Dirección General de Auditoría Interna · 2014-10-27 · Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Dirección General de la Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda

Dirección General de Auditoría Interna “Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

“Hacienda Pública activa para el desarrollo económico y social"

San José, Avenida Segunda, Calle 1 y 3 Teléfono 2284-5242 Telefax: 2222-1334

San José, 04 de junio de 2010

DGAI-015-2010

Licenciado

Juan Carlos Pacheco Romero

Director de Crédito Público

ASUNTO: Servicios de Auditoría.

Informe de Control Interno

Estimado Juan Carlos:

Nos permitimos presentarle adjunto el informe INF-DGAI-015-2010 sobre la Evaluación de la gestión del

endeudamiento externo en el Departamento de Coordinación y Control del Endeudamiento Público.

En el estudio se determinó, que aunque se han realizado esfuerzos importantes tendientes a la consolidación

de las funciones que le competen a esa Dirección, existen algunos aspectos relacionados con la operación y

funcionamiento de los procesos de emisión de recomendación sobre proyectos de endeudamiento público y

seguimiento de créditos en ejecución que requieren ser revisados y fortalecidos. por lo que se emiten las

recomendaciones respectivas.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley

Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días hábiles contados

a partir de la fecha de recibo del informe para ordenar la implantación de las recomendaciones, o si discrepa

de ellas elevar el informe al señor Ministro de Hacienda para lo de su competencia.

De conformidad con lo indicado y lo dispuesto en el Manual para la atención de los informes de la

Contraloría General de la República y la Dirección General de Auditoría Interna en el Ministerio de

Hacienda1, le agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto, dentro del plazo

señalado; así como en un plazo razonable el plan de acción que se defina para su efectiva implantación.

Atentamente,

Olman Saborío Alfaro

Director General

Estudio Nº 341-2009

1 Decreto N°34323-H y su reforma, publicado en La Gaceta N°38 del 22/02/2008


DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORIA INTERNA

INF-DGAI-015-2010

INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DEL ENDEUDAMIENTO

EXTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN

Y CONTROL DEL ENDEUDAMIENTO PÚBLICO

Junio, 2010


INF-DGAI-015-2010 del 04 de junio del 2010


San José, Av. 2, Calles 1 y 3 Teléfono 2284-5242 Telefax: 2222-1334

INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DEL ENDEUDAMIENTO EXTERNO

EN EL DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN Y CONTROL DEL ENDEUDAMIENTO

PÚBLICO

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO ........................................................................................................................................... i

1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................... 1

1.1 Origen .................................................................................................................................................... 1

1.2 Objetivo ................................................................................................................................................. 1

1.3 Alcance .................................................................................................................................................. 1

1.4 Comunicación oral de resultados ........................................................................................................... 1

1.5 Normativa relacionada ........................................................................................................................... 1

1.6 Aspectos generales ................................................................................................................................ 2

2. RESULTADOS ..................................................................................................................................... 3

2.1 Sobre los procesos de emisión de recomendación de proyectos de endeudamiento público ................ 3

2.1.1 Solicitudes de financiamiento público seleccionadas para su revisión .................................... 3

2.1.2 Asignación formal de las funciones y responsabilidades ........................................................ 4

2.1.3 Necesidad de mejorar la documentación que respalda la gestión de las solicitudes de

financiamiento público (SFP) ................................................................................................................ 5

2.2 Necesidad de mejorar la coordinación y comunicación de los créditos aprobados por Ley ................. 7

2.3 Sobre la gestión de seguimiento de préstamos externos en ejecución ................................................... 9

2.3.1 Necesidad de establecer procedimientos para el seguimiento de los créditos ......................... 9

2.3.2 Aspectos a mejorar en el seguimiento de las líneas de crédito .............................................. 12

2.3.3 Necesidad de mejorar los controles asociados con la información que remiten las unidades

ejecutoras y otras entidades que garanticen la fuente de información................................................. 13

2.3.4 Necesidad de establecer la obligatoriedad de que las unidades ejecutoras comuniquen

oportunamente sobre hechos que impacten el Proyecto a la DCP ...................................................... 14

2.3.5 Sobre el traslado de la correspondencia y preservación de la integridad de los documentos 15

3 CONCLUSIONES ............................................................................................................................... 15

4 RECOMENDACIONES ..................................................................................................................... 17



Página i


San José, Av. 2, Calle 1 y 3 Teléfono 2284-5242 Telefax: 2222-1334


EN EL DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN Y CONTROL DEL ENDEUDAMIENTO

PÚBLICO RESUMEN EJECUTIVO

Este estudio se origina de conformidad con el Plan de Auditoría del año 2009, con el objetivo de evaluar

los procesos relacionados con la emisión de recomendación sobre proyectos de endeudamiento público y

el seguimiento de préstamos externos en ejecución y determinar si están conforme lo establecido en la Ley

8131, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento.

Comprende la revisión de los controles establecidos en las actividades relacionadas con los procesos de

recomendación de los proyectos de endeudamiento público, y seguimiento de préstamos externos en

ejecución, que se llevan a cabo en el Departamento de Coordinación y Control del Endeudamiento

Público de la Dirección General de Crédito Público, durante el periodo comprendido de enero a octubre

del 2009, ampliándose cuando se consideró necesario.

No obstante, que la Dirección de Crédito Público ha venido realizando esfuerzos importantes en el

proceso de implementación de los procedimientos relacionados con la emisión de recomendación de las

solicitudes de financiamiento público y la labor de seguimiento que le corresponde realizar al

Departamento de Coordinación y Control del Endeudamiento Público, en el presente estudio se

determinaron algunos aspectos de control susceptibles de mejora, a saber:

Asignación formal de funciones y responsabilidades a los funcionarios del Departamento de

Coordinación y Control del Endeudamiento, relacionadas con las principales actividades de revisión

de las solicitud de financiamiento público y el seguimiento a los créditos que se llevan a cabo en ese

Departamento, entre otros.

Necesidad de mejorar la documentación que respalda la gestión de las solicitudes de financiamiento,

específicamente en el procedimiento de “Negociación, análisis de los documentos técnicos del

Proyecto y legales del crédito y recomendación de las solicitudes de financiamientos público (SFP)”,

debido a que no se acostumbra dejar documentado la participación de los diferentes funcionarios que

intervienen en ese proceso, como tampoco se dispone de un programa de trabajo para dicha revisión,

como instrumento de control que contemple los elementos y las actividades mínimas que se deben

considerar.

El procedimiento de “Contratación del financiamiento público” no contempla la actividad de

informar por parte de la DCP, sobre los créditos aprobados mediante Ley de préstamo, a la

Contabilidad Nacional (CN) y a la Tesorería Nacional (TN), según corresponda, toda vez que en la

Gaceta se publica dicha aprobación, por las repercusiones de la misma en las decisiones estratégicas

y que a lo interno de la DCP se deje evidencia de dicha remisión de la copia de la Ley de préstamo,

por parte de la Asesora Legal de esa Dirección, aspectos que no están contemplados como parte del

procedimiento.

Desarrollo formal y divulgación de algunos procedimientos para su aplicación por parte del personal

que participa en las actividades relacionadas con el seguimiento de los créditos aprobados, para la



Página ii



implementación de un Proyecto o para financiar capital de trabajo o en la modalidad de “líneas de

crédito”, a fin de que los funcionarios que lo ejecutan conozcan su participación y responsabilidad.

En cuanto al cumplimiento de requisitos de la información remitida por las entidades y plazos

establecidos para su presentación, así como la inclusión del monto correspondiente por este concepto

en el informe de endeudamiento público que prepara el Departamento de Estadísticas y

Consolidación de la Deuda.

Establecer lineamientos que garanticen razonablemente la fuente de la información que remiten las

unidades ejecutoras de las instituciones que tienen proyectos en ejecución financiados con recursos

externos, así como por parte de las entidades que cuentan con líneas de crédito, para efectos del

seguimiento que le corresponde realizar al Departamento de CCEP de la DCP.

Establecer directrices sobre la obligatoriedad de que las unidades ejecutoras comuniquen

oportunamente a la DCP información trascendental, de hechos que impidan, o amenacen con impedir,

la ejecución y finalización del Proyecto, así como de los detalles correspondientes de todos los

planes que resulten en modificaciones importantes del Proyecto; información que sirve de insumo y

que coadyuva al cumplimiento de unos de los lineamientos generales establecidos para la labor de

seguimiento.

Necesidad de mejorar los controles asociados con el manejo y traslado de la correspondencia externa

recibida en la DCP y que es trasladada a los funcionarios para su atención, entre otros.

Se realizan las recomendaciones correspondientes, según los aspectos determinados y presentados en el

apartado de resultados del informe, en aras de que a la brevedad posible se tomen las medidas correctivas

que proceden.

Las recomendaciones de este informe están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292

Ley General de Control Interno que establece un plazo improrrogable de diez días para su atención. Si

discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, quién

deberá resolver en el plazo de veinte días hábiles, ordenando la implantación de recomendaciones de la

Auditoría Interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa

.



Página 1 de 19




EN EL DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN Y CONTROL DE ENDEUDAMIENTO

PÚBLICO

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

Este estudio se origina de conformidad con el Plan de Auditoría.

1.2 Objetivo

Evaluar los procesos de emisión de recomendación sobre proyectos de endeudamiento público y

seguimiento de préstamos externos en ejecución, a fin de determinar si se cuenta con los mecanismos de

control para garantizar en forma razonable la gestión del endeudamiento público.

1.3 Alcance

Comprende la revisión de los controles establecidos en las actividades relacionadas con los procesos de

recomendación de los proyectos de endeudamiento público, y seguimiento de préstamos externos en

ejecución, que se llevan a cabo en el Departamento de Coordinación y Control del Endeudamiento

Público de la Dirección General de Crédito Público, durante el periodo comprendido de enero a octubre

del 2009, ampliándose cuando se consideró necesario.

En el desarrollo del estudio se observaron las normas generales de auditoría para el Sector Público, en la

medida en que las circunstancias permitieron su aplicación, y las disposiciones del Decreto N° 34573-H

Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Dirección General de la Auditoría Interna del

Ministerio de Hacienda.

1.4 Comunicación oral de resultados Los resultados y las recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados oralmente el 27 de

mayo del 2010, al Lic. Juan Carlos Pacheco Romero, a la Licda. Rosaura Trigueros Elizondo,

Coordinadora del Departamento de Coordinación y Control del Endeudamiento Público, quienes

realizaron algunas observaciones e indicaron que en términos generales estaban de acuerdo con la

presentación de los resultados, las conclusiones y las recomendaciones.

Las observaciones realizadas por los participantes, en lo procedente, fueron consideradas en este informe.

1.5 Normativa relacionada A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben a continuación los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292, que regulan los deberes en cuanto al sistema de control interno y el trámite de informes y los plazos que deben observarse, así como



Página 2 de 19



las posibles responsabilidades en que se puede incurrir por incumplimiento injustificado de esas disposiciones. Artículo 10: Responsabilidad por el sistema de control interno. “Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.” Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. “Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.” Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. “El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente.”

1.6 Aspectos generales

En la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley 81312 (LAFRPP) se

definen en el artículo 78 el Subsistema de Crédito Público, el cual estará conformado por los mecanismos

y procedimientos utilizados, así como por los organismos que participan en la obtención, el seguimiento y

control de los recursos internos y externos originados por la vía del endeudamiento público, de mediano y

largo plazo, por su parte en el artículo 79 y 80 se establece los objetivos y competencias del subsistema.

Con oficio DCP-627-2009 del 14/12/09 dirigido a la Lida. Jenny Phillips Aguilar, Ministra de Hacienda

de ese entonces, el Lic. Juan Carlos Pacheco Romero, Director de Crédito Público, le remite propuesta de

Reorganización de esa Dirección y el Decreto Ejecutivo denominado “Reglamento de Organización de la

2 Publicada en la Gaceta Nº 198 del 16 de octubre de 2001



Página 3 de 19



Dirección de Crédito Público, a fin de cumplir con la disposición c) del informe de la Contraloría General

de la República Nº DFOE-SAF-03-2009, que a la letra dice: “…disponer las acciones correspondientes

para que se finiquite el proceso de separación de los subsistemas de Crédito Público y Tesorería, y se

garantice el estatus de la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Hacienda como órgano rector del

subsistema de Crédito Público, según lo establecido en el Título VII de la LAFPP.”.

La Dirección de Crédito Público dispuso la siguiente estructura organizativa propuesta:

a) Departamento de Política de Endeudamiento Público

b) Departamento Coordinación y Control de Endeudamiento Público

c) Departamentos de Estadísticas y Consolidación de la Deuda Pública

d) Asesoría Legal

El Reglamento para Gestionar la Autorización para la Contratación del Crédito Público del Gobierno de la

República, Entidades Públicas y demás órganos según corresponda3, Decreto Ejecutivo N° 35222-H

establece: “Artículo 13.-Del Seguimiento. Los ministerios, las entidades públicas y demás órganos que

ejecuten proyectos con endeudamiento público, deberán remitir a la Dirección de Crédito Público los

informes de seguimiento, al menos de forma semestral y dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a

la finalización del mes de junio y diciembre de cada año, sobre la programación de ejecución, el avance

físico, financiero y las reprogramaciones de los proyectos en ejecución financiados con endeudamiento

público. En el caso de existir reprogramaciones de la ejecución, estas deberán acompañarse de las

respectivas justificaciones y las acciones correctivas. Por medio de los Lineamientos Generales a las

Unidades Ejecutoras así como también por medio de oficios del Director de Crédito Público, se podrá

solicitar información adicional a las Unidades Ejecutoras.”

El Departamento de Coordinación y Control de Endeudamiento Público, es en donde se llevan a cabo las

operaciones de recomendación y seguimiento del endeudamiento, tiene como Objetivo General: “Orientar

el Crédito Público a efecto de que se ajuste a la capacidad de endeudamiento del país, responda a

prioridades nacionales y criterios técnicos; además de proveer de información precisa y oportuna sobre el

endeudamiento público y velar por el adecuado registro y contabilización de la Deuda Pública, así como

dar seguimiento al endeudamiento público externo.”

El Departamento de Coordinación y Control del Endeudamiento Público, efectúa el seguimiento de los

préstamos tanto de la cartera de créditos en ejecución del Gobierno Central, como de aquellos préstamos

de instituciones públicas que tengan garantía estatal.

