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Manual de usuario de SAP Portal Page 2 de 44
MANUAL DE CARGA DE INFORMACIÓN MÓDULO DE CONSOLIDACIÓN
No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión
electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y
recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE ECONOMÍA Y
FINANZAS.
DERECHOS RESERVADOS
Copyright © 2018 primera edición MEF y logotipo MEF son marcas registradas
Documento propiedad de: Ministerio de Economía y Finanzas
Edición: Ministerio de Economía y Finanzas
Cubierta: Ministerio de Economía y Finanzas
Composición y diagramación: Ministerio de Economía y Finanzas
Estructuración: Ministerio de Economía y Finanzas
Autor (a): Consorcio AYESA-IECISA
Revisado: Subsecretaría de Contabilidad
Gubernamental
Aprobado: Subsecretaria de Innovación de las
Finanzas Públicas.
Fecha: 12/07/2019
Impreso por: Ministerio de Economía y Finanzas
Manual de usuario de SAP Portal Page 3 de 44
ÍNDICE DE CONTENIDOS
1 Contenido
MANUAL DE CARGA DE INFORMACIÓN MÓDULO DE CONSOLIDACIÓN ............................... 2
1 MANUAL DE USUARIO DEL PORTAL SAP ......................................................................... 5
1.1 OBJETIVO......................................................................................................................... 5 1.2 ALCANCE ......................................................................................................................... 6 1.3 APLICACIÓN DE LA NORMATIVA ........................................................................................... 7 1.4 FUNCIONALIDAD ................................................................................................................ 8 1.5 FLUJO DE PROCESO .......................................................................................................... 8
1.5.1 Mapa del módulo de agregación y consolidación ..................................................... 8 1.6 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS RELACIONADOS AL PC ............................................. 10
2 GLOSARIO .......................................................................................................................... 11
2.1 GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................................................. 11 2.2 GLOSARIO DE BOTONES RÁPIDOS...................................................................................... 12
3 CONTENIDO........................................................................................................................ 14
3.1 INGRESO AL PORTAL ....................................................................................................... 14 3.1.1 Paso 1: Ingresar el portal de pruebas de SAP ....................................................... 14 3.1.2 Paso 2: Ingresar usuario y contraseña .................................................................. 15 3.1.3 Paso 3: Hacer clic en ok ........................................................................................ 15
3.2 CREAR DATOS DE CABECERA........................................................................................... 16 3.2.1 Paso 1: Ingresar los datos en los campos solicitados ............................................ 16 3.2.2 Paso 2: Clic en Crear registro ................................................................................ 17 3.2.3 Paso 3: Clic en el ícono OK ................................................................................... 17 3.2.4 Paso 4: Seleccionar “eliminar” ............................................................................... 18
3.3 CARGA DE ARCHIVOS CONTABLES .................................................................................... 18 3.3.1 Paso 1: Clic en el ícono Detalle ............................................................................. 19 3.3.2 Paso 2: Clic en el ícono examinar, para cargar el archivo de apertura. .................. 19 Paso 2.1: Seleccionar el archivo y clic en Abrir ..................................................................... 20 3.3.3 Paso 3: Clic en examinar, para carga del archivo de Balance de Comprobación.... 20 Paso 3.1: Seleccionar el archivo y clic en Abrir ..................................................................... 21 3.3.4 Paso 4: Clic en el ícono Examinar para carga del archivo Transferencias. ............. 22 Paso 4.1: Seleccionar el archivo ........................................................................................... 22 3.3.5 Paso 5: Subir la información .................................................................................. 23 3.3.6 Paso 6: Verificar la información ............................................................................. 24
3.4 CARGA DE ARCHIVOS PRESUPUESTARIOS ......................................................................... 28 3.4.1 Paso 1: “Seleccionar detalle” ................................................................................. 29 3.4.2 Paso 2: Seleccionar “examinar” ............................................................................. 29 3.4.3 Paso 3: Seleccionar “examinar” ............................................................................. 32 3.4.4 Paso 4: Seleccionar “subir archivos”...................................................................... 33 3.4.5 Paso 5: Seleccionar “mostrar detalle” .................................................................... 35
3.5 VALIDAR ARCHIVOS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS ........................................................ 38
Manual de usuario de SAP Portal Page 4 de 44
3.5.1 Paso 1: Clic en Validar Archivo ............................................................................. 39 3.5.2 Paso 2: Clic en ok ................................................................................................. 40 3.5.3 Paso 3: Clic En Generar PDF ................................................................................ 40
3.6 CERRAR PERIODO........................................................................................................... 42 3.6.1 Paso 1: Hacer clic en cerrar .................................................................................. 42 3.6.2 Paso 2: Seleccionar OK ........................................................................................ 43
4 ANEXOS .............................................................................................................................. 44
4.1 ANEXO 1: ROLES O FUNCIONES ........................................................................................ 44
Manual de usuario de SAP Portal Page 5 de 44
1 Manual de usuario del portal SAP
Uno de los principales objetivos del nuevo Sistema Integrado de Gestión de las Finanzas
Públicas del Ecuador, aplicado por el Ministerio de Economía y Finanzas, es obtener la
agregación y consolidación de la información contable y presupuestaria de las entidades
del Sector Público, con la finalidad de conocer su situación, realizar la
planificación, seguimiento y evaluación de la administración de los recursos públicos que
efectúan y contar con los insumos necesarios para la elaboración de estadísticas fiscales
y las cuentas nacionales.
Para facilitar la agregación y consolidación de la información financiera, ésta debe estar
estandarizada a través del uso del clasificador presupuestario de ingresos y gastos y el
catálogo general de cuentas contables, constantes en la normativa expedida con Acuerdo
Ministerial 477, publicado en el Suplemento del Registro Oficial 259 de 24 de enero de
2008 y sus correspondientes actualizaciones y Acuerdo Ministerial 204, publicado en el
Suplemento Oficial 273 del 7 de septiembre de 2010.
Con el fin de coadyuvar al logro de los objetivos propuestos, el Ministerio de Economía y
Finanzas (MEF) dispone de la aplicación SAP Portal del módulo de Agregación y
Consolidación, en el cual recibe la información institucional contable y presupuestaria,
para procesarla y generar los reportes agregados y consolidados requeridos para los
diferentes usuarios.
Dentro del Sector Público la Administración Central dispone del Nuevo Sistema Financiero
para el procesamiento de su gestión financiera, el cual tiene el módulo de envió de la
información al nivel solicitado por el Ente Rector de las Finanzas Públicas.
Las Entidades que utilizan cualquier otro sistema financiero, ya sea informático o manual,
para el registro de sus operaciones; deberán realizar y enviar reportes contables y
presupuestarios en los plazos y formatos que emita el Ente Rector de las Finanzas
Públicas, para el efecto se ha desarrollado la aplicación de SAP Portal Módulo de
Agregación y Consolidación.
1.1 Objetivo
El presente Manual tiene como objetivo instruir a los Contadores y Analistas de
Presupuesto de las Entidades del Sector Público que pertenecen al PGE y otras
instituciones respecto al procedimiento a seguir para ingresar los siguientes datos en la
aplicación, con los esquemas técnicos de captura y transmisión de información que se
establezca:
Manual de usuario de SAP Portal Page 6 de 44
Archivos Contables
Asiento de Apertura
Balance de Comprobación de Sumas (acumulado al mes de reporte, 8 columnas)
Asignación Inicial Presupuestaria
Archivos Presupuestarios
Cédulas Presupuestarias de Ingresos y Gastos
Transacciones Recíprocas de Eliminación
La información contable y presupuestaria institucional, que será recibida en el Ministerio
de Economía y Finanzas, permite la agregación y consolidación de la información
financiera.
Además de la información mensual antes precisada, en el mes de enero de cada año, se
entregará al Ministerio de Economía y Finanzas en forma impresa y debidamente
legalizada, a nivel de cuentas 1 y 2, (según el desglose constante en el Catálogo General
de Cuentas) la siguiente información con corte al 31 de diciembre del año anterior, con
sus correspondientes notas aclaratorias:
Balance de Comprobación "Acumulado" (8 columnas)
Estado de Situación Financiera
Estado de Resultados
Estado de Flujo del Efectivo; y,
Estado de Ejecución Presupuestaria y sus anexos, (cédulas
presupuestarias de ingresos y gastos).
1.2 Alcance
En este manual se encontrará todos los pasos a seguir con referencia a SAP Portal los
cuales son:
Ingreso al portal
Creación de cabecera
Carga de archivos Contables
Carga de archivos Presupuestarios
Validación archivos Contables y Presupuestarios
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Cierre del proceso de Carga
Impresión del Log
Eliminación de Cabecera
1.3 Aplicación de la Normativa
La información financiera producida en las entidades como resultado de la aplicación de la
normativa del SIGFP en cualquier sistema informático o con procesos manuales, deberá
ser ingresada al Módulo de Consolidación en el transcurso de los treinta días del mes
siguiente al cierre de cada periodo contable; dicha información corresponderá a aquella
acumulada hasta el mes anterior.
Lo expuesto se realizará en cumplimiento al Código Orgánico de Planificación y Finanzas
Públicas y del Principio de Contabilidad Gubernamental respectivamente. De acuerdo con
el Art. 157 de Agregación y Consolidación de la Información Financiera, se menciona
que “El ente rector de las finanzas públicas recibirá, validará, analizará, clasificará y
procesará los datos contenidos en la información financiera elaborada por cada Ente
Financiero del Sector Público no Financiero, con la finalidad de obtener estados
financieros agregados y consolidados, relativos a agrupaciones predefinidas y según
requerimientos de la administración del Estado.
Las políticas, normas técnicas y manuales de contabilidad establecerán la naturaleza de
la información financiera, así como su clasificación y la forma en la que deberá ser
presentada.”
Respecto de la consolidación, "La contabilidad gubernamental permitirá obtener
información financiera consolidada a diversos niveles de agregación de datos, según las
necesidades de la administración o en función de requerimientos específicos.
La consolidación de la información financiera se preparará a nivel institucional, sectorial y
global; presentará agregados de las cuentas patrimoniales y de los resultados de gestión,
así como de los informes presupuestarios producidos por los entes financieros objeto de
consolidación. La estructura y contenido de los informes consolidados serán fijados por el
Ministerio de Economía y Finanzas.”
Dicha normativa, que debe aplicarse cualquiera sea el sistema informático a manual que
utilicen las instituciones del Sector Público no Financiero para el registro y procesamiento
de su gestión financiera, está destinada a estandarizar la información que se producen y
facilitar los procesos de agregación y consolidación que tiene a su cargo la Subsecretaria
de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Economía y Finanzas.
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1.4 Funcionalidad
La finalidad de la aplicación de la Carga de Información Financiera - Módulo de
Consolidación, es permitir el ingreso mensual, mediante la "carga" de archivos planos con
extensión (.txt) de los archivos Contables (Apertura inicial, balance de comprobación y
transacciones reciprocas) y Presupuestarios (Presupuesto Inicial, Cedula presupuestaria
de ingresos y gastos). Archivos que servirán para alimentar al módulo de agregación y
consolidación.
1.5 Flujo de Proceso
1.5.1 Mapa del módulo de agregación y consolidación
1.5.1.1 Modelo lógico
1.5.1.1.1 Carga de archivos
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1.5.1.1.2 Validación de los archivos y Cierre del proceso de
carga
1.5.1.1.3 Carga de archivos presupuestarios
Se definirá un SAP PORTAL para realizar la carga y entrada de información externa al
sistema y que no tengan interoperabilidad con el mismo. La carga se realizará por
archivos previamente definidos y parametrizados, siendo ejecutada por usuarios
debidamente identificados y autorizados, indicándose al comienzo del proceso la entidad
correspondiente.
Se debe considerar una fecha de cierre del proceso de la información. El archivo se
deberá admitir y guardar en otro repositorio de información distinto atendiendo a la fecha
de corte de cierre.
Se debe permitir dos ejercicios abiertos simultáneamente, uno de carga del ejercicio
actual y otro para el ejercicio anterior sobre el que se realiza la consolidación financiera.
El formato de archivo definido y sus campos constituirá las reglas técnicas de validación
de obligado cumplimiento. Los archivos que procesar en esta herramienta comprenderán
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tanto información financiera y contable como otros archivos adicionales. Inicialmente, se
procesarán los archivos:
Apertura contable (se presenta sólo en enero o al comienzo de la actividad).
Balance de comprobación (acumulado al mes, 8 columnas).
Transferencias recibidas y entregadas.
Presupuesto inicial.
1.5.1.1.4 Aplicación de reglas de cobertura y cierre del proceso
de carga.
Cuando la información se encuentra en el repositorio del SAP PORTAL, tanto de los
archivos contables como presupuestarios, en estado Registrado, se aplican las reglas de
cobertura previamente parametrizadas por el usuario del MEF ya que serán reglas
dinámicas susceptibles de cambios.
Las reglas de cobertura son reglas de validación definidas para tal efecto.
Estas reglas deben verificar ciertos principios básicos que se deben cumplir:
- Reglas de presupuesto.
- Reglas de balance.
- Reglas de presupuesto asociado a balance (devengado).
- Reglas descriptivas.
1.6 Requerimientos Técnicos Mínimos Relacionados al
PC
Los navegadores necesarios para poder acceder al sistema vía web son las versiones actualizadas
de los siguientes:
Internet Explorer.
Firefox.
Chrome.
EDGE.
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2 Glosario
2.1 Glosario de Términos
Término Descripción
Usuario
Se refiere a cada una de las personas que están autorizados a realizar
transacciones en el sistema SAP. El esquema dentro del sistema es que un
usuario tiene asignado varios roles, y a su vez cada rol tiene asignadas varias
transacciones.
Manual Usuario
Es un documento de ayuda para los usuarios del sistema SAP, que describe
paso a paso las transacciones que se deben realizar para completar un
proceso de negocio, como vender, comprar, producir, etc.
Sociedad Se refiere a las compañías o entidades gubernamentales que se van a
manejar en SAP.
SAP Portal
SAP Portal es en principio un servidor web, que nos brinda la posibilidad de
usarlo como un sitio web para aplicaciones SAP o no SAP, utilizarlo como
parte de la Intranet de nuestra organización, exponer aplicaciones a la
Extranet (para que por ejemplo los clientes puedan consultar sus facturas a
través de la web)
Archivo Plano
Los archivos planos son una colección de información que está almacenada y
es accedida de forma organizada en una base de datos. Se suele usar para
almacenar información en una forma no estructurada.
Reglas de validación
Las reglas de validación verifican que los datos que un usuario introduce en
un registro cumplen con las normas que especifica antes de que el usuario
guarde el registro. Una regla de validación puede contener una fórmula o
expresión que evalúa los datos en uno o más campos y ofrece un valor
“Verdadero” o “Falso”. Las reglas de validación también incluyen un mensaje
de error para mostrar al usuario cuando la regla ofrece un valor “Verdadero”
debido a un valor no válido.
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2.2 Glosario de botones rápidos.
Botón Nombre Descripción
Entrar al
sistema
Este ícono permite acceder al sistema de carga
de archivos contables y presupuestarios.
Registro
Este ícono permite crear el registro de cabecera
para un período
Estatus
cabecera
Este ícono indica que no hay registros validados
en el período. GRIS
Estatus
cabecera
Este ícono indica que hay registros validados en
el período. AMARILLO
Estatus
cabecera
Este ícono indica que no hay registros cerrados
en el período. VERDE
Detalle
Ícono para acceder al Detalle de la cabecera
(archivos de carga)
Eliminar
Este ícono permite eliminar el registro de
cabecera en estado registrado.
Cerrar
Este ícono permite cerrar el período siempre y
cuando tanto los archivos contables como
presupuestarios hayan pasado a estado
“Validado”, una vez cerrado no se pueden
realizar modificaciones.
Mostrar detalle Muestra el archivo correspondiente a 3 niveles:
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Archivo Original.
Archivo Procesado.
Logs.
Cerrar detalle
Cierra la visualización del ícono .
Subir archivo Ejecuta la transacción de subida de archivos al
módulo de AyC.
Estatus carga Este ícono indica que no hay registros subidos.
Estatus carga Este ícono indica que el registro subido es
correcto.
Estatus carga
Este ícono indica que el registro subido es
erróneo.
Examinar Este ícono permite seleccionar el archivo a
cargar.
Imprimir Este ícono permite imprimir el log de los criterios
técnicos o de validaciones.
Generar pdf
Este ícono permite generar el PDF del log de los
criterios técnicos o de validaciones.
Atrás
Este ícono especifica el retorno a la pantalla
anterior.
Validar
archivos
Este campo permite validar los archivos
contables y presupuestarios. Siempre y cuando
todos los archivos estén subidos correctamente
sin ningún error en las validaciones.
Manual de usuario de SAP Portal Page 14 de 44
3 Contenido
3.1 Ingreso al Portal
Corresponde a la guía GUS_GL_ 01_01_IngresoalPortal
Ruta del menú Ingreso Portal con el URL : ayc.finanzas.gob.ec
Los navegadores que se pueden utilizar son los siguientes:
Microsoft Edge
Internet Explorer
Mozilla Firefox
3.1.1 Paso 1: Ingresar el portal de pruebas de SAP
Ingresar a la siguiente dirección corresponde al entorno de pruebas de SAP PORTAL:
ayc.finanzas.gob.ec
Manual de usuario de SAP Portal Page 15 de 44
3.1.2 Paso 2: Ingresar usuario y contraseña
Ingresar Usuario y Contraseña proporcionado por el MEF, con el que se podrá acceder al
sistema. Una vez digitados se debe seleccionar el icono
Manejo de contraseña: La contraseña se debe digitar de forma exacta a la enviada por
el MEF (Ingreso o Cambio de contraseña). La contraseña admite números, letras y
caracteres especiales.
Manejo de usuario: Recuerde que al sistema le es indiferente el uso de mayúsculas o de
minúsculas al momento de digitar el usuario enviado por el MEF.
3.1.3 Paso 3: Hacer clic en ok
A continuación, aparecerá el siguiente mensaje, en donde deberá dar clic en el ícono OK
Manual de usuario de SAP Portal Page 16 de 44
3.2 Crear Datos de Cabecera
Corresponde a la guía GUS_GL_ 01_02_CrearDatosdeCabecera
Ruta del menú Ingreso Portal con el URL : ayc.finanzas.gob.ec
3.2.1 Paso 1: Ingresar los datos en los campos solicitados
Una vez modificada la contraseña, aparecerá la pantalla de cabecera, donde el sistema
propondrá el registro a crear.
El sistema presentará la
información de los siguientes campos:
Entidad: Corresponde a la Entidad asignada al usuario
Ejercicio: Corresponde al ejercicio vigente
Mes (Período): La primera vez que se realice la carga aparecerá “01” (enero), de
ahí en adelante aparecerá el periodo de acuerdo con el mes ya cargado es decir si
ya se ha cargado “01” y “02” deberá aparecer por default “03”.
Fecha: Corresponde a la fecha de carga
Usuario: Corresponde al nombre de usuario que accede al sistema
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3.2.2 Paso 2: Clic en Crear registro
(1) Haga clic en .
3.2.3 Paso 3: Clic en el ícono OK
Aparecerá el siguiente mensaje en donde se realizará un clic en el ícono OK.
(1) Haga clic en .
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Eliminar datos de cabecera
3.2.4 Paso 4: Seleccionar “eliminar”
Para eliminar el registro de cabecera el estado debe estar en "Registrado"
obligatoriamente, con otro estatus de proceso el registro de cabecera no podrá ser
eliminado.
Seleccionar el ícono Eliminar
Haga clic en .
Tras eliminar el registro de cabecera, el sistema propondrá nuevamente la creación del
registro
3.3 Carga de Archivos Contables
Corresponde a la guía GUS_GL_ 01_03_CargadeArchivosContables
Ruta del menú Ingreso Portal con el URL : ayc.finanzas.gob.ec
Manual de usuario de SAP Portal Page 19 de 44
3.3.1 Paso 1: Clic en el ícono Detalle
Una vez realizado el proceso anterior, el registro de Cabecera se encontrará en estado
"Registrado". Con la creación del registro de cabecera ya es posible realizar la carga de la
información.
Para ingresar a la pantalla de carga de los archivos de texto plano (Contables y
Presupuestarios), se debe selecciona el ícono Detalle.
(1) Haga clic en .
3.3.2 Paso 2: Clic en el ícono examinar, para cargar el archivo de
apertura.
Para realizar la carga del archivo de “Apertura Inicial” se debe realizar un clic en el ícono
Examinar.
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(1) Haga clic en .
Paso 2.1: Seleccionar el archivo y clic en Abrir
Seleccionar el archivo de carga correspondiente a Apertura Inicial y realizar clic en el
ícono Abrir.
(1) Haga clic en Abrir .
3.3.3 Paso 3: Clic en examinar, para carga del archivo de Balance
de Comprobación
Para realizar la carga del archivo de “Balance de Comprobación” se debe realizar un clic
en el ícono Examinar.
Manual de usuario de SAP Portal Page 21 de 44
(1) Haga clic en .
Paso 3.1: Seleccionar el archivo y clic en Abrir
Seleccionar el archivo de carga correspondiente a Balance de Comprobación y realizar
clic en el ícono Abrir
(1) Haga clic en Abrir .
Manual de usuario de SAP Portal Page 22 de 44
3.3.4 Paso 4: Clic en el ícono Examinar para carga del archivo
Transferencias.
Para realizar la carga del archivo de “Transferencias” se debe realizar un clic en el ícono
Examinar.
(1) Haga clic en .
Paso 4.1: Seleccionar el archivo
Seleccionar el archivo de carga correspondiente a Transferencias y realizar clic en el
ícono Abrir
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(1) Haga clic en Abrir .
3.3.5 Paso 5: Subir la información
Una vez cargada la información, se debe seleccionar el ícono subir la información.
Carga de Archivos Contables: Los archivos pueden cargase uno a uno, seleccionado el
archivo a carga y presionando el icono "Subir archivos", así también se puede cargar a la
vez los tres archivos contables (Apertura Inicial, Balance de comprobación y
Transacciones Recíprocas) seleccionándolos y presionando el icono "Subir archivos".
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(1) Haga clic en .
Aparecerá el siguiente mensaje:
(1) Haga clic en .
3.3.6 Paso 6: Verificar la información
Después que se haya cargado la información, el usuario podrá verificarla, para lo cual
deberá dirigirse al ícono Mostrar Detalle.
El sistema indicará donde se contiene errores marcando el ícono en color rojo. En caso de
no existir errores el ícono se encontrará en color verde.
Manual de usuario de SAP Portal Page 25 de 44
El proceso que se detalla a continuación es para archivo de “Apertura Inicial”, sin
embargo, este proceso es aplicable para todos los archivos de carga, ya sean contables o
presupuestarios.
Paso 6.1: Clic en mostrar detalle
(1) Haga clic en .
Aparecerán las siguientes Pestañas:
Archivo Original
Archivo Procesado
Logs
En la pestaña "Archivo Original" se podrá visualizar cada uno de los registros cargados
del archivo de texto plano
Paso 6.2: Visualizar los registros procesados
Manual de usuario de SAP Portal Page 26 de 44
La pestaña "Archivo Procesado" permitirá visualizar cada uno de los registros procesados
en el sistema.
La pestaña archivo procesado traerá información únicamente si el archivo cumple con la
estructura (Número correcto de columnas, separador de columnas, etc.)
Se puede convertir a PDF e imprimir la información presentada en la pestaña de “Archivo
Procesado”, para esto se debe seleccionar cualquiera de los siguientes
iconos: .
En caso de contener errores en el archivo de carga, se habilita la pestaña “Errores” en la
que se podrá obtener a detalle las líneas con la información errónea.
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La pestaña "Logs", sirve para verificar la correcta carga del archivo o en su defecto si
existe falla en la carga de este (Incumplimiento de las validaciones técnicas).
En caso de poseer al menos un registro erróneo, se deberá corregir para poder continuar
con el procedimiento de carga de archivos de texto plano.
Se puede convertir a PDF e imprimir la información presentada en la pestaña “Log”, para
esto se debe seleccionar cualquiera de los siguientes iconos: .
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Paso 6.3: Clic en Cerrar Detalle
(1) Haga clic en .
3.4 Carga de Archivos Presupuestarios
Corresponde a la guía GUS_GL_ 01_04_Carga de archivos presupuestaros.docx
Manual de usuario de SAP Portal Page 29 de 44
Ruta del menú Ingreso Portal con el URL : ayc.finanzas.gob.ec
3.4.1 Paso 1: “Seleccionar detalle”
Una vez realizado el proceso anterior, el registro de Cabecera se encontrará en estado
"Registrado". Con la creación del registro de cabecera ya es posible realizar la carga de la
información.
Para ingresar a la pantalla de carga de los archivos de texto plano (Contables y
Presupuestarios), se debe selecciona el ícono Detalle.
(1) Haga clic en .
3.4.2 Paso 2: Seleccionar “examinar”
Para realizar la carga del archivo de “Presupuesto Inicial” se debe realizar un clic en el
ícono Examinar.
Manual de usuario de SAP Portal Page 30 de 44
(1) Haga clic en .
Seleccionar el archivo de carga correspondiente a Presupuesto Inicial y realizar clic en el
ícono Abrir
Manual de usuario de SAP Portal Page 32 de 44
3.4.3 Paso 3: Seleccionar “examinar”
Para realizar la carga del archivo de “Cedulas Presupuestarias” se debe realizar un clic en
el ícono Examinar.
(1) Haga clic en .
Seleccionar el archivo de carga correspondiente a Cedulas Presupuestarias y realizar clic
en el ícono Abrir
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(1) Haga clic en Abrir
3.4.4 Paso 4: Seleccionar “subir archivos”
Carga de Archivos Presupuestarios: Los archivos pueden cargase uno a uno,
seleccionado el archivo para carga y presionando el icono "Subir archivos", así también se
pueden cargar a la vez los dos archivos presupuestarios (Presupuesto Inicial y Cédulas
Presupuestarias de Ingresos y Gastos seleccionándolos y presionando el icono "Subir
archivos".
Una vez cargada la información, se debe seleccionar el ícono subir la información
Manual de usuario de SAP Portal Page 34 de 44
(1) Haga clic en .
Aparecerá el siguiente mensaje:
(1) Haga clic en .
Manual de usuario de SAP Portal Page 35 de 44
3.4.5 Paso 5: Seleccionar “mostrar detalle”
Después que se haya cargado la información, el usuario podrá verificarla, para lo cual
deberá dirigirse al ícono Mostrar Detalle.
El proceso que se detalla a continuación se ha ejecutado con el archivo de “Presupuesto
Inicial”, sin embargo este proceso es aplicable para todos los archivos de carga, ya sean
contables o presupuestarios.
(1) Haga clic en .
Aparecerán las siguientes Pestañas:
Archivo Original
Archivo Procesado
Logs
En la pestaña "Archivo Original" se podrá visualizar cada uno de los registros cargados
del archivo de texto plano
Manual de usuario de SAP Portal Page 36 de 44
La pestaña "Archivo Procesado" permitirá visualizar cada uno de los registros procesados
en el sistema.
La pestaña archivo procesado traerá información únicamente si el archivo cumple con la
estructura (Número correcto de columnas, separador de columnas, etc.)
Se puede convertir a PDF e imprimir la información presentada en la pestaña de “Archivo
Procesado”, para esto se debe seleccionar cualquiera de los siguientes
iconos: .
Manual de usuario de SAP Portal Page 37 de 44
La pestaña "Logs", sirve para verificar la correcta carga del archivo o en su defecto si
existe falla en la carga del mismo (Incumplimiento de las validaciones técnicas).
En caso de poseer al menos un registro erróneo, se deberá corregir para poder continuar
con el procedimiento de carga de archivos de texto plano.
Se puede convertir a PDF e imprimir la información presentada en la pestaña “Log, para
esto se debe seleccionar cualquiera de los siguientes iconos: .
Manual de usuario de SAP Portal Page 38 de 44
Una vez que se haya terminado la visualización de la información de las pestañas, se
podrá cerrar el detalle.
(1) Haga clic en .
3.5 Validar archivos Contables y Presupuestarios
Corresponde a la guía GUS_GL_ 01_05_Validar archivos contables y
presupuestarios.docx
Manual de usuario de SAP Portal Page 39 de 44
Ruta del menú Ingreso Portal con el URL : ayc.finanzas.gob.ec
Para aplicar las reglas de validación, se debe seleccionar el ícono “Validar archivo", este
se activará solo si los archivos a cargar han cumplido con los criterios técnicos, el ícono
se encuentra al final de la pantalla.
3.5.1 Paso 1: Clic en Validar Archivo
(1) Haga clic en .
En caso en que la información cargada contenga errores en las reglas de negocio, es
decir en la información contable y presupuestaria cargada.
Aparecerá el siguiente mensaje, el cual advierte sobre los errores en las validaciones.
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3.5.2 Paso 2: Clic en ok
(1) Haga clic en , para visualizar las reglas que no pasa la entidad.
3.5.3 Paso 3: Clic En Generar PDF
Para verificar los errores, Se debe generar el PDF del log de errores, lo cual se realiza
con un clic en el ícono Generar PDF
(1) Haga clic en PDF Generar PDF .
Manual de usuario de SAP Portal Page 41 de 44
Para poder continuar con los procesos la entidad, tendrá que corregir los errores que se
presenten en la información y volver a cargar los archivos, es decir se tendrá que repetir
los procesos anteriormente indicados.
Una vez haya corregido la información, se deberá volver a validar la información cargada.
Hasta que el sistema indique que se ha cargado con éxito.
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El usuario podrá verificar que el registro de cabecera ha cambiado a estado "Validado",
para lo cual es necesario que se dirija a la pantalla inicial, dando un clic en el ícono
que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.
3.6 Cerrar Periodo
3.6.1 Paso 1: Hacer clic en cerrar
Corresponde a la guía GUS_GL_ 01_06_Validar archivos contables y
presupuestarios.docx
Ruta del menú Ingreso Portal con el URL : https: https://ayc.finanzas.gob.ec
Para cerrar el proceso de carga de los archivos planos, se debe realizar un clic en el
ícono Cerrar.
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(1) Haga clic en .
3.6.2 Paso 2: Seleccionar OK
Aparecerá el siguiente mensaje:
(1) Haga clic en .
Una vez se haya cerrado el proceso, el dato de cabecera cambiara su estado a "Cerrado"
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4 Anexos
4.1 Anexo 1: Roles o Funciones
Dentro del proceso de carga de información al portal de SAP se identifican los perfiles que
intervienen en el proceso de la gestión del distributivo son:
Analista Administrativo de la Entidad Pública (Operativo)
Analista Administrativo de la Entidad Pública (Operativo)/ Analista del Ente Rector
Contabilidad.