Mengenal Microsoft Office Project 2007

gambar inside Project Pro Gantt Chart

gambar inside Project Pro Split View

gambar inside Project Pro Visual Report (Laporan Visual)

gambar inside Project Pro PERT Analysis

gambar inside Project Pro Project Plan

gambar inside Project Pro Resource Sheet

gambar inside Project Pro Laporan Tradisional Teks

gambar inside Project Pro Resource Sheet Overallocation

gambar inside Project Pro Detail Work View

Daftar Isi MS Project 2007

What’s New in Project 2007

• Menjadi lebih produktif dalam waktu singkat

• Pengertian dan pengendalian project schedule dan finansial

• Berkomunikasi dan memperlihatkan informasi project secara lebih efektif

Project Management

• Apakah Project Management itu?

• Apa kegunaan Project Management?

• Mengerti 3 keterbatasan

• Mengenali Microsoft Project 2007

Getting Started – Eksplorasi lingkungan MS Project 2007

• Pembuatan Project dengan Template

• Pembuatan Project dengan Project Guide (senario renovasi rumah)

o Tahap Tasks:

• Penentuan jadwal dan jam kerja

• Pengisian jenis tugas

• Penentuan phase tugas

• Penjadwalan tugas

• Pelampiran info tambahan

• Penambahan kolum info

• Penentuan deadline dan batas waktu pada tugas

o Tahap Resource:

• Pemberian sumber daya manusia dan alat material untuk Project

• Penetapan jadwal kerja dan penggunaan resource

• Perubahan konversi mata uang dan grouping

• Penetapan sumber daya dan alat material dengan tugas yang bersangkutan

• Pelampiran info resource tambahan

• Penambahan kolum info

• Leveling Resource

o Tahap Track:

• Penyimpanan Baseline

• Penelusuran pada progress

• Pengisian progress ke Project

• Task Drivers

• Pengecekan pada progress Project

• Perubahan pada Project

o Tahap Report:

• Pilih View untuk laporan

• Perubahan konten / info pada View

• Perubahan tampilan pada Gantt Chart

• Print current View sebagai laporan

• Perbandingan progress dengan baseline

• Penampilan Critical Tasks

• Penampilan alokasi waktu sumber daya / resource

• Penampilan Project Costs

Fine-tuning Project Plan

• Menggunakan Filtrasi

o Cara menggunakan Auto-Filter

o Cara membuat Custom Filter

• Menggunakan Analysis Toolbar

o Cara menambahkan Analysis Toolbar

o Cara menggunakan PERT Analysis

• Macros mempercepat update progress Project

• Menggunakan Lag dan Lead Time

• Menggunakan Split Task

• Pemecahan konflik Schedule dan Resource secara manual

• Mengamankan Project dengan Password Protection

• Troubleshoot:

o Cara menghapus password protection pada Project

o Cara memperbaiki kolum persentase

Laporan Project Plan

• Standard Report dan Visual Report

o Membuat laporan teks dari hasil progress Project Plan

o Membuat laporan dengan Visual Report

• Menampilkan Project ke aplikasi lain

o Cara menampilkan info Project ke Office

o Cara menampilkan info Project ke Adobe PDF

What’s new in Microsoft Office Project 2007 for the desktop

Microsoft Office Project Standard 2007 adalah suatu alat project management

yang handal dalam mengerjakan tugas sehari-hari bagi seorang project manager.

Microsoft Office Project Standard 2007 memberikan keseimbangan antara penggunaan,

keunggulan, dan fleksibilitas, sehingga anda bisa mengerjakan tugas anda lebih efisien

dan efektif.

Menjadi lebih produktif dalam waktu singkat

Dengan Project, anda bisa lebih memegang kendali bagian finance melalui fitur

budget tracking (anggaran monitoring), sehingga anda bisa menetapkan anggaran ke

berbagai project dan program. Cost resource type telah mengimprovasi estimasi cost

dengan memberikan anda kemampuan untuk melihat peta finansial yang telah

disesuaikan dengan project sistem akutansi

• Monitor anggaran project di tingkat utama – Gunakan budget tracking (anggaran

monitoring) untuk mendefinisikan suatu anggaran di tingkat utama (program atau

project) sehingga sang project manager bisa mengalokasikan dana untuknya dan

memonitor beban ongkos dan kerja yang bersangkutan dengan anggaran tersebut.

• Idenfitikasi ongkos resource diberbagai jenis task – Sekarang berbagai jenis rencana

dan harga aktual bisa ditetapkan ke suatu task dengan Cost resource type, yang juga

mendukung integrasi dengan Project lainnya serta dengan sistem akutansi.

• Pengungkitan project template baru – Anda bisa mengungkit beberapa template baru

ketika membuat project untuk aktifitas-aktifitas sebagai berikut: persiapan annual

report, forecast keperluan merekrut staff, implementasi sistem finansial dan akutansi,

dan perencanaan marketing campaign.

Pengertian dan pengendalian project schedules dan finansial

Set ekspektasi yang aktual kepada team project, management, dan pelanggan

dengan menggunakan Project dalam membuat jadwal, alokasi resource, dan mengatur

anggaran. Memahami jadwal (schedule) dengan menggunakan fitur seperti task drivers

untuk mengetahui kenapa suatu tugas (task) berjalan pada tanggal tertentu, multiple

level undo dibuat untuk membalikkan perubahan langkah-langkah yang telah dibuat,

dan merubah hal-hal penting untuk menunjukkan anda data mana saja yang telah

berubah sebagai hasil dari pembaharuan yang telah anda lakukan pada project plan.

• Idenfitikasi faktor yang mempengaruhi task schedule – Tasks drivers (penggerak

tugas) menunjukkan faktor mana saja yang memepengaruhi awal mula tanggal dari

suatu task. Contoh dari kemungkinan drivers (penggerak) itu adalah predecessors

(pendahulu), constraints (pembatas), dan calendar exceptions (kalendar pengecualian).

Caranya cukup dengan meng-klik drivers tersebut untuk di-link ke informasi yang

bersangkutan.

• Tunjukkan pengaruh dari perubahan yang telah anda buat – Hidupkan fitur

perubahan untuk membantu mengidentifikasikan perubahan dari masing-masing

pengaruh yang telah anda buat pada project plan.

• Undo dan redo multiple changes – Kembali kepada perubahan terakhir dengan

mengembalikan perubahan pada views, data, dan opsi dengan fitur Multiple Level Undo.

Dengan fitur ini, anda juga bisa undo berbagai macam perubahan yang terjadi pada saat

menggunakan aplikasi macros maupun aplikasi dari pihak ketiga.

Berkomunikasi dan memperlihatkan informasi project secara lebih efektif

Memperlihatkan informasi dalam berbagai bentuk format menurut kebutuhan

para narasumber dengan cara yang lebih mudah dan jelas. Anda bisa format dan print

schedule atau report lainnya. Dengan mudah anda bisa export berbagai jenis data

project ke Micfosoft Office Word untuk membuat suatu dokumentasi yang formal, atau

ke Microsoft Office Excel untuk memperlihatkan chart atau spreadsheet, atau ke

Microsoft Office PowerPoint untuk presentasi yang dinamis, ataupun ke Microsoft Ofice

Visio Profesional untuk memperlihatkan diagram.

• Membuat chart, graph, dan diagram dari data project anda – Gunakan Excel dan

Visio untuk membuat suatu chart, graph, dan diagram yang sesuai dengan data Project

melalui fitur Visual Report. Anda bisa gunakan template yang sudah ada, atau

memodifikasikan report template dan membagikannya dengan penggunana Project

lainnya.

• Tunjukkan hal-hal pokok dengan cell shading – Fitur background cell

highlighting memperbolehkan anda untuk menonjolkan beberapa cell, sama seperti di

Excel, yang bertujuan untuk memberikan makna lebih.

• Membuat report yang lebih menarik perhatian dengan fitur calendar

enhancements dan 3-D Gantt bars – Dengan beberapa peningkatan pada fungsi

Calendar view dan penambahan pada 3-D Gantt bars, anda bisa membuat report yang

menarik perhatian dan lebih efektif.

Apakah Project Management itu?

Anda sudah pasti tau apa itu project. Jika anda mengadakan acara pesta atau

seminar untuk perusahaan anda, itulah project. Jika anda ditugaskan untuk

mengkoordinasi subkontraktor dan berurusan dengan ijin pemerintah, bahkan bekerja

dalam suatu team yang beranggotakan lebih dari 300 orang, itu sudah pasti sebuah

project besar. Besar atau kecil, tiap project itu memiliki hal-hal sebagai berikut:

• Tujuan utama / goal

• Project manager

• Tugas individual yang harus dilaksanakan

• Memberikan waktu untuk setiap tugas sampai tugas itu selesai (conthnya, tiga

jam, tiga hari, atau tiga bulan)

• Memberikan waktu berurutan diantara tugas (contohnya, anda tidak bisa

mengeksekusikan tugas membuat produk sebelum anda melatih / trainning

karyawan anda terlebih dahulu)

• Kebutuhan resource (sumber daya manusia, alat, kantor, suplai, dsb) dalam

menyelesaikan tugas.

• Kebutuhan anggaran / dana (ongkos dari keseluruhan sumber daya manusia,

alat, tempat beroperasi / kantor, dan suplai, dsb)

Jadi Project Management adalah suatu proses dalam menangani keseluruhan

elemen-elemen yang membentuk project tersebut, baik itu project besar atau kecil.

Apa gunanya Project?

Project bisa membantu anda dalam mengurus jadwal (schedule) dan memonitor

progress suatu proyek yang sedang anda kerjakan. Suatu alat yang mengevaluasi

apakah anda tepat waktu atau terlambat (dari segi timing) dalam mengerjakan proyek

ataupun menilai apakah anda hemat atau boros selama proyek berlangsung ataupun

setelah proyek selesai. Dengan kata lain, Project ini membantu anda agar tetap sukses

dalam mengerjakan proyek anda. Project membantu anda untuk tetap fokus dan pintar

dalam mengambil keputusan seperti apa yang harus dilakukan disaat darurat / penting

selama proyek berlangsung. Disamping itu, Project juga berguna sebagai laporan yang

anda berikan kepada atasan anda ataupun kepada partner atau klien anda sehingga

mereka bisa mengetahui progress anda dalam menyelesaikan proyek yang telah

disepakati.

Ada suatu alasan kenapa perusahaan anda membeli Microsoft Project 2007 ini

dan juga kenapa anda membaca ini. Berikut adalah beberapa hal yang menyenangkan

dari aplikasi Project ini yang tentunya bermanfaat bagi anda.:

• Project otomatis meng-kalkulasikan ongkos dan waktu yang bertumpu pada

input yang anda berikan. Anda bisa dengan cepat mengulang kalkulasi yang

sudah ada sesuai dengan scenario “bagaimana-jika” dalam menangani konflik

antar sumber daya (resource), mengetahui ongkos yang bersangkutan dengan

anggaran, ataupun memenuhi final deadline anda.

• Project memberikan view dan report yang kaya akan informasi untuk anda dan

kepada mereka yang anda beri laporan. Tidak perlu lagi kewalahan

menunjukkan laporan ongkos terkini secara manual kepada bos anda.

Dengan Project anda cukup melakukan print pada Tracking Gantt view dengan

mendisplaykan yang ada di Tracking table.

• Anda bisa manfaatkan template yang sudah ada untuk mempercepat

pembuatan project anda. Berbagai macam template sudah tersedia yang

umumnya digunakan dalam kalangan bisnis seperti commerical construction,

engineering project, produk rollout, software development, ataupun rencana

pindah lokasi office.

• Anda bisa membuat resource (sumber daya) untuk project anda yang sudah

sesuai dengan informasi yang ada di Outlook Address Book. Anda juga bisa

membuat suatu set resource di dalam perusahaan anda yang kemudian

memberikan akses ke seluruh project manager di perusahaan anda.

• Berbagai macam alat di dalam Project yang memudahkan anda dalam

menggunakan kalkulasi / formula kompleks untuk digunakan ke dalam proyek

anda pada tingkatan resource assignment dalam mencari solusi pada resource

conflict (bentrokan antar resource), filtrasi tugas sesuai kriteria masing-

masing, implementasikan senario what- if, dan kalkulasi nilai performa

pekerjaan saat terkini.dalam mata uang dollar.

Mengerti 3 keterbatasan

Ada tiga macam keterbatasan dalam project management yaitu anda bisa

menghasilkan proyek secara cepat, murah, atau benar; pilih dua saja. Microsoft Project

hanya membantu anda dalam menangani resource (ongkos) dan timing (waktu) dalam

proyek. Namun mengenai kualitas atau hasil dari proyek tersebut tergantung dari cara

anda menangani semua itu. Jika anda menambahkan waktu, ongkos juga bertambah

karena sumber daya (resource) diperlukan lebih lama sesuai dengan perhitungannya.

Tapi jika anda abaikan sumber daya (resource), tentunya anda menghemat biaya, tetapi

ini bisa mempengaruhi kualitas – dan seterusnya. Cara mengangani waktu, dana, dan

kualitas secara baik dan seimbang adalah tujuan utama bagi seluruh proyek manager

selama proyek itu berlangsung.

Mengenali Microsoft Project 2007

Microsoft Project menggunakan beberapa alat pengaturan jadwal (scheduling)

dan tracking (monitoring), berikut penjelasannya:

• Gantt Chart adalah view pertama yang muncul saat Project dibuka. Gantt Chart

memperlihatkan spreadsheet dengan data kolum beserta grafikal representatif

dari tugas-tugas di dalam project yang tersusun secara horizontal timeline.

Dengan menggunakan data yang ada di kolum (seperti halnya di task name, start

date, finish date, dan resources assigned to tasks) anda bisa mengerti

parameter dari setiap tugas dan melihat waktunya sesuai dengan yang

tampil di grafikal area. Dengan memperlihatkan semua informasi ini dalam

satu halaman tentunya membantu anda untuk mengerti lebih baik apa yang

terjadi pada proyek anda dari segi waktu dan ongkos.

• Network Diagram (juga dinamakan logic diagram) adalah PERT chart versinya

Microsoft. PERT (Program Evaluation and Review Technique) lahir pada saat

pembuatan Polaris submarine di tahun 1950. Umumnya Network Diagram hanya

memperlihatkan “perjalanan” tugas-tugas yang ada di project dalam bentuk

grafis saja dan tidak memperlihatkan waktu dari tiap tugas. View ini

membantu anda untuk melihat bagaimana satu tugas “menjalankan” tugas

lainya dan juga memberikan makna dimana tugas anda sekarang berada –

tidak terlalu berdampak pada waktu melainkan bertumpu pada berapa sisa

tugas yang harus diselesaikan.

• Risk Management sangat penting dalam bagian suatu project management

karena tentunya proyek selalu penuh kendala (risk). Anda akan menghadapi

berbagai macam kendala (risk) dimana sumber daya (resource) anda tidak

mampu menanganinya, atau materialnya akan datang terlambat, atau

klien anda akan berubah pikiran sehingga harus merubah banyak parameter dari

isi proyek itu sendiri bahkan hampir setengah dari keseluruhan proyek harus

ikut dirubah – anda mengerti maksud dari kendala (risk) yang saya maksud

bukan?

• Resource Mangement terdiri dari penggunaan sumber daya (resource) secara

bijak. Seorang project manager menemukan sumber daya (resource) yang tepat

yang kemudian menugaskan seseorang dengan waktu dan beban kerja yang

pantas, yang kemudian juga tetap waspada akan kerja lembur atau shift di

dalam schedule yang bisa mengakibatkan suatu sumber daya (resource)

menjadi terlalu padat, dan juga pada saat kelangsungan proyek sang project

manager membuat perubahan-perubahan untuk menjaga keseluruh resources

agar tetap produktif. Di Project, alat-alat sudah tersedia sperti halnya resource

graph (dulunya disebut histogram) dan resource usage chart yang

menggambarkan beban kerja sumber daya (resource workload) itu.

Penasarankah anda untuk mengetahui Project 2007 lebih lanjut? Banyak hal

yang akan anda pelajari dengan menulusuri demonstrasi video tutorial. Dari

pembuatan project plan sampai mendistribusikan laporan visual lewat Project

Guide dan pre-defined template yang memudahkan anda membuat project

dalam sekejap bisa anda temukan semuanya di sini. Maka saya anjurkan

untuk menyimaknya secara seksama dan pastikan anda sudah menginstal MS

Project 2007, MS Excel 2007, dan MS Visio 2007 agar pengalaman anda dalam

mengikuti tahap tahap pada video lebih terasa dan melekat.

1) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Task – Bagian Pertama

Pada demonstrasi ini kita buat suatu proyek berdasarkan tahap-tahap

yang sudah ada di Project Guide. Proyek Renovasi Rumah adalah proyek yang

akan kita buat. Awali dengan menghidupkan Project Guide di View menu. Secara

default yang tertampil adalah Gantt Chart. Bila anda ingin menggunakan

scheduling atau tracking lainnya seperti Network Diagram, Risk Management,

atau Resource Management anda tinggal memilihnya di View menu dan klik

View Bar. Untuk Proyek Renovasi Rumah kita gunakan yang default saja yaitu

Gantt Chart dan seperti yang terlihat disebelah kiri adalah Tasks (tugas) yang

anda berikan untuk proyek tersebut.

SET DATE TO SCHEDULE DAN DEFINE WORKING TIMES

Pertama kita tentukan tanggal awal dimulainya proyek ini. Contohnya

tanggal 1 Mei 2008. Setiap proyek tentunya memiliki waktu kerja, namun waktu

kerja tiap proyek tidak selalu sama. Ada yang kerja di tengah malam ada yang

kerja subuh ataupun 24 jam. Pada umumnya pekerjaan untuk proyek renovasi

rumah tidaklah terlalu beda dengan jadwal kerja karyawan kantor yaitu dari jam

8 pagi sampai jam 5 sore. Oleh karena itu kita gunakan yang Standard saja.

