Manual general de usuario Podium dise.ador v.1.11.2.3. Diferencia entre e-Sourcing y e-Procurement Conviene aclarar la diferencia entre el e-sourcing y el e-procurement. A pesar de

Adquira Podium Avanzado

Manual del Diseñador

Manual Diseñador Adquira Podium

Adquira Confidencial 2002

INDICE

1. INTRODUCCION .................................................................................................................. 1 1.1. ¿QUÉ ES ADQUIRA? ......................................................................................................... 1 1.2. ¿QUÉ ES ADQUIRA PODIUM AVANZADO?................................................................... 1

1.2.1. Qué es “sourcing” ........................................................................................................... 2 1.2.2. ¿Qué es e-Sourcing? Propuesta de valor .................................................................... 3 1.2.3. Diferencia entre e-Sourcing y e-Procurement............................................................ 4

2. FUNCIONALIDAD DE LA HERRAMIENTA COMO USUARIO DISEÑADOR .......................................... 6 2.1. ROL DE DISEÑADOR ......................................................................................................... 6 2.2. ACCESO A LA HERRAMIENTA......................................................................................... 6 2.3. ¿QUÉ ES UNA PLANTILLA DE NEGOCIACIÓN?............................................................. 8 2.4. MODELOS DE NEGOCIACIÓN SOPORTADOS, CONCEPTO DE RFX ......................... 8

2.4.1. RFI. Petición de información. ......................................................................................... 8 2.4.2. Petición de oferta. .......................................................................................................... 8 2.4.3. Subasta inglesa inversa. ................................................................................................. 9 2.4.4. Subasta sellada a la inversa. ......................................................................................... 9 2.4.5. Negociaciones. ............................................................................................................... 9

3. CREACIÓN DE UNA PLANTILLA ............................................................................................. 11 3.1.1. Negociación Colectiva................................................................................................ 11 3.1.2. Nombre........................................................................................................................... 12 3.1.3. Tipo.................................................................................................................................. 13

3.1.3.1 Estados de una negociación ................................................................................14 3.1.3.2 Artículos.....................................................................................................................14 3.1.3.3 Datos adjuntos .........................................................................................................15 3.1.3.4 Información de expedición ...................................................................................15 3.1.3.5 Capacidad de delegar el diseño a los compradores......................................16 3.1.3.6 Participantes ............................................................................................................16 3.1.3.7 Parámetros ...............................................................................................................17

3.1.3.7.1 Precio y cantidad .......................................................................................................17 3.1.3.7.2 Reglas de oferta..........................................................................................................18 3.1.3.7.3 Reglas de horario ........................................................................................................20 3.1.3.7.4 Liberación de información........................................................................................20 3.1.3.7.5 Varias etapas...............................................................................................................21

3.1.3.8 Parámetros de artículo...........................................................................................22 3.1.3.9 Grupos.......................................................................................................................23 3.1.3.10 Puntuación ...............................................................................................................23 3.1.3.11 Resumen ...................................................................................................................25

3.1.4. Negociación Individual ................................................................................................ 25 3.1.4.1 Parámetros: Reglas de Oferta...............................................................................25

3.1.5. Petición de Oferta Abierta........................................................................................... 27 3.1.5.1 Parámetros: Precio y Cantidad.............................................................................27 3.1.5.2 Parámetros: Reglas de Oferta...............................................................................29 3.1.5.3 Parámetros: Selección de Ganadores ................................................................30 3.1.5.4 Parámetros del artículo ..........................................................................................31

3.1.6. De una Petición de Oferta Lacrada........................................................................... 32 3.1.7. Petición de Información (RFI) ...................................................................................... 32 3.1.8. Subasta Inglesa Inversa ................................................................................................ 32 3.1.9. Subasta de Oferta Lacrada a la Inversa.................................................................... 32


Adquira Confidencial 2002

4. OTRAS FUNCIONALIDADES ................................................................................................. 34

4.1. CONTROL DE ACCESO A PLANTILLAS ......................................................................... 34 4.2. REUTILIZACIÓN DE PLANTILLAS...................................................................................... 35 4.3. PREFERENCIAS................................................................................................................. 35

4.3.1. Información personal.................................................................................................... 35 4.3.2. Configuración................................................................................................................ 36 4.3.3. Configuración de mensajes ........................................................................................ 36

4.4. ALTERNAR INSTRUCCIONES........................................................................................... 37 5. OTRAS CONSIDERACIONES................................................................................................. 38

5.1. NAVEGACIÓN EN LA HERRAMIENTA........................................................................... 38 5.2. REQUISITOS TÉCNICOS PARA ACCESO A LA HERRAMIENTA DESDE UN PUESTO CLIENTE ......................................................................................................................................... 39

5.2.1. Navegadores soportados en los PCs de cliente....................................................... 39 5.2.2. Acceso a Internet ......................................................................................................... 39 5.2.3. Otros requisitos y recomendaciones .......................................................................... 39


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1. INTRODUCCION 1.1. ¿QUÉ ES ADQUIRA?

Adquira es la compañía de comercio electrónico líder en España, que facilita las relaciones comerciales entre empresas ofreciendo su experiencia en nuevas formas de hacer negocio. Adquira acerca el comercio electrónico a las empresas, les permite hacer negocios con importantes ventajas competitivas y les ofrece soluciones de confianza. Adquira está participada por: BBVA, Telefónica de España, TPI Páginas Amarillas, Iberia y Repsol YPF. Adquira basa su modelo de negocio en la creación de una plataforma de Internet, cuyas características más destacables son:

- Facilitar la gestión de ofertas, la realización de negociaciones o de compras directas contra catálogos negociados o no.

- Estar orientada a productos y servicios comunes entre empresas de distintos sectores.

- Esta plataforma integrará distintos servicios de valor añadido (catalogación, distribución y logística, servicios financieros, etc.).

1.2. ¿QUÉ ES ADQUIRA PODIUM AVANZADO?

Adquira ha creado la línea de negocio llamada Adquira Podium Avanzado para responder a las necesidades de compra y aprovisionamiento de las grandes empresas. Identificando las tendencias del mercado B2B a nivel mundial, Adquira ha apreciado la necesidad de crear una plataforma electrónica de negociación como una solución altamente competitiva de valor añadido para sus clientes.

Adquira Podium Avanzado es una solución on-line para la negociación y aprovisionamiento de todo tipo de bienes y servicios. Un proceso de negociación a través de Internet se caracteriza por la necesidad de tener una plataforma segura y fiable donde la información fluya de forma segura y constante. Respondiendo a estas necesidades de las empresas competitivas actuales, en Adquira Podium Avanzado las empresas usuarias podrán realizar todas sus operaciones de aprovisionamiento utilizando el ordenador e Internet como únicas herramientas, con la consiguiente reducción en tiempo de procesos.

El sistema permite la creación de negociaciones multi-línea y multi-etapa; así como la ponderación (valoración o scoring) de las ofertas



recibidas teniendo en cuenta otros factores distintos del precio y la cantidad. Todos estos elementos se explicarán más adelante en este manual.

1.2.1. Qué es “sourcing” Dentro del cúmulo de palabras que han sido redefinidas con una “e” delante, nos encontramos con “e-sourcing” que viene de abreviar electronic sourcing. Por ello, parece claro que antes de definir que es e-sourcing debemos especificar qué entendemos por sourcing. Como definición de sourcing podríamos citar: “El proceso mediante el cual, compradores profesionales analizan el gasto y las necesidades futuras, preparan especificaciones de compra, buscan, clasifican y notifican a proveedores sobre los requerimientos de un cierto componente, producto o servicio y negocian los contratos de compra”

Gráfico del Proceso medio de sourcing

Búsqueda e ident if icación de proveedores apropiados

Gest ión y comunicación de la lista preferida de proveedores

Desarrollo de la RFQ

Respuesta y recepción de RFQ

Análisis y clasif icación de propuestas

Negociación de contratos

(5%)

(8%)

(20%)

(5%)

(10%)

(52%)

Ciclo medio de sourcing: 3.3 – 4.2 meses

Fuente: Aberdeen Group 2001

Búsqueda e ident if icación de proveedores apropiados

Gest ión y comunicación de la lista preferida de proveedores

Desarrollo de la RFQ

Respuesta y recepción de RFQ

Análisis y clasif icación de propuestas

Negociación de contratos

(5%)

(8%)

(20%)

(5%)

(10%)

(52%)

Ciclo medio de sourcing: 3.3 – 4.2 meses

Fuente: Aberdeen Group 2001

Por “Sourcing” entendemos el proceso de:

− Identificación de proveedores y productos que cumplan con las necesidades de la empresa

− Evaluación de proveedores − Negociación − Adjudicación



La importancia de búsqueda de ahorros en el proceso de sourcing viene dada porque cada Euro ahorrado en el proceso de compras es un Euro que va directamente al beneficio neto de la empresa. Durante el ciclo de “sourcing” las empresas deciden la estructura y el coste de sus productos y de sus redes de suministros. Un “sourcing” efectivo posibilita a las empresas reducir costes, mejorar la calidad y acelerar el time to market. El “sourcing” basa su objetivo en conseguir un mix de proveedores, productos y servicios al MENOR COSTE TOTAL, que es la suma de múltiples parámetros: calidad, entrega, términos de pago, mantenimiento,... y precio. 1.2.2. ¿Qué es e-Sourcing? Propuesta de valor Gracias a la aplicación de Internet han surgido herramientas de software que pueden mejorar el proceso de sourcing reduciendo el coste en procesos administrativos y el esfuerzo general dedicado al mismo. Por tanto por e-sourcing podemos entender la aplicación de tecnologías basadas en Internet para la automatización y mejora del proceso de sourcing. La herramienta de e-sourcing de Adquira posibilita a una gran empresa la aplicación del proceso de sourcing a un mayor número de categorías y familias de producto de tal forma que el ahorro que se puede conseguir sea muy superior respecto a una aplicación tradicional del sourcing como explica la figura siguiente:

Ahorropotencial

noaprovechado

FrecuenciaeventosSourcing

Valor del Evento

Actividad de Sourcing Compañía

Ahorrosno realizados

Ahorrosno realizados

Ahorros sólo en eventos de mucho volumen

La automatización basada en Internet puede mejorar sensiblemente el proceso de sourcing:



− Aumento del número de proveedores con los que negociar − Reducciones de precio del 5 al 20% − Reducción del ciclo de sourcing en una media del 25 al 30% − Reducción del time to market en un 10-15% − Reducción de los costes de proceso de sourcing − Mejora de los niveles de calidad para los bienes y servicios

comprados − Aplicación del proceso de sourcing estratégico a una más amplio

rango de productos y servicios − Intercambio de conocimiento y la aplicación de mejores prácticas

Hoy en día pocas empresas utilizan herramientas específicas para llevar a cabo estos objetivos por lo que la solución de Adquira abre nuevas fronteras de eficiencia en el proceso de aprovisionamiento estratégico de las grandes empresas.

Tiempo requerido para actividades en el proceso de Sourcing

10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

1/3 Menos Tiempo

Tiempo total requerido como % del tiempo de ciclo del proceso tradicional

ProcesoSourcing

Tradicional

e-Sourcing

*Based on analysis by Ariba & savings validated by customers

Creación RFQIdent ificación ProveedoresPrep/Distribución especificacionesRecepción y prep por parte ProveedorEnvío Oferta Negociación compra final

Actividades


10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

1/3 Menos Tiempo


ProcesoSourcing

Tradicional

e-Sourcing


10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

1/3 Menos Tiempo


ProcesoSourcing

Tradicional

e-Sourcing

*Based on analysis by Ariba & savings validated by customers

Creación RFQIdent ificación ProveedoresPrep/Distribución especificacionesRecepción y prep por parte ProveedorEnvío Oferta Negociación compra final

ActividadesCreación RFQIdent ificación ProveedoresPrep/Distribución especificacionesRecepción y prep por parte ProveedorEnvío Oferta Negociación compra final

Actividades

1.2.3. Diferencia entre e-Sourcing y e-Procurement Conviene aclarar la diferencia entre el e-sourcing y el e-procurement. A pesar de que los dos juegan un importante papel en el modo en que una empresa se relaciona con sus proveedores, e-sourcing es el más estratégico de los dos. E-sourcing incluye abrir una organización a un conjunto más amplio de proveedores. E-procurement consiste en gestionar las transacciones con los proveedores habituales más eficientemente a través de unir electrónicamente los sistemas



administrativos de un comprador con el catálogo de productos de sus proveedores. Los dos aportan valor pero en distintas fases del proceso. Si analizamos la cadena de valor del proceso de compras de una empresa, tenemos:

RFx, Negocia-ción on- Firma de

contratos Envío

Integrac. Necesidades de compra

Búsqueda de proveedores

Adjudi-

caciónCompr

Pedidos precios privados

Recep-ción Pago

Integrac.Conta-bilidad

e- e-Procurement



2. FUNCIONALIDAD DE LA HERRAMIENTA COMO USUARIO DISEÑADOR

En este capítulo se resume la funcionalidad de la herramienta en lo que se refiere a las posibilidades que ofrece a un usuario diseñador. 2.1. ROL DE DISEÑADOR

La herramienta de Adquira Podium Avanzado posee diferentes roles de acceso, según el objetivo de cada usuario: Rol de operador. Usuario encargado de la administración básica de la herramienta, gestión de usuarios, importación de datos, etc. Rol de diseñador. Usuario de la empresa compradora responsable del diseño de las plantillas de negociaciones y del acceso a las mismas. Rol de comprador. Usuarios con capacidad de lanzamiento de negociaciones y adjudicación de ganadores en las mismas. Rol de proveedor. Usuarios vendedores con capacidad de introducir sus propias ofertas. Este manual se centra en las funcionalidades de la herramienta para el rol de Diseñador para la versión de la herramienta 3.2.2. Consulte otros manuales para estudiar las posibilidades de los otros roles. 2.2. ACCESO A LA HERRAMIENTA

Para acceder directamente a la herramienta de Adquira Podium Avanzado hay que ejecutar un navegador de Internet e introducir la correspondiente dirección:

http://www.adquira-es.com

Una vez haya accedido a la página web de Adquira, se deberá pulsar sobre el enlace que proporciona el acceso a la solución de Podium Avanzado. Dicho enlace se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla de inicio y su nombre es “Acceso a Podium Avanzado”. Tras haber pulsad sobre dicho enlace, el usuario deberá introducir su nombre de usuario y contraseña así como especificar el idioma en el que quiera que figure el interfaz de usuario. Después de haber introducido los valores correspondientes el usuario deberá pulsar sobre el botón llamado “Iniciar sesión”. El usuario accede a la ventana de inicio de la aplicación. Las opciones que tendrá el comprador serán las relativas al lanzamiento de negociaciones y su participación en las mismas.



Tras haber pulsado sobre el enlace de entrada a la solución, es cuando hay que introducir el nombre de usuario y la contraseña.

Acceso a lasolución

Seleccionar idioma eintroducir nombre deusuario y contraseña



2.3. ¿QUÉ ES UNA PLANTILLA DE NEGOCIACIÓN?

Una plantilla de negociación es el conjunto de reglas por las cuales se verá dirigida una negociación. Es el diseñador quien tiene la capacidad de parametrizar las negociaciones según las necesidades y criterio de su empresa. El diseñador podrá dar acceso a estas plantillas a los compradores que desee, y podrá así mismo permitir o no que estos compradores modifiquen las características de las plantillas. El usuario diseñador podrá:

o Crear plantillas de RFx o Guardar las plantillas creadas para su uso posterior

2.4. MODELOS DE NEGOCIACIÓN SOPORTADOS, CONCEPTO DE

RFX

El término RFx se refiere a cualquier proceso online utilizado para realizar negociaciones on-line, proviene del inglés “Request For...” siendo la “x” la letra que puede ser sustituida por:

RFI. Request For Information. Petición de información. RFP. Request For Proposal. Petición de propuesta RFQ. Request For Quote. Petición de cotización o petición de oferta

La herramienta de Adquira Podium Avanzado denomina genéricamente RFx a cualquier proceso de negociación. Bajo Adquira Podium Avanzado se soportan distintos tipos de RFx que se detallan en los puntos siguientes. 2.4.1. RFI. Petición de información. Los compradores envían una lista de preguntas para que los proveedores respondan. Esto habitualmente no obliga al proveedor a enviar un precio como parte de la respuesta. Normalmente suele tratarse de una primera etapa de recogida de información previa a la negociación que los compradores utilizan para filtrar a los proveedores que mejor se ajustan a sus requerimientos. 2.4.2. Petición de oferta. Los compradores crean y envían a los proveedores una descripción detallada de sus necesidades. El proceso de petición de oferta puede incluir una etapa de envío de ofertas entre proveedores que compiten o en una subasta inversa o en una negociación colectiva en la que los proveedores pueden enviar múltiples rondas de ofertas que incluyan tanto precio como otros factores.



La petición de oferta puede ser abierta o sellada, si es abierta los participantes pueden ver cierta información de la negociación como el precio ganador, según lo determine el comprador. Si es sellada ninguno de los participantes puede ver información de sus competidores. Incluso, se puede definir que el comprador tampoco vea las ofertas de los proveedores hasta que haya expirado el plazo de presentación de ofertas. 2.4.3. Subasta inglesa inversa. Los proveedores potenciales envían ofertas progresivamente inferiores hasta que ningún proveedor esté dispuesto a bajar más el precio. En ese momento, la subasta se cierra y se adjudica al postor con precio más bajo. 2.4.4. Subasta sellada a la inversa. En este caso, los proveedores potenciales envían ofertas por un producto o servicio sin conocer los detalles (por ejemplo, precio, cantidad, condiciones, etc.) de las ofertas de los demás participantes. 2.4.5. Negociaciones. La capacidad de negociación del sistema de Adquira posibilita a compradores y proveedores hacer ofertas y contraofertas en únicas o múltiples negociaciones uno a uno. Esta funcionalidad avanzada permite a los participantes optimizar las decisiones de compra-venta negociando en base a todos los términos importantes: especificaciones del producto o servicio, calidad, calendario de entregas, condiciones de pago. Por ejemplo, en un proceso de negociación multi-etapa, puede empezar con una RFP, para recoger información detallada de un gran conjunto de proveedores y después proceder a una negociación on-line con un número más reducido de vendedores. El sistema de Adquira facilita estas negociaciones on-line permitiendo al comprador revisar y comparar fácilmente todas las ofertas simultáneamente, seleccionar un proveedor, hacer contra-ofertas y enviársela al / los proveedor/es que elija. En cualquier momento durante la negociación cualquier parte puede aceptar los términos presentados por la otra parte pero el comprador puede retener la confirmación final de la aceptación de un proveedor hasta haber revisado todas las ofertas. Adquira Podium Avanzado permite a los compradores y proveedores negociar a nivel de línea o a nivel de RFx. Para negociar al nivel de línea, el comprador especifica qué parámetros de cada línea son negociables o no negociables antes del comienzo del evento. Durante el evento, el comprador o proveedor pueden especificar cambios en cada



línea. Por ejemplo un proveedor puede responder a una oferta multilínea, diciendo que sólo va a servir unas líneas determinadas y con un determinado plazo de entrega. Tanto en una negociación de una sola línea como en una multi-línea, factores distintos al precio son tan críticos ó más. Los proveedores que utilicen esta herramienta podrán mejorar el atractivo y los cambios en sus ofertas minimizando el coste de entrega de las mismas. Más importante, les posibilitará diferenciarse de su competencia en conceptos distintos al precio que normalmente son subestimados en las negociaciones simples. En una negociación colectiva, el comprador puede comprometerse con varios invitados al mismo tiempo. En una negociación individual, el iniciador debe comprometerse con ellos de uno en uno.



3. CREACIÓN DE UNA PLANTILLA

En este apartado se va a explicar como crear una plantilla de negociación. Se procederá a explicar todos los modelos de negociación, prestando más atención sobre las Negociaciones. Se definirán al detalle todos los campos parametrizables para este último modelo, y en los siguientes se explicarán sólo aquellos que sean diferentes. 3.1.1. Negociación Colectiva

En una negociación colectiva, el comprador negocia con todos los

proveedores a la vez, esto es que una vez empezado la RFx los proveedores pueden realizar sus ofertas simultáneamente. El comprador tendrá la opción de enviar sus contraofertas a un proveedor en concreto o a todos a la vez.

Para crear una plantilla de negociación el usuario deberá hacer “click” sobre el botón “Crear nueva plantilla”.

Tras presionar el botón, la herramienta nos conduce automáticamente al proceso de creación de plantillas nuevas.

La herramienta de Adquira Podium Avanzado posee un menú guía para facilitar los pasos a seguir en el diseño de plantillas de negociación:



3.1.2. Nombre

El primer paso es la asignación de un nombre a la plantilla para su posterior utilización. Se deberá especificar un nombre; y si se desea también una descripción.

Se debe señalar que durante todo el proceso de creación de plantillas aquellos campos que van acompañados de un asterisco implica que son campos obligatorios, esto es que se debe introducir un valor.

Una vez rellenados los campos, se debe presionar el botón

“Siguiente”.

Ambos botones tienenla misma



3.1.3. Tipo

Lo primero que hay que definir es la moneda en la que se van a negociar los artículos que se especificarán más adelante. La herramienta especifica por defecto la moneda Euro. Esta moneda será la que marque las comparaciones de ofertas de la negociación, si bien esto no limita a que cada vendedor pueda a su vez, especificar la moneda que prefiera para participar en la negociación.

El siguiente paso que habrá que tomar el diseñador es especificar cuál será el objetivo de la plantilla. En primer lugar deberá especificar si se trata de una plantilla para vender o para comprar.

El siguiente dato que deberá especificar el diseñador son los límites

de la plantilla. Aquí el diseñador especificará si esta plantilla tendrá un límite por cantidad (máximo número de artículos que se puedan comprar), por importe (importe máximo que se puede negociar con esta plantilla); o bien no especificar ningún límite.

El siguiente campo que tendrá que determinar el diseñador es si se trata de una negociación en la que sólo habrá un ganador; o bien si se trata de una negociación en la que habrá varios ganadores por lo que la cantidad de artículos o servicios a negociar será necesariamente superior a uno.

Por último, también deberá parametrizar el tipo de negociación

que se va a desarrollar:



3.1.3.1 Estados de una negociación

Antes de pasar a explicar el proceso en sí, vamos a explicar cuáles son los diferentes estados de una negociación:

- Vista previa: la negociación no se ha lanzado todavía pero los proveedores convocados pueden ver las condiciones de la negociación antes de enviar sus ofertas.

- Negociación abierta: la negociación ha comenzado y los proveedores comienzan a enviar sus ofertas.

- Selección pendiente: una vez que el periodo de admisión de ofertas ha concluido, la negociación pasa a estar en “Selección Pendiente”. Durante esta fase, el comprador tiene tiempo para evaluar y comparar las distintas ofertas y así elegir un ganador para el evento.

- Negociación cerrada: una vez que el comprador ha elegido a los ganadores del evento, la negociación pasará al estatus de cerrada.

3.1.3.2 Artículos

En este segundo paso del proceso de creación de la plantilla el diseñador deberá agregar los artículos que quiera que sean negociados. El diseñador tendrá la posibilidad de añadir artículos que se encuentren en el catálogo, o bien solicitar artículos que sean por encargo (es decir, que no estén incluidos en el catálogo). En este manual vamos a reflejar cómo sería el proceso en el caso de que se tratase de una negociación de un artículo por encargo.

Para comenzar, se deberá hacer “click” en la pestaña llamada “Por

encargo”. Tras pulsar en el botón el sistema irá automáticamente a una nueva pantalla en la que habrá que especificar todos los detalles necesarios para la correcta definición del artículo.

Se deberá introducir el nombre, el código, unas descripciones del

producto e incluso fotografías para acotar y definir el producto lo más posible. También es necesario decidir si el artículo se quiere añadir al catálogo o simplemente tendrá un único uso.



En el apartado “grupo de atributos” el diseñador tiene la posibilidad de adjuntar grupos de atributos, que han sido predeterminados por el operador del sistema. Los grupos pueden estar compuestos por varios atributos a la vez, o bien por un único atributo. El objetivo de los grupos de atributos es estandarizar el artículo al que definen. En el apartado 3.1.1.8.2 queda explicado con más detalle cómo se gestionan los atributos.

Posteriormente es necesario elegir en qué nivel de la taxonomía del

catálogo de Adquira se quiere que se guarde el artículo independientemente de que se quiera añadir el artículo al catálogo o sea de un solo uso. Esto es necesario para facilitar la búsqueda del proceso de negociación por categorías. Una vez elegido la categoría el diseñador deberá pulsar sobre el botón “Agregar artículo a la RFx” y posteriormente a “Siguiente”. 3.1.3.3 Datos adjuntos

Consideramos como datos adjuntos a la plantilla de negociación toda aquella información adicional que sirve para aclarar mejor el objetivo de la RFx. Se podrán adjuntar tantos ficheros como se deseen con el límite de 5 Megas de tamaño por fichero. 3.1.3.4 Información de expedición

Dentro de este apartado el diseñador especificará la dirección a la cual se enviará el pedido. El sistema permite parametrizar la dirección de entrega a nivel de artículo; esto es que si se trata de una negociación de varios artículos el diseñador podrá especificar que cada artículo vaya a una dirección distinta.



Dentro de este apartado se podrá especificarla fecha de entrega del pedido. 3.1.3.5 Capacidad de delegar el diseño a los compradores

En este apartado se introducen unos nuevos campos que no habían aparecido hasta este momento, se trata de las opciones que hay al lado de cada campo con las letras H/V/D.

Estas letras vienen del inglés “Hide”/”View”/”Delegate”. Esta opción sirve para que el diseñador pueda delegar, mostrar u ocultar los parámetros de la negociación. Cuando un usuario comprador ejecute esta plantilla dependiendo de qué campos han sido delegados, el usuario comprador podrá parametrizar a su vez la plantilla. Los campos que han sido marcados con la “V” se le mostrarán, pero el usuario comprador no podrá cambiarlos. Por otra parte, aquellos que hayan sido marcados con una “H” se verán ocultos al comprador. La utilidad de estas opciones es la posterior reutilización de las plantillas de negociación. Al delegar campos aumenta la flexibilidad de la plantilla, que se puede reutilizar pero cambiando ciertas condiciones (aquellas que hayan sido delegadas). 3.1.3.6 Participantes

En este paso del diseño de la plantilla es donde se eligen a los proveedores que se quieren convocar. El sistema permite varias posibilidades:

- RFx público: todos los proveedores dados de alta en Adquira Podium Avanzado serán invitados a la negociación.

- RFx privado: sólo aquellos proveedores seleccionados tendrán acceso a la negociación.

- RFx excluyente: serán convocados todos los proveedores de Adquira excepto aquellos que se seleccionen de la lista. En segundo lugar hay que dar un permiso de visibilidad que

responde a la pegunta: ¿Quién puede ver los artículos por los que no puede ofertar? Dependiendo de la parametrización del diseñador, se puede dar el caso de que haya participantes que no puedan realizar ofertas por algún artículo de la negociación. En este caso, el diseñador puede elegir que dichos participantes vean o no vean dichos artículos.

Por último el diseñador ha de reflexionar sobre el Boletín de

Preguntas y Respuestas. La herramienta permite que durante el periodo de vista previa (periodo en el que se muestran las condiciones de la RFx pero en el cual no se puede recibir ofertas) este boletín esté activo o no para solucionar dudas que tengan los participantes sobre la



negociación. Este boletín está abierto a todos los participantes, si bien, el diseñador podrá elegir si quiere que se vean los nombres de los participantes cuando envían una pregunta. Una vez que la negociación ha comenzado (“estado abierto”) no se podrán enviar más preguntas al boletín, éste quedará inutilizado pero durante la negociación se podrá seguir accediendo a él para consultar las preguntas y respuestas realizadas.

Una vez rellenado (o delegado) todos los campos, pulse “Siguiente”

para proseguir con la fase de diseño de la negociación. 3.1.3.7 Parámetros 3.1.3.7.1 Precio y cantidad

En este apartado se especifican el precio y la cantidad a nivel de RFx. Dada la potencia de la herramienta, multitud de parámetros pueden ser definidos a nivel de RFx o de artículo (recordar los atributos). En el caso de que se trate de una negociación de un solo artículo, se podría rellenar aquí los requisitos de precio y cantidad pero en el caso de una negociación multi-producto habría que especificar estos campos a nivel de artículo y no de RFx (por lo tanto se quedarían en blanco de momento).

Para poder parametrizar una negociación de forma correcta este

apartado es de los más delicados y por ello en la fase de diseño habrá que responder a multitud de preguntas:

o Primeramente se especificará si se quiere que las ofertas tengan

un precio o no. o A continuación el sistema nos da la posibilidad de que nuestro

precio esté relacionado a un índice. Por ejemplo supongamos que se está haciendo una negociación de petróleo. El precio demandado por el comprador podría ser el precio del barril de petróleo más un 0,5%.

o El siguiente paso es determinar si se quiere un precio inicial

para comenzar la negociación; y de ser la respuesta afirmativa, cuál es. El sistema también pregunta el precio actual que se está pagando. La razón por la cual la herramienta demanda esta información es para así poder calcular los ahorros que se van consiguiendo a medida que llegan las ofertas. Por último el sistema le pregunta al diseñador cuál es el precio objetivo, que no es más que el precio que le gustaría acabar pagando.

o Acabando con el apartado de precio, los siguientes campos que

pregunta la herramienta son los referentes a los límites de precio y cantidad; de los que hablamos al principio del manual, en el apartado 3.1.1.2; y la unidad de medida del precio (si está expresado en docenas, por unidades,…).



o Después de especificar el precio, el siguiente tema a tratar es la cantidad. El diseñador podrá especificar la cantidad deseada, la cantidad máxima y mínima que pueden ofertar, la cantidad mínima predeterminada y la cantidad máxima que se puede seleccionar de todos los participantes.

o El siguiente apartado de esta página es el factor de conversión.

Este campo sirve para calcular el precio cuando viene expresado en diferentes medidas. Supongamos que estamos comprando botellas de detergente (cada una de 0,75l) y que el precio del detergente viene expresado en litros. Habrá que incluir un factor de conversión de 0,75 para que el sistema calcule el precio exacto.

o Ya por último, el apartado restante es el referente a los

descuentos. Se especifica si se quiere dar libertad a los proveedores de dar descuentos expresados en porcentajes.

Como en los casos anteriores, pulsando “Siguiente” se continúa con el proceso de diseño. 3.1.3.7.2 Reglas de oferta

En este apartado se definen las reglas de oferta asociadas a esta plantilla de negociación.

Primeramente se tendrán que definir los atributos que aplican a

la RFx en su globalidad. En este apartado los atributos son de creación manual por parte del diseñador, no se añaden grupos de atributos ya creados previamente sino atributos individuales.

En la zona de atributos el diseñador podrá adjuntar tantos atributos como desee. Éstos se clasificarán en “sólo lectura” o en “negociables” según del tipo de atributo que se trate. La misión de los atributos es caracterizar el producto para hacerlo único e inconfundible.

Un atributo de “sólo lectura” se utilizará en el caso de que el

diseñador quiera especificar explícitamente el valor del atributo. No se da opción al proveedor de que ese atributo tome otro valor. El proveedor tendrá que aceptar ese atributo como una condición sin posibilidad de ser negociado.

Por el contrario un atributo negociable sería aquel cuyo valor no

está determinado por el diseñador, sino que es un campo abierto en el que el proveedor tiene varias opciones diferentes. Dependiendo del diseñador las posibilidades de respuesta por parte del proveedor serán entre una lista de opciones, cualquier valor o bien entre un rango de posibilidades.



Supongamos que estamos negociando la compra de bolígrafos. Un atributo de este artículo podría ser el color por ejemplo. Ahora bien, este atributo podría ser de “sólo lectura” o “informativo”. En el primer caso, el diseñador especificaría que el tipo de bolígrafo que demanda fuese de color azul; sin dar ninguna otra opción. En este caso los proveedores sólo podrían enviar ofertas sobre bolígrafos de color azul.

Por el contrario, si se tratase de un atributo negociable, las

opciones de los proveedores serían mucho más amplias. En el caso de que el diseñador hubiese especificado unos valores específicos, el proveedor sólo podría elegir uno de ellos. Por ejemplo que los bolígrafos que demande fuesen de color rojo, negro o azul. En este caso los proveedores sólo hubiesen podido enviar ofertas por bolígrafos de estos colores. Supongamos en cambio que el diseñador hubiese dejado el campo abierto a cualquier valor, en este caso los proveedores hubiesen podido enviar ofertas de bolígrafos de todos los colores que comercializasen.

Los atributos sean negociables o no negociables, podrán tomar cualquiera de los formatos que muestra la figura siguiente:

El siguiente campo que debe configurar el diseñador de la plantilla

es el referente a los atributos de los participantes. Su misión es acotar; sirven para definir mejor el perfil y características de los participantes en el evento. Un ejemplo de atributos de participantes sería el número de empleados, la facturación, el área de distribución,… De nuevo, y al igual de lo que pasó con los atributos en el punto 2.4.2, no



hay libertad para incluir los atributos que se deseen, sino que se pueden utilizar únicamente los grupos de atributos pre-existentes en la herramienta.

En esta parte del proceso de diseño, el diseñador tendrá la opción de permitir que los proveedores envíen comentarios adjuntados a sus ofertas.

El siguiente apartado es referente a las ofertas permitidas en la negociación:

- Primeramente el diseñador tendrá que especificar si quiere que las ofertas sean por toda la cantidad demandada de cada artículo

- Segundo, tendrá que definir si quiere que los proveedores tengan que ofertar por todos los artículos de la RFx

El siguiente paso será determinar qué proveedores pueden hacer ofertas sobre las cantidades mínimas.

Posteriormente, es necesario decidir qué proveedores tienen

permiso para detener la negociación antes de que ésta haya cerrado. Otro punto a decidir es si se quiere que un proveedor que haya detenido su negociación pueda retomarla.

Para finalizar, la última pregunta decide si el iniciador (el

comprador) puede retomar las negociaciones durante el periodo de selección pendiente. 3.1.3.7.3 Reglas de horario

Una vez especificados todos los campos referentes a las reglas de oferta, el siguiente paso en el proceso de diseño es la definición de los horarios.

Lo primero a determinar es si el diseñador quiere dar permiso para que exista un tiempo de vista previa de la negociación. El tiempo de vista previa permite a los participantes ver el RFx antes de que comiencen las ofertas. Los participantes pueden, de esa forma, determinar cuánto y cómo desean ofertar antes de enviar una oferta.

A continuación los siguientes campos a rellenar son el inicio de la oferta, que marca el inicio de la negociación, su duración y el límite de tiempo de selección de ganadores. 3.1.3.7.4 Liberación de información

En este apartado del diseño es donde el diseñador elige qué información pueden ver los participantes en la negociación. La manera de seleccionar la visualización es elegir entre una de las siguientes dos opciones:



• Todos los participantes pueden ver la información • Ningún participante excepto una lista de excepciones

El tipo de información que se puede parametrizar es la siguiente:

- Nombre del iniciador: el diseñador puede elegir si quiere que su nombre sea visto por los proveedores.

- Número de participantes: se puede ocultar el número de proveedores convocados a la negociación.

- Detalles de la negociación: se puede elegir que los demás competidores vean los detalles de los demás.

- Nombre de los participantes - Estado de la negociación de un competidor - Permiso para ver todas las ofertas: se puede otorgar que los

proveedores vean los detalles de las ofertas de los demás. - Precio y cantidad de los participantes - Información de atributos de artículos - Comentarios de RFx - Comentarios de artículos - Puntuación de la oferta: este campo es un poco más delicado

porque se puede parametrizar quién tiene permiso para ver la puntuación de sus ofertas, las puntuaciones de las ofertas de los demás e incluso quién puede ver sus puntuaciones antes de enviar la oferta.

3.1.3.7.5 Varias etapas

La herramienta de Adquira Podium Avanzado ofrece la posibilidad de efectuar negociaciones multi-etapa. Por multi-etapa se entiende la posibilidad de estructurar las negociaciones en diferentes pasos con diferentes objetivos cada uno. Esto quiere decir que se puede empezar una negociación bajo un modelo (Petición de información, por ejemplo); hacer una preselección de los proveedores, y seguir la negociación bajo otro tipo de negociación (Petición de oferta abierta, por ejemplo); para luego por ejemplo terminar el proceso en una subasta. Esta característica permite la creación de modelos y procesos de negociación complejos, ideales para las necesidades de las grandes empresas.

Ejemplo de negociación multi-etapa



El sistema permite varias opciones en este punto:

- Plantilla de etapa final: si se elige esta opción no habrá multi-

etapa. - No es una plantilla de etapa final: esta opción indica que se

trata de una negociación multi-etapa, esto es que tras la primera etapa habrá otras.

- Decidir cuando seleccionar ofertas ganadoras: seleccionando esta opción el iniciador elegirá al final de cada etapa si quiere iniciar otra o bien concluir la negociación.

Si se eligen cualquiera de las dos últimas opciones, el sistema preguntará por dos nuevos puntos:

Plantillas para la etapa siguiente: el diseñador deberá decidir si quiere dar libertad al comprador en la elección de la plantilla de negociación para la siguiente etapa o bien proporcionar una lista cerrada de opciones.

Transferencia de información con la etapa siguiente: se deberá decidir qué información se quiere trasladar de una etapa a la siguiente: Las funciones de puntuación, los atributos de nivel de RFx, los grupos y los parámetros del artículo se pueden transferir de una etapa a otra. La lista de participantes ganadores siempre se transfiere hacia la etapa siguiente; los parámetros de nivel de RFx no se pueden transferir. Existen tres formas de transferir la información:

Añadiéndola a la de la etapa siguiente Sustituyendo a la de la etapa siguiente No transferir información excepto la de los

ganadores

3.1.3.8 Parámetros de artículo

Tiempo de la Negociación

RFI: petición deinformación

RFQ: petición deoferta abierta

Subasta Proveedore

s convocado

Recepción de ofertas

Recepción de ofertas

Proveedor ganador

Etapa 1 t

Etapa n …

Adjudicación



Como ya se ha comentado anteriormente, ciertos campos que se rellenan a nivel de toda la negociación se pueden parametrizar también a nivel de artículo. Esto es especialmente clave cuando se trate de negociaciones multi-línea, donde hay que especificar detalles únicos e individuales para cada artículo. Los campos susceptibles de parametrización son los siguientes:

- Precio - Cantidad - Factor de conversión - Atributos de artículo - Atributos de participantes - Comentarios de artículo - Participantes permitidos a realizar una oferta

3.1.3.9 Grupos

Los grupos son lotes o “paquetes” parciales de negociación. El diseñador de la RFx multi-producto está capacitado para elegir si quiere que se definan lotes, y quién tiene permiso para ello. El diseñador puede configurar cualquier combinación de líneas de productos como grupos por los que los participantes podrían cursar ofertas “empaquetadas” más agresivas que si se tratase de los mismos ítems por separado.

El diseñador deberá elegir qué combinación de artículos forman los grupos y con qué cantidades. También puede dar la libertad a los proveedores para que creen sus propios grupos. 3.1.3.10 Puntuación

Una de las mejores funcionalidades de la solución de Adquira Podium Avanzado es la posibilidad de puntuar las ofertas que se reciben en función de los atributos generales de la RFx, los de los artículos y los de los participantes. Utilizar esta funcionalidad es opcional para el comprador.

La función de valoración sirve para comparar las distintas ofertas

de los proveedores cuando hay más campos a tomar en consideración que el precio y la cantidad. El diseñador del RFx tiene la posibilidad de determinar qué atributos son elegidos para negociar y atribuir a cada atributo un peso específico, una ponderación. El sistema evaluará posteriormente las ofertas de los proveedores en función de los atributos y de sus pesos; y sugerirá un ganador al comprador.

Para realizar esta función hay que decidir primero si la valoración

va a ir destinada a maximizar el valor o a minimizar el coste. Si se elige maximizar el valor, los participantes podrán competir en base al valor monetario asignado a sus valoraciones y las reglas de mejora de oferta estarán ligadas a las mejoras en puntuación. Si se elige minimizar



el coste, los participantes competirán en base al precio y la puntuación será meramente informativa.

Lo primero que ha de hacer el usuario diseñador es elegir qué

atributos van a ser valorados, si los atributos de la negociación; o bien, los atributos de la negociación y los de los artículos.

Una vez tomada esta decisión, el siguiente paso a tomar es la

asignación de un peso específico a cada atributo. Para ello es necesario pulsar los botones de “Definir” puntuación tanto para los atributos de RFx como para cada artículo que se quiera seleccionar. Este peso marcará la importancia de este atributo respecto a los demás que será posteriormente medida en porcentaje.

Con la importancia ya definida se debe definir para cada atributo cuál es el valor más deseado y cual el menos deseado:



Posteriormente habrá que especificar cuál es el valor monetario para el mejor caso y cuál es el peor. Es decir, cuánto estaría usted como comprador dispuesto a pagar si se dan las mejores condiciones y cuánto si se dan las peores. En función a estos detalles el sistema calculará la valoración.

Una vez decidido este valor monetario existe una pantalla resumen

para comprobar los valores introducidos. 3.1.3.11 Resumen

En este paso se puede visualizar un resumen de todas las decisiones tomadas hasta el momento en el proceso de diseño de la plantilla. Las opciones que tiene aquí el diseñador son las siguientes:

- Cancelar la plantilla - Guardar la plantilla para su posterior uso - Ejecutar la plantilla para iniciar un RFx

3.1.4. Negociación Individual

Como se ha comentado anteriormente, una negociación individual se comporta de manera igual que las colectivas pero con la diferencia de que en este modelo se pueden realizar adjudicaciones mientras se está negociando con los proveedores, no hace falta detener el proceso de negociación (estado de “selección pendiente”) para seleccionar ganadores. Se debe recordar que para adjudicar la venta a un proveedor en una negociación colectiva, la negociación debe estar en estado de “Selección Pendiente”. En el caso de las negociaciones individuales no ocurre de esta manera, sino que se puede adjudicar a los proveedores mientras se está negociando.

El proceso de creación de la plantilla de una negociación individual

será el mismo que en el caso de las negociaciones colectivas, pero en la fase de diseño habrá algún campo que sea único de ese modelo.

Siendo los pasos prácticamente iguales, sólo nos detendremos en aquellos campos que sean únicos de las negociaciones individuales. 3.1.4.1 Parámetros: Reglas de Oferta

La primera diferencia que encontramos en este tipo de negociación es en la pestaña “Parámetros” y concretamente en el paso “Reglas de Oferta”.



El sistema nos pregunta si queremos que se trate de una negociación paralela o bien si queremos que se trate de una negociación secuencial. La diferencia entre estos dos tipos de negociación radica en la forma de negociar con los proveedores invitados.

En ambos modelos de negociaciones individuales, la recepción de ofertas por parte de los proveedores se realizará de igual manera. La distinción entre estos dos tipos radica en la forma de enviar contraofertas a los proveedores. En una negociación individual paralela, el usuario iniciador puede enviar contraofertas de forma individual a cada proveedor. El comprador tiene la posibilidad de ir negociando con todos los proveedores invitados simultáneamente. Por el contrario, en las negociaciones individuales secuénciales, una vez que el iniciador envía una contraoferta a un proveedor, deberá seguir negociando con él hasta que lleguen a un acuerdo o bien cesen de negociar. En este momento, el comprador podrá reemprender la negociación con otro proveedor, y así sucesivamente.

Otra diferencia que nos encontramos a la hora de parametrizar este tipo de negociación es la consideración de las ofertas vinculantes. Que una oferta sea considerada vinculante quiere decir que si la parte contraria acepta los términos de la oferta, se cerrará un trato sin que la parte emisora de la oferta tenga que confirmarlo. No hará falta aceptación por la parte contraria. El sistema permite que las ofertas del iniciador sean vinculantes, o bien las de los proveedores o bien las de ambos.

Otro aspecto que habrá que decidir es para qué proveedores son vinculantes las ofertas del iniciador. Se podrá elegir de forma individual a los proveedores que se vean afectados por esta característica.



Todos los demás campos que se pueden parametrizar son idénticos que los descritos para el caso de las negociaciones colectivas. Para más información referirse a dicha parte del manual. 3.1.5. Petición de Oferta Abierta

Para crear una plantilla de Petición de Oferta Abierta, los pasos a seguir por parte del usuario diseñador serán los mismos que en el modelo anterior. La diferencia radicará en el paso de los parámetros en el que nos encontraremos con algún campo nuevo hasta la fecha.

3.1.5.1 Parámetros: Precio y Cantidad

La primera novedad nos la encontramos en la pestaña de “Parámetros” y específicamente en el primer paso, llamado “Precio y Cantidad”.

La primera pregunta que nos encontramos que no ha sido explicado con anterioridad es la referente a la regla de mejora de las ofertas revisadas. Con esto se pretende especificar si es necesario que los proveedores mejoren los precios en cada oferta enviada y también si



deben mejorar la cantidad de las ofertas; y si es así, según qué criterio. La herramienta ofrece tres opciones respecto a la mejora de la cantidad:

- Mejorar la parte ganadora de la oferta anterior de los participantes - Mejorar la cantidad total de la oferta anterior de los participantes - No mejorar la cantidad

Descendiendo por los parámetros a definir, nos encontramos a

continuación con otro campo desconocido hasta el momento:

En este campo se pide describir la regla de mejora del precio que los proveedores deben superar en las ofertas. El sistema ofrece varias opciones para que el usuario elija la que más se ajusta a sus requisitos. Primeramente habrá que definir si es necesaria la mejora en precio de las ofertas y si es así, cuál es el decremento mínimo monetario entre ofertas. Este campo se refiere al montante económico que debe decrecer una oferta con respecto a la anterior.

El sistema también permite que el decremento mínimo entre ofertas varíe dependiendo del tiempo de inactividad de las ofertas.

Con esta funcionalidad se permite crear una regla para el decremento mínimo de las ofertas. Esta opción permite parametrizar la herramienta de tal forma que si no se recibe ninguna oferta en un periodo de tiempo estipulado, el decremento mínimo entre ofertas se reducirá en



un porcentaje estipulado. La herramienta también permite marcar un límite inferior al cual el decremento mínimo puede llegar. 3.1.5.2 Parámetros: Reglas de Oferta

En el paso llamado “Reglas de Oferta” dentro de la pestaña de “Parámetros” aparece un campo nuevo que hay que definir. Se llama “Ofertas de todo o nada”.

Con ofertas de todo o nada, el sistema se refiere a aquellas ofertas que el iniciador debe aceptar en su totalidad, no puede haber una adjudicación parcial de las mismas.

Siguiendo en la misma pantalla nos encontramos con otra novedad: las “Ofertas Proxy”.

Por ofertas proxy entendemos todas aquellas realizadas automáticamente por la herramienta. Las ofertas proxy son una funcionalidad del sistema que permite realizar ofertas automáticas en nombre de un usuario. Esta ventana decidirá si el diseñador quiere dar permiso a los participantes a realizar este tipo de ofertas.

Su funcionalidad es la siguiente. El usuario proveedor que quiera utilizar este tipo de ofertas estipula un precio mínimo al que está dispuesto a llegar. De esta forma, el sistema enviará siempre ofertas



ganadoras según las reglas de la RFx al comprador hasta llegar al precio mínimo estipulado por el usuario proveedor. 3.1.5.3 Parámetros: Selección de Ganadores

Existe un nuevo apartado dentro de la sección de “Parámetros” llamada “Selección de Ganadores” que no habíamos visto hasta ahora. Con este apartado, como su propio nombre indica, se marcan las normas de cómo se seleccionarán a los ganadores del evento.

Lo primero que hay que decidir en este apartado es la “Regla de Clasificación”. Esta regla soluciona el problema en caso de que haya coincidencia de ofertas con el mismo precio. A la hora de hacer la clasificación de las ofertas, el sistema pregunta, en caso de que haya coincidencias, cuál ha de ser el criterio de ordenamiento.

Ofrece varias posibilidades:

- Por la cantidad mayor - Por la primera oferta - Por la cantidad mayor, y luego por la primera oferta si no se ha

fijado un valor - Por la primera oferta y luego por la cantidad mayor, si todavía

no se ha fijado ningún valor - Al azar

El segundo punto de la sección es el referente a la cantidad total

adjudicada:



3.1.5.4 Parámetros del artículo

Como se puede apreciar en la figura, existen ciertos campos que son totalmente nuevos para el usuario. Su función será la de parametrizar de forma correcta las Peticiones de Oferta Abiertas.

El primer apartado nuevo es el que hace referencia a las reglas de “Mejora de la Oferta Enviada”. En este apartado se pretende definir si las ofertas han de mejorar precio o no de una oferta anterior. En caso afirmativo habrá que definir también el decremento mínimo. El usuario debe acordarse de que información parecida a ésta ya la ha contestado previamente a nivel de RFx, y que por lo tanto no puede contradecir a lo dicho anteriormente. En este apartado también se puede crear una regla para mejorar la cantidad de la oferta. Fijarse que esta información se refiere a la mejora de las ofertas realizadas por los proveedores en relación a las suyas propias.



El segundo apartado que muestra la imagen es el relativo a la

“Regla de Mejora del Precio que hay que Superar”. En este epígrafe se introducirá la información que describa cómo ha de mejorarse el precio que hay que superar. Este epígrafe por el contrario hace referencia a las ofertas de un proveedor en relación a las de los demás. Habrá que especificar cómo se deben mejorar las ofertas en relación a los demás proveedores, dándose la posibilidad de estipular un decremento mínimo. Aquí el sistema también da la opción de crear una regla para cambiar el decremento mínimo en caso de que haya un periodo de inactividad de ofertas. 3.1.6. De una Petición de Oferta Lacrada

Los pasos a seguir en el caso de una Petición de Oferta Lacrada seguirán el mismo esquema que para las peticiones de oferta abiertas, con la diferencia de que los pasos relativos a la liberación de la información no estarán presentes en este modelo y la información estará restringida al máximo; siendo el iniciador el único con capacidad de visualización del resto de participantes.

3.1.7. Petición de Información (RFI)

Los parámetros que se deben especificar a la hora de crear la plantilla de una RFI son una combinación de los encontrados a la hora de parametrizar una negociación y de los parámetros de las peticiones de oferta. Para cualquier duda referente a los campos parametrizables de una RFI, puede referirse a la explicación de los dos modelos anteriores. 3.1.8. Subasta Inglesa Inversa

A la hora de parametrizar una Subasta Inglesa Inversa nos encontraremos con los mismos campos que en una Petición de Oferta Abierta.

Cabe recordar que ambos modelos son iguales, y que la única diferencia radica en la adjudicación de los ganadores. En una subasta, la selección de ganadores se hará de forma automática por parte de la herramienta; y en el caso de una Petición de Información, al término del periodo de recepción de ofertas, la negociación pasará a estar en un estado de “Selección Pendiente” en la que el iniciador elegirá a los ganadores de forma manual. 3.1.9. Subasta de Oferta Lacrada a la Inversa

Ocurrirá lo mismo con las Subastas de Oferta Lacradas a la Inversa, su parametrización es una copia de las Peticiones de Oferta Lacradas.



Este modelo es una réplica de las Peticiones de Oferta Lacradas pero con la particularidad de que la adjudicación es automática, como se ha explicado en el caso anterior. También hay que recordar que la visibilidad por parte de los proveedores invitados a este tipo de negociación estará limitada al máximo, siendo el iniciador el único con capacidad de visualización de los datos de los proveedores.



4. OTRAS FUNCIONALIDADES 4.1. CONTROL DE ACCESO A PLANTILLAS

Una vez que la plantilla ha quedado diseñada el siguiente paso para

que sea operativa consiste en la definición del control de acceso a la misma. Esto es, proporcionar permisos de lectura y de escritura sobre la misma. A esta función se accede, seleccionando una plantilla de RFx y pulsado sobre el botón “Control de Acceso”

Para que un usuario comprador pueda lanzar una negociación basada en una plantilla previamente diseñada debe tener acceso de lectura a la misma.

El diseñador deberá recordar a la hora de dar acceso a las plantillas qué campos ha delegado al comprador.

Antes de compartir el acceso de las plantillas conviene que el diseñador verifique qué campos ha delegado. El diseñador deberá comprobar que sólo se han delegado aquellos campos que él ha considerado oportunos. Los campos delegados son totalmente parametrizables por el usuario, por lo tanto habrá que prestar especial atención a este punto para que la negociación no cambie de “forma”.

Para que otro diseñador pueda modificar la plantilla creada éste deberá tener acceso de escritura a la misma.



4.2. REUTILIZACIÓN DE PLANTILLAS

Las plantillas creadas pueden ser editadas para realizar cambios

sobre las mismas, copiadas, renombradas y eliminadas. 4.3. PREFERENCIAS

El usuario diseñador puede definir sus preferencias como usuario del

sistema. Existen tres menús de preferencias, que procederemos a detallar a continuación. 4.3.1. Información personal. En este menú el usuario podrá actualizar sus datos personales, incluida su contraseña de usuario.



4.3.2. Configuración

En este apartado el usuario designará sus preferencias personales como usuario de la herramienta:

El campo que merece una explicación aparte es “Local” puesto que será éste quien determine si la puntuación decimal se hará mediante comas o mediante puntos. 4.3.3. Configuración de mensajes

Un usuario podrá definir en la medida que el usuario administrador se lo permita qué tipo de mensajes le enviará el sistema vía herramienta y cuáles vía e-mail.



4.4. ALTERNAR INSTRUCCIONES

La herramienta de Adquira Podium Avanzado posee un breve sistema

de ayuda en todas las pantallas que facilita el proceso de utilización de la herramienta. En cualquier caso estas instrucciones se pueden deshabilitar pulsando en “alternar instrucciones” en el menú superior de la pantalla.



5. OTRAS CONSIDERACIONES 5.1. NAVEGACIÓN EN LA HERRAMIENTA

La herramienta tiene distintos menús de navegación:

El menú superior, nos indica si tenemos mensajes nuevos mediante un dibujo de un sobre amarillo y nos da la capacidad de acceder tanto a nuestros mensajes como a nuestras preferencias y a la función de “Alternar instrucciones”.

En la parte superior derecha existe otro submenú, más general por el que podemos abrir los documentos de ayuda online de la herramienta, o bien volver a comenzar la sesión mediante “inicio” o bien desconectar y terminar la sesión mediante “desconectar”.

Según el perfil de cada usuario aparecerá un menú en la parte de la izquierda que nos indicará que podemos hacer en cada punto del sistema en el que nos encontremos.

IMPORTANTE LA HERRAMIENTA POSEE SUS PROPIOS BOTONES DE NAVEGACIÓN (ADELANTE Y ATRÁS). ES RECOMENDABLE UTILIZAR ESTOS BOTONES EN VEZ DE LOS PROPIOS DEL NAVEGADOR (Internet Explorer, Netscape Navigator...) YA QUE DEPENDIENDO DE LA VERSIÓN DEL MISMO, SU USO PUEDE GENERAR UN MENSAJE DE ERROR EN LA APLICACIÓN.



5.2. REQUISITOS TÉCNICOS PARA ACCESO A LA HERRAMIENTA

DESDE UN PUESTO CLIENTE

5.2.1. Navegadores soportados en los PCs de cliente

Los navegadores soportados para garantizar el correcto acceso a la herramienta son los siguientes:

• Microsoft Internet Explorer (IE) versiones de 5.5 a 6.0 • Netscape Communicator versiones de 4.76 a 4.78.

Nota: La versión 6.0 y superiores de Netscape no están soportadas.

5.2.2. Acceso a Internet

Para garantizar la descarga ágil de documentos anexos a las ofertas se recomienda que los usuarios dispongan de un acceso con una velocidad mínima equivalente a una ADSL de 256k dedicada.

5.2.3. Otros requisitos y recomendaciones

A continuación se listan otra serie de requisitos y recomendaciones habituales en cualquier sistema con acceso a Internet.

o El límite para el tamaño de los archivos a anexar es de 5Mb por anexo. Cualquier archivo de tamaño superior será rechazado automáticamente por la herramienta.

o Con el fin de evitar posibles interrupciones en el envío y recepción de datos se recomienda fijar un time-out en el proxy igual o superior a 90 segundos.

o Igualmente se recomienda desactivar el caché de páginas del proxy y del navegador utilizado

o Finalmente es necesario tener abierto en el proxy el puerto 443 para conexión segura (https).



Esperamos que este manual le ayude en el manejo de Adquira PODIUM AVANZADO.

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