www.strtrade.com

MINIMIZING RISK OF CLAIMS AND LAWSUITS:

HOW TO COVER YOUR BASICS

An industry that continues to grow…

2

• Ship owners• Operators/charterers• Contractual carriers/consolidators• Forwarders• Intermediaries (brokers, agents, etc.)• Service providers (surveyors, consultants, etc.)• Ports and terminals• Cargo interests

Logistics: It’s a Risky Business

• Day‐to‐Day Risks:• Customer demand changes• Unexpected transit delays• Problems with suppliers, which delay critical components• Theft• Production problems• Warehouse issues• Cyber security

3

Why should I care?

4

Hannaford‐Agor, Paula and Nicole L. Waters, Court Statistics Project, Estimating the Cost of Civil Litigation, Vol. 20, January 2013. 

DON’T BE A VICTIM OF COMPLACENCY!

5

The Problem with Predictions

• “In all my experience I have never been in any accident of any sort worth speaking about. I have seen but one vessel in distress in all my years at sea…I never saw a wreck and have never been wrecked nor was I ever in any predicament that threatened to end in disaster of any sort.”

• Edward John Smith –Captain, Titanic

6

We’ve never had a problem before…

7

Compliance = Mitigating Risk

• National, state, local regulatory requirements• Industry standards• Internal corporate policy• Contractual obligations

8

Other Ways to Minimize Risk

• Third Party Risk Assessments• Insurance• Standard Operating Procedures• Competent Partners

9

Contract Basics

Contract Benefits

• CONTRACTING ADDS STABILITY• Benefits of well‐drafted contracts include:

• Cost control and predictability• Limitation of risk/liability• Customization to address commercial needs and requirements• Clarity of expectations

11

Contract Basics

• Do laws govern the services?• Regulation may apply to contract movements – depends on transportation mode.

• Rail contracts are outside of the STB jurisdiction• Truck contracts may include waiver of regulation, except for registration, insurance and safety• Ocean contracts for containerized freight are regulated by the FMC• Some contracts may incorporate specific regulations (e.g., Carmack, safety)

12

Contract Framework

• Structure and terms may vary based on several factors:• Mode of transport• Geographic scope (domestic vs. international)• Types of services (transportation, logistics, customs)• Inclusion of subsidiaries and affiliates• Corporate objectives (e.g. uniformity in terms)• Corporate resources (e.g. contract administration)• Government regulation• Market conditions (capacity, demand, competitive landscape)

• No one‐size‐fits‐all approach• Provide negotiation guidelines

• Structure should be developed to satisfy primary business and service needs

13

Contracting Basics: Contracting Parties

14

• Define the role of the contracting parties• Who is the Shipper?

• Doe it include the parent, affiliate, subsidiary or other related entities?• Does in include franchisees?

• Who is the carrier?• Is it an agent, freight forwarder, vessel/aircraft owner or broker?• Doe it include parent, affiliate, subsidiary or other related entities per common ownership?

Contract Basics: Scope and Requirements

• What does each agreement mean and is it written? • A “Master Agreement” that governs a long‐term relationship• A single document that governs a particular transaction

• Bill of lading• Loading confirmation

• Clearly define scope of services• Mode of transport• Type of service (e.g. transportation, brokerage, freight forwarding)• Geographic scope (e.g. interstate, intrastate, international)• Exclusivity

15

Contract Basics: Rates

• All rates should be mutually agreed upon in advance of services.

• All rate increases, surcharges, accessorials, bunker and fuel factors and other costs and expenses should be clearly addressed. 

• Ability to modify the agreement to adjust rates as needed. 

16

• INDEMNIFICATION

“It is the express intent of the parties to this agreement that carrier will indemnify the shipperfor all loss, damage and claim of any kind arising out of this contract.”

‐ If you use “arising out of” language, you may be contracting to indemnify more than that which is covered by your insurance!

“Each part will indemnify and hold harmless the other from all loss, liability or claims to the extent same is caused by a negligent or willful act or omission of their respective employees, agents or subcontractors in the performance of this contract.”

Contract Basics: Minimizing your Risks

• ANTI‐INDEMNIFICATION

PROHIBITS INDEMNIFICATION PROVISIONS REQUIRING THE CARRIER TO INDEMNIFY THE SHIPPER FOR DAMAGES THATARE CAUSED BY THE NEGLIGENT OR WRONGFUL ACTS OF THE SHIPPER.

Contract Basics: Minimizing your Risk

Limitations of Liability: Notice, Notice, Notice!

19

Contract Basics: Information Provided by Your Customer

• Don’t get stuck in an inconvenient forum!

Contract Basics: Jurisdiction/Governing Law

‐ Mediation or alternative dispute resolution is preferred for both parties.

‐ “General principles of federal transportation law, jurisdiction and venue shall apply.”

‐ Some companies prefer to select local jurisdictions, but local does not always mean better!

Licensing, Authority and Safety

• Service providers should warrant that they and their subcontractor have and will maintain all necessary licenses, permits, etc. at no additional cost

• Monitor compliance on your own or require immediate notice of revocation or adverse action• Consider termination upon breach of licensing, authority and safety fitness requirements

22

Shipper‐Driven Contracts: Problem Areas

• Waiver of statutes and regulations 

• Indemnification clauses • Special and consequential damages 

• “Additional insured” language • The right of setoff• Salvage/no duty to mitigate • Shipper load and count/concealed damage waivers 

23

• No penalties for nonpayment• Arbitration provisions• Integration clauses• Nonrecourse provisions• Intermediary as carrier’s agent

• Back‐solicitation provisions• Use of SMS methodology• Brokering without permission• Additional cargo liability

Shipper‐Driven Contracts: Best Practices

• Never accept carrier or transportation service provider duties

• Do not accept direct liability for cargo loss or damage

• Avoid cargo liability beyond carrier’s insurance

• Do not permit unilateral offset of cargo claims against freight charges due

• Do not accept SMS vetting in credentialing carriers

• Limit indemnification “to the extent” of your negligence

24

Shipper‐Driven Contracts: Best Practices

• Do not accept direct liability for the retained carrier’s safety compliance

• Do not waive shipper’s duty to mitigate damages

• Avoid promising more than reasonable dispatch or micromanagement of carriers in transit

• Avoid fixed rate guarantees and long term commitments

25

The Forwarder’s Role

Arranging freight payment and other 

charges

Arrange insurance Transmit data IT Solutions

Arrange packingAssist in claims

Air transport

Consult on Customs Matters

Liaise with third parties

Collection of payment

Delivery or warehousing of 

goods

Arrange charters for large volume or project movements

Organize documentation for regulatory agencies

Special arrangement for delicate cargo

Arrange courier services

Consolidation services

Work closely with multiple parties to meet deadlines 26

Where the Problems Lie…

• Brokers market themselves as carriers• Carriers hire other carriers to handle excess capacity• Shipper wants indemnity for everything• Brokers erroneously assume carrier duties in shipper contracts

27

Too Many Hats!• Holding self out as carrier• Authority• Website• Brochures (truck photos)• Terminology

28

Carmack Amendment• To make a prima facie case under the Carmack amendment, a plaintiff must show:• 1) delivery to the carrier in good condition; • 2) arrival in damaged condition; and • 3) the amount of damages caused by the loss.

• Once the prima facie case is established, liability attaches unless the carrier can establish one of several affirmative defenses. These available affirmative defenses are that the damage was caused by • the act of God; • the public enemy; • the act of the shipper himself; • Public authority; or • the inherent vice or nature of the goods.

• The burden of proof is upon the carrier to show both that it was free from negligence and that the damage to the cargo was due to one of the excepted causes relieving the carrier of liability.

29

Liability under the Carmack Amendment

• Carmack subjects motor carrier transporting cargo in interstate commerce to strict liability for “actual loss or injury to property.” Missouri Pacific R.R. Co. v. Elmore & Stahl, 377 U.S. 134, 137 (1964).

