42
!" ! # $%$ & ’ ( !" ! #$#%&

KnowledgeTree Document Management System User Manual

  • Upload
    others

  • View
    10

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

����������� ��������������������

����������������������������

������������������������� �!�����"�!�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����(� � � � � � � �

����������� ����

�������������� ���� ������� ���� ����� � ����������

�����������

�����������������

����!��"��

���!���#�$#%��&�

����������� ��������������������

����������������������������

������������������������� �!�����"�!!�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����(� � � � � � � �

��

���� �����!��������)������'()�*���+*,�

���� ��#�-#%��.�

/ �� 0����1��� �1�������

*���$�!� ������!����!������� �

��+�������,�$��-�� ���� �!��!����� �� ���� �

.�����,�$��-�/�%!��� ������ �!��!����� �� ����

�� / �� 0����1��� �1������� ����

���2��� ��+������� ������/��!����!��� � ��0�10���"�

)��131��1��� ������!� �������&��� ��$ !�� � ��0�10���"�

4��1������������ �������$���� 2��!�&�/��!����� � ��0�10���"�

������

�!���!)��!���3!��� ��������1���15��1���

/ �� /�"���61���

4��.����� ��

���������������������� �

,7�������1���15��1���

�� 6��� / �� /�"���61���

������������� ���� �� 5�)����������6�� �007�$ ����&��!��

����������� ��������������������

����������������������������

������������������������� �!�����"�!!!�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����(� � � � � � � �

����� �����6����*����$�

�����#'�8"�

�����9':'�81���#�:�66��8�;�

���� '�����3����2���� �2���������#����62��

��0��� *� ��0�80���(� 9!���������� ���

� � � � �

� � � � �

����������� ��������������������

����������������������������

������������������������� �!�����"�!%�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����(� � � � � � � �

��:3/�49��4��/����� /�'(���� (/""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" < ��� ��4�/�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������( ��� ���/��/��*/��/*�,�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������" ��; ,4<��4���/��,����4��/������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������8 ��1 */9/*/��/��4��/�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� ��

% =,/,'�* � ,�"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" �� ��� �4�����/� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� �� ��� �4����4�9�.�*���4����������4�=���4���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� �; ����� ���������.*4������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ �; ����� *43/����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� �1 ����; <4*�934<�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� �> ����;�� ������/�������*������4���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� �( ����;�� �4��9�����4������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ �?

����1 �4��/���/��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� �" > 4� ���',0,',/�,�=� �,""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" �- ;�� ,4<��4��*/��/����/<��*4@/��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� �� ;���� �������*��4* ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ �� ;���� *43/�0.*4���0��/*���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� ��

;�� ,4<��4�34.�����:*4<�/��4��/����4����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� �; ;���� �������*3������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� �1 ;���� :��5����$�����6�-������� ���� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� �( ;������ ������������ ���������:��5�!���� �������������������������������������������������������������������������������������������������������������� �( ;������ �� �������������$�$��� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� �? ;�����; ���� ���������4���!A�!������$�$�������������������������������������������������������������������������������������������������������� �? ;�����1 ����6!�������� ���� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ �8

;�; ,4<��4���34��0�*/��/����/<��4��/�� ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������;� ;�;�� ��34����.����/<��4��/�� ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������;� ;�;�� :�3����34�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������;>

;�1 ,4<��4��/�����*/�/+43+��.���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������;( ;�1�� ��34����.����/<�����/�49����/B�����.��4��/����������������������������������������������������������������������������������������������������������������;? ;�1�� ,4<��4�4���4*��4��/�����,��./����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������;"

;�> ,4<��4��4<�34������4��/���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������;8 $ 0�4�?�0',4�,/�*@����,��4�,�� (/�""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" $� 1�� 9�2��������<,4�����4��9�/��:C�������+���/��3�����4���<,��,�/+/���D ������������������������������������������������������������������������������� 1� 1�� 9�2�����������4�E��<�����4�:/�F���/�G�:C�������D �������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 1�

�//,A���!��������/��B '���',�� (/�0(' """""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" $% �

����������� ��������������������

����������������������������

������������������������� �!�����"�%�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����(� � � � � � � �

��:3/�49�9�.�*/���

9!������������!�� ��H�)�-��������� ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� �1 9!����������6����6)��$����H��6�5���������$�!�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� �> 9!�����;����6��$��� ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ �( 9!�����1����6��$��� ��������6������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ �8 9!�����1����6��$��� ����� ��$�-!���� �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������;�

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?�(�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

� /�'(���� (/��

�"� ��(�,��

�6����� ���-��6!��$��� ����!����� ��%!$�����-���!�-�� �!������2����������C�����D�H��5�)�)��$������ $�%��� �$� )&� �6�� 4 ��� ������� �� ��!�&� I���� 6�� �00555�7��5��$��������� 0JH� 3��� �2������ ����1������31����1����������������������������

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?�?�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

������ ���!��

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?�"�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

�"% /�,/�,��',��,'�E ����

�6!��*�-�����������6��)����5�!�����-����������� 6��������$�����-���1�������� ���H����6�&��������)�!��!�-�� �!������6�5����6�$����6�������-����2�1�����6��"��

�������������������(�,��!���

• ���������������� �������������������������

• ������������������������� ��������������� ���!

o ��������������������"#���������o ����� ���$�%�&o �&&��'�� ����'��()��%����o ��( ��� ������ ���� ����� *+���� ����� �����������,���������-

o �������� ����� �&,����(� ,�� �� . ���/ ��� ������ ,(������������������

:��6������$�!�������� ���5!����6���)���-!���-���� 6����F��72���18����������1 �� ��1���1����3��**��(��,/���6���������1�21������������

��� !�� 5���6� ��� �� !�$� �6�� �6!�� ����� !�� %��&� 6�� -��� ���� -��� ���� !������� ����!A�!��H� )�!��� !������� 6!���&�� ��$�)��5����'� ���$�������

�6�� ����� !��-��H� ���5�� �� ��!��� ��� ���� �-� �6��$��� ����� �6�!���)��5�����!���� ��%!$!��� �F5�)������G��$���$%���$�$��� ��������6�� )!�!�&��

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?�8�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

�"> E(G��(���,��E ���(��,/���

�6!��$��� ���� ��%!$��� !��&��F2�!�7�*�-�������.�!$�G�-���������-������-�����6���������!�������

�6��-����5!��� ����!���H� ����� !����$���!������ �6�� ������$���� �6�� !������6�$��$�)&� !�H� �6����6����� ���H��-����!���6��-�� ��-�F2�����GH��6��-����5!��� ����$������

♦ How to create a new Project in KTDMS ♦ The KT DMS administrator to contact ♦ The information’s to provide to create it ♦ The Users that have to be created ♦ The Groups in which they have to be arranged and their Permissions

♦ How to log and Browse Documents on KTDMS ♦ URL ♦ How the tool is organised ♦ How to browse documents

♦ How to upload/create a new Document ♦ Roles ♦ Responsibilities ♦ Metadata

♦ How document issues are evolving ♦ Workflows each issue has to undertake ♦ Who receives email warning on the docs new issues

♦ How to monitor documents ♦ Subscriptions

All above procedures will be part of section 3. :�-���� �����!��� !���� �6���� F)�!��K����!���GH� !�� !��5���656!��� !����$��!���-�5�������������6��F� !������!������

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?����

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

�"$ ',0,',/�,��(��,/����

���� �����1���� ����131��� �������'�3�������

���5��$���������/*�����3� �� �����/��

���5��$��������������*���4������3� �� ������ /��

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?����

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

% =,/,'�* � ,���

��� ��� !�� � 5�)�)��$� �!��!��H� 5�!����� !�� �,�H� ��� ���� F$��� ����G�� ���� 6�����-!����$0����� !A�$���4���%!�)���!���6��4 ������������ ��!�&�I��������!�����������6��7��6������� !A�!����$���J��

%"� �(�����,��3�� �2��6!##���"H������������"�� �!��

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?����

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?��;�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

%"% �(����(/0 =�'�� (/��/������( I�� (/�����6������� !A�$��6���������� ����� ��!-!��!������56!�6������ ���!��!������������

%"%"� �/ ���/��='(����

���������5����!%��&��6��������-�F��1�G��$�F=���6G��/L�����$�-�� ��6�����������!��� ����%!�)������ http://docs.knowledgetree.com/manuals/ag/ :

“In KnowledgeTree's organizational hierarchy, users are organized into Groups and Units. A Group contains one or more users; whereas Units are the top level folders that model your organization's business units, e.g. Marketing, Human Resources; or, London, New York; or Project A, Project B, and so on. (…) Groups and Units are most directly involved in knowledge processes. These groupings may exist in multiple combinations - for example, different Groups (e.g. Staff, Finance Staff, etc.) may have some Users in common, and one or more Groups may be contained in a single Unit. (…) Note: Only the system administrator is allowed to create, modify, or delete these groupings. Note: A Unit Administrator has administrative privileges in the Unit where they are assigned such privileges by the system administrator. “ �

“What are Units? The Unit concept in KnowledgeTreeTM is a method of organizing the repository into two or more separate entities where you want to assign administrative rights to one or more users who are responsible for managing content in that section of the repository. The Unit entities may model the organization's business divisions - e.g. different departments, or offices in different cities or countries. Each Unit is assigned its own administrative user - the Unit administrator. The Unit administrator only has administrative privileges for their Unit. The system remains centrally administered by a KnowledgeTree system administrator. “ �

9����6��$��!����L �����$�)�%�H�����6�����$��2�������6���3��/ ����� 6���2�������������������6��� 5��$�H� ��6� �������� I�-� F����� G� !�� -�5� ����J� 6�� ����!��$� � �!%��� ��!��� �6!�� ���5�� ��%!$!��������!%���.��� �������!���6���!�6������)��F�$ !�!������G��-��6����������$��� ����������

/�6���!��6���� !���&��6��-����5!���.��� ������!��$��

='(����/ ���� / ��'��('��' ) *,�=,��

�������������� ���8���6���� �

����� ���� �

��5�����������9�;� �

���������������������������������������������������6!��!����� �!����.��� ���-���)�����������!��� ��������������%!�)��H�!��!�����������$��

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?��1�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

/�6�.��� �����!������ )����-�����������6�����)������$��6���33�����/ ��&����6%�����$&�������������������56!�������� �������$$�$�F���$� �$G�I��������L��J��

��������)������ ��� ��%����.��� �� !��$!--����������������4���������� !�� !������$� !�����.��� �6%!����!�6���!������������H���� �!���&�)�����������6�������� ��$!�����!��I�$�%!���%���J��$��������������6����������$��� ����!���������

�����6������������H��2���������������1����J����������������3�� �I�!%���!������L��J�����������$ !�!��������� ��!-&!���56!�6���������6�����)������!��$������6��-��6��)�%��.��� ���

%"%"% '(*,��

����6�������$��6��-����5!���*�����6%!����!�6����$�$��!���!���6��������������

�6�&����$�-!��$�-�����6��������H����6�� � �����-�������������!���I��������7��J�

'(*,� �,�� *��

����

(����� �6��$��� ����5�!����

����� �,��1����� ��������� �,��1�����!���6��� ��!-!�� �������

������������� �6�������������������!���6��� ��!-!�� �������

4��1���'�81������6������4��1���,��1�����$������$� ��� ��%!�5�$��� �����!���6��� ��!-!�� �������

�����6�� ���� ���31����1��� �� 1�1������� ��� ���18���������!���6��� ��!-!�� �������

����� ���

4��1�������� �6������� ���4��1���,��1�����

���2�1��������

�6������� ������2�1��������

*��������%�!$�-�������6����!���I!������������J����-!����$�!���������

/"+"�'�����28��� ��1���(/*@�3����2�����H3����"�

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?��>�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

%"%"> G('�0*(G�

����6��$�-!��$� � F���� ��������!��H� � ��%�� �$����!%��&G�<��7-��5H� � �$� F*���� ���������G��H3���G��

������)�����-!����$�F��$!������&���%��G�!���&��������������!��$�!�������H�)&���6������6%!���F��!����!%!�����G�!��!��������������L������!������ ����6�5��6��5��7-��5�!�����-!����$�-������� �� ����H���� ����/�������$�$��I����H���� ���!)!�!�!��H�-�� �!�&HMJ�

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?��(�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

%"%">"� ������,���/���'�/� � (/��

/�6� $��� ���H� !-� ��� �6�� ����!�!��� -��$��� �6�� 5��7-��5� !�� ���� ��!%�H� 6�� ��� 3������ � �18�����J�������3���������I!���������$���7������5��7-��5J��

��� 6�� ��� )�� ����$� �6�� �6�� ���H3���� ��� 5�� ��18�� ��� ���H� �%��� ��!��&� ��� �� �� -��$���H�$� ��$!�������6��� ��!-!�����������

���!�����7��-��6��������������!����6������$��!$�����56!�6�-��$����!��6�����)����!%��$��9���������������6��F<4*�G�$��� �����I��������!���;�����-������������!A�!��J��

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?��?�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

%"%">"% /(� 0 ��� (/��

�6����������5��$�-!�!���F��1��G0G��������G�-���56!�6�� ��!-!��'�����6%�����)��$�-!��$��*����� �&������� !�� ��6�����1�1��� ��� 1��1���� �$�6%�� ���� ����� !�� �6�� � 1�����131��1���� �6�� �6�� ����� ��-�� ����� �!���&��

����6�����-!����$������H�56����$��� ����-����5���5��7-��5H���� ��%!$��� 1�����131��1�������6��-����5!����������$�����6��-����5!���'������

3� �2������ ������������� 3������������H3���F����������������6��81��������� �1��� 1�����131��1��"�

���6�����)������$��6���&����������&�! �����$���!�����!����� !������&������6%!��� �!%!������!���6���&��� ���!����6��F� 1�G��!�7�%!�)���!���6����-�� ����F$��� ������!��G� ��������6�$��� ���� ����

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?��"�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

%"%"$ �(��,/��,�������

����6��$�-!��$H� ����6��.����!�� ��$�����$&� ���$�)&�$�-����)&������H�������-�F��������� ��!-!����$�GH�5!�6��6�� !�� �� ����������5�$%���$�����6����

�6��-����5!��� ���I!������& !��� ����6�5��56����6����������6����$��� ���J� ���������6��F��������� ��!-!����$�G�$�-!��$�)&������

�6�� ����! ������ ��$�������$�)&���������

• )���1���� ���6��$��� ����%���!����� )���I�����;��J�

• ����� � ���6��$��� ������$��I��������������.����;�J�

• �������� ���6�� ������� �� ��!��-���56!�6��6��$��� ����6��)����!����$�I�������&���J�

• 1�������� ���6�� !��������-���56!�6��6��$��� ����%���!���6��)����!����$�I�������*J�

• ����� � ���6���&��� �� �����)������-��6�� �������I��������J�

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?��8�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

> 4� ���',0,',/�,�=� �,��

�6!������!���!��$�%���$����!����$�����6�� !��!������!���)��5�����������������$��6�������!����-��

����L6���!%��$��� ����!����������������)��-���$�!��

• USER MANUAL : http://docs.knowledgetree.com/manuals/ug/ :

• ADMIN MANUAL : http://docs.knowledgetree.com/manuals/ag/

�6����� ���-��6!��$��� ����!�����-��������� ��!-!���� !����$�����!%�����!$����5�$���6��$!�&�������-��6���&��� ���

�����$������)����6� �!���$�6�� -����6!������!���!�� ����&�����!A�$�!����F6�5���G���6� ���

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?����

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

>"� E(G��(��',��,���/,G��'(B,��� /����������

♦ The KT DMS administrator to contact ? Claudio Nasuti (see 3.1.1), As a back up solution contact Antonio Vollono. ♦ The Users that have to be created ? ACS users already configured in the System. Only Customer and, occasionally, Subcontractors have to be created. Each Project has a number of “Roles” that have to be mapped into KT DMS Users within the Project form given in Annex A. ♦ The information’s to provide to create it ? Users are all created with the login “name.surname”. For each new User, an email address has to be specified. The password will be set as default to “12qwas” to be changed after first login. Also the appointed Project Manager has to be specified. ♦ The Groups in which they have to be arranged and their Permissions ? The list of users to access the new Project has to include the specification to which “groups” they have to be assigned to within the Project scopes. Groups are: “Developers”, “Customer”, “Subcontractors” and “Project Managers”. Belonging to a specific Group implies grant to access the Project document tree while Roles provide specific permissions in the document workflow (see 3.1.2) �

�������L�������� ����������������!����

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?����

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

>"�"� �� / ��'��('�

�6���������$ !�!�������!������!�������1��)�������I�����!��%������N��&��!��J���

,��)������� ���� � ��!-!������ � !��@�*�� I�!��$ !�!�������J�6%!��������������K,�1��$�����1��/���1������5�$���������

��������6��������-��6� �I �! �&��6�!��������!��+������J�-����&����-!����!������$�$�!���6���&��� H�!����$!����6��$�-!�!�!����-����5�����������

>"�"% '(*,�#='(���#��,'��

��������� ��&����6%��)�������$&����-!����$�!���6���&��� ���

�����$������6%�� �� !��!������������� ��!-!�� ������H��6�&�6%�����)��F��!���$G�������� ��)�!��� ����-��6����!�������$�-����6��� ��!-!�������������

�6!������� !���!�������� ���� ������ ��&�����������)��!�H�56����6����������������� ������6������������ ��

9!�����-����� �������6����� )����-�F'����GH������$&�!����$���$�!������!�����������

�6�&�������&����$�-��� ��%!$��� ��!-!�� �� !��!����!���6��$��� ����5��7-��5��

'(*,� �,�� *��

����

(����� �6��$��� ����5�!����

����� �,��1����� ��������� �,��1�����!���6��� ��!-!�� �������

������������� �6�������������������!���6��� ��!-!�� �������

4��1���'�81������6������4��1���,��1�����$������$������%!�5�$��� �����!���6��� ��!-!�� �������

�����6���������31����1����� 1�1�������������18���������!���6��� ��!-!�� �������

����� ���

4��1�������� �6������� ���4��1���,��1�����

���2�1�������� �6������� ������2�1��������

��� � ������� ��6� �� �6��-����5!���=���6��6%�� ���)�� �����$� I�6�&�������$�-��� �� !��!���� �%�����������J��

='(��� �(,/���/ ���� / ��'��('�

�' ) *,�=,��

���������������� ���� �6%!��� �� ����� �6�� �������� ����H� �6���&��� �/��!������$��6����+� �����

��8���6���� 9�� �$�)&�����6��������--�5��7!�������6���������� �

����� ������ ���� � !�� 56!�6� ��� ����� ��� ������ 6%�� ��� )��!����$�$��

��5�����������I����!����&JH�������� ���������� ��!�! �!�������6��������������)������������

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?����

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

�-����*������$�.��� ��5��6%�����!����$�����6��F�����G������ ���*���������������)&��!%���������!����������

������6%�������1��1����131��1�����F� ������ �G�I�����6���"����1J��

/�6� ���� 6�� !��� �5�� �������� 56!�6� !�� -!����&� ���� �� $�-���� �� F��K5�G� �$� �6��� )�� ,� ��,*@� �$!-!�$�$!�����&�)&���6������-����-!�������!��!���6���&��� ��

*����H� �� �$� ��� �����H� 6%�� ��!���$� 6�� 1��1���� 1�� �2�� ���� ���� ���H3���� ���������!�!������

��� ���$&� �6�5��)�-���� ! �!�!��&� !�� �6�� 5��7-��5� �����$!�� H� �6��-����5!��� �� !��!��� ��6� �� �!��������6�*�����

������������6��-����5!�����1���������1��1���� �&�����6��$��� ����5��7-��5���

9����5!��� !������ �� ����� �6�� ���� ���� � 6�� 1��1��� ��2� �� 56!�6� �!��� ��� �6�� $��� ����5��7-��5���

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?��;�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

>"% E(G��(�*(=��/��+'(G�,��(��,/���(/��������

♦ URL ? http://ktdms.acsys.it ♦ How the tool is organised? ��1������1L���1��2� ��6���!��

• ���25����6��F�

• �+���������� �����6��F�

��25����1������� ���5���������� ���� ����������������� �2�������15���6��������

+������ ���� ���� 1�� ����� ��� 28�� � 81��� �� �2�� ���� ���� ������ �3� �2�����������3����21�2��2�������2���1�2�����������"�

9����>"%"��3������1������6���;�

♦ How to browse and search for documents? *��� 1�� �2�� ����� ��� ������ �2�� +������ 6��"� �2���� ���K��� 31��� �2�� ������������ ����������3����21�2�����28�������"��

�6��!�������!������ ����$�!���6!������!���$������$� ��$�����6��-����6���6��5��7-��5�6��)������!%��$�!���$!������&��-��6�����������

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?��1�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

>"%"� �������'*�

������!����6���*3H��6��-����5!��� ���!���6�5���

01�������!����1��6��F�5�3����������

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?��>�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

�& ��F���!�G��$�F ��5��$G��$���!�7����F3�����G����������&������������

��

01�����%�!��2����25�������F��2�������������1��

�-��������!�H��6���&��� ��6�5���2����25����6�����

4�6��� �������)��������$���!�7!������+���������� ������

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?��(�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

>"%"% +�������������2�3������� ������

4����&���6%�������$�!�����6���&��� H� ��%!$!������!���$� ��5��$H�&�����������6����6)��$� �����-�&���5������)��5���$��� ����H�&���6%������������6��:��5������� ������)�������$������$��!�H������6�� �)�)�� !�� �6��� ��� ��� �-� �6�� ����� ���� �6!�� �)�)�� !�� ���!�� �$�5!���)�� �5&�� %!�)��H�!�$� ��$����&�-�� ��6���)�&�����������!����

��

>"%"%"� ������������ ���������+����1���!�

4���� ������$� �6�� :��5��� ���� ���� �)� )�!���� &��� !�� �6�� ����� 3������ 56���� ��� �6�� ��������$��� ����������������

01�����>�!��2������ ���������

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?��?�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

�� !���&��L�� ���6�����������-���56!�6��6�������6��)���������$��6������������� ���L���-��$�����6�5����6�&������

• B '�� ��������������!�����!�!����6��@�*�����������H��6����������$�-������������$�!������

��� ���H�%!�)������6�� �00�!����&��!���

• ���������������!�����!�!����E ���/��*� ������!�!������ ������

4��&�-������� ��������H��6����!���������6���-��$����

• ����������������������������!�����!�!������ )����-�$��� ��������$�-�������!�������$��!��H����6����

�6��F�!����������G��

>"%"%"% /� ������������������!�

,%!�������56��)�%�H�!�� ��%!�����L ��H��6�������6������������6����-��$�����F��������������GH�F/�����&���GH�F��=���� �G��

�6!���L ������5����� ���������� ��������������������!��������)&�������

<6����-��$���6���� ����$!���5!�6�F�������GH�!�� �����6���6����!��6��)���������$�-����� ��!-!����������I�������������������G���

4�6��5!��H��6��-��$���� ������!���6��������-��6����!��6�����F�������G�!���6����$H�!�� �����6���6����!�� �� �������� F������ G� I����� F/�����&���G� !�� ��� �!��!�������� ��� ���$�)&���%��������������6������6��)����5�$�$��-�J���

��!�� -��$���� 6%�� �� -!���� ��)� -��$���� �6�� ��������� �� ��!��� �6�� ����� � I����� -��� F/�����&���G�5��6%��F/�����&����������������GHF/�����&������9����������GH�MJ��

>"%"%"> ���� ���������(���1L�1�����������!�

4�����6�������6���������$��6���!�7��-��6����!�0��������6��!��!��������$�!�H��� !���&H��6��-����5!��������!��%!�)�����

• ����� �������� ��� �-��$���!��56!�6��6��$��� ���������!%�$�)&��6������� �����������$�!���

���-!����!���

• �����H���!�� � -��$��� 56���� ��9� -!���� �����$� �� ��6� !�������0$��� ����!���$��!%��&� ��� !������$�� 4��� ��)-��$��� ��� $��!%��&� !�� %!�)������ !���&H��6������$��!%��&�-����$��� ����!��� !��������!�������$�)&��$� � !�� ���!��� �6�� ��� $��� ����� $��� -��� �6�� !��������� ���� ��$�$�!����F�����7�����O�!��������BG�-��$���!���������

• ������������ ������ � -��$��� 56���� ��� �6�� <4*�� I!���� ��!�!��J� %���!���� �-� �6�� �������$��� ��������7� ����$������-!����!���� ���6�� ���)������$��6�� �6!��

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?��"�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

-��$��� !�� �� !���&� ���-!����$� ��� )�� �������$� )&� �6�� 5��7-��5� �������$�!������!�������;�I�����6���-��$����$���������$��6��5��7-��5J�

• ������������1���� � $�$!���$� -��$��� ��� ����!�� �6�� ������� ���!��� I7� �� ��$������-!����!��J��

���6�����)�����!-!�$��6���6������!A�!����-��6�������-������������!���&5&���$���-������� ���!)!�!�&��-��6�� ��!�� �$ !�!�������� I!���� �6�� �������� ������ ���� � �-� ��6� � ��!-!�� �������J� �$� �6�� �6�����$�$��)�%��������&���������!��H�)��$�����6���L ��!����� ����$���� ��%!�������������������

,%!��� � ���$�$� ����� ���5��������6%!��� �!�6�� ���$!--������ �������� ���$�� ���� ���������56��� �6�&�����6�$��� ����H�%�!$!����� � )��!���6�5��6�������6��)��������!A�$�-�����6�F$ ��$G��������PP�

�� !���&��6��5��7-��5�!�����&���!%��������)�����-�$!������!��H��6�������6%!�������&�$��� ����� !�����-!����!��� ��� ������

� ',��('@�G('�0*(G���� )��,��

������������ ����� ������ �������� �

�����H���� �

������������1��� �

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?��8�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

>"%"%"$ ����21�������� ���!�

4�����$!������&�!��!$���6����!��!���������$H��6����-�� ��� ���������6��� )!�!�&��6��F����6G��$��� �����

�! �������6����)���6����������6!���-�������!���!�����6��-!��� ������ ��$��� ���$�� �6!�H� �& �� �6�� ��L�� !�� �6�� ����6�-!��$� �$� ����� �6��F����6G�)�������

����$%���$�����6������)��$����������!����6��F�$%���$�����6G��!�7������6!�������6��-����5!��� ���!���6�5���

01�����$�!��2������ ��������2�

�6��$%���$�����6����5���������6��������� ��!-!��F����� G� ��$���6���������!��$������6�$��� ����I��������!�������1J��

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?�;��

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

>"> E(G��(���*(��#�',��,���/,G��(��,/���

♦ How to upload a New document A specific upload capability is available in each “folder” of the tree. While uploading a new file the “project specific metadata” have to be set. As introduced in section 2.2.2, to each Document in a Project one can assign “Roles” which are specifically devoted to the workflow execution (see section 2.2.3). Roles are normally set in the root folder and are valid for all the subfolders in a Project but in theory can be customised for each document. At least the Owner is set “at run time” each time a new document is created/uploaded. Documents can be also uploaded in “Bulk” mode.

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?�;��

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

>">"� ��*(�� /=���/,G��(��,/��

�����$������� ��$����5�$��� ���H�-!�����������6��$!������&�!��56!�6�!��6�����)����$�$��3������� ��!��!��F������������ ����G��

3����� �6�� F���!���� ��� �6!�� -��$��G� ��� �$� ������� F�$$����� ���G��

�-����6%!����������$��6���!�7H��6��-����5!��� ���!����$�$�������K�����������������

• �6�� 6&�!���-!������)����$�$�

• �6��$��� �����!����

• �6��$��� �����& ��

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?�;��

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

01�����M�!��2������ �����6����31����6���

/� /=��(/),/� (/����6��$��� ����� ��!��!����������$����)��5�!�������)���5���

�N���� ���� �� ��1�O�PN���� ��������O�

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?�;;�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

�-����6%!����������$��6��-!����$��6������� �H���������6��$��� �����& �� �����6��-����5!������������

�-�������!�����H� �����F���G�)�������

4�����6����)�!��-!��$��6%��)�������H��� ��F��������� ��!-!����6���-!��$��6%�����)��������$H��6����������$&�!����$���$�!������!�������1���

�6�!��!� ���!����� �!���&���K�����$�-�����6��F�$$G�)������ ����!����

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?�;1�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

01�����<�!��2������ �����6�����������6���

'� � 5������31����1�2�C�"�D��2��31����C)���1��D"�

4�������-!��$��6%��)������$�$H� �����F�8������ ���G��

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?�;>�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

>">"% +�*����*(���

���!�� ���!)������� ��$������ ��-�-!������������6��H���!����6��+��H��6����-����!���%!�)���!���6����-�� ���� ��H�56!���!���$!������&��

�����$������ ��-�� ��:��7�� ��$�&���6%�����L16��������1����3�31������������6�����

��� !�� �%!$���� �&6�5� �6�� �6�&� �6��� 6%�� ���&� ��� �-� �6�� ��$�� ���� I���&� �6��-!���� �$���&�����J�56!��� �6����������� ��!-!�� ��$��6%�����)��-!���$�-�����6��� ��$�����)&������

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?�;(�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

>"$ E(G��(��,/����',�,)(*) /=��

♦ How to create a new issue (version) of an existing document The Project normally requires that a document is issued several times. In order to do it, a document which has been created in the tool, requires a “check out” and a “check in”. ♦ How to monitor a document Each User can decide to subscribe to a document or to a directory and in this case he will be informed via email of any “change” occurred in such section. ♦ Workflows each issue has to undertake If the workflow is active on a directory where a document is created, it controls a number of document statuses, starting from the state “Written by Owner”. Each time a document is checked out and in it does not mean that the document returns into “Written by Owner” state as it is the workflow management which guides the workflow statuses. Nominally, creating a new issue of a document anyhow restarts the workflow. ♦ Who receives email warning on the new versions Notifications are only driven by a workflow transition (if any). Otherwise there is a way to notify explicitly to a User that a new issue of a document has been uploaded. See for better details section 2.2.3.2

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?�;?�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

>"$"� ��*(�� /=���/,G� ���,�(0��/�,A �� /=��(��,/��

�����$������� ��$����5�!������-��$��� ���H�����6�����-!����C�2��H����DF���1��1�F��$��6���C�2��H�1�D��!���6��$��� ����!���������

�-����6%!��� ��-�� �$��6��F�6��7� !�GH��� � 5������C��1���2�� ����D� !����$��� ����6�����6��-!��$�F)���1��G�I�����-�� �F�"�G����F�"�G����F%"�GJ��

/"+"� �6��1������� 8���1��F� ���$� )&���� -��� !��� !������� ������H� � !�� $!--������ 5��� �6�� ���� ����)���1���56!�6�)�����������6��$��� �������-!����!��� ��� ����5!�6��6������� ����

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?�;"�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

>"$"% E(G��(�(/ �('��(��,/����E�/=,��

���!-!��!�����6� ��!�� �������$�!������!�������;�����

��&6�5��&���������$��!$�����F ��!���G��$��� ����)&� ��-�� !����F��5���16�1��G����!�����5���

�����6�� �6��� ��� �%!���� �6��$��� ���� ����� �$������ !���6�� ���56�����$��� ����6��)���������$H���!�7�����6��FG��)���!)�� �6!�� $��� ���G� �!�7� %!�)��� !�� �6��F��)���! �!���G� ��H� )���5� �6�� ��6��� ���� �������$�)�-�����

��� �6�� � �� ����� ���� ��� �$!-&� !��� ��)���! �!���� )&�������!����6���!�7�F������)���! �!���G��

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?�;8�

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

>"M E(G��(��(G/*(������(��,/�� ���� ��������)��$�5���$�$�-�� ��6�� ���!��56!�6��6�&�6%��)������$�$H���!����6��F��5���$G��!�7�����6��F���� ������-��F� ����

������������2������������������� ����2���2������������1���2��31����������1��1����������������1���������2����������2���2��H���������2��H�1���1�H����6������1������1���>"$����1�����5�����1���"�

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?�1��

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

$ 0�4�?�0',4�,/�*@����,��4�,�� (/�����

�6!������!�������!������ )����-�K����!�����6���!�6����$������������������6������� ��� &��!�������6����������� )!�!�!����-������"�

������������6��%��&��-�����6��K����!�������)�������6�&�$��E��5����������!�PPP�

�6!������!����6����6���6�� �&���!��F ������!��G��$�F$�-��$!��G��6������������H�-�� �F�A&G����������

������)��������$�!����L��!�����H�� �����5�!� ����-�� ��6��*�$�����2����!��������6���%��&�5���� ���

$"� 0�4��������GE(� ��/(� 0 ,��+@�������) ��,� *��/��(/��GE �E�,),/��Q���

����� ����$�!������!�������;����$�!������!���;�1��H����������!-!����

• ���(�� ��**@���

o ������ ���-!����$�5!�6�*����� !�� � ������� !�� �6��$!������!��� ���56!�6� �6��5��7-��5� !����!%������6���%�����-�����������!�!���I��������!�������;��J�

o ������6%!�����)���!)�$����$��� ��������-��$����I��������!����1��J��

• C(/��,�/�D���

o ������ �������$� )&� 56�� $��!$��� ��� ���$� �� � !�� 56���%��� � $��� ���� 6�� )����� ��$�$�H���!����6��F� !�G��!�7�%!�)���!���6��F$��� ������!���F� ���I��������!�������;��J�

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?�1��

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

$"% 0�4���%���� ��(/K��G�/���(�+,�C���,�D�+@�������Q��

��)���!)�����&�����6��$����&����������&�!��������$�!���

����������� ��������������������

���������������������������

������������������������� �!�����?�1��

� � � � � � � �

#�$%���$��� ������&��� ��'����?� � � � � � � �

�//,A���!��������/��B '���',�� (/�0('��

�Fill and email it in WORD format to [email protected] and [email protected] !!!

�'(B,���/�,�I-������L�������FCosmo ACQ ProjectGJ�

�'(B,����/�=,'�I�������Fname.surnameGJ�

�'(B,����(�,�I;�$!�!�����!��������FACQGJ�

��8���6�������� �Iname1.surname1, name2.surname2,) �

name1.surname1 , name2.surname2, …�

����� ������� �(name1.surname1[email], name2.surname2[email], …)

name1.surname1 [email1], name2.surname2 [email2], …�

������������������ �(name1.surname1, name2.surname2, …)

name1.surname1 , name2.surname2, …�

��3����G��2�������� �(name1.surname1[email], name2.surname2[email], …)�

name1.surname1 , name2.surname2, …

��5��������������� ��(name1.surname1[email], name2.surname2[email], …)

�name1.surname1 [email1], name2.surname2 [email2], … �

For ACS staff, just list "name.surname" e.g. antonio.vollono For "non ACS" staff, list both name.surname and his/her email: e.g. bill.gates [[email protected]]

������������������ name.surname [email1]�

����� �,��1���������� name.surname [email1]

4��1���'�81���������� name.surname [email1]

���������9���31����1����� 1��R����18�������;�

name.surname [email1]

����� ������2�1������������� name.surname [email1]�

�',4�,����(�,/�+*,�G('�0*(G��(/�G('���(��,/���

��

�(==*,�+���(/�

� ����� ���4��1����'�81���������� name.surname [email1]�

If the workflow has not to be activated, the “roles” can be left blank.

9!��$��-���@�*���$������

�9!��$�����&�-���

@�*���

9!��$�����&�-���������