Producci%c3%b3n de documentos en publisher 2013 usando mail merge

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    28-Jul-2016

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  • Produccin de Documentos en

    MS Publisher 2013 usando Mail Merge

    Dra. Ericka Rodrguez-Quiones

    ericka.rodriguez@upr.edu

    4ta Jornada del Profesional Administrativo

    APEC

  • Objetivos

    Al finalizar el taller, los participantes:

    crearn una tarjeta postal (post card) para APEC.

    Reemplazarn el texto existente por informacin de APEC.

    Cambiarn el logo por el de APEC.

    Brindarn formato (sencillo) a la publicacin.

    unirn (merge) esta publicacin a una lista de direcciones (mailing list) de la Directiva de APEC.

    Crearn el banco de datos.

    Conectarn el banco de datos a la publicacin.

  • Creacin de una tarjeta postal

    Pasos:

    Acceder a Publisher

    En el buscador (search for online templates) escribir postcards

    Del men de categoras, seleccionar business

  • Creacin de una tarjeta postal

    Pasos:

    De las opciones que se presentan, seleccionar la siguiente:

  • Creacin de una tarjeta postal

    Debe tener al momento esta pantalla:

  • Creacin de una tarjeta postal

    Reemplazar la informacin por:

  • Creacin de una tarjeta postal

    Reemplazar la informacin por:

  • Creacin de una tarjeta postal

    Cambiar el logo por el de APEC

    Save

    Update publication:

  • Creacin de una tarjeta postal

    Producto:

  • Creacin de una tarjeta postal

    Producto:

  • Creacin de una tarjeta postal

    Formato (Men de Page Design):

  • Creacin de una tarjeta postal

    Formato (Men de Format):

  • Creacin de una tarjeta postal

    Formato (Men de Insert):

  • Mail Merge: Definiciones

    Mail Merge: Se refiere al proceso de combinar una fuente de datos (data source)

    con una publicacin para imprimir

    individualmente un grupo de publicaciones.

    Data Source (Fuente de datos): Se refiere a un archivo electrnico donde se guardan los

    nombres, direcciones y otra informacin

    sobre los individuos que han de recibir copia

    de la publicacin.

  • Mail Merge: Definiciones

    Record (archivo): Se refiere a la informacin de cada persona, la cual est contenida en la

    fuente de datos.

    Field (campo): Se refiere a cada pieza de informacin contenida en un record individual;

    por ejemplo: nombre, direccin residencial,

    nombre de la ciudad, entre otra.

  • Mail Merge: Definiciones

    Un grupo de campos relacionados componen un archivo y un grupo de archivos, componen

    una fuente de datos (data source).

    Una de las funciones principales del proceso de mail merge, es crear correos en masa,

    donde se puede enviar la misma publicacin

    a varias personas.

  • Mail Merge

    Los pasos bsicos para el proceso de mail merge son:

    crear la publicacin.

    crear u obtener la fuente de los datos (data source).

    unir (merge) la publicacin con la fuente de datos (data source).

    imprimir y distribuir la publicacin.

  • Mail Merge: Crear una Fuente

    de Datos

    Usted puede distribuir su tarjeta postal de APEC al

    utilizar este proceso.

    Una vez usted crea la publicacin, el prximo paso

    es crear la fuente de datos o

    utilizar una ya existente.

  • Mail Merge: Crear una Fuente

    de Datos

    En el Tab de Mailings, del

    grupo de Start,

    de un click en

    Select Recipients.

    Del sub men que sale, de un

    click en Type

    New List.

  • Mail Merge: Crear una Fuente

    de Datos

    Sale una caja de dilogo de nombre New Address List.

  • Mail Merge: Crear una Fuente

    de Datos

    Esta caja de dilogo, trae

    columnas ya

    definidas, las

    cuales pueden

    ser editadas al

    utilizar la

    opcin de

    Customize

    Columns.

  • Mail Merge: Crear una Fuente

    de Datos (eliminar un campo)

    Eliminar

    estos

    campos

  • Mail Merge: Crear una Fuente

    de Datos

    Para hacer las entradas de las direcciones, debe utilizar Tab para moverse de un campo

    a otro campo y Shift + Tab para volver hacia

    atrs.

    Cuando desee dejar un campo en blanco, muvase con Tab hacia el prximo campo.

    Una vez termine el ltimo campo de la primera fila, presione New Entry para hacer

    una nueva entrada.

  • Mail Merge: Crear una Fuente

    de Datos (Hacer entradas)

  • Mail Merge: Crear una Fuente

    de Datos (Hacer entradas)

    Directiva

    APEC

  • Mail Merge: Crear una Fuente

    de Datos (Hacer entradas)

  • Mail Merge: Crear una Fuente

    de Datos (Hacer entradas)

  • Mail Merge: Conectar el Data

    Source con la Publicacin

    Una vez se crea el Data Source, usted est listo para conectar esta fuente con la

    publicacin.

    Teniendo la publicacin en pantalla, en el Tab de Mailings, en el grupo de Start, dar

    un click en Select Recipients.

    De la lista, seleccionar lo que dice UseExisting List (se utilizar el Data Source

    creado con algunos de los miembros de la

    Directiva APEC).

  • Mail Merge: Conectar el Data

    Source con la Publicacin

    Al seleccionar Use Existing List saldr una

    ventana de dilogo como

    la que se muestra.

    Dar un click en NO, ya que usted desea utilizar

    la lista que cre

    previamente. Si da un

    click en YES, usted se

    puede conectar con otro

    Data Source.

  • Mail Merge: Conectar el Data

    Source con la Publicacin

    En el grupo de Start, dar un click en el botn de

    Mail Merge, y de la lista

    seleccionar Step by Step

    Mail Merge Wizard.

  • Mail Merge:

    Conectar el Data

    Source con la

    Publicacin

    Aparecer una ventana de dilogo de nombre

    Mail Merge.

  • Mail Merge: Conectar el Data

    Source con la Publicacin

    En el post card de APEC, dar un click en donde dice Mailing Address Line 1.

  • Mail Merge: Conectar el Data Source

    con la Publicacin

    En la parte inferior de la ventana de digolo de Mail Merge, donde dice More Items, dar un click en

    Address Block. Sale la ventana de dilogo de Insert

    Address Block.

  • Mail Merge: Conectar el Data Source

    con la Publicacin

    En la ventana de dilogo de Insert Address Block, a la izquierda, asegrese que los cuatro encasillados

    estn seleccionados y que est escogido el formato

    de nombre Mr. Joshua Randall Jr.

  • Mail Merge: Conectar el Data Source

    con la Publicacin

    En el rea de Preview, mediante las flechas direccionales, puede observar cada direccin entrada mediante la creacin

    del data source.

    De un click en OK para insertar el bloque de direccin en la publicacin.

  • Mail Merge: Conectar el Data Source

    con la Publicacin

    Aparecer en la pantalla lo que se muestra a continuacin:

  • Mail Merge: Conectar el Data Source

    con la Publicacin

    En la parte inferior del panel de dilogo de Mail Merge, en los pasos 2 y 3, dar un click en Next: Create Merged Publications:

  • Mail Merge: Conectar el Data Source

    con la Publicacin

    Ahora, usted decidir cmo producir su publicacin:

    usted puede unir el archivo a

    una nueva publicacin,

    imprimir las pginas unidas o

    aadir las pginas unidas al

    final de la publicacin

    existente, lo cual tambin

    crea un nuevo archivo.

    Seleccione lo que dice Merge to a new publication.

  • Mail Merge: Conectar el Data Source

    con la Publicacin

    Note que se cre una nueva publicacin.

    Puede grabar el documento como Post Card APEC.

  • Gracias

    Compromiso

    Cuando hemos hecho

    nuestro mximo esfuerzo,

    podemos esperar el

    resultado en paz. J. Lubbock

    Pasin

    No puedes lograr el xito

    verdadero a menos que

    ames lo que haces. Dale Carnegie

    Confianza

    Si piensas que puedes, o

    piensas que no puedes,

    siempre tendrs la razn. Henry Ford

    Perfeccin

    Cuando consideres que

    aquello que has realizado

    est bien hecho, haz algo

    ms: Mejralo. Thomas A. Edison

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