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Manual del Usuario Agendamiento Videoconferencias
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2007
Manual del usuario
Sistema Interactivo de Videoconferencias
Grupo de Desarrollo SENA
IP Services Ltda.
W W W . I P S E R V I C E S . C O M . C O
Educación
&
Tecnología
II
Tabla de contenido
INTRODUCCION ....................................................................................................... V
1 Información General. ............................................................................................ 1
1.1 Objetivos del Sistema. ................................................................................... 1
1.1.1 Objetivo General. .................................................................................. 1
1.1.2 Objetivos Específicos. ........................................................................... 1
2 Justificación. ......................................................................................................... 2
3 Requerimientos del Sistema. ................................................................................. 3
3.1 Recursos de Hardware................................................................................... 3
3.2 Recursos de Software. ................................................................................... 3
4 Esquema de la Aplicación. .................................................................................... 4
4.1 Cabezote ........................................................................................................ 4
4.2 Panel Central ................................................................................................. 4
4.3 Paneles Laterales ........................................................................................... 7
4.4 Barra Menú (Aplica Para los módulos de Administrador Nacional y Local)7
4.5 Menús Desplegables (Aplica Para los módulos de Administrador Nacional
y Local) ..................................................................................................................... 8
5 Descripción del Sistema de Gestión de Videoconferencias .................................. 8
5.1 Actores del sistema ..................................................................................... 10
5.1.1 Administrador Nacional. ..................................................................... 10
5.1.2 Administrador local. ............................................................................ 10
5.1.3 Usuarios con Privilegios ..................................................................... 10
5.1.4 Usuarios sin Privilegios o Públicos. .................................................... 11
5.2 Descripción de los Menús (Aplica Para los módulos de Administrador
Nacional y Local). ................................................................................................... 11
5.2.1 Menú Videoconferencias. ................................................................... 11
5.2.1.1 Crear Videoconferencias. ................................................................ 11
5.2.1.2 Modificar Videoconferencias. ......................................................... 18
III
5.2.1.3 Eliminar Videoconferencia. ............................................................ 19
5.2.1.4 Listar Videoconferencia. ................................................................. 20
5.2.1.5 Crear Videoconferencias Inmediatas. ............................................. 22
5.2.2 Menú Administración de Recursos. .................................................... 23
5.2.2.1 Equipos de Videoconferencias. ....................................................... 23
5.2.2.1.1 Agregar Equipos de Videoconferencias. ................................... 23
5.2.2.1.2 Modificar Equipos de Videoconferencias. ................................ 24
5.2.2.1.3 Activar/Inactivar Equipos de Videoconferencias. ..................... 25
5.2.2.2 MCU (Multipoint Conference Unit). .............................................. 26
5.2.2.2.1 Ingresar MCU............................................................................ 26
5.2.2.2.2 Modificar MCU. ........................................................................ 27
5.2.2.2.3 Activar/Inactivar MCU. ............................................................ 28
5.2.2.3 IPVR. ............................................................................................... 28
5.2.2.3.1 Ingresar IPVCR. ........................................................................ 29
5.2.2.3.2 Modificar IPVCR. ..................................................................... 29
5.2.2.3.3 Activar/Inactivar IPVCR. .......................................................... 30
5.2.2.4 Sedes. .............................................................................................. 31
5.2.2.4.1 Ingresar Sedes. .......................................................................... 31
5.2.2.4.2 Modificar Sedes. ....................................................................... 32
5.2.2.4.3 Activar/Inactivar Sedes. ............................................................ 33
5.2.2.5 Salas. ............................................................................................... 34
5.2.2.5.1 Ingresar Salas. ........................................................................... 34
5.2.2.5.2 Modificar Salas. ........................................................................ 35
5.2.2.5.3 Activar/Inactivar Salas. ............................................................. 36
5.2.3 Menú Administración de Usuarios. .................................................... 37
5.2.3.1 Crear Usuarios. ................................................................................ 37
5.2.3.2 Modificar Usuarios. ........................................................................ 38
5.2.3.3 Consultar Usuarios .......................................................................... 39
5.2.3.4 Inactivar Usuarios. .......................................................................... 39
5.2.4 Menú Opciones Especiales. ................................................................ 40
IV
5.2.4.1 Creación Grupos de Participantes Internos ..................................... 40
5.2.4.2 Creación Grupos de Participantes Externos ................................... 41
5.2.4.3 Descargar Plugins Outlook. ............................................................ 42
5.2.5 Menú Indicadores. ............................................................................... 42
5.2.5.1 Indicadores Por Salas. ..................................................................... 42
5.2.5.2 Indicadores Por Sedes ..................................................................... 43
5.2.5.3 Indicadores Nacionales ................................................................... 44
V
INTRODUCCION
El Sistema de Gestión de Videoconferencias ha sido desarrollado
principalmente para servir como apoyo en la administración de los recursos
humanos, de hardware y software del SENA involucrados en su sistema de
videoconferencias, con el fin de lograr una optima utilización de éstos,
incidiendo en el fortalecimiento del proceso de enseñanza semi-presencial y
eliminando los inconvenientes que se presentan por la distancia y el tiempo.
