Supplier Self Service (SUS) Processing Purchase Order Response (POR) Pemprosesan Respon Pesanan Pembelian

Supplier Relationship Management (SRM) Page 1 of 8

PROCESSING PURCHASE ORDER RESPONSE (POR)

SUPPLIER SELF SERVICE (SUS) USER GUIDE

PEMPROSESAN RESPON PESANAN PEMBELIAN PANDUAN PENGGUNA

Processing Purchase Order Response (POR) in SUS Portal

Pemprosesan Respon Pesanan Pembelian di dalm Portal SUS This user guide will cover steps on how suppliers should respond / process Purchase Orders (PO) received from TM. Panduan pengguna ini meliputi langkah-langkah bagaimana pembekal harus bertindak / memproses Pesanan Pembelian (PO) yang diterima daripada TM.

Note: Nota:

Processing Purchase Orders can only be done using the Order Processor User ID given to suppliers. Other User IDs will not have the authorization to view or respond to Purchase Orders. Pemprosesan Pesanan Pembelian hanya boleh dilakukan dengan menggunakan ID Pengguna Pemproses Pesanan yang diberikan kepada pembekal. ID Pengguna lain tidak mempunyai kebenaran untuk melihat atau bertindak balas terhadap Pesanan Pembelian.

Logon to Supplier Self Service (SUS) Portal via TM Corporate website: Layari portal Supplier Self Service (SUS) melalui web Korporat TM:

http://www.tm.com.my Select: Pilih:

About TM - > Doing Business With TM -> Supplier Relationship Management

Click on the link: Klik pada pautan:

SUS (Supplier Self Service)

Then select: Kemudian pilih:

Go to ‘SUS Portal’

Supplier Self Service (SUS) Processing Purchase Order Response (POR) Pemprosesan Respon Pesanan Pembelian

Supplier Relationship Management (SRM) Page 2 of 8

You will be directed to the Supplier Self Service (SUS) Portal as below: Anda akan dibawa ke Portal Supplier Self Service (SUS) seperti di bawah:

Or via URL: Atau melalu URL: https://gems-srm.tm.com.my/irj/portal Enter the new User Name and Password to login to the SUS Portal. Taipkan Nama Pengguna dan kata laluan untuk log masuk ke Portal SUS.

Once the User Name and Password has been entered and accepted, you will now have access to Supplier Self-Service (SUS) Portal. Apabila Nama Pengguna dan Kata Laluan telah dimasukkan dan diterima, anda akan dapat akses (masuk) ke dalam Portal Supplier Self Service (SUS).

To view Purchase Orders, Click under section.

Untuk melihat Pesanan Pembelian (PO), klik di bawah seksyen .

Supplier Self Service (SUS) Processing Purchase Order Response (POR) Pemprosesan Respon Pesanan Pembelian

Supplier Relationship Management (SRM) Page 3 of 8

A list of New Purchase Orders will be displayed. Senarai Pesanan Pembelian baru akan dipaparkan.

Click on the Document Number i.e. to display the Purchase Order details.

Klik pada nombor dokumen (Document Number ) seperti untuk memaparkan butiran Pesanan Pembelian (PO) tersebut. The Display Purchase Order screen will be displayed. Skrin Display Purchase Order akan dipaparkan.

Supplier Self Service (SUS) Processing Purchase Order Response (POR) Pemprosesan Respon Pesanan Pembelian

Supplier Relationship Management (SRM) Page 4 of 8

Click the button in the Display Purchase Order screen to print the Purchase Order.

Klik pada butang di dalam skrin Display Purchase Order untuk mencetak Pesanan Pembelian itu. A PDF version of the Purchase Order will be displayed. Pesanan Pembelian itu akan dipaparkan dalam versi PDF.

Click print to print the Purchase Order. Alternatively, you may also click save to save the file on your PC.

Klik butang ini untuk mencetak Pesanan Pembelian (PO) itu. Secara alternatif, anda juga boleh klik

butang untuk menyimpan fail tersebut di dalam komputer anda.

Click the button in the Display Purchase Order screen to begin processing the Purchase Order.

Klik butang di skrin Display Purchase Order untuk mula memproses Pesanan Pembelian itu. The Process Purchase Order screen will be displayed. Skrin Process Purchase Order akan dipaparkan.

Supplier Self Service (SUS) Processing Purchase Order Response (POR) Pemprosesan Respon Pesanan Pembelian

Supplier Relationship Management (SRM) Page 5 of 8

The status of the Purchase Order will change to In Process. Line items under the Item Overview section will also change to In Process status. Status Pesanan Pembelian akan berubah kepada In Process ( Dalam Pemprosesan). Item di bawah seksyen Item Overview juga akan bertukar kepada status In Process (Dalam Pemprosesan). Upon reviewing all the relevant information in the Purchase Order, suppliers are required to Confirm All Items or Reject All Items based on their ability to deliver the required items/service. Apabila mengkaji semua maklumat yang relevan dalam Pesanan Pembelian, pembekal dikehendaki mengesahkan semua item atau menolak semua item tersebut, berdasarkan kepada kebolehan pembekal untuk membekalkan item-item itu atau melaksanakan perkhidmatan yang diperlukan.

Click button to confirm all Purchase Order items.

Klik butang untuk mengesahkan kesemua item dalam Pesanan Pembelian itu.

Supplier Self Service (SUS) Processing Purchase Order Response (POR) Pemprosesan Respon Pesanan Pembelian

Supplier Relationship Management (SRM) Page 6 of 8

The status of items will change to Confirmed. Status item-item itu akan berubah kepada Confirmed. (disahkan)

The indicator will turn green or upon Confirming.

Penunjuk akan bertukar kepada hijau atau setelah disahkan.

Click button to reject all Purchase Order items.

Klik butang untuk menolak kesemua item Pesanan Pembelian itu.

The status of items will change to Rejected. Status item-item itu akan berubah kepada Rejected (ditolak)

Supplier Self Service (SUS) Processing Purchase Order Response (POR) Pemprosesan Respon Pesanan Pembelian

Supplier Relationship Management (SRM) Page 7 of 8

The indicator will turn red upon Rejecting.

Penunjuk akan menjadi merah setalah ditolak. To include messages to the Purchaser, scroll to the bottom of the browser under the Messages section. Click

on to type in a message to TM in the right hand side box. Untuk memasukkan mesej kepada Pembeli, tatal ke bahagian bawah pelayar di bawah seksyen Mesej

(Message). Klik pada untuk menaip mesej kepada Pembeli dari TM, dalam kotak sebelah kanan.

Once complete, click on to save the message.

Setelah selesai, klik pada untuk menyimpan mesej itu.

To include attachments for the Purchaser, scroll to the Attachments section. Click on .

Click on and upon selecting the file to be attached from the computer, click .

Click to upload the attachment to the Purchaser. The file uploaded will appear in the Attachments table.

Untuk memasukkan lampiran bagi Pembeli, tatal ke bahagian Attachment. Klik pada .

Klik pada dan setelah dipilih fail untuk dilampirkan dari komputer, klik .

Klik untuk muat naik lampiran bagi Pembeli. Fail yang dimuat naik akan muncul dalam jadual Lampiran.

Once all the information has been filled, click to send the Purchase Order Response (POR) to TM.

Setelah diisikan semua maklumat, klik untuk menghantar Respon Pesanan Belian kepada TM.

System will display message Sistem akan memaparkan mesej berikut.

‘ ’

Supplier Self Service (SUS) Processing Purchase Order Response (POR) Pemprosesan Respon Pesanan Pembelian

Supplier Relationship Management (SRM) Page 8 of 8

Purchase Order status will be changed to Confirmed Status Pesanan Pembelian (PO) akan bertukar kepada Confirmed (disahkah)

Or Rejected Atau Rejected (ditolak)

Note: Nota:

If there are no critical messages / notes or attachments, suppliers are not required to enter the information. Jika tiada sebarang mesej penting / nota atau lampiran, pembekal tidak perlu memasukkan apa-apa maklumat.