• Strict liability imposed by Carmack is for actual loss or injury to the property, subject to right of motor carrier to limit liability as provided by statute. Section 14706(a)(1) provides, in part, that: 

[t]he liability imposed under this paragraph is for the actual loss or injury to the property caused by (A) the receiving carrier, (B) the delivering carrier, or (C) another carrier over whose line or route the property is transported in the United States or from a place in the United States to a place in an adjacent foreign country when transported under a through bill of lading . . .

30

Liability under the Carmack Amendment

• Carrier’s liability and duties under Carmack are determined pursuant to bill of lading used in shipment of the goods, and limits are based on carrier’s rates or tariffs. 49 U.S.C. §§14706, 13501 (2005). 

• Recovery under Carmack is not limited to damaged goods. The phrase in Section 14706(a): “liability imposed . . . is for the actual loss or injury to the property . . .,” has been interpreted by courts to cover more than mere physical loss or damage to goods. Includes any injury to tangible or intangible property rights and economic loss not directly related to physical damage.• Restore innocent party to the position the party would have been in if the contract had been fully performed.

• If the loss is a complete loss, the general measure of damages under Carmack is the fair market value at the place of destination.• Not the replacement cost!

31

Limiting Liability under the Carmack Amendment

• In order to effectively limit liability a carrier must:• Maintain a tariff in compliance with the requirements of the Interstate Commerce Commission;• Give the shipper a reasonable opportunity to choose between two or more levels of liability;• Obtain the shipper’s agreement as to his choice of carrier liability limit; AND• Issue a bill of lading prior to moving the shipment that reflects such an agreement. 

32

Who are you? (Broker liability as a carrier)

• Brokers are not liable where their status is clear

• Chubb Group of Insurance Companies v. H.A. Transportation Systems, Inc., 243 F. Supp. 2d 1064 (C.D.Cal. 2002)

• Rexroth Hydraudine v. Ocean World Lines, Inc., 2008 U.S. App. Lexis 23078, 547 F. 3d. 351 (2d. Cir. 2008)• Professional Communications, Inc. v. Contract Freighters, Inc., 171 F. Supp. 2d. 546, 550 (D. Md. 2001)• Milan Express Co., Inc. v. Western Surety Co., 886 F, 2d. 783, 784 (6th Cir. 1989)   ‐ Role of broker defined

33

Who are you? (Broker liability as a carrier)

• Courts have imposed liability if a broker acts like a carrier or accepts duties as a carrier• Broker named as carrier on Bill ‐ Zima Corp. v. M.V. Roman Pazinski, 493 F.Supp 268 (SDNY 1980)• Shipper’s “Understanding” – Custom Cartage v. Motorola, 1999 WL 965686*9 (N.D. Ill. 1999)• Broker bills for freight charges, not showing broker status – Delta Research  Corporation v. EMS, Inc. 2005 WL 20900890 

• Viasystems Techs. Corp., LLC v. Landstar Ranger Inc., 2012 US Dist LEXIS 171133 (E.D. Wis. 2012) – broker registered as a carrier and not as a broker 

• Hewlett‐Packard v. Brother’s Trucking and Salem Logistics, 373 F. Supp 2d 1349 (S.D. Fla. 2005) (status as a broker or carrier not clear where broker stated that they “provide control and the very latest systems in transportation” and “consistent and timely transit”)

34

Who are you? Best Practices

• Segregate Your Warehousing, Carrier, and Brokerage Operations; Segregating different service offerings in different entities forces an operator (and its sales force) to think clearly about the services that it is offering and to document those services accordingly; also helps profit and loss analysis

• Review not only your contracts but your practices for indicia of “control” if you are brokering loads• Fines• Monitoring of Driver• Constant communication with Driver

• Remember 49 USC 13904(b) ‐Broker cannot hold out to provide transportation unless it is also licensed and registered as a carrier

35

BRONZE MEDAL LOGISTICS, INC.

36

BRONZE MEDAL 

Using the latest in GPS technology in all of our trucks!

