Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего образования

«Уральский федеральный университет

имени первого Президента России Б.Н. Ельцина»

Институт гуманитарных наук и искусств

Департамент «Исторический факультет»

Кафедра документоведения, архивоведения и истории

государственного управления

ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ ВНЕДРЕНИЯ СЭД

ОРГАНИЗАЦИИ: ТЕОРИТИЧЕСКИЕ И

ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ

Допустить к защите:

заведующий кафедрой:

д.и.н., доцент

Л. Н. Мазур

Выпускная

квалификационная работа

магистра

2 курса

В. О. Обуховой

Научный руководитель

Старший преподаватель

Т.А. Селезнева

Екатеринбург

2017

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. УСЛОВИЯ И РЕЗУЛЬТАТЫ ЭФФЕКТИВНОГО

ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО

ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1. Основные требования, предъявляемые к системам

электронного документооборота

1.2. Преимущества, получаемые организацией, в результате

внедрения СЭД.

1.3. Методика оценки экономической эффективности внедрения

СЭД

ГЛАВА 2. СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ХОДА И

РЕЗУЛЬТАТОВ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО

ДОКУМЕНТООБОРОТА В УРФУ И РГГПУ

2.1. Этапы внедрения электронного документооборота в УрФУ и

РГГПУ

2.2. Результаты внедрения СЭД в УрФУ и РГППУ

2.3. Эффективность внедрения СЭД в УрФУ и РГППУ и

определившие ее факторