Robbins and Judge Organization Behavior 15 Edition · Mengetahui dan mempraktekkan Proses komunikasi Membedakan Komunikasi non verbal dan verbal ... Rawan penyalahgunaan

Chapter 11 – Communications

Robbins and Judge

Organization Behavior

15 Edition

The material used in producing this presentation

derived from the book. Several examples added

to enrich the student’s understanding

Please acknowledge the Authors

3/18/2017 Partono - TELKOM University

Sasaran Perkuliahan

Memahami Fungsi Komunikasi

Mengetahui dan mempraktekkan Proses komunikasi

Membedakan Komunikasi non verbal dan verbal

Memahami hambatan dalam berkomunikasi


TARGET SATU

Memahami Fungsi Komunikasi


Definition of Communications

Aktivitas untuk menyampaikan informasi melalui pertukaran pesan, pikiran melalui pembicaraan, kode, perilaku, dan visual

Any act by which one person gives to or receives from another person information about that person's needs, desires, perceptions, knowledge, or affective states.

Communication may be intentional or unintentional,

Involve conventional or unconventional signals,

Take linguistic or non-linguistic forms,

Occur through spoken or other modes (Julia Scherba)


Function of Communications


• Tell what to do, not to do, how to do Control behavior

• Feedback on progress, reward Drive the motivation

• Sad, happy, anxious Show of emotional

expression

• Data, what happen, how it happen Information to make

decision

• Hang out, chit-chat, stress relief Fullfilment of social

needs

TARGET DUA

Mengetahui dan mempraktekkan Proses komunikasi


The Communication Process

Tahapan interaksi dari pembawa pesan kepada penerima

pesan yang diakhiri dengan tersampaikan dan dipahaminya

pesan tersebut


Key parts of Communications Process

The Sender – ide awal yang akan disampaikan

Encoding – mengubah dalam bentuk pesan yang mudah dipahami

The Message – hal yang akan disampaikan

The Channel – saluran yang akan digunakan

The Receiver – orang yang menerima pesan

Decoding – cara penerima pesan mengolah apa yang diterimanya

Noise – gangguan yang dialami ketika proses penerimaan pesan

Feedback – tanggapan penerima pesan mengenai hal yang disampaikan oleh pembawa pesan


Communications Channels

Saluran yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari

pembawa pesan kepada penerima

Jenis saluran:

Formal

Established by the organization and transmit messages that are related to

the professional activities of members and follow the chain of authority

Informal

Used to transmit personal or social messages in the organization. These

informal channels are spontaneous and emerge as a response to

individual choices


Directions of Communications

Vertikal- ke bawah

Atasan menjelaskan apa yang diharapkan kepada bawahan

Jika perlu dijelaskanjuga mengapa suatu tindakan perlu

dilakukan

Vertikal – ke atas

Bawahan memastikan tugas dari atasan, khususnya jika

tidak/kurang jelas

Berbagi pendapat dan ide2

Lateral - sejajar


Directions of Communications


Interpersonnal Communications

Oral Communication

Manfaat : umpan balik cepat, respon

Kerugian: potensi penyimpangan terkait jumlah penerima dan saluran yang digunakan

Written Communication

Manfaat: jelas dan ada buktinya, dapat dicek ulang

Kerugian: butuh waktu dan umpan balik relatif lama

Nonverbal Communication

Manfaat: mendukung bentuk komunikasi lain & memperlihatkan ekspresi dan perasaan

Kerugian: dapat menimbulkan salah persepsi


TARGET TIGA

Membedakan Komunikasi non verbal dan verbal


Body Language Issues

E X H I B I T 11-9

All of these common U.S. hand signs are offensive somewhere in

the world.


Nonverbal Communications

Body Movement

Gerakan yang tidak disadari tetapi memiliki arti tertentu

Menunjukkan tingkat ketertarikan kepada pihak lain atau perbedaan status

Intonations and Voice Emphasis

Cara mengucapkan berpengaruh terhadap arti yang ingin disampaikan

Facial Expressions

Show emotion

Physical Distance between Sender and Receiver

Proper space depend on budaya yang dianut

Be aware of the nonverbal cues


Electronic Communication


E-mail

Advantages:

Mudah, cepat, tersimpan, murah

Disadvantages:

Tergantung jaringan

Sering menimbulkan salah arti

Tidak tepat untuk menyampaikan pesan yang negatif

Terlalu sering digunakan dan membebani penerima

Kurang mencerminkan perasaan penerima dan pembawa pesan

Rawan penyalahgunaan

Kurang terjaga kerahasiaannya



Instant/Short Messaging

Explosive growth in business use

Fast and inexpensive means of communication

Can be intrusive and distracting

Easily “hacked” with weak security

Can be seen as too informal



Social Networking:

Fasilitas publik yang bepotensi membuat orang lain melihat

pesan yang disampaikan

Memberikan manfaat untuk menggali informasi mengenai

seseorang

Maintain your contact, don’t use them only to get wht you

want

Remember to avoid any negative expression cause it might get

you into trouble later



Blogs:

Salah satu bentuk webstie yang dibuat sebagai bagian untuk

mengekspresikan seseorang

Pisau bermata dua

Menyita waktu

Organizational Communications

Formal small group network

Chain:

Kaku mengikuti pole struktur organisasi

Wheel:

Bergantung pada satu figur yang bertindak sebagai saluran untuk

berkomunikasi

Tim yang memiliki pemimpin yang kuat

All Channel:

Seluruh anggota kelompok berkomunikasi aktif satu dengan yang lain

Tim yang mampu mengelola kinerja secara mandiri






Grapevine

An organizational informal communication network

Three Main Grapevine Characteristics

• Sifatnya INFORMAL

• Sering dianggap lebih dapat dipercaya dibanding informasi dari sumber formal

• Seringkali diarahkan untuk kepentingan orang yang menggunakannya

Cuase of grapevine:

• Keingintahuan mengenai suatu informasi yang dianggap penting

• Berkembangnya kondisi yang ambigu

• Terjadi kondisi yang menyebabkan kegelisahan

Menjadi sumber informasi bagi manajemen

Dapat memenuhi kebutuhan karyawan untuk bersosialisasi


Grapevine


Leads to negative rumor

Cara meminimalkan berkembangnya rumor:

Berikan informasi sesegera mungkin

Jelaskan suatu tindakan yang menimbulkan polemik

(ketidakjelasan, ketidakadilan, tidak konsisten, penyimpangan)

Merespon dengan tenang dan tidak mencari penyebarnya

Selalu menyediakan sarana komunikasi yang terbuka bagi

seluruh jajaran

Choice of Communication Channel


Richness

Menangani banyak pesan atau petunjuk dalam satu waktu

Memberikan umpan balik yang cepat

Bisa memenuhi kebutuhan kerahasiaan atau pribadi

Routine and non routine message

Level of importance of the message

Choice of Communication Channel


Respond to the Message in Communication


Faktor yang mempengaruhi

Automatic (sekilas) & Control processing (detail)

Interest level

Prior knowledge (like YOU)

Personality

Message characterictic

Interested student?

Not interested student?

TARGET EMPAT

Memahami hambatan dalam berkomunikasi


Barriers in Effective Communication




Filtering

Manipulasi yang dilakukan oleh pengirim pesan agar penerima

menerima pesan sesuai keinginannya atau harapannya

Selective Perception

Hanya mengartikan hal-hal yang menarik sesuai dengan latar

belakang, pengalaman, dan sikapnya

Information Overload

Terlalu banyak informasi yang diterima membuat individu suit

memproses

Emotions

Kondisi ketika pesan diterima berpengaruh thd interpretasi

pesan tersebut



Language

Words have different meanings to different people

Affraid to communicate

Rasa tgang dan kekhawatiran untuk berkomunikasi lisan, tertulis,

atau bahkan keduanya

Lies/Deception

Menyampaikan pesan secara sengaja dengan mengurangi atau

menambahkan sesuatu untuk menutupi atau mengalihkan kesalahan

Documents

Robbins and Judge Organization Behavior 15 Edition · Mengetahui dan mempraktekkan Proses komunikasi Membedakan Komunikasi non verbal dan verbal ... Rawan penyalahgunaan