Manual FarmaRetail v04

8/16/2019 Manual FarmaRetail v04

http://slidepdf.com/reader/full/manual-farmaretail-v04 1/151

Manual de sistema FarmaRetail FarmaVita®© 2015-2016 Comercializadora FarmaVita SAPI de CV

1 de 151

| Versión 1.0




2 de 151

Aviso Legal

La información contenida en este documento se consideraSecreto Industrial, por lo que está protegido por los derechosde autor y propiedad intelectual convenidos a nivelinternacional en México y otros países. Cualquierreproducción o divulgación no autorizada de la misma, serásancionada de acuerdo a estas disposiciones, sin perjuicio de

que se apliquen las sanciones penales correspondientes.Comercializadora Farma Vita S.A.P.I. de C.V. es propietario dela información contenida en este documento.

Este documento contiene 151 páginas y fue liberado el09 demayo de 2016.

Identificación del Documento

Autoriza: José Luis Hidalgo

Dirección General FarmaVita®

Documenta:Luis Olivares

Subdirección de procesos y TI

Fernando Martinez

Gerente de TIArchivo:

Manual operativos Farmacia v9.docx Versión: 0.12

Actualizado al:5 de mayo de 2016 Próxima Actualización:6 de septiembre de 2016




3 de 151

Í NDICE

PROCEDIMIENTOS DE APERTURA DE DÍA EN SISTEMA ....................................................................................................................................... 4

PROCEDIMIENTO PARAAPERTURA DE DÍA ................................................................................................................................................................... PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR SINCRONIZACIÓN DE INFORMACIÓN. .............................................................................................................................

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR SINCRONIZACIÓN DE INFORMACIÓN ENDOMINGO O DÍAS FESTIVOS. ................................................................................. PROCEDIMIENTO PARA IMPRIMIR BOLETAS DE CONTEO. .............................................................................................................................................. 1

PROCEDIMIENTOS DE RECEPCIÓN DE MERCANCÍA EN SISTEMA ..................................................................................................................... 18

PROCEDIMIENTO PARA CAPTURAR RESULTADOS DEL CONTEO. ...................................................................................................................................... 1PROCEDIMIENTO PARAINGRESO DE MERCANCÍA(MAYORISTA). ................................................................................................................................... 2PROCEDIMIENTO PARAINGRESO DE MERCANCÍA DE COMPRA LOCAL(PIE DE CAMIÓN). ..................................................................................................... PROCEDIMIENTO PARA IMPRIMIR REPORTES DE RECLAMO AMAYORISTAS. ..................................................................................................................... 3PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR AJUSTES MANUALES AL INVENTARIO. ........................................................................................................................... 3PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAR EXISTENCIA DE PRODUCTO. .................................................................................................................................... 4PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAR FALTANTES DE INVENTARIO DEL MES. ....................................................................................................................... 4PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR AGRUPACIONES(COMBOS) ........................................................................................................................................ 4PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR DES AGRUPACIONES(PADRE A HIJOS) .......................................................................................................................... 5PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAR VENTA APROXIMADA DEL DÍA OPERATIVO. ................................................................................................................ 5PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAR PRODUCTOS QUE MANEJA MAYORISTA Y LA CADENA. ..................................................................................................

PROCEDIMIENTOS DE VENTA EN SISTEMA POS ................................................................................................................................................ 57

PROCEDIMIENTO PARA ABRIR CAJA. ......................................................................................................................................................................... 5PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR VENTA DE PRODUCTOS(NO ANTIBIÓTICO NI CONTROLADO) ........................................................................................... PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAR EXISTENCIAS EN SUCURSAL DESDEPOS .................................................................................................................... PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAR EXISTENCIAS DE OTRAS SUCURSALES DESDEPOS ........................................................................................................ PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAR PRODUCTOS ACTIVOS EN EL CATÁLOGO MAESTRO....................................................................................................... PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR VENTA DE ANTIBIÓTICOS ......................................................................................................................................... 7PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR VENTA DE PSICOTRÓPICOS ....................................................................................................................................... 7PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR VENTA SERVICIO A DOMICILIO .................................................................................................................................. 8

PROCEDIMIENTO PARA OPERAR VENTA SERVICIO A DOMICILIO ENPOS .......................................................................................................................... PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR DEVOLUCIONES. .................................................................................................................................................... 9PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR PRODUCTOS DE VENTAS NEGADAS O PEDIDOS ESPECIALES. ............................................................................................ PROCEDIMIENTO PARA GENERAR FACTURAS ELECTRÓNICAS(CFDI) A CLIENTES DE MOSTRADOR. ...................................................................................... 1PROCEDIMIENTO PARA CANCELAR FACTURAS ELECTRÓNICAS(CFDI) DE CLIENTES DE MOSTRADOR. ................................................................................... 1PROCEDIMIENTO PARA REENVIAR FACTURAS ELECTRÓNICAS(CFDI) DE CLIENTES DE MOSTRADOR. .................................................................................... 1PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR RETIROS PARCIALES(ALIVIOS DE EFECTIVO) EN ELPOS YBACKOFFICE ............................................................................ 1PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR CIERRE DE CAJA ENPOS YBACKOFFICE .................................................................................................................... 11

PROCEDIMIENTOS DE CIERRE DE DÍA EN SISTEMA ......................................................................................................................................... 128

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR FICHA BANCARIA.................................................................................................................................................. 12PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CIERRE DEFINITIVO DE CAJAS. ................................................................................................................................... 13PROCEDIMIENTO PARA EMITIR REPORTE DE ANTIBIÓTICOS. ........................................................................................................................................ 13PROCEDIMIENTO PARA EMITIR REPORTE DE CONTROLADOS. ....................................................................................................................................... 13PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR SALIDA DE EMPLEADOS. ........................................................................................................................................ 13PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CIERRE DEL DÍA. ..................................................................................................................................................... 14PROCEDIMIENTO DEAUDITORIA DE CIERRES. ........................................................................................................................................................... 14

PROCESOS DE CONFIGURACIÓN EN SISTEMA ................................................................................................................................................. 148

PROCEDIMIENTO PARA ENROLAR EMPLEADOS.......................................................................................................................................................... 14




4 de 151

Procedimientos de apertura de día en sistema

Procedimiento para Apertura de díaSistema: Backoffice

Inicio de procedimiento Se abre el sistema de backoffice (trastienda) y se espera aque la pantalla abra.Una vez que la pantalla abre en el campo Tag

1.Tag: deslice el tag del responsable de tienda.

Si no se inicia la sesión correctamente los botones deacción de la pantalla de backoffice no se activan (poner acolor).

1. Da clic al botón de Apertura / Cierre de día




5 de 151

Se abre la pantalla de Control Día Operación.Al iniciar el día ninguna de las actividades tiene palomitaen la columna de estatus.

1.Da clic en el botón de abre día Operación.

Se podrá visualizar que en la columna de estatus ya estámarcada la actividad de Apertura de día.

1.Cierra la ventana de Control día operación.

Fin de procedimiento




6 de 151

Procedimiento para registrar entrada de empleados.Sistema: Backoffice




1. Da clic al botón de Asistencia.




7 de 151

Dentro de la pantalla1.Valida que el tipo de movimiento seleccionado sea“Entrada”.

Una vez que se realiza se coloca el dedo (registrado en elenrolamiento) en el lector de huellas digitales.

2.Una vez realizado el sistema mostrara los datos delempleado que registro su entrada así como la hora de

registro de la entrada.3.Concluido el registro se puede cerrar la pantalla.

fin de procedimiento




8 de 151

Procedimiento para realizar sincronización de información.Sistema: Backoffice




1. Da clic al botón Sincronización.




9 de 151

En la pantalla de información, se sincronizará el catálogode productos:1.Da clic al botón de Productos

Se mostrará en pantalla un mensaje indicando que seactualizará la información, el proceso puede tomaralgunos minutos1.Da clic al botón Aceptar

Cuando concluye la sincronización se muestra una pantallade información.

1.Da clic al botón aceptar.

En la pantalla de información ahora se realizará lasincronización de Información1.Da clic al botón Información.

*Este proceso se encarga de sincronizar los pedidos quese colocaron a los proveedores mayoristas.




10 de 151

Se mostrará en pantalla un mensaje indicando que seactualizará la información, el proceso puede tomaralgunos minutos1.Da clic al botón Aceptar.

Cuando concluye la sincronización se muestra una pantallade mensaje.


En la pantalla de información ahora se realizará lasincronización de facturas.

1.Da clic al botón recupera facturas.

En caso de que alguna de las facturas no se encontrarápublicada por parte del proveedor se presentará unmensaje como el siguiente, en su caso:1.Da clic al botón aceptar.

Una vez que concluye el proceso de sincronización sepresenta el siguiente mensaje:





11 de 151

Para cerrar la pantalla de sincronización de información.1.Da clic en el botón de cierre de la pantalla.

Una vez que se realiza la sincronización al entrar a lapantalla de Apertura /cierre de día > Control de Díaoperación se puede visualizar que ya está marcada laactividad 2. Sincroniza Info.





12 de 151

Procedimiento para realizar sincronización de información en Domingo o días festivos.Sistema: Backoffice

Para los domingos o días festivos en los cuales no se recibe mercancía por parte de los proveedores Mayoristas se debe seguir esiguiente procedimiento




1. Da clic al botón Sincronización.




13 de 151

En la pantalla de información.1.Da clic al botón de “No hay Sincronización”.


Para cerrar la pantalla de sincronización de información.1.Da clic en el botón de cierre de la pantalla.




14 de 151

Una vez que se realiza al entrar a la pantalla de Apertura/cierre de día > Control de Día operación se puedevisualizar que ya está marcada la actividad 2. SincronizaInfo.





15 de 151

Procedimiento para imprimir boletas de conteo.Sistema: Backoffice




Se abre el sistema de backoffice (trastienda) y se espera aque la pantalla abra.1. Da clic al botón Imprime conteos.

1.Al ingresar a la pantalla se da clic al botón “Imprimeboletas del día”. (Esto mostrará el conteo de artículos queobligatoriamente debe realizarse diariamente).




16 de 151

Se presenta en la pantalla la lista de productos que seimprimirán y que deben contarse.

1.Una vez que se despliega el reporte.2.Da clic en el icono de la impresora.

Se abrirá la pantalla de Imprimir en esa pantalla se debede:1.Verifica que la impresora seleccionada sea la StarTSP1000.2.Una vez que se verifica se da clic al botón Imprimir*

*La impresora debe tener papel.

Se espera a que se impriman las hojas de conteo y una vezrealizado.




17 de 151

1.Puede cerrar la pantalla.





18 de 151

Procedimientos de recepción de mercancía en sistema

Procedimiento para capturar resultados del conteo.Sistema: Backoffice

Inicio de procedimientoSe abre el sistema de backoffice (trastienda) y se espera aque la pantalla abra.Una vez que la pantalla abre en el campo Tag



1. Da clic al botón Ajustes conteo.




19 de 151

Se abre la pantalla de conteo diario inventarios.1.Dentro de esa pantalla se da click al botón de Cargaboletas del día.

1.Una vez que se despliega los productos relacionados conel conteo del día.2.Coloca el cursor en la columna de cantidad y se vancapturando las piezas del producto.Para moverse entre renglones de la tabla cuando secapturan las piezas se aprieta la tecla Enter.




20 de 151

Cuando se concluye la captura1.Da clic al botón revisa.En ese momento el sistema realiza un cotejo entre elconteo real vs. las existencias de sistema y presenta eltotal de registros que fueron correctos.

Cada renglón en el que el sistema encontró una diferenciacambiara a ser de color rojo. Esto indica que es necesariorealizar un conteo nuevamente para validar que los datoscapturados son correctos.

La diferencia puede ser positiva o negativa.

Operativamente se realiza un segundo conteo sobre losartículos que tuvieron diferencias.Una vez que se validó, si hay alguna línea que corregir seposiciona en la fila que corresponda y1.Captura el dato del conteo.2.Da clic al botón revisar.

El sistema solo permite realizar 2 revisiones deconteo de inventario por lo que cuando seconcluye la segunda revisión el sistema aplicará

las bajas y altas que correspondan.

Durante el proceso de captura del conteo no puedecerrarse la pantalla, en caso de que se intente realizar semostrará la siguiente pantalla:




21 de 151

Si los registros coinciden con el sistema muestra que losregistros revisados son iguales a los registros correcto.1.Da clic al botón de confirma.

El sistema despliega un mensaje indicando sobremovimientos al inventario.

En caso de que no existan movimientos en el inventario elsistema lo indica.

1.Da clic al botón Si.




22 de 151

El sistema muestra un mensaje indicando que la operaciónfue realizada con éxito.

1.Da clic en Aceptar y2.Cierra la ventana.

Una vez que se registran los conteos diarios al entrar a lapantalla de Apertura /cierre de día > Control de Díaoperación se puede visualizar que ya está marcada laactividad 5. Conteos diarios.





23 de 151

Procedimiento para Ingreso de mercancía (Mayorista).Sistema: Backoffice




1.Da clic a Ingreso de mercancía

Al ingresar a la pantalla de Ingreso de mercancía.1.Selecciona al mayorista de la lista de selección-2.Da clic al botón consulta.




24 de 151

Se presentan en la pantalla la lista de pedidos que hansido generados y están pendientes de recibir.

1.Selecciona el pedido que corresponda.2.Da clic al botón ok.

Una vez que se selecciona el pedido se habilita el botón deRecuperar Factura Electrónica.

1.Da clic al botón Recuperar Facturas

El sistema presentará un mensaje indicando que el archivofue procesado exitosamente.

1.Da Clic al botón aceptar.

Nota:En caso de que el sistema desplegará un mensajeindicando que no se encontró el archivo. Se debe realizarnuevamente el proceso de sincronización de facturas deproveedores. Si el error se vuelve a presentar es necesarioque contacte a soporte.

Se visualizarán los documentos de Factura relacionadoscon el pedido

1.Seleccione la factura que corresponda con el documentofísico.2.Se da clic al botón ok.

Si la factura no corresponde con el pedido es necesariocomunicarse con soporte.

El sistema desplegará en pantalla los datos de la facturatales como sus montos de impuestos, subtotal y total.

1.Da clic al botón ok.

Se despliega un mensaje preguntando si los datos soncorrectos:1.Da clic al botón Si.






26 de 151

El sistema despliega un mensaje preguntando si seconcluyó de escanear los productos en mal estado si esasí:1.Da clic al botón Si.

En la siguiente sección Paso 6. Se escanean los productoscaducados o de caducidad corta (ver política de recepciónde productos)Si existen productos con caducidad corta se1.Coloca en el campo y se escanean los productos.2.Da clic al botón fin de captura.

*En caso de que no existan productos próximos a caducarpor escanear directamente se da clic al botón de fin decaptura.

El sistema despliega un mensaje preguntando si seconcluyó de escanear los productos caducos o decaducidad corta, si es así:


Una vez que se concluye la captura se habilita el campo deRevisar info

1.Da clic al botón Revisar info.

El sistema despliega un mensaje preguntando si serequiere iniciar la revisión y cruce de información:1.Da clic al botón Si.

Una vez que concluye la revisión se despliega un mensajeen pantalla indicando que el proceso fue exitoso.

1.Da clic al botón de Aceptar.

Se habilitará el campo de Procesar Cambios.

1.Da clic al botón de Procesar Cambios.




27 de 151

El sistema despliega un mensaje indicando que seaplicarán cambios al inventario.


El sistema despliega un mensaje indicando que el procesofue exitoso.1.Da clic al botón Aceptar.

Una vez que se procesaron los cambios, se habilita elbotón para imprimir reportes.

1.Da clic al botón Imprime.

El sistema emitirá los reportes de:-Entrada de mercancía.-Faltantes facturados.-Sobrante no facturados.-No solicitados.El sistema desplegará un mensaje indicando que elproceso fue exitoso.

1.Da clic al botón Aceptar.

Y puedes cerrar la pantalla.




28 de 151

Una vez que se realizó la recepción de mercancía paratodos los proveedores mayoristas puedes visualizar en lapantalla de Apertura /cierre de día > Control de Díaoperación se puede visualizar que ya está marcada laactividad 3. Recepción Mercancía.





29 de 151

Procedimiento para Ingreso de mercancía de compra local (pie de camión).Sistema: Backoffice




1.Da clic al botón de compras locales.




30 de 151

Se muestra la pantalla de Compras locales.

1.Da clic al botón de selección de proveedor.

2.Selecciona el proveedor que corresponda.

El sistema contiene una consulta de las facturas recibidaslos últimos 30 días. Si tienes duda respecto a si la facturaque estas por procesar ya fue registrada

1-Da clic al botón de Facturas previas

Se mostrará una pantalla de Facturas.

1.Da clic al botón consultar y se desplegarán porproveedor las facturas procesadas (ingresadas alinventario).

Para cerrar la pantalla2.Da clic al botón Cierra.




31 de 151

Ahora deben registrarse los datos de la factura.1.Captura el número de la factura.2.Selecciona la fecha de vencimiento de la factura, alseleccionar la fecha automáticamente el sistema despliegalos días de plazo que calcula considerando la fecha facturay la fecha de vencimiento seleccionado.3.Captura el total de piezas a que entregó el proveedorcon dicha factura (incluyendo reclamos).4.Captura el monto de IEPS si la factura no tiene IEPS se

captura 0 (cero).5.Captura el IVA de la factura.6.Captura el total de la factura.Al concluir la captura de estos datos y verificar que estánbien.

1.Da clic al botón guarda factura.

Se despliega un mensaje preguntando si los datos soncorrectos. Si es así1.Da clic al botón Si.

Se comienza el escaneo de productos que están enbuenas condiciones (No caducado, No dañado)1.Escanea el SKU*Debes visualizar la descripción de ese producto, en casode que no aparezca la descripción intenta escanear denuevo si sigue sin presentarse comunícate a soporte.

2.Coloca el cursor en el campo Cant. E ingresa la cantidadde piezas recibidas.Da enter.

El sistema irá mostrando en la pantalla los productosescaneados.

**Puedes ocupar el botón de guardar escaneocon el fin de ir guardando el avance del escaneoque llevas.

Si es necesario que cierres la pantalla si fue previamenteguardado el escaneo se puede consultar el escaneo y conel botón cargar recuperar el escaneo que ya se habíarealizado.




32 de 151

Si por error se captura un registro incorrecto se deberealizar lo siguiente:

1.Da clic al renglón sobre el que se detectó el problema.

2.Oprime la tecla suprimir (Supr).

Cuando concluye el escaneo de productos en buen estado(es decir los que se ingresarán al inventario).

1.Da clic al botón Fin de Captura

El sistema despliega un mensaje preguntando si secapturaron todos los productos.


*Considera que en caso de que no se hayan capturadotodos los productos ya no se puede regresar a la sección 2

sino hasta cerrar la pantalla. Al iniciar solicitará los datosno guardados.

En caso de que exista producto dejado por el proveedoren mal estado o que aplica su entrada al inventario de lasucursal.

1.Da clic al checkbox que se encuentra a lado deDiferencias en Factura

Se habilitará la sección 3

1.Escanea el SKU*Debes visualizar la descripción de ese producto, en casode que no aparezca la descripción intenta escanear denuevo si sigue sin presentarse comunícate a soporte.

2.Coloca el cursor en el campo Cant. E ingresa la cantidadde piezas rechazadasDa enter.




33 de 151

Cuando concluye el escaneo de productos en reclamo.

1.Da clic al botón Fin de Captura

El sistema despliega un mensaje preguntando si secapturaron todos los productos.


Al concluir la captura

1.Da clic al botón de Totaliza Unidades.

El sistema tiene un contador de las piezas escaneadas, siestas no cuadran contra la cantidad de piezas el sistemano permitirá aplicar la factura.

Cuando no se cuadran las piezas de factura contra laspiezas facturadas y se intenta procesar la entrada sepresentará el siguiente error.

1.Da clic en aceptar y realizar las correcciones necesarias.

Una vez que se cuadro la factura en piezas,1.Da clic al botón procesa.

El sistema despliega un mensaje indicando que se afectaraal inventario.1.Da clic al botón Si.






35 de 151

Procedimiento para imprimir reportes de reclamo a Mayoristas.Sistema: Backoffice




1.Clic al icono de Reclamos.




36 de 151

En la pantalla de Reclamos mayorista tenemos 2 opciones,consultar las reclamaciones del día operativo que se estáocupando o de días anteriores.

Si se desea consultar las reclamaciones del día operativoabierto se seleccionan los valores de la“opción 1” .

1.Selecciona al proveedor de tipo mayorista sobre el quese requiere imprimir los documentos de reclamo.

2Selecciona el tipo de movimiento.

3.Da clic al botón Consulta.

Si se desea consultar las reclamaciones de un díaoperativo pasado se seleccionan los valores de la “opción2”.

1.Selecciona la fecha del pedido.

2.Da clic al botón Ver

Una vez seleccionado el pedido,

1.Elige el tipo de movimiento que se desea consultar.

2.Da clic al botón consulta.




37 de 151

Al realizarlo el sistema presenta en pantalla los productosque cumplen con los parámetros seleccionados.

El sistema presentará los resultados de la consulta.

Si el pedido consultado no tienen incidencias relacionadas(no existieron ese tipo de reclamos en el pedido recibido)El sistema despliega el mensaje de movimiento nodisponible.1.Da clic en aceptar para cerrar esa ventana.

Una vez que se concluye con la consulta.

1.Da clic al botón de OK.




38 de 151

El sistema despliega un mensaje preguntando si ya seimprimieron los reportes de reclamos requeridos.1.Da clic al botón Si.

El sistema despliega un mensaje indicando que el procesofue exitoso.1.Da clic al botón Aceptar.

1.Cierra la ventana de Reclamos mayorista dando clic a la

X.

Una vez que se realizó consulta e impresión de losreportes de reclamos para todos los proveedoresmayoristas puedes visualizar en la pantalla de Apertura/cierre de día > Control de Día operación que ya estámarcada la actividad 4. Reclamos /mayorista.





39 de 151

Procedimiento para realizar ajustes manuales al inventario.Sistema: Backoffice




1.Clic al icono de Ajustes Inventarios.






41 de 151

devolución y manualmente se ejecuta la conciliación delIngreso. Este tipo de movimientos deben estarpreviamente autorizados por el Subdirector deOperaciones.1.Da clic al botón de agregar movimiento.

El sistema despliega un mensaje indicando que seaplicarán movimientos al inventario.1.Da clic al botón Si.

El sistema despliega un mensaje indicando afecto alinventario.1.Da clic al botón Aceptar.





42 de 151

Procedimiento para consultar existencia de producto.Sistema: Backoffice








43 de 151

Dentro de la pantalla de Ajustes de inventarios se pasa a lasección Kardex por producto.1.Da click sobre el campo y escanea el producto sobre elque se requiere saber la existencia.(si no se tiene el código de barras a la mano se puedeescribir el código y al finalizar la captura se da Enter paravisualizar la información).

El sistema despliega el nombre del producto así como lasexistencias actuales del Kardes.De lado izquierda presenta los movimientos que se hanaplicado a ese producto.

La interpretación del tipo de movimiento es la siguiente:ALT– Alta por compra de producto.VEN– Baja de inventario por venta de producto.

Una vez que se concluye la revisión se puede cerrar laventana





44 de 151

Procedimiento para consultar faltantes de inventario del mes.Sistema: Backoffice




1. Se da click al botón de Reportes






46 de 151

Procedimiento para realizar agrupaciones (combos)Sistema: Backoffice








47 de 151

Dentro de la pantalla de Ajustes de inventarios se pasa a lasección Botiquin/ Combo/ Agrupar.1.Da clic sobre el botón Genera.

La pantalla de Agrupaciones/desagrupaciones estácompuesta por 2 secciones.

Lasección 1 sirve para realizar agrupación, es deciragrupar varios productos de distintos SKUs en 1 sóloproducto de 1 SKU diferente.Por ejemplo:Podemos agrupar 6 productos de curación y agruparlos

como 1 botiquín.En el inventario está transacción registrará la baja de los 6productos de curación y el alta de 1 producto botiquín.

Lasección 2 sirve para desagrupar 1 código padre envarios hijos. Por ejemplo 1 caja que contiene 100 gasas sepuede desagrupar a 100 códigos de la gasa individual.

En el inventario esta transacción registrará la baja de 1 cajade gasas y el alta de 100 piezas de la gasa individual.




48 de 151

Primer caso: Agrupación

1.Se escanean cada uno de los SKU’s en el campo llamado“Producto”.

En el caso de que uno de los SKU’s no este activo o dadode alta en la sucursal, el sistema desplegará un mensajeindicando que el producto no existe. En este caso debe deseguirse el procedimiento de ABC de productos.

2.Conforme se van escaneando los productos el grid iradesplegando la cantidad, SKU y descripción de losproductos que se agruparan.

Si se requiere que alguno de los productos escaneadosconsidere más de 1 pieza del mismo:1. Se da clic sobre el renglón que corresponda.2. Se captura el número de piezas requerido y se oprimeenter.

Considere que en caso de que se escanee 2 veces elmismo código, el sistema mostrará un mensaje indicandoque la cantidad debe ingresarse manualmente.




49 de 151

1.Selecciona el producto al que se van a agrupar losproductos escaneados.

2.Una vez seleccionado da clic al botón Ok.

1.Da clic al botón Genera.

El sistema despliega un mensaje indicando que segenerará el alta en inventario del combo del productoseleccionado.


El sistema indica que se ha generado un combo con éxito.






50 de 151

Procedimiento para realizar des agrupaciones (padre a hijos)Sistema: Backoffice








51 de 151

Dentro de la pantalla de Ajustes de inventarios se pasa a lasección Botiquin/ Combo/ Agrupar.1.Da clic sobre el botón Genera.

La pantalla de Agrupaciones/desagrupaciones estácompuesta por 2 secciones.

Lasección 1 sirve para realizar agrupación, es deciragrupar varios productos de distintos SKUs en 1 sóloproducto de 1 SKU diferente, por ejemplo:Podemos agrupar 6 productos de curación y agruparloscomo 1 botiquín.

En el inventario está transacción registrará la baja de los 6productos de curación y el alta de 1 producto botiquín.

Lasección 2 sirve para desagrupar 1 código padre envarios hijos. Por ejemplo 1 caja que contiene 100 gasas sepuede desagrupar a 100 códigos de la gasa individual.

En el inventario esta transacción registrará la baja de 1 cajade gasas y el alta de 100 piezas de la gasa individual.




52 de 151

En el campo de Código Padre

1.Captura la cantidad de Piezas del código de padre queserán desagrupadas a hijos.

2.Escanea el código de barras del código padre.*

*El sistema desplegará la descripción del artículo padre.

1.Captura o escanea el SKU del código padre y se da enter.

El sistema pasará a la sección de código hijo.

1.Captura la cantidad de piezas a las que será desagrupadoel padre”. Ejemplo 50.

1.Da clic al botón Genera





53 de 151

Procedimiento para consultar venta aproximada del día operativo.Sistema: Backoffice




1. Se da click al botón de Reportes






55 de 151

Procedimiento para consultar productos que maneja mayorista y la cadena.Sistema: Backoffice




1. Se da clic al botón de productos.




56 de 151

Al abrirse la pantalla se mostrarán 2 campos que sirvenpara realizar las búsquedas.

1.Teclea el código de SKU (si es que se conoce el código)Ó2.Captura los datos del producto que se esta buscando.

Se mostrarán en pantalla los productos que cumplen conlos criterios establecidos.

Así como en color los productos que maneja el proveedorde tipo mayorista y que pueden o no estár activos en lasucursal.

Una vez que fue realizada la consulta sólo se debe:

1.Da clic al botón de cerrar la ventana.





57 de 151

Procedimientos de venta en sistema POS

Procedimiento para abrir caja.Sistema: Punto de Venta.

Inicio de procedimiento

Previo a que se abre la pantalla y sólo en caso de que elsistema no tenga conexión a intenet se mostrará elsiguiente mensaje:

Este mensaje es sólo de advertencia, se puede ocupar elpunto de venta.

Se abre el sistema POS (punto de venta) y se espera a quela pantalla abra.1.Da clic al botón de POS.

El sistema desplegará un cuadro de información indicandoque los catálogos fuero sincronizados.

1.Da clic al botón Aceptar

En la pantalla del Menú de POS1.Da clic al botón Entrar.




58 de 151

1.Da clic al botón Control Caja

1.Da clic al botón Inicia Proceso

Se habilitarán las secciones para deslizar el tag del cajeroresponsable de la caja.

1.Desliza tu tag

El sistema mostrará los datos del Vendedor relacionadocon la tag.

Se habilitarán los campos del paso 3

1.Captura la cantidad de efectivo que tienes como fondode caja.






60 de 151

Procedimiento para registrar venta de productos (no antibiótico ni controlado)Sistema: Punto de Venta.

Inicio de procedimiento Previo a que se abre la pantalla y sólo en caso de que elsistema no tenga conexión a internet se mostrará elsiguiente mensaje:


Se abre el sistema POS (punto de venta) y se espera a quela pantalla abra.Una vez que la pantalla abre se verifica que el modo deoperación diga Línea.1.Da clic al botón de POS.







61 de 151

Los iconos del menú se ponen de colores indicando que sepuede seleccionar la opción requerida.1.Da clic al botón de POS.

El sistema despliega un mensaje indicando que se valideque la impresora de tickets este prendida.


Se abre la ventana de punto de venta.

1. Da clic en el botón de teclado para desplegar el tecladodel punto de venta.**Paso requerido únicamente para Puntos de Venta depantalla táctil.

2.Coloca el cursor en el campo de Tag y desliza el tag en elequipo de punto de venta.

El campo de tag no permite que se ingresen datosmanuales o a través de comandos de Copiar y Pegar por loque si el sistema identifica dicha situación se mostrará elsiguiente mensaje:

Debe dar clic a Aceptar y entonces deslizar un tag validopara esa farmacia.




62 de 151

Cuando se desliza el tag se despliegan los datos del cajero,la tienda, el día de operación, la caja y el turno.

1.Se escanean los productos*

*Es importante que verifiques que la cantidad deproductos escaneados corresponda con los artículos quese muestran.

2.Una vez que se terminan de escanear los productos seda clic al botón de igual ( = )

Consideración 1En caso de que se haya escaneado un producto por erroro el cliente decida ya no comprarlo.

1.Posicionate en la fila correspondiente y da clic en laflecha ->

2.Una vez seleccionada la fila da clic al botón con el signode menos ( - )

Consideración 2En caso de que se requiera borrar todos los artículosescaneados en la pantalla

1.Da clic en el botón de la X.




63 de 151

En la pantalla de cobro :1.Selecciona la forma de pago seleccionada por el cliente(puede ser más de una).

2.Ingresa el monto a pagar con la forma de pagoseleccionada (ya sea efectivo o TPV=Tarjeta)

3.Da clic a la fecha de total -> para registrar esa forma depago.

En caso de que el cobro sea con tarjeta:1.Captura el número de autorización que se muestra en elticket.2.Da clic en el botón Ok.

El sistema imprime el ticket y despliega en la pantalla elmensaje indicando el monto del cambio que debeentregarse al cliente.1.Da clic al botón aceptar.





64 de 151

Procedimiento para consultar existencias en sucursal desde POSSistema: Punto de Venta.










65 de 151



1.Da clic al botón Sí.

1.Da clic al botón Producto.

Se abrirá la pantalla de búsqueda y registro de negadosdel Punto de Venta.

El sistema permite buscar por Descripción o por Código deBarras.

Si deseas buscar por descripción del producto:1.Da clic y captura el nombre del producto o la sustanciaactiva.

Si deseas buscar por Código de barras.2.Escanea o escribe el código y da enter.




66 de 151

El sistema desplegará el o los productos que cumplen conel criterio capturado.

Los datos que presenta la pantalla son:1.Nombre del producto.2.Existencia del producto en la sucursal donde se realiza laconsulta.3.Precio (incluye impuestos) del producto al cliente.4.Si la caja esta palomeada significa que el producto es

antibiótico y se requiere tener la receta de acuerdo anormas de la COFEPRIS para surtirla.5.Grupo de Farmaco. Si el producto muestra el valor 2 ó 3requiere que se siga el procedimiento de despachoestablecido para producto controlado o psicotrópico.

Una vez que se concluye la consulta.

1.Da clic al botón X.





67 de 151

Procedimiento para consultar existencias de otras sucursales desde POSSistema: Punto de Venta.










68 de 151












69 de 151

1.Da clic al botón de Existencia en Otras sucursales.

El sistema desplegará un mensaje indicando que elproceso tardará un momento, ya que buscará en lassucursales cercanas.

Cuando concluye la búsqueda el sistema despliega lasexistencias por tienda del producto que cumple con loscriterios que se buscaron.

Una vez que se concluye la consulta1.Da clic al botón X.





70 de 151

Procedimiento para consultar productos activos en el catálogo maestroSistema: Punto de Venta.










71 de 151












72 de 151

La búsqueda de productos del catálogo general permitevisualizar si el producto que busca el cliente está activo anivel cadena y en su caso consultar su existencia en otrassucursales o agregarlo al reporte de negados para que ensu caso sea solicitado y surtido.

Al buscar un producto sólo en la sucursal se visualiza de lasiguiente manera (ejemplo).

Para buscar en el catálogo activo en la cadena1.Marca el checklist de Buscar en Catálogo Maestro yoprime la tecla de enter.

El sistema desplegará los productos que se encuentranactivos con esa descripción en el catálogo general de lacadena.

1.Una vez que se concluye la búsqueda da clic al botón decerrar.





73 de 151

Procedimiento para registrar venta de antibióticosSistema: Punto de Venta.










74 de 151








1.Se escanean los productos.

2.Da clic al botón de = (igual).




75 de 151

Si el producto es de tipo antibiótico el sistema desplegarauna pantalla donde requiere que se capturen los datos deldoctor que expidió la receta.

1.Captura la cédula del doctor.

En caso de que los datos del doctor existan previamenteen el sistema el sistema desplegará los datos del doctor.

En caso de que no existan el sistema desplegará unmensaje como el que sigue:

Y es necesario que se capture:1.Nombre completo del doctor.2.Dirección del doctor.3.Teléfono del doctor.

*Todos estos datos se deben extraer de la receta.Una vez capturados los datos del doctor se debencapturar por cada uno de los productos a vender de tipoantibiótico1.Lote.2.Mes de Caducidad3.Año de Caducidad.

4.En caso de que la receta se haya surtido completa sedebe mantener marcado el checkbox. Si fue un surtidoparcial se debe desmarcar el checkbox.




76 de 151

Una vez que se concluye la captura.1.Da clic al botón Ok.

En la pantalla de cobro:1.Selecciona la forma de pago seleccionada por el cliente(puede ser más de una).



El sistema imprime el ticket y despliega en la pantalla elmensaje indicando el monto del cambio que debeentregarse al cliente.






77 de 151

Procedimiento para registrar venta de psicotrópicosSistema: Punto de Venta.










78 de 151








1.Se escanean los productos.

2.Se da clic al botón para cobro de = (igual).




79 de 151

Si el producto es de tipo controlado o psicotrópico elsistema desplegara una pantalla donde requiere que secapturen los datos del doctor que expidió la receta.

1.Captura la cédula del doctor.

En caso de que los datos del doctor existan previamenteen el sistema el sistema desplegará los datos del doctor.

En caso de que no existan el sistema desplegará unmensaje como el que sigue:

Y es necesario que se capture:1.Nombre completo del doctor.

2.Dirección del doctor.3.Teléfono del doctor.

*Todos estos datos se deben extraer de la receta.Una vez capturados los datos del doctor se debencapturar los datos de la identificación del cliente que estáadquiriendo el producto.

1.Da clic a la lista de valores de tipo de identificación queestá presentando el cliente.2.Selecciona la identificación que corresponda.




80 de 151

Captura el número de identificación de la identificación delcliente.

Una vez capturados los datos del doctor se debencapturar por cada uno de los productos a vender de tipopsicotrópico o controlado:1.Lote.2.Mes de Caducidad3.Año de Caducidad.

4.En caso de que la receta se retenga se debe mantenermarcado el checkbox. Si únicamente se selló y se devolvióal cliente se debe desmarcar el checkbox.

Una vez que se concluye la captura.1.Da clic al botón Ok.

En la pantalla de cobro:1.Selecciona la forma de pago seleccionada por el cliente(puede ser más de una).






81 de 151

El sistema imprime el ticket y despliega en la pantalla elmensaje indicando el monto del cambio que debeentregarse al cliente.






82 de 151

Procedimiento para registrar venta servicio a domicilioSistema: Servicio a Domicilio.

Inicio de procedimiento Una vez que la pantalla abre se deben registrar los datosde acceso.

1.Captura el usuario.2.Captura la contraseña

Presiona la tecla “Enter” 2 veces, para que se activen losbotones de Pedidos y -Consulta.Si no se inicia la sesión correctamente los botones deacción de la pantalla no se activan (poner a color).

En la pantalla del Menú de SD1.Da clic al botón Pedidos.

Se abre la pantalla de registro de pedidos de servicio adomicilio.

1. Coloca el dato de la colonia que el cliente indique enla que será la entrega de la mercancía.*

Puedes buscar por nombre del medicamento o porsustancia activa.

Nota: El dato de la colonia es el que sirve para que elsistema presente la información de existencia de lafarmacia asignada.




83 de 151

Mientras se captura el nombre de la colonia el sistema vaa desplegar las colonias cuyo nombre inicia con la letracapturada.

1.Selecciona la colonia indicada por el cliente.

En caso de que la colonia no sea encontrada

1.Da clic al botón buscar

El sistema va a desplegar una pantalla de búsqueda yasignación directa.

1.Da clic en el campo y escribe y captura la palabra.

El sistema desplegará el nombre de las colonias quecontienen la palabra buscada.




84 de 151

1.Selecciona la Colonia que se requiere.2.Da clic al botón OK.

El sistema desplegará un mensaje indicando si se estáseguro de la selección de la colonia.Da clic al botón Si

En caso de que la colonia no se encuentre listada se puederealizar una asignación directa. Para realizar esto

1.Da clic al botón Asignación Directa.

2.Captura el dato de la colonia que no existe




85 de 151

1.De la lista de farmacias establecidas para proporcionar elServicio a domicilio, selecciona la sucursal que surtirá elproducto*.

2.Oprime el botón OK.

*Esto debe estar operativamente validado.

El sistema presentará un mensaje indicando que el valor seregistró correctamente. Da clic al botón Aceptar.

Una vez que se establece la colonia1.Da clic al botón Ok.

El sistema desplegará en la pantalla la farmacia a la queestá asignada esa colonia:

Al realizar la asignación de las sucursales se podrá realizarla consulta de los productos que requiere el cliente, asícomo su existencia y precio establecido en la sucursal.

En la sección de Búsqueda de productos.1.Captura el nombre del producto que requiere el cliente.

El sistema mostrará en pantalla todos los productos quecoinciden con la palabra que se buscó.

Al desplegar los artículos se puede visualizar en la pantallala existencia del producto, el precio y el descuentoaplicado., si el producto se trata de algún antibiótico o sies controlado.

Una vez que identifiques el producto que el cliente solicita1. Da clic sobre la barra lateral al número de SKU delproducto.




86 de 151

El producto seleccionado se “baja” a la sección de pedidodel cliente y podrás observar el total del monto delpedido.

Repite este proceso hasta que concluyas de capturar elpedido del cliente.

Consideraciones:

1.Si el cliente te solicita un medicamento antibióticovisualizaras en la pantalla de consulta que la casilla deantibiótico está marcada.

Al momento de seleccionarlo para sumarlo al pedido elsistema despliega un mensaje indicando que el productorequiere receta médica y es necesario que se capturen losdatos de la receta.1.Da clic al botón Aceptar.

En el caso de que se trate de un producto controlado elsistema despliega el siguiente mensaje:

Una vez que capturas el pedido del cliente debes capturarlos datos personales *

1.Captura el Teléfono.2.Por defecto está marcado que el teléfono es de casa, sies necesario selecciona Oficina.

3.Colocate en el campo de teléfono y da clic al botónEnter.




87 de 151

Si el cliente no está registrado el sistema desplegará unmensaje que indica que el número no existe que se deberegistrar.


Si el cliente ya fue registrado previamente se desplieganen la pantalla los datos del cliente.

En los campos que se presentan ingresa los datoscorrespondientes:1.Código Postal.2.Nombre del cliente.3.Calle del domicilio de entrega.4.Número exterior e interior del domicilio.5.Colonia6.Calles o lugares de referencia para ubicar el domicilio deentrega.

Al dar clic al botón de registrar cliente se despliega unmensaje preguntando si se está seguro de registrar alcliente.1.Da clic al botón Si.

Se presenta un mensaje indicando que el cliente fueregistrado correctamente.1.Da clic al botón aceptar.

Si ya concluiste de tomar las datos al cliente, pregúntale laforma de pago que ocupara para pagar el pedido, puedesseleccionar efectivo, Tarjeta visa/ mastercard o TarjetaAmerican Express (AMEX).

1.Selecciona la forma de pago.En caso de efectivo1.Registra el monto total con el que paga el cliente.2.Da clic al botón de Confirma pedido.

En caso de requerir agregar una instrucción especial sobreel pedido sepuede ocupar el campo de “comentarioadicional”.




88 de 151

El sistema desplegará un mensaje indicando que segenerará el pedido correspondiente.


El sistema desplegará el mensaje de que el pedido se haregistrado correctamente.



Procedimiento para operar venta servicio a domicilio en POSSistema: Punto de Venta.Inicio de procedimiento

Previo a que se abre la pantalla y sólo en caso de que elsistema no tenga conexión a internet se mostrará elsiguiente mensaje:








89 de 151


1.Da clic al botón de pos.







90 de 151


El campo de Pedido está en la sección de servicio adomicilio va a parpadear.

En la pantalla se presentarán los pedidos que estánpendientes de operar.

1.Selecciona el pedido que está pendiente de surtir.2.Da clic al botón Imprimir registro.

Esto imprimirá una“orden de surtido” que indica losproductos que fueron solicitados en el pedido que seimprimió.

Una vez que fue surtido el pedido de Servicio a domicilio.

1.Desliza el tag de quien esta como Vendedor-Cajero.2.Escanea el código de barras de la“orden de surtido”.




91 de 151

Se presentará en la pantalla la ventana de Confirmación deProductos de Servicio a Domicilio.

En esa pantalla:1.Escanea cada uno de los productos que se van a surtirdel pedido de servicio a domicilio.

Una vez que se escanearon los productos que se surtirándel pedido de servicio a domicilio.1.Da clic al botón Ok.

1.Da clic al botón de igual (=)




92 de 151

1.Selecciona la forma de pago que viene definida en la“orden de surtido” del pedido de servicio a domicilio.2.Captura el monto de pago que viene impreso en la“orden de surtido” . *

*En caso de que la forma de pago establecida en la“ordende surtido” sea tarjeta de crédito. El monto que debesdefinir debe ser igual al total de lo que se cobro.

1.Da clic al botón de aceptar.

El sistema imprimirá 2 tickets:1.El ticket de compra que se debe entregar al cliente.

2.Una orden de entrega que es la que se entrega alrepartidor de servicio a domicilio. Este ticket incluye losdatos para llegar al domicilio del cliente.Instrucciones especiales para la entrega.Así como una encuesta que se debe solicitar llenar alcliente.Este último ticket es el que debe entregar el repartido almostrador una vez que ejecuto el pedido.

Una vez que el pedido fue entregado al cliente y elrepartido regresa con la orden de entrega.1.Ingresa a la sección de servicio a domicilio del POS.




93 de 151

En la siguiente pantalla:

1.Desliza tu tag.2.Escane al número de pedido que se operó.

1.Selecciona de entre la lista de valores el estatus delpedido.

2.Si se realizó la entrega del pedido captura las respuestasdel cliente sobre la percepción que tuvo del servicio

recibido.




94 de 151

Una vez que se concluyó la retro. Del cliente.

1.Da clic al botón ok.





95 de 151

Procedimiento para registrar devoluciones.Sistema: Punto de Venta.












97 de 151

El sistema va a presentar una fila por cada producto quefue adquirido en ese ticket.

1.Marca la casilla (checkbox) de los productos que deseadevolver el cliente.

Una vez seleccionados los productos.

1.Da clic al botón Procesar Devolución

El sistema desplegará un mensaje solicitando laconfirmación de la devolución.

1.Da clic al botón Si

El sistema emitirá los tickets de devolución, en pantalladesplegará un mensaje indicando que se procesó conéxito.





98 de 151

Cuando el ticket de devolución corresponda a 10 díasnaturales anterior a la fecha actual, el sistema no permitirárealizar la operación, desplegando el siguiente mensaje.





99 de 151

Procedimiento para registrar productos de ventas negadas o pedidos especiales.Sistema: Backoffice

Inicio de procedimiento en Backoffice Ingresa al módulo de Backoffice

1.Desliza el tag del responsable de turno o de farmaciapara que se active el modulo.

1.Da clic al botón de Compras.




100 de15

Una vez que se abre la pantalla se da clic al botón

1.Consolida.

Al realizar esto el sistema muestra en pantalla losproductos que fueron registrados como negados ofaltantes en las Cajas o Punto de Venta.

Para registrar productos adicionales o modificar losproductos que fueron registrados en el punto de venta(porque falto agregar un producto, se registró unproducto que no se va a solicitar comprar porque es muy

caro y no fue aprobado).1.Da clic al botón del paso 2 Consolida.




101 de15

Se habilitará la sección 3 y los campos de Producto yDescripción.

Para agregar nuevos productos se puede realizar por SKUo por Descripción.

1.Da clic para buscar por SKU.

2.Da clic para buscar por descripción.

Una vez que se registra se da clic al botón Enter.

El sistema despliega los productos que cumplen con elSKU o descripción que se haya capturado.

Si el producto se debe incluir como negado

1.Da doble clic a la flecha -> para agregar el producto.

NOTA:2.Si requieres agregar más cantidad da doble clic y colocalas piezas después da Doble clic a 1.




102 de15

Si uno de los productos registrados en el Punto de Ventase requiere quitar del pedido

1. Colócate en la fila que corresponda, da clic sobre la líneaque corresponda y da doble clic en la flecha->

En caso de que uno de los productos ya esté incluido en el

pedido y se quiera agregar otra vez, el sistema presentaráel s iguiente mensaje:

NOTA: Si se requiere modificar la cantidad de un producto

que ya está en el cuadro del pedido debe eliminarse lalínea y volverla a agregar modificando la cantidad.

Una vez que se concluye el registro de los negados se daclic al botón :

1.Envíar información.

El sistema presentará un mensaje indicando si el pedidofue enviado satisfactoriamente.





103 de15

Procedimiento para generar facturas electrónicas (CFDI) a clientes de mostrador.Sistema: Punto de Venta.










104 de15

1.Da clic al botón Facturar.

Si el sistema no detectar tener conexión a Internetindicará que no se podrá realizar la factura electrónica.

Si el cliente nunca se ha dado de alta en la tienda, esnecesario darlo de alta ingresando en primer lugar:

1.Captura el RFC del Cliente.

2.Da clic al botón consulta

*El sistema permite consultar por RFC o porNombre/Razón Social.

En caso de que el RFC capturado no este dado de alta enla base de datos de la tienda el sistema desplegará unmensaje como el siguiente:





105 de15

Captura en Mayúsculas los siguientes datos que sonproporcionados por el cliente:

1.Razón Social.2.Calle3.Número Exterior.4.Número Interior.5.Colonia6.Código postal.

7.Municipio o Delegación.8.Estado (selección de la lista de valores).9.Correo electrónico, dirección antes dela “arroba” (@) 10.Correo electrónico, dirección después de la “arroba”(@)

Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios.

Una vez capturados los datos de cliente

1.Da clic al botón guardar.

Si es necesario cambiar alguno de los datos guardados sedebe volver a consultar el RFC, modificar el dato requeridoy apretar el botón Modificar.

Una vez que se tienen los datos del cliente1.Se escanea el Ticket que se requiere facturar.




106 de15

El sistema desplegará una lista de los productos quepueden facturarse, de forma predeterminada losproductos se presentarán marcados para facturarse.

1. En caso de no requerir que alguno de los productos sefactura debe desmarcar el checkbox.

Una vez que se está de acuerdo con los productos que sefacturarán

2.Da clic sobre el botón de Genera Factura.a.NOTA: Si el producto tiene Desmarcado el checkbox deFacturable quiere decir que no puede facturar al cliente.Esto puede suceder con productos tales como Vasos deBlack, Recargas de Peajes o cobro de servicios.

El sistema desplegará un mensaje indicando que seregistran los datos del ticket relacionado para la factura.


Se presentará un mensaje indicando que la factura fuegenerada por éxito.


Nota: El sistema sólo permite facturar 1 vez cada ticket ysólo permite facturar tickets que no han sido devueltos.En caso de que se incumpla alguno de estas condiciones elsistema indicará que no es posible registrar la factura.





107 de15

Procedimiento para cancelar facturas electrónicas (CFDI) de clientes de mostrador.Sistema: Punto de Venta.










108 de15



En la pantalla de facturación.1.Da clic al botón Cancelar factura.




109 de15


1.Escanea el ticket de venta relacionado con la factura.

Recordar que el sistema puede generar más de unafactura por ticket, por lo que al escáner el ticket adevolver el sistema presentará la o las facturas (CFDIs)relacionados.

1.Selecciona la factura que se va a cancelar.Una vez seleccionada_2.Da clic al botón Cancelar Factura.

Una vez que se realiza la cancelación el sistema indica enla pantalla que el proceso fue exitoso.






110 de15

Procedimiento para reenviar facturas electrónicas (CFDI) de clientes de mostrador.Sistema: Punto de Venta.










111 de15



1.Escanea el ticket relacionado con la factura que se va areenviar.

Dado que el ticket ya había sido facturado el sistemapresentará un mensaje preguntando si se quiere reenviarel comprobante CFDI.


1.Captura el correo electrónico que el cliente hayaindicado para re enviar la factura.




112 de15

1.Selecciona el comprobante que se va a re-enviar.2.Da clic al botón Generar.

El sistema indicará que el correo se ha enviadocorrectamente.






113 de15

Procedimiento para registrar retiros parciales (alivios de efectivo) en el POS y BackofficeSistema: Punto de Venta.

Inicio de procedimiento en POS Previo a que se abre la pantalla y sólo en caso de que elsistema no tenga conexión a internet se mostrará elsiguiente mensaje:









114 de15

1.Da clic al botón de control caja.

Una vez que se ingresa a la pantalla1.Captura el monto del efectivo que se va a retirar de lacaja.2.Captura nuevamente el monto del efectivo que se va aretirar de la caja.

En caso de que los montos que se capturan no sean igualse presentara la siguiente pantalla y no se podrá continuarcon el registro.

Una vez capturados los montos del alivio,3.Da clic al botón +

El sistema presentará un mensaje indicando que elmovimiento fue registrado con éxito.1.Da clic al botón Aceptar.




115 de15

El sistema imprimirá un ticket de retiro de efectivo comoel que se muestra:

En la sección de Retiros se visualizará el monto del retirorealizado.

Fin de procedimiento para POS

Sistema: Backoffice Inicio de procedimiento para backoffice

Una vez que se concluye el cierre de caja en el POS en elsistema de Backoffice (trastienda) se debe de realizar larecepción de dicho cierro

Ingresa al módulo de Backoffice

1.Desliza el tag del responsable de turno o de farmaciapara que se active el modulo.




116 de15

1.Da clic al botón de retiros parciales.

Se abrirá la pantalla de retiros de efectivo.

1.Desliza el tag del cajero que realizó el retiro para que semuestre la información del turno y caja.

2.El responsable de turno captura el monto del retiro deefectivo que está recibiendo.

Nota: Si los valores capturados NO coinciden o, si no sedesliza el Tag del responsable y se da clic al botón deAcepta retiro se presentará el siguiente mensaje.




117 de15

Una vez que se valida que el efectivo que se recibe seregistra lo que efectivamente se recibe.

1.Desliza el tag del responsable de turno.2.Da clic al botón de Acepta retiro

El sistema mostrará un mensaje indicando que el retiro fueregistrado con éxito.






118 de15

Procedimiento para registrar cierre de caja en POS y BackofficeSistema: Punto de Venta y Backoffice.

Inicio de procedimiento para POS Previo a que se abre la pantalla y sólo en caso de que elsistema no tenga conexión a internet se mostrará elsiguiente mensaje:









119 de15

1.Da clic al botón Control Caja

Para iniciar el cierre de turno

1.Da clic al botón Iniciar cierre de turno.

En esta sección se deben capturar los valores contados enla caja* y debe ser capturados en el campo decorresponda:

1.Captura la cantidad de efectivo recibido (descontando elFondo de Caja y los retiros parciales que se hayanrealizado).2.Captura el monto de los vouchers de tarjetas bancarias

recibidas (sumando Débito, Crédito y AMEX).3.Captura la cantidad de vales que hayas recibido.4.Captura la Cantidad de vouchers recibidos de tarjetasbancarias.5.Captura el monto fondo de caja que se entrega alsiguiente turno.

NOTA: Puedes ocupar el contador de Efectivo para hacermás sencillo el conteo.




120 de15

Una vez registrados los valores:

1.Da clic al botón de Finaliza turno (paso 9.)

El sistema mostrará un mensaje indicando que el turno fuecerrado con éxito.


El sistema imprimirá un ticket de Cierre de turno como elque a continuación se muestra:

Continúe el proceso en el módulo de Backoffice para laentrega de valores y conteo final.

Fin de procedimiento para POS




121 de15

Sistema: Backoffice

Inicio de procedimiento para Backoffice Una vez que se concluye el cierre de caja en el POS en elsistema de Backoffice (trastienda) se debe de realizar larecepción del corte.

Ingresa al sistema Backoffice

1.Desliza el tag del responsable de turno o de farmaciapara que se active el modulo

1.Da clic al botón Cierre de turnos.




122 de15

En la pantalla que se abre es necesario que:

1.Selecciones la caja sobre la que se recibirá el cierre.

2.Consultar el turno que se recibirá de dicha caja.

Se mostrarán los datos del cajero y del turno que realizó elcierre.

Nota: Mientras la caja no haya realizado un cierre no semostrarán estos datos.

1.Da clic al botón ConsultaEl sistema permitirá el ingreso de valores, para iniciar.

En la sección de paso 2 existen una calculadora que sirvepara desglosar la cantidad de billetes o monedasrecibidas, la cual se puede sumar a fin de facilitar lacaptura de la sección 4 en el caso de efectivo.

Una vez que se capturan los billetes o monedas recibidosse da1.Clic al botón suma y el sistema despliega el monto y locoloca de forma automática en la sección Efectivo.




123 de15

En caso de que se hayan realizado cobros con tarjeta decrédito en la Sección 3 de la pantalla:1.Selecciona cada voucher e indica el tipo de tarjeta con laque fue liquidado:D= DébitoC=CréditoA=American Express

Una vez que se establecieron los valores

2.Da clic al botón Guardar.Una vez que se guardan los datos se presenta un mensaje,3.Da clic al botón Aceptar.

En caso de haber realizado un cobro con tarjeta que fuemarcado erróneamente como efectivo en la caja. Se debeindicar al sistema el ticket para cambiarlo de forma depago. Para realizar esto

1.Da clic al botón >> de la sección 3 Vouchers.




124 de15

El sistema mostrará los tickets cobrando en efectivodisponibles para realizar el cambio a cobro con tarjeta.

1.Selecciona el ticket que corresponda.

2.Oprime el botón Pagado con Tarjeta.

3.Da clic al botón regresar <<

Una vez que se tienen clasificados los vouchers

1.Da clic al botón Suma




125 de15

Se mostrará el monto de la suma de las tarjetas de créditoclasificadas.

Se pasa a la sección 4.Captura de los valores recibidos dela caja:

1.Captura la cantidad de vales que hayas recibido.

2.Catura el monto de cobros con Recetas de Clientes

Institucionales que hayas recibido.3.Captura la Cantidad de Vouchers recibidos de tarjetasbancarias.

4.Captura el importe del fondo de caja que se recibió delcajero que cerro.

5.Captura el monto de los retiros parciales que se hayanrecibido del cajero.

Una vez capturados los valores se pasa a la sección 5.

1.Da clic al botón Calcular.

El sistema de forma automática va a mostrar en color rojola forma de pago que tiene diferencia de los valoresregistrados contra los que tiene el sistema.

NOTA:Sólo puede modificar un valor capturado 1 sola vez-

Al oprimir por segunda vez el botón de “Calcular” elsistema desplegará un mensaje indicando que se excedióel número de intentos para capturar.





126 de15

1.Da clic al botón Continuar

El sistema desplegará los montos ya sea de₁Faltante o de₂Sobrante.

En el punto₃ se pueden colocar comentarios o aclaracionesdel corte por parte del responsable.

1.El responsable de turno o de farmacia desliza su tag en elcampo “Tag Responsable”.

2.El cajero que está entregando su corte de caja desliza sutag.

3.Se da clic al botón de Acepta turno




127 de15

1.Da clic al botón aceptar turno

El sistema va a desplegar un mensaje indicando que elproceso fue exitoso.


Una vez que se cierran todos los turnos el sistema marcala actividad 6. Cierre de Turnos.





128 de15

Procedimientos de cierre de día en sistema

Procedimiento para registrar ficha bancaria.Sistema: Backoffice




En la pantalla de Control de día operación se da clic a lafecha del paso 5.

1.Selecciona el día operación al que se requiere registrar laficha de depósito.

Nota: Cuando el sistema identifica que hay fechascerradas sin la información de la ficha de depósitopresenta un mensaje como el siguiente al abrir la pantallade control día operación:




129 de15

Se abrirá la pantalla de fichas depósito

1.Se selecciona el o los días de operación relacionados conla ficha de depósito

2.Se da clic al botón de >.

Se visualizará en la segunda columna la fecha deoperación que se relacionará a la ficha de depósito.

1.Selecciona el día en que se realizó el depósito.2.Captura el número de la ficha de depósito.3.Captura el monto total del depósito relacionado con esaficha.4.Da clic al botón guardar.

Se presentará en pantalla un mensaje indicando si escorrecto el número de folio a guardar.






130 de15

Procedimiento para realizar cierre definitivo de cajas.Sistema: Backoffice




1.Da clic al botón Apertura /Cierre Día

1.Da clic al botón de Cierre definitivo de caja.

NOTA: Si se realiza un cierre de caja en el POS se puederealizar Cierre definitivo de Cajas este proceso NO ES

REVERSIBLE.




131 de15

El sistema solicita la confirmación del cierre. Con este pasose marca el paso 7 Cierres de Caja.





132 de15

Procedimiento para emitir reporte de antibióticos.Sistema: Backoffice




1.Da clic al botón de Reportes




133 de15

1.Da clic al botón de Consulta en la sección deMedicamentos con receta


1.Selecciona la opción Antibiótico.2.Selecciona la fecha de inicio del reporte.El sistema permite seleccionar en el calendario la fecha ,se debe seleccionar




134 de15

Una vez que se seleccionaron las fechas de inicio y fin delreporte.

1.Da clic al botón de Consulta.

a.El sistema desplegará la información del reporte.

1.Da clic al icono de la impresora.

1.Selecciona la impresora predeterminada Star.2.Da clic al botón Imprimir





135 de15

Procedimiento para emitir reporte de controlados.Sistema: Backoffice








136 de15

1.Da clic al botón de Consulta en la sección deMedicamentos con receta


1.Selecciona la opción Antibiótico.2.Selecciona la fecha de inicio del reporte.El sistema permite seleccionar en el calendario la fecha ,se debe seleccionar




137 de15

Una vez que se seleccionaron las fechas de inicio y fin delreporte.

1.Da clic al botón de Consulta.

a.El sistema desplegará la información del reporte.

1.Da clic al icono de la impresora.

1.Selecciona la impresora predeterminada Star.2.Da clic al botón Imprimir





138 de15

Procedimiento para registrar salida de empleados.Sistema: Backoffice




1. Se da click al botón de Asistencia




139 de15

Dentro de la pantalla1.Se valida que el valor de tipo de movimientoseleccionado sea “Salida”.

Una vez que se realiza se coloca el dedo (registrado en elenrolamiento) en el lector de huellas digitales.

2.Una vez realizado el sistema mostrara los datos delempleado que registro su salida así como la hora de

registro de la salida.3.Concluido el registro se puede cerrar la pantalla.





140 de15

Procedimiento para realizar cierre del día.Sistema: Backoffice




1. Se da click al botón de Apertura/ Cierre Día




141 de15

Puesto que ya se realizaron todos las actividades de cierreen la pantalla se visualiza que el estatus de todas lasactividades está palomeado y el botón de reporte decierre esta habilitado.1.Da clic al botón Reporte Cierre.

El sistema despliega un reporte general de cierre queindica el monto total de las ventas, el monto de las ventasvía servicio a domicilio. El número tickets operados, elvalor del inventario, devoluciones de clientes, etc.

1.Da clic al botón cierre día Operación*

*Este procedimiento envía por correo electrónico elinforme del cierre.

Una vez que se da clic al botón de Cierra Día Operación elsistema desplegará un mensaje indicando que iniciará elproceso de cierre y que este paso tardará un par deminutos.





142 de15

Se presenta en pantalla un mensaje indicando que el díade operación se ha cerrado con éxito.


Nota:En caso de que exista un problema entre la tienda yel proceso para sincronizar la info. de la carga al sistemacentral se presentará un mensaje como el siguiente:

Este mensaje no impide que la tienda pueda cerrar.El sistema imprimirá un reporte de cierre como el que acontinuación se muestra





143 de15

Procedimiento de Auditoria de cierres.Sistema: Backoffice








144 de15

1.Da clic al botón de Consulta en la sección de AuditoriaCierres.

1.Desliza el tag del responsable.






146 de15

Para visualizar el detalle del ticket

1.Se posiciona en la fila del ticket correspondiente y serealiza doble clic en la flecha>

2.El sistema mostrará el detalle del ticket indicando elproducto y piezas que incluyó.

Si al seleccionar el día se da clic al botón

1.Imprime

El sistema imprimirá una copia de los tickets de Cierre deturno y del Cierre de Tienda.

En caso de que el cierre de tienda aún no se haya realizadoel sistema presentará el siguiente mensaje:




147 de15

El sistema imprimirá reportes como los siguientes:Considere que el ticket se imprimirá indicando que segeneró una copia.





148 de15

Procesos de configuración en sistema

Procedimiento para enrolar empleados.Sistema: Backoffice

Inicio de procedimiento

Se abre el sistema de backoffice (trastienda) y se espera aque la pantalla abra.Una vez que la pantalla abre en el campo Tag



1. Se da click al botón de parámetros.




149 de15

Dentro de la siguiente pantalla1.Se posiciona en la pestaña Empleados.2.Se da clic al botón de registro de huellas

Dentro de la pantalla:1.Se valida que la sucursal seleccionada sea la quecorresponda.2.Se da click al botón de lista de valores para visualizar lalista de empleados activos en la sucursal.3.Selecciona el valor del empleado al que se va a enrolar*

*NOTA: Si al lado derecho de donde esta el nombre delempleado tiene la leyenda “Ya tiene registro” significaque ese empleado ya fue enrolado previamente.

Seleccionado el empleado1.Se da clic al botón de Inicia.

En ese momento el sistema requiere que el empleadocoloque su dedo índice, medio o anular en el dispositivo.

Debe ser 1 sólo dedo y el mismo para cada una de lasveces que el sistema requiere que se coloque el dedo.




150 de15

Cada que el sistema realiza una buena lectura delempleado incremente el contador que dice “cuenta”. Elsistema solicita que se coloque el mismo dedo 3 veces.Considere que con cada cuenta debe quitar el dedo yvolverlo a colocar hasta que finaliza.

Cuando se concluye el registro de la huella :1.El sistema despliega el mensaje de que el perfil fuecreado exitosamente.2.Se da click al botón Termina.

El sistema presenta un mensaje indicando que el Usuariofue enrolado exitosamente.1.Se da clic al botón aceptar y si se desea se puede realizarel enrolamiento de otro empleado o en su caso cerrar lapantalla de Lector.




Documents

Manual FarmaRetail v04