous avons hâte d’entreprendre ce partenariat, d’aider la section Ottawa-Gatineau de la SCDA à démontrer l’efficacité des médias sociaux pour promouvoir les activités et susciter la participation des membres. » [traduction]

Pour en savoir plus sur le programme, veuillez communiquer avec Meagan Rockett au 613-288-4517, à [email protected] ou à @rockettm sur Twitter. ■

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president’s column—Rick Baker (MA.Ed)

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On behalf of the CSAE Ottawa-Gatineau Chapter Board of Directors, I am pleased to provide our valued members with an update of recent events and those planned for the

upcoming Fall and Winter sessions.

Kudos go out to Stephanie Séguin and Dennis Turpin and the AMCES team for the wonderful “Kick–off” dinner held at the Royal Ottawa Golf Club on Thursday, September 6th. It was so great to see many of our colleagues networking and enjoying the fine hospitality and cuisine of the Royal. Our special guest Maureen O’Neil brought greetings from our Chapter charity “Dress for Success”. It is very comforting to see our fund-raising initiatives go to such a worthy cause.

The first Program and Continuing Education (PACE) Committee Fall Luncheon was held on Wednesday, September 26th at the Sheraton Hotel. Guest speaker Gus Takkale, speaking on the theme of change, was able to motivate attendees and challenge them from Being Good to Going Great. It was an exhilarating session and he left many messages for us all. The PACE Committee under the leadership of Andrew Horsfield and Katherine McColgan have a superb program lined up for the Fall. Check out the program in the newsletter.

The Government Relations Day held on Thursday, September 27th provided a great opportunity for 15 members of our Chapter to meet with Parliamentarians for a first ever breakfast session. The chance to meet with Members of Parliament to provide them with a clearer understanding of our association business and to glean from them how we can assist Parliamentarians in their daily business was very rewarding. It is our goal to hold these sessions on a semi-annual basis. Thanks go out to Dana Cooper who took up the challenge to work with Impact Affairs and to Susie Grynol and Nick Neuheimer for their vision of holding the meeting.

The Board of Directors has been working hard on your behalf to provide direction and manage the affairs of the Chapter. Some key initiatives are the Mentorship Program under the guidance of Past President Nick Neuheimer, the Social Media Strategy under the leadership of François Brunet and Dawn Kelly and the planning of the Tête-à-tête trade show for January. We have instituted a review of our Chapter’s strategic plan to ensure that the designed goals and objectives are attainable and determine if there should be any adjustments or additions to the plan as we go forward.

This year the CSAE National Conference is being held in Ottawa and we are pleased to be playing a very supportive role to ensure delegates from across Canada have a first-class experience in our great city. A number of our Chapter members are playing key roles in the planning and execution of the program and social events. A personal thanks goes out to Glenn Duncan of Ottawa Tourism and Tami Leblanc of the Westin Hotel for their commitment and leadership. Delegates are invited to join the O-G Chapter Board of Directors in the Ottawa-Gatineau Rideau Reception Suite after the evening functions on Thursday and Friday, November 1st and 2nd. ■

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Le mot du président —Rick Baker (M.Éd.)

votre Section en action

Au nom du conseil d’administration de la section Ottawa-Gatineau de la Société canadienne des directeurs d’association (SCDA), je suis heureux de faire le point, à l’intention de nos

membres estimés, sur nos dernières activités et celles qui sont prévues pour l’automne et l’hiver.

Des félicitations sont de mise pour Stephanie Séguin, Dennis Turpin et l’équipe d’AMCES qui ont su si bien organiser le magnifique dîner de lancement offert au Club de golf Royal Ottawa le 6 septembre dernier. C’était fantastique de voir un si grand nombre de nos collègues tisser des liens et profiter de la fine cuisine et de l’hospitalité du Club de golf Royal Ottawa. Notre invitée spéciale Maureen O’Neil nous a transmis les salutations de « Dress for Success », l’organisme de bienfaisance appuyé par notre section. Il est très agréable de voir nos initiatives de financement servir à une si noble cause.

Le premier déjeuner automnal du Comité des programmes et de l’éducation permanente a eu lieu le mercredi 26 septembre à l’Hôtel Sheraton. Le conférencier, Gus Takkale, nous a entretenus du thème du changement. Il a réussi à motiver les participants et les participantes en les mettant au défi de faire encore mieux en se distinguant. La séance a été excitante, et il nous a laissé de nombreux messages à tous et à toutes. Le Comité des programmes et de l’éducation permanente, sous la direction d’Andrew Horsfield et de Katherine McColgan, nous a préparé un superbe programme pour l’automne. Jetez-y un coup d’oeil dans le bulletin.

La journée des relations avec le gouvernement organisée le jeudi 27 septembre a été une excellente occasion pour 15 membres de notre section de rencontrer des parlementaires pour notre tout premier petit déjeuner sur la Colline. Il était très gratifiant de rencontrer des députés et leur permettre de mieux comprendre ce que fait notre association, en les écoutant en retour nous expliquer comment nous pouvons aider les parlementaires dans leurs affaires quotidiennes. Nous avons l’intention d’organiser ces rencontres deux fois l’an. Merci à Dana Cooper, qui a relevé le

défi de travailler avec Impact Public Affairs, (that is what I see at http://www.csae.com/fr/Courset%C3%A9v%C3%A9nements/Lecongr%C3%A8snational2012/Pr%C3%A9sentateurs.aspx) et à Susie Grynol et Nick Neuheimer, qui ont eu la vision d’organiser cette rencontre.

Le conseil d’administration n’a pas ménagé ses efforts en orientant et en gérant les affaires de la section pour vous. Entre autres initiatives clés, mentionnons le programme de mentorat dirigé par notre ancien président Nick Neuheimer, la stratégie des médias sociaux portée par François Brunet et Dawn Kelly, et la planification de l’exposition Tête-à-Tête pour le mois de janvier. Nous avons instauré une revue du plan stratégique de notre section pour assurer que les buts et les objectifs fixés sont atteignables et déterminer s’il y a lieu de faire des ajustements ou d’apporter des ajouts au plan en allant de l’avant.

Le congrès national de la SCDA a lieu cette année à Ottawa, et nous sommes heureux de le soutenir dans une pleine mesure pour assurer que les délégué(e)s de l’ensemble du Canada vont y connaître une expérience de grande qualité dans notre merveilleuse ville. Certains membres de notre section ont des rôles très importants dans la planification et l’exécution du programme et des activités sociales. Nous tenons à remercier personnellement Glenn Duncan de Tourisme Ottawa et Tami Leblanc de l’Hôtel Westin Hotel pour leur engagement et leur leadership. Les délégué(e)s sont invité(e)s à se joindre aux membres du conseil d’administration de la section Ottawa-Gatineau de la SCDA dans la salle de réception Ottawa-Gatineau après les réceptions en soirée, le jeudi et le vendredi 1et et 2 novembre. ■

JOHN BUTCHERIAF Certified Professional FacilitatorPresident

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With the compliance deadline for the Accessibility Standard for Customer Service – the first of five standards under the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act

(AODA) – now past, organizations across Ontario need to begin planning how they are going to meet the next set of requirements under Ontario’s accessibility legislation - the Integrated Accessibility Standards. The Integrated Accessibility Standards (IAS) came into effect on July 1, 2011 and significantly impact most organizations in Ontario with respect to their human resources practices and the way they do business.

The Integrated Accessibility Standards address accessibility in three areas: Information and Communications; Employment; and Transportation. Similar to the Accessibility Standard for Customer Service, organizations across public, private and non-profit sectors must comply with accessibility in these three areas. The IAS is somewhat complex in its application as compliance with each section is not consistent for all. The majority of compliance deadlines are phased in between January 1, 2012 and January 1, 2017 (some extend beyond 2017), but the deadlines within each standard vary so it’s incumbent on businesses and organizations to know which elements of which standards apply to them and by when.

Who do the integrated accessibility Standards apply to? The IAS applies to the Ontario Government and Legislative Assembly, every designated public sector organization and every person or organization that provides goods, services or facilities to the public or to third parties and has at least one employee in Ontario.

There are five classifications of organizations under the IAS with targeted compliance in the following order:

1. The Government of Ontario and Legislative Assembly2. Large designated public sector organizations (50+ employees)3. Small designated public sector organizations (between

1–50 employees)4. Large private and not-for-profit organizations (50+ employees)5. Small private and not-for-profit organizations (between

1–50 employees)

All organizations with the exception of small private and not-for-profit organizations (less than 50 employees) are required to report compliance to the government.

What is involved in each Standard? Below is a summary of categories and the primary requirements associated with each category. As the requirements under the IAS are fairly extensive, please note this is not a complete list but a high level overview only. Look out for additional information in the O-G CSAE newsletter on the Integrated Accessibility Standards over the coming months.

general requirements The IAS Regulation opens with a set of General Requirements that cover:

• Accessibility Policies and Plans

Obligated organizations are required to develop, implement and maintain policies on how they will achieve accessibility requirements and commit to removing barriers to inclusion. Obligated organizations will be required to establish, implement, maintain and document a multi-year accessibility plan which outlines the organization’s accessibility strategy to meet the requirements of the integrated standard. The plan must be posted on the organization’s website, provided in an accessible format and be reviewed at least once every five years.

• MandatoryTraining

Obligated organizations must train employees on the IAS requirements which include the Information and Communications, Employment and Transportation standards. The requirements are numerous and training should be specific to the duties/nature of one’s job, meaning employee training needs will differ.

Employees must also be trained on the Ontario Human Rights Code as it pertains to persons with disabilities. Other groups which must also be trained include volunteers, persons who develop policies (i.e. board members) and anyone who provides goods, services or facilities on behalf of the organization

Other General Requirements include the procurement of goods, services or facilities and self-service kiosks.

information and communications StandardThe Information and Communications standard covers:

• AccessibleFormatsandCommunicationSupports

Obligated organizations must, upon request, provide accessible formats and communication supports. Examples include but are not limited to enlarged print, braille, accessible electronic formats, captioning, sign language interpreters and reading aloud. Accessible formats and communication supports must be provided or arranged for in a timely manner and at a cost not exceeding the regular cost charged to other persons.

• AccessibleWebsites

Most organizations will be required to make their internet websites and web content conform to the World Wide Web Consortium Web Content Accessibility Guidelines (“WCAG”) 2.0. These guidelines define the requirements for an accessible website and identify four principles of web accessibility: perceivable, operable, understandable and

integrated accessibility Standards – The Next Step in AODA Compliance


robust. Adherence to these guidelines will increase readability and allow persons with disabilities to use assistive devices, such as screen readers, to navigate web content without frustration.

• FeedbackProcesses

Any organization that has processes for receiving and responding to feedback are required to ensure they are accessible to persons with disabilities by providing accessible formats and communication supports, upon request.

Other Information and Communications requirements include: emergency procedures; educational and training resources and materials; and requirements for public libraries and libraries of educational and training institutions.

employment StandardThe Employment standard is specific to employers as it relates to the employment of paid individuals. It establishes obligations for employers regarding recruitment, accessible information, employee accommodation, return to work, performance management, career development and re-deployment. In almost all cases, this will entail training managers on their responsibilities and training employees on their rights under the AODA.

• IndividualizedWorkplaceEmergencyResponseInformation

Obligated organizations must provide and document individualized workplace emergency plans for employees with a disability. While employees are not required to disclose a disability, organizations must request that staff inform them if the existing emergency response plan does not meet their needs.

This requirement must be met by January 1, 2012.

• RecruitmentPractices

Employers must ensure that all aspects of the recruitment process are accessible to persons with disabilities. This includes jobs being posted in accessible formats and locations; consulting with applicants to provide or arrange suitable accommodation in a manner that takes into account the applicant’s disability; and providing communication supports and information in an accessible format.

• EmployeeAccommodation

Upon request, employers must meet an employee’s need for accessible formats and communication supports for information needed to perform the employee’s job and to access information that is generally available to employees in the workplace.

transportation StandardThe Transportation standard primarily applies to organizations that provide public or specialized transportation services. Examples include but are not exclusive to municipalities, taxis, school boards, hospitals, colleges and universities. This standard addresses accessibility with respect to equipment, announcements and wait times, to name a few. The details of the Transportation standard are numerous and technical in nature. Organizations should carefully review this standard to determine whether or not it applies to them.

enforcement and penaltiesFailure to comply with the AODA requirements can lead to administrative monetary penalties and prosecutions. The Accessibility Directorate of Ontario has the power to conduct inspections, assign monetary penalties and prosecute through the courts. Penalties for non-compliance range from $200 to $2,000 for individuals and unincorporated organizations; and $500 to $15,000 for corporations. In the case of an offense under the AODA, penalties can reach a daily maximum of $50,000 for individuals or unincorporated organizations and $100,000 daily for corporations. ■

This article was written by Melissa Magder, Director of Diversity, HR and Cross-Cultural Training at proLearning innovations. ProLearning innovations assists small and large businesses across all sectors in complying with AODA requirements as well as other HR compliance and diversity needs. For more information, email [email protected] or call 647-847-1853.

CSAE O-G Christmas Dinner Snowfall is in the air

So let’s get together and prepareFor a winter wonderland, a CSAE must attend affair!

On December 6th we will raise a glassAnd toast the seasons, members, volunteers and staff

The Delta City Centre will be the placeSo, please dear friends, do make haste

Register now, don’t be the lastTo be part of an event that will surely be a blast

For complete details visit www.csae.com/ottawa

http://www.csae.com/CoursesEvents/Details/tabid/176/ArticleId/1682/December-Christmas-Dinner.aspx

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Maintenant que les délais de conformité aux Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle – la première des cinq normes établies en vertu de la Loi sur l’accessibilité

pour les personnes handicapées de l’Ontario – sont derrière nous, les organisations de l’Ontario doivent commencer à planifier comment elles vont respecter la prochaine série d’exigences en vertu de la législation de l’Ontario sur l’accessibilité, les Normes d’accessibilité intégrées (NAI). Entrées en vigueur le 1er juillet 2011, les NAI ont une incidence considérable sur la plupart des organisations de l’Ontario des points de vue de leurs pratiques de ressources humaines et de la conduite de leurs affaires.

Elles touchent trois domaines de l’accessibilité : l’information et les communications, l’emploi, et le transport. Comme dans le cas des Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle, les organisations des secteurs publics, privés et sans but lucratif doivent assurer l’accessibilité dans ces trois domaines. L’application des NAI est relativement complexe parce qu’il n’y a pas d’uniformité en ce qui a trait à la nécessité pour tous de se conformer à chacune de leurs sections. La majorité des dates limites pour se conformer aux NAI sont échelonnées entre le 1er janvier 2012 et le 1er janvier 2017 (et même au-delà de 2017), mais comme les dates limites à l’intérieur de chacune des normes varient, il appartient aux entreprises et aux organisations de savoir quels sont les éléments de quelles normes qui s’appliquent à elles et pour quand.

À qui les Normes d’accessibilité intégrées s’appliquent-elles?

Les NAI s’appliquent au gouvernement de l’Ontario, à l’Assemblée législative, à toute organisation désignée du secteur public et à toute autre personne ou organisation qui fournit des biens, des services ou des installations aux membres du public ou à d’autres tiers et qui compte au moins un employé en Ontario.

Les NAI visent cinq catégories d’organisation qui doivent se conformer dans l’ordre suivant :

1. Le gouvernement de l’Ontario et l’Assemblée législative2. Les grandes organisations désignées du secteur public

(50 employés et plus)3. Les petites organisations désignées du secteur public (entre

1 et 50 employés)4. Les grandes organisations privées et sans but lucratif

(50 employés et plus)5. Les petites organisations privées et sans but lucratif (entre 1 et

50 employés)

Toutes les organisations à l’exception des petites organisations privées et sans but lucratif (moins de 50 employés) doivent faire rapport de leur conformité au gouvernement.

Qu’est-ce que chacune des normes comporte?

Voici un résumé des catégories et des exigences particulières associées à chaque catégorie. Comme les exigences des NAI sont relativement complexes, veuillez noter qu’il ne s’agit pas d’une liste complète, mais seulement d’un grand aperçu. Vous trouverez plus de renseignements sur les Normes d’accessibilité intégrées dans le bulletin de la section Ottawa-Gatineau de la Société canadienne des directeurs d’association (SCDA) au cours des prochains mois.

exigences générales

Le Règlement sur les NAI présente d’abord une série d’exigences générales couvrant ce qui suit :

• Lespolitiquesetlesplansd’accessibilité

Les organisations assujetties doivent élaborer, mettre en œuvre et maintenir des politiques indiquant comment elles s’y prendront pour satisfaire aux exigences d’accessibilité et s’engager à supprimer les obstacles à l’inclusion. Elles devront établir, mettre en œuvre, maintenir et documenter un plan d’accessibilité pluriannuel décrivant sommairement leur stratégie d’accessibilité pour respecter les exigences des normes intégrées. Ce plan doit être affiché sur le site Web de l’organisation, fourni dans un format accessible et revu au moins une fois tous les cinq ans.

