MMAANNUUAALL DDEE PPOOLLIITTIICCAASS YY

Alcaldía Municipal de Ciudad Arce

Departamento de La Libertad

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Documento Elaborado con la asistencia técnica de la Firma José Leonidas Rivera Chévez

Con el apoyo financiero del Fondo de Inversión Social para el Desarrollo Local, FISDL

Aprobado por el Concejo Municipal a través de Acuerdo No. 13 del Acta No.

16, de fecha 24 de mayo de 2006

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INDICE

PAGINA No.

1. GENERALIDADES………………………………………………………………… 1

1.1. INTRODUCCIÓN………………………………………………………………… 1

1.2. OBJETIVO………………………………………………………..……………… 1

1.3 BASE LEGAL………………………………………………………………………. 1

2. POLITICAS INSTITUCIONALES………………………………………………… 8

2.1. POLITICAS DEL CONCEJO MUNICIPAL……………………………………… 8

POLÍTICAS DE AUTORIZACIÓN……………………………………………. 10

POLITICAS DE RIESGO……………………………………………………… 10

POLITICA INFORMACION Y COMUNICACIÓN…………………………… 11

POLITICAS DE CONTROL…………………………………………………… 14

POLITICAS SOBRE AUTOEVALUACION DEL CONTROL INTERNO….. 16

3. POLITICAS GENERALES……………………………………………………….. 17

3.1.. POLITICAS DE PROMOCION SOCIAL………………………………………… 17

3.2. POLITICAS DE GERENCIA GENERAL……………………………………….. 17

POLITICAS DE RECURSOS HUMANOS……………………..................... 18

POLITICAS DE PERSONAL………………………………………………….. 18

iii

PAGINA No.

3.2.1. POLITICAS DE INFORMATICA……………………………………………….. 18

3.2.2. POLITICAS DE MEDIO AMBIENTE…………………………………………… 19

3.2.3. POLITICAS DE LA UACI………………………………………………………. 19

3.2.4. POLITICAS DE REGISTRO Y CONTROL TRIBUTARIO……………………... 20

3.2.4.1. COBRO Y RECUPERACION DE MORA…………………………………….. 20

3.2.5. POLITICAS DE CONTABILIDAD……………………………………………… 21

3.2.5.1. ACTIVOS FIJOS………………………………………………………………... 22

3.2.6. POLITICAS DE TESORERIA…………………………………………………… 25

3.2.7. POLITICAS DE SERVICIOS MUNICIPALES………………………………… 27

3.2.7.1. POLITICAS DE PROYECTOS………………………………………………. 27

4. PROCEDIMIENTOS……………………………………………………………….. 29

4.1. CONCEJO MUNICIPAL Y ALCALDE (SA) MUNICIPAL…………………. 29

4.2. COMITÉ TECNICO……………………………………………………………… 33

4.3. AUDITORIA INTERNA……………………………………………………….. 34

4.4. SECRETARÍA MUNICIPAL…………………………………………………….. 35

4.5. ASESOR JURIDICO…………………………………………………………….. 39

4.6. PROMOCION SOCIAL…………………………………………………………… 41

4.7. GERENCIA GENERAL…………………………………………………………. 42

4.7.1. INFORMATICA…………………………………………………………………. 42

4.7.2. UNIDAD DE MEDIO AMBIENTE……………………………………………… 47

4.7.3. ADQUISICIONES Y CONTRATRACIONES…………………………………… 48

4.7.4. REGISTRO Y CONTROL TRIBUTARIO………………………………………. 52

4.7.4.1. COBRO Y RECUPERACION DE MORA…………………………………… 58

iv

PAGINA No.

4.7.4.2. CATASTRO………………………………………………………………….. 61

4.7.4.3. CUENTAS CORRIENTES……………………………………………… 68

4.7.5. REGISTRO ESTADO FAMILIAR……………………………………… 71

4.7.6. CONTABILIDAD……………………………………………………….. 76

4.7.7. TESORERIA…………………………………………………………….. 86

4.7.7.1. COLECTURIA………………………………………………………… 94

4.7.8. SERVICIOS MUNICIPALES…………………………………………… 101

4.7.8.1. PROYECTOS………………………………………………………….. 102

4.7.8.2. ASEO…………………………………………………………………… 104

4.7.8.3. CEMENTERIO………………………………………………………….. 105

4.7.8.4. ESTADIO MUNICIPAL………………………………………………… 106

4.7.8.5. RASTRO MUNICIPAL………………………………………………… 108

4.7.8.6. RELLENO SANITARIO……………………………………………….. 110

4.7.8.7. MERCADO……………………………………………………………. 111

4.7.8.8. GUARDA PARQUE…………………………………………………… 112

4.7.8.9. CAFETERIA…………………………………………………………… 113

4.7.8.10. VIGILANCIA………………………………………………………… 114

4.7.8.11. SALON DE USOS MULTIPLES…………………………………….. 115

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1. GENERALIDADES

1.1. INTRODUCCIÓN

El presente documento contiene las Políticas y Procedimientos Administrativos de la Municipalidad de

Ciudad Arce, Departamento de la Libertad.

Este documento está dividido en cuatro partes principales:

1. Generalidades

2. Políticas

3. Procedimientos

4. Anexos

1.2. OBJETIVO

Normar los procesos y procedimientos para el manejo de las operaciones de las unidades

organizacionales que integran la Municipalidad de Ciudad Arce, Departamento de la Libertad.

1.3 BASE LEGAL

La base legal del presente documento lo constituye el Reglamento de Normas Técnicas de Control

Interno Especificas de la Municipalidad de Ciudad Arce, según los artículos siguientes:

Identificación análisis y Gestión de Riesgos

Art. 24.- Riesgos internos u operaciones, son considerados aquellos que pueden evitarse a

consecuencia de la administración de que la administración proporcione las herramientas y recursos

necesarios para contrarrestar la probabilidad de ocurrencia de los sucesos…………………………….

g) Riesgo de deficientes procedimientos en las actividades administrativas y financieras. Para

minimizar estos riesgos que están inmersos diariamente en cada proceso, estos, deben definirse

claramente las atribuciones de cada funcionario dentro del proceso mismo, de manera que estén

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separadas las funciones de realización, supervisión, aprobación y resguardo de la información

generada. De igual manera deben crearse los procesos de conciliación de información entre las

unidades. Los procesos específicos deben establecerse en el Manual de Políticas y Procedimientos

Administrativos.

Normas relativas a las Actividades de Control

Art. 29.- Para que el control sea realmente beneficioso, debe considerarse en forma integral, es decir

antes, durante y después de los procesos. Por lo tanto, estos deben quedar establecidos en el Manual de

Políticas y Procedimientos, así como los responsables de ejecutarlo.

Art. 33.- “Cada unidad organizativa” debe desarrollar su trabajo en base a las políticas y

procedimientos aprobados por el Concejo, las cuales deberán ser del conocimiento de cada empleado

asignado en las respectivas unidades teniendo en cuenta que es responsabilidad de cada empleado y

funcionario ejercer el autocontrol.

Art. 35.- Las actividades de control interno estarán sujetas a los cambios administrativos,

tecnológicos, financieros, ambientales, etc., al surgimiento de nuevas actividades en función de

mejorar la administración municipal. Es decir que al diseñar o considerar dichos cambios deben llevar

inmerso el componente de control. Estas actividades formaran parte integral de los procesos que se

describirán en el manual de políticas y procedimientos administrativos.

Art. 37.- Las facultades de autorización y aprobación de los procesos respectivos en cada unidad

deben estar claramente definidos en el manual de políticas y procedimientos administrativos, teniendo

en cuenta los principios de unidad de mando, separación de funciones, delegación de autoridad,

delimitación de funciones y responsabilidades; todo esto con la finalidad de que el control se de por si

mismo en los procesos, quedando una mínima parte de control posterior.

Las políticas de este tipo deben estar encaminadas a plasmar claramente el proceso que se debe seguir

para las acciones administrativas en el sentido de que en el mismo proceso se detecten las deficiencias

y se puedan corregir oportunamente.

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Art. 46.- Las disposiciones relativas a los aspectos financieros, se trate de ingresos, egresos,

transferencias, aperturas de cuentas, nombramiento de refrendarios, elaboración del presupuesto,

programación de gastos, inversiones, autorizaciones y todo lo relativo al sistema contable deberá

Tesorería estar definido en el manual de políticas y procedimientos administrativos.

Art. 47.- Todo lo referente a los procesos de adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios

institucionales se establecerá en el Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos.

Art. 48.- Debido a que cada unidad de la organización debe contar con un manual de políticas y

procedimientos administrativos, será necesario que se incluya en el contenido de dicho documento, el

diseño de los formularios necesarios para las actividades correspondientes, además deberá indicarse el

objetivo o finalidad de dicho formato.

La utilización de este tipo de documentos deberá tener la función de control inmediato y deberá formar

parte de la documentación de respaldo para los egresos, para que puedan ser verificados en los

procesos de auditoria.

Art. 49.- Las políticas sobre conciliación de registros, ya sean estados, de índole monetario,

confrontación de documentos, utilización de códigos y el establecimiento de cualquier otro que sea

necesario para minimizar los riesgos de cometer errores por parte de los empleados y todos los

funcionarios, deberán estar claramente establecidos en el manual de políticas y procedimientos

administrativos.

Dichas políticas deberán cumplir con la función de confrontación de información, como medida de

detección de errores u omisiones en los registros y procesos administrativos y operativos.- Para que las

acciones de enmendadora de errores sean en el momento oportuno.- Deberá establecerse la

periodicidad de conciliación de la información dependiendo del riesgo que representen los registros o

información.

Como parte del control interno financiero se deberán practicar conciliaciones de cuentas bancarias,

valores a cobrar, obligaciones que cubrir, con el propósito de asegurar la veracidad de los saldos y

revelar cualquier error o transacción no registrada, ya sea por parte de terceros o de la entidad.

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Art. 50 La rotación de personal en esta municipalidad, actualmente no puede ser posible en todas las

unidades debido al numero de empleados designados en cada una de las áreas funcionales de la

institución.- Sin embargo, debe quedar por escrito en el manual de políticas y procedimientos

administrativos, aquellos casos en que si es posible dicha actividad y a la vez todos debe proyectarse

el implementarlo en el resto de unidades a medida que crezca la organización.

Para que se cumpla la normativa de rotación de personal, previamente deberá capacitarse o instruirse a

aquellos empleados que realizaran tareas nuevas, pero afines a su función normal.- En el entendido que

se puedan descubrir habilidades que permitan ubicar en los puestos mas indicados a cada empleado

según las aptitudes y habilidades para lograr mejor desempeño.

Art. 53.- Los servidores encargados de fondos y valores deberán rendir fianza a satisfacción de la

Municipalidad.

Tesorería

Fondo circulante

Colecturía

No se dará posesión del cargo, a quien no hubiere dado cumplimiento a este requisito.

Se definen como tipo de fianzas validas para esta municipalidad, las siguientes:

a) Deposito de dinero en efectivo a favor de la municipalidad

b) Fianza Hipotecaria

c) Fianza de fidelidad

d) Fianza bancaria

e) Fiador solidario.

Para ser aceptable, el documento deberá estar debidamente autenticado ante un notario y renovarse

cada año.

Dependiendo el tipo de fianza, así se hará el proceso de renovación del documento que ampare dicha

garantía a favor de la municipalidad.- para el caso de las garantías con fiador solidario y las que se

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cubran mediante pólizas de seguro (de fidelidad) deberán obligatoriamente renovarse cada año.- Y

para los otros casos se definirán en el manual de políticas y procedimientos administrativos.

Art. 55.- Teniendo en cuenta que los requerimientos básicos de control no cambian,

independientemente del grado de tecnología que se use en la institución dichos controles deben estar

regulados.- Debe verificarse que los datos de entrada sean correctamente procesados, de tal manera

que los datos de salida o resultados esperados sean los correctos, en el entendido que los controles

establecidos serán los que permitan dicha verificación.

Dentro de estos controles se consideran los reportes, se debe establecer la diferencia entre los que

prevean o muestren información primaria y los que muestren información secundaria en su respectiva

unidad.- Aquellos que son origen de la información y los que sirven para efecto de comparación o

conciliación, en la misma unidad o con otras.- Igualmente se debe definir quienes serán los usuarios de

dichos reportes.- Todo esto deberá estar claramente establecido en el manual de políticas y

procedimientos administrativos.

Tesorería

Catastro

Contabilidad

REF

Colecturía

Cada usuario del sistema debe ejercer autocontrol en cada fase del proceso asignado según el cargo

que desempeñe, con el objetivo de minimizar los riesgos de error en la introducción de la información.

Normas Relativas a la Información y Comunicación

Art. 56.- En función de darle cumplimiento a lo establecido en el plan estratégico institucional, se

deberá definir por escrito que información se transmitirá en forma verbal, escrita, a través de

reuniones, o entrevistas.- Teniendo en cuenta que estos tipos de información funcionan tanto a nivel

interno como externos.

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Para el caso de la transmisión de la información escrita deberán establecerse formatos claros, que sean

de fácil comprensión.- Que se entregue dicha información en el momento oportuno a los usuarios

pertinentes.- Debe de tenerse cuidado de entregar la información suficiente y necesaria para la

secuencia de procesos en función de lograr los objetivos institucionales.- Todas las actividades

concernientes a los sistemas de información y comunicación formaran parte del manual de políticas y


Art. 58.- Para que la información generada y procesada sea de importancia, deberá cumplir con ser

confiable oportuna suficiente y pertinente.- En el entendido que la información que llega después del

momento de tomar decisiones, pierde su utilidad, igualmente la información errónea provoca tomar

malas decisiones.

Para que la información sea confiable, definitivamente tiene que pasar por el proceso de conciliación,

pues esto será la garantía de que son datos verdaderos los que están respaldando las operaciones de las

unidades dentro de la institución.- Los periodos de presentación de la misma, los responsables de

elaborarla y la designación de los destinatarios de dicha información estarán definidos en el manual de

políticas y procedimientos administrativos.

Art. 59.- Se elaboraran formatos en cada unidad para establecer canales de comunicación que

satisfagan las solicitudes de información requerida en su oportunidad, todo formato deberá estar

prenumerado para establecer un mejor control, estos serán distribuidos a los usuarios para cumplir con

los objetivos y metas institucionales.- Es prudente dejar claro que cierto tipo de información se puede

transmitir a través de formatos, pero habrá otro tipo de información que para seguridad de su

comprensión será necesario entregarla en forma muy clara.

Dentro del ámbito de la efectiva comunicación debe quedar establecido que el surgimiento de nuevos

documentos o manuales de aplicación general deberán hacerse del conocimiento de todos los

involucrados, de manera que todos se enteren del contenido y aplicación de los mismos.

Deberán establecerse las formas de circulación de la información y comunicación de eventos o

resultados, en el entendido que la información pueda fluir desde y hacia varias direcciones,

considerándose los canales mas conocidos como son la comunicación horizontal, vertical, hacia arriba

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y hacia abajo.- De ser necesario transmitir información a mas de un usuario, dichos formularios

deberán elaborarse con las copias necesarias, de manera que se entregue a los usuarios pertinentes y a

la vez se conserve archivo de su entrega.

Será necesario que en las políticas institucionales quede claramente definida la separación entre la

información de carácter interno y la de carácter externo.

Igualmente debe establecerse a partir de que momento o en que circunstancia la información se hace

publica o externa.- Todo lo relacionado a estos controles quedara definido en el manual de políticas y


Normas Relativas al Monitoreo

Art. 62 Se debe asegurar que cada funcionario y empleado ejerza autocontrol sobre las actividades a

su cargo, de igual manera los empleados que ocupen puestos de jefaturas y tengan asignadas las

facultades de revisar y aprobar procesos previamente elaborados por sus subalternos, deberán

asegurarse de que la información que estén revisando y aprobando se haya elaborado correctamente,

en cumplimiento a políticas y normas de carácter técnico y legal.

Art. 63.- A efecto de darle cumplimiento a esta normativa, se establece que cada jefe de unidad,

proceso o función será responsable ante la máxima autoridad de presentar el informe de evaluación de

su sistema de control interno, enfatizando en los resultados obtenidos y a la vez proponiendo los

cambios necesarios a efecto de anticiparse a los riesgos que se originan por las nuevas situaciones.-

Dicha actividad deberá realizarse por lo menos una vez al año, ya que se considera un periodo

prudencial de evaluación.

El control debe ser constante a fin de guiar las operaciones y conocer oportunamente el grado de

efectividad de su desempeño, para identificar las desviaciones y emprender medidas correctivas en el

momento propicio.

Todas las actividades relativas al monitoreo en todas la fases de los diferentes procesos que se realicen

en la municipalidad estarán claramente definidos en el manual de políticas y procedimientos, a

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excepción de aquellas actividades que por su complejidad tengan sus propios manuales, en estos

mismos estarán definidas las actividades de monitoreo y control.

2. POLITICAS INSTITUCIONALES

2.1. POLITICAS DEL CONCEJO MUNICIPAL

a) El Concejo Municipal será la única dependencia facultada para emitir políticas y

procedimientos relacionados con la administración municipal.

b) Las políticas y procedimientos que el Concejo Municipal emite en el ejercicio de sus

funciones, deberán cumplirse en sus términos por las demás dependencias, las cuales

estarán sujetas a la supervisión de la Gerencia General y Secretaria Municipal. Y en caso de

incumplimiento quedaran sujeto a las sanciones establecidas conforme el Reglamento

Interno de Trabajo.

c) El presente documento se difundirá y será actualizado cada año y las propuestas de

actualizaciones que la Gerencia General presente al Concejo Municipal.

d) Siendo el órgano colegiado su actuar tiene carácter deliberativo y normativo y se encargará

de hacer efectiva la participación de la comunidad local y asegurar su participación en el

progreso económico, social y cultural, en concordancia con los planes de desarrollo

nacionales.

e) Es un órgano que representa a la Comunidad y deberá interpretar, conocer y favorecer los

intereses de sus habitantes.

f) El Concejo Municipal deberá formular y aprobar un reglamento interno de funcionamiento

que regule las Comisiones de Trabajo.

g) El Concejo Municipal deberá ser informado plenamente por el Alcalde, quien haga sus

veces a quien el mismo Concejo designe de todo lo relacionado con la marcha y

funcionamiento de la Municipalidad.

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POLÍTICAS DE AUTORIZACIÓN.

a) Se deberán diseñar controles que aseguren que las operaciones o transacciones sean validadas

aquellas iniciadas y autorizadas por los niveles con competencia para tal efecto

b) Se deberán diseñar controles que aseguren que todas las operaciones son ejecutadas o

realizadas por el personal asignado.

c) Toda facultad de autorizar deberá ser notificada adecuadamente a los responsables y tal

comunicación incluirá los términos y condiciones bajo los cuales se asigna dicha facultad

d) La delegación de facultades deberá de estar dentro de los términos establecidos en la normativa

aplicable.

e) Se establecerán restricciones para el, acceso a los recursos y registros únicamente al personal

especialmente autorizado.

f) Toda persona que tenga asignados recursos y custodia de registros tendrá la responsabilidad de

rendir cuentas

g) Los formularios como recibos, ordenes de compra y otros controles, deberán estar

preenumerados.

h) Para la habilitación de los formularios, talonarios de recibos, ordenes de compra, cheques y

otros, requerirán de una autorización para su habilitación.

i) Los Sellos de identificación de firmas autorizadas deberán se adecuadamente protegidos.

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POLITICAS DE RIESGO

a) Los problemas o necesidades que la entidad tiene a resolver deberán identificarse, además

considerarse las experiencias adquiridas en situaciones anteriores

b) Elaborar un plan de acción ,estrategia anual y los objetivos proyectados deben ser

adecuadamente comunicados a todos los niveles necesarios

c) Los objetivos operativos/actividades definidos estarán adecuadamente relacionados con los

objetivos generales de la entidad.

d) Identificar los bienes y servicios que debe generar la Municipalidad además debe existir un

cronograma de cumplimiento de metas

e) La municipalidad de Ciudad Arce desarrollara un análisis de riesgo considerando los objetivos

de la organización y las fuentes de probables de riesgo ( interno, externo)

f) Se definirán mecanismos para la identificación de los riesgos internos y que estos sean

funcionales

g) Efectuaremos revisión periódicamente de los mecanismos para anticipar el accionar ante los

acontecimientos que pueden influir en la obtención de resultados en beneficio de los

ciudadanos

h) Aplicaremos como identificados los hallazgos de auditorias internas y externas

i) Consideraremos los riesgos identificados por la Gerencia General funcionarios y personal para

integrar los análisis de riesgo por medio del Consejo Municipal

j) Establecer mecanismos adecuados para identificar riesgos externos, tales como:

Avances tecnológicos,

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Necesidades o requerimiento de organismos externos,

Modificación en la legislación o normativa,

Cambios institucionales,

Alteración en la relación con los mayores proveedores,

k) Identifica aquellos riesgos que la alta dirección entiende que no pueden o no resulta

conveniente cubrir (riesgo residual) por riesgo en la política institucional

POLITICA INFORMACION Y COMUNICACIÓN

a. El sistema establecido en la Municipalidad se adecuara a las necesidades y exigencias de la

Institución y adaptarse al uso que le den los interesados internos y externos la información

interna y externa generada por la organización deberá ser dada a conocer previamente a los

niveles correspondiente para su aprobación.

b. El sistema de información deberá establecer la información que deben remitirse a los distintos

niveles internos para la toma de decisiones y su correspondiente comunicación externa

c. Los niveles de responsabilidad y autoridad asignados deberán ser apropiados.

d. El sistema de información debe definir claramente los niveles de responsabilidad y autoridad y

su contenido será apropiado y efectivo según sea el nivel al que este dirigido

e. Confirmarse con documentación como soporte toda información deberá ser oportuna

f. El sistema de información se adecuara a las necesidades de información de la organización y a

los usuarios internos y externos para su aprobación.

g. El sistema implementado deberá admitir actualizaciones futuras

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h. Deberá existir un mensaje claro de parte de la alta dirección y gerencia sobre la importancia del

sistema de control interno y las responsabilidades de todos los integrantes de la organización

(en función a la conclusión de la auditoria realizada)

i. Se deberán comunicar las excepciones a las reglas a los niveles superiores a aquel donde se

descubra la misma

j. Los mecanismos para garantizar la comunicación en todos los sentidos deberán estar instituidos

k. Los canales de comunicación deberán ser adecuados con los interesados directa o

indirectamente usuarios/ beneficiarios de las acciones de la organización proveedores,

comunidad, prensa, auditores

l. La información del Sistema de Control Interno de la Municipalidad es conformada por

Operacional, Financiera y de de Cumplimiento tanto de actividades internas como externa

m. El sistema de información permitirá a la Municipalidad identificar, recoger, procesar y divulgar

datos de los hechos o actividades internas o externas y el flujo informativo deberá circular en

todas los sentidos: ascendente, descendente, horizontal y transversal.

n. La información disponible en la Municipalidad debe cumplir con los atributos de contenido

apropiado, oportunidad, actualización, exactitud y accesibilidad

o. El sistema de información permitirá a la Municipalidad tomar decisiones a todos los niveles,

evaluar el desempeño de la Institución( Programas, Proyectos, Procesos, Actividades) y rendir

cuentas de la Gestión

POLITICAS DE CONTROL

a) La Auditoria Interna deberá realizarse de conformidad a las Normas de Auditoria

Gubernamental (NAG) emitidas por la Corte de Cuentas de la República.

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b) Las auditorias a los fondos provenientes de organismos internacionales, se practicaran

conforme a las NAG, a menos que sobre la base de un convenio de préstamo o donación se

acuerde aplicar otras normas de auditoria.

c) El Plan Anual de Auditoria Interna deberá considerar la auto evaluación del sistema de control

interno y administración de riesgos de la municipalidad. Este plan deber hacerse del

conocimiento del Concejo Municipal, antes de ser enviado a la Corte de Cuentas de la

Republica de El Salvador.

d) En la planificación de cada examen, se deberá considerar el seguimiento a las recomendaciones

de auditoria interna ,externa de firmas privadas y de la Corte de Cuentas de la forma siguiente:

Las recomendaciones cumplidas, se comunicaran al Concejo Municipal. Dicha

comunicación no formara parte del informe final de auditoria interna.

Por las recomendaciones no cumplidas el Auditor Interno, elaborara un hallazgo,

especificando en la causa el cargo de o los funcionarios o empleados municipales que no

cumplieron las mismas, dicho hallazgo de auditoria deberá incluirse en el informe de

auditoria interna que se presenten al Concejo Municipal para que exija su cumplimiento.

e) Al detectar las supuestas deficiencias, el Auditor Interno verificara las mismas, señalando la

normativa incumplida, debiendo comunicar de inmediato y por escrito, a las personas

relacionadas en las mismas, concediéndoles un plazo de tres días hábiles, para que den las

explicaciones que estimen necesarias y presenten la documentación pertinente.

f) El Auditor Interno analizara las explicaciones y documentos presentados. Una vez confirmadas

las deficiencias, se procederá a establecer las que constituyen hallazgos de auditoria y las que

corresponden a deficiencias menores, los primeros se incluirán con todos sus atributos en el

borrador de informe de auditoria interna y las segundas, en una nota que se denominara “Carta

de Gerencia”.

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g) Los atributos de todo hallazgo de auditoria interna son:

Hallazgo: Es la deficiencia señalada por el Auditor Interno.

Normativa Incumplida: Es la ley y/o normativa técnica incumplida.

Causa: Es el origen de la deficiencia.

Efecto: Impacto cuantitativo o cualitativo ocasionado por la deficiencia señalada, o el

impacto potencial que podrá ocasionar la misma.

h) A continuación de todo hallazgo, el Auditor Interno deberá exponer los comentarios sobre el

mismo, transcribiendo al tenor literal las explicaciones directamente relacionadas con el

hallazgo en un apartado denominado “Comentarios de la Administración” y el análisis del

Auditor Interno de las explicaciones y documentos, será presentado en un apartado

denominado “Comentario del Auditor Interno”.

i) La Carta de Gerencia será elaborada al finalizar el examen y se remitirá al Concejo Municipal

juntamente con el borrador de informe de auditoria interna.

j) El informe final de auditoria interna deberá ser firmado por el Auditor Interno y dirigirse al

Concejo Municipal con copia a la Gerencia General y esperar respuestas Institucionales antes

de enviar el informe a la Corte de Cuentas de la República.

k) Aplicar los procedimiento de control en cuanto a la actividad que realiza el personal

l) Los jefes y encargados de área revisaran procedimientos de control y los evaluaran

periódicamente para asegurarse que aun están operando adecuadamente para la finalidad que

les dio origen

m) Se realizar un control de la ejecución/desempeño contra lo presupuestado y con lo acontecido

en ejercicios anteriores

n) Ningún empleado tendrá control absoluto sobre todos los aspectos claves de una

operación/transacción

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o) La autorización, aprobación, procedimiento y registro pagos o recepción de fondos, revisión y

auditoria, custodia y manipuleo de fondos, valores o bienes de las operaciones/transacciones

deberán estar asignadas a diferentes personas previa autorización.

p) La realización de tareas se ha de realizar de manera que se asegure sistemáticamente el

chequeo/ verificación

q) Evitar que el dinero, valores negociables u otros activos de alta realización sean manejados por

una sola persona

r) Las conciliaciones bancarias las deberá elaborar personal ajeno al manejo de dinero y cuentas

bancarias

POLITICAS SOBRE AUTOEVALUACION DEL CONTROL INTERNO

a) Cada servidor municipal será responsable de la autoevaluación del Control Interno dentro de su

ámbito de acción.

b) Para la autoevaluación del Control Interno, deberá observarse las siguientes factores claves:

o Que el procedimiento exista

o Que haya sido apropiadamente notificado.

o Que sea conocido

o Que sea adecuadamente comprendido

o Que exista evidencia de que se aplica

c) Las autoevaluaciones se harán según enfoque COSO, considerando los cinco componentes del

Sistema de Control Interno de la Municipalidad.

d) Los niveles de Jefatura responsable de Unidad o proceso propondrán al Concejo Municipal, las

Herramientas o Metodología con las que se llevará a cabo las autoevaluaciones del Control Interno.

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3. POLITICAS GENERALES

3. 1. POLITICAS DE PROMOCION SOCIAL a) Se facilitara y promoverá la participación ciudadana en la gestión municipal, sin menoscabo de la

facultad de decisión y representatividad conferida a los/as miembros del Concejo Municipal a

través de las elecciones municipales.

b) Se aproximara la gestión municipal a la ciudadanía y se establecerán nuevos canales de

comunicación e información con la misma, para ello la municipalidad deberá facilitar la mas

amplia información sobre sus actividades, obras y servicios; así como fomentar la vida asociativa

en el municipio, garantizando la convivencia solidaria y equilibrada en la libre concurrencia de

iniciativa ciudadana sobre los asuntos públicos.

3.2. POLITICAS DE GERENCIA GENERAL

b) El Gerente General, será nombrado por el Concejo Municipal de la Alcaldía.

c) El Gerente General será responsable de mantener informados a todos los empleados de las

oficinas, sobre las políticas y procedimientos administrativos de personal existentes, así como

de los cambios que surjan de acuerdo a la dinámica laboral de la organización y a las

necesidades en materia de recursos humanos. Los jefes inmediatos son responsables de velar

que sus subalternos cumplan con las políticas establecidas.

d) La Gerencia, seleccionará su personal teniendo en cuenta los requisitos exigidos de

capacidad técnica y profesional, experiencia, honestidad, y que no exista impedimento legal o

ético para el desempeño de su cargo, de acuerdo con lo estipulado en las descripciones de

puestos existente.

e) Será responsabilidad del Gerente General, mantener actualizada la base de datos relacionada

con las evaluaciones del desempeño, sistema de administración de salarios y descripciones de

puestos. De igual forma, será responsable de mantener actualizados los registros de

capacitación, selección y contratación y toda gestión técnica complementaria.

f) Los aspectos legales relacionados con la administración del recurso humano que no se

complementen en este documento, se regirán por las decisiones del Gerente General, de

conformidad a las disposiciones constitucionales: Código de Trabajo y leyes conexas.

g) El Gerente General en coordinación con la Secretaria Municipal serán responsable de

comunicar y dar seguimiento al entendimiento y cumplimiento de las políticas a través de los

Jefes y Encargados

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h) Será responsabilidad de Gerente General, en coordinación con las demás unidades operativas

involucradas, la elaboración de un flujo de efectivo trimestral, el cual deberá utilizarse como

apoyo y paralelamente al seguimiento que se le dé al presupuesto Municipal.

i) El Gerente General será el responsable de monitorear con base a los controles

presupuestarios, la adecuada ejecución del presupuesto e informar mensualmente al Concejo

Municipal.

POLITICAS DE RECURSOS HUMANOS

b) El Gerente General coordinará con las diferentes jefaturas, el proceso de planificación con base en

las políticas y procesos aprobados para tal fin.

c) Para la planificación anual, el Gerente General, deberá coordinar con los distintos jefes de área, a

fin que éstos entreguen al personal bajo su responsabilidad, los formularios de actualización del

inventario de habilidades para ser completados.

d) Será responsabilidad del Gerente General, la actualización anual de la planificación de recursos

humanos.

e) La Municipalidad llenará las plazas vacantes mediante solicitudes o a través de traslados internos.

Solamente en los casos en que no haya personal interno listo para ser promovido mediante

concursos internos o traslados, deberá optarse por el reclutamiento de personal externo.

POLITICAS DE PERSONAL

a) Dar cumplimiento al horario de trabajo establecido por la Municipalidad, que será definido en el

contrato de trabajo, tanto de entrada, receso para almuerzo de 12:00 a 1:30 p.m como de salida.

b) El trabajador no debe ocupar el tiempo laboral en tareas que no sean de beneficio para la

Municipalidad.

c) Se prohíbe abandonar las labores durante la jornada de trabajo sin causa justificada o permiso del

respectivo Jefe o Encargado de Área.

d) Toda ausencia o salida de las instalaciones en horas laborales deberá justificarse al respectivo

Encargado de Área y comunicarlo a la Gerencia General.

e) Se deberá desempeñar el trabajo convenido con la debida intensidad, calidad, cuidado y esmero, en

el lugar señalado y dentro del horario de trabajo en la forma determinada por sus superiores. A

falta de instrucciones las labores deberán ser desempeñadas con iniciativa y de acuerdo con la

práctica establecida, a fin de ejecutarse dentro de un tiempo razonable y resulte de buena calidad.

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f) Mientras no exista un sistema mecanizado de control de asistencia, todo el personal deberá

registrar tanto su entrada como su salida, marcando su tarjeta en el reloj marcador.

g) Una vez iniciada la hora oficial de trabajo, se prohíbe el consumo de alimentos en los puestos de

trabajo.

h) Durante la jornada laboral no se podrá leer periódicos, revistas u otro tipo de información que no

sea para la realización de su trabajo.

i) Los jefes inmediatos serán los responsables de velar porque sus subalternos cumplan con las

normas establecidas en la Municipalidad y las del Reglamento de trabajo de la Municipalidad.

j) Queda establecido que podrán conceder y autorizar permisos con o sin goce de sueldo:

Jefes de Área de 1 a 2 días

Gerente General de 3 a 5 días

Concejo Municipal de 6 días en adelante

3.2.1. POLITICAS DE INFORMATICA

a) De la información que para fines municipales se considere de uso importantes, restringido o

confidencial, se deberá resguardar una copia de seguridad y mantenerse en un lugar seguro

separado de donde normalmente se almacena el resto de la información

b) El Gerente General, Coordinadores, los jefes y encargados de unidades, serán responsables de

la actualización y salvaguarda de la información almacenada en computadoras, en Disco

Compacto o cualquier otro medio de almacenamiento que normalmente utilizan para el normal

desempeño de las tareas a su cargo.

c) Dar Mantenimiento preventivo a todo el equipo informático de la Municipalidad

d) De la información que para fines Municipales se considere de uso importantes, restringido o

confidencial, se deberá resguardar una copia de seguridad y mantenerse en un lugar seguro

separado de donde normalmente se almacena el resto de la información

e) Los coordinadores, encargados, jefes de departamentos serán responsables de la actualización y

salvaguarda de la información almacenada en computadoras, impresores en cinta, en disco

19

compacto o cualquier otro medio de almacenamiento que normalmente utilizan para el normal

desempeño de las tareas a su cargo.

f) El usuario de cada computadora será el responsable de recomendar el equipo más apropiado

para los fines de la Municipalidad tanto de Hardware como de Software, así como equipos

periféricos.

3.2.2. POLITICAS DE MEDIO AMBIENTE

a) El Coordinador de medio ambiente deberá de elaborar, controlar y vigilar el Plan Ambiental.

b) La Unidad de Medio Ambiente será la encargada de la difusión de la información ambiental

que beneficien al municipio.

c) Deberá presentar un Plan de Mitigacion de desastre y uso de suelos al Concejo Municipal para

buscar alternativas de apoyo técnico o financiero.

3.2.3. POLITICAS DE LA UACI

ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

a) La elaboración de un Plan Anual de compras de acuerdo a las necesidades que programen las

Unidades de la Municipalidad.

b) El Jefe de UACI, deberá mantener un registro de Contratistas y Consultores y tendrá la

obligación de actualizarlo constantemente de acuerdo a las necesidades.

c) Todas las adquisiciones se realizaran con orden de compra o contrato, salvo las realizadas por

medio del Fondo Circulante compras de combustible y las de bienes y servicios a entidades

gubernamentales.

20

d) Las adquisiciones no deberán fraccionarse para simular los montos establecidos en la Ley de

Adquisiciones y Contrataciones.

e) La función operativa de la adquisición y contrataciones estará a cargo del Jefe de la UACI.

f) Solamente se exigirá una cotización si la compra no excede de diez salarios mínimos urbanos o

cuando se trate de ofertante único o marcas especificas.

g) Un Contratista o proveedor de servicios que este ejecutando un proyecto o servicio no puede

ofertar paralelamente en un proyecto para la ejecución de igual manera es aplicable cuando se

inicien simultáneamente los servicios.

2.2.4. POLITICAS DE REGISTRO Y CONTROL TRIBUTARIO

2.2.4.1. COBRO Y RECUPERACION DE MORA

a) La Municipalidad, por medio de la persona delegada, elaborará los avisos de cobro y los

enviará en forma mensual a todo propietario de inmuebles y empresas usuarios de los servicios

municipales y a los contribuyentes o responsables en el caso de los impuestos, esto a fin de que

se acerquen a cancelar su obligación tributaria.

b) Con base en la Ordenanza de tasas por servicios, la Municipalidad concederá un plazo de 60

días corridos, contados a partir del día en que se entienden causados los tributos

(mensualmente), para que los contribuyentes se acerquen a cancelar sus tributos.

c) Transcurrido el plazo a que hace referencia el numeral anterior, se entenderá que el

contribuyente ha caído en mora en cuanto al pago de los tributos, generando de esta forma la

exigibilidad de la deuda, multa por el incumplimiento de pago y el devengo de intereses

moratorios hasta la cancelación de la deuda.

d) El o la encargado/a de la Cuenta Corriente de la Municipalidad identificará a los contribuyentes

y/o responsables del pago de los tributos que posean saldos en mora y les enviará el Estado de

21

Cuenta a fin de que se acerquen a las oficinas de la Municipalidad a cancelar su deuda

pendiente.

e) Si el contribuyente o responsable no se acerca a cancelar la deuda o convenir un plazo para el

pago con la Municipalidad, se le enviarán hasta un máximo de tres avisos de cobro, bajo la

prevención de que sino se acerca a arreglar su situación se procederá por la vía judicial,

correspondiendo el ejercicio de la misma al Asesor Jurídico o apoderado en su caso.

f) Los costos que ocasione la recuperación de la mora por la vía ejecutiva deberán cargarse al

deudor demandado.

g) El/la Encargado/a de la Cuenta Corriente atenderá en forma expedita a los contribuyentes y

usuarios que soliciten se les extienda solvencia municipal. En ningún caso y bajo ninguna

circunstancia se extenderá solvencia a los contribuyentes o responsables que se encuentren en

mora, sin importar el monto de la deuda. Esta solvencia se exigirá para la extensión de

cualquier permiso o licencia que corresponda otorgar.

h) La Municipalidad concederá facilidades de pago a quienes se encuentren en mora y que así lo

soliciten por escrito, por medio de resolución motivada emitida por el funcionario o empleado

delegado por el Concejo Municipal en virtud de acuerdo municipal. El plazo no podrá en

ningún caso exceder de doce meses y, se fijará atendiendo a la capacidad económica del

solicitante, debidamente comprobada.

i) Si el usuario o contribuyente efectúa pagos anticipadamente y la tarifa sufre modificaciones,

aplicables al período cancelado, se le notificará por escrito la obligación de pagar la diferencia

o el complemento

3.2.5. POLITICAS DE CONTABILIDAD

a) Todas las operaciones y transacciones que realice la Municipalidad que modifiquen sus derechos y

obligaciones deberán incorporarse a los registros contables, a efecto de que los Estados Financieros

reflejen en forma completa la situación a una fecha determinada.

22

b) Toda operación y transacción que realice la Municipalidad se registrará en el módulo que

corresponda en el Sistema de Administración Financiera Integrada Municipal (SAFIMU II),

enmarcándola en los procedimientos definidos para tal propósito.

c) Los encargados de introducir información que llega al modulo de contabilidad deberán conservar

el orden cronológico en el registro del devengamiento y pago de los egresos para que los

comprobantes contables, de igual forma se generen en orden cronológico que facilite la

identificación inmediata y la verificación de registros que realicen los auditores Internos y

Externos.

d) El encargado de la Contabilidad será responsable de validar diariamente todos los registros

contables generados en los diferentes módulos del sistema contable realizando las partidas

contables y archivarlas junto con los documentos de respaldo.

e) Todo registro contable será con base a lo devengado tanto para ingresos como para egresos. En el

caso de egresos lo realizara con la recepción de la factura del proveedor.

f) La contabilidad será con base acumulativa, por tanto deberán correrle los asientos de ajuste y

provisiones respectivas.

g) Las depreciaciones de activo fijo se registrarán anualmente.

h) El cierre mensual contable y emisión de informes se realizará a más tardar diez días hábiles del

mes siguiente.

i) Los reportes financieros de cada mes el Contador, éste los entregará a más tardar diez días hábiles

del siguiente mes al Alcalde (sa) y Gerente General.

