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Una buena opción para su empresa o negocio en cuanto al manejo administrativo de su recurso humano
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Manual de Usuario
Sistema Nómina New Age 8.X
INDICE GENERAL
1. Archivos
1.1 Seleccionar Nómina 1
1.2 Tipos de Nómina 2
1.2.1 Crear un Tipo de Nómina 3
1.2.2 Lista de Períodos 3
1.3 Constantes 4,5
1.4 Conceptos 6,7
1.4.1 Formulas de Conceptos 8
1.4.2 Asignación de Períodos 8,9
1.4.3 Asignación de Trabajadores 10
1.5 Sucursales, Departamentos, Unidades y Cargos 10
1.5.1 Sucursales 11
1.5.2 Departamentos 11
1.5.3 Unidades 12
1.5.4 Cargos 12
1.5.4.1 Grupos de Cargos 12
1.5.4.2 Registro de Cargos 13
1.6 Condición Laboral 13
1.7 Bancos 14
1.8 Trabajadores 14,15
1.8.1 Registro de Trabajadores 15
1.8.2 Registro de Laborales 16
1.8.2.1 Constantes Laborales 17
1.8.2.2 Conceptos Laborales 17
1.8.3 Registro de Archivos 18
1.8.4 Registro de Cargas Familiares 18,19
1.8.5 Registro de Histórico de Salarios 19
1.9 Días no Laborables 19,20
1.10 Tipos de Préstamo 20
1.11 Caracterizador de Prestaciones Sociales y Vacaciones 20
1.11.1 Caracterizar Prestaciones 20,21
1.11.2 Caracterizar Vacaciones 21
1.12 Dispositivos Biométricos 21
1.12.1 Definición de Dispositivos Biométricos 22
1.12.2 Relación de Dispositivos Biométricos 22,23
1.13 Horarios 23
1.13.1 Definición de Tipos de Horarios 23
1.13.2 Definición de Jornadas 24
1.13.3 Caracterizar Horarios de Trabajo 24
1.13.3.1 Lotes de Trabajadores 25
1.13.4 Asignación de Horarios 26
1.13.5 Validez y Variabilidad de Horarios 26,27
1.14 Caracterizar Liquidaciones 27
1.14.1 Caracterizar Salarios 27
1.14.2 Caracterizador de Conceptos de Liquidación 28
1.14.3 Tipos de Liquidación 28,29
1.15 Caracterizar Ley de Alimentación 29
1.16 Caracterizar Ley Habitacional (FAOV) 30
2. Procesos
2.1 Constantes Periódicas 31
2.2 Procesar Pre-Nómina 31
2.2.1 Operaciones de Pre-Nómina 32
2.2.1.1 Retención 33
2.2.1.2 Recalculo 33
2.2.1.3 Notas 34
2.2.1.4 Resumen 34
2.2.1.5 Calculadora 35
2.2.1.6 Botones de Desplazamiento 35
2.2.1.7 Búsqueda 35
2.3 Actualizar Acumulados 36
2.4 Reversar Acumulados 37
2.5 Histórico de Sueldos 37
2.5.1 Adicionar a Las Asignaciones en Fechas Anteriores 38,39
2.6 Adelanto de Prestaciones Sociales 39,40
2.7 Liquidaciones 41
2.7.1 Planificación de Liquidaciones 41
2.7.2 Cálculo de Liquidaciones 42,43
2.7.3 Reversar Liquidaciones 43
2.7.4 Reimprimir Liquidaciones 44
2.8 Préstamos 44
2.8.1 Emisión / Modificación 44,45
2.8.2 Pagos 45,46
2.9 Procesos Adicionales 46
2.10 Registros de Entrada y Salida 47
2.11 Ajuste de Registro de Entrada y Salida 47,48
2.12 Validación de Tiempo Extra 48
2.13 Intereses sobre Prestaciones Sociales 48
2.13.1 Tabla de Intereses sobre Prestaciones 49,50
2.13.2 Cálculo de Intereses sobre Prestaciones 51
2.13.3 Pago de Intereses sobre Prestaciones 52,53
2.14 Ley de Alimentación 53,54
2.15 Procesamiento de Registros de Entrada y Salida 54,55
2.16 Recalculo de Prestaciones Sociales 55,56
2.17 Importar Características de Nómina 56
3. Informes
3.1 ¿Cómo Realizar un Informe? 57,59
3.2 Listados Generales 59
3.3 Carnet del Trabajador 60
3.4 Listado de Trabajadores 61
3.5 Fichas de Trabajadores 62
3.6 Conciliados de Nómina 63
3.7 Pagos por Nómina Procesada 63,64
3.8 Nómina de Banca Electrónica 64,65
3.9 Nómina de Ley Habitacional (FAOV) 65
3.9.1 ¿Qué es el FAOV? 65
3.9.2 Reportes del FAOV 65,66
3.10 Recibos de Pagos 66,67
3.11 Pagos por Concepto 67,68
3.12 Acumulados por Trabajador 68,69
3.13 Deducciones y Asignaciones del Trabajador 69,70
3.14 Resumen por Concepto 70
3.15 Resumen General por Conceptos 71
3.16 Resumen General por Constantes 71,72
3.17 Antigüedad de Trabajadores 72,73
3.18 Conceptos por Departamento 73
3.19 Familiares de Trabajadores 74
3.20 Liquidaciones 75
3.21 Carta al Banco 76
3.22 Análisis de Préstamos 77
3.23 Reportes Adicionales 78
3.24 Reportes de Entrada y Salida 79
3.25 Prestaciones Acumuladas 80
3.26 Análisis de Asistencia Personal 81
3.26.1 Análisis Personal 81
3.26.2 Análisis por Rango 82
3.27 Ley de Alimentación 82,83
3.28 Reportes a Entes Públicos 83
3.28.1 Condición Laboral 83,84
3.28.2 Reportes a Organismos 84,85
3.29 Reportes INCES 85,86
3.30 Reimprimir Comprobantes de Retención 86
4. Misceláneos
4.1 Cambio de Usuarios 87
4.2 Configuración de Usuarios 88
4.2.1 Tipos de Nóminas Habilitadas 89
4.2.2 Perfil de Usuarios 90
4.2.2.1 Ruta de Reportes 90
4.2.2.2 Información del Correo y Servidor SMTP 91
4.2.2.2.1 Envío de Correo Electrónico por SMTP 91,92
4.3 Configuración de FTP 92
4.4 Agenda 93
4.4.1 Asignar Tareas 93,94
4.4.2 Registro de Teléfonos en Agenda 95
4.4.3 Registro de Tareas Asignadas 94
4.4.4 Usuarios de Agenda 96
4.5 Actualización de Estructuras 96,97
4.6 Configuración de Empresas 98
4.6.1 Configuraciones Generales 99
4.6.2 Identificares 100
4.6.3 Enlace Administrativo 101
4.7 Conversión entre Versiones 102,103
4.8 Configurar Nómina de Banca Electrónica 103
4.8.1 Registro de Campos 104,105
4.9 Editar Formatos de Impresión 105,106
4.10 Crear Reportes Adicionales 106,107
4.11 Crear Procesos Adicionales 107
4.12 Visor de Sucesos 108
4.13 Información del Sistema 108
1
1. Archivos
1.1 Seleccionar Nómina
Esta opción se encarga de seleccionar el tipo de Nómina a preferencia del
usuario, cada nomina tiene una carpeta dentro del sistema que lleva el registro
general de trabajadores, es decir, si el usuario ingresa datos de trabajadores en
“Nomina Quincenal”, esto incluye información personal, pagos, horarios del
trabajador entre otros, solo se guardará en ese tipo de nómina seleccionada.
2
1.2 Tipo de Nómina
Aunque el sistema posee tipos de nóminas ya predeterminados, se pueden
crear las nóminas que se deseen con el período deseado por el usuario.
Esta imagen demuestra los tipos de nómina predeterminados que existen,
aunque se pueden crear los que el usuario requiera dependiendo del tipo de pago
que desee facturar a los empleados mediante el período de pagos.
3
1.2.1 Crear un Tipo de Nómina
Crear un tipo de nómina es sencillo, se especifica un código deseado para
mayor comodidad del usuario, se especifica el tipo de Nómina, si este no se
encuentra en los predeterminados al seleccionar la opción “Otros” se puede
especificar la cantidad períodos que se requieran.
1.2.2 Lista de Períodos
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Al momento de seleccionar una nómina, se puede presionar la opción de
“Ver períodos” como indica la flecha, donde se podrá observar la lista de los
periodos de pago y el status que representa cada uno, cuando se realicen los
procesos de pagos de nómina el estatus del período se observará como
“Realizado”.