Let us transport your goods the Bronze way!

On time transit and delivery GUARANTEED!

CONTACT US TODAY!

Other Considerations• Do not identify as the carrier on the bill of lading and don’t allow the carrier to affix broker’s name as the carrier on the bill of lading.

• Don’t refer to carriers as “partners” in marketing materials or on website. Avoid making claims about “control over all aspects of the operation.”

• Don’t assign the carrier driver routes or otherwise route loads. Refrain from scheduling pickup and delivery times whenever possible.

• Don’t instruct the drivers to call you first if an incident occurs.• Don’t claim that you have “control over all aspects of the operations

Example of Clarity in Role and Scope“Broker agrees to arrange for transportation services as more fully set forth in Appendix A (‘Services’). Broker's responsibility under the Agreement is limited to arranging for, but not actually performing, transportation of the Goods.”

37

Brokers: Best Practices

• Be an “arranger” not a provider of transportation• Accept only the statutory duties of a broker.• Do not accept direct liability for cargo loss or damage or safe operations of the contracted carrier’s equipment.

• Do not indemnify shipper for all loss to cargo. Require filing of claims with carrier and claims adjustment.

• Warrant only that claims for which the retained carrier is adjudged liable will be paid subject to an agreed limitation.

• Require payment of freight charges without offset.

38

Independent Contractors

• Generally, one who employs an independent contractor is not liable for the harm caused to another by independent contractor’s negligence.

• “Nothing herein shall be deemed to create the relationship of employee and employer, principal and agent, partnership, or of joint venture.  Carrier shall provide Services as an independent contractor and as such, will have sole and exclusive control over the manner in which it or its employees or agents perform Services under this Agreement.  Carrier assumes full responsibility for Carrier’s employees’ and agents’ performance of Services hereunder. Neither party shall be liable for any debts or obligations incurred by the other, except as is expressly provided in this Agreement.”

• Not only for risk of loss, but tax purposes as well!39

Independent Contractor or Employee?

• Courts will look at CONTROL!• Ownership of the equipment• Nature of the work• Skill required to perform the work• Differences of payment and income tax withholding• Supervision and direction of the work• Right to discharge• Right to termination of contract• Terms of the agreement

40

Cargo Loss and Damage Cheatsheet

41

• Claim Requirements• Time Limits

• In the absence of a contractual provision, tariff may apply• Best practice: draft a time limit chart for each carrier in your routing guide

• Right to Setoff• A broker may stand “in the shoes” of the shipper (49 U.S.C. 14706)

• Salvage Rules• Concealed Damage

• Don’t accept responsibility for loading and counting

When you have a claim: Best Practices

You’ve Been Sued! What should you do?

• If you receive a claim, your next steps should be as follows:• Find out if the cargo owner has cargo insurance;• File claims for loss or damage of goods against carrier and other parties;• Know the timelines! • Retain copies of all documents – including the terms and conditions and correspondence; and

• Give notice to your insurance company and your lawyer.

43

You’ve been sued! What should you NOT do?

• DO NOT:• Make a payment

• Assume any (additional) obligations

• Admit liability/make written statements

• Make any changes to the file

• Allow inspection of your files

• Discuss the claim with anyone (with exceptions)

• Forget the deadlines

• Check the tariff

• OVERREACT TO THE CLAIM!

44

What about insurance?The Case of the Missing Lions

• Suit against Customs Broker (and carrier)• Potential Liability: 6 figures• Liability determined: $0.00

• This case involved:• Litigation in Maryland• Insured in Seattle• 3 in person depositions in Maryland• 2 in person depositions in Seattle• A taxidermist in Montana• 65‐page court decision

45

Conclusion

• Basic Steps to Risk Management• Identify• Prioritize• Mitigate

46

THANK YOU!Michelle L. Mejia

SANDLER, TRAVIS & ROSENBERG, P.A.225 W. Washington St., Ste. 1640

Chicago, Illinois 60606(312) 279‐ 2836

mmejia@strtrade.com