Etapa 4 Microsoft Excel... · •Las fórmulas que se introducen en un libro de trabajo en Excel son una de sus principales aplicaciones, en ellas se realizan operaciones con el contenido

Etapa 4Microsoft Excel

Cuerpo Académico Disciplinar

Tecnología de la Información y de la Comunicación

Procedimiento para iniciar sesión en ExcelA. Menú Inicio – Excel

B. O doble clic en el ícono deAcceso directo que seencuentra en el Escritorio

Partes principales de la pantalla de Excel

Partes principales de la pantalla de Excel

• Menú Archivo.- Muestra a través de la vista Backstage los comandos básicos tales como Nuevo, Abrir, Guardar,Guardar como, Imprimir, Cerrar, entre otros.

• Barra de herramientas de acceso rápido.- Aquíse pueden personalizar los botones de comando de mayor uso.

• Cinta de opciones.- Son las diferentes fichas, que contienen botones de comando agrupados por grupos.

• Hoja de cálculo.- Se divide en celdas, compuesta por columnas etiquetadas con letras y filas etiquetadas pornúmeros. Cada celda tiene un nombre llamado Referencia de celda.

• Cuadro de nombres.- Se muestra la Referencia de celda en donde se encuentra el cursor en ese momento.

• Barra de fórmulas.- Aquí se observa el contenido de la celda: texto, número o fórmula.

• Celda activa.- Es la celda seleccionada y se reconoce por el recuadro en negrita y el botón de relleno.

• Etiqueta de hojas.- Se utilizan para identificar las hojas, además de cambiar el nombre a la hoja.

• Botones de navegación.- Sirven para moverse hacia las diferentes hojas de cálculo que contiene el libro.

• Barra de estado.- Aquí se observan las operaciones realizadas en la hoja de cálculo, los botones de vista y elZoom.

Elaboración de Libros de Trabajo

Abrir un nuevo libro.

Para abrir un libro nuevo detrabajo en Excel se cuenta condos opciones:

1. Opción 1• Abrir Microsoft Excel – Libro en

blanco

2. Opción 2• Dentro de Excel, Menú Archivo –

Nuevo – Libro en blanco


Guardar un libro.

Para guardar un libro de trabajode Excel en un disco se sigue lasecuencia:

• Menú Archivo – Guardar como –Examinar – Seleccionar carpeta– Capturar nombre del archivo -Guardar


Abrir un libro de trabajo existente.

Para abrir un archivo de Excelpreviamente guardado se sigue lasecuencia:

• Menú Archivo – Abrir –Examinar – Seleccionar carpeta– Seleccionar archivo - Abrir


Visualizar varios libros abiertos.

Para observar los libros abiertos en Excel y seleccionar el que queramospresentar en pantalla se sigue la secuencia:

• Cinta de opciones: Vista

• Grupo: Ventana

• Botón: Cambiar ventanas


Insertar una hoja de cálculo.

Para insertar una nueva hoja decálculo en Excel se sigue lasecuencia:

• Cinta de opciones: Inicio

• Grupo: Celdas

• Botón: Insertar

• Opción: Insertar hoja


Insertar una hoja de cálculo.

Otra forma de insertar una hoja decálculo en el libro de trabajo esmediante la secuencia:

• Opción 1.• En la Etiqueta de hojas dar clic en el

símbolo +,

• Opción 2.• Clic con el botón derecho del mouse

encima de una etiqueta de hoja,seleccionar Insertar


Eliminar una hoja de cálculo.

Para eliminar una hoja de cálculo queno es necesaria en el Libro de trabajode Excel se sigue la secuencia:

• Opción 1.• En la sección de Etiqueta de hojas Clic

en la hoja a eliminar.• Cinta de opciones: Inicio• Grupo: Celdas• Botón: Eliminar• Opción: Eliminar hoja

• Opción 2.• Clic con el botón derecho del mouse

encima de una etiqueta de hoja,seleccionar Eliminar


Cambiar el nombre a una hoja decálculo.

Para cambiar el nombre a una hojade cálculo se sigue la secuencia:


• Grupo: Celdas

• Botón: formato

• Opción: Cambiar el nombre de lahoja


Cambiar el nombre a una hoja decálculo.

Otra forma de cambiar el nombre auna hoja de cálculo es con el botónderecho del mouse, para ello sesigue la secuencia:

• Ubicar el apuntador del mouse enla hoja a cambiar el nombre.

• Clic con el botón derecho delmouse.

• Seleccionar Cambiar nombre.


Datos numéricos.

Los números se usan para realizaroperaciones aritméticas. La fecha y la horase consideran números. Los números sealinean de manera automática hacia laderecha. Para el formato a estos númerose utiliza la secuencia:


• Grupo: Número

• Botón:• Formato de número

• Formato de número de contabilidad

• Estilo porcentual

• Estilo millares

• Aumentar decimales

• Disminuir decimales


Datos alfanuméricos.

Los datos alfanuméricos son todos los textos, combinación de letras ynúmeros, símbolos y espacios. Se utilizan para poner texto o letreros enlas celdas. También se les conoce como “cadenas” o “strings”.

Los datos numéricos se alinean de manera automática hacia laizquierda.


Fórmulas.

• Las fórmulas que se introducen en un libro de trabajo en Excel sonuna de sus principales aplicaciones, en ellas se realizan operacionescon el contenido de las celdas.

• Para introducir una fórmula se puede utilizar la referencia de celda ousar las funciones.

• Toda fórmula empieza con el signo de igual =.

Funciones.

• Las funciones son fórmulas predefinidas con las que cuenta Excel.

• Tienen la siguiente sintaxis: = Nombre de la función (argumentos)


Operadores aritméticos.

• Las operadores aritméticos son:

• Suma +

• Resta -

• Multiplicación *

• División /

• Exponenciación ^

Operadores de comparación

• Los operadores de comparaciónson:

• Igual a =

• Mayor que >

• Menor que <

• Mayor o igual que >=

• Menor o igual que <=

• Diferente de < >


Introducir funciones.

• Para introducir funciones en una celda se sigue la secuencia:

• Cinta de opciones: Fórmulas.

• Grupo: Biblioteca de funciones.

• Botón: Insertar función.



• Al dar clic en Insertar función, sedespliega un cuadro de diálogodonde se deberá:

a) Buscar la función a utilizar

b) O seleccionar la categoría de lafunción y el nombre de la función.



• Al haber seleccionado lafunción y clic en Aceptar, semuestra otra ventana donde sedeberán capturar losargumentos para la funciónseleccionada.


Ejemplos de funciones.

SUMA.- Suma el contenido de un rango de celdas.

• Ejemplo: =SUMA (A3:A20)

PROMEDIO.- Calcula el promedio (media aritmética) de un rango de celdas.

• Ejemplo: =PROMEDIO (B8:C30)

MAX.- Encuentra el valor máximo de un rango de celdas.

• Ejemplo: = MAX (A1:A100)

MIN.- Encuentra el valor mínimo de un rango de celdas.

• Ejemplo: =MIN (A1:A100)


Ejemplos de funciones.

AHORA().- Muestra la fecha y hora actual.

• Ejemplo: =AHORA ( )

SI.- Evalúa si se cumple o no una condición y devuelve un valor si es verdadero yotro valor si es falso.

• Ejemplo: =SI (B10>100, “Aceptado”, “No Aceptado”)

CONTAR.- Cuenta el número de celdas que contienen datos numéricos de un rangode celdas.

• Ejemplo: = CONTAR (A10:A50)

BUSCARV.- Busca en forma vertical un valor numérico o alfanumérico en una matriza tabla y regresa el valor que se indique.

• Ejemplo: = BUSCARV (A17, A8:F20, 2, 0)

Herramientas Básicas

Selección de datos.

• La selección de celdas, filas o columnas es de suma importancia, ya quepermite modificar de las celdas todas a la vez, en lugar de hacerlo una poruna. A continuación se mencionan las forma de selección:

Para celdas adyacentes

• Coloca el apuntador del mouse en el centro de una celda, pulsa el botónizquierdo del mouse y arrástralo hasta la celda deseada.

Para celdas no adyacentes

• Coloca el apuntador del mouse en el centro de una celda, pulsa el botónizquierdo del mouse y selecciona el primer rango de celdas. Pulsa la teclaCTRL y con el mouse selecciona el otro rango de celdas.


Selección de una o más filas.

• Coloca el apuntador del mouse en el encabezado de fila (número), pulsa elbotón izquierdo del mouse y arrástralo hasta la fila deseada.

Selección de una o más columnas

• Coloca el apuntador del mouse en el encabezado de columna (letra), pulsael botón izquierdo del mouse y arrástralo hasta la columna deseadadeseada.

Para filas o columnas no adyacentes

• Coloca el apuntador del mouse en la fila/columna, pulsa el botón izquierdodel mouse y selecciona el primer rango de filas/columnas. Pulsa la teclaCTRL y con el mouse selecciona el otro rango de filas/columnas.


Deshacer/Rehacer escritura.

• Durante la elaboración de la hoja de cálculo, se pueden cometererrores de cualquier tipo, para ello se puede deshacer o rehacer lohecho, para ello cuenta con los botones de Deshacer y Rehacer, quese encuentran en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Deshacer Rehacer


Grupo Celdas.

• Este grupo contiene lossiguientes botones:

• Insertar.- Permite insertarceldas, filas, columnas y hojasde cálculo.

• Eliminar.- Permite eliminarceldas, filas, columnas y hojasde cálculo.


Grupo Celdas.

• Formato.- Permite accionespara modificar:

• Tamaño de la celda

• Mostrar/ocultar filas, columnas,hojas

• Organizar hojas

• Establecer la protección a lashojas de cálculo.


Grupo Fuente.

Es similar al Grupo Fuente deWord, con los botones paracambiar el tipo de fuente,tamaño, color, relleno de forma,bordes, etc.


Grupo Alineación.

Contiene los botones para ajustara la izquierda, centro, derecha,justificado, disminuir sangría,aumentar sangría, combinar ycentrar, entre otros.


Grupo Número.

Contiene los botones para darformato de contabilidad,porcentaje, estilo millares,aumentar/disminuir decimales,entre otros.


Grupo Portapapeles.

Contiene los botones para cortar,copiar, pegar y copiar formato.


Impresión.

Después de elaborar una hoja de cálculo, se utilizan losbotones del Grupo Configurar página, para establecer lascaracterísticas necesarias a la hoja antes de mandarlo aimprimir.

Con estos botones se modifican los márgenes, orientación,tamaño de papel, área de impresión, entre otras. Lasecuencia es:

• Cinta de opciones: Disposición de página.

• Grupo: Configurar página

• Botones:

• Márgenes

• Orientación

• Tamaño

• Área de impresión

• Saltos

• Fondo

• Imprimir títulos


Impresión.

También se puede activar la opción deConfigurar página, la cual se realizacon la siguiente secuencia:

• Menú Archivo – Imprimir – Configurarpágina.

Se muestra la venta de Configurarpágina, con las opciones de:

• Página

• Márgenes

• Encabezado y pie de página

• Hoja


Impresión.

La Vista previa de la hoja de cálculopermite visualizar las característicasque se le dio a la hoja en Configurarpágina. Se activa con la secuencia:

• Menú Archivo – Imprimir.

Para imprimir el archivo se dasolamente clic en el botón Imprimir y lahoja de cálculo se envía a laimpresora.

Herramientas Especiales

Grupo Edición.

Excel contiene botones para ordenar losdatos, filtrarlos, buscar y seleccionardatos, sumar un rango de celdas, entreotros. La secuencia es:


• Grupo: Edición

• Botones• Ordenar y filtrar

• Buscar y seleccionar

• Suma

• Rellenar

• Borrar


Ordenar y filtrar.

Esta opción permite organizar los datospara facilitar su análisis. Se puedenordenar los datos de formaascendente, descendente, o filtrartemporalmente valores específicos.


Buscar y seleccionar.

Esta opción muestra opciones parabuscar texto en la hoja de cálculo, talescomo Buscar, Reemplazar, Ir a, etc.


Suma.

Esta opción suma automáticamentelos valores de un rango de celdaspreviamente seleccionadas.


Rellenar.

Esta opción sigue una serie o modeloen celdas adyacentes en cualquierdirección.


Borrar.

Esta opción elimina todo el contenidode la celda o quita solo el formato,contenido, comentarios o hipervínculo.


Comentarios.

Un comentario se utiliza para colocar unanota en una celda que sirva paradocumentar su contenido. El comentariopuede mostrarse u ocultarse. Lasecuencia es:

• Cinta de opciones: Revisar

• Grupo: Comentarios

• Botones:• Nuevo comentario

• Eliminar

• Comentario anterior

• Comentario siguiente

• Mostrar comentarios


Gráficos.

Los gráficos se emplean para visualizarde forma más clara los datoscontenidos en una hoja de cálculo.Existen diferentes tipos de gráficos:Columnas o barras, Líneas o áreas,Circular o de anillos, de Dispersión(X,Y) o de anillos, entre otros. Lasecuencia es:

• Cinta de opciones: Insertar

• Grupo: Gráficos


Gráficos.

Los gráficos tienen diferentessecciones, los cuales están claramenteidentificados, a continuación semuestran sus partes:


Gráficos.

1. Área del gráfico: Es toda el área que abarca todos los componentes del gráfico.

2. Área de trazado: Es el área que contiene solo el tipo de gráfico utilizado.

3. Título del gráfico: Es el título principal del gráfico, aparecerá centrado en la parte superior.

4. Titulo del eje horizontal (Categorías): Es el título que aparecerá junto al eje de categorías X.

5. Titulo del eje vertical (Valores): Es el título que aparecerá junto al eje de valores Y.

6. Eje horizontal (Categorías): Son escala de datos que se va a graficar en el eje X.

7. Eje vertical (Valores): Son escala de datos que se va a graficar en el eje Y.

8. Series: Son las columnas de datos que se están graficando.

9. Leyenda: Son los letreros que definen el nombre de la serie se está graficando.

10. Líneas de división: Son líneas horizontales que ayudan a visualizar los valores del eje Y.

11. Etiqueta de datos: Son los datos que representan las columnas de datos a graficar.


Grupo Ventana.

Este grupo contiene botones para organizar las ventanas abiertas, inmovilizar/movilizar paneles,dividir la ventana en varios paneles, entre otros. La secuencia es:

• Cinta de opciones: Vista

• Grupo: Ventana

• Botones:• Ventana nueva• Organizar todo

• Inmovilizar

• Dividir

• Ocultar• Mostrar

BIBLIOGRAFÍA

• Tecnología de la Información y de la Comunicación, Raúl Gallegos, Diana Rodríguez,Alejandro Ojeda, Karla Quiroga, Iván Zaleta, LA&GO Ediciones, 2018

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