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MANUAL REGISTRO ÚNICO DE PRESTADORES DE SERVICIOS PÚBLICOS - RUPS EMPRESA

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MANUAL REGISTRO ÚNICO DE PRESTADORES DE SERVICIOS PÚBLICOS - RUPS

EMPRESA

NOVIEMBRE, 2019

VERSIÓN 3.0



Contenido

1. OBJETIVO .........................................................................................................................................5

2. ALCANCE .........................................................................................................................................5

3. FUNDAMENTO LEGAL .....................................................................................................................5

4. DEFINICIONES .................................................................................................................................5

5. REQUISITOS DEL SISTEMA ............................................................................................................6

6. INGRESO A LA APLICACIÓN ...........................................................................................................6

7. MOTIVO DE SOLICITUD ...................................................................................................................8

7.1. INSCRIPCIÓN ................................................................................................................................8

7.1.1 Crear una nueva solicitud .............................................................................................................8

7.1.2 Sección - 1. Datos persona responsable ......................................................................................9

7.1.3 Sección - 2. Información General ............................................................................................... 10

7.1.3.1 Datos básicos de la empresa ............................................................................................... 10

7.1.3.2 Representante legal ............................................................................................................. 11

7.1.3.2.1 Representante Legal Suplente .......................................................................................... 12

7.1.3.3 Domicilio del Prestador ........................................................................................................ 13

7.1.3.3.1 Dirección de Notificación ................................................................................................... 14

7.1.3.4 Naturaleza Jurídica .............................................................................................................. 15

7.1.4 Sección - 3. Servicios y Actividades ........................................................................................... 19

7.1.4.1 Servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo ....................................................... 19

7.1.4.2 Servicios públicos de Energía eléctrica, Gas Licuado de Petróleo GLP y Gas Natural ........ 22

7.1.5 Sección - 4. Contrato condiciones Uniformes ............................................................................. 23

7.1.6 Sección - 5. Información Administrativa ...................................................................................... 25

7.1.6.1 Propiedad de la empresa ..................................................................................................... 25

7.1.6.1.1 Agregar propiedad de la empresa ..................................................................................... 25

7.1.6.1.2 Cargue masivo propiedad de la empresa .......................................................................... 26

7.1.6.2 Participación accionaria en otras empresas ................................................................... 32

7.1.6.3 Junta directiva ...................................................................................................................... 34

7.1.6.4 Matrices ......................................................................................................................... 36

7.1.6.5 Subordinadas ................................................................................................................. 37

7.1.6.6 Datos generales de auditor externo de gestión y resultados ................................................ 38

7.1.7 Sección - 6. Previsualización e imprimible .................................................................................. 40

7.2 ACTUALIZACIÓN ........................................................................................................................ 44

7.3 CANCELACIÓN ........................................................................................................................... 46



7.3.1 Sección - 1. Datos persona responsable .................................................................................... 46

7.3.2 Sección - 2. Información General ............................................................................................... 47

7.3.3 Sección - 3. Servicios y Actividades ........................................................................................... 50

7.3.4 Sección - 6. Previsualización e imprimible .................................................................................. 51

8 POLITICA OPERACIONAL .............................................................................................................. 57



CONTROL DE VERSIONES Y APROBACIÓN

Fecha Versión Descripción Elaboró Revisó Aprobó

05/06/2017 1.0 Versión inicial del manual aplicación

RUPS

Lenni Durbai Muñoz

Luz Stella Mena Lady Johanna Niño

05/06/2017 2.0 Actualización manual aplicación

RUPS

Lenni Durbai Muñoz

Jose Alfredo Ruiz Peralta

Julian Alberto Moreno Bonilla

09/10/2019 07/11/2019 14/11/2019 21/11/2019 25/11/2019

3.0 Actualización manual aplicación

RUPS por mantenimientos realizados en la

aplicación

Marlly Tatiana Téllez García

Cesar Torres - Líder grupo SUI Jorge Eduardo Cortes Gacha - Delegada de Energía y Gas Ana Milena Parra - Dirección Técnica de Acueducto y Alcantarillado Samara Aguilera - Dirección Técnica de Gestión de Aseo Cristian David Restrepo - Delegada Energía y Gas Combustible Jorge Leonardo Rendón - Dirección Técnica de Gestión de Gas Combustible

Johanna

Marcela Mora

Sánchez - Grupo

de Pequeños

Prestadores

Cesar Torres – Líder grupo SUI Jorge Eduardo Cortes Gacha - Delegada de Energía y Gas Ana Milena Parra - Dirección Técnica de Acueducto y Alcantarillado Samara Aguilera - Dirección Técnica de Gestión de Aseo



1. OBJETIVO

Dar a conocer las funcionalidades que hacen parte del proceso de Inscripción, Actualización y/o

Cancelación de una solicitud en la aplicación RUPS Empresa.

De acuerdo a la ley 142 de 1994 en su artículo 11 numeral 11.8, se establece que las empresas deberán

informar el inicio de sus actividades a la Superintendencia de servicios Públicos, para tal fin la entidad

cuenta con la aplicación REGISTRO ÚNICO DE PRESTADORES DE SERVICIOS PÚBLICOS - RUPS.

Este manual se encuentra dirigido a todos los prestadores de servicios públicos domiciliarios, que

desarrollen actividades propias de los servicios de acueducto, alcantarillado, aseo, energía, gas natural y

gas licuado del petróleo GLP, así como las actividades complementarias a los mismos, las cuales deben

estar incluidas en su objeto social.

2. ALCANCE

Este documento inicia con la descripción de las funcionalidades de la inscripción, actualización y

cancelación en el aplicativo RUPS.

3. FUNDAMENTO LEGAL

Ley 142 de 1994, régimen básico de Servicios Públicos Domiciliarios.

Resolución SSPD 20181000120515 del 25 de Septiembre de 2018, anexo “Tabla: Documentos

Inscripción y Actualización RUPS (17/12/2018)”.

“Por la cual se deroga una resolución y se establecen los requerimientos que deben surtir los

prestadores de servicios públicos domiciliarios ante la Superintendencia de Servicios Públicos

Domiciliarios, en relación con el Registro Único de Prestadores - RUPS para su inscripción,

actualización y cancelación”.

4. DEFINICIONES

SUI: Sistema Único de Información de Servicios Públicos Domiciliarios.

RUPS: Registro Único de Prestadores de Servicios Públicos.

http://www.sui.gov.co/web/content/download/3129/26457/version/1/file/Documentos+inscripcion+y+actualizacion+RUPS+MJHZ+%2817Dic%29.xlsx

http://www.sui.gov.co/web/content/download/3129/26457/version/1/file/Documentos+inscripcion+y+actualizacion+RUPS+MJHZ+%2817Dic%29.xlsx



GLP: Gas licuado del Petróleo.

CCU: Contrato de condiciones uniformes.

CO: Contrato de operaciones.

Usuario regulado: Persona natural o jurídica cuyas compras de energía están sujetas a tarifas

establecidas por la comisión de regulación de energía y gas.

OT: Otros (Tipos de Identificación).

5. REQUISITOS DEL SISTEMA

Los requerimientos necesarios para acceder a la aplicación se listan a continuación:

Computador portátil o de escritorio, con acceso a Internet.

Usuario y clave del SUI y la aplicación RUPS habilitada.

Navegador Web, se recomienda tener instalado alguno de los siguientes:

Firefox.

Internet Explorer.

Chrome.

6. INGRESO A LA APLICACIÓN

Los usuarios deberán ejecutar un navegador web e ingresar a la página www.sui.gov.co (Ver imagen 1),

digitar usuario y contraseña (Ver imagen 2).

Imagen 1: Ingreso usuarios.



Imagen 2: Página inicial del SUI.

En el menú de la parte izquierda deberán seleccionar las opciones R.U.P.S / REGISTRO DE ESPs /

RUPS_ESP_2016 (Ver imagen 3), estas acciones despliegan una ventana emergente, la cual da acceso

a la aplicación (Ver imagen 4).

Imagen 3: Acceso a la aplicación RUPS Empresa.



Imagen 4: Página inicial aplicación RUPS Empresa.

7. MOTIVO DE SOLICITUD

Los motivos de solicitud que se manejan en la aplicación RUPS, tienen los siguientes estados:

Motivo de solicitud Inscripción, estados “Pendiente de revisión”, “Admitida” y “Rechazada”.

Motivo de solicitud Actualización, estado “Certificada”.

Motivo de solicitud Cancelación, estado “Certificada”.

7.1. INSCRIPCIÓN

Para realizar una Inscripción, se deben seguir los siguientes pasos:

7.1.1 Crear una nueva solicitud

En la grilla inicial se cuenta con la funcionalidad de “Crear una nueva solicitud” (Ver imagen 5), esta

funcionalidad permite el ingreso a la sección de datos persona responsable.



Imagen 5: Crear una nueva solicitud.

7.1.2 Sección - 1. Datos persona responsable

Al desplegarse la sección “1. Datos persona responsable”, se deberá diligenciar el formulario. Se

recomienda que estos datos sean diligenciados con la información de la persona encargada de realizar la

solicitud en el aplicativo, considerando que será la contactada en caso de que se requiera y deberá tener

conocimiento del diligenciamiento de la información (Ver imagen 6).

Dar clic en el botón “GUARDAR FORMULARIO”, para validar la información registrada y entrar a la

sección “2. Información General”.

Imagen 6: Sección “1. Datos persona responsable” - Formulario “Datos de la persona responsable”.



7.1.3 Sección - 2. Información General

7.1.3.1 Datos básicos de la empresa

Se deben registrar los “Datos básicos de la empresa” (Ver imagen 7), la cual está conformada por los

siguientes campos:

Razón Social: Corresponde al nombre completo de la razón social del prestador, de acuerdo con la

información que figura en el documento de constitución o certificado de registro.

Sigla: Corresponde a la sigla del prestador, de acuerdo con la información que figura en el Certificado

de la Cámara de Comercio.

NIT: Corresponde al número de identificación tributaria asignado previamente por la DIAN (9 dígitos).

DV: Corresponde al dígito de verificación o chequeo del Certificado de la Cámara de Comercio,

número de identificación tributaria asignado previamente por la DIAN (Campo de un ‘1’ dígito).

Fecha de Constitución: Corresponde a la fecha de constitución de la empresa o prestador de servicios

públicos, de acuerdo con el documento de constitución o certificado de registro, seleccionar el día, mes

y año.

Fecha Inicio Operaciones: Corresponde a la fecha en que la empresa inicia la prestación de los

servicios públicos, seleccionar el día, mes y año.

Nota: La aplicación valida que la fecha de constitución sea menor a la fecha de inicio de operaciones.

Estado del Prestador: Corresponde al estado en que se encuentra actualmente el prestador,

únicamente se tendrá la opción de seleccionar: Operativa, en las inscripciones.

Dar clic en el botón “GUARDAR DATOS BASICOS”, para validar la información registrada.



Imagen 7: Sección “2. Información General” - Formulario “Datos básicos de la empresa.

7.1.3.2 Representante legal

Se debe registrar la información del “Representante legal" (Ver imagen 8), la cual está conformada por los

siguientes campos:

Primer Apellido: Corresponde al primer apellido del representante legal principal, como figure en su

documento de identificación.

Segundo Apellido: Corresponde al segundo apellido del representante legal, como figure en su


Nombres: Corresponde a los nombres del representante legal, como figure en su documento de

identificación.

Fecha de Posesión: Corresponde a la fecha de posesión del representante legal, seleccionar el día,

mes y año.

Tipo de Identificación: Corresponde al tipo de identificación del representante legal, de acuerdo con los

siguientes tipos:

Cédula de Ciudadanía

Cédula de Extranjería

Pasaporte

OT

Número de Identificación: Corresponde al número identificación del representante legal, como figure

en su documento de identificación, cuando se trate de pasaporte incluya las letras que acompañan al



número.

Cargo que ocupa: Se debe seleccionar la opción que corresponda según el tipo de cargo que ocupa el

Representante Legal de la empresa:

Administrador

Agente Especial

Alcalde Municipal

Alcalde Municipal (E)

Director

Gerente

Gerente (E)

Gerente General

Gerente Principal

Gerente Suplente

Gobernador

Liquidador

Presidente

Presidente (E)

Presidente Ejecutivo

Representante Legal

Secretario

Socio Gestor

Vocal

Correo electrónico: Corresponde al correo electrónico del Representante Legal.

7.1.3.2.1 Representante Legal Suplente

Si él prestador cuenta con representantes legales suplentes, siga las siguientes instrucciones: Dar clic

en el botón “AGREGAR SUPLENTE” (Ver imagen 8), por cada suplente se deberá ingresar los siguientes

datos:

Primer apellido

Segundo apellido

Nombres

Tipo de identificación

Número del documento

Cargo



Si requiere borrar un representante legal suplente, se deberá dar clic al botón “BORRAR” (Ver imagen

8).

Una vez se termina de diligenciar la información se debe dar clic en el botón “GUARDAR DATOS DE

REPRESENTANTE LEGAL”, para validar la información registrada.

Imagen 8: Sección “2. Información General” – Formulario “Representante Legal “– “Agregar Suplente”.

7.1.3.3 Domicilio del Prestador

Se debe registrar la información del “Domicilio del Prestador" (Ver imagen 9), la cual está conformada por

los siguientes campos:

Departamento: Corresponde al departamento donde se encuentra ubicado el domicilio principal del

prestador.

Municipio: Corresponde al municipio donde se encuentra ubicado el domicilio principal del prestador.

Centro Poblado: Corresponde al centro poblado donde se encuentra ubicado el domicilio principal del

prestador.

Teléfono de contacto 1: Corresponde al número telefónico del prestador, numérico de 7 dígitos.

Extensión 1: Corresponde al número de la extensión de contacto.

Dirección: Corresponde a la dirección del domicilio principal del prestador.

Correo electrónico de notificación autorizada: Corresponde al correo electrónico oficial de la empresa

o prestador. Ejemplo: [email protected]

Código Postal: Combinación de números que se asigna a una población y a las distintas zonas dentro

de ella para hacer más fácil la clasificación y entrega del correo, cuenta con la funcionalidad para

mailto:[email protected]



consultar el código postal (Ver imagen 9).

Teléfono de contacto 2: Corresponde al número telefónico del prestador, numérico de 7 dígitos.

Extensión 2: Corresponde al número de la extensión de contacto.

Teléfono Móvil: Corresponde al número telefónico móvil de contacto, numérico de 10 dígitos.

No. Fax: Corresponde al número telefónico del fax, numérico de 7 dígitos.

7.1.3.3.1 Dirección de Notificación

La “Dirección de Notificación” (Ver imagen 9), está conformada por los siguientes campos:

Departamento: Corresponde al departamento donde se encuentra ubicado el domicilio del prestador

para notificación.

Municipio: Corresponde al municipio donde se encuentra ubicado el domicilio del prestador para

notificación.

Centro Poblado: Corresponde al centro poblado donde se encuentra ubicado el domicilio del

prestador para notificación.

Dirección: Corresponde a la dirección del prestador para notificación.

Código Postal: Combinación de números que se asigna a una población y a las distintas zonas dentro

de ella para hacer más fácil la clasificación y entrega del correo, cuenta con la funcionalidad para

consultar el código postal (Ver imagen 9).

Dar clic en el botón “GUARDAR DATOS DE DOMICILIO”, para validar la información registrada.

Imagen 9: Sección “2. Información General” – Formulario “Domicilio del prestador”.



7.1.3.4 Naturaleza Jurídica

Para diligenciar la información de la naturaleza jurídica, se debe tener en cuenta el tipo de prestador al

cual está asociado, teniendo en cuenta la siguiente estructura:

Si se elige el tipo de prestador: Sociedades (Empresas de Servicios Públicos) (Ver imagen 10), se

despliegan las siguientes variables y los valores asociados:

Fecha de la naturaleza

Clase: Lista de selección

Orden: Lista de selección

Tipo Naturaleza: Lista de selección

Imagen 10: Sección “2. Información General” – Formulario “Naturaleza Jurídica” - Sociedades (Empresas de Servicios

Públicos).

Y en la sección 3. Servicios y actividades, se deberá diligenciar las opciones:

Propiedad de la empresa

Participación accionaria en otras empresas

Junta directiva

Matrices

Subordinadas

Capital

Datos generales de auditor externo de gestión y resultados

Si se elige el tipo de prestador: Empresa Industrial y Comercial del Estado (Ver imagen 11), se



despliegan las siguientes variables y los valores asociados:




Imagen 11: Sección “2. Información General” – Formulario “Naturaleza Jurídica” - Empresa Industrial y Comercial del Estado.



Junta directiva

Matrices

Subordinadas


Si se elige el tipo de prestador: Productor Marginal, Independiente o Uso Particular (Ver imagen 12),

se despliegan las siguientes variables y los valores asociados:

Zona de prestación: Lista de selección:

– RURAL

– URBANO

– URBANO Y RURAL

Fecha de la naturaleza.






Imagen 12: Sección “2. Información General” – Formulario “Naturaleza Jurídica” - Productor Marginal Independiente o Uso

Particular.




Junta directiva

Matrices

Subordinadas


Si se elige el tipo de prestador: Municipio (Prestación Directa) (Ver imagen 13), se despliegan las

siguientes variables y los valores asociados:

Fecha de la naturaleza.



Departamento: Se debe seleccionar el Departamento

Municipio: Se debe seleccionar el Municipio

Imagen 13: Sección “2. Información General” – Formulario “Naturaleza Jurídica” - Municipio (Prestación Directa).



Matrices

Subordinadas

Datos generales de la oficina de control interno

Si se elige el tipo de prestador: Organización Autorizada (Ver imagen 14), se despliegan las siguientes

variables y los valores asociados:






Imagen 14: Sección “2. Información General” – Formulario “Naturaleza Jurídica” - Organización Autorizada.




Junta directiva

Matrices

Subordinadas


Si se elige el tipo de prestador: Sucursal de sociedad extranjera (Ver imagen 15), se despliegan las

siguientes variables y los valores asociados:





Imagen 15: Sección “2. Información General” – Formulario “Naturaleza Jurídica” - Sucursal de sociedad extranjera.






Matrices

Subordinadas

Capital


Dar clic en el botón “GUARDAR DATOS DE NATURALEZA JURIDICA”, para validar la información

registrada.

Una vez se termina de diligenciar la sección “2. Información general”, al dar clic en el botón “GUARDAR

FORMULARIO” se ingresa a la sección “3. Servicios y actividades”.

7.1.4 Sección - 3. Servicios y Actividades

En este formulario se ingresa la información correspondiente a los servicios y actividades que desarrolla

la empresa.

7.1.4.1 Servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo

Al seleccionar los servicios públicos de: Acueducto, Alcantarillado y Aseo (Ver imágenes 16, 17 y 18),

se debe elegir:

El número de suscriptores:

Menos o igual a 2500 usuarios.

Desde 2501 hasta 5000 usuarios.

Mayor o igual a 5001 usuarios.

Al dar clic al botón “AGREGAR MUNICIPIO”, se debe seleccionar:

Departamento: Corresponde al departamento donde se encuentra prestando el servicio público.

Municipio: Corresponde al municipio donde se encuentra prestando el servicio público.

Zona de Prestación No. 1: Elegir “RURAL, URBANO o URBANO Y RURAL”.

¿Aplica algún tipo de esquema diferencial?: Elegir “SI o NO”.

Actividad: Seleccionar las actividades que se prestan en el municipio, de acuerdo con el anexo a



la resolución.

Fecha de Inicio: Corresponde a la fecha de inicio de la actividad, seleccionar el año, mes y día.

¿Tiene contrato de Operación?: Seleccionar “SI” cuenta o “NO” cuenta con un contrato de

prestación de servicios.

No. de contrato: Se indica el número de contrato de prestación de servicios.

Fecha de inicio de contrato: Corresponde a la fecha en que la empresa inició la actividad,

seleccionar el año, mes y día.

Fecha de Fin de contrato: Corresponde a la fecha en que la empresa dejó de prestar la actividad,

seleccionar el año, mes y día.

Imagen 16: Sección “3. Servicios y Actividades” – Servicio de acueducto y sus actividades.



Imagen 17: Sección “3. Servicios y Actividades” – Servicio de alcantarillado y sus actividades.

Imagen 18: Sección “3. Servicios y Actividades” – Servicio de aseo y sus actividades.



7.1.4.2 Servicios públicos de Energía eléctrica, Gas Licuado de Petróleo GLP y Gas Natural

Al seleccionar los servicios públicos de: Energía eléctrica, Gas licuado del petróleo y Gas natural (Ver

imágenes 19, 20 y 21), se debe elegir:

Actividad: Seleccionar las actividades que se prestan en el municipio, de acuerdo con el anexo a la

resolución.

Fecha de Inicio: Corresponde a la fecha de inicio de la actividad, seleccionar el año, mes y día.

¿Usuarios regulados?: Elegir “SI o NO”, aplica para los servicios de “Energía eléctrica y Gas natural”.

Imagen 19: Sección “3. Servicios y Actividades” – Servicio de Energía eléctrica y sus actividades.

Imagen 20: Sección “3. Servicios y Actividades” – Servicio Gas licuado del petróleo y sus actividades.



Imagen 21: Sección “3. Servicios y Actividades” – Servicio Gas natural y sus actividades.

Al terminar de diligenciar la sección “3. Servicios y Actividades”, al dar clic en el botón “GUARDAR

FORMULARIO”, dependiendo de las actividades seleccionas se habilitará la sección “4. Contrato de

condiciones uniformes”.

7.1.5 Sección - 4. Contrato condiciones Uniformes

Esta sección se habilita únicamente para los servicios y actividades que se relacionan a continuación (Ver

imagen 22):

SERVICIO ACTIVIDAD

ACUEDUCTO Comercialización

ALCANTARILLADO Comercialización

ASEO

Recolección y

transporte de residuos

no aprovechables

Barrido y limpieza de

vías y áreas públicas.

GAS NATURAL Distribución

GAS LICUADO DEL

PETRÓLEO - GLP

Comercializador

Minorista



Comercialización -

Distribución de GLP por

Red

ENERGÍA ELECTRICA

Comercialización y

usuarios regulados

CCU (OI)

Imagen 22: Sección “4. Contrato condiciones Uniformes” – Servicios y actividades para que se habilite.

Se debe registrar los siguientes campos:

Número de contrato: Corresponde al número del contrato de condiciones uniformes.

Fecha de expedición: Corresponde a la fecha en que la empresa expidió el contrato de condiciones

uniformes, seleccionar el año, mes y día.

Fecha de actualización: Corresponde a la fecha de la última actualización del contrato de condiciones

uniformes, seleccionar el año, mes y día.

Concepto de legalidad: Seleccionar Si o No, si el contrato de condiciones uniformes tiene el concepto

de legalidad de la comisión de regulación respectiva.

No. de acto de legalidad: Corresponde al número del acto de legalidad.

Fecha acto de legalidad: Corresponde a la fecha acto de legalidad, seleccionar el año, mes y día.

Imagen 23: Sección “4. Contrato condiciones Uniformes” información diligenciada.



Cuando se termina de diligenciar la sección “4. Contrato de condiciones uniformes”, al dar clic en el botón

“GUARDAR FORMULARIO” se ingresa a la sección “5. Información Administrativa”.

7.1.6 Sección - 5. Información Administrativa

En la sección “5. Información Administrativa”, se debe registrar los datos para las siguientes opciones.

7.1.6.1 Propiedad de la empresa En este formato se reportan los datos de las personas naturales o jurídicas, que componen accionariamente la empresa. El propietario de la empresa puede ejecutar acciones como “Agregar”, “Eliminar” y “Cargar masivamente”

propietarios de la empresa.

7.1.6.1.1 Agregar propiedad de la empresa Al dar clic en el botón Agregar (Ver imagen 24), se presenta la ventana emergente en la cual se debe

diligenciar el “Registro de personas naturales y jurídicas” (Ver imagen 25), se debe elegir:

Tipo de documento: Corresponde al número identificación de las personas naturales y jurídicas que

tienen derecho legal al uso, control o posesión de la empresa. Cuando se trate de pasaporte incluye

las letras que acompañen al número. Debe ser único para cada persona natural o jurídica que se

reporte, independientemente del tipo de documento que sea, no debe incluir ningún carácter especial.

Número de identificación: Corresponde al número identificación del representante legal, como figure

en su documento de identificación.

Nombre: Nombre de las personas naturales y jurídicas que tienen derecho legal al uso, control o

posesión de la empresa.



Imagen 24: Sección “5. Información Administrativa” - Registro de personas naturales y jurídicas.

Una vez agregada la información, se debe elegir (Ver imagen 25):

Tipo de naturaleza:

OFICIAL

PRIVADA

MIXTA

¿Acción o aporte?

ACCIÓN

OTRO

Imagen 25: Sección “5. Información Administrativa” - Propiedad de la empresa.

7.1.6.1.2 Cargue masivo propiedad de la empresa

Por medio de un archivo plano o cargue masivo “CSV”, en el cual cada uno de los campos de información

solicitados deben estar separados por una coma, en esta funcionalidad se incluye la información de

todas las personas jurídicas y naturales que componen la propiedad y participan accionariamente en la



empresa.

Cargar Archivos: Esta opción permite relacionar, validar y cargar el archivo de propiedad de la

empresa.

Guardar en sistema: Esta opción permite cargar la información del archivo a la Base de Datos de

SUI.

Ver errores: Si el archivo cargado presenta errores, el botón de la lupa permite previsualizarlos.

Ver resumen: Esta opción permite visualizar un resumen de la información que ha enviado, para

verificar si el archivo corresponde con la información que se quiere cargar.

(Ver imagen 26):

Imagen 26: Sección “5. Información Administrativa” - Propiedad de la empresa.

Instrucciones:

Crear el archivo plano de las “Personas Naturales y Jurídicas” de acuerdo a las siguientes

estructuras:

Personas Naturales

1. Tipo Documento: Se reporta según la siguiente clasificación:



2. Identificación: Número del documento de identificación. Debe ser único para cada persona

natural o jurídica que se reporte, independientemente del tipo de documento que sea, no

debe incluir ningún carácter especial.

3. DV: Corresponde al dígito de verificación del número de identificación tributaria - NIT. Sólo

aplica cuando el tipo de documento sea NIT.

4. Nombre: Nombre completo de la persona jurídica o natural reportada.

Ejemplo del archivo plano:

Una vez elaborado el archivo CSV, se procede a validarlo, siguiendo los lineamientos del

manual de usuario del validador, dispuesto en la página del SUI, www.sui.gov.co. El programa

verifica la sintaxis del archivo plano, realiza las validaciones que deben cumplir cada uno de

los registros, lo fragmenta y lo comprime. El objetivo de comprimir el archivo es facilitar y

reducir errores que se presenten en la comunicación durante él envió de información a través

de Internet.

http://www.sui.gov.co/



Imagen 27: Validador externo selección de servicio, norma y formato validador

Luego de tener el archivo validado y comprimido en extensión sui, seleccione el botón de

“CARGAR ARCHIVO” donde se muestra la siguiente pantalla (Ver imagen 28):

Imagen 28: Cargar Archivos

Dar clic al botón “EXAMINAR” y seleccionar el archivo con extensión .sui.

NOTA: para mayor información de cargue masivo ir al link:

http://www.sui.gov.co/suibase/documentos/MANUAL_TECNICO_CARGUE_MASIVO.pdf




Propiedad de la Empresa

Crear el archivo plano de la “Propiedad de la Empresa” de acuerdo a las siguientes estructuras:

Donde:

1. Tipo Documento: Se reporta según la siguiente clasificación:

2. Identificación: Número del documento de identificación. Debe ser único para cada persona natural

o jurídica que se reporte. Independientemente del tipo de documento que sea, no debe incluir ningún

carácter especial como guion (-), punto (.), coma (,), o comilla (’).

3. DV: Corresponde al dígito de verificación del número de identificación tributaria - NIT. Sólo aplica

cuando el tipo de documento sea NT.

4. Nombre: Nombre completo de la persona jurídica o natural reportada.

5. Tipo Naturaleza: Corresponde al tipo de naturaleza de acuerdo con los siguientes códigos:

6. Acción, Aporte, Otro: Corresponde a uno de los siguientes códigos:

7. Tipo de Acción: Si en el campo 6. Se ingresa Acción – AC, se debe indicar el tipo de acción de

acuerdo a los siguientes códigos:



8. Porcentaje de participación: Corresponde a la relación de la participación accionaria con respecto

al total de acciones de la empresa, debe ser un valor entre 0.00 y 100 .00 (no incluir el signo %). Una

vez ingresados todos los registros la sumatoria de estos campos debe ser igual a 100,00%. Este

campo aplica cuando en el campo 6. Se ingresa Acción – AC.

9. Valor en pesos: Solamente se diligencia cuando se seleccionó APORTES - AP en el campo 6. Se

registra el monto de los aportes del propietario en pesos colombianos. El valor debe escribirse sin

puntos, sin separadores de miles y sin signos o caracteres especiales.

Ejemplo del archivo plano

Una vez elaborado el archivo tipo CSV, se procede a validarlo, siguiendo los lineamientos del

manual de usuario del validador, dispuesto en la página del SUI, www.sui.gov.co. El programa

verifica la sintaxis del archivo plano, realiza las validaciones que deben cumplir cada uno de

los registros, lo fragmenta y lo comprime. El objetivo de comprimir el archivo es facilitar y

reducir errores que se presenten en la comunicación durante él envió de información a través

de internet

Luego de tener el archivo validado y comprimido con extensión .sui, seleccione el botón de

“CARGAR ARCHIVOS” donde se muestra la siguiente pantalla:

http://www.sui.gov.co/



Imagen 29: Cargar Archivos

NOTA: Para mayor información de cargue masivo ir al link:


7.1.6.2 Participación accionaria en otras empresas Se presenta la pregunta “¿ES PROPIETARIO EN ALGÚN PORCENTAJE DE OTRA PERSONA

JURÍDICA?”, al elegir a la pregunta la opción NO se debe continuar con el diligenciamiento de la “Junta

Directiva”; al elegir la opción SI, se debe agregar (Ver imagen 30) la información “Registro de personas

naturales y jurídicas” (Ver imagen 31), se debe elegir:









Imagen 30: Sección “5. Información Administrativa” - ¿ES PROPIETARIO EN ALGÚN PORCENTAJE DE OTRA PERSONA

JURÍDICA?.




Imagen 31: Sección “5. Información Administrativa” - Registro de personas naturales y jurídicas.


Tipo de acción: Identificación del tipo de acción, de acuerdo con los siguientes tipos:

Ordinaria

Privilegiadas

Con dividendo preferencial y sin derecho a voto

De goce o Industria

Porcentaje de participación (%): Solamente se diligencia cuando se seleccionó APORTES en el campo

ACCIÓN O APORTE y en él se registra el monto de los aportes del propietario en pesos colombianos.

El valor debe escribirse sin puntos, sin separadores de miles y sin signos o caracteres especiales.

Imagen 32: Sección “5. Información Administrativa” - ¿ES PROPIETARIO EN ALGÚN PORCENTAJE DE OTRA PERSONA

JURÍDICA? – Campos diligenciados.



7.1.6.3 Junta directiva Al dar clic en el botón “AGREGAR MIEMBRO” (Ver imagen 33), se debe ingresar la información “Registro

de personas naturales y jurídicas” (Ver imagen 34), se debe elegir:









Imagen 33: Sección “5. Información Administrativa” – Junta directiva – Agregar miembro.

Imagen 34: Sección “5. Información Administrativa” – Junta directiva – Registro de personas naturales y jurídicas.




Tipo de documento: Corresponde al número identificación de las personas naturales y jurídicas

(Accionistas) que tienen derecho legal al uso, control o posesión de la empresa. Cuando se trate de

pasaporte incluye las letras que acompañen al número. Debe ser único para cada persona natural

o jurídica que se reporte, independientemente del tipo de documento que sea, no debe incluir ningún

carácter especial.

Número de identificación: Corresponde al número identificación del representante legal de la firma

auditora, como figure en su documento de identificación.

DV Nombre: Nombre de las personas naturales y jurídicas (Accionistas) que hacen parte de la junta

directiva.

Cargo en la junta: Seleccione el tipo de control de acuerdo a si es:

– Vocal.

– Secretario.

– Otro.

– Socio gestor.

– Presidente.

– Vicepresidente.

¿Vocal de control?: Opción de chequeo.

Tipo de documento de la empresa: Tipo de documento de la empresa del registro buscado,

seleccionado e insertado.

Número de Identificación de la empresa: Número de documento de la empresa del registro buscado,

seleccionado e insertado.

DV Nombre de la empresa: Dígito de verificación del registro buscado, seleccionado e insertado de

la empresa.

Imagen 35: Sección “5. Información Administrativa” – Junta directiva.



7.1.6.4 Matrices En opción Matrices, al dar clic en el botón “AGREGAR” (Ver imagen 36), se debe ingresar la información

“Registro de personas naturales y jurídicas” (Ver imagen 37), se debe elegir:









Imagen 36: Sección “5. Información Administrativa” –Matrices

Imagen 37: Sección “5. Información Administrativa” – Matrices – Registro de personas naturales y jurídicas.




Tipo de control: Seleccione el tipo de control de acuerdo con los siguientes tipos:

Capital.

Mayoría Junta Directiva.

Acto o Negocio

Imagen 38: Sección “5. Información Administrativa” – Junta directiva – Tipo de Control.

7.1.6.5 Subordinadas Al dar clic en el botón “AGREGAR” (Ver imagen 39), se debe ingresar la información “Registro de personas naturales y jurídicas” (Ver imagen 40), se debe elegir:









Imagen 39: Sección “5. Información Administrativa” – Subordinadas.



Imagen 40: Sección “5. Información Administrativa” – Subordinadas – Registro de personas naturales y jurídicas.


Tipo de control: Seleccione el tipo de control de acuerdo con los siguientes tipos:

Filial.

Subordinada

Imagen 41: Sección “5. Información Administrativa” – Subordinadas – Tipo de control.

7.1.6.6 Datos generales de auditor externo de gestión y resultados

En esta opción la empresa puede registrar si cuenta con Auditor Externo de Gestión y Resultados, para

lo cual se presenta la pregunta ¿LA PERSONA PRESTADORA CONTRATA AUDITORÍA EXTERNA DE

GESTIÓN Y RESULTADOS? si la respuesta es NO se debe guardar el formulario y continuar a la sección

6 Previsualización e imprimible.

Si la respuesta es afirmativa (SI), la aplicación despliega el formulario para ingresar la información del

auditor, la cual está conformada por los siguientes campos (Ver imagen 42):



Razón Social: Corresponde al nombre completo de la razón social de la firma auditora de

acuerdo con la información que figura en el documento de constitución o certificado de registro.

Sigla: Corresponde a la sigla de la firma auditora, de acuerdo con la información que figura en el

documento de constitución.

NIT - DV: Corresponde al número de identificación tributaria asignado previamente por la DIAN. (9

dígitos).

Dígito de Verificación: Corresponde al dígito de verificación o chequeo del número de

identificación tributaria asignado previamente por la DIAN. (1 dígito).

Vigencia del contrato Actual:

Desde: Corresponde a la fecha de inicio de la vigencia actual del contrato de la firma

auditora. Seleccione en el calendario el año, mes y el día.

Fecha de Finalización: Corresponde a la fecha de finalización de la vigencia actual del

contrato de la firma auditora. Seleccione en el calendario el año, mes y el día.

Representante Legal:

Primer Apellido: Corresponde al primer apellido del representante legal de la firma auditora

como figure en su documento de identificación.

Segundo Apellido: Corresponde al segundo apellido del representante legal de la firma

auditora como figure en su documento de identificación.

Nombres: Corresponde a los nombres del representante legal de la firma auditora como

figure en su documento de identificación.

Tipo de Identificación: Corresponde al tipo de identificación del representante Legal de la

firma auditora, de acuerdo con los siguientes tipos:

- Cédula de Ciudadanía

– Cédula de Extranjería

– Pasaporte

– OT

Número de Identificación: Corresponde al número identificación del Representante Legal de

la firma auditora, como figure en su documento de identificación. Cuando se trate de pasaporte

incluya las letras que acompañen al número.

Cargo que ocupa: Ingrese el cargo del representante legal de la firma auditora.



Dirección principal:

Departamento: Corresponde al departamento donde se encuentra ubicada la firma auditora.

Municipio: Corresponde al Municipio donde se encuentra ubicado el domicilio principal de la firma auditora.

Dirección: Corresponde a la dirección principal de la firma auditora.

Teléfono de contacto 1: Corresponde al número telefónico de la firma auditora, el dato debe ser numérico de 7 dígitos.

Extensión: Corresponde al número de la extensión de contacto.

Correo Electrónico: Corresponde al correo electrónico oficial de la firma auditora. Ejemplo: [email protected].

Teléfono de contacto 2: Corresponde al número telefónico de la firma auditora, el dato debe ser numérico de 7 dígitos.

Teléfono Móvil: Corresponde al número telefónico móvil de contacto, el dato debe ser numérico de 10 dígitos.

No. FAX: Corresponde al Número telefónico del fax, el dato debe ser numérico de 7 dígitos.

Imagen 42: Sección “5. Información Administrativa”

Cuando se termina de diligenciar la sección “5. Información Administrativa”, al dar clic en el botón

“GUARDAR FORMULARIO” se ingresa a la sección “6. Previsualización e imprimible”.

7.1.7 Sección - 6. Previsualización e imprimible

En esta sección, él prestador de servicios públicos previsualiza toda la información ingresada y ya grabada

(Ver imagen 43) en las secciones: “Datos persona responsable”, “Información General”, “Servicios y

actividades”, “Contrato de condiciones uniformes” e “Información administrativa”, para validar que los

datos son consistentes antes de radicar y/o certificar la solicitud de Inscripción.




Dar clic en el botón siguiente (Ver imagen 43):

Imagen 43: Sección “6. Previsualización e imprimible”

Dar clic en el botón generar imprimible (Ver imagen 44):



Imagen 44: Sección “6. Previsualización e imprimible” clic en el botón “Generar imprimible”

Una vez se pre visualiza la información y la persona responsable del trámite valida que lo ingresado es

correcto, se puede proceder a radicar y/o certificar la solicitud.

Como se puede observar en la imagen 45, se genera un número de radicación y se habilita la opción de

generar imprimible en formato PDF, con la información ingresada en los formularios para la solicitud de

inscripción en el RUPS con el número y fecha de la radicación, para que éste sea impreso y firmado por

parte del representante legal del prestador.



Imagen 45: Sección “6. Previsualización e imprimible” - “Generar imprimible”

Al dar clic en el botón “CARGAR ARCHIVOS” se ingresa a la sección “7. Radicar Documentos Soporte”

(Ver imagen 46).

Imagen 46: Sección “7. Radicar documentos soporte”



Imagen 47: Sección “7. Radicar documentos soporte” – Documentos radicados

Una vez se termina de subir los archivos, al dar clic en el botón “RADICAR Y CERTIFICAR” (Ver imagen

47), la solicitud de Inscripción queda “PENDIENTE DE REVISÓN”, por parte de la SUPERSERVICIOS

(Ver imagen 48).

Imagen 48: Sección “Solicitud Pendiente de revisión”

7.2 ACTUALIZACIÓN

Los Prestadores de servicios públicos domiciliarios y quienes desarrollen actividades complementarias,

deberán actualizar anualmente o cada vez que la empresa presente modificaciones en la información



registrada, de acuerdo a los anexos correspondientes de la resolución “20181000120515 del 25 de

Septiembre de 2018” y el anexo “Tabla: Documentos Inscripción y Actualización RUPS”.

Para actualizar la información en el Registro Único Prestadores de Servicios Públicos – RUPS, se deberá

diligenciar de la misma forma mencionada en la solicitud de INSCRIPCIÓN, con la diferencia que en la

primera sección “Datos Persona Responsable”, en la opción “motivo de la solicitud” se debe seleccionar

de la lista desplegable “ACTUALIZACIÓN” (Ver imágenes 49 - 50).

Imagen 49: Crear nueva solicitud

Imagen 50: Crear nueva solicitud de Actualización

Al realizar una actualización la aplicación trae la información inicialmente registrada, la cual permite ser

modificada para todos los campos excepto para el campo “Fecha de inicio de operaciones”.



7.3 CANCELACIÓN

Los prestadores de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado, aseo, energía

eléctrica, gas y gas licuado del petróleo GLP, podrán solicitar la cancelación de RUPS y así finalizar la

prestación de todos los servicios que venía prestando.

Para realizar la cancelación se debe diligenciar cada una de las siguientes secciones del formulario.

7.3.1 Sección - 1. Datos persona responsable Al clic en el botón “Crear una nueva solicitud” (Ver imagen 51), se despliega la sección “1. Datos persona

responsable” (Ver imagen 52), se debe diligenciar el formulario “Datos de la persona responsable”, y en

el motivo de la solicitud seleccionar “CANCELACIÓN”.

Imagen 51: Crear nueva solicitud de cancelación



Imagen 52: Datos persona responsable” - Formulario “Datos de la persona responsable” - Motivo de solicitud cancelación


sección “2. Información General”.

7.3.2 Sección - 2. Información General

La sección “2. Información General”, está conformada por las siguientes opciones (Ver imagen 53):

La opción “Datos básicos”, está conformada por los siguientes campos:

Razón Social: Corresponde al nombre completo de la razón social del prestador, de acuerdo con la

información que figura en el documento de constitución o certificado de registro.

Sigla: Corresponde a la sigla del prestador, de acuerdo con la información que figura en el documento

de constitución.

NIT: Corresponde al número de identificación tributaria asignado previamente por la DIAN (9 dígitos).

DV: Corresponde al dígito de verificación o chequeo, número de identificación tributaria asignado

previamente por la DIAN (Campo de un ‘1’ dígito).

Estado del prestador: Se presenta el estado ACTIVA.



Causa de cancelación: Lista de selección con las causas de la cancelación.

Fecha de terminación de prestación: Corresponde a la fecha en que la empresa termina la prestación

de los servicios públicos, seleccionar el día, mes y año.

Nombre del nuevo prestador: Corresponde a los nombres del representante cuando se elige en la

causa de la cancelación cesión de la prestación.

NIT del nuevo prestador: Corresponde al número de identificación tributaria asignado previamente por

la DIAN (9 dígitos), del nuevo prestador.

Fecha de sesión: Corresponde a la fecha de sesión de la prestación de la empresa, seleccionar el día,

mes y año.

La opción “Representante legal”, está conformada por los siguientes campos:

Primer Apellido: Corresponde al primer apellido del representante legal principal, como figure en su


Segundo Apellido: Corresponde al segundo apellido del representante legal, como figure en su


Nombres: Corresponde a los nombres del representante legal, como figure en su documento de

identificación.

Fecha de Posesión: Corresponde a la fecha de posesión del representante legal, seleccionar el

día, mes y año.

Tipo de Identificación: Corresponde al tipo de identificación del representante legal, de acuerdo con los

siguientes tipos:

Cédula de Ciudadanía

Cédula de Extranjería

Pasaporte

OT

Número de Identificación: Corresponde al número identificación del representante legal, como figure

en su documento de identificación, cuando se trate de pasaporte incluya las letras que acompañan al



número.

Cargo que ocupa: Se debe seleccionar la opción que corresponda según el tipo de cargo que ocupa el

Representante Legal de la empresa:

Administrador

Agente Especial

Alcalde Municipal

Alcalde Municipal (E)

Director

Gerente

Gerente (E)

Gerente General

Gerente Principal

Gerente Suplente

Gobernador

Liquidador

Presidente

Presidente (E)

Presidente Ejecutivo

Representante Legal

Secretario

Socio Gestor

Vocal

Correo electrónico: Corresponde al correo electrónico del Representante Legal.

La opción “Domicilio del prestador”, está conformada por los siguientes campos:

Departamento: Corresponde al departamento donde se encuentra ubicado el domicilio principal del

prestador.

Municipio: Corresponde al municipio donde se encuentra ubicado el domicilio principal del prestador.

Centro Poblado: Corresponde al centro poblado donde se encuentra ubicado el domicilio principal del

prestador.

Dirección: Corresponde a la dirección principal del prestador.

Teléfono de contacto 1: Corresponde al número telefónico del prestador, el contacto debe ser numérico

de 7 dígitos.

Correo electrónico de notificación autorizada: Corresponde al correo electrónico oficial de la empresa

o prestador. Ejemplo: [email protected]




Imagen 53: Sección “2. Información General” - Formulario “Datos básicos de la empresa


sección “3. Servicios y Actividades”.

7.3.3 Sección - 3. Servicios y Actividades

Se presenta la información detallada para ser revisada correspondiente a los servicios por departamento y municipio a cancelar (Ver imagen 54):



Imagen 54: Sección “3. Servicios y Actividades” – Servicios a Cancelar


sección “6. Previsualización e imprimible”.

7.3.4 Sección - 6. Previsualización e imprimible

En esta sección el prestador de servicios públicos previsualiza toda la información ingresada y ya grabada

en las secciones: “Datos persona responsable”, “Información General” y “Servicios y actividades”, para

validar que los datos son consistentes antes de radicar y/o certificar la solicitud de Cancelación (Ver

imagen 55):

Dar clic en el botón siguiente:



Imagen 55: Sección “6. Previsualización e imprimible” – Solicitud a Cancelar

Dar clic en el botón generar imprimible (Ver imágenes 56 y 57):

Imagen 56: Sección “6. Previsualización e imprimible” – Generar imprimible



Imagen 57: Sección “6. Previsualización e imprimible” – Generar imprimible – Botón Aceptar

Una vez se pre visualiza la información y la persona responsable del trámite es consiente que la

información ingresada es correcta, se puede proceder a radicar y/o certificar la solicitud de Cancelación.

Como se puede observar en la imagen 58, se genera un número de radicación, y se habilita la opción de

generar imprimible en formato PDF, con la información ingresada en los formularios para la solicitud de

cancelación en el RUPS, con el número y fecha de la radicación, para que éste sea impreso y firmado por

parte del representante legal del prestador.



Imagen 58: Sección “6. Previsualización e imprimible” - “Generar imprimible”

Imagen 59: Sección “6. Previsualización e imprimible” - “Generar imprimible” – Botón Aceptar

Al dar clic en el botón “CARGAR ARCHIVOS” se ingresa a la sección “7. Radicar Documentos Soporte”

(Ver imágenes 60, 61 y 62).



Imagen 60: Sección “7. Radicar documentos soporte” – Documentos cargados

Imagen 61: Sección “7. Radicar documentos soporte” – Documentos a radicar – Botón Aceptar



Imagen 62: Sección “7. Radicar documentos soporte” – Documentos radicados

Una vez se termina de subir los archivos, al dar clic en el botón “RADICAR Y CERTIFICAR”, la solicitud

de cancelación queda en estado “CERTIFICADA” (Ver imagen 63).

Imagen 63: Sección “Solicitud de cancelación”



8 POLITICA OPERACIONAL

El presente manual servirá de guía para el proceso de inscripción, actualización o cancelación a

los prestadores de servicios públicos domiciliarios en el Registro Único de Prestadores de

Servicios Públicos – RUPS.

La aplicación valida que la fecha de constitución sea menor a la fecha de inicio de operaciones.

La aplicación realiza la validación de las fechas de naturaleza y las fechas de inicio de operaciones

de las actividades con la fecha de constitución y fecha inicio de operación.

Los campos marcados con asterisco (*), son de carácter su diligenciamiento.

Los prestadores de servicios públicos, definidos en el artículo 15 de la ley 142 de 1994, deben

inscribirse en el RUPS una vez haya iniciado sus actividades, así como efectuar las

actualizaciones complementaria que se tratan en la Resolución SSPD 20181000120515 del 25 de

septiembre de 2018.

El presente manual fue elaborado y será de uso para los prestadores de servicios públicos.

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MANUAL REGISTRO ÚNICO DE PRESTADORES DE SERVICIOS PÚBLICOS - RUPS … · MANUAL REGISTRO ÚNICO DE PRESTADORES DE SERVICIOS PÚBLICOS - RUPS EMPRESA Código MC-F-011.V.3 Página