Manual Mutu UHN

8/17/2019 Manual Mutu UHN

1/36

MANUAL MUTU

UNIVERSITAS HKBP NOMMENSENMEDAN - PEMATANGSIANTAR

2011


2/36

i

Manual Mutu

Universitas HKBP Nommensen


3/36

ii

KATA PENGANTAR

Manual Mutu Universitas HKBP Nommensen ini berisi tentang kebijakan mutu,

definisi, konsep, tujuan, strategi, jenis standar, prioritas SPMI-UHN beserta

penerapan dan organisasi penjaminan mutu yang dilaksanakan di Universitas HKBP

Nommensen. Manual Mutu (MM-UHN) merupakan dokumen panduan dalam

menentukan sistem manajemen mutu dari organisasi mutu di UHN untuk menjadi

acuan bagi pengembangan Manual Mutu di tingkat Fakultas dan Program Studi

termasuk Spesifikasi Program Studi dan Kompetensi Lulusan.

Manual Mutu ini agar dijadikan panduan bagi pengelola program, staf pengajar, stafadministrasi dan mahasiswa dalam upaya pengelolaan pendidikan yang lebih baik

dan peningkatan mutu berkelanjutan di Universitas HKBP Nommensen

Medan, 20 April 2011


4/36

iii

DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan ...................................................................................... i

Kata Pengantar ............................................................................................... ii

Daftar Isi .......................................................................................................... iii

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang ............................................................................ 1

1.2. Ruang Lingkup ............................................................................ 1

1.3. Tujuan ......................................................................................... 2

BAB 2 ISTILAH DAN DEFINISI ...................................................................... 2

BAB 3 LANDASAN KEBIJAKAN MUTU ....................................................... 3

BAB 4 SISTEM MANAJEMEN MUTU ............................................................ 3

4.1. Sejarah Universitas HKBP Nommensen ..................................... 3

4.2. Lambang Universitas ................................................................... 3

4.3. Landasan Filosofis, Nilai-nilai Utama dan Prinsip Dasar ............. 4

4.3.1. Landasan filosofis ............................................................. 4

4.3.2. Nilai-nilai utama ................................................................ 4

4.3.3. Prinsip dasar ..................................................................... 4

4.4. Visi, Misi, Tujuan ......................................................................... 5

4.4.1. Visi .................................................................................... 5

4.4.2. Misi ................................................................................... 5

4.4.3 Tujuan................................................................................ 5

4.5. Sasaran Strategis Universitas HKBP Nommensen

Tahun 2009 – 2013 ...................................................................... 5

4.6. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu

Universitas HKBP Nommensen ................................................... 6

4.7. Struktur Organisasi ...................................................................... 7

4.7.1. Unsur-unsur Universitas HKBP Nommensen .................... 7


5/36

iv

4.7.2. Struktur organisasi Sistem Penjaminan Mutu

Universitas HKBP Nommensen ........................................ 8

4.7.2.1. Tingkat universitas .............................................. 8

4.7.2.2. Tingkat fakultas/program ..................................... 10

4.7.2.3. Tingkat program studi .......................................... 11

4.7.2.4. Tingkat biro/lembaga/pusat/unit kerja

penunjang pelaksana akademik .......................... 12

4.8. Sistem Dokumentasi dan Audit.................................................... 13

4.8.1. Sistem Pengkodean Dokumen ......................................... 14

BAB 5 TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN ................................................. 14

5.1. Komitmen Manajemen ................................................................. 14

5.2. Tujuan Sistem Penjaminan Mutu

Universitas HKBP Nommensen ................................................... 15

5.3. Perencanaan Sistem Mutu .......................................................... 15

5.4. Kebijakan Mutu Universitas HKBP Nommensen ......................... 16

5.5. Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi ............................. 17

5.6. Tinjauan Manajemen ................................................................... 17

BAB 6 PENGELOLAAN SUMBER DAYA ..................................................... 17

6.1. Penyediaan Sumber Daya ........................................................... 18

6.2. Sumber Daya Manusia ................................................................ 18

6.2.1. Umum ............................................................................... 18

6.2.2. Kompetensi, kesadaran akan tanggungjawab

dan pelatihan .................................................................... 18

6.3. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja .................................... 18

6.4. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik ............................. 18

BAB 7 REALISASI PELAYANAN TRI DHARMA

PERGURUAN TINGGI ........................................................................ 18

7.1. Perencanaan Program Tri Dharma

Perguruan Tinggi ......................................................................... 18

7.1.1. Pendidikan/Pembelajaran ................................................. 19


6/36

v

7.1.2. Penelitian dan Pengabdian Kepada

Masyarakat ....................................................................... 19

7.2. Proses Terkait Pemangku Kepentingan

(Mahasiswa dan Stakeholder Lainnya) ........................................ 20

BAB 8 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN ................................. 20

8.1. Rencana Pemantauan dan Pengukuran ...................................... 20

8.2. Pemantauan dan Pengukuran ..................................................... 21

8.3. Pengendalian Produk/Pelayanan yang Tidak Sesuai .................. 22

8.4. Analisis Data................................................................................ 22

8.5. Perbaikan Berkelanjutan ............................................................. 22

TIM PENYUSUN .............................................................................................. 23

LAMPIRAN I .................................................................................................... 24


7/36

1

1. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di suatu perguruan tinggi mempunyai posisidan arti penting karena dapat dikemukakan bahwa di masa mendatang eksistensi suatu

perguruan tinggi tidak tergantung semata-mata pada pemerintah, melainkan terutamatergantung pada penilaian stakeholders (pemangku kepentingan) tentang mutu perguruantinggi tersebut. Agar eksistensinya terjamin, maka setiap perguruan tinggi harus menjaminmutu dengan menjalankan SPMI dalam kerangka Sistem Penjaminan Mutu PerguruanTinggi (SPMPT) sebagaimana diwajibkan oleh Pasal 91 ayat (1) PP No. 19 tahun 2005tentang Standar Nasional Pendidikan. Perlu dikemukakan bahwa agar perguruan tinggisenantiasa mampu memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan yang senantiasaberkembang, maka SPMI juga harus selalu disesuaikan pada perkembangan itu secaraberkelanjutan (continuous improvement).

Dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di Universitas HKBP Nommensen (UHN)“mengutamakan mutu dalam memajukan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada

masyarakat” merupakan satu dari tiga prinsip dasar pengembangan pendidikan. Prinsipini ditegaskan dalam visi UHN 2009 - 2013 untuk menjadi Perguruan Tinggi terbaik danterkemuka dalam pendidikan untuk menghasilkan sumber daya manusia yang bermutu,beriman, berakhlak, yang tanggap terhadap tantangan lokal dan global. Universitas HKBPNommensen dengan motto Pro Deo et Patria (Untuk Tuhan dan Ibu Pertiwi) melakukanpenjaminan mutu internal sebagai pertanggungjawaban kepada pemangku kepentinganuntuk mengembangkan mutu pendidikan UHN secara berkelanjutan sehingga mutupenyelenggaraan pendidikan di UHN diakui tidak saja secara internal, namun juga secaraeksternal oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Untukmengarahkan dan mengendalikan sistem yang berkaitan dengan mutu UHN menerapkanSistem Manajemen Mutu.

Manual Mutu UHN disusun untuk mengendalikan pengelolaan pendidikan tinggibermutu yang berstandar nasional dan memenuhi peraturan pemerintah RepublikIndonesia, sehingga visi UHN dapat diwujudkan melalui pelaksanaan misi danpencapaian tujuan yang ditetapkan dalam berbagai standar mutu yang ditingkatkansecara berkelanjutan. Dalam Manual Mutu ini dijelaskan keterkaitan antara kebijakanmutu, sasaran standar mutu penyelenggaraan pendidikan tinggi dan Sistem PenjaminanMutu Internal UHN.

Manual Mutu SPMI sebagai panduan implementasi manajemen mutu merupakanpetunjuk mengenai cara, langkah, atau prosedur tentang bagaimana SPMI-UHNdilaksanakan, dievaluasi dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan oleh pihak-pihak

yang bertanggungjawab pada semua aras di UHN. Manual Mutu SPMI-UHN digunakansebagai pemandu bagi pejabat struktural dan unit khusus SPMI-UHN maupun dosen dankaryawan non dosen dalam melaksanakan SPMI sesuai wewenang dan tugas masing-masing untuk mewujudkan terciptanya budaya mutu di UHN.

1.2. Ruang Lingkup

Manual mutu ini merupakan panduan implementasi SPMI-UHN yang harus dipenuhioleh unit-unit kerja di lingkungan UHN. Manual mutu ini disusun dengan mengacu padaperaturan-peraturan pemerintah RI, persyaratan Standar Nasional Pendidikan danstandar mutu penyelenggaraan pendidikan S-1 dan S-2 akreditasi BAN-PT, persyaratanstandar dan klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dan peraturan-peraturan

Universitas HKBP Nommensen.


8/36

2

1.3. Tujuan

Manual Mutu ini bertujuan untuk:a. Menetapkan penjaminan mutu kegiatan utama (core business) yaitu tri dharma

pendidikan tinggi, dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakanperbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi

persyaratan pemangku kepentingan.b. Menjelaskan hubungan berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas.c. Mencerminkan komitmen UHN dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam

bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam prosespendidikan.

2. ISTILAH DAN DEFENISI

a. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah sistem untuk menetapkan kebijakan, tujuan danstrategi mencapai mutu yang telah ditentukan.

b. Jaminan mutu (quality assurance) adalah seluruh proses penetapan dan pemenuhan

standar mutu pengelolaan Perguruan Tinggi (PT) secara konsisten dan perbaikanberkelanjutan, sehingga visi dan misi PT dapat tercapai serta stakeholders (pemangkukepentingan) memperoleh kepuasan (pemenuhan janji kepada pemangku kepentingan).

c. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk/pelayanan yang menunjukkankemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkanpemangku kepentingan.

d. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara danmetode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait denganmemperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sertapengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk memperoleh manfaatyang sebesar-besarnya (PP No. 102 Tahun 2000).

e. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan sistemmanajemen mutu dari organisasi UHN.

f. Pemangku kepentingan (stakeholders) secara umum adalah orang perorangan ataubadan yang ikut menerima pelayanan pendidikan. Pemangku kepentingan UHN yaitumahasiswa (learners) atau peserta pelatihan sebagai pemangku kepentingan utama;orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pelatihan; pengguna lulusanserta tenaga kependidikan.

g. Permintaan Tindakan Koreksi adalah permintaan perbaikan oleh manajemen kepadateraudit atas dasar laporan audit agar teraudit memperbaiki KTS atau penyebab KTS.

h. KeTidakSesuaian (KTS) adalah tidak memenuhi persyaratan yang ditentukan.i. Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah fakultas dan program studi atau lembaga

selain fakultas dan program studi yang menyelenggarakan pelayanan dan pelatihan.

j. Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan program studi yang mendukungterselenggaranya layanan pendidikan atau pelatihan.

k. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya.l. Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi.m. Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan hasil yang dicapai atau

menujukkan bukti kegiatan yang dilakukan.n. Produk/pelayanan yang dihasilkan organisasi pendidikan adalah pelayanan pendidikan

tinggi (tri dharma PT) dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value).o. Sistem Manajemen Mutu (SMM) adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan

mengendalikan suatu organisasi yang berkaitan dengan mutu.p. Audit Mutu Internal adalah audit yang dilakukan oleh auditor universitas yang dikoordinir

oleh Lembaga Jaminan Mutu.

q. Manual Prosedur adalah panduan bagi Fakultas dan PS dalam melaksanakan SPMI.r. Intruksi Kerja adalah urutan-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan

tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar.


9/36

3

3. LANDASAN KEBIJAKAN MUTU

Rujukan yang digunakan adalah:a. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional.b. Peraturan Pemerintah N0.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.c. Instrumen Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008.

d. Instrumen Akreditasi Program Studi Sarjana dan Magister oleh Badan AkreditasiNasional, 2009.

e. Statuta Universitas HKBP Nommensen, 2009.f. Visi dan Misi Universitas HKBP Nommensen.g. Rencana Strategis (Renstra) Universitas HKBP Nommensen periode tahun 2009 - 2013.h. Persyaratan SMM ISO 9001:2008

4. SISTEM MANAJEMEN MUTU

Universitas HKBP Nommensen menerapkan Sistem Manajemen Mutu untukmengarahkan dan mengendalikan organisasi penjaminan mutu.

4.1. Sejarah Universitas HKBP Nommensen

Universitas HKBP Nommensen (UHN) adalah Perguruan Tinggi Swasta berdiritanggal 7 Oktober 1954 dan dikelola oleh Yayasan Universitas HKBP Nommensendengan kampus yang terdapat di Medan dan Pematangsiantar, Sumatera Utara. Saat iniUHN memiliki 11 Fakultas, 27 Program Studi S1 dan D3 serta 2 Program Studi PascaSarjana. Fakultas Ekonomi (Berdiri sejak 1954) Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik(berdiri sejak 1961), Fakultas Keguruan & Ilmu Pendidikan (berada di kampus P.Siantardan Medan – berdiri sejak 1962) Fakultas Teknik (berdiri sejak 1975), FakultasPeternakan (berdiri sejak 1976), Fakultas Hukum (berdiri sejak 1980), Fakultas

Pertanian (berdiri sejak 1984), Fakultas Bahasa dan Seni (berdiri sejak 1987), FakultasPsikologi (berdiri sejak 2001), Fakultas Kedokteran (berdiri sejak 2009). UniversitasHKBP Nommensen mempunyai motto Pro Deo Et Patria (untuk Tuhan dan Ibu Pertiwi).

4.2. Lambang Universitas

Lambang Universitas HKBP Nommensen mempunyai lambang yang terdiri dari SalibKristus di atas Alkitab di dalam Bola dunia, Pro deo et Patria ditulis di sebelah atas, Padidan Kapas pada tatanan sebelah kiri, Mahkota Duri dari pada tatanan sebelah kanan danhuruf N yang dililiti pita bertuliskan Universitas HKBP Nommensen di bagian bawah.

Warna dasar adalah biru langit, Padi, Salib, pinggir dan tulisan pada Alkitab berwarna

kuning emas, Kapas dan Alkitab berwarna putih dan Mahkota Duri berwarna coklat tua.

Gambar 1 Lambang Universitas


10/36

4

Makna yang terkandung dalam lambang tersebut adalah:a. Pro Deo Et Patria berarti untuk Tuhan dan Ibu Pertiwi;b. Salib Kristus dan Alkitab beserta tulisan di dalamnya berarti kekristenan;c. Bola Dunia berarti kehidupan Dunia;d. Padi dan Kapas berarti Keadilan Sosial;

e. Mahkota Duri berarti pengorbanan Tuhan Yesus Kristus untuk menebus dosamanusia;

f. Huruf N berarti Nommensen;g. Lilitan Pita berarti pelayanan tanpa pamrih;h. Warna Dasar Biru berarti cakrawala pendidikan.

4.3. Landasan Filosofis, Nilai-nilai Utama dan Prinsip Dasar

4.3.1. Landasan filosofis

Universitas HKBP Nommensen (UHN) didirikan oleh Huria Kristen BatakProtestan sebagai bagian dari perwujudan misi pelayanan gereja di bidang

pendidikan tinggi untuk mencerdaskan bangsa sehingga terbebas dari belenggukebodohan dan keterisolasian. Universitas HKBP Nommensen menyelenggarakankegiatan pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakatyang bertujuan untuk menghasilkan sumberdaya manusia dengan berbagai keahlianyang dapat disumbangkan sebagai penggerak dan pemimpin pembangunan NegaraKesatuan Republik Indonesia serta menghasilkan insan akademik yang kritis analitismengawal pembangunan demi tercapainya masyarakat yang beradab, sejahtera danberkeadilan serta memelihara perdamaian dan keutuhan ciptaan.

4.3.2. Nilai-nilai utama

Dalam melaksanakan kegiatannya Sivitas Akademika wajib menjunjung tinggidan mengamalkan nilai-nilai sebagai berikut:1. Melayani dengan kasih.2. Jujur, bertanggungjawab dan dapat dipercaya3. Inovatif, kreatif dan berkarakter.4. Mengejar kecermelangan dengan tetap memperhatikan yang miskin.

4.3.3. Prinsip dasar

Sebagai Perguruan Tinggi Kristen yang bersifat nirlaba, UHN dikembangkanberdasar prinsip-prinsip dasar sebagai berikut: 1. Mengutamakan Mutu dalam memajukan pendidikan, penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat.2. Menggunakan cara-cara inovatif dan kreatif dalam pelayanan dengan memberikesempatan luas bagi berkembangnya inspirasi, inisiatip dan partisipasi civitasakademikanya.

3. Mendorong desentralisasi pengelolaan pendidikan, penelitian dan pengabdiankepada masyarakat yang bersikap vocational (high expertise, high ethic ) yangsecara sinergis saling bekerjasama dalam semangat tim kerja untuk mencapaitujuan bersama.


11/36

5

4.4. Visi, Misi, Tujuan

4.4.1. Visi

Menjadi Perguruan Tinggi terbaik dan terkemuka di Indonesia dalam

pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat untuk

menghasilkan sumberdaya manusia bermutu, beriman dan berakhlak, yang tanggapterhadap tantangan lokal dan global.

4.4.2. Misi

1. Menyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat yangmenggunakan cara-cara inovatif dan kreatif untuk menghasilkan sumberdayamanusia yang berkemampuan akademik dan/atau professional yang berkualitasserta berkepribadian.

2. Menerapkan prinsip-prinsip organisasi yang sehat, transparan dan akuntabel yangdijalankan secara efektip dan efisien.

4.4.3. Tujuan

1. Membina dan mengembangkan manusia Indonesia yang beriman berdasarkankasih kristiani, setia dan berbudi pekerti luhur, berkepribadian, berdisiplin, tekun,bekerja keras, tangguh, bertanggungjawab, mandiri, cerdas, terampil dan mampumenciptakan lapangan kerja, serta sehat jasmani dan rohani.

2. Menyiapkan peserta didik anggota masyarakat yang memiliki kemampuanakademik, profesi dan atau vokasi yang dapat menerapkan, mengembangkan, danatau menciptakan ilmu pengetahuan , teknologi dan atau seni.

3. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi dan atauseni khususnya yang berbasis kerjasama industri dalam arti luas, serta

mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf hidup masyarakat danmemperkaya kebudayaan nasional.4. Mendukung pembangunan masyarakat madani yang demokratis dengan berperan

sebagai kekuatan moral yang mandiri.5. Mencapai keunggulan kompetitif melalui prinsip pengelolaan sumberdaya sesuai

dengan asas pengelolaan yang professional, dan meningkatkan kualitas secaraberkelanjutan untuk menempati posisi unggul dalam persaingan dan kerjasamaglobal.

4.5. Sasaran Strategis Universitas HKBP Nommensen Tahun 2009 – 2013:

Penetapan sasaran strategis diawali dengan pelaksanaan Evaluasi Diri Institusi yang

didukung oleh semua satuan kerja di UHN, baik satuan kerja akademik maupun satuankerja pendukung. Selanjutnya setelah mengalami kajian deskripsi situasi, tahap keduadilakukan kajian secara mendalam, komprehensif dan menyeluruh dengan analisis SWOTyang mengacu pada 6 Standar Akreditasi Institusi dalam dinamika kondisi internal danperkembangan eksternal terhadap Visi, Misi, dan Tujuan Universitas. Hasil analisis SWOTmenunjukkan 99 Sasaran Strategis maupun Inisiatif Strategis yang dikelompokkanmenjadi 6 Perspektif Strategis tahun 2009-2013, yang meliputi:1. Pengembangan sumber pendanaan, sarana dan prasarana serta sistem informasi

dengan 10 Sasaran Strategis.2. Pengembangan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat dan Kerjasama

dengan 12 Sasaran Strategi.3. Penyempurnaan tata pamong kepemimpinan, sistem pengelolaan dan penjaminan

mutu dengan 10 Sasaran Strategis.4. Pengembangan kemahasiswaan dan alumni dengan 25 Sasaran Strategis.


12/36

6

5. Pengembangan sumberdaya manusia dengan 10 Sasaran Strategis.6. Pengembangan kurikulum, pembelajaran dan suasana akademik dengan 32 Sasaran

Strategis.

4.6. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu Universitas HKBP Nommensen

Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Universitas HKBP Nommensen sesuaidengan tujuan Manual Mutu yaitu penjaminan mutu kegiatan utama (core business) yaitutri dharma pendidikan tinggi dengan mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan MutuInternal untuk mencapai visi misi melalui standar mutu seperti ditunjukkan padaGambar 2.

Gambar 2 Proses Utama SPMI di UHN

Pelaksanaan penjaminan mutu dalam proses pembelajaran sebagai berikut:a. Pelaksanaan dan pemantauan berkelanjutan

Pelaksanaan kegiatan proses pembelajaran dan pemantauan berkelanjutan menjadi

tanggungjawab pimpinan fakultas secara keseluruhan dan dilaksanakan olehManagement Representative (MR) yaitu Wakil Dekan I Bidang Akademik. Untukmendukung pelaksanaan ini, Wakil Dekan I dibantu oleh kelompok yangbertanggungjawab terhadap pelaksanaan kegiatan akademik di program studi yaituketua/sekretaris program studi dan kelompok dosen dalam satu bidang ilmu. Kelompokdosen dalam satu bidang ilmu berfungsi antara lain menyusun GBPP/SAP, penyusunandan pengembangan materi kuliah, pemeriksaan mutu soal ujian sesuai GBPP/SAP danhal-hal yang berhubungan dengan peningkatan mutu bidang ilmu.

Untuk pemantauan pelaksanaan proses pembelajaran diadakan rapat rutin minimaltiga kali dalam satu semester: (1) rapat pertama diadakan satu bulan setelah perkuliahan,(2) rapat kedua satu minggu sebelum ujian tengah semester, (3) rapat ketiga dua minggu

sebelum minggu tenang. Dengan pemantauan berkelanjutan, setiap saat dapat dilakukanpengecekan apakah pelaksanaan kegiatan proses belajar mengajar sudah sesuai dengan


13/36

7

standar dan peraturan yang berlaku sehingga tindakan perbaikan dapat segeradirencanakan dan dilaksanakan.

b. Evaluasi oleh mahasiswa, lulusan dan penggunaDalam sistem penjaminan mutu mahasiswa dilibatkan dalam pemantauan kegiatan

pembelajaran secara berkelanjutan. Wakil mahasiswa ikut duduk sebagai anggota dalam

tim penjaminan mutu dan bertugas memberi masukan untuk perbaikan pelaksanaanproses pendidikan, mahasiswa tidak turut dalam kegiatan rutin tim termasuk penyusunandokumen. Evaluasi dari mahasiswa dapat berupa umpan balik secara langsung dalamrapat-rapat rutin tim. Secara reguler mahasiswa diminta untuk mengisi kuesionermahasiswa pada akhir semester.

Umpan balik dari lulusan dan pengguna juga diperlukan untuk meningkatkan mutupembelajaran. Umpan balik ini diperoleh dengan cara tracer study dan kuesioner sertasecara berkala mengundang lulusan dan pengguna.

c. Evaluasi DiriEvaluasi diri dilakukan untuk menganalisa sejauh mana keefektifan dalam

pengelolaan mutu program pendidikan yang telah diselenggarakan. Kemampuanmelakukan evaluasi diri menunjukkan kematangan suatu institusi. Evaluasi dirimerupakan kegiatan yang sangat penting, sehingga disebut sebagai salah satu kegiatanutama dalam sektor pendidikan tinggi seperti dikemukakan dalam Undang-UndangNo. 25/2000 tentang Program Pembangunan Nasional. Kegiatan evaluasi diri programstudi ataupun institusi bukan hanya proses yang harus dilakukan pada saat-saat khususseperti saat menghadapi akreditasi oleh BAN-PT atau saat pengajuan proposal hibah,tetapi sudah seharusnya kegiatan evaluasi diri menjadi kegiatan rutin dalam rangkapenjaminan mutu dan untuk melengkapi data dasar tiap program studi dan institusi.

Evaluasi Diri Program Studi dilaksanakan setiap tahun ajaran sebelum visitasi daritim auditor internal dari Lembaga Jaminan Mutu Universitas HKBP Nommensen (LJM-UHN). Penyusunan Evaluasi Diri mengacu pada Pedoman Umum Evaluasi Diri BAN-PT.

d. Audit Mutu Internal Audit Mutu Internal (AMI) meliputi pengumpulan data dan informasi secara sistematis

dan melakukan verifikasi untuk menilai apakah keseluruhan kegiatan pembelajaranberjalan sebagaimana mestinya sesuai standar mutu untuk mencapai tujuan pendidikan.Dari AMI akan diketahui apakah pelaksanaan proses belajar mengajar sudah sesuaidengan standar yang ditetapkan. Hasil AMI akan memberikan gambaran nyata tentangproses belajar mengajar sehingga dapat dijadikan sebagai acuan untuk melakukanperbaikan secara berkesinambungan.

Pelaksanaan penjaminan mutu di UHN dijelaskan secara rinci dalam ManualProsedur Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) UHN (MP.LJM-UHN.01)

4.7. Struktur Organisasi

Secara prinsip, organisasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) UniversitasHKBP Nommensen tidak terlepas dari organisasi induk UHN. Jajaran Pimpinan UHN(Rektor, Dekan/Direktur Program dan Ketua Program Studi) adalah penanggungjawabpenjaminan mutu penyelenggaraan Pendidikan.

4.7.1. Unsur-unsur Universitas HKBP Nommensen

Universitas terdiri atas unsur- unsur sebagai berikut:a. Unsur Pimpinan;b. Unsur Tenaga Pendidikan;


14/36

8

c. Senat Universitas;d. Unsur Pelaksana Akademik;

1. Fakultas Program Studi dan Bagian;2. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat, Lembaga

Penjaminan Mutu;3. Pusat dan Biro

e. Unsur Pelaksana Administrasi;f. Unsur Penunjangg. Unsur Pelaksana Teknis;h. Unsur lainnya yang dianggap perlu.Tugas, hak, dan wewenang unsur-unsur universitas dapat dilihat pada Statuta UHN(Dokumen ST.LJM-UHN.01).

4.7.2. Struktur organisasi Sistem Penjaminan Mutu Universitas HKBP Nommensen

Penjaminan mutu pelayanan pendidikan melekat pada pimpinan universitas(Rektor, Dekan/Direktur Program dan Ketua Program Studi). Dalam implementasinyadibantu oleh unit kerja yang bersifat ad-hoc atau fungsional. Untuk melaksanakan

penjaminan mutu pendidikan di Universitas HKBP Nommensen (UHN), makadibentuk struktur organisasi penjaminan mutu. Struktur tersebut mencakup tingkatuniversitas, fakultas dan program studi dan unit kerja pendukung akademik.Kerangka Organisasi Penjaminan Mutu UHN dapat dilihat pada Gambar 3.

Tugas dan fungsi organisasi Penjaminan Mutu UHN adalah sebagai berikut:

4.7.2.1. Tingkat universitas

Unsur-unsur organisasi penjaminan mutu di tingkat universitas terdiri atasPimpinan Universitas dibantu oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LJM) atas dasarketentuan norma-norma, standar mutu dan kebijakan akademik yang ditetapkan olehSenat Universitas.

Gambar 3 Struktur Organisasi Penjaminan Mutu UHN

SENAT

UNIVERSITAS

SENAT FAKULTAS

REKTOR

DEKAN/DIR PROGRAMGugus Jaminan

Mutu (GJM)

Unit Jaminan

Mutu (UJM)KETUA PROGRAM STUDI

Audit

LEMBAGA/BIRO

Lembaga Jaminan Mutu

(LJM)


15/36

9

1. Lembaga Jaminan Mutu adalah Institusi Fungsional yang bertugas mendukungkegiatan universitas dalam memberikan jaminan mutu lulusan universitas.

2. Rektor menetapkan peraturan, kaidah dan tolok ukur penyenggaraan kegiatanakademik secara umum.

3. Dalam pengembangan, penerapan dan evaluasi peningkatan mutu di semua unitkerja, Rektor dibantu oleh LJM.

4. LJM beranggotakan: Ketua, sekretaris dan dosen dari fakultas/program.5. LJM dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Rektor.

a. Tugas LJM UHN:Lembaga Jaminan Mutu bertugas membantu Rektor dalam:1. Menyusun dan mengembangkan konsep SPMI berikut sistem dokumentasinya.2. Mengkoordinir pelaksanaan dan pemantauan SPMI di UHN.3. Bekerjasama dengan Tim Program Hibah (TPH) UHN, mengkoordinir pelaksanaan

Monevin, implementasi dan proposal.4. Mengkoordinir pelaksanaan, pemantauan dan pelaporan sistem pendampingan

penyusunan dokumen, serta persiapan visitasi akreditasi Program Studi sebagaibagian dari Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME).

5. Melaporkan secara berkala hasil evaluasi pelaksanaan tugas LJM kepada Rektor.6. Menggunakan hasil AMI sebagai dasar penerapan reward and early warning

system UHN.7. Melakukan Pendidikan dan Pelatihan Jaminan Mutu.

b. Tugas pokok dan fungsi (tupoksi)1. Sejalan dengan fungsinya, LJM melaksanakan audit sistem dan kepatuhan

secara rutin terhadap seluruh kegiatan-kegiatan akademik di seluruh unit kerjadi lingkungan Universitas.

2. Selanjutnya menyampaikan laporan hasil audit beserta rekomendasi yangdiusulkan secara tertulis kepada Rektor, serta memantau, mengevaluasi, danmenganalisis tindak lanjut atas rekomendasi yang telah disetujui oleh Rektor.

Uraian Tugas Anggota:a. Tugas Ketua

1. Melakukan perencanaan, koordinasi, pemantauan, dan evaluasi SPMI danimplementasinya.

2. Bertanggungjawab kepada Rektor.

b. Tugas Sekretaris1. Membantu Ketua dalam perencanaan, koordinasi, pemantauan, evaluasi dan

pelaporan kegiatan serta anggaran.2. Bertanggungjawab dalam pelaksanaan surat menyurat dan arsip.

3. Bertanggung jawab dalam perencanaan, pelaksanaan, dan hasil agenda rapatrutin, rapat koordinasi, dan rapat evaluasi kegiatan.4. Menyusun konsep laporan kegiatan setiap triwulan.5. Bertanggung jawab kepada Ketua.

c. Tugas Anggota1. Membantu terlaksananya tugas LJM.2. Memberikan masukan kepada ketua LJM.

Dalam pelaksanaan tugas sehari-hari LJM dibantu oleh staf sekretariat dengan tugas:1. Mengkoordinir pengelolaan kegiatan sekretariat, sistem dokumentasi, SDM,

keuangan, aset, sistem informasi dan management review.

2. Mengelola perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan tindak lanjut kegiatan LJM3. Menyusun konsep laporan kegiatan insidental dan tahunan LJM


16/36

10

Rincian tugas anggota sekretariat: Anggota 1

1. Mengelola perencanaan, pembayaran dan pertanggungjawaban keuangankegiatan LJM.

2. Mengelola website dan database, dokumentasi dan aset LJM.3. Mengelola kegiatan pelayanan publik, evaluasi kepuasan dan penanganan

keluhan pelanggan.4. Mengelola kegiatan management review dan dokumentasi rapat LJM.5. Membantu pekerjaan lain terkait tugas LJM.

Anggota 21. Membantu pengelolaan dokumen SPM dan internal LJM.2. Membantu pengelolaan kegiatan harian, aset, website dan management

review .3. Membantu pekerjaan lain terkait tugas LJM.

Anggota 31. Membantu pengelolaan anggaran dan pertanggungjawaban keuangan LJM,

2. Membantu pekerjaan pembuatan katalog dokumen LJM.3. Membantu pengelolaan file, database dan katalog LJM.4. Membantu kegiatan audit internal, penanganan keluhan dan kepuasan

pelanggan.5. Membantu pekerjaan lain terkait tugas LJM.

4.7.2.2 Tingkat fakultas/program

1. Unsur organisasi jaminan mutu akademik di tingkat fakultas/program terdiri ataspimpinan fakultas/program

2. Dekan/direktur program bertanggungjawab atas terjaminnya mutu pendidikan difakultas/program.

3. Untuk mempersiapkan SPMI di tingkat fakultas/program, maka di setiapfakultas/program dibentuk Gugus Jaminan Mutu (GJM) yang bersifat ad hoc dengan Surat Keputusan Rektor .

4. Tugas GJM adalah membantu dekan/direktur program dalam peningkatan mutupendidikan dimulai dari:a. Penyusunan dokumen kebijakan, peraturan, standar dan manual prosedur

akademik;b. Penyusunan Laporan Evaluasi Diri Fakultas berdasar Laporan Evaluasi Diri

Program Studi dan Laporan Elektronik Evaluasi Diri Program Studi BerbasisEvaluasi Diri (EPSBED) program studi tiap semester;

c. Penyiapan AMI.

d. Peningkatan mutu fakultas berkelanjutan berdasarkan rumusan koreksi.5. GJM beranggotakan: Ketua, sekretaris, para dosen perwakilan program studi danmahasiswa yang ditunjuk.

Tugas GJM adalah membantu dekan/ketua program dalam peningkatan mutu,dimulai dari:1. pengembangan SPMI tingkat fakultas/program yang mengacu pada SPMI tingkat

universitas;2. mengendalikan sistem dokumentasi SPMI di website fakultas/program dan

hardcopy ;3. pengisian Borang Kinerja fakultas/program berdasar basis data yang telah

dimutakhirkan secara rutin, Laporan Kinerja dan EPSBED program studi tiap

semester;4. melakukan audit internal di fakultas/program untuk penyiapan AMI oleh auditor

UHN;


17/36

11

5. peningkatan mutu fakultas/program secara berkelanjutan berdasarkan rumusankoreksi hasil audit internal.

Tugas Pokok dan Fungsi:a. Tugas Ketua

1. Melaksanakan koordinasi, pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan

tugas yang dilaksanakan oleh staf GJM.2. Bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas GJM dan melaporkannya

kepada dekan/direktur program.

b. Tugas Sekretaris1. Membantu Ketua GJM dalam perencanaan, koordinasi, pemantauan evaluasi

dan pelaporan kegiatan berikut anggarannya.2. Bertanggung jawab dalam pelaksanaan surat-menyurat yang berkaitan dengan

GJM dan mengarsipkannya.3. Bertanggung jawab dalam perencanaan, pelaksanaan dan hasil agenda rapat

rutin, rapat koordinasi dan rapat evaluasi kegiatan.4. Menyusun konsep laporan kegiatan setiap semester.

5. Bertanggung jawab kepada Ketua GJM.

c. Tugas Anggota1. Membantu terlaksananya tugas GJM2. Memberikan masukan kepada ketua GJM

4.7.2.3 Tingkat program studi

1. Unsur organisasi jaminan mutu akademik di tingkat program studi terdiri ataspimpinan program studi.

2. Ketua program studi bertanggungjawab atas terjaminnya mutu akademik diprogram studi mencakup:a. Proses pembelajaran yang bermutu sesuai Spesifikasi Program Studi (SP),

Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK).b. Evaluasi pelaksanaan proses pembelajaran.c. Evaluasi hasil proses pembelajaran.d. Tindakan perbaikan proses pembelajaran.e. Penyempurnaan SP, MP, IK secara berkelanjutan.f. Penelitian yang sesuai dengan kompetisi program studi dan Manual Mutu

Penelitian.g. Pengabdian kepada masyarakat yang sesuai dengan kompetensi program studi

dan Manual Mutu Pengabdian Kepada Masyarakat.3. Untuk mempersiapkan SPMI di tingkat program studi, maka di setiap program

studi dibentuk Unit Jaminan Mutu (UJM) yang bersifat ad hoc dengan SuratKeputusan Rektor.4. Tugas UJM adalah:

a. Penyusunan Laporan Evaluasi Diri dan EPSBED program studi tiap semester;b. Penyiapan AMI;c. Peningkatan mutu program studi berkelanjutan berdasarkan rumusan koreksi.

5. UJM beranggotakan: Ketua, sekretaris, para dosen dan mahasiswa yang ditunjuk.

Tugas UJM adalah melaksanakan peningkatan mutu dengan membantu Ketuaprogram studi melalui:1. pengembangan SPMI tingkat program studi termasuk menyusun, mengendalikan

sistem dokumentasi SPMI mengacu pada penyusunan dokumen SP, MP, IK yang

sesuai dengan Standar Mutu, Manual Mutu dan MP di tingkat fakultas/universitas;2. mengendalikan sistem dokumentasi SPMI mengacu pada SPMI fakultas/program

serta universitas, baik di website program studi maupun dalam bentuk hardcopy ;


18/36

12

3. pengisian Borang Kinerja dan EPSBED program studi tiap semester;4. melakukan audit internal di program studi untuk penyiapan AMI oleh auditor UHN;5. peningkatan mutu program studi secara berkelanjutan berdasarkan rumusan

koreksi hasil audit.

Tugas Pokok dan Fungsi:

a. Penanggung Jawab (ketua program studi)Rincian tugas dan tanggungjawab :1. Bertanggungjawab dalam pelaksanaan dan implementasi dokumen UJM di

tingkat program studi2. Mendelegasikan dan mengkoordinir Tim UJM dalam penyusunan Dokumen

Mutu3. Bersama sekretaris program studi, memonitor dan mengevaluasi implementasi

dokumen mutu akademik di tingkat Program studi.

b. Pengarah (sekretaris program studi)Rincian tugas dan tanggung jawab :1. Mendelegasikan dan mengkoordinir Tim UJM dalam penyusunan Dokumen

Mutu.2. Bersama Tim UJM, memonitor dan mengevaluasi implementasi dokumen mutu

di tingkat program studi.

c. Ketua UJMRincian tugas dan tanggung jawab :1. Membantu ketua program studi dan sekretaris program studi menyiapkan

dokumen mutu.2. Mengkoordinir operasionalisasi kegiatan UJM.3. Bersama sekretaris UJM, mendokumentasikan dokumen UJM.4. Membantu ketua dan atau sekretaris program studi dalam sosialisasi dan

implementasi dokumen UJM.5. Melakukan tugas lain sehubungan dengan UJM.

d. Sekretaris UJMRincian tugas dan tanggungjawab :1. Bersama ketua UJM mengkoordinir operasionalisasi kegiatan UJM.2. Menyusun kelengkapan dokumen mutu UJM.3. Membantu ketua dan atau sekretaris program studi dalam sosialisasi dan

implementasi dokumen UJM.4. Melakukan tugas sehubungan dengan UJM.

e. Anggota UJM

Rincian tugas dan tanggungjawab:1. Bersama Tim UJM membantu administrasi pembuatan dokumen mutu programstudi.

2. Membantu menyusun kelengkapan dokumen UJM.3. Menginventarisasi data dalam kaitannya dengan implementasi dokumen UJM.4. Melakukan tugas sehubungan dengan UJM.

4.7.2.4 Tingkat biro/lembaga/pusat/unit kerja penunjang pelaksana akademik

1. Penjaminan mutu penyelenggaraan kegiatan non-akademik di tingkat unit kerjadilakukan oleh pimpinan unit kerja.

2. Untuk mengembangkan SPMI di tingkat unit kerja, maka pimpinan unit kerja

menunjuk dan menugaskan Tim Pelaksana SPMI di unit kerja melalui Surat TugasPimpinan Unit Kerja.


19/36

13

3. Tim Pelaksana SPMI beranggotakan: Top Management (TM), ManagementRepresentative (MR), PIC ( person in charge) dan auditor internal yang ditunjuk.

4. TM melakukan koordinasi tindaklanjut atas permintaan tindakan koreksi (PTK)yang diberikan Rektor, membuat keputusan dalam batas kewenangannya sertamemobilisasi sumberdaya di unit kerja untuk tindak-lanjut yang diperlukan untukpencapaian Standar Mutu Universitas/Fakultas.

5. Setiap tahun TM akan melakukan peningkatan mutu layanan unit kerja secaraberkelanjutan.

Tugas Tim Pelaksana SPMI tingkat unit kerja:1. pengembangan SPMI tingkat unit kerja yang mengacu pada SPMI tingkat

universitas2. mengendalikan sistem dokumentasi SPMI di website unit kerja dan hardcopy 3. melakukan audit internal di unit untuk penyiapan Audit Internal Mutu (AIM) oleh

auditor UHN.4. peningkatan mutu unit kerja secara berkelanjutan berdasarkan rumusan koreksi

hasil audit.

4.8. Sistem Dokumentasi dan Audit

Sistem Manajemen Mutu (SMM) merupakan sistem manajemen yangterdokumentasi, sehingga setiap langkah dalam pelaksanaan SPMI-UHN harusdidokumentasikan. Konsep awal dokumen disusun oleh Lembaga Jaminan Mutu (LJM)berdasarkan dokumen induk dan referensi yang relevan. Konsep awal ini dipelajari,diperiksa dan diberi masukan oleh pimpinan universitas. Selanjutnya konsep diklarifikasioleh pakar sebelum divalidasi dan disahkan oleh Rektor. Secara rutin, keluhan danpermasalahan yang timbul pada implementasi Sistem Penjaminan Mutu (SPMI) dievaluasiuntuk peningkatan mutu berkelanjutan. Untuk pengembangan dan evaluasi sistempenjaminan mutu di semua unit, pimpinan universitas menugaskan Lembaga JaminanMutu (LJM) untuk melaksanakan Audit Mutu Internal (AMI). Pemeriksaan sistematik danindependen dilakukan untuk mengetahui apakah aktivitas mutu efektif dan sesuaiperencanaan. Audit memberi peluang untuk perbaikan, peningkatan dan pengembanganmutu secara berkelanjutan. Audit mutu dilakukan secara internal dan eksternal. AuditMutu Internal dilaksanakan secara rutin, minimal satu kali dalam satu tahun untukmengukur dipenuhinya persyaratan standar mutu yang diterapkan universitas. Audit MutuInternal dilaksanakan oleh auditor universitas yang ditugaskan oleh Rektor. Audit mutueksternal untuk universitas dan program studi dilakukan oleh asesor dari BAN-PT untukmenentukan kualifikasi akreditasi institusi atau program studi. Prosedur pengusulan,pelaksanaan dan perolehan akreditasi harus mengikuti ketentuan dan memenuhipersyaratan BAN-PT.

Dokumen fakultas dibuat mengacu pada dokumen universitas dan dokumen programstudi mengacu pada dokumen fakultas dan universitas. Dokumen SPMI Universitas HKBPNommensen terdiri dari:

Dokumen induk yang menjadi rujukan pengembangan sistem yaitu Statuta, Visi danMisi, Peraturan Pokok Akademik, Rencana Strategis dan Program Kerja Rektor.

Dokumen mutu yaitu Manual Mutu, Standar Mutu Pendidikan, Manual Prosedur (MP),Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung, Borang-borang.

Dokumen Audit yang meliputi Manual Prosedur Pelaksanaan Audit Mutu Internal(AMI), MP Penilaian Kinerja Universitas/Fakultas/Program, MP Penilaian KinerjaProgram Studi, Borang Kinerja Universitas/Fakultas/Program, Borang KinerjaProgram Studi dan Instruksi Kerja.


20/36

14

Berikut ini adalah beberapa sifat dokumen yang harus dipenuhi:1. Jelas dan memiliki nomor indeks/ berurutan2. Berklasifikasi (rahasia/tak rahasia)3. Dapat ditelusuri (terkendali)4. Mudah diakses5. Disimpan dengan baik

6. Ada penanggung- jawabnya7. Memuat waktu/ tanggal pembuatan dan pemeriksaan8. Selalu diperbaharui9. Berbentuk cetakan atau media elektronik

4.8.1.Sistem pengkodean dokumen

Pengkodean dokumen berfungsi untuk memudahkan pengarsipan dan pencariankembali.

Setiap dokumen diberi kode sesuai dengan aturan sebagai berikut:1. Singkatan Nama Dokumen.

2. Singkatan Unit Penyusun Dokumen.3. Nomor Urut Dokumen Mutu.

Sebagai contoh:1. Dokumen Manual Mutu, disusun oleh GJM Fakultas Bahasa dan Seni (FBS) UHN,

merupakan dokumen ke-1 diberi kode: “MM.GJM-FBS-UHN.01” 2. Manual Prosedur Penggunaan Laboratorium Bahasa, disusun oleh UJM Program

Studi Bahasa Inggris (BI) Fakultas Bahasa dan Seni (FBS) UHN, merupakandokumen MP ke-10 diberi kode: “MP.UJM-BI-FBS-UHN.10”

Dokumen di tingkat universitas, fakultas dan program studi dengan penyusunan kodedokumen yang dibuat berdasarkan singkatan nama dokumen, organisasi yangmendokumentasikan, nama universitas, dan nomor sesuai urutan pembuatandokumen dapat dilihat di lampiran 1.

5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.1 Komitmen Manajemen

Universitas HKBP Nommensen (UHN) mengidentifikasi pelayanan pendidikan yangsesuai dengan harapan pemangku kepentingan. Universitas, fakultas, program studi dansemua unit kerja mengidentifikasi dan menunjukkan komitmen pada perbaikan pelayanan

pendidikan dan sistim manajemen mutu secara berkelanjutan sehingga UHN mampumewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya, mampu memenuhikebutuhan/memuaskan pemangku kepentingan yaitu kebutuhan masyarakat, dunia kerjadan profesional. Strategi yang dilakukan meliputi:a. Mengkomunikasikan tujuan Sistim Penjaminan Mutu Internal di seluruh unit kerja di

UHNb. Menjamin ketersediaan sumber daya manusia beserta sarana dan prasarana yang

diperlukan untuk mencapai sasaranc. Melakukan perencanaan strategis yang memperhatikan tujuan dan sasaran UHN di

masa depand. Menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh anggota organisasi

mengetahui visi, misi maupun tugas pokok dan fungsi

e. Mendorong identifikasi UHN dan penggunaan praktik baik dalam SPMI


21/36

15

5.2 Tujuan Sistem Penjaminan Mutu Universitas HKBP Nommensen

Tujuan sistem penjaminan mutu UHN adalah sebagai berikut:a. Meningkatkan kinerja manajemen unit-unit kerja di lingkungan UHN dengan:

1. Memenuhi standar mutu atau sasaran mutu UHN yang telah ditetapkan sehinggavisi dapat terwujud melalui pencapaian misi.

2. Meningkatkan pelayanan sehingga dapat memenuhi harapan pemangkukepentingan.

b. Meningkatkan akreditasi institusi dan program studi.

5.3 Perencanaan Sistem Mutu

a. Pengertian mutu secara umum adalah kesesuaian antara capaian dengan standaryang telah ditetapkan, kesesuaian dengan kebutuhan pemangku kepentingan, ataupemenuhan janji sesuai dengan visi dan misi perguruan tinggi.

b. Mutu pendidikan di UHN dipahami sebagai pencapaian tujuan pendidikan dankompetensi lulusan serta hasil-hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakatyang telah ditetapkan sesuai rencana strategis dan standar mutu pendidikan.

Pencapaian tujuan ini menyangkut aspek masukan, proses dan keluaran serta nilaipelayanan dengan kasih; kejujuran, tanggungjawab dan dapat dipercaya; inovatif,kreatif dan karakter; kecermelangan dengan perhatian kepada yang miskin.

c. Sistem penjaminan mutu di UHN dirancang, dilaksanakan dan ditingkatkan sertadikembangkan secara berkelanjutan untuk menjamin mutu penyelenggaraanpendidikan tinggi di UHN. Hal ini berarti sistem penjaminan mutu harus dapatmemastikan lulusan memiliki kompetensi yang diterapkan dalam spesifikasi programstudi serta hasil-hasil penelitian yang sesuai dengan perkembangan IPTEKS dankebutuhan masyarakat.

d. Sistem penjaminan mutu pendidikan (akademik dan non-akademik penunjangakademik) akan dikembangkan dan diterapkan oleh UHN, dengan tridharmapendidikan sebagai kegiatan utama (core business ).

e. Mutu pendidikan di UHN bersifat dinamis dalam arti bahwa UHN mampu secara terusmenerus menyesuaikan diri dengan perkembangan ilmu dan teknologi serta realitassosial budaya yang terus berkembang. Mutu akademik di UHN juga mencakuppelayanan administrasi yang didukung oleh database yang terbaru,sarana/prasarana, organisasi dan manajemen yang dapat memenuhi harapanpemangku kepentingan.

f. Kegiatan penjaminan mutu dilakukan secara berkelanjutan, merupakantanggungjawab pimpinan (universitas, fakultas/program, program studi dan unit kerja)dan dalam pelaksanaannya dibantu oleh tim penjaminan mutu.

g. Tim pelaksana penjaminan mutu universitas berfungsi menyediakan panduan danmemantau penyelenggaraan penjaminan mutu di tingkat fakultas/program, program

studi dan unit kerja, serta melaporkan kepada pimpinan universitas.h. Perencanaan sistem mutu dimulai dari dokumen Visi dan Misi (VM.LJM-UHN.01).Untuk mencapai visi dan misi tersebut, maka disusunlah dokumen RencanaStrategis (Renstra) dan Program Kerja Rektor kode: RP.LJM-UHN.01, PeraturanPokok Pendidikan kode: PA.LJM-UHN.01, Manual Mutu kode:MM.LJM-UHN danStandar Mutu kode: SM.LJM-UHN , Manual-Manual Prosedur (MP) dan dokumenpendukung lainnya

i. Dokumen di tingkat fakultas disusun dengan mengacu pada dokumen Universitasdan dokumen di tingkat program studi mengacu pada dokumen universitas danfakultas.

j. Standar Mutu Universitas, Fakultas dan Program Studi disusun berdasarkan standarBadan Akreditasi Nasional perguruan Tinggi (BAN-PT), dengan maksud agar

memperlancar persiapan program studi dalam menghadapi akreditasi.k. Penjaminan mutu diselenggarakan dengan komitmen seluruh pelaku proses

pendidikan tinggi di UHN.


22/36

16

5.4 Kebijakan Mutu Universitas HKBP Nommensen

Universitas HKBP Nommensen menggunakan kebijakan mutu sebagai pedomanuntuk memandu dan mengarahkan pengambilan keputusan dalam peningkatan mutuberkesinambungan dalam proses penyelenggaraan pendidikan. Dalam rangka

melaksanakan tugas penyelenggaraan pendidikan tinggi, Rektor menetapkan kebijakanmutu dan mempunyai komitmen:a. Mencanangkan bahwa dalam penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)

budaya mutu dipahami dan dilaksanakan semua pihak, serta dikendalikan oleh jajaran pimpinan.

b. Mengembangkan dan menerapkan sistem penjaminan mutu UHN dengan mengacupada Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi – Direktorat Jenderal PendidikanTinggi Departemen Pendidikan Nasional 2003, yaitu Facilitating, Empowering andEnabling (FEE).

c. Melaksanakan tugas pendidikan tinggi dengan pedoman Statuta, Renstra, danProgram Kerja Rektor UHN serta mempertanggungjawabkan kinerjanya padastakeholders (pemangku kepentingan) untuk menjaga akuntabilitas publik.

d. Melaksanakan penjabaran Rencana Strategi (Renstra) UHN 2009 - 2013 dalambentuk milestones sasaran pengembangan UHN.

e. Mensyaratkan pengelolaan pendidikan yang melakukan peningkatan mutu secaraberkesinambungan sesuai dengan sesuai dengan prinsip dasar UHN dan harapanpemangku kepentingan.

f. Melaksanakan penjaminan mutu pendidikan (akademik dan non-akademik penunjangakademik) dengan tridharma pendidikan sebagai kegiatan utama (core business )

g. Mendorong penyelenggaraan sistem pendidikan yang otonom, transparan danakuntabel dengan cara mengadaptasikan dan mengembangkan seperangkat standarpendidikan dan manajemen yang optimal sesuai dengan karakteristik dan kekhasanUHN, dengan mengacu pada Standar Nasional Pendidikan dan Standar MutuAkreditasi dari BAN-PT.

h. Mengukur kinerja organisasi untuk memantau pemenuhan sasaran atau standar mutuyang ditetapkan

i. Mengkaji efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi sehingga mampu mendorongpeningkatan pencapaian sasaran mutu UHN melalui pengembangan SistemPenjaminan Mutu Internal (SPMI).

j. Mendorong pihak manajemen, dosen dan tenaga kependidikan UHN untukmemenuhi standar kompetensi sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing sehingga mampu memberikan kontribusi untuk mendukung hubungan kerjayang sehat dengan stakeholders.

k. Mengembangkan sistem pengelolaan SDM berbasis kinerja dengan mengutamakanpilar perencanaan, transparansi, akuntabel dan terdokumentasi dengan tujuan untuk

meningkatkan kualifikasi dan jenjang akademik dosen serta kompetensi tenagakependidikan.l. Mencapai keunggulan kompetitif melalui prinsip pengelolaan sumberdaya sesuai

dengan asas pengelolaan yang professional, dan meningkatkan kualitas secaraberkelanjutan untuk menempati posisi unggul dalam persaingan dan kerjasamaglobal.

m. Mengupayakan pendanaan yang memadai dengan prinsip otonomi, penguranganketergantungan dana dari orang tua mahasiswa melalui kemampuan memperoleh,mengelola dan mengembangkan dana mandiri, efisien dalam penggunaan dana dantransparan serta akuntabel dalam pengelolaan keuangan.

n. Mengupayakan pemenuhan sarana prasarana berstandar nasional sertapengembangan manajemen asset yang efektif, transparan dan akuntabel.

o. Kebijakan mutu UHN ini dikomunikasikan, dipahami oleh semua pihak dan diacuuntuk menentukan kebijakan mutu tiap unit kerja yang terlibat langsung ataupun tidaklangsung dalam proses pelaksanaan pendidikan di UHN.


23/36

17

5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi

Tanggung jawab dan wewenang pelaksana penjaminan mutu telah ditetapkansecara rinci dan jelas sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi masing-masing.Dalam rangka penjaminan mutu pelayanan pendidikan di UHN, maka unsur pimpinanberkomitmen untuk menjalankan manajemen mutu sehari-hari sebagai tanggungjawab

dan wewenang pimpinan yang dijalankan oleh Manajer Representative (MR). MRuniversitas adalah Wakil Rektor I, MR untuk fakultas adalah Wakil Dekan I dan MR untukProgram Studi adalah Sekretaris Program Studi. MR mempunyai wewenang untukmemantau, mengevaluasi dan memelihara pelaksanaan sistem manajemen mutu. MRharus mengembangkan kemampuan untuk mengkomunikasikan SPMI-UHN, Standar Akreditasi BAN-PT dan Standar Mutu Pendidikan UHN serta prinsip perbaikan danpeningkatan mutu berkelanjutan dan bersedia memeberi saran tentang implementasistandar mutu yang disepakati. MR bertanggungjawab untuk memastikan bahwa semuapersyaratan dan standar yang telah ditentukan terpenuhi. MR tingkat Universitas harusmelapor kepada Rektor, MR Fakultas dan MR Program Studi kepada Dekan/ KetuaProgram Studi, serta mengkomunikasikan kepada mahasiswa dan pemangkukepentingan lain tentang pelaksanaan sistem mutu dan hasil audit. Komunikasi antara

Pimpinan, MR dan tim Penjaminan Mutu dilakukan secara berkala sesuai dengankebutuhan, sedangkan komunikasi dengan stakeholders dilakukan melalui papanpengumuman, surat undangan maupun website, sesekali dilakukan pertemuan tatapmuka.

5.6 Tinjauan Manajemen

Unit kerja harus melaksanakan tinjauan sistem manajemen mutu secara periodikberdasarkan kebutuhan organisasi yang bertujuan untuk menilai keefektifan sistemmanajemen mutu dalam pemenuhan standar mutu dan kepuasan stakeholders. Keluarantinjauan manajemen harus berupa data yang berguna dalam perencanaan strategis untukmendukung peningkatan kinerja sistem manajemen mutu. Tinjauan manajemendilaksanakan setidaknya sekali dalam setahun dan rekaman tinjauan manajemen harusdipelihara. Sebagai hasil tinjauan manajemen mutu, pimpinan (Rektor, Dekan/DirekturProgram, Ketua Lembaga, Pimpinan Unit Kerja, Kepala Biro, Ketua Program Studi) harusmelaksanakan tindak lanjut untuk meningkatakan kinerja Sistem manajemen mutu danprosesnya. Keluaran tinjauan mananjemen harus direkam dan dikomunikasikan kepadaseluruh anggota organisasi.

6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA

6.1 Penyediaan Sumber Daya

Universitas, fakultas/program/lembaga/biro/unit kerja dan program studi memastikanketersediaan sumber daya untuk fungsionalisasi sistem manajemen penjaminan mutuyang efektif dengan:a. Menetapkan masukan untuk mendeteksi kebutuhan sumber daya;b. Menyusun rencana kebutuhan sumber daya untuk jangka pendek, menengah dan

panjangc. Melakukan tindak lanjut verifikasi dan penilaian tugasd. Menyediakan sumber daya untuk berkomunikasi secara efektif dengan dosen, tenaga

kependidikan dan mahasiswa, untuk memelihara dan meningkatkan sistemmanajemen mutu dan untuk memastikan bahwa kebutuhan pemangku kepentinganterpenuhi.


24/36

18

6.2 Sumber Daya Manusia

6.2.1 Umum

Universitas, fakultas/program/lembaga/biro/unit kerja dan program studi harusmengidentifikasi seluruh jenis sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk

ketentuan pelayanan dan memastikan ketersediaanya untuk kinerja sistemmanajemen mutu yang efektif.

6.2.2 Kompetensi, kesadaran akan tanggungjawab dan pelatihan

Universitas harus menyediakan dosen sebagai tenaga pendidik dan tenagakependidikan sebagai penunjang pendidikan yang kompeten, memiliki kesadaran danterlatih sesuai dengan tanggung jawab dan wewenangnya. Universitas harusmelaksanakan tindakan yang sistematik untuk mengevaluasi kebutuhan kompetensidosen dan tenaga kependidikan yang sesuai dengan kebutuhan kurikulum programstudi, program unit kerja dan persyaratan standar yang ditetapkan. Pendidikan,pelatihan dan pengalaman kerja tiap dosen, dosen tersertifikasi dan tenaga

kependidikan harus terekam dan dimonev secara rutin.

6.3 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja

Universitas, fakultas/program/lembaga/biro/unit kerja dan program studi harusmengidentifikasi sarana prasarana, dan lingkungan kerja yang diperlukan untukmendukung proses pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat sertamenetapkan tanggung jawab dan wewenang untuk kegiatan pelaksanaan, pembelian,penerimaan, penyimpanan, perlindungan, penggunaan dan pemeliharaan. Universitasharus menentukan program perencanaan, penyediaan dan pemeliharaan saranaprasarana, dan analisis resiko terkait dengan keamanan, keselamatan dan kebersihan.

Sarana prasarana mencakup gedung, ruang kerja, ruang kelas, laboratorium,bengkel, perpustakaan, taman, perangkat online dan jasa terkait seperti fasilitaskesehatan, keamanan fisik, toko, fotocopy, kantin, dan lain-lain. Peralatan harusdipelihara secara rutin sehingga selalu siap jika akan digunakan. Peralatan ukur harusdikalibrasi secara rutin agar akurasi dan validitas hasil pengukuran terjamin. Sarana,prasarana dan barang milik universitas yang telah rusak dan tidak dapat digunakan harusdikelola sesuai aturan yang berlaku.

6.4 Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik

Universitas menjamin terselenggaranya kebebasan akademik, mimbar akademik dan

otonomi keilmuan. Penyediaan pelayanan pendidikan termasuk menciptakan danmemelihara suasana yang kondusif untuk lingkungan pembelajaran dan penelitian yangmemenuhi persyaratan pemangku kepentingan dan standar yang ditetapkan. Universitasharus menyediakan bukti bahwa lingkungan kerja dan suasana kampus dievaluasi secaraperiodik, serta bukti dari tindakan yang diambil terkait hal ini. Hasil evaluasi ini harusdijadikan materi tinjauan manajemen dan menjadi bagian penting dalam peningkatanmutu berkesinambungan.

7. REALISASI PELAYANAN TRI DHARMA PERGURUAN TINGGI

7.1 Perencanaan Program Tri Dharma Perguruan Tinggi

Universitas harus merencanakan program pelayanan pendidikan/pembelajaran,penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi) sebagai


25/36

19

kegiatan utama SPMI-UHN, termasuk rancangan pengembangan pelayanan agar sesuaidengan standar yang telah ditetapkan. Perencanaan program pelayanan UHN secararinci disampaikan dalam Program Kerja Rektor (RP.LJM-UHN.01) yang mengacu padaRencana Strategis UHN (RP.LJM-UHN.01).

7.1.1 Pendidikan/Pembelajaran

Fakultas/program dan program studi harus merencanakan pengembangan,tinjauan dan pemutakhiran rencana studi dan kurikulum, penilaian dan tindak lanjutpembelajaran, kegiatan pelayanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteriaevaluasi, dan prosedur peningkatan mutu untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Realisasi proses pembelajaran bertujuan meningkatkan kompetensi pada dirimahasiswa sehingga mengarah pada spesifikasi kompetensi lulusan yang dijanjikanpada setiap program studi. Proses pembelajaran yang harus terkontrol meliputiasesmen kebutuhan, desain dan pengembangan, pengkomunikasian prosedur daninstruksi; serta pengukuran outcomes.

Proses-proses utama pembelajaran harus dikendalikan dan metode

pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen untuk menjaminpemenuhan spesifikasi prosedur dan instruksi yang konsisten dengan praktek mutuyang diterima. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harusdidokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahandilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendaliantelah efektif dan rekaman harus dipelihara. Evaluasi kepuasan mahasiswa denganpengisian kwesioner terhadap proses pembelajaran dilakukan pada setiap akhirsemester. Hasil evaluasi menjadi dasar penetapan kebijakan peningkatan mutusecara berkesinambungan.

7.1.2 Penelitian dan Pengabdian kepada MasyarakatUniversitas HKBP Nommensen mendorong pengembangan berbagai produk

unggulan yang mempunyai potensi untuk dapat dikembangkan dan bersaing ditingkat lokal dan nasional. Universitas, fakultas/program /lembaga dan program studiharus merencanakan program penelitian dan pengabdian kepada masyarakat,termasuk diseminasi hasil penelitian, pengajuan HAKI dan komersialisasi inovasipenelitian. Selain itu juga merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiranpayung, roadmap dan track record penelitian, penilaian dan tindak lanjut kegiatanpenelitian dan pengabdian kepada masyarakat, pelayanan pendukung, alokasisumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk mencapai sasaranyang diinginkan dan standar yang telah ditentukan. Universitas, fakultas/lembaga danprogram studi harus merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruhproses. Evaluasi kepuasan mitra atau pemangku kepentingan terhadap kegiatan

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dilakukan oleh unit kerja/pihak terkait.

Realisasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat mencakup penerapaninovasi, pelayanan atau studi banding praktek baik (good practices) dan konsultasi,harus meningkatkan kompetensi civitas akademika dan menghasilkan output berupapublikasi ilmiah, buku ajar, HAKI, paket teknologi atau inovasi ipteks yang digunakanmasyarakat.

Proses penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus dikendalikanmeliputi penilaian kebutuhan; rancangan, pengembangan dan penyampaianinformasi terkait prosedur dan instruksi; dan pengukuran outcomes. Metodepengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen untuk menjamin

pemenuhan spesifikasi prosedur atau intruksi dan metode pengendalian konsistendengan standar mutu yang ditetapkan. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus


26/36

20

dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untukverifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara.

7.2 Proses Terkait Pemangku kepentingan (Mahasiswa dan Stakeholder s Lainnya)

Universitas secara umum memberikan pelayanan yang terbaik kepada pemangku

kepentingan utama yaitu mahasiswa, maupun pemangku kepentingan lainnya.Universitas harus memberi kesempatan pada mahasiswa untuk belajar ipteks danmempraktekkan penerapannya untuk mencapai learning outcomes dan kompetensi yangtelah ditetapkan. Pembelajaran sebagai bagian dari Tri Dharma Perguruan Tinggi yangdilakukan di dalam/luar kelas/ laboratorium/studio, di dalam/luar UHN, diharapkanmemenuhi hal-hal sebagai berikut:a. Fasilitas aman, sehat, bersih, berfungsi baik dan ada petugas yang bertangung jawab

memeliharanyab. Prosedur komunikasi dua arah antar mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan dan

universitas yang responsifc. Personal universitas memperlakukan semua orang dengan penuh hormatd. Kegiatan-kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh dosen atau tenaga

kependidikan sesuai dengan kualifikasinya.

7.3. Pengendalian instrumen pemantauan dan pengukuran keberhasilan

Universitas atau unit kerja harus menetapkan instrumen penilaian (assessment) yangvalid untuk mengukur keberhasilan pencapaian target kinerja. Pemantauan danpengukuran harus dilakukan dalam rangka menjamin kesesuaian antara program kerjaunit kerja dengan Rencana Strategis dan target yang dicapai. Pemantauan danpengukuran bidang pendidikan mencakup semua aspek mulai dari input-proses-output,misalnya untuk unit kerja pelaksana pendidikan adalah profil kinerja mahasiswa, ujiantertulis, latihan/tugas/kuis, presensi kehadiran dan ujian akhir.

Universitas atau unit kerja menetapkan instrumen dan menjamin proses untukmemastikan bahwa kuesioner penilaian kinerja atau soal ujian mahasiswa diberikandengan konsisten, aman tanpa kebocoran dan hasilnya valid. Apabila instrumen atauperangkat lunak penilaian atau ujian ditemukan tidak valid, universitas atau unit kerjamelakukan klarifikasi dan merekam tindakan perbaikan ketidakvalidan. Semua hasilpenilaian dan pengukuran kinerja direkam dan dipelihara, baik dalam bentuk cetak(hardcopy) ataupun soft copy sesuai ketentuan.

8. PENGUKURAN, ANALISIS, DAN PERBAIKAN

Pemantauan, pengukuran, analisis dan pengembangan dilaksanakan untuk mengetahuikesesuaian produk/pelayanan, kesesuaian sistem manajemen dan melakukan peningkatanberkelanjutan yang efektif. Lembaga Jaminan Mutu Universitas HKBP Nommensen (LJM-UHN) menetapkan agar kinerja organisasi diukur hingga mencapai efektivitas dan efisiensiyang ditentukan.

8.1 Rencana Pemantauan dan Pengukuran

Lembaga Jaminan Mutu UHN memantau tindakan perencanaan, pelaksanaan, evaluasi,peningkatan, dan penerapannya untuk meningkatkan kinerja organisasi. Pengukurankinerja organisasi mencakup:a. Produk/pelayanan.

b. Proses pendidikan.c. Kepuasan pemangku kepentingan.d. Pencapaian sasaran sistem manajemen mutu.


27/36

21

e. Pencapaian usaha perbaikan secara berkelanjutan.

Dalam melakukan pengukuran, analisis dan perbaikan pihak manajemen membuatketentuan sebagai berikut:a. Data pengukuran dikumpulkan, dianalisa, dan disajikan menjadi informasi.b. Pengukuran, analisis, peningkatan produk/pelayanan, dan prosesnya digunakan

dalam penetapan sasaran yang tepat.c. Metode pengukuran ditinjau secara periodik dan data diverifikasi supaya akurat dan

lengkap.d. Pengukuran kepuasan pemangku kepentingan difokuskan sebagai salah satu

prioritas untuk mengevaluasi kinerja organisasi.e. Pengukuran dan informasi yang dihasilkan digunakan sebagai dasar peningkatan

kinerja dan atau pengambilan keputusan.f. Hasil analisis pengukuran digunakan sebagai alat komunikasi informasi.g. Efektivitas dan efisiensi komunikasi dengan pemangku kepentingan diukur untuk

mendapatkan informasi yang jelas.h. Menggunakan teknik analisis statistik yang relevan untuk membantu pemahaman dan

interprestasi hasil verifikasi pengukuran.

8.2 Pemantauan dan Pengukuran

Lembaga Jaminan Mutu UHN merencanakan program audit internal mutu denganproses yang tepat sesuai lingkup audit. Kriteria, lingkup, frekuensi dan metode auditditentukan. Lingkup audit mutu internal (AMI) terutama difokuskan pada butir mutupendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tridharma Perguruan Tinggi)dan ditambah unsur penunjangnya (sumber daya manusia, sarana-prasarana, sisteminformasi, keuangan, manajemen dan organisasi). Seleksi auditor dan pelaksanaan auditharus dapat memastikan sasaran dan transparansi dari proses tersebut. Auditor tidakboleh mengaudit pekerjaannya sendiri. Hasil audit dicatat sesuai dengan prosedur yangterdokumentasi. Manajemen yang bertanggung jawab untuk lingkup yang diaudit harusmemastikan bahwa tindakan yang dilakukan tidak tertunda sehingga hal inimenghilangkan deteksi ketidaksesuaian dan penyebabnya.

Pemantauan dan pengukuran proses sistem manajemen mutu menggunakan metodeyang tepat untuk dapat mengukur mutu proses dan capaian hasil yang telah ditargetkan.Bila hasil yang direncanakan tidak tercapai, maka akan dilakukan koreksi dan tindakanpencegahan yang tepat sehingga kesesuaian pelayanan terjamin.

Lembaga Jaminan Mutu UHN memantau dan mengukur karakteristik pelayananuntuk memastikan jika persyaratan pelayanan telah terpenuhi. Dalam pengukuran kinerjasistem manajemen mutu yang mengacu pada kepuasan pemangku kepentingan,

diterapkan persyaratan sebagai berikut:a. Pengumpulan data komprehensif dan mencakup sumber informasi terkait.b. Frekuensi pengumpulan dan tinjauan analisis data yang relevan.c. Klarifikasi informasi dilakukan secara sampling dan pemantauannya dilakukan secara

rutin.

Lembaga Jaminan Mutu UHN menjadwalkan rencana audit internal mutu tiap tahununtuk memastikan jika sistem manajemen mutu:a. Sesuai dengan perencanaan yang disusun.b. Memenuhi persyaratan standar dan persyaratan sistem manajemen mutu yang

ditetapkan organisasi.c. Dipelihara dan ditetapkan secara efektif.

Hasil audit dan bukti kesesuaian kinerja dengan kriteria yang ditetapkan harus dipelihara.


28/36

22

Pelaksanaan AMI secara rinci terdapat dalam Dokumen Manual Prosedur AMI UHN(MP.LJM-UHN.05).

8.3 Pengendalian Produk/Pelayanan yang Tidak Sesuai

Lembaga Jaminan Mutu UHN memastikan bahwa pelayanan yang tidak sesuai

dengan persyaratan yang telah ditetapkan akan dicegah penggunaannya. Pengendaliandilakukan oleh Sekretaris LJM UHN dengan menetapkan dan memelihara prosedurterdokumentasi untuk menangani hal ini. Pengendalian yang meliputi identifikasi,dokumentasi, evaluasi, pemisahan dan disposisi pelayanan yang tidak sesuai, sertapemberitahuan kepada bidang terkait. Pengendalian dilakukan dengan:a. Mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian.b. Memperbolehkan pemakaian, pelepasan, atau penerimaan melalui persetujuan oleh

pihak berwenang yang relevan misalnya Rektor atau Wakil Rektor I.c. Melakukan tindakan pencegah pemakaian.

8.4 Analisis Data

Lembaga Jaminan Mutu UHN menentukan, mengumpulkan dan menganalis datayang tepat untuk memperlihatkan kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen mutuserta mengevaluasi efektivitas peningkatan berkelanjutan. Data dihasilkan daripemantauan, pengukuran dan dari sumber lainnya yang relevan. Analisis data harusmenyediakan informasi yang berhubungan dengan:a. Kepuasan pemangku kepentingan.b. Kesesuaian dengan persyaratan pelayanan.c. Karakteristik dan kecenderungan proses maupun pelayanan, termasuk tindakan

pencegahan dan korektif.

8.5 Perbaikan Berkelanjutan

Lembaga Jaminan Mutu UHN melakukan perbaikan berkelanjutan terhadapefektivitas sistem manajemen mutu melalui penggunaan kebijakan mutu, sasaran/standarmutu, hasil pemantauan dan pengukuran, analisis data, tindakan korektif dan pencegahanserta tinjauan manajemen. Tindakan korektif dan pencegahan dilakukan untukmengurangi kemungkinan ketidaksesuaian dan mencegah ketidaksesuaian terulangkembali. Tindakan korektif dan pencegahan harus sesuai dengan penyebabketidaksesuaian dan akar penyebab masalah yang ditemukan.


29/36

23

TIM PENYUSUN

Penanggungjawab : Rektor

Ketua Pelaksana : Ir. Maria Manik, MSi.

Anggota : Humisar Pasaribu, ST, MT

Ir. Ferlist Rio Siahaan, MSi.

Ir. Benedicta L. Siregar, MP

Drs. Efron Manik, MSi.

Raya Panjaitan, SE, MM

Freddy Butar-butar, MPsi.

dr. Janry L.H.S. Sinaga


30/36

24

Lampiran I

Pengkodean Dokumen

Dokumen di tingkat Universitas,Fakultas dan Program Studi dengan penyusunan kodedokumen yang dibuat berdasarkan singkatan nama dokumen, organisasi yang

mendokumentasikan, nama universitas, dan nomor sesuai urutan pembuatan dokumen.

UnitJenis

DokumenNama

DokumenDisusun

olehDiajukan

olehDisetujui

olehKode

Universitas Normatif Visi MisiSekretarisSenat

KetuaSenat

VM.LJM-UHN.01

StatutaSekretarisSenat

KetuaSenat

ST.LJM-UHN.01

PeraturanKepegawaian

SekretarisSenat

KetuaSenat

PK.LJM-UHN.01

PeraturanPokok Akademik

SekretarisSenat

KetuaSenat

PA.LJM-UHN.01

Renstra danProgram KerjaRektor

SekretarisSenat

KetuaSenat

RP.LJM-UHN.01

Mutu Manual Mutu LJM Ketua LJM RektorMM.LJM-UHN.01

Standar Mutu LJM Ketua LJM RektorSM.LJM-UHN.01

Manual

ProsedurImplementasiPenjaminanMutu

LJM Ketua LJM RektorMP.LJM-UHN.01

ManualProsedurPengendalianDokumen danRekaman


ManualProsedurProduk/pelaya-nan yangTidak Sesuai

LJM Ketua LJM RektorMP.LJM-

UHN.03

ManualProsedurTindakanKorektif danPencegahan


Intruksi Kerja LJMSekretarisLJM

Ketua LJMIK.LJM-UHN.01

Dokumen

PendukungLJM

Sekretaris

LJMKetua LJM

DP.LJM-

UHN.01


31/36

25

Borang-borang LJMSekretarisLJM

Ketua LJMBO.LJM-UHN.01

Audit

ManualProsedurPelaksanaan

Audit MutuInternal (AMI)


ManualProsedurPenilaianKinerjaUniv./Fak./Prog.


ManualProsedurPenilaianKinerja

program studi


Borang KinerjaUniv./Fak./Prog

LJM Ketua LJM RektorBK.LJM-UHN.01

Borang Kinerjaprogram studi

LJM Ketua LJM RektorBK.LJM-UHN.02

Intruksi Kerja LJM Ketua LJM RektorIK.LJM-UHN.02


32/36

26

UnitJenis

DokumenNama

DokumenDisusun

olehDiajukan

olehDisetujui

olehKode

Fakultas Normatif Visi Misi

Sekretaris

SenatFakultas

Ketua

SenatFakultas

VM.GJM-Singkatan

NamaFakultas-UHN.01

Peraturan Akademik

FakultasSekretarisSenatFakultas

KetuaSenatFakultas

PA.GJM-SingkatanNamaFakultas-UHN.01

Renstra danProgram KerjaDekan

DekanSekretarisSenatFakultas

KetuaSenatFakultas

RP.GJM-SingkatanNamaFakultas-

UHN.01

Mutu Manual Mutu GJMKetuaGJM

Dekan

MM.GJM-SingkatanNamaFakultas-UHN.01

Standar Mutu GJMKetuaGJM

Dekan

SM.GJM-SingkatanNamaFakultas-UHN.01

ManualProsedurPengendalianDokumen danRekaman

GJMKetuaGJM

Dekan

MP.GJM-SingkatanNamaFakultas-UHN.01

ManualProsedurProduk/pelayananyang TidakSesuai

GJMKetuaGJM

Dekan

MP.GJM-SingkatanNamaFakultas-UHN.02

Manual

ProsedurTindakanKorektif danPencegahan

GJMKetuaGJM

Dekan

MP.GJM-

SingkatanNamaFakultas-UHN.03

Instruksi Kerja GJMKetuaGJM

Dekan

IK.GJM-SingkatanNamaFakultas-UHN.01

Dokumen

Pendukung

GJMKetua

GJM

Dekan

DP.GJM-SingkatanNama

Fakultas-UHN.01


33/36

27

Borang-Borang

GJMKetuaGJM

Dekan

BO.GJM-SingkatanNamaFakultas-UHN.01


34/36

28

UnitJenis

DokumenNama

DokumenDisusun

olehDiajukan

olehDisetujui

olehKode

ProgramStudi

Normatif Visi MisiKetuaProgramStudi

Dekan

VM.UJM-Singkatan

NamaProgramStudi-SingkatanNamaFakultas-UHN.01

Peraturan AkademikFakultas

FakultasSekretarisSenatFakultas

KetuaSenatFakultas

PA.UJM-SingkatanNamaProgramStudi-SingkatanNamaFakultas-UHN.01

Renstra danProgram KerjaKetua ProgramStudi

KetuaProgramStudi

KetuaProgramStudi

Dekan

RP.UJM-SingkatanNamaProgramStudi-SingkatanNama

Fakultas-UHN.01

Mutu

Manual MututermasukSpesifikasiProgram StudidanKompetensiLulusan

UJMKetuaUJM

KetuaProgramStudi

MM.UJM-SingkatanNamaProgramStudi-SingkatanNamaFakultas-UHN.01

Standar Mutu UJMKetuaUJM

KetuaProgramStudi

SM.UJM-

SingkatanNamaProgramStudi-SingkatanNamaFakultas-UHN.01

ManualProsedurPengendalian

Dokumen danRekaman

UJMKetuaUJM

KetuaProgram

Studi

MP.UJM-SingkatanNamaProgramStudi-Singkatan


35/36

29

NamaFakultas-UHN.01

Manual

ProsedurProduk/pelayanan yangTidak Sesuai

UJMKetuaUJM

KetuaProgramStudi

MP.UJM-SingkatanNama

ProgramStudi-SingkatanNamaFakultas-UHN.02

ManualProsedurTindakanKorektif dan

Pencegahan

UJMKetuaUJM

KetuaProgramStudi

MP.UJM-SingkatanNamaProgramStudi-Singkatan

NamaFakultas-UHN.03

Instruksi Kerja UJMKetuaUJM

KetuaProgramStudi

IK.UJM-SingkatanNamaProgramStudi-SingkatanNamaFakultas-

UHN.01

DokumenPendukung

UJMKetuaUJM

KetuaProgramStudi

DP.UJM-SingkatanNamaProgramStudi-SingkatanNamaFakultas-UHN.01

Borang-Borang

UJMKetuaUJM

KetuaProgramStudi

BO.UJM-Singkatan

NamaProgramStudi-SingkatanNamaFakultas-UHN.01


36/36

UnitJenis

DokumenNama

DokumenDisusun

olehDiajukan

olehDisetujui

olehKode

PenunjangPelaksana

Akademik

Normatif Visi MisiUnit

Kerja

TM Rektor

VM.TJM-Singkatan Nama

Unit-UHN.01

Program Kerja TM TM Rektor

PK.TJM-Singkatan NamaUnit-UHN.01

Mutu Manual MutuTJM Unit

KerjaMR TM

MM.TJM-Singkatan NamaUnit-

UHN.01ManualProsedurPengendalianDokumen danRekaman

TJM UnitKerja

MR TM

MP.TJM-Singkatan NamaUnit-UHN.01

ManualProsedurProduk/pelayanan yangTidak Sesuai

TJM UnitKerja

MR TM

MP.TJM-Singkatan NamaUnit-UHN.02

Manual

ProsedurTindakanKorektif danPencegahan

TJM UnitKerja

MR TM

MP.TJM-

Singkatan NamaUnit-UHN.03

Instruksi KerjaTJM Unit

KerjaMR TM

IK.TJM-Singkatan NamaUnit-UHN.01

Dokumen

Pendukung

TJM Unit

Kerja

MR TM

DP.TJM-Singkatan Nama

Unit-UHN.01

BorangTJM Unit

KerjaMR TM

BO.TJM-SingkatanNamaUnitKerja-UHN.01

Documents

Manual Mutu UHN