INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE FELIPE CARRILLO PUERTO

ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE QUINTANA ROO

REPORTE FINAL DEL SERVICIO SOCIAL

NOMBRE:

EDGAR CUXIM PAT

CARRERA:

LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN

SEMESTRE:

VIII

NUMERO DE CONTROL:

071KO126

DEPENDENCIA:

H. AYUNTAMIENTO DE FELIPE CARRILLO PUERTO

PROGRAMA:

ACTUALIZACIÓN DE EXPEDIENTES Y CONTROL DE SOLICITUDES DE APOYO

PUESTO:

AUXILIAR

PERIODO:

DEL 06 DE SEPTIEMBRE DE 2010 AL 06 DE MARZO DE 2011

TOTAL DE HORAS: 480 HORAS

FELIPE CARRILLO PUERTO A QUINTANA ROO A 06 DE ABRIL DEL 2011

ÍNDICE

A. INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………03

B. DESARROLLO DE ACTIVIDADES……………………......................................08

C. RESULTADOS………………………………………………………......................10

D. CONCLUSIONES…………………………………………………………..............11

E. RECOMENDACIONES…………………………………………………….............12

F. ANEXOS……………………………………………………………………………...14

A. INTRODUCCIÓN

DEPENDENCIA: H. AYUNTAMIENTO DE FELIPE CARRILLO PUERTO

Es un organismo publico que tiene las facultades de formular, aprobar y publicar de acuerdo con las leyes en materia municipal que expida la Legislatura del Estado, los bandos de policía y buen gobierno, los reglamentos, circulares y disposiciones administrativas de observancia general dentro de sus respectivas jurisdicciones, que organicen la administración publica general, regulen las materias, procedimientos, funciones y servicios públicos de su competencia y aseguren la participación ciudadana y vecinal.

FUNCIONES:

Formular, aprobar y expedir el bando de policía el buen gobierno y de mas reglamentos, acuerdos y disposiciones de carácter general que se requieren para la organización y funcionamiento de la administración y de los servicios públicos.

Designar entre sus miembros las comisiones para la inspección y vigilancia de los diferentes aspectos de la administración y los servicios públicos municipales.

Organizar la estructura y funcionamiento de la administración publica municipal.

Nombrar y renovar al secretario del ayuntamiento, al tesorero municipal, al jefe de la oficina de obras y servicios públicos, al comandante de policía y de más funcionarios de la administración publica, a propuesta del presidente municipal.

Analizar, discutir y aprobar el presupuesto de egresos y la iniciativa de ley de ingresos del municipio.

Vigilar que se recauden oportuna y correctamente los ingresos municipales.

Presentar oportunamente al congreso local las cuentas y comprobantes de recaudación y gastos de los fondos públicos.

Expedir licencias, permisos y autorizaciones propias de su competencia.

Celebrar convenios con las dependencias federales, estatales y con otros ayuntamientos para la realización de obras de presentación de servicios públicos.

Aprobar los planes y programas de desarrollo urbano municipal.

Invertir de acuerdo con las leyes federales y estatales en la regulación de la tenencia de la tierra urbana.

Fomentar las actividades productivas, educativas, sanitarias, culturales y deportivas.

OBJETIVOS:

Coordinar los esfuerzos de la ciudadanía del municipio, política y económicamente, en conjunto con las dependencias, direcciones y secretarias que integran en el H. Ayuntamiento, cumpliendo con las atribuciones que se confiere la constitución política de los Estados Unidos Mexicanos, la Constitución Política del Estado y las leyes que en ella se emane.

ÁREA: SECRETARIA PARTICULAR

La Secretaria Particular es un área que busca un enlace efectivo entre la Presidencia

Municipal y la sociedad Carrilloportense, así como las instancias gubernamentales en

sus tres niveles; la municipal, estatal y federal, para que todas las propuestas,

proyectos, sugerencias y necesidades, mismas que surgen en forma cotidiana, sean

canalizadas para darles la solución o el seguimiento adecuados, lo cual sólo se daría

con una comunicación constante y permanente, así como efectiva y afectiva entre la

presidencia, la Secretaría particular, las direcciones y departamentos existentes.

En el área, la recepción de solicitudes de salud, medicamentos, apoyo jurídico,

económico y orientación, es una labor diaria, sin embargo a veces la cantidad de

solicitudes rebasan la capacidad del área, pero a pesar de ello siempre se procura

darles una solución de forma eficaz, por parte de las direcciones e instancias

destinadas para ello.

El personal encargado de la Secretaría Particular somos los primeros en llegar y los

últimos en retirarnos, tratando de poner las cosas en orden, tener la información a mano

y en el momento que se requiera. La atención al público no tiene horario de oficina por

los imprevistos y emergencias que siempre se dan en nuestro medio. Ya que nuestra

máxima autoridad municipal no siempre estará en sus oficinas, pues por su investidura

y responsabilidad las ausencias podrían ser constantes en labores de gestoría, visitas

comunitarias o de carácter laboral en la capital del estado u otros estados y municipios.

Todo el trabajo del área esta enfocado a la gente que merece un trato digno, como

miembro de la comunidad.

ORGANIGRAMA

MUNICIPIO DE FELIPE CARRILLO PUERTO H. AYUNTAMIENTO 2008-2011

PRESIDENCIA

VPRESIDENTE MUNICIPAL

SECRETARIA PARTICULAR

María Concepción Cime Mukul

OFICIAL ADMVO “A”

NORA ELIZABETH MANZANERO

SECRETARIO PRIVADO CHOFER

AUXILIAR MOISÉS

CAMAL AKE

AUXILIAR ADMVO

RAYDORELL YAH PERAZA

AUXILIAR ADMVO CARLOS

ALFREDO SALAZAR

MOO

AUXILIAR DAYSY CETZ

UCAN

AUXILIAR ADMVO MARCO CIBAJA

GUEMEZ

AUXILIAR JUAN

SALAZAR BLANCO

FUNCIONES:

1) Atención ciudadana:

a) Atención y orientación a la ciudadanía que acude a las oficinas.

b) Información a los solicitantes sobre el seguimiento de sus gestiones.

2) Documentación:

a) Recepción, registro y revisión de la documentación.

b) Requisitos de recepción de solicitud de apoyo: copia de la credencial de

elector y la documentación a la que se refiere la solicitud.

c) Trámite de documentación de acuerdo a indicaciones del ejecutivo municipal.

d) Envío de documentación a diferentes dependencias federales y estatales, así

como a las áreas del H. Ayuntamiento para su respectivo trámite de acuerdo a

indicaciones del C. Presidente Municipal y/o Secretaría Particular.

e) Control y evaluación de seguimiento de solicitudes de apoyos clasificadas por

rutas de las diferentes comunidades del municipio, así como de la cabecera

municipal.

f) Recepción y control de documentación para la firma del C. Presidente.

g) Distribución de correspondencia.

h) Elaboración de informe bimestral.

i) Archivo de documentación.

j) Control de los números de oficio para la firma del C. Presidente Municipal que

se utilizan en la documentación de las diferentes Secretarías y Direcciones del

H. Ayuntamiento.

3) Agenda:

a) Elaboración, coordinación y distribución de la agenda diaria del C. Presidente

a las diferentes áreas del H. Ayuntamiento.

b) Coordinación de audiencias públicas que atiende el Presidente Municipal.

c) Coordinación de reuniones del gabinete municipal.

d) Coordinación de giras de trabajo del C. Presidente.

e) Coordinación de eventos en la que se contará con la presencia del C.

Presidente Municipal.

f) Designación de funcionarios que representen al C. Presidente en reuniones

y/o eventos a las que no le fuera posible asistir.

4) Sala de Cabildos:

a) Control mediante bitácora de las reuniones que se celebran en la sala de

cabildos.

5) Teléfono y fax.

b) Control mediante bitácora del teléfono y fax.

OBJETIVO:

El servir publico requiere entregar su mejor esfuerzo a favor de la comunidad, servir es un compromiso y alto honor actuar con amabilidad, sencillez y eficiencia en el desempeño de las funciones asignadas conforme a derecho y a la obligación moral.

TOTAL DE PERSONAS ASIGNADO EN EL ÁREA:

1 SECRETARIA PARTICULAR

1 OFICIAL ADMINISTRATIVO “A”

2 AUXILIAR

2 AUXILIAR ADMINISTRATIVO

RELACIÓN DE OBJETIVOS CON LOS OBJETIVOS DE LA DEPENDENCIA:

Los objetivos de la secretaria Particular y Del H. Ayuntamiento, tienen en común el de atender las necesidades de la ciudadanía del municipio de Felipe Carrillo Puerto de una forma eficiente y eficaz, por medio de la coordinación de esfuerzos de las diferentes áreas que conforman la dependencia municipal, y de esta manera nos podemos dar cuenta de lo parecido que tienen los objetivos, ambos procuran enfocar y unir los esfuerzos para servir mejor a la ciudadanía. Ya que la razón de trabajo del Ayuntamiento es por la ciudadanía.

En el presente reporte final del servicio social se encontraran la información necesaria de cada una de las actividades que fueron desarrolladas durante la realización de servicio social, así como una explicación del la experiencia que se obtuvo de la misma, también se mencionara si los logros y objetivos fueron alcanzados satisfactoriamente. A al final del reporte se podrán ver algunas recomendaciones que fueron hechas con el propósito de mejorar el sistema y manejo del servicio social del ITSE.

B. DESARROLLO DE ACTIVIDADES

Durante el periodo en que se presto el Servicio Social en el departamento de la secretaria particular, del H. Ayuntamiento de Felipe Carrillo Puerto, se estuvo laborando en el programa de actualización de expedientes y control de solicitudes de apoyo, este programa tiene como finalidad de actualizar y capturar todos los documentos ya sean de solicitudes o apoyos en la base de datos que maneja el departamento de esta manera tener un buen control y manejo de los documentos.

Las actividades que formaron parte para el desarrollo del servicio social fueron supervisadas por la Profra. María Concepción Cime Mukul secretaria particular quien fungió también como jefe inmediato y las actividades que se realizan, de las cuales se mencionan los siguientes:

1) Elaboración de expedientes.2) Actualización de expedientes.3) Depuración de expedientes.4) Control de solicitudes de apoyo.

1) Elaboración de expedientes:

Durante el periodo en que se realizo el servicio social, se elaboraron oficios dirigidos a diversas personas que colaboraron dentro de la dependencia, con el motivo de notificar comisiones, cartas de recomendación, constancias de uso de suelo y constancias de dependencias económicas. De igual forma fueron recepcionados múltiples oficios de dependencias gubernamentales y no gubernamentales.

2) Actualización de expedientes:

Además de la elaboración de expedientes, también se realizo la actualización de expedientes, esta actividad consistió en capturar por mes y fecha la documentación que se recibía del área de que se trate, además de la fecha y del mes, también se captura los datos importantes de cada documento, como el nombre de la persona que lo emite, el asunto, el lugar donde se emitió( comunidad, ciudad, estado, etc.) y el numero de memorándum con el que fue enviado, solo en el caso de que se turne directamente, se coloca que fue atendido con o sin respuesta y el nombre del la persona que la recibió o atendió.

Esta actividad se lleva acabo con la finalidad de tener un buen control sobre los documentos que llega a la secretaria, porque hay ocasiones quelos datos no coinciden con la captura en caso de ser negativo se asigna un nuevo clave de control para el expediente, de esta forma facilita la búsqueda de información individual de cada ciudadano en caso de alguna aclaración, dichas actualizaciones también se trasladan en la base de datos general que tiene el departamento.

3) Depuración de expedientes:

Otra de las actividades que se realizo en la oficina de la secretaria, fue la depuración de documentos ya que la documentación que circula por el área una ves turnada y atendida con o sin respuesta y vencida la fecha, es seleccionada y ordenada para posteriormente ser archivados, ya que esto respalda el trabajo que se hace en la secretaria cuando se realizan las auditorias. En el archivo lo que se hace es acomodar la documentación de acuerdo a la fecha en que se recepciono y en la carpeta que corresponda, según a quien va dirigida y la finalidad del mismo.

4) Control de solicitudes de apoyo:

En esta actividad lo que se realizo fue llevar un control de todas las solicitudes de apoyo que a diario trae la ciudadanía, ya sea de carácter personal o comunitario, las cuales al motivo de la solicitud fueron turnados a los diferentes areas de la Administración Municipal, para su seguimiento de acuerdo a su tipo de requerimiento, cabe mencionar que varios de los documentos fueron atendidas de manera directa por el presidente municipal, y la recepción de estos documentos se realizo en las mañanas de 8:00 am – 4:00 am de lunes a viernes.

Y todos estos documentos que fueron recibidos en la secretaria se ordenaron de acuerdo al tipo de solicitud, para tener un control de todos los documentos recibidos para que cuando posteriormente sean necesitados no haya ningún problema para buscarlo. Es importante mencionar que además del control de solicitudes, también se recibieron otros documentos de carácter informativo, con motivo de invitación para algún evento o reuniones de trabajo.

C. RESULTADOS

Durante el periodo de prestación de servicio social como auxiliar administrativo en e! departamento de la secretaria particular se obtuvo mucha experiencia en cuanto a las actividades que se realizaron y cabe mencionar que es de mucha utilidad para la formación académica y para el desarrollo personal ya que en los 6 mese que forme parte de una carga de responsabilidades mas serias dentro de uno de los departamentos del H. Ayuntamiento, que es el de la secretaria Particular, ya que para mi en lo particular este departamento es uno de los mas importantes ya que ella se hacen la recepción de apoyos y quejas de los ciudadanos carrilloportenses y tuve la oportunidad de escuchar muchas de las quejas de los ciudadanos y el trato amable que se les da a las persona que llegan en busca de ayuda. En el tiempo que estuve en la secretaria particular aprendí a actualizar elaborar expedientes, a actualizar expedientes, a depurar los expedientes en fechas pasadas y a realizar un control de las solicitudes de apoyo que traían los ciudadanos.

Otra de la experiencia que se obtuvo en el departamento fue el trato directo y cordial con la gente, lo cual permitió conocer muchas de las inquietudes que tienen los ciudadanos y también me pude percatar la manera en que resolvían las inquietudes y solicitudes que cada día traen las ciudadanas y ciudadanos del municipio, así como también es trato que se les daba a las personas de escasos recursos que vienen a pedir apoyo al presidente. Aunque cabe mencionar que no todas las solicitudes y apoyos no son aprobados por gran cantidad de personas que vienen a pedir apoyo.

Una mas de las muchas experiencias que se estuvo en la realización del servicio fue el de conocer como funciona una dependencia gubernamental, como lo es el H. ayuntamiento de Felipe Carrillo puerto, la forma como esta organizada para que todos los objetivos se cumplan en tiempo y forma, sin embargo para que estos objetivos planteados se logren cumplir es necesario de un trabajo en equipo entre todos los departamentos del ayuntamiento. Las principales areas que se tubo conocimiento de algunos de sus funciones como el DIF, registro civil, dirección de catastro, protección civil, seguridad publica, alumbrado publico, CIAM, cultura y desarrollo, turismo y secretaria general.

Toda esta experiencia obtenida va aportar mucho para la carrera asi como también para mi perfil, ya que para mi en lo personal el departamento me ayudo mucho a cumplir los objetivos planeados, por la facilidad que me dieron para realizar mi servicio social en una institución con una gran responsabilidad.

D. CONCLUSIONES

El servicio social es una requisito muy importante que implementa el Tecnológico, ya que gracias a esta actividad el alumno se puede dar una noción en cuanto a desempeño laboral que nos otros debemos de saber como futuros profesionistas y trabajadores, así como también de implementar los conocimientos que se obtienen en la escuela dentro de la institución donde se realice el servicio social. De acuerdo a los objetivos planteados, se puede decir se contribuyo de manera satisfactoria al cumplimiento de los objetivos del H. Ayuntamiento de municipio, pues todas las actividades desarrolladas en el departamento de la secretaria particular, fueron para ayudar al personal que labora en el área, ayudarlos a capturar los expedientes, a depurar, a actualizar y elaborar expedientes y de esta manera ayudar a que el departamento brinde un mejor servicio a la ciudadanía. En cuanto a los objetivos del servicio social fueron cumplidos debido a que la experiencia que se obtuvo nos forja como profesionistas a una buena formación.

E. RECOMENDACIONES

Para finalizar el reporte final se mencionara algunas recomendaciones que como alumno puedo aportar para mejorar el funcionamiento del sistema de servicio social.

Recomendaciones al departamento de servicio social.

1) Que la institución realice más convenios con empresas para prestar servicio

social.

2) Que la prestación del servicio social en semestres como el 5° o 6° ya que las

horas a cumplir son extensas, y se descuidan materias solo por terminar

satisfactoriamente el servicio.

3) Más personal para la recepción de documentos del servicio social.

4) Que se realicen periódicamente visitas a los prestadores de servicio.

Recomendaciones a la oficina de secretaria particular.

1) Que se amplié el área para una mejor comodidad del empleado, ya que la oficina

de trabajo cuenta con un espacio muy pequeño.

2) Que se asignen horario de desayuno, ya que no hay coordinación para las

salidas para el desayuno.

3) Implementar el programa de las 5´S para tener una mejor organización de área,

personal y de todos los papeles que se manejan.

Secretaria particular.

 

CURRICULUM

Datos Personales

Nombre: María Concepción Cimé Mukul.

Edad: 54 años.

Sexo: Femenino.

Lugar y fecha

de nacimiento:

Tzucacab Yucatán 30 de octubre de 1954.

Estado civil: Casada

Estudios realizados

Primaria Escuela Primaria "César Mendoza Santana" San Diego, José Maria Morelos 1960-1966

Secundaria INEA Dziuché, Quintana Roo 1990-1991

Preparatoria Preparatoria Abierta (SEYC) Felipe Carrillo Puerto, Q.Roo 1993-1996

F. ANEXOS.