Selanjutnya kita tambah waktu kerjanya dari hari Senin sampai Sabtu. Misalnya

kita ingin agar para buruh kerja lembur 2 kali seminggu maka saya tentukan agar

tiap hari Selasa dan Kamis (Tuesday & Thursday) bekerja sampai jam 8 sore.

Anda bisa lihat disebelah kanan warna biru bertambah untuk hari Selasa dan

Kamis sesuai yang kita tentukan untuk hari lembur ini. Untuk hari Sabtu kita

berikan waktu kerja hanya sampai jam 3 sore saja. Kita juga bisa tentukan hari

libur, conthonya saya isikan tanggal 1 Mei 2008 adalah hari libur Kebangkitan

Yesus Kristus dan tanggal 20 Mei 2008 adalah Hari Raya Waisak. Kita juga bisa

menentukan apakah pada hari libur tersebut adalah hari libur penuh atau

setengah hari, dan apakah hari libur tahun ini disamakan untuk tahun

berikutnya. Sementara ini kita liburkan saja full-day. Untuk permulaan

mingguannya kita tentukan bahwa hari pertamanya adalah hari Senin dan awal

jam kerjanya jam 9 pagi. Ada 7 jam kerja untuk tiap harinya yaitu dari jam 9 pagi

sampai jam 12 siang lalu istirahat 1 jam dan mulai kerja lagi dari jam 1 sore ke

jam 5 sore. Karena kita berikan full hari kerja dari hari Senin ke Jumat (7 x 5 =

35jam) dan setengah hari pada Sabtu (5 jam) maka total jam kerja tiap

minggunya adalah 40 jam. Dan kita berikan 24 hari kerja untuk tiap bulannya.

Berikutnya sama dengan input yang sudah kita berikan yaitu 7 jam kerja per

hari, 40 jam kerja per minggu, dan 24 hari kerja per bulan. Demikian selesai

sudah untuk membuat permulaan project management untuk Proyek Renovasi

Rumah ini. Di bagian kedua anda akan belajar cara menginput tugas-tugas yang

harus dilaksanakan selama proyek renovasi rumah berlangsung. Maka ikuti

demonya di Project Guide bagian 2.

2) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Task – Bagian Kedua

LIST THE TASKS IN THE PROJECT

Kita mulai dengan tahap berikutnya yaitu List the tasks in the project

yang artinya mulailah menginput tugas pada project. Gunakan nama tugas serta

deskripsinya yang unik. Pada bagian kolum Duration (durasi) masukkan waktu

yang diperlukan dalam menyelesaikan tugasnya yang umumnya diberikan per

jam (hr) per hari (day) per minggu (wk) per bulan (mth) dsb. Untuk sementara

jangan masukkan tanggal mulai dan tanggal akhir. Fitur Project Guide ini akan

membantu anda menjadwalkan tugas tugas itu nantinya. Anda juga bisa

mengimport tugas yang sudah ada di dokumen excel dengan cara klik Import

Wizard. Jika anda ingin menandakan suatu tugas sebagai suatu peristiwa besar

(milestone) maka pilihlah tugas tersebut lalu centangkan “Make selected task a

milestone”. Milestone adalah suatu fase pada tugas yang menunjukkan akhir

proses yang signifikan, contohnya seperti pengiriman produk adalah suatu

milestone karena ini adalah fase terakhir pada proses tugas pembuatan produk.

Milestone umumnya diberikan 0 day duration namun tidak terkecuali bisa

diberikan durasi.

ORGANIZE TASKS INTO PHASES

Tahap berikutnya adalah Organize tasks into phases maka kliklah link

tersebut. Tujuan ini adalah untuk menyusun project anda dalam bentuk hirarki

sehingga terlihat jelas bahwa tugas tertentu termasuk dari bagian besar pada

tugas utama. Pada layar dicontohkan bahwa Kalkulasi ongkos tukang & material

adalah bagian utama dari Rencana angaran. Begitu pula dengan pembongkaran

kamar mandi, pipa yang bocor, ubin yang rusak dsb adalah bagian dari Mulai

renovasi tahap pertama. Jika anda sudah selesai klik Done. Mulailah dengan

memilih tugas yang ingin disusun lalu klik Indent, jika kurang yakin, cukup klik

Outdent seperti yang diperagakan. Perhatikan juga bahwa tiap kali anda Indent

tugas maka tugas utamanya memiliki tanda plus/negatif yang otomatis

memberikan tugas utama itu sebagai rangkuman dari tugas tugas dibawahnya

yang telah di Indent. Perhatikan juga bahwa tugas yang memiliki waktu kerja

terlama akan menjadi pacuan pada tugas utamanya seperti pada Mulai renovasi

tahap pertama memiliki 7 hari sebagai rangkuman dari keseluruhan hari kerja

dibawahnya. Jika anda sudah selesai menyusun tugas pada project anda maka

tutuplah dengan meng klik Done.

SCHEDULE TASKS

Sering kali permulaan atau pengakhiran suatu tugas bergantung pada

permulaan atau pengakhiran tugas lainnya. Anda bisa menjadwalkan kapan

suatu tugas dimulai atau diakhiri dengan cara membuat link. Disini saya pilih

Inspeksi bangungan tahap pertama dan Bertemu dengan pemborong lalu saya

klik Finish-to-Start link. Ini artinya bahwa jadwal bertemu dengan pemborong

dilakukan setelah melakukan inspeksi bangunan untuk tahap pertama

(menunggu inspeksi bangunan FINISH lalu START dengan bertemu si

pemborong). Sedangkan Start-to-Start link artinya tugas pertama dan kedua

dilakukan/dikerjakan secara bersamaan. Sedangkan Finish-to-Finish link artinya

tugas pertama dan kedua harus selesai secara bersamaan. Sedangkan Start-to-

Finish artinya tugas pertama baru dimulai setelah tugas kedua selesai dan

pilihan terakhir adalah menghapus link dependency tersebut. Untuk proyek

Renovasi Rumah ini sangat sederhana untuk dimengerti karena tiap jadwal kerja

ataupun pertemuan dilakukan setelah tugas atau pertemuan sebelumnya

diselesaikan terlebih dahulu sebelum yang lainnya bisa dilanjutkan. Ada kalanya

dimana tugas-kedua bisa mulai dilaksanakan bilamana tugas-pertama sudah

selesai sekitar 90% komplit ataupun 50% komplit namun disini tidak ada.

Perhatikan tiap kali anda membuat link, terlihat panah dari tugas sebelumnya ke

tugas berikutnya. Untuk tugas “Tunggu cet kering & bau cet hilang” dan “Inspeksi

bangungan tahap kedua” saya berikan Start-to-Start link dependency karena

saya ingin inspeksi dilakukan pada saat menunggu cet kering. Bila sudah selesai

menjadwalkan tugasnya, klik Done untuk mengikuti tahap berikutnya.

LINK TO OR ATTACH MORE TASK INFORMATION

Disini kita input informasi tambahan untuk tugas yang akan dikerjakan.

Contohnya pada “inspeksi bangunan tahap pertama” saya berikan memo yang

isinya “Lihat foto-foto bagian rumah yang rusak/bocor untuk diperbaik. Note:

sebelum direnovasi foto disimpan dan sesudah renovasi diambil foto untuk

perbandingan” saya ingin agar hasilnya memuaskan dan bisa jadi perbandingan

sebelum dan sesudah. Hal ini penting dalam menilai kinerja soerang buruh.

Kemudian saya isikan informasi alamat dan nomer telpon pemborong dan

suplier bangunan jika ada sesuatu saya bisa melihat kontak nomer telpon

mereka.

Saya juga ingin memberikan memo bahwa Rencana anggaran bisa dilihat

secara perinci pada dokumen Renovasi Rumah.xls. Disini kita juga bisa membuat

hyperlink jadi misalnya saya lupa menaruh dokumen Renovasi Rumah.xls itu

maka cukup dengan membuat hyperlink tinggal di klik muncullah dokumen itu

secara otomatis. Fungsi ini sangat efektif buat kalangan project manager yang

memiliki begitu banyak referensi dokumen penting yang juga bisa menyita

banyak waktu untuk mencarinya jika lupa ditaruh. Isi dokumen Renovasi

Rumah.xls berisikan rencana anggaran untuk para buruh dan juga untuk bahan

bangunan serta alat-alat yang diperlukan dalam mengerjakan tugas-tugas

renovasi rumah. Perhatikan juga bahwa kalkulasinya saya sertakan juga disini

sebagai referensi yang nantinya akan saya input dibagian Project ini. Jika anda

sudah selesai memberikan informasi tambahan ataupun hyperlink maka klik

Done untuk melanjutkan tahap berikutnya.

ADD COLUMNS OF CUSTOM INFORMATION

Pada bagian ini kita ingin tambahan informasi untuk tabel tugas project

yaitu seperti yang anda lihat ada persentase komplit, persentase work komplit,

aktual cost, actual durasi, actual finish dsb. Ini adalah kolum untuk

mengindikasikan apakah pekerjaan atau tugas yang telah ditetapkan selesai

sesuai rencana ataupu sebagai pengukuran sejauh mana tugas tugas tersebut

mendekati target komplit. Ada opsi juga untuk membuat kolum sesuai keinginan

anda yaitu pada Show me custom fields. Disana anda bisa tentukan sendiri apa

yang ingin anda berikan pada kolum tambahan itu. Untuk sementara waktu kita

gunakan yang sudah ada yaitu persentase komplit. Jika anda sudah selesai

memberikan kolum tambahan ataupun jika anda tidak ingin memberikan kolum

tambahan, klik Done untuk pergi ke tahap berikutnya.

SET DEADLINES AND CONSTRAINTS TASKS

Disini kita berikan deadline ataupun consraint pada tugas tugas yang

sudah ada. Deadline atau batas waktu akhir pada tugas berbeda dengan

constraint. Constraint bisa diartikan sebagai batas awal dan akhir suatu tugas

dimulai dan diselesaikan. Constraint sifatnya lebih ketat dibandingkan deadline

dan masing masing mempunyai pengaruh tersendiri pada Project. Untuk

sementara kita berikan deadline pada Tugas Utama yang telah kita tetapkan

sebelumnya. Contohnya pada “beli bahan bangunan” saya berikan deadline pada

tanggal 21 Mei 2008. Anda bisa melihat deadline ini pada bagian Gantt timeline

yang diberikan dengan tanda panah putih kecil. Pastikan bahwa and tidak

memberikan deadline sebelum tanggal Finish karena ini akan menimbulkan

tanda eror pada bagian yang anda berikan deadline tersebut. Demikian demo ini

telah menunjukkan anda cara menggunakan Project Guide tahap Tasks. Ikuti

tahap berikutnya yaitu pada Resources, dimana anda akan belajar cara

menginput sumber daya manusia (tukang dan pemborong) serta alat-alat dan

bahan material bangunan yang diperlukan dalam meneyelesaikan project

renovasi rumah ini.

3) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Resource – Bagian Pertama

RESOURCE

Resource yang berarti sumber daya tidak hanya pada sumber daya

manusia (SDM) tetapi juga meliputi tempat, alat, maupun sumber daya alam,

yang intinya adalah sesuatu yang digunakan dalam menyelesaikan suatu proyek

/ project. Dalam hal renovasi rumah, yang dikategorikan sebagai sumber daya

(resource) tentunya SDM, bahan bangunan, dan alat-alat bangunan. Maka itu kita

isikan hal-hal tersebut pada bagian ini.

SPECIFY PEOPLE AND EQUIPMENT FOR THE PROJECT

Untuk bagian ini ada tiga pilihan yaitu menambahkan sumber daya yang

berasal dari Address Book, atau yang berasal dari direktori perusahaan , atau

menginputnya secara manual. Saya memilih untuk menginputnya secara manual.

Seperti yang terlihat di layar sudah saya isikan nama-nama tukang yang masing

masing mempunyai tugas yang berbeda serta gajih per jam dan gajih per jam

pada waktu lembur. Setelah mengisikan nama tukang, saya lalu isikan jenis-jenis

alat bangunan dan bahan materialnya dengan cara klik Enering material

Resources. Bagian Enering Cost Resources ini jika saya menyewa kantor atau

menyewa gudang ataupun alat-alat yang saya pinjamkan yang memiliki nilai

mata uang yang harus dibayar sebelum memulaikan proyek ini. Untuk senario ini

tidak saya berikan Cost Resources karena alat-alat pembantu/bangunan dan juga

bahan materialnya saya belikan langsung dari toko bangungan CV. Bangun

Bersama. Sebelum saya isikan alat-alat dan bahan materialnya perlu kita isikan

terlebih dahulu tipe sumber dayanya. Pilih Email Address lalu klik Insert dan

Kolum dan pilih Type. Untuk para pekerja kita berikan type work dan untuk

bahan material serta alat bangunannya kita berikan type Material. Bayangkan

jika anda harus mengubah tipe nya satu per satu tentu akan memakan banyak

waktu. Dan seperti yang terlihat muncul box yang menyatakan bahwa ada cara

lebih baik dalam mengedit semua type dalam satu cara maka lalukan sebagai

berikut: pilih type yang ingin disamakan dalam hal ini saya pilih semua alat

bangunan dan bahan materialnya, klik tombol kanan mouse dan pilih Resource

Information. Pada box Resource Information ubah Type menjadi Material dan

klik OK. Anda lihat sekarang semua yang telah dipilih berubah ke type material.

Jika sudah selesai klik Done.

DEFINE WORKING TIMES FOR RESOURCES

Disini diberikan opsi tambahan untuk mengubah jam kerja pada masing

masing sumber daya. Anda bisa memberikan waktu kerja tertentu pada tiap

sumber daya dengan hari libur ataupun jam istirahat yang berbeda dari jadwal

project yang telah ditentukan sebelumnya. Jika anda punya group sumber daya

yang memiliki jadwal yang sama namun sangat berbeda dengan jadwal project

ini maka anda bisa membuat jadwal tambahan untuk group sumber daya ini.

Mulailah dengan memilih sumber daya baik itu SDM maupun bahan / alat

bangunan yang ingin jadwalnya dirubah. Saya ingin memastikan jadwal kerja,

jam istirahat dan hari libur untuk tiap tukang sama dengan jadwal project ini

kecuali dengan si pemborong Pak Ketut Sudana yang libur pada hari Selasa dan

Kamis saja namun waktu kerja tetap. Saya juga bisa memberikan hari tertentu

dengan jam kerja yang berbeda. MS Project 2007 ini sangat fleksible dan banyak

yang bisa kita lakukan sesuai dengan kebutuhan bisnis. Jika anda sudah selesai

dengan perubahan jadwal jam kerja, hari libur, jam istirahant dsb maka klik

Done.

4) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Resource – Bagian Kedua

Sebelum kita mulai ke tahap berikutnya, saya ingin perlihatkan cara

merubah mata uang dollar ke rupiah agar lebih pas dengan project renovasi

rumah ini. Pilihlan kolum yang ada mata uang dolar. Pilih Tools dan Options.

Dibagian Currency ubah USD ke IDR lalu klik OK. Terlihatlah perubahannya

sekarang nilai rupiah yang muncul. Karena itu perlu juga dirubah standar gajih

per jam untuk tiap tukang serta gajih lemburnya. Untuk Pak Ketut Sudana, Pak

Budi Santoso, dan Bu Kadek diberikan Rp.7,500/jam. Sedangkan untuk tukang

lainnya diberikan Rp.5,000/jam. Untuk gajih lemburnya saya samakan semuanya

yakni Rp.5,000/jam. Tidak dilupakan untuk mengisi kolum Group bagi yang

gajihnya Rp.7,500/jam dikategorikan group A dan yang lainnya group C. Group

ini bermanfaat pada saat ingin melakukan analisa gajih ataupun analisa lainnya.

Group juga berfungsi sebagai identitas, contohnya bahan bangunan atap

diberikan ID ATP. Untuk material perlu diberikan kolum unit yang dinamakan

Material Label. Ini fungsinya hampir sama dengan Group namun lebih spesifik

untuk type material saja. Material Label juga berfungsi sebagai alat analisa,

contohnya kita bisa melakukan report berdasarkan jumlah total bahan bangunan

dengan unit kilogram yang telah dihabiskan untuk renovasi rumah, atau berapa

jumlah dus berisikan ubin yang telah dibeli dibandingkan dengan jumlah dus

yang telah terpakai, dsb. Semakin banyak informasi yang bisa kita isikan pada

Project semakin efektif perhitungan dan report yang bisa dihasilkan maka

perhatikan juga pengisian kolum Group untuk tipe material serta harga masing

masing alat bangunan.

Recek sekali lagi jadwal waktu bagi tiap sumber daya (resource) untuk

memastikan tidak ada masalah dalam perencanaan proyek renovasi rumah ini.

Sebelumnya Pak Ketut Sudana diberikan hari libur pada hari Selasa dan Kamis

namun saya rubah disini agar si pemborong ikut memantau pekerjaan

tukangnya setiap hari. Jika nantinya ia perlu hari libur hal itu bisa

dibahas/dilakukan nanti. Jika sudah selesai klik Save and Finish.

5) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Resource – Bagian Ketiga

ASSIGN PEOPLE AND EQUIPMENT TO TASKS

Tahap berikutnya kita tentukan tukang mana yang akan menggunakan

alat/bahan material mana dalam mengerjakan tugasnya masing masing. Disini

ditentukan juga tukang mana yang mengerjakan tugas apa. Saya sertakan memo

untuk memudahkan pelajaran pada demo ini agar anda bisa mengerti tukang

mana saja yang akan ditugaskan untuk pekerjaan apa. Seperti yang anda lihat di

memo sudah saya komplokan tiga orang masing masing untuk mengerjakan

atap, ubin, dan kamar mandi/jendela/pintu, dan sisianya untuk cet tembok

dialihkan ke pekerja wanitanya. Untuk masing masing pekerjaan juga saya

kategorikan bahan bangunan bagian atap, dalam, dan alat pembantu. Mulailah

dengan memilih Tugas Utama “Mulai renovasi tahap pertama” untuk Kamar

mandi bongkar diberikan tugas kepada Aming Mondang dan Pak Budi. Kita telah

menugaskan tukang tersebut tetapi blom untuk alat-alatnya. Diperlukan tang

dan palu untuk membongkar kamar mandi maka kita sertakan alat-alat ini untuk

pekerjaan tersebut. Perhatikan disini saya melakukan kesalahan dimana Aming

Mondang dan Pak Budi sudah dicentang namun tanpa sengaja Mondang dan Pak

Budi terpilih lagi disaat ingin menyertakan palu dan tang untuk tugas ini maka

error pun menampilkan bahwa tidak diperbolehkan untuk menugaskan sumber

daya (SDM) untuk kedua kalinya pada tugas yang sama. Dan jika ingin

memberikan tugas yang sama pada SDM yang sama pula pada jadwal kerja yang

berbeda, dianjurkan untuk menggunakan fitur resource contouring. Kali ini

cukup klik OK. Otomatis error yang belom diperbaiki akan menunjukkan tanda

peringatan seperti yang terlihat disini. Oleh karena error tadi itu, jadwal

keseluruhannya telah ikut berubah juga dan karena itu MS Office 2007 cukup

pintar untuk mendeteksi hal ini sehingga diberikannya pernyataan bahwa telah

ada perubahan pada sumber daya dan apakah karena kita ingin:

1) Mengurangi durasi sehingga tugas selesai lebih awal namun diperlukan

kinerja yang sama yakni tiap tukang per jam atau,

2) Menambahkan beban kerja karena tugasnya memerlukan banyak waktu

untuk tiap pekerja per jamnya namun durasinya tetap konstan (dengan kata lain

disini kita suruh tukang bekerja lebih ulet) atau,

3) Mengurangi waktunya sumber daya bekerja perjamnya namun tetapkan

durasi dan kerja sama.

Kali ini kita pilih yang pertama. Jika ingin merubah pilihannya, maka klik

Edit task or assignment information dan rubahlah secara manual. Jika sudah

selesai untuk tugas “kamar mandi bongkar” klik Done. Untuk tugas “pipa bocor

bongkar” diberikan kepada Fardi Ipul dan Ngurah dan gergaji dan tang sebagai

alatnya. Otomatis nilai ongkos juga ikut tercantum dalam hal ini. Untuk tugas

“Ubin bongkar” diberikan kepada Komang Made dan Wayan dan palu dan tang

sebagai alatnya. Nilai pada Cost atau ongkos sudah otomatis terkalkulasi yakni

gajih per jamnya dikalikan harinya bekerja begitu pula dengan peralatannya.

Untuk tugas “lepas bekas paku” diberikan kepada Fardi saja dan tang sebagai

alatnya. Planning wizard muncul yang menyatakan bahwa sebetulnya window

Assign Resource tidak harus di close tiap kali ingin menetapkan tugas pada

sumber daya dan alatnya. Untuk tugas “colokan listrik rusak bongkar” diberikan

kepada Ipul dan tang sebagai alatnya. Untuk tugas “tembok diamplas” diberikan

kepada pekerja wanitanya dan amplas sebagai alatnya. Untuk tugas “semen titik

bocor di atap” diberikan kepada Fardi Ipul dan Ngurah serta semen atap sebagai

bahan bangunannya. Untuk tugas “genteng rusak bongkar” diberikan kepada

mereka yang bertugas diatap serta alatnya. Begitu juga dengan tugas “plafon

rusak bongkar.” Untuk tugas “pintu rusak bongkar” diberikan kepada Aming

Mondang dan Pak Budi serta palu dan tang sebagai alatnya. Perhatikan window

Group muncul hal ini bertujuan agar kita bisa menyelesaikan ini secara lebih

mudah yaitu memberikan nama group untuk para pekerja yang berurusan

dengan tugas “pintu rusak bongkar” tersebut maka saya berikan ID AMB. Untuk

tugas “jendela rusak bongkar” diberikan kepada group AMB. Untuk membuat

tempat aduk semen pasir kitar berikan kepada Pak Ketut Sudana. Lakukan hal

yang serupa untuk tugas utama “Mulai renovasi tahap kedua” dan “Mulai

renovasi tahap ketiga.” Demikian demo ini untuk bagian tahap Assin people dan

equipment to tasks.

6) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Resource – Bagian Keempat

Kini anda sudah melengkapi tahap Assign people and equipment to tasks

atau menetapkan pekerja beserta alat-alatnya ke tugas yang bersangkutan.

Sebelum kita memulai tahap berikutnya yakni Link to or attach more resource

information atau Penambahan informasi lewat hyperlink atau lewat memo, mari

inspeksi data yang sudah ada terlebih dahulu. Seperti yang terlihat semua tugas

sudah dikaitkan dengan tukang serta alat/bahan bangunan yang akan digunakan

oleh si tukang itu. Bila dipikirkan sejenak, nampaknya ada konflik untuk para

tukang ini, dimana berbagai jenis pekerjaannya dilaksanakan secara bersamaan.

Tentunya ini mustahil, bagaimana anda bisa membongkar genteng dan pipa

secara bersamaan jika tugasnya tidak dibagikan atau dilakukan dilain waktu?

Ketahuilah apa yang anda lihat sekarang ini akan menimbulkan error. Tentunya

akan saya perbaiki namun perhatikan secara rinci pada kolum duration sebelum

dan sesudah saya memperbaikinya. Ingat bahwa di MS Project 2007 satu

perubahan saja bisa menimbulkan perubahan total pada keseluruhan project.

LINK TO OR ATTACH MORE RESOURCE INFO

Klik Link to or attach more resource information. Inilah error yang saya

maksud tadi. Saya akan perjelas maksud peringatan ini pada demo berikutnya.

Untuk sementara waktu kita ikuti dahulu tahap mengisi informasi tambahan ini.

Saya ingin menambahkan nomer telpon Pak Budi Santoso. Anda juga bisa

mereferensikan ke dokumen lain bila perlu dengan meng-klik Add a hyperlink.

Jika sudah selesai klik Done.

ADD COLUMNS OF CUSTOM INFO

Ditahap berikutnya kita Add columns of custom information atau

Penambahan kolum untuk informasi tambahan. Anda bisa gunakan kolum

default yang sudah ada atau merancangnya sendiri dengan memilih Show me

custom fields lalu klik Insert this Field untuk menambahkannya. Secara otomatis

ia akan ditambahkan pada kolum terakhir tapi anda bisa menggesernya

dimanapun juga. Jika sudah selesai klik Done. Demikian demo ini sudah

menunjukkan anda cara memberikan informasi tambahan dan kolum untuk

tabel sumber daya (resource) nya pada project. Mengenai error yang anda lihat

tadi akan saya perbaiki pada demo berikutnya, oleh karena itu simaklah!

7) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Resource – Bagian Kelima

LEVELING RESOURCE

Inilah error yang diakibatkan oleh karena sumber daya yang tidak

seimbang yakni para tukang bekerja lebih dari satu jenis tugas pada waktu yang

bersamaan, tentunya ini tidak mungkin dilaksanakan. Diperingatkan bahwa si

tukang ini seharusnya diungkit settingnya menjadi Day by Day atau hari ke hari.

Ini maksudnya bahwa sumber daya (tukang) tersebut harus dipekerjakan sesuai

standard per harian bukan per jam-an. Oleh karena itu perlu kita gunakan fitur

Level Resource untuk menyelesaikan masalah ini. Level Resource artinya me-

level-kan atau menyeimbangkan resource (sumber daya) atau pemerataan

resource sehingga tidak ada konflik. Pada menu, klik Tools dan pilih Level

Resources. Di Resource Leveling anda bisa memilih antara mengkalkulasi level

secara manual atau automatic dan pilihlah Day by Day sesuai peringatan tadi.

Pada Leveling range pilih Level entire project sehingga perbaikan terjadi secara

menyeluruh atau anda bisa lebih perinci dengan memilih tanggal yang perlu

diperbaiki.

Untuk Resolving overallocations ini adalah pilihan dimana setelah

pemerataan sumber daya (resource leveling) dilakukan akan terjadi suatu

alokasi sumber daya yang berlebihan maka itu berikan centang pada Leveling

can adjust individual assignments on a task dan Leveling can create splits in

remaining work. Yang pertama artinya pemerataan diperbolehkan untuk

mengatur pekerja individu pada tugas. Yang kedua artinya pemerataan

diperbolehkan membuat pembagian pada sisa tugas yang ada. Dan untuk

leveling order pilih Standard sesuai dengan jadwal kerja tipe Standard pada

project.

Untuk Level only within available slack tidak berlaku karena project ini

tidak berisikan slack atau waktu luang. Jika sudah selesai klik Level Now. Pilih

Entire Pool dan klik OK.

Tanda peringatannya sudah hilang namun nama Ngurah Aming Mondang

dan Pak Budi tetap merah. Mari kita lihat penyebabnya.

Anda lihat ada titik titik pada beberapa tugas ini adalah hasil dari resource

leveling itu. Jika diperhatikan lebih detail pada tugas “Pipa bocor bongkar” dan

“Semen titik bocor di atap” sudah benar tidak ada tumpang tindih (overlap)

namun antara tugas “Semen titik bocor di atap” dan “Genteng rusak bongkar”

terjadi saling overlap begitu juga dengan tugas “Plafon rusak bongkar” inilah

penyebabnya. Intinya disini kita mencari tugas mana saja yang masih ada

overlap dan perlu dirubah.

Untuk lebih nyaman, saya pilih tugas yang saling overlap lalu saya berikan

link dependency Finish-to-Start sehingga Fardi Ipul dan Ngurah bisa

mengerjakan tugasnya masing masing secara tersusun yakni mengerjakan pipa

bocor lebih dahulu dan diikuti dengan memberikan semen pada titik bocor atap

dan kemudian membongkar genteng yang rusak dan selanjutnya membongkar

plafon yang rusak.

Pada tugas “Lepas bekas paku” oleh Fardi dan tugas “Colokan listrik rusak

bongkar” oleh Ipul bisa kita biarkan apa adanya karena durasinya hanya

memakan 1 jam sehingga tidak terlalu mengganggu resource leveling nya.

Untuk tugas “Kamar mandi bongkar” oleh Aming Mondang dan Pak Budi dan

tugas “Pintu rusak bongkar” dan “Jendela rusak bongkar” saya susun juga agar

tidak ada konflik pada resource leveling nya.

Perhatikan apa yang terjadi pada kolum Duration setelah kita

memperbaiki level resourcing nya. Sebelumnya Tugas Utama Mulai renovasi

tahap pertama hanya memiliki 7 hari sedangkan sekarang berubah menjadi 11

hari. Ini berarti eksekusi pada resource leveling menyebabkan para tukang

bekerja lebih banyak per harinya untuk menyelesaikan tugas yang sama. Namun

jika anda ingin agar durasi Tugas Utama tetap pada 7 hari, anda perlu

mengalokasikan tiap pekerja serta tugasnya dan apakah tiap tukang harus

bekerja lebih dari waktu kerja yang sudah dijadwalkan atau tugas bisa

dikerjakan sambilan dalam hal ini menggunakan lag time atau lead time, atau

mengalokasikan satu tugas untuk satu tukang saja. Bagaimanapun pilihan anda

bisa anda rubah dengan cara klik Edit task or assignment information pada menu

Assign Resource.

Saya lanjutkan dengan memperbaiki level resourcing nya untuk Tugas

Utama Mulai renovasi tahap kedua. Sama seperti sebelumnya saya set link

dependency Finish-to-Start pada tiap tugas dimana para tukangnya

bersangkutan dengan tugas itu. Begitu juga dengan Tugas Utama Mulai renovasi

tahap ketiga.

Setelah selesai kembalilah ke tahap Link to or attach more task

information. Namun masih ada kesalahan level resourcing nya untuk Ipul dan

Fardi mari kita lihat peneybabnya.

Anda lihat bahwa Fardi sebetulnya tidak diperbolehkan untuk melakukan

tugas “Lepas bekas paku” bersamaan dengan tugas “Pipa bocor bongkar”

Berikanlah Fardi waktu jeda agar bisa melakukan tugasnya dengan baik. Begitu

pula dengan Ipul. Untuk kedua tukang ini kita susun kembali tugas tugas yang

bersangkutan dengan mereka. Saya ingin mereka meneruskan kerjanya setelah

selesai dengan “Pipa bocor bongkar” maka perlu saya putus link dependency

antara “Pipa bocor bongkar” dengan “Semen titik bocor di atap”. Nah kini tugas si

Fardi Ipul dan Ngurah sudah tidak ada overlap lagi. Dan peringatan pun (warna

merah) hilang.

Kini bisa dilanjutkan untuk mengecek ulang pada bagian pengisian

informasi tambahan dan kolum tambahan. Nampaknya semua sudah set.

Sekarang kita sudah selesai dengan tahap Resource. Berikutnya kita ke tahap

Track area.

8) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Track – Bagian Pertama

Sekarang kita berada pada tahap Track yaitu mengawasi dan memanage

progres pada project. Disini kita asumsikan bahwa proyek renovasi rumah sudah

siap dilaksanakan dan sebagai project manager anda harus memantau tiap tugas

dan seberapa jauh perbedaan antara pelaksanaan di lapangan dengan yang anda

rencanakan di MS Project 2007 ini.

SAVE BASELINE PLAN

Klik Save a baseline plan to compare with later versions. Baseline adalah

dasar perencanaan yang dijadikan pacuan dalam menyelesaikan proyek ini

sehingga perubahan yang terjadi di lapangan akan dibandingkan dengan

baseline plan tersebut. Dari situ anda bisa melihat apakah rencana sesuai target?

apakah ada anggaran surplus atau defisit? apakah para pekerja menyelesaikan

tugas tepat waktu? dsb. Semakin jauh kenyataan di lapangan dengan baseline

plan anda semakin buruk hasil project nya. Pastikan dahulu deadline sudah

diliputi untuk project ini. Pilih Tasks lalu klik Set deadlines. Anda bisa tentukan

sendiri apa yang patut diisikan deadline. Umumnya, deadline diberikan kepada

tugas yang memiliki ketergantungan pada tugas sebelumnya karena jika satu

tugas utama terlambat maka tugas lainnya akan ikut terlambat juga apalagi di

project ini semua tugas memiliki dependency Finish-to-Start link. Maka saya

pilih tiap Tugas Utama dan diberikan deadline. Pastikan anda tidak memberikan

deadline pada saat tugas itu sedang berlangsung tentunya ini tidak masuk akal.

Simbol Deadline berbentuk panah putih seperti yang anda lihat. Setelah selesai

mengisikan deadline, kembali ke tahap Track dan klik Save Baseline. Klik Done

untuk melanjutkan tahap berikutnya.

PREPARE TO TRACK PROGRESS

Klik Prepare to track the progress of your project. Disini diberikan 3 opsi

bagaimana anda ingin memantau progress pada tiap tugas. Pilihan pertama

ditunjukkan cara memantau dengan menggunakan Percent of Work Complete

atau Pekerjaan Selesai berdasarkan Persentase. Pilihan kedua adalah memantau

Pekerjaan Selesai Berdasarkan Dilapangan dan Sisa Pekerjaan Yang Belum

Selesai. Pilihan ketiga adalah memantau Jam Kerja Yang Sudah Selesai

Berdasarkan Waktu. Saya pilih yang pertama dan lihat di Gantt Chart terdapat

0% pada tiap bar. Dan lihat juga definisi dari cara metode pemantauan yang

telah dipilih. Disitu dikatakan bahwa pilihan pertama adalah pemantauan yang

paling kurang efektif namun paling cepat. Tiap kali anda memilih metode

tracking, otomatis Gantt Chart dan tabelnya berubah sesuai piilhannya. Pilihan

kedua adalah metode pemantauan (tracking) yang lebih efektif dibandingkan

dengan yang pertama, sedangkan pilihan ketiga adalah metode paling efektif

namun memakan waktu lebih banyak dibandingkan metode lainnya. Jadi

pertimbangkan baik baik mana menurut anda metode yang terbaik untuk project

anda. Setelah selesai memilih klik Done untuk melanjutkan tahap berikutnya.

9) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Track – Bagian Kedua

INCORPORATE PROGRESS INFO TO PROJECT

Klik Incorporate progress information into the project. Disini anda

memberikan nilai pada tiap tugas sejauh mana tugas tugas tersebut mendekati

100% komplit. Nantinya hasil dari pemberian nilai ini akan dibandingkan dan

dikalkulasi untuk menentukan diakhir report apakah suatu project telah berhasil

memenuhi kriteria atau tidak dsb. Anda harus mengisi nilai yang bersangkutan

sejajar dengan tanggal dan waktu yang telah diberikan pada tiap tugas. Misalkan

saya berikan nilai 50% pada Tugas Utama Mulai renovasi tahap pertama,

otomatis tugas dibawahnya diberikan nilai persentase. Tugas yang punya tanggal

dan waktu lebih awal akan diberikan persentase lebih dibandingkan tugas yang

akan datang, ini masuk akal. Jadi disini 50% komplit pada Tugas Utama Mulai

renovasi tahap pertama berarti 89% komplit untuk membongkar kamar mandi,

89% komplit untuk membongkar pipa bocor, 51% komplit untuk membongkar

ubin, 59% komplit untuk mengamplas tembok, dan 99% komplit untuk

membuat tempat penadukan semen dan pasir. Semakin ditingkatkan

persentase Tugas Utama semakin bertambah pada persentase tugas

dibawahnya. Semakin ditingkatkan persentasenya semakin terisi barnya di Gantt

Chart view. Bagian pengisian progress ini akan selalu anda gunakan tiap kali

anda ke lapangan dan memberikan nilai pada tugas yang sesuai dengan jadwal

dan waktu kerja yang telah ditetapkan. Setelah anda selesai klik Done untuk ke

tahap berikutnya.