1.3 Constantes
Las constantes son variables que requieren intervención del usuario para
poder cargar sus datos, estas poseen dos tipos, periódicas y perpetuas, a
continuación se mostrarán varias constantes para identificar la función de las
constantes:
5
Al oprimir “Buscar”, se muestran todas las constantes que el sistema crea
de manera predeterminada; “Salario Básico” es una variable perpetua, tomando en
cuenta que es poco frecuente el cambio de salario, por su parte, los “Bonos
Nocturnos” requiere que se actualice en cada período ya que su valor en una
nueva quincena debería pasar a cero.
Luego de conocer las constantes, se pueden asignar las mismas a los
empleados mediante el botón “Asignar Trabajadores”; previamente seleccionando
una constante, identificando el Valor y dependiendo de la variable que sea, tildar o
no la opción de “Actualizar en cada período”, especificado a continuación:
En la imagen anterior se debe especificar, desde la sucursal hasta el cargo
de cada empleado, al momento de ingresar los parámetros laborales requeridos,
se oprime la opción “Procesar” el cual se encarga de buscar el empleado, donde
se puede identificar el valor de la asignación, en este caso “3000”.
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Ahora se puede observar después de haber introducido la información
requerida: nombres de los trabajadores y el valor de la constante, para poder
llevar un registro detallado de los pagos realizados mediante el sistema de
Nómina.
1.4 Conceptos
Los conceptos son cálculos que se realizan mediante a las constantes, el
cual se encarga de calcular mediante fórmulas aritméticas las asignaciones o
deducciones que se procesan en una Nómina.
Hay ciertas barras de texto y opciones de selección que caracterizan cada
concepto, al momento de seleccionar el botón “Buscar”, se pueden observar
registros predeterminados por el sistema, los cuales pueden ser asignados a
predeterminados períodos y empleados.
7
En la imagen anterior se pueden observar todos los conceptos
predeterminados, los cuales son las deducciones y asignaciones que se le
asignan a los trabajadores al momento de calcular la Nómina.
En la imagen anterior se puede observar una deducción, como lo es el
Seguro Social Obligatorio “SSO”, que se debe procesar en los sueldos de los
trabajadores al momento de procesar la Nómina. También está compuesto por
varias opciones predeterminadas que pueden ser editables y que también pueden
ser asignados a trabajadores directamente.
8
1.4.1 Formulas de Conceptos
Al presionar “Fórmula” en la barra superior se puede observar de qué
manera se calcula el Seguro Social Obligatorio (SSO), mediante un proceso
aritmético junto con constantes incluidas en el sistema, esta fórmula es
predeterminada pero se puede re-formular si el usuario lo desea.
En la imagen anterior se observa el botón “Herramientas” que muestra las
constantes, conceptos y las funciones existentes, mediante a estas opciones se
pueden realizar diferentes maneras de calcular los conceptos para asignarlos a la
Nómina.
1.4.2 Asignación de Períodos
Para asignar períodos es necesario haber cargado en “Tipo de nómina” los
períodos dependiendo del tipo de Nómina (quincenal, mensual, semanal) y el día
de inicio de período. La siguiente imagen demuestra cuando se graban los
períodos de un tipo de nómina:
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Como se puede observar, se están cargando los períodos de la “Nómina
Semanal” que se encuentra en “Tipo de Nómina”, al momento de presionar la
opción “Grabar” hace el registro de todos los períodos para poder asignarlo a los
conceptos.
Luego de realizar el proceso de “Tipos de Nómina”, como se observa en la
imagen anterior se pueden asignar a los períodos en los cuales se realizará el
cálculo de dicho concepto.
10
1.4.3 Asignación de Trabajadores
En la ventana anterior, se seleccionan a los trabajadores que se le van a
asignar los conceptos, y se presiona “Grabar” para terminar la operación. Dicho
proceso, se debe realizar para todos los conceptos que utilice el usuario para
procesar la Nómina con las asignaciones y deducciones que desee.
1.5 Sucursales, Departamentos, Unidades y Cargos
Estos parámetros laborales, son partes del sistema que se encargan de
definir el esquema organizacional de toda la compañía, buscando tener un registro
más específico de todos los empleados que laboran en la misma.
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1.5.1 Sucursales
Si la compañía de la empresa posee sucursales se pueden registrar en
este campo, con el fin de organizar los trabajadores para llevar un registro
sistematizado, el cual se identifica con un código y un nombre, en este caso la
sucursal “Principal”.
1.5.2 Departamentos
En esta opción se pueden registrar los departamentos que posee la
empresa, de manera de organizar de una manera más sistemática los
trabajadores de la empresa, para que cada empleado posea sus propios
parámetros laborales. En la siguiente imagen, se representa el registro de un
departamento, ingresando “Código” y “Nombre”, como se observa a continuación:
12
1.5.3 Unidades
En esta opción se pueden observar todas las unidades o sub-
departamentos que se encuentren en la empresa, al igual que las anteriores
ventanas, se asignan nuevas unidades al momento de asignar un “Código” y un
“Nombre” especifico, luego presionar “Guardar” para finalizar el registro.
1.5.4 Cargos
Esta opción expresa los cargos o las responsabilidades de cada empleado,
para crear un cargo se necesita una cadena de cargos, buscando tener más
organización al momento del registro de cargos para un trabajador.
1.5.4.1 Grupo de Cargos
Esta opción se encarga de llevar un orden de todos los cargos,
almacenándolos en un mismo grupo, con la finalidad de llevar un registro más
sistemático al momento de asignarle estos parámetros al trabajador.
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1.5.4.2 Registro Cargos
En la ventana “Cargos”, se puede identificar el cargo que posee uno o
muchos trabajadores, recordando que antes de realizar este proceso es necesario
tener un registro previo de “Grupos de Cargos”, luego de asignar el “Código” y el
“Nombre” del cargo se finaliza presionando la opción “Grabar”. A continuación se
puede observar una imagen del registro del cargo de un trabajador:
1.6 Condición Laboral
La condición o estado laboral busca para definir el tiempo del contrato o
algunas condiciones especiales que posea el empleado, ayudando a llevar un
registro de la condición que posea dicho trabajador en el sistema. En la imagen
siguiente se podrá observar el registro de un “Código” y “Nombre” de la condición
laboral, para finalizar se presiona “Grabar”.
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1.7 Bancos
En la sección bancos, se registran el o los bancos que posea la empresa,
bien sea jurídica con varias firmas o personal, para poder tener registro de los
bancos que posea la empresa, para cuando se procesan Nóminas por depósitos
bancarios.
1.8 Trabajadores
En la sección de trabajadores, los usuarios podrán hacer registro de todos
los empleados y su información más relevante, llevando un registro exacto de
todas las personas que laboran en la empresa.
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En la opción “Buscar”, se pueden ver todos los trabajadores registrados con
anterioridad, además, si se desea, se pueden modificar los datos personales del
trabajador, su información laboral, y los archivos y cargas familiares que posee. A
continuación se podrá observar los procesos que se pueden realizar en la opción
de “Trabajadores”:
1.8.1 Registro de Trabajadores
Esta imagen anterior representa el registro de un trabajador, recomendando
principalmente que el código sea igual al número de cedula, con la finalidad de
poder identificar el empleado fácilmente al momento de necesitar realizar una
modificación a sus datos. Esta opción, posee también varios identificadores para
tener un registro actualizado de la persona, Datos personales como Cedula y RIF,
Nombres y Apellidos, fecha de nacimiento, estado civil, tipo de sangre,
nacionalidad, Ciudad de Nacimiento, fecha de Ingreso en la empresa, Nivel
Académico, condición Laboral y Destreza Manual. También en la esquina inferior
derecha se puede observar el campo de texto “Código Alternativo”, que se
encarga de almacenar otro código al momento de buscar el empleado.
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1.8.2 Registro de Laborales
En la pestaña de “Laborales”, se puede identificar la dirección del trabajador
con el teléfono, además de ello se identifica la forma de pago en la cual se le
cancela al trabajador. También se identifican los parámetros laborales que posea
desde la sucursal donde trabaja hasta el cargo que posee. Si el empleado se le
asigna cesta ticket, al tildar el campo de “Incluir en el cálculo de la Ley de
Alimentación”, se puede facturar dicha ley para que el trabajador goce del
beneficio, dependiendo de la manera en que se le calcule. A continuación podrá
observar de qué manera se asignan los conceptos y las constantes a un
trabajador específico en la pestaña de “Laborales”:
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1.8.2.1 Constantes en Laborales
Al oprimir la opción “Constantes” en la pestaña de “Laborales” se pueden
observar las constantes fijas y periódicas que posee el empleado, dichas
constantes se pueden modificar directamente desde esta opción si el usuario lo
requiere, en la imagen anterior se asigna el salario básico del trabajador, una vez
finalizado el proceso se presiona el botón “Grabar”
1.8.2.2 Conceptos en Laborales
Esta opción representada por la imagen anterior, muestra todos los
conceptos que posee el sistema, en donde se le pueden asignar al trabajador de
pendiendo de la manera en la cual se le calcule la Nómina, con la finalidad de
poder observar el cálculo desde los parámetros que desee el usuario.