2. RESULTADOS

2.1 Sobre los procesos de emisión de recomendación de proyectos de endeudamiento público

2.1.1 Solicitudes de financiamiento público seleccionadas para su revisión

3 Publicado en la Gaceta N°92, del 14/05/2009.



Página 4 de 19



De acuerdo con las competencias conferidas a la Dirección de Crédito Público en su condición de

órgano rector del Subsistema de Crédito Público, en la Ley 8131, Ley de Administración

Financiera de la República y Presupuestos Públicos, en el artículo 80, inciso d) se establece que a

esa Dirección le corresponde recomendar a la Autoridad Presupuestaria la autorización de las

solicitudes de las entidades y los organismos del sector público para contratar operaciones de

crédito público.

Se seleccionó por parte de esta Auditoría dos solicitudes de financiamiento público para su

revisión correspondiente (de un total de 5 solicitudes de crédito que ingresaron en la DCP en el

año 2009), a saber: 1. Préstamo de Políticas de Desarrollo con Opción de Desembolso Diferidos

(DPL-DDO) - BIRF por US$500.000.000,00 para lo cual el Departamento de Coordinación y

Control de Endeudamiento Público emitió informe técnico Nº 04-2009 de fecha 10/06/2009, en

donde se recomienda favorablemente el financiamiento de este proyecto. 2. Primer Programa de

Infraestructura Vial (CCLIP) - BID por US$300.000.000,00 para lo cual se emitió informe

técnico Nº 05-2009 de fecha 11/11/2009, en el que también se recomendó el financiamiento de

ese proyecto.

Al respecto, se determinó que las solicitudes de financiamiento público revisadas, cumplen con

los requisitos establecidos en el Decreto Nº 35222-H “Reglamento para Gestionar la

Autorización para la Contratación del Crédito Público del Gobierno de la República, Entidades

Públicas y demás Órganos según corresponda”.

2.1.2 Asignación formal de las funciones y responsabilidades

Conforme con los objetivos del Subsistema de Crédito Público señalados en los incisos a), b) y c), del

artículo 79 de la Ley 8131, LAFRPP, y lo dispuesto en el Decreto 35222-H del “Reglamento para

Gestionar la Autorización para la Contratación del Crédito Público del Gobierno de la República,

Entidades Públicas y demás Órganos según corresponda”, al Departamento de Coordinación y Control de

Endeudamiento Público le corresponde realizar las funciones de seguimiento y recomendación de

proyectos de endeudamiento público.

Al respecto, se determinó que a los profesionales que laboran en ese Departamento y que llevan a cabo las

actividades relacionadas con esos procesos, no se les han asignado formalmente las funciones y

responsabilidades, en concordancia con la normativa señalada y lo establecido en el manual de cargos y

procedimientos establecidos para tales efectos. Según lo informado por la Coordinadora, algunas labores

específicas se comunicaron en el pedimento de personal, para efectos del proceso de selección y

reclutamiento del personal, no obstante, no se encontró evidencia que a los funcionarios se les haya

comunicado las funciones y responsabilidades que les corresponde en los procesos que se ejecutan.



Página 5 de 19



Esta condición no está de conformidad con la norma 2.5.1 Delegación de funciones de las Normas

Control Interno para el Sector Público4 (NCISP) que establece: “El jerarca y los titulares subordinados,

según sus competencias, deben asegurarse de que la delegación de funciones se realice de conformidad

con el bloque de legalidad, y de que conlleve la exigencia de la responsabilidad correspondiente y la

asignación de la autoridad necesaria para que los funcionarios respectivos puedan tomar las decisiones y

emprender las acciones pertinentes.”

La asignación formal de funciones y responsabilidades conforme el manual de cargos, constituye el

respaldo legal y administrativo mediante el cual se le especifica al funcionario cuál será el alcance de su

participación sobre los diversos procesos, actividades, operaciones, transacciones o acciones

organizacionales, y los parámetros con base en los cuales se evaluará su desempeño, especialmente en este

caso por tratarse de funciones sustantivas en la que se ven involucrados importantes recursos financieros.

2.1.3 Necesidad de mejorar la documentación que respalda la gestión de las solicitudes de

financiamiento público (SFP)

a) Sobre la necesidad de respaldar y fundamentar la gestión. Se determinó que a nivel del expediente

administrativo en donde se mantiene archivada la documentación que respalda la gestión de cada una de

las solicitudes de financiamiento público tramitadas, no se acostumbra dejar documentado de una manera

ordenada y sistemática, la participación de los funcionarios vinculados en ese proceso, desde la asignación

de la SFP, las instrucciones, los análisis, y la supervisión que efectúa la Coordinadora del Departamento

de CCEP sobre las actividades que realiza el Profesional durante el proceso de revisión de la solicitud

hasta la emisión del informe técnico de recomendación, fecha de inicio y fecha estimada para la entrega

del producto, entre otros aspectos que se estimen necesarios.

Tampoco se tiene como una sana práctica administrativa, disponer de un programa de trabajo y de un

cronograma calendarizado de las actividades mínimas que se deberán considerar en la revisión de las SFP

asignadas, para garantizar en forma razonable el cumplimiento oportuno de las actividades contempladas

en el procedimiento establecido para tales efectos, denominado “Negociación, análisis de los documentos

técnicos del Proyecto y legales del crédito y recomendación de las solicitudes de financiamientos público

(SFP)”, elaborado el 02 de octubre de 2009.

La asignación formal del estudio, permite evidenciar y formar historial, de la fecha en que fue asignado

por parte de la Coordinadora del Departamento CCEP, el nombre del funcionario designado inicialmente

en caso de que la revisión tenga que ser reasignada a otro funcionario, en ausencia temporal del primero,

una definición clara de los principales datos a consignar en la asignación, tales como: código de la

asignación (número consecutivo y año), el nombre del proyecto que se pretende financiar, nombre de la

entidad solicitante, monto requerido, objetivos del estudio y del proyecto, plazo estimado para el

desarrollo de ese estudio, detalle de la documentación adjunta a la asignación.

4 N-2-2009-CO-DFOE, emitidas por resolución R-CO-9-2009 del Despacho de la Contralora General de la

República, emitida el 26 de enero de 2009 y publicada en el Diario Oficial “La Gaceta” Nº 26 del 6 de febrero de

2009.



Página 6 de 19



Es conveniente que las órdenes e instrucciones relacionadas con asuntos particulares de especial

relevancia, que deban ser observadas por los funcionarios a quien se le asigna su atención, sean emitidas

de manera clara, concisa y por escrito, según lo dispuesto en la norma 4.8 “Documentación y registro de la

gestión institucional” de las NCISP.

La supervisión es un recurso adicional que permite adquirir, sobre la marcha, una seguridad razonable de

que la gestión real es congruente con lo que se planeó hacer y mantener el control sobre cada paso de los

procesos, transacciones y operaciones, desde el momento en que se proponen y hasta después de su

materialización, la cual involucra comunicar a los subalternos las observaciones y recomendaciones

pertinentes para mejorar la gestión, aplicar justamente la autoridad precisa para que aquéllas se implanten

con eficiencia y puntualidad, de acuerdo con lo establecido en la norma 4.5.1 “Supervisión constante” de

las NCISP.

