Manual SmartFran - AcademiaVirtual 2015-03-26 · Movimientos de Caja Para realizar un movimiento, haga clic en el botón “movimientos de caja”. Esto hará aparecer una ventana

Manual SmartFran

Modulo POS

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Manual Software SmartFran Versión 4

Índice Ingreso al sistema ................................................................................................................. 1

Inicio de Turno ..................................................................................................................... 3

Heladería ................................................................................................................................ 4

Ventas ................................................................................................................................. 4

Ventas clientes gastronómicos varios ................................................................................. 6

Venta por Delivery ............................................................................................................... 7

Rendición Delivery ............................................................................................................... 8

Informes Movimientos de Caja ............................................................................................. 10

Auditoría de Caja ............................................................................................................... 11

Movimientos de Caja ......................................................................................................... 12

Fiscal .................................................................................................................................... 14

Cierres Fiscales X y Z ................................................................................................... 14

Datos .................................................................................................................................... 15

Sincronizar Datos con SmartFran Gestión ........................................................................ 15

Cambiar Contraseña ........................................................................................................... 16

Cambiar Contraseña Propia .......................................................................................... 16


Ingreso al sistema Para acceder al sistema SmartFran, lo primero que debe hacer es dirigirse al ícono en su escritorio y hacer doble clic en él. De esta forma aparecerá la pantalla de inicio donde deberá colocar el usuario y la contraseña. Por defecto el usuario que aparecerá siempre es “admin” y su clave 1234. Este usuario tiene permisos de administrador lo que quiere decir que ingresando de este modo usted podrá configurar todas las opciones del sistema. En caso de ya tener otros usuarios cargados, puede elegir entre los mismos haciendo clic en la flecha al lado del nombre para despegar el campo. Cada usuario puede tener su contraseña propia siendo la única condición que la misma sea numérica.

Luego de seleccionar el usuario, hace clic en el botón de la llave 2 veces y aparecerá un pequeño cartel de bienvenida que nos indica que los datos han sido cargados correctamente y que ya podemos trabajar con el sistema.

Lo primero que notará es que la descripción en la parte superior de la ventana cambiará, ahora pasará a mostrarle el nombre del dueño de la licencia y el nombre del usuario con el que haya iniciado. En el caso de tener un turno abierto, también aparecerá a fecha de apertura de dicho turno.

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Lo siguiente son los botones de acceso rápido a las funciones de uso más común dentro del Punto de Ventas. Las mismas son:

• Ventas

• Re-impresión de pedido

• Anulación de Pedido Emitido

• Confirmación de Delivery

• Movimientos de Stock

• Información de Stock Online

• Stock de Helado por Sabor

• Movimientos de Caja

• Emitir Tiquete Factura

• Cierre Fiscal X

• Cierre Fiscal Z

• Sincronizar Datos Con El Punto De Gestión

• Bajar Datos a Pen Drive

• Iniciar Turno

• Salir Del Sistema

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Inicio de Turno

Para iniciar un Turno, usted deberá hacer clic en el botón de acceso rápido “iniciar turno”. De manera similar al ingreso al sistema, le aparecerá una ventana donde deberá elegir el usuario y escribir la contraseña correspondiente. Haga clic en el botón de la llave y ya habrá iniciado el turno con el usuario que eligió. La fecha y hora de inicio quedarán registradas en la parte superior de la ventana del sistema.

Recuerde que los turnos no pueden quedar abiertos por más de 24 horas.

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Heladería

Ventas

Desde este panel podremos realizar las ventas de la totalidad de los productos que disponga su heladería.

En la columna de la izquierda aparecerán listados los grupos. Estos grupos sirven para organizar los tipos diferentes de productos de los que dispone. Al seleccionar uno, por ejemplo “helado x bocha” le aparecerá en una grilla a la derecha de la columna de Grupos las imágenes de los productos cargados dentro de este grupo, en este caso particular, las distintas opciones de vender helados por bocha. Para realizar la venta y emitir un pedido, seleccione un artículo de la grilla, más abajo debe hacer clic en el botón “confirmar artículo” lo que hará que pase automáticamente a una columna dividida en renglones a la derecha de la ventana, el detalle del tiquet. En esa columna se enlistarán todos los productos que el cliente solicite comprar.

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En el caso que el cliente solicite más de un artículo, luego de confirmarlos se enlistarán en el detalle del tiquet y en la base de dicha columna se irá sumando el valor de cada producto. Una vez la lista esté completa, deberá hacer clic en el botón “Confirmar” que aparece más abajo. Esto hará que se abra una nueva ventana donde podrá elegir la forma de pago (efectivo, cuenta corriente, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, otra forma de pago) y que tendrá los botones “Factura Automática” y “Factura “Manual”. El de uso normal es “Factura Automática” que hará que la impresión salga por la impresora fiscal homologada. En caso de ocurrir algún inconveniente con dicha impresora, puede realizar una "Factura Manual” y registrar la venta en el talonario de factura manual, luego en el Punto de Gestión y finalmente cargarla para que aparezca en los libros IVA Ventas.


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Ventas clientes gastronómicos varios

Para realizar una venta a un cliente gastronómico, usted debe hacer clic en el botón con una lupa en la parte superior de la grilla de los artículos. Al hacerlo, el campo donde figura “consumidor final” (a la izquierda del botón de la lupa) se habilitará para que pueda cambiarlo. Haciendo clic sobre el mismo se abrirá una lista de clientes. Seleccione “clientes gastronómicos varios” y luego vuelva a hacer clic en el botón de la lupa. Ahora al seleccionar un producto éste mostrará el precio asignado para canal gastronómico en vez del precio regular de dicho producto. Los pasos son los mismos que para una venta normal. Una vez finalizada la operación, puede volver a cambiar a “consumidor final” para que los productos tengan nuevamente el precio público.

Recuerde que a partir de la versión 4.0 la venta a clientes gastronómicos se debe asignar como permiso a los usuarios que no sean el Administrador.

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Venta por Delivery Para realizar una venta por delivery, usted deberá hacer clic sobre el botón “Ventas de Salón” que se encuentra en la parte superior derecha del panel de ventas.

Al hacerlo, éste cambiará y le indicará que en ese momento se realizaran las ventas para envío a domicilio:

Para realizar el pedido usted debe operar de la misma forma que cuando se trata de una venta normal, en caso de estar configurado el valor extra del delivery aparecerá en el tiquet. La venta queda registrada y modifica el stock pero a menos que se realice la rendición del delivery, el dinero no se acreditará en la caja.

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Rendición Delivery

Esta Función le permite revisar los pedidos de Delivery no rendidos. Para poder ingresar a esta función debe dirigir al menú desplegable Heladería – Delivery o a través del acceso directo Delivery.

Una vez aquí le aparecerá la ventana donde se mostraran todos los Delivery no rendidos en el turno correspondiente o en los anteriores turnos, con sus respectivas fechas, hora, número de pedido y el importe del mismo como se muestra a continuación.

Para poder rendir el pedido se debe cliquear sobre el icono del escudo con el signo de interrogación y podrá observar que se selecciona el Delivery a rendir, podrá observar en

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la parte inferior que aparecen los pedidos seleccionados y el importe total de los mismo, como se muestra a continuación.

Una vez Seleccionados los Delivery a rendir solo debe cliquear el botón Confirmar Entrega y le aparecerá la opción de imprimir el comprobante, donde seleccionarán la opción deseada y el delivery será confirmado con éxito.

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Informe Movimientos de Caja Para ingresar a los movimientos de caja, usted deberá dirigirse al menú desplegable “Heladería” y luego a “Movimientos de Caja” o directamente hacer clic en el botón de acceso rápido “Movimientos de caja”.

Aquí le aparecerán listados todos los movimientos de stock realizados durante el turno. Desde aquí los podrá enviar por correo electrónico o imprimirlos. También podrá realizar una auditoría de la caja en un determinado momento.

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Auditoría de Caja

Esta opción le permite realizar un control de caja antes de cerrar el turno o durante el turno en proceso. Esto les permite verificar el monto disponible en caja, el cual se puede imprimir. Si se fijan la modalidad de esta auditoria es similar al cierre de turno para contabilizar el monto en caja.

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Movimientos de Caja Para realizar un movimiento, haga clic en el botón “movimientos de caja”. Esto hará aparecer una ventana desde la cual, en caso de por ejemplo querer hacer un retiro, deberá especificarlo en el campo superior, más abajo puede escribir un detalle de dicho retiro y a la derecha asignar el monto del mismo. Una vez completado todo esto, haga clic en el botón “Confirmar” y la operación habrá quedado completada.

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Si visualizan la imagen anterior se está realizando un retiro, el cual es imprescindible hacerlo antes de finalizar el turno para que el saldo de la caja nunca sea un monto superior a las ventas realizadas. Es recomendable que también se coloque el monto de la alarma en configurar parámetros para que el sistema les avise con un mensaje que debe realizar un retiro. La alarma se coloca por un monto específico, por ejemplo de $1000, el cual cuando el saldo de la caja llegue a superar los $1000 va a parecer el siguiente cartel:

Es importante saber que por más que salga este cartel van a poder seguir facturando, solo es una advertencia para realizar los retiros necesarios.

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Cierres Fiscales X y Z Para realizar cierres fiscales X, la operación es simple:

Haga clic en la pestaña desplegable “Fiscal” y luego en “Cierre Fiscal X” o diríjase al botón de acceso rápido “Cierre X”, al hacerlo le aparecerá una pequeña ventana con un botón que dice “cierre fiscal X”. Haga clic en dicho botón y la operación quedará completada.

Para realizar cierres fiscales Z, la operación es simple:

Haga clic en la pestaña desplegable “Fiscal” y luego en “Cierre Fiscal Z” o diríjase el botón de acceso rápido “Cierre Z”, al hacerlo le aparecerá una pequeña ventana con un botón que dice “cierre fiscal Z”. Haga clic en dicho botón y la operación quedará completada.

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Datos Sincronizar Datos con Smartfran Gestión

Esta Función le permite transferir datos del Pos al Punto de Gestión o Viceversa.

La Transferencia de datos se puede realizar de tres maneras, de Forma Completa (Envía y Recibe información desde el POS al Gestión y Viceversa) con el botón Enviar y Recibir. “Solo Enviar”, envía información desde el POS al Gestión como por ejemplo los cierre de turnos. “Solo Recibir” Recibe información desde el Gestión al POS como por ejemplo la actualización de los precios.

Para poder ingresar a esta función debe dirigirse al menú desplegable Datos – Sincronizar Datos con Smartfran Gestión o a través del acceso directo Sincronizar Datos con Smartfran Gestión.

Una vez ingresado le aparecerá la ventana de sincronización y podrá seleccionar el tipo de sincronización a realizar, observara como la información comienza a trasferir hasta que se complete la sincronización, como se muestra a continuación en las siguientes imágenes.

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Cambiar Contraseña Propia

Esta opción le permite rápidamente, y sin tener que ingresar en el Fichero de Usuarios, cambiar la contraseña de quien tenga el turno abierto en ese momento. Para hacerlo, deberá dirigirse al botón “Seguridad” y hacer clic en “Cambiar contraseña Propia”

Deberá completar los datos teniendo en cuenta que es necesario saber la contraseña actual. Una vez llenado todo, haga clic en la llave y la operación habrá quedado completada.

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Hasta aquí hemos concluido con el manual de Smartfran Punto de Venta para colaboradores de Franquicias Grido.

“Muchas gracias por utilizar nuestro sistema y le agradecemos seguir confiando en nuestros servicios.”

Equipo de SmartFran.

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