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INFORME DE AUDITORIA INTERNA - Ministerio de · PDF filedependencias citadas en el objetivo, frente a la Base de Datos ... de la auditoria: ... ley establece en materia de seguridad

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  • INFORME DE AUDITORIA INTERNA

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    Proceso y/o tema auditado: Roles y responsabilidades frente a la Base de Datos nica de Afiliados BDUA.

    Nombre y Cargo de los Auditados:

    Direccin de Regulacin de la Operacin del Aseguramiento en Salud, Riesgos Laborales y Pensiones, Direccin de Regulacin de Beneficios, Costos y Tarifas del Aseguramiento en Salud; Direccin de Administracin de Fondos de la Proteccin Social y Oficina de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.

    Equipo auditor: RUBY ROCIO CASTRO CONTRERAS MARIA LUCENY RUIZ SUREZ MARIA CRISTINA ARIAS M.

    Objetivo auditora:

    Verificar los roles y las responsabilidades que tienen la Direccin de Regulacin de la Operacin del Aseguramiento en Salud, Riesgos Laborales y Pensiones; la Direccin de Regulacin de Beneficios, Costos y Tarifas del Aseguramiento en Salud; la Direccin de Administracin de Fondos de la Proteccin Social y la Oficina de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, con el fin de establecer la forma en que dan cumplimiento a sus competencias y la manera en que interactan para que la Base de Datos nica de Afiliados - BDUA cumpla con sus objetivos.

    Alcance auditora:

    La auditora inicia con un proceso consultivo de las disposiciones internas vigentes relacionadas con los roles y responsabilidades de las dependencias citadas en el objetivo, frente a la Base de Datos nica de Afiliados - BDUA y termina con un anlisis de la forma en que las cuatro instancias cumplen con sus roles y responsabilidades.

    Periodo: FEBRERO A SEPTIEMBRE DE 2014

    Lugar: MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIN SOCIAL

    Desarrollo de la auditoria: Evaluacin de los criterios y/o requisitos de auditora definidos y documentos de referencia.

    1. ANTECEDENTES NORMATIVOS DE LA BDUA

    1.1 DESDE EL GOBIERNO NACIONAL

    La creacin de una base de datos nica de afiliados, tiene sus orgenes en la Ley 100 de 1993, cuando en su artculo 173 seala como una de las funciones del Ministerio de Salud, la reglamentacin de la recoleccin, transferencia y difusin de la informacin en el subsistema al que concurren obligatoriamente todos los integrantes del sistema de seguridad social de salud independientemente de su naturaleza jurdica sin perjuicio de las normas legales que regulan la reserva y exhibicin de los libros de comercio. La inobservancia de este reglamento ser sancionada hasta con la revocatoria de las autorizaciones de funcionamiento. As mismo, cuando en sus artculos 177 y 178 les otorga a las entidades promotoras de salud, la responsabilidad de la afiliacin, registro de los afiliados y recaudo de sus cotizaciones y como una de sus funciones la de remitir al fondo de solidaridad y compensacin la informacin relativa a la afiliacin del trabajador y su familia, a las novedades laborales, a los recaudos por cotizaciones y a los desembolsos por el pago de la prestacin de servicios. Y ms adelante en el artculo 180 seala como uno de los requisitos para que la Superintendencia Nacional de Salud autorice a una entidad como promotora de salud el cumplimiento entre otros de los siguientes requisitos:

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    3. Tener como objetivos la afiliacin y registro de la poblacin al sistema general de seguridad social en salud, el recaudo de las cotizaciones y la promocin, gestin, coordinacin, y control de los servicios de salud de las instituciones prestadoras de servicios con las cuales atienda los afiliados y su familia, sin perjuicio de los controles consagrados sobre el particular en la Constitucin y la ley. 4. Disponer de una organizacin administrativa y financiera que permita: a) Tener una base de datos que permita mantener informacin sobre las caractersticas socioeconmicas y del estado de salud de sus afiliados y sus familias; Desde entonces se vislumbra la necesidad de consolidar en una nica base de datos, la informacin de los afiliados, beneficiarios, recaudos, pagos y manejo de novedades. Despus de este mandato, los decretos 2357 de 1995, 1283 de 1996, 806 de 1998 y 1804 de 1999, recogen directrices acerca de las competencias que tienen las entidades promotoras de salud, los departamentos, distritos y municipios as como las dems entidades administradoras del SGSSS, para establecer un sistema de informacin que permitiera contar con una base de datos actualizada de beneficiarios con caractersticas mnimas de informacin como: Relacin de afiliados cotizantes, debidamente identificados con el respectivo documento, fecha de

    nacimiento y sexo, as como la plena identificacin de su grupo familiar, el salario base de cotizacin de los cotizantes del grupo familiar por departamento y por municipio;

    Licencias, suspensiones, retiros, nuevas afiliaciones y dems novedades de personal que se estimen necesarias;

    Recaudo por cotizaciones y su distribucin por cada subcuenta; Desembolsos por el pago de la prestacin de servicios, efectuados por las entidades promotoras de

    salud. Relacin de afiliados al rgimen subsidiado en salud, debidamente identificados; Relacin de aportantes (empleadores y cotizantes independientes) detallando aquellos que se

    encuentran en mora en el pago. Informacin que deba reportarse mensualmente (Decreto 806 de 1998) a travs de un soporte informtico que permita operar en forma oportuna una base de datos actualizada de sus afiliados y sus caractersticas socioeconmicas y contar con un sistema de evaluacin de la calidad de los servicios ofrecidos (1804 de 1999), informacin considerada como necesaria para controlar la evasin de aportes, la elusin de los mismos y la doble afiliacin al sistema, sin perjuicio de la reserva que por ley tengan algunos documentos (806 de 1998). As mismo, los decretos 1283 de 1996 y 806 de 1998, al dar reglas sobre el funcionamiento del Fondo de Solidaridad y Garanta y la afiliacin al Rgimen de Seguridad Social en Salud, tambin sealan como obligacin de la entidad fiduciaria

    1, disponer de la infraestructura necesaria para recopilar la informacin

    descrita, con base en los datos que le suministren las entidades promotoras de salud y dems instituciones que hacen parte del sistema de salud y precisan la responsabilidad que tienen la fuente de informacin en cuanto al reporte oportuno, necesario para controlar la evasin de aportes, la elusin de los mismos y la doble afiliacin al sistema. En 1998 a travs de la Ley 488, artculo 91, se decida la entrada en operacin del Registro nico de Aportantes al Sistema de Seguridad Nacional Integral, conformado a partir de los datos que sobre sus aportantes deberan mantener actualizada las distintas entidades administrativas de riesgos. Se

    1 El artculo 218 de la Ley 100 de 1993 y el artculo 1 del Decreto 1283 de 1996 que reglament el funcionamiento FOSYGA (El Decreto 1283/96 derog el Decreto 1896 de agosto 3 de 1994, que reglament inicialmente el FOSYGA, definiendo su naturaleza y estructura y caractersticas de cada una de las subcuentas que lo conforman) establecen que el Fondo de Solidaridad y Garanta es una cuenta adscrita al Ministerio de Salud y Proteccin Social manejada por encargo fiduciario, sin personera jurdica ni planta de personal propia, cuyos recursos se destinan a la inversin en salud.

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    especificaba que el Registro nico de Aportes deba contar con la informacin completa, confiable y oportuna sobre los aportantes, afiliados y beneficiarios al sistema, de tal manera que se convierta en una herramienta para el control del cumplimiento de las obligaciones que la ley establece en materia de seguridad social y para la adecuada prestacin de los servicios y reconocimiento de los derechos que el mismo contempla. Inclusive en uno de sus decretos reglamentarios, 1406 de 1999 se adverta que dicho registro serva de base, si as se estableciere en el futuro, de un Sistema Unificado de Recaudo de los aportes en materia de Seguridad Social. Dicho mandato fue modificado por el artculo 99 de la Ley 633 de 2000, que orden que adems de las entidades administradoras de los distintos riesgos que conforman el Sistema de Seguridad Social Integral, las entidades administradoras de los regmenes especiales, tambin tenan la obligacin de suministrar a la entidad encargada de la administracin del Registro nico de Aportantes, RUA, la informacin relativa a sus aportantes, afiliados y beneficiarios dentro de los trminos y con los requisitos que establezca el reglamento. Responsabilidad que qued ratificada en el Decreto- Ley 1281 de 2002, al sealar que: Quienes administren recursos del sector salud, y quienes manejen informacin sobre la poblacin incluyendo los regmenes especiales o de excepcin del Sistema General de Seguridad Social en Salud, harn parte del Sistema Integral de Informacin del Sector Salud para el control de la afiliacin, del estado de salud de la poblacin y de los recursos y respondern por su reporte oportuno, confiable y efectivo de conformidad con las disposiciones legales y los requerimientos del Ministerio de Salud. En el mismo Decreto 1281 se ordena que: la Registradura Nacional del Estado Civil, las Cmaras de Comercio, las entidades que administren regmenes de excepcin de la Ley 100 de 1993, y todas aquellas que manejen informacin que resulte til para evitar pagos indebidos con recursos del sector salud, debern suministrar la informacin y las bases de datos que administren, con la oportunidad que las requieran el Ministerio de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud para su procesamiento directo o a travs del administrador fiduciario del Fosyga. La Ley 715 de 2001, que fij las competencias en salud de la nacin y las entidades territoriales estableci fre