Este software fue desarrollado en un entorno gráfico agradable al usuario
tanto por el uso de colores y tonalidades como por la ubicación de los
diferentes menús, por las imágenes que se utilizan en él y las estrategias que
se crearon para centrar la atención y motivar al usuario que lo utilice.
1 | P á g i n a
1 Información General.
1.1 Objetivos del Sistema.
1.1.1 Objetivo General.
Diseñar e implementar un sistema de gestión de recursos de
videoconferencia del SENA (Humanos, Hardware, Software), que sirva de
apoyo en el proceso de educación semi-presencial.
1.1.2 Objetivos Específicos.
Agendar, realizar, grabar y monitorear videoconferencias (punto a
punto y multipunto).
Administrar los recursos de videoconferencia del SENA involucrados
(Humanos, Hardware y Software). Esta administración generará
variables y construirá indicadores que permitan evaluar la gestión.
Migrar y convertir tanto archivos de video como auxiliares (ppt, word,
pdf, etc.) para permitir su acceso vía Video On Demand (VOD).
Sincronizar el sistema de agendamiento con los clientes Microsoft
Outlook.
2 | P á g i n a
2 Justificación.
La constante capacitación es un requerimiento de las sociedades del
conocimiento. Con todas las presiones del día a día, utilizar Internet con este
fin no es una moda sino una herramienta que facilita al servicio de la
permanente actualización.
Actualmente en el mundo moderno las Tecnologías de la Información y la
Comunicación TICs están sufriendo un desarrollo vertiginoso, lo que de una u
otra forma está afectando prácticamente a todos los campos de nuestra
sociedad, y la educación no es la excepción. Estas tecnologías se presentan
cada vez más como una necesidad en el contexto de sociedad donde los
rápidos cambios, el aumento de los conocimientos y las demandas de una
educación de alto nivel y constantemente actualizada se convierten en una
exigencia permanente.
Es por ello que el SENA en su afán de estar al día en conocimiento,
desarrollo tecnológico e innovación y manteniendo su dinámica de cambio, a
fin de seguir proporcionando las herramientas fundamentales para que el
país salga de la pobreza y las empresas sean más competitivas, ha
gestionado el desarrollo de una plataforma informática para que se utilice
como apoyo en la administración de los recursos humanos, de hardware y
software del SENA involucrados en su sistema de videoconferencias y a su
vez permita estar presente dentro del proceso de enseñanza semi-
presencial.
3 | P á g i n a
3 Requerimientos del Sistema.
Es importante tener en cuenta los siguientes requerimientos mínimos para el
buen funcionamiento del Sistema de Gestión de Videoconferencias.
3.1 Recursos de Hardware.
Dentro de los recursos hardware encontramos que es necesario tener
un computador con conexión a internet (Tarjeta de red o MODEM para
acceso a Internet.) y un Monitor a color con resolución igual o superior
a 800x600 píxeles (1024 x 768 píxeles recomendado).
3.2 Recursos de Software.
En la parte de software los requisitos mínimos son los siguientes:
Sistemas operativos
Microsoft Windows 2000 o superior, o Linux kernel 2.4.X o
superior.
Explorador Web
Microsoft Internet Explorer 6 o Firefox 1.5, o superiores.
Plugin flash versión 9 beta o superior
Soporte Javascript
4 | P á g i n a
4 Esquema de la Aplicación.
El Sistema de Gestión de Videoconferencias presenta el siguiente esquema:
4.1 Cabezote
La figura 1 muestra el tipo de cabezote que existe en el Sistema de Gestión
de Videoconferencias. Como se puede apreciar el cabezote, aparte de
presentar información del usuario, cambio de idioma entre otras opciones,
permite establecer qué tipo de usuario ingresa al sistema. El de color Azul
hace referencia al Administrador Nacional.
Figura 1. Tipos de Cabezote
4.2 Panel Central
Es el lugar reservado para presentar la información de las videoconferencias
que se encuentran programadas. Existen tres opciones que se pueden
escoger dependiendo del gusto o la necesidad del usuario. Ver figura 2
5 | P á g i n a
Figura 2. Panel central
Por Día. Esta opción aparecerá por defecto (default) ver figura 3
siempre y cuando para el día del calendario exista por lo menos una
videoconferencia programada.
Figura 3. Calendario diario
Por Semana. En caso tal que no hubiese programada por lo menos
una videoconferencia para el día del calendario, esta sería la opción
que se mostraría en el panel central. Como se puede apreciar en la
figura 4 se ve un calendario con las horas sombreadas para
6 | P á g i n a
diferenciar las medias horas de las puntuales, los días de la semana
en que se encuentre el calendario. De igual forma se pueden apreciar
las videoconferencias que se encuentran programadas.
