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7. ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
POR: LUIS EDUARDO MORENO VELANDIA
PASOS:
• ES UNA GUIA TECNICA DEL MANUAL DE LA
INFORMACION
IDENTIFICACION
INDICE
INTRODUCCION
LEGISLACION O BASE LEGAL
ATRIBUCIONES
ESTRUCTURA ORGANICA
ORGANIGRAMA
FUNCIONES• ES LA PRESENTACION DE LAS ACTIVIDADES ESENCIALES
INHERENTES A CADA UNO DE LOS CARGOS Y/O UNIDADES
ADMINISTRATIVAS QUE CONFORMAN LA ESTRUCTRURA
ORGANICA, OBLIGATORIAS PARA CUMPLIR LAS ACTIVIDADES
DE LA ENTIDAD.DESCRIPCION DEL PUESTO• ES UNA RESEÑA DEL PUESTO QUE INTEGRA LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA, PARA ELLO LO INTEGRA LA IDENTIFICACION DEL
PUESTO (VENDEDOR UBICADO EN EL DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEL AREA DE MERCADOTECNIA).
• DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES BASICAS, GENERICAS O
ESPECIFICAS.
• ESPECIFICACION DE PUESTO COMO
ESCOLARIDAD, CONOCIMIENTOS, EXPERIENCIA, RESPONSABILIDAD,
CONDICIONES DE TRABAJO Y REQUISITOS ESPECIFICOS DE LA
• DIRECTORIO: CONSISTE EN UNA RELACION DE LOS
FUNCIONARIOS PRINCIPALES COMPRENDIDOS EN ELO AREA
DESCRITA EN EL MANUAL, COMO LOS CARGOS QUE
OCUPAN, TELEFONOS Y HORARIOS DE ATENCION. SE
RECOMIENDA QUE SE ENLISTEN EN ORDEN DEL
ORGANIGRAMA.
• GLOSARIO DE TERMINOS: LISTAS DE CONCEPTOS O
DEFINICIONES TECNICAS QUE SIRVEN DE APÓYO PARA
UTILIZARLAS.
DISEÑO DEL PROYECTO: ES MENCIONAR EL MARCO DE
REFERENCIA DEL DOCUMENTO (ANTECEDENTES), QUE
NECESIDADES VOY A SATISFACER, QUE RESULTADOS
OBTENER Y QUE COSTO IMPLICARIA.
SABER CONSTRUIR UN PROYECTO ES COMO SABER NEGOCIAR
EL TRABAJO.
ASPECTOS IMPORTANTES A TENER SON:
• ANTECEDENTES: TRABAJOS ANTERIORES Y ENUMERACION DE
INVESTIGACIONES.
• NATURALEZA: TIPO DE ESTUDIO A REALIZAR
• Responsable: se requiere un departamento
especializado, capacitado, preparado para la
elaboración, diseño, implantación y actualización del manual, para
ello se toma en cuenta el personal mas competente, que tenga buen
manejo de las relaciones humanas y que conozca a la organización
en cuanto a sus objetivos, estructura, funciones y personal.
• Delimitación del universo: es definir el área de aplicación del
proyecto, en conclusión el estudio puede incluir a toda la empresa o a
una sola área de trabajo. Con el fin de permitir crear estrategias, a
donde quiero llegar con el proyecto, acciones y proporcionar recursos
necesarios.
• Programa de trabajo: consiste en realizar una lista de las actividades
concretas a realizar o efectuar durante el proyecto de elaboración del
documento.
• Presentación del proyecto a las autoridades competentes: una vez
terminado y revisado debe ser presentado a las personas idóneas
con el fin de obtener aceptación.
• Participantes: todos los integrantes, los que hacen
modificaciones, cambios y adecuaciones, por último los responsables
de los recursos económicos para que establezcan un presupuesto
exacto.
• Recolección y clasificación de la información: esta se debe mostrar
los mas sintetizada, resumida, con precisión la forma como se dan los
hechos que interesa analizar; de lo contrario los datos obtenidos no
tendrán utilidad y darán información incorrecta. Puede ser obtenida
por diferentes medios: investigación documental
“archivos”, encuestas, observaciones directas y entrevistas con los
empleados o con los superiores.
• Análisis de la información: se realiza una vez recopilados y
registrados los datos, para luego interpretar cada resultado por
separado, después definir la relación que hay entre si para obtener
las posibles soluciones a la problemática que ocasiono el estudio.
• Elaboración del manual: después de lo anterior lo siguiente seria
integrarla y someterla a la validación la información con el fin de darle
veracidad y formalidad. Para ello se elabora un informe final del
estudio redactado lo mas claro posible, eso si sin tecnicismo “lo mas
sencillo”.
Debe contener lo siguiente:
-Introducción. -Cuerpo o parte principal.
-Conclusiones y recomendaciones. -Anexos.
•Revisión y actualización: esto se hace con el fin de
controlar, verificar y adaptar el documento para que
este no se convierta en basura y los empleados
perderán interés y la confianza por la dirección.