HOSPITAL MILITAR CENTRAL FORMATO: TABLA … gestion y... · 601.4.1 Resoluciones de Nombramientos 202 x Se conserva como soporte para expedición ce ... 601-2.7 Planes Padrino 601-2.7.1

HOSPITAL MILITAR CENTRAL FORMATO: TABLA RETENCION DOCUMENTAL CÓDIGO: GD-ARCE-FT-01

DEPENDENCIA: AREA ARCHIVO CENTRAL UNIDAD APOYO

LOGISTICO

FECHA DE EMISIÓN: 12-12-2013

VERSIÓN: 01

PROCESO: GESTION DOCUMENTAL PÁGINA 1 DE 1

SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SGI

HOSPITAL MILITAR CENTRAL NIT: 830.040.256-0

TABLA RETENCION DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA: SUAD - UNIDAD TALENTO HUMANO - JEFATURA Hoja __1__ DE __2__

SIGLA: UNTH CODIGO: 601

CODIGO

SERIES, SUBSERIES Y

TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION (Años)

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO

A. G. A. C. CT E M S

601.1 Actas de posesión del personal 2 20 X X Se conservan como memoria Histórica Institucional.

601.2 Informes

601.2.1 Informes a entidades Estado (contraloría, procuraduría, fiscalía).

2 10 X X Se conservan como memoria Histórica Institucional

601.2.2 Informe de Labores 2 X Se elimina porque la información se encuentra en el informe general de la oficina de planeación.

601.3 Manuales

601.3.1 Manuales de Funciones y Requisitos

2 10 X X Se conservan para el estudio de procesos evolutivos en la vinculación del Personal.

601.3.2 Manuales de Normas y Procedimientos

2 10 X X Se conservan para el estudio de procesos evolutivos en la vinculación del Personal.



LOGISTICO


VERSIÓN: 01





OFICINA PRODUCTORA: SUAD - UNIDAD TALENTO HUMANO - JEFATURA Hoja __2__ DE __2___

SIGLA: UNTH CODIGO: 601

CODIGO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION

(Años)

DISPOSICION

FINAL

PROCEDIMIENTO


601.4 Resoluciones

601.4.1 Resoluciones de Nombramientos 2 20 x x Se conserva como soporte para expedición ce

Certificaciones y constancias. 601.4.2 Resoluciones Licencias S.S 2 20 x x Se conserva como soporte para expedición ce

Certificaciones y constancias. 601.4.3 Resoluciones Retiros 2 20 x x Se conserva como soporte para expedición ce

Certificaciones y constancias. 601.5 Convención Colectiva T.O 2 20 x x Se elimina porque pierde vigencia administrativa

601.6 Pliego Peticiones Trabajadores Públicos

2 20 x X Se elimina porque pierde vigencia administrativa.

CONVENCIONES; E = Eliminar

A.G. = Archivo Gestión M = Microfilmar

A.C. = Archivo Central S = Seleccionar

C.T. = Conservación Total

FIRMA RESPONSABLE: _____________________________________

Coronel Mauricio Ruiz Rodriguez ______________________________ P.D. Javier A. Chaves Rincón _________________________________________

Subdirector Administrativo Coordinador Archivo Central



LOGISTICO


VERSIÓN: 01





OFICINA PRODUCTORA: SUAD - UNIDAD TALENTO HUMANO – SEGURIDAD SOCIAL Hoja _1___ DE __1___

SIGLA:SESO CODIGO: 601-1

CODIGO

SERIES, SUBSERIES Y

TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION (Años)

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO


601-1.1 Informes

601-1.1.1 Informe de Labores 2 x Se elimina porque la información se encuentra en el informe general de la oficina de planeación.





FIRMA RESPONSABLE: ____________________________

Coronel Mauricio Ruiz Rodriguez ______________________________ P.D. Javier A. Chaves Rincón _______________________________________




LOGISTICO


VERSIÓN: 01





OFICINA PRODUCTORA: SUAD – U.T.H - SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Hoja _1___ DE __3___

SIGLA:SSTR CODIGO: 601-2

CODIGO


RETENCION

(Años)

DISPOSICION

FINAL

PROCEDIMIENTO


601-2.1 ACTAS

601-2.1.1 Actas Comité Paritario de Salud 5 10 X X Se conserva como memoria Histórica

Institucional.

601-2.1.2 Actas Comité Convivencia 5 10

601-2.1.3 Actas de Radiaciones 5 15 X X Se conserva para verificación de la entrega de Dosímetros a

los empleados que laboran en áreas de alto riesgo de Contaminación radioactiva.

601-2.2 Capacitaciones 3 X Se elimina porque la información se encuentra digitalizada en el área Salud Ocupacional.

601-2.3 Historias Clínicas Ocupacionales 2 100 X X Las Historias laborales son de custodia del Medico Ocupacional. (Médico del área Salud Ocupacional)

601-2.4 Programas

601-2.4.1 Programas Gestión del Riesgo, Ambiental, Ergonómico, Biológico,

Psicosocial, Seguridad Industrial,

Químico.

5 10 Se conserva para el estudio y análisis de riesgos en investigación académica y administrativa



LOGISTICO


VERSIÓN: 01





OFICINA PRODUCTORA: SUAD – U.T.H. – SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Hoja _2___ DE __2___

SIGLA: SSTR CODIGO: 601-2

CODIGO


RETENCION

(Años)

DISPOSICION

FINAL

PROCEDIMIENTO


601-2.5 Seguros de Prevención y Riesgos

Laborales. (Cronograma, actas,

certificaciones, informe de gestión)

5 10 X X Se conserva para el estudio de riesgos e investigaciones de

entes de control.

601-2.6 Planes

601-2.6.1 Planes Padrino 3 X Se elimina porque la información pierde vigencia Administrativa.

601-2.7 Planes Padrino

601-2.7.1 Informe de Labores 2 X Se elimina porque la información se encuentra en el informe general de la oficina de planeación.

601-2.7.2 Informe Secretaria Distrital de

Salud 5 10 X X Se conserva para hacer seguimiento a las actividades de

Salud Ocupacional al interior de la institución.

601-2.7.3 Informe Secretaria Distrital

Ambiental 5 10 X X Se conserva para hacer seguimiento a las actividades de

Salud Ocupacional al interior de la institución.



LOGISTICO


VERSIÓN: 01





OFICINA PRODUCTORA: SUAD – U.T.H. – SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Hoja _3___ DE __3___

SIGLA: SSTR CODIGO:601-2

CODIGO

SERIES, SUBSERIES Y

TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION (Años)

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO


601-2.7.4 Informe Contraloría General Republica l

5 10 X X Se conserva para hacer seguimiento a las actividades de Salud Ocupacional al interior de la institución.

601-2.8 Visitas de Inspección 3 X Se elimina porque pierde vigencia administrativa.






Coronel Mauricio Ruiz Rodriguez _______________________________ P.D. Javier A. Chaves Rincón _______________________________________




LOGISTICO


VERSIÓN: 01





OFICINA PRODUCTORA: SUAD - UNIDAD TALENTO HUMANO – REGIMEN INTERNO Hoja _1___ DE __1___

SIGLA:REIN CODIGO: 601-3

CODIGO

SERIES, SUBSERIES Y

TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION (Años)

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO


601-3.1 Informes







Coronel Mauricio Ruiz Rodriguez ______________________________ P.D. Javier A. Chaves Rincón _______________________________________




LOGISTICO


VERSIÓN: 01





OFICINA PRODUCTORA: SUAD - U.T.H. – SITUACIONES ADMINISTRATIVAS DE PERSONAL Hoja _1___ DE __1___

SIGLA: SIAD CODIGO: 601-4

CODIGO

SERIES, SUBSERIES Y

TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION (Años)

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO


601-4.1 Informes







Coronel Mauricio Ruiz Rodriguez ______________________________ P.D. Javier A. Chaves Rincón ________________________________________ Subdirector Administrativo Coordinador Archivo Central



LOGISTICO


VERSIÓN: 01





OFICINA PRODUCTORA: SUAD – U.T.H. – REGISTRO Y CONTROL Hoja _1___ DE __1___

SIGLA: REGC CODIGO: 601-5

CODIGO

SERIES, SUBSERIES Y

TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION (Años)

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO


601-5.1 Informes







Coronel Mauricio Ruiz Rodriguez ______________________________ P.D. Javier Armando Chaves Rincón ___________________________________




LOGISTICO


VERSIÓN: 01





OFICINA PRODUCTORA: SUAD - UNIDAD TALENTO HUMANO – CAPACITACION Y BIENESTAR Hoja __1__ DE __1___

SIGLA: CABI CODIGO: 601-6

CODIGO


RETENCION

(Años)

DISPOSICION

FINAL

PROCEDIMIENTO


601-6.1 Actas

601-6.1.1 Actas Comité Capacitación 2 10 x Se conserva como memoria Histórica Institucional

601-6.1.2 Actas comité Bienestar Social 2 10 X x Se conserva como memoria Histórica Institucional

601-6.2 Planes

601-6.2.1 Plan Capacitación y Bienestar

5 5 x x Se conserva como soporte para futuras reclamaciones e investigaciones administrativas

601-6.3 Dotación Vestido de Labor y Calzado

5 10 x x Se conserva como soporte para futuras reclamaciones e investigaciones administrativas

601-6.4 Informes

601-6.4.1 Informes de Labores 2 x Se elimina porque la información se encuentra en el informe

general de la oficina de planeación.





FIRMA RESPONSABLE: ______________________



LOGISTICO


VERSIÓN: 01





OFICINA PRODUCTORA: SUAD - UNIDAD TALENTO HUMANO – SELECCIÓN Y CONTRATACION Hoja _1__ DE __2___ SIGLA: SECO

CODIGO: 601-7

CODIGO


RETENCION

(Años)

DISPOSICION

FINAL

PROCEDIMIENTO


601-7.1 Contratos

601-7.1.1 Contratos – Prestación Servicios

(Ordenes Mínima Cuantía) 2 20 X X Al Archivo Histórico se transfiere el 100 % de

De los contratos. 601-7.2 Informes

601-7.2.1 Informe Entes Externos (Contraloría, Función Publica)

2 5 X Se elimina porque pierde vigencia administrativa.

601-7.2.2 Informe de Labores - solicitud - respuesta

2 X Se elimina porque pierde vigencia administrativa.

601-7..3 Novedades de Personal (Supernumerarios y Jornal)




LOGISTICO


VERSIÓN: 01





OFICINA PRODUCTORA: SUAD - UNIDAD TALENTO HUMANO – SELECCIÓN Y CONTRATACION Hoja _2__ DE __2___ SIGLA: SECO

CODIGO: 601-7

CODIGO

SERIES, SUBSERIES Y

TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION (Años)

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO


601-7.4 Antecedentes de contratación (requerimiento, ECO, certificación)

2 10 X X Se conserva como soporte para verificación de información.

601-7.5 Viáticos (gastos de viaje, requerimiento servicio ,cotizaciones, liquidación viáticos ,solicitud presupuesto ,orden de servicio, resolución de pago.






FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________

Coronel Mauricio Ruiz Rodriguez ______________________________ P.D. Javier A. Chaves Rincón ______________________________________




LOGISTICO


VERSIÓN: 01





OFICINA PRODUCTORA: SUAD - UNIDAD TALENTO HUMANO – PRESTACIONES SOCIALES Hoja _1___ DE __2___

SIGLA:PRSO CODIGO: 601-8

CODIGO

SERIES, SUBSERIES Y

TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION (Años)

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO


601-8.1 Bonos Pensionales 2 20 x x Se conserva como soporte para expedición de certificaciones y constancias.

601-8.2 Cuotas Partes Pensiónales 2 20 x x Se conserva como soporte para expedición de certificaciones y

constancias 601-8.3 Fondo Nacional Ahorro 2 20 x x Se conserva como soporte para expedición de certificaciones y

constancias 601-8.4 Pensiones 2 20 x x Se conserva como soporte para expedición de certificaciones y

constancias







LOGISTICO


VERSIÓN: 01





OFICINA PRODUCTORA: SUAD - UNIDAD TALENTO HUMANO – PRESTSCIONES SOCIALES Hoja __2__ DE __2__

SIGLA: NOMI CODIGO: 601-9

CODIGO

SERIES, SUBSERIES Y

TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION (Años)

DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO


601-8.5 Resoluciones 2 20 x x Se conserva como soporte para expedición de certificaciones y constancias

601-8.6 Informes

601-8.6.1 Informe de Labores 2 x Se elimina porque la información se encuentra

en el informe general de la oficina de planeación





FIRMA RESPONSABLE: _____________________________

Coronel Mauricio Ruiz Rodriguez _______________________________ P.D. Javier A. Chaves Rincón ________________________________________




LOGISTICO


VERSIÓN: 01





OFICINA PRODUCTORA: SUAD - UNIDAD TALENTO HUMANO – NOMINAS Hoja __1__ DE __1__

SIGLA: NOMI CODIGO: 601-9

CODIGO


RETENCION

(Años)

DISPOSICION

FINAL

PROCEDIMIENTO


601-9.1 Nominas (enero a diciembre + primas de servicio y navidad)

2 20 x x Se conserva como soporte para expedición de

certificaciones, constancias y demás solicitudes de funcionarios y ex-funcionarios, entidades

externas y entes de control. 601-9.2 Novedades de personal (soportes

de Nominas. (Descuentos,

Licencias, etc,)

2 20 x x Se conserva como soporte para expedición de certificaciones, constancias y demás solicitudes

de funcionarios y ex-funcionarios, entidades externas y entes de control.

601-9.3 Proceso actualización aportes deudas real y presunta seguro social

2 20 x x Se conserva por la importancia que representan y para la

investigación Administrativa.





FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________

Coronel Mauricio Ruiz Rodriguez _______________________________ P.D. Javier Armando Chaves Rincón _________________________________




LOGISTICO


VERSIÓN: 01




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