POLÍTICA DE TRANSPARENCIA, ETICA EMPRESARIAL Y … · El grupo empresarial SoEnergy International Colombia, está comprometido en cumplir las leyes nacionales e internacionales y

POLITICA DE TRANSPARECIA, ETICA EMPRESARIAL Y ANTICORRUPCIÓN

Versión 0: 2017-09-05 AD-POL-02-CO

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POLÍTICA DE TRANSPARENCIA, ETICA EMPRESARIAL Y ANTICORRUPCIÓN

GRUPO EMPRESARIAL SOENERGY INTERNATIONAL COLOMBIA S.A.S.



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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO………………………………………………………………………………… 4 2. ALCANCE……………………………………………………………………...…………. 4

3. RESPONSABILIDADES ………………………………………………...……………… 4

3.1 Representante legal y Junta directiva ……………………………………….…….4

3.2 Oficial de cumplimiento …………..………………………………………….……...5

3.2.1 Comité de ética ………………………………………………….………….. 6

3.2.1 Funcionamiento del comité de ética …………….…………………..7

3.3 Responsabilidad individual …………………………………………………………. 7

3.4 Los Revisores fiscales ………………………………………………...……………. 7

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ...…………………………………………………….… 7

5. NORMATIVIDAD INTERNACIONAL DE LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN 10 5.1 Normatividad colombiana …………………………………………….…………… 11

6. SANCIONES ADMINISTRATIVAS ….…………………………….………………… 11 6.1 Régimen sancionatorio ………………………………………..…………………..11

6.2 Criterio de graduación de las sanciones ………………...………..…………… 11

6.3 Disposiciones en materia legal …………………………………….……………. 11

7. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN ………………………………………… 12

8. PRINCIPIOS ……………………………………………………………………………. 12

10. REQUERIMIENTOS PARA EL PROGRAMA DE ÉTICA EMPRESARIAL EN EL GRUPO SOENERGY INTERNATIONAL COLOMBIA……………………..……… 16

11. PRACTICAS PARA CONTRARESTAR EL SOBORNO EN EL GRUPO EMPRESARIAL EN COLOMBIA Y EN EL EXTRANJERO……………..………… 17

12. GESTÓN DE LOS RIESGOS (Identificación, evaluación y control) …….….….18

13. DIVULGACIÓN DE LA POLÍTICA Y EL PROGRAMA DE ETICA EMPRESARIAL PARA SU CUMPLIMIENTO……………………………………………..................... 21

14. MECANISMOS PARA DENUNCIAR ………………………………………………… 22

15. SANCIONES POR VIOLACIÓN A LA POLÍTICA DE ÉTICA EMPRESARIAL Y ANTICORRUPCION …………………………………………………………………… 23



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ANEXOS Anexo 1 - Política para donaciones y regalos a terceros Anexo 2 - Formato de vinculación de proveedores Anexo 3 - Cuestionario básico para las encuestas de percepción de los empleados sobre transparencia, ética empresarial y anticorrupción Anexo 4 - Política de viajes Anexo 5 - Matriz de gestión del riesgo



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1. OBJETIVO:

El grupo empresarial SoEnergy International Colombia, está comprometido en cumplir las leyes nacionales e internacionales y adoptar los estándares que rigen la transparencia ética y legal de su objeto social. El propósito de esta política es orientar y transmitir a las contrapartes que están relacionadas con el grupo empresarial: empleados, clientes, proveedores, socios, representantes legales y / o aquellas personas que se relacionan indirectamente, que en lo concerniente a los negocios y transacciones del grupo empresarial, se hacen con las mejores prácticas del mercado en un marco de ética y transparencia legal. No se aprueba ninguna forma de negocio, transacción, acuerdo, considerado como soborno, corrupción o fraude. La política de transparencia, ética empresarial y anticorrupción, está regida por los principios y directrices establecidos para el siguiente grupo empresarial:

Grupo empresarial SoEnergy International Colombia 2. ALCANCE:

La política aplica a todos los empleados que realizan operaciones y transacciones en nombre del grupo empresarial contratados en Colombia y a todas las personas jurídicas establecidas en el Art. 2 de la Ley 1778 de 2016. 3. RESPONSABILIDADES:

3.1 Representante legal y Junta directiva:

- Promover el cumplimiento del programa y asignar los recursos necesarios para su

desarrollo tales como medios de comunicación, tiempo, insumos y material requerido para la divulgación y cumplimiento del programa.

NIT Razón social 900353002-4 TERMO EBR SAS 900556098-2 TERMO LLANOS SAS 900380232-6 TERMO PETROLEO SAS 900353078-3 TERMO PROYECTOS SAS 900251464-5 TERMO RUBIALES SA ESP 900353089-4 TERMO SERVICIOS SAS 830130106-0 SOENERGY INTERNATIONAL COLOMBIA SAS



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- Promover y mantener una conducta ética y un cumplimiento de la ley, donde no se toleren conductas indebidas.

- Designar al oficial de cumplimiento /comité de ética del grupo empresarial. - Revisar los informes emitidos por el oficial de cumplimiento/ comité de ética

empresarial. - Ordenar las investigaciones por incumplimiento a esta política. - Asegurar que se presentaran las denuncias ante la autoridad competente de las

conductas o infracciones que configure la ley y su debido proceso. 3.2 Oficial de Cumplimiento La persona designada por el representante legal como oficial de cumplimiento para liderar el programa, administrar la política de transparencia, ética empresarial y antisoborno y coordinar el comité de ética, es el generalista de recursos humanos. Las responsabilidades del oficial de cumplimiento incluyen: - La actualización de la política está cargo del oficial de cumplimiento, con base en las

características propias del grupo empresarial e identificación de las fuentes de riesgo. Ver anexo 5 Matriz de gestión del riesgo.

- Deberá presentar al menos cada tres meses, informes de gestión al representante legal sobre el avance y cumplimiento de la política, es quien orienta, capacita, recibe denuncias y ordena el inicio de procedimientos internos de investigación.

- Realizar las comunicaciones y capacitaciones para la divulgación de esta política. - Realizar la evaluación de los riesgos relacionados con el soborno transnacional,

implementando la metodología definida por el grupo empresarial (AMEF). - Diseñar y aplicar encuestas para conocer el nivel de percepción de los empleados

sobre el comportamiento ético de la empresa y sus relacionados (empleados, clientes, proveedores). Ver anexo 3 Cuestionario básico para las encuestas de percepción de los empleados sobre transparencia, ética empresarial y anticorrupción.

- Vigilar la incorporación en las cláusulas en los contratos sobre la aceptación de la política.

- Asegurarse de la aceptación de la adopción de la política por parte de los empleados directos e indirectos, proveedores y clientes.

- Presentar al representante legal las denuncias que se reciban sobre violaciones de la política y las normas anticorrupción.

- Implementar las medidas preventivas ordenadas por la junta directiva y/o el representante legal.

- Atender y coordinar cualquier requerimiento interno, solicitud, denuncia sobre posibles actos de violación de la presente política.

- Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud de autoridad judicial o administrativa.



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- Implementar las acciones y programas necesarios para prevenir el soborno, de acuerdo con los riesgos evaluados.

3.2.1 Comité de transparencia, ética empresarial y antisoborno

Se asigna como un ente estratégico para promover las buenas prácticas a nivel de las conductas y la moral del grupo empresarial. Los miembros del comité de ética deben aportar a la mejora transversal y sus decisiones deben afectar e influir a todos los niveles y conformar una guía clara, transparente y rigurosa sobre cómo se actúa con los diferentes grupos de interés.

El hecho de que la alta dirección adopte la decisión de crear un comité de ética, refleja el interés por formar a sus trabajadores sobre buenas prácticas y que estos puedan extrapolar sus competencias éticas a los grupos de interés.

Los cargos asignados para la conformación del comité de ética, son: generalista de recursos humanos (Oficial de cumplimiento), gerente de contabilidad y supervisor de seguridad (suplente del oficial de cumplimiento). El Director de recursos humanos, debe ser invitado a las reuniones del comité en caso que se trate de un reporte o demanda por incumplimiento de esta política.

Dentro de sus responsabilidades, además de contribuir al cumplimiento de esta política y apoyar las actividades y requerimientos del oficial de cumplimiento, debe:

- Gestionar desviaciones: El comité de ética debe recibir, tramitar y tomar decisiones acerca de las conductas poco adecuadas descubiertas conjuntamente con la dirección de recursos humanos y el representante legal. Decidir al respecto, es una actuación basada en el reglamento interno de trabajo y lo que versa al respecto en las reuniones del comité.

- Evaluar conflictos y controversias: Dirimir situaciones controvertidas y de conflicto. Se entiende que los miembros del comité de ética, basándose en su trayectoria, valores personales y humanos, tendrán la capacidad de resolver estos casos desde una visión constructiva y beneficiosa para el grupo empresarial.

- Sancionar con base en acciones “tipificadas”: Además de los mecanismos sancionadores que prevé la ley y los internos del grupo empresarial, el comité de ética se encargará de establecer las sanciones que correspondan a los comportamientos directamente opuestos a esta política. Por ejemplo, si se da a conocer que alguno de los proveedores ha violado determinados derechos sociales, la empresa podría dejar de comprar sus productos o servicios.

- El comité de ética debe vigilar que las acciones del grupo empresarial no van en contravía de lo establecido en esta política.



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- Gestión de imagen y percepción de los terceros: Propender y mejorar la percepción que los grupos de interés tienen del grupo empresarial, de nada servirá tener grandes profesionales como empleados si, por ejemplo, el grupo empresarial es percibido entre la sociedad en general, con una mala imagen. Incidir a través de acciones responsables en todas las partes del proceso repercute positivamente en la percepción y por ende los beneficios comerciales que puedan establecerse. Poner en conocimiento la política y el programa de transparencia. ética empresarial y anticorrupción no solo con sus trabajadores, sino también con el resto de los grupos de interés, es un método efectivo para adquirir reputación positiva.

- Ser la imagen de conductas a seguir por sus actuaciones, comportamientos y decisiones con respecto a su cargo y a las tomadas por el comité.

3.2.1.1 Funcionamiento del comité

El principio de la confidencialidad será respetado por todos los miembros del comité. Los resultados del proceso de evaluación de las denuncias presentadas tendrán carácter reservado y ningún integrante podrá comentar las opiniones emitidas durante las discusiones.

El comité celebrará sesiones ordinarias de manera trimestral entre los días 10 y 25 del mes que corresponda, debiendo quedar establecido un calendario de sesiones en la primera reunión de cada año. Las sesiones se llevarán a cabo, siempre y cuando asistan los tres miembros del comité.

Sólo podrán cancelarse las sesiones en casos de fuerza mayor, en cuyo caso el oficial de cumplimiento deberá darle aviso de la cancelación a los miembros del comité, cuando menos con cuarenta y ocho horas de anticipación a la fecha prevista para su celebración.

El oficial de cumplimiento podrá convocar a sesiones extraordinarias, cuando se requiera tratar, revisar, analizar y/o resolver alguna problemática interna referida al incumplimiento de esta política.

El comité debe llevar un acta por reunión sobre los temas tratados, las decisiones tomadas y de las acciones, compromisos o medidas a tomar se formularán los acuerdos correspondientes para su seguimiento en la siguiente sesión. El oficial de cumplimiento o quien él designe será el responsable de elaborarla y conservarla para su consulta.

3.3. La responsabilidad individual

El cumplimiento de la política es obligatorio y es deber de todos los empleados y terceros del grupo empresarial.



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3.4. Los revisores fiscales “Artículo 32 de la ley 1474 de 2011. Responsabilidad de los revisores fiscales. Los revisores fiscales tendrán la obligación de denunciar ante las autoridades penales, disciplinarias y administrativas, los actos de corrupción, así como la presunta realización de un delito contra la administración pública, un delito contra el orden económico y social, o un delito contra el patrimonio económico que hubiere detectado en el ejercicio de su cargo. También deberán poner estos hechos en conocimiento de los órganos sociales y de la administración de la sociedad. Las denuncias correspondientes deberán presentarse dentro de los seis (6) meses siguientes al momento en que el revisor fiscal hubiere tenido conocimiento de los hechos. Para los efectos de este artículo, no será aplicable el régimen de secreto profesional que ampara a los revisores fiscales.”

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

Auditoría de cumplimiento: Es la revisión sistemática, crítica y periódica respecto de la debida ejecución de la presente política. Cohecho: El Código penal colombiano, define como cohecho al delito que comete un servidor público al recibir o solicitar una dádiva, utilidad o acepte promesa remuneratoria, de forma directa o indirecta a cambio de realizar u omitir un acto relacionado a su cargo, constituyendo un crimen. La falta de rectitud, buena moral y proceder propio al acceder a la retribución por la acción u omisión de las funciones oficiales, es considerada una conducta punible y se podrían cumplir condenas de 5 a 10 años en prisión. Conflicto de interés: Situación donde el negocio por relaciones financieras, familiares, políticas o intereses personales pueden influir con el juicio de las personas en cumplimiento de sus funciones dentro del grupo empresarial. Contratista: Se refiere, en el contexto de un negocio o transacción internacional, a cualquier tercero que preste servicios al grupo empresarial una persona jurídica o que tenga con ésta una relación jurídica contractual de cualquier naturaleza. Los Contratistas pueden incluir, entre otros, a proveedores, intermediarios, agentes, distribuidores, asesores, consultores y a personas que sean parte en contratos de colaboración o de riesgo compartido con el grupo empresarial. Debida diligencia: Revisión periódica que ha de hacerse sobre los aspectos legales, contables y financieros relacionados con un negocio o transacción internacional, cuyo propósito es el de identificar y evaluar los riesgos de soborno transnacional que pueden afectar al grupo empresarial y a los Contratistas. Respecto de estos últimos, se sugiere,



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además, adelantar una verificación de su buen crédito y reputación. Se define también como el proceso para evaluar la naturaleza y magnitud de los riesgos de soborno y ayuda a las organizaciones a tomar decisiones con relación a transacciones específicas, proyectos, actividades, socios de negocios y personal. Fraude: Según el diccionario de la real academia: 1. Acción contraria a la verdad y a la rectitud, que perjudica a la persona contra quien se comete. 2. Acto tendente a eludir una disposición legal en perjuicio del Estado o de terceros. 3. Delito que comete el encargado de vigilar la ejecución de contratos públicos o de algunos privados, confabulándose con la representación de los intereses opuestos. Política: Es el presente documento en el cual se incluyen recomendaciones para la adopción de los principios, cuya efectividad le permitirá al grupo empresarial identificar, detectar, prevenir y atenuar los riesgos de soborno transnacional. Negocio o transacción internacional que se realice a través de terceros: Hace referencia a los negocios o transacciones internacionales que realice el grupo empresarial través de un intermediario o contratista. Parte interesada: Persona u organización que pueden o se encuentran afectadas por decisiones o actividades conjuntas. Programa de ética empresarial: Son los procedimientos específicos del comité de ética del grupo empresarial, encaminados a poner en funcionamiento la política, con el fin de identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de soborno transnacional, así como otros que se relacionen con cualquier acto de corrupción que pueda afectar al grupo empresarial. Riesgo: Efecto de incertidumbre sobre los objetivos, combinación de las consecuencias de un evento y la probabilidad de ocurrencia del mismo. Servidor Público: Toda persona que tenga un cargo legislativo, administrativo o judicial en un Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o una jurisdicción extranjera, sin importar si el individuo hubiere sido nombrado o elegido. También se considera servidor público a un extranjero, toda persona que ejerza una función pública para un Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o en una jurisdicción extranjera, sea dentro de un organismo público, o de una empresa del Estado o una entidad cuyo poder de decisión se encuentre sometido a la voluntad del Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o de una jurisdicción extranjera. También se entenderá que ostenta la referida calidad cualquier funcionario o agente de una organización pública internacional.



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Sistema de Gestión: Conjunto de elementos que interactúan o interrelacionan dentro de una organización para establecer políticas, objetivos y procesos para alcanzar un objetivo específico, abordando una o varias disciplinas, que incluyen en sus elementos estructura, funciones, responsabilidades, planificación de operación dentro del grupo empresarial. Sociedad subordinada: Tiene el alcance previsto en el artículo 260 del Código de Comercio. “Una sociedad será subordinada o controlada cuando su poder de decisión se encuentre sometido a la voluntad de otra u otras personas que serán su matriz o controlante, bien sea directamente, caso en el cual aquélla se denominará filial o con el concurso o por intermedio de las subordinadas de la matriz, en cuyo caso se llamará subsidiaria”. Soborno transnacional: Considerado un acto en virtud del cual, una persona jurídica, por medio de sus empleados, administradores, asociados, contratistas, sociedades subordinadas, da, ofrece o promete a un servidor público extranjero de manera directa o indirecta, sumas de dinero, objetos de valor pecuniario o cualquier beneficio o utilidad a cambio de que dicho servidor público realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional. 5. NORMATIVIDAD INTERNACIONAL DE LUCHA CONTRA LA CORRUPCION El marco legal internacional para combatir la corrupción incluye la Convención de las naciones unidas contra la corrupción CNUCC, la cual entro en vigor en 2005, así como la Convención sobre la lucha contra el soborno de funcionarios públicos extranjeros en transacciones comerciales internacionales, que entró en vigencia desde 1999.

Planear

Actuar

Verificar

Hacer ETICA



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Convención Interamericana contra la corrupción, 1977 Convención de la unión africana sobre la prevención y lucha contra la Corrupción- 2003 Convenio penal sobre la corrupción -1998 Convenio civil sobre corrupción – Consejo europeo 1999- Política anticorrupción de la unión europea, art. 29 del tratado de la unión europea. Los anteriores miembros ordenan a los estados miembros, penalizar y castigar las prácticas corruptas. Tienen efecto directo sobre las empresas, estableciendo la responsabilidad para las personas jurídicas por actos corruptos, así como lo hace la Convención para la lucha contra el soborno OCDE -2009. 5.1 Normatividad colombiana: Como una de las medidas de anticorrupción, el gobierno colombiano, ha celebrado varios acuerdos internacionales, aprobados por el Congreso de la Republica, el último en el año 2012, con la Convención de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos “OCDE”, para combatir el cohecho de los servidores públicos extranjeros en transacciones internacionales. Como resultado el Gobierno sancionó la Ley 1778 del 02 de febrero de 2016 (Ley 1778 o Ley Antisoborno), estableciendo un régimen especial para imponer sanciones administrativas a las personas jurídicas involucradas en conductas de soborno transnacional. Como mandato, en el art 2º de la Ley 1778, establece que la Superintendencia de Sociedades investigará y sancionará los actos de soborno transnacional que involucren a una persona jurídica domiciliada en Colombia, sujeta o no a vigilancia o control del estado. La Superintendencia de sociedades, con fundamento en las facultades legales, en especial previstas en los art. 23 y 36 de la Ley 1778 de 2016, expide la Circular reglamentaria 100-00003 del 26 de julio de 2016, estableciendo una Guía para las personas jurídicas, para la puesta en marcha del programa de transparencia y ética empresarial. Las principales normas en Colombia se encuentran descritas en el Código Penal Colombiano, Ley 599 de 2000, Ley 1474 de 2011. 6. SANCIONES ADMINISTRATIVAS 6.1. Régimen sancionatorio La Superintendencia de Sociedades, podrá imponer una multa o varias sanciones a la persona jurídica, que incurran en conductas enunciadas en el art 2º de la Ley 1778 de 2016, de acuerdo con los criterios de graduación del art 7º de la misma Ley, con multa de hasta doscientos mil (200.000) SMLV. 6.2. Criterio de graduación de las sanciones



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Serán impuestas por el ente de control, de acuerdo con la conducta, existencia efectividad, ejecución del programa. 6.3. Disposiciones en materia penal El soborno transnacional está tipificado como delito en el Código Penal Colombiano, en el artículo 433, en términos de prisión, inhabilidades y sanciones monetarias. El representante legal, junta directiva y el comité de ética, conocen las disposiciones y las sanciones administrativas y penales por incumplimiento a las instrucciones impartidas por la Superintendencia de sociedades en materia de transparencia y ética empresarial de acuerdo con las conductas previstas en el Art. 2º de la Ley 1778 de 2016. 7. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN Con el compromiso de la alta dirección, la implementación de la política de transparencia, ética empresarial y anticorrupción fue aprobada por la junta directiva del grupo empresarial según consta en el acta No. xx celebrada el xx de junio de 2017. Adicional, fue aprobado el nombramiento del oficial de cumplimiento y el comité de ética, para garantizar la ejecución y seguimiento a la política. El grupo empresarial SoEnergy International Colombia, ha asumido el compromiso de gestionar sus actividades en los diferentes países donde tiene presencia y de un modo ético y digno de confianza acorde con lo establecido por la ley y las políticas internas. Bajo esta directriz se formulan los lineamientos sobre los cuales se rige el comportamiento de los empleados y el grupo empresarial. Los procedimientos y actividades de control contenidas en la política de transparencia, ética empresarial y anticorrupción, hacen parte de la cultura corporativa y fomentan las buenas prácticas de sana competencia, disciplina, respeto, buena fe y rechazando los negocios ilícitos; todos ellos orientados hacia la legalidad. La política constituye una herramienta para salvaguardar la confiabilidad y la reputación del grupo empresarial, a los accionistas y partes interesadas, resolver los conflictos de interés, evitar relaciones con contrapartes relacionadas en actividades delictivas y asegurar que todas las contrapartes son tratadas bajo los valores y principios allí contemplados. La presente política es de estricto cumplimiento y se deben tomar las acciones para su socialización, comprensión y aplicación.



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8. PRINCIPIOS:

La política de transparencia, ética empresarial y anticorrupción aplicará los siguientes principios, su comunicación y seguimiento debe ser de carácter permanente:

8.1 Competencia leal

El grupo empresarial promueve su negocio de una manera activa, competente y ética en cumplimiento de las leyes aplicables en materia de competencia y comercio leal en todos los países en los que opera evitando tener ventajas sobre los demás, ya se trate de clientes, proveedores o competidores.

8.2 Conflicto de interés

Todos los empleados actuarán dando prioridad a los intereses del grupo empresarial sobre los propios o los de terceros. No se permite a ningún empleado ofrecer a personas o empresarios ni recibir o aceptar de éstos algún tipo de beneficio, que pueda poner en peligro o parezca poner en peligro la capacidad para adoptar decisiones empresariales objetivas y equitativas.

No podrán desempeñar cargos, funciones o representaciones en empresas competidoras, empresas proveedoras de bienes y servicios o en sociedades que ostenten una forma de dominio o control en empresas de la competencia.

Deberán previamente informar al grupo empresarial la aceptación de cualquier cargo, designación o nombramientos ajenos al grupo, que puedan condicionar su independencia y dedicación profesional a la empresa.

La existencia de este tipo de situaciones no implica que se descarte el relacionamiento comercial, profesional o en cualquier otro carácter con algún tercero, lo que se busca es que los empleados procedan a la revisión de la información a fin de evaluar y asegurar que no existan eventos que puedan ser causa de un perjuicio para el grupo empresarial.

8.3 Parentesco

Se entiende por parentesco la relación entre padres e hijos, nietos y abuelos, hermanos, primos, tíos y sobrinos, suegros, yernos, nueras, cuñados, esposos o compañeros permanentes.

Es deseable para el grupo empresarial que no exista entre sus empleados con subordinación directa, parentescos de consanguinidad o afinidad, con el único fin de proteger al grupo empresarial y a los propios empleados de potenciales conflictos que afecten la armonía y el clima laboral del mismo.

Ante situaciones de esta naturaleza, que no hayan sido eliminadas a través de la política integral de gestión humana, en el capítulo referente a contratación de personal, será



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necesario informar el caso con el fin de analizar posibles conflictos y decidir las acciones a seguir, las cuales podrán contemplar la reubicación de empleados.

Los empleados y contratistas no deben relacionarse con grupos al margen de la Ley, es su obligación poner en conocimiento de los directores y gerentes cualquier circunstancia que pueda ser interpretada en contravía de esta directriz.

Toda contratación que realice el grupo empresarial debe sujetarse a las disposiciones del sistema de gestión y control para la prevención del riesgo del lavado de activos y financiación del terrorismo SGC-LAFT.

8.4 Utilización de la información

El grupo empresarial exige a sus empleados que se abstengan de utilizar la información obtenida durante el desarrollo de su labor o aquella que se considera privilegiada a la que tenga acceso por el tipo de labor desarrollada. Trasladar la información del grupo a terceros fuera o a su interior sin el VoBo. de su superior o de la persona encargada de administrarla, resulta inadmisible, sacar provecho para sí o para terceros es igualmente prohibido y repercutirá en acciones legales. La información de las bases de datos del grupo debe administrarse y controlarse según lo dispuesto en la política de protección de datos personales.

8.5 Relaciones laborales

A fin de garantizar una adecuada convivencia entre las personas que laboran al interior del grupo empresarial o a su servicio, se hará necesario tomar en cuenta algunos comportamientos sugeridos que permitan esta armonía y deriven a su vez en cumplimiento de las metas y objetivos del grupo empresarial.

8.6 Orientación al cliente

Todos los empleados del grupo empresarial basarán su comportamiento en la eficacia, profesionalismo, mentalidad del servicio y colaboración, buscando la máxima satisfacción de nuestros clientes aportándoles soluciones competitivas y de calidad. Deberá primar el trato amable, cortés y con actitud de servicio. La información que se brinde a los clientes debe ser clara y correcta, encausando las solicitudes y reclamaciones por los canales formales. Este principio aplica para todo tipo de clientes.

8.7 Liderazgo

En el caso de tener la responsabilidad de liderar un equipo al interior del grupo empresarial, se ha de prestar especial atención a la motivación y desarrollo profesional de los mismos, comprometiéndose a propiciarles oportunidades de desarrollo con base a los méritos y sus aportes profesionales. Por tanto, se fomentará su formación y aprendizaje, reconociendo de manera específica sus esfuerzos y logros.



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8.8. Uso de recursos del grupo empresarial

Los bienes que posee el grupo empresarial están para su servicio y a tal efecto, no habrán de recibir uso distinto, salvo las expresas autorizaciones que previamente se obtengan de parte de la junta directiva. Los bienes del grupo son responsabilidad de todos y por ello estamos directamente obligados a evitar su malversación, sustracción, pérdida, destrucción o uso inadecuado.

8.8. Salud y seguridad en el trabajo

Ninguna persona al servicio del grupo empresarial admitirá, ni ejecutará ninguna acción que atente contra la vida, salud e integridad propia o de cualquiera de los empleados o contratistas, siendo deber personal el cumplimiento de las prácticas, procedimientos y políticas dispuestos para tal fin y el reporte de cualquier hecho que atente contra estos.

8.9 Compromiso con el medio ambiente

Todos los colaboradores del grupo empresarial han de comprometerse activa y responsablemente con la conversación del medio ambiente, para lo cual cumplirán las exigencias legales; se comprometerán con la política y los programas medioambientales implementados y actuarán con la máxima diligencia a fin de corregir cualquier daño al medio ambiente.

8.10 Comunidades

El grupo empresarial partirá del respeto de las creencias, cultura e ideologías de las diferentes comunidades en las cuáles hace presencia; trabajará con ellas en el logro de las metas comunes, cumpliendo los compromisos y obligaciones legales a que haya lugar.

Tales compromisos y obligaciones frente a las comunidades únicamente podrán ser acordadas, pactadas y adquiridas a nombre del grupo empresarial por las personas autorizadas y facultadas para ello.

De igual forma la contratación de personas con algún grado de consanguinidad será restringida a no poseer subordinación alguna, dicha situación debe regirse por lo establecido en el numeral 8.3 de esta política.

8.11 Manejo de proveedores

Todos los empleados con responsabilidad sobre la elección y negociación con proveedores verificarán que los mismos cumplan con los requerimientos en materia del sistema de gestión y control para la prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo SGC-LAFT del grupo empresarial, los requisitos de calidad y demás establecidos para la fabricación, distribución y garantía de sus productos o servicios.

8.12 Imagen y reputación del grupo empresarial



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Para el grupo empresarial, la visión pública que de ella se tenga, resulta vital para el logro de sus objetivos. Por ello sus trabajadores han de entender que su comportamiento e imagen personal tienen un efecto en la asociación que de ellos se hace como empresa. Por esta razón, el decoro, el respeto en sus relaciones interpersonales y el cumplimiento de sus deberes cívicos y comerciales serán prioridad.

Por ninguna razón, comportamientos y acciones individuales pueden comprometer al grupo empresarial con tendencias religiosas, políticas, sociales o culturales.

Ningún empleado dará declaraciones en nombre del grupo empresarial, a menos que exista una clara autorización de la alta dirección para ello, en caso de incumplimiento de esta directriz, se tomarán las acciones pertinentes.

Se implementarán programas de transparencia e integridad contra la corrupción, que contengan como mínimo lo establecido en el capítulo 9 de esta política.

8.13 Comunicación

Dada la importancia de la labor desarrollada por el grupo empresarial en cada una de las zonas y países donde realiza sus operaciones, se establece que los canales o medios de comunicación deben estar al alcance de los empleados, deben disponerse según el tipo de datos a comunicar, deben ser eficientes y funcionales. Las comunicaciones para el grupo empresarial deben regirse bajo la característica de la oportunidad, integridad y protección que corresponda. Este principio debe cumplir con lo establecido por la política de protección de datos personales y demás aplicables.

8.14 Archivos

Mantener los registros y evidencias necesarias para demostrar hasta donde sea posible el cumplimiento de las actividades internas y los requerimientos legales, es una obligación y un compromiso que adquiere el grupo empresarial, a fin de acreditar de manera documental su filosofía, conocimiento y su forma de proceder.

8.15 Recursos

La junta directiva y el representante legal deben asegurar el suministro de recursos económicos, humanos y tecnológicos que requiera el comité de ética del grupo empresarial para el desarrollo y cumplimiento de esta política asegurando su cumplimiento y eficacia.

9. REQUERIMIENTOS PARA EL PROGRAMA DE TRANSPARENCIA, ÉTICA EMPRESARIAL Y ANTICORRUPCIÓN EN EL GRUPO EMPRESARIAL SOENERGY INTERNATIONAL COLOMBIA



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El programa de ética empresarial comprende el diseño, revisión, aprobación, seguimiento y divulgación de la actuación de las contrapartes y el grupo empresarial en esta materia, debe actualizarse todas las veces que se requiera o cuando la ley lo exija y debe conservarse evidencia de su realización. El programa tiene un fin de evitar, detectar e investigar y remediar cualquier forma de conducta indebida en cualquier actividad que desarrolle el grupo empresarial y como mínimo debe contener: - Límites para donaciones y entregas de regalos a terceros. Ver anexo 1 a esta política. - Regulaciones y pago de comisiones a empleados y contratistas de negocios o

transacciones internacionales o nacionales, según otrosi al contrato de trabajo. Ver otrosi al contrato de trabajo del personal correspondiente (área comercial).

- Política de gastos de entretenimiento, alimentación, hospedaje y viaje. - Sistemas de control y auditoria conforme al art. 207 del Código de comercio

(funciones del revisor fiscal) y las normas contables aplicables. - Procedimientos sancionatorios de conformidad con las normas legales. - Los canales adecuados y de confidencialidad para denunciar actividades

relacionadas con soborno transnacional o cualquier otra práctica corrupta. Ver capítulo 12 de esta política.

- Medios para divulgar el programa de ética empresarial a las contrapartes internas y externas y controlar su cumplimiento. Ver capítulo 12 de esta política.

- Condiciones a los proveedores o contratistas para su contratación en lo referente al conocimiento y cumplimiento de la presente política. Ver anexo 2 Formato de vinculación de proveedores.

- Recursos y medidas operativas, físicas, económicas y tecnológicas dispuestas por el representante legal y la junta directiva para el adecuado cumplimiento de las labores del comité de ética del grupo.

- Medio de denuncia (correo electrónico). Ver capítulo 13 de esta política.

10. PRACTICAS PARA CONTRARESTAR EL SOBORNO EN EL GRUPO EMPRESARIAL EN COLOMBIA Y EN EL EXTRANJERO

Los empleados que por su labor realizan negocios a nombre del grupo empresarial en Colombia o en el exterior no podrán: - No se deben ofrecer, dar, prometer, autorizar, dinero, cualquier bien-material o así no

lo sea (dinero en efectivo, regalos, prestamos, comidas, viajes, alojamiento, atenciones, tarjetas de regalo, prestamos) a ningún servidor público o persona natural o persona jurídica, con el fin de obtener, retener, direccionar negocios o proceso



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licitatorio a cualquier persona, para obtener una ventaja inapropiada o concepto favorable con gastos a cargo del grupo empresarial o de su dinero propio.

- No pueden hacerse pagos, regalos, beneficios a través de intermediarios. - No puede ocultarse o disfrazarse los regalos a través de otros registros de gastos. - No deben realizarse aportes, contribuciones a campañas políticas, a nombre de la

compañía directa o indirectamente, mediante pagos, publicidad, o a cualquier entidad relacionada con un cargo político.

- Los gastos de representación (viaje, comidas, regalos) solo se contemplan para el empleado en función del cumplimiento de su labor, la cual debe contar con la aprobación del director del área, quien es responsable de vigilar que se cumplan los lineamientos de la política de ética empresarial.

- No se autorizan anticipos para gastos de empleados públicos, con cargo a alguna de las compañías del grupo empresarial.

- Si se trata de un ex servidor público contratado por el grupo empresarial, en ningún caso se podrá hacer uso de la información confidencial del grupo empresarial o del ente gubernamental o tráfico de influencias en razón al cargo que desempeña o desempeñó.

- Implementar un programa para combatir el soborno, fraude y cualquier actividad u operación considerada corrupta.

- Aplicar las políticas que orientan el comportamiento ético del grupo empresarial. - Realizar la evaluación de gestión de riesgos que afecten el cumplimiento de las

políticas o lineamientos en la materia. - Elaborar encuestas para medir el nivel de percepción de la ética empresarial. - Elaborar las comunicaciones internas y externas sobre la adopción de la política. - Realizar capacitaciones sobre la adopción e implementación de la política

anticorrupción y antisoborno. - Cumplir la normatividad legal nacional y las normas internas que se encuentren

vigentes. - Prohibir cualquier participación en situaciones o transacciones de forma directa o

indirecta consideradas como soborno o fraude. - Promover la debida diligencia y auditoria de cumplimiento con el objeto de identificar

contingencias de posibles actos de soborno transnacional, que pueden afectar al grupo empresarial.

- Promover la transparencia y la ética empresarial en los negocios, actividades y procesos que realiza el grupo empresarial.

11. GESTIÓN DE LOS RIESGOS (Identificación, evaluación y control) Se realizarán periódicamente evaluaciones de riesgos de soborno, una vez sean identificados aquellos aplicables al grupo empresarial teniendo en cuenta: el tamaño, la estructura, los lugares y sectores en que opera, la naturaleza, escala y complejidad de las



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actividades y operaciones, el modelo de negocio de la organización, la naturaleza y el alcance de las interacciones con los funcionarios públicos. Los riesgos identificados se deben analizar, evaluar, esta evaluación contempla la adecuación y eficacia de los controles existentes en el grupo empresarial para mitigar los riesgos de soborno evaluadas. Se revisará la evaluación del riesgo de soborno, periódicamente para que los cambios y la nueva información puedan ser evaluados adecuadamente en función de la periodicidad y la frecuencia definidas. La información documentada que demuestre que la evaluación del riesgo de soborno se ha realizado y utilizado para diseñar o mejorar la política establecida, se debe conservar en archivo.

Las actividades que generen este tipo de riesgo se analizan con base en la metodología AMEF (Análisis de modo y efecto de la falla) metodología propuesta por Thomas Carbone y Donald Tippet presentado en su artículo "Project Risk Management Using the Project Risk FMEA" traducido sería “Gerencia de Riesgos usando el AMEF para riesgos de Proyectos", el documento antes mencionado se ha implementado con algunas modificaciones para ser utilizado como una herramienta para la gestión de riesgos en el grupo empresarial SoEnergy International Colombia. El AMEF (Análisis del Modo y Efectos de la Falla) es una metodología utilizada para reconocer y/o identificar las fallas potenciales de un proceso o diseño de un producto, que generalmente se realiza en la planificación (antes que estas ocurran) con el propósito de eliminarlas o de minimizar el riesgo asociado a las mismas. Algunos de los objetivos de la metodología seleccionada son: - Determinar los efectos de las fallas potenciales en el desempeño del sistema. - Identificar las acciones que podrán eliminar o reducir la oportunidad de que ocurra la

falla potencial. - Analizar la confiabilidad del sistema - Documentar los riesgos - Priorizar los riesgos de una manera cuantitativa Básicamente la evaluación del riesgo se obtiene multiplicando la severidad del efecto (consecuencias) por la probabilidad de falla (ocurrencia), por la probabilidad de detección (controles), en este caso se debería hacer una evaluación para cada riesgo. Esta operación arrojará NPR (Número de prioridad de riesgo) el cual permitirá determinar cuáles son aquellos en los que con urgencia de deben plantear las acciones preventivas. El NPR, debe alcanzar su calificación mínima; si con las acciones tomadas no se logra, se debe continuar el análisis y el planteamiento permanente de acciones preventivas.

Severidad Ocurrencia Detección NPR



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x x x =

Valores propuestos por Carbone y Tippet. Un riesgo dado pudo tener múltiples modos de falla potencial, y en este caso, se debe realizar una calificación para cada uno de ellos. El valor del NPR indicará cuales son los riesgos que presentan mayor puntaje (ver tabla a continuación), lo cual proporciona una dirección para la planificación de la respuesta a los riesgos priorizándolos según sus puntajes, existen casos en que varios riesgos presenten un mismo puntaje lo cual hace más difícil la selección, tomando en cuenta esta situación, el oficial de cumplimiento / comité de ética responsable de este proceso determinarán los valores que se considerarían los riesgos más críticos. Los riesgos se evalúan y se clasifican según los siguientes niveles considerando el impacto generado en el grupo empresarial y de acuerdo con ello se realiza la priorización de las medidas preventivas:

IMPACTO CONCEPTO VALOR NPR Bajo Moderado <100

Medio Aceptable 101-200 Alto Inaceptable >201

Después de identificar el riesgo crítico, el próximo paso que el equipo debe considerar es realizar las estrategias de control tales como evitarlo, reducirlo, aceptarlo o transferirlo (ver más delante). Después de estas acciones se realiza un re cálculo de los valores del Puntaje de riesgo y del NPR, a fin de evaluar si las acciones preventivas tomadas bajan el puntaje de los valores que fueron encontrados críticos. El oficial de cumplimiento / comité de ética son los responsables de realizar el seguimiento a las acciones preventivas que controlarán los riesgos en las fechas definidas y conservando los soportes que evidencian su cumplimiento, de igual forma; son responsables por evaluar nuevamente el estado del riesgo para determinar el NPR del riesgo y determinar las nuevas acciones preventivas en caso de encontrarse en una calificación alta. Algunos de los beneficios obtenidos por la aplicación de la metodología son: - Se reduce el tiempo que se pasa planificando un plan de contingencia ante un riesgo.



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- El equipo de riesgo reacciona con las medidas necesarias según la clasificación de severidad de los riesgos, dando tiempo necesario para crear un plan de respuesta preventivo mejorando a cada actividad analizada.

- Se obtiene una guía de “Identificación y control de riesgos" que puede ser utilizada en proyectos similares en el futuro, ampliando la documentación que según corresponda.

- Se implementa una herramienta avanzada del riesgo que es simple y que posee un fácil manejo y aceptación, ya que promueve el trabajo en equipo, la generación de ideas importantes y la documentación del plan de riesgos en una etapa temprana que garantiza el éxito de las acciones preventivas.

- Si es utilizado correctamente, se logrará minimizar los riesgos y así mismo se cumplirán los objetivos de control para el LAFT.

NOTA: En el formato AMEF aprobado (Hoja 1 del anexo 5) se describe la forma de evaluar / calificar los criterios de severidad, ocurrencia y detección y su correlación. El grupo empresarial podrá determinar y adoptar los controles o medidas conducentes a controlar el riesgo, para estos efectos, se definen las metodologías para determinar los controles y su aplicación y se definen en el programa de ética empresarial. Los controles son las políticas, actividades y procedimientos que se desarrollan, para eliminar o mitigar los riesgos adversos, y garantizan que las directrices asumidas se lleven a cabo y los riesgos se gestionen de tal manera que se cumplan los objetivos. El control se debe traducir en una disminución de la posibilidad de ocurrencia y/o del impacto del riesgo en caso de materializarse. Debe reiterarse que siempre los controles se deben aplicar en todas las actividades de riesgo identificadas. Opciones de tratamiento – determinación de controles: Las opciones de tratamiento de los riesgos pueden ser las siguientes: - Evitar el riesgo: El grupo empresarial decidirá evitar el riesgo y no realizar la actividad

que probablemente lo generaría, si su tratamiento no es efectivo o la implantación de los controles resulta muy costosa.

- Reducir la probabilidad de ocurrencia de los riesgos o reducir las consecuencias: Se adoptarán políticas, procedimientos, actividades o medidas (controles), tendientes a reducir la probabilidad de ocurrencia de un riesgo y/o minimizar la severidad de su impacto. Dada la naturaleza del impacto de los riesgos asociados en la gran mayoría de ellos no es mucho lo que se puede hacer para reducir o controlar las consecuencias, por ello la prioridad en el tratamiento de los riesgos, es trabajar en las acciones para controlar la probabilidad.



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Sin embargo, en aquellos casos, en los que sea posible adoptar acciones tendientes a reducir o controlar las consecuencias o el impacto, el grupo empresarial debe adoptar las acciones pertinentes.

- Aceptar los riesgos: El grupo empresarial solo debería aceptar los riesgos asociados que tengan un nivel bajo. La aceptación de un riesgo sugiere que el riesgo ya está dentro de las tolerancias del riesgo, o que después de tratado, el riesgo residual se encuentra dentro de un nivel bajo. El grupo empresarial podrá aceptar los riesgos bajos y los monitoreará, con el fin de confirmar que se mantienen dentro de dicho límite, esta actividad hace parte de la etapa de seguimiento.

- Transferir los riesgos: Transferir un riesgo implica, que otra parte soporte o comparta el riesgo. Por la propia naturaleza del riesgo de ética empresarial y anticorrupción, no es posible legalmente transferir estos riesgos a terceros.

12. DIVULGACIÓN DE LA POLÍTICA Y EL PROGRAMA DE ETICA EMPRESARIAL PARA SU CUMPLIMIENTO

La divulgación se realizará a través de la página web del grupo empresarial www.soenergy.com para que tanto empleados, clientes y proveedores, contratistas y terceros estén informados y el acceso sea de manera permanente. De igual forma, será enviada a través del correo electrónico a clientes, proveedores y contratistas.

Se cubrirán los siguientes frentes con el propósito de dar a conocer esta política a todos los empleados del grupo empresarial según corresponda:

En el momento de la contratación: Una vez el candidato sea seleccionado para el cargo correspondiente, adjunto al contrato de trabajo le será entregada una copia de la versión vigente de la Política de transparencia, ética empresarial y anticorrupción por el área de nómina y contratación, quien es responsable que el nuevo trabajador la lea, la comprenda y la firme en señal de conocimiento. Dicho soporte se conservará en la hoja de vida del trabajador. Lo anterior aplica para todos y cada uno de los cargos que se ocuparán en Colombia sin excepción. En la inducción: De acuerdo a las fechas programadas para la realización de la Inducción del grupo empresarial, se debe invitar a todos los empleados nuevos que ingresaron en el periodo y allí mismo el facilitador asignado en recursos humanos, deberá presentar una síntesis de la política asegurándose que es comprendida por cada uno de ellos. Se debe dejar soporte de su realización. En la reinducción: Teniendo en cuenta la fecha establecida para la reinducción de los empleados, se retomarán los temas relevantes de la presente política y en especial, los cambios recientes que haya tenido y que sean de su interés y aplicabilidad, dejando evidencia de su realización.



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La divulgación del programa de ética debe realizarse en la inducción al personal, enunciando los puntos principales del capítulo 9 de esta política, cualquier requerimiento de carácter legal o de terceros, debe atenderse oportunamente con base a lo aquí estipulado y de ser solicitado; las evidencias de su cumplimiento.

13. MECANISMOS INTERNOS PARA DENUNCIAR

El grupo empresarial ha dispuesto de un correo electrónico lí[email protected] , administrado directamente por el oficial de cumplimiento / comité de ética, por medio del cual los empleados, sus representantes y cualquier tercero, de manera segura y confidencial notifica cualquier sospecha de violación a la política de transparencia, ética empresarial y anticorrupción.

Las denuncias deben ser realizadas por los empleados desde su correo electrónico corporativo y quienes no cuenten con ello, pueden realizar las denuncias desde su correo personal siempre y cuando se identifiquen con nombre, cédula, cargo y área a la que pertenece. En caso que la denuncia sea realizada por un tercero, debe registrar nombre, identificación, ciudad y datos de contacto (domicilio, número telefónico y nombre de la entidad a la que pertenece –si aplica-).

El grupo empresarial se compromete que toda denuncia será investigada y la información suministrada y pruebas se mantendrán confidencialmente, protegiendo a la persona que denuncia violaciones a la política.

No se tolerarán las falsas denuncias o de mala fe, la cual se considera como una violación a la política de transparencia, ética empresarial y anticorrupción y se tomarán las medidas respectivas sancionatorias.

14. SANCIONES POR VIOLACIÓN A LA POLÍTICA DE ÉTICA EMPRESARIAL Y ANTICORRUPCION

Las sanciones que aplicará el grupo empresarial ante el incumplimiento de la política de transparencia, ética empresarial y anticorrupción puede resultar en faltas graves para los empleados directos y/o sus representantes. Se impondrán sanciones o medidas disciplinarias a los empleados involucrados en prácticas corruptas o violaciones a las disposiciones contenidas en la política con base en el reglamento interno de trabajo.

El proceso de denuncia e investigación de las conductas reportadas obedecerá a lo establecido por el reglamento interno de trabajo, el comité aportará a la investigación en los re y evidencias al director de recursos humanos, garantizando el debido proceso antes de imponer las sanciones disciplinarias.



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Es obligación del representante legal y del oficial de cumplimiento, poner en conocimiento de la Superintendencia de sociedades sobre los actos considerados como corrupción.

El grupo empresarial no cubrirá gastos asociados a la defensa de empleados o sus representantes, por sanciones impuestas por la violación a la política de transparencia, ética empresarial y anticorrupción y la ley.

DANNY LOPEZ PEDRO BARRETO Gerente Contable Gerente Administrativo y Financiero

REVISÓ APROBÓ



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ANEXOS



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ANEXO 1

POLÍTICA PARA DONACIONES Y REGALOS A TERCEROS



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ANEXO 2

FORMATO DE VINCULACIÓN DE PROVEEDORES



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Nombre o razón social: RUT: Cédula:Sigla Teléfono: Fax:Ciudad: Departamento: País:Correo electrónico: Código postal: Apartado:

Proveedor de bienes Proveedor de servicios de salud Entidad FinancieraProveedor de servicios generales Industrial Entidad EstatalProveedor de otros servicios Otra indique cuál? ________________________

Régimen IVA: Común Simplificado Gran contribuyente No responsableAutoretenedor: Si No Si la respuesta es SI, indique número de Resolución: ___________ ___________

Persona Expuesta Públicamente

¿ Por su cargo o actividad maneja recursos públicos? Si No¿ Por su actividad u oficio, goza de reconocimiento público general? Si NoSi alguna de las preguntas anteriores es afirmativa por favor especifique:

¿ Tiene algún vínculo familar con alguna persona que cumpla con las características anteriores? Si NoSi su respuesta es Si, por favor especifique nombre completo:

Entidad Bancaria: No. CuentaSWIFT/REG Tipo de cuentaCiudad Departamento PaísTipo de moneda para pago Pesos Dólares Euros Otra

Representante Legal: Moneda para sus transacciones:Contacto Financiero: celular No:Contacto Comercial: celular No:

NO SI

NO SI

POR SU ACTIVIDAD ECONOMICA ESTA OBLIGADO A CUMPLIR CON ALGUN DECRETO O NORMA QUE LO ACREDITE COMO TAL?

SI NO CUAL?En caso de que su respuesta sea afirmativa anexar documento que lo soporte

Autorizado por: Firma

Por favor adjuntar los siguiente documentos:* Fotocopia del Registro ünico Tributario* Fotocopia Cedula Representante Legal* Certificado de la Cámara de Comercio vigente.* Certificación de la cuenta bancaria para transferencia electrónica* Dos referencias comerciales* Certificaciones de Calidad u otras Certificaciones* Formato de CuEstionatrio de Conocimiento del Proveedor- Persona Jurídica.* Estados financieros de los últimos dos años.* Si es persona natural por favor adjuntar pagos a seguridad social

PARA USO EXCLUSIVO DE LA COMPAÑÍA

FORMATO DE VINCULACION DE PROVEEDORESVersión 0: 2016-05-04

Posee Sistemas de calidad implementados y certificados

PRC-FOR-00-COPagina 1 de 1

2. CLASIFICACIÓN

3. INFORMACIÓN FINANCIERAPagos (Transferencia electrónica)

Contrata personal calificado para desarrollar las labores claves NO SITiene procesos bien definidos para monitorear la satisfacción del cliente y actúa cuando se requiere

FIRMA Y SELLO DEL PROVEEDOR

LA FIRMA DEL PRESENTE DOCUMENTO POR PARTE DEL PROVEEDOR IMPLICA QUE LA INFORMACIÓN AQUÍ CONTENIDA ESVERDADERA Y AUTENTICA. EL PROVEEDOR SE COMPROMETE A ACTUALIZAR ESTOS DATOS CUANDO SEA NECESARIO.

4. INFORMACIÓN ADICIONAL

5. INFORMACION SISTEMAS DE CALIDAD

6. CALIFICACIONES ESPECIALES

Fecha de vinculación o actualización dd/mm/aa:

Estimado proveedor, recuerde que es requisito indispensable para su vinculación, el conocimiento de la política de transparencia, etica empresarial y anticorrupción del grupo empresarial SoEnergy International Colombia, publicada en nuestro portal web www.soenergy.com, una vez recibidos los documentos aquí solicitados, daremos

por entendido este requerimento. Agradecemos su amable atención y apoyo en este tema que es prioridad en nuestra compañía.

Hace mediciones a sus procesos y producto a fin de detectar oportunidades de mejora NO SI

1. INFORMACIÓN DEL PROVEEDOR

cuáles?_____________________

Tiene identificados sus procesos clave y generan registros. NO SI

DV

ANEXO 3



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CUESTIONARIO BÁSICO PARA LAS ENCUESTAS DE PERCEPCIÓN DE LOS EMPLEADOS SOBRE TRANSPARENCIA,

ÉTICA EMPRESARIAL Y ANTICORRUPCIÓN

1. ¿Conoce la política de transparencia, ética corporativa y anticorrupción del grupo empresarial?, Si su respuesta es sí, indique desde su puesto de trabajo cómo aporta a su cumplimiento.

2. ¿Considera que se han comunicado eficazmente la política y el programa de transparencia, ética empresarial y anticorrupción dentro del grupo empresarial?

3. ¿Qué nivel de compromiso considera que tienen los empleados del grupo empresarial con relación al tema? Describa nivel de compromiso en términos de aplicación de los principios, gestión del programa, responsabilidades individuales, oportunidades para mejorar la reputación del grupo empresarial, forma de tratar conflictos, actuación interna y externa del grupo, comportamientos, decisiones, entre otros; ¿según su percepción?

4. ¿El grupo empresarial toma acciones de formación o sensibilización internas que incluya contenidos de transparencia, ética y anticorrupción con el fin de inculcar, mantener y fortalecer los principios de la política en los empleados? En caso de ser sí o no, comente su respuesta.

5. ¿Cómo considera que es la percepción de terceros, clientes y proveedores frente a la cultura organizacional del grupo, basados en la transparencia, la ética y la anticorrupción?

6. ¿Qué acciones o actividades sugiere para la concientización e interiorización de la política a nivel de los empleados en pro de mejorar la ética empresarial del grupo?



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ANEXO 4

POLÍTICA DE VIAJES



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ANEXO 5

MATRIZ DE GESTIÓN DEL RIESGO

Documents

POLÍTICA DE TRANSPARENCIA, ETICA EMPRESARIAL Y … · El grupo empresarial SoEnergy International Colombia, está comprometido en cumplir las leyes nacionales e internacionales y