TASK DRIVERS

Klik See what is driving the start date of a task yang artinya lihat faktor

apa saja yang membuat suatu tugas itu terlaksanakan. Faktor yang

mempengaruhi permulaan Rencana Anggaran pada tanggal 3 Mei 2008 adalah

tugas sebelumnya yakni Beretmu dengan suplier bangunan dan disitu terlihat

pada kolum Lag apakah pertemuan itu memiliki penundaan atau tidak (0d

artinya 0 day atau 0 hari jadi tidak ada penundaan). Fungsi Task Drivers ini

sebagai alat pendeteksi apa yang menyebabkan jika durasi suatu tugas itu

menjadi lebih panjang atau tertunda, ataupun mengindikasikan apa yang pokok

dari suatu tugas agar bisa berjalan lancar contohnya pada Mulai renovasi tahap

pertama lima macam subtask yang pokok dengan kata lain kelima subtask

tersebut juga ikut menentukan apakah tugas utama Mulai renovasi rumah tahap

pertama akan berjalan lancar dan selesai sebelum deadline atau tidak. Jadi ingat,

Task Drivers tidak hanya mengindikasikan tugas sebelumnya sebagai pemicu

keterlambatan atau kemajuan tugas tetapi juga isi pada tugas itu sendiri yang

harus diperhatikan sehingga keseluruhan jadwal dan tugas tetap pada

rencananya dan tidak menimbulkan kelebihan beban waktu kerja maupun

kemunduran jadwal dalam merealisasikan proyek renovasi rumah ini. Task

Drivers juga memberikan perincian sumber daya apa saja yang akan digunakan

untuk tugasnya, contohnya tugas “Tembok diamplas” akan dilaksanakan sama

tukang wanitanya yang dimulai tanggal 7 Mei 2008. Anda bisa lihat perincian

task drivers untuk tugas lainnya dan perhatikan pada tugas yang memiliki

Leveling Delay. Jika sudah selesai menginspeksinya klik tanda silang diatas Task

Drivers untuk melanjutkan tahap berikutnya.

9) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Track – Bagian Ketiga

CHECK PROGRESS OF THE PROJECT

Klik Check the progress of the project. Disini tempat untuk memantau

perkembangan keseluruh project dan terlihat simbol yang mengindikasikan

suatu tugas itu telah selesai / komplit, tugasnya tepat pada jadwalnya, atau

tugasnya terlambat. Anda lihat bahwa tugas nomer 1 sampai 5 ditandai

terlambat ini karena sebelumnya tidak saya isikan nilai persentase sedangkan

tugas nomer 8 dan setersunya sudah diberikan nilai persentase. Jadi perlu

kembali pada bagian tahap pengisian nilai progress suatu tugas (Klik Incorporate

progress information into the project) dan isikan nilai persentasenya. Namun

untuk sementara kita selesaikan tahap ini terlebih dahulu. Pada bagian Check

status terlihat tanggal 5 Mei 2008. Disini artinya bahwa saya sedang memantau

perkembangan project pada tanggal sekarang yaitu 5 Mei 2008. Aturlah

tanggalnya pada saat (tanggal) anda memantau perkembangan project agar

status indikator menampilkan status yang sebenarnya. Apakah suatu tugas itu

terlambat atau tepat waktu ataupun komplit sangat tergantung pada deadline

dan batas waktu akhir / awal yang sudah ditetapkan untuk tugas tersebut. Jika

tugas diluar deadline maka tanda Late tasks muncul, jika tugas berada sebelum

deadline ataupun diantara batas waktu awal dan akhir maka tanda Tasks on

schedule muncul. Untuk lebih akurat dalam menilai perkembangan project ini

bisa digunakan filtrasi atau filter dan tiap kali kita pilih jenis filtrasi maka

otomatis tabelnya menunjukkan hasil yang sesuai. Selain jenis filter yang ada,

anda juga bisa menambahkan filter jenis lainnya dengan cara klik More Filters.

Dari Work Overbudget sampai Cost Overbudget banyak terdapat pilihan filter

nya dan pilihlah yang sesuai dengan project ini jika tidak (seperti saya memilih

Work Overbudget) tidak akan menghasilkan apapun. Adapun cara

mengkategorikan tugas, bisa dimulai dari tidak menggunakan kategori manapun

(No Group), kategori berdasarkan Status Kerja saja (Task Status), kategori

berdasarkan tanggal permulaannya saja (Intervals based on the start date), atau

kategori berdasarkan tanggal penyelesaiannya saja (Intervals based on finish

date). Untuk 2 pilihan terakhir anda bisa tentukan apakah tanggalnya dimulai /

diakhir tiap menit, jam, hari, minggu, bulan, dsb. Jika anda merubah Check Status

otomatis filter nya juga ikut berubah dan disini bila saya sedang memantau

perkembangan dari tanggal 30 maka banyak tugas yang belum selesai dan jika

saya pilih filter nya itupun juga akan menampilkan hasil yang berbeda. Jadi perlu

diingatkan bahwa tanggal Check Status perlu dipilih terlebih dahulu sebelum

mulai menggunakan filter ataupun group. Jika sudah selesai untuk tahap ini

maka klik Done untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.

10) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Track – Bagian Keempat

MAKE CHANGES TO PROJECT

Tahap terakhir pada Task ini adalah Make changes to the project. Pada

bagian ini kita diberikan lebih leluasa dalam melakukan perubahan pada tiap

tugas dan sumber daya berdasarkan detail pekerjaannya dan waktunya. Disini

anda lihat semua tugas yang disertai dengan sumber dayanya dimana ada tiga

bagian yang bisa kita lakukan perubahan yakni kolum Duration, Work, dan

Assignment Units. Semuanya terkalkulasi disini contohnya duration pada Kamar

mandi bongkar adalah 4 hari dan membutuhkan jumlah total waktu untuk

menyelesaikannya adalah 84 jam yang terdiri dari 28 jam pada tiap tukang

(Aming Mondang dan Pak Budi). Awalnya agak membingungkan karena 84 jam

tidak sama dengan 4 hari lalu apa penjelasannya? Singkat saja, Aming Mondang

dan Pak Budi bekerja 7 jam per hari dan karena diperlukan 4 hari untuk

menyelesaikan tugas ini maka masing masing bekerja 28 jam. Jadi total dari

ketiga tukang yang bekerja selama 4 hari atau bekerja selama 28 jam

menghasilkan total 84 jam. Jadi jika anda ingin mengetahui total gajih yang

dikeluarkan untuk menyelesaikan tugas ini, gunakanlah 84 jam kalikan gajih per

jamnya. Bagi anda sang project manager bagian ini murni untuk perhitungan

ongkos maupun untuk menganalisa kinerja per jam versus ongkos per jam dsb.

Penting untuk diperhatikan bahwa ketiga kolum durasi, kerja, dan unit saling

mempengaruhi jadi jika anda melakukan satu perubahan maka yang lainnya juga

ikut berubah maka berhati-hatilah dalam melakukan perubahan apapun kecuali

anda sangat yakin untuk merubahnya. Tidak berbeda dengan formula

matematika dimana satu faktor saja berubah maka hasilnya pun berbeda total

dengan sebelumnya. Tetapi anda tidak perlu cemas karena MS Project 2007

cukup pintar mendeteksi segala macam perubahan lewat fitur terbarunya yakni

Highlighting Change dimana efek perubahan diwarnai (highlight) sehingga anda

tahu persis apa saja yang ikut berubah sehingga tidak perlu pusing memikirkan

kesalahan kalkulasi yang terjadi pada project anda. Dan jika anda kurang yakin

dengan hasil perubahannya anda bisa selalu gunakan Multi-level Undo (fitur

terbaru yang juga terdapat pada MS Project 2007) sehingga anda bisa balik ke

waktu sebelumnya dimana kesalahan tidak terjadi. Jika sudah selesai klik Done

untuk mengikuti tahap berikutnya yakni Report / Laporan.

11) Pembuatan Project dengan Templates

Selamat datang di Microsoft Project 2007! Anda tentunya sudah tidak

sabar lagi untuk belajar cara menggunakan Microsoft Project 2007! Oleh karena

itu kita telah membuat puluhan demonstrasi video khusus untuk anda. Demo

video pertama ini akan memperlihatkan bagaimana cara membuat project

dengan template. Bukalah Microsoft Project 2007 anda. Hal yang pertama tampil

di depan layar anda adalah beberapa kolum disebelah kiri dan sebuah kalendar

view disebelah kanannya. View ini disebut Gantt Chart View. Disinilah tempat

mengisi informasi detail mengenai tugas tugas yang akan dilaksanakan selama

berlangsungnya suatu proyek.

Microsoft Project 2007 memberikan 3 opsi dalam membuat suatu project.

Yang pertama membuat project secara custom atau dari nol seperti yang anda

lihat dilayar awal membuka Microsoft Project 2007. Yang kedua membuat

project dengan bantuan template yaitu contoh contoh project yang sering

digunakan oleh banyak kalangan bisnis. Dan ketiga membuat project lewat

Project Guide yaitu tahap-tahap yang menuntun anda dalam membuat project

dari awal sampai akhir.

Untuk perkenalan awal, mari kita lihat fitur Project Guide dan template

ini. Klik kanan tombol mouse dan pilih Project Guide. Anda perhatikan menu

Tasks, Resources, Track, dan Report nampak di toolbar. Masing-masing menu

memiliki tahap tersendiri dimana anda harus mengikutinya satu per satu dalam

meneyelesaikan project yang dibuat dari awal / nol.

Untuk membuat project dengan template pilihlah menu File dan klik New

lalu dibagian Templates klik On computer. Project templates nampak didepan

anda. Inilah contoh-contoh project yang sering kali digunakan pada umumnya

dari membuat laporan anggaran tahunan, ke rencana perpindahan ofice, sampai

siklus pembuatan produk baru. Pilihlah template yang sesuai dengan kebutuhan

bisnis anda. Contohnya saya pilih Software Development (pembuatan perangkat

lunak). Terlihat disini proses pembuatan perangkat lunak dari membuat scope

atau perencanaannya sampai menganalisa kebutuhan perangkat lunak tersebut

sampai ke bagian design dsb. Semuanya sudah berisikan informasi yang

lazimnya ditemukan dalam project pembuatan perangkat lunak ini. Anda tinggal

merubah hal-hal penting yang sesuai dengan kebutuhan bisnis anda. Di Gantt

Chart View memiliki informasi nama tugasnya, durasi peneyelsaian tuasnya,

serta siklus perjalanan awal sampai akhir dari project ini yang terlihat di bagian

kalendar. Bar berwarna biru menunjukkan lama durasi tugas tersebut

sedangkan panah-panah menunjukkan relasi diantara tugas-tugas tersebut.

Jika anda klik menu View maka tampil berbagai macam penampilan dalam

project Software Development ini. Eksplorasi sedikit mengenai view lainnya

seperti Network Diagram, Task Usage, Tracking Gantt, Risk Management,

Resource Management dsb. Network Diagram (juga dinamakan logic diagram)

adalah PERT chart versinya Microsoft. PERT (Program Evaluation and Review

Technique) lahir pada saat pembuatan Polaris submarine di tahun 1950.

Umumnya Network Diagram hanya memperlihatkan “perjalanan” tugas-tugas

yang ada di project dalam bentuk grafis saja dan tidak memperlihatkan waktu

dari tiap tugas. View ini membantu anda untuk melihat bagaimana satu tugas

“menjalankan” tugas lainya dan juga memberikan makna dimana tugas anda

sekarang berada – tidak terlalu berdampak pada waktu melainkan bertumpu

pada berapa sisa tugas yang harus diselesaikan. Track Usage memantau

penggunaan tugas dalam kurun waktu yang ditetapkan. Tracking Gantt hampir

sama dengan Gantt Chart yaitu memperlihatkan tugas-tugas dan arah

perjalanannya di kalendar. Resource Graph menampilkan penilaian sumber daya

pada waktu tertentu. Resource Sheet berisi jenis sumber dayanya serta

ongkosnya dalam menyelesaikan tugas-tugas pada project. Pada Calendar

menampilkan tugas tugas yang ada pada project pembuatan perangkat lunak

dengan waktu dan tanggal yang telah ditetapkan. Disni anda bisa zoom in atau

zoom out dalam melihat isi kalendar berdasarkan bulan, minggu, ataupun hari.

Tentunya sifat Calendar view ini sangat terbatas karena tidak memberikan

informasi apapun kecuali tangal dimulainya tugas tugas tersebut, lama durasi

tiap tugas, dan perjalannya. Ia tidak memperlihatkan kinerja atau hasil tugas

ataupun sumber daya (resources) yang bersangkutan dengan tugasnya. Jadi view

ini hanyalah sebagai daftar isi pada project Software Development. Untuk

demonstrasi seterusnya kita akan selalu menggunakan Gantt Chart view jadi

pelajarilah dan perhatikan view ini dengan baik.

12) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Report – Bagian Pertama

REPORT

Anggap saja pada tahap ini project kita sudah selesai. Fakta yang ada di

lapangan dengan yang direncanakan oleh project ini pada akhirnya harus

dilaporkan kepada klien/atasan. Nilai keberhasilan ataupun kegagalan suatu

project dilihat dari hasil laporannya. Dan ada baiknya untuk selalu mengecek

kembali hal hal yang diluar perkiraan sehingga anda sebagai project manager

bisa memberikan penjelasan kepada klien/atasan penyebab dari kegagalan

tersebut. Faktor penyebabnya bisa dilihat dari bagian Tasks seperti halnya pada

Task Drivers. Report juga bisa dibilang hasil dari analisa anda pada project ini.

Dibagian report murni untuk presentasi saja.

SELECT VIEW OR REPORT

Klik Select a view or report. Anda punya pilihan apakah ingin membuat

laporan atau view. Pilihan pertama memberikan opsi view diantaranya Calendar,

Gantt Chart, Network Diagram, Task Usage, dsb. Setiap pilihan punya penjelasan

dibawahnya. Pilihlah sesuai keinginan anda. Untuk contoh, saya pilih Tracking

Gantt dan dijelaskan bahwa view ini membandingkan antara jadwal rencana

(baseline schedule) dengan jadwal aktual (actual schedule). Selain Tracking Gant

Chart, coba kita telusuri view nya satu per satu. Pada view Calendar terlihat

seluruh tugas dimana masing masing tugas ditempatkan pada tanggal yang

bersangkutan serta durasi tugas tersebut. Pada Detail Gantt view ini yang sering

kita gunakan. Disini terlihat berbagai list tugas serta informasinya dengan

sebuah peta (chart) yang menampilkan tugas dan durasi sesuai berjalannya

waktu. Gunakan view ini untuk mengisi dan menjadwalkan list tugas. Pada

Multiple Baselines Gantt menunjukkan tiga macam baseline yang masing masing

tugas berisikan warna yang berbeda. Anda tidak lihat warna lain selain garis biru

karena saya tidak meliputi lebih dari satu Baseilne untuk project ini. Alasan

untuk memberikan lebih dari satu Baseline jika suatu saat pada perjalanan

project ini terjadi sesuatu diluar kendali yang mengakibatkan keseluruhan

rencana diatur ulang maka ada baiknya membuat rencana alternatif yaitu

Baseline2 atau Baseline3 dst. Pada Network Diagram menunjukkan keseluruhan

tugas serta tugas yang memiliki ketergantungan (dependencies). Gunakan view

ini jika hendak membuat perbaikan atau imperovasi jadwal kerjanya dalam

format flowchart. Tanda silang pada kotak diagram berarti tugas tersebut telah

tuntas. Seperti anda lihat untuk melihat keseluruhan flowchart ini perlu di zoom

out agar lebih jelas mengikuti alur perjalanan pada tiap tugas. Pada Relationship

Diagram menunjukkan tugas sebelum dan sesudahnya. Untuk proyek bersekala

besar, gunakan view ini agar lebih fokus pada ketergantungan tugas (task

dependencies) secara lebih spesifik. Pada Resource Form adalah suatu form

untuk mengisi dan mengedit informasi mengenai suatu sumber daya. Pada

Resource Graph menunjukkan alokasi sumber daya, ongkos, atau tugas

berdasarkan perjalanan waktu. Gunakan view ini untuk memperlihatkan

informasi mengenai satu jenis sumber daya atau satu grup sumber daya

berdasarkan perjalanan waktunya. Pada Resource Sheet menunjukkan suatu list

sumber daya beserta informasinya. Gunakan view ini untuk mengisi atau

mengedit informasi sumber daya dalam format spreadsheet. Pada Resource

Usage menunjukkan suatu list sumber daya beserta alokasi, ongkos, atau

informasi tugas pada tiap sumber daya berdasarkan perjalanan waktu. Gunakan

view ini untuk memperlihatkan ongkos (cost) atau alokasi tugas (work

allocation) pada tiap sumber daya dan untuk menentukan resource contours.