• Formationobligatoire

Les organisations assujetties doivent former leurs employés en ce qui a trait aux obligations prévues par les NAI, concernant notamment les normes sur l’information et les communications, l’emploi et le transport. Les exigences sont nombreuses et la formation devrait porter de façon précise sur les fonctions et la nature du travail, ce qui signifie que les besoins de formation des employés vont varier.

Les employés doivent également être formés concernant le Code sur les droits de la personne de l’Ontario et les personnes handicapées. Entre autres groupes à former également, mentionnons les bénévoles, les personnes qui créent les politiques (c.-à-d. les membres des conseils d’administration) et quiconque fournit des biens, des services ou des installations au nom de l’organisation.

D’autres exigences générales couvrent notamment l’obten-tion de biens, de services ou d’installations et les guichets libre-service.

Normes d’accessibilité intégrées – la prochaine étape de la conformité à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO)


normes pour l’information et les communications

Les normes pour l’information et les communications couvrent ce qui suit :

• Formatsaccessiblesetaidesàlacommunication

Les organisations assujetties doivent fournir des formats accessibles et des aides à la communication sur demande. Cela inclut, sans s’y limiter, les textes en gros caractères, en braille, les formats électroniques accessibles, le sous-titrage, les interprètes de langage virtuel et la lecture à haute voix. Les formats accessibles et les aides à la communication doivent être fournis ou prévus à point nommé et à un coût qui n’est pas supérieur au coût ordinaire chargé aux autres personnes.

• SitesWebaccessibles

La plupart des organisations devront rendre leurs sites internet et leur contenu Web conformes aux Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.0. Ces directives définissent les exigences d’accessibilité d’un site Web et définissent quatre principes fondamentaux pour l’accessibilité des contenus Web, soit qu’ils doivent être perceptibles, utilisables, compréhensibles et robustes. La conformité à ces directives accroîtra la lisibilité et permettra aux personnes handicapées d’utiliser des dispositifs d’aide, comme des lecteurs d’écran, pour naviguer dans le contenu Web sans frustration.

• Processusderétroaction

Toutes les organisations qui ont en place des processus qui leur permettent de recevoir de la rétroaction et d’y répondre doivent s’assurer que ces processus sont aussi accessibles aux personnes handicapées, en leur offrant des formats accessibles et des aides à la communication sur demande.

Entre autres exigences relatives à l’information et à la communication, notons les procédures d’urgence, le matériel et les ressources pédagogiques et de formation, et les exigences qui s’appliquent aux bibliothèques publiques et aux bibliothèques d’établissements d’enseignement ou de formation.

normes pour l’emploi

Les normes pour l’emploi visent précisément les employeurs parce qu’elles ont trait à l’emploi d’individus rémunérés. Elles établissent les obligations des employeurs concernant le recrutement, l’information accessible, le besoin de mesures d’adaptation pour les employés, le retour au travail, la gestion du rendement, le perfectionnement professionnel et la réaffectation. Cela signifie dans presque tous les cas qu’il faudra former les gestionnaires concernant leurs responsabilités et les employés en ce qui a trait à leurs droits en vertu de la LAPHO.

• Renseignements individualisés relatifs aux interventionsd’urgencesurlelieudetravail

Les organisations assujetties doivent fournir et documenter des plans individualisés relatifs aux interventions d’urgence sur le lieu de travail pour les employés handicapés. Si les

employés ne sont pas tenus de révéler un handicap, les organisations doivent demander que les employés les avisent si le plan relatif aux interventions d’urgence qui existe ne répond pas à leurs besoins.

Cette exigence doit être respectée pour le 1er janvier 2012.

• Practicesderecrutement

Les employeurs doivent assurer que tous les aspects du processus de recrutement sont accessibles aux personnes handicapées. Cela inclut afficher les postes dans des formats et à des endroits accessibles; consulter les candidats pour offrir ou prévoir une mesure d’adaptation appropriée selon ses besoins; et offrir de l’aide à la communication et de l’information dans un format accessible.

• Mesuresd’adaptationpourlesemployés

Sur demande, les employeurs doivent répondre au besoin d’un employé qui requiert des formats accessibles et des aides à la communication pour consulter l’information nécessaire pour faire son travail et pour avoir accès à l’information généralement offerte aux employés du milieu de travail.

normes pour le transportLes normes pour le transport s’appliquent principalement aux organismes qui offrent des services de transport public ou adapté. Les exemples incluent, sans que ce soit exclusif, les municipalités, les taxis, les commissions scolaires, les hôpitaux, les collèges et les universités. Ces normes traitent de l’accessibilité concernant l’équipement, les annonces et les temps d’attente, pour n’en donner que quelques exemples. Les détails des normes pour le transport sont nombreux et de nature technique. Les organisations devraient les examiner minutieusement pour déterminer si tous les détails des normes s’appliquent ou non à elles.

application et pénalités

Le défaut de se conformer aux exigences de la LAPHO peut donner lieu à des pénalités administratives d’ordre monétaire et à des poursuites. La Direction générale de l’Ontario pour l’accessibilité a le pouvoir de faire des inspections, d’attribuer des pénalités monétaires et d’intenter des poursuites devant les tribunaux. Les pénalités en cas de non-conformité vont de 200 $ à 2 000 $ pour les individus et les organisations sans personnalité morale, et de 500 $ à 15 000 $ pour les sociétés. Dans le cas d’une infraction en vertu de la LAPHO, les pénalités peuvent atteindre un montant maximum de 50 000 $ par jour pour les particuliers ou les organisations sans personnalité morale, et de 100 000 $ par jour pour les sociétés. ■

Le présent article a été rédigé par Melissa Magder, directrice de la diversité, ressources humaines et formation interculturelle chez proLearning innovations. ProLearning innovations aide les petites et moyennes entreprises de tous les secteurs à respecter les exigences de la LAPHO et d’autres besoins en matière de ressources humaines et de diversité. Pour en savoir plus, écrivez à [email protected] ou appelez au 647-847-1853.



cSae member SurveY analYSiSBy Rick Baker, MA.Ed

INTRODUCTION:

Members of the CSAE Ottawa-Gatineau Chapter were asked to complete a survey by June 1st, the results of which would be shared with the membership.

Purpose: to garner the viewpoints and interests of Chapter members in one survey with the results to be used to assist the Board committees in determining their annual work plans.

• 101responseswerereceivedwhichisupfrom74thepreviousyear• 17.4%responseratewhichisverygoodforasurveyand

provides a representative sample• 67.5%responsesfromExecutivemembers• 32.5%responsesfromBusinessmembers

1. The importance of belonging to CSAE1. Networking2. Keeping up to date with industry trends3. Professional development and training4. Benchmarking: learning about best practices5. Access to CSAE resources

• 86.8%ofRespondentsindicatedtheirmembershipasbeingvery valuable

2. Six topics of most interest to members1.61.4%SocialMedia2.56.6%Communications/Technology3.53.0%LeadershipDevelopment4.45.8%ManagingChange5.42.2%StrategicPlanning6.42.2%Marketing

3. What are your top professional challenges? • Managing internal change • Staying ahead of the curve • Aging membership

• Fiscal constraints • Meeting rising expectations • Time management • Impact of Canada’s not-for-profit legislation • Communications with my members

4. Presentation style preference1. Roundtable discussions2. Lecture/Speech by subject matter expert3. Powerpoint presentation4. Panel discussion5. Case study methodology6. Motivational speaker

5. Format preference1.38.6%Luncheons2.20.5%½Dayworkshop3.19.3%BreakfastSession4.13.3%FulldayWorkshop5. 4.8%EveningNetworkingFunction6. 3.6%Webinars

6. Sessions participated in1. 71.1%Luncheons2. 63.9%Tête-à-tête3. 54.2%ChristmasLuncheon4. 39.8%SeptemberKick-off5. 38.6%AnnualGeneralMeeting

7. Value of Chapter functions (Very Valuable to Outstanding)1. Tête-à-tête2. Monthly Luncheons3. Christmas luncheon4. Annual General Meeting5. September Kick-off

8. Time of day most available or preferred • SpeakerPresentations Luncheons • EducationSessions Breakfast • MarCom Breakfast • LeadershipForum Breakfast • ChristmasSocial Luncheon • Septemberkick-off Evening • GolfNineandDine Evening

January 31st, 2013Ottawa Convention Centre

55 Colonel By Drive, Ottawa, ON 7:00 am – 2:30 pm

Delegates are invited to a complimentary breakfast featuring keynote speaker,

Jamie Clarke “Above All Else: The Power of Passion”

www.jamieclarke.com

Tête-à-Tête 2013 Featuring Keynote Presenter, Jamie Clarke and 160 Exhibitors and Sponsors

Join us for a complimentary breakfast keynote presentation with Jamie Clarke, extreme adventurer and motivational speaker to the Fortune 500 Elite. A charismatic storyteller who keeps audiences on the edge of their seats, moving from laughter to tears to awe. Tête-à-Tête is your opportunity to get

all the latest news from the premier suppliers to the association and meetings industry.