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1.8.3 Registro de Archivos
La pestaña “Archivos” observada en la imagen anterior, lleva registro de
más documentación del empleado, desde el currículo hasta las descripciones del
cargo, ayudando a identificar más los procesos que ejecuta dicho empleado en la
empresa y de tener un registro más exacto y sistematizado, con posicionarse en
los recuadros y oprimir guardar, realiza el registro inmediatamente.
1.8.4 Registro de Cargas Familiares
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Las cargas familiares son un beneficio que la empresa debe ofrece al
trabajador, ayudando a la manutención familiar que están bajo su dependencia, la
imagen muestra el registro de la carga familiar de un empleado. Al momento de
oprimir “Procesar” se hará un registro de la carga familiar que posea el trabajador.
1.8.5 Registro de Histórico de Salarios
En la pestaña de “Histórico Salarios”, se observan los conceptos que tiene
asignado, las nóminas que se le han procesado, las prestaciones, intereses y
adelantos que se le ha realizado al trabajador, además se puede observar los días
que posee acumulados y en la opción de “Adicionar” se puede ingresar un pago
cualquier que se le haya aplicado, llevando un registro del total pagado por la
empresa.
1.9 Días no Laborables
20
La opción llamada “Días no laborables”, es un calendario que se encarga
de especificar para los trabajadores los días que no se trabaja, además se pueden
especificar otros días libres para todos los empleados o días feriados; dicho
calendario representa todos los meses y los años y lleva un registro de todos los
días no laborables en el mes.
1.10 Tipos de Préstamo
En esta tabla se toman en cuenta todos los préstamos o adelantos que
puede realizar la empresa a cualquier trabajador, como representa la imagen el
tipo de préstamo de prueba es “Adelanto de Sueldo”, se puede crear cualquier
variable que se desee dependiendo de las necesidades del usuario.
1.11 Caracterizador de Prestaciones Sociales y Vacaciones
1.11.1 Caracterizar Prestaciones
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En la imagen anterior se puede observar el caracterizador de prestaciones
sociales en el cual se va a plasmar según la ley todos los parámetros que se
indique, esta tabla representa las leyes tanto la antigua como la reciente, además
de ello con el botón “Incluir” se puede realizar el proceso de prestaciones sociales
como desee el usuario.
1.11.2 Caracterizar Vacaciones
En la pestaña de “Vacaciones” se pueden asignar los datos necesarios para
el cálculo de las vacaciones y el pago por liquidación de la misma, al seleccionar
“Nueva Ley del Trabajo”, se identifican los datos que exige la ley en cuestión de
vacaciones, luego de verificar la selección se oprime “Grabar”.
1.12 Dispositivos Biométricos
Esta ventana administra los dispositivos biométricos o capta huellas que no
son directamente compatibles con la aplicación de Premium-Soft, este módulo
posee dos sub-conjuntos para registrar los dispositivos y en relación se crea la
conexión desde el sistema biométrico hasta el sistema para tener total
compatibilidad.
22
1.12.1 Definición de Dispositivos Biométricos
En esta ventana se registran los dispositivos biométricos, creando un
Código y Nombre para identificarlo, el archivo que genera el dispositivo biométrico
para la relación con el sistema y la ubicación del archivo que genera el dispositivo.
1.12.2 Relación de Dispositivos Biométricos
En esta ventana se especifica el dispositivo capta huellas creado
anteriormente, además se identifica la ruta donde se guarda el archivo de relación
en este caso el “TXT” y el nombre del archivo, luego dentro de la plantilla se
definen los campos que comprende el dispositivo biométrico que son: código, que
se relaciona como un campo clave o la llave primaria del registro, nombre y
apellido. A continuación se verá un ejemplo de la manera en la cual se realiza la
relación de los datos con el dispositivo biométrico, recordando que al presionar
“Agregar” se puede asignar un nuevo dato de relación:
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1.13 Horarios
Este módulo administra el horario de todos los trabajadores y la
especificación de los horarios de trabajadores particulares, para llevar un control
de los lapsos de tiempo de los cuales el trabajador labora y entra a la empresa.
1.13.1 Definición de tipos de horarios
En esta ventana se especifica, luego de haber ingresado “Tipo de Horario”
el “Formato de las horas” si desea el usuario, los bloques de horas laborales.
Además de ello se especifican las horas nocturnas para el empleado que tiene
relación con el pago de horas nocturnas, llevando un registro específico de ambas.
24
1.13.2 Definición de jornadas
La opción de “Definición de Jornadas”, identifica los bloques de trabajo
mediante lapsos de tiempo diario, además identifica los días que se trabaja. Para
agregar una opción al presionar “Agregar” se pueden tildar y asignar, al igual que
representa la imagen anterior.
1.13.3 Caracterizar Horarios de Trabajo
En la opción “Caracterizar Horarios de Trabajo” se puede especificar los
horarios para todos los trabajadores que se encuentran en la compañía, aunque
también se pueden ingresar horarios “Variables” los cuales se pueden definir por
lapsos de tiempo. A continuación se podrá observar cómo se asigna los horarios.
25
NOTA: Tanto para un horario “Fijo” como en uno “Variable”, se puede
identificar la validez el mismo, identificándolo en el campo “Horario Válido desde”
en el cual se identifica hasta que tiempo el horario será identificado. A
Continuación se mostrará donde se registra la valides del horario y un ejemplo del
mismo:
1.13.3.1 Lotes de Trabajadores
El botón “Lote” muestra una tabla, en la cual se representan los
trabajadores que se encuentran en la compañía, para buscarlos de una manera
más clasificada se pueden buscar por los parámetros del trabajador o presionar
“Procesar” sin agregar datos en ningún campo para que muestre todos los
trabajadores. Con el botón “Seleccionar Todos” se pueden asignar a todos los
empleados que se encuentran en la lista, también se puede hacer un registro
manual de este proceso.
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1.13.4 Asignación de Horarios Fijos
En la esquina inferior izquierda como representa la imagen anterior, se
puede especificar los tipos de horarios de los ya registrados, para asignárselos a
los trabajadores seleccionados del lote, estos mostrarán un cambio de estatus, de
“No Asignado” a “Fijo.
1.13.5 Asignación de Horarios Variables
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Como se observa en la imagen anterior, para asignar un horario “Variable”
se debe tildar en el campo “Tipos de Horario”, como identifica la imagen anterior.
Seguidamente, en el botón “Agregar Horarios” se pueden asignar los nuevos
horarios y el tiempo de utilidad que tendrá, donde se identifica el inicio del horario
Variable, las horas trabajadas, y las horas de descanso.
1.14 Caracterizar Liquidaciones
Al momento de tener que realizar el cálculo de las liquidaciones para un
empleado, el sistema Premium posee cálculos predeterminados de Nómina en la
cual dependiendo del sueldo y la antigüedad y la condición de la liquidación realiza
un cálculo mediante procesos aritméticos. El usuario, también puede crear su
proceso e identificar referencias de mes y la inclusión de facciones del periodo,
haciendo más fácil realizar dicho cálculo.
1.14.1 Caracterizar Salarios
Al momento de que realizar una liquidación, el “Caracterizador de Salarios”
identifica como va a realizar la operación de liquidación mediante al salario del
trabajador, además se puede crear nuevos caracterizadores.
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1.14.2 Caracterizador de Conceptos de Liquidación
El “Caracterizador de Conceptos de Liquidación” posee una lista de todos
reglamentos y estatutos que se rigen al momento de calcular una liquidación de
cualquier tipo, estos, tiene procesos predeterminados por el sistema para realizar
los cálculos pero, pueden ser revisados por los usuarios para realizar
modificaciones. Además de ello el cuadro azul demuestra que ciertos conceptos
poseen escalas de valores o fórmulas para realizar el proceso, que pueden ser
modificados o re-asignados.
1.14.3 Tipos de Liquidación
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Como se observa en la imagen anterior, los “Tipos de liquidación” muestran
todas las maneras de cálculo de liquidaciones dependiendo en qué circunstancias
se liquida el trabajador; este, al seleccionar algún tipo puede identificar cuáles son
los pagos que se les tiene q realizar a dicho empleado basándose en la ley, como
muestra el cuadro azul.
1.15 Caracterizar Ley de Alimentación
En la imagen anterior se puede observar el “Caracterizador de Ley de
Alimentación” donde se especifican los valores de la unidad tributaria y del
porcentaje que la empresa les cancela a sus empleados, según la ley el
porcentaje mínimo es 25%. Hecho esto el sistema automáticamente calcula el
pago de cesta ticket para cada uno de sus empleados, se pueden seleccionar los
días que trabajan naturalmente los empleados, las horas mínimas de labor y que
tan aplicable es para los empleados con diferentes opciones mediante a horas
extras y otras maneras, haciendo el proceso más específico.
30
1.16 Caracterizar Ley Habitacional (FAOV)
En la imagen anterior se observa la ventana “Caracterizador de Ley
Habitacional” donde se asignan los porcentajes aplicados a los empleados y al
patrón, y los conceptos de Nómina que se le aplican a los mismos, este
caracterizador al momento de procesarlo, realiza un informe y cálculo mediante los
datos ingresados en esta ventana.
31
2. Procesos
El módulo de procesos se encarga de realizar las actividades necesarias
para procesar pagos, nómina, liquidaciones, préstamos entre otros. Para los
empleados, además realiza los cálculos referentes a los datos de los trabajadores
de la empresa.
2.1 Constantes Periódicas
En esta ventana se muestran todas las constantes periódicas que se
pueden asignar al momento de operar la nómina.
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2.2 Procesar Pre-Nómina
En esta ventana, puede calcular la nómina no procesada, el botón “Ver
períodos” se muestran las fechas de las nóminas y el estatus que poseen. A
continuación se realizará el proceso de pre-nómina con las deducciones y
asignaciones que tendrá al momento de procesar la nómina:
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2.2.1 Operaciones en Pre-Nómina
Retención
Este proceso se encarga realizar retenciones para los trabajadores,
dependiendo del sueldo de trabajador se puede realizar este
proceso, luego de procesar procesa la deducción a la nómina.
Recalcular
Este botón realiza el proceso de recalculo de sueldo a cualquier
empleado, en el cual podemos cambiar las constantes fijas y
periódicas que el posea, al momento de procesar la nómina.
La imagen anterior demuestra las constantes asignadas al trabajador, el
cual puede ser modificado para aumentar o disminuir el pago de la nómina, o para
agregar nuevas asignaciones no procesadas.
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Notas
En este proceso se pueden realizar anotaciones a un empleado para
tener en cuenta al momento de procesar la nómina del empleado.
Resumen
El botón de resumen muestra un listado de todas las asignaciones y
deducciones que posee cada trabajador, también un cálculo del total
a cancelar del período.
Esta imagen representa un listado de todos los trabajadores, en el cual se
puede visualizar todos los conceptos y constantes por los cuales procede su
quincena, además, en el botón representado por la flecha, se realiza la operación
de visualizar e imprimir el resumen total de nómina.
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Calculadora
Este botón muestra una calculadora sencilla, el cual realiza
operaciones aritméticas varias.
Botones de Desplazamiento
Estos botones se encargan de pasar las secuencias
registradas a cada trabajador, para así poder observar el
cálculo de cada empleado.
Búsqueda
En este botón despliega una ventana de búsqueda, para identificar a
cualquier trabajador una manera más clasificada, desde código hasta
el nombre y apellido.
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2.3 Actualizar Acumulados
En esta ventana, se realiza el proceso final de nómina, previamente
habiendo realizado hacer una pre-nómina para verificación de que las
asignaciones y las deducciones que procesaron. Luego de presionar procesar el
sistema arrojará el siguiente mensaje:
Al presionar “SÍ”, el sistema Premium realiza el proceso de facturación de
nómina, para que el estatus del período “Procesado”, luego de realizar este
proceso se puede imprimir el recibo mediante los pagos por nómina procesada,
(Véase- Informes, pagos por nómina procesada p.62).
37
2.4 Reversar Acumulados
Esta ventana se utiliza en caso de querer revertir la nómina que ya está
procesada. El sistema mostrará un mensaje de validación que, al presionar la
opción “Si”, realizará el proceso.
2.5 Histórico de Sueldos
El histórico de sueldos tiene como función principal hacer una observación
general de los datos y los pagos de los trabajadores dependiendo del rango de la
fecha en que se encuentre. En esta ventana también puede adicionar pagos en
períodos que no se hayan asignado en la nómina.
38
2.5.1 Adicionar a las Asignaciones en fechas Anteriores
En la parte superior de la ventana de histórico de sueldos, se puede
observar los rangos de las fechas de pago, en la cual se puede agregar un lapso
de tiempo para adicionar montos en las deducciones y asignaciones de los
trabajadores registrados.
Este mensaje se presenta cuando el rango de las fechas ya explicadas se
encuentra entre los períodos asignados al trabajador, para poder manipular el
histórico de sueldos se debe identificar una fecha fuera de los períodos. Luego de
seleccionar la fecha correcta, se puede adicionar al histórico de sueldos,
representados los azules como asignaciones y los rojos como deducciones.
39
La imagen anterior demuestra que al seleccionar un concepto, se puede
adicionar deducciones y asignaciones, al ingresar un número y presionar
“Adicionar”, dicho botón agrega las cifras y hace el registro para el histórico.
2.6 Adelanto de Prestaciones Sociales
En esta ventana, dependiendo de las prestaciones que posea el trabajador,
se pueden realizar adelantos de pago, dependiendo del acumulado que posea,
también en esta opción se identifica el usuario, la antigüedad que posee y el
acumulado de prestaciones. A continuación se verá el ejemplo de cómo realizar un
adelanto:
Luego de identificar el usuario, se tilda la opción “¿Realizar adelanto?”, y en
el campo de texto “Monto solicitado” identificado por el recuadro, se agrega la
cantidad del adelanto, teniendo encuentra el monto disponible de las prestaciones
acumuladas.
40
Luego de agregar la cantidad del adelanto, la opción de “Procesar” se
activa y realiza el adelanto y la impresión del recibo. A continuación se mostrará
un ejemplo de la factura de los anticipos de prestaciones sociales:
41
2.7 Liquidaciones
La liquidación es el proceso que se debe realizar a los trabajadores al
momento de su retiro en la empresa, por las condiciones que sea, a continuación
se explicarán las diferentes opciones para, calcular liquidaciones, procesar y
reversar.
2.7.1 Planificación de Liquidaciones
En esta ventana se realiza el primer proceso para poder generar una
liquidación, principalmente se identifica el “Tipo de Liquidación”, dependiendo de la
condición en se le realiza este proceso al empleado, también el trabajador y se
agrega a la tabla, luego se identifica la fecha en el cual se le realiza el proceso y
se verifica el ingreso del empleado, en el caso anterior, se identifica el tipo de
liquidación “Vacaciones”, donde se asigna el la salida y el retorno del empleado,
dependiendo de las vacaciones que tenga disponible.
42
2.7.2 Cálculo de Liquidaciones
En esta ventana, al buscar el tipo de liquidación previamente planificada, se
puede realizar el cálculo y proceso de liquidación, en el cual muestra el monto
mensual, los promedios de pago las relaciones de utilidades y la constante
principal que en este caso es el sueldo base. A continuación se mostrarán una
serie de botones que realizan el proceso el cálculo e impresión de liquidaciones:
El boton de “Calcular”, realiza el proceso mediante los conceptos que tenga
cada liquidacion para identificar la cantidad que se le debe cancelar al empleado.
La opcion de “Procesar” realiza la liquidacion e imprime la factura.
43
Ya las opciones “Agregar” “Modificar” y “Borrar”, son para manipular las
asignaciones y deducciones que tiene cada liquidacion. Ya luego de haber
procesado la liquidación. A continuacion se podra observar la factura de la
liquidacion de vacaciones:
2.7.3 Reversar Liquidaciones
El proceso de reversar cancela las liquidaciones procesadas,
principalmente se debe indicar el período en el cual procesa la liquidacion, se
buscar el trabajador y finalmente al oprimir reversar, cancela la liquidacion
procesada. El proceso de reversar deja almacenado el registro si se desea volver
a procesar.
44
2.7.4 Reimprimir Liquidaciones
Esta ventana realiza la re-impresión de las liquidaciones procesadas, se
debe identificar el trabajador al cual se desea realizar el proceso, al seleccionar la
opción “Imprimir” procesa el recibo nuevamente.
2.8 Préstamos
El sistema Premium, puede emitir prestamos a los trabajadores, los cuales
se descuentan directamente de la nómina, ademas se pueden identificar
cuotas,montos, lapsos de períodos e informes de pagos.
2.8.1 Emisión / Modificación
45
En esta ventana se asignan los datos del trabajador con el tipo de
prestamo, se identifica el intervalo de días y las cuotas que tendran los apgos, la
opcion “Ajustadas” realiza el calculo sin decimales y el ultimo calculo lo ajusta,
“Divididas”, realiza el pago con decimales. Luego de asignar el monto y los
intervalos, se verá la distribuciones de las cuotas del prestamo al momento de
calcular.
La imagen anterior muestra los períodos de pago del prestamo, que se
identificaron cada quince dias mediante al intervalo de dias asignado, ademas el
monto que se debe cancelar cada cuota y los estatus. Luego de oprimir “Grabar”,
se podrá realizar una impresión para llevar el comprobante del prestamo.
2.8.2 Pagos
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En esta opcion se puede observar el pago o el abono de los prestamos
realizados a la empresa, al buscar el trabajador se ve todos los montos y cuotas
que debe pagar, dependiendo de si se desea observar todos prestamos o los que
no han sido cancelados, al seleccionar una cuota e ingresar la cantidad “Pagos de
Hoy”, se realiza la deduccion del prestamo. Al oprimir procesar se formaliza el
pago realizado y se hace el descuento de la cuota, tambien, se podrá imprimir un
comprobante de cancelación de prestamo, donde se observan las cuotas faltantes
y la deuda total.
2.9 Procesos Adicionales
En esta ventana se pueden trabajar mediante a aplicaciones o programas
que adicionemos al sisetma de nómina (Vease- Miscelaneos, Crear procesos
adicionales p.105), el cual al seleccionarlos entra directamente a la aplicación para
poder realizar las actividades que se deseen.
47
2.10 Registros de Entrada y Salida
Este opcion realiza el registro de entrada y salida mediante el capta huella
de los empleados. También hace un registro manual, para llevar un control con los
trabajadores de la hora de llegada, en el campo de texto “Indique su Codigo”, se
agrega el codigo asignado al trabajador y el sistema toma el tiempo de llegada.
2.11 Ajuste de Registro de Entrada y Salida
48
En esta opcion, se puede modificar la hora de entrada y salida de los
trabajadores asignados, para ajustarlas, principalmente se deben seleccionar los
trabajadores deseados y “Agregar Registros de Entrada y Salida” que se
observarán en la tabla de la derecha, en la cual se puede modificar las horas en
las cuales se registro al empleado.
2.12 Validacion de Tiempo Extra
En esta ventana se pueden asignar horas diurnas o nocturnas trabajadas
por el empleado, para asignar el pago de horas extras en nómina al momento de
procesarlo, se busca el trabajador, un período no procesado y se asignan el total
de horas extras.
2.13 Intereses sobre Prestaciones Sociales
En estas ventanas se hace el calculo, registro y pago de las prestaciones
sociales de todos los trabajadores, llevando un control dependiendo de las tasas
de interes que ofrece el Banco Central de Venezuela. A continuación se mostrarán
los procesos requeridos para el calculo de las prestaciones:
49
2.13.1 Tabla de intereses sobre prestaciones
En esta ventana se pueden ingresar los intereses de los meses asignados,
además mediante el botón “importar” se pueden ubicar todas las tasas de interés
del Banco Central de Venezuela que se encuentran previamente en un archivo
con formato Excel dentro de la carpeta donde se instaló el sistema Nómina 8.x.
Para los sistemas que nunca han realizado cálculos de intereses sobre
prestaciones deben seguir el siguiente proceso de modificación de la tabla como
indica el mensaje que se verá a continuación:
Luego se debe seleccionar la opción de “Ayuda”, para seguir los pasos de
configuración de formato. A continuación se señaliza donde se ve la inducción
para modificar el archivo del banco central de Venezuela:
50
Después de realizar la configuración, se procede a ubicar el archivo de
formato Excel, se debe extraer el archivo que se encuentra donde está instalado el
sistema Premium, como se observa a continuación:
Se selecciona el archivo en Excel que lleva el registro de todas las tasas de
interés desde 1997, se importa el archivo se procede a ejecutar la importación
para terminar la operación, luego de haber realizado el proceso con éxito saldrá el
siguiente mensaje:
51
2.13.2 Cálculo de Intereses sobre Prestaciones
En esta ventana se pueden observar todas las tasas de interés y los
trabajadores que pueden optar por los mismos, los botones especificados por el
cuadro azul pueden tildar o destildar todos los campos de intereses al igual que
los trabajadores, luego de haber terminado la selección se debe dar clic en
“Procesar”. Para culminar se podrá observar el siguiente mensaje:
52
2.13.3 Pago de Intereses sobre Prestaciones
En esta ventana se puede observar los intereses acumulados por fechas
que lleva cada trabajador, indicando la condición laboral, el estatus y la fecha de
ingreso a la empresa. Si se desea realizar un pago individual por prestaciones, se
realiza de la siguiente manera:
Al presionar el botón se despliega una ventana donde se puede observar
los datos de prestaciones del empleado, y se puede realizar un pago de los
acumulados que el trabajador tenga, al momento de ser solicitados por el mismo,
luego de ingresar el monto requerido por el empleado se presiona “Procesar” y
mostrará el siguiente mensaje de validación:
53
De manera de confirmar el registro del adelanto de las prestaciones, luego
de aceptar el proceso enviará el registro y se podrá visualizar el comprobante del
anticipo de intereses de prestaciones sociales. A continuación se podrá observar
el modelo de la factura:
2.14 Ley de Alimentación
La ley de alimentación es una obligación de las empresas para los
empleados, por esto el sistema de nómina realiza el proceso del cálculo y pago de
cesta ticket de manera sistemática. A continuación se verá el proceso de agregar
nóminas a trabajadores:
54
Al presionar “Actualizar lista” como indica la flecha se pueden observar dos
tablas, la superior donde se encuentran los trabajadores y la inferior donde se
encuentran los cesta ticket diarios acumulados de los empleados, al seleccionar
un trabajador y oprimir el botón de validar que señala el cuadro azul se agregan
todos los cesta ticket del mes, agregándole al total la suma del pago, luego de
realizar este proceso se oprime la opción “Grabar” para registrar el pago.
2.15 Procesamiento de Registros de Entrada y Salida
55
Para identificar el procesamiento del capta huella, primero se debe hacer un
registro previo de dispositivos biométricos (Véase- Archivos, Definición de
Dispositivos Biométricos p.20), se agregan el registro y se selecciona la
configuración del archivo de texto, luego de esto se oprime procesar y el sistema
ubica el archivo controlador del dispositivo biométrico para poder utilizarlo.
2.16 Recalculo de Prestaciones Sociales
Esta ventana muestra los trabajadores junto con las leyes vigentes, donde
se puede identificar el pago de prestaciones haciendo un recalculo, tanto con la
ley actual como con la anterior. A continuación se va a observar la opción
“Conceptos Acumulados al Sueldo” identificado por el recuadro azul:
56
En este botón se puede observar todos los conceptos que posee el cálculo
de las prestaciones. Luego de esto se verá el proceso del botón “Intereses”,
procesado anteriormente (Véase- Procesos, Tabla de intereses sobre
prestaciones sociales p.48). Luego de identificar los intereses y realizar el proceso
de mensaje enviará un mensaje de validación y culminara el proceso.
2.17 Importar Características de Nómina
Este proceso puede transmitir datos de una nómina a otra, pare realizar
este proceso es necesario elegir una nómina de la cual se quieren extraer datos,
luego seleccionar como representa la imagen anterior que tipo de variable se va a
tomar en este caso trabajadores. Al seleccionar la opción requerida se abre una
lista de los datos encontrados registrados por esa nómina, al tildar los campos que
y oprimir la opción “Procesar” se realiza importación de datos.
57
3. Informes
En este módulo se realizan todas las operaciones de impresión de listas
generales tanto de los empleados, como de sus cuentas con la empresa, carnets,
pagos, análisis, reportes y otras operaciones para facilitar el proceso al momento
de observar cualquier requerimiento que se desee.
3.1 ¿Cómo realizar un informe?
Generalmente los informes se realizan insertando datos de los trabajadores
o de la empresa, de modo que busque el reporte mediante las descripciones
dadas, para imprimir un registro cualquiera que necesite la empresa. Al momento
ir a la opción de “Imprimir” se podrán observar una serie de botones que se
adaptan a las necesidades del cliente; a continuación se podrán observar los
botones que posee la ventana de “Impresión de reportes” y se explicará de
manera detallada de qué manera se utiliza cada uno:
58
Esta opción va directamente con la impresora conectada y
realiza la impresión del informe.
Este botón muestra una imagen predeterminada de cómo se
verá el informe antes de imprimirlo, de forma que se pueda
verificar que los datos del mismo.
Al presionar esta opción se activa la ventana de “Email”,
donde se puede registrar los datos del destinatario al cual se
le envía el correo, antes de poder realizar este proceso
(Véase- Misceláneos, Configurar Usuarios p.87).
Esta opción pasa el informe directamente a un formato Web
para poderlo visualizar desde un explorador.
Esta última opción transfiere el diseño predeterminado del
informe a un formato en Excel.
59
FTP: Esta última opción es para subir el archivo mediante la red directamente
desde el servidor FTP, antes de realizar este proceso (Véase Misceláneos:
Configurar FTP p.91).
A continuación se explicará de manera más detallada todos los tipos de
informes que se pueden realizar en el sistema Premium Soft Nómina 8.X:
3.2 Listados Generales
En esta lista se pueden observar reportes de los conceptos, constantes, y
los estatus laborales del trabajador y de la nómina, todos estos listados se
encuentran en el menú de “Archivos”. Al momento de seleccionar el documento
que el usuario desea imprimir, podrá visualizar un informe que describe los
procesos que posee ese módulo; a continuación se podrá observar un ejemplo de
un informe de los conceptos que posee el sistema:
60
3.3 Carnet del Trabajador
En esta ventana se pueden realizar impresiones de carnet del trabajador,
donde se indica: el nombre y apellido del trabajador, la cédula de identidad, el
código que posee en la empresa, el nombre de la empresa y la dirección, de
manera de que el cliente tenga un identificador. A continuación se podrá observar
de qué manera se realizará la impresión del carnet:
61
3.4 Listado de Trabajadores
En la imagen anterior se puede observar una sección para identificar los
trabajadores mediante los parámetros laborales que posea, seguidamente de la
fecha de ingreso a la empresa y el Estatus. Al momento de presionar el botón
“Imprimir” se podrá observar un panel donde elije la opción que quiera para
visualizar el listado de trabajadores.
En la imagen anterior se puede observar el listado impreso, en este caso
desde “Visualizar”, representa el listado de los trabajadores que posee la empresa
con código, cédula, nombre y apellido, cargo, tiempo en la empresa, Estatus y la
condición laboral.
62
3.5 Ficha de Trabajadores
En la imagen anterior se puede ver una ventana, la cual busca el listado de
trabajadores desde los parámetros laborales o seleccionar un trabajador
específico en el campo “Trabajador”, luego se observan fechas promedios de
ingreso del trabajador, el estatus y el parámetro por el cual se va a organizar.
Al presionar “Imprimir- Visualizar”, se puede observar un informe de los
datos del trabajador, de los cuales se observa el expediente y la ubicación
administrativa que posee en la empresa, como se visualiza en la siguiente imagen:
63
3.6 Conciliado de Nómina
En esta ventana se puede imprimir dependiendo de la nómina, el número
de parámetros laborales, constantes, conceptos y trabajadores que se encuentran
registrados en cada nómina. También se puede llevar organización de una
descripción que es más detallada o por código. A continuación se podrá observar
una imagen que representa como se ve el informe:
3.7 Pagos de Nóminas Procesadas
64
La imagen anterior representa una ventana que realiza operaciones de
impresión informes de Nóminas ya procesadas a los trabajadores. Se pueden
seleccionar los datos del trabajador sucursal, departamento, unidades entre otros.
También identificar si es un trabajador específico al cual se le quiere realizar el
reporte. A continuación se podrá observar un ejemplo del resumen por nómina,
mostrando el listado de los trabajadores con las asignaciones, deducciones y total
a pagar:
3.8 Nómina de Banca Electrónica
65
Antes de realizar este proceso, es necesario configurar la nómina y para
identificar la ubicación y el nombre del TXT, (Véase- Misceláneos, Configuración
de Banca Electrónica p.102), luego de realizar las configuraciones pertinentes, se
indica el banco registrado y el nombre del archivo, y luego se presiona “Generar”,
como indica la flecha. Finalmente, después de que genere el archivo .TXT, se
puede ubicar en la carpeta donde se haya almacenado y visualizar el archivo
directamente mediante la opción.
3.9 Nómina de Ley Habitacional (FAOV)
3.9.1 ¿Qué es el FAOV?
El Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda o (FAOV), es un fondo
constituido por el ahorro patronal o individual equivalente al 3% del salario
mensual de los empleados (2% pagado por el patrono y 1% por el trabajador).
Este fondo permite a los trabajadores acceso a créditos para compra de vivienda
principal.
3.9.2 Reporte del FAOV
66
En la imagen anterior se observan los conceptos ya predeterminados para
realizar el reporte general de la deducción realizada a los empleados asignados en
la empresa, además de ello se puede seleccionar el período dependiendo del
informe que se requiera. Cuando se hayan indicado correctamente las opciones se
procede “Imprimir”. A continuación se podrá una lista de relaciones de deducción a
los trabajadores, el cual muestra la relación del FAOV de un período determinado:
3.10 Recibos de Pago
67
La imagen anterior identifican una ventana, en la cual se imprime un recibo
dependiendo del período en que se encuentre, principalmente se puede identificar
por los parámetros laborales o por un trabajador en específico, luego se identifica
el tipo de formato. A continuación se podrá observar el recibo de pago de un
trabajador, en el cual se observan las asignaciones y deducciones que posee:
3.11 Pago por Concepto
68
En la imagen anterior, luego de haber seleccionado el período procesado, y
los parámetros laborales para identificar un grupo de empleados o seleccionar uno
específico, se puede imprimir un informe de algún concepto (bien sea deducción o
asignación) que se procese en la nómina de un trabajador. A continuación se
podrá observar una imagen, la cual muestra el concepto cancelado a un
trabajador, en este caso “Salario Básico”:
3.12 Acumulados por Trabajador
En la imagen anterior, se puede imprimir el informe de los acumulados
pagados a un trabajador o grupo de ellos, en los cuales se puede definir un
período o seleccionar un lapso entre períodos, añadir que tan detallado va a ser el
informe y si considera pre nóminas. A continuación se podrá observar un registro
de cómo se visualiza al momento de la impresión el acumulado de un trabajador:
69
3.13 Deducciones y Asignaciones de Trabajador
En la imagen anterior se observa la opción “Deducciones y Asignaciones
por Trabajador”, la cual puede realizar informes sobre los pagos y las deducciones
que se les realizan a los trabajadores, este informe se puede realizar mediante
lapsos procesados o pagados, también se puede considerar el tipo de nómina y el
concepto, bien sea asignación o deducción. A continuación se podrá observar un
ejemplo de las asignaciones de un trabajador:
70
3.14 Resumen por Concepto
En esta ventana se puede realizar un informe del resumen de todos los
pagos realizados o por procesar, en donde se identifica el grupo de trabajadores o,
uno en específico, el concepto a considerar, ya que se pueden realizar informes
tanto de pre-nóminas como de acumuladas. A continuación se podrá observar un
informe del concepto “Horas Extras Diurnas” cancelados a un trabajador:
71
3.15 Resumen General por Conceptos
La opción “Resumen General por Conceptos” procesa un informe general
de todos los conceptos que posee el sistema, donde se observa la cantidad de
dinero que se debe cancelar por período y los totales generales de todos los
conceptos existentes. Se puede generar también dependiendo de parámetros
laborales del trabajador. A continuación se podrá observar un resumen general del
pago por conceptos en un período:
3.16 Resumen General por Constantes
72
En la imagen anterior se puede observar una ventana, que se encarga de
realizar impresiones de las constantes a procesar, dependiendo de los bonos y las
horas adicionales que realicen los trabajadores en el campo laboral. A
continuación se muestra un ejemplo de las constantes actualizables la cual
representa la cantidad asignada para los trabajadores que se incluyan en la
constante:
3.17 Antigüedad de Trabajadores
La imagen anterior muestra una venta, que se encarga de realizar un
informe del tiempo que posee determinado trabajador o grupo de trabajadores en
la empresa, mediante los parámetros laborales que posea el mismo. A
continuación se podrá observar el informe de antigüedad de un empleado:
73
3.18 Conceptos por Departamento
En esta ventana se puede visualizar la lista de conceptos que existen
declarados, para poder seleccionar los departamentos de trabajo y especificar la
cantidad mediante el concepto. A continuación se puede ver un ejemplo de la
visualización de los conceptos de un departamento, en este caso “Mantenimiento”
el cual representa el acumulado de las asignaciones, en este caso “Salario
Quincenal”:
74
3.19 Familiares de Trabajadores
La imagen anterior especifica una ventana la cual se encarga de imprimir
informes de las cargas familiares del trabajador o los trabajadores, la cual muestra
los datos del empleado, las cargas familiares que posee y la descripción de dicha
carga. A continuación se podrá observar una imagen que representa el informe de
cargas familiares de los trabajadores de una empresa:
75
3.20 Liquidaciones
En la imagen anterior se observa la ventana de “Liquidaciones” donde se
pueden realizar informes de liquidaciones. Para poder imprimir estos recibos es
necesario realizar liquidaciones previamente (Véase- Procesos, Liquidaciones
p.40), al registrar el trabajador, se puede seleccionar el tipo de liquidación, si es
planificada, está ya calculada o si está procesada, también se puede especificar si
se desea observar entre períodos, y el tipo de formato en el cual se desea imprimir
el informe. A continuación se visualiza la liquidación de un trabajador al que se le
calculó el total mediante a los estatutos de la ley:
76
3.21 Carta al Banco
En la imagen anterior se puede realizar las impresiones de “Carta al
Banco”. Este informe se puede procesar identificando el banco y los parámetros
laborales del trabajador o los trabajadores. En el informe se puede observar, los
datos del empleado, el número de cuenta y un espacio para poder firmar, de modo
de verificación. Este informe se realiza cuando el pago de la nómina se cancela
mediante operaciones bancarias, por depósitos o transferencias, para llevar un
control físico del pago realizado. A continuación se podrá observar el histórico de
bancos de un trabajador, con el sueldo a cancelar:
77
3.22 Análisis de Préstamos
La opción de análisis de préstamos se encarga de imprimir informes de un
trabajador específico, sobre los prestamos bien sea pendientes o cancelados que
tuvo el empleado dentro de la empresa, para poder realizar el análisis de
préstamos es necesario haber realizado uno con anterioridad (Véase- Procesos,
Prestamos p.43). A continuación se podrá observar un el listado del informe de
letras canceladas de un trabajador pertinente:
78
3.23 Reportes Adicionales
En esta opción, se muestran todos los reportes adicionales realizados
dentro del sistema, (Véase- Misceláneos, Crear reportes adicionales p.105). Al
seleccionar dicho reporte, se muestran los procesos que posee el mismo, desde
cuestionarios y condiciones, hasta diseños de informes que cumplan con las
necesidades del cliente. A continuación se podrá observar un cuestionario de
prueba, el cual se encarga de recabar información y luego imprimirla:
79
3.24 Reportes de Entrada y Salida
En los reportes de entrada y salida se muestra el listado de todos los
procesos realizados al trabajador o los trabajadores. Para poder procesar estos
reportes es necesario realizar registros (Véase- Procesos, Registro de Entrada y
Salida p.46). Estos informes se encargan de llevar un control mediante un informe
de las horas en las que el empleado ingresa a la empresa. A continuación se verá
como modelo de prueba registros que se le realizaron a un empleado:
80
3.25 Prestaciones Acumuladas
Las prestaciones son la indemnización que debe cancelársele a un
trabajador como compensación por sus años de servicio, en esta opción se
pueden realizar el informe, para observar el monto total de prestaciones
acumuladas que tiene el trabajador o los trabajadores desde una fecha
determinada. A continuación se muestra un informe de las prestaciones sociales
calculadas de un empleado:
81
3.26 Análisis de Asistencia Personal
3.26.1 Análisis Personal
En esta opción se pueden procesar listados de uno o varios trabajadores
del registro de las asistencias, entrada y salida, creando un informe que identifica
su llegada a la empresa, el día de labor, las inasistencias que ha tenido y las horas
que debe trabajar por período. A continuación se observará un listado donde
identifica el análisis general de trabajadores:
82
3.26.2 Análisis por Rango
Esta ventana, realiza un proceso más detallado de un análisis de
asistencia, ubicando a los trabajadores por lapsos de tiempo y fecha
determinados, para poder generar registros específicos de un tiempo determinado,
llevando control de los horarios y de las asistencias puntuales de los trabajadores.
3.27 Ley de Alimentación
Esta ventana puede realizar procesos de informes luego de haber añadido
los cesta ticket a los trabajadores (Véase- Procesos, Ley de Alimentación p.53),
dependiendo del período mostrará los cesta ticket procesados y asignados a los
empleados dependiendo del tipo de informe que desee el usuario. A continuación
se verá un ejemplo del informe detallado del pago de un trabajador su ley de
alimentación.
83
3.28 Reportes a Entes Públicos
Estos reportes se realizan generalmente para constatar y enviar informes a
entes públicos, definiendo las condiciones y los registros de los trabajadores en
cuestión a la ley. A continuación se dará una explicación de los dos tipos de
reporte que puede realizar esta ventana:
3.28.1 Condición Laboral
La condición laboral pasa un registro de los pagos, horas extras, y algunas
otras comisiones que se ganan los empleados, dependiendo del trabajador
seleccionado o el grupo de los mismos, mediante las condiciones que declara el
sistema y el orden que se lleve y el lapso de períodos procesados. A continuación
se mostrará un ejemplo de la condición laboral de un grupo de trabajadores:
84
3.28.2 Reportes a Organismos
En esta opción se realizan todo tipo de reportes para diferentes organismos
públicos, dependiendo del período, el cual muestra el pago de cada trabajador y
los conceptos dependiendo del tipo de trabajador y de su condición laboral. A
continuación se verán los diferentes organismos a los cuales se pueden producir
informes:
85
A continuación se verá un ejemplo para el Inpsasel mediante la ley orgánica
de prevención, condiciones y medio ambiente de trabajo (Lopcymat) de un período
final con todos los trabajadores:
3.29 Reportes INCES
Este sistema te hace un registro de los pagos por trimestre realizados al
instituto nacional de cooperación educativa o (INCE), mediante los sueldos de los
trabajadores. A continuación se podrá observar la declaración trimestral procesada
al ente público “INCES”:
86
3.30 Reimprimir Comprobantes de Retención
Esta ventana realiza la impresión de la retención que se le realiza a los
trabajadores mediante el sueldo, dependiendo del período a procesar, si a un
trabajador se le realiza deducción, se puede observar un informe con la cantidad
de retención, el porcentaje y el impuesto total retenido. A continuación se puede
observar el recibo de retención de ISLR a un trabajador:
87
4. Misceláneos
El módulo de misceláneos muestra opciones varias que realiza el sistema,
además de operaciones con nomina, por la cual se puede administrar el sistema
de una manera más personalizada, crear operaciones adicionales y una guía de
ayudas e información en la se puede apoyar al momento de un inconveniente.
4.1 Cambio de Usuarios
En la imagen anterior se puede observar el menú principal de entrada, al
presionar esta opción puedes ejecutar otro usuario sin necesidad de cerrar el
anterior, ayudando a poder administrar más usuarios al mismo tiempo.
88
4.2 Configuración de Usuarios
En la ventana de configuración de usuarios, el operador principal puede:
hacer registro de usuarios nuevos, modificar los existentes y seleccionar los
permisos que puede tener dicho usuario. En la pestaña “Accesos al Menú”, como
muestra la imagen se pueden modificar las opciones que puede operar cada
usuario, donde se pueden seleccionar todos o agregar manualmente dependiendo
de las necesidades del usuario.
89
4.2.1 Tipos de Nóminas Habilitadas
En esta pestaña se pueden observar todas las nóminas disponibles dentro
del sistema, lo cual se puede configurar para que dependiendo de la permisología
que posea el usuario, pueda observar la nómina que tenga permitida. Al tildar los
campos, se activa el permiso para poder observar las nóminas.
90
4.2.2 Perfil de Usuarios
En la imagen anterior se puede observar la pestaña de “Perfil del usuario” donde
se pueden modificar los accesos que tiene cada benefactor del dependiendo de lo
que el usuario principal quiera admitir, buscando proteger la integridad del sistema
para que solo los usuarios autorizados puedan realizar procesos de edición,
modificación y eliminación de registros.
4.2.2.1 Ruta de Reportes
Esta ruta viene predeterminada por el sistema y por ello aparece vacía, si
se desea cambiar la ruta donde se almacenan los reportes, esta barra se encarga
de ubicar y guardar los reportes en la ruta deseada.
91
4.2.2.2 Información del Correo Electrónico y Servidor SMTP
Este registro se utiliza para poder enviar correos electrónicos mediante el
sistema, para hacer un registro se agrega el correo, el servidor STMP (Protocolo
para Transferencia Simple de Correo Electrónico), dependiendo del tipo de correo
que sea, el ejemplo se representa con el GMAIL, luego el tipo de puerto bien sea
587 o 25, el “Login” y el “Password” de dicho correo, y además, un campo para
que al enviar correo muestre un aviso de autenticación, que verifica si realmente el
usuario autorizado desea realizar dicho proceso.
4.2.2.2.1 Envío de Correo Mediante el Servidor SMTP
92
En este caso, se presenta el envío del carnet de un trabajador para
demostración del proceso, al presionar la opción de “E-mail”, se activa la ventana
en la cual se puede registrar el e-mail del destinatario, y el sistema registra el
archivo adjunto, luego de verificar los datos al presionar “Enviar correo”, realiza el
proceso.
4.3 Configuración de FTP
Esta ventana representa la configuración requerida para hacer contacto
mediante al FTP (Protocolo de Transferencia de Archivos), que se encarga de
mandar archivos mediante a redes interconectadas entre sí.
La imagen anterior representa el registro de datos para realizar una
conexión, para poder realizar la conexión se debe hace un código para hacer
registro de dicha conexión, luego de verificar los datos se hace la conexión
mediante el Botón (Conectar con FTP), para poder realizar la conexión requerida y
hacer envío de archivos mediante la red.
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4.4 Agenda
En la imagen anterior se puede observar una aplicación se encarga de
realizar registros de tareas y la hora en la cual se van a efectuar, representada por
un calendario y una planilla de horas. Además esta opción puede hacer registro de
datos de clientes dentro del botón “Teléfonos” el cual se encarga de almacenar
nombre del cliente, de la empresa, dirección, teléfono entre otros.
4.4.1 Asignar Tareas
Al seleccionar una hora en la planilla de horarios, abre una ventana
emergente que se encarga de agregar tareas nuevas, editar o modificar,
oprimiendo “Agregar tarea” se puede observar la siguiente ventana:
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En la imagen mostrada anteriormente, se puede observar: fecha en la cual
se hace registro de la tarea, hora, usuario y Descripción de la tarea. En la opción
de “Descripción” se puede explicar la actividad que se vaya a realizar en la hora
seleccionada. El campo de “Confidencial”. Se selecciona en el caso de que esta
tarea solo la pueda observar el seleccionado, al momento de presionas “Grabar”,
se realiza el registro de la nueva tarea.
4.4.2 Registro de Teléfonos en Agenda
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En la pestaña llamada “Teléfonos” como se observa en la imagen anterior,
se pueden registrar los datos de una empresa o persona natural: nombre, apellido,
dirección, teléfono, usuario, confidencialidad, entre otros. Además esta pestaña
posee un botón llamado "Buscar", en el cual representa todos los registros
almacenados. Luego de ingresar un cliente nuevo presionar "Grabar" para finalizar
la operación.
4.4.3 Registro de Tareas Asignadas
Esta pestaña lleva registro de las tareas que anteriormente se asignan en la
agenda, de manera de poder visualizar todas las tareas mediante la fecha y la
hora, también se puede especificar si dicha tarea es confidencial dependiendo del
usuario que lo requiera.
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4.4.4 Usuarios en Agenda
Esta sección muestra todos los usuarios registrados a la agenda, como se
puede observar hay algunos usuarios de prueba, los cuales se pueden editar
borrar y agregar otros, asignándoles una contraseña y el nombre de usuario, esto
tiene función principal con el fin de poder almacenar datos y tareas para diferentes
usuarios de agenda.
4.5 Actualización de Estructuras
Este proceso principalmente se realiza cuando el sistema hace un cambio
entre versiones o la manipulación de la base de datos, aunque en ocasiones el
sistema presenta un mensaje para poder realizar la actualización como se podrá
observar en la imagen a continuación:
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Como se puede observar en la imagen anterior, la opción "Actualizar
Estructuras" representa una ventana, en la cual se debe asignar el Script SQL,
para realizar el proceso de actualización, ubicada en la carpeta donde está
instalado el sistema de Nómina 8.X, para finalizar se selecciona si será un método
detallado y se presiona la opción “Procesar”.
Luego de oprimir “Procesar”, se debe tener cuidado de estar maniobrando
el sistema desde otro usuario ya que podría afectar la integridad del sistema,
como muestra el siguiente aviso:
Al estar seguro que ningún otro usuario esta almacenando datos o
utilizando el sistema, se presiona “Sí”, luego de esperar unos minutos se
recomienda cerrar y abrir el sistema para que la operación se realice con
efectividad. Una vez realizado esto no debería presentar más el mensaje.
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4.6 Configuración de Empresa
En la ventana de “Configuración de Empresas” se pueden identificar todos
los datos principales que posee la compañía con el sistema Premium: Dirección,
teléfonos, correo, página web, dirección, e-mail, RIF y el método de pago principal
dependiendo del país. En la parte superior se puede observar el tipo de licencia y
la versión que tiene, en la cual se puede determinar qué cantidad de usuarios
pueden utilizar dicho sistema.
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4.6.1 Configuraciones Generales
En estas opciones se recomienda no manipular por usuario que no conozca
en totalidad el sistema, ya que todas las opciones vienen predeterminadas,
aunque se puede configurar la opción de dispositivos capta huellas, para poder
utilizarlo, la configuración de los horarios y si el sistema es integrable o no a
contabilidad.
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4.6.2 Identificadores
Esta pestaña llamada “Indicadores” se encarga de administrar los nombres
y las características de las opciones, estas opciones generalmente se dejan
predeterminadas. También se encuentra de nuevo un registro de la persona que
realizo la instalación del sistema, en caso de presentarse alguna eventualidad y
necesitar soporte técnico, de manera de ubicar los datos de la empresa de fácil
manera.
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4.6.3 Enlace Administrativo
En la pestaña de “Enlace Administrativo”, se puede realizar una conexión
en el caso de que se posea el sistema Administrativo de Premium, el cual se hace
el registro de los datos de Driver y los nombres de usuarios con las contraseñas
de las bases de datos y el tipo de empresa con la cuenta contable. El botón “Test
de Conexión” se realiza para verificar que el Driver esté bien enlazado, si los datos
se ingresaron correctamente y se puede hacer conexión, al presionar el botón se
podrá observar:
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4.7 Conversión entre Versiones
En la imagen anterior, se puede ver el menú de conversión entre versiones,
generalmente se utiliza para actualizar el sistema, ya que el sistema de Nómina
posee diferentes versiones, para realizar este proceso hay que identificar la
revisión a la cual vamos a convertir en el botón representado por el cuadro azul:
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Luego de identificar la carpeta a la cual se va a convertir el sistema, se
oprime “Procesar” para realizar finalizar el proceso, seguido de esto el sistema
podrá usarse desde la nueva versión seleccionada.
4.8 Configurar nómina de Banca Electrónica
Esta opción procesa un formato en TXT, que se entrega al banco para
realizar los procesos de banca electrónica, clasifica los datos de los trabajadores
con número de cuenta. Antes de poder realizar este proceso es necesario haber
creado un banco (Véase- Archivos, Bancos p.13). En la barra de archivos, se
ingresa el nombre que tendrá el formato, finalmente se indica la ruta donde se
desea guardar el archivo que se genera.
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4.8.1 Registro de Campos
Luego de configurar el nombre y la ubicación, se selecciona el botón
“Agregar” representado por un signo más (+), para realizar el registro de los
campos que se asignarán en el TXT para cuestión de banco, se agrega el número
de línea, el tipo dependiendo de los requerimientos y los delimitadores o
separadores del archivo, luego se selecciona el botón campos. A continuación se
observará el registro de las columnas respectivas basadas en la estructura
indicada por el banco.
Una vez que se presione el botón “Agregar”, se podrá configurar las líneas
de archivo, los cuales se seleccionan dependiendo del campo que se desee, el
mismo mostrará la información asignada dentro del formato. Se debe completar
los datos del campo referente, tipo, longitud, justificación entre otros.
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Una vez asignado los datos referentes que se incluirán en el archivo TXT,
se oprime “Grabar”, para finalizar el registro, para visualizar el archivo (Véase-
Informes, Nómina de banca electrónica p.63).
4.9 Editar Formatos de Impresión
El sistema Premium posee varios formatos predeterminados al momento de
hacer impresión de informes o registros, estos pueden ser modificables al gusto
del usuario, al seleccionar un informe desde el botón “Buscar” luego presionar
“Editar” para poder modificar los datos del informe a conveniencia; a continuación
se muestra un reporte, el cual puede ser editable:
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4.10 Crear Reportes Adicionales
En esta ventana se pueden realizar reportes que no se encuentren dentro
del sistema, el cual puede procesar cuestionarios con condiciones y un informe
con las especificaciones que se deseen. A continuación se observa un reporte de
prueba, el cuadro azul representa el botón “Editar” donde se crean los informes
nuevos o se editan los ya realizados, y “Visualizar” para poder tener una vista
previa del informe creado. A continuación se podrá observar un informe de prueba
editado mediante la ventana que representa el recuadro azul llamado “Controles”.
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4.11 Crear Procesos Adicionales
En esta ventana se puede conectar a otras aplicaciones o programas que
no sean de Premium, para realizar la conexión con sistemas paralelos, estos
pueden ser aplicativos ejecutables o programas de cualquier tipo que hagan
informes o procesos con relación a la nómina.
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4.12 Visor de Sucesos
En el visor de sucesos se pueden observar todas las averías y errores que
registra el sistema, para llevar un registro de los problemas que ocasiono al
momento de hacer una revisión o actualización del sistema, estos registros se
pueden imprimir mediante el botón “Reporte” si se requiere.
4.14 Información del Sistema
En la imagen anterior se puede observar una imagen que representa: los
datos de la licencia del sistema, el nombre de la empresa registrada a Premium
Soft y algunos datos de ubicación de archivos, versión y nombre de estación, este
caso es una licencia de prueba o demostrativa.