Pada Task Form adalah form untuk mengisi dan mengedit informasi mengenai

suatu tugas. Pada Task Sheet dan Task Usage sering kita lihat pada tahap

sebelumnya. Masing masing tujuan untuk memperlihatkan informasi tugas. Yang

terakhir Tracking Gant view. Anda lihat disini perbandingan antara aktual

dengan baseline. Baseline diberikan warna biru sedangkan yang aktual berwarna

abu abu. Jika sudah selesai dengan melihat view atau membuat laporan klik Done

untuk ke tahap berikutnya.

14) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Report – Bagian Kedua

CHANGE CONTENT OR ORDER OF INFO IN A VIEW

Klik Change the content or order of information in a view. Disini terdapat

berbagai macam filter. Untuk hanya memperlihatkan beberapa jenis tugas atau

sumber daya pilihlah filter yang sesuai. Saya pilih Incomplete Tasks maka

menampilkan tugas yang belum terselesaikan pada project ini antara lain

Inspeksi bangunan tahap pertama sampai Beli bahan bangunan. Ini dikarenakan

sebelumnya belum saya berikan nilai persentase. Belum tentu semua filter

berguna karena contohnya pada project ini saya tidak membuat milestone

begitupula dengan tugas yang memiliki estimasi durasi. Sedangkan Summary

Tasks memperlihatkan Tugas Utamanya saja. Pada Task Range anda isikan jarak

diantara task ID yang anda ingin perlihatkan. Di bagian Apply a Group tujuannya

untuk mengkategorikan tugas atau sumber daya sesuai kriteria yang dipilih pada

drop-down list dari No Group, Complete and Incomplete Tasks, Critical, Duration,

Duration then Priority, Milestones, Priority, Priority Keeping Outlien Structure,

Constraint Type, Task Status, Intervals based on start date, dan Intervals based

on finish date. Saya pilih Duration then Priority maka tampil list tugas dari durasi

terkecil sampai terbesar yang diikuti dengan prioritasnya. Anda bisa

menyusunnya lebih perinci lagi sesuai ID, Start, Finish, Priority, atau Cost. Anda

lihat hasil dari filtrasi berdasarkan pada kriteria Completed Tasks, dikategorikan

berdasarkan Duration then Priority, dan disusun secara Priority. Di tiap kriteria

filtrasi terdapat pilihan lebih yaitu More filters, More groups, dan More sort

option yang memberikan anda leluasa dalam menentukan penampilan yang anda

inginkan. Jika sudah selesai klik Done untuk ke tahap berikutnya.

CHANGE LOOK OR CONTENT OF GANT CHART

Klik Change the look or content of the Gantt Chart. Bagian ini untuk

memilih format penglihatan Gantt Chartt dan ada 4 pilihan yaitu menggunakan

Wizard, merubah Jadwal waktu, merubah penampilan garis bar, atau menulis

text pada Gantt bar. Tiap pilihan diberikan informasi mengenai itu. Saya pilih Use

the Gantt Chart Wizard. Hal ini akan menuntun saya dalam suatu proses

pembuatan Gantt Chart dengan penampilan yang saya inginkan. Klik Stat the

Gant Chart Wizard. Klik Next dan disini ditanyakan informasi macam apa yang

anda ingin perlihatkan pada Gantt Chart nya? Pilihan dari Standard, Critical Path,

Baseline, Custom Gantt Chart dan Other. Saya pilih Other Standard Style 1.

Kemudian ditanya informasi tugas apa saja yang ingin ditampilkan pada Gantt

bar? Ada pilihan Resources and dates, Resources, Dates, None, dan Custom task

information. Saya pilih Resources and dates. Kemudian ditanya apakah ingin

menampilkan link line diantara tugas yang saling berkaitan? Saya pilih Yes. Kini

sudah pada tahap akhir pemilihan Wizard dan klik Format untuk

mengeksekusikan perubahaannya. Sekarang lihatlah perubahaannya,

penampilannya tentu berbeda dan sesuai dengan pilihannya. Bila sudah selesai

klik Done untuk ke tahap berikutnya.

15) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Report – Bagian Ketiga

PRINT CURRENT VIEW AS REPORT

Klik Print current view as a report. Ini fungsi untuk print view yang

sedang tertampil dan yang tampil adalah Tracking Gantt view. Berikut ini adalah

print preview darn Tracking Gantt. Semua tertampil dalam satu lembar dan

biasanya tidak akan menampilkan hal hal yang mendetail secara jelas. Perlu kita

rubah marginnya atau diprint lebih dari satu lembar. Pilihlah sesuai

kebetuhannya lalu klik Continue to step 2. Disini anda mengubah margin panjang

dan lebarnya dan juga diberikan piilhan untuk menentukan bagian apa yang

ingin kita atur sebelum diprint. Pilihannya adalah timescale date range, columns,

tasks that display, font size, dan zooming timescale. Saya pilih yang pertama. Lalu

klik Continue to step 3. Disini kita bisa berikan memo tambahan seperti header,

footer atau legend namun saya skip bagian ini dan langsung ke tahap berikutnya.

Klik continue to step 4. Project memberikan banyak opsi dalam memodifikasi

laporan. Disini ditanya bagaiaman anda ingin memodifikasi laporan anda dan

pilihannya adalah merubah lebarnya margin, print kolum pertama pada

keseluruhan lembar kertas, print note, dsb. Dan tentunya tiap pilihan diberikan

penjelasan yang lebih detail. Sementara saya biarkan saja dan saya klik Done

untuk ke tahap berikutnya.

COMPARE PROGRESS AGAINST BASELINE WORK

Klik Compare progress against baseline work. Disini untuk

membandingkan progress yang terjadi dilapangan versus rencana pada project

(baseline). Disebelah kanan terlihat 2 macam task bar (bar tugas) untuk tiap

tugas. Bar dibawahnya adalah baseline sedangkan yang diatas adalah

rencana/jadwal. Persentase disebelahnya menunjukkan progress aktual.

Sedangkan bila ada warna merah ini adalah Critical task (tugas sangat penting /

kritis). Pada bagian tabel kolum Variance menunjukkan perbedaan nilai diantara

jadwal schedule dan jadwal baseline pada tanggal start dan finish. Dibagian filter

anda bisa memilih untuk menfokuskan hanya pada tugas tertentu sesuai pada

pilihan yang ada. Jika sudah selesai klik Done untuk ke tahap berikutnya.

16) Pembuatan Project dengan Project Guide: Tahap Report – Bagian Keempat

SEE PROJECT CRITICAL TASKS

Klik See the project’s critical tasks. Critical path adalah sebuah rangkaian

tugas yang mendikte tanggal akhir pada penyelesaian project. Tugas yang berada

di critical path dinamakan critical tasks, dan tugas kritikal ini tidak bisa ditunda

kecuali ingin menghasilkan dampak negatif pada tanggal akhir penyelesaian

project. Pada bagian kanan, critical task diberikan tanda bar merah. Disini anda

tidak melihatnya karena saya assumpsikan pekerjaannya selesai 100 % dan

tepat waktu. Dan seperti biasanya selalu terdapat opsi untuk memfilter / atau

fokus hanya pada tugas tertentu saja. Pilihannya antara lain All Tasks, Critical, In

Progress Tasks, Incomplete Tasks (tugas belum selesai), Using Resources, Should

Start By, Slipping Tasks (tugas yang terselip), Date Range dsb. Jika sudah selesai

klik Done untuk ke tahap berikutnya.

SEE HOW RESOURCE’S TIME IS ALLOCATED

Klik See how resources’ time is allocated. Disini untuk melihat bagaiaman

waktunya sumber daya teralokasi selama perjalanan project ini. Disebelah kanan

terlihat seluruh sumber daya beserta tugasnya dan jadwal kerjanya yang telah

ditetapkan. Pilih sumber daya atau tugas diatas untuk melihat informasi

detailnya dalam bentuk Gantt View yang berada di bawah. Jika ada indikasi

berwarna merah ini berarti terdapat Overallocated Resources (sumber daya

beserta waktunya yang melampaui pengalokasiannya). Disini anda tidak

melihatnya karena saya telah gunakan resource leveling pada demonstrasi

sebelumnya sehinga tidak ada konflik. Pada view ini anda juga bisa melakukan

beberapa perubahan pada jadwal kerja yang telah dijadwalkan dan anda bisa

menampilkan juga hasil tugas yang sebenarnya telah terjadi dengan meng-klik

Show Actual Work. Anda juga bisa merubah penampilan Actual Work nya sesuai

dengan jadwal waktu yang anda inginkan. Bilamana ada konflik Overallocated

resources maka anda perlu klik Resolve overallocations by leveling untuk

mempelajari cara mensolusikan masalah ini. Pada dasarnya terdapat dua macam

leveling: pertama gunakan delay (tunda tugasnya sampai tugas sebelumnya

selesai seperti yang saya buat pada demo sebelumnya) atau kedua gunakan split

task (pembagian tugas dimana sebagian dilaksanakan serta sisanya dilanjutkan

dilain waktu). Anda bisa melakukannya sendiri secara manual atau biarkan

Project melakukannya secara otomatis. Jika Project yang melakukannya maka

yang pertama yang akan ia lakukan adalah mencari Task ID, kemudian mencari

waktu luang, dan mengidentifikasikan tugas berdasarkan nilai prioritas, dan

melihat tugas yang memiliki sifat ketergantungan (dependencies), dan melihat

keterbatasan tugas itu, dan terakhir tanggal jadwal waktunya. Ketahui bahwa

Project hanya melakukan delay atau split sedangkan anda bisa melakukan hal

lebih seperti menugaskan sumber daya tambahan pada tugas yang

memerlukannya. Jika sudah selesai klik Done untuk ke tahap berikutnya.

SEE PROJECT COSTS

Klik See project costs. Disini anda bisa lihat keseluruhan ongkos pada tiap

tugas. Pada umumnya nilai ongkos tugas berdasarkan pada nilai harga sumber

daya yang bersangkutan denga tugas itu. Kolum Cost variance menunjukkan

perbedaan antara total cost dan baseline cost. Tugas yang memiliki nilai harga

pada kolum variance menunjukkan overbudget. Kolum actual cost adalah nilai

harga sebenarnya yang telah digunakan. Kolum remaining cost adalah sisa

ongkos. Disini saya tunjukkan bilamana proyek terencana 100% tanpa kendala

(tentunya ini fiktif karena kenyataanya tidak selalu begitu dan jarang sekali).

Seperti biasanya anda bisa memperlihatkan sebagian informasi pada ongkos

tabel ini dengan memilih diantaranya Cost overbudget (harga yang melebihi

kemampuan finansial), Cost greater than (mencari ongkos yang kisarannya

antara sekian dan sekian), Tasks using resource (mencari tugas yang

menggunakan resource tertentu), dan Tasks with overtime (tugas yang memiliki

waktu lembur).

Pada Tasks using resource anda bisa pilih nama tukang yang

bersangkutan dengan nilai total anggaran yang dikeluarkan untuk

membiayainya. Saya pilih Komang dan anda lihat tipe kerjanya / tugasnya serta

ongkos yang bersangkutan dengan tugasnya itu termasuk juga gajihnya. Dan

yang satu ini memperlihatkan ongkos atau gajih untuk Fardi dalam

menyelesaikan tugasnya. Tentunya selain filter yang telah ada anda bisa memilih

filter jenis lainnya dengan klik More filter maka tampil pilihan yang lebih banyak

lagi. Jika sudah selesai klik Done. Demikian demonstrasi ini anda telah

mempelajari cara membuat project Renovasi Rumah dengan menggunakan

tahap tahap yang telah disediakan oleh Project Guide.

17) Fine Tuning Project Plan Dengan Auto Filter

AUTOFILTERS

Filter di Office Project 2007 menentukan informasi macam apa yang

seharusnya ditampilkan pada view. Contohnya anda memilikih Critical filter,

maka hanya tugas yang kritikal yang tertampil di view.

Office Project 2007 memberikan 2 metode dalam memfilter data project. Anda

bisa filter view tugas dan sumber daya dengan jenis filter yang sudah ada atau

anda membuatnya sendiri, atau gunakan AutoFilter yang memungkinkan anda

untuk memfiltrasi pada tiap kolum.

Disini saya gunakan AutoFilter karena ini lebih fleksible tapi tentunya

anda bisa menggunakan filter yang sudah ada dan bisa juga menggunakan

kombinasi filter yang sudah ada dengan autofilter. Autofilter terdapa di menu

Project atau bisa klik tombol dengan gambar tabung runcing. Otomatis setelah

anda memilih AutoFilter maka di view setiap kolum terdapat panah kecil dan

bila anda klik panah tersebut tertampil filtrasi yang sesuai dengan isi kolum itu.

Saya coba pilih Genteng rusak bongkar maka terlihat hanya yang berorientasi

dengan tugas tersebut tertampil. Dan bila ingin menampilkan semuanya kembali

pilihlah (All).

Selain AutoFilter, metode satu lagi adalaha menggunakan filter yang

sudah ada. Jenis filter bisa dilihat di menu Project dan Filter for atau bisa lewat

Project Guide pilih Report dan klik Change the content or order of information in

a view. Saya coba pilih Completed Tasks yang di group sesuai Duration dan

disusun rapi menurut Cost.

Dan seperti biasanya autofilter masih nampak pada tiap kolum karena

tombol AutoFilter masih terpilih.

Pentingnya filter bisa dirasakan pada saat anda mamantau progress tiap

tugas dan sumber daya. JIka dilihat dari segi Track, filter tentunya membantu

dalam menganalisa sumber daya dan tugas. Saya bisa mencari tau siapa saja dan

apa saja yang digunakan untuk tugas yang memiliki durasi tertentu, persentase

komplit tertentu, bahkan tukang mana saja yang bekerja pada waktu yang

ditentukan.

Jadi dua metode filter tadi yang anda lihat bisa digunakan kapan pun terutama

dalam mengevaluasi suatu kinerja sumber daya maupun dalam menyelesaikan

konflik yang sering terjadi pada project.

18) Fine Tuning Project Plan Dengan Custom Filter

CUSTOM FILTER

Sebelumnya anda sudah menggunakan AutoFilter yang fungsinya

menampilkan tugas atu resource tertentu saja pada bagian yang lebih spesifik

yaitu pada kolum. Sekarang saya perlihatkan cara membuat filter sendiri.

Misalnya saya ingin mencari tau tugas mana saja yang total cost nya atau

baseline cost nya mencapai Rp.1juta atau lebih. Cara membuat filter sendiri

tidaklah terlalu rumit namun anda perlu mengerti beberapa langkah berikut ini.

Pertama pilih menu Project dan pilih Filtered for:. Klik More filters. Karena saya

ingin filter tugas maka saya pilih Task. Jika ingin filter untuk sumber daya maka

pilih Resource. Pilihlah Task dan klik New. Berikan nama pada Name untuk

sederhana saya biarkan nama Filter 1 dan agar nantinya filter yang saya buat ini

terlihat pada menu Project maka centang Show in Menu. Kolum pertama adalah

And/Or ini digunakan jika ingin melakukan lebih dari satu macam filter. Kali ini

saya langsung ke kolum Field Name dan saya piilh Baseline Cost. Di kolum Test

saya pilih Is greater than or equal to dan pada kolum value saya tulis 1000000.

Jika anda ingin agar filter ini menampilkan rangkuman row untuk hasil

filtrasinya, centangkan Show related summary rows. Lalu klik OK. Kini Filter 1

sudah terbentuk dan klik Apply untuk mengeksekusikannya. Pastikan view yang

ditampilkan adalah Project Cost maka klik Report dan pilih see Project cost dan

tampilkan kembali filter nya dengan memiilh menu Project lalu Filter for dan

pilih Filter 1 yang barusan dibuat. Seandainya anda tidak melihat filter yang baru

anda buat ini berarti anda tidak pada view yang tepat. Misalnya disini kita buat

filter untuk Task maka jika saya buka view yang isinya Resource dan walaupun

saya ke Project dan Filtered for maka filter yang barusan dibuat tidak akan

tampil. Jadi ingat sebelum apply filternya pastikan viewnya diset sesuai terlebih

dahulu. Dan seperti yang anda lihat disini view menampilkan semua tugas

(tasks) yang mempunyai Basline Cost lebih dari atau sama dengan Rp.1juta.

Sekarang mari kita coba membuat filter untuk Resource (sumber daya). Kali ini

saya ingin melihat hasil dari filtrasi yang hanya memperlihatkan nama tukang

yang bekerja lebih dari 200 jam. Lakukan tahap seperti sebelumnya dan kli ini

pilih Resource. Saya sudah buat filternya yaitu My Filter 1 saya perlihatkan

isinya. Sekarang saya eksekusikan My Filter 1. Dan terilhat disini nama tukang

Made, Waya, Komang, Ngurah, Ipul, Fardi memiliki waktu kerja lebih dari 200

total jam kerja dan disebelahnya adalah perincian dari total kerja tersebut.

Sekarang saya ingin perlihatkan tambahan sedikit dari filterasi ini karena kita

juga ingin membuatnya menggunakan AND/OR. Pilih Project dan Filtered for dan

klik More Filters. Pilih My Filter 1 dan klik Edit. Saya ingin tahu nama tukang

yang bekerja lebih dari 200 jam ATAU tukang yang bisa dialokasikan tugasnya

agar menghindar dari resource overallocation konflik. Pada saat apply di klik

maka tertampil nama tukang (sumber daya) yang memiliki waktu jam kerja lebih

dari 200 jam ATAU (OR) sumber daya yang bisa dialokasikan. Terlihat banyak

yang tidak ditugaskan (unassigned) dan inilah yang memiliki faktor “bisa

dialokasikan.”

