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MANUAL DE ADMINISTRACION
DE RIESGOS
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El enfoque de la Firma hacia la Administración
de Riesgos
La Administración de riesgos es el término que
describe los pasos que tomamos para minimizar
los riesgos profesionales y comerciales
resultantes de los servicios que proveemos a
nuestros clientes.
Los elementos clave del enfoque son:
• evaluar cuidadosamente los riesgos
• emplear personal competente y capacitado
• tomar un enfoque profesionalmente sólido
• suministrar documentación, guías y apoyo técnico
• realizar una previsión adecuada para consultas y
revisión
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Guías Generales para Administración de
Riesgos
evitar clientes cuestionables
evaluar contratos potenciales
evaluar la continuación de contratos
evitar posibles cuestiones de independencia
definir el contrato o trabajo por escrito
obtener cartas de representación de la gerencia
mantener relaciones estrechas, positivas con el
cliente
asegurar que el trabajo realizado está
adecuadamente documentado
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Independencia, integridad y objetividad
• Independencia de pensamiento:
• El estado mental que permite la provisión de una
opinión sin ser afectado por influencias que
comprometan el juicio profesional.
• Independencia en apariencia:
• Evitando hechos y circunstancias que son tan
significativos que un tercero razonable e informado,
teniendo conocimiento de toda la información relevante,
incluyendo cualesquier salvaguardas aplicadas
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Amenazas y Salvaguardas
Amenazas por auto interés
Amenazas por auto revisión
Amenazas por abogacía
Amenazas por familiaridad
Amenazas por intimidación
Al identificar amenazas, que
no sean claramente
insignificantes, se deben
identificar y aplicar
salvaguardas apropiadas
para eliminar las amenazas
o reducirlas a un nivel
aceptable. Esta decisión
debe ser documentada.
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Que hacer si la independencia de la Firma
esta en riesgo
El socio del contrato debe documentar adecuadamente los
pasos tomados para considerar y responder a las amenazas
identificadas.
El registro debe cubrir cada una de las amenazas
identificadas, cualquier salvaguarda apropiada propuestas
para negar o reducir esas amenazas y si es que en última
instancia nuestra objetividad es considerada lo suficientemente
segura y protegida como para proseguir.
Se debe dar consideración a lo que un tercero razonable e
informado, teniendo conocimiento de toda la información
relevante podría deducir razonablemente que es aceptable
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Situaciones prohibidas o restringidas
Intereses financieros directos e indirectos sostenidos por la
Firma
Intereses financieros directos e indirectos sostenidos por el
personal o sus familiares inmediatos
Intereses financieros directos e indirectos sostenidos por la
familia cercana del personal
Intereses financieros directos e indirectos sostenidos por el
personal como síndicos
Intereses sostenidos por la Firma o el personal en
entidades en las cuales un cliente de auditoria sostiene
un interés
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Funciones gerenciales
Para ser consultores efectivos en
cuestiones de negocios para
nuestros clientes de servicios
integrales, necesitamos un
entendimiento completo de sus
negocios y relaciones estrechas
de trabajo con sus dueños-
administradores. Tal acercamiento
puede ser visto por extraños como
un prejuicio para la independencia
de nuestro rol profesional
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Haciendo negocios con clientes
• Conflictos de interés
• No debemos interrelacionarnos tan significativamente en
los asuntos de un cliente que nuestra independencia
profesional pueda ser cuestionada,
• Efecto sobre otros clientes
• No debemos descuidar el posible efecto negativo con otros
clientes
• Remedios comerciales
• Debemos ser cuidadosos para asegurarnos que ni
nosotros, ni el cliente, nos sentiremos inhibidos de emplear
remedios comerciales normales si cualquiera de las partes
estuviera insatisfecha.
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Confidencialidad y Seguridad de la
información
La confidencialidad es un requerimiento
profesional fundamental. Los asuntos de los
clientes son confidenciales y se deben tomar
todas las precauciones para evitar una
violación de la confidencialidad.
Durante el curso de un contrato o
compromiso, cierta información puede ser
conocida por el equipo del contrato con
respecto a los planes futuros de negocios
del cliente, resultados de operaciones
actuales, cuestiones sensitivas de la planilla o
cuestiones personales, etc.
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Confidencialidad de los materiales de la Firma
Las metodologías y procedimientos que
Grant Thornton ha desarrollado para
suministrar servicios de alta calidad a los
clientes están entre los aspectos más
valiosos de la Firma. El personal
comparte la responsabilidad de
salvaguardar esos aspectos. Todos los
manuales, guías, programas de auditoria y
otros materiales suministrados por la
Firma son la propiedad de la Firma y le
deben ser devueltos a la terminación del
empleo.
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Seguridad de las instalaciones
Los principales riesgos a nuestras
instalaciones y su contenido son el fuego, el
robo y el daño malicioso. Si podemos evitar
éstos, podemos evitar la perturbación (y el
costo) resultante de la pérdida de muebles,
‘hardware’ y ‘software’ de computación,
registros de los clientes, etc. Nuestro
negocio se basa fuertemente en datos,
registros y archivos, tanto convencionales
como computarizados y debemos tomar
precauciones sensibles para
protegerlos.
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Seguridad del material de trabajo
Durante el curso de nuestro trabajo
generamos grandes cantidades de
papeleo, y en ciertos casos papeles
electrónicos de trabajo. Mucho de esto
es la evidencia del trabajo que hemos
realizado y por lo tanto puede ser de
utilidad a alguien en el futuro.
Necesitamos equilibrar el problema
práctico de almacenar archivos
contra la posibilidad de que sean
requeridos. Esto a su vez requiere una
consideración de los requisitos legales.
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Práctica Impositiva
No debemos estar asociados con ninguna declaración o
comunicación en la cual existe una razón para creer
que:
contiene una declaración falsa o engañosa
contiene declaraciones o información suministradas
irresponsablemente o sin un conocimiento real de si son
verdaderas o falsas
omite u oscurece la información requerida para ser
presentada y tal omisión u oscuridad puede engañar a las
autoridades de impuestos.
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Errores en declaraciones de años anteriores
Cuando nos enteramos de un error u omisión material en una
declaración de un año anterior, sin importar si la declaración
fue preparada por nosotros, o de la omisión de presentar una
declaración de impuestos requerida, debemos:
• avisar prontamente al cliente del error u omisión y recomendar
que se haga una revelación a las autoridades de impuestos
• si el cliente no corrige el error:
• informar al cliente que no es posible actuar para ellos con
relación a la declaración u otra información relacionada presentada
a las autoridades
• considerar si una asociación continuada con el cliente es
consistente con nuestras responsabilidades profesionales.
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Trabajos internacionales
Cuando se le refiere a la Firma trabajo de
otra firma miembro (la firma referente), es la
responsabilidad del socio del contrato o
compromiso en la firma referente el asegurar
que tenemos conocimiento de los
requisitos específicos de independencia
que sean aplicables. Es nuestra
responsabilidad asegurarnos que actuamos
de acuerdo con aquellas instrucciones y
nuestras propias normas, en la medida de
que éstas sean más onerosas.
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Memorandum de entendimiento
Cuando una firma miembro refiere trabajo a
otra, usualmente será útil acordar un
memorando de entendimiento o carta de
contrato o compromiso entre las firmas,
cubriendo asuntos como ser:
• servicios a ser provistos por la firma local,
fijando el alcance del trabajo y nivel de
revisión esperado de la firma miembro
• cronograma
• responsabilidades
• honorarios
• leyes vigentes.
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Propaganda y publicidad
No es política de nuestra Firma Delta Consult
Ltda. efectuar publicidad de forma directa en
medios de comunicación, nuestra mejor
promoción es a través de nuestros servicios
de calidad, cumplimiento de compromisos y
la confianza que nos brinda el cliente,
quien puede ser una buena referencia
“publicitaria” para la firma. Cuando se emite
una publicación por solicitud del cliente con
nuestro nombre en medio, ésta debe estar
dirigida a informar al público en una manera
objetiva y debe ser decente, honesta, veraz y
de buen gusto.
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Cobertura por los medios
La cobertura por los medios hace una
gran contribución hacia nuestro
mercadeo y puede ser una de las
formas más efectivas en costo de
enviar el mensaje de la Firma a un
gran número de gente.
Cualquier interés de los medios debe
ser visto como una oportunidad que, si
se maneja hábilmente, puede ser de
gran beneficio para la firma.
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Empleo de no contadores
No debemos acordar realizar
servicios profesionales para los
cuales no tenemos la
experiencia suficiente para
realizarlos. En algunas
instancias, sin embargo
podemos contratar el uso de un
experto externo como ser
abogados, actuarios y
especialistas en valuaciones
para que nos ayuden
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Principios establecidos en el código de ética
Integridad
Objetividad
Competencia profesional y
debido cuidado
Confidencialidad
Comportamiento profesional
Normas técnicas
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Honorarios y comisiones
Nuestros honorarios profesionales deben ser
una reflexión justa del valor de los servicios que
prestamos al cliente, tomando en cuenta:
la pericia y conocimientos requeridos para el
contrato o compromiso
el nivel de capacitación, experiencia y
tiempo requerido del personal para realizar el
contrato con un nivel satisfactorio
el grado de responsabilidad que significa
realizar los servicios
las restricciones profesionales que se nos
puedan imponer.
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Confirmación de honorarios
El riesgo de que un cliente reclame por nuestros honorarios
puede ser reducido:
• explicando claramente la base de nuestros cargos antes de
iniciar el trabajo
• brindando una confirmación por escrito de nuestros
honorarios
• manteniendo al cliente en contacto
• planificando y controlando el trabajo para asegurar que el
trabajo innecesario es reducido a un mínimo
• registrando el suficiente detalle en los diarios y hojas de
tiempo para poder identificar el tiempo invertido
• asegurando que la necesidad de, y el costo de, cualquier
trabajo adicional es acordado con el cliente antes de realizarlo
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Dineros del cliente
• los dineros del cliente deben ser
mantenidos en forma separada de los
dineros personales o de la Firma (para
este propósito se puede usar una cuenta
general de clientes en la cual se deposita
una cantidad de los dineros del cliente)
• los dineros del cliente solamente deben
ser usados para el propósito que fue
establecido
• debemos estar listos a rendir cuentas de
los dineros a cualquier persona que tenga
el derecho a ese informe
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Habilidades y competencias
Se debe seguir los siguientes procedimientos básicos durante el
proceso de reclutamiento:
• planificar las necesidades de personal de la Firma y establecer
los objetivos de la contratación
• mantener un programa para cumplir con los objetivos de la
contratación para incluir:
• fuentes de candidatos potenciales
• métodos para atraer candidatos
• monitoreando la efectividad del reclutamiento, incluyendo el
cumplimiento con políticas
• estableciendo las calificaciones y guías para evaluar los candidatos
potenciales en distintos grados.
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Evaluaciones del desempeño
Las evaluaciones deben cubrir lo siguientes:
• conocimientos técnicos
• áreas analíticas y de juicio
• habilidades comunicacionales
• liderazgo y habilidades de capacitación
• relaciones con el cliente
• actitud personal y conducta profesional
• calificaciones para avance o promoción.
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Desarrollo profesional
La política general de la Firma sobre capacitación es para asegurar
que el personal reciba una capacitación relevante a sus actividades,
en forma oportuna, costo-efectiva y de manera que optimice los
beneficios a ser derivados del tiempo y dinero invertidos.
La competencia puede ser mantenida mediante:
• una capacitación estructurada, ya sea asistiendo a cursos
formales (internos o externos) o mediante una auto-capacitación
(por ejemplo una Capacitación Basada en Computadora)
• entrenamiento y desarrollo en el trabajo
• aprendizaje no estructurado como ser lectura de circulares
internas, revistas externas y libros.
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Asignación y delegación
Las políticas de la firma y los
procedimientos deberán dirigir la calidad
de contrato controlando a revisores y
establecen su elegibilidad por:
(a) Las calificaciones técnicas
requeridas, incluso la experiencia
necesaria y autoridad; y
(b) El grado al cual pueden consultar a
un revisor de control de calidad de
contrato sin comprometer la objetividad
del revisor.
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Criterios para la Elegibilidad de Revisores de
Control de Calidad de Contrato
El socio de contrato puede consultar al revisor de control de
calidad del contrato. Tal consulta no tiene que comprometer la
elegibilidad del revisor de control de calidad para realizar
el papel. Donde la naturaleza y el grado de las consultas se
hacen significativos, sin embargo, preocúpese es tomado
tanto por el equipo de contrato como por el revisor para
mantener la objetividad del revisor.
Donde este no es posible, otro individuo dentro de la firma o
una persona externa apropiadamente calificada es
designado para tomar el papel de la calidad de contrato
controlando al revisor.
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Consultas y Monitoreo
La firma deberá establecer políticas y
procedimientos para proveer el aseguramiento
razonable que las políticas y los
procedimientos acerca del sistema del control
de calidad son relevantes, adecuados,
funcionando con eficacia y cumplido en la
práctica. Tales políticas y procedimientos
deberían incluir una consideración en curso y
la evaluación del sistema de la firma del
control de calidad, incluso una inspección
periódica de una selección de contratos
completados.
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Monitoreo
Las pequeñas firmas pueden desear usar a una
persona externa apropiadamente calificada u
otra firma para realizar inspecciones y otros
procedimientos de verificación. O bien, ellos
pueden desear establecer arreglos de compartir
recursos con otras organizaciones apropiadas
para facilitar supervisar actividades.
La firma debería comunicarse a socios de
contrato relevantes y otras carencias de
personal apropiadas notadas a consecuencia
del proceso de escucha y recomendaciones para
la acción remediadora apropiada.
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Aceptación y Retención de clientes
Las políticas para la aceptación y
retención de clientes deben ser
suficientes como para resguardar
nuestra reputación profesional. Si
vamos a estar asociados con
organizaciones donde no tenemos
confianza en las representaciones
de la gerencia, podemos correr el
riesgo de dañar nuestra reputación.
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Puntos a considerar
• nuestra independencia
• nuestra capacidad de suministrar un
servicio adecuado
• integridad de la gerencia del cliente
• su historia
• anteriores compañías
• conocimiento local y habladurías
• reacción a nuestra política de revelación
total
• posición financiera
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Cartas de Contrato
Este principio se aplica a nombramientos
nuevos y también donde existe un cambio
significativo en las responsabilidades
para nombramientos existentes.
La necesidad de acordar los términos del
contrato es tan importante como cuando se
nos pide realizar una nueva y específico
trabajo para un cliente existente
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Monitoreo
Cada socio y miembros del personal
profesional son responsables de llevar a cabo
las políticas y procedimientos de control de
calidad de la Firma. Tales políticas y
procedimientos están diseñados para dar
a la Firma una auditoria u OSR razonable
que las normas profesionales y otras políticas
de la firma están siendo cumplidas. Ellas han
sido diseñadas teniendo en mente tanto los
requisitos profesionales como las
necesidades de la Firma.
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Evaluación del desarrollo profesional
Los programas de capacitación de la
Firma son revisados regularmente para
asegurar que las necesidades del
personal son cubiertas. Se debe dar
una retroalimentación al personal
apropiado después de asistir a cursos
de entrenamiento para facilitar este
proceso. Se incluye un formulario de
retroalimentación en la Biblioteca de
Documentos del MAR.
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Aspectos Legales
Cuando tenemos una disputa con un
cliente, la situación es claramente
una de riesgo incrementado.
Existe un riesgo directo de
enfrentar una demanda del
cliente por un supuesto trabajo
insatisfactorio, y también el riesgo
indirecto como resultado de un
deterioro en la relación. En
algunos casos, la disputa causará
una pérdida de la relación con el
cliente.
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Informes emitidos pos la Firma
Los procedimientos básicos para Administración de riesgos :
• los encabezados, insertos, descripciones y montos deben ser escritos
claramente y en forma legible
• los nombres propios de las personas, compañías, etc.
• se deben remover las inconsistencias y repeticiones innecesarias
• los errores deben ser corregidos
• la referencia cruzada sea correcta
• los números en las tablas y cuadros sean aritméticamente precisos y
extraídos correctamente
• el informe es consistente con los términos del contrato.
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Lavado de dinero
El “Lavado de dinero” cubre todos los procedimientos que
buscan cambiar la identidad de dinero obtenido ilegalmente,
como resultado de tráfico de drogas, actividades terroristas y
otros crímenes a fin de dar la impresión que tal dinero se
originó de fuentes legítimas o legales.
Debemos mantener un registro de todas las transacciones
(usualmente en relación con planificación financiera,
impuestos o asesoramiento en finanzas corporativas) que
hemos ejecutado para un cliente y de la evidencia de
identidad del cliente durante 5 años, con posterioridad a la
ejecución de la transacción, o la finalización de la relación
de negocios.
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Gracias por su atención …