23

3.2.5.1. ACTIVOS FIJOS

a) Todo miembro del Concejo y Alcalde desde el momento en que toman posesión del cargo, son

responsables de los bienes muebles e inmuebles municipales.

b) El concejo, el Alcalde y Jefes de Departamento o Sección y los Empleados, responderán

pecuniariamente por la perdida o deterioro de los bienes muebles que se encuentren al servicio de

su área respectiva, cuando este se deba a negligencia en el uso, manejo o cuidado de dichos bienes,

previa deducción de responsabilidades.

c) Ningún bien que se encuentre cargado en inventario podrá ser retirado de la Unidad aunque s

encuentre inservible y ya se haya solicitado el descargo correspondiente, sin contar con el

respectivo acuerdo municipal de descargo y retiro del bien, entonces se procederá a poder efectuar

el retiro hasta que haya sido descargado del inventario por Departamento de Contabilidad.

d) El Concejo Municipal podrá delegar responsabilidad de la custodia de bienes en los Jefes de las

Unidades o Departamentos y delegar el Control del Inventario de Bienes a un empleado dentro del

Departamento de Contabilidad.

e) En las unidades en donde no se haya levantado inventario o tenga bienes que no hayan sido

inventariados se solicitara al Departamento de Contabilidad para que codifique dichos bienes.

f) El Secretario o Gerente General, exigirá al Jefe de la UACI mensualmente u informe de todas las

adquisiciones de bienes que los Departamentos o Unidades hayan adquirido durante ese periodo y

enviara al Departamento de Contabilidad la información correspondiente para incorporarlo al

inventario.

g) El Departamento de Contabilidad enviara al Gerente General la nomina de unidades y

departamentos que no cumplan con la disposición anterior a fin de que adopte las providencias del

caso.

h) El Jefe de la UACI informara al Departamento de Contabilidad, las respectivas órdenes de

suministros cuando ejecuten obras de edificaciones, ampliaciones o remodelaciones. Contables

24

tendrá que considerar el valor d las construcciones hechas con el fin de complementar los valores

reales a dichos bienes y la UACI deberá remitir copia de orden de suministros cuando tramite la

adquisición de bienes a efecto de registrar en el inventario correspondiente.

i) El Sindico o delegado remitirá al Gerente General, el extracto de las escrituras de adquisición que

tramite a favor de la Alcaldía de bienes inmuebles cinco días posteriores al acto de escritura.

j) La UACI deberá remitir al Departamento de Contabilidad, una copia de factura o requisición de los

bienes muebles que entregan a las unidades y departamentos, esta información deberá enviarse en

los primeros 5 días de cada mes. En este documento se deberá detallar: marca, serie, precio, fecha

de despacho y lugar al que fue despachado y/o cualquier información relacionada a la entrega

k) El Departamento de Contabilidad, inmediatamente tenga conocimiento de que una persona ha

tomado posesión de un cargo en el que le corresponda custodiar o administrar bienes de la

Alcaldía, deberá dar a conocer y proveer a esta de un ejemplar de la presente guía a fin de que

pueda informase oportunamente de las responsabilidades que al respecto le corresponda

l) Se incorporarán como parte del inventario en los estados financiero los activos fijos propiedad de

la municipalidad que alcancen un valor mayor de $ 600.00 y tengan una vida útil no menor de un

año; no se incluyen los repuestos y accesorios que se adquieran para los mismos.

m) Los bienes muebles adquiridos por la municipalidad con valor menor a $ 600.00 serán registrados

contablemente en la fecha de adquisición como gasto. Sin embargo, deberá llevarse un control

administrativo independientemente del valor de compra.

n) Los bienes muebles que tengan un valor mayor a $ 600.00 estarán sujetos a depreciación. Para ello,

al momento de su incorporación al inventario, deberán registrarse en la ficha de depreciación del

bien: el costo de adquisición, la vida útil y la tasa de depreciación. En este caso, el valor de los

bienes depreciables y su depreciación acumulada deberán coincidir con los valores que refleje la

contabilidad.

25

o) Todos los bienes muebles que adquiera la municipalidad deberán ser identificados con su código

respectivo.

p) El código con que se identificaran los bienes muebles adquiridos por la municipalidad deberá

contener por lo menos el número correlativo dentro de su misma naturaleza. Para facilitar el

control y manejo de los activos fijos, será necesario estructurar y aplicar una codificación uniforme

para todos los bienes muebles.

q) Por lo menos una vez al año, por intermedio de inventarios, se hará una verificación física de

todos los bienes muebles propiedad de la municipalidad, para constatar su existencia física,

ubicación y estado de funcionamiento; información que servirá de base para mantener actualizados

los archivos de activos fijos y de cotejar el valor total de los mismos con los registros de la

contabilidad.

r) Los bienes muebles, serán utilizados exclusivamente para el cumplimiento de los fines de la

municipalidad, y cualquier uso o destino en contrario, dará lugar a la aplicación de sanciones que al

efecto establezca o determine el Gerente General, sin perjuicio de responsabilidad económicas y

penales que se deriven del uso indebido de los mismos.

s) Los bienes muebles sujetos a depreciación, cuya vida útil estimada haya concluido, pero que su

estado físico le permita continuar funcionando con normalidad; éstos deberán continuar con su

control físico y contable.

t) El método de depreciación a usar para los bienes muebles e inmuebles : es el de línea recta y el

periodo de su vida útil es el que establece las Normas de Contabilidad Gubernamental.: Normas

sobre depreciación de bienes de larga duración.

26

3.2.6. POLITICAS DE TESORERIA

a) El Tesorero/a garantizará la percepción y disponibilidad de fondos, para lo cual elaborará la

programación anual o mensual de los recursos financieros, fuentes de financiamiento y los

montos determinados a financiar.

b) Mantendrá liquidez de la disponibilidad con relación al gasto público.

c) Las decisiones y autorizaciones relativas al manejo de los recursos financieros de la

municipalidad serán atribución del Concejo Municipal, quien delegará tales atribuciones en la

Tesorería, la cuales estarán en concordancia con las políticas financieras de las disposiciones

legales.

d) Será competencia de la Tesorería el atender la gestión financiera de conformidad a las

atribuciones y responsabilidades definidas dentro del marco legal y técnico vigente para tal

efecto.

e) El manejo de los recursos financieros, en valores y en efectivo estará bajo la responsabilidad

directa de las personas que designe la Alcalde (sa) para desempeñar los cargos de tesorería.

f) Los funcionarios y empleados a que se refiere la política anterior, de conformidad a su

participación o la responsabilidad asignada, responderán en forma individual solidaria, según el

caso, por las anomalías que se detectaren en el manejo de los recursos financieros y estarán

sujetos a las sanciones administrativas y legales que determina las leyes respectivas.

g) La Tesorería elaborará una programación de desembolsos relacionados con la inversión,

para asegurar la disponibilidad de fondos para la ejecución oportuna de los proyectos.

h) El Concejo Municipal autorizará la apertura y el cierre de cuentas bancarias. De igual manera,

designará los funcionarios o empleados que tendrán firmas acreditadas para el manejo de los

fondos concentrados en dichas cuentas.

27

i) Los ingresos percibidos y egresos efectuados se clasificarán, procesarán y registrarán de

acuerdo al catálogo de cuentas del sistema contable SAFIMU II.

j) Para garantizar el correcto manejo de los ingresos y egresos, la Tesorería establecerá y llevará

los registros de control que consideren necesarios. El contador será el responsable de examinar

la veracidad y exactitud de las operaciones, elaborar los estados financieros y velar por el

cumplimiento de las disposiciones legales, normas técnicas y procedimientos relativos a la

materia.

3.2.7. POLITICAS DE SERVICIOS MUNICIPALES

a) Los funcionarios y empleados municipales deberán atender a los ciudadanos en forma clara,

oportuna y confiable, para proporcionar servicios jurídico-administrativos y municipales.

b) La municipalidad deberá mejorar continuamente los procesos y servicios proporcionados a los

ciudadanos.

c) Se adoptará un sistema de quejas y sugerencias de los usuarios para contribuir al mejoramiento

de los servicios.

3.2.7.1. POLITICAS DE PROYECTOS

a) El Supervisor de Proyectos será el nexo entre el Constructor y la municipalidad y debe velar

por que la obra se ejecute a completa satisfacción de ambos.

b) El supervisor de Proyectos debe tener un conocimiento pleno de cada uno de los documentos

con carácter contractual.

c) Con el objeto de completar la información vertida en bitácoras, el Supervisor de Proyectos

deberá preparar informes que sirvan para actualizar a la municipalidad sobre el proceso de la

obra en su avance físico y financiero por proyectos que están con fondos propios, FODES,

FISDL.

28

d) Los proyectos de inversión deberán sustentarse sobre una base técnica y no en simples

intenciones o ideas generales. Las propuestas de proyectos deberán priorizarse para

viabilizar la toma de decisiones.

e) Los proyectos de inversión deberán resolver la problemática identificada en las áreas de

atención prioritaria; principalmente, en las que propicien un mejoramiento en las

condiciones de vida de la población, dotándolos de mejores servicios e infraestructura

apropiada.

f) Las propuestas de inversión se seleccionarán y priorizarán con base a una evaluación de

la relación costo-beneficio, obtención resultados inmediatos y posibilidades económicas

de la Municipalidad.

g) La ejecución de proyecto, de preferencia, deberá realizarse mediante la suscripción de

contratos con empresas del sector privado, a fin de garantizar el aprovechamiento de los

recursos y la calidad de las obras a realizar.

h) Para garantizar la ejecución de los proyectos de inversión, se investigarán fuentes

alternativas de financiamiento con instituciones que apoyen el desarrollo municipal.

i) La presupuestación y ejecución de la inversión deberá estar de acuerdo con la

disponibilidad de fondos propios, la capacidad de endeudamiento o de posibles

donaciones que pueda recibir la Municipalidad.

29

4. PROCEDIMIENTOS

4.1. CONCEJO MUNICIPAL Y ALCALDE (SA) MUNICIPAL

NOMBRE DEL PROCESO

SOLICITUD DE CONCEJO O CONCEJAL (A) DE INFORMES O DOCUMENTOS A LA

DEPENDENCIAS MUNICIPALES

RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS

Concejo o Concejal (a) 1. Solicita por medio del Alcalde (sa) informes o documentos a las

dependencias municipales.

Alcalde (sa) 2. Elaboración memorando solicitando los informes o documentos a los

jefes o encargados de las dependencias municipales.

Jefes o encargados 3. Elaboración informe y/o remisión de la documentación al Despacho del

Alcalde (sa).

Alcalde (sa) 4. Marginación de memorando o documentos autorizando se entreguen o

presenten al Concejo o Concejal (a).

Secretario Municipal 5. Recepción informe o documentos y entrega al Concejal (a) mediante

control.

Concejal (a) 6. Firma de recibido al Secretario Municipal.

7.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

30

NOMBRE DEL PROCESO

CONFORMACION DE COMISIONES PERMANENTES DEL CONCEJO MUNICIPAL


Alcalde/sa 1. Solicita la designación de candidatos/as a la diferentes Comisiones

ordinarias, que podrán integrarse con miembros del Concejo , empleados y

contribuyentes

Concejal/la 2. Recepción de las postulaciones de los candidatos/as de las diferentes

Comisiones ordinarias.

Alcalde/sa 3. Explicación de la finalidad, estructura, conformación y organización de las

comisiones y posteriormente solicita la presentación de los y las postulantes

a las mismas.

Alcalde/sa 4. Solicita la votación para la presidencia y secretaria de cada Comisión.

Concejo Municipal 5. Nombramiento de las Comisiones que fueren necesarias y convenientes para

el mejor cumplimiento de sus facultades y obligaciones, conforme el Art.

30, numeral 3) del Código Municipal.

Alcalde/sa 6. Una vez elegidos/as el/la Presidente/a debe posesionar a las Comisiones.

Concejal/la o

particulares

7. Integración y desempeño de las Comisiones para las que fueron designados,

actuando en las mismas con la mayor eficiencia y prontitud y dando cuenta

de su cometido en cada sesión o cuando para ello fueren requeridos teniendo

el cuidado de no volverse operativo

Concejal/la o

particulares

8. Cada comisión tendrá el soporte de un empleado municipal según su

especialidad

Concejal/la o

particulares

9. Cada Comisión debe elaborar actas de los puntos tratados y registrar su

aprobación

10. FIN DEL PROCEDIMIENTO

31

NOMBRE DEL PROCESO

FORMULACION DE PRESUPUESTO


Concejo Municipal 1. Formulación las políticas institucionales y preparación de los lineamientos

para la elaboración del presupuesto.

Concejo Municipal 2. Conformación una Comisión de Planificación y Presupuesto, responsable de

la coordinación y seguimiento.

Alcalde/sa 3. Asignación de las responsabilidades a los involucrados en la elaboración del

presupuesto.

Comisión 4. Elaboración del diagnostico para obtener una visión integral del municipio y

de la municipalidad.

Comisión 5. Definir los criterios evaluativos para la selección de las áreas de atención

prioritarias.

Concejo Municipal y

Comisión 6. Identificación de los problemas y necesidades del municipio, así como las

causas y posibles soluciones.

Comisión 7. Distribución de los lineamientos y formularios para la elaboración del

Presupuesto.

Unidades 8. Elaboración de los planes de trabajo por unidad

Comisión 9. Consolidación de los planes de trabajo por unidad en el plan operativo

institucional por el Comité Técnico.

Comisión 10. Elaboración de pronóstico de ingresos a través de la base histórica y su

comportamiento.

Comisión 11. Elaborar las proyecciones adicionales de ingresos considerando los planes de

las unidades ejecutoras.

Comisión 12. Formulación del Presupuesto Anual de Ingresos.

Comisión 13. Elaboración de pronóstico de egresos a través de análisis directo y el

comportamiento de su base histórica.

Comisión 14. Establecer las demandas adicionales de egresos considerando los planes de las

unidades ejecutoras.

Comisión 15. Elaboración de propuestas y perfiles de proyectos de inversión para ser

incorporados en el Presupuesto Anual de Inversión.

Comisión 16. Formulación del Presupuesto Anual de Egresos.

Comisión y Unidades 17. Búsqueda del equilibrio presupuestario, ajustándolo bajo la supervisión y

aprobación de los presupuestos parciales y sus planes.

Comisión 18. Elaboración del documento preliminar de Plan-Presupuesto

Comisión 19. Ajustes necesarios para la conciliación del Presupuesto con las Políticas

generales de la Municipalidad.

Alcalde/sa 20. Presentación al Concejo Municipal del Plan-Presupuesto para su discusión y

aprobación.

Concejo Municipal 21. Emisión de observaciones y recomendaciones al Plan-Presupuesto.

Concejo Municipal y

Comisión

22. Introducción de ajustes necesarios y aprobación del documento Plan-

Presupuesto.

Alcalde/sa y

Comisión

23. Inicio de proceso de divulgación para la puesta en marcha a partir del 1 de

enero del año presupuestario

Unidades 24. Inicio de la Ejecución del Plan-Presupuesto.

25. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

32

NOMBRE DEL PROCESO

CONFORMACION DE COMITÉ DE HONOR


Alcalde/sa 1. Solicitud a Concejales y empleados municipales la designación de

candidatos/as al Comité de Honor.

Concejales/as y

empleados

municipales

2. Concejales entregan propuestas de dos miembros del Concejo, auditor

interno y Asesor Jurídico

Alcalde/sa 3. Recibidas las postulaciones convoca a una sesión ordinaria para la

elección del Comité de Honor

Alcalde/sa 4. Solicita la votación que debe alcanzar los dos tercios del total de los

miembros del Concejo.

Concejo Municipal 5. Nombramiento del Comité de Honor


NOMBRE DEL PROCESO

REVISION Y APROBACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


Comisión del

Concejo 1. Revisión que se encuentren elaborados los estados financieros de la

municipalidad (estado de situación financiera, estado de rendimiento

económico, estado de ejecución presupuestaria y flujo de fondos) sus

respectivos anexos, los cuales deben estar suscritos por el Alcalde/sa,

Gerente General, Contadora Municipal y Auditor Externo.

Comisión del

Concejo 2. Revisión de los porcentajes de ejecución en el gasto de

funcionamiento como de inversión, no sean mayores al 100% de lo

programado.

Comisión del

Concejo 3. Revisión del Informe del Auditor Externo presentados por él.

Comisión del

Concejo 4. Iniciada la sesión, la Comisión pondrá el informe a consideración del

Concejo.

Concejo Municipal 5. Si no existieran observaciones, se procederá a la aprobación

correspondiente mediante Acuerdo Municipal.


33

4.2. COMITÉ TECNICO

N0MBRE DEL PROCESO

REUNIONES DE COMITÉ TECNICO


Alcalde (sa) 1 Nombra al Gerente General referente del proyecto a realizar y

Coordinador del Comité Técnico

Gerente General 2 Convoca a reunión al resto del comité técnico para explicar la

metodología a utilizar en el desarrollo del proyecto.

Comité Técnico 3 Mediante reuniones se revisan los productos que van

recibiendo de la Consultaría para hacer las observaciones que

se consideren importantes ya sea para agregar, modificar o

eliminar del documento.

Comité Técnico 4 Después de incorporadas las observaciones se revisan

nuevamente para su validación.

Comité Técnico 5 Da su visto bueno para pasar los resultados del proyecto al

Concejo para su aprobación.

Concejo Municipal 6 Aprueba los productos elaborados por la Empresa Consultora.


34

4.3. AUDITORIA INTERNA

NOMBRE DEL PROCESO

PLANIFICACION ANUAL DE AUDITORIA INTERNA


Auditor Interno 1. Con base a la auto evaluación del sistema de control interno y

administración de riesgos de la municipalidad, actualiza

información contenida en el plan de auditoria del ano anterior.

Auditor Interno 2. Elaboración de memorando de remisión al Concejo Municipal del

plan anual de auditoria, para su conocimiento, con copia al Gerente

General y Corte de Cuentas de la Republica

Alcalde (sa) 3. Recibe memorando y plan anual de auditoria para presentarlo al

Concejo Municipal.

Corte de Cuentas 4. Recepción de copia de nota de envío del plan anual de auditoria, en

Recepción de Correspondencia que estampa sello con hora, fecha y

responsable de la recepción del plan anual de auditoria.


NOMBRE DEL PROCESO

PLANIFICACION ESPECIFICA DE LA AUDITORIA


Auditor Interno 1. Recopila información relacionada a la unidad sujeta a examen o auditoria.

Auditor Interno 2. Verifica el cumplimiento de las recomendaciones hechas en los informes de

las últimas auditorias y elabora un listado por las recomendaciones

cumplidas y otro listado por las no cumplidas.

Auditor Interno 3. Comunica por escrito las recomendaciones cumplidas al Gerente General y

al Concejo Municipal. Esta comunicación no formará parte del informe

final.

Auditor Interno 4. Elabora un hallazgo por las recomendaciones no cumplidas, especificando

en la causa el cargo o cargos de los jefes o empleados municipales que no

cumplieron con las mismas. Este hallazgo se incluirá en el informe final de

auditoria.

Auditor Interno 5. Elabora memorando de planeación.


35

NOMBRE DEL PROCESO

EJECUCION DE LA AUDITORIA


Auditor Interno 1. Prepara o actualiza el programa de auditoria para el área objeto de examen.

Auditor Interno 2. Revisa que el programa de auditoria contenga los procedimientos

necesarios.

Auditor Interno 3. Aplica el programa obteniendo evidencia suficiente y competente para

sustentar los hallazgos de auditoria.

Auditor Interno 4. Al detectar supuestas deficiencias, comunicará señalando la condición y el

criterio o normativa incumplida de inmediato y por escrito, a las personas

relacionadas en las mismas, para garantizarles el derecho de defensa,

concediéndole un plazo de 3 días hábiles, para que den las explicaciones

que estimen necesarias y presenten documentación pertinente.

Personas auditadas 5. Presentan las justificaciones, explicaciones y presentan las documentación

pertinente.

Auditor Interno 6. Analiza las justificaciones, explicaciones y documentos presentados,

confirmando las deficiencias o desvaneciendo las mismas.

Auditor Interno 7. En caso de confirmar las deficiencias, establecerá las que constituyen

hallazgos de auditoria y las que corresponden a deficiencias menores.

Auditor Interno 8. Desarrolla los hallazgos de auditoria con sus atributos de titulo, condición,

criterio, causa y efecto.

Auditor Interno 9. A continuación de cada hallazgo, transcribirá al tenor literal las

justificaciones o explicaciones relacionadas con el hallazgo de auditoria,

presentadas por las personas involucradas en el mismo y/o por el Alcalde

(sa) Municipal, los cuales constituirán los comentarios de la administración.

Auditor Interno 10. A continuación de los comentarios de la administración, se hará constar el

comentario del auditor interno sobre el análisis de las justificaciones,

explicaciones y documentos presentados por la administración.

Auditor Interno 11. Elabora las recomendaciones siempre que existan acciones correctivas o

preventivas, que mejoren la gestión de la unidad auditada. Estas

recomendaciones se incluirán en un capitulo aparte de los resultados de la

auditoria y no incluirán el grado de cumplimiento de las mismas.