19) Fine Tuning Project Plan Dengan Analysis Toolbar

USING ANALYSIS TOOLBAR

Ada beberapa kemungkinan kenapa Analysis toolbar tidak nampak

pertama kali di menu View. Contohnya, ada kesalahan pada saat instalasi

Component Object Model (COM) add-ins sehingga Analysis toolbar tidak ter-

instalasi. Atau global file terhapus sehignga toolbar tidak akan menampilkannya

di menu View. Bagaimanapun juga solusi untuk menampilkan Analysis toolbar

cukup mudah.

Klik menu View dan pilih Toolbars lalu klik Customize dan klik

Commands. Pada Categoris box klik All Commands. Di Command box pilih

ComAddInsDialog klik, tekan dan taruh di toolbar. Pada saat anda drag

perhatikan tanda garis hitam ini menunjukkan dimana akan ditaruh COM Add-

Ins ini. Klik Close untuk menutup Customize dialog box. Klik COM Add-Ins yang

barusan ditaruh di toolbar. Hapus centang untuk semu Adjust Dates, Copy

Picture to Office, dan PERT Analysis dan klik OK. Klik COM Add-Ins lagi dan

centang balik semuanya lalu klik OK. Sekarang pergi ke menu View pilih

Toolbars dan klik Analysis dan tampillah Analysis toolbar.

20) Fine Tuning Project Plan Dengan PERT Analysis

GUNAKAN PERT ANALYSIS UNTUK ESTIMASI DURASI TUGAS

Anda punya banyak cara mengumpulkan informasi untuk mengestimasi

durasi project. Namun, kebanyakan metode tidak memiliki kemampuan dalam

menganalisa best-case dan worst-case scenario. Tetapi PERT (Proram,

Evaluation, and Review Technique) analysis bisa melakukan hal ini.

Anda bisa melakukan suatu PERT analysis untuk mengestimasi sebuah durasi

tugas. Setelah anda menentukan durasi untuk optimistic, pessimistic, dan

ekspektasi pada tugas di jadwal project anda, Microsoft Office Project 2007

mengkalkulasikan nilai rata-rata ketiga durasi tersebut. Secara manual anda pun

bisa mengubah durasinya masing masing dalam menentukan durasi terpendek,

terpanjang, dan perkiraan tanggal penyelesaian suatu project.

Setelah anda memberikan nilai durasi ketiga-tiganya, anda bisa lihat tiga jenis

jadwal berdasarkan durasi optimistik, pesimistik, atau ekpektasi. Anda pun juga

bisa membuat Microsoft Project 2007 untuk mengkalkulasi suatu durasi yang

berdasarkan pada nilai yang anda tentukan pada tiap tipe durasi.

Anda bisa melakukan PERT analysis dalam dua cara:

1) Gunakan nilai default pada estimasi durasi jika anda berpikir bahwa

ekspektasi durasi estimasi lebih cendrung akan terjadi dibandingkan durasi

optimistik ataupun durasi pessimistik estimasi dan jika anda juga berpikir

bahwa kedua estimasi terakhir hampir mirip.

2) Ubah nilai default pada estimasi durasi jika anda merasa kurang yakin dengan

penilaiannya. Contohnya, salah satu tugas di project anda memiliki optimistik

durasi 3 bulan, dan ekspektasi durasi 4 bulan, dan pesimistik durasi 6 bulan. Bila

menggunakan nilai default estimasi durasi maka Microsoft Project 2007 akan

menghitung 1 kali pada optimistik durasi, 4 kali pada ekspektasi durasi, dan 1

kali pada optimistik durasi. Jumlah total dari kalkulasi ini adalah 25 yang terdiri

dari 3 bulan optimistik ditambah 4 bulan ekspektasi ditambah 4 bulan

ekspektasi ditambah 4 bulan ekspektasi ditambah 4 bulan ekspektasi ditambah 6

bulan pesimistik. Angka 25 kemudian dibagi 6 yang hasilnya digenapkan ke

decila 2 terakhir yang menghasilkan jumlah nilai rata rata 4.17 bulan. Jumlah

inilah (4.17 bulan) yang dimasukkan ke kolum Durasi pada tugas di project anda.

Perhatikan bahwa PERT analysis di Project 2007 hanya bisa melakukan analisa

pada level tugas saja sedangkan pada summary level ataupun keseluruhan data

project tidak bisa dianalisakan dengan Project 2007 ini.

21) Penampilan Project Plan Pada Office Program

COPY INFORMASI PROJECT KE APLIKASI OFFICE

Anda telah mengerjakan berminggu-minggu dalam mempersiapkan

sebuah project, dan sekarang anda perlu memperlihatkan hasil kerja keras anda

kepada rekan kerja atau atasan dikantor. Semua informasi yang kaya akan

bentuk bar dan network diagram ada didalam Project anda, namun bagaimana

anda memperlihatkan semua ini kepada mereka yang tidak punya aplikasi

Microsoft Project? Gunakan wizard untuk memperlihatkan project anda ke

dokumen PowerPoint, World, atau Visio.

Pertama Anda harus pertimbangkan apa saja yang ingin anda

presentasikan. Anda tentunya tidak ingin memperlihatkan hal hal yang tidak

penting dan anda perlu menyembunyikan kolum yang berisikan info tersebut

seperti informasi mengenai gajih. Selain menyembunyikan kolum, anda juga bisa

menseleksi sebagian kolum yang akan dipresentasikan sebelum anda mulai

menggunakan wizard.

Setelah selesai menyusun info yang ingin diperlihatkan / dipresentasikan,

klik Analysis yang ada di toolbar, dan klik Copy Picture to Office Wizard maka

muncul dialog box pertama untuk memilih apakah original outline level

ditetapkan atau dirubah. Jika anda tidak melihat Analysis di toolbar, klik View

menu klik Toolbars dan pilih Analysis. Jika Analysis tidak ada, saya anjurkan

untuk melihat demo Analysis Toolbar.

Di tahap kedua pada wizard dialog box, anda tentukan bagian row mana

yang ingin anda tampilkan untuk presentasi anda. JIka anda ingin

memperlihatkan data pada waktu dan tanggal tertentu, anda tinggal ubah

dibagian Timescale.

Anda jugatentukan seberapa besar gambaran presentasi anda. Pilihlah

Default untuk ukuran standard 8 x 6 inchi. Sedangkan Maximum bila anda ingin

buat print out yang ukurannya sebesar 22 inchi atau anda tentukan sendiri

dengan Custom.

Di tahap ketiga pada wizard, preview gambarnya dan pilih program mana

yang akan anda gunakan.

Di tahap keempat/terakhir, pilihlah informasi tambahan bila perlu.

Informasi tambahan ini akan muncul tepat diatas gambar yang anda buat di

tahap 1-3. Pada saat anda klik Finish maka wizard ini menghasilkan 2 hal yaitu:

gambar yang telah anda tentukan pada tahap 1-3 seperti yang anda ilhat ketika

anda klik Preview, dan informasi mendetail tentang project anda sesuai yang

anda pilih pada informasi tambahan. Perlu dicatat bahwa tiap kali anda rubah

informasi pada project maka anda perlu membuat presentasi dari awal lagi

karena apapun perubahan (update) yang anda lakukan tidak akan merubah pada

aplikasi Office secara otomatis.

Apakah organisasi / perusahaan anda sudah punya website dimana

tempat saling tukar informasi juga terdapat didalamnya? Selain membuat

gambar informasi project ke aplikasi Office, anda bisa buat website dan upload

gambar tersebut kesitu. Pertama tentukan kolum informasi yang ingin

ditampilkan pada website. Kemudian pilih Report menu dan klik Copy PIcture.

Anda bisa tentukan jenis gambar, apa itu gambar untuk ditampilkan di layar,

atau di print, atau ke format GIF. JIka anda pilih For Screen atau For printer,

gambar yang diambil akan di copy ke Office Clipboard. Anda harus menggunakan

aplikasi lain seperti Photoshop atau Wordpad lalu tekan Ctrl + V dimana anda

bisa meng-paste informasi project anda lewat aplikasi lain tersebut. Pilih row

mana yang ingin di copy dan tentukan tanggalnya.

Setelah membuat gambar, kini giliran untuk di upload ke website perusahaan

anda.

22) Amankan Project Plan Dengan Password

CARA MEMPROTEKSI DOKUMEN PROJECT DENGAN PASSWORD

PROTECTION

Dokumen yang sensitif dan penuh rahasia sebaiknya tidak dipublikasikan

atau bisa di akses oleh siapa pun. Oleh karena itu anda perlu memproteksi

project anda dengan password protection.

Klik File dan Save As. Dibagian bawah pencet tombol Tools dan klik

General Options. Isi passwordnya. Jika and tidak mau dokumen anda diedit,

centang Read-only recommended. Ada baiknya anda membuat backup untuk

dokumen project anda. Klik OK. Masukkan lagi passwordnya. Klik Save. Pilih OK

untuk overwrite existing filenya, atau Cancel jika ingin menamakan filenya

dengan nama lain. Saya pilih Cancel dan saya namakan Project Guide Protection.

Klik Save. Sekarang saya buka kembali file Project Guide Protection dan disini

ditanya bahwa file ini hanya bisa di read-only (hanya bisa diilhat tidak bisa

diedit) Jika hanya ingin read-only maka klik Yes jika tidak klik NO. Sekarang

diminta passwordnya, saya tulis passwordnya. Bagi yang tidak tahu

passwordnya tidak akan bisa membuka ataupun melihat isi dokumen project

anda. Saya coba rubah isi project ini untuk lihat berhasil atau tidak. Saya klik

Save dan muncul peringatan bahwa jika saya ingin perubahaannya tersimpan

maka klik OK dan harus memberikan nama file baru. Ini berarti otomatis kita

tidak bisa merubahnya karena awalnya sudah dikatakan bahwa file ini hanya

read-only dan bila ingin melakukan perubahan bisa disimpan namun harus

memberikan nama file baru dan tidak bisa overwrite file yang sudah dibuka.

Oleh karena itu saya namakan file ini New Project Guide. Demikian caranya

memproteksi dokumen project anda dengan menggunakan password protection.

23) Penampilan Project Plan Pada Adobe Acrobat Reader

SAVE PROJECT KE FORMAT ADOBE PDF FILE

Sebelumnya anda bisa menampilkan project plan ke format aplikasi Office

lainnya untuk memudahkan mereka melihat dan memahami kemajuan progress

project anda. Namun bagaimana jika anda ingin menyimpannya ke dalam format

Portable Document Format (.pdf file) karena banyak kalangan yang

menggunakan Adobe Acrobat Reader. Misalnya anda punya suatu project yang

besar dan mengandung informasi sensitif dan hanya orang tertentu saja,

katakanlah para manager saja yang bisa melihatnya dan tidak memperbolehkan

yang lainnya meng-akses ataupun melihat view plan tertentu. Di Project 2007

anda bisa melakukan dua hal: cara rumit atau gampang. Cara rumit anda harus

instal Project Server 2007 dan kemudian setting User Profile dan Akses seperti

halnya menginstal server dari awal. Tentu Project Server 2007 mempunyai

keunggulana dalam kolaborasi namun pilihan kedua, yakni yang mudah, jauh

lebih cepat dan sederhana. Pilihan kedua ini adalah menampilkan view plan yang

ingin anda perlihatkan lalu di print dalam format PDF dan kirimkan file PDF itu

kepada mereka (bos atau manager lain) lalu tinggalkan project plan anda

terkunci dengan password-protection sehingga yang lainnya tidak bisa melihat

ataupun meng-aksesnya. Pertama pilihlah view plan yang ingin anda print ke

forma PDF. Disini saya ingin print View Gantt Chart. Lalu klik File dan Print.

Perhatikan di Name harus dipilih Adobe PDF dan klik Preview sebelum anda

print untuk memastikannya. Lalu klik Print dan OK. Selain view Gantt Chart,

tentunya anda bisa print view lainnya juga contohnya disini saya pilih Calendar

karena saya ingin agar anak buah mengerti skop dan jalannya proyek ini.

Calendar lebih ditujukan kepada atasan dan team member. Pada print preview

untuk Calendar, anda bisa set margin sesuai yang anda inginkan. Secara default

ia sudah bisa memperlihatkan keseluruhan isi calendarnya. Sekarang katakanlah

anda ingin print bagian yang sensitif yaitu jumlah ongkos total dari keseluruhan

project ini. Disini saya pilih Project Cost. Ini tentunya view plan yang sensitif dan

hanya kalangan bos dan manager saja yang bisa melihatnya. Sama seperti

sebelumnya, pastikan di bagian Name Adobe terpilih. Untuk pilihan view plan

lainnya klik ke View menu dan pilih More Views. Disini tertampil seluruh macam

view plan dan anda tentukan sendiri mana yang di print untuk kalangan siapa

dan mana yang penting di print untuk kalangan rahasia dsb. Untuk kalangan

supervisor dan HRD view plan Resource Usage lebih tepat karena mereka ingin

laporan waktu atas dasar sumber daya (resource) yang telah bekerja pada

tugasnya masing masing dan ini tentunya berhubungan sekali dengan gajih

(payroll). Seperti anda lihat, inilah summary dari Resource Usage yang lengkap

dengan jumlah total jam kerja pada tiap sumber daya manusia dan tentunya

tidak memperlihatkan ongkos pada tiap sumber daya karena ini dirahasiakan

baik terhadap supervisor maupun kalangan HRD. Untuk kalangan Accounting

atau Finance, pilihlah Resource Sheet dengan tabel Cost dan Summary yang

memperlihatkan Baseline Cost, Acutal Cost, dan Remaining. Pada summary

terlihat Standar Gajih per jam dan Lembur nya serta total kerja masing masing

sumber daya manusia. Dan bagi anda sendiri sebagai project manager, tentunya

total jam kerja yang lebih detail akan membantu dalam mengalokasikan tenaga

kerja seperti yang anda lihat pada view plan Resource Sheet Tabel Work, dan

seperti biasanya selalu pilih Adobe PDF pada Print dialog box.

24) Fine Tuning Project Plan Dengan Lag dan Lead Time

CARA MEMBUAT LAG TIME DAN LEAD TIME

Pada Project 2007, anda bisa buat suatu delay diantara tugas yang sudah

selesai dengan tugas yang akan mulai, atau buat satu tugas bertumpuk dengan

tugas lainnya (overlap). Untuk membuat delay, gunakan lag time. Delay terjadi

dimana tugas A dan B harus menunggu waktu, contohnya menunggu pengiriman

barang datang. Untuk membuat overlap, gunakan lead time. Jika tugas B bisa

dimulai seminggu sebelum tugas A selesai, 7 hari lead time sanggup mencukupi

penyelesaian pada tugas B. Seperti yang anda ketahui, penentuan lead time dan

lag time otomatis menyesuaikan perubahan lainnya. Tanggal mulai bisa berubah,

tanggal berakhir bisa berubah, namun ketentuan pada tugas awal dan berikutnya

akan tetap terjaga dan tepat pada jadwalnya sesuai yang anda perkirakan.

Lag time adalah suatu delay diantara tugas yang saling berkaitan. Contohnya,

misalnya anda merencanakan untuk membongkar pipa yang bocor setelah

selesai membongkar kamar mandi. Untuk tugas “Pipa bocor bongkar” anda tulis

angka 2 dibagian kolum Lag pada Predecessors tab didalam Task Information

dialog box dan klik OK. Untuk membuka Task Information pilih tugas berikutnya

lalu dobel klik. Secara default unit waktunya dalam hari yang diberikan simbol D

atau d. JIka anda ingin merubahnya ke menit kasi huruf m, jika bulang kasi m,

jika minggu kasi w.

Lead time adalah situasi dimana tugas yang saling berkaitan satu sama

lain saling bertumpukkan (overlap). Contohnya, membongkar pipa tidak harus

menunggu kamar mandi selesai dibongkar, maka anda bisa buat lead time untuk

2 hari dan kedua tugas tersebut saling overlap atau bisa hampir bersamaan

dilaksanakan. Lead time dimasukkan sebagai angka dengan nilai negatif pada

kolum Lag dibagian Predecessors tab didalam Task Information dialog box.

Untuk membuka Task Information pilih tugas berikutnya lalu dobel klik.

Selain di Task Information dialog box, anda bisa lihat di kolum Predecessors.

9FS+2 days singkatan dari kolum ID no.9 yaitu tugas Kamar mandi bongkar

memiliki Finish-to-Start (FS) link dependency dengan tugas Pipa bocor bongkar

dan +2 days yang artinya delay (lag) 2 hari. Jika lead 2 hari maka nilainya 9FS-

2days. Jadi dari pada menggunakan Task Information anda bisa langsung

mengisi kolum Predecessors seperti yang anda lihat ini.

Lag and lead time berguna disaat anda menghadapi konflik pengalokasian

sumber daya (resource overallocation). Jadi gunakanlah sebisa mungkin untuk

menambahkan lag atau lead time dalam menyeimbangkan tugas yang punya

konflik resource allocation.

25) Fine Tuning Project Plan Dengan Macros

GUNAKAN MACRO UNTUK MEMPERMUDAH RUTINITAS PROJECT ANDA

Jika anda perhatikan, anda tentunya telah melakukan banyak hal pada

project setiap hari baik itu analisa maupun membuat laporan. Tidakkan anda

lelah melakukan hal yang sama tiap minggu, tiap bulan dsb? Seandainya saja ada

tool yang bisa mempercepat proses rutinitas anda tiap hari, anda pasti lega!

Tidak usah berharap lagi, karena kini Project 2007 telah hadir dengan fitur

Macros yaitu alat yang merekam setiap gerak gerik yang anda klik, pilih, ketik

dsb di project. And tidak perlu lagi mengulang semua proses pembuatan laporan

maupun memperlihatkan hasil analisa anda. Cukup dengan klik tombol Macro

maka hasilnya pun nampak dalam sekejap!

Tampilkan dahulu fungsi Macros lewat menu Tools dan pilih Macro. Atau

juga bisa klik tombol kanan mouse pada toolbar dan pilih Visual Basic. Macros

sendiri sudah memiliki berbagai macam rekaman seperti yang anda lihat

Format_Duration, Update_File, Toggle_Read_Only dsb. Dan sekarang ini saya

akan merekam macro baru. Klik Record macro di toolbar atau bisa lewat menu

Tools lalu pilih Macro dan klik Record New Macro. Berikan nama untuk Macro

nya. Nama yang diberikan tidak bisa mengandung spasi dan jika ada spasi maka

peringatan box muncul untuk anda menggantikan namanya. Disini saya namakan

Print_Report. Shortcut key untuk start dan stop rekaman dan hanya bisa

menggunakan huruf A-Z tetapi jika saya pilih C atau R maka peringatan box

muncul mengatakan bahwa kombinasi Ctrl dan huruf tersebut sudah digunakan

pada Project 2007 dan anda harus memilih kombinasi lain. Saya pilih kombinasi

Ctrl + m. Store Macro tempat untuk menyimpan rekamana anda dan Global File

tempat yang bisa diakses semua orang jadi saya pilih ini. Berikan deskripsi agar

yang lainnya mengerti fungsi dari rekaman ini. Pilih Row dan Column References

dimana relative berarti perekaman akan merekam pada view row yang sedang

direkam saat ini sedangkan absolute akan merekam hanya pada row dan kolum

tertentu sesuai yang anda pilih pada saat anda merekam. Saya biarkan pilihan

row dan column secara default dan klik OK. Sekarang mulailah memperagakan

gerakan (klik mouse, pilih menu dsb) yang ingin direkam, perhatikan bahwa

saya melakukan hal seperti dibawah ini. Misalnya saya ingin membuat laporan

mingguan mengenai aktifitas yang akan dikerjakan pada minggu tersebut, maka

langkah yang akan dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Pilih Report menu klik Report

2. Pilih Current Activities

3. Klik Select

4. Pilih Tasks Starting Soon

5. Klik Select

6. Pilih tanggal yang ingin dilampirkan. Saya pilih untuk 1 minggu dari tanggal

12 sampai 17.

7. Klik OK

8. Klik Print

9. Klik OK

Dan stop perekamannya. Nah sekarang daripada mengulang semua tahap 1

sampai 9 saya hanya perlu Run macro Print_Report dan tinggal memilih

tanggal yang ingin dilaporkan. Disini saya ingin laporan minggu lalu dan

minggu depan.

Anda juga bisa meng-edit isi macro yang penuh dengan VBA code. Jika

anda mahir, silahkan melakukan perubahaan sesuka hati. Pilih macro yang

ingin di edit dan klik Step Into. Ini langsung membuka Microsoft Visual Basic

Editor. Demikian cara membuat sebuah Macro.

26) Fine Tuning Project Plan Dengan Split Task

Pemecahan Masalah Konflik Resource Dengan Split Task

Membagi tugas berarti menginterupsi jadwal kerja untuk tugas tersebut

yang mengakibatkan terbentuknya suatu gap atau pemisah pada garis waktu

(timeline), inilah yang disebut dengan Split Task. Pada Project 2007, split task

bisa digunakan untuk memecah permasalahan pada konflik sumber daya

(resource) seperti yang terlihat disini dimana nama tukang berwarna merah

dengan tanda peringatan.

Pertama kita lihat dengan Gantt Chart view untuk melihat penyebabnya

resource konflik. Disini sudah jelas bahwa pada Tugas Utama Mulai renovasi

tahap pertama semua tugas dilaksanakan bersamaan. Oleh karena itu perhatikan

nama-nama tukang serta tugasnya agar tidak saling berbenturan. Piilh Split Task

pada toolbar dan arahkan pada tugas yang ingin dibagi. Cara membaginya pilih

tugas kemudian klik sekali maka tugasnya terbagi. Untuk memindahkannya

,arahkan mouse sampai tanda panah empat arah muncul lalu klik dan tahan dan

geserkan ke hari yang diinginkan lalu lepas. Anda lihat sekarang sudah saya

pindahkan ke tanggal 5/19/08. Untuk memindahkan keseluruhan tugas ini tanpa

merubah pemisahannya (gap), pilih bagian bar pertama, klik dan tahan lalu geser

ke tanggal yang diinginkan lalu lepas. Planning wizard dialog box muncul

mengatakan bahwa anda telah menggeser “Kamar mandi bongkar setelah tugas

Pipa bocor bongkar dan diberikan opsi apakah ingin dibuat link diantara tugas

tersebut atau tidak. Untuk contoh, saya pilih agar link dibuat. Untuk

menggabungkan kembali tugas yang terbagi, pilih bar kedua, kilk dan tahan lalu

geser sampai menyentuh bar pertama dan lepas. Perhatikan bahwa link

dependencynya bersifat Finish-to-Start (FS) dan jika ingin memindahkan Kamar

mandi bongkar ke tanggal lebih awal tidak diperbolehkan.

Kemudian saya link Pipa bocor dengan ubin bongkar untuk menghindari

resource konflik yang dikerjakan oleh tukang yang sama (Wayan, Made,

Komang). Tidak semua tugas harus dimulai pada tanggal yang sama maka saya

pindahkan Lepas bekas paku dan saya samakan dengan tugas sebelumnya dan

saya berikan link dependency Finish-to-Finish (FF) diantaranya yang berarti

kedua tugas ini selesai bersamaan.

Saya berikan contoh lagi pada Split Task untuk Genteng rusak bongkar.

Saya pindahkan tugas ini ke tanggal 5/12/08. Saya pastikan tidak menyentuh

bagian abu-abu karena ini hari libur (minggu). Saya split juga untuk tugas yang

menyentuh area libur (minggu). Tidak relevan pada pembagian tugas Genteng

rusak maka saya gabungkan kembali. Lalu tugas Plafon rusak dan Genteng rusak

saya berikan link dependency Finish-to-Start. Project 2007 cukup pintar untuk

mengetahui tindakan anda, disini saya geser tugas Jendela rusak dan otomatis

Planning wizard muncul mengatakan apakah ingin membuat link antara kedua

tugas tersebut dan saya pilih iya dan OK.

Tugas terakhir pembuatan tempat aduk semen pasir yang dimiliki oleh

Made Komang dan Wayan agak rumit karena celah waktu sudah penuh bagi

mereka dan terpaksa harus dipindahkan diluar skop waktu 11.14 hari ini. Sekali

lagi Project 2007 mengerti tindakan saya dan meminta apakah ingin di link

dengan tugas Lepas bekas paku. Kali ini saya tidak ingin ada link maka saya pilih

“geser tanpa link” dan klik OK. Saya coba taruh tugas ini agar tidak konflik. Tapi

seperti di view Resource Sheet ini masih terdapat konflik resource. Saya coba

sekali lagi dengan tugas terakhir dihubungkan ke Pipa bocor agar memiliki Start-

to-Start link dependency. Namun tampaknya tidak memberikan solusi apapun,

nama mereka masih merah. Untuk sementara saya putuskan link diantaranya.

Kali ini saya coba geser Ubin bongkar namun tidak berhasil karena sudah ada

link pada Pipa bocor. Satu-satunya solusi untuk ini saya coba link Ubin bongkar

dengan tugas terakhir dengan Finish-to-Start dependency. Nampaknya berhasil,

nama Made Wayan dan Komang sudah tidak merah lagi. Namun Ngurah Ipul dan

Fardi perlu diperbaiki. Ternyata tugas Colokan listrik rusak belum diatur maka

saya berikan link dengan tugas Semen titik bocor diatap. Nah kini selesai sudah

penyelesaian konflik resource mari kita lihat kembali hasilnya. Demikian demo

ini anda sudah pelajari cara menggunakan split task untuk memecahkan masalah

resource konflik.

27) Pemecahan Konflik Jadwal dan Resource Secara Manual

Pemecahan Masalah Jadwal Dan Resource Overload Dengan Adanya

Keterbatasan Waktu.

Demo ini akan memakan waktu kurang lebih 20 menit. Disini akan

diperlihatkan cara memecahkan masalah resource overload dan jadwal kerjanya

secara manual dan lebih mendetail dari sebelumnya. Anda akan melihat banyak

percobaan karena dengan demikian anda bisa lebih memahami cara

menggunakan berbagai macam fungsi pada Proejct 2007 ini diantaranya

penambahan sumber daya, perubahan waktu (durasi), pengaturan link

dependency, penggunaan split task, pemberian lag dan lead time, pendeteksian

letak masalah, pergantian sumber daya, penggunaan contour, dsb.

Demo ini dimulai pada saat masing masing sumber daya sudah diberikan

tugasnya, namun belum menentukan alokasi hari / tanggal / waktu untuk

mereka kerjakan. Mari ikuti demo ini secara seksama.

Disini terdapat work overload pada tiap tugas dengan sumber daya yang

sama. Agar lebih mudah dimengerti, bar diberikan warna yang sesuai dengan

sumber daya manusianya. Karena bar keliatan beracakan, saya susun sesuai

warnanya masing masing. Dengan penglompokan tugas sesuai sumber dayanya,

anda bisa lebih mudah mengikuti cara pemecahan masalah pengalokasian

sumber daya ini. Agar waktu kerja mereka sesuai dengan jadwal yang

ditentukan, setiap tugas harus dikosongkan pada hari libur minggu. Gunakan

split task untuk membaginya. Perhatikan durasi tugas renovasi tahap pertama

ini bertambah dari 7 hari menjadi 7 hari lebih. Sebagai target, diusahakan tugas

renovasi tahap pertama ini tidak melebihi dari 10 hari. Masih pada bar merah,

saya ingin pembongkaran ubin dilakukan setelah pembongkaran pipa. Hal ini

menyebabkan perubahan total durasi menjadi 11 hari lebih. Saya coba gunakan

lead time 1 hari diantara dua tugas ini, namun apa yang terjadi, pembagian tugas

bongkar ubin memenuhi hari minggu maka perlu di split dan sisanya

digabungkan menjadi satu kembali. Setidaknya total durasi berkurang menjadi

10 hari lebih. Untuk pembuatan aduk semen pasir saya taruh di paling akhir.

Dampaknya agak sedikit mempengaruhi total durasi kerja namun sementara

waktu saya biarkan.

Berikutnya tugas dengan bar warna kuning. Dari tugas lepas bekas paku

sampai semen titk bocor diatap saya berikan link dependency Finish-to-Start.

Untuk tugas semen titik bocor saya coba berikan lead time 4 jam. Kemudian

tugas berikutnya saya berikan link dengan lead time 1 hari. Dan terakhir pada

tugas pembongkaran plafon diberikan link juga dengan lag time 2 hari. Lag 2 hari

ini saya berikan agar beban kerja mereka tidak terlalu menumpuk.

Berikutnya tugas dengan bar warna biru. Dari tugas pembongkaran kamar

mandi sampai pembongkaran jendela diberikan link Finish-to-Start (FS).

Durasi total kerja masih diluar target. Saya coba merubah beberapa sumber

daya. Dan ternyata masih terdapat konflik pada sumber daya seperti yang

terlihat pada Resource Sheet view. Untuk mengetahui apa penyebabnya konflik

ini perlu kita gunakan Resource Allocation view agar mudah memahami apa

yang salah selama ini. Anda lihat bahwa beberapa sumber daya bekerja terlalu

banyak selama 10 hari kerja ini. Dan tentunya mereka yang melebih dari 42 jam

kerja selama 10 hari ini harus diusahakan agar tidak terlalu payah. Saya pilih

Made Wayan dan yang lainnya berwarna merah untuk mengetahui apa yang bisa

dirubah atau dihapus agar waktunya bisa dikurangi. Pada Ngurah saya lihat awal

tugas semen titik bocor diatap kurang tepat maka inilah yang perlu diperbaiki.

Untuk tugas semen titik bocor saya hapus lead time nya. Tiap kali kita lakukan

perubahan akan selalu merubah tugas berikutnya maka perlu di split task dan

digabungkan kembali.

Masih banyak lagi yang harus diperbaiki, maka saya lihat ke Resource

Allocation view. Disini Made Wayan masih diatas batas total kerja 42 jam.

Perhatikan bila saya pilih tugas Pipa bocor maka keterangan detailnya muncul di

bawahnya, sedangkan yang sebelah kanan menunjukkan detail jam kerja untuk

si Made dan pekerja lainnya. Sekarang saya dobel klik tugas Pipa bocor dan anda

lihat bagian Contour.

Ketika anda menetapkan sumber daya pada tugasnya, Project otomatis

mengalokasikan tugas secara merata pada durasi tugas itu. Tetapi, anda bisa

mengeditnya yang dinamakan dengan work contour sehingga beban tugas bisa

dipusatkan pada awal, tengah, atau akhir durasi. Contohnya, jika anda sedang

membuat perangkat lunak dari awal anda mungkin ingin memusatkan beban

kerja di tahap akhir (late-peaking contour) karena awalnya lebih banyak hanya

membaca manual atau mempelajari konsep pembuatan perangkat lunak itu.

Atau jika anda sedang melakukan survey dilapangan, tentunya ingin

memidahkan beban kerja pada awal durasi dan hanya tinggal menunggu hasil

survey di tahap terakhir sehingga jenis beban kerja ditaruh diawal (early-

peaking contour).

Dengan menggunakan berbagai macam work contour memungkinkan

untuk menyelesaikan masalah konflik resource.

Contour memiliki 8 macam tiper kerja. Flat berarti pekerjaan dilakukan

secara merata selama berlangsungnya masa tugas itu, Back loaded artinya

kebanyakan beban kerja akan dialihkan ke tahap akhir, Fron loaded artinya

kebanyakan beban kerja akan dialihkan ke tahap awal, Double peak artinya

beban kerja cenderung dipusatkan di awal dan akhir, Early peak artinya beban

bertumpuk pada awal dan berkurang seiring dengan perjalanan masa tugas, Late

peak artinya beban akan bertumpuk pada akhir seiring dengan perjalanan masa

tugas, Bell artinya beban perlahan menumpuk pada pertengahan dan berkurang

seiring perjalanan masa tugas, Turtle artinya beban menumpuk rata pada

pertengahan masa tugas.

Saya akan pilih beberapa jenis contour dan perhatikan apa yang terjadi

pada waktu jam kerja disebelah kanan. Jam kerja teralokasikan diantara tugas

tugas yang dikerjakan oleh Made. Bila saya lakukan Front load pada Wayan

malah memperburuk waktu kerjanya, saya tidak ingin melakukan ini. Ini artinya

pengalokasian work contour tidak bisa disamakan untuk setiap sumber daya dan

anda harus tahu persis apa yang terbaik diberikan pada tiap sumber daya dalam

mencari solusi ini. Walaupun Front load pada Wayan secara jam kerja terbagi,

namun jika dilihat pada Gantt Chart view ini menyebabkan penambahan durasi

total tugas renovasi tahap pertama. Ini tidak baik, maka saya kembalikan situasi

sebelum Work Contour dirubah. Dan kini kita kembali pada total durasi 10 hari.

Lalu bagaimana cara mensolusikan permasalahan ini jika perubahan pada work

contour kurang optimal. Mari kita buka Resource Allocation view sekali lagi

untuk menyeledikinya lebih lanjut. Anda mengetahui bahwa telah ditetapkan 7

jam kerja per harinya, maka sudah jelas 8 jam melebihi batas jam kerja untuk

Made Wayan dan Komang dan ini disebabkan karena tugas pembongkaran pipa

bocor dan pembongkaran ubin dilakukan pada hari yang sama yaitu hari Senin

(M). Lihatlah pada tanggal 12 Mei terjadi lead time untuk tugas ubin bongkar

maka ini harus diperbaiki. Saya kembalikan lag ke nol. Dan kini durasi

pembongkaran ubin kembali pada 7 hari seperti semula. Lead time tidak baik

digunakan pada saat sumber daya telah menggunakan kapastias maksimum jam

kerjanya untuk hari tersebut. Tugas pembuatan aduk semen pasir nampaknya

tergeser diluar batas durasi 10 hari maka saya geser ini balik. Saya coba berikan

waktu yang tepat untuk tugas yang satu ini tapi nampaknya semua sudah

terokupasi. Saya coba berikan tugas ini link Finish-to-Finish dependency. Kita

lihat apakah perubahaannya positif atau tidak, saya coba lihat di Resource Sheet

view. Ada perubahan baik, peringatannya sudah hilang untuk Made Wayan dan

Komang tetapi mereka masih berwarna merah. Kemungkinan tugas terakhir tadi

itu yang menyebabkannya. Saya coba ubah tugasnya dari Finish-to-Finish

menjadi Finish-to-Start. Akhirnya berhasil juga, Made Wayan dan Komang kini

sudah bebas dari permasalahan alokasi. Kini tinggal Ngurah Ipul dan Fardi. Mari

kita balik ke Gantt Chart view. Sepertinya permasalahan yang sama kita hadapi

untuk sumber daya ini. Saya coba hilangkan lead time untuk mereka dan

digantikan menjadi 2 hari lag time karena saya lihat mereka bisa diberikan

beberapa slack (waktu lenggang) selama 10 hari durasi tugas renovasi tahap

pertama ini. Oh tidak, terlalu jauh dari perkiraan. Saya ulangi menjadi 1 hari lag

saja. Nah ini jauh lebih baik setidaknya untuk kelompok ini tidak melebihi durasi

tugas pembongkaran ubin. Perlu diselidiki tugas yang memiliki lead time perlu

dihapus. Nampaknya semua sudah OK, coba dilihat di Resource Sheet dan

Resource Allocation view. Semua baik baik saja. Tiap sumber daya tidak

melampaui batas kerja 7 jam per hari dan ini bagus. Pada Task Usage terlihat

jumlah total kerja yang dihasilkan tiap harinya untuk Tugas Utama Renovasi

tahap pertama.

Walaupun kita sudah bisa menyingkirkan masalah konflik pengalokasian

sumber daya, kita ingin agar target renovasi tahap pertama tetap berada pada

durasi tidak lebih dari 10 hari demi kenyamanan finansial / budget. Mari kita

lihat sejenak apa yang bisa dilakukan agar tugas utama ini tidak melewati target

10 hari. Dari Resource Allocation view saya coba alokasikan jam kerja Made

untuk tugas pembongkaran ubin agar bertumpuk pada awal dan akhir masa

tugas. Dengan ini saya berharap durasi kerjanya berkurang. Hal tadi tidak

menimbulkan masalah seperti yang terlihat di Resource Sheet view. Saya coba

lakukan yang sama yaitu memberikan Double Peak contour type untuk Wayan

dan Komang. Wah, ini betul betul diluar batas. Ternyata double peak sangat tidak

berguna untuk hal ini. Ia menambahkan kerja dari 7 hari menjadi 2 kali lipat (14

hari). Saya undo semua perubahan tadi, terkecuali untuk Made. Durasinya masih

diluar batas. Nampaknya mengutak atik work contour tidak dianjurkan, lalu

bagaimana memenuhi target 10 hari? Bagaimana jika kita kurangi saja hari

kerjanya kembali menjadi 7 hari dan saya pilih “karena saya perpendek waktu

untuk meneyelsaikan tugas pembongkaran ubin ini” otomatis ia menyesuaikan.

Ingat bahwa Made saya biarkan work controu dengan tipe double peak dan lihat

bahwa ia masih bermasalah seperti yang terlihat di Resource Sheet ini.

Walaupun pada Resource Allocation view Made dan Wayan sama sama memiliki

waktu yang seimbang baik pada Pipa bocor maupun ubin bongkar. Namun demi

kelancaran, saya kembalikan Made ke Flat work contour dan 100% pada unit

(200% disebabkan oleh Dual peak work contour) dan saya ganti agar perubahan

ini matching dengan durasi dan unit kerja. Sekarang Made hanya bekerja 24.5

jam untuk pembongkaran ubin. Anda lihat di resource sheet view Made sudah

kembali normal. Tetapi total durasi masih diatas 10 hari.

Cara alternatif lain adalah memberikan tugas pembuatan tempat aduk

semen pasir ini kepada sumber daya yang punya waktu luang. Akan saya berikan

kepada Pak Ketut karena dia sama sekali tidak ada untuk mengerjakan tugas

utama ini. Pertama saya hilangkan sumber daya lainnya dan kemudian saya

putuskan link antara tugas sebelumnya dengan yang satu ini. Seharusnya tidak

ada masalah karena Pak Ketut adalah orang baru yang masuk dalam tahap tugas

utama ini seperti yang anda lihat di Resource Sheet semuanya baik baik saja.

Secara otomatis pada Resource Allocation view nama Pak Ketut hadir untuk

tugas pembuatan tempat aduk semen pasir. Bagaimanapun juga hal itu tidak

banyak membantu nyatanya durasi masih 11 hari. Alternatif lain kita bisa

mengurangi durasi tugas pembongkaran pipa dan ubin setidaknya selisih 1 hari

dan saya putuskan bahwa pekerjaan ini berkurang sehingga dibutuhkan waktu

yang lebih pendek yaitu dari 4 hari ke 3 hari. Karena perubahan ini perlu

memperbaiki pada tugas pembongkaran ubin oleh karena link dependency

diantara mereka. Tugas pembongkaran plafon rusak saya kurangi lag time nya

menjadi 1 hari. Tugas pembongkaran ubin saya selisihkan 1 hari dan daripada

mengerjakan setengah hari pada hari sabtu saya pindahkan semuanya ke hari

senin. Durasi menunjukkan 10.14 hari, kita semakin mendekati target. Apakah

penyebab 10.14 hari ini? Kenapa tidak genap 10 hari padahal pada Gantt Chart

menunjukkan hari yang sesuai. Mari lihat Resource Allocation view. Ternyata

alokasi pembagian waktu kerja antara Made Wayan dan Komang tidak terlalu

seimbang. Wayan dan Komang mengerjakan 42 jam sedangkan Made hanya 24.5

jam. Saya naikkan waktu jam kerjanya si Made menjadi 29 jam dan saya

turunkan jam kerjanya si Wayan dan Komang mejadi 40 jam. Akhirnya, berhasil

juga mencapai target 10 hari kerja.

Demikianlah cara memperbaiki konflik resource demi tercapainya durasi

10 hari kerja dengan menyeimbangkan resource se-maksimum mungkin lewat

lag time, pengalokasian waktu kerja, serta pengurangan durasi kerjanya, dan

terakhir ada baiknya selalu memberikan pekerjaan kepada yang mempunyai

waktu luang dan tentunya dengan pertimbangan bahwa penambahan tukang

tidak memberatkan dana.

28) Troubleshoot – Menghapus Password Pada Project

CARA MENGHAPUS PASSWORD PROTECTED DOKUMEN PROJECT

Project 2007 memiliki bug kecil pada bagian proteksinya sehingga cara

menghilangkan password pada file yang sudah berisikan password perlu diakali

sedikit.

Saya buka file Project Guide Protection.mpp yang berisikan password.

Peringatan box muncul mengatakan bahwa file ini hanya bisa dibuka dalam

Read-Only namun jika saya Klik No maka harus mengisikan passwordnya. Saya

isikan password untuk membuka dan mengakses file tersebut. Saya lakukan

sedikit perubahan pada viewnya dan saya coba save tanpa password. Dengan

kata lain saya ingin file ini disave tanpa harus mengisi password pada saat ingin

membukannya kembali. Klik File dan Save As, pada Tools klik General Options.

Hapus password **** disetiap box dan hilangkan centang Read-Only, klik OK dan

Save. Overwrite file ini sehingga protection passwordnya juga hilang. Tutup

filenya dan buka kembali. Sekarang ini seharusnya tidak perlu lagi mengisi

password namun apa yang terjadi, kita dimintai password untuk membukanya.

Inilah bug kecil yang saya maksud. Nampaknya fungsi penghapusan password di

Project 2007 tidak optimal. Saya tunjukkan trik cara menghapusnya. Buka

kembali filenya, isikan passwordnya, klik File dan Save As, pergi ke Tool dan

General Options, hilangkan passwordnya, dan pada bagian Save As Type pilih

Microsoft Project 2000-2003, lalu klik Save dan OK untuk overwrite. Peringatan

box muncul mengatakan bahwa file original versi 2007 telah dikonversi ke versi

2003 sehingga beberapa fitur di 2007 tidak akan berfungsi, saya pilih OK. Tutup

dan buka kembali filenya dan ternyata berhasil, tidak ada permintaan password.

Karena originalnya dalam versi 2007 maka saya ingin save balik ke 2007 dan

muncul peringatan box mengatakan bahwa file 2003 akan di overwrite ke versi

2007 saya pilih Yes. Maka sekarang jika ingin membukanya file ini sudah dalam

versi 2007 dan saya bisa mulai menggunakan fitur fitur ada di versi 2007.

Perhatikan, bahwa sekali anda melakukan penghapusan password melalui trik

ini, anda tidak akan bisa lagi memberikannya password.

29) Troubleshoot – Memperbaiki Persentase Pada Tahap Check Progress

CARA MEMPERBAIKI PERSENTASE WORK COMPLETE PADA TAHAP CHECK

PROGRESS

Disini terlihat bagian tugas dan status persentasenya namun agak

membingungkan untuk tugas Rencana anggaran yang isinya 0% atau Late Task

sedangkan hari ini tanggal 5 Mei 2008 dan subtasknya (Kalkulasi ongkos tukang

& material) sudah 100% atau komplit. Saya coba untuk mengisinya secara

manual 100% namun tidak berhasil. Jika anda mengalami masalah yang sama,

saya tunjukkan cara memperbaikinya. Pilih tugas yang bermasalah, lalu klik

tombol kanan mouse pilih Task Notes dan pilih General tab. Dibagian persentase

ubah menjadi 100% dan klik OK. Sekarang anda lihat persentasenya sudah benar

yakni 100%..

30) Perangkuman Hasil Progress Project Plan Dengan Standard Report

Membuat Laporan Teks Hasil Progress Project Plan

Seperti yang anda ketahui, Project memiliki beberapa jenis view dalam

membantu anda mengevaluasi progress project anda, membantu dalam mencari

titik permasalahan, dan bahkan menyelesaikan permasalahan itu. Walaupun

anda bisa print view, namun kadangkala anda perlu mempresentasikan

informasi project anda dalam bentuk format yang tidak dimiliki orang lain. Disini

anda akan belajar cara membuat laporan yang terbagi atas dua macam yaitu

laporan jenis tradisional dalam bentuk text dan yang terbaru dalam bentuk

visual yang digambarkan pada chart dan diagram. Dengan visual report anda

bisa mengexport data ke aplikasi Office seperti Excel dan Visio. Pertama saya

ingin perlihatkan laporan dalam bentuk text dan kemudian dalam bentuk visual.

Klik menu Report dan pilih Reports. Berbagai macam pilihan dari Overview

(rangkuman), Current Activities (Aktifitas terkini), Costs (Ongkos), Assignments

(Tugas), Workload (Beban kerja), Custom (Modifikasi).

Pada overview terdapat pilihan Project Summary (Rangkuman Project),

Top-Level Tasks (Tugas dari awal-sampai-terkini), Critical Tasks (Tugas

penting), Milestone (Tahap penting), Working Days (Kerja harian). Jika saya pilih

working days maka jadwal jam kerja serta hari liburnya tampil untuk di print.

Jika saya pilih Critical Task maka peringatan box muncul mengatakan bahwa

project ini tidak memiliki data yang bersifat kritikal. Saya coba pilih yang lain

seperti Project Overview maka tampil rangkuman mengenai keseluruhan project

ini dari segi perbandingan antara rencana, aktual dan perbedaan antara

keduanya. Jika anda ingin print tinggal klik tombol print dan OK. Top-level report

adalah laporan yang menampilkan rangkuman tugas dari level tertinggi sampai

pada saat ini. Anda bisa lihat tanggal mula dan akhir, persentase tugas komplit,

ongkos, dan sisa tugas untuk menyelesaikannya.

Berikutnya saya pilih Current Activities disini terdapat Unstarted TAsks

(tugas yang belum dimulai), TAsks starting soon (tugas yang akan dimulai

segera), Tasks in Progress (tugas yang sedang berlangsung), Completed tasks

(tugas yang sudah selesai), Should have started task (tugas yang seharusnya

dimulai tetapi tidak), Slipping tasks (tugas yang terabaikan). Saya pilih yang

pertama dan disini memperlihatkan tugas yang belum dimulai. Pada Tasks

starting soon anda harus memberikan tanggal awal dan akhir yang ingin dilihat,

contohnya saya pilih tanggal 19 sampai 24, maka tampil tugas tugas beserta

sumber dayanya yang akan segera dilaksanakan. Sedangkan pada Completed

TAsks menampilkan tugas yang sudah selesai seperti yang anda lihat disini

menunjukkan durasi kerjanya, tanggal awal dan akhir, dan ongkosnya.

Untuk bagian Cost saya pilih Cash Flow ini memperlihatkan masuk keluarnya

dana yang bersangkutan denga proyek ini. Disini terlihat sangat perinci pada tiap

tugas dan tanggalnya. Kini saya beralih ke Budget (anggaran belanja) segala

macam yang terlibat ongkos kecuali para tukang tercantum disini.

Untuk bagian Assignments terdapat pilihan Who Does What (Siapa yang

melakukan Apa), Who Does What When (Siapa yang melakukan apa dan Kapan),

To-Do List dan Overallocated Resources. Saya pilih yang pertama dan tampil

nama sumber daya manusia dan jenis tugasnya secara mendetail. Who Does

What When menampilkan nama tukang, tugasnya, jumlah jam kerjanya, dan

tanggal tugasnya secara perinci. Bila saya pilih Overallocated Resources maka

tidak berhasil karena project ini tidak memiliki masalah konflik resource, jika

ada tentunya akan tampil. Berikutnya To-Do List dan saya pilih untuk Mondan

dan tampil keseluruhan kerja yang Mondang pernah kerjakan.

Untuk bagian Worload menampilkan Task Usage (penggunaan tugas) dan

Resource Usage(penggunaan sumber daya). Di task usage menampilkan jumlah

jam kerja pada tanggalnya dan sumber daya manusia dan alat / bahan bangunan

yang bersangkutan dengan urutan tugas pertama sampai akhir. Pada Resource

Usage menampilkan berdasarkan sumber daya dan jumlah waktu kerja yang

berkaitan serta tanggalnya.

Custom report adalah pilihan untuk memodifikasi laporan yang sudah

ada. Disini terlihat gabungan dari seluruh laporan / report yang tersedia dan jika

anda ingin meng-edit laporan agar sesuai dengan kebutuhan bisnis anda,

gunakan Custom Report ini. Contohnya saya edit Top-Level Tasks, Di Task

Report box anda tentukan sendiri apa yang ingin ditampilkan pada Period, Table,

Filter dsb.

Demikian pilihan yang ada untuk membuat laporan dalam bentuk teks.

Selanjutnya adalah laporan visual, ikuti demo berikutnya.

31) Perangkuman Hasil Progress Project Plan Dengan Visual Report

Visual Report adalah fitur terbaru di Project 2007. Visual report yang

anda buat menggunakan data di Project untuk membuat Pivot Tables Excel atau

Pivot Diagrams Visio. Setelah membuat reportnya, anda bisa merubah data di

Excel atau Visio dan otomatis ia akan sinkron dengan Project2007.

Penting! Sebelum menggunakan Visual Report anda harus menginstal .NET

Framework 2.0, Excel 2007, dan Visio 2007. Jika anda menginstal .NET

Framework Setelah menginstal Project 2007 maka anda perlu pergi ke Add and

Remove Program di Control Panel lalu pilih Project 2007 dan klik Change. Pilih

Add or Remove Features dan klik Continue dan buka Office Project node dan set

Visual Reports menjadi Run From My Computer. Setelah anda klik Continue,

Project akan menginstal fitur visual report ini.

Untuk mulai menggunakan Visual Report, buka Project 2007 dan project

plan yang bersangkutan. Klik Report menu dan pilih Visual Report. Anda lihat

bahwa centangan pada Visio dan Excel terseleksi. Disini anda bisa membuat

visual report berdasarkan Tugas atau Sumber daya atau Pekerjaan. Pertama saya

ingin perlihatkan Task Status Report (US) yang berada di Assignment Summary

tab. Untuk level usage saya biarkan default yaitu Weeks dan klik View. Sekarang

ini anda melihat Microsoft Visio 2007. Anda bisa lihat PivotDiagram disebelah

kiri. Data ini berdasarkan data yang ada di Project 2007. Bila saya pilih Actual

Cost maka otomatis ia akan menambahkannya seperti yang terlihat di sebelah

kanan. Begitupula dengan yang lainnya, jadi gunakan sesuai kebutuhan bisnis

anda.

Kemudian saya ingin perlihatkan Cash Flow Report (US). Tidak seperti

yang diperlihatkan mendetail pada Traditional Report (Laporan teks), di Visio ini

hanya memperlihatkan total jumlah anggaran pengeluaran yang terbagi dua

yaitu Material dan Work. Seperti biasanya disebelah kiri adalah PivotDiagram

jadi anda bisa menambahkan data sesuka anda. Tentunya anda bisa print

diagram ini, tinggal klik File lalu Print.

Satu lagi contoh untuk Visio Saya pilih Critical Tasks Status Report (US).

Visio memperlihatkan critical task dalam bentuk seperti ini dimana jumlah total

jam kerja dan Remaining work time ditampilkan untuk tiap Tugas Utama

(Summary TAsk). Seandainya anda ingin menambahkan gambar ikon, pilih Apply

Shape dan gambarnya yang sesuai dengan tugasnya. Nampaknya tidak ada yang

sesuai dengan ikon renovasi rumah yang berhubungan dengan tugas utama ini.

Sekedar contoh saja saya pilih Research and Development. DAn anda lihat bahwa

pemberian ikon bisa menambahkan arti pada mereka yang melihat presentasi

laporan anda, setidaknya gambar tidak membosankan peserta jadi ini salah satu

fitur yang bisa dikatakan berguna.

Sekarang saya beralih ke Excel. Saya pilih Resource Cost Summary Report.

Secara default pie chart yang terpilih untuk menampilkan laporan ini. Untuk

menampilkan PivotTable dobel klik gambar pie chartnya. Dan seperti biasa anda

bisa menambahkan data sesuai keinginan atau ketentuan bisnis anda. Untuk

merubah gambar pie chart, pilih PivotChart Tools menu diatas dan klik Quick

Styles. Seperti biasanya di Excel anda bisa tentukan sendiri bentuk gambar yang

ingin ditampiikan apakah itu dalam bentuk bar, line, pie, area, atau bentuk

lainnya baik itu 2dimensi maupun 3 dimensi. Banyak yang bisa anda modifikasi

disini mulai dari layout, design, view, formula dsb.

Demikian Visual Report anda telah mengetahui cara menampilkan

laporan Project 2007 ke dalam bentuk Visio dan Excel untuk presentasi anda.