Figura 4. Calendario semanal
Por Mes. Esta opción aparecerá por defecto (default) si ninguna de las
anteriores opciones mencionadas ocurren. En la figura 5 se aprecia un
calendario con los días del mes (cuadros) donde aparecerán las
videoconferencias programadas.
Figura 5. Calendario Mes
7 | P á g i n a
4.3 Paneles Laterales
Estos paneles se encuentran ubicados, como su nombre indica, a los lados
(izquierdo y derecho) de la pantalla. La figura 6 da un ejemplo de cómo son
estos paneles laterales. En ellos se encuentran diferentes opciones, así
como también, información pertinente a las videoconferencias.
Derecho Izquierdo
Figura 6. Paneles laterales
4.4 Barra Menú (Aplica Para los módulos de Administrador Nacional y
Local)
La barra menú, como lo deja apreciar la figura 7, se divide en 5 opciones y
una casilla para el buscador. Estas opciones son las siguientes (de Izquierda
8 | P á g i n a
a derecha): Videoconferencias, Administración de Recursos, Administración
de Usuarios, Opciones Especiales e Indicadores.
Figura 7. Barra Menú
4.5 Menús Desplegables (Aplica Para los módulos de Administrador
Nacional y Local)
Figura 8. Menú desplegables
En la figura 7 se observa el modelo de los menús desplegables. Luego de
pasar el puntero del mouse sobre alguna opción, se despliega un menú con
las opciones, y al pasar nuevamente en cursor sobre cualquiera de esas
opciones, aparece un segundo menú con las sub-opciones de la opción
escogida. Para poder observar el contenido de la sub-opción se deberá hacer
clic sobre esta. En el ejemplo de la figura 8 para ver el contenido de Agregar
Salas debe hacer clic sobre el submenú Agregar Salas.
5 Descripción del Sistema de Gestión de Videoconferencias
Al ingresar al enlace donde estará ubicado el sistema de Gestión de
Videoconferencias, en la página web aparecerá la en la pantalla la interfaz de
inicio, como lo muestra la Figura 9, donde le permite al usuario iniciar sesión
9 | P á g i n a
si tiene usuario del sistema o puede revisar las videoconferencias públicas
programadas.
Para eso se muestra en el panel central, tal como se explica anteriormente,
se divide en tres tipos de calendario, que son diario, semanal o mensual. De
acuerdo a las necesidades del usuario puede buscar videoconferencias en
esos lapsos. Estos calendarios solo tendrán aquellas videoconferencias que
hayan sido programadas de tipo público y aún estén disponibles.
Para ingresar como usuario del sistema deberá introducir el Usuario (E-mail),
la Contraseña y hacer clic sobre el icono que precede la casilla de
Contraseña o presionar la tecla Enter.
Figura 9. Inicio
Tenga en cuenta que para poder visualizar, de forma óptima las animaciones
de la aplicación, es necesario tener instalado el Flash Player. Así mismo es
10 | P á g i n a
importante tener en cuenta que la mejor resolución para ver el software es
1024 x 768.
Existen 4 tipos de actores en el Sistema de Gestión de Videoconferencias:
Usuario sin privilegios, Administrador Nacional, Administrador local y Usuario
con privilegios. A continuación se describen cada uno de ellos.
5.1 Actores del sistema
5.1.1 Administrador Nacional.
Es la persona que tiene el control total sobre el sistema. Puede agendar,
eliminar y modificar videoconferencias, al igual que administrar los recursos
de software y hardware (incluye monitoreo e indicadores). El administrador
nacional del sistema es el que se encarga de crear y otorgar atributos y/o
permisos a los administradores locales.
5.1.2 Administrador local.
Sus funciones principales son la de agendar y/o modificar una
videoconferencia que involucre su sede. También puede tener otros
permisos, si y solo si el administrador del sistema se los otorga.
5.1.3 Usuarios con Privilegios
Este usuario tendrá tantos permisos como su administrador le asigne. No
podrá realizar ninguna otra opción ni accesar ningún contenido al cual no
tenga permiso.
11 | P á g i n a
5.1.4 Usuarios sin Privilegios o Públicos.
Son aquellas personas que asisten a las Videoconferencias programadas por
el Administrador (local / nacional). Podrán consultar y/o ver las
videoconferencias públicas desde el panel público. No tienen un usuario
registrado.
5.2 Descripción de los Menús (Aplica Para los módulos de Administrador
Nacional y Local).
5.2.1 Menú Videoconferencias.
El menú de videoconferencias, permite agendar todo lo referente a la
programación de las Videoconferencias determinando las características de
las mismas. Presenta 5 (cinco) opciones que son: Crear Videoconferencias,
Modificar Videoconferencias, Eliminar Videoconferencias, Listar
Videoconferencias, Crear Videoconferencia Inmediata.
5.2.1.1 Crear Videoconferencias.
Esta función es asignada por el Administrador Nacional y/o Administrador
local. A través de esta opción se determinan las características de la
videoconferencia.
Cuando se agenda la videoconferencia, el sistema envía un correo de
invitación a cada uno de los administradores de cada sala involucrada, los
cuales deberán, en el termino de 24 horas, confirmar su participación a
12 | P á g i n a
través de un link que aparece en dicho correo o también podrán hacerlo
entrando al Sistema de Gestión en actividades pendientes.
Para que la videoconferencia se programe satisfactoriamente, es necesario
que a lo menos dos nodos (el que la organiza y un invitado) confirmen su
asistencia. De lo contrario, el sistema libera los recursos involucrados de la
videoconferencia. A continuación se presentarán los pasos para crear una
Videoconferencia.
Nota: Para completar la creación de videoconferencias es importante que
primero genere la(s) sala(s) involucradas.
Paso 1. Llenar la información que se solicita en el formulario de Crear
Videoconferencia ver figura 10:
Figura 10. Crear videconferencia
13 | P á g i n a
Titulo o Asunto: Nombre de la Videoconferencia. (Campo Obligatorio)
Conferencista: Nombre de la persona que va a dictar la
Videoconferencia.
Descripción: Pequeña representación que permite una mayor
información de la videoconferencia.
Por otra parte, aquí se puede apreciar dos botones. El primero, Anexos,
se utiliza para archivos relacionados con la videoconferencia. El segundo
botón, Link Externos, se utiliza para agregar sitios Web relacionados con
la videoconferencia. El tercer botón, Imagen, permite cargar una imagen
(solo una por videoconferencia) en formato JPGE, JPG o PNG,
preferiblemente del conferencista, para ello al presionar dicho botón
aparecerá un panel donde se muestran dos botones. El botón permite
buscar el archivo de imagen donde se encuentre, ya sea en su PC o en
cualquier medio de almacenamiento masivo (USB, Diskette, Cd).
Paso 2. Escoja el tipo de Videoconferencia. Esta puede ser de dos tipos:
pública y privada. La pública hace referencia a que cualquier usuario
puede observar vía streaming en vivo sin previa autorización. La privada
se divide en dos tipos: abierta, en la cual un nodo puede enviar un
requerimiento de invitación al administrador (local o nacional) para que lo
incluya en la videoconferencia; y cerrada, en la cual solo los nodos
escogidos por el administrador pueden hacer parte de la
videoconferencia. De igual manera podrá o no, escoger grabar la
videoconferencia que se está programando.
Paso 3. Seleccionar horario. Puede ser:
14 | P á g i n a
Por un día: al escoger esta opción presione Seleccionar Horario. Y
aparecerá un panel para escoger el horario y la fecha tanto de
inicio como de fin. Para confirmar, presione Aceptar en caso
contrario presione Cancelar. Ver figura 11
Figura 11. Horario por un día
Semanal: Al escoger esta opción y seleccionar la fecha inicial, de
forma automática la fecha final será asignada con un espacio de 7
días (se puede modificarla). Así mismo, escoja el día o los días en
que se va a desarrollar la Videoconferencia.
15 | P á g i n a
Figura 11. Horario semanal
Para escoger el horario se tiene la posibilidad de dos opciones,
pero antes debe seleccionar al menos un día de la semana. Si
escoge la opción El mismo horario para cada día, automáticamente
se activarán las casillas para poder escoger la hora, tanto inicial
como final, ver Figura 12.
Figura 12. Mismo horario para cada día
La segunda opción, horario diferente para cada día, despliega un
nuevo panel, ver figura 13, donde aparecen los días que se han
seleccionado y sus respectivas casillas para establecer el horario.
16 | P á g i n a
Figura 13. horario diferente para cada día
Para confirmar, presione Aceptar en caso contrario presione
Cancelar.
Lista de Recurrencia: permite agregar la periodicidad con que se
va a repetir una videoconferencia. Para ello escoja la fecha, la
hora inicial y final y agregue o elimine dependiendo de su
preferencia. Ver figura 14.
Figura 14. Lista de recurrencia
Paso 4. Agregar salas. Agregue las salas que desee dándole click con el
puntero del mouse a la flecha que se encuentra al lado de la carpeta y
seleccione la sala que se despliega.
Paso 5. Agregar participantes. Permite adicionar a las personas que van
a participar en la videoconferencia. Estos pueden ser de 4 clases: Grupos
17 | P á g i n a
Externos, Instituciones Externas, Grupos Sena Y Personas Sena. Ver
figura 15
Figura 15. Agregar participantes
Figura 15-1. Grupos Externos
Figura 15-2. Instituciones Externas
Figura 15-3. Grupos Sena
18 | P á g i n a
Figura 15-4. Persona Sena
Una vez realizado todos los pasos descritos para la creación de la
Videoconferencia, y solo si se encuentra seguro, proceda a presionar el
botón Crear, en caso contrario haga click en cancelar y repita los pasos del 1
al 4.
5.2.1.2 Modificar Videoconferencias.
Un Administrador podrá modificar una videoconferencia, siempre y cuando, el
sea el organizador de la misma y los cambios sean viables (recursos
disponibles). Puede modificar cualquiera de los atributos que definió al
momento de Agendar (crear) la videoconferencia. Cuando se modifica, el
sistema envía un correo a los participantes informando sobre dicho evento.
Para poder realizar la modificación de las Videoconferencias, es importante
seguir los siguientes pasos:
Paso 1°. Al hacer click en la opción de Modificar Videoconferencia se
mostrará un panel.
19 | P á g i n a
Paso 2°. El sistema desplegará el listado de videoconferencias, de las cuales
el administrador puede modificar. Se debe escoger una videoconferencia, y
hacer click en modificar para continuar.
Paso 3°. Se mostrará una ventana igual que cuando se va a crear la
videoconferencia, pero con los datos de la videoconferencia que se va a
modificar.
Paso 4°. Puede modificar cualquier dato de esta videoconferencia y una vez
terminado de modificar, hacer click en Modificar y el sistema se encargará de
realizar los cambios.
5.2.1.3 Eliminar Videoconferencia.
El sistema le permite a un Administrador eliminar una o más
videoconferencias o una más sesiones de una videoconferencia. Para ello, el
usuario debe contar con los permisos necesarios para eliminar una
videoconferencia. Para el caso de una Administrador Nacional se
desplegarán todos las videoconferencias, pero para los demás usuarios con
este permisos solo se desplegará aquellas videoconferencias las cuales el
usuario ha sido su organizador. Cuando se elimina, el sistema envía un
correo a los participantes involucrados, informando sobre dicha cancelación.
Esta función liberará todos los recursos involucrados. Una vez seleccione
esta opción, aparecerá en su pantalla un panel, ver figura 17.
20 | P á g i n a
Figura 17. Eliminar
Para eliminar una o mas videconferencias videoconferencia, selecciónela(s) y
haga click con el puntero del mouse en el botón, Eliminar Videoconferencias.
Por otra parte, si lo que se quiere es eliminar una o mas sesiones de una
videoconferencia, solo seleccione la videconferencia y en la parte inferior se
mostrarán sus sesiones, seleccione la sesión o las sesiones a eliminar y
haga click en el botón eliminar sesión.
5.2.1.4 Listar Videoconferencia.
Los Administrador local y nacional podrán consultar las videoconferencias
programadas por Sedes y por Salas. Los demás usuarios, solo podrán
consultar las videoconferencias públicas y aquellas donde la sala a la cual
pertenece haya sido invitada a una videoconferencia.
21 | P á g i n a
Figura 18 Listado de videoconferencias
Esta opción permite generar un listado de las videoconferencias
programadas, con su respectiva información: sede, sala, descripción, etc.,
ver figura 18, para que se genere el listado, seleccione Sede y Salas y haga
click en el botón listar. Una vez realizado este procedimiento, si desea ver la
información de la videoconferencia, seleccione la videoconferencia y haga
click en el botón Ver, de esta manera se generará una ventana con la
información correspondiente a dicha conferencia, ver figura 19.
22 | P á g i n a
Figura 19. Ventana auxiliar
5.2.1.5 Crear Videoconferencias Inmediatas.
Esta opción, que además se encuentra como una opción del menú Enlaces
Rápidos, permite crear videoconferencias de forma inmediata. Este caso se
presenta cuando existe alguna urgencia y no se tenga el tiempo para crear
una videoconferencia por el procedimiento normal.
Las principal característica de Crear Videoconferencias Inmediatas radica en
que la duración mínima de una videoconferencia creada a través de esta
opción es de 15 minutos y el tiempo máximo es de 3 horas con intervalos de
15 minutos, todo esto a partir del momento en que se crea la
videoconferencia. En la figura 20 se puede apreciar la interfaz gráfica y los
componentes que conforman esta opción.
23 | P á g i n a
Figura 20. Crear videoconferencia inmediata
5.2.2 Menú Administración de Recursos.
El menú de Administración de Recursos, permite agendar todo lo referente a
los recursos (son los artefactos que se utilizaran para la puesta en marcha
del sistema de gestión de recursos) disponibles necesarios para la
programación de las Videoconferencias. Presenta 5 (cinco) opciones que
son: Equipos de Videoconferencias, MCU, IPVCR, Sedes, Salas.
5.2.2.1 Equipos de Videoconferencias.
Estos equipos se encargan de capturar la imagen y el sonido de la
videoconferencia para transmitirla vía IP (Protocolo H323), a los participantes
que se encuentran en las salas dispuestas para ello.
5.2.2.1.1 Agregar Equipos de Videoconferencias.
24 | P á g i n a
Una vez elegida esta opción aparecerá en su pantalla un panel con unas
casillas en blanco que se deberá rellenar con la información que se pide, ver
figura 22. Debe tener en cuenta que aquella información fundamental es
marcada con un asterisco (*) de color rojo, esto indica que es un campo
obligatorio y no debe dejar de introducir esa información.
Figura 22. Agregar Equipos de videoconferencia
Para finalizar satisfactoriamente pulse Aceptar en caso contrario seleccione
Cancelar.
5.2.2.1.2 Modificar Equipos de Videoconferencias.
Una vez elegida esta opción aparecerá en su pantalla un panel igual al de la
opción de Agregar Equipos de Videoconferencias pero con datos en las
casillas. Esto para que se pueda modificar la información que se necesite,
ver figura 23. Debe tener en cuenta que aquella información fundamental es
marcada con un asterisco (*) de color rojo, esto indica que es un campo
obligatorio y no debe dejar de introducir esa información.
25 | P á g i n a
Figura 23. Modificar Equipos de videoconferencia
Para finalizar satisfactoriamente pulse Aceptar en caso contrario seleccione
Cancelar.
5.2.2.1.3 Activar/Inactivar Equipos de Videoconferencias.
Una vez elegida esta opción aparecerá en su pantalla un panel con unas
casillas en blanco que se deberá rellenar con la información que se pide, ver
figura 24. Debe tener en cuenta que aquella información fundamental es
marcada con un asterisco (*) de color rojo, esto indica que es un campo
obligatorio y no debe dejar de introducir esa información.
Figura 24. Activar/Inactivar equipos de videoconferencia
26 | P á g i n a
Para finalizar satisfactoriamente pulse Aceptar en caso contrario seleccione
Cancelar.
5.2.2.2 MCU (Multipoint Conference Unit).
Permite establecer varias videoconferencias multipunto, es decir, en la que
pueden participar más de 2 lugares (equipos de videoconferencia) en forma
simultánea.
5.2.2.2.1 Ingresar MCU.
Una vez elegida esta opción aparecerá en su pantalla un panel con unas
casillas en blanco que se deberá rellenar con la información que se pide, ver
figura 25. Debe tener en cuenta que aquella información fundamental es
marcada con un asterisco (*) de color rojo, esto indica que es un campo
obligatorio y no debe dejar de introducir esa información.
Figura 25. Agregar equipos de MCU
27 | P á g i n a
Para finalizar satisfactoriamente pulse Aceptar en caso contrario seleccione
Cancelar.
5.2.2.2.2 Modificar MCU.
Una vez elegida esta opción aparecerá en su pantalla un panel igual al de la
opción de Ingresar MCU pero con datos en las casillas. Esto para que se
pueda modificar la información que se necesite, ver figura 26. Debe tener en
cuenta que aquella información fundamental es marcada con un asterisco (*)
de color rojo, esto indica que es un campo obligatorio y no debe dejar de
introducir esa información.
Figura 26. Modificar equipos de MCU
28 | P á g i n a
Para finalizar satisfactoriamente pulse Aceptar en caso contrario seleccione
Cancelar.
5.2.2.2.3 Activar/Inactivar MCU.
Una vez elegida esta opción aparecerá en su pantalla un panel con unas
casillas en blanco que se deberá rellenar con la información que se pide, ver
figura 27. Debe tener en cuenta que aquella información fundamental es
marcada con un asterisco (*) de color rojo, esto indica que es un campo
obligatorio y no debe dejar de introducir esa información.
Figura 27. Activar/inactivar equipos de MCU
Para finalizar satisfactoriamente pulse Aceptar en caso contrario seleccione
Cancelar.
5.2.2.3 IPVR.
Las IPVCR son los equipos que permiten grabar las videoconferencias. Esta
opción presenta tres submenús los cuales se describirán a continuación
29 | P á g i n a
5.2.2.3.1 Ingresar IPVCR.
Una vez elegida esta opción aparecerá en su pantalla un panel con unas
casillas en blanco que se deberá rellenar con la información que se pide, ver
figura 28. Debe tener en cuenta que aquella información fundamental es
marcada con un asterisco (*) de color rojo, esto indica que es un campo
obligatorio y no debe dejar de introducir esa información.
Figura 28. Agregar equipo de IPVCR
Para finalizar satisfactoriamente pulse Aceptar en caso contrario seleccione
Cancelar.
5.2.2.3.2 Modificar IPVCR.
Una vez elegida esta opción aparecerá en su pantalla un panel igual al de la
opción de Ingresar IPVCR pero con datos en las casillas. Esto para que se
30 | P á g i n a
pueda modificar la información que se necesite, ver figura 29. Debe tener en
cuenta que aquella información fundamental es marcada con un asterisco (*)
de color rojo, esto indica que es un campo obligatorio y no debe dejar de
introducir esa información.
Figura 29. Modificar Equipo de IPVCR
Para finalizar satisfactoriamente pulse Aceptar en caso contrario seleccione
Cancelar.
5.2.2.3.3 Activar/Inactivar IPVCR.
Una vez elegida esta opción aparecerá en su pantalla un panel con unas
casillas en blanco que se deberá rellenar con la información que se pide, ver
figura 30. Debe tener en cuenta que aquella información fundamental es
marcada con un asterisco (*) de color rojo, esto indica que es un campo
obligatorio y no debe dejar de introducir esa información.
31 | P á g i n a
Figura 30. Activar/inactivar Equipo de IPVCR
Para finalizar satisfactoriamente pulse Aceptar en caso contrario seleccione
Cancelar.
5.2.2.4 Sedes.
Son los lugares geográficos donde se encuentran ubicadas las instalaciones
del SENA a nivel nacional. Por ejemplo, Sede Bogotá, Sede Barranquilla,
entre otros.
5.2.2.4.1 Ingresar Sedes.
Una vez elegida esta opción aparecerá en su pantalla un panel con unas
casillas en blanco que se deberá rellenar con la información que se pide, ver
figura 31. Debe tener en cuenta que aquella información fundamental es
marcada con un asterisco (*) de color rojo, esto indica que es un campo
obligatorio y no debe dejar de introducir esa información.
32 | P á g i n a
Figura 31. Ingresar Sedes
Para finalizar satisfactoriamente pulse Aceptar en caso contrario seleccione
Cancelar.
5.2.2.4.2 Modificar Sedes.
Una vez elegida esta opción aparecerá en su pantalla un panel igual al de la
opción de Ingresar Sedes pero con datos en las casillas. Esto para que se
pueda modificar la información que se necesite, ver figura 32. Debe tener en
cuenta que aquella información fundamental es marcada con un asterisco (*)
de color rojo, esto indica que es un campo obligatorio y no debe dejar de
introducir esa información.
Figura 32. Modificar Sedes
33 | P á g i n a
Por otra parte, debe asociar un administrador a la sede y para ello haga click
en el botón Ingresar Administrador y llene los datos que se solicitan en la
ventana que aparece. Ver figura 33.
Figura 33. Ingresar Administrador
Para finalizar satisfactoriamente pulse Aceptar en caso contrario seleccione
Cancelar.
5.2.2.4.3 Activar/Inactivar Sedes.
Una vez elegida esta opción aparecerá en su pantalla un panel con unas
casillas en blanco que se deberá rellenar con la información que se pide, ver
figura 34. Debe tener en cuenta que aquella información fundamental es
marcada con un asterisco (*) de color rojo, esto indica que es un campo
obligatorio y no debe dejar de introducir esa información.
34 | P á g i n a
Figura 34. Activar/inactivar Sede
Para finalizar satisfactoriamente pulse Aceptar en caso contrario seleccione
Cancelar.
5.2.2.5 Salas.
Es el lugar físico en donde está asignado el equipo de videoconferencia.
Estas siempre pertenecen o están asociadas a una Sede.
5.2.2.5.1 Ingresar Salas.
Una vez elegida esta opción aparecerá en su pantalla un panel con unas
casillas en blanco que se deberá rellenar con la información que se pide, ver
figura 35. Debe tener en cuenta que aquella información fundamental es
marcada con un asterisco (*) de color rojo, esto indica que es un campo
obligatorio y no debe dejar de introducir esa información.
35 | P á g i n a
Figura 35. Ingresar Salas
Para finalizar satisfactoriamente pulse Aceptar en caso contrario seleccione
Cancelar.
5.2.2.5.2 Modificar Salas.
Una vez elegida esta opción aparecerá en su pantalla un panel igual al de la
opción de Ingresar Salas pero con datos en las casillas. Esto para que se
pueda modificar la información que se necesite, ver figura 36. Debe tener en
cuenta que aquella información fundamental es marcada con un asterisco (*)
de color rojo, esto indica que es un campo obligatorio y no debe dejar de
introducir esa información.
36 | P á g i n a
Figura 36. Modificar Salas
Para finalizar satisfactoriamente pulse Aceptar en caso contrario seleccione
Cancelar.
5.2.2.5.3 Activar/Inactivar Salas.
Una vez elegida esta opción aparecerá en su pantalla un panel con unas
casillas en blanco que se deberá rellenar con la información que se pide, ver
figura 37. Debe tener en cuenta que aquella información fundamental es
marcada con un asterisco (*) de color rojo, esto indica que es un campo
obligatorio y no debe dejar de introducir esa información.
Figura 37. Activar/inactivar Salas
37 | P á g i n a
Para finalizar satisfactoriamente pulse Aceptar en caso contrario seleccione
Cancelar.
5.2.3 Menú Administración de Usuarios.
El menú de Administración de Usuarios, permite realizar todo lo referente a
los usuarios (perfiles, asignar sedes entre otros.) necesarios para la
programación de las Videoconferencias. Presenta 4 (cuatro) opciones que
son: Crear Usuarios, Modificar Usuarios, Consultar Usuarios, Inactivar
Usuarios.
5.2.3.1 Crear Usuarios.
Esta opción permite al administrador nacional o en su defecto al
administrador local crear usuarios y relacionarlos a una sede, para
posteriormente asignarlos en una videoconferencia.
Figura 38. Crear Usuarios
38 | P á g i n a
Para crear usuarios, seleccione la opción Crear Usuarios del menú
Administración de usuarios. Una vez seleccionada esta opción, aparecerá
una ventana con casillas en blanco para llenar. Introduzca esa información,
teniendo en cuenta que hay datos que están marcados con un (*) rojo que
indica que son campos obligatorios. Seleccione sedes, perfil y haga click en
aceptar para confirmar la creación. En caso contrario haga click en cancelar.
5.2.3.2 Modificar Usuarios.
Figura 39. Modificar Usuarios
Para modificar usuarios, seleccione la opción Modificar Usuarios del menú
Administración de Usuarios. Una vez seleccionada esta opción, aparecerá en
su pantalla una ventana donde se podrán modificar los datos de un usuario,
ver figura 39. Para buscar un usuario, haga click sobre el botón con la lupa y
aparecerá una ventana (ver figura 40) y luego seleccione el usuario que
quiera modificar y haga click en Aceptar. Seguidamente se cargaran los
39 | P á g i n a
datos del usuario que seleccionó y se podrá modificar lo que necesite. Haga
click en aceptar para confirma. En caso contrario haga click en cancelar.
Figura 40. Modificar Usuarios
5.2.3.3 Consultar Usuarios
Para consultar usuarios, seleccione la opción Consultar Usuarios del menú
Administración de usuarios. Una vez seleccionada esta opción, aparecerá en
su pantalla una ventana con un listado de los usuarios que estén registrados
en el momento en el sistema, ver figura 41.
Figura 41 Modificar Usuarios
5.2.3.4 Inactivar Usuarios.
Para Inactivar usuarios, seleccione la opción Inactivar Usuarios del menú
Administración de usuarios. Una vez seleccionada esta opción, aparecerá en
40 | P á g i n a
su pantalla una ventana con un listado de los usuarios que estén registrados
en el momento en el sistema. Haga click en el botón Inactivar y de esta
forma se le cambiará el estado al usuario dejándolo inactivo para realizar
alguna operación dentro del sistema. Ver figura 42.
Figura 42. Inactivar Usuarios
5.2.4 Menú Opciones Especiales.
El menú de opciones especiales se caracteriza por presentar opciones o
submenús que permitirán: Creación Grupos de Participantes Internos,
Creación Grupos de Participantes Externos y Descargar Plugins Outlook.
5.2.4.1 Creación Grupos de Participantes Internos
Esta opción permite al Administrador generar grupos de las personas que
pertenecen al SENA, es decir, Funcionarios, Docentes y Estudiantes. Al
hacer click en esta opción aparecerá una ventana con casillas en blanco
para llenar y con instrucciones de cómo hacerlo. Una vez haya introducido
los datos de forma correcta haga click en Crear Grupo SENA. En caso
contrario haga click en Cancelar. Ver figura 43
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Figura 43. Creación grupo de participantes internos
5.2.4.2 Creación Grupos de Participantes Externos
Esta opción permite al Administrador generar grupos de las personas que no
pertenecen al SENA, es decir, Personas e Instituciones. Al hacer click en
esta opción aparecerá una ventana con casillas en blanco para llenar y con
instrucciones de cómo hacerlo. Una vez haya introducido los datos de forma
correcta haga click en Crear Grupo Participantes. En caso contrario haga
click en Cancelar. Ver figura 44.
Figura 44. Creación grupo de participantes externos
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5.2.4.3 Descargar Plugins Outlook.
Este plugins va a permitir la sincronización entre el calendario del Sistema De
Gestión De Videoconferencias y el calendario del Outlook. Para descargarlo
haga click en la opción Descargar Plugins Outlook del menú Opciones
especiales. Luego de esto, aparecerá el cuadro que permite al usuario
guardar el instalador donde desee. Una vez haya seleccionado el lugar, haga
click en guardar. Para ejecutar el instalador diríjase al lugar donde ha sido
guardado, haga doble click y siga las instrucciones de instalación que van a
aparecer en su pantalla.
5.2.5 Menú Indicadores.
El menú Indicadores, permite ver los porcentajes de las videoconferencias
que se han programado. Se puede consultar por Sedes y Salas.
5.2.5.1 Indicadores Por Salas.
Una vez aparezca en pantalla, la ventana de Indicadores por Salas,
seleccione la sala y presione el botón Consultar. Seguidamente se mostraran
los totales de: las videoconferencias que estén programadas, que hayan sido
canceladas, en curso etc. correspondiente a la sala seleccionada. ver figura
45.
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Figura 45. Indicadores por salas
5.2.5.2 Indicadores Por Sedes
Una vez aparezca en pantalla, la ventana de Indicadores por Sedes,
seleccione la sede y presione el botón Consultar. Seguidamente se
mostraran los totales de las videoconferencias que estén programadas, que
hayan sido canceladas, en curso etc. ver figura 46.
Figura 46. Indicadores por sedes
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5.2.5.3 Indicadores Nacionales
En pantalla aparecerá una ventana donde se mostrará los totales de cada
uno de los ítems. Esta opción solo puede ser revisada por los
administradores nacionales. Ver figura 47.
Figura 47. Indicadores por sedes