La elaboración de un programa de trabajo y de un cronograma de actividades, con la indicación de las

fechas de inicio y terminación de cada uno de ellas, los nombres de las personas que tendrán a cargo su

ejecución, los respaldos para su atención, son instrumentos que permiten asegurar las actividades mínimas

conforme con el procedimiento establecido para la revisión de las SFP, así como para evidenciar los

fundamentos y la participación de los funcionarios que intervienen en ese proceso, incluso de otras áreas

(Asesoría Legal, Director de Crédito Público), y una mayor efectividad en el control y seguimiento que le

corresponde ejercer tanto a la Coordinadora de ese Departamento como a esa Dirección,

Los anteriores aspectos sirven de insumo para realimentar el proceso de revisión de SFP, la rendición de

cuentas, formar historial para generar estadísticas del tiempo que se invierte en el trámite de revisión de

las SFP desde la fecha de asignación del estudio hasta la fecha de emisión del informe técnico de

recomendación, entre otros.

La norma 4.2 “Requisitos de las actividades del control” de las NCISP, relacionados con los incisos a)

“Integración a la gestión”, b) “Respuesta a riesgos” y e) “Documentación”, y la norma 4.5.2 “Gestión de

proyectos” establecen requisitos mínimos en este sentido.

En la comunicación oral de resultados, la Licda. Rossaura Trigueros Elizondo, Coordinadora del

Departamento de CCEP, y el Lic. Juan Carlos Pacheco Romero, Director de Crédito Público manifestaron

que debido a que esa Dirección dispone de un procedimiento llamado “Negociación, análisis de los

documentos técnicos del Proyecto y legales del crédito y recomendación de las solicitudes de

financiamientos público (SFP)”, en donde se detallan todas las actividades y el responsable de su

ejecución, y de un Informe Técnico con las firmas de los funcionarios que participaron en la revisión en

los espacios previstos de “Realizado por” y “Supervisado por”, que contiene los aspectos que fueron

considerados en la misma, estiman que cumplen con la tarea de respaldar y formalizar la gestión de cada

uno de los participantes, tal y como lo plantea la Auditoría en este apartado.

No obstante, en nuestra opinión esos procedimientos no contemplan los elementos de control señalados,

los cuales están fundamentados en las sanas prácticas administrativas y las NCISP, respecto a la necesidad

de documentar la asignación de la SFP, instrucciones, análisis, y la supervisión que realiza la



Página 7 de 19



Coordinadora de Departamento de CCEP, además, del programa de trabajo y los cronogramas de

actividades, aspectos que son inherentes a la gestión administrativa.

b) Sobre la necesidad de mejorar aspectos formales del expediente. Se determinaron otros aspectos de

control relacionados con la documentación que se conserva en los expedientes de SFP que se tuvieron a la

vista, en los que se incumplió lo establecido en el manual diseñado para tales efectos5, en cuanto a la

foliación de los documentos y la elaboración de la tabla de contenido, así como la necesidad de que se

tomen en consideración los siguientes aspectos:

En la carátula del expediente solamente se consignan los datos relacionados con el nombre del

Proyecto, el nombre de la institución solicitante del financiamiento y el nombre del Banco

propuesto, sin la referencia de otros datos relevantes que podrían ser considerados, tales como: el

número del informe técnico de recomendación emitido, fecha de inicio y fecha de conclusión del

estudio, nombres de los funcionarios que participaron en el estudio, número de tomos que forma

parte del expediente, número de folios de la documentación contenida, referencia de las secciones

que conforman el expediente, entre otros.

En algunos documentos remitidos a la DCP por la institución solicitante del financiamiento, se

omitió el registro formal que se lleva de la correspondencia recibida, por lo que no cuentan con

firma la fecha y fecha de quién lo recibió, como tampoco tiene estampado el sello que utiliza la

Dirección de Crédito Público.

La documentación no se encuentra clasificada según la naturaleza de los documentos contenidos

en el expediente, como tampoco en la tabla de contenido se hace referencia de aquellos

documentos que físicamente no se encuentran archivados y que solamente están disponibles en

versión digital.

De acuerdo con en el artículo 79 del Reglamento de la Ley 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos,

Decreto 24023-C del 07 de marzo de 1995 “…la clasificación es la técnica mediante la cual se identifican

y agrupan documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con un plan establecido

previamente.”, al igual que lo establecido en la norma 5.5 “Archivo institucional” de las NCISP, relativas

a la implantación y aplicación de políticas y procedimientos de archivo para la preservación de los

documentos e información que la institución deba conservar en virtud de su utilidad o por requerimiento

técnico o jurídico.

El disponer de la información contenida en los expedientes, clasificada por asunto dependiendo del

tipo de documento de que se trate, constituye un respaldo adecuado de la gestión, y facilita el

acceso ágil de la información de interés por parte de los usuarios.

2.2 Necesidad de mejorar la coordinación y comunicación de los créditos aprobados por Ley

5 Según lo indicado por la Coordinadora del Departamento CCEP, mediante Circular DCP-001-2009 de fecha 23/09/09 se

comunicó a los funcionarios de la DCP la aplicación del Manual sobre la correcta conformación de expedientes en la Dirección de

Crédito Público.



Página 8 de 19



La DCP es la fuente primaria de información sobre la contratación de créditos externos del Gobierno

Central y de la Administración Descentralizada6.

Al respecto, se determinó que no existe la práctica por parte de la DCP de informar a la Contabilidad

Nacional (CN) y a la Tesorería Nacional (TN), según corresponda, toda vez que se publica en la Gaceta la

aprobación de una Ley de préstamo, como una de las acciones de coordinación y comunicación que no

está contemplada como parte del procedimiento establecido por esa Dirección para la “Contratación del

financiamiento público”7, según lo indicado en la actividad Nº 16, que a la letra dice: “…Remitir copia

de la Ley una vez aprobado y publicado el Proyecto de Ley que aprueba el contrato de préstamo al

Departamento de Registro y Control de la Deuda Pública y Departamento de Coordinación y control del

Endeudamiento Público para lo que corresponda”.

Copia del oficio al que nos referimos en el párrafo anterior podría ser remitida al Departamento de CCEP

y al Departamento de Estadísticas y Consolidación de la Deuda Pública, aspecto que por ser un punto de

control para que se active el préstamo en el SIGADE y se inicie el seguimiento correspondiente del

préstamo, debe quedar debidamente documentado.

Lo anterior, podría ocasionar en el caso de la CN, que eventualmente se de un desfase en la oportunidad

del registro y revelación contable mediante nota a los estados financieros que prepara la Contabilidad

Nacional a una fecha determinada, para informar sobre el monto total que representa la deuda contraída

por el Estado, si no se toma en cuenta el monto correspondiente de los créditos aprobados mediante Ley

de Préstamo a partir del momento en que es publicado en el Diario oficial La Gaceta, cuyos primeros

desembolsos no se han efectuado, así como lo referente a los préstamos de la Administración

Descentralizada con garantía estatal, sobre los que se debe informar a cuánto asciende la suma total por

concepto de “pasivos contingentes”8, según corresponda.

En el caso de la Tesorería Nacional, esa información podría ayudar a las proyecciones del servicio de la

deuda pública, en cuanto a la programación de los ingresos y egresos que esa Dirección realiza para

efectos de mantener un control efectivo sobre el flujo de caja.

Actualmente aunque el procedimiento de Contratación del Financiamiento Público contempla la remisión

a lo interno de la DCP, no especifica que la misma se realice de manera formal, por lo que no siempre se

deja evidencia de esa acción, en ocasiones se hace en forma verbal y en otras se entrega físicamente sin la

firma y fecha de recibido, o se remite por correo, por parte de la Asesoría Legal de esa Dirección al

Departamento de CCEP y al Departamento de Estadísticas y Consolidación de la Deuda Pública.

