Manual Usuario Groobix

5/21/2018 Manual Usuario Groobix

1/72


2/72

Tabla De Contenido

1 comience por aqu... _______________________________________________________ 11.1 administracin de usuarios ______________________________________________________ 1

1.2 la pgina de inicio ______________________________________________________________ 5

1.3 tips tiles para comenzar a utilizar el nuevo sistema __________________________________ 7

2 contactos ______________________________________________________________ 11

2.1 breve introduccin a "contactos" ________________________________________________ 11

3 calendario del negocio ____________________________________________________ 14

3.1 breve introduccin a "calendario del negocio" ______________________________________ 14

3.2 el calendario del sistema _______________________________________________________ 16

4 trabajando con datos _____________________________________________________ 18

4.1 cmo buscar datos en el sistema? _______________________________________________ 18

4.2 buscando datos con palabras clave _______________________________________________ 205 6 tareas _______________________________________________________________ 23

5.1 cmo funcionan las tareas? ____________________________________________________ 23

5.2 qu son las tareas? ___________________________________________________________ 24

5.3 como trabajar sobre sus tareas? ________________________________________________ 25

5.4 cmo crear/delegar una tarea para otra persona? __________________________________ 26

5.5 cmo controlar las tareas que ha delegado? _______________________________________ 28

6 documentos ____________________________________________________________ 29

6.1 breve introduccin al mdulo de "documentos" _____________________________________ 29

7 mensajes _______________________________________________________________ 34

7.1 como enviar un mensaje nuevo __________________________________________________ 34

7.2 como ver los mensajes recibidos _________________________________________________ 357.3 como responder a un mensaje, y participar de la conversacin _________________________ 37

8 crm ventas _____________________________________________________________ 39

8.1 introduccin al mdulo crm ventas _______________________________________________ 39

8.2 administrando sus clientes ______________________________________________________ 45

8.3 configurando crm ventas para distintas ____________________________________________ 51

9 cotizaciones ____________________________________________________________ 55

9.1 introduccin al mdulo de cotizaciones ___________________________________________ 55

9.2 conceptos importantes ________________________________________________________ 57

10 notas __________________________________________________________________ 64

10.1 breve introduccin a "notas" ____________________________________________________ 64

10.2 publicando informacin en los titulares ___________________________________________ 6611 tips y trucos ____________________________________________________________ 68

11.1 qu son los objetos enlazados? _________________________________________________ 68

11.2 cules son los objetos enlazados que existen en el sistema? __________________________ 69


3/72

1

1

COMIENCE POR AQU...

1.1

Administracin de Usuarios

Los usuarios de Groobix son gestionados por el usuario Administrador, habitualmentesuele ser el primer usuario registrado en el sistema.

Dicho usuario, dispondr de la opcin Administrar Usuarios en el men superior de supantalla, tal como se muestra a continuacin:

Al presionar en dicha opcin, el administrador de Groobix se encontrar con una pantallaque le permitir crear, modificar o desactivar usuarios en Groobix:


4/72

2

1.1.1 1. Agregar Usuarios

Para crear un nuevo usuario, simplemente debe presionar el botn Agregar Usuario ycompletar los datos requeridos en el formulario:

Al presionar el botn Guardar, Groobix enviar un correo electrnico a la direccin delnuevo usuario, con las instrucciones para que pueda acceder al sistema.


5/72

3

1.1.2 2. Modificar datos y contraseas

Para modificar cualquier dato del usuario, as mismo como su contrasea, eladministrador debe seleccionar el registro correspondiente, y utilizar el mismoformulario para realizar las modificaciones deseadas:

1.1.3 3. Eliminar / Desactivar usuarios

Atencin!: Groobix NO PERMITE BORRAR USARIOS.Una vez que un usuario ha sidodado de alta en el sistema, el mismo no puede ser eliminado.

En su lugar, Groobix trabaja por medio del estado Activo en el formulario de edicindel usuario:


6/72

4

Slo los usuarios activos podrn acceder al sistema. Aquellos usuarios que eladministrador de Groobix marque como NO Activos (o inactivos), no podrnacceder al sistema.

El motivo por el cual no se eliminan los usuarios en Groobix, es almacenar los datos delusuario, para futura referencia en todos aquellos objetos o datos que han sidocreado por dicho usuario. Por ejemplo, si un usuario cre una oportunidadcomercial, pero luego no trabaja ms en la empresa, su nombre se mantendrligado a dicha oportunidad, para futura referencia del resto del personal de laempresa.

1.1.3.1Gestin de Cantidad de Licencias / Usuarios

Groobix, por medio de la opcin Administrar Usuarios solo permite gestionar los datoscorrespondientes a los usuarios.

La contratacin o gestin de la CANTIDAD de usuarios disponibles, debe realizarse dentrodel panel de control de Une Apps. Una vez adquirida la cantidad de usuarios quenecesita la empresa, dicha cantidad estar disponible en Groobix

Qu sucede si deseo reducir la cantidad de usuarios contratados?

Si Ud. reduce dicha cantidad (en el panel de control de Une Apps), Groobix desactivaren forma automtica tantos usuarios como sea necesario hasta que la cantidad deactivos sea equivalente a la nueva cantidad contratada.

Los usuarios desactivados de esta manera, sern los ltimos usuarios dados de alta por eladministrador de Groobix en su empresa. Si no fueran esos los usuarios a

desactivar, simplemente ingrese a Groobix, y desde Administrar Usuarios,desactive los usuarios que no desea continuar utilizando, y vuelva a activaraquellos usuarios que deban mantenerse activos.

Atencin! Es importante que se desactiven primero los usuarios sobrantes, y luego seactiven los usuarios vigentes, ya que Groobix nunca permitir una cantidad deusuarios activos mayor a la cantidad contratada.

1.1.3.2Acceso a Groobix

Para acceder al sistema, los usuarios debern apuntar sus navegadores, a la direccin

http://une.groobix.com

All, ingresando su direccin de correo y contrasea definidos por el administrador,podrn ingresar a las aplicaciones contratadas.
http://une.groobix.com/http://une.groobix.com/http://une.groobix.com/


7/72

5

1.2 LA PGINA DE INICIOLa pgina de inicio es el rea central de trabajo donde encontrar rpidamente todo loque necesita para cumplir sus tareas

1.2.1 La Bandeja de Entrada


8/72

6

La bandeja de entrada presenta un resumen de todas las actividades que tienependientes.Incluye cosas que tiene que hacer provenientes de todos los mdulos del sistema que

tiene contratados:

Tareas sin hacer.Actividades comerciales pendientes del mdulo CRM Ventas.Gestiones de cobranzas por realizar.Actividades de atencin a clientes sin atender.Entre otros.

Esta informacin se presenta clasificada en "Demorado", "Hoy" y"Terminado", con unesquema de colores que har ms fcil ver todo lo que tiene por hacer en un solopantallazo sin necesidad de recorrer todos los mdulos.

1.2.2 ltimas Novedades

La solapa de ltimas Novedades muestra precisamente los ltimos cambios realizadospor su equipo de trabajo. De esta manera, con solo visitar esta pgina es posiblemantenerse al da con todo aquello que su equipo ha estado haciendo en el sistema,que seguramente ser muy til para realizar su propio trabajo.


9/72

7

1.2.3 Primeros Pasos

Para los nuevos usuarios se ha incluido una solapa de "Primeros Pasos", que por mediode un rpido recorrido por las funciones ms bsicas, ensea a utilizar el sistema enunos pocos minutos.

1.3 TIPS TILES PARA COMENZAR A UTILIZAR EL NUEVO SISTEMAA continuacin encontrar algunos tips bsicos para que su uso sea mucho ms fcil y

ocupe poco de su tiempo.

1.3.1

Cargue el logo de su empresa (solo si es Administrador del sistema)


10/72

8

Puede comenzar cargando el logo de su empresa:En la pgina "Novedades",presione "Cambiar Imagen"debajo del logo gris ubicado a laderecha de su pantalla.

1.3.2 Cree sus usuarios (si es Administrador)Se sugiere crear los usuarios para su equipo de trabajo, ya que el nuevo sistema esmucho ms poderoso si lo usa en conjunto:

Ingrese en la opcin para gestionar sus usuarios, y desde all podr crear usuariosnuevos.

Para aprender, comience por lo ms sencillo: cree un contacto para empezar afamiliarizarse con el sistema..

Podr agregar un Contacto con toda la informacin, para que el resto del equipo tengaacceso a los datos. Simplemente, elija la opcin "Agregar Contacto"dentro del mdulo"Contactos".


11/72

9

1.3.3 Pruebe las Notas

Pruebe creando una Nota, y juegue con las opciones "Titulares" e "Importante".Seleccione "Agregar Nota"en el mdulo Notas. De esta manera ver los resultados sipresiona "Titulares" en la barra superior.


12/72

10

1.3.4 Asigne una Tarea

Enve a sus colaboradores una Tarea. Presione "Agregar Tarea"en el mdulo Tareas, eingrese los datos que solicite el sistema. Asigne un Responsable de su equipo, yseleccione "Notificar al Responsable por mail" debajo del formulario. Esto le enviar a

la persona elegida, un correo con la tarea que se le ha encargado.


13/72

11

1.3.5 Utilice los Comentarios

En cualquier objeto que se haya creado (Nota, Contacto, Tarea, etc.) dirjase a la solapa"Comentarios"y escriba algo sobre dicho objeto. Prubelo con sus compaeros, ver quees muy til.Con estas pruebas, ya tiene una buena idea de lo simple que es utilizar el sistema.Contine explorando, y descubrir muchas formas de aprovecharlo.

2

CONTACTOS

2.1 BREVE INTRODUCCIN A "CONTACTOS"Este mdulo permite guardar y compartir la informacin de sus contactos de negocio:direcciones de correo, postales, nmeros telefnicos, etc.Nota Importante:Probablemente ya utilice algn tipo de software de agenda. Este mdulo no pretendereemplazar dicho software, por el contrario, es una forma simple y econmica de"compartir"la informacin de sus contactos con todo su equipo, y tener esa informacinsiempre disponible, desde cualquier computador o Smartphone.Tal vez no quiera sobrecargar la memoria de su telfono celular con informacin decontactos que no utiliza a menudo, pero puede ser til tener acceso a esa informacin


14/72

12

de vez en cuando. O tal vez desee que sea su asistente/secretaria quien administre lainformacin de sus contactos.O puede que necesite un archivo centralizado para todo su equipo, y no quiera mezclar

esa informacin con sus agendas de contactos personales.Estos son algunos de los escenarios en que "Contactos"es realmente til.

2.1.1 Componentes de un Contacto

Solo ingrese la informacin de su contacto en los campos correspondientes. Como en lamayora de los dems mdulos del sistema, puede asociar Tareas, Comentarios yDocumentos con cualquier contacto.


15/72

13

2.1.2 Compartiendo Contactos

Utilice el componente ubicado al final del formulario de edicin de contactos, paraseleccionar los miembros de su equipo que estn autorizados a acceder a la informacindel contacto que est creando o editando.

2.1.3 Contactos Compartidos

1.

Haga clic en "Contactos Compartidos"para ver todos los contactos que su equipoha compartido con usted.2. Puede usar el campo de bsqueda para localizar rpidamente un contactoespecfico.


16/72

14

2.1.4 Contactos Privados

1.

"Mis Contactos" permite ver todos los contactos que ha ingresado en el sistema.

3 CALENDARIO DEL NEGOCIO

3.1 BREVE INTRODUCCIN A "CALENDARIO DEL NEGOCIO"El mdulo de Calendario, permite compartir fechas importantes con su equipo detrabajo.A diferencia de su agenda personal, el Calendario del Negocio est pensado paraguardar las fechas que tienen importancia para su empresa en su conjunto. Eventos talescomo vencimientos impositivos, presentaciones de negocios, fechas importantes conclientes y/o proveedores, etc.


17/72

15

3.1.1 Componentes de un Evento

1. Un evento incluye los datos habituales: un ttulo, su descripcin, y una fecha.2.

Utilice el campo "Repeticin", para establecer si este evento se repiteperidicamente. Las alternativas disponibles son: sin repeticin, diaria, semanal,quincenal, mensual y anual.3.

En "Participantes"usted elige si desea compartir este evento con otras personasen su organizacin, o mantenerlo privado.Como en tantos otros lugares del sistema, encontrar en este formulario 2 solapasadicionales:

Documentos:para almacenar junto al evento cualquier documento que considereimportante guardar y compartir

Comentarios: para mantener una discusin relacionada a este evento. Porejemplo: discutir las modificaciones que se estn llevando adelante en el proceso defacturacin.


18/72

16

3.1.2 Cmo Crear un Evento

Solo presione en "Agregar Evento", y un nuevo formulario vaco aparecer para registrarsu nueva informacin.

3.1.3 Revisar / Trabajar en sus Eventos

Seleccione "Mis Eventos"para ver todos los eventos que ha creado.

3.1.4

Ver los Eventos creados por el resto de su equipo

"Eventos Compartidos"permite ver los Eventos creados por los dems integrantes de suequipo de trabajo, en las que ha sido designado "Participante". Tambin incluye loseventos que usted mismo cre.

3.2 EL CALENDARIO DEL SISTEMAUtilice el Calendario ubicado en el men superior del sistema para obtener informacinde todos los prximos eventos.


19/72

17

Con solo hacer clic en "Calendario"en la barra de men azul, tendr acceso a todos loseventos programados para el mes en curso.

Esta pantalla no mostrar solamente Eventos provenientes del mdulo "Calendario delNegocio", sino tambin actividades, tareas, etc. provenientes de los dems mdulos enel sistema.


20/72

18

4 TRABAJANDO CON DATOS

4.1 CMO BUSCAR DATOS EN EL SISTEMA?

Suponga que se tiene una lista larga de datos, en este caso Contactos, y se desea buscarun nombre que contiene las letras "marc"


21/72

19

4.1.1 Bsqueda Rpida

1. Escriba el texto a buscar en el campo de bsqueda rpida2. Presione "Buscar"3. El sistema devuelve los Contactos que contienen el texto solicitado.NOTA: las bsquedas son independientes de la capitalizacin. Es decir que lasmaysculas y minsculas no son tomadas en cuenta.

4.1.2

Bsqueda Avanzada


22/72

20

La bsqueda avanzada permite ms precisin en la bsqueda, aunque es lgicamente, unpoco ms trabajosa.1. Define el criterio de bsqueda. En este caso, los apellidos que comienzan con"marc"2.

El sistema "tilda" automticamente el campo de Filtrado. Puede prenderlo oapagarlo segn lo desee.3. Presione el botn "Buscar" para filtrar los datos utilizando las condiciones"tildadas"4. El sistema devuelve los registros que cumplen con sus condiciones.NOTA:puede utilizar condiciones combinadas.

4.2 BUSCANDO DATOS CON PALABRAS CLAVEEsta permite describir los datos, para luego encontrarlos rpidamente.

4.2.1 Defina sus palabras clave

En este caso, se trata de un Contacto, al que se ha designado estas palabras clave:proveedor y seguridad.

4.2.2

Realice su bsqueda. Puede ser Rpida o Avanzada


23/72

21

En este ejemplo, al buscar la palabra "proveedor", obtenemos 2 contactos.NOTA:Esta tcnica de bsqueda funciona no solo para el campo de "palabras clave" sinopara toda la informacin guardada en el sistema.

Si se realiza la bsqueda, por ambas palabras "proveedor" y "seguridad", se puedeobservar que hay 1 solo contacto que cumple el criterio.NOTA:En este caso se est usando la Bsqueda Avanzada, solo a ttulo ilustrativo.

4.2.3 CMO AGREGAR DATOS AL SISTEMA?Es muy simple. En cualquiera de los mdulos, existen una o varias opciones para agregarinformacin.Seleccione la opcin correspondiente a los datos que quiere agregar

Esta es la opcin de Agregar Contacto en el mdulo de "Contactos".


24/72

22

Algunos mdulos pueden tener ms de una opcin, para agregar distintos tipos de datos,como es el caso de "CRM Ventas".

Cuando presione cualquiera de estas opciones, aparecer el formulario correspondiente,listo para completar.Complete el formulario

Guarde sus datos, y listo!


25/72

23

Para terminar, y guardar sus datos, solo tiene que presionar "Guardar"

En algunos casos, puede enviar el contenido del formulario por mail,instantneamente.

Solo tiene que seleccionar la opcin que aparece en algunos formularios (depende de

cada mdulo)

5 6 TAREAS

5.1 CMO FUNCIONAN LAS TAREAS?El objetivo de las Tareas, es que pueda asignar cosas para hacer usted o terceros,colaborar sobre las mismas, y luego controlar si se realizan o no.


26/72

24

5.2 QU SON LAS TAREAS?

Son cosas para hacer en su trabajo.Cada tarea tiene diversos datos. Adems de los habituales para describir la tarea, comottulo y descripcin, fecha objetivo, prioridad y una categora, son de especial inters:1) Asignado a:Al asignar una tarea a otra persona, esta persona recibir dicha tareaen su correo electrnico, y la tendr entre sus "Tareas Pendientes"

2)

Terminado: es el estado de la tarea. Solo lo puede modificar la persona queCREA la tarea, y el Responsable de hacerla. De esta manera, puede hacer unseguimiento detallado de las tareas que ha delegado a terceros.3) Controlada: cuando delega tareas a terceros, una vez que las mismas han sidoterminadas, puede tildar esta opcin cuando ya la haya controlado y est satisfecho.


27/72

25

5.2.1 Cargar / asignar Tareas nuevas

Puede crear nuevas tareas desde distintos lugares del sistema. Visite Cmocrear/delegar una tarea para otra persona? para saber ms.

5.2.2 Trabajar sobre Tareas propias

Esta opcin muestra todas las tareas que tiene por hacer. Visite Cmo trabajar sobremis tareas? para saber ms.1. Control de Tareas delegadas.Visite Cmo controlar las tareas que se han delegado? para saber cmo controlar si lastareas que ha delegado a otras personas han sido realizadas o no.

5.3 COMO TRABAJAR SOBRE SUS TAREAS?Vaya a Tareas>Mis Tareas Pendientes

Esto muestra una lista con todas las tareas que tiene sin terminar.Seleccione la tarea sobre la que va a trabajar


28/72

26

Puede revisar la informacin de esta tarea, y darla por terminada.Recuerde siempre marcar las tareas cuando las termine!

O realizar comentarios para conversar sobre esta tarea con la persona que se la asign.

5.4 CMO CREAR/DELEGAR UNA TAREA PARA OTRA PERSONA?Puede crear Tareas en distintos lugares


29/72

27

En el mdulo de Tareas

O en la solapa de Tareasde los distintos datos que guarde en el sistema, por ejemplo enla ficha de un Cliente.Complete el formulario


30/72

28

1) Ingrese los datos de la tarea. Es muy importante que seleccione a quin de losmiembros de su grupo de trabajo le est asignando/delegando esta tarea.2) Marque aqu si desea enviarle un email a la persona Responsable de esta tarea.3)

Presione Guardar

5.5 CMO CONTROLAR LAS TAREAS QUE HA DELEGADO?Visite Tareas>Tareas Creadas por Mi

Aqu tiene todas las tareas que ha creado usted mismo.

Puede ver cules estn terminadas y cules no. (1). Y si las ha controlado, o an estnpendientes de su revisin. (2)


31/72

29

5.5.1 Seleccione la tarea que desea controlar

Si ha verificado que la tarea est correctamente terminada, puede marcarla como "Controlada". Por el contrario, si ve que la tarea no ha sido terminada, pese a que elResponsable la ha marcado de esa manera, puede simplemente "des-marcar"la tilde enel campo "Terminado", y la tarea volver a su estado de Pendientey su Responsablelaver nuevamente en su lista de Tareas Pendientes.Si lo desea, tambin puede volver a notificar por email al Responsable, marcando laopcin (1)

6 DOCUMENTOS

6.1 BREVE INTRODUCCIN AL MDULO DE "DOCUMENTOS"El mdulo de Documentos le permite guardar sus ficheros dentro del sistema, haciendoesa informacin disponible para los miembros de su equipo, a cualquier hora, y desdecualquier lugar.Puede almacenar ficheros de todo tipo: txt, word, excel, powerpoint, gif, jpg, pdf, etc."Documentos"permite almacenar sus ficheros en diversos lugares dentro del sistema:

Todos los documentos que almacene, estarn siempre accesibles desde el mdulode Documentos.

Aunque tambin puede guardarlos desde dentro de los dems mdulos delsistema. De esta manera, podr almacenar una propuesta comercial en doc. junto con sucorrespondiente oportunidad en CRM Ventas, o un mapa con instrucciones para llegar ala oficina de un cliente junto con los datos de contacto del mismo.


32/72

30

6.1.1 Componentes de un Documento

1) Un documento almacenado en el sistema, incluye los campos tpicos: un ttulo, ysu descripcin.2) Utilice "Palabras Clave" para organizar sus notas en "categoras". Por ejemplo:#Ventas #Administracin. Le Se sugiere utilizar un carcter especial como #, lo que leayudar a localizar sus documentos por categora, usando la "bsqueda rpida".3)

En "Titulares", puede marcar un documento para que est accesible muy

rpidamente para todos los "Lectores", en la opcin "Titulares" de la barra de mensuperior.4)

"Lectores" le permite especificar quin quiere que tenga acceso a estedocumento desde el mdulo "Documentos".5) Utilice esta opcin para seleccionar y "subir"sus ficheros al sistema.Al igual que en la mayora de los formularios, encontrar en ste dos solapasadicionales:- Tareas: para crear y administrar tareas nuevas, que estn de algn modorelacionados con este documento. Por ejemplo, podra encargarle a una persona queactualice la lista de precios, con los nuevos datos, etc.- Comentarios: para mantener una discusin relacionada al contenido de estedocumento. Por ejemplo, discutir las conclusiones de una reunin, utilizando la solapa

de Comentarios del documento "Minuta reunin XYZ"


33/72

31

6.1.2 Cmo crear un documento nuevo?

Solo haga clic en "Agregar Documento", y el sistema le mostrar un formulario vacodonde podr subir, describir y compartir cualquier fichero de su computador.

6.1.3 Cmo ver/acceder a MIS documentos?

Seleccione "Mis Documentos"para ver y trabajar todos los documentos que ha guardadoen el sistema.

6.1.4 Cmo ver/acceder a documentos del grupo de trabajo?

"Todos los Documentos" le permite ver y acceder a todos los ficheros que suscompaeros de trabajo han guardado, y compartido con usted. Esta lista incluye todoslos documentos que ha "subido" al sistema, y los guardados por otras personas, que lehan designado como un "lector"autorizado a utilizar dichos documentos.Nota: Usted tambin puede editar y trabajar sobre toda esta informacin

Guardando y recuperando documentos

6.1.5 Cmo "subo" un documento al sistema?


34/72

32

Al agregar un Documento, simplemente haga clic sobre el link en el formulario, para"subir"el fichero correspondiente.

6.1.6

Cmo descargar un documento?

Hay dos formas posibles: Hacer "clic" sobre el cono de descarga en cualquier lista dedocumentos, o...

Hacer clic sobre el cono del fichero, dentro del formulario de edicin del documento.


35/72

33

6.1.7 Cmo se organizan los documentos?

No hay carpetas!Antes que nada, es importante comprender que el sistema no funciona como elcomputador de su empresa.No existen carpetas en las que se pueda guardar ficheros relacionados. En su lugar, seutiliza "Palabras Clave"

6.1.8 Qu son las "Palabras Clave"?

Las Palabras Clave son nombres para categoras de documentos, o "cosas" que deberan irjuntas. Por ejemplo: #ventas #administracin #clienteABC #personal, etc..En la imagen de arriba, se est guardando un documento que pertenece a trescategoras diferentes: #ventas, #clienteABC, e #importante


36/72

34

6.1.9 Por qu utilizar # ?

No es obligatorio utilizar el #, pero se recomienda hacerlo. Por qu? porque permitirrealizar bsquedas rpidas, y encontrar documentos muy fcilmente.La bsqueda rpida, busca informacin que contenga el texto que su empresaespecifica. Si se indica que se busca un texto con #, de esta manera se asegura que elsistema devuelva los documentos registrados bajo esa categora/palabra clave.Prubelo, y encontrar que esta forma de organizar sus documentos es muy eficiente! Seacab tener que recordar en qu lugar ubic cada fichero!

7

Mensajes

Como enviar un mensajeEl objetivo de este mdulo, es proveer un mecanismo de comunicacin interna gil ysencilla, que acelere y facilite las comunicaciones entre los miembros de su equipo detrabajo.

7.1 Como enviar un mensaje nuevo

Es necesario acceder a esta funcin, por medio de la opcin "Mensajes"ubicada en elmen superior.Luego, simplemente se escribe el mensaje, se selecciona a quin se desea enviar, ypresiona el botn "Enviar".


37/72

35

Los destinatarios del mensaje recibirn el mismo en su casilla de correo electrnico queutilizan para ingresar al sistema, y recibirn avisos dentro del mismo que les notificarnque tienen un nuevo mensaje disponible.

7.2 Como ver los mensajes recibidos

Cada vez que alguien le enve un mensaje en Groobix, recibir un correo electrnico conel mismo.Adems, el sistema le notificar en la pantalla de inicio que tiene nuevos mensajes.Haga clic en el link para dirigirse a la pantalla de Mensajes.

Los mensajes nuevos, o discusiones que contengan nuevas respuestas, estarn sealadoscon un sobre que precede a los mismos.Solo haga clic en el link del mensaje para ver su contenido.Como responder a un mensaje y participar de la conversacin


38/72

36

Para responder a un mensaje, o participar de una conversacin, solo escribe en el campode texto, y presione el botn "Responder"


39/72

37

A medida que las distintas personas participen de una discusin, ver todo el dilogodisponible en la misma pantalla.

7.3 Como responder a un mensaje, y participar de la conversacin

Haga clic en cualquiera de los mensajes/discusiones que aparecen en la pantalla demensajes para comenzar...


40/72

38

Luego, para responder a un mensaje o participar de una conversacin, solo escriba en elcampo de texto y presione el botn "Responder"


41/72

39

A medida que las distintas personas participen de una discusin, ver todo el dilogodisponible en la misma pantalla.

8 CRM Ventas

8.1

Introduccin al mdulo CRM VentasEsta es una breve introduccin al mdulo CRM Ventas.Utilice este mdulo para organizar el trabajo de ventas de su fuerza comercial, ya seanmuchas personas o solo una, internos o externos, ver que es muy til!

8.1.1 Objetivo del mdulo CRM VentasEste mdulo le ser de mucha utilidad si el ciclo comercial de su negocio es de largaduracin, y si debe llamar o tener mltiples actividades con cada cliente antes de poderconcretar la venta.Diferentes permisos de acceso, para diferentes roles


42/72

40

El mdulo CRM Ventas le permite distinguir entre usuarios simples (habitualmente susvendedores), y los Supervisores.Como puede ver, un Supervisor de este mdulo cuenta con ms funciones y permisos queun usuario simple.

8.1.2 Clientes y OportunidadesPara poder hacer un seguimiento del trabajo comercial de su empresa, debe distinguirestos dos conceptos principales:1)

Clientes, son aquellas personas o empresas con las que hace negocios2)Oportunidades, son los negocios que est intentando llevar adelante.Para comenzar a trabajar con una oportunidad, es necesario registrar en primer lugar alCliente, para luego crear la Oportunidad sobre la que trabajar.

8.1.3

Agregando un Cliente a CRM Ventas

Presione en "Agregar Cliente"


43/72

41

y complete el formulario con los datos de su nuevo cliente. Solo es obligatorio queingrese el nombre de su cliente, los dems datos son opcionales.

8.1.4

Responsables del Cliente

Es muy importante que detalle cuidadosamente quienes son las personas que estnasignadas a este Cliente.Solo las personas autorizadas podrn acceder a los datos de este cliente, que aparecerincluido en la opcin "Mis Clientes"de cada una de los vendedores designados.


44/72

42

8.1.5 Trabajando con Oportunidades comercialesPara hacer un buen seguimiento de ventas, deber:1) ingresar los datos de sus oportunidades2)trabajar sobre las prximas actividades de cada una de sus oportunidades abiertas,hasta el cierre de las mismas

8.1.6 Agregando una Oportunidad comercial

Simplemente haga clic en "Agregar Oportunidad", y luego complete los datos de lanueva Oportunidad en el formulario.


45/72

43

En este formulario, tiene campos para guardar informacin tpica sobre una OportunidadComercial, como nombre de la misma, a que Cliente corresponde, quin ha sidodesignado Responsable, el monto/importe de la potencial venta, etc.

8.1.7 Prximas Actividades

En las prximas actividades, puede registrar a modo de recordatorio, todas las

actividades que debe realizar, para hacer avanzar la oportunidad en cuestin.Simplemente presione "Agregar Actividad", y el sistema le permitir registrar los datosde la prxima actividad a llevar a cabo. Puede registrar tantas como quiera.Una vez que haya realizado alguna de las actividades, solo haga clic en el link"Pendiente"para ingresar el resultado o sus comentarios respecto a la misma.En el sistema, toda oportunidad que est abierta, debe contar con una prximaactividadPor tal motivo, "Prximas Actividades"es de contenido obligatorio.Este es un concepto muy importante para asegurar que sus vendedores realicen elseguimiento de todas las oportunidades abiertas, por medio de la opcin "Mis PrximasActividades".

8.1.8

Mis Prximas Actividades


46/72

44

La opcin "Mis Prximas Actividades" es uno de los puntos centrales de CRM Ventas, yaque es la que debe utilizar el personal de ventas para trabajar sobre sus distintasoportunidades abiertas.

La misma presenta las actividades comerciales que tiene cada vendedor por delante,ordenadas cronolgicamente, a partir de la informacin que ingresaron previamente encada una de las Oportunidades. Por lo que con solo consultar esta opcin, cada vendedorpuede ver todo lo que tiene que hacer, organizado por fecha.Esta lista est filtrada por "Responsable",es decir que a cada vendedor se le presentansus propias oportunidades exclusivamente, y no pueden ver las oportunidades asignadasa otros vendedores.

8.1.9 Mis Oportunidades Vigentes

En esta opcin, se presenta un listado filtrado por Responsable, en el que cada vendedorpuede ver sus oportunidades abiertas, a fin de hacer un anlisis y revisin sobre lasmismas.


47/72

45

8.2 Administrando sus Clientes

8.2.1 Mis Clientes

"Mis Clientes" es una lista con todos los clientes con los que usted trabajahabitualmente. Solo incluye los clientes a los que ha asignado, de forma tal que nopuede ver los clientes con los que trabajan los dems vendedores de su organizacin.Es decir que cada vendedor, solo puede ver sus propios clientes, sin posibilidad deenterarse quines son los clientes con los que trabajan los dems vendedores.

8.2.2

Agregar un Cliente

Dirjase a la pgina Introduccin al mdulo CRM Ventas, para una explicacin detalladasobre este punto.

8.2.3

Supervisando el Trabajo ComercialSi es un "Supervisor" del mdulo CRM Ventas, hay algunas funciones adicionales que lesern muy tiles para monitorear el trabajo de sus vendedores"


48/72

46

"Oportunidades Vigentes", "Historial de Oportunidades", "Todos los Clientes" y"Control de Oportunidades Vigentes" estn solo disponibles para los Supervisores deVentas.

8.2.4 Designando al/los Supervisor/es

Para designar Supervisores en CRM Ventas, debe ser administrador del sistema. Solo losadministradores tienen el cono del candado ubicado a la derecha de los nombres decada mdulo.Comience por hacer clic en el "candado".


49/72

47

En la pantalla que aparecer, simplemente debe marcar con una tilde en la columna"Supervisor", los usuarios que desea que tengan permisos para trabajar comosupervisores de ventas.

Es importante que tenga cuidado con esta opcin, ya que los supervisores tendrnacceso a ver y modificar la informacin de todos los clientes y oportunidades de suempresa.Para ms informacin sobre esta pantalla, visite Cmo asignar o cambiar los permisosde Acceso?


50/72

48

8.2.5 Oportunidades Vigentes

Esta lista, accesible solo para un Supervisor, muestra todas las oportunidadescomerciales de su empresa, que se encuentran vigentes, es decir abiertas y en proceso.El Supervisor, como tal, tiene la posibilidad de acceder a cualquiera de ellas paraconsultar la informacin incluida, y/o modificarla si fuera necesario.


51/72

49

8.2.6 Historial de Oportunidades

En esta opcin se presentan todas las oportunidades alguna vez atendidas por suempresa, es decir que se incluyen tambin las oportunidades que han sido cerradas, yasea exitosamente o no.Lgicamente, el supervisor tiene la potestad de acceder a las oportunidades de todos losvendedores.


52/72

50

8.2.7 Todos los Clientes

Esta lista presenta todos los clientes de su empresa para poder ser consultados omodificados libremente por el supervisor de ventas.


53/72

51

8.2.8 Control de Oportunidades Vigentes

Esta pantalla permite al supervisor de ventas analizar el trabajo sobre las oportunidadesabiertas. Aqu puede ver todas las oportunidades vigentes organizadas por etapa delciclo de venta, por vendedor, y por cliente.Haciendo clic sobre cualquiera de los componentes de los grficos, se desplegarn lasoportunidades incluidas en el grfico, por ejemplo todas las oportunidades relacionadascon un vendedor. Y desde all se puede ver la historia de lo sucedido en dichaoportunidad, o trabajar sobre la misma.

8.3

Configurando CRM Ventas para distintas

8.3.1

Topologas de uso.Cada empresa suele tener distintas necesidades respecto a la seguridad y privacidad desu informacin de ventas. En esta seccin le explica las distintas posibilidadesdisponibles para adaptarse a dichas necesidades.

8.3.2

Existen diversas posibilidades / topologas de uso.En algunas empresas la actividad comercial la llevan adelante los socios, y la confianzaque hay entre ellos requiere que no existan barreras a la informacin comercial.


54/72

52

En el extremo opuesto, se encuentran aquellas organizaciones que desean mantener asus vendedores en compartimientos absolutamente estancos, es decir sin la posibilidadde conocer la actividad comercial de los dems.

A continuacin se explica los mecanismos disponibles en el sistema para configurardichos escenarios, para luego analizar la forma de utilizarlos.

8.3.3 Vendedores y Supervisores

En CRM Ventas, existen distintas opciones para Vendedores y Supervisores de Ventas,como se vio en Supervisando el Trabajo Comercial. Como se ve en la imagen, losSupervisores pueden trabajar como vendedores, ya que tienen las mismas opciones, yadicionalmente cuentan con otras opciones que les permiten cumplir con su rol desupervisin.

8.3.4 Caractersticas especiales

En el mdulo de Configuracin, encuentra la opcin "CRM Ventas - Configuracin", conun par de opciones extremadamente tiles. Este mdulo solo est disponible parausuarios administradores. Para ver ms sobre la administracin del sistema, visite Quinadministralos usuarios? Quin es el Administrador?


55/72

53

Estas opciones se explican a continuacin:Opcin: "Slo los supervisores de ventas pueden agregar nuevas Oportunidades"Tal como lo indica el nombre, si se deja esta opcin encendida, los vendedores nopodrn agregar por si mismos nuevas oportunidades a CRM Ventas.Esta configuracin tiene sentido en aquellas empresas con fuerzas de ventas o canalesmuy desarrollados, que requieren ejercer un control sobre las oportunidades, para dirigirel trabajo de sus vendedores exclusivamente a las oportunidades comerciales que los

supervisores de ventas les asignan.Opcin: "Solo los supervisores de ventas pueden agregar nuevos Clientes"Esta opcin es anloga a la anterior, es decir que regula si tanto vendedores comosupervisores pueden agregar clientes, o solo estos ltimos tienen permiso para hacerlo.Esto tiene sentido cuando la poltica de su empresa consiste en dirigir el esfuerzo de susVendedores a atender a los clientes determinados por el/los supervisor/es de ventas.

8.3.5 Tipologa de Uso Libre

Si en su empresa todas las personas que utilizan el mdulo de ventas pueden trabajarlibremente sobre cualquier cliente, y cualquier oportunidad, se recomienda estaconfiguracin, para que todos tengan acceso y permisos a toda la informacin.Lgicamente, puede dejar a aquellos usuarios que no deban tener acceso a CRM Ventas,completamente fuera del mismo. (Es el caso de Carola Quindas en el ejemplo)


56/72

54

8.3.6 Tipologa: Clientes y Oportunidades libres

Cuando en su esquema comercial, necesita que sus vendedores trabajen libremente conClientes y Oportunidades, es decir que puedan agregarse a s mismos o a otrosvendedores cuantas oportunidades y clientes deseen, pero an as, desea que NO puedanver la informacin del trabajo de ventas de los dems vendedores, sta es laconfiguracin que debe adoptar.

8.3.7 Tipologa: Vendedores con Cuentas Asignadas / Nominadas

Si necesita que sus vendedores, adems de no poder ver la informacin de la actividadcomercial del resto de la fuerza de ventas, slo puedan trabajar sobre Cuentas /Clientes asignados por el supervisor, pero puedan ser libres de detectar y trabajar sobrelas oportunidades que deseen, en las cuentas que tienen asignadas, sta es laconfiguracin a utilizar.


57/72

55

8.3.8 Tipologa: Vendedores con Cuentas y Oportunidades Asignadas / Nominadas

Esta tipologa es la de mximo control. Aqu, cada vendedor solo puede ver y trabajarsobre los datos de sus propios clientes y oportunidades, y las mismas solo pueden serasignadas por un supervisor. Es decir que el vendedor solo podr trabajar sobre lasOportunidades que le sean asignadas, sin posibilidad de trabajar en nada fuera de lasmismas.

9

Cotizaciones

9.1 Introduccin al mdulo de CotizacionesEsta es una breve introduccin para presentar los conceptos generales del mduloCotizaciones. El objetivo general de Cotizaciones es permitir crear y enviar, por email oen forma impresa, sus cotizaciones de venta. Posteriormente, podr utilizar estainformacin para hacer un seguimiento de ventas y mejorar la performance de sunegocio.


58/72

56

9.1.1 Qu puedo hacer con las cotizaciones?La idea general es que usted y/o sus vendedores puedan cotizar rpidamente losproductos que solicitan sus potenciales clientes, y luego hacer un seguimiento de dichasoportunidades, de la siguiente manera:1)

Generar una nueva cotizacin


59/72

57

Cuando un cliente solicita una cotizacin, utilizando el sistema le pedir rpidamente alpotencial cliente sus datos de contacto: Presione "Agregar Cotizacin" e ingrese losdatos que solicite el sistema. Es obligatorio que ponga los datos marcados con *. Adems

de los datos bsicos de contacto del cliente, deber ingresar lgicamente todos losproductos cuya cotizacin le haya solicitado.2) Enviar la Cotizacin por correo electrnico

Recuerde dejar el Estado de la Cotizacin en "En Progreso", a menos que haya tenido laoportunidad de cerrar la venta en el acto. Si desea, con solo marcar el campo indicado,al presionar "Guardar"el sistema enviar su cotizacin a la casilla de correo electrnico

de su cliente en el acto.3) Hacer el seguimiento de sus cotizaciones abiertas

Simplemente haga clic en la opcin "Mis Cotizaciones Vigentes"y tendr acceso a todaslas cotizaciones que emiti, y que an estn abiertas. Desde esta pantalla podr ver losdatos de la cotizacin, incluida la informacin de contacto del potencial cliente, re-enviarle la cotizacin por correo electrnico, imprimirla, y descargar la cotizacin enformato PDF.

9.2 Conceptos ImportantesEsta es una breve introduccin para presentar los conceptos generales del mduloCotizaciones. El objetivo general de Cotizaciones es permitirle crear y enviar, por email

o en forma impresa, sus cotizaciones de venta. Posteriormente, podr utilizar estainformacin para hacer un seguimiento de ventas y mejorar la performance de sunegocio.

9.2.1 Productos y CotizacionesHay dos (2) grandes conceptos que debe utilizar para poder trabajar con el mdulo deCotizaciones:-Producto:son los productos y/o servicios que vende su empresa.


60/72

58

- Cotizacin: se refiere a los documentos que emite para sus potenciales clientes,cuando solicitan una estimacin del precio de sus productos y/o servicios.

9.2.2

Agregando un Producto

Puede agregar productos utilizando la opcin "Agregar Producto".

Simplemente completa el formulario con los datos de su nuevo producto.


61/72

59

9.2.3 Su Lista de Productos

Seleccione la opcin "Productos" dentro del mdulo "Cotizaciones" para ver losproductos que ya tiene registrados.Desde este lugar puede tambin agregar nuevos productos, o modificar los datos de unproducto existente.No se preocupe por agregar TODOS sus productos antes de comenzar a trabajar. Podr irincorporndolos paulatinamente, an cuando est generando sus cotizaciones.

9.2.4

Generando Cotizaciones

Para comenzar, simplemente seleccione "Agregar Cotizacin"


62/72

60

Complete los datos de su cotizacin. :- Nro. Referencia: algn nmero interno que quiera asignarle a la cotizacin paraencontrarla rpidamente.- Ttulo: un nombre de fantasa que quiera darle a esta cotizacin. Su importanciaradica en que ser el ttulo de la cotizacin que le entregar impresa, o enviar poremail a su cliente.- Nombre del Cliente: es simplemente el nombre que preguntar a su cliente, en elmomento de generar la cotizacin.- Email:es la direccin de correo electrnico del cliente. Es importante que la obtengapara enviarle la cotizacin que est generando. Esta informacin podr ser utilizada enel futuro para realizar campaas de email marketing.- Informacin de Contacto:cualquier otro dato del cliente que le sirva para contactarlocomo nmeros telefnicos, direccin de correo, etc.- Vlido Hasta:para limitar el perodo de validez de su cotizacin, y acelerar la decisinde su cliente.- Introduccin:Un texto de presentacin de la cotizacin. Se incluye en el documentoque entregars o enviars a su cliente.


63/72

61

- Detalle:es el corazn de la cotizacin. Aqu detalla todos los productos y/o serviciosque est incluyendo en esta cotizacin. Utilice un rengln para cada producto. Debeseleccionar un producto (de su lista de productos), presionando el botn Buscar, yutilizando el dilogo emergente para encontrar el producto que le interesa.Si el producto que est buscando no est an incluido en su lista de productos, puedeagregarla en el acto, presionando "Agregar Producto".Como tal vez necesite ingresar textos "a mano" distintos para cada cotizacin, tiene uncampo para ingresar una descripcin adicional para cada uno de los tems de sucotizacin.Agregar Fila:Utilice esta opcin si necesita emitir una cotizacin con ms de 5 tems.Recuerde completar para cada producto, el precio unitario, la cantidad, los impuestosaplicables y descuentos si los hubiera.


64/72

62

- Notas:incluye aqu toda informacin que desee que aparezca en la parte inferior de sucotizacin.- Responsables: son aquellos miembros de su equipo de ventas que pueden trabajarsobre esta oportunidad/cotizacin. Solo quienes estn marcados en esta lista, tendrnacceso a los s datos de esta cotizacin en la opcin "Mis Cotizaciones Vigentes" o"Todas Mis Cotizaciones"- Estado:Solo las cotizaciones "En Progreso" aparecen en los listados como "Vigentes".

9.2.5 Cmo Supervisar las Cotizaciones Generadas?Declare sus Supervisores

Si es administrador de Groobix, presione el cono del candado ubicado en el mduloCotizaciones para definir quin o quines son los usuarios con permisos para Supervisarel trabajo en este mdulo.Opciones para Supervisores


65/72

63

Utilice estas opciones para ver el trabajo de todo el equipo. Solo los usuarios

supervisores tienen acceso a estas opciones, mientras que el resto de los usuarios solopodrn ver sus propias cotizaciones.

Supervisando las Cotizaciones

A modo de ejemplo, si utiliza "Cotizaciones Vigentes" podr ver todas las cotizacionesque estn en proceso, en este caso son solo dos, que estn a cargo de Ramiro Loizaga.


66/72

64

Como siempre, seleccionando cualquiera de las cotizaciones, podr ver sus datos,ytrabajar sobre la misma, ya sea modificndola, o trabajando con Documentos, Tareas oComentarios asociados a esta cotizacin.Toda esta informacin estar accesible para usted, los dems supervisores de

Cotizaciones, y aquellos vendedores responsables de esta cotizacin.

10Notas

10.1Breve introduccin a "Notas"El mdulo de Notas, le permite guardar informacin variada dentro de su sistema. Unavez guardada, podr compartirla fcilmente con quien guste dentro de su grupo detrabajo.Puede almacenar texto, texto formateado, grficos y enlaces de internet (URLs), y darlecualquier uso que se le ocurra:

- notas de reunin- documentar procedimientos- listas rpidas- recordatorios- direcciones de sus ordenadores


67/72

65

10.1.1Componentes de una Nota

1)Una nota incluye los datos habituales: un ttulo, y su texto.2)Utilice el campo "Categora", para organizar sus notas. Estas categoras se configuranen "Configuracin>>Notas - Categoras"3)En "Participantes" usted elige si desea compartir esta nota con otras personas en suorganizacin, o mantenerla privada.4) "Titulares" le permite hacer aparecer a esta nota en la seccin del mismonombre, ubicada en el men superior, para que sus "participantes" la tengan a sualcance con solo hacer un clic.5) Si marca esta nota como "Importante", aparecer en los Titulares con un colordiferente (resaltado), para que sea an ms fcil de localizar, entre los dems Titulares.6)Seleccione "Enviar nota por mail"para que el sistema enve un correo electrnico atodos los participantes, con el contenido de esta nota en cuanto presiones el botn"Guardar"


68/72

66

Como en tantos otros lugares del sistema, encontrar en este formulario 2 solapasadicionales:- Tareas: para crear y administrar tareas asociadas a esta nota. Por ejemplo, podrasolicitar a su responsable de sistemas que "Actualice la informacin sobre configuracinde servidores de correo, en cuanto termine de contratar al proveedor del servicio deemail."- Comentarios: para mantener una discusin relacionada a esta Nota. Por ejemplo:discutir las conclusiones de una reunin en los comentarios para la "Minuta de reunincomercial del viernes 12/10"

10.1.2

Cmo Crear una Nota

Solo presione en "Agregar Nota", y un nuevo formulario vaco le aparecer para registrarsu nueva informacin.

10.1.3Revisar / Trabajar en SUS Notas

Seleccione "Mis Publicaciones"para ver todas las notas que ha creado.Trabajar con las Notas que su equipo ha publicado

"Todas las Notas" le permite ver y trabajar en las Notas creadas por su equipo, en lasque le han designado como "participante".Tambin incluye las notas que usted mismocre.Atencin: todas estas notas son editables!

10.2Publicando informacin en los TitularesLos Titulares son una forma de comunicacin simple pero poderosa, para mantener a suequipo siempre informado con las noticias e informacin relevante de su negocio.


69/72

67

Con solo hacer clic en "Titulares"en la barra de men azul, tendr acceso a todas lasnotas marcadas como "Titulares".El sistema le mostrar solo las notas en las que est designado como "participante"


70/72

68

10.2.1Leyendo una Nota

Solo presione sobre una nota, para ver un dilogo con todo su contenido.

Agregando una Nota a "Titulares"

1. Al crear o editar una nota, puede hacerla aparecer en "Titulares" con soloencender esta opcin.2. Tambin puede resaltarla, hacindola aparecer en color naranja para que sea msfcil de localizar entre los dems titulares.

11

Tips y Trucos

11.1Qu son los Objetos enlazados?La mayora de los datos que registra en el sistema pueden contener "objetos enlazados".Esta es la explicacin de cules son, y su utilidadCualquier objeto puede tener objetos enlazados


71/72

69

Los objetos enlazados son los que puede crear y consultar, desde el formulario de

edicin de cualquier objeto del sistema.En el ejemplo, se observa un formulario de edicin de un contacto. Las solapas noindican que un contacto puede tener Tareas, Documentos, y Comentarios asociados o"enlazados"

11.2Cules son los objetos enlazados que existen en el sistema?Los objetos enlazados son distintos dependiendo del tipo de objeto que hayasseleccionado.Hasta el momento, los objetos enlazados que puedes utilizar son:- Tareas- Documentos- Notas

- ComentariosTrabajando con Objetos enlazados

Una vez que est posicionado en algn objeto de Groobix, solo haga clic en la solapa quele interesa, y ver todos los objetos de dicho tipo asociados al formulario "General".


72/72

70

En el ejemplo, se ve 1 tarea asociada al contacto que se seleccion previamente.Aqu encontrar las opciones habituales para agregar un objeto, editarlo y/o eliminarloCmo agregar un objeto enlazado?

Simplemente presione el botn "Agregar..." tal como lo hace en cualquier listado deGroobix. En este caso, se estara agregando una Tarea que quedar enlazada al contactoseleccionado previamente (Marcos Calleri)

Cmo modificar o eliminar un objeto enlazado?

Solo presione los conos del "lpiz"o la "papelera"tal como lo hace en cualquier listadode Groobix.

Documents

Manual Usuario Groobix