Manual de Usuario · El sistema verificará la autenticidad de esta información y proveerá los derechos de acceso y las opciones de usuario de acuerdo con el perfil del usuario

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Diana Remache 19/Ago/2011

Shepherd Manual de Usuario

COTECNA TRADE SERVICES 2, Clos Belmont P.O. Box 6155 CH-1211 GENEVA 6 Tel. + 41 22 849 69 00 Fax + 41 22 849 69 49 [email protected] www.cotecna.com

Shepherd User Manual

Cotecna Trade Services page 2/162 23-Aug-11

Tabla de Contenidos

2. SISTEMA 5

2.1 Roles 5

2.2 Acceso al Sistema 6

2.3 Salir del Sistema 7

3. SERVICIOS DEL SISTEMA 8

3.1 Muestras 10

3.1.1 Nueva Muestra 11

3.1.2 Buscar 17

3.1.3 Lista de Muestras 25

3.2 Órdenes de Laboratorio 33

3.2.1 Buscar 34

3.2.2 Lista de Órdenes de Laboratorio 42

3.3 Reportes 71

3.3.1 Buscar 72

3.3.2 Lista de Reportes 73

3.4 Administración 75

3.4.1 Determinaciones 75

3.4.2 Métodos 98

3.4.3 Unidades 106

3.4.4 Productos 110

3.4.5 Categorías 115

3.4.6 Compañías 119

3.4.7 Sitios 126



3.4.8 Puertos 131

3.4.9 Usuarios 138

3.5 Opciones 143

3.5.1 Cambiar Contraseña 143

3.5.2 Cambiar Idioma 143

3.6 Estadísticas 145

3.6.1 buscar 145

3.6.2 guardar como excel 148

3.7 Ayuda 150

3.8 Rol Súper Admin 152

3.8.1 Oficinas 152

3.8.2 Configuraciones Globales 156



1. INTRODUCCIÓN

El objetivo de este manual es el de describir todas las funcionalidades del sistema Shepherd, de una forma fácil y efectiva, para que el usuario final lo pueda entender claramente.



2. SISTEMA Shepherd es un sistema basado en páginas web que permite coordinar la elaboración de pruebas de laboratorio de las muestras que entregan los clientes.

2.1 Roles La aplicación Shepherd maneja los siguientes roles:

Rol Permisos

Administrador

Este rol permite a los usuarios realizar las siguientes tareas: - Administrar:

Determinaciones;

Métodos; Unidades;

Productos;

Categorías;

Compañías;

Sitios;

Puertos; y

Usuarios. - Crear muestras y órdenes de laboratorio; y, - Acceder a los reportes publicados.

Analista

Este rol permite a los usuarios realizar las siguientes tareas:

Registrar los resultados de una determinación;

Generar un reporte;

Establecer una orden de laboratorio con el estatus de “Completada”; y

Reabrir una Orden.

Supervisor


Crear una nueva muestra y su orden de laboratorio;

Acceder a los reportes que ya han sido publicados;

Validar/Invalidar una orden;

Generar reportes;

Acceder a los resultados de las determinaciones; y,

Publicar/No publicar una orden luego de que ha sido validada.

Operador Este rol permite a los usuarios realizar las siguientes tareas:

Crear una nueva muestra.



Cliente Este rol permite a los usuarios realizar las siguientes tareas:

Acceder al reporte de resultados de una determinación luego de que ha sido publicado.

Comercial


Ver la lista de muestras, y ver los detalles de cada una;

Crear una orden de laboratorio y asignarle sus determinaciones;

Editar la lista de determinaciones de una orden de laboratorio ya creada; y,

Ver la lista de órdenes de laboratorio, pero sin acceder a la información detallada.

2.2 Acceso al Sistema El sistema presenta una pantalla de ingreso donde el usuario debe escribir su nombre de usuario y contraseña asignados y posteriormente dar un clic en el botón [Ingreso].



El sistema verificará la autenticidad de esta información y proveerá los derechos de acceso y las opciones de usuario de acuerdo con el perfil del usuario. La contraseña es confidencial y todos los usuarios deben tener una asignada. La contraseña debe contener una combinación de números y letras. También es posible para el usuario elegir idioma con el cual desea trabajar en la aplicación.

2.3 Salir del Sistema El usuario puede salir del sistema en cualquier momento al seleccionar el botón [Salir], localizado en la esquina superior derecha de la pantalla.



3. SERVICIOS DEL SISTEMA El sistema mostrará un Menú de Servicios; los servicios disponibles se mostrarán de acuerdo con el perfil de la cuenta de usuario.

La pantalla mostrará los siguientes menús y servicios:

Opciones Descripción

Muestras

Esta opción permite administrar las muestras: Crear una nueva muestra;

Buscar muestras registradas que deban ser procesadas;

Editar, ver y eliminar muestras; y, Crear una orden de laboratorio para una

muestra.

Órdenes de Laboratorio

Esta opción permite administrar las órdenes de laboratorio:

Buscar órdenes de laboratorio; Ver, editar y eliminar órdenes de

laboratorio; y,

Acceder a las determinaciones.

Reportes Esta opción permite buscar los diferentes reportes que han sido agregados a la aplicación.

Administración

Esta opción permite configurar las diferentes opciones de la lista:

Determinaciones;

Métodos;

Unidades;

Productos;

Categorías;

Compañías;

Sitios;

Puertos; y

Usuarios.

Opciones

Esta opción permite: Cambiar la contraseña del usuario; y,

Cambiar el idioma del sistema.

Estadísticas Esta opción permite al usuario obtener estadísticas sobre las muestras por medio del:

Cálculo del Margen Bruto



Ayuda Esta opción permite al usuario descargar el:

Manual de Usuario – Versión en Inglés, y,

Manual de Usuario – Versión en Español.



3.1 Muestras Esta opción permite administrar las muestras que han sido registradas en la aplicación. El usuario puede crear una nueva muestra y/o editar, ver o eliminar aquellas existentes. El usuario también puede realizar búsquedas de muestras específicas.

La pantalla está dividida en tres secciones: Nueva Muestra, Buscar y Lista de Muestras.



3.1.1 NUEVA MUESTRA Para crear una nueva muestra el usuario debe dar clic en el botón [Crear].

A continuación, la pantalla muestra una forma que el usuario debe llenar con la siguiente información:

Producto: nombre del producto que será analizado;

Cliente: nombre del cliente que solicitó la determinación (o el dueño del producto);

Es una compañía externa: si es así, la determinación es requerida por un cliente externo; si no

es así, la determinación es requerida por Cotecna;

Fecha de Recepción: fecha en la cual se recibió la muestra;

Descripción: pequeña descripción de la muestra;

Condición de la Muestra: en este campo se debe indicar el estado de la muestra;

Archivo Comdiv: en este campo se debe registrar el número del Archivo Comdiv que está

relacionado con esta muestra;

Cantidad de Muestras: número de muestras recibidas;

Estante: nombre o número de estante donde se ha colocado la muestra;

Estantería: nombre o número de la estantería donde se ha colocado la muestra;

Inspector: nombre del inspector que tomó las muestras;

Días antes de Expirar: número de días antes de que expire la muestra;

Puerto: nombre del puerto donde los bienes fueron cargados;

Buque: nombre del buque donde los bienes son trasportados;

Sitio: nombre del lugar donde la inspección/toma de muestras se lleva a cabo;

Destino: nombre del destino final de los bienes;

Embalaje: pequeña descripción del embalaje que se utilizó en los bienes;

Fecha BL: fecha del Conocimiento de Embarque o Bill of Loading;



Sello: indica el número de sellos que se utilizaron para empacar los bienes;

Tonelaje: tonelaje total de los bienes;

Número de Lotes: tonelaje (total) / X toneladas de acuerdo con el tipo de bienes -> para

productos secos el inspector debe tomar varias muestras, cada 500 toneladas;

Bodegas: esta opción permite al usuario registrar la información acerca del número de

toneladas localizadas dentro de cada bodega de carga;

Conjunto de Muestra Elegido: conjunto de muestras que fueron elegidas para la determinación

-> para bienes secos, el analista puede elegir un conjunto de 5 conjuntos diferentes;

Conjuntos generales armados escritos: número de conjuntos armados (luego de separar los

bienes en grupos) que son usados para la determinación;

Conjuntos generales armados codificados: número de conjuntos armados (luego de separar los

bienes en grupos) que son almacenados en sus respectivos estantes para futuras auditorías;

Conjuntos armados de 3Kg escritos: número de conjuntos armados escritos enviados a la

Cámara de Comercio (para su determinación);

Conjuntos armados de 3Kg codificados: número de conjuntos armados codificados enviados a

la Cámara de Comercio (para futuras auditorías);

Numeración de Sobres: codificación de las bolsas que contienen las muestras; y,

Otras Compañías: nombre de otras compañías involucradas en el proceso de toma de muestras.





La pantalla “Nueva Muestra” brinda al usuario la posibilidad de añadir información que aún no ha sido registrada en el sistema, las opciones que posee son las siguientes:

a) Nuevo Cliente: esta opción abrirá una pantalla que permite ingresar información acerca de un nuevo cliente. Luego de ingresar la información requerida, el usuario debe dar clic en el botón [Guardar] para registrar la información.

b) Nuevo Puerto: esta opción permite ingresar información acerca del puerto donde la muestra será recibida. Luego de ingresar la información requerida, el usuario debe dar clic en el botón [Guardar] para registrar la información.

c) Nuevo Sitio: esta opción permite ingresar un nuevo sitio que aún no ha sido registrado en el

sistema. Luego de ingresar la información requerida, el usuario debe dar clic en el botón [Guardar] para registrar la información.



d) Nueva Bodega: esta opción permite al usuario registrar la información con relación al número de toneladas que han sido colocadas en cada bodega de carga, donde la mercadería ha sido almacenada. Luego de ingresar la información requerida, el usuario debe dar clic en el botón [Guardar] para registrar la información.

e) Seleccione una Compañía: esta opción permite registrar a terceras compañías (importador, exportador, cargador o vendedor comercial) que son parte del proceso de toma de muestras. El usuario debe elegir el rol de la compañía y en la lista desplegable “Compañía” se mostrarán todos los records almacenados. Luego de ingresar la información requerida, el usuario debe dar clic en el botón [Seleccionar] para registrar la información.

Al final de la pantalla “Nueva Muestra” el usuario podrá ver también una casilla que deberá marcar para Enviar email a supervisores, el cual notifica que una nueva muestra ha sido agregada al sistema. NOTA: Si se selecciona esta opción de notificación de la creación de una nueva muestra, el email se enviará también a los usuarios con rol comercial.



El mail incluirá la siguiente información:

El usuario debe finalmente dar clic en el botón [Guardar] para registrar la información de la nueva muestra, un número de identificación se generará automáticamente. Si el usuario da clic en el botón [Atrás], él/ella regresará a la página principal de las muestras.



3.1.2 BUSCAR La sección “Buscar” permite al usuario realizar una búsqueda de una muestra específica al ingresar los siguientes criterios de búsqueda:

Muestra número: número del archivo de la muestra; Producto: nombre del producto usado en la muestra;

El usuario puede ingresar la primera letra del nombre del producto y una lista se desplegará automáticamente, donde el usuario puede elegir el producto deseado:

Buque: nombre del buque registrado en el archivo de la muestra; El usuario puede ingresar uno o más caracteres para realizar una búsqueda de acuerdo con el nombre del buque, la columna Buque de la lista de muestras mostrará todos los nombres que contienen determinada letra, la letra “B” en el siguiente ejemplo.



Recibida en este rango de fechas: Desde – Hasta, estos campos permiten ingresar un rango de fechas para localizar una muestra; esta es la fecha cuando se recibió la muestra;

Estado: No Asignada/Asignada, la búsqueda se realizará de acuerdo con el estado de la muestra;

Cliente: nombre de la compañía; El usuario puede ingresar uno o más caracteres para realizar una búsqueda de acuerdo con el nombre del cliente, la columna Cliente de la lista de muestras mostrará todos los nombres que contienen determinada letra, la letra “T” en el siguiente ejemplo.



Reinicializar: este botón despeja la información ingresada en los campos de búsqueda; y,

Buscar: este botón inicia el proceso de búsqueda.

La siguiente tabla muestra una lista de todas las muestras que fueron encontradas, de acuerdo con los criterios de búsqueda ingresados:



La tabla incluye la siguiente información:

Muestra Número: número de identificación asignado a la muestra;

Producto: el nombre del producto utilizado en la muestra;

Cliente: nombre de la compañía;

Fecha de Recepción: fecha en la cual el archivo de la muestra fue registrado en el sistema;

Transcurrido: número de días transcurridos desde la fecha de recepción de la muestra hasta la fecha actual;

Buque: nombre del buque registrado en la información de la muestra;

Estado: indica si la muestra ha sido o no asignada a una orden de laboratorio; y,

Documentos: si el usuario selecciona el ícono del documento, se abrirá una nueva pantalla para subir un documento de la muestra.



Por defecto, la información es mostrada cronológicamente, desde la muestra más reciente hasta la más antigua. Al final de la lista, el usuario encontrará una opción que le permitirá navegar entre las diferentes páginas. El usuario puede seleccionar los botones First y/o Last para ver la pagina inicial o la página final de la lista de muestras, respectivamente.

Si el usuario lo requiere, la lista de muestras puede ser ordenada alfabéticamente o numéricamente, en orden ascendente o descendente, al dar clic en el nombre de la columna. La dirección de la flecha ( / ) indica si la información se muestra en orden ascendente o descendente.

3.1.2.1 Subir Documento de Muestra



Si el usuario selecciona el icono de documento de la columna Documentos de la lista de resultados, el sistema muestra una nueva pantalla para subir un documento relacionado con la muestra.

El usuario podrá ver la pantalla Muestras – Administración de Documentos:



El usuario debe presionar el botón [Elegir Archivos] para seleccionar un archivo de la computadora:

A continuación, el usuario debe seleccionar el botón [Subir] para guardar el archivo en la base de datos de Shepherd. El usuario puede subir cualquier tipo de archivo, pero su tamaño máximo debe ser de 5MB.



Luego de subir un archivo el usuario lo podrá ver en la lista de documentos:

El usuario puede seleccionar el link Bajar para ver el documento:

O, el usuario puede seleccionar el botón [Eliminar Documento] para borrar el documento:



Para regresar a la pantalla Lista de Muestras, el usuario debe seleccionar el botón [Atrás].

3.1.3 LISTA DE MUESTRAS El usuario encontrará los siguientes íconos en la sección de la “Lista de Muestras”:

Ver Muestra: este botón permite abrir el archivo de la muestra seleccionada y ver la

información registrada;

Modificar Muestra: este botón permite abrir el archivo de la muestra seleccionada y modificar

la información registrada;

Eliminar Muestra: este botón permite eliminar el archivo de la muestra seleccionada, es

importante mencionar que sólo las muestras con estado “No Asignada” pueden ser eliminadas;

Guardar como Excel: este botón permite crear un archivo Excel de la actual lista de muestras;

Este botón permite crear una orden de laboratorio para la muestra

seleccionada (esta opción aparece únicamente para los roles de supervisor y administrador).

3.1.3.1.1 VER MUESTRA

Cuando el usuario da clic en el botón Ver Muestra la información sobre la muestra seleccionada se despliega en la pantalla.





El usuario puede dar clic en el botón [Atrás] para regresar a la página principal de las muestras.

3.1.3.1.2 MODIFICAR MUESTRA

Cuando el usuario da clic en el botón Modificar Muestra el formulario de dicha muestra se despliega en la pantalla.





El usuario encontrará tres botones al final de la pantalla:

Atrás: esta opción re-direcciona al usuario a la página principal de las muestras.

Generar Reporte: esta opción abre un documento PDF que contiene el reporte de la muestra. Es posible para el usuario guardar este reporte en su computador. El reporte se mostrará de la siguiente manera:

Guardar: esta opción permite al usuario registrar la información que ha sido modificada o añadida.

3.1.3.1.3 ELIMINAR MUESTRA

Para eliminar una muestra de la lista el usuario debe seleccionar el botón Eliminar Muestra , este botón se habilita únicamente cuando el usuario selecciona una muestra con estado “No Asignada”. Luego de que el usuario da clic en el botón para eliminar la muestra, aparece en la pantalla el siguiente mensaje de confirmación:



3.1.3.1.4 GUARDAR COMO EXCEL

Cuando el usuario da clic en el botón Guardar como Excel , la información de la lista actual será enviada a un archivo Excel. El documento Excel se mostrará de la siguiente manera:

3.1.3.1.5 CREAR ORDEN DE LABORATORIO Este botón permite al usuario crear una orden de laboratorio (OL) para la muestra seleccionada. Se mostrará la siguiente pantalla:



El usuario podrá ver información básica sobre la muestra en la parte superior de la pantalla. Esta ventana mostrará una lista de los análisis que es posible realizar de acuerdo con el producto registrado en la muestra. El usuario debe seleccionar al menos una de estas opciones.

Existe además una sección de Notas donde el usuario puede ingresar información acerca de la muestra.



También es posible notificar a los analistas sobre la creación de una nueva orden de laboratorio, el usuario debe marcar la casilla Enviar email a analistas y se enviará el siguiente email:

Finalmente, el usuario debe seleccionar el botón [Registrar] para guardar la orden de laboratorio. Un número de identificación se generará automáticamente para dicha orden de laboratorio.



3.2 Órdenes de Laboratorio Desde esta página el usuario puede administrar las órdenes de laboratorio registradas en el sistema. El usuario podrá seleccionar la opción “Ir a las Determinaciones” para acceder a la información con relación a las pruebas realizadas a la muestra. Esta página contiene dos secciones: Buscar y Lista de Órdenes de Laboratorio.



3.2.1 BUSCAR La sección “Buscar” permite al usuario realizar una búsqueda de una orden de laboratorio específica al ingresar los siguientes criterios de búsqueda:

Muestra Número: permite buscar un archivo de acuerdo con el número de identificación de la muestra;

Orden Número: permite buscar un archivo de acuerdo con el número de identificación de la orden de laboratorio;

Producto: nombre del producto que se utilizó en la orden de laboratorio; El usuario puede ingresar la primera letra del nombre del producto y una lista se desplegará automáticamente, donde el usuario puede elegir el producto deseado:

Asignadas en este Rango de Fechas: Desde – Hasta, fechas en las cuales se asignó la orden de laboratorio al analista;

Estado: la búsqueda se puede realizar de acuerdo con el estado de la orden de laboratorio: Todas, Abierta, Completada, Cerrada o Publicada;

Documentos: si el usuario selecciona el ícono de documento del lado izquierdo , este podrá subir un documento relacionado con la muestra y si el usuario selecciona el ícono de

documento del lado derecho , este podrá subir un documento relacionado con la orden de laboratorio.


Buscar: este botón da inicio al proceso de búsqueda.



Luego de dar clic en el botón [Buscar], el usuario podrá ver la lista de órdenes de laboratorio con la siguiente información:

Muestra Número: número de la muestra;

Orden Número: número de la orden de laboratorio; Producto: nombre del producto para el cual se solicito la orden de laboratorio;

Asignación: fecha en la cual se solicitó la orden de laboratorio;

Estado: indica en qué parte del proceso se encuentra la orden de laboratorio, el estado puede ser:

- Abierta: indica que la orden fue solicitada; - Completada: indica que la determinación ha sido realizada y que el proceso ha

terminado; - Cerrada: indica que la orden ha sido validada por el supervisor; y, - Publicada: indica que el supervisor ha publicado la información de la orden de

laboratorio.

Documentos: si el usuario selecciona el icono de documento del lado izquierdo , este podrá subir un documento relacionado con la muestra, y si el usuario selecciona el ícono de

documento del lado derecho , este podrá subir un documento relacionado con la orden de laboratorio.

Reporte: esta opción muestra el reporte más reciente que ha sido generado como resultado de la determinación. Este reporte puede ser guardado.

Por defecto, la información es mostrada de acuerdo con la fecha de Asignación.



Si el usuario lo requiere, la lista de muestras puede ser ordenada alfabéticamente o numéricamente, en orden ascendente o descendente, al dar clic en el nombre de la columna. La dirección de la flecha ( / ) indica si la información se muestra en orden ascendente o descendente.



3.2.1.1 Subir Documento de Muestra

Si el usuario selecciona el icono de documento del lado izquierdo de la columna Documentos de la lista de resultados, el sistema muestra una nueva pantalla para subir un documento relacionado con la muestra.



El usuario podrá ver la pantalla Muestras – Administración de Documentos:











3.2.1.2 Subir Documento de Orden de Laboratorio



Si el usuario selecciona el icono de documento del lado derecho de la columna Documentos de la lista de resultados, el sistema muestra una nueva pantalla para subir un documento relacionado con la orden de laboratorio.

El usuario podrá ver la pantalla Orden de Laboratorio – Administración de Documentos:



El usuario debe seguir los mismos pasos explicados anteriormente en la sección Subir Documento de Muestra para subir, ver y eliminar un documento.

3.2.2 LISTA DE ÓRDENES DE LABORATORIO El usuario encontrará los siguientes íconos en la sección de la “Lista de Órdenes de Laboratorio”:



Ver Orden de Laboratorio: este botón permite abrir el archivo de la orden de laboratorio

seleccionada y ver la información registrada;

Modificar Orden de Laboratorio: este botón permite abrir el archivo de la orden de laboratorio

seleccionada y modificar la información registrada;

Eliminar Orden de Laboratorio: este botón permite eliminar la orden de laboratorio

seleccionada;

Guardar como Excel: este botón permite crear un archivo Excel de la actual lista de órdenes de

laboratorio;



Esta opción direcciona al usuario a la pantalla de las determinaciones.

Las siguientes opciones se mostrarán únicamente para usuarios con rol de Supervisor:

Esta opción permite a los usuarios validar más de una orden de laboratorio al mismo

tiempo. Para hacer esto el usuario debe marcar las casillas de las ordenes con estado “Completada” y

luego presionar el botón [Validar Orden]. El estado de las ordenes de laboratorio cambiará entonces a

“Cerrado”.

Esta opción permite a los usuarios publicar más de una orden de laboratorio al

mismo tiempo. Para hacer esto el usuario debe marcar las casillas de las ordenes con estado “Cerrada” y

luego presionar el botón [Publicar Orden]. El estado de las ordenes de laboratorio cambiará entonces a

“Publicada”. Si la orden de laboratorio no tenía un reporte ya creado, este se crea automáticamente en

este punto. Además, se enviará un email al cliente por cada orden que ha sido publicada

3.2.2.1.1 VER ORDEN DE LABORATORIO

Cuando el usuario da clic en el botón Ver Orden de Laboratorio la información sobre el archivo seleccionado se despliega en la pantalla.

*Para usuarios con rol Comercial Los usuarios con rol comercial podrán ver esta pantalla con información más detallada, así:



Nota: Los usuarios con rol Analista también podrán ver la sección Notas, junto con las determinaciones solicitadas para la orden de laboratorio.

3.2.2.1.2 EDITAR ORDEN DE LABORATORIO

Cuando el usuario da clic en el botón Modificar Orden de Laboratorio se muestra la pantalla Editar Orden de Laboratorio, en la cual el usuario puede añadir notas, seleccionar los análisis a realizarse (esta opción está habilitada sólo para los usuarios con rol de Supervisor o Comercial) y ver la historia de la orden de laboratorio (esto se refiere a todos las determinaciones realizadas, junto con sus resultados y el nombre de los usuarios responsables por las mismas).



*Para usuarios con rol Comercial Los usuarios con rol comercial podrán ver esta pantalla con información más detallada, así:



Si el usuario desea registrar cualquier nuevo cambio realizado, él/ella debe dar clic en el botón [Guardar]. Para regresar a la página principal de las Órdenes de Laboratorio el usuario debe dar clic en el botón [Atrás]. La siguiente opción aplica únicamente para usuarios con rol Comercial: Un usuario con rol Comercial puede añadir una determinación a la orden de laboratorio en cualquier estado que esta se encuentre.

El usuario puede seleccionar la determinación que desea de la lista de determinaciones y presionar el botón [Guardar]:



Nota: Las determinaciones que están en progreso no pueden editarse. Es importante mencionar que cuando un usuario con rol Comercial realiza cualquier cambio y lo guarda, la orden de laboratorio cambia a estado Abierto y un mensaje es enviado al Analista.



3.2.2.1.3 ELIMINAR ORDEN DE LABORATORIO Para eliminar una orden de laboratorio de la lista el usuario debe seleccionar el botón Eliminar Orden

de Laboratorio , este botón se habilita únicamente cuando el usuario selecciona una muestra con estado “Abierta”. Luego de que el usuario da clic en el botón para eliminar la orden de laboratorio, aparece en la pantalla el siguiente mensaje de confirmación:

3.2.2.1.4 GUARDAR COMO EXCEL

Cuando el usuario da clic en el botón Guardar como Excel , la información de la lista actual será enviada a un archivo Excel. El documento Excel se mostrará de la siguiente manera:



3.2.2.1.5 IR A LAS DETERMINACIONES Esta opción permite al usuario establecer el estado de una orden de acuerdo con el rol de dicho usuario. La pantalla está dividida en tres secciones: Información de la Orden de Laboratorio, Resultado General de Pruebas y Determinaciones.

1. INFORMACIÓN DE LA ORDEN DE LABORATORIO Esta sección indica el número de la orden y el producto que se usó para la determinación.



Adicionalmente, el usuario puede añadir fotos de la determinación al seleccionar el link Adjuntar Imágenes de la Orden de Laboratorio. Una vez que esta opción haya sido seleccionada, se mostrará la pantalla que permite subir una imagen. Los campos que se muestran son los siguientes:



Archivo: en esta sección el usuario debe presionar el botón [Elegir Archivos] para seleccionar el archivo que será subido. Una vez que el archivo haya sido seleccionado, se mostrará en la pantalla el nombre del mismo;

Comentario de la Imagen: en este campo el usuario debe agregar un comentario sobre la imagen seleccionada;

Subir: el usuario debe presionar el botón [Subir] para dar inicio al proceso. *La barra % subido indica el progreso de dicho proceso;

Eliminar: el botón Eliminar Imagen permite borrar la imagen, este se habilita sólo cuando el usuario elige una imagen de la lista; y,

Lista de imágenes: esta sección permite ver las imágenes que han sido añadidas.

Comentario de la imagen: contiene un comentario que fue ingresado anteriormente; y, Imagen: es posible ver la imagen al dar un clic en el link Ver Imagen.

El usuario debe seleccionar el botón [Atrás] para regresar a la página de las Determinaciones de la Orden de Laboratorio.

2. RESULTADO GENERAL DE PRUEBAS



En esta sección el usuario puede indicar si el resultado general de las pruebas fue exitoso o no (en base a todas las determinaciones aplicadas) al seleccionar el botón [Pasa] o [Falla]. El usuario también puede elegir el botón [Ninguna] si él/ella no desea dar una calificación al resultado general de la orden de laboratorio. El usuario debe dar clic en el botón [Guardar] para registrar los cambios.

3. DETERMINACIONES En esta sección el usuario podrá ver la lista de determinaciones, en la cual se especifica todas las diferentes determinaciones que se realizarán a la muestra. Las opciones que se muestran en esta sección son las siguientes:

Ir a los Resultados: cuando el usuario selecciona esta opción se muestra la pantalla de “Ingreso de Resultados”, la cual está dividida en tres secciones:



3.1 Información de la Orden de Laboratorio

El usuario encontrará la siguiente información en esta sección: - Determinación: indica el nombre de la determinación; - Producto: indica el producto que está siendo determinado; - Repeticiones: indica el número de repeticiones de las pruebas realizadas; y, - Agregar Componente: si el usuario tiene rol de analista, él/ella podrá agregar un nuevo

componente a la determinación e ingresar la información sobre los resultados en los campos de los parámetros.



Cuando el usuario da clic en el link “Agregar Componente” se abre una nueva pantalla donde él/ella puede agregar un nuevo componente. Esta opción se aparece sólo con el rol de analista.

El usuario también puede seleccionar otras determinaciones donde desea incluir el nuevo componente que se está agregando, esto quiere decir que cuando el usuario revise las otras determinaciones que fueron seleccionadas (ASTM F963-08 Physical and Mechanical Hazards, en el ejemplo superior) estas ya contendrán el nuevo componente.



El usuario también tendrá la opción de Editar o Eliminar el nuevo componente que ha sido agregado. Es importante mencionar que la opción Editar sólo permitirá modificar el nombre del componente, los análisis que han sido seleccionados no podrán ser cambiados.

3.2 Resultado General de la Determinación

En esta sección el usuario puede indicar si el resultado general de la determinación fue exitoso o no. El usuario debe seleccionar el botón [Guardar] para registrar la información.

3.3 Información de Resultados En esta sección el usuario debe ingresar los resultados de los parámetros de acuerdo con las pruebas que fueron desarrolladas. Los resultados de las determinaciones pueden ser registrados únicamente por los usuarios con rol de analista.



El usuario debe dar clic en el botón [Guardar] para registrar los cambios realizados. Para regresar a la página principal de las Órdenes de Laboratorio el usuario debe dar clic en el botón [Atrás].

El usuario puede además dar clic en el link “Ver Historia” para ver un pequeño resumen de las determinaciones realizadas:

Generar Reporte: este botón configura el reporte de la determinación.

Nota: El usuario puede elegir cuáles determinaciones desea que se muestren en el reporte. Para hacer esto, el usuario debe marcar o desmarcar las casillas ubicadas junto a cada determinación en la columna Reportable.



Luego de seleccionar las determinaciones deseadas, el usuario debe presionar el botón [Guardar] y luego el botón [Generar Reporte] para abrir el reporte. Cuando el usuario selecciona este botón aparece una nueva pantalla que contiene la siguiente información:

- Plantilla para Reporte: esta lista desplegable muestra la lista de plantillas de reporte disponibles;

- Responsable: nombre de la persona responsable del reporte; - Observaciones: area de escritura libre donde el usuario puede incluir información

relevante acerca de la determinación; - Notas: area de escritura libre donde el usuario puede incluir información adicional

acerca de la determinación; - Fecha de emisión: el usuario debe seleccionar la fecha en la cual el reporte fue emitido.

Esta fecha se mostrará en el reporte.



- Generar: esta opción permite crear el reporte; luego de presionar el botón [Generar] aparecerá un mensaje que indica que el reporte será bajado pronto.

El reporte se mostrará de la siguiente manera:





El reporte es creado y generado automáticamente en el sistema. La aplicación da además a los usuarios la opción de guardar el reporte en otra ubicación, diferente de la establecida por defecto.

Nota: Para Argentina, la pantalla Generar Reporte mostrará una plantilla para reporte pre-establecida: “Template Argentina con Arancel”.



Dicho reporte mostrará una sección donde se indica el valor total de los aranceles de las determinaciones, en caso de que las determinaciones no tengan aranceles este valor se mostrará como cero (0).

- Generar Final: esta opción permite al usuario generar un reporte oficial o final.



Además, el usuario puede seleccionar el link Bajar Reportes Antiguos para ver una lista de todas las revisiones realizadas para una orden de laboratorio:



El usuario puede ver estos documentos al seleccionar el link Bajar.

Atrás: esta opción permite al usuario regresar a la página principal de las Órdenes de Laboratorio;

Completar Orden: el usuario debe dar clic en este botón para indicar que el proceso se ha completado, el estado de la orden se cambiará entonces a “Completada” (esta opción está disponible únicamente para el rol de Analista);



Reabrir Orden: esta opción aparece después de que se ha presionado el botón [Completar Orden] y permite establecer la orden de laboratorio con el estado "Abierta” (esta opción está disponible únicamente para el rol de Analista); y,

Subir y Bajar: este botón permite ubicar a las diferentes determinaciones (primera, segunda, tercera, etc.) en el orden en el cual el usuario desea que estas aparezcan en el reporte.

Las siguientes opciones se mostrarán únicamente para el rol de Supervisor:

Validar Orden: esta opción permite al usuario con rol de supervisor validar una orden con estado “Completada”. El estado de la orden cambiará entonces a “Cerrada”;



Invalidar Orden: este botón aparece luego de que la orden ha sido validada y revierte dicho proceso;

Publicar Orden: esta opción se habilita únicamente cuando la orden ha sido validada y permite publicar dicha orden. El estado de la orden cambiará entonces a “Publicada”. Si la orden de laboratorio aún no tenía un reporte creado, este será creado automáticamente en este punto; y,



No Publicar: este botón aparece luego de que la orden ha sido publicada y revierte el proceso de publicación.

Una vez que la orden de laboratorio ha sido publicada el cliente recibirá un mail que indica este hecho. El mail incluirá como archivo adjunto el reporte final de la orden de laboratorio, así:



La siguiente opción aplica únicamente para usuarios con rol Comercial: Un usuario con rol Comercial solo podrá ver los Reportes una vez que el estado de la orden de laboratorio haya cambiado a Publicada.



Nota Importante: *Este cambio aplica sólo para Argentina Cuando se genera un nuevo reporte de una Muestra a cuya orden de laboratorio se agregaron nuevas determinaciones una vez que esta ya había sido cerrada y publicada, el nuevo reporte mostrará una leyenda en la parte de Observaciones que indica que el presente reporte es una actualización del reporte original:

“EL PRESENTE ES UNA ACTUALIZACION DEL INFORME ANTERIOR N. …”





3.3 Reportes Esta opción permite ver todos los reportes que han sido creados para las diferentes órdenes de laboratorio, luego de que estas han sido publicadas. Esta opción está habilitada para los roles de Cliente y Supervisor.



3.3.1 BUSCAR La sección “Buscar” permite al usuario ingresar información para realizar una búsqueda específica. Los criterios de búsqueda disponibles son los siguientes:

Orden Número: permite buscar un archivo de acuerdo con el número de identificación;

Producto: el usuario puede ingresar el producto usado en la orden de laboratorio;


Publicadas en este rango de fechas: Desde – Hasta, esta opción permite buscar los documentos que han sido publicados de acuerdo con un rango de fechas específico;





3.3.2 LISTA DE REPORTES Esta opción muestra por defecto todos los reportes creados para las Órdenes de Laboratorio; también muestra los resultados de acuerdo con los criterios de búsqueda ingresados. La información que se muestra en esa sección es la siguiente:

Orden Numero: número de identificación de la orden de laboratorio;

Producto: nombre del producto para el cual se solicitó la orden de laboratorio;

Cliente: nombre de la compañía a la cual pertenece el producto; Fecha Publicación: fecha en la cual se publicó la determinación de la orden de laboratorio; y,

Reporte: permite ver el reporte, el mismo que puede ser bajado.

Por defecto, la información es mostrada de acuerdo con la Fecha de Publicación.



Si el usuario lo requiere, los resultados de la búsqueda pueden ser ordenados alfabéticamente o numéricamente, en orden ascendente o descendente, al dar clic en el nombre de la columna. La dirección de la flecha ( / ) indica si la información se muestra en orden ascendente o descendente.



3.4 Administración Esta sección permite configurar todos los parámetros básicos del sitio, tales como: usuarios, métodos, compañías y más. Cuando el usuario ubica el cursor sobre el menú Administración se muestran en la pantalla todas las opciones disponibles.

3.4.1 DETERMINACIONES Esta opción muestra la Lista de Determinaciones donde el usuario puede configurar el tipo de determinaciones. La pantalla está dividida en tres secciones: Nueva Determinación, Buscar y Lista de Determinaciones.



3.4.1.1.1 NUEVA DETERMINACIÓN Esta opción permite agregar una nueva determinación al sistema. Para hacer esto, el usuario debe dar clic en el botón [Crear].



El usuario será entonces direccionado a una nueva pantalla donde deberá ingresar la siguiente información:

Código: código de identificación de la determinación;

Nombre: nombre del tipo de determinación;

Método: el usuario debe seleccionar un método de determinación que será usado en la determinación; *El usuario también puede seleccionar el link “Nuevo Método” para agregar un Nuevo método:



Repeticiones: número de veces que esta determinación debe ser realizada o aplicada;

Descripción: información que describe el proceso de esta nueva determinación;

Reportable: el usuario debe marcar esta casilla para incluir esta determinación en el reporte, caso contrario no aparecerá en el mismo; y,

Definir Determinaciones Requeridas: esta opción permite seleccionar las determinaciones que se deben realizar antes de ingresar los resultados de la nueva determinación; esto significa que la nueva determinación es dependiente de otra/s determinación/es.

La lista muestra todas las determinaciones que no tienen ningunas “Determinaciones Requeridas” asociadas a estas.



Para otras determinaciones, la lista de Determinaciones Requeridas no incluirá el “Análisis de prueba 300”, por ejemplo (en base al caso anterior), ya que este ya tiene determinaciones asociadas.

El número de determinaciones requeridas que han sido seleccionadas se mostrará posteriormente en la página principal de la determinación:



Poner Arancel: permite al usuario agregar un costo por el servicio de la determinación. El usuario deberá ingresar la siguiente información:

En las determinaciones que ya poseen aranceles asignados, el usuario puede elegir los links “Editar arancel” para realizar algún cambio en este valor o “Eliminar arancel” para borrar un arancel que ya no sea requerido.



Atrás: permite al usuario regresar a la pantalla Lista de Determinaciones.

Guardar: para guardar los cambios realizados en el sistema.

3.4.1.1.2 BUSCAR La sección “Buscar” permite al usuario ingresar información para realizar una búsqueda específica. Los criterios de búsqueda disponibles son los siguientes:

Método: permite elegir un tipo de método;

Nombre: permite ingresar el nombre de la determinación; El usuario puede ingresar uno o más caracteres para realizar una búsqueda de acuerdo con el nombre de la determinación, la columna Nombre de la lista de muestras mostrará todas las determinaciones que contienen dicha letra, la letra “G” en el siguiente ejemplo.

Código: permite realizar una búsqueda con el código de la determinación;

Estado: permite realizar una búsqueda de acuerdo con el estado de la determinación: Activo y/u Obsoleto;





La información que se muestra en la “Lista de Determinaciones” es la siguiente:

Código: número de identificación de la determinación;

Nombre: nombre del tipo de determinación;

Método: tipo de método utilizado para la determinación;

Repeticiones: número de veces que se debe realizar la determinación;

Reportable: indica si la determinación parte de un reporte o no; y,

Estado: indica si el estado de la determinación es Activo u Obsoleto.




3.4.1.1.3 LISTA DE DETERMINACIONES La “Lista de Determinaciones” muestra por defecto todas las determinaciones creadas, pero también muestra las determinaciones de acuerdo con los criterios de búsqueda. El usuario encontrará los siguientes íconos en esta sección:

Ver Determinación: este botón permite abrir el archivo seleccionado y ver la información

registrada;

Modificar Determinación: este botón permite abrir el archivo seleccionado y modificar la

información registrada; y,

Eliminar Determinación: este botón permite eliminar el archivo seleccionado.

3.4.1.1.4 VER DETERMINACIÓN

Cuando el usuario da clic en el botón Ver Determinación la información sobre el archivo seleccionado se despliega en la pantalla en modo de sólo lectura.



La pantalla mostrará también los parámetros que han sido agregados para la determinación.

3.4.1.1.5 EDITAR DETERMINACIÓN

Cuando el usuario da clic en el botón Modificar Determinación el formulario de dicha muestra se despliega en la pantalla, donde el usuario puede modificar la información relacionada con la determinación.



La opción “Reportable” indica si la determinación se incluirá en el reporte o no. A continuación se encuentran las capturas de pantalla para cada caso:

1. Con la opción “Reportable” seleccionada:



La información de la determinación se muestra en el reporte:



2. Sin la opción “Reportable”:



La información de la determinación NO se muestra en el reporte:



3.4.1.1.6 NUEVO PARÁMETRO Esta sección presenta dos opciones para crear un Nuevo parámetro: Numérico o Alfanumérico.



Numérico: permite ingresar una referencia numérica como parámetro. El usuario debe ingresar la siguiente información:



- Notación: nombre del parámetro (este campo es obligatorio); - Unidades: permite elegir una unidad de medida de la lista desplegable (este campo es

obligatorio); - Descripción: breve descripción del parámetro; - Valor mínimo aceptable: valor mínimo que puede obtener el resultado; - Valor máximo aceptable: valor máximo que puede obtener el resultado; - Fórmula: fórmula que permite obtener el resultado de la determinación. Cuando el

usuario da clic en el ícono de Fórmula , este puede ingresar los valores para la nueva fórmula. Si existen parámetros numéricos que fueron registrados anteriormente, es posible crear una nueva fórmula que depende del valor del primer parametro.



- Precisión: determina el rango de precisión de los resultados. La precisión configurada define el número de decimales que se utilizan para expresar el resultado de los valores en el reporte; y,

- Reportable: se debe seleccionar esta casilla si el usuario desea que el parámetro se muestre en el reporte. NOTA: Si la determinación No es Reportable (la opción Reportable no fue seleccionada) ninguno de los parámetros se mostrará en el reporte, aún si estos fueron marcados como reportables.

La siguiente captura del reporte muestra el parámetro cuando la opción “Reportable” ha sido seleccionada tanto para el parámetro como para la determinación:



Nota Importante: si la determinación posee algunas Determinaciones Requeridas definidas, los parámetros tipo fórmula pueden ser creados usando los parámetros de las determinaciones requeridas (inclusive los parámetros tipo fórmula).

a) Determinación #1: esta determinación tiene los parámetros definidos marcados con rojo.



b) Determinación # 2: para este ejemplo, esta determinación tendrá a la determinación #1 marcada como requerida.

c) En la sección de los parámetros, para la determinación #2, el usuario podrá usar los parámetros definidos para la determinación # 1.



Alfanumérico: esta opción permite añadir una descripción del parámetro, contiene las siguientes opciones:

- Notación: nombre del parámetro; y, - Descripción: breve descripción del parámetro.

Si el usuario desea registrar cualquier nuevo cambio realizado, este debe dar clic en el botón [Guardar]. Para regresar a la página principal de las Determinaciones el usuario debe dar clic en el botón [Atrás]. NOTA IMPORTANTE PARA LA OFICINA DE ARGENTINA ÚNICAMENTE: La pantalla de información sobre los parámetros posee una casilla llamada “Promedio”. Esta opción se incluirá en el reporte y se mostrará un promedio de los valores del parámetro numérico (fórmula o no) de la determinación, pero únicamente esta tiene más de una repetición.



Luego de crear la orden de laboratorio el usuario deberá ingresar los valores de los parámetros en la sección “Información de Resultados”. En la pantalla “Ingreso de Resultados” el usuario podrá ver el link “Promedio”, esta opción permitirá al usuario ver el valor que aparecerá en el reporte.

*Los valores que aparecerán como un promedio en el reporte serán únicamente aquellos que tengan la opción “Promedio” seleccionada.



3.4.1.1.7 ELIMINAR DETERMINACIÓN

Para eliminar un archivo de la lista el usuario debe seleccionar el botón Eliminar Determinación , este botón se habilita únicamente cuando el usuario selecciona un archivo. Luego de que el usuario selecciona el botón para eliminar el archivo, aparece en la pantalla el siguiente mensaje de confirmación:



3.4.2 MÉTODOS Esta opción permite administrar los tipos de métodos. La pantalla “Lista de Métodos” presenta dos secciones: Nuevo Método y Lista de Métodos.

3.4.2.1.1 NUEVO MÉTODO Al seleccionar el botón [Crear] el usuario puede agregar un nuevo método a la lista actual.



A continuación aparece una nueva pantalla donde el usuario puede agregar el nombre del método y el valor de incertidumbre.

NOTA: El valor de la Incertidumbre se expresa en %, el cual indica la desviación en los resultados de las pruebas. Si este porcentaje es menor quiere decir que la calidad de los resultados es mejor. Este valor puede parecer similar a la Tolerancia, pero esta indica si un valor determinado se encuentra dentro de los parámetros establecidos o no. En la aplicación Shepherd es únicamente este valor para referencia, no afecta la información que se ingresa en el sistema como resultado de las pruebas.

Al final de esta sección el usuario encontrará los siguientes botones:

Atrás: permite al usuario regresar a la pantalla Lista de Métodos; y,

Guardar: para guardar los cambios realizados en el sistema.

3.4.2.1.2 LISTA DE MÉTODOS



La pantalla “Lista de Métodos” despliega todos los métodos que han sido creados. El usuario encontrará los siguientes íconos en esta sección:

Ver Método: este botón permite abrir el archivo seleccionado y ver la información registrada;

Modificar Método: este botón permite abrir el archivo seleccionado y modificar la información

registrada; y,

Eliminar Método: este botón permite eliminar el archivo seleccionado. La lista de métodos indicará la siguiente información: Método: nombre del método registrado; y,

Incertidumbre: valor de incertidumbre del método.

Documentos: si el usuario selecciona el icono de documento de la columna Documentos de la lista de resultados, el sistema muestra una nueva pantalla para subir un documento relacionado con el método

Subir Documento de Método

Si el usuario selecciona el icono de documento de la columna Documentos de la lista de resultados, el sistema muestra una nueva pantalla para subir un documento relacionado con el método.



El usuario podrá ver la pantalla Método – Administración de Documentos:











3.4.2.1.3 VER MÉTODO

Cuando el usuario da clic en el botón Ver Método la información sobre el archivo seleccionado se despliega en la pantalla en modo de sólo lectura.



3.4.2.1.4 EDITAR MÉTODO

Cuando el usuario da clic en el botón Modificar Método el formulario de dicho método se despliega en la pantalla y el usuario puede modificar la información registrada.

Si el usuario desea registrar cualquier nuevo cambio realizado, este debe dar clic en el botón [Guardar]. Para regresar a la página principal de la Lista de Métodos el usuario debe dar clic en el botón [Atrás].

3.4.2.1.5 ELIMINAR MÉTODO

Para eliminar un archivo de la lista el usuario debe seleccionar el botón Eliminar Método , este botón se habilita únicamente cuando el usuario selecciona un archivo. Luego de que el usuario selecciona el botón para eliminar el archivo, aparece en la pantalla el siguiente mensaje de confirmación:





3.4.3 UNIDADES Esta sección permite administrar las opciones de las unidades de medida que son utilizadas en la aplicación. Contiene dos secciones principales: Nueva Unidad y Lista de Unidades.

3.4.3.1.1 NUEVA UNIDAD Al seleccionar el botón [Crear] el usuario puede agregar una nueva unidad a la lista actual. El usuario debe ingresar el nombre de la unidad y su símbolo.

El usuario encontrará también los siguientes botines de acción:



Atrás: permite al usuario regresar a la pantalla Lista de Unidades; y,

Guardar: permite guardar los cambios realizados en el sistema.

3.4.3.1.2 LISTA DE UNIDADES La pantalla “Lista de Unidades” despliega la lista de las unidades que han sido creadas y muestra los siguientes botones e información:

Ver Unidad: este botón permite abrir el archivo seleccionado y ver la información registrada;

Modificar Unidad: este botón permite abrir el archivo seleccionado y modificar la información

registrada; y,

Eliminar Unidad: este botón permite eliminar el archivo seleccionado.

Unidad de Medida: nombre de la unidad de medida; y,

Símbolo: símbolo que representa la unidad.

3.4.3.1.3 VER UNIDAD

Cuando el usuario da clic en el botón Ver Unidad la información sobre el archivo seleccionado se despliega en la pantalla en modo de sólo lectura.



3.4.3.1.4 EDITAR UNIDAD

Cuando el usuario da clic en el botón Modificar Unidad el formulario de dicha unidad se despliega en la pantalla y el usuario puede modificar la información registrada.


3.4.3.1.5 ELIMINAR UNIDAD

Para eliminar un archivo de la lista el usuario debe seleccionar el botón Eliminar Unidad , este botón se habilita únicamente cuando el usuario selecciona un archivo. Luego de que el usuario selecciona el botón para eliminar el archivo, aparece en la pantalla el siguiente mensaje de confirmación:





3.4.4 PRODUCTOS Esta opción permite administrar todos los archivos registrados en la aplicación, contiene tres secciones principales: Nuevo Producto, Buscar y Lista de Productos.

3.4.4.1.1 NUEVO PRODUCTO Esta opción permite agregar un nuevo producto al sistema, el usuario debe seleccionar en el botón [Crear].

Un formulario que permite agregar un nuevo producto se muestra en la pantalla, la información que se debe ingresar es la siguiente:

Nombre: nombre del producto que será agregado;



Categoría: el usuario puede elegir de la lista desplegable el nombre de la categoría;

Descripción: breve descripción del producto;

Días antes de Expirar: número de días antes de la expiración;

Determinaciones aplicables: esta opción despliega una lista con las determinaciones disponibles que pueden ser aplicadas al producto;

Atrás: permite al usuario regresar a la pantalla Lista de Productos; y,



Categoría: una lista desplegable muestra las opciones de categoría;





La información que se muestra en la Lista de Productos es la siguiente:

Producto: nombre del producto registrado;

Categoría: nombre de la categoría a la cual pertenece el producto; y,

Categoría Maestra: nombre del grupo de la categoría.


3.4.4.1.3 LISTA DE PRODUCTOS

La pantalla “Lista de Productos” despliega una lista de todos los productos que han sido creados. El usuario encontrará los siguientes íconos en esta sección:

Ver Producto: este botón permite abrir el archivo seleccionado y ver la información registrada;



Modificar Producto: este botón permite abrir el archivo seleccionado y modificar la información

registrada; y,

Eliminar Producto: este botón permite eliminar el archivo seleccionado.

3.4.4.1.4 VER PRODUCTO

Cuando el usuario da clic en el botón Ver Producto la información sobre el archivo seleccionado se despliega en la pantalla en modo de sólo lectura.

3.4.4.1.5 EDITAR PRODUCTO

Cuando el usuario da clic en el botón Modificar Producto el formulario de dicho producto se despliega en la pantalla y el usuario puede modificar la información registrada.




3.4.4.1.6 ELIMINAR PRODUCTO

Para eliminar un archivo de la lista el usuario debe seleccionar el botón Eliminar Producto , este botón se habilita únicamente cuando el usuario selecciona un archivo. Luego de que el usuario selecciona el botón para eliminar el archivo, aparece en la pantalla el siguiente mensaje de confirmación:



3.4.5 CATEGORÍAS Esta opción permite administrar las Categorías registradas en la aplicación, contiene tres secciones principales: Nueva Categoría, Buscar y Lista de Categorías.

3.4.5.1.1 NUEVA CATEGORÍA Esta opción permite agregar una nueva categoría al sistema, el usuario debe seleccionar en el botón [Crear].

A continuación, se mostrará un formulario que debe ser llenado para agregar una nueva categoría. La información que se debe ingresar es la siguiente:

Nombre: nombre de la nueva categoría;

Categoría: el usuario puede elegir de la lista desplegable el nombre de la categoría maestra;



Descripción: breve descripción de la nueva categoría;

Atrás: permite al usuario regresar a la pantalla Lista de Categorías; y,


3.4.5.1.2 BUSCAR

La sección “Buscar” permite al usuario ingresar información para realizar una búsqueda específica. Los criterios de búsqueda disponibles son los siguientes:

Categoría Maestra: una lista desplegable muestra las opciones de la categoría maestra; Reinicializar: este botón despeja la información ingresada en los campos de búsqueda; y,


3.4.5.1.3 LISTA DE CATEGORÍAS La pantalla “Lista de Categorías” despliega una lista de todas las categorías creadas. El usuario encontrará los siguientes íconos e información en esta sección:

Ver Categoría: este botón permite abrir el archivo seleccionado y ver la información registrada;



Modificar Categoría: este botón permite abrir el archivo seleccionado y modificar la información

registrada; y,

Eliminar Categoría: este botón permite eliminar el archivo seleccionado.

Categoría: nombre de la categoría; y,

Categoría Maestra: nombre del grupo de la categoría.

3.4.5.1.4 VER CATEGORÍA

Cuando el usuario da clic en el botón Ver Categoría la información sobre el archivo seleccionado se despliega en la pantalla en modo de sólo lectura.

3.4.5.1.5 EDITAR CATEGORÍA

Cuando el usuario da clic en el botón Modificar Categoría el formulario de dicha categoría se despliega en la pantalla y el usuario puede modificar la información registrada.




3.4.5.1.6 ELIMINAR CATEGORÍA

Para eliminar un archivo de la lista el usuario debe seleccionar el botón Eliminar Categoría , este botón se habilita únicamente cuando el usuario selecciona un archivo. Luego de que el usuario selecciona el botón para eliminar el archivo, aparece en la pantalla el siguiente mensaje de confirmación:



3.4.6 COMPAÑÍAS Esta sección perite administrar las opciones de las compañías registradas en la aplicación. Contiene tres secciones principales: Nueva Compañía, Buscar y Lista de Compañías.

3.4.6.1.1 NUEVA COMPAÑÍA Esta opción permite agregar una nueva compañía al sistema, el usuario debe seleccionar en el botón [Crear].

A continuación, se mostrará un formulario que debe ser llenado para agregar una nueva compañía. La información que se debe ingresar es la siguiente:



Nombre: nombre de la nueva compañía o empresa;

País: nombre del país donde está ubicada la compañía;

Ciudad: nombre de la ciudad donde está ubicada la compañía;

Dirección: dirección de la compañía dentro de la ciudad;

Roles: roles que tiene asignados la compañía;

Atrás: permite al usuario regresar a la pantalla Lista de Unidades; y,

Guardar: permite guardar los cambios realizados en el sistema. Una vez que la información haya sido guardada aparece una opción para añadir un Nuevo Contacto, el usuario debe seleccionar el botón [Crear].



Se mostrará la siguiente información:

Nombre: nombre del contacto;

Teléfono de Oficina: número de teléfono del trabajo;

Teléfono Celular: número del celular;

Email: dirección de correo electrónico;

Fax: número de fax;

Atrás: permite al usuario regresar a la pantalla Editar Compañía; y,


Al guardar la información el usuario es enviado a la pantalla Editar Compañía y este puede ver la información registrada.




País: una lista desplegable muestra las opciones de los países;



La pantalla “Lista de Compañías” muestra por defecto todas las compañías que han sido credas, pero también muestra la lista de acuerdo con los criterios de búsqueda ingresados.

Nombre: nombre de la compañía registrada; País: nombre del país donde está ubicada la compañía; y,

Ciudad: nombre de la cuidad donde está ubicada la compañía.



3.4.6.1.3 LISTA DE COMPAÑÍAS La pantalla “Lista de Compañías” despliega una lista de las compañías que han sido credas. El usuario encontrará los siguientes íconos en esta sección:

Ver Compañía: este botón permite abrir el archivo seleccionado y ver la información registrada;

Modificar Compañía: este botón permite abrir el archivo seleccionado y modificar la

información registrada; y,

Eliminar Compañía: este botón permite eliminar el archivo seleccionado.

3.4.6.1.4 VER COMPAÑÍA

Cuando el usuario da clic en el botón Ver Compañía la información sobre el archivo seleccionado se despliega en la pantalla en modo de sólo lectura.



3.4.6.1.5 EDITAR COMPAÑÍA

Cuando el usuario da clic en el botón Modificar Compañía el formulario de dicha compañía se despliega en la pantalla y el usuario puede modificar la información registrada.



Si el usuario desea registrar cualquier nuevo cambio realizado, este debe dar clic en el botón [Guardar]. Para regresar a la página principal de la Lista de Compañías el usuario debe dar clic en el botón [Atrás].

3.4.6.1.6 ELIMINAR COMPAÑÍA

Para eliminar un archivo de la lista el usuario debe seleccionar el botón Eliminar Compañía , este botón se habilita únicamente cuando el usuario selecciona un archivo. Luego de que el usuario selecciona el botón para eliminar el archivo, aparece en la pantalla el siguiente mensaje de confirmación:



3.4.7 SITIOS Esta opción permite administrar los sitios registrados en la aplicación. Contiene tres secciones principales: Nuevo Sitio, Buscar y Lista de Sitios.

3.4.7.1.1 NUEVO SITIO Al seleccionar el botón [Crear] el usuario puede agregar un nuevo sitio a la lista actual.

A continuación, se mostrará un formulario que debe ser llenado para agregar un nuevo sitio. La información que se debe ingresar es la siguiente:

Nombre: nombre del lugar, sitio o bodega donde se almacena el producto;

País: nombre del país donde se encuentra ubicado dicho sitio;



Atrás: permite al usuario regresar a la pantalla Lista de Sitios; y,



Nombre: nombre del sitio registrado; El usuario puede ingresar uno o más caracteres para realizar una búsqueda de acuerdo con el nombre del Sitio, la columna Sitio de la lista de sitios mostrará todos los nombres que contienen una determinada letra, la letra “I” en el siguiente ejemplo.

País: una lista desplegable muestra las opciones de países;





La pantalla “Lista de Sitios” muestra por defecto todos los sitios creados, pero también muestra la lista de acuerdo con los criterios de búsqueda ingresados.

Sitio: nombre del sitio registrado; y,

País: nombre del país donde está ubicado el sitio.

3.4.7.1.3 LISTA DE SITIOS La pantalla “Lista de Sitios” despliega una lista de todos los sitios creados. El usuario encontrará los siguientes íconos en esta sección:

Ver Sitio: este botón permite abrir el archivo seleccionado y ver la información registrada;

Modificar Sitio: este botón permite abrir el archivo seleccionado y modificar la información

registrada; y,

Eliminar Sitio: este botón permite eliminar el archivo seleccionado.

3.4.7.1.4 VER SITIO

Cuando el usuario da clic en el botón Ver Sitio la información sobre el archivo seleccionado se despliega en la pantalla en modo de sólo lectura.



3.4.7.1.5 EDITAR SITIO

Cuando el usuario da clic en el botón Modificar Sitio el formulario de dicho método se despliega en la pantalla y el usuario puede modificar la información registrada.

Si el usuario desea registrar cualquier nuevo cambio realizado, este debe dar clic en el botón [Guardar]. Para regresar a la página principal de la Lista de Sitios el usuario debe dar clic en el botón [Atrás].

3.4.7.1.6 ELIMINAR SITIO

Para eliminar un archivo de la lista el usuario debe seleccionar el botón Eliminar Determinación , este botón se habilita únicamente cuando el usuario selecciona un archivo. Luego de que el usuario selecciona el botón para eliminar el archivo, aparece en la pantalla el siguiente mensaje de confirmación:





3.4.8 PUERTOS Esta opción permite administrar las opciones de los puertos registrados en la aplicación. Contiene tres secciones principales: Nuevo Puerto, Buscar y Lista de Puertos.

3.4.8.1.1 NUEVO PUERTO Esta opción permite agregar un nuevo puerto al sistema, el usuario debe seleccionar en el botón [Crear].

A continuación, se mostrará un formulario que debe ser llenado para agregar un nuevo puerto. La información que se debe ingresar es la siguiente:

Nombre: nombre del nuevo puerto;

País: nombre del país donde está localizado el Puerto;



Abreviación: abreviación del puerto;

Horas por Turno: número de horas durante las cuales el puerto está disponible;

Comienzo del Turno: hora cuando el turno empieza;

Fin del Turno: hora cuando el turno termina;

Atrás: permite al usuario regresar a la pantalla Lista de Puertos; y, Guardar: permite guardar los cambios realizados en el sistema.

Una vez que la información haya sido guardada, aparece la opción para agregar un Nuevo Muelle, el usuario debe seleccionar el botón [Crear].

A continuación, aparecerán las siguientes opciones:

Nombre: nombre del muelle;

Abreviación: abreviación del muelle;

Atrás: permite al usuario regresar a la pantalla Editar Puerto; y, Guardar: permite guardar los cambios realizados en el sistema.



Una vez que la información haya sido guardada, el usuario es re-direccionado a la pantalla Editar Puerto y este puede ver la información registrada.


Nombre: nombre el puerto registrado; El usuario puede ingresar uno o más caracteres para realizar una búsqueda de acuerdo con el nombre del puerto, la columna Nombre de la lista de puertos mostrará todos los nombres que contienen una determinada letra, la letra “P” en el siguiente ejemplo.



País: lista desplegable que muestra las opciones de países;



La pantalla “Lista de Puertos” muestra por defecto todos los puertos que han sido credos, pero también muestra la lista de acuerdo con los criterios de búsqueda ingresados.

Nombre: nombre del puerto registrado;

Abreviación: abreviación asignada al puerto;

Horas por Turno: número de horas permitidas por turno;

Comienzo del Turno: hora cuando empieza el turno; y,

Fin del Turno: hora cuando termina el turno.



3.4.8.1.3 LISTA DE PUERTOS

La pantalla “Lista de Puertos” despliega una lista de los puertos que han sido creados.

Ver Puerto: este botón permite abrir el archivo seleccionado y ver la información registrada;

Modificar Puerto: este botón permite abrir el archivo seleccionado y modificar la información

registrada; y,

Eliminar Puerto: este botón permite eliminar el archivo seleccionado.

3.4.8.1.4 VER PUERTO

Cuando el usuario da clic en el botón Ver Puerto la información sobre el archivo seleccionado se despliega en la pantalla en modo de sólo lectura.



3.4.8.1.5 EDITAR PUERTO

Cuando el usuario da clic en el botón Modificar Puerto el formulario de dicho puerto se despliega en la pantalla y el usuario puede modificar la información registrada.

Si el usuario desea registrar cualquier nuevo cambio realizado, este debe dar clic en el botón [Guardar]. Para regresar a la página principal de la Lista de Puertos el usuario debe dar clic en el botón [Atrás].

3.4.8.1.6 ELIMINAR PUERTO

Para eliminar un archivo de la lista el usuario debe seleccionar el botón Eliminar Puerto , este botón se habilita únicamente cuando el usuario selecciona un archivo.



Luego de que el usuario selecciona el botón para eliminar el archivo, aparece en la pantalla el siguiente mensaje de confirmación:



3.4.9 USUARIOS Esta opción permite administrar los usuarios que han sido registrados en la aplicación. Contiene tres secciones principales: Nuevo Usuario, Buscar y Lista de Usuarios.

3.4.9.1.1 NUEVO USUARIO

Esta opción permite agregar un nuevo usuario al sistema al seleccionar en el botón [Crear].

A continuación, se mostrará un formulario que debe ser llenado para agregar un nuevo usuario. La información que se debe ingresar es la siguiente:

Usuario: nombre del usuario que será creado;

Contraseña: serie clave que permitirá acceder al sistema;



Confirmar Contraseña: repetir la serie que se ingresó en el campo anterior;

Nombre: nombre del dueño del usuario;

Cargo: cargo del usuario;

Email: dirección de correo electrónico;

Es Responsable de Laboratorio: al marcar esta casilla se indica si este usuario será registrado como responsable de laboratorio;

Roles: lista que permite asignar diferentes roles al usuario;

Atrás: permite al usuario regresar a la pantalla Lista de Usuarios; y,



Usuario: nombre del usuario registrado; El usuario puede ingresar uno o más caracteres para realizar una búsqueda de acuerdo con el nombre del usuario, la columna Usuario de la lista de usuarios mostrará todos los nombres que contienen una determinada letra, la letra “A” en el siguiente ejemplo.





La pantalla “Lista de Usuarios” muestra por defecto todos los usuarios que han sido credos, pero también muestra la lista de acuerdo con los criterios de búsqueda ingresados.

Usuario: nombre del usuario registrado;

Nombre: nombre del dueño del usuario;

Roles: rol asignado a este usuario; y, Email: dirección de correo electrónico.



3.4.9.1.3 LISTA DE USUARIOS La pantalla “Lista de Usuarios” despliega una lista de todos los usuarios que han sido creados. El usuario encontrará los siguientes íconos en esta sección:

Ver Usuario: este botón permite abrir el archivo seleccionado y ver la información registrada;

Modificar Usuario: este botón permite abrir el archivo seleccionado y modificar la información

registrada; y,

Eliminar Usuario: este botón permite eliminar el archivo seleccionado.

3.4.9.1.4 VER USUARIO

Cuando el usuario da clic en el botón Ver Usuario la información sobre el archivo seleccionado se despliega en la pantalla en modo de sólo lectura.

3.4.9.1.5 EDITAR USUARIO

Cuando el usuario da clic en el botón Modificar Usuario la ficha de dicho usuario se despliega en la pantalla y el usuario puede modificar la información registrada.



Si el usuario desea registrar cualquier nuevo cambio realizado, este debe dar clic en el botón [Guardar]. Para regresar a la página principal de la Lista de Usuarios el usuario debe dar clic en el botón [Atrás].

3.4.9.1.6 ELIMINAR USUARIO

Para eliminar un archivo de la lista el usuario debe seleccionar el botón Eliminar Usuario , este botón se habilita únicamente cuando el usuario selecciona un archivo. Luego de que el usuario selecciona el botón para eliminar el archivo, aparece en la pantalla el siguiente mensaje de confirmación:



3.5 Opciones Esta opción permite al usuario configurar o modificar su contraseña y cambiar el idioma de la aplicación.

3.5.1 CAMBIAR CONTRASEÑA En esta pantalla es posible cambiar la contraseña del usuario. Las opciones que aparecerán son las siguientes:

Antigua Contraseña: el usuario debe ingresar su contraseña actual;

Nueva Contraseña: el usuario debe ingresar su nueva contraseña;

Confirmar Contraseña: el usuario debe repetir su nueva contraseña; y,


*La contraseña puede contener 8 o más caracteres.

3.5.2 CAMBIAR IDIOMA Esta opción permite configurar el idioma de la aplicación. El usuario puede elegir entre inglés y español.



Una vez que se selecciona el idioma, las opciones de la pantalla aparecerán en el idioma seleccionado.



3.6 Estadísticas

Esta opción permite al usuario obtener estadísticas sobre las muestras al usar el Cálculo de Margen Bruto. Esta opción está disponible únicamente para el usuario que tenga rol de Supervisor.

3.6.1 BUSCAR La pantalla del Cálculo de Margen Bruto contiene diferentes criterios de búsqueda:

Muestra Número: número del archivo de la muestra;

Compañía: nombre de la compañía cliente;

El usuario puede ingresar uno o más caracteres para realizar una búsqueda de acuerdo con el nombre de la compañía, la columna Compañía de la lista de resultados mostrará todos los nombres que contienen una determinada letra, la letra “T” en el siguiente ejemplo.



Análisis: nombre del análisis deseado; El usuario puede ingresar la primera letra del nombre del análisis y una lista se desplegará automáticamente, donde el usuario puede elegir la opción deseada:

Recibida en este rango de fechas: Desde – Hasta, estos campos permiten ingresar un rango de fechas para localizar el archivo de una muestra; esta es la fecha cuando la muestra fue recibida;

Producto: nombre del producto deseado;




Archivo Comdiv: número del archivo Comdiv;

Reinicializar: este botón elimina la información ingresada en los campos de búsqueda; y,

Buscar: este botón da inicio al proceso de búsqueda. Luego de seleccionar el botón Buscar, el usuario podrá ver la lista de muestras de acuerdo con los criterios de búsqueda ingresados:



*La lista de resultados mostrará tanto las muestras que tienen una orden de laboratorio asociada como

aquellas que no. La lista de resultados mostrará la siguiente información:

Fecha Recepción: fecha cuando la muestra fue recibida;

Producto: nombre del producto; Análisis: lista de los análisis que fueron seleccionados para una determinada orden de

laboratorio;

Compañía: nombre de la compañía cliente;

Muestra Número: número del archivo de la muestra; y,

Archivo Comdiv: número del archivo Comdiv.

3.6.2 GUARDAR COMO EXCEL El usuario puede seleccionar el botón Guardar como Excel para descargar la lista de muestras en formato Excel.

El usuario puede abrir o guardar el archivo Excel:





3.7 Ayuda

El usuario puede seleccionar el menú Ayuda para descargar el Manual de Usuario de Shepherd en ingles o en español en formato PDF.

Cuando el usuario seleccione la versión en Inglés o Español, el manual seleccionado será abierto: El Manual de Usuario de Shepherd describe las funcionalidades del sistema de una forma fácil y efectiva con el fin de guiar y asistir al usuario final.





3.8 Rol Súper Admin El rol Súper Admin tiene la opción de administrar las configuraciones globales de la aplicación. La siguiente pantalla se mostrará después de que el usuario ingrese a la misma:

Desde esta pantalla el usuario podrá crear, modificar o eliminar las oficinas registradas en la aplicación.

3.8.1 OFICINAS Esta opción permite administrar las oficinas registradas en la aplicación.

3.8.1.1.1 NUEVA OFICINA Al seleccionar el botón [Crear] el usuario puede agregar una nueva oficina la lista actual.

A continuación, se mostrará un formulario que debe ser llenado para agregar una nueva oficina. La información que se debe ingresar es la siguiente:



Información de la Oficina Código: código de la nueva oficina;

Nombre: nombre completo de la nueva oficina;

Lenguaje: lenguaje de la nueva oficina, inglés o español; y,

Diferencia UTC: horas diferencia UTC.

Administrador para la Oficina Usuario: nombre que el administrador utilizará para ingresar a la aplicación;

Contraseña: serie clave para ingresar a la aplicación; y,

Confirmar Contraseña: repetir la serie que se ingresó en el campo anterior.

Configuraciones Código para las Muestras: el formato que el sistema utilizará como parte del número asignado a

una muestra; y, Código de la Orden de Laboratorio: el formato que el sistema utilizará como parte del número

asignado a una orden de laboratorio.

Para registrar la nueva información, el usuario debe seleccionar el botón [Guardar]. La aplicación regresará a la pantalla de Lista de Oficinas, en donde se podrá ver la nueva oficina que ha sido agregada.



3.8.1.1.2 EDITAR OFICINA

Cuando el usuario selecciona el botón Modificar Oficina el formulario de dicha oficina se despliega en la pantalla y el usuario puede modificar la información registrada.

Si el usuario desea registrar cualquier nuevo cambio realizado, este debe dar clic en el botón [Guardar]. Para regresar a la página principal de la Lista de Oficinas el usuario debe dar clic en el botón [Atrás].

3.8.1.1.3 ELIMINAR OFICINA

Para eliminar un archivo de la lista el usuario debe seleccionar el botón Eliminar Oficina , este botón se habilita únicamente cuando el usuario selecciona un archivo. Luego de que el usuario selecciona el botón para eliminar el archivo, aparece en la pantalla el siguiente mensaje de confirmación:





3.8.2 CONFIGURACIONES GLOBALES Esta sección da al usuario Súper Admin todas las opciones para configurar la aplicación. Las siguientes opciones se despliegan cuando el usuario selecciona el botón [Configuraciones Globales]:

3.8.2.1.1 OFICINAS Cuando el usuario selecciona esta opción del menú la pantalla que aparece, Lista de Oficinas, es la misma que ya se describió anteriormente. Por favor revise el literal 3.6.1 para obtener una explicación detallada de todas las opciones que existen en esta sección.

3.8.2.1.2 CONFIGURACIONES Esta opción permite al usuario modificar los valores manejados por las Muestras y las Órdenes de Laboratorio para cada oficina. El usuario podrá ver la siguiente lista cuando seleccione la opción Configuraciones de la lista.



3.8.2.1.3 EDITAR CONFIGURACIÓN

Cuando el usuario da clic en el botón Modificar Configuración el formulario de dicha configuración se despliega en la pantalla y el usuario puede modificar la información registrada.

Si el usuario desea registrar cualquier nuevo cambio realizado, este debe dar clic en el botón [Guardar]. Para regresar a la página principal de la Lista de Configuraciones el usuario debe dar clic en el botón [Atrás].

3.8.2.1.4 ROLES DE LAS COMPAÑÍAS Esta opción permite al usuario administrar los roles de la aplicación en general.



3.8.2.1.5 NUEVO ROL PARA COMPAÑÍAS Al seleccionar el botón [Crear] el usuario puede agregar un nuevo rol para compañías a la lista actual.

A continuación, se mostrará un formulario que debe ser llenado para agregar un nuevo rol para compañías. La información que se debe ingresar es la siguiente:

Código: el código que tendrá la compañía;

Nombre en Inglés: el rol en idioma inglés;

Nombre en Español: el rol en idioma español;



Atrás: permite al usuario regresar a la pantalla Lista de Roles para Compañías; y,


3.8.2.1.6 EDITAR ROL PARA COMPAÑÍA

Cuando el usuario da clic en el botón Modificar Rol de la Compañía el formulario de dicho rol se despliega en la pantalla y el usuario puede modificar la información registrada.

Si el usuario desea registrar cualquier nuevo cambio realizado, este debe dar clic en el botón [Guardar]. Para regresar a la página principal de la Lista de Roles para Compañías el usuario debe dar clic en el botón [Atrás].

3.8.2.1.7 ELIMINAR ROL DE LA COMPAÑÍA Para eliminar un archivo de la lista el usuario debe seleccionar el botón Eliminar Rol de la Compañía

, este botón se habilita únicamente cuando el usuario selecciona un archivo. Luego de que el usuario selecciona el botón para eliminar el archivo, aparece en la pantalla el siguiente mensaje de confirmación:



3.8.2.1.8 PLANTILLAS PARA REPORTES Esta opción permite al usuario administrar las plantillas para reportes que son usados en la aplicación.

3.8.2.1.9 SUBIR PLANTILLA Para agregar nuevas plantillas al sistema el usuario debe seleccionar el botón [Elegir Archivos]. Una nueva pantalla se abre donde el usuario puede buscar el archivo que desea subir. Finalmente, el usuario debe seleccionar el botón [Subir] para completar el proceso.



El archivo subido aparecerá en la lista Plantillas para Reportes:



3.8.2.1.10 ELIMINAR PLANTILLA

Para eliminar un archivo de la lista el usuario debe seleccionar el botón Eliminar Plantilla , este botón se habilita únicamente cuando el usuario selecciona un archivo. Luego de que el usuario selecciona el botón para eliminar el archivo, aparece en la pantalla el siguiente mensaje de confirmación:

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Manual de Usuario · El sistema verificará la autenticidad de esta información y proveerá los derechos de acceso y las opciones de usuario de acuerdo con el perfil del usuario