1    

 

   

           

Setup of Salesforce plugin for

Tripolis Dialogue Version 3.8.2

 

08  Fall  

 

 

 2    

SUMMARY We  are  happy  to  announce  the  3.8  release  of  the  Salesforce  plugin  for  Tripolis  Dialogue.  With  the  plugin  it  is  now  possible  to  upload  contacts  to  Tripolis  Dialogue  and  send  emails  to  single  contacts,  leads  and  groups,  all  done  from  within  Salesforce  itself.  We  have  also  made  reporting  available  for  the  mailings  sent  from  Salesforce.    This  document  covers  the  installation  of  the  package  and  the  setup  of  the  plugin.  We  will  explain  how  to  install  the  plugin,  set  up  the  rights  per  user  group,  setup  the  synchronization  to  Tripolis  Dialogue  and  place  the  interface  buttons  on  the  different  Salesforce  screens.  Besides  this  we  will  explain  the  steps  to  automatically  synchronize  your  contacts  and  leads  to  Tripolis  Dialogue.    For  the  explanation  how  to  upload  the  contacts  /  leads  and  publish  mailings,  I  refer  to  the  Salesforce  User  Manual.      

       

Index: SUMMARY   2  

INDEX:   2  

INSTALL  THE  PLUGIN   3  

SETTING  UP  THE  SYNCHRONIZATION  TO  TRIPOLIS  DIALOGUE:   6  

ALLOW  THE  APP  TO  ACCESS  THE  TRIPOLIS  API   6  SETTING  UP  THE  CREDENTIALS  TO  CONNECT  TO  THE  TRIPOLIS  API   7  MAPPING  THE  TRIPOLIS  DATABASE  WITH  SALESFORCE   7  

ADDING  CUSTOM  BUTTONS  &  TABS  TO  THE  SALESFORCE  INTERFACE   10  

PLACING  THE  BUTTONS  ON  THE  CONTACT  SEARCH,  LEADS  AND  ACCOUNT  SCREENS   10  CONTACT  SEARCH  LAYOUT   10  LEEDS  LIST  VIEWS:   11  ACCOUNTS  VIEWS   11  THE  RESULT   11  SEND  TRIPOLIS  EMAIL  BUTTON  IN  CONTACTS  AND  CAMPAIGNS.   12  CONTACT  VIEW:   12  CAMPAIGN  AND  ACCOUNTS  VIEW:   13  CUSTOM  TABS:   13  CREATE  A  NEW  VIEW:   14  

APP  SETUP   17  

CUSTOM  APP  EDIT   17  CUSTOM  SETTINGS   17  

 

 

 3    

   

Install the plugin  You  can  find  the  plugin  in  the  Salesforce  App  Exchange.  When  installing  the  plugin  you  will  be  led  through  a  wizard  where  you  can  set  the  rights  for  all  the  user  groups.  Shortcut  to  the  App  Exchange:  https://appexchange.salesforce.com/listingDetail?listingId=a0N3000000B4xhOEAR      Setting up the plugin    

1. On  the  first  screen  you  can  select  the  rights  the  plugin  will  have  in  Salesforce.  Please  leave  the  rights  as  they  are  and  press  next.  

2. In  step  2,  you  can  define  the  rights  that  each  user  group  has  to  the  plugin.  When  selecting  [Install  for  Specific  Profiles],  you  get  an  extensive  list  of  all  the  user  groups  for  which  you  can  define  the  rights  to  the  plugin  specifically.    Note:  it  is  important  to  have  created  the  user  groups  before  installing,  otherwise  these  will  need  to  be  set  manually  afterwards  for  each  user  group  you  want  to  use  the  plugin  for.      

 

   

 

 

 4    

3. After  pressing  [Install]  in  step  3,  the  plugin  will  install.  This  can  take  a  few  minutes.        

 

 

 5    

 After  the  installation  is  finished  you  can  go  to  the  plugin  by  selecting  it  in  the  dropdown  from  the  app  menu.    

 

 

 

 6    

Setting up the synchronization to Tripolis Dialogue:

Allow the app to access the Tripolis API To  allow  the  app  to  connect  to  Tripolis,  first  we  need  to  grant  this  app  access  to  an  external  URL.  

1. Go  to  the  [Setup]  in  Salesforce,  then  to  [Security  Controls]  and  [Remote  site  settings].  2. Create  a  [New  Remote  Site].  

• Example  URL:  https://td42.tripolis.com    

   

 

 

 7    

Setting up the credentials to connect to the Tripolis API To  create  the  connection  to  Tripolis,  credentials  need  to  be  defined.  To  do  this,  go  to  [Tripolis  Dialogue  Setup]  to  add  a  new  connection.      

   

1. Fill  in  the  credentials  to  access  your  Tripolis  environment.    • This  user  needs  to  have  API  2.0  rights.  These  rights  can  only  be  set  by  Tripolis  Solutions.    • Example  URL:  https://td42.tripolis.com    

2. After  pressing  submit,  the  username  and  password  are  checked.  A  check  is  also  done  to  see  if  the  Tripolis  Dialogue  version  is  3.14  or  newer.      

Mapping the Tripolis database with Salesforce When  you’re  still  in  the  Tripolis  Dialogue  Setup  in  Salesforce,  you  can  see  the  link  you  just  created  as  shown  below.  By  clicking  [Configure]  you  can  start  the  mapping  of  the  databases.    It  is  a  prerequisite  that  the  Salesforce  ID  field  needs  to  be  mapped  to  the  key  field  of  the  Tripolis  database.    

   

1. After  clicking  configure,  you  will  see  all  the  databases  in  your  client  that  the  API  user  has  rights  to.    2. Click  [Open]  for  the  database  that  you  would  like  to  map.    

 

 

 8    

3. Go  to  [Mapping]  and  map  the  fields  from  the  Tripolis  database  with  the  Salesforce  Database(s).  You  can  both  map  the  Salesforce  Lead  database  and  the  Contact  database  to  the  same  Tripolis  Database.    When  a  lead  converts  to  a  contact,  this  will  be  synchronized  automatically.      

   

4. After  pressing  save,  you  will  go  to  the  Lead  Synchronization  screen  where  you  press  Full  Sync  now  to  start  the  initial  synchronization.  After  this  is  sync  is  done  you  can  schedule  the  incremental  sync  to  update  any  changes  done  in  Salesforce  to  Dialogue.    

   To  check  the  status  of  the  Full  Sync,  you  can  go  to  the  Apex  jobs  and  see  how  far  the  sync  is.  This  can  be  found  in  Setup  –  Administration  setup  –  Monitoring  –  Apex  jobs  (Dutch:  Set-­‐up  beheer  –  Controleren  –  Apex-­‐taken).    When  there  are  errors  in  the  sync  proces  this  can  be  because  of  mapping  issues  and  field  vallues  that  do  not  meet  the  validation.  You  can  find  all  the  errors  of  the  syncronization  in  the  Tripolis  Sync  status  tab.  This  tab  first  needs  to  be  activated.  You  can  do  this  by  pressing  the  +  in  the  menu  bar  ans  selecting  the  Tripolis  Sync  status  tab  from  the  list  of  available  tabs.    

   

 

 

 9    

5. After  a  succesfull  Full  Sync,  you  can  start  the  incremental  sync  scheduling.    Leads  and  contacts  each  have  their  own  (separate)  sync  frequency.      Schedule  synchronization.  

• This  can  be  daily,  weekly,  monthly  or  custom.    • With  the  custom  Cron  String  you  can  increase  the  synchronization  to  the  maximum  of  once  an  

hour.    More  info  on  cron:  http://www.thegeekstuff.com/2009/06/15-­‐practical-­‐crontab-­‐examples/  and    http://en.wikipedia.org/wiki/Cronjob  

• Example  cron  jobs:    i. Schedule  a  Job  for  Specific  Range  of  Time  (e.g.  Only  on  Weekdays)  

If  you  wanted  a  job  to  be  scheduled  for  every  hour  with  in  a  specific  range  of  time  then  use  the  following.  This  example  checks  the  status  of  the  database  everyday  (including  weekends)  during  the  hours  between  9  a.m  –  6  p.m  0  0  09-­‐18  *  *  *  

ii. This  example  checks  the  status  of  the  database  every  weekday  (i.e  excluding  Sat  and  Sun)  during  the  working  hours  7  a.m  –  6  p.m.  0  0  7-­‐18  ?  *  MON-­‐FRI  

                 

 

 

 10    

Adding custom buttons & tabs to the Salesforce interface In  this  chapter  we  will  place  the  buttons  for  importing  and  sending  emails  in  the  different  Salesforce  screens.  This  way  you  will  be  able  to  import  contacts  to  groups  and  publish  mailings  from  Salesforce  through  Tripolis  Dialogue.  There  are  three  different  buttons  that  can  be  placed:  [Tripolis  group],  [Send  Tripolis  email]  and  [Communication  History].      

Placing the buttons on the Contact search, Leads and Account screens The  buttons  can  be  placed  by  following  the  actions  displayed  in  the  screens  below.  Add  the  buttons  by  selecting  them  and  pressing  Add.    

Contact search layout

   

 

 

 11    

Leeds list views:

There  are  two  screens  where  the  buttons  can  be  added:  ‘Search  results’  and  ‘Lead  list  view’.  Press  edit  for  each  page  to  add  the  buttons  in  the  same  way  as  shown  for  the  ‘Contact  search  layout’.      

   

Accounts views

The  same  buttons  can  be  placed  for  the  Account  list  view.  Select  the  buttons  in  the  same  way  as  shown  before  and  press  save.      

 

The result Contact  Search  Layout  view:    

 

 

 

 12    

Send Tripolis email button in Contacts and Campaigns. It  is  possible  to  send  a  mail  to  a  single  contact  from  the  contact  screen  or  send  to  multiple  people  from  campaigns.  To  use  these  functions,  the  buttons  need  to  be  placed  in  the  relevant  pages,  which  can  be  done  from  the  page  where  you  want  to  place  the  buttons  on.    

Contact view:

In  the  contact  view  you  can  also  add  the  [Tripolis  Communication  History]  button  for  a  contact.    Click  on  [Edit  Layout],  go  to  [Buttons],  and  drag  and  drop  the  button(s)  to  the  custom  button  location.      

   

 

 

 

 13    

Campaign and Accounts view:

From  the  Campaigns  and  Accounts  pages  you  can  send  mailings  to  your  contacts.  To  place  the  [Send  Tripolis  mail]  button  you  can  click  on  the  Edit  Layout  button  and  follow  the  same  steps  as  shown  above.      

 Custom tabs:

Through  SF’s  set  up  there’s  the  option  of  adding  creating  a  custom  tab,  tabs  are  the  items  one  sees  when  clicking  the  +  on  the  highest  tab  level:    

   In  this  example  we  are  adding  the  Tripolis  Sync  Tab  tab,  this  tab  can  be  very  helpful  when  debugging  Go  to:    Setup  >  App  setup  >  Create  >  Tabs    

   Step 1:

 

 

 

 14    

Skip  step  2  (click  Next)    Step 3:

 

Create a new view:

In  this  example  we  will  create  an  additional  (error)  view,  such  views  can  be  very  useful  for  debugging.      Step 1:

                                     

 

 

 15    

Step 2:

 

 

 

 16    

Granting Tripolis access to your SF account:  When  you  would  like  Tripolis  Solutions  to  assist  you  in  installing/debugging  the  setup  of  your  environment,  you  can  grant  the    plugin  access  to  your  environment  for  a  specific  time  period.  The  image  below  shows  how  to  do  this.      

 

 

 

 17    

App Setup Custom app edit

App  Setup  >  Create  >  Apps  >  select  Tripolis  Dialogue  in  Apps  overview.    

Custom Settings

Create  and  manage  custom  data,  profile,  and  user  levels.  E.g.  Batch  Execution  count.  App  Setup  >  Develop  >  Custom  settings  >  e.g.  Tripolis  Dialogue  Database.