Auditor Interno 12. Prepara carta de gerencia que contenga las deficiencias menores.

Auditor Interno 13. Prepara borrador de informe de auditoria que contenga carátula con titulo

del informe, índice, objetivos de la auditoria, alcance, procedimientos de

auditoria aplicados, resultados de auditoria, recomendaciones, hallazgo por

recomendaciones no cumplidas de auditorias anteriores, fecha de emisión y

firma del auditor interno


36

NOMBRE DEL PROCESO

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE AUDITORIA


Auditor Interno 1. Elabora memorando de convocatoria de lectura de borrador de

informe de auditora al personal relacionado en el hallazgo de

auditoria y al Gerente General, adjuntando dicho borrador y la

Carta de Gerencia, si existiera esta última. Si el borrador de

informe de auditoria no presenta hallazgos, no será necesario

convocar a la lectura del mismo, elaborándose de inmediato el

informe final. Los memorandos de convocatoria se entregaran

por lo menos 5 días hábiles previos a la fecha de lectura.

Auditor Interno 2. Da lectura de los resultados de la auditoria y recomendaciones,

al personal auditado y Gerente General, informando si es el caso

que existe deficiencias menores que han sido comunicadas por

medio nota denominada Carta de Gerencia.

Personal auditado 3. Acepta los hallazgos de auditoria o presentan comentarios y/o

evidencias adicionales para desvanecer dichos hallazgos o

solicita tiempo para presentar comentarios y/o evidencias.

Auditor Interno 4. Elabora Acta de Lectura de Borrador de Informe de Auditoria,

haciendo constar la aceptación de los hallazgos de auditoria o

los comentarios y/o evidencias adicionales presentadas o el

tiempo otorgado por el auditor interno para que el personal

auditado entregue las evidencias adicionales.

Auditor Interno 5. En caso de presentar el personal auditado comentarios y/o

evidencias adicionales, analiza en un plazo máximo de 5 días

hábiles, a fin de establecer si con dicha documentación se

mantienen o desvanecen los hallazgos de auditoria. Si el

personal auditado solicita tiempo para presentar comentarios y/o

evidencias adicionales se concederá hasta un máximo de 3 días

hábiles, contados a partir día hábil siguiente a la lectura del

mismo.

Auditor Interno 6. Fecha y Firma el informe final, entregando un ejemplar al

Concejo Municipal con copia al personal auditado, Gerente

General y a la Corte de Cuentas de la Republica.


37

4.4. SECRETARÍA MUNICIPAL

NOMBRE DEL PROCESO

CONVOCATORIA REUNION A COMISIONES


El concejo 1. El concejo Municipal nombra las comisiones

Comisión 2. Reciben formatos de trabajo de cada comisión

Comisión 3. Establecen las necesidades de trabajo y fecha

Secretario 4. Asistir a las comisiones del concejo

Comisión 5. Elaborar informes correspondientes y posterior estudio al

concejo

Secretaria 6. El informe envía para su archivo

7.

FIN DE PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCESO

EMISION DE ACTAS Y ACUERDOS


Concejo 1. En base a solicitudes y revisión correspondencia toman

las decisiones.

Secretario 2. Procede elaborar acta y acuerdo por orden emanada del

concejo.

Secretario 3. Se envía trascripción y remisión a departamentos y

externos

Secretario 4. Archivo de actas y acuerdos

5. FIN DE PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCESO

ARCHIVO Y DOCUMENTACION CONCEJO


Concejo 1. Entrega de copia de credenciales por cada concejal

Secretario 2. Elabora hoja de vida con sus generales a cada uno

Secretario 3. Elabora expedientes de cada miembro del concejo

Secretario 4. Elabora archivo permanente de cada concejal


38

NOMBRE DEL PROCESO

ACTUALIZACION DE ORDENANZAS


Secretario 1. Recibe Propuestas de Concejo Municipal para regular

ordenanza.

Secretario 2. Elabora ordenanza y pasa al concejo para su estudio

Concejo 3. Estudia la ordenanza y envía a sindicatura

Sindico 4. Recibe ordenanza para su aprobación o enmienda

Concejo 5. Recibe de sindicatura y procede a su aprobación

Secretario 6. Aprobadas envía al Diario Oficial para su publicación

Secretario 7. Se divulga a ciudadanía por medio de edictos

Secretario 8. Se informa y traslada a departamentos o unidades


NOMBRE DEL PROCESO

RECEPCION PARA SOLICITUD DE TITULOS MUNICIPALES


Secretario 1. Recibe solicitudes de títulos municipales

Secretario 2. Elabora carteles y edictos en lugares públicos

Secretario 3. Solicitar fichas catastrales y publicación en Diario Oficial y

periódicos de mayor circulación

Secretario 4. Se efectúa la mesura Oficial

Secretario 5. Procede a elaborar el titulo Municipal

Secretario 6. Entrega del titulo Municipal conforme al pago de impuestos

municipales

Secretario 7. Envió del Titulo a CNR para su legalización

Secretario 8. Se archiva y registra el titulo Municipal en el libro de

protocolo


39

4.5. ASESOR JURIDICO

NOMBRE DEL PROCESO

REPRESENTACION JUDICIAL


Concejo 1. Es requerido o requiere acción Judicial

Concejo 2. Emite acuerdo razonado autorizando al sindico otorga un

poder

Sindico 3. Otorga el poder funcionario competente a favor del

Asesor jurídico

Asesor Jurídico 4. Recibe poder se nombra parte como actor elaborando la

documentación necesaria y aportando la pausa pertinente

Asesor Jurídico 5. Realiza las diligencias pertinentes ante la facturación

competente

Asesor Jurídico 6. Interpone de ser necesario los recursos pertinentes al caso

Asesor jurídico 7. Verifica el cumplimiento de la secretaria

8.


NOMBRE DEL PROCESO

CONTROL JUDICIAL


Registro 1. Permite informar a tesorería sobre el estado de cuenta de

determinado contribuyente

Tesorería 2. Certifica el estado de cuenta del contribuyente a

Tesorería 3. Permite el estado de cuenta certificado al Alcalde (sa)

Alcalde 4. Permite la certificación del estado de cuenta al Asesor

Jurídico

Asesor Jurídico 5. Realiza las gestiones de carácter extrajudicial a efecto de

resolver por vía de la conciliación

Asesor Jurídico 6. No habiendo conciliaciones se elabora la demanda de

juicio Ejecutivo Civil en base Art. 100 de la Ley General

Tributaria Municipal

Asesor Jurídico 7. Darle el impulso procesal necesario

8.


40

NOMBRE DEL PROCESO

ASESORIA A CONCEJO MUNICIPAL


Concejo Municipal 1. Solicita por escrito la necesidad de la Asesoria al Gerente

General

Gerente General 2. Recibe, analiza y resuelve sobre lo solicitado

Gerente General 3. De ser procedente remite hacia el Asesor Jurídico

Asesor Jurídico 4. Recibe, analiza y resuelve sobre lo solicitado

Asesor Jurídico 5. Permite a la unidad solicitante verbal o por escrito la

Asesoría solicitada , archivando las diligencias respectivas

6.


41

4.6. PROMOCION SOCIAL

NOMBRE DEL PROCESO

COORDINACION DE ACTIVIDADES CON ORGANISMOS EXTERNOS.


Organismo 1. Solicita por escrito al concejo el apoyo a requerir de

parte de la municipalidad (Transporte, ayuda

funeraria , alimentación)

Organismo, Entidad o empresa 2. En otros casos el organismo, entidad o empresa

presenta al concejo la nota exponiendo el tipo de

apoyo que brindara a la municipalidad

Concejo Aprueba


NOMBRE DEL PROCESO

APOYO A CONTROL TRIBUTARIO


Jefe de Registro y Control

Tributario

1. Solicita verbalmente el apoyo de entrega de avisos de

cobro cuyo detalle es en forma general(Barrio,

colonia o cantón)

Promoción social 2. Recibe avisos de cobro, ordena y elabora rutas.

Promoción Social 3. Hace entrega de los avisos de cobro a los

contribuyentes.


42

4.7. GERENCIA GENERAL

4.7.1. INFORMATICA

NOMBRE DEL PROCESO

ACTUALIZACIÓN DE SOFTWARE ANTIVIRUS


Encargado de informática 1. Mensualmente se realiza la descarga del programa

antivirus de la pagina Web en Internet

Encargado de informática 2. Este se instala en cada equipo de la Municipalidad

Encargado de informática 3. Si el programa no funciona de esta manera, se habilita el

equipo para conectarse a Internet , al sitio Web, se

descarga el programa y se actualiza la PC

Encargado de informática 4. Se procede a inhabilitar en Internet en el equipo

Encargado de informática 5. Llena la hoja de control de software.


NOMBRE DEL PROCESO

MODIFICACIÓN DE LA BASE DE DATOS DEL SAFIMU II


Usuario 1. Informa al Informático sobre mala aplicaron en el sistema

Encargado de informática 3. Explora las tablas de la base de datos y define el problema.

Encargado de informática 4. Toma decisión: hacer la corrección al sistema o consultar al

FISDL.

Encargado de informática 5. Para la primera opción, hace los cambios en una base de

prueba y verifica que estos cambios funcionan. Entonces

efectúa los cambios en la base real

FISDL 6. Si lo consulta con el FISDL, este presenta la solución.

Encargado de informática 7. Si el problema se corrige, informática incorpora los cambios

al sistema.

Encargado de informática 8. Informa al Usuario sobre el resultado y los pormenores del

caso


43

NOMBRE DEL PROCESO

MANTENIMIENTO PREVENTIVO


Encargado de informática 1. Prepara encuesta para calendarizar el programa de

mantenimiento.

Usuarios 2. Definen fechas y horas para mantenimiento de sus

equipos y lo presentan al Informático.

Encargado de informática 3. Recibe y valida el calendario para mantenimiento

preventivo.

Encargado de informática 4. Desarrolla plan de mantenimiento preventivo

Encargado de informática 5. Al terminar, informa al Usuario.

Encargado de informática 6. Llena la bitácoras de cada uno de las maquinas revisadas.


NOMBRE DEL PROCESO

MANTENIMIENTO DE PROBLEMAS CON EL SOFTWARE


Usuario 1. Notifica al gerente sobre le problema en el equipo.

Encargado de informática 2. Evalúa y revisa el equipo.

Encargado de informática 3. Identifica el problema.

Encargado de informática 4. Determina la solución, instalar nuevamente el programa o

hacer cambios en este.

Encargado de informática 5. Informa al usuario sobre los resultados.

Usuario 6. Revisa y da vista bueno al equipo.

Encargado informática 7. Si lo amerita lo registra en la bitácora.


44

NOMBRE DEL PROCESO

MANTENIMIENTO CORRECTIVO


Usuarios 1. Informa al Informático, sobre fallas de su equipo.

Encargado de informática 2. Retira el equipo de su ubicación.

Encargado de informática 3. Revisa e identifica la falla en el equipo.

Encargado de informática 4. Determina si es de software o hardware y procede a

solventar la falla.

Encargado de informática 5. Si el software reinstala programas si en hardware , retira el

componente un mal estado gestionar su compra para

sustituirlo.

Encargado de informática 6. Notifica al usuario para que revise su equipo y de visto

bueno.

Usuario 7. Recibe de conformidad el equipo en mención.

Encargado de informática

8. Lleva bitácora del equipo.


NOMBRE DEL PROCESO

PRÉSTAMO DE EQUIPO INFORMÁTICO


Usuario 1. Comunica al gerente sobre la necesidad del equipo

Encargado de informática 2. Informa sobre la disponibilidad del equipo y entrega

formulario de requisición de equipos al usuario

Usuario 3. Llena la solicitud o formulario con los datos necesarios y

los presenta al encargado de informática

Encargado de informática 4. Lleva al Alcalde la requisición para su autorización y

entrega del equipo

Usuario 5. Revisa el equipo que este en buen estado luego cuando

termine , lo regresa a informática

Encargado de informática 6. Recibe, Revisa y prueba el equipo


45

NOMBRE DEL PROCESO

DESARROLLO DE PROGRAMAS INFORMÁTICOS


Usuario 1. Plantea al Informático sobre la necesidad de la creación de

un programa que lo ayude y facilite en la ejecución de sus

funciones.

Encargado de informática 2. Evalúa el requerimiento del programa.

Encargado de informática 3. Entrevista al usuario y recoge la información necesaria a

efecto de diseñar el programa.

Encargado de informática 4. Programa el tiempo para desarrollar el programa.

Encargado de informática 5. Desarrolla el programa y lo prueba

Encargado de informática 6. Entrega el programa funcionando al Usuario

Usuario 7. Prueba el programa, si funciona bien procede a su

utilización si no solicita al encargado de informática los

ajustes.

Encargado de informática 8. Realiza las correcciones necesarias

Usuario 9. Da visto bueno e informa a Informático.


NOMBRE DEL PROCESO

BACK – UP DE BASE DE DATOS LOCAL


Encargado de informática 1. Define momento para realizar el respaldo avisando a los

usuarios para que suspendan si se realiza en horas hábiles.

Usuarios 2. Si se hace en horas hábiles suspenden las actividades en los

módulos mientras se realiza la operación.

Encargado de informática. 3. Realiza el respaldo del sistema

Encargado de informática 4. Guarda los respaldos en el servidor del sistema


46

NOMBRE DEL PROCESO

BACK – UP DE BASE DE DATOS EXTERNO


Encargado de informática 1. Ordena La información

Encargado de informática 2. Comprime la información.

Encargado de informática. 3. Guarda la información en un disco compacto, RW.

Encargado de informática. 4. Copia y descomprime la información en la PC de

Informática.

Encargado de informática. 5. Guarda en un DVD, la información.

Encargado de informática 6. Almacena los respaldos (Discos Compactos).


47

4.7.2. UNIDAD DE MEDIO AMBIENTE

NOMBRE DEL PROCESO

DIFUSION DE INFORMACION AMBIENTAL


Encargado de Medio Ambiente 1. Se colecta información a través de las comunidades ,

ONGS e instituciones de gobierno

Encargado de Medio Ambiente 2. Se intercambia la información con las comunidades y las

escuelas a través de boletines


NOMBRE DEL PROCESO

ELABORAR PLAN AMBIENTAL


Encargado de Medio Ambiente 1. Identificarse con las comunidades

Encargado de Medio Ambiente 2. Identificar problemas ambientales en la comunidad

Encargado de Medio Ambiente 3. Analizar el problema y darle solución

Encargado de Medio Ambiente 4. Enviar el plan a supervisor de proyectos

Supervisor de proyectos 5. Prefactibilidad del plan ambiental

Encargado de Medio Ambiente 6. Supervisa, coordina y realiza seguimiento de los proyectos

ambientales

Encargado de Medio Ambiente 7. Informa al gerente General sobre la ejecución del plan

anual

8.


48

4.7.3. ADQUISICIONES Y CONTRATRACIONES

NOMBRE DEL PROCESO

COMPRAS POR LIBRE GESTIÓN EN PROYECTOS POR ADMINISTRACIÓN


Concejo Municipal 1. Realiza Acuerdo Municipal, razonando la modalidad de ejecución del

proyecto

Concejo Municipal 2. Envía Acuerdo Municipal al Jefe UACI

JEFE UACI 3. Recibe Acuerdo Municipal

JEFE UACI 4. Solicita ofertas a proveedores de materiales y equipo si es necesario.

JEFE UACI 5. Recibe ofertas de proveedores

JEFE UACI 6. Realiza cuadro comparativo de ofertas para evaluación

JEFE UACI 7. Recomienda a proveedor

JEFE UACI 8. Envía recomendación al Concejo Municipal con copia al Gerente

General.

Concejo Municipal 9. Realiza Acuerdo Municipal para adjudicación

Concejo Municipal 10. Envía Acuerdo Municipal al Jefe UACI

JEFE UACI 11. Elabora orden de compra y orden de inicio

Supervisor Proyectos 12. Revisa y acepta los materiales

Supervisor Proyectos 13. Elabora y firma la requisición de materiales y lo envía al Jefe UACI

JEFE UACI 14. Recibe requisición de materiales

JEFE UACI 15. Registra el comprobante o factura en el sistema

JEFE UACI 16. Envía el pago justificado al secretario municipal

Secretario Municipal 17. Aprueba el pago en el sistema

Secretario Municipal 18. Envía el pago justificado al Síndico Municipal

Síndico Municipal 19. Aprueba el pago en el sistema

49

NOMBRE DEL PROCESO

COMPRAS POR LIBRE GESTIÓN EN PROYECTOS POR ADMINISTRACIÓN


Síndico Municipal 20. Envía el pago justificado al Alcalde (sa)

Alcalde (sa) Municipal 21. Aprueba el pago en el sistema

Alcalde (sa) Municipal 22. Envía el pago al Secretario Municipal

Secretario Municipal 23. Envía el pago justificado a Tesorería

Tesorería Municipal 24. Revisa la documentación

Tesorería Municipal 25. Elabora el Cheque para pago

Tesorería Municipal 26. Entrega cheque al proveedor o persona autorizada


NOMBRE DEL PROCESO

ACTUALIZAR REGISTRO DE CONTRATISTAS


JEFE UACI 1. Recibe Curriculum de Contratistas

Auxiliar de UACI 2. Adjudica número correlativo al Curriculum

Auxiliar de UACI 3. Ingresa el Curriculum al sistema

Auxiliar de UACI 4. Archiva el Curriculum en bodega.


50

NOMBRE DEL PROCESO

ELABORACION PLAN ANUAL DE COMPRAS


JEFE UACI 1. Solicita a Jefes de Unidades las necesidades de compras anuales previa

autorización del Gerente General.

Jefes de Unidad 2. Envía al Jefe UACI listado de necesidades de bienes.

JEFE UACI 3. Recibe listado de necesidades de bienes y cotiza precios para efecto de

estimar gastos.

JEFE UACI 4. Envía el listado de necesidades de bienes con sus precios al Concejo

Municipal de cada unidad.

Concejo Municipal 5. Consulta disponibilidad de fondos a Contabilidad y prioriza.

Concejo Municipal 6. Envía Listado de compras priorizadas a Jefe UACI.

JEFE UACI 7. Realiza un seguimiento del Plan de compras.


51

NOMBRE DEL PROCESO

COMPRAS GENERALES


Jefes de Unidad 1. Solicita al Jefe UACI la compra

JEFE UACI 2. Solicita la autorización de compra al Concejo Municipal por medio de

un Acuerdo Municipal

Concejo Municipal 3. Emite Acuerdo Municipal

Secretario Municipal 4. Envía certificación de Acuerdo Municipal a Jefe UACI

JEFE UACI 5. Realiza e l proceso de compra

JEFE UACI 6. Recibe el artículo o servicio comprado

JEFE UACI 7. Envía el artículo o servicio a la Unidad solicitante

Jefes de Unidades 8. Recibe, revisa y acepta el artículo o el servicio.

Jefes de Unidades 9. Firma acta de recepción y la envía al Jefe UACI

JEFE UACI 10. Recibe el acta de recepción

JEFE UACI 11. Registra el comprobante o factura en el sistema

JEFE UACI 12. Envía el pago justificado al Secretario Municipal

Secretario Municipal 13. Aprueba el pago en el sistema

Secretario Municipal 14. Envía el pago justificado al Síndico Municipal

Síndico Municipal 15. Aprueba el pago justificado en el sistema

Síndico Municipal 16. Envía el pago justificado al Alcalde (sa)

Alcalde (sa) Municipal 17. Aprueba el pago en el sistema

Alcalde (sa) Municipal 18. Envía el pago justificado al Secretario Municipal

Secretario Municipal 19. Envía el pago justificado a Tesorería

Tesorería 20. Revisa documentación

Tesorería 21. Elabora el cheque

Tesorería Municipal 22. Entrega cheque al proveedor o persona autorizada.


52

4.7.4. REGISTRO Y CONTROL TRIBUTARIO

NOMBRE DEL PROCESO

MEDICIÓN DE INMUEBLES PARA EFECTO DE TASACION DE IMPUESTOS


Contribuyente 1. Presenta solicitud de medición para efecto de pago impuestos

Encargado de Catastro 2. Inspecciona el área a medir

Encargado de Registro y

Control Tributario

3. Envía a una persona a medir o remedir

Jefe de Catastro 4. Con la información recabada se procede a elaborar fichas

Encargado de Catastro

5. Proceder a alimentar el sistema (Nombre, Dirección, DUI, Teléfono,

Área a medir, y el tipo de servicio a prestar


Tributario

6. Califica


Tributario

7. Notifica las calificaciones (monto a cancelar y a partir de qué mes)


NOMBRE DEL PROCESO

FACTURACIÓN MENSUAL


Encargado de Recuperación

de Mora

1. Verificar a los contribuyentes para activar e inactivar las fichas por

Barrio, Cantón y Colonias.


Tributario 2. Activa e Inactiva las fichas de los Contribuyentes.

Activación = Actualizar los contribuyentes para la generación de la

facturación a la fecha que están fichas.

Inactivación = Revertir el procedimiento de activación para evitar

cargos.


Tributario

3. Se realiza la generación mensual de todos los contribuyentes,

inmuebles y empresas


Tributario 4. Imprime todos los Avisos de Cobro Generados

Encargado de Recuperación 5. Le traslada los Avisos de Cobro para su correspondiente destinatario.


53

NOMBRE DEL PROCESO

REVISIÓN DE FICHAS CATASTRALES


Jefe de Registro y

Control Tributario

1. Verifica físicamente las fichas de inmuebles y empresas.

Jefe de Registro y

Control Tributario 2. Inmuebles verifica la cantidad de servicios prestados, la aplicación de tasas.

Jefe de Registro y

Control Tributario 3. Empresas se verifica que el monto asignado esté de acuerdo al rango

estipulado en la ordenanza.

Jefe de Registro y

Control Tributario 4. Actualiza los datos o complemento de datos en el sistema

Jefe de Registro y

Control Tributario 5. Si hay cambios relevantes se procede a la notificación correspondiente al

contribuyente por medio de Avisos de Cobro.


NOMBRE DEL PROCESO

CONSTATACIÓN Y VERIFICACIÓN DE BALANCES DE OPERACIONES


Jefe de Registro y

Control Tributario 1. Analiza la información de los Balances de Operaciones de los Contribuyentes

(si existe incremento, reducción o si se mantiene el activo de la Empresa o

Comercios).

Jefe de Registro y

Control Tributario

2. Si hay reducción, se solicita el Estado de Resultados para su correspondiente

verificación y el Balance presentado al Registro de Comercio.

Jefe de Registro y

Control Tributario 3. Efectúa calculo de tasación de impuesto

Jefe de Registro y

Control Tributario 4. Notifica el cálculo de tasación mensual y de existir deuda se le envía el aviso

de cobro conteniendo el cálculo de mora.

Jefe de Registro y

Control Tributario 5. Cambio de base impositiva (activo) en el sistema SAFIMU II


54

NOMBRE DEL PROCESO

CONTROL DE PAGO DE MATRICULAS



Tributario 1.

Selecciona el tipo de matrícula y la caducidad


Tributario 2.

Notifica al contribuyente (expendios, billares, sinfonolas,

máquinas de video, hospedajes) revisión física de la

información proporcionada (No. de expendios, sinfonolas,

maquinas de video, billares, que declara en contribuyente).

Cuentas corrientes 3. Emite el mandamiento de pago y de existir mora la refleja

en el mismo mandamiento.

Contribuyente 4. Paga y solicita matrícula


Tributario 5.

Verifica pago de matrícula y deudas si existieren, y pago de

vialidad.

Cuentas Corrientes 6. Controla en el Libro de Matrículas las matrículas emitidas

Alcalde (sa) 7. Emite, autoriza y extiende las respectivas matrículas

solicitadas.


PROCEDIMIENTOS ALTERNOS


Tributario 1

Si el contribuyente ya notificado no paga, se le emite un

nuevo Aviso de Cobro con el monto actualizado,

conteniendo los intereses respectivos.

Municipalidad en

coordinación con PNC 2

En caso de no cancelar, se procede en coordinación con la

PNC al decomiso o cierre del local.


Tributario 3

Se envía un oficio a la PNC, comunicándole que se

procederá a un decomiso, o cierre de local, fijando hora y

fecha.

PNC y Registro y Control

Tributario 4 Procede a efectuar el decomiso o cierre respectivo

5 FIN DE PROCEDIMIENTO ALTERNO

55

NOMBRE DEL PROCESO

CAMBIO DE PROPIETARIOS Y DESMEMBRACIONES


Contribuyente 1. Presenta solicitud manual y escritura de la propiedad para desmembración,

traspaso o corrección.

Jefe de Registro y

Control Tributario 2.

Revisa información presentada, solicitando al contribuyente que se presente

en un lapso de 24 horas como máximo.

Jefe de Registro y

Control Tributario 3. Remite información analizada y verifica el estado de morosidad.

Encargado de

Catastro 4.

Recibe información remitida por Jefe de Registro y procede a la

desmembración, traspaso, o corrección, notificando los cambios realizados

al jefe de Registro.

Jefe de Registro y

Control Tributario 5. Aprueba y califica el correspondiente cambio


NOMBRE DEL PROCESO

PROPUESTAS DE ORDENANZAS MUNICIPALES


Jefe de Registro y

Control Tributario

1. Analiza comparativamente con ordenanzas de otros municipios el cobro

que se realiza conforme al servicio que se presta, determinando si es

necesario realizar un estudio de costos por servicios en caso de inmuebles o

a solicitud del Concejo.

Jefe de Registro y

Control Tributario 2. Formula y elabora los cuadros comparativos, considerando los parámetros

de equidad de género, ingreso per. cápita, cobertura y tipo de servicios,

distancia.

Jefe de Registro y

Control Tributario 3. Prepara el Borrador para ser presentado al Concejo Municipal para las

respectivas observaciones o modificaciones (en algunos casos al Comité

Técnico)

Concejo Municipal 4. Remite las observaciones o modificaciones

Jefe de Registro y

Control Tributario 5. Toma en cuenta las observaciones y modificaciones e incorpora y elabora

la propuesta para ser remitida al Concejo Municipal

Concejo Municipal 6. Aprueba, ratifica y autoriza la publicación en el Diario Oficial

Jefe de Registro y

Control Tributario 7. Ya publicado en el Diario Oficial se procede a su divulgación y aplicación.


56

NOMBRE DEL PROCESO

CONTROL DE LOTIFICACIONES Y URBANIZACIONES


OPVSA 1. Recibe la información del proyecto a realizar

OPVSA 2. Comunica al Jefe de Registro y Control Tributario para coordinar la

inspección del proyecto

Jefe de Registro y

Control Tributario

3. En coordinación con OPVSA realizan la inspección de campo

OPVSA 4. Emite por escrito las observaciones al proyecto (como calificación

del lugar, revisión vial y zonificación, factibilidad de drenaje de

aguas lluvias, permiso de construcción o permiso habitacional).y

Remite el expediente del proyecto al jefe de registro y control

tributario.

Jefe de Registro y

Control Tributario 5. Recibe y traslada expediente al Alcalde para firma y sello

Alcalde 6. Firma y sella expediente, y traslada al Jefe de Registro y Control

Tributario.

Jefe de Registro y

Control Tributario 7. Informa a OPVSA para su retiro de la Municipalidad y comunica al

contribuyente.

Jefe de Registro y

Control Tributario

8. Comunica por escrito al contribuyente el monto a pagar

Contribuyente 9. Cancela monto establecido

Jefe de Registro y

Control Tributario

10. Emite constancia de que el proyecto ya está solvente con los

impuestos determinados

Jefe de Registro y

Control Tributario 11. De ser urbanización o parcelación, emite una solicitud pidiendo la

descripción técnica de donación de zona verde.

Contribuyente 12. Remite la descripción técnica a la Municipalidad, de la zona verde

para la elaboración de la escritura.

Jefe de Registro y

Control Tributario 13. Recibe la descripción técnica de la zona verde y remite al Concejo

Municipal para solicitar el Acuerdo Municipal de Aceptación de

Donación y se delegue al Síndico Municipal para que firme escritura

pública a favor de la Municipalidad.

Secretario

Municipal 14. Emite certificación del Acuerdo, proporciona credenciales del

Síndico, DUI, NIT y NIT del Alcalde, y remite al Jefe de Registro y

Control Tributario.

Jefe de Registro y

Control Tributario

15. Recibe documentación y remite al contribuyente para su

formalización.

Contribuyente 16. Fija hora y fecha para firma de escritura de donación.

57

NOMBRE DEL PROCESO

CONTROL DE LOTIFICACIONES Y URBANIZACIONES


Síndico 17. Firma Escritura de Donación

Contribuyente 18. Realiza los trámites respectivos para la legalización de la escritura de

donación ante el CNR

Contribuyente 19. Remite al Jefe de Registro y Control Tributario la Escritura de

Donación debidamente legalizada.

Jefe de Registro y

Control Tributario 20. Recibe y verifica la información en lo relacionado a cotejar que el

área descrita en la escritura sea la detallada en la Carta de Donación

de Zona Verde.

Jefe de Registro y

Control Tributario 21. Ya verificada y constada la información, remite la escritura a

Tesorería en calidad de Custodia (la original), una copia a

Contabilidad para ser registrada y reflejada en el inventario general

de Bienes Muebles e Inmuebles con su correspondiente monto.

Jefe de Registro y

Control Tributario

22. Elabora expediente de la Lotificación o Proyecto de Urbanización.


58

4.7.4.1. COBRO Y RECUPERACION DE MORA

N0MBRE DEL PROCESO

CONVENIO DE PAGO A PLAZOS


Encargado de cobros y

Recuperación de mora con

Jefe Registro y Control

Tributario

1 Se han establecido rangos de morosidad, dándoles prioridad a los

que tienen mora mayor a los $ 1,000.00

Los rangos establecidos están de la siguiente manera:

De $ 0.00 hasta $ 300.00

“ $ 300.01 “ $ 500.00

“ $ 500.01 “ $ 1,000.00

“ $ 1,000.01 en adelante

Encargado Cobro y

Recuperación de mora 2 Verifica que el cliente este activo en el sistema

Encargado de Cobro y

Recuperación de Mora 3 Envía invitación formal por escrito al contribuyente indicándole el

monto de la deuda para que se acerque al departamento y

proponerle el convenio de pago a plazos.


Recuperación de Mora 4 El contribuyente se presenta a la alcaldía con el encargado de

cobros y recuperación de mora el cual le plantea el convenio

haciéndole los cálculos que pagara y el tiempo acordado.

Agregando a la ficha del contribuyente nota en la que consta la

cantidad mensual a pagar y el plazo.


Recuperación de Mora 5 El encargado de cobro le explica que como primer requisito del

convenio es que cancele inicialmente las multas y los intereses

moratorios y que el plazo dependerá del monto de la deuda.

Además queda convenido que cada pago constara de la cuota

establecida mas el mes vencido en el que esta cancelando.

Encargado de Cuentas

Corrientes. 6 Con este calculo el contribuyente se presenta a cuenta corriente, la

encargada elabora el recibo en el sistema, la Colectora lo imprime

y le cobra.

Posteriormente el contribuyente se presenta hacer sus pagos

mensualmente o como hayan acordado

7 FIN DEL PROCEDIMIENTO

59

N0MBRE DEL PROCESO

EMISION AVISOS DE COBRO



Corrientes. 1. Cuenta corriente actualiza sus tarjetas en el momento que el

contribuyente efectúa el pago pasándole al final del día las tarjetas

al encargado de cobro y recuperación de mora para actualizar la

morosidad en el sistema.


Recuperación de Mora

2. Posteriormente el encargado de cobro actualiza la base de datos

tanto de comercio como inmuebles pasándole al jefe de registro y

control tributario listado de los contribuyentes que tienen que ser

activados como los que se desactivaran ,


Tributario 3. Genera los avisos de cobro los imprime y los pasa a cuenta

corriente para que los firme.

Encargado de cuentas

corrientes 4. Una vez firmados los avisos se los pasa al encargado de cobro y

recuperación de mora para que los ordene por rutas y proceda a

distribuirlos a los contribuyentes.


Recuperación de Mora 5. Recibe los avisos de cobro, los ordena por rutas y procede a

distribuirlos.


N0MBRE DEL PROCESO

GENERACION ESTADOS DE CUENTA



Corrientes. 1 Se inicia cuando un contribuyente se presenta a solicitar su estado de

cuenta.


Corrientes. 2 Si la encargada de cuenta corriente dispone de tiempo verifica la ficha del

contribuyente y emite el estado de cuenta.


Recuperación de Mora o

cualquiera de la unidad

3 Si no dispone de tiempo envía el contribuyente a catastro y verifican que

este activado en el sistema si está emiten el estado de cuenta directamente

en original y copia entregando el original al solicitante firmando la

copia de recibido.


Recuperación de Mora o

cualquiera de la unidad.

4 Si no esta activo en el sistema buscan la ficha en Cuentas corrientes y se

le emite manualmente el estado de cuenta siempre en original y copia

entregando el original al solicitante y firmando la copia de recibido.


60

N0MBRE DEL PROCESO

INGRESOS DE NUEVOS CONTRIBUYENTES AL

SISTEMA SAFIMU II .



Tributario 1 Revisa base de datos para verificar que el contribuyente no se

encuentra en el sistema.

Si no esta se digita toda la información del contribuyente creando

la ficha catastral ya sea de comercio o inmueble.


Tributario

2 Hace la activación en el sistema y la pasa a recuperación de mora.


Recuperación de Mora

3 Verifica en el modulo de morosidad que no este en el sistema, de

ser así, procede a incluirlo si no solo lo pasa a cuenta corriente.


NOMBRE DEL PROCESO

ASENTAMIENTO DE RECIEN NACIDO DE PADRES MENORES DE EDAD


Usuario 1. Presenta carne de minoridad de ambos padres, plantares del recién

nacido extendidos por el Hospital, Unidad de Salud, constancia de

partera o persona que asistió el parto, y tarjetas de control de

vacunación del menor.

Auxiliar REF 2. Llena cuadro de la Dirección General de Estadísticas y Censos con los

datos personales de los padres del nacido.

Auxiliar REF 3. Llena boleta de constancia de nacimiento.

Auxiliar REF 4. Revisa documento y si no hay inconvenientes llena formulario para

cancelar el valor del servicio.

Usuario 5. Solicita en Cuentas Corriente la elaboración del Recibo de Ingreso.

Encargado de

Cuentas Corrientes

6. Digita en SAFIMU II los datos para el recibo correspondiente.

Colectora 7. Imprime, sella de cancelado, pone facsímil de tesorero y contador en

recibo y cobra la tasa por el servicio proporcionado.

Usuario 8. Obtiene original de recibo y lo presenta al Jefe REF.

Jefe REF 9. Revisa y firma boleta de constancia de nacimiento, previo

asentamiento del nacido.

Auxiliar REF 10. Asentamiento de la partida de nacimiento del recién nacido o menor,

con los datos personales de los padres y del nacido.

Jefe REF 11. Revisa y firma la partida de nacimiento asentada.

Auxiliar REF 12. Pasar a índice para su archivo general.


61

4.7.4.2. CATASTRO

NOMBRE DEL PROCESO

ACTUALIZACIÓN DE TASAS


Encargado de Catastro 1. Realiza medición de campo de las obras realizadas por la

municipalidad (adoquinado, pavimento, otros)

Encargado de Catastro 2. Deja circular al contribuyente para que se haga presente a la

alcaldía a pagar sus impuestos.

Encargado de Catastro 3. Elabora un croquis que contiene las medidas del área a tasar.

Encargado de Catastro 4. Introduce la información al sistema.

Encargado de Catastro 5. Elabora Ficha Catastral y de Cuentas Corrientes, cruzándose la

información obtenida en campo con la de censos del CNR

Encargado de Catastro 6. Elabora informe de movimientos realizados dentro del sistema

para la correspondiente activación o desactivación de

contribuyentes y remite a Control Tributario.


62

NOMBRE DEL PROCESO

REVISIÓN DE FICHAS CATASTRALES Y CUENTAS CORRIENTES


Encargado de Catastro 1. Identifica por sectores (Barrio, Colonias, Cantones)

Encargado de Catastro 2. Clasifica por manzanas, sectores, número de mapa, número de

parcela, secuencia, identificación en los mapas CNR, los

contribuyentes, tipo, rango y monto.

Encargado de Catastro 3. Introduce la información al sistema.

Encargado de Catastro 4. Remite Fichas a Cuentas Corrientes y Recuperación de Mora para su

respectivo control.

Encargado de Catastro 5. Elabora informe de movimientos realizados dentro del sistema para la

correspondiente activación o desactivación de contribuyentes y remite

a Control Tributario.

Jefe de Registro y

Control Tributario 6. Recibe informe y activa los sujetos pasivos o contribuyentes.


PROCEDIMIENTO ALTERNO

Encargado de Catastro 1. Introducción de las generales de los contribuyentes al sistema (DUI,

NIT, Teléfono, Dirección, Nombre de persona natural o jurídica)

Encargado de Catastro 2. Introducción de la información que contiene la ficha (metros lineales,

metros cuadrados, tipo de servicio que se le presta, asignándole un

código, obteniéndose el sujeto pasivo = pago mensual).

Empresa el mismo procedimiento que los pasos anteriores, con la

agregación previa de los pasos 1 y 2; elaborar la ficha a la empresa de

acuerdo al Balance y la Actividad Comercial = Pago Mensual.

3. FIN DE PROCEDIMIENTO ALTERNO

63

NOMBRE DEL PROCESO

CALIFICACIÓN DE NEGOCIOS


Encargado de Catastro 1. Realiza inspección de campo e identifica el negocio.

Encargado de Catastro 2. Visita el negocio y solicita información general (nombre del

propietario, si lleva contabilidad o no.)

Encargado de Catastro 3. Con base a la información obtenida se extiende un citatorio.

Encargado de Catastro 4. Si el negocio lleva contabilidad formal se califica en base al

Balance Inicial de operaciones, si no lleva, se califica en base al

inventario expuesto.

Contribuyente 5. Se presenta a la Municipalidad para su respectiva notificación.

Encargado de Catastro 6. Comunica al contribuyente la notificación de calificación e

impuesto a pagar mensualmente.

Encargado de Catastro 7. Elabora Ficha Catastral y traslada la información de la ficha al

sistema.


NOMBRE DEL PROCESO

CONSTANCIAS DE FUNCIONAMIENTO


Contribuyente 1. Solicita constancia de funcionamiento para se presentada al

Registro de Comercio o Hacienda.

Jefe de Registro u control

tributario

2. Requiere al contribuyente documentación (DUI, NIT, Balance de

Operaciones, Actividad Comercial, y Dirección del

Establecimiento).


tributario 3. Revisa en el sistema, si el contribuyente está en mora o al día con

sus impuestos, o es un nuevo contribuyente, así como si el inmueble

donde funciona el negocio está al día con sus impuestos.


tributario 4. Se remite al Contribuyente a cancelar vialidad y solicitar solvencia

municipal.

Cuentas corrientes 5. Elabora solvencia municipal, remite a firma a Contabilidad y

Tesorería.

Contabilidad y Tesorería 6. Firman solvencia Municipal y remite a Cuentas Corrientes

Cuentas Corrientes 7. Entrega solvencia al Contribuyente

Contribuyente 8. Presenta a registro y control tributario solvencia y vialidad.


64

NOMBRE DEL PROCESO

INSCRIPCIÓN DE EMPRESA O NEGOCIO


Encargado de Catastro 1. Si el contribuyente se presente a la Municipalidad se le requiere la

documentación siguiente: Testimonio de Escritura, Balance,

Representante Legal, lugar donde funcionará el negocio, si el

inmueble es propio.

Encargado de Catastro 2. Realiza inspección de campo, acompañado de Saneamiento

Ambiental (dependiendo de la actividad comercial)

Encargado de Catastro 3. Levanta el acta respectiva

Encargado de Catastro 4. Hace un valúo en base a documentación presentada para cancelar el

impuesto respectivo.

Encargado de Catastro 5. Elabora Ficha Catastral y remite a Cuentas Corrientes para su

respectivo pago.

Cuentas Corrientes 6. Realiza el cobro


NOMBRE DEL PROCESO

DECLARACION JURADA ANUAL PARA EMPRESA O NEGOCIOS


Contribuyente 1. Solicita formularios de declaración jurada anual.

Encargado de Catastro 2. Proporciona el formulario y se registra al contribuyente

solicitante

Contribuyente 3. Lo llena y presenta a la Municipalidad

Encargado de Catastro 4. Recibe el formulario lleno, lo revisa y coteja con el del año

anterior, efectúa cambios en la ficha y en el sistema, si los

hubiere, en base a la actividad comercial, y notifica al

contribuyente.

Contribuyente 5. Es notificado y se presenta a cancelar.

En caso de que el establecimiento o negocio no esté dentro del

rango establecido en la ordenanza o se le aplique una cuota

fija la Municipalidad emite una constancia de operaciones si

es requerida por el contribuyente, utilizando los mismos pasos

descritos anteriormente.


65

NOMBRE DEL PROCESO

VERIFICACIÓN DE DECLARACIÓN JURADA


Encargado de Catastro 1. Constata las declaraciones presentadas por los

contribuyentes con la del ejercicio anterior

Encargado de Catastro 2. Efectúa cálculo de impuesto para el ejercicio siguiente, a

revisión con la variante de incrementar o reducir el

impuesto.

Encargado de Catastro 3. Introduce al sistema el cálculo efectuado.

Encargado de Catastro 4. Elabora informe para aprobación y remite a Registro

Tributario


Tributario 5. Recibe informe y activa cuentas de los contribuyentes para

evitar modificaciones.

Encargado de Catastro 6. Notifica al contribuyente el monto de impuesto a pagar vía

teléfono o por medio de nota.


NOMBRE DEL PROCESO

AUTORIZACIÓN DE NUEVOS SERVICIOS MUNICIPALES (ALUMBRADO PÚBLICO,

ASEO, PAVIMENTACIÓN)


Comunidad 1. Solicita el servicio al Concejo Municipal

Concejo Municipal 2. Recibe, analiza y aprueba solicitud y remite a Encargado de

Catastro.

Encargado de Catastro 3. Realiza el levantamiento de campo (área construida para tasa,

incremento de ruta o si es servicio nuevo

Encargado de Catastro 4. Elabora ficha y cruza información con Planos CNR, para introducir

información al CNR.

Encargado de Catastro 5. Notifica al Contribuyente el valor de cuota por servicio prestado.


66

NOMBRE DEL PROCESO

AUTORIZACIÓN NUEVOS NEGOCIOS


Concejo Municipal 1. Recibe nota del interesado, analiza solicitud del nuevo servicio y

autoriza y traslada a Encargado de Catastro

Encargado de Catastro 2. Recibe nota autorizada y realiza inspección para verificar si cumple

requisitos establecidos en la ordenanza.

Cuando se trata de negocios (Clubes nocturnos, bares, cantinas,

juegos de azar, moteles), diseña croquis y levanta acta de campo.

Encargado de Catastro 3. Se remite copia de croquis y acta al Concejo con recomendaciones

en base a la ordenanza reguladora para el funcionamiento de los

negocios.

Concejo Municipal 4. Recibe Acta y en base a las recomendaciones emite fallo.

a) Si autoriza se continua con el proceso

b) Si no autoriza se le notifica al interesado la negación

de autorización en base las leyes aplicables y

Ordenanzas.

Encargado de Catastro 5. Elabora y firma nota de notificación al interesado para el pago de

sus respectivas matriculas e impuestos.

Contribuyente 6. Efectúa pago de matrículas e impuestos a Cuentas Corrientes con la

notificación en caso de ser admitida.

Cuentas Corrientes 7. Recibe pago y emite recibo de ingreso

Contribuyente 8. Presenta recibo de ingreso a Catastro

Catastro 9. Elabora ficha del tipo de negocio y traslada a Cuentas Corrientes

para su respectivo control, previa instrucción de la información al

sistema.


67

NOMBRE DEL PROCESO

EXTENSIÓN DE PERMISOS DE CONSTRUCCIÓN


Contribuyente 1. Notificado o por voluntad propia solicita permiso y lema de

construcción.

Encargado de

Catastro

2. Requiere presupuesto de mano de obra y material a utilizar.

Encargado de

Catastro

3. Realiza inspección en base a Ley de Urbanismo y emite acta de

campo.

Encargado de

Catastro

4. Realiza cálculo para su correspondiente pago, previo a las

solvencias respectivas.

Contribuyente 5. Cancela monto calculado

Cuentas Corrientes 6. Emite recibo de ingreso.

Encargado de

Catastro

7. Extiende permiso de construcción, anexando el respectivo

comprobante de pago.


68

4.7.4.3. CUENTAS CORRIENTES

NOMBRE DEL PROCESO

CONTROL DE ALQUILERES


Contribuyente 1 Solicita el alquiler de Mobiliario ( mesas, sillas o manteles)

Encargado de C.C. 2 Verifica si hay disponibilidad para la fecha solicitada

Encargado de C.C. 3 Si hay cupo, hace los cálculos aritméticos y elabora el recibo de

ingreso

Encargado de C.C. 4 Manda al contribuyente a colecturía a cancelar

Contribuyente. 5 Se va a cancelar por el valor del recibo

Encargado de C.C. 6 Cada viernes por la tarde, entrega al encargado de mobiliario de

alquiler, un detalle de las alquileres Asignados.


NOMBRE DEL PROCESO

ELABORACIÓN DE LOS DIFERENTES RECIBOS


Encargados 1 Envía nota para la elaboración de recibo de ingreso, por cualquier tipo de

ingreso que se genere en las distintas áreas.

Encargado de C.C. 2 Digita el código correspondiente al documento

Colectora 3 Recibe vía sistema el formulario


69

NOMBRE DEL PROCESO

CARGO Y DESCARGO DE CUENTAS, PAGOS DE IMPUESTOS Y TASAS


Contribuyente 1 Se presenta a pagar e informa el tipo de pago a efectuar.

Encargado de C.C. 2 Busca la ficha o tarjeta del contribuyente.

Encargado de C.C. 3 Cuando tiene el documento verifica hasta que fecha esta cancelado.

Encargado de C.C. 4 Si esta registrado en el sistema marca los meses a cancelar

Contribuyente. 5 Si no esta registrado en el sistema , hace manualmente el calculo de lo

pendiente,

Encargado de C.C. Elabora el respectivo recibo de ingreso.

Encargado de C.C. 6 Manda al contribuyente a colecturía

Contribuyente Se retira a colecturía, donde cancela y le extienden su recibo.


NOMBRE DEL PROCESO

EMISIÓN DE SOLVENCIAS


Contribuyente 1 Se presenta a solicitar su solvencia municipal.

Encargado de C.C. 2 Busca en el sistema al contribuyente.

Encargado de C.C. 3 Si lo encuentra en mora no se extiende solvencia hasta que se pone al día.

Encargado de C.C. 4 Si esta solvente, se llena el formulario manualmente y lo firma

Encargado de C.C. 5 Una vez firmado el formulario, se sacan las firmas de contador, tesorero .

Encargado de C.C. Elabora el respectivo recibo de ingreso.

Encargado de C.C. 6 Manda al contribuyente a colecturía

Contribuyente Se retira a colecturía, donde cancela y le extienden su recibo y le entregan

su solvencia.


70

NOMBRE DEL PROCESO

EMISIÓN DE ALCABALAS PARA DESTACE DE RESES


Contribuyente 1 Se presenta con la carta de venta de las reces que va a destazar.

Encargado de C.C. 2 Verifica la autorización del jefe de rastros y demás requisitos

Encargado de C.C. 3 Solo si cumple con los requisitos, emite la alcabala e informa el monto a

cancelar.

Encargado de C.C. 4 Asienta las partidas de defunción de las reces

Contribuyente 5 Se retira a colecturía, donde cancela y le extienden su recibo.


71

4.7.5. REGISTRO ESTADO FAMILIAR

NOMBRE DEL PROCESO

ASENTAMIENTO DE NACIDO EN CASA


Usuario 1. Presenta DUI de ambos padres, plantares del recién nacido extendidos

Unidad de Salud, constancia de partera o persona que asistió el parto, y

tarjetas de control de vacunación del menor.




4. Revisa documento y si no hay inconvenientes llena formulario para


5. Solicita en Cuentas Corriente la elaboración del Recibo de Ingreso.


7. Imprime, sella de cancelado, pone facsímil de tesorero y contador en


Jefe REF 8. Obtiene original de recibo y lo presenta al Jefe REF.

9. Asentamiento de la partida de nacimiento del recién nacido o menor, con

los datos personales de los padres y del nacido.




NOMBRE DEL PROCESO

ASENTAMIENTO DE RECIEN NACIDO EN HOSPITAL


Usuario 1. Presenta DUI de ambos padres, plantares del recién nacido extendido por

el Hospital responsable del parto y tarjetas de control de vacunación del

menor.




Jefe REF 4. Revisa y firma boleta de constancia de nacimiento, previo asentamiento

del nacido.

Auxiliar REF 5. Asentamiento de la partida de nacimiento del recién nacido o menor, con

los datos personales de los padres y del nacido.




72

NOMBRE DEL PROCESO

EMISION DE CARNE DE MINORIDAD


Usuario 1. El menor de edad presenta dos fotografías recientes y certificación de

partida de nacimiento (original que no tenga más de dos años). El menor de

edad debe presentarse con un familiar.

Auxiliar REF 2.

Entrevista al menor preguntando sobre su domicilio y a donde estudio y/o

trabaja.

Usuario 3. Solicita en Cuentas Corriente la elaboración del Recibo de Ingreso

Cuenta Corriente 4. Digita en SAFIMU II el recibo correspondiente.

Colecturía 5. Imprime, sella de cancelado, pone facsímil de tesorero y contador en recibo

y cobra la tasa por el servicio proporcionado.

Usuario 6. Obtiene original de recibo y lo presente a la Auxiliar de REF.

Auxiliar REF 7. Llenado a maquina del carne de minoridad en original y duplicado, pega

fotografías y solicita firma y huella del menor de edad.

Usuario 8. Estampa huella del dedo pulgar o en su defecto otra huella de cualquier y

firma el carne de minoridad.

Auxiliar REF 9. Entrega carne de minoridad a Jefe REF.

Jefe REF 10. Revisa y firma el carne de minoridad. Entrega a Auxiliar de REF para

recoger firma y sello del Alcalde (sa) Municipal.

Auxiliar REF 11. Entrega a Secretario Municipal el carne de minoridad.

Secretario Municipal 12. Revisa, estampa sello del Alcalde (sa), obtiene firma del Alcalde (sa) y

devuelve a Jefe de REF.

Jefe de REF 13. Entrega al usuario el carne de minoridad.


73

NOMBRE DEL PROCESO

ASENTAMIENTO DE MATRIMONIO CELEBRADO ANTE NOTARIO, OTRAS

ALCALDIAS Y GOBERNACIONES


Usuario 1. Presenta el testimonio de escritura publica de matrimonio celebrado

ante notarios o actas matrimoniales celebradas ante Alcalde (sa) o

Gobernadores.

Jefe REF 2. Revisa documento y si no hay inconvenientes llena formulario para



Encargado de

Cuentas Corrientes


Colectoraa 5. Imprime, sella de cancelado, pone facsímil de tesorero y contador en



Jefe REF 7. Firma y sella en copia del documento recibido, anexando recibo de

cancelación.

Auxiliar de REF 8. Asentamiento de partida en formulario de matrimonio, asentamiento

del régimen patrimonial en formulario, marginaciones en las

diferentes partidas de nacimiento y asentamiento del reconocimiento

de hijos, si lo hubiere.

Auxiliar de REF 9. Imprime la partida de matrimonio, la revisa y entrega a Jefe de REF

para su firma.

Jefe REF 10. Firma partida de matrimonio, partidas marginadas y régimen

patrimonial y cuadro de la DIGESTYC.

Auxiliar REF 11. Archiva las partidas de matrimonio conforme su numero correlativo.


74

NOMBRE DEL PROCESO

CELEBRACION DE MATRIMONIO EN

ALCALDIA MUNICIPAL


Usuario 1. Llega a solicitar celebración de matrimonio.

Auxiliar de REF 2. Escucha y da a conocer que documentos necesita para el tramite son

certificación de partidas de nacimiento originales expedidas un mes

antes del matrimonio, en caso de ser viudo presentar certificación de

partida de defunción y su DUI deberá decir viudo, si es divorciado el

DUI deberá decirlo. También se necesita los DUI de los contrayentes

acorde a los datos de las certificaciones de las partidas de nacimiento

y DUI de las personas que serán testigos.

Auxiliar de REF 3. Elaboración de acta prematrimonial.

Auxiliar de REF 4. Citación de las personas contrayentes para que corroboren los datos y

elaboración de acta oficial. Asimismo se solicita al usuario que

cancele por los servicios solicitados.

Usuario 5. Firma el acta prematrimonial y cancela

Auxiliar REF 6. Traslada el acta al Alcalde (sa) para que este señale el día y la hora

para realizar la ceremonia.

Alcalde (sa) 7. Traslada el acta al Secretario Municipal para que la devuelva al REF.

Auxiliar REF 8. Asienta la nueva partida en el libro de registro de matrimonios.


NOMBRE DEL PROCESO

MARGINACIONES


Usuario 1. Presenta documento correspondiente para la marginación en la partida

de nacimiento, matrimonio, divorcio y defunción (por identidad,

rectificación, reconocimiento de hijos, matrimonios, divorcios,

defunciones y por cancelaciones )

Jefe REF 2. Revisa documento y si no hay inconvenientes llena formulario para



Cuentas Corrientes 4. Digita en SAFIMU II los datos para el recibo correspondiente.




Jefe de REF 7. Firma y sella en copia del documento recibido, anexando recibo de

cancelación.

Jefe de REF 8. Realización de la marginación de documentos recibidos de diferentes

entidades.

9. FIN DE PROCEDIMIENTOS.

75

NOMBRE DEL PROCESO

CERTIFICACION DE PARTIDAS


Usuario 1. Llega a solicitar certificación de partida dando el nombre completo de

los padres, el lugar y fecha de su nacimiento.

Auxiliar de REF 2. Solicita que usuario cancele por los servicios.


Encargado de

Cuentas Corrientes




Usuario 6. Obtiene original de recibo y lo presenta a la Auxiliar de REF.

Auxiliar de REF 7. Fotocopia la partida correspondiente, estampa sello de certificación y

obtiene firma del Jefe del REF.

Auxiliar de REF 8. Entrega certificación de partida al usuario.


76

4.7.6. CONTABILIDAD

N0MBRE DEL PROCESO

CÁLCULO Y REGISTRO DE DEPRECIACIONES DE ACTIVO FIJO.


Contabilidad

1

En el mes de diciembre se revisa cada una de las fichas de los

bienes sujetos a depreciación y aplica el porcentaje correspondiente

a cada bien de acuerdo a normativa del ministerio de hacienda

relativo a las depreciaciones por el año fiscal a cerrar.

Contabilidad 2

Se agrupan por clase de bien y se saca una sumatoria

Para realizar las partidas de ajuste en el sistema.


N0MBRE DEL PROCESO

REGISTRO DE ESPECIES MUNICIPALES A PRECIO DE COSTO.


Tesorería 1 Proporciona copia del libro de especies del mes recién finalizado a

precio de venta.

Contabilidad 2 Anota en libro Excel las entradas y salidas de cada una de las

diferentes especies al precio de costo.

Contabilidad 3 En base a la cantidad de especies vendidas que reporta el libro de

tesorería, se hace el descargo de esas unidades a precio de costo en

el libro Excel que lleva contabilidad.

Contabilidad 4 Posteriormente se totalizan el valor de costo de las especies

vendidas para obtener el total de la partida contable de ajuste.

Contabilidad 5 Registra la partida en el sistema cuadrando el saldo que refleja el

libro de control en Excel con lo que reporta el sistema.


77

N0MBRE DEL PROCESO

APROBACION Y APLICACIÓN REGISTROS CONTABLES.


UACI 1 Introduce orden de compra y factura (cuando amerita orden de Compra)

Tesorería 2 Introduce datos al sistema Cuando el gasto no amerita orden de compra que

son básicamente los gastos fijos

Secretario 3 Recibe documento para colocar número de acuerdo, acta y fecha.

.Sindico 4 Recibe del secretario la documentación para que coloque el visto bueno y

firme.

Alcalde 5 Recibe del sindico la documentación para que coloque el Dese.

Tesorería 6 Recibe documentación para hacer el cheque y efectuar el pago

correspondiente cerciorándose que lleve toda la documentación de soporte.

Contabilidad 7 Recibe de tesorería la documentación física debidamente ordenada y

legalizada.

Contabilidad 8 Verifica la documentación física contra lo que refleja el sistema en la

interfaz contable cerciorándose que este correcta la información.

Contabilidad 9 Genera el comprobante contable, se revisa las cuentas aplicadas tanto

contable como presupuestaria , la fuente de financiamiento (cta. Bancaria) y

el concepto del pago

Contabilidad 10 A final de cada mes el Jefe de la unidad se encarga de dar la aprobación y

aplicación en el sistema para la generación de los estados financieros.

Contadora 11 Imprime comprobantes contables

Aux. Contable 12 Anexa comprobantes a los documentos de ingreso y egreso.


N0MBRE DEL PROCESO

REPORTE EJECUCION PRESUPUESTARIA


Contabilidad 1 Al cierre mensual en el modulo de presupuesto se genera e imprime

el informe de ejecución presupuestaria tanto de ingresos como de

egresos.

Contabilidad 2 Debido a que el sistema no presenta saldos totales a nivel

institucional para verificar que el presupuesto siga debidamente

balanceado y cuadrado se hace necesario verificar manualmente

que las cifras que arroja el informe sean las correctas mediante la

sumatoria manual de las columnas del presupuesto original,

devengado y saldo presupuestario.

Contabilidad 3 Envía al Concejo Municipal, al Ministerio de Hacienda y al

Archivo Institucional.


78

N0MBRE DEL PROCESO

REFORMAS PRESUPUESTARIAS


UACI Y

TESORERIA

1 Generalmente para efectuar un gasto que no tenga asignación

presupuestaria se hace necesario efectuar reformas al presupuesto. A través

de solicitudes verbales de la UACI o Tesorería o por revisiones al

presupuesto por Contabilidad

Contabilidad 2 Formula la solicitud en el sistema en el modulo de presupuesto y

posteriormente se aprueba.

Contabilidad 3 Efectúa la reforma presupuestaria con los datos introducidos en la solicitud

Contadora 4 Imprime la reforma

Aux-Contable 5 Elabora decreto para firma del Concejo

Aux-Contable 6 Archiva en el fólder de Reformas Presupuestarias


N0MBRE DEL PROCESO

ADICIONES Y RETIROS DE ACTIVOS FIJOS


Contabilidad 1 Adiciones.

Cuando se adquiere maquinaria o equipo para la institución previa

comprobación del bien y vista la factura se adiciona al inventario y

se codifica de acuerdo a la unidad a que pertenezca.

Si el valor del bien es igual o mayor a $ 600.00 se le crea la ficha

de depreciación y se agrega al detalle de los bienes que forman

parte del patrimonio.

Si es menor de ese valor solamente se agrega al libro de inventario

(control administrativo).

Contabilidad 2 Retiros o descargos

Los retiros o descargos se hacen por las siguientes razones:

1º. Por Deterioro o inservibilidad

2º. Por obsolescencia

3º. Por Robo y hurto

4º. Por venta

En cualquiera de los casos mencionados, el proceso para el

descargo es el siguiente: que cada jefe de unidad notifique al

Alcalde (sa) y éste al Concejo sobre el hecho, para que emitan una

resolución al respecto. La cual deberá ser enviada a contabilidad

para que realice el descargo respectivo.


79

N0MBRE DEL PROCESO

ELABORACION DEL PRESUPUESTO MUNICIPAL


Contabilidad 1 En el mes de septiembre solicita al concejo que designe a la comisión que

participara en la elaboración del presupuesto.

Contabilidad 2 Lleva a cabo reunión con los jefes de unidades para solicitarles sus

requerimientos de bienes y servicios para el año que se va a presupuestar.

Contabilidad 3 Recibe de las diferentes unidades los requerimientos y se reúne con la Sra.

Alcaldesa para discusión y posterior aprobación de los requerimientos

solicitados para incorporarlos al presupuesto.

Contabilidad

4 Tomando como base los meses de noviembre y diciembre del ejercicio

anterior mas los meses de enero a octubre del presente año realiza la

proyección tanto de ingresos como de egresos por fuente de

financiamiento.

Contabilidad 5 Establecer superávit estimado al 31 de Diciembre del Ejercicio que esta

por finalizar por fuente de financiamiento a fin de considerarlos para la

estimación total de los ingresos del presupuesto.

Contabilidad 6 Distribución de los egresos por unidades ejecutoras y fuentes de

financiamiento, los cuales se les asigna un incremento en relación al año

anterior según instrucción del Sr. Alcalde (sa)

Contabilidad 7 Se solicita al Sr. Alcalde (sa) el plan de inversión a incorporar al

presupuesto el cual debe contener monto por proyecto, periodo de

ejecución, fuente de financiamiento y lugar de la obra.

Contabilidad 8 Presenta el borrador al Alcalde (sa), quien lo somete a discusión al

Concejo en pleno , esto lleva otro proceso de ajuste hasta contar con el

presupuesto definitivo, el cual es aprobado y asentado en acta.

Contabilidad 9 Una vez aprobado el presupuesto se sacan copias para entregar un ejemplar

a cada jefe de unidad relacionado con el área financiera, a COMURES,

ISDEM y corte de Cuentas.

Contabilidad 10 Introduce el Presupuestos al Sistema


80

N0MBRE DEL PROCESO

INFORME ANUAL DE SITUACION FINANCIERA AL CONCEJO.


Contabilidad 1 Al cierre del mes de diciembre, tanto contable como

presupuestariamente se generan los informes de ejecución

presupuestaria y balanza de comprobación

Contabilidad 2 Con estos insumos se prepara información financiera del año recién

finalizado. Comparando el comportamiento de los diferentes

rubros en relación a los 3 años anteriores (ingresos y egresos).

Los resultados son presentados en forma circular (grafica de pastel)

con datos porcentuales por rubro.

Además de agregar notas explicativas que amplían la información

representada en los gráficos.

Contabilidad 3 Una vez terminado el informe se le pasa al Alcalde(sa) para que lo

revise y lo discuta con el Concejo para que lo consideren en la

toma de decisiones o acciones a tomar.


N0MBRE DEL PROCESO

GENERACION DE INFORMES CONTABLES PARA EL DEPARTAMENTO DE

CONSOLIDACION DEL MINISTERIO DE HACIENDA.


Contabilidad 1 Después de cada cierre mensual se generan los siguientes informes:

Balanza de comprobación, informe analítico, informe agregado de

saldos, informe de variaciones, informe de ejecución presupuestaria

de ingresos y egresos y el estado de ejecución presupuestaria de

ingresos y egresos.

Informática 2 A solicitud de contabilidad el encargado de informática copia en

Cd el respaldo de la base de datos del mes finalizado y cerrado.

Contabilidad 3 Redacta nota de remisión para el Ministerio de Hacienda y envía la

información descrita anteriormente.


81

NOMBRE DEL PROCESO

REGISTRO DE GASTOS DE PROYECTO


Tesorería 1. Proporciona la documentación con los requerimientos necesarios para su

registro (orden de compra, acuerdo, cotizaciones, Etc).

Auxiliar Contable 2. Selecciona la fuente de financiamiento, fuentes de recursos, tipo de

comprobante, área de gestión etc.

Auxiliar Contable 3. Genera la partida correspondiente en el sistema , el cual asigna

automáticamente un numero correlativo.

Auxiliar Contable 4. Elabora partida complementaria en el modulo de contabilidad en la sección

comprobante contable, con el nombre de proyecto, fuente de recursos, tipo

de movimiento y tipo de comprobante.

Contadora 5. Revisa las partidas

Contadora 6. Aprueba y aplica.

Aux.-Contable 7. Al final de cada mes se imprimen los comprobantes contables para

anexarlos a los documentos de egreso.


NOMBRE DEL PROCESO

ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE EMPLEADOS PERMANENTES Y EVENTUALES


Tesorería 1. Envía documentación de descuentos a empleados, por prestamos.

Secretario Municipal 2. Envía acuerdos para horas extras, vacaciones Etc. Para modificar las

remuneraciones de los empleados.

Aux contable. 3. Del informe de ingresos mensuales se toma el valor del cotejo de fierros

del mes anterior para sumarlo al sueldo del Alcalde.

Auxiliar Contable 4. Aplica los cambios de los pasos descritos anteriormente.

Auxiliar Contable 5. Verifica las formulas en la hoja de calculo y las modifica según sea el

caso.

Auxiliar Contable 6. Imprime el documento (la Planilla ) para su revisión por parte de la

contadora.

Auxiliar Contable 7. Elabora recibo por los ingresos de cotejo de fierro para adjuntarlo a la

planilla.

Contadora 8. Revisa la planilla para correcciones si hubieran, si es correcta la firma y

devuelve a la auxiliar contable.

Auxiliar Contable 9. Envía a tesorería para sus respectivas autorizaciones


82

NOMBRE DEL PROCESO

ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE AFP´S, IPSFA e INPEP


Auxiliar Contable 1. Ingresa los sueldos devengados de los empleados para que el sistema

(programa proporcionado por las AFP´s ) calcule los respectivos

descuentos .

Auxiliar Contable 2. Imprime los detalles preliminares para justificar los descuentos.

Auxiliar Contable. 3. Imprime el documento final y lo pasa a la Contadora para que la revise.

Contadora 4. Revisa documento y si no hay observaciones devuelve para que siga los

trámites de autorización.

Auxiliar Contable 5. Copia archivo en un disquete y lo lleva junto con el documento impreso

a Tesorería.( 1 Disquete por cada planilla)

Tesorería 6. Envía el archivo y el documento impresos al banco para su respectivo

pago


NOMBRE DEL PROCESO

ELABORACIÓN DE PLANILLAS DEL ISSS


Auxiliar Contable 1. Toma de los datos de la planilla de empleados, permanentes y

eventuales y aplica los cambios en el formulario de planilla del ISSS.

Contadora 2. Revisa planilla y devuelve a auxiliar contable

Auxiliar Contable 3. Lleva la planilla del ISSS a Tesorería para su respectivo pago.


83

NOMBRE DEL PROCESO

REGISTRO DEL GASTOS NORMALES


Tesorería 1. Envía información física ( Documentación)

Aux. Contable 2. Complementa información en base al documento recibido para poder

generar la partida contable.

Aux. Contable 3.

Una vez generada la partida contable verifica fuente de financiamiento,

tipo de movimiento (Ingreso- Gasto), Fuente de recursos, Área de

gestión

contadora 4. Revisa, aprueba, aplica e imprime

Aux. Contable 5. Agrega comprobante contable a los demás documentos.


NOMBRE DEL PROCESO

GENERACIÓN DE INGRESOS


Colecturía 1. Envía detalle de ingresos diarios.

Aux. Contable 2.

Busca recibos en el sistema para completar información y generar el

comprobante contable, consolidando todos los recibos del día en un solo

comprobante contable.

Aux. Contable 3. Una vez generado el comprobante contable verifica los datos del reporte

con lo que aparece en el sistema

Contadora 4. Revisa, Aprueba, Aplica e imprime.

Aux. Contable 5. Anexa comprobantes a los demás documentos.


84

NOMBRE DEL PROCESO

GENERACION LIBRO DIARIO Y MAYOR


Contadora 1. Al final de cada mes después de haber cerrado en el modulo de

contabilidad se imprime el libro diario y libro mayor en el sistema.

Aux. Contable 2. Va archivando los documentos de cada mes para mandarlos a empastar al

final del año, convirtiéndose en libro de consulta.


NOMBRE DEL PROCESO

ELABORACION PARTIDAS COMPLEMENTARIAS DE PROYECTOS


UACI 1.

Informa a contabilidad sobre la ejecución del nuevo proyecto con los

siguientes datos: Monto adjudicación, Nombre del contratista, Fecha de

Inicio, Fuente de Financiamiento.

Contadora 2.

Crea el proyecto asignándole numero, nombre, monto, cuenta de presupuesto,

cuenta contable, dirección (en el modulo de presupuesto, en la sección

presupuesto)

Contadora 3. Crea la cuenta contable del banco

Contadora 4.

Crea los códigos contables para la generación de las partidas complementarias

831 01 x x x No. De proyecto

252 99 x x x No. De proyecto

También se le crea código al contratista para registrar el anticipo

Aux. Contable 5. Elabora partida contable

Aux. Contable 6. Hace la partida de amortización del anticipo al contratista

Contadora 7. Revisa, Aprueba, Aplica e imprime.

Aux. Contable 8. Agrega partidas a documentos de egresos.


85

NOMBRE DEL PROCESO

ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS


Tesorería 1. Envía los vouchers de cheques, libros de Bancos.

Aux. Contable 2. Verifica los vouchers contra estado de cuenta para detectar los cheques no

cobrados.

Aux. Contable 3. Verifica remesas contra estado de cuentas para asegurarse que todos los

movimientos han sido contabilizados.

Aux. Contable 4. Lo mis hace con las notas de cargo y abono

Aux. Contable 5. Establece saldos e imprime

Contadora 6.

Revisa las conciliaciones y compara con los saldos bancarios del sistema y

de libro de bancos, si no hay errores los firma y devuelve a la Aux.

contable

Aux. Contable 7. Saca copia y los entrega a Tesorería, UACI, Auditoría.

Aux. Contable 8. Archiva original para mandar a empastar o encuadernar al final del año.


86

4.7.7. TESORERIA

NOMBRE DEL PROCESO

COMPROBACIÓN Y APROBACIÓN DE REMESAS


Aux. Tesorería 1. Verifica y comprueba manualmente todos los recibos de ingresos

diarios

Tesorera 2. Ingresa al sistema SAFIMU II y aprueba la remesa.

Tesorera 3. El sistema lo envía al libro de bancos.

Aux. Tesorería 4. Imprime el documento de bancos y firma de elaboró.

Tesorera 5. Firma de Revisó


Este procedimiento se hace Diario, Mensual y Anual

NOMBRE DEL PROCESO

PAGO DE OBLIGACIONES Y GASTOS MUNICIPALES EVENTUALES


CONCEJO 1 Evalúa la necesidad y lo comunica a la UACI

UACI 2 Recibe los documentos para pagos por adquisiciones.

TESORERA 3 Verifica, comprueba la legalidad del pago y proceso de licitación

TESORERA 4 Revisión aritmética de los pagos.

TESORERA 5 Verificación de la aprobación en sistema SAFIMU II del Secretario,

Síndico y Alcalde.

TESORERA 6 Solicita en el sistema el gasto.

TESORERA 7 Aprueba el proceso .

TESORERA 8 Emite el cheque, lo entrega a Auxiliar de tesorería para que tramite

las firmas.

AUXILIAR 9 Recoge las firmas y entrega Cheque a proveedor

10

FIN DEL PROCEDIMIENTO

87

NOMBRE DEL PROCESO

COMPRA, CUSTODIA Y ENTREGA DE LAS ESPECIES MUNICIPALES


TESORERA 1. Verifica las existencias de especies municipales (de cada una)

TESORERA 2.

Una vez determinada la cantidad existente procede a llamar a ISDEM

para confirmar si tiene las que se necesitan con anticipación. Hace el

pedido telefónicamente ISDEM.

TESORERA 3. Hace el justificante de pago en el Safimu II y espera la aprobación,

solicita cheque, lo emite y manda a comprar las especies.

TESORERA 4. Cuando las especies llegan, verifica cantidades de acuerdo a los números

correlativos.

TESORERA 5.

Entrega en calidad de deposito al encargado de sellar las especies

(tiquetes de mercado, de rastro y cartas de venta) para el sello respectivo,

hasta que están listas para su utilización.

TESORERA 6. Ingresa la compra en el libro de especies.

TESORERA 7. Las guarda en la bodega de seguridad.

ENCARGADOS 8. Los encargados solicitan Verbalmente especies.

TESORERA 9.

Luego se hace entrega contra firma de recibido en libreta de control de

las especies.


NOMBRE DEL PROCESO

REGISTRO DE NUEVOS PROVEEDORES


UACI 1. Envía información de nuevos proveedores, al Tesorera .

TESORERA / AUX.

TESORERIA 2. Ingresa al sistema SAFIMU II, en el menú de nuevos proveedores.

TESORERA / AUX.

TESORERIA 3.

Abre la carpeta Archivo, registro de nuevos proveedores, ingresa al

nuevo proveedor.

TESORERA / AUX.

TESORERIA 4. Ingresa los datos y grava la operación


88

NOMBRE DEL PROCESO

ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO


TESORERA 1. Parte del plan operativo institucional.

TESORERA 2. Genera el plan operativo de la unidad.


NOMBRE DEL PROCESO

EMPASTADO DE LIBRO DE BANCO


TESORERA 1. Entrega a la Imprenta con nota formal los Libros a empastar.

IMPRENTA 2. La Imprenta, recibe y firma la nota.

IMPRENTA 3. LA Imprenta empasta y cuando termina los entrega a la Alcaldía

TESORERA 4. Recibe y guarda los Libros ya empastados.


NOMBRE DEL PROCESO

CIERRE DE CUENTAS BANCARIAS EN GENERAL


TESORERA 1. Ingresa al Sistema SAFIMU II, en la opción archivo

TESORERA 2.

Ingresa en el menú Catalogo de cuentas bancarias, para desactivar las

cuentas

TESORERA 3. Desactiva las cuentas activas.


89

NOMBRE DEL PROCESO

APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS


UACI 1. Envía Memorando, solicitando apertura de cuentas Bancarias para nuevos

proyectos.

TESORERA 2.

Solicita acuerdo municipal al secretario para que autorice la apertura de

cuentas con el nombre y monto del proyecto y sus respectivos

refrendarios.

TESORERA 3. Envía acuerdo al Banco para que asigne el número de cuenta bancaria

BANCO 4. Envía el número de cuenta.

TESORERA 5. Solicita a contabilidad la creación de cuenta contable

CONTABILIDAD 6. Crea la cuenta en el sistema SAFIMU II, en el módulo de Contabilidad.

TESORERA 7.

Envía las dos cartas al Banco: una con la cantidad de cheques a requerir ,

con su respectiva numeración, y la otra que es el modelo de carta que les

envió el Banco Agrícola con la misma información.

TESORERA 8.

Ingresa al SAFIMU II , Menú notas, Sub Menú concepto de crédito /

debito, Ingresa al Sub menú notas de crédito debito luego en el Sub

menú Aprobar notas de crédito debito.

TESORERA 9.

El proceso anterior afecta la cuenta del 80%. Si es un Proyecto para

infraestructura Y afecta otra cuenta si es otro tipo de proyecto y

aumentan las nuevas cuentas bancarias respectivas

BANCO 10. Envía contrato y tarjetas para registro de firmas.

TESORERA 11.

Envía tarjetas para registro de firmas ya firmadas por el Sindico, Alcalde

y Tesorera respectivamente.

BANCO 12.

Envía fotocopias del registro de firmas y contrato firmado por el Gerente

del Banco

TESORERA 13.

Cuando el proyecto finaliza y después que Contabilidad ha conciliado, la

Tesorera ingresa al catalogo de cuentas bancarias, en el sistema, Menú

Archivo, Sub Menú catalogo de Cuentas Bancarias y procede a

inactivarla.

TESORERA 14.

Ya efectuado este paso, se envía cartas al banco para solicitar la

cancelación de la cuenta bancaria.

TESORERA 15. Ingresa nota de crédito / debito


90

NOMBRE DEL PROCESO

CONTROL DE CHEQUES EMITIDOS


TESORERA 1.

En una hoja de Excel se llevan todos lo cheques en orden correlativo, que

se han emitido y los que se han anulado, ya sea por error del sistema o

por otras causas.


NOMBRE DEL PROCESO

ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS DE SUELDO


TESORERA 1.

Se lleva una planilla en Excel que se encuentra vinculada a una hoja de

Word donde se llevan los datos de salarios de empleados. Cada vez que

los empleados modifiquen su base salarial, cambian los datos en la hoja

de Excel, para que cuando solicite su constancia este la información este

actualizada.


NOMBRE DEL PROCESO

EJECUCIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS


TESORERA 1. Lleva la secuencia de la ejecución de cada unos de los proyectos.

TESORERA 2. Verifica el calendario de los proyectos, si se están haciendo en el tiempo

planificado.

TESORERA 3. Si hay cambios en la ejecución de los proyectos, solicita acuerdo

municipal para hacer dichos cambios.


91

NOMBRE DEL PROCESO

SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO PARA EL PAGO DE ANTICIPOS Y

ESTIMACIONES RESULTANTES DE LAS ADJUDICACIONES DE PROYECTOS


TESORERA 1.

Solicita a la UACI los acuerdos de priorización, adjudicación, orden de

inicio, garantías, contrato revisado para efectos de pago.


NOMBRE DEL PROCESO

CONTROL DE DESCUENTOS A EMPLEADOS


CONTABILIDAD 1. Le envía la información planilla y recibos

TESORERA 2. Anota Manualmente en la libreta de control de descuentos

TESORERA 3. Revisa los documentos físicos aritméticamente.

TESORERA 4. Justifica en el sistema SAFIMU II el pago de planillas o recibos

SISTEMA 5.

El sistema captura todos los descuentos, para ser pagados

posteriormente.

TESORERA 6.

Espera la aprobación del acuerdo, Visto bueno y dese, para el pago

respectivo


92

NOMBRE DEL PROCESO

SISTEMA DE CONTROL DE RENTA


UACI 1. Realizan los respectivos descuentos de renta.

TESORERA 2. Realiza los descuentos de renta de los recibos que contabilidad le envía

TESORERA 3. Ingresa los descuentos de retención por empleado en el sistema.

TESORERA 4.

En el menú: Datos de empleado, se llena la plantilla con todos los datos; En

el Menú: F 14 Mensual, se genera el informe que se le envía al Ministerio

de Hacienda; En el Menú de Empleados, se genera el listado del empleado

que fue sujeto de descuento; En el Menú Información del Empleado, se

puede ver que los desembolsos se efectuaron; En el Menú Constancia de

Renta Anual, se extiende la constancia a los empleados, para la presenten

al Ministerio de Hacienda , además es de este mismo Menú, que se

adquiere la información para el F 910, para el Ministerio de Hacienda.

En el Menú Control de Pensiones, a partir del año 2006, se están

introduciendo los datos de empleados para su retiro y el Menú; Nomina de

Empleados, es una lista de todos los empleados que se van agregando al

sistema.

TESORERA 5. Si es nuevo, lo hace en datos de empleados.

TESORERA 6. Se imprime el formulario junto con el detalle de los descuentos o

retenciones.

TESORERA 7. Se elabora un cheque por rubro remuneraciones por servicio, proyectos y

fondo circulante.


NOMBRE DEL PROCESO

CONTROL DE APORTES DE LAS COMUNIDADES


COLECTORA 1. Trae la fotocopia del recibo de ingreso

TESORERA 2. Lo archiva en fólder

TESORERA 3. Ingresa al archivo en Word, registrando el dato de la comunidad, monto.

ALCADE 4. Solicita la disponibilidad de los aportes

TESORERA 5. Emite un reporte de dichos aportes y se lo entrega al Alcalde(sa)


93

NOMBRE DEL PROCESO

INFORMES FODES


Auxiliar Tesorería 1. Informa el monto de gastos efectuados con fondos FODES , ya sean

estos del 20% o el 80%

Tesorera 2. Ingresa a la hoja de cálculo de Excel proporcionada por ISDEM,

en la hoja de captura de datos en el año corriente, la hoja arrastra los

datos de los trimestres anteriores.

Si esta iniciado el trimestre de inicio de año se introducirá los datos

manualmente. Se llevan las casillas de gasto en proyecto de

instructiva del 80% y de gastos de financiamiento. Con los gasto de

infraestructura del 80% se lleva un anexo que en donde selle la

información, allí mismo se introducen los montos disponibles del

20% y 80% si los cálculos son correctos la hoja lo indica , lo mismo

si son incorrectos.

Tesorera 3. Registra los ingresos tributarios y no tributarios

Colectora 4. Envía un consolidado de ingresos por cuentas

Tesorera 5. Separa los tributarios y no tributarios

Tesorera 6. Regresa los ingresos tributarios y los no tributarios

Sistema 7. Se imprime el reporte

Tesorera 8. Guarda la hoja del informe mensual

Tesorera 9. Cada trimestre, se imprime y se envía al ISDEM y este envía copia

sellada

Tesorera 10. Anualmente se elabora la carpeta con archivo de los informes

mensuales FODES


94

4.7.7.1. COLECTURIA

NOMBRE DEL PROCESO

EMISIÓN DE RECIBOS DE INGRESO


Colectora 1. Apertura del programa SAFIMU II.

2. Ingresa al modulo de recaudación

Colectora 3. Verifica que la caja este completamente a cero.

Colectora 4. Se apertura la caja.

Colectora 5. Selecciona el modulo de recibos. Y aparecen todos los recibos

elaborados previamente por cuenta corriente.

Colectora 6. Selecciona los recibos correspondientes, uno por uno

Colectora 7. Manda a aplicar el pago. Digita el valor del billete y el sistema le indica

si debe de dar cambio.

Colectora 8. Aplica el valor de cobro y el sistema la envía al la pantalla de impresión.

Colectora 9.

Le ordena imprimir, y sistema pregunta si esta seguro de lo que va a

imprimir

Colectora 10. Indica que sí, e imprime, sistema pregunta si es correcto

Colectora 11. Cuando digita si, automáticamente se ingresa al sistema.

Colectora 12. FIN DEL PROCEDIMIENTO

95

NOMBRE DEL PROCESO

RESERVA DE CHEQUES EN EL SISTEMA DEL BANCO


Colectora 1. Toma el cheque y llama al banco que lo respalda

Colectora 2. Ingresa los datos telefónicamente

Sistema 3. Le otorga el Nº de reserva

Colectora 4. Emite recibo de ingreso


NOMBRE DEL PROCESO

ELABORACION DE LA REMESA


Colectora 1. Verifica la numeración correlativa de los recibos de ingreso ,suma y verifica

contra el sistema.

Colectora 2. Cuenta el monto del dinero

Colectora 3. Elabora la remesa y guarda el efectivo.

Colectora 4. Al día siguiente, entrega al ordenanza mediante libro de remesas en transito

Contra firma de recibido

Ordenanza 5.

Recibe la remesa junto con el efectivo, se va al banco a depositarlo, y cuando

ya hace el depósito regresa a entregarle a la Colectora los documentos

debidamente sellado por el banco.

Colectora 6.

Recibe la remesa de depósito y le saca cinco fotocopias , distribuyéndolas así:

a la Tesorera dos copias y la original, dos copias a la Contadora, y una copia

al archivo de Colectora


96

NOMBRE DEL PROCESO

IMPRESIÓN DE REPORTE DE INGRESOS DIARIOS


Colectora 1 Apertura del programa SAFIMU II.

Colectora 2 Ingresa al modulo de recaudación

Colectora 3 Se ubica en la ventana de archivo

Colectora 4 Marca la opción de generar reportes

Colectora 5 Selecciona ingresos diarios por cuenta.

Colectora 6 Selecciona rangos de fechas de las operaciones , con horas

Colectora 7 Aplica la opción generar.

Colectora 8 Indica al sistema Imprimir

Colectora 9 Se imprime el reporte


NOMBRE DEL PROCESO

IMPRESIÓN DE LISTADO DE RECIBOS DIARIOS



Colectora 2 Ingresa al modulo de recaudación

Colectora 3 Se ubica en la ventana de archivo

Colectora 4 Marca la opción de generar reportes

Colectora 5 Selecciona listado de recibos de ingreso.

Colectora 6 Selecciona rangos de fechas de las operaciones , con horas

Colectora 7 Aplica la opción generar.

Colectora

8 Indica al sistema Imprimir

Colectora 9 Se imprime el reporte


97

NOMBRE DEL PROCESO

REGISTRO DE REMESAS DIARIAS EN EL SAFIMU ll



Colectora 2 Ingresa al modulo de Tesorería.

Colectora 3 Ingresa a la ventana depósitos

Colectora 4 Ingresa a registrar depósitos

Colectora 5 Aplica la opción Nuevo e ingresa el N° de deposito.

Colectora 6 Selecciona la cuenta de banco, ala que va el deposito.

Colectora 7 Selecciona N° de caja.

Colectora

8 Describe el concepto

Colectora 9 Ingresa el monto de efectivo, cheque propios y ajenos

Colectora Aplica la opción guardar y el sistema lo envía a tesorería


NOMBRE DEL PROCESO

REGISTRO DIARIO DE LOS RECIBOS DE INGRESO


Colectora 1. Ingresa en el sistema de ingresos de Especies Municipales

Colectora 2. Ingresa los números de recibos de menor a mayor

Colectora 3. Graba la información ingresada, para la tesorería


98

NOMBRE DEL PROCESO

RESERVA DEL LOCAL DEL EX 3ER CICLO


Contribuyente 1. Solicita el local.

Colectora 2. Le informa las fechas disponibles, las marca en el calendario reservándolas

y manda al contribuyente despacho del alcalde.

Alcalde 3. Lo manda a cuentas Corrientes para que le elaboren el recibo.

Ctas. Ctes. 4. Elabora el recibo y envía al contribuyente a Colectaría.

Colectora 5.

Emite el recibo y cobra y hace un recibo provisional por el deposito

retornable al finalizar el evento. Adicional a esto se hace un contrato con

los datos generales del contribuyente.

Tesorera 6. Recibe el valor del deposito, el contrato y lo guarda en caja fuerte.


NOMBRE DEL PROCESO

ELABORACIÓN DE REMESA FODES 20%


Tesorero 1. Envía cheque de asignación de FODES.

Colectora 2. Sella el cheque, coloca el numero de cuenta y lo pasa a firma de la Tesorera

.

Colectora 3. Elabora la respectiva remesa y la envía junto con el cheque al banco.

Colectora 4. Registra en el sistema Safimu II y el deposito en el banco.

Colectora 5.

Saca copia de la remesa sellada por el banco y la entrega a Tesorería la

original y dos copias y una contabilidad.

Colectora 6. Anota el valor remesado y la fecha, en la libreta de remesas y solicita la

firma de conforme a la Tesorera.

Colectora 7. FIN DEL PROCEDIMIENTO

99

NOMBRE DEL PROCESO

EMISIÓN DE TITULOS A PERPETUIDAD


Contribuyente 1. Se presenta a cancelar su derecho a perpetuidad.

Colectora 2. Imprime el recibo, cobra y emite el titulo solicitado. Luego solicita sellos y

firmas del secretario y alcalde.

Secretario 3. Firma y sella el documento.

Alcalde 4. Firma y sella el documento.

Colectora 5. Recibe el documento con firmas y sellos.

Colectora 6. Registra en el respectivo libro los datos del contribuyente.

Colectora 7. Incorpora los datos y el N° de titulo en el libro de especies de la tesorera.


NOMBRE DEL PROCESO

CONTROL DE TITULOS A PERPETUIDAD


Colectora 1. Elabora el memorando de los títulos vendidos en el mes.

Secretario 2. Saca copia de los títulos vendidos para la contadora.

Alcalde 3. Entrega el original al contribuyente y la copia para la tesorera.

Tesorera 4. Recibe el documento.


100

NOMBRE DEL PROCESO

PERCEPCIÓN DE DIFERENTES PAGOS


Contribuyente 1 Se presenta a cancelar sus respectivos impuestos tasas y otros.

Colectora 2 Le informa al contribuyente monto a cancelar, emite recibo de ingreso

Contribuyente 3 Cancela el monto indicado

Colectora 4 Recibe el pago, verificando que el dinero sea autentico y entrega el recibo

al contribuyente.


NOMBRE DEL PROCESO

PERCEPCIÓN DE COBROS DE COLECTOR DEL MERCADO


Ctas. Ctes. 1 Elabora recibo de ingresos de los tiquetes de mercado

Colectora 2 Emite el recibo y a la vez recibe el efectivo.

Colectora 3 Verifica la autenticidad del los billetes y sella el recibo.

Colectora 4 Entrega el recibo al Colectora del mercado.


101

4.7.8. SERVICIOS MUNICIPALES

NOMBRE DEL PROCESO

MANTENIMIENTO DE MOTO NIVELADORA, CONCRETERA Y RODO


Servicios Municipales 1. Solicita requerimiento de productos o reparaciones a UACI

UACI 2. Autoriza y elabora orden de compra

Servicios Municipales 3. Verifica el mantenimiento y reparación de equipos

4.


NOMBRE DEL PROCESO

MANTENIMIENTO ALUMBRADO PUBLICO


Comunidad 1. Reporta fallas en tendido de alumbrado publico o lámparas

Encargado 2. Hace inspección de la falla reportada.

Encargado 3. Procede a reparar la falla

4.


NOMBRE DEL PROCESO

RECOLECCIÓN DE DESECHOS SÓLIDOS


Encargado 1. Revisión de Equipo

Encargado 2. Recolección de depósitos Mercado, Punto de Buses

Encargado 3. Recolección Zona Sur, Centro, Norte, Escuelas, Cantones

Encargado 4. Descarga en Relleno Sanitario

Encargado 5. Guarda y limpia el equipo


102

4.7.8.1. PROYECTOS

NOMBRE DEL PROCESO

SUPERVISAR LOS PROYECTOS


Supervisor de proyectos 1. Revisión de carpeta técnica

Supervisor de proyectos 2. Orden de inicio proporcionado por UACI

Supervisor de proyectos 3. Visita de campo

Supervisor de proyectos 4. Elaboración bitácora de campo diarias

Supervisor de proyectos 5. Elaboración informe técnico mensual

Supervisor de proyectos 6. Verificación visual sobre el avance físico

Supervisor de proyectos 7. Verificación de procesos constructivos

Supervisor de proyectos 8. Conforme a carpeta técnica y calidad de materiales

Supervisor de proyectos 9. Firma de bitácoras

Supervisor de proyectos 10. Se entrega copia de bitácora a UACI

Supervisor de proyectos 11. Tomar fotografías para informe

Supervisor de proyectos 12. Mediciones de obra ejecutada

Supervisor de proyectos 13. Dar lineamientos final proyecto

Supervisor de proyectos 14. Realizar acta de recepción del proyecto

15.


NOMBRE DEL PROCESO

INFORME SEMANAL DE TRABAJO DE MOTO NIVELADORA


Supervisor de proyectos 1. Verificar el programa de trabajo de moto niveladora

Supervisor de proyectos 2. Llevar al sitio del trabajo

Supervisor de proyectos 3. Verificar kilometraje

Supervisor de proyectos 4. Calcular tiempo de trabajo

Supervisor de proyectos 5. Verificar el trabajo realizado firmar el informe

Supervisor de proyectos 6. Entregar informe UACI


103

NOMBRE DEL PROCESO

LICITACIONES


Supervisor de proyectos 1. Elaborar bases de licitación en conjunto con UACI

Supervisor de proyectos 2. Asesorar en legalización de contratos

Supervisor de proyectos 3. Asesorar en aperturas de ofertas

Supervisor de proyectos 4. Evaluación técnica de ofertas

Supervisor de proyectos 5. Recomendación en la adjudicación de ofertas


NOMBRE DEL PROCESO

ELABORACION DE INFORMES MENSUALES


Supervisor de proyectos 1. En base bitácoras calcular avances fiscos

Supervisor de proyectos 2. En base a compra calcular avances financieros

Supervisor de proyectos 3. Realizar fotografías

Supervisor de proyectos 4. Compaginar información

Supervisor de proyectos 5. Remitirlas a concejo Municipal

6.


NOMBRE DEL PROCESO

CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS EN PROOYECTOS DE ADMINISTRACION


Supervisor de proyectos 1. Recibir ofertas de materiales por UACI

Supervisor de proyectos 2. Verificar precios

Supervisor de proyectos 3. Verificar calidad de materiales

Supervisor de proyectos 4. Verificar cantidades

Supervisor de proyectos 5. Analizar servicios adicionales a oferta

6.


104

NOMBRE DEL PROCESO

ELABORACION DE PRESUPUESTO


Supervisor de proyectos 1. Ordena concejo Municipal en base acuerdos

Supervisor de proyectos 2. Se traslada al sitio

Supervisor de proyectos 3. Se realiza mediciones

Supervisor de proyectos 4. Se toman fotografías

Supervisor de proyectos 5. Se realizan esquemas y bienes

Supervisor de proyectos 6. Se calcula cantidades de obra

Supervisor de proyectos 7. Se calcula cantidad de materiales

Supervisor de proyectos 8. Se realiza el presupuesto

Supervisor de proyectos 9. Se entrega el presupuesto a UACI

10.


4.7.8.2. ASEO

NOMBRE DEL PROCESO

RECOLECCIÓN DE DESECHOS SÓLIDOS


Encargado 8. Revisión de Equipo

Encargado 9. Recolección deposito Mercado, Punto de Buses

Encargado 10. Recolección Zona Sur, Centro, Norte, Escuelas, Cantones (8)

Encargado 11. Descarga en Relleno Sanitario

Encargado 12. Depósito y limpieza de equipo


105

4.7.8.3. CEMENTERIO

NOMBRE DEL PROCESO

ENTERRAMIENTO EN FOSA COMUN


Administración cementerio 1. Recibe el permiso, que lo hace el REF

Administración cementerio 2. Autoriza donde hacer enterramiento

Administración cementerio 3. Recibe también el recibo de pago


NOMBRE DEL PROCESO

ENTERRAMIENTO EN NICHOS


Administración de Cementerio 1. Verificación el tesorero para construcción

REF 2. Cancelan titulo y llevan el permiso y recicla

Administración de Cementerio 3. Entregan recibo y titulo y se le entrega el terreno para

construir

4.


106

4.7.8.4. ESTADIO MUNICIPAL

NOMBRE DEL PROCESO

MANTENIMIENTO DE ESTADIO


Encargado 1. Monitoreo de grama, árboles e instalaciones

Encargado 2. Solicita materiales, accesorios a Alcalde

Alcalde 3. Autoriza y envía materiales

Encargado 4. Procede a limpieza, grama, árboles e instalaciones


NOMBRE DEL PROCESO

VIGILANCIA Y CUIDO DE INSTALACIONES


Encargado 1. Permanencia las 24 horas por asistencia

Encargado 2. Velar cuidadosamente por el uso correcto de instalaciones

Encargado 3. Informe de daños de instalaciones por uso inadecuado


107

NOMBRE DEL PROCESO

VIGILANCIA Y CUIDO DE INSTALACIONES


Usuario 1. Verifica con encargado su disponibilidad

Encargado 2. Solicita por escrito el uso al Alcalde

Alcalde 3. Autoriza el uso y envía copia de solicitud a encargado

Encargado 4. Recibe copia solicitud y entrega instalaciones


108

4.7.8.5. RASTRO MUNICIPAL

N0MBRE DEL PROCESO

ELABORACION CARTA DE VENTA


Guarda Rastro 1 Revisa el semoviente describiendo las características del animal y el fierro.

También explicando si es criollo (que no ha sido quemado con fierro) o

tiene antecedentes (que ya tiene carta de venta anterior)

Secretaria Ref Vo.Bo. 2 Recibe del usuario el comprobante de revisión y su identificación(DUI),

luego Si es criollo se le revisa que este vigente la matricula y que este

solvente de impuestos municipales, luego le llena formato para que cancele

en colectaría el valor de la carta de venta, luego al recibir el recibo

cancelado se procede a elaborar la carta de venta la cual contiene los

siguientes datos:

Nombre del propietario, Numero de DUI, domicilio, valor del semoviente,

el nombre del comprador, el domicilio y luego la descripción del animal, si

está vendiendo o no, la concepción del fierro (fecha) y el numero del fierro

y departamento a que pertenece, luego se dibuja el fierro en el espacio que

trae el formato, luego la fecha de la transacción luego las rubricas del

vendedor, comprador, Alcalde y Secretario Municipal.

Si no es criollo se sigue el mismo procedimiento omitiéndose únicamente la

petición de la matricula y la solvencia municipal.

Secretaria Ref Vo.Bo. 3 Hace entrega del documento (carta de venta) al vendedor.


109

N0MBRE DEL PROCESO

ELABORACION GUIA PARA TRASLADAR GANADO MAYOR Y MENOR


Secretaria Ref Vo.Bo.

1

Solicita al propietario de los semovientes su identificación y

matricula de fierro y antecedentes de los animales que va a

trasladar. La licencia de conducir y tarjeta de circulación del

vehículo que se va a utilizar. Luego le llena formato para que

cancele el valor de la guía , una vez cancelada se elabora el

documento que contiene los siguientes datos:

Nombre del propietario de los animales, el lugar donde serán

trasladados la cantidad de animales, el numero de placa del

vehículo y el nombre del propietario, el nombre del motorista nota

explicativa de vigencia de la guía, la fecha de la elaboración de la

guía.

También se dibujan las figuras de los fierros al pie del documento,

Secretaria Ref Vo.Bo. 2 Terminado el documento se le pasa a firma al Sr, Secretario

Municipal y al Sr. Alcalde (sa)

Secretaria Ref Vo.Bo. 3 Los recibe ya firmados y sellados y los entrega al solicitante.


110

4.7.8.6. RELLENO SANITARIO

NOMBRE DEL PROCESO

VIGILANCIA Y USO DEL RELLENO SANITARIO


Encargado 1. Entra el Camión a descargar y controla el ingreso de persona

Encargado 2. Que se deposite la basura en su lugar

Encargado 3. Que el personal de pepenadotes no deje basura regada

Encargado 4. Controla las horas de trabajo de la moto niveladora


111

4.7.8.7. MERCADO

NOMBRE DEL PROCESO

COBRO MERCADO


Administración 1. Cobro por medio de tiquetes en base puestos

Usuarios puestos fijos 2. Pagan en catastro

3.


NOMBRE DEL PROCESO

MANTENIMIENTO MERCADO


Administración 1. Notifico por escrito algún daño al Alcalde

Alcalde 2. Autoriza y envía a reparar el daño

Administración 3. Verifica y recibe a satisfacción la reparación


112

4.7.8.8. GUARDA PARQUE

NOMBRE DEL PROCESO

MANTENIMIENTO PARQUE


Encargado 1. Monitoreo del parque

Encargado 2. Limpieza del parque

Encargado 3. Solicita los materiales para mantenimiento

Servicio Municipales 4. Recibe solicitud y envía los materiales

Encargado 5. Se utilizan en el mantenimiento del parque


NOMBRE DEL PROCESO

VIGILANCIA DE PARQUE


Encargado 1. Hacer un monitoreo del cuido del parque

Servicio Municipales 2. Informe al jefe de servicio municipales

Encargado 3. Envía material dañado o repuesto para su instalación

4.


113

4.7.8.9. CAFETERIA

NOMBRE DEL PROCESO

ASEO GENERAL DEL EDIFICIO


Ordenanza Cafetería 1. Barrido y limpieza escritorios y departamentos

Ordenanza Cafetería 2. Ventanas , baños de todo el edificio


NOMBRE DEL PROCESO

SUMINISTROS AGUA Y CAFÉ


Ordenanza Cafetería 1. Lavado de tazas y vasos

Ordenanza Cafetería 2. Suministrar agua y café a empleados

Ordenanza Cafetería 3. Atención al publico y sala del Concejo Municipal

Ordenanza Cafetería 4. Lavado de cafetera , oasis y cantaros


NOMBRE DEL PROCESO

LAVADO DE TOALLAS, MANTAS Y TRAPEADORES


Ordenanza Cafetería 1. Lavado de toallas, mantas y trapeadores todos los días

Ordenanza Cafetería 2. Ubicación de toallas y manteles en los departamentos

3.


NOMBRE DEL PROCESO

SUMINISTRO ARTICULOS DE LIMPIEZA


Ordenanza Cafetería 1. Pedido mensual de artículos de limpieza a UACI

UACI 2. Autoriza y entrega a Ordenanza cafetería

Ordenanza Cafetería 3. Recibe suministros para utilizarlos en las funciones

de limpieza.


114

NOMBRE DEL PROCESO

RECOGER BASURA EN LOS DEPARTAMENTOS


Ordenanza Cafetería 1. Se hace la recolección de basura en todos los departamentos

Ordenanza Cafetería 2. Se deposita la basura en los de depósitos de barriles


4.7.8.10. VIGILANCIA

NOMBRE DEL PROCESO

ORIENTACION A CONTRIBUYENTES


Vigilancia 1. Preguntar que desea para indicarle que unidad y quien la

atenderá.

Vigilancia 2. Si va al REF entregar un numero para ser atendido por

orden de llegada

3.


NOMBRE DEL PROCESO

VIGILANCIA


Vigilante 1. Estar vigilante en la entrada de la comuna de las personas

visitantes contribuyentes o no, asi como también de los

vehículos que parquean frente y en las cercanías de la

Alcaldía.

Vigilante 2. Vigilar internamente las unidades


115

4.7.8.11. SALON DE USOS MULTIPLES

NOMBRE DEL PROCESO

ENTREGA DE EDIFICIO O LOCAL


Encargado Salón de usos 1. Recibe el contrato

Encargado Salón de usos 2. Procede hacer entrega de edificio, sillas etc. a usuario

Usuario 3. Hace uso de las instalaciones

Usuario 4. Entrega formal del edificio y demás accesorios

Encargado Salón de usos 5. Procede a recibir edificio, sillas etc.

Encargado Salón de usos 6. Si existen daños se elabora un informe


NOMBRE DEL PROCESO

SOLICITUD DE MANTENIMIENTO


Encargado Salón de usos 1. Elabora solicitud al Jefe de Servicios Generales

Jefe de Servicios Grales. 2. Envía al jefe de mantenimiento hacer inspección

Jefe de Mantenimiento 3. Informa al Jefe de Servicios Generales sobre la necesidad

de efectuar reparaciones.

Jefe de Servicios Generales. 4. Ordena al Jefe de mantenimiento que proceda a reparar o

cumplir las necesidades del mantenimiento.


Documents

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