Delegate Registration Opens November 20th, 2012Please visit www.csae.com/ottawa for Exhibitor and Sponsor Details

Admission is Free

Tête-à-Tête is open to all Association and Not-For-Profit Executive Directors and Employees, Professional Meeting Planners and Government Procurers.

Closed to Non-Exhibiting Suppliers.

For more information, contact Kathryn Cyr, CSAE Ottawa-Gatineau Secretariat at 613-271-1476 or email [email protected].


9. Recommended topics for education • Governance • MemberSatisfactionandNeeds • MembershipMarketingandRecruitment • FutureofAssociations • ChangeManagement • RelationshipBuilding • OntarioNotforProfitAct • AlternateRevenueSources

10. Do Chapter programs meet or exceed your needs • 49.4% Agree • 38.6% StronglyAgree • 7.2% Agreecompletely • 4.8% Disagree

11. Support for using Chapter financial resources for a Mentorship Program

• 56.6% Yes • 43.4% No

12. Engaging in a Mentorship Program • 44.1% AsaMentor • 29.4% AsaMentee • 26.5% AsaVolunteer

13. Preference in receiving Chapter event notices and registration information

• 62.7%Bi-Weeklye-broadcast • 60.2%Separatee-mailpromotionperevent • 28.9%Newslettermailing • 25.3%ChapterWebsite • 22.9%PostingsonLinkedIn • 13.3%Twitter • 9.6%Facebook

14. Preference to receive Chapter newsletter (The Executive) • 69.9%ElectronicFormat • 20.5%PrintedFormat • 9.6%NoPreference

15. Social Media tools used in your organization • 71.4%LinkedIn • 68.8%Facebook • 64.9%Twitter

Next steps – In our Strategic Planning session the survey was reviewed by all Committee chairs who shared the results with their committee volunteers. Committees have put forward their respective work plans for the upcoming year and with your feedback set the roadmap for many of the new initiatives. In upcoming issues of The Executive we will provide regular updates as these plans evolve into action.

Thank you again for your participation and feedback! ■ 613-523-7446www.millermcconnell.com

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Your Go To Experts in Eco FriendlySignage Solutions

MPI Ottawa 2012PRIX PRESTIGE AWARD

Supplier of the Year

CSAE Ottawa-GatineauBusiness Member of the Year

2006


Par Rick Baker, M.Éd.

INTRODUCTION

Les membres de la section Ottawa-Gatineau de la Société canadienne des directeurs d’association (SCDA) ont été invités à répondre pour le 1er juin à un sondage dont les

résultats allaient être communiqués aux membres.

Objet : Réunir les points de vue et les intérêts des membres de la section au moyen d’un sondage dont les résultats seraient utilisés pour aider les comités du conseil d’administration à établir leurs plans de travail de l’année.

• 101 réponses ont été reçues, une augmentation par rapport à 74 l’année précédente

• letauxderéponsede17,4 %,trèsbonpourunsondage, constitue un échantillon représentatif

• letauxderéponsedesmembresCadresétait67,5 % • letauxderéponsedesmembresAffairesétait32,5 %

1. Importance d’adhérer à la SCDA

1. Occasions de réseautage2. Demeurer au fait des tendances du secteur3. Perfectionnement professionnel et formation 4. Évaluation comparative – apprentissage des pratiques

exemplaires5. Accès aux ressources de la SCDA

• 86,8 %desrépondantsontindiquéqueleuradhésionétaittrès précieuse

2. Six sujets qui intéressent le plus les membres

1.61,4 % :Médiassociaux2.56,6 % :Communicationsettechnologie3.53 % :Développementduleadership4.45,8 % :Gestionduchangement5.42,2 % :Planificationstratégique6.42,2 % :Marketing

3. Vos principaux défis professionnels?

• Gérerlechangementinterne • Demeureràl’avant-garde • Levieillissementdesmembres • Lescontraintesfiscales • Répondreauxattentescroissantes • Lagestiondutemps • L’incidencedelalégislationduCanadasurlesorganismes

sans but lucratif • Lescommunicationsavecmesmembres

4. Styles ou méthodes de présentation que vous préférez

1. Tables rondes2. Conférence ou allocution d’un expert en la matière3. Présentation PowerPoint

4. Discussion en groupe5. Méthodologie d’étude de cas6. Conférencier motivateur

5. Format que vous préférez

1.38,6 % :Déjeuners2.20,5 % :Atelierd’unedemi-journée3.19,3 % :Petitdéjeuner4.13,3 % :Atelier/colloqued’unejournéecomplète5.4,8 % :Soiréederéseautage6.3,6 % :Webinaires

6. Programmes et séances auxquels vous avez participé

1.71,1 % :Déjeuners2.63,9 % :Tête-à-tête3.54,2 % :DéjeunerdeNoël4.39,8 % :Lancementdeseptembre5. 38,6 : Assemblée générale annuelle

7. Utilité des programmes de la section (Très utile à Extraordinairement utile)

1. Tête-à-tête2. Déjeuners mensuels3.DéjeunerdeNoël4. Assemblée générale annuelle5. Lancement de septembre

8. Moment de la journée où vous êtes le plus disponible ou que vous préférez

• Exposésdeconférencier :déjeuner • Séancesd’éducation :petitdéjeuner • SéancederéseautageMarCom :petitdéjeuner • Forumsurleleadership :petitdéjeuner • RencontredeNoël :déjeuner • Lancementdeseptembre :soirée • Golf-9trousetàtable :soirée

9. Sujets recommandés pour la programmation

• Gouvernance • Satisfactionetbesoinsdesmembres • Marketingetrecrutementdesmembres • Futurdesassociations • Gestionduchangement • Tisserdesliens • Loidel’Ontariosurlesorganisationssansbutlucratif • Autressourcesderevenus

10. Dans quelle mesure convenez-vous que les programmes et les services de la section sont conformes ou supérieurs à vos besoins?

• 49,4 % :D’accord • 38,6 % :Toutàfaitd’accord • 7,2 % :Complètementd’accord • 4,8 % :Pasd’accord

ANALYSE DU SONDAGE DES MEMBRES DE LA SCDA


11. Soutien en faveur de l’utilisation des ressources financières de la section pour développer un programme de mentorat

• 56,6 % :Oui • 43,4 % :Non

12. Participer à un programme de mentorat

• 44,1 % :Àtitredementor • 29,4 % :Àtitredementoré • 26,5 % :Àtitredebénévole

13. Comment préférez-vous recevoir les avis d’activité de la section et les renseignements pour s’inscrire?

• 62,7 :Diffusionélectroniquetouteslesdeuxsemaines • 60,2 % :Courrieldistinctdepromotiond’activité • 28,9 % :Bulletinparlaposte • 25,3 % :SiteWebdelasection • 22,9 % :AffichagessurLinkedIn • 13,3 % :Twitter • 9,6 % :Facebook

14. Préférence pour recevoir le bulletin de la Section (The Executive??)

• 69,9 % :Formatélectronique • 20,5 % :Imprimé • 9,6 % :Pasdepréférence

15. Outils de médias sociaux utilisés dans votre organisation

• 71,4 % :LinkedIn • 68,8 % :Facebook • 64,9 % :Twitter

Étapes suivantes – Les présidents des comités ont tous examiné les résultats du sondage dans notre séance de planification et les ont communiqués aux bénévoles de leurs comités. Les Comités ont présenté leurs plans de travail respectifs pour l’année à venir et ont établi la feuille de route de nombreuses nouvelles initiatives en tenant compte de vos observations. Gardez l’oeil sur les numéros à venir de The Executive où nous vous informerons régulièrement de l’évolution de ces plans en mesures concrètes.

Merci encore pour votre participation et vos observations! ■

Glebe Chambers 707 Bank Street Ottawa, Ontario

K1S 3V1

n workplace policies

n human rights

n wrongful dismissal

n employment standards

n workplace safety and insurance

n occupational health and safety

n employment contracts

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n pay equity

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Services dans les deux langues officielles

Advice for unionized and non-unionized employers

A forward-thinking approachto labour lawA sensitivity to human resources

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Telephone: (613) 563-7660 1 (888) 563-7660

Activité annuelle de la période des fêtes de la section Ottawa-Gatineau de la Société canadienne des directeurs d’association (SCDA)

Le Comité des activités spéciales travaille fort pour organiser une soirée élégante pour le plus grand plaisir de tous et de toutes le

6 décembre 2012 au Delta Ottawa City Centre nouvellement rénové.

Faites votre inscription et celle de vos collègues aujourd’hui!

Visitez www.csae.com/ottawa

Félicitations à toutes les nouvelles personnes qui ont obtenu la désignation de caé de la section Ottawa-Gatineau de la Société canadienne des directeurs d’association (SCDA), indiquant leur compétence à titre de cadres d’association

Sophia Hanafi, caé Ottawa Safety Council

Paul Lansbergen, caé Association des produits forestiers du Canada

Moira Lassen, caé SME Consulting

Sherri MacKenzie, caé Société canadienne de pédiatrie

Gathoni Njuguna, caé Association du barreau canadien

Diane Posterski, caé Association du personnel administratif des collèges de l’Ontario

Kristin Willemsen, caé Produits de santé consommateurs du Canada


It was a perfect, hot summer evening with a stellar venue and, most of all, a great turn out for this year’s CSAE O-G Chapter Kick-off event. The elegant Royal Ottawa Gatineau Golf

Club was an impressive setting to host our 130 members. This complimentary event has become a must-attend as it celebrates the past year’s achievements and creates buzz for the coming year’s activities.

Our generous reception sponsor, Travel Alberta represented by Jennifer Holly, Business Development Manager, helped created a vibrant reception to start off the evening and donated an excellent prize for a lucky winner.

Rick Baker, our chapter President, addressed the members with a strong message about involvement in the Chapter, highlighting the hard work all of our amazing volunteers do every day to keep the Chapter successful and, of course, encouraging those who have yet to register for this year’s CSAE National Conference being held in Ottawa to do so. Rick also noted all the hard work that the Program and Continuing Education (PACE) Committee has done in creating a strong education line-up for our monthly luncheons, and touched upon the new Government Relations initiative as well as our new Mentorship Program.

When asked “Why a mentorship program?”, Nick Neuheimer who is leading the initiative explained that it is a perfect match to the CSAE and our Chapter’s mission and values, essentially it helps to “make our members more successful.” Mentorship makes members stronger as professionals and will certainly make our Chapter and community stronger too.

How will the Mentorship Program be carried out? Over the next month, we will be contacting those members that have already signed up to be mentors and mentees, to firm up the roles and responsibilities of the mentor-mentee relationship. The program will start with 15 “pairings” in October and continue through to May 2013.

The evening moved along all too quickly as colleagues, friends and new acquaintances mingled. A heartfelt message was conveyed by Maureen O’Neil from the Chapter’s new charity, Dress for Success. The Chapter presented the charity with its first donation in the amount of $1,132, as well as hundreds of new jewelry items to add to their show room. Dress for Success assists vulnerable women to find confidence to make the best impression for potential employment. As Ms. O’Neil says “When you look good, you feel good.”

Co-MCs Dennis Turpin and Stephanie Séguin, co-chairs of the Chapter’s Special Events Committee ended the evening thanking their committee for its work, AVW- TELAV for its sponsorship, the

Royal Ottawa Golf Club for an elegant evening and most delish dinner, and Travel Alberta for its involvement for the third year. Of course, we would be remiss not to have thanked Kathryn Cyr and AMCES for its continuing support.

Both co-chairs reminded members to keep in mind, when attending the Chapter’s various events, to donate generously to Dress for Success, as the charity will greatly benefit. ■

Chapter Kick-off Sets Exciting Tone for the YearBy Stephanie Séguin and Dennis Turpin

Dress for Success – Jewellery collection

Congratulations to all new CSAE O-G Certified Association Executive (CAE)

Sophia Hanafi, CAE Ottawa Safety Council

Paul Lansbergen, CAE Forest Products Association of Canada

Moira Lassen, CAE SME Consulting

Sherri MacKenzie, CAE Canadian Paediatric Society

Gathoni Njuguna, CAE The Canadian Bar Association

Diane Posterski, CAE Ontario College Administrative Staff Association

Kristin Willemsen, CAE Consumer Health Products Canada


La chaude soirée d’été était parfaite, l’endroit extraordinaire et, surtout, il y avait foule à l’occasion de l’activité de lancement de cette année de la section Ottawa-Gatineau de la Société

canadienne des directeurs d’association (SCDA). L’élégant Club de golf Royal Ottawa à Gatineau était un décor de rêve pour accueillir nos 130 membres. Cette activité gratuite est devenue un rendez-vous à ne pas manquer, à la fois pour célébrer les réalisations de l’année précédente et pour présenter avec effervescence les activités de l’année à venir.

Notre généreux commanditaire de la réception, Travel Alberta, représenté par Jennifer Holly, directrice du développement des affaires, a aidé à créer une réception dynamique pour démarrer la soirée, offrant en outre un excellent prix à une heureuse personne gagnante.

Rick Baker, notre président de la section, a présenté un message fort aux membres, s’attardant sur la participation à la section, mettant en valeur les efforts ardus quotidiens de tous nos incroyables bénévoles pour continuer d’assurer le succès de la section et, évidemment, encourageant les retardataires à s’inscrire au congrès national de la SCDA de cette année, à Ottawa. Rick a souligné tous les efforts déployés par le Comité des programmes de l’éducation permanente

afin de créer un menu éducatif substantiel pour nos déjeuners mensuels, et il a mentionné aussi la nouvelle initiative de relations avec le gouvernement et notre nouveau programme de mentorat.

Àlaquestionposéeàproposdelaraisond’êtred’unprogrammedementorat, Nick Neuheimer, qui est à la tête de l’initiative, a expliqué que ce programme concorde parfaitement avec la mission et les valeurs de la SCDA et de notre section, en aidant essentiellement nos membres à mieux réussir. Le mentorat rend les membres plus forts à titre de professionnels et il solidifiera à coup sûr notre section et notre communauté aussi.

Comment le programme de mentorat se déroulera-t-il? Au cours du prochain mois, nous allons communiquer avec les membres qui se sont déjà inscrits comme mentors et comme protégé afin de préciser les rôles et les responsabilités des rapports entre les mentors et les protégés. Le programme débutera avec 15 « pairages » en octobre et se poursuivra jusqu’en mai 2013.

La soirée a passé beaucoup trop vite pour les collègues, les amis et les nouvelles connaissances occupés à échanger. Maureen O’Neil de Dress for Success, le nouvel organisme de bienfaisance appuyé par la section, nous a transmis un message qui venait du cœur. La section a remis un premier don de 1 132 $ à l’organisme, accompagné

de centaines de nouveaux bijoux à ajouter à leurs articles. Dress for Success aide les femmes vulnérables à trouver la confiance dont elles ont besoin pour faire la meilleure impression possible dans leurs démarches pour obtenir un emploi. Comme Madame O’Neil le disait : « Quand vous paraissez bien, vous vous sentez bien. »

Les deux maîtres de cérémonie, Dennis Turpin et Stephanie Seguin, coprésidents du Comité des activités spéciales de la section, ont clôturé la soirée en remerciant le comité pour son travail, AVW- TELAV pour sa commandite, le Club de golf Royal Ottawa pour une soirée élégante et un délicieux dîner, et Travel Alberta pour sa participation pour la troisième année. Et nous n’avons surtout pas oublié de remercier Kathryn Cyr et AMCES pour leur soutien continu.

Les deux coprésidents ont rappelé aux membres de garder à l’esprit, à l’occasion des diverses activités de la section, de donner généreusement à Dress for Success, qui en bénéficiera grandement. ■

Un lancement des activités de la section qui a donné un ton excitant à l’annéePar Stephanie Seguin et Dennis Turpin

Maureen O’Neil – Dress for Success


CSAE Ottawa Gatineau – ‘Association with Associations’ Event

breakfast on the HillThursday, September 27, 2012

The sun was rising over the Peace Tower as 15 association executives gathered on Parliament Hill for the inaugural ‘Association with Associations’ breakfast with

parliamentarians. This new Ottawa-Gatineau CSAE (O-G CSAE) event was intended to raise awareness of the value associations provide, not only the value to Canadian society, but also the potential value to parliamentarians. As it turned out, there were some valuable take-aways for associations as well.

Rick Baker, O-G CSAE President, welcomed everyone to the event and introduced Mr. John Carmichael, MP Don Valley West who was our official parliamentary sponsor for the event and who has an extensive history of involvement with associations. Mr. Carmichael and his peers shared their insights on working with associations and how associations can be more effective in getting the attention and support of parliamentarians.

Other parliamentarians in attendance included: Joe Daniel, MP for Don Valley East; David Sweet, MP for Ancaster-Dundas-Flamborough-Westdale; and, Senator Joseph Day from Saint John-

Kennebecasis. Although several others were expected to attend, those experienced in coordinating events with parliamentarians understand the challenges of securing their attendance given the demands on their time.

A parliamentarian’s days are tightly scheduled as indicated by observations they shared such as the only time a workout can be scheduled is by running to work in the morning or by taking 6:00 am swims.

Also in attendance were Michael Anderson, President and CEO, and Ed Barissa, Chair, of CSAE National. As the national voice for Associations in Canada, the CSAE plays an important role in advocacy on behalf of associations and has an active Government Relations Committee.

Certainly, a significant challenge for any association is to be heard above the noise of the multitude of voices and issues aimed at parliamentarians. Several suggestions were provided as to the best opportunity to get your issue before a parliamentarian. Still, even if you manage to discuss your issue with a parliamentarian, it is possible he/she may not agree with your position.

Mr. Carmichael stated it is critical to ensure the parliamentarian clearly understands the issue you are advocating on and what you are asking of him/her. Be clear and above all concise! Parliamentarians handle reams of paper on a daily basis and the easier your information is to digest, the greater likelihood it will be reviewed. One page will suffice to introduce the issue, explain why the parliamentarian should be interested and what you are asking him/her to do.

Is your association’s strategic intent focused and linked to performance measures?

Is your governance structure appropriate?

Is your association turning information into knowledge for your members?

Do you need your policy manual updated or new policies developed?

Do you truly understand your members wants and needs, and are you asking them the right questions to get the right answers?

When was the last time you invested in orientation and training for your leaders?

Is your association benchmarking for better practices?

Are you efficiently using the staff you have and do you have the staff you require?

These are some of the questions that high performing associations ask. AMCES specializes in developing solutions for the above areas as well as many other association leadership and management areas.

For more information, contacts us at 613-839-0085 of [email protected] Visit our website at www.amces.com


As for meetings with MPs they are more relevant and memorable for MPs if they are attended by one of their constituents, as MPs place importance on hearing about issues of importance to their constituents.Youwill have amaximumof 30minuteswith yourMP, so brevity, clarity and memorability are critical.

Having a constituent attend may not always be possible at the MP’s Parliament Hill office but it is at the MP’s constituency office. The constituency office may present the best opportunity to get the attention of an MP and obtain some face time. While in their constituencies, MPs spend time reviewing information and will more likely have time to meet on your issue, whereas at their Parliament Hill office, your issue would be in competition with many other matters.

Rather than individually pursue an issue, associations often form partnerships or have multiple stakeholders advocate a common position and this is an effective way to add resonance to an issue Parliamentarians will take notice when there is a large breadth of support for a particular issue; therefore, one submission presented by all interested parties is most effective, rather than one from each party.

Parliamentarians are also quick to recognize ‘form’ submissions from ones where a person has taken the time and effort to prepare thoughtful communication. There is much greater stock put into genuine communications and practically none into form letters that require little more than the click of a button to send.

There is recognition from parliamentarians that associations represent the interests of organizations, professionals and individuals that have valuable information to contribute to policy decisions. This information can take the form of the implications or consequences a policy direction may have on an association’s stakeholders or may be a retroactive perspective of how implemented policies have affected stakeholders. Either way, to aid busy parliamentarians, associations must be proactive in providing information and feedback to parliamentarians so they have the information they need to inform their peers and decision makers.

Overall the inaugural ‘Association with Associations’ event provided good take-aways for the association executives present. The O-G CSAE is intending to offer this event again and has already begun

31 janvier 2013 Centre des congrès d’Ottawa55, promenade du Colonel By

Ottawa (Ontario)7 h à 14 h 30

Les délégué(e)s sont invité(e)s à un déjeuner gratuit en compagnie du conférencier

Jamie Clarke « Au-delà de tout : la puissance de la passion »

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Tête-à-Tête 2013 avec le conférencier Jamie Clarke et 160 exposants et commanditaires

Joignez-vous à nous pour un petit déjeuner gratuit en compagnie de Jamie Clarke, aventurier de l’extrême, conférencier motivateur du Fortune 500 Elite, causeur charismatique habitué des auditoires suspendus à ses

lèvres, le souffle coupé entre les rires et les larmes. Tête-à-Tête est votre occasion de prendre connaissance de toutes les dernières nouvelles, des fournisseurs de marque aux représentants de toutes les branches du secteur

des associations et des planificateurs et planificatrices de réunions.

Ouverture de l’inscription des délégué(e)s le 20 novembre 2012Visitez www.csae.com/ottawa pour tous les détails sur les exposants et

les commanditaires

Admission gratuite Tête-à-Tête invite tous les directeurs et employés d’associations et d’organismes sans but lucratif, les planificateurs d’événements professionnels et les autorités publiques responsables des acquisitions.

Pour les fournisseurs exposants seulement,

Pour plus de renseignements, communiquez avec Kathryn Cyr, Secrétariat du Chapitre Ottawa-Gatineau de la SCDA, au 613-271-1476 ou par courriel à [email protected]

discussing a format that provides value for parliamentarians and associations alike.

take-aways• EnsuretheMPisclearaboutandunderstandstheissueyouare

advocating

• Provideaveryclear‘ask’ofwhatyouarerequestingyourMPdo for you

• Keepsubmissionsconcise-MPsareinundatedwithinformationso state your case succinctly in one page that explains the issue, why the MP should be interested, and what you wish him/her to do.

• Bring a constituency member from the riding of the MP you are approaching - you will have a maximum of 30 minutes, which will be preceded and followed by other groups also requesting something from the MP, so be memorable and add relevancy for the MP by bringing a constituent to the meeting.

• Use theconstituencyofficesofMPs tobringan issue to theMP’s attention - when in their constituencies, MPs spend time reviewing correspondence, meeting constituents, and attending events. Using the constituency office rather than the Parliament Hill office can be a more effective venue to engage with MPs.

• Whenworkingwithmultiplestakeholdergroupsonacommonissue, MPs recognize when there is a breadth of support for an issue. Only one submission from the relevant stakeholder groups is required.

• MPs recognize ‘form’ submissions fromoneswhere apersonhas taken the time and effort to prepare communication to the MP. There is greater stock put into genuine communications and practically no stock put into form letters that required little effort.

• Associations need to be proactive in providing informationand feedback to parliamentarians on the implications or consequences of policies on their stakeholders so parliamentarians have the information they need to inform their peers and decision makers. ■


Section Ottawa-Gatineau de la SCDA – L’activité « Association avec des Associations »

Petit déjeuner sur la CollineJeudi 27 septembre 2012

Accueillis par le soleil qui se levait sur la Tour de la Paix, 15 dirigeants et dirigeantes d’association se sont retrouvés sur la Colline du Parlement pour le premier petit déjeuner « Association avec des Associations » en compagnie de parlementaires. Cette nouvelle activité de la section Ottawa-Gatineau de la Société canadienne des directeurs d’association (SCDA) avait pour objet d’accroître la sensibilisation aux valeurs offertes par les associations, non seulement pour la société canadienne, mais aussi en ce qui a trait à ce qu’elles peuvent apporter aux parlementaires. Et elle a aussi permis aux associations d’en retirer des indications précieuses.

Rick Baker, président de la section Ottawa-Gatineau, a souhaité la bienvenue à tout le monde et présenté M. John Carmichael, député de Don Valley-Ouest, qui était notre parrain parlementaire officiel pour l’activité et qui a une longue histoire de participation aux activités d’associations. M. Carmichael et ses pairs ont parlé de leur travail avec les associations et de ce que celles-ci peuvent faire pour mieux attirer l’attention des parlementaires et obtenir leur appui.

Les autres parlementaires présents étaient Joe Daniel, député de Don Valley-Est; David Sweet, député d’Ancaster-Dundas-Flamborough-Westdale; et le sénateur Joseph Day, de Saint John-Kennebecasis. Quoique plusieurs autres parlementaires étaient censés être présent(e)s aussi, il suffit d’avoir déjà coordonné des activités avec des parlementaires pour savoir à quel point on les sollicite sans cesse à gauche et à droite et combien il est difficile d’obtenir leur présence.

Les journées des parlementaires sont remplies d’obligations, comme ils nous l’ont expliqué, au point que les seuls moments dont ils et elles disposent pour faire de l’exercice sont en joggant pour se rendre au travail ou en allant nager à 6 h le matin.

Le président-directeur général et le président de la SCDA nationale, Michael Anderson et Ed Barissa, étaient également présents à ce petit déjeuner.À titredevoixnationaledesAssociations auCanada, laSCDA joue un rôle important de défense des intérêts des associations et son comité des relations avec le gouvernement est actif.

Il est certes très difficile pour une association de se faire entendre de façon particulière dans le tumulte et le chaos de questions avec lequel les parlementaires doivent composer. Plusieurs suggestions ont été proposées quant à la meilleure occasion de saisir les parlementaires de vos enjeux. Et encore, même si vous réussissez à discuter de votre enjeu avec un ou une parlementaire, cela ne veut pas nécessairement dire qu’il ou elle sera d’accord avec vous. M. Carmichael a dit qu’il était essentiel de faire en sorte que les parlementaires comprennent clairement les enjeux que vous

défendez et ce que vous attendez d’elles ou d’eux. Soyez clairs et, surtout, concis! Les parlementaires traitent des tonnes de papier tous les jours, et plus votre information est facile à saisir, plus vous avez de chances qu’elle sera examinée. Une page suffit pour introduire l’enjeu, expliquer pourquoi le ou la parlementaire devrait s’y intéresser et ce que vous lui demandez de faire.

En ce qui a trait aux rencontres avec les député(e)s, elles sont plus pertinentes et susceptibles de rester gravé dans leur mémoire si l’un ou l’une de leurs électeurs et leurs électrices y participe, parce que les député(e)s trouvent important de prendre connaissance des questions qui sont importantes pour les personnes de leur circonscription. Puisque vous aurez un maximum de 30 minutes avec votre député(e), il est essentiel de faire preuve de brièveté et de clarté, en vous organisant pour qu’on se souvienne de vous et de ce que vous voulez transmettre.

S’il n’est pas toujours possible qu’un électeur ou une électrice de sa circonscription puisse se rendre au bureau du député ou de la députée sur la Colline, ça l’est à son bureau de comté. C’est peut-être au bureau de comté que vous aurez la meilleure occasion de saisir l’attention du député ou de la députée et d’obtenir du temps en face à face. Quand les député(e)s sont dans leurs circonscriptions, ils et elles prennent le temps d’examiner l’information et seront plus susceptibles d’avoir le temps de vous rencontrer à propos de votre enjeu, tandis qu’à leur bureau sur la Colline, votre enjeu sera en concurrence avec de nombreux autres.

Plutôt que de tenter de faire avancer seules un enjeu, les associations forment souvent des partenariats ou s’organisent pour que plusieurs intéressé(e)s défendent une position commune, ce qui est une façon efficace de conférer plus de résonance à un enjeu. Vous attirerez l’attention des parlementaires sur un enjeu particulier quand ils ou elles constateront que celui-ci réunit beaucoup de soutien; par conséquent, la présentation d’un exposé par toutes les parties intéressées plutôt que par chaque partie tour à tour est plus efficace.

Les parlementaires reconnaissent en outre rapidement les exposés « type » de ceux d’une personne qui a mis le temps et l’effort pour concevoir une communication réfléchie. Les communications authentiques captent beaucoup plus l’intérêt, tandis que les lettres types qui n’exigent rien d’autre qu’un clic sur un bouton pour se rendre à destination peuvent également être balayées aussi prestement.

Les parlementaires reconnaissent que les associations représentent les intérêts d’organisations, de professionnel(e)s et de personnes qui ont des renseignements précieux à contribuer à des décisions de principe. Ces renseignements peuvent prendre la forme d’implications ou de conséquences qu’une orientation politique pourrait engendrer sur les adhérents à une association, ou il peut s’agir d’une perspective rétroactive sur la façon dont des politiques qui ont été mises en œuvre peut avoir touché les intéressés. D’une manière ou d’une autre, pour aider les parlementaires au calendrier chargé, les associations doivent être proactives et leur fournir l’information et les observations pertinentes afin que ceux-ci et celles-ci disposent de l’information requise pour informer leurs pairs et les décideurs.

Dans l’ensemble, la première mouture de l’activité « Association avec des Associations » a permis aux dirigeant(e)s d’association présent(e)s


de glaner de précieuses indications. La section Ottawa-Gatineau de la SCDA a l’intention d’offrir à nouveau cette activité et a déjà commencé à examiner un format bon pour les parlementaires et pour les associations.

points à retenir• Assurez-vousque ledéputéou ladéputéesaisitclairementet

comprend l’enjeu que vous défendez.

• Présentezbienclairement« cequevousdemandez »audéputéou à la députée de faire pour vous.

• Présentez des exposés concis, parce que les député(e)s sont inondé(e)s d’information. Décrivez succinctement votre dossier sur une page qui explique l’enjeu, pourquoi le député ou la députée devrait s’y intéresser et ce que vous souhaitez qu’il ou elle fasse.

• Présentez-vous en compagnie d’un électeur ou d’une électrice de la circonscription du député ou de la députée dont vous sollicitez l’appui. Vous aurez un maximum de 30 minutes après et avant d’autres groupes qui souhaitent également obtenir quelque chose, alors prenez les moyens pour qu’on se souvienne de vous et faites-vous accompagner d’un électeur ou d’une électrice de la circonscription du député ou de la députée pour rendre la rencontre pertinente.

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• Utilisez les bureaux de circonscription des député(e)s pour attirer leur attention sur un enjeu. Quand ils et elles sont dans leurs circonscriptions, les député(e)s consacrent du temps à examiner leur correspondance, à rencontrer leurs électeurs et leurs électri-ces et à participer à des activités. Passe par le bureau de comté plutôt que par celui de la Colline du Parlement peut être une façon plus efficace de nouer des liens avec les député(e)s.

• En travaillant avec des groupes qui réunissent plusieurs intéressés autour d’un enjeu commun, les député(e)s sont en mesure de reconnaître les enjeux qui suscitent beaucoup d’appui. Il suffit de présenter un seul exposé pour le groupe d’intéressés qui veulent faire connaître le même enjeu.

• Les député(e)s ont l’oeil pour démêler les exposés « types »des exposés conçus par une personne qui a mis le temps et les efforts pour bien communiquer avec eux et avec elles. Les communications authentiques sont beaucoup mieux accueillies et les lettres type transmises en deux temps trois mouvements sont vite reléguées aux oubliettes.

• Les associations doivent être proactives en fournissant de l’information et des observations aux parlementaires sur les répercussions ou les conséquences de leurs politiques sur leurs adhérents, afin que les parlementaires disposent de l’information requise pour informer leurs pairs et les décideurs. ■


September 26, 2012 cSae ottawa-gatineau chapter luncheonWe kicked off our first luncheon of the 2012/2013 luncheon speakers series on September 26th, 2012 at the Sheraton Ottawa. A wonderful and unique meal, presented and served by the Sheraton banquet and sales team, was enjoyed by 110 members and colleagues. Our luncheon speaker, Gus Takkale provided a dynamic and engaging presentation with very high energy and crowd participation.

make it Happen – embrace cHange anD tHrive on it

Mr. Takkale shared that to excel in our workplace, we need self-accountability…and with that accountability, comes personal power that results in a lasting sense of certainty and effectiveness. Specifically, we need to:

• Embraceanewmindset,skillsandtools to thrive on change

• Aimhigher,acquirePHP(purpose,hunger and passion), and eliminate the E-word (excuses)

• Takeaction,aimhigherandtakepersonal responsibility for our results

• Regaintractionduringandafterchange

• Creategreatrelationshipstoworkmore effectively with colleagues, clients and suppliers

• Becomeproactiveindevelopingworkplace effectiveness

Mr. Takkale took the audience through the 5 C’s of change: Character, Constructive-ness, Commitment, Communication and Contribution.

To view Mr. Takkale’s luncheon presenta-tion please visit our website at www.csae.com/ottawa under library.

Mark your calendars for our next two luncheons:

• October24th, 2012 at the Holiday Inn Hotel & Suites, Kanata – speaker topic ‘Strategic Revenue Generation’

• November 21st, 2012 at the CE Centre – speaker topic ‘Round Table Discussions‘. ■ Host venue: Sheraton Ottawa

Gus Takkale

SOCIéTéCANADIENNEDESDIrECTEUrSD’ASSOCIATION Ti s se r des l i ens,Par tager le savo i r Fal l / Automne,2012•OTTAWA-GATINEAUEXECUTIVE 2120 OTTAWA-GATINEAUEXECUTIVE• Fal l / Automne,2012 Connect ingmembers,Shar ingKnowledge CANADIANSOCIETYOFASSOCIATIONEXECUTIVES

Déjeuner du 26 septembre 2012 de la section ottawa-gatineau de la ScDaNous avons présenté notre premier déjeuner-conférence de la série 2012-2013 le 26 septembre dernier au Sheraton Ottawa. Le repas succulent et tout à fait particulier présenté et servi par l’équipe des banquets et des ventes du Sheraton a ravi les 110 membres et collègues présents. Notre conférencier, Gus Takkale, a offert un exposé dynamique et captivant avec beaucoup d’énergie, et l’audience a bien répondue.

FaiteS bouger leS cHoSeS – SaiSiSSeZ le cHangement et proFiteZ-en

Monsieur Takkale a dit que pour exceller dans notre milieu de travail, il faut s’autoresponsabiliser... et que la responsabilisation s’accompagne du pouvoir personnel qui engendre un sentiment durable de certitude et d’efficacité. Voici ce que nous devons faire de façon particulière :

• Sesaisird’unnouvelétatd’esprit,decompétencesetd’outilspour profiter du changement.

• Viserplushaut,avoirunbut,undésiretunepassion,etéliminer le mot en « E » (excuses).

• Passeràl’action,viserplushautetprendrelaresponsabilitépersonnelle de nos résultats.

• Retrouverlatractiondurantetaprèslechangement.

• Créerd’excellentsrapportspourtravaillerplusefficacementavec nos collègues, nos clients et nos fournisseurs.

• Devenirproactifendéveloppantl’efficacitédanslemilieudetravail.

Monsieur Takkale a énoncé les cinq principes suivants du change-ment : caractère, aspect constructif, engagement, communication et contribution.

Pour voir l’exposé de Monsieur Takkale, visitez notre site Web à www.csae.com/ottawa et cliquez sur « library ».

Inscrivez nos deux prochains déjeuners conférence à votre calendrier :

• 24octobre2012auHolidayInnHotel&Suites,Kanata–thème « Stratégies de génération de revenus ».

• 21novembre2012auCECentre–thème :« Tablesrondes ».■

http://www.csae.com/ottawa


member profile: Deborah Krause

As the Governance Officer for the Federal Superannuates National Association (FSNA), Deborah Krause provides governance information and counsel to the executive director,

the board, and committees. Even though Deborah admits to being “one of those strange individuals that finds governance, bylaws etc. interesting”, it’s the volunteers and staff that keep Deborah’s suitcase packed as she meets with them at any one of the 84 branches spread across the country.

It’s the commitment they bring to the table, Deborah says. “Both for staff and volunteers, there is an energy about doing something for an association that I didn’t find as much in the for profit world.

I am fortunate to have some wonderfully supportive volunteers and some great co-workers that make my job enjoyable. I enjoy looking for solutions to help the association and those working for it to be productive.”

Working with volunteers also provides the challenges that keep Deborah engaged.

“We have a fairly complex organization structure with an almost 50 year history, so helping everyone understand the new Canada Not-for-Profit Corporations Act and its implications for us is a challenge.

Exploring our options under the Act, with over 177,000 members and the impact of voting for fundamental issues is one of the issues that will make the next couple of years interesting.”

Before coming to the FSNA, Deborah was the executive assistant to the CEO of Pembroke Regional Hospital where governance was a big issue. The province had closed one of two hospitals in town: one was denominational, the other was not. Deborah came to that position with a 3 year college diploma in business and she learned a lot about governance as her work duties expanded.

“While at the hospital, I decided to complete a university degree while working full time. I have a Bachelor of Arts with a major in economics and a minor in management. It was great to be able to observe and learn from work while I completed my studies.”

Deborah took that experience and has stayed with the theme of continuous learning as she pursues her CAE designation while at FSNA.

She’s a believer in a healthy work life balance, even if she is on the road for weeks at a time.

“While I enjoy the work I do and who I do it with, I find it is important to have other things to occupy my time and mind with to help keep things in perspective. I am taking riding lessons (there’s that continuous learning theme again). I find it is a great way to get both a physical work out and a mental one.

It is also a good exercise in communication, which is key when you are directing an animal that weighs ¾ of a ton.” ■

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Profil de membre : Deborah Krause

À titre d’agente de gouvernance de l’Association nationale des retraités fédéraux (ANRF), Deborah Krause fournit de l’information et des conseils sur la gouvernance à la directrice

générale, au conseil d’administration et aux comités. Même si Deborah admet qu’elle est l’une de « ces personnes étranges qui trouvent que la gouvernance, les règlements, etc., sont intéressants » [traduction], ce sont les bénévoles et les membres du personnel qui font en sorte qu’elle ne défait jamais entièrement ses bagages, puisqu’elle se déplace constamment entre les 84 sections de l’ANRF réparties dans l’ensemble du pays pour rencontrer tout le monde.

C’est l’engagement dont ils font preuve, dit Deborah. « Tant chez les employés que chez les bénévoles, il y a une énergie d’agir pour une association que je ne percevais pas autant dans le monde à but lucratif. J’ai le bonheur de côtoyer des bénévoles merveilleusement aidants et d’excellents collègues qui rendent mon travail agréable. J’aime trouver des solutions pour aider les associations et leurs effectifs à être productifs. » [traduction]

Travailler avec des bénévoles comporte également des défis qui stimulent Deborah.

« Nous avons une structure d’organisme assez complexe puisque nous existons depuis presque 50 ans, et il n’est donc pas aisé d’aider tout le monde à comprendre la nouvelle Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif et comment elle nous touche. L’exploration de nos options en vertu de la Loi, pour plus de 177 000 membres, et l’incidence de devoir voter sur des questions fondamentales, sont parmi les aspects qui vont rendre les prochaines années intéressantes. » [traduction]

Avant de se joindre à l’ANRF, Deborah était l’adjointe administrative du directeur général de l’Hôpital régional de Pembroke, où la gouvernance avait beaucoup d’importance. La province avait fermé l’un des deux hôpitaux de la ville; l’un était confessionnel, et l’autre, non. Munie d’un diplôme d’études collégiales de trois ans en affaires lorsqu’elle a accédé à ce poste, Deborah et a beaucoup appris sur la gouvernance à mesure que ses fonctions se sont élargies.

« Quand je travaillais à l’hôpital, j’ai décidé d’obtenir un diplôme universitaire complet tout en travaillant à temps plein. J’ai un Baccalauréat ès arts avec une majeure en économie et une mineure en gestion. C’était formidable de pouvoir observer et apprendre au travail pendant que je terminais mes études. » [traduction]

Forte de l’expérience ainsi acquise, Deborah a poursuivi son cheminement dans la sphère de l’apprentissage continu et s’affaire actuellement à obtenir sa désignation de c.a.é. à l’ANRF.

Elle croit à un sain équilibre entre les activités professionnelles et la vie privée, même si elle voyage parfois pendant des semaines.

« Tout en appréciant mon travail et les personnes que je côtoie dans mes activités professionnelles, je crois qu’il est important aussi d’occuper mon temps et mon esprit pour garder les choses dans leur juste perspective. Je prends des leçons d’équitation (toujours l’apprentissage continu). C’est une excellente façon d’être active physiquement et mentalement.

C’est également aussi un excellent exercice de communication, qui fait foi de tout. ■

Documents

tH page 14 - CSAE Home Page/Ottawa Gatineau Library...that the Chapter remains positioned as the “go-to” source for ... et de promouvoir le perfectionnement ... en les mettant