6 En el artículo 1 de la Ley 8131, LAFRPP, se definen las entidades que están comprendidas dentro del ámbito de aplicación de

esa ley, a saber: La Administración Central constituida por el Poder Ejecutivo y sus dependencias, los Poderes Legislativo y

Judicial, el Tribunal Supremo de Elecciones sus dependencias y órganos auxiliares, la Administración Descentralizada y las

empresas públicas del Estado. 7 Elaborado el 2/10/09 por el Departamento CCEP

8 La garantía estatal sobre un préstamo, implica que puede generarse un gasto potencial, por lo que hay que incorporar dicha

información como un pasivo contingente. Los pasivos contingentes se reconocen en Cuentas de Orden adjuntas a los Estados

Financieros como notas, por lo que es necesario que la CN cuente con la información necesaria en esos casos.



Página 9 de 19



Dentro de las competencias conferidas al Ministerio de Hacienda como órgano rector del Sistema de

Administración Financiera en la Ley 8131, LAFRPP, se hace imprescindible una coordinación y

comunicación adecuada entre los subsistemas de Crédito Público, Contabilidad Nacional y la Tesorería

Nacional, a fin de mantener registros actualizados sobre el endeudamiento público e información precisa y

oportuna para la toma decisiones.

El artículo 80 de la LAFRPP, inciso g) dispone lo siguiente: "…g) Mantener un registro actualizado sobre

el endeudamiento público, debidamente separado, desglosado y detallado en sus categorías de interno y

externo e integrado al Sistema de Contabilidad Nacional.", y el inciso h): “Establecer las estimaciones y

proyecciones presupuestarias del servicio de la deuda pública y darles seguimiento”.

2.3 Sobre la gestión de seguimiento de préstamos externos en ejecución

2.3.1 Necesidad de establecer procedimientos para el seguimiento de los créditos

Para la realización de la labor de seguimiento de los préstamos en ejecución, la Dirección de Crédito

Público dispone de un documento denominado “Lineamientos Generales para el Seguimiento de los

Créditos en Ejecución”, remitido mediante Circular DCP-003-2009 del 24 de setiembre del 2009, a los

funcionarios del Departamento de Coordinación y Control de Endeudamiento Público (CCEP) para su

aplicación.

No obstante, se determinó que la DCP carece de procedimientos formales con el nivel de detalle suficiente

para el seguimiento de los créditos aprobados, sea para la implementación de un Proyecto o para financiar

capital de trabajo bajo la modalidad de “líneas de crédito”, que operativicen los lineamientos citados

(quién, cómo, cuando y donde), a fin de que los funcionarios que lo ejecutan conozcan su grado de

participación y responsabilidad en las actividades relacionadas con esta labor, y de esa forma asegurar de

que las mismas se llevan a cabo de una manera ordenada y sistemática, de conformidad con las

competencias conferidas a la DCP en Ley Nº 8131, LAFRPP, labor que cobra relevancia considerando

que los funcionarios del Departamento de CCEP se encuentran en un proceso de formación y

capacitación.

Para efectos de facilitar la comprensión de esta condición, en el Cuadro siguiente, se establece una

relación entre las Normas de Control Interno para el Sector Público, aplicable a algunos aspectos de

control u otros elementos que requieren ser revisados y documentados en un manual de procedimientos

para el seguimiento de los créditos, y divulgados al personal para su respectiva aplicación:

Cuadro Nº1

Relación entre la norma establecida en las NCISP y los aspectos de control

que requieren ser documentados para el seguimiento de los créditos



Página 10 de 19



Según la norma establecida en

NCISP

Aspectos que requieren ser documentados

a nivel de procedimientos

Norma 4.1 Actividades de control

-Verificación de requisitos mínimos de la información que

debe presentar la Unidad Ejecutora.

-Es preciso definir el seguimiento de la información

relevante, contemplando los puntos de control y acciones a

seguir al respecto.

-Necesidad de respaldar la información sobre los Cuadros

estadísticos del endeudamiento público que se lleva

únicamente en hojas electrónicas de Excel.

Norma 3.1 Valoración del riesgo -Definición de parámetros que permitan identificar cuáles

de los créditos en ejecución son los de mayor riesgo, previo

a la asignación de seguimiento de esos créditos.

Norma 4.4.1 Documentación y

registro de la gestión institucional

-Documentación formal de las asignaciones que realiza la

Coordinadora del Departamento de CCEP a sus

colaboradores, respecto al seguimiento de los créditos en

ejecución.

-Es importante que las reuniones con los funcionarios de las

Unidades Ejecutoras queden documentadas en minutas, en

donde se consigne al menos, los datos señalados en el

párrafo siguiente.

Normas 4.5.1 “Supervisión constante

y ”4.5.2 “Gestión de proyectos”

-Evidenciar la supervisión de la labor que ésta realiza sobre

los productos que genera el personal a su cargo,

-Las reuniones mensuales que se realizan para conocer

información relevante sobre el avance físico y financiero de

los proyectos.

Esta última a través de minutas donde se consigne al menos,

el objetivo de la reunión, la fecha en que se realiza, los

nombres de los participantes, los principales aspectos

tratados en esa reunión y las firmas de los participantes,

entre otros.

Norma 2.5.2 Autorización y

aprobación

Establecer los canales de coordinación internos, con los

niveles de aprobación y autorización de los documentos que

se generen en el proceso y la indicación de cuál o cuáles

puestos son los que deben efectuar el trámite

correspondiente, a quien deben comunicar, mediante que

gestión deben proceder.

Norma 5.6.2 Oportunidad -Establecer las pautas a seguir por la no presentación de la

información dentro de los plazos máximos establecidos, así

como los requisitos que se deberán cumplir las entidades

para el trámite de solicitud y autorización extensión del

plazo a la DCP, tales como presentar por escrito la solicitud,



Página 11 de 19



Según la norma establecida en

NCISP

Aspectos que requieren ser documentados

a nivel de procedimientos

debidamente motivada, funcionarios autorizados para dicho

trámite, entre otros.

Norma 4.4.5 Verificación y

conciliación periódica.

-Verificar la razonabilidad de los datos del crédito

suministrados por el deudor.

-Comparación con SIGADE (Sistema Auxiliar de registro

de los préstamos externos) en la DCP.

Norma 5.4 Gestión documental

Norma 5.5 Archivo institucional

Detallar aspectos mínimos que se deben considerar a nivel

del expediente:

-Contrato de préstamo

-Publicación de la Ley en la Gaceta

-Aspectos que se llevan en expediente electrónico

-Aspectos pendientes: Por ejemplo: Matriz de condiciones

previas a cumplirse.

-Personal contacto

-Los datos principales a consignar en la carátula.

-La clasificación de documentación impresa y electrónica

que se lleva del seguimiento.

Normas 5.6 Calidad de la información.

-Definición del momento, en el cual se deben registrar las

estadísticas relacionadas con la deuda pública a nivel de la

página Web del Ministerio de Hacienda, así como los datos

relacionados con el avance físico y financiero de los

proyectos, como insumo para la elaboración de los informes

semestrales de seguimiento que se remiten al señor Ministro

y a la CGR.

-Verificar la certeza de los documentos y de la fuente de

información.

-Indicación de los productos que se van a generar como

parte del proceso., entre los cuales se encuentra el informe

sobre el estado de la Deuda pública interna y externa, que la

DCP remite a la CGR, en atención al Art. 52.- Envío de

informes a la Contraloría General de la República

normativa, de la Ley 8131, LAFRPP.

Al respecto, la norma 4.2 Requisitos de las actividades de control de las NCISP, inciso e) establece:

“…Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los

manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza

similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente

establecidos, para su uso, consulta y evaluación.…”.



Página 12 de 19



Además, el artículo 15 de la Ley 8292, Ley General de Control Interno, indica: “Artículo 15 Actividades

de control. “Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares

subordinados, entre otros, los siguientes: // a) Documentar, mantener actualizados y divulgar

internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del

sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los

objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones. // b) Documentar,

mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos que definan

claramente, entre otros asuntos, los siguientes: // i. La autoridad y responsabilidad de los funcionarios

encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la institución. // ii. La protección y conservación de

todos los activos institucionales. // iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la

anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los

documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente...”

2.3.2 Aspectos a mejorar en el seguimiento de las líneas de crédito

Conforme con el Decreto N° 35222-H citado, le corresponde a la DCP, contar con un registro actualizado

del endeudamiento público, que contemple entre otras, el seguimiento de las líneas de crédito.

Artículo 20.—Del seguimiento de las líneas de crédito: “Las entidades públicas que cuentan con líneas

de crédito debidamente autorizadas deberán remitir a la Dirección de Crédito Público un informe

trimestral del estado de las líneas de crédito, que incluya montos desembolsados, montos disponibles,

cancelados, adeudados, programación de pago, rubros en que se ejecutaron los recursos, así como el

análisis técnico-financiero realizado que dio respaldo a la utilización de una determinada línea(s) durante

dicho trimestre.”

En torno a la información remitida por RECOPE a la DCP para efectos de dicho seguimiento, se

determinó lo siguiente9:

a) Se carece de un procedimiento de los aspectos de control que se deben considerar por parte del

profesional del Departamento de CCEP que le corresponde realizar la labor de seguimiento y revisión de

dicha información trimestral, a fin de asegurar de que se cumpla con lo dispuesto en la normativa

señalada.

b) En el informe de endeudamiento público que prepara mensualmente el Departamento de

Estadísticas y Consolidación de la Deuda, no se acostumbra incluir la información relacionada con el

saldo de la deuda por concepto de líneas de crédito que remite trimestralmente RECOPE10

, por lo que el

monto total del endeudamiento público que se refleja a una fecha determinada, en caso de uso de las

mismas podría estar subvaluado, y afectar la toma de decisiones por parte de los usuarios de la misma.

9 Minuta N° 6 del 28 de enero del 2010, con el funcionario Lic. José Alejandro Valderrama Velasco, Profesional

Depto. Endeudamiento Público. 10 Minuta de entrevista realizada el 28/1/10 a funcionario del Depto. de Estadística y Consolidación de la Deuda



Página 13 de 19



Respecto a que las líneas de crédito constituyen endeudamiento, se cita “…la línea de crédito como un

crédito, y en la medida que sea suscrita por una entidad pública nos encontramos ante un endeudamiento

público” (Oficio DAGJ-951-2003 de la Contraloría General de la República)11

c) La periodicidad establecida en la normativa (trimestral) para la remisión de un informe sobre

líneas de crédito, no permite que se lleve un registro actualizado sobre el endeudamiento público en forma

mensual.

d) En el informe correspondiente al primer trimestre del 2009 ; erróneamente en el oficio se

consigna: “cuarto trimestre del 2008”, remitido por RECOPE a la DCP con oficio GAF-546-2009, no se

evidencia el análisis técnico-financiero realizado por esa entidad, de las razones por las cuales tuvo que

hacer uso de este tipo de financiamiento, como uno de los requerimientos establecidos en la normativa

citada.

e) Al 28 de enero de 2010, no se ha presentado la información trimestral correspondiente a diciembre

del 2009 y setiembre del 2008, por parte de RECOPE.

f) Respecto a los montos aprobados, se presentan inconsistencias en la información remitida por

RECOPE, durante los años 2008 y 2009, pues este rubro la entidad lo toma para indicar el monto

aprobado por los bancos, no el correspondiente al aprobado por la DCP, que es el tope de endeudamiento

que puede usar, de acuerdo con lo establecido. En forma similar, también se presentó inconsistencia en

uno de los montos estimados detallados en el Anexo de proyecciones, ya que se efectúa por montos

superiores a los montos aprobados.

Sobre los aspectos señalados en los incisos d), e) y f), no se evidencia documentación alguna que respalde

la gestión de seguimiento realizada por parte del Departamento de CCEP, en cuanto a requerir a la entidad

(RECOPE) la información faltante como uno de los requisitos establecidos en la normativa mencionada, la

no presentación del informe trimestral, y la corrección de los datos que presentan inconsistencias en la

información suministrada a la DCP.

Al respecto en la comunicación oral de resultados se aclara que el Decreto es de marzo del 2009 (2 de

marzo del 2009) y se indica que se hizo uso de las cartas de crédito, las cuales constituyen financiamiento.

La falta de definición de procedimientos formalmente establecidos y debidamente divulgados al personal

para su aplicación respectiva, podría ser una de las principales causas por las cuales se presentan los

diferentes aspectos señalados en este apartado, que requieren ser revisados, con el propósito de mejorar la

gestión de seguimiento que le corresponde realizar al Departamento de CCEP, y por ende contribuir al

cumplimiento de los objetivos de la Dirección de Crédito Público.

2.3.3 Necesidad de mejorar los controles asociados con la información que remiten las unidades

ejecutoras y otras entidades que garanticen la fuente de información

11

Informe técnico N° 02-2009, del 17 de abril del 2009 de la DCP.



Página 14 de 19



No se han establecido lineamientos que garanticen razonablemente la fuente de la información que

remiten las unidades ejecutoras de las instituciones que tienen proyectos en ejecución financiados con

recursos externos, así como por parte de las entidades que cuentan con líneas de crédito, para efectos del

seguimiento que le corresponde realizar al Departamento de CCEP de la DCP, tales como el nombre y

cargo de las personas autorizadas que remitirán la información relacionada con los créditos activos, con

respaldo de las firmas respectivas, así como la obligatoriedad de notificar a esa Dirección los cambios que

se den en torno a las mismas. Este es uno de los aspectos que el Banco usualmente considera en el

contrato de préstamo como una de las medidas de precaución que debe ser cumplida por el prestatario, por

lo que es importante que la DCP tome en consideración esa norma como una sana práctica administrativa.

Por otra parte, se determinó que la información remitida por esas entidades mediante nota de remisión a la

DCP, carece del sello que se acostumbra utilizar en la emisión de correspondencia, y del detalle suficiente

que describa el tipo de información que contiene cada uno de los cuadros que se adjuntan (estado

financiero del proyecto de acuerdo plan global de inversión, estado financiero según contrapartida

nacional, situación actual del avance físico del proyecto, situación del estado de licitaciones). Asimismo,

los cuadros adjuntos a la nota de remisión señalados, no se encuentran identificados con el nombre de la

entidad de donde se origina la información, solamente aparece en el encabezado el logo del Ministerio de

Hacienda y el nombre del Departamento de CCEP, como tampoco se hace referencia de la descripción del

nombre del proyecto, ni la indicación expresa mediante nota al pie en los cuadros que contienen

información relacionada con el estado financiero, de que la fuente utilizada son los registros contables de

la entidad.

Dado el carácter de sensibilidad que tiene esta información, por ser el insumo para los informes de

endeudamiento público que prepara la DCP al señor Ministro de Hacienda a la Contraloría General de la

República y otros organismos externos, por tratarse de fondos públicos y por la materialidad de las

transacciones en cuestión, es importante que esa Dirección como ente rector del Subsistema de Crédito

Público, establezca las pautas para garantizarse la calidad y suficiencia de la información que remiten las

entidades para efectos de seguimiento.

La norma 5.6.1 Confiabilidad de las NCISP, dispone que: “La información debe poseer las cualidades

necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones

y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente”.

2.3.4 Necesidad de establecer la obligatoriedad de que las unidades ejecutoras comuniquen

oportunamente sobre hechos que impacten el Proyecto a la DCP

En caso que se den circunstancias que impidan, o amenacen con impedir, la ejecución y finalización del

Proyecto, la Dirección de Crédito Público no tiene establecido directrices sobre la obligatoriedad por

parte de las unidades ejecutoras de comunicar oportunamente a esa Dirección tales circunstancias, así

como de que éstas suministren los detalles correspondientes de todos los planes que resulten en

modificaciones importantes del Proyecto; información que sirve de insumo y que coadyuva al

cumplimiento de unos de los lineamientos generales establecidos para la labor de seguimiento, que dice:

“…El seguimiento a los créditos debe ser continuo y con una periodicidad máxima mensual, para lo cual

el Profesional debe establecer canales de comunicación efectivos con los responsables de las Unidades

Ejecutoras/Coordinadoras que tiene a cargo…”



Página 15 de 19



Si bien esa Dirección en marzo del 200912

efectuó reunión con las Unidades Ejecutoras para comunicarles

que a partir de ese momento, se iban a dar un seguimiento mensual y cambios en los formatos establecidos

para la remisión de la información semestral, a fin de lograr un seguimiento más continuo del estado del

proyecto o programa, y que mediante oficio13

, a una de esas unidades ejecutoras, le solicitó mantener

informada a la DCP de las reuniones de seguimiento realizadas con el acreedor y los acuerdos o acciones

que se decidan, es importante que esas acciones se traduzcan en una directriz que obligue a las entidades

ejecutoras de proyectos con financiamiento público a comunicar y remitir oportunamente esa información.

El artículo 118 “Deber de colaboración” del Reglamento a la Ley 8131, LAFRPP, le confiere a la DCP en

su condición de órgano rector del Subsistema de Crédito lo siguiente:”La Dirección de Crédito Público

podrá solicitar a las entidades públicas y privadas y a las Unidades Ejecutoras de proyectos financiados

con endeudamiento público, el suministro de cualquier información que requiera para el ejercicio de sus

funciones en el ámbito de su competencia.”

2.3.5 Sobre el traslado de la correspondencia y preservación de la integridad de los documentos

En la Dirección de Crédito Público, el traslado de la correspondencia externa recibida tales como

solicitudes de financiamiento, certificaciones del Banco Central de Costa Rica, dictámenes emitidos por

MIDEPLAN, informes de líneas de crédito, se efectúa sin que medie un recibido conforme por parte del

funcionario a quien le corresponde darle su atención. También se determinó que en ocasiones esa

situación se da en el caso de la comunicación interna que se genera por escrito. Si bien la Secretaria14

de

esa Dirección, lleva un registro en versión digital de a quien se le entregó el documento y en qué fecha,

existe el riesgo de que no se pueda establecer responsabilidades en caso de extravío o pérdida de un

documento en específico, que respalda el archivo de gestión de la DCP.

Además se observó que en algunos documentos originales que se reciben, se realizan anotaciones a mano

sobre el mismo por parte del Director de la DCP, en el que se consignan algunas instrucciones y el nombre

de las personas que deben leer el documento.

Esta condición no está de conformidad con las sanas prácticas aplicables para el manejo y preservación

adecuada de la correspondencia recibida y emitida, que forman parte del archivo de gestión de la DCP, en

el que algunos podrían constituirse en patrimonio documental, así como lo establecido la norma 4.1

Actividades de control de las NCISP, y lo señalado en el artículo 70 del Reglamento Ley del Sistema

Nacional de Archivos, Ley Nº 7202, que indica: "La preservación es el conjunto de medidas necesarias

para mantener la integridad de los documentos y su contenido informativo".

3 CONCLUSIONES

12

Minuta de entrevista a la señora Jeimy Villalta Mena, funcionaria del Depto. de CCEP, realizada el 23/02/10. 13

Oficio DCP-126-2009 del 27 de abril del 2009 dirigido al Coordinador de la Unidad Ejecutora del Proyecto

Hidroeléctrico Pirrís. 14 Minuta N° 5 de entrevista realizada a la Secretaria de la DCP, el 20 de enero del 2010.



Página 16 de 19



3.1 En la revisión de las dos solicitudes de financiamiento público examinadas (de un total de 5 tramitadas

en el 2009), se determinó que las mismas cumplen con los requisitos establecidos en el Decreto Nº

35222-H “Reglamento para Gestionar la Autorización para la Contratación del Crédito Público del

Gobierno de la República, Entidades Públicas y demás órganos”, sobre las cuales la DCP emitió los

informes técnicos respectivos, en donde se recomienda favorablemente el financiamiento de esos

proyectos. Ver punto 2.1.1 del presente informe.

3.2 A los funcionarios del Departamento de Coordinación y Control de Endeudamiento Público, no se les

ha asignado formalmente las funciones y responsabilidades, relacionadas con las actividades que se llevan

a cabo para la emisión del informe técnico de recomendación de las solicitudes de financiamiento público

y el seguimiento a los créditos, a fin de tener una mayor claridad en el alcance de la participación que

cada uno de ellos tiene en el marco de acción en que se desenvuelven, así como tener parámetros de

comparación para una evaluación más objetiva de su desempeño y la rendición de cuentas. Ver punto

2.1.2 del presente informe.

3.3 En el procedimiento de “Negociación, análisis de los documentos técnicos del Proyecto y legales del

crédito y recomendación de las solicitudes de financiamientos público (SFP)”, no se tienen contemplados

algunos aspectos de control que son inherentes a las actividades descritas en esos procedimientos, como

respaldo de la gestión que se realiza en el Departamento de CCEP, en cuanto a la necesidad de

documentar una serie de aspectos referentes a la asignación, las instrucciones, los análisis, la supervisión,

la elaboración de un programa de trabajo y un cronograma que faciliten el chequeo de las actividades

realizadas para la revisión de las SFP, con la firma y fecha correspondiente, como instrumento de control

que contemple los elementos y las actividades mínimas que se deben considerar conforme a la normativa

establecida para tales efectos.

Asimismo, se determinaron otros aspectos de control relacionados con la documentación que se conservan

en los expedientes de SFP que se tuvieron a la vista, en los que se incumple con algunos elementos

establecidos en el manual diseñado para ese propósito, así como la inobservancia de algunas sanas

prácticas y normas de control aplicables para el manejo y archivo adecuado de la documentación que

consta en los expedientes que se llevan sobre las SFP, lo que dificulta el fácil acceso por parte de los

usuarios de la misma. Ver punto 2.1.3 del presente informe.

3.4 No existe la práctica por parte de la DCP de informar a la Contabilidad Nacional (CN) y a la Tesorería

Nacional (TN), según corresponda, toda vez que se publica en la Gaceta la aprobación de una Ley de

préstamo, aspectos que no están contemplados como parte del procedimiento “Contratación del

financiamiento público” elaborado por esa Dirección, y a lo interno de la DCP, no siempre se deja

evidencia de la remisión de esa Ley por parte de la Asesora Legal de esa Dirección a los Departamentos

de CCEP y Estadísticas y Consolidación de la Deuda Pública,. Ver punto 2.2 del presente informe.

3.5 Se carece de algunos procedimientos formalmente establecidos y divulgados para su aplicación por

parte del personal que participa en las actividades relacionadas con el seguimiento de los créditos

aprobados, que operativicen los lineamientos generales definidos para tales fines, a fin de que los

funcionarios que lo ejecutan conozcan su grado de participación y responsabilidad en las actividades

relacionadas con esta labor.



Página 17 de 19



Asimismo, se determinaron otros aspectos de control relacionados con las líneas de crédito que requieren

ser revisadas y mejoradas en cuanto al cumplimiento de requisitos de la información remitida por las

entidades y plazos establecidos para su presentación, así como la inclusión del monto correspondiente por

este concepto en el informe de endeudamiento público que prepara el Departamento de Estadísticas y

Consolidación de la Deuda.

Ver puntos 2.3.1 y 2.3.2 del presente informe.

3.6 No se han establecido lineamientos que garanticen razonablemente la fuente de la información que

remiten las unidades ejecutoras de las instituciones que tienen proyectos en ejecución financiados con

recursos externos, así como por parte de las entidades que cuentan con líneas de crédito, para efectos del

seguimiento que le corresponde realizar al Departamento de CCEP de la DCP, según lo indicado en el

punto 2.3.3 de este informe activos.

3.7 No obstante, que la Dirección de Crédito Público ha efectuado acciones en procura de contar con

información trascendental, esa Dirección no ha establecido directrices sobre la obligatoriedad de que las

unidades ejecutoras le comuniquen oportunamente sobre hechos que impidan, o amenacen con impedir, la

ejecución y finalización del Proyecto, tales circunstancias y de que éstas suministren los detalles

correspondientes de todos los planes que resulten en modificaciones importantes del Proyecto;

información que sirve de insumo y que coadyuva al cumplimiento de unos de los lineamientos generales

establecidos para la labor de seguimiento. Ver punto 2.3.4 del presente informe.

3.8 Se determinaron algunos aspectos de control relacionados con el manejo y traslado de la

correspondencia emitida a la interno y correspondencia externa recibida en la DCP, que de no corregirse

no permite establecer responsabilidad en el caso de extravío o pérdida de un determinado documento, así

como anotaciones a mano que se realizan en documento originales que no están de conformidad con las

sanas prácticas y normas de control establecidas para la preservación e integridad de los documentos. Ver

punto 2.3.5 del presente informe.

4 RECOMENDACIONES

Al Director de Crédito Público:

4.1 Tomar las medidas correspondientes a fin de que se realice y comunique la asignación formal de

funciones y responsabilidades al personal que labora en el Departamento de Coordinación y Control del

Endeudamiento de la Dirección de Crédito Público, de conformidad con lo establecido en el manual de

cargos y las competencias establecidas a la Dirección de Crédito Público en la Ley 8131, LAFRPP. Ver

punto 3.2 del presente informe.

4.2 Ordenar lo correspondiente para que se revise y realicen los ajustes necesarios al procedimiento

“Contratación del financiamiento público”, de manera que se establezca como parte del procedimiento

a seguir, la práctica de que esa Dirección comunique formalmente los datos relevantes de los créditos

externos aprobados por la Asamblea Legislativa mediante Ley, a la Contabilidad Nacional y a la Tesorería



Página 18 de 19



Nacional, según corresponda, a partir del momento en que es publicada en la Gaceta, y en ese mismo

sentido, a los Coordinadores de los departamentos de CCEP y Estadísticas y Consolidación de la Deuda

Pública. Ver punto 3.4 del presente informe.

4.3 Ordenar que se establezcan los controles necesarios para que se garantice razonablemente la fuente de

la información que remiten las unidades ejecutoras y otras entidades, para efectos del seguimiento que le

corresponde realizar al Departamento de CCEP, en cuanto a la definición de personas autorizadas para la

remisión de esa información, la necesidad de mejorar los formatos, requisitos, la suficiencia y calidad de

la información contenida en los cuadros adjuntos relacionados con el estados financiero y avance físico

del proyecto, el estados de las licitaciones y la nota de remisión de la misma, entre otros, señalados en el

punto 2.3.3 de este informe. Ver punto 3.6 del presente informe.

4.4 Emitir directrices en torno a la información que deben remitir las entidades ejecutoras de proyectos

financiados con endeudamiento público para efectos de seguimiento, a fin de establecer la obligatoriedad

que esas entidades comuniquen oportunamente a la DCP, en los casos que se den circunstancias que

impidan, o amenacen con impedir, la ejecución y finalización de los Proyectos, junto con los detalles

correspondientes de todos los planes que resulten en modificaciones importantes del Proyecto a esa

Dirección, en su condición de órgano rector del Subsistema de Crédito Público. Ver punto 3.7 del

presente informe.

4.5 Ordenar el establecimiento de controles para que en el traslado interno de la correspondencia externa

recibida en esa Dirección, quede evidencia de la firma y fecha por parte del funcionario que recibe el

documento para su atención respectiva, al igual que los oficios que le son entregados como parte de la

correspondencia que se genera a lo interno, y se elimine la práctica de realizar anotaciones a mano en esos

oficios. Ver punto 3.8 del presente informe.

4.6 Girar las instrucciones correspondientes a la Coordinadora del Departamento de Coordinación y

Control del Endeudamiento para:

a) Establecer las medidas de control necesarias a fin de mejorar la documentación que respalda la

gestión de las solicitudes de financiamientos público, desde que se efectúa la asignación de la

misma para su respectiva revisión y análisis, hasta la emisión del informe técnico de

recomendación, así como los aspectos relacionados con la documentación que se conserva en los

expedientes de SFP, tomando en consideración las observaciones señaladas en el punto 2.1.3 de

este informe. Ver punto 3.3 del presente informe.

b) Establecer procedimientos debidamente formalizados y divulgados, con el nivel de detalle

suficiente de las actividades que les corresponde realizar a los funcionarios de ese Departamento,

relacionadas con el seguimiento a los créditos en ejecución, de conformidad con las competencias

establecidas a la DCP en la Ley 8131, LAFRPP, para lo cual es importante, que se tomen en

consideración los aspectos de control señalados en los puntos 2.3.1 y 2.3.2 de este informe, entre

otros que así se consideren. Ver punto 3.5 del presente informe



Página 19 de 19



Las recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las disposiciones del

artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo

improrrogable de diez días hábiles posterior al recibo del informe, para ordenar la implantación

de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado elevará

el informe de auditoría al jerarca, quién deberá resolver en el plazo de veinte días hábiles,

ordenando la implantación de recomendaciones de la Auditoría Interna, las soluciones alternas

propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa.

_____________________________ _____________________________

Rosibel Garro Fallas Sonia Gin Lun

Profesional de Auditoría Interna 3 Coordinadora Auditoría Área de Egresos

Documents

Dirección General de Auditoría Interna · 2014-10-27 · Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Dirección General de la Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda