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Manual de Usuario del Sistema Magnus Go! Punto de Venta El presente manual tiene el fin de poder orientar al usuario final del uso adecuado del sistema Magnus Go! Punto de Venta.
v.1.0
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Sistema Magnus Go! Punto de venta Clave: PV-01 Descripción: Manual de usuario
Tabla de Contenidos
Acceso a Magnus Go! Punto de Venta.....................................................................................................4
Accediendo a Magnus Go! Punto de Venta……………………………………………………………..……………………………….………4
Cambiar de Usuario…………………………………………………………………………………………………...…………………………………..…5
Boquear la pantalla…………………………………………………………………………………………………..………………………..…………...5
Vendiendo………………………………………........................................................................................................7
Acceder a la pantalla de ventas………………………………………………………………………………...………..…………………..….…..7
Seleccionar datos de la venta……………………………………………………………………………………..…………………………….…….7
Agregar artículos a la venta………………………………………………………………………………….……..………………………………....8
Cambiar de productos………………………………………………………………………………………………….………………………..………10
Eliminar un producto de la venta en curso…………………………………………………………………….………………………………..11
Venta de varios productos……………………………………………………………………………………………………………………………..11
Buscar productos…………………………………………………………………………………………………………………………………………...11
Aplicar porcentaje de descuento……………………………………………………………………………………………...…………………..12
Atendiendo varios clientes……………………………………………………………………….……………………...14
Dejar una venta pendiente………………………………………………………………………………………………………………….…………14
Volver a una cuenta pendiente……………………………………………………………………………………………………….…………….14
Cancelar una cuenta pendiente…………………………………………………………………………………………………………………….14
Cobrando una venta……………………………………………………………………………...………………………….15
Manejando el Dinero en Caja………………………………….…………………………….……………..…………..16
Iniciar el día…………………………………………………………………………………………………………………………………………………...16
Registrar las salidas de efectivo…………………………………………………………………………………………………………………….17
Información de la caja…………………………………………………………………………………………………………………………………..17
Ventas y devoluciones del día…………………………………………………………………………………………19
Facturar ticket…………………………………………………………………………………………………………………………………..………….20
Imprimir CFDI……………………………………………………………………………………………………………………………………………......21
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Enviar email CFDI………………………………………………………………………………….……………………………………………………….22
Reimprimir un ticket………………………………………………………….……………………….……………………………….………………….23
Devoluciones……………………………………………………………..………………………………………….…………………………..…………24
Cancelaciones…………………………………………………………………………...…………………………………………..……………………..25
Administración de clientes………………………………………………..…………….……………………………….26
Crear un nuevo cliente………………………………………………………………………………………………………………….………………26
Crear un nuevo contacto…………………………………………………………………………………………………………………….………..28
Realizar un cobro…………………………………………………………………………………………………………………………………………..29
Cancelar un cobro…………………………………………………………………………………………………………………………..……………..31
Manejo de inventario…………………………………………………………………………………………………..……32
Traspasos……………………………………………………………………………………………………………………………………………….……..32
Existencias por almacén…………………………………………………………………………………………………………………………..……34
Actualizar catálogo…………………………………………………………………………………………………………..…………………………..35
Generar salidas………………………………………………………………………………………………………………………………………………35
Análisis de ventas…………………………………………………………………………………………………………………….……………………36
Corte……………………………………………………………………………………………………………………….………39
Efectuar el corte de caja……………………………………………………………………………………………………………..……………….39
Analizar el corte de caja……………………………………………………………………………………………………………………………….39
Factura del día………………………………………………………………………………………………………………………………………….…..42
Reportes…………………………………………………………………………………………………………...……………..45
Reporte de total de ventas…………………………………………………………………..………………………………………………………45
Reporte de productos vendidos………………………………………………………………………………….…………..…………………….45
Reporte de reimpresión de ticket…………………………………………………………………………………………………………..……...46
Reporte de cortes de caja……………………………………………………………………………………………………...…………………..…46
Reporte de ventas detalle……………………………………………………………………………………………………………….…………...47
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Acceso a Magnus Go! Punto de Venta
Accediendo a Magnus Go! Punto de Venta Cada vez que accedas al punto de venta al comenzar el día, el programa te solicitará el usuario y contraseña de acceso, ¿Por qué? Esto es debido a que el punto de venta contiene información sensible que tal vez no desees que vean todos tus empleados. Por ello tú puedes definir los permisos para cada cajero (usuario) y solo permitirle el acceso a ciertas partes del programa. Al iniciar el sistema siempre nos aparecerá el siguiente formulario para llenarlo y acceder de forma correcta al programa.
Primero seleccionaremos la empresa a la que deseamos ingresar, posterior a esto ingresaremos el usuario y la contraseña correcta para la persona indicada a entrar y presionamos el botón Aceptar. Nos aparecerá otro formulario donde el siguiente paso será seleccionar la tienda o sucursal a donde deseamos ingresar.
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Una vez seleccionando la tienda o sucursal a ingresar presionamos el botón Aceptar, en ese momento tú ya estarás dentro del sistema correctamente, se actualizarán todos los catálogos y el sistema te lo informará con el siguiente mensaje.
Cambiar de Usuario Dentro de la operación del sistema Magnus Go! Punto de Venta existe la necesidad de estar cambiando de usuario, ya sea para iniciar sesión, autorizar movimientos, o para identificar las operaciones realizadas por diferentes cajeros.
Para utilizar esta funcionalidad presionamos el botón , ubicada en el módulo Sesión de la parte superior de la pantalla, y nos aparecerá nuevamente el formulario para acceder al sistema ya explicado anteriormente en este manual. Esta función nos ayudará para dar acceso a cada usuario que quiera manipular el sistema y así llevar un control mayor en los accesos correspondientes. Boquear la pantalla Una funcionalidad de seguridad del sistema Magnus Go! Punto de Venta, es que nos permite bloquear la pantalla en el momento que lo deseemos, esta funcionalidad nos permite proteger el acceso al sistema en los tiempos que no lo utilizamos y así evitar anomalías que perjudiquen las operaciones y evitar fraudes o robos.
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Para bloquear la pantalla del sistema presionamos el botón , ubicado en el módulo Cajero de la parte superior de la pantalla. Al hacer clic en este botón se cerrará la pantalla del Punto de Venta quedando bloqueada hasta que se ingrese nuevamente el usuario y contraseña para acceder al sistema.
NOTA: El programa guarda toda la información en tiempo real, no tienes que presionar ningún botón adicional para guardar los cambios y ventas que realices, todo se guarda al instante en la base de datos para que no tengas que preocuparte por eso.
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Vendiendo La pantalla principal de Magnus Go! Punto de venta es usada todo el tiempo y te muestra todos los elementos para el funcionamiento de tu negocio. Acceder a la pantalla de ventas Podrás acceder rápidamente a la pantalla de ventas desde cualquier pantalla del programa presionando la
Tecla F1 de tu teclado o bien presionando el botón , ubicado en el módulo Cajero de la parte superior de la pantalla.
La imagen anterior nos muestra la pantalla principal del sistema Magnus Go! Punto de Venta, siendo en esta pantalla donde se hace todo el proceso de las ventas. Seleccionar datos de la venta Para iniciar el proceso de la venta de productos necesitamos verificar que los datos del vendedor y cliente sean los correctos, y verificar que asigne el folio de la transacción.
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La imagen anterior nos muestra los datos que necesitan ser verificados para el inicio de la venta, primeramente verificar que el sistema asigna un Folio para el ticket, usted podrá seleccionar el Vendedor que en este caso es el cajero que hará la venta, y el Cliente quien es a quien se le hará la venta. Para seleccionarlos solo desplegamos de la lista los indicados y los seleccionamos. NOTA: El sistema Magnus Go! Punto de Venta tiene la funcionalidad de dar de alta a los clientes (Se detalla el proceso en este manual más adelante) pero el caso de los vendedores, estos deberán ser agregados desde el sistema Magnus ERP. Agregar artículos a la venta Cuando ingresas a la pantalla de ventas, se activa el campo de Código de Producto, en el cual puedes teclear el código de algún producto o leer el código de barras usando tu lector de códigos de barras (Scanner).
Para agregar el producto a la venta en curso, presiona la tecla ENTER para registrar el producto en la venta actual. Una vez que ingreses el producto este aparecerá en el listado de artículos de la venta en curso.
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En la imagen anterior nos muestra como se ha ingresado el producto a la venta, se observa la imagen, la descripción y el precio del producto, que fueron generados por la clave al ser registrada. Si el producto que intentamos ingresar no tiene existencias nos mandará una alerta y no se agregará al ticket.
También puede ser que nos mande un mensaje señalando que el producto no existe, esto puede pasar al equivocarnos al teclear mal la clave o por tratar de registrar otro código de barras en el producto.
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Si el producto que ingresamos al ticket tiene un precio de $0.00 el sistema lo ingresará en color rojo, con esto pondrá en alerta al cajero de no estar cometiendo algún movimiento no permitido. Por otra parte, si ingresamos productos con oferta el sistema lo ingresará en color amarillo. NOTA: Recuerde que las ofertas se dan de alta desde el Sistema Magnus ERP.
Cambiar de productos Conforme vas agregando artículos a la venta, estos se agregarán en su respectivo renglón conforme vayan siendo agregados. En algunas ocasiones desearás resaltar los productos para verificarlos, cambiarles de precio, cambiarles la cantidad o simplemente borrarlos. Para cambiar entre los productos de la venta selecciona la ventana con el ratón y usa las flechas de arriba y abajo de tu teclado o bien selecciónalos con el ratón.
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Eliminar un producto de la venta en curso Si por algún motivo deseas eliminar o borrar algún producto que se encuentre en la venta actual solo debes de seleccionarlo y posteriormente presionar la tecla de "Suprimir". Venta de varios productos Si es repetitivo el producto que vas a ingresar y deseas agilizar el registro, deberás de ingresar primero el Código de Producto del articulo a vender y después la cantidad de unidades que deseas vender, y presiona ENTER para agregar a la venta en curso la cantidad especificada del producto ingresado.
Buscar productos Muchas veces no se cuenta con el código de barras del producto a la mano o simplemente te es más fácil ubicar un producto buscándolo por la descripción. Existe una sección llamada catálogo en el sistema para hacer la búsqueda de productos de esta manera.
Para localizar un producto en particular, comienza tecleando las letras con las que comienza la descripción del producto que buscas, y en segundos aparecerán los que contengan dichas letras ordenados alfabéticamente en la ventana de búsqueda.
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TIP: Si deseas agilizar la búsqueda, ingresa primero el símbolo de asterisco (*) y luego la palabra para que el sistema te muestre todos los productos que contengan esas letras dentro sin importar el orden.
Para ingresarlo a la venta actual solo selecciónalo y presiona la tecla ENTER. NOTA: Usted puede personalizar el formulario del catálogo para agregar las columnas de Clave y/o Código de barras si lo desea. Sólo posiciónese sobre una de las columnas y de clic derecho, aparecerá una ventana donde seleccionaremos Column Chooser, nos aparecerá un pequeño formulario llamado Customization de donde elegiremos las columnas que deseamos agregar presionando sobre ellas doble clic.
Aplicar porcentaje de descuento En algunas ocasiones para clientes especiales, podrás asignar un descuento por porcentaje, para hacerlo simplemente presiona la Tecla F6 para que aparezca la ventana de descuento.
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Para aplicar un descuento por porcentaje, ingrésalo en el cuadro de texto y presiona el botón Aceptar. Dependiendo el descuento que ingreses nos aparecerá un mensaje de confirmación.
Al confirmar el descuento este aparecerá desglosado en la parte inferior de la ventana del ticket.
NOTA: El descuento solamente será aplicado al producto seleccionado en la venta actual y no cambia el precio del producto en tu catálogo.
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Atendiendo varios clientes En cualquier negocio de venta al público es ocasional tener que esperar a un cliente a que termine de ordenar todos los artículos, es por eso que el punto de venta cuenta con sistema de tickets en espera el cual te permite manejar varias ventas a la vez. Dejar una venta pendiente
Para dejar una venta como "pendiente", presione el botón o presione la Tecla F9, de esta manera el ticket queda en espera y puedas terminar la venta cuando tu cliente esté listo para pagar. Aparecerá el ticket pendiente en la lista dentro de la pestaña En Espera.
Volver a una cuenta pendiente Para regresar a otro ticket o venta pendiente se puede hacer clic en la pestaña En Espera, con lo cual aparecerá la ventana con todos los tickets pendientes. Una vez identificado el ticket en espera que queremos retomar solo lo seleccionamos y le damos doble clic. Cancelar una cuenta pendiente
Si por alguna razón se desea borrar toda una venta pendiente solo presionamos el botón o presionamos la Tecla F5.
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Cobrando una venta
Para cobrar cualquier venta haz clic en el botón o presiona la Tecla F4. Nos aparecerá en la sección izquierda de la pantalla una pestaña de Cobros con el siguiente cuadro de registro.
Aparecerá el Importe a Pagar de la venta, elegiremos la forma de pago correspondiente y nos aparecerá el cambio a devolver en caso de cubrir de más el monto de la venta.
Una vez que los datos sean los correctos y cubran el importe a pagar presionaremos el botón y quedará terminada la transacción de la venta, el sistema imprimirá el ticket. NOTA: De momento el sistema no tiene conexión con las terminales bancarias, pero se puede registrar el pago que se haya cobrado con tarjeta de crédito o débito de manera que al consultar el corte puedas saber qué cantidad de las ventas del día fueron cobradas con tarjeta y puedas tener más claridad en la información de las ventas.
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Manejando el Dinero en Caja Uno de los aspectos más importantes de tu negocio es la administración del dinero en caja, en especial si tienes empleados, por ello, Magnus Go! Punto de Venta cuenta con un manejo eficiente del dinero en caja a través de diferentes funciones como las entradas, salidas e inicio de dinero en caja. Iniciar el día Al momento de iniciar el día el sistema mandará este mensaje para preguntar si se desea realizar una apertura de caja.
Al confirmar el mensaje el sistema nos solicitará ingresar el monto de dinero en efectivo con el que comienzas tu día, esta provisión inicial también se le conoce como “Fondo de caja”.
La imagen anterior nos muestra la apertura de caja, la fecha de la apertura, podrás registrar el dinero que entrará como fondo de caja y además podrás escribir una observación a la apertura. Una vez que todos los datos de la apertura de caja sean correctos presionamos el botón Guardar. NOTA: El sistema Magnus Go! Punto de Venta tiene la opción en Configuración para que al comenzar el día, se cuente con una provisión inicial fija y esto se mantendrá en todos los demás días posteriores para la apertura de caja.
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Registrar las salidas de efectivo Una de las operaciones más frecuentes es el registro de las salidas de efectivo, las cuales pueden ser por diversos conceptos, entre ellos:
Pago a proveedores Salida de efectivo para no contar con demasiado dinero en la Caja Gastos personales
Por ello es importante se registre toda salida de efectivo, y también ingreses el motivo o concepto de la salida para que tengas un registro eficiente de estas salidas.
Para acceder a realizar una salida de dinero presionamos el botón que se encuentra en el módulo Supervisor o seleccionar la pestaña con el mismo nombre en el apartado de productos de la sección izquierda. Nos aparecerá el siguiente formulario.
La imagen anterior nos muestra una salida de dinero, registraremos la cantidad, seleccionaremos el concepto de salida y podremos escribir alguna observación para aclarar ese movimiento. Una vez que todos los datos de la salida de dinero sean correctos presionamos el botón Guardar. Para tener información de todos los movimientos que haga en caja y así usted pueda ir monitoreándolos, Información de la caja El sistema Magnus Go! Punto de Venta cuenta con la herramienta de poder visualizar en el momento que lo deseemos la información de la caja, dicha herramienta nos permitirá conocer el estado de nuestros valores, ventas, salidas de dinero, cobros, total de ventas, entre otros.
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Para acceder a esta herramienta presionamos el botón , ubicado en el módulo Cajero de la parte superior de la pantalla. Nos aparecerá el siguiente formulario de consulta.
La imagen anterior nos muestra el formulario de la información de la caja, dicho formulario solo nos servirá para consultar el total de los valores que se han realizado al momento.
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Ventas y devoluciones del día Dentro de la sección Productos encontrada en lado izquierdo de la pantalla principal del sistema Magnus Go! Punto de Venta encontrarás la pestaña de Tickets. Presionándola nos aparece el siguiente formulario.
En la imagen nos muestra el historial de tickets de ventas realizadas en donde podrás buscar una venta pasada, podrás buscar por folio (el cual viene impreso en todos los tickets). Podrás visualizar que tickets están activos, cancelados o facturados mediante su estatus. El formulario contiene tres botones para facilitarte la búsqueda y encontrar las ventas por día, por mes o todas que hizo tu cajero en la fecha seleccionada. Para visualizarla solo la seleccionamos y le damos doble clic, en la sección Ticket ubicada en la parte inferior derecha de la pantalla nos aparecerá el ticket seleccionado.
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Teniendo la localización de los tickets usted podrá realizar entre otras estas opciones: Facturar ticket Un aspecto importante de cualquier comercio es el aspecto fiscal, es decir que se integre tu punto de venta con la facturación que requieren tus clientes cumpliendo con la normatividad vigente, por ello el sistema Magnus Go! Punto de Venta maneja de forma directa las facturas de tus ventas. Recuerda que antes de poder usar esta función deberás de realizar el proceso de Configuración y haber adquirido un paquete de timbres para que puedas realizar tu primera factura.
Para facturar un ticket presionamos el botón ubicado en el módulo Cajero de la parte superior de la pantalla y nos aparecerá el siguiente formulario.
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La imagen muestra los datos requeridos para generar la factura. Numero de Ticket; Se selecciona de la lista desplegable el ticket que desea facturar, sólo se mostrarán los tickets activos durante el mes. Folio; Se selecciona de la lista el folio para esa factura. Cliente; Se selecciona de la lista el cliente a quién se le va a facturar (Este campo solo aparecerá si queremos facturar una venta realizada a “Cliente de mostrador”, de no ser así el sistema tomará el cliente asignado a la venta). Categoría; Se selecciona la categoría por la que se busca facturar. Fecha Aplicación; Selecciona la fecha de aplicación de la factura. Fecha Vencimiento; Selecciona la fecha de vencimiento para la factura. Observación; Podrá capturar una observación que detalle la factura. Una vez registrados correctamente los datos requeridos para generar la factura se presiona el botón Aceptar. Imprimir CFDI Una vez facturado el ticket podrás imprimir el CFDI (Comprobante Fiscal Digital) si así lo deseas. El sistema Magnus Go! Punto de Venta te muestra como lo hace a continuación.
Primeramente presionamos el botón , ubicado en el modulo Cajero de la parte superior de la pantalla. Nos aparecerá el siguiente formulario.
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El formulario nos muestra los datos necesarios para la impresión de CFDI, entonces el siguiente paso será seleccionar la casilla Factura, y dentro de la lista desplegable seleccionar la factura que queremos imprimir. Una vez ya teniendo los datos correctos presionamos el botón Imprimir. Enviar email CFDI Otra funcionalidad del sistema Magnus Go! Punto de Venta es que podrás enviar las facturas a sus clientes por correo electrónico. Para esto será primeramente necesario tener los contactos dados de alta correctamente (más adelante del manual se detalla como agregar contactos en el sistema).
Para enviar los CFDI por Email presionamos el botón , ubicado en el modulo Cajero en la parte superior de la pantalla. Nos aparecerá el siguiente formulario.
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El formulario nos muestra los datos necesarios para el envío de CFDI, entonces el siguiente paso será seleccionar la casilla Factura, y dentro de la lista desplegable seleccionar la factura que queremos enviar. Una vez ya teniendo los datos correctos presionamos el botón Enviar. Reimprimir un ticket En ocasiones será necesario la reimpresión de algún ticket por diferente motivo, el sistema Magnus Go! Punto de Venta tiene esa opción para recuperar ese ticket buscado.
Presionamos el botón ubicado en el módulo Cajero de la parte superior de la pantalla y nos aparecerá el siguiente formulario.
La imagen muestra los datos requeridos para reimpresión de tickets. Nos permite elegir si queremos reimprimir un ticket en específico o bien un rango para reimprimir varios tickets. Si elegimos Ticket: Seleccionamos de la lista el ticket a reimprimir previamente ya identificado y presionamos el botón Imprimir. Por otra parte si elegimos la opción Rango: Seleccionamos Desde que ticket, Hasta que ticket buscamos imprimir. Elegimos el Cliente de la lista desplegable de quien queremos los tickets. Seleccionamos que Fecha, hasta A qué fecha queremos imprimir los tickets.
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Una vez registrados correctamente los datos requeridos para reimprimir por rango se presiona el botón Imprimir. Devoluciones Para hacer una devolución de algún ticket en el sistema Magnus Go! Punto de Venta, necesitamos previamente localizarlo y verificar que no esté activo, recuerda que lo puedes buscar por folio o por fecha dentro de la pestaña de Tickets que se encuentra en la sección Productos de la izquierdo de la pantalla, cuando lo encuentres lo seleccionamos, damos doble clic sobre el ticket y la información del mismo aparecerá del lado derecho.
Al supervisar que sea el ticket que queremos devolver presionamos el botón y nos mandará el siguiente mensaje de confirmación.
Una vez confirmando el cuadro de dialogo anterior nos mandará el mensaje de afirmación.
Los artículos serán ingresados de nuevo al inventario automáticamente, y el ticket aparecerá con el estatus cancelado. Podrás ver los movimientos de devolución dentro del Sistema Magnus ERP Módulo Inventario -> Reportes -> Reportes de Movimientos -> Movimientos al Inventario
NOTA: Para el uso de devoluciones se recomienda se lleve una supervisión para realizarlas.
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Cancelaciones
Usted puede utilizar el botón en cualquier momento del registro de la operación de la venta para cancelar los movimientos y volver a comenzar. Pero si desea cancelar una venta completa entonces es un proceso similar al de devolución, necesitamos previamente localizar el ticket a cancelar, cuando lo encuentres lo seleccionamos, damos doble clic sobre el ticket y la información del mismo aparecerá del lado derecho.
Al supervisar que sea el ticket que queremos cancelar presionamos el botón y nos mandará el siguiente mensaje de confirmación.
Una vez confirmando el cuadro de dialogo anterior nos mandará el mensaje de afirmación.
Cuando se cancela un ticket, éste no será eliminado de la base de datos pero aparecerá como cancelado y la cantidad de productos del ticket será devuelta al inventario correspondiente de cada producto. Podrás ver los movimientos de inventario por cancelación dentro del Sistema Magnus ERP. Módulo Inventario -> Reportes -> Reportes de Movimientos -> Movimientos al Inventario
NOTA: Para el uso de cancelaciones de tickets se recomienda se lleve una supervisión para realizarlas.
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Administración de clientes Para tener mejor control y relación con tus clientes, el sistema Magnus Go! Punto de Venta te permite agregarlos al catálogo de clientes, y así poderlos asignar a las ventas para ofrecerles determinados precios, crédito, etc., además de ser necesarios para la elaboración de facturas y otros documentos. Por otra parte para el intercambio de información vía mail es importante el registro de contacto de clientes. Crear un nuevo cliente
Para agregar un nuevo cliente presionamos el botón , ubicado en el módulo Cajero. Nos arrojará el siguiente formulario.
La imagen muestra el alta de un nuevo cliente, a continuación explicaremos el significado y uso de cada uno de los campos de la captura. Para facilitar la comprensión dividiremos el formulario en 2 zonas.
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Tipo.- Se pueden crear clientes cadena-sucursal o clientes normales, el objetivo es agrupar a todos los clientes que pertenecen a una misma cadena comercial, la cual sería llamada Cliente Mayor y a cada uno de las sucursales serán llamadas SubClientes, o en todo caso definirlo como Cliente Normal. En el caso de seleccionar el tipo como SubCliente habilitará el campo Padre en donde se seleccionará a que cadena pertenece. Datos generales.- Son todos los campos necesarios para poder contactar y facturar al cliente, se recomienda la revisión de estos campos ya que son importantes para la correcta operación dentro del sistema, éstos campos son (Nombre, Nombre Comercial, Dirección, Calle, No. Ext., No. Int., Colonia, Estado, Población, C.P., CURP, País, RFC, Observación) cada uno de ellos cumple con el objetivo relacionado al nombre que refleja. Otros campos hacen referencia a catálogos auxiliares que deben ser previamente registrados en el sistema para crear la relación correcta con el cliente, se detallan a continuación: Zona.- Asigna al cliente a la zona que pertenece. Régimen.- El régimen fiscal al con el que está dado de alta el cliente, Persona Física o Persona Moral. Categoría.- Refleja el tipo de operación que se lleva a cabo con el cliente. Cuenta Contable.- La cuenta contable asignada al cliente usada en la contabilización de todas sus operaciones de Facturación, Nota de Crédito y Depósitos. Cuenta Mostrador.- La cuenta contable asignada al cliente cuando se le hagan ventas de mostrador que le sean consignadas, el cliente usara su crédito pero la factura saldrá como ventas de mostrador. Imagen.- Puede relacionarse con el cliente algún logotipo de su empresa.
En la parte superior se localizan campos de llenado libre (Atención Ventas, Atención a Pagos, Teléfonos y Fax, E-mail) y campos de restricción (Limite Crédito, Descuento, Ventas Acumuladas, Días Crédito, Precio Lista, Vendedor, Comisión, Modo de Envío y Transporte). Adicional a estos campos están las Clasificaciones de características las cuales serán muy útiles para la entrega de resultados a dirección en ellos podremos reflejar las agrupaciones que deseamos realizar.
Cuando todos los datos correctos del cliente han sido introducidos se presiona el botón y nos mandará el siguiente mensaje de afirmación.
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Para la edición de datos de clientes es necesario entrar a sistema Magnus ERP para hacerlo desde ahí. Una vez agregado el cliente usted podrá elegirlo en la sección del mismo nombre que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla para personalizar sus ventas.
Crear un nuevo contacto
Para agregar un nuevo contacto presionamos el botón , ubicado en el módulo Cajero. Nos arrojará el siguiente formulario.
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Como se puede observar en la imagen los campos de captura son fácilmente relacionables con la información que se almacena, si se desea que al contacto se le envíen correos electrónicos es indispensable que tenga Enviar Documento seleccionado. Cuando todos los datos correctos del contacto han sido introducidos se presiona el botón Guardar y nos mandará el siguiente mensaje de afirmación.
Realizar un cobro
Cuando desees registrar un abono o pago parcial del adeudo de tu cliente presionamos el botón , y enseguida nos aparecerá el siguiente formulario.
Para realizar el abono el sistema dentro de la pestaña Cobros solicitará seleccionar el cliente de la lista desplegable a quien se le aplicará, al hacer esto en el grid de la parte inferior nos mostrará todos los adeudos que tiene con nosotros.
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Seleccionaremos el documento o documentos que queremos aplicar, seleccionamos un concepto de tipo abono, la cantidad a abonar, y un capturamos el documento para relacionar el abono, una vez ingresados
los datos correctos presionamos el botón para registrar el abono. Nos aparecerá un mensaje de afirmación.
Una vez registrado el abono se imprimirá un comprobante del mismo para que se lo puedas entregar al cliente. En la pestaña Cobros Realizados podrás observar los abonos realizados durante el día.
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Cancelar un cobro En caso de alguna equivocación puedes eliminar un abono de forma sencilla, para hacerlo solo selecciona el
cobro realizado a eliminar y presiona el botón . Nos mandará un mensaje para confirmar la eliminación del cobro.
Después de confirmar la eliminación del cobro nos mandará el mensaje de afirmación.
Notarás que se eliminará el cobro realizado del grid de donde se encontraba.
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Manejo de inventario Una parte esencial de tu negocio es el controlar tus existencias o comúnmente conocido como Inventario. De esta manera sabrás cuánto vendes, cuando re-ordenar, detectar robos, merma, etc. Las herramientas que te permiten llevar un control de tu almacén que te brinda el sistema Magnus Go! Punto de Venta son las siguientes. Traspasos El traspaso te ayudará a realizar los movimientos asentados manualmente como por ejemplo, productos que se transfieren de una sucursal a otra o de un almacén a otro.
Para acceder a esta herramienta presionamos el botón , ubicado en el módulo Supervisor de la parte superior de la pantalla. Nos aparecerá el siguiente formulario para la elaboración de un movimiento de traspaso.
En la imagen se muestra el formulario, en el cual se realiza el llenado con la información correspondiente: Se determina el Documento que hará referencia al movimiento de traspaso. Se elige al A. Origen, el almacén de donde se obtendrá el producto.
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Se elige al A. Destino, el almacén a donde se traspasará el producto. Al momento de llenar los datos correspondientes, en la sección izquierda del formulario llamada productos aparecerán los productos del almacén de origen seleccionado. Para seleccionar los productos que deseamos traspasar sólo nos posicionamos sobre ellos y presionamos doble clic, en automático pasarán al lado derecho del formulario. Recuerde la utilidad de los filtros de búsqueda para agilizar el proceso. El siguiente paso será capturar la cantidad de productos que queremos traspasar, para eso solo nos posicionamos en la columna Cantidad y capturamos los productos deseados, tal como se muestra en la imagen.
Una vez ya verificada toda la información en el formulario presionamos el botón Guardar. Si se cuenta con la disponibilidad de los productos aparecerá el siguiente mensaje de afirmación y posterior a esto imprimirá el reporte del traspaso.
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En caso contrario nos alertará con el siguiente mensaje.
Significando que no se cuenta con la existencia disponible, de pasar no procederá el traspaso y tendrá la oportunidad de ajustar las cantidades o en su caso cancelar el traspaso. Existencias por almacén Usted en cualquier momento podrá verificar las existencias en su almacén para poder llevar un control para
cualquier operación que realice, para esto sólo presionamos el botón , ubicado en el módulo Supervisor de la parte superior de la pantalla. Nos aparecerá el siguiente formulario.
Este formulario su única función es informar las existencias del almacén seleccionado. Para facilitar la búsqueda de los productos interesados recuerde utilizar los filtros de búsqueda ya mencionados anteriormente en el manual.
Si desea actualizar las existencias, en cualquier momento podrá hacer uso del botón ubicado en la esquina superior izquierda del formulario.
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Actualizar catálogo Otra de las funciones que contiene el sistema Magnus Go! Punto de Venta es que posee una herramienta de actualizar catálogo para hacer uso en cualquier momento que lo requiera. La finalidad de esta función es actualizar todos los catálogos del sistema para cerciorarse que todos los movimientos del día se están han estado reflejando en cada catálogo que posé el sistema.
Para actualizar los catálogos presionamos el botón , ubicado en el módulo Supervisor de la parte superior de la pantalla. Nos aparecerá el siguiente de mensaje de confirmación.
Al responder afirmando nos aparecerá el siguiente mensaje.
Generar salidas Al igual que las pasadas herramientas del sistema, Magnus Go! Punto de Venta posee de una herramienta para generar las salidas de los productos vendidos al inventario. La finalidad de esta función es ir aplicando las salidas de los productos del inventario, dicha finalidad aplica solo si en la configuración del sistema señala que no se generen los movimientos en línea, de caso contrario el sistema siempre generará las salidas en automático a los movimientos en línea.
Para generar las salidas al inventario presionamos el botón , ubicado en el módulo Supervisor en la parte superior de la pantalla.
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Nos aparecerá el siguiente mensaje de afirmación.
Puede ocurrir el caso de no contar con las existencias de los productos ya vendidos y en este caso si queremos generar las salidas nos aparecerá el siguiente mensaje de alerta.
Este mensaje nos indicará que será necesario realizar los movimientos necesarios ya sea de cualquier concepto de entrada o bien el traspaso para alimentar nuestro inventario, y posterior a esto generar las salidas por las ventas sin ningún inconveniente.
Análisis de ventas El Sistema Magnus Go! Punto de Venta ofrece una herramienta para el análisis de los datos de Ventas (denominada Análisis de Ventas) con el que podrá ahorrar pasos en el desarrollo de análisis estadístico. Cuando utilice esta herramienta, deberá proporcionar los datos y parámetros para cada análisis, para que así le muestre los resultados en una tabla de resultados.
Para utilizar la herramienta de Análisis de Ventas, presionamos el botón , ubicado en el módulo Supervisor de la parte superior de la pantalla. Nos aparecerá el siguiente formulario.
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El pasado formulario nos indica señalar las tiendas que queremos elegir para realizar el análisis de venta, para ello sólo necesitamos seleccionar la casilla que se encuentra en la columna Cargar Datos y presionar el botón Aceptar. Aparecerá la siguiente pantalla.
Junto a la pantalla nos aparecerá un mensaje de confirmación para indicar si queremos realizar el cálculo de utilidades. En la imagen se observa una tabla dinámica la cual le permitirá dar significado a grandes cantidades de datos referentes a las ventas. Esta herramienta ayuda a extraer cualquier tendencia y patrón enterrados en los datos. Puede organizar y resumir datos, y extraer información significativa que puede ser muy valiosa para su Empresa. La herramienta le permitirá pivotar los datos y analizarlos desde varias perspectivas para extraer la información que necesita. Solo seleccione los campos que necesita visualizar y arrástrelos hacia la tabla, de esta manera automáticamente se estará mostrando la información solicitada. Fecha; Seleccione el periodo de fecha que requiere visualizar el análisis de venta, Desde y Hasta que día. Cargar; Al presionar este botón carga toda la información a la pantalla para que esté visualizada.
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Imprimir; Le permite imprimir el análisis de ventas. Exportar Excel; Guarda el esquema en formato de Excel. Guardar Esquema; Le permite guardar el esquema. Cargar Esquema; Le permite cargar un esquema ya previamente guardado.
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Corte Uno de los aspectos más importantes del sistema Magnus Go! Punto de Venta es la función de Corte o como se le suele conocer también: Cierre de Caja. Este reporte te mostrará el efectivo que debe haber en caja, las ventas, ganancias, etc. para el turno actual. Efectuar el corte de caja
El paso solo consiste en presionar el botón , ubicado en el módulo del Supervisor. Nos aparecerá el siguiente formulario.
Analizar el corte de caja Después de presionar el botón de cierre del día, se mostrarán los detalles de las operaciones realizadas durante la duración del turno. Entre estos detalles se encuentran:
Provisión Inicial; Aparecerá el monto de la provisión inicial en caso de haberlo solicitado.
Total de Ventas; Muestra las ventas totalesque se hicieron en el día.
Salidas; Muestra el monto total de las salidas de dinero realizadas en el día.
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Cobros; Muestra el monto total de cobros registrados en el sistema durante el día.
Ventas a Crédito; Muestra el monto de ventas a crédito realizadas durante el día.
Dinero en Caja; Muestra el monto real que debe tener la caja sumado de los detalles anteriores.
Tarjeta; Muestra el monto total del día de las transacciones hechas por tarjeta.
Otras Formas de Pago; Muestra el monto total realizado por otras formas de pago durante el día.
Devoluciones; Muestra el monto total de las devoluciones realizadas durante el turno.
Total de Efectivo; En este campo capturaremos el total del efectivo real que tiene en su caja.
Diferencia; El sistema nos arrojará la diferencia que existe en el corte de caja, en caso de que la hubiese.
Observaciones; El sistema nos permite capturar observaciones que detalle el cierre de caja.
Una vez verificado que el corte contenga los datos y ver reflejada la diferencia correspondiente presionamos el botón Aceptar. Nos aparecerá un mensaje de afirmación y posterior se imprimirá el reporte del corte de caja.
NOTA: Si la configuración del sistema es; NO generar los movimientos en línea. Pudiera dar el caso siguiente: Como definimos que el sistema no generara los movimientos en línea, puede aparecernos un conflicto si nuestras ventas realizadas no cuentan con las existencias de productos. El sistema nos pondrá en aviso con alguno de los siguientes mensajes.
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Y por consecuencia no podremos realizar el corte de caja.
En este caso no podemos hacer el cierre porque no contamos con las existencias disponibles de lo ya vendido, una de las opciones para solucionar este imprevisto sería realizar un movimiento de entrada de esos productos en sistema Magnus ERP o bien si sabemos que en otro almacén las tenemos podemos hacer un Traspaso para alimentar nuestro inventario. (La manera de realizar un Traspaso está explicado en las páginas anteriores) Una vez hecho los movimientos necesarios y ya contando con las existencias disponibles nuevamente se
procederá a realizar el cierre de caja . Nos mandará el mensaje mencionando que se realizó el movimiento de salida de los productos vendidos.
Y posteriormente se guardará el corte.
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Factura del día Uno de los requerimientos del SAT para facturar es que generes una factura global diaria, semanal o mensual (Regla Miscelánea Fiscal 2014 I.2.7.1.22) por todas aquellas ventas al público en general que tuviste durante el periodo correspondiente, es decir que factures todas las ventas por las que ningún cliente te solicitó factura. Para cumplir con esta obligación, el sistema Magnus Go! Punto de Venta te facilita este proceso, para comenzar a generar tú factura global Los pasos para generar la factura del día son los siguientes.
Primero presionamos el botón , ubicado en el módulo Supervisor de la parte superior de la pantalla. Nos aparecerá el siguiente formulario.
La imagen anterior nos muestra el llenado solicitado para generar la factura del día, los datos de captura se explicarán a continuación. Generar Factura del Día; Se selecciona si queremos que se genere la factura.
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Desde: que fecha Hasta: que fecha queremos generar la factura. Folio; Se selecciona de la lista desplegable el folio a utilizar para la factura. Cliente; Se selecciona de la lista desplegable el cliente a quien queremos sea la factura. Categoría; Se selecciona de la lista desplegable la categoría. Fecha Aplicación; Se selecciona una fecha de aplicación de la factura. Fecha Vencimiento; Se selecciona una fecha de vencimiento para la factura. Observación; El sistema permite capturar una observación para la factura. Cuando todos los datos capturados para la elaboración de la factura del día sean los correctos, presionamos el botón Aceptar. El sistema nos mandará un mensaje de confirmación.
Una vez confirmado el mensaje, nos aparecerá un nuevo formulario que nos visualizará los tickets disponibles de la fecha a facturar.
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El formulario nos permite seleccionar que tickets deseamos incluir en la factura, para eso solo marcamos la casilla ubicada en la columna Agregar. En la parte inferior nos mostrará el total de la factura del día. El formulario nos permite filtrar los tickets disponibles por su forma de pago, para eso solo seleccionamos el deseado de la lista desplegable. Una vez verificado que agregamos los tickets deseados a facturar presionamos el botón Aceptar, en este momento se generará la factura. Podrás visualizar la factura del día creada dentro del Sistema Magnus ERP Módulo Ventas -> Documentos -> Factura
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Reportes Una de las herramientas más recurrentes que ayuda para la toma de decisiones es el uso de los reportes. El sistema Magnus Go! Punto de Venta maneja varios tipos de reportes de acuerdo a los filtros que usted seleccione todos estos reportes los puede imprimir y exportar a Excel para hacer estadísticas o usarlo de acuerdo a sus necesidades.
Para acceder a ellos presionamos el botón , ubicado en el módulo Reportes en la parte superior de la pantalla, al momento de hacerlo se desplegarán las opciones de reportes disponibles. Reporte de total de ventas
Podrás acceder a este reporte desde el apartado deReportes -> , presionando el botón nos aparecerá el siguiente formulario.
El formulario nos pide señalar el filtro de fechas en las que deseamos conocer el total de ventas, una vez ya seleccionadas presionamos el botón Aceptar y nos aparecerá el reporte. Al consultar este reporte, podrás obtener de forma instantánea las ventas hechas por día desglosado por cada ticket en el rango de fechas señalado. Reporte de productos vendidos
Podrás acceder a este reporte desde el apartado deReportes -> , presionando el botón nos aparecerá el siguiente formulario.
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El formulario nos pide señalar el filtro de fechas en las que deseamos conocer los productos vendidos, una vez ya seleccionadas presionamos el botón Aceptar y nos aparecerá el reporte. Al consultar este reporte, podrás obtener de forma instantánea el reporte de los productos vendidos durante el rango de fechas señalado. Reporte de reimpresión de ticket
Podrás acceder a este reporte desde el apartado deReportes -> , presionando el botón nos aparecerá el siguiente formulario.
El formulario nos pide señalar el filtro de fechas en las que deseamos la reimpresión del ticket o los tickets, seleccionamos el reporte a reimprimir siendo en esta ocasión Ticket, una vez ya seleccionadas presionamos el botón Aceptar y nos aparecerá el reporte. Esta funcionalidad permite recuperar los tickets pasados para su reimpresión. Reporte de cortes de caja
Podrás acceder a este reporte desde el apartado deReportes -> , presionando el botón nos aparecerá el siguiente formulario.
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El formulario nos pide señalar el filtro de fechas en las que deseamos visualizar los cortes de cajas, una vez ya seleccionadas presionamos el botón Aceptar y nos aparecerá el reporte. Al consultar este reporte, podrás obtener de forma instantánea los cortes de cajas hechos por día dentro del rango de fechas señalado. Reporte de ventas detalle
Podrás acceder a este reporte desde el apartado deReportes -> , presionando el botón nos aparecerá el siguiente formulario.
El formulario nos pide señalar el filtro de fechas en las que deseamos conocer las ventas detalladas, una vez ya seleccionadas presionamos el botón Aceptar y nos aparecerá el reporte. Al consultar este reporte, podrás obtener de forma instantánea las ventas detalle hechas por día desglosado por cada ticket en el rango de fechas señalado.
