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Manual de Usuario de Octopus, Sistema de Gestión y Control Gerencial desarrollado por Mabuya Soft. Versión 1.0 - May/2015
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Manual de Usuario Octopus
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Manual de Usuario Octopus
Índice INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................... 3
Acceso a la Aplicación: .......................................................................................................................... 4
Pantalla de Inicio del rol Trabajador ................................................................................................. 5
Pantalla de Inicio del rol Administrador de la Configuración ............................................................ 6
Funcionalidades: ............................................................................................................................... 6
Inicio ............................................................................................................................................. 6
Estructura. .................................................................................................................................... 7
Tareas. ........................................................................................................................................ 11
Notificaciones. ............................................................................................................................ 25
Solicitudes. .................................................................................................................................. 26
Logs. ............................................................................................................................................ 29
Perfil. ........................................................................................................................................... 29
Salir del programa. .............................................................................................................................. 31
Requisitos del programa………………………………………………………………………………………………………………….31
Manual de Usuario Octopus
INTRODUCCIÓN El manual le permitirá aprender a utilizar todas las funcionalidades del sistema Octopus, creado por
el “Centro de Desarrollo de Mabuya Soft”, que permite mantener un control total del funcionamiento
de su organización. El mismo permite estar al tanto de cada suceso que ocurra en su empresa, incluso,
sin estar presente.
Todos los usuarios de la aplicación van a estar agrupados en dos grandes roles: Administrador de
configuración y Trabajador, incluso puede existir casos en que un usuario pueda tener al mismo
tiempo ambos roles. Los permisos son un mecanismo que se le aplica a cada usuario de la aplicación
para ofrecerle ciertas libertades a la hora de realizar cierto grupo de funciones en el sistema. Mediante
este grupo de funcionalidades se pueden gestionar los distintos tipos de usuarios y los permisos que
sobre estos recaen.
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2- Acceso a la Aplicación: Para ingresar al sistema teclee en cualquier navegador de internet la siguiente dirección:
http://sg2.rfb.com/index.php/welcome. Una vez cargada la página se visualiza una pantalla en
donde se le solicita al usuario ingresar los datos de autenticación.
Imagen 1. Ingreso al Sistema
Para comenzar a utilizar el Sistema el usuario debe ingresar su Empresa, Email y Contraseña, luego
presionar el botón “Ingresar”.
Si los datos ingresados por el usuario no son correctos el sistema visualiza un mensaje
de error: “Autenticación incorrecta.”
Imagen 2. Autenticación Incorrecta
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Si el usuario no recuerda su contraseña debe presionar el botón “Olvidé mi contraseña” y le
aparecerá la pantalla mostrada a continuación donde tendrá que proporcionar el nombre de
su empresa y podrá obtener una nueva clave de acceso, la cual será enviada a su correo.
Imagen 3. Generación de nueva contraseña.
Si el email y la contraseña ingresados son válidos el sistema le ofrece al “usuario” las
opciones del sistema. Los usuarios de la aplicación están agrupados en dos roles:
Administrador de la Configuración y Trabajador, en dependencia del cargo podrían tener
ambos roles.
Pantalla de Inicio del rol Trabajador:
Imagen 4. Pantalla de Inicio del rol Trabajador.
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Pantalla de Inicio del rol Administrador de la Configuración:
Imagen 5. Pantalla de Inicio del rol Administrador de la Configuración.
3. Funcionalidades: Una vez dentro del sistema podemos acceder a las siguientes funcionalidades:
Inicio
Imagen 6. Funcionalidad Inicio.
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Muestra una pantalla informativa para el usuario logueado en el sistema. Donde tendrá información
referente a: “Datos Personales”, “Notificaciones”, “Resumen de Tareas y Actividades” que se
encuentren activas o en curso, “Tareas próximas a finalizar”, “Actividades próximas a finalizar”,
“Tareas finalizadas”, “Administración”, “Usuarios” y “Estructuras”.
Imagen 7. Pantalla Informativa para el usuario.
Estructura.
Imagen 8. Funcionalidad Estructura.
Esta funcionalidad permite estructurar la empresa mediante sus relaciones jerárquicas.
Imagen 9. Estructura Organizativa.
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A cada estructura se le pueden realizar acciones: ¨Adicionar estructura¨, ¨Editar estructura¨,
¨Gestionar Estructura¨, ¨Gestionar recursos¨, ¨Cambiar posición¨.
Imagen 10. Acciones a una Estructura Organizativa.
Acción ¨Adicionar estructura¨, permite adicionar una nueva estructura organizativa,
la misma se insertará como hija de la estructura de la cual realizamos la acción, se
debe introducir el nombre de la estructura y pulsar en Aceptar.
Imagen 11. Adicionar una Estructura Organizativa.
Acción ¨Editar estructura¨, permite editar el nombre de la estructura en cuestión.
Imagen 12. Editar una Estructura Organizativa.
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Acción ¨Gestionar recursos¨, permite gestionar cada recurso que tenga asociado la
estructura organizativa, muestra un listado con los nombres de todos los recursos, las
fechas en que fueron comprados y el precio correspondiente. Posee un vínculo que
permite regresar a la pantalla de estructuras, ¨Regresar a estructuras¨, y visualiza el
valor total de los recursos, ¨Valor total¨.
Imagen 13. Pantalla Gestión de recursos.
Se pueden realizar varias acciones asociadas a ¨Gestionar recursos¨:
Acción ¨Buscar¨ y ¨Buscar por fecha de Compra¨, permite buscar los recursos especificando
el nombre o la fecha de compra.
Imagen 14. Buscar recursos.
Acción ¨Nuevo recurso¨, permite adicionar un nuevo recurso insertando los datos
necesarios, muestra un resumen de generalidades para conocimiento del usuario.
Imagen 15. Adicionar recursos.
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Acción ¨Cambiar posición¨, permite cambiar la posición de la estructura que se indique,
siempre que no intente cambiar la posición de la estructura raíz, pues mostraría el siguiente
mensaje de error:
Imagen 16. Mensaje de error al cambiar la posición.
En caso que cambiemos la posición de una estructura permitida, debemos indicar la
estructura que deseamos sea el padre.
Imagen 17. Cambiar posición de una estructura.
Funcionalidad ¨Usuarios¨, permite listar los nombres de los usuarios existentes, así como la
estructura a que pertenecen y su email correspondiente, dando clic sobre alguno de ellos se
pueden editar o eliminar. Muestra una gráfica que visualiza los trabajadores por estructura, así
como el total de usuarios existentes.
Imagen 18. Gestión de usuarios.
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Se puede realizar la acción de crear nuevos usuarios ¨Nuevo Usuario¨ asociado a la
funcionalidad ¨Usuarios¨, que permite crear un nuevo usuario añadiendo todos los datos
necesarios.
Imagen 19. Adicionar nuevo usuario.
Funcionalidad ¨Tareas¨, muestra las pestañas: ¨Tareas generales¨, ¨Mis tareas¨, ¨Mis actividades¨,
¨Calendario¨, que permiten gestionar las tareas.
Imagen 20. Funcionalidad tareas.
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Pestaña ¨Tareas generales¨, visualiza de forma general todas las tareas asignadas a la
estructura a que pertenece el usuario, cuando pulsamos sobre ella nos muestra en acciones
el vínculo ¨ver tareas¨ qué visualiza todas las tareas asignadas.
Imagen 21. Tareas por estructura.
Imagen 22. Listado de Tareas.
Pestaña ¨Mis tareas¨, visualiza de forma general las tareas asignadas al usuario con su fecha
de inicio y de fin, su estado y su por ciento de cumplimiento. Muestra de forma informativa
el ¨Total de tareas¨, el ¨Cumplimiento de tareas¨ y el ¨ Ranking de mis subordinados¨.
Imagen 23. Listado de Mis tareas.
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Se pueden realizar varias acciones asociadas a la pestaña ¨Mis tareas¨¨:
Se pueden realizar búsquedas por el nombre de la tarea, así como por sus fechas de inicio y
de fin.
Imagen 24. Búsqueda de tareas
Si pulsamos sobre una tarea listada se muestran las acciones: ¨Cambiar estado¨, ¨Ver
detalles¨, ¨Ver Actividades¨, ¨Ver calendario¨, ¨Editar¨, ¨Cerrar tarea¨.
Imagen 25. Acciones por tareas.
Acción ¨Cambiar estado¨, permite pausar o activar la actividad.
Imagen 26. Activar Actividad.
Imagen 27. Pausar Actividad.
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Acción ¨Ver detalles¨, permite mostrar los detalles de la tarea que se indique.
Imagen 28. Detalles de Tarea.
Acción ¨Ver actividades¨, visualiza las actividades asignadas a cada tarea muestra el
nombre, la fecha de inicio y de fin de cada una, así como el total de actividades
asignadas, el cumplimiento en por ciento de las actividades y un vínculo que permite
regresar a las Tareas ¨Regresar a Tareas¨.
Imagen 29. Actividades por tarea.
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- Se pueden realizar varias acciones asociadas a la acción ¨Ver Actividades¨:
Si pulsamos sobre una actividad listada se muestran las siguientes acciones: ¨Ver
detalles¨, ¨Ver evidencias¨, ¨Responsables¨, ¨Gastos¨, ¨Localización¨, ¨Editar¨, ¨Cerrar
Actividad¨.
Imagen 30. Acciones por actividad.
Acción ¨Ver detalles¨, permite mostrar los detalles de la actividad que se indique.
Imagen 31. Ver detalles por actividad.
Acción ¨ Ver evidencias ¨, permite adicionar las evidencias necesarias introduciendo
los datos y pulsando en ¨Subir archivos¨, las mismas se muestran en la parte derecha de
la pantalla y se puede pulsar sobre ellas para descargarlas. Visualiza también un vínculo
para regresar a las actividades, ¨Regresar a Actividades¨.
Imagen 32. Evidencias de actividades.
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Acción ¨Responsables¨, muestra los responsables de las actividades que conforman
las tareas, se representa, el nombre, la estructura a que pertenece y el correo electrónico
correspondiente. Se visualiza el total de responsables por tareas y un vínculo para regresar
a las actividades.
Imagen 33. Tabla de responsables.
Se puede realizar la acción de ¨Añadir responsable¨ asociada a
¨Responsables¨.
Acción ¨Añadir responsable¨, permite añadir un responsable para la
actividad en cuestión.
Imagen 34. Añadir responsable.
Acción ¨Gastos¨, permite mostrar un listado con los gastos de los que se muestran
los motivos, el monto, la fecha y el usuario que lo solicito. Visualiza el total de gastos así
como un vínculo para regresar a las actividades.
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Se pueden realizar varias acciones asociadas a la acción ¨Gastos¨:
o Si pulsamos sobre un gasto listado se muestran las siguientes acciones: ¨Eliminar¨,
¨Editar¨, ¨Adjuntos¨.
Imagen 35. Pantalla Gastos.
Acción ¨Eliminar¨, permite eliminar un gasto mostrando un mensaje
de confirmación.
Imagen 36. Confirmación para eliminar.
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Acción ¨Editar¨, permite editar un gasto cambiando los campos
necesarios y pulsando Aceptar.
Imagen 37. Editar Gastos.
Acción ¨Adjuntos¨, permite mostrar adjuntos que constituyen
evidencias de los gastos generados, se introducen los datos
solicitados y pulsamos subir archivos. Se visualizan los adjuntos en la
parte derecha de la pantalla donde podemos pulsar sobre ellos para
descargarlos, se muestra también un vínculo para regresar a los
gastos.
Imagen 38. Adjuntos.
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o Acción ¨Nuevo Gasto¨, permite introducir un nuevo gasto llenando los campos solicitados y
pulsando en Aceptar.
Imagen 39. Nuevo gasto.
Acción ¨Localización¨, muestra las localizaciones de las actividades visualizándose la fecha en
que fueron hechas. Para introducir una nueva localización pulamos ¨Registrar posición¨, y
para ver una localización ya almacenada pulsamos ¨Ver posición¨. Nos proporciona también
un vínculo para regresar a las actividades. En la parte superior un buscador para buscar por
fechas las localizaciones.
Imagen 40. Localizaciones.
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Acción ¨Editar¨, permite editar las actividades, modificando los datos necesarios y pulsando
en aceptar.
Imagen 41. Editar Actividad.
Acción ¨Cerrar Actividad¨ o ¨Abrir Actividad¨ permite cambiar el estado de la actividades.
Acción Buscar, permite buscar por nombre y por fecha de inicio y de fin.
Imagen 42.Buscar actividad.
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Acción ¨Nueva actividad¨, permite adicionar una nueva actividad introduciendo los datos necesarios y
pulsando Aceptar.
Imagen 43. Nueva actividad.
Acción ¨Ver Calendario¨, muestra un calendario que permite representar las tareas y
actividades que han sido programadas con anterioridad los colores de cada una se representan
en la leyenda ubicada en la parte inferior izquierda. Permite la visualización por ¨Día¨, ¨Semana¨
y ¨Mes¨ según defina el usuario. Permite mostrar la fecha actual, ¨Today¨, y con el paginado de
la parte superior derecha nos movemos por los días, semanas y meses según corresponda.
Imagen 44. Calendario.
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Acción ¨Editar¨, permite editar una tarea modificando los datos deseados y pulsando Aceptar.
Imagen 45. Editar tarea.
Acción ¨Cerrar tarea¨, permite cerrar una tarea una vez concluida, se debe especificar la fecha de
cierre y un informe de cierre luego pulsar en ¨Cerrar tarea¨.
Imagen 46. Cierre de Tareas.
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Acción ¨Estadísticas¨, muestra una estadística de forma informativa sobre, ¨Presupuesto¨, ¨
Estado de tareas en función de tiempo¨, ¨ Tareas próximas a finalizar¨, ¨ Tendencia de
presupuesto¨, ¨ Tendencia de culminación de tareas¨, ¨ Ranking de mis subordinados¨.
Imagen 47. Estadísticas.
Acción ¨Nueva Tarea¨, permite crear una nueva tarea adicionando los datos necesarios y pulsando
Aceptar.
Imagen 48. Nueva tarea.
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Pestaña ¨Mis Actividades¨, permite mostrar mis actividades con su nombre, fecha de inicio y de fin
y su estado., vizualiza estadísticas acerca del ¨Total de actividades¨, ¨Tareas en las que he
participado¨, ¨Cumplimiento de actividades¨.
Se pueden realizar varias acciones asociadas a ¨Mis Actividades¨:
Acción ¨Ver detalles¨, permite mostrar los detalles de la actividad que se indique.
Imagen 49. Ver detalles por actividad.
Acción ¨ Ver evidencias ¨, permite adicionar las evidencias necesarias introduciendo
los datos y pulsando en ¨Subir archivos¨, las mismas se muestran en la parte derecha de
la pantalla y se puede pulsar sobre ellas para descargarlas. Visualiza también un vínculo
para regresar a las actividades, ¨Regresar a Actividades¨.
Imagen 50. Evidencias de actividades.
Acción ¨Cerrar Actividad¨ o ¨Abrir Actividad¨ permite cambiar el estado de la
actividades.
Acción Buscar, permite buscar por nombre y por fecha de inicio y de fin.
Imagen 51.Buscar actividad.
Manual de Usuario Octopus
Pestaña ¨Calendario¨, muestra un calendario que permite representar las tareas y actividades que han
sido programadas con anterioridad los colores de cada una se representan en la leyenda ubicada en la
parte inferior izquierda. Permite la visualización por ¨Día¨, ¨Semana¨ y ¨Mes¨ según defina el usuario.
Permite mostrar la fecha actual, ¨Today¨, y con el paginado de la parte superior derecha nos movemos
por los días, semanas y meses según corresponda.
Imagen 52. Calendario.
Funcionalidad ¨Notificaciones¨, muestra todas la notificaciones recibidas con su descripción y la fecha
que fue realizada. Visualiza el ¨Total de notificaciones¨, ¨Notificaciones (Últimos 5 días) ¨.
Imagen 53. Notificaciones.
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Se poder realizar acciones asociadas a la pestaña ¨Notificaciones¨ :
Acción ¨Eliminar todos¨, permite eliminar todas las notificaciones, muestra un
mensaje de confirmación y pulsamos Aceptar.
Imagen 54. Eliminar notificaciones.
Acción Buscar, permite buscar por nombre y por fecha de inicio y de fin.
Imagen 55.Buscar notificación.
Funcionalidad ¨Solicitudes¨, muestra las solicitudes que te han sido asignadas y las que has creado, con
la correspondiente ¨descripción¨, ¨fecha¨, ¨remitente¨ o ¨destinatario¨, y ¨estado¨. Visualiza un
mensaje de alerta en caso que tengas solicitudes abiertas, representa el ¨Total de solicitudes¨ y
¨Solicitudes (Últimos 5 días) ¨.
Imagen 56.Solicitudes.
Se puede realizar varias acciones asociadas a la funcionalidad ¨Solicitudes¨.
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Acción ¨Crear Solicitud¨, permite crear una nueva solicitud adicionando los datos
correspondientes.
Imagen 57. Crear Solicitud.
Nota: Las solicitudes pueden estar en dos estados, Abierta o Cerrada .
En caso de estar abierta, si nos ubicamos sobre ella y damos clic se pueden realizar las acciones
¨Responder¨.
Imagen 58. Solicitud abierta.
Acción ¨Responder Solicitud¨, permite responder una solicitud que te ha sido
asignada, se escribe una respuesta y se pulsa Aceptar. La solicitud automáticamente
pasa a estar cerrada.
Imagen 59. Responder Solicitud.
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En caso de estar cerrada, si nos ubicamos sobre ella y damos clic se pueden realizar las acciones ¨Ver
descripción ¨.
Imagen 60. Solicitud cerrada.
Acción ¨Ver descripción¨, permite mostrar la descripción de la solicitud.
Imagen 61. Descripción solicitud.
Manual de Usuario Octopus
Funcionalidad ¨Logs¨, muestra los registros de las actividades ejecutadas, su descripción y la
fecha en que fueron realizadas.
Imagen 62. Logs.
Acción Buscar, permite buscar por nombre y por fecha de inicio y de fin.
Imagen 63.Buscar Logs.
Funcionalidad ¨Perfil¨, cuando marcamos sobre el usuario que se encuentra logueado nos
permite realizarlas acciones: ¨Editar perfil¨, ¨Editar empresa¨, y ¨Cerrar sección¨.
Imagen 64.Editar usuario.
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Acción ¨Editar perfil¨, permite editar la información del usuario legueado modificando los
datos deseados y pulsando Aceptar.
Imagen 65.Editar perfil.
Acción ¨Editar empresa¨, permite editar la información de la empresa modificando los datos
deseados y pulsando Aceptar.
Imagen 66.Editar empresa.
Acción ¨Cerrar sección¨, permite cerrar la sección del usuario logueado.
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3- Salir del programa
Para salir del programa basta con cerrar la ventana principal de la aplicación o cerrar el
navegador con el que se esté trabajando.
4- Requisitos del programa
Para visualizar el sitio web en el celular se necesita una versión de Android superior a la 2.3
y de iOS a partir de la versión 7.
Fue probado en los siguientes navegadores:
- Mozilla Firefox versión 36.0.4
- Google Chrome versión 41.0.2272.101
- Safari versión 5.1.7
- Opera versión 28.0
- Internet Explorer 11.0
