SisConGes & Estrategia Manual Crear carpetas › Portals › 1 › Manuales_doc › 2...Crear carpeta de segundo nivel que depende de la que hemos creado anteriormente: Manual del

Manual Crear

carpetas V 2.0

SisConGes & Estrategia

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VERSIÓN 2.0

SisConGes & Estrategia

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Manual del SCGDoc para el usuario

Sisconges & Estrategia www.sistemacontrolgestion.com 2

Índice

Introducción ............................................................................. ¡Error! Marcador no definido.

2. Contenido del SGCDoc ........................................................ ¡Error! Marcador no definido.

1.1 Entrada al sistema ......................................................... ¡Error! Marcador no definido.

1.2 Menús de crear apartados ............................................. ¡Error! Marcador no definido.

1.2 Configuración ............................................................... ¡Error! Marcador no definido.

1.3 Resto de menús............................................................. ¡Error! Marcador no definido.

1.4 Consulta de notas y tareas ............................................ ¡Error! Marcador no definido.

2. Crear carpetas y subcarpetas ................................................................................................3

2.1 Crear carpetas de primer y segundo nivel o subcarpetas .................................................3

2.2 Esquemas de carpetas creadas: funcionamiento ........................................................... 23

3. Temas complementarios ...................................................................................................... 26

3.1 Crear versiones de documentos desde documentos ...................................................... 26

3.2 Guardar histórico de copias de archivos modificados ................................................... 28

3.3 Consulta y creación de notas ........................................................................................ 30

3. Consulta y creación de notas como tareas ...................................................................... 34

3.5 Función de eliminar carpetas, documentos y notas ....................................................... 38

3.6 Función buscar en la aplicación .................................................................................... 42

3.7 Función poner los títulos de mensajes en menús y submenús ....................................... 44

4. Ejemplos de funcionamiento del SCGDoc .......................................................................... 47

4.1 Ejemplo del proceso de una Due Diligence .................................................................. 47



2. Crear carpetas y subcarpetas

2.1 Crear carpetas de primer y segundo nivel o subcarpetas

ES MUY IMPORTANTE TENER DEFINIDO ANTES DE EMPEZAR A CREAR EL

ESQUEMA DE TRABAJO QUE VAMOS A UTILIZAR

EL SISTEMA TIENE TRES NIVELES COMO VEREMOS.

Este ejemplo trata de crea la carpeta de trabajo de una auditoría de cuentas

para poder guardar los diferentes documentos, su esquema es el siguiente:

CARPETA PADRE PRIMER NIVEL SEGUNDO NIVEL

*Mejor este nivel

ponerlo en mayúscula

*Mejor este nivel

ponerlo en

minúsculas

*Mejor este nivel

ponerlo en minúsculas



Primero creamos el nivel de carpeta principal o padre

Ir a Configuración/Crea Carpetas Doc

Pulsar sobre nuevo pero antes decidir en qué orden poner la nueva carpeta

Esto es el orden de las carpetas:



Poner el nombre y el orden

Poner siempre en Padre GesDOC es la opción

necesaria

El propietario debe ser la persona que es quién abre todas las carpetas, normalmente el usuario

que las crea.

Puede poner aquí un

texto explicativo



Guardar y volver

Se pueden modificar los colores si fuera necesario

Incluso puede añadir colores



Segundo creamos los siguientes niveles de carpetas

Ejemplos

Para crear las carpetas veamos un ejemplo

Pulse sobre

Este menú con la C

delante permite

crear carpetas de

primer y segundo

nivel



Pulsar sobre

Pulsar sobre

Crear carpeta de primer nivel

Consultar los usuarios implicados en esta carpeta: poner el cursor sobre el campo usuario

Crear carpeta de segundo nivel que depende de la que hemos creado anteriormente:



Poner nombre de carpeta segundo nivel y seleccionar carpeta segundo nivel.

Seleccionar la carpeta padre

Pulsar sobre

Y guardar:



Nos queda esta pantalla

Decida aquí si todos los usuarios pueden crear documentos, o bien sólo consultarlos.

Y hacer

Seleccionar la empresa y los usuarios que pueden consultar o crear los documentos:

Y

Si no activa esta opción no se ve la carpeta por los usuarios implicados



Nota: importante

Si borra un usuario sea de primer o segundo nivel, se recomienda borrarlo

de los dos niveles sino debe intervenir más en esta carpeta.

Otra opción es bloquea el usuario sino participa más.

Carpetas del primer nivel

USUARIOS PRIMER NIVEL

USUARIOS SEGUNDO NIVEL



Tercero crear documentos en las carpetas de segundo nivel

Tercer nivel

Los documentos se crean en el tercer nivel siempre:

Veamos un ejemplo

Este icono es sirve para consultar el documento

Cómo crear un documento

Crear documento

Pulsar sobre:

Y nos sale este menú:



Poner título es muy importante e imprescindible para el trabajo

La descripción es optativa

Veamos estas opciones

Permite siempre que añadimos una nota al documento enviar una nota al resto de usuarios

asignados.

Permite subir archivos al resto de usuarios asignados a las carpetas.

Permite guardar históricos de un mismo archivo, con igual nombre, importante esta opción

utilizarla solo con un archivo.



Para adjuntar un archivo se selecciona aquí:

Seleccionar para seleccionar el fichero

Después subir el fichero

Podemos subir un archivo por documento o bien varios, de cualquier formato, incluso emails

guardados como ficheros.



NOTA:

Se puede trabajar en un documento que no esté publicado y nadie lo puede ver, hasta que no

esté publicado esto es extremadamente útil.

No publicado:

NOTA:

Se pueden consultar los usuarios implicados en el documento, de la siguiente forma:



Enviar notas de aviso al resto de usuarios asignados a la carpeta

Crear nota

Escribir texto de la nota ES OBLIGATORIO

Asunto del email ES OBLIGATORIO

Y en principio se pueden enviar por email a los usuarios asignados.



Si sólo se quiere guardar la nota SIN SER ENVIADA POR EMAIL, se desactiva esta opción

y se guarda la nota en el programa.

Guardar o cerrar.

Ejemplo de nota con email de envío de aviso a los usuarios implicados

Hacemos Guardar y la nota queda así:

Crear notas en el documento como recordatorio

Existe la posibilidad de crear notas sólo en el documento como recordatorio de temas que le

pueden afectar al documento.

Nueva nota



Hay que des clicar esta opción:

Nos queda así la nota

Ejemplo



Y guardar la nota

Nota: las notas nunca se borran se guardan en el sistema.

Ejemplo

Antes de borrar

Borramos la nota

para ver las notas eliminadas



Enviar notas en forma de tareas a otros usuarios

Desde el documento podemos crear una nota

Crear nota

El usuario que crea una nota de tarea marca si está

pendiente y la fecha tope para su realización.

Aquí marcamos que queremos enviar la nota por email como aviso además

de ponerla como tarea pendiente.



Aquí podemos seleccionar a los usuarios que van destinados la nota como tarea:

Usuario que envía la tarea:

Usuario que recibe la tarea: recibe un email que puede consultar o no, es una nota pendiente

O no le queda como nota pendiente sino sea leído

Una vez leída desaparece de aquí, pero si que queda como tarea pendiente hasta que no se

resuelva:

Resumen de las opciones de notas en el documento

TIPO RESUMEN DE CARACTERÍSTICAS



NOTA DE AVISO EN

EL DOCUMENTO A

OTROS USUARIOS

Se envía a otros usuarios, los seleccionados y

relacionados con el documento que estamos

utilizando

Se recibe email y se puede consultar la nota desde

el email

Se puede consultar las notas pendientes sino se lee

el email recibido

La nota sólo la puede eliminar quién la crea

NOTA EN EL

DOCOUMENTO

Se pone la nota en el propio documento, sirve

como recordatorio, pero solo la pueden leer los

que están asignados al documento


NOTA COMO TAREA

PENDIENTE A OTROS

USUARIOS

Se envía a otros usuarios, los seleccionados y

relacionados con el documento que estamos

utilizando

Se recibe email y se puede consultar la nota desde

el email

Se puede consultar las notas pendientes sino se lee

el email recibido

Queda abierta la tarea pendiente por parte del

usuario que envía la nota

Los usuarios receptores tienen la tarea pendiente

hasta que el responsable no la valida y la da como

finalizada




2.2 Esquemas de carpetas creadas: funcionamiento

Veamos un esquema de lo realizado:

Se ha creado la carpeta padre o principal desde Configuración/Carpetas

Se han creado las carpetas de primer nivel o segundo nivel desde aquí:

Primer nivel

Segundo nivel



Carpetas creadas

Contenido de documentos en segundo nivel:

Documentos creados:

Esta pantalla permite:

Ver los documentos eliminados por el usuario que los creó.



Buscar documentos

Consulta de usuarios relacionados con el documento

Hay dos formas de consultar los usuarios implicados en la gestión de un documento:

Primera forma desde el inicio de los documentos, ponga el cursor sobre el título del documento y

le saldrá un recuadro informativo de los usuarios implicados

Segunda forma desde el propio documento, ponga el cursor sobre el título del documento y le

saldrá un recuadro informativo de los usuarios implicados



3. Temas complementarios

3.1 Crear versiones de documentos desde documentos

Para crear versiones de un documento es mejor poner un solo archivo en los documentos, veamos

un ejemplo:

Primera versión,

Debe de crear así la segunda versión:

y subimos el nuevo fichero de la versión 2



Podemos ver las anteriores versiones aquí:

Puede consultar aquí las versiones anteriores



Recordar siempre para volver a consultar la versión actual ir a

3.2 Guardar histórico de copias de archivos modificados

Esta opción nos permite ver de un mismo archivo el histórico de cambios realizados sobre el

mismo archivo desde un documento.



Situación de partida

Volvemos a subir el archivo modificado:

Sale este icono que permite consultar las versiones o copias anteriores:

Pulsando sobre volvemos al fichero inicial.



3.3 Consulta y creación de notas

Las notas se generan en un documento, pueden ser de dos tipos se envían por email o se guardan

en el documento, no se borran, pero sí que se guardan tachadas, sólo las puede tachar la persona

que las creó.

Veamos un ejemplo:

El usuario inicial envía una nota al otro usuario que sí que recibe email, es el destinatario.

Pulsar sobre estos dos botones



Veamos el proceso desde el email

Podemos consultar el email e ir a al documento que tiene la nota si queremos desde aquí:

Nos pide validación

Y nos lleva al documento de la nota directamente por si debemos hacer algún tipo de contestación.



Otra opción es ver desde aquí las notas que tienes pendientes de leer.

Por último siempre podemos poner notas directas al documento así:

Desactivamos este apartado

Y escribimos la nota:



Pulsamos sobre Guardar y Cerrar

La nota queda registrada



3. Consulta y creación de notas como tareas

Es el mismo procedimiento que el caso anterior pero se trata de crear una nota que tiene asociada

una tarea, en este caso quién pone la tarea es quién controla que se ha realizado, los otros usuarios

sólo reciben una nota como tarea pendiente.

Veamos el circuito

Desde un documento crear la nota



Rellenar estos campos

Guardar para enviar

El usuario que recibe la nota por email

Email recibido

Puede consultar la nota desde el email o bien dese la pantalla consulta de notas pendientes



Ver las notas recibidas pendientes de leer

Para consultar la nota pulsar sobre: y nos lleva a la nota

Consulta de la nota si quiere hacer cambios o más notas:



Para volver a notas pulse en: como se puede observar la nota ya no está pendiente de leer

Siempre puede leer una nota que ya leyó con anterioridad:

Y buscarla con el buscador:

Pero como está nota lleva asociada una tarea pendiente la tendremos también como tarea

pendiente:

En este caso la tarea está pendiente hasta que el usuario que nos puso la tarea no al cierre.

El usuario que pone la nota por email

Este usuario tiene la tarea aquí:

Debe consultar las enviadas



Desde aquí puede ver los usuarios implicados

Y poniendo el cursor sobre este lugar puede ver a los usuarios que les ha enviado

la tarea.

Ya que las recibidas son las que tiene pendiente.

3.5 Función de eliminar carpetas, documentos y notas

Veamos a continuación que podemos eliminar o esconder en su defecto, es importante que

sepamos que todo aquello que tenga envíos de emails o notas no se puede eliminar del todo pero

si ocultar, veamos unos ejemplos.

Desde Configuración/Carpetas



Se pude dejar activa o inactiva una carpeta padre así

No eliminar nunca estos menús o carpetas

Eliminar desde el apartado de crear carpetas de primer y segundo nivel

Se deja sin estar visible no se elimina del todo si tiene información inferior en otros nivel

Eliminar

Si se deja inactiva nos

ale en el menú principal

pero no se borra



ver eliminados

En segundo nivel pasa lo mismo

Desde las propias capetas no se puede eliminar si hay documentos con movimientos

De todas formas no se borran los eliminados y se pueden consultar y ver el contenido.



Desde un documento borrar archivos o notas

En el documento

Podemos borrar el documento pero es irrecuperable en principio

Desde una nota



Puedo borrar mis notas, pero no las de los otros usuarios, se quedan tachadas. Pero se pueden

leer

3.6 Función buscar en la aplicación

Para facilitar el trabajo al usuario en las diferentes partes el software tenemos la función Buscar,

siempre funciona igual, pero depende de dónde nos encontremos.

Veamos algunos ejemplos:

Desde Configuración/Carpetas

Podemos buscar carpetas o menús padre



Desde menú principal

Busca todas las carpetas y subcarpetas por ejemplo la palabra cliente

Para quitar filtros poner en blanco y pulsar sobre Buscar

Desde carpeta de segundo nivel para buscar documentos



3.7 Función poner los títulos de mensajes en menús y submenús

Existe la posibilidad de poner textos a los menús y submenús

Primer nivel:

Ir a configuración/carpetas

Buscar el menú a poner comentarios

Modificar el texto a poner o incluir uno nuevo

Texto de ayuda modificado



Pulsando sobre el menú con el cursor: nos sale el emnsaje

de ayuda anterior.

Desde aquí mismo podemos seleccionar otros niveles



Y poner nuevas ayudas en los otros subniveles:

Ejemplo:

Pulsar sobre este icono para modificar el mensaje

NOTA: NO BORRE NI

MODIFIQUE NADA MÁS

DESDE ESTOS MENÚS SÓLO

PUEDE PONER LOS

MENSAJES DE AYUDA



4. Ejemplos de funcionamiento del

SCGDoc

4.1 Ejemplo del proceso de una Due Diligence

El proceso de una Due Diligence financiera permite a través de una empresa externa conocer el

negocio que se pretende adquirir desde su generación de cashflow y beneficios que se va a

producir y hasta el riesgo futuro. Veamos el esquema de este tipo de valoración.

DUE DILIGENCE 1-Fase planificación 1-Reuniones iniciales

2-Alcance del trabajo

3-Planificación del trabajo

4-Presentación carta de

encargo

2-Fase de Ejecución 1-Realización trabajo de

campo

2-Entrega de informes de

progresos

3-Discusión datos

preliminares

3-Fase de Cierre 1-Presentación de

conclusiones



Esquema abierto desde el SCGDoc:

Permite crear dentro de cada carpeta de segundo nivel los documentos oportunos

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