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タブレット活用ペーパーレス会議ソリューション
かすみがうら市役所 様
RICOHSmart Presenter活用事例 ③
定例会議の紙資料をゼロに、情報漏えいの不安も解消。ペーパーレス会議が市役所の業務改革をサポート。
平成17年3月、霞ヶ浦町と千代田町が合併し誕生した「かすみがうら市」。茨城県南部のほぼ中央に位置し、温暖な気候と豊かな自然環境に恵まれています。同市の産業は、日本一の生産量を誇る蓮根や果樹、内水面漁業など全国有数シェアを誇る農林水産業と立地条件に恵まれて集積してきた商工業です。かすみがうら市役所様は、こうした自然と産業の共生のなかで、地域の発展を図るために様々な行政改革を推進。「電子自治体推進事業」
「イントラネット整備事業」等、ITを活用する様々な事業にも積極的に取り組んでいます。例えば、東日本大震災の経験を経て、同市では災害時の情報
⃝所在地：［千代田庁舎］茨城県かすみがうら市上土田461 ［霞ヶ浦庁舎］茨城県かすみがうら市大和田562⃝職 員 数 ： 433名（平成25年4月1日現在）⃝市の概要 ： 総人口 43,971人、世帯数 16,697世帯
※ 2013年11月1日 現在
伝達の重要性を再認識。公共機関の役割としてITを活用した防災の仕組みを考え、平成24年の春から公共施設の６ヵ所に、停電時にはバッテリーが起動するWi-Fiのフリースポットを設置しました。同時に、防災用に利用するデバイスとしてWi-FiモデルのiPad 30台をリコーより導入。職員が避難所に出向いて、市民へ災害情報を提供したり、被災状況をiPadで撮影し対策本部へタイムリーに伝えることができる環境を整えました。また、文書校正作業のために職員への貸出しや下水道工事の現場を撮影した写真を速やかに共有を図るなど、タブレットPC自体の活用シーンを拡げられています。
防災用ツールとしてiPadを導入するなど、行政改革のなかでIT 活用を積極的に推進
官庁・自治体分野
かすみがうら市役所様の現在
かすみがうら市役所 千代田庁舎
かすみがうら市
東京都中央区銀座8-13-1 リコービル 〒104-8222
株式会社リコーhttp://www.ricoh.co.jp/software/other/smartpresenter/
『RICOH Smart Presenter』の詳しい内容は ▼
このチラシの記載内容は2013年12月現在のものです。
会議の紙資料を準備する手間と紙の削減、防災用のiPadを日常業務で活用する課題
「限られた職員数で、多岐にわたる市役所の業務を処理していくためには、IT活用により様々なムダを省くことが重要です。また、情報を共有し職員同士のコミュニケーションを深めることができれば、市民サービス向上にもつながります」（高田様）。同市役所では、定期的な庁議と部長会議など１年間に最低でも24回の定例会議があります。従来は各部局からの説明に多くの紙の資料が利用され、特に予算書や決算書の印刷では大量の紙を消費していました。「通常、1回の会議で約10～ 20ページ、参加者約20名分を印刷し事前に配布しなければなりません。会議の準備に大変な手間がかかっていました」（横田様）。同市役所では両面印刷を推奨していますが、それでも庁議と部長会議で約200枚が出力されていたそうです。さらに庁内では上述の会議以外にも行政調整会議他、様々な会議体や委員会があり、相当数の会議資料を準備していました。それらの手間の軽減による職員の本来業務への注力、印刷コストの削減は長年の課題でした。また一方で、防災対策として導入したiPadの活用法も課題でした。「災害時のような緊急事態に、iPadをスムーズに使いこなすためには、日頃からその環境に慣れておくことが重要です。そこで、定期的な会議の場で活用するのがいいのではないか、ということになりました」（稲生様）。部長クラスが参加する全体会議でiPad利用が進めば、職員全体にも活用が広がると考えたそうです。
まず無償版でペーパーレス会議にトライ次にサーバー版で安定した運用を実現同市役所が会議でiPadを活用するためにまず採用したのは、リコーのペーパーレス会議システム『TAMAGO Presenter』（無償版）でした。平成 24年から定例会議で使われ始めました。
「新しいシステムが、実際に会議で使えるかどうか？検証する必要がありました。予算は限られていますので、無料で利用できることは大きなメリット。リコー製品が唯一の選択肢でした」
（稲生様）。また、機能がシンプルで使いやすかったことも、iPadの操作に慣れていない方でも間違いが少ない、という利点があったといいます。
「会議の冒頭に数回使い方を説明しただけで、初めてiPadに触れる参加者の方々でも、比較的早くペーパーレス会議システムの操作ができるようになりました」（猪俣様）。そして、平成25年8月、同市役所ではより安定した運用が可能なサーバー版の『RICOH Smart Presenter』に移行しました。入れ替えの際には、他社のペーパーレス会議システムと比較検討を行いましたが、それまでの『TAMAGO Presenter』
のシンプルで使いやすい操作感の蓄積もあり、リコー製品を選択していただきました。サーバー版の安定性に関しても評価をいただいています。
「例えば、iPadを使いペーパーレスで研修を行う場合、プロジェクターと併用して航空写真などを見せることがあります。こういった使い方には、資料をサーバーで管理するシステムの方が安定して利用できます」（稲生様）。
年間約10,000枚の紙の資料を削減、情報セキュリティ、スムーズな会議を実現ペーパーレス会議システムの導入後の最大の効果は、紙の会議資料を準備し配付する手間の削減、用紙・印刷コストの削減でした。「従来1回の会議で使用していた大量の紙が、まったく必要なくなり、未決や秘匿な資料を回収する手間もなくなったのです」（横田様）。また、条例等の審査の会議では、文言の一部の訂正でも、従来はその都度印刷して確認をとる必要がありましたが、iPadの画面上の赤字表記で確認できるようになりました。さらに配布した紙の資料からの情報漏えいの心配も無くなったということです。「自治体の扱う情報は、機密性の高いものが多い。情報セキュリティの確保に効果があるペーパーレス会議システムは、例えば入札業者を決める指名選考（審査）委員会などで
も、活用が可能だと考えています」（高田様）。配布された紙の資料から入札業者に関する情報漏えいの不安もあるため、情報セキュリティの確保の面からも有効であるというお声もいただいています。また、実際に使用する中で、こんな効果も表れました。「紙の資料のように各自が思い思いに見るのではなく、発表者が説明する画面と参加者の画面を同期できるので、全員が発表内容の画面に集中します。会議の流れや議論もスムーズに進んでいるようです」（猪俣様）。
職員の情報リテラシーを高めるツールとして『RICOH Smart Presenter』は有効同市役所では、ふだんの少人数で行うミーティングの場でも、分厚い紙の資料を用意しなければならない場合には、ペーパーレス会議システムの活用が始まっています。「職員の情報リテラシー向上を考えた時に、日常業務の中で積極的にiPadを使うことはいいことです。そのきっかけとなるツールとしてペーパーレス会議システム
『 RICOH Smart Presenter』が役立つと考えています」（高田様）。ビジネスにおいてもタブレット型のデバイスが主流になるなか、自治体としてiPadをいち早く業務に取り入れた、かすみがうら市役所様。最先端のITを活用した業務改革に先鞭をつけています。
機密書類の紛失・漏えいも心配！ ペーパーレスで、情報セキュリティ。
会議等資料を約20部作成
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会議テーブルが大量の資料で雑然！0.0
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Wi-Fi 環境サーバーの資料をiPadへダウンロード
業務用PC で資料の登録
Microsoft®Officeのファイルやスキャンした画像ファイルを専用サーバーが自動的にPDF化
会議で使用したファイルはグループウェアへアップし共有
※秘匿ファイルは除く
専用サーバー
グループウェア
【ペーパーレス会議システムの概念図】
ペーパーレスで、会議がスッキリ快適。
課題 解決
かすみがうら市役所
市長公室長 高田 忠 様
かすみがうら市役所市長公室 企画課 情報政策室室長 稲生 政次 様
かすみがうら市役所市長公室 企画課 課長 横田 茂 様
かすみがうら市役所市長公室 企画課係長 猪俣 直宏 様
導入の背景
選定のポイント、導入の経緯
導入の効果
今後の取り組み
＊iPadは、Apple Inc.の商標です。＊Wi-Fiは、Wi-Fi Allianceの商標または登録商標です。＊Microsoftは、米国 Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。＊Adobe PDFは、Adobe Systems Incorporated（アドビ システムズ社）の米国ならびに他の国における商標または登録商標です。
