Manual Excel 2007

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Excel

Área de trabajo y navegación en Excel Excel se utiliza para trabajar con datos numéricos en forma de tabla. En Excel se pueden preparar informes, registros

electrónicos, gráficas. Algo importante luego que entra los datos si necesita realizar un cambio en un dato, se vuelven a

calcular los resultados.

Hoja de Trabajo

Una celda es la intersección de una columna y una fila. Nos referimos a la celda por la columna y la fila. Por ejemplo la

celda que está seleccionada en la figura anterior nos referimos como la celda A1.

Como movernos en Excel

Para movernos en Excel no s movemos a través de las celdas. Para movernos utilizamos:

el mouse y podemos utilizarlas siguientes teclas.

flechas de dirección – movernos en la dirección que indican las teclas.

enter – para movernos hacia abajo una celda

Ctrl & Home – va a la celda A1

Ctrl & y la tecla de dirección que señala a la derecha lo lleva a la última columna de la hoja

Ctrl & y la tecla de dirección que señala hacia abajo lo lleva a la última fila de la hoja

Shift & enter – movernos hacia arriba una celda

Tab – movernos a la derecha una celda

Shift & tab – movernos a la izquierda una celda

Ctrl & End va a la última celda que tiene datos una celda

Celda

seleccionada

Columna

Fila

Hoja de cálculo

Barra de fórmula

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Manipulación de Columnas y Filas en Excel.

Cambiar el tamaño de una Columna

Forma 1

Agrandar el tamaño de la columna

Coloque el cursor, entre la división de las columnas, en este ejemplo entre la columna B y C. Oprima el mouse y

muévalo hacia la derecha hasta obtener el número 25(180 pixels). Observe como aparece un cuadro con el tamaño de

la columna. Luego si necesita cambiarlo puede hacerlo.

Disminuir el tamaño de la columna

Coloque el cursor, entre la división de las columnas, en este ejemplo

entre la columna A y B. Oprima el mouse y muévalo hacia la

izquierda hasta obtener el número 3 (26pixels). Observe como

aparece un cuadro con el tamaño de la columna. Luego si necesita

cambiarlo puede hacerlo.

Forma 2

Seleccione la columna que desea agrandar o achicar

En la solapa Home seleccione Format y seleccione Column

Width

Sale la siguiente caja de diálogo

Escriba el 25

Procedimiento para crear una fórmula.

Determine que es lo que desea calcular. Si fuera una multiplicación y los números se encontraran en la celdas B3 y C3 y

desea que resultado en la D3. Lo primero que debe hacer es colocar el cursor en la celda D3 donde desea el resultado,

luego escriba el signo de =. Todas las fórmulas comienzan con el signo de = . Luego escribe las celdas que va utilizar en la

operación aritmética = B3* C3.

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Procedimiento para realizar una copia de una celda a otras celdas consecutivas.

Haga clic en la celda donde está la fórmula

Coloque el cursor en la esquina inferior derecha, vea figura, oprima el mouse arrastre hasta donde desee realizar la

copia.

Procedimiento para:

Añadir una columna

Seleccione la columna luego de la que desea añadir

Oprima el lado derecho del mouse y seleccione Insert

Eliminar una Columna

Seleccione la columna que desea eliminar

Oprima el lado derecho del mouse y seleccione Delete

Añadir una fila

Seleccione la fila luego de la que desea añadir

Oprima el lado derecho del mouse y seleccione Insert

Eliminar una fila

Seleccione la fila que desea eliminar

Oprima el lado derecho del mouse y seleccione Delete

Borrar

Borrar contenido de una o varias celdas

Seleccione las celdas que desea borrar

Oprima la tecla Delete

Procedimiento para escribir números consecutivos

Escriba el 1 y el 2 en las celdas A3 y A4 respectivamente.

Marque las celdas A3 y A4 y coloque el cursor en la parte inferior derecha

de la celda A4.

Oprima y arrastre el mouse hasta donde desee escribir los números.

Observe figuras.

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Procedimiento para centralizar un título entre varias celdas

Sombree las celdas entre las cuales desea centralizar el título.

Asuma que desea centralizar entre las celdas A1 a E1.

Haga clic en el botón Merge and Center en la solapa Home

Procedimiento para dibujar bordes en la hoja de trabajo.

Sombree donde desea dibujar los bordes

En la solapa Home selecciona la flecha del botón borders.

Observe los diferentes bordes en la figura.

Colocar borde debajo de la celda o celdas

Asuma que desea una línea debajo de los títulos Libros, Cantidad, Precio,

Total.

Marca los títulos Libros, Cantidad, Precio, Total. Vea figura.

Haga clic en la flecha en Borders en la solapa Home. Seleccione

Bottom Borders

Pintar bordes en todo el trabajo

Sombrea el trabajo y selecciona All Borders en botón Borders que

se encuentra en la solapa Home.

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Si desea cambiar el tipo de línea también puede pintar bordes a través del botón Bordes, marcando More Borders, es la

última opción a seleccionar. Sale la siguiente caja de diálogo. En ésta puede seleccionar diferentes tipos, colores de

bordes. Además puede pintar las celdas.

Asuma que selecciona de la celda A2 a E7. Selecciona en Line Style, líneas entrecortadas, color azul oscuro y desea líneas

verticales. Oprima OK. Observe figura.

Eliminar los bordes

Sombree el área que desea borrar.

Seleccione No Border en Borders en la solapa Home.

Nota: Si usted desea realizar un cambio en el tipo de

bordes, además de seleccionar el estilo nuevo, color

etc. debe seleccionar a mano derecha de la caja de

diálogo los cambios realizados. Observe figura.

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Pintar las celdas

Selecciona las celdas que desea pintar y selecciona el color en Fill Color en la solapa Home.

Procedimiento para trabajar con las funciones básicas

Haga clic en la celda E8

En la solapa Home haga clic en la flecha de AutoSum, seleccione Sum( para sumar)

Asegúrese que se el área que se va a sumar

Oprima Enter para obtener el resultado,

Si se fija además de Sum, tiene la funciones: Average ( obtener un promedio), Count( Contar ), Max y Min ( devuelve el

número máximo en el área especificada.

Guardar la hoja de trabajo

Seleccione Save en el Office Button y guardar en el sitio deseado

Imprimir la hoja de trabajo

Seleccione Office Button-> Print->Print Preview. Es recomendable que utilice Print Preview antes de imprimir

la hoja de trabajo. En la pantalla PrintPreview puede imprimir, puede seleccionar Show Margins (para ver los

márgenes y modificarlos) puede ir a Page Setup para modificar márgenes, orientación del papel, ajustar tamaño

del contenido de la hoja y otras relacionadas con la hoja de trabajo.

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Margins- Cuando marca Show Margins observe las líneas marcando los márgenes. Para cambiar los márgenes los puede

mover, de manera similar que agranda y achica las columnas en Excel.

Page Setup –En la solapa Page de Page Setup puede cambiar la orientación del papel entre Portrait y Landscape. Al

marcar la opción Fit to 1 page para acomodar todo el contenido que salga en una página. En la solapa Margins puede

cambiar los márgenes y centralizar el trabajo Vertical y/o horizontalmente.

En la solapa Header/ Footer puede añadir header y footer a su documento. Debe seleccionar Custom Header o Footer

para añadir un contenido diferente a los que se encuentran en la flecha bajo Header. En la Solapa Sheet puede

seleccionar si desea que salgan los nombres de las columnas y las filas al imprimir la hoja, calidad de la impresión entre

otras.

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Print – Se utiliza para imprimir el documento.

Zoom – Permite ver el documento más grande, como si fuera con una lupa.

Close Print Preview – Regresar a la hoja de trabajo

Ejercicio 1

Asuma que el siguiente es el inventario de libros de una tienda de productos naturales.

Copie la siguiente información.

Cambie el tamaño de la columna A. El tamaño de la columna A es 42 (299 pixels).

Centralice el contenido de las columnas B a D. Es igual que en Word. En la

solapa Home selecciona Center.

En la celda D3 se va a calcular la el total. El total = Cantidad * Precio. (* es el signo de multiplicación en Excel).

Normalmente escribiría Total = 3 * 5. En Excel se trabaja por celdas. El 3 se encuentra en la celda B3 y el 5 en la celda C3.

En la celda D3 escribe =B3 * C3

Todas las fórmulas en Excel comienzan Con el signo de =. Observe que se escribe la celda donde se escribe el número.

Para las demás celdas D4 a D7 no se realiza una a una si no que se realiza una copia a las demás celdas. Vea a

continuación Procedimiento para realizar una copia relativa. Esto se conoce como una copia relativa. Se llama copia

relativa porque varía la celda según va realizando la copia. Observe como varía.

Total

=B3*C3

=B4*C4

=B5*C5

=B6*C6

=B7*C7

Añadir una columna antes de la columna A. Seleccione la columna A. Oprima el lado derecho del mouse y

seleccione Insert

Utilizando método de escribir números escriba los números del 1 al 5 en las celdas A3 a A7.

Centralice el título librería Natural entre las celdas A1 a E1.

Pinte las celdas donde se encuentra el título Librería Natural

Pinte las celdas B2 a E2

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Pinte los bordes de las celdas, tipo entrecortadas y color que le guste B2 a E7.

Sume el total, en la celda E8

Calcule precio máximo en la celda D9

Calcule el precio mínimo en la celda D10

Seleccione Print Preview para ver como quedaría el documento

En la hoja que dice Sheet1, vamos a cambiar le el nombre a Ejercicio 1.

o Coloque el cursor sobre la parte de debajo de la hoja que dice Sheet1

Oprima el lado Derecho del mouse y seleccione Rename. Cambiele el

nombre a Ejercicio 1. Oprima el lado derecho del mouse otra vez,

cámbiele el color en Tab Color. Elimine Sheet2 y Sheet3 utilizando

Delete.

Guarde la hoja de trabajo con el nombre de Librería Natural.

Ejercicio 2

Escriba el contenido de la hoja de trabajo.

Dibuje las líneas.

Pinte las celdas.

Centralice título

Centralice celdas C,D,E,F,G

Calcule el promedio por estudiante, utilizando la función Average en las celdas G1 a G8.

Calcule el promedio por notas en las celdas C13 a G13.

Calcule la nota máxima en las celdas C14 a G14.

Calcule la nota mínima en las celdas C15 a G15.

Guárdelo.

Debe quedar como la siguiente figura.

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Procedimiento para disminuir los lugares decimales

Seleccione las celdas a disminuir los lugares decimales.

Seleccione Decrease Decimal. Vea figura.

Crear una gráfica del promedio por estudiante

Sombree las celdas B4 a B11, Oprima la tecla Ctrl y sin soltar la tecla

Ctrl sombree las celdas G4 a G11.

En la solapa Insert seleccione Column y seleccione Clustered Column.

La gráfica se genera en la misma hoja de trabajo. Acomódela.

Marque la gráfica si no está marcada. Observe 3 solapas que son

visibles cuando se marca la gráfica: Design, Layout y Format. Vea

figuras de las solapas Design y Layout.

Solapa Design – le permite cambiar tipo de grafica, formato de la gráfica, Color de la gráfica y mover la grafica a

una hoja de trabajo nueva.

Solapa Layout – le permite añadir figuras, archivos de imágenes, título a la gráfica, títulos en los ejes de

horizontal & vertical, etiquetas a los datos, manejar la leyenda y tabla con los datos.

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Solapa Format – le permite modificar el área donde se encuentra la gráfica.

Mover la gráfica de hoja

Marque la gráfica

Seleccione Move Chart en la solapa Design

Seleccione New Sheet en la caja de diálogo que aparece

Cambiar el color de la gráfica

Seleccione el color que le guste en la solapa Design

Eliminar la leyenda

En la solapa Layout, seleccione la flecha en Legend y seleccione None Turn Off Leyend. Observe las otras

opciones disponibles.

Añadir título a la gráfica

Seleccione Chart Title en la solapa Layout y

seleccione Above Chart. Escriba Promedio de los

Estudiantes. Observe las otras opciones

disponibles.

Añadir título al eje vertical

Seleccione Axis Title en la solapa Layout y

seleccione Primary Vertical Axis Title.

Seleccione Vertical Title. Observe las otras

opciones disponibles.

En la barra de fórmulas escriba Promedio y oprima

Enter.

Añadir etiquetas a los datos

Seleccione Data Labels

Seleccione Outside End. Observe las otras opciones disponibles.

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Cambiar el color de las barras

Haga clic en una barra

Haga clic en lado derecho del mouse y seleccione

Format Data Series

En la caja de diálogo que sale, seleccione Fill y Vary

Colors By Point y Close. Vea figura.

Otra manera

Usted también puede en la caja de diálogo Format Data

Point, puede seleccionar Fill y seleccionar los colores que

desea:

Procedimiento

Seleccione una sola barra de la gráfica (haga clic en una

barra y se marcan todas, vuelva a hacer clic y se marca

una sola) Oprima el lado derecho del mouse y seleccione

Format Data Point.

En la caja de diálogo Format Data Point seleccione Fill.

Tiene varias opciones:

Solid Fill – la barra de un color sólido, seleciona el color en Color.

Gradient – la barra con un color o dos colores con diferentes tonalidades.

Picture or texture fill – Puede añadir una textura de las que contiene Excel. Ejemplo gotas de agua,

papel de bolsa o una imagen de clipArt o de un archivo.

El procedimiento de esta manera tiene que realizarlo barra por barra.

Si observa en el borde derecho de la caja de diálogo Format data Point, puede observar que puede cambiar el

borde de la barra, el estilo, añadirle sombras y formato 3-D.

Darle formato al Plot Area

Con el mouse sobre el plot area, seleccione Format Plot

Area

Seleccione Fill, ClipArt

Seleccione ClipArt que le guste

La gráfica debe quedar de la siguiente manera

Cambiar el tipo de gráfica

En la solapa Design seleccione Change Chart Type

Seleccione una gráfica tipo Pie.

Guarde el registro

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Formato a los números

Abra la hoja de trabajo que guardó con el nombre de

Librería Natural.

Seleccione las celdas E3 a E7

Formato Coma

Seleccione la (, coma) en la solapa Home. Observe que se añadieron dos lugares y se alineó a la derecha.

Formato Accounting

Marque la celda E8, seleccione el signo de $ (Accounting

Style) en la solapa Home

Observe que se añadieron dos lugares y se alineó a la

derecha.

El signo de dólar queda separado de los números.

Formato Number

Seleccione las celdas D3 a D7.

Seleccione formato Number en la solapa Home, vea figura adyacente. Observe los

formatos. El formato Number no cambia el alineamiento de los números.

Formato Currency

Seleccione la celda E8

Seleccione formato Currency en la solapa Home, vea figura adyacente. Observe los

formatos. El formato Currency no cambia el alineamiento de los números. Observe

como recuperó el alineamiento anterior.

Observe los otros formatos de números.

Lugares decimales

Si desea Currency pero sin lugares decimales puede seleccionar el botón Decrease Decimal

en la solapa Home.

Cambiar el signo de dólar a euros u otro.

En la solapa Home selecciona Number. Vea figura.

Seleccione Number en la solapa Home

En la caja de diálogo Format Cells seleccione Currency

En symbol seleccione euros o simbolo deseado.

Oprima OK

Observe que también puede cambiar los lugares decimales y

formato de los números negativos.

Guarde la hoja de trabajo

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Absolute Addressing

Hasta este momento los ejemplos observados han utilizado relative addressing. Cuando se utiliza relative

addressing o dirección relativa, la fórmula se ajusta de acuerdo a la celda que se copie. Cuando se utiliza

absolute addressing la formula no se ajusta.

Copie lo siguiente.

En la celda D4, se multiplican las horas trabajadas por el pago por hora, en la

celda D4 escribe = B4 * C4

Copie el contenido a las celdas D5 a D7. Oprima la tecla control y la tecla arriba

de tab para ver las fórmulas. Para volver a su estado anterior, vuelva a oprimir

la tecla control y la tecla arriba de tab.

Si observa las fórmulas puede ver como varían las celdas para ajustar a cada

caso.

Asuma que a todos los empleados le quitan de contribuciones un 10% del sueldo

bruto. La fórmula será: =D4 * .10

Copie la fórmula a las celdas adyacentes.

El sueldo bruto se debe multiplicar por el seguro social para determinar el descuento. Como el seguro social

varía la cantidad por la que se va a multiplicar puede variar, por eso lo pone aparte. Al utilizar .065 que se

encuentra en la celda J1 no desea que se ajuste la formula según sea el caso, en este caso utiliza absolute

addressing.

En la celda F4 escriba = D4 * $J$1, los signos de dólar antes de la columna y la fila evita que ajuste la

formula respecto a J1. Observe la figura con copia relativa y absoluta para que observe la diferencia.

Referencia Absoluta (absolute addressing) Referencia Relativa ( relative addressing)

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En la celda G4 calcule el sueldo Neto. El sueldo neto = Sueldo Bruto – Contribuciones – seguro social. Escriba

la fórmula. Guarde la hoja de trabajo con el nombre Nomina.

Ordenar los datos (sort)

Asuma que desea ordenar los datos por el sueldo más alto.

Seleccione las celdas G4 a G7 que son las que desea ordenar

Seleccione Sort & Filter en la solapa Home

Seleccione entre las opciones Sort Largest to Smallest

Sale la siguiente caja de diálogo.

Seleccione Expand Selection & haga clic en Sort.

Repita el proceso Sort para colocar en orden alfabético por nombre de empleado.

Formato de las celdas

Sombree toda la tabla o parte de la tabla

Seleccione Cell Styles en la solapa Home

Aplique diseño deseado

Formato de la tabla

Sombree la tabla

En la solapa Home, seleccione Format as Table

Seleccione Diseño deseado

Sombree la tabla y en la solapa Format, quite la marca de cotejo a Header Row, si fuera necesario.

Añadir clipart

Seleccione clipart en la solapa Insert

Escriba Grades en search for para seleccionar el clipart

Seleccione el clipart deseado

Acomode el cliparten la primera fila

Agrande la primera fila para acomodar el clipart.

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Formato Condicional

El formato se aplica a un grupo de celdas, el formato es color de celda y/ o de la letra y/o del borde. Si se

cumple la condición se le aplica el formato especificado.

Abra el registro que preparó anteriormente. Asuma que desea que pinte la celda de los estudiantes que

tienen un promedio menor de 75.

Seleccione las celdas G4 a G11.

Siga la ruta Conditional Formatting -> Hightlight Cells Rules -> Less Than…en la solapa Home

Sale la siguiente caja de diálogo

Escriba 75 en el primer encasillado y seleccione Light Red Fill With Dark Red Text

Observe como quedó. El 75 lo marcó ya que el número esta redondeado a 75, el valor original es 74.8.

Cambie la primera nota de Marcos Luna a 88. Observe que ya no está sombreada, debido a que no cumple

con la condición.

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Asuma que en registro anterior desea determinar de acuerdo a las notas si pasó o no pasó. La nota mínima

para pasar es 70. En la celda H4 escriba: =IF(G4>=70,"Paso","No Pasó")

Copie la formula a las celdas H5 a H11.

Cambie la nota de la celda C4 a 0. Observe como cambió el contenido de la celda H4,

Ejercicio

Asuma que desea determinar de acuerdo a las notas si pasó o no pasó. La nota mínima para pasar es 1.0.

Escriba lo que se encuentra en la figura.

En la celda C2 escriba la fórmula.

Realice una copia a las demás celdas. Debe quedar de la siguiente manera:

Cambie los números en la celda B2 a .6 y observe como cambia de Pasó a No Pasó.

Aplíquele un diseño a la tabla.

Cambie el promedio a dos lugares decimales.

Re arregle por orden alfabético.

Genere una gráfica que incluya el nombre y el promedio.

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Crear plantilla Primero que nada que es una plantilla. Una plantilla es un documento que se va usar varias veces el formato básico y lo que cambia es el contenido. Por ejemplo el presupuesto mensual. Vamos a ver la siguiente plantilla en Excel de un presupuesto mensual.

En los lugares donde van números que no son cálculos, escriba el número 1. El número 1 se conoce como un dato falso. Donde va el cálculo se escribe la formula en este caso, en la celda al lado de total escriba =SUM(B2:B9).

Presupuesto Mensual Celular 1

Casa 1 Luz 1

Agua 1 Carro 1

Gasolina 1 Diversiones 1 Miscelaneas 1

Total =SUM(B2:B9) Ahora guárdelo como plantilla Procedimiento En el botón Office seleccione Save As. Cuando sale la caja de diálogo Save As realice lo siguiente:

En Save As Type seleccione Excel Template

Póngale el nombre deseado. Observe que se cambió el lugar de guárdarlo al fólder Templates

Cierre Excel Asuma que un día desea usar esa plantilla Procedimiento:

Entre a Excel Seleccione el botón Office y New En la caja de diálogo que sale seleccione My Templates. Seleccione plantilla deseada Haga clic en OK. Llene la información deseada donde están los 1, las fórmulas se calculan automáticamente.

Ejercicio Cree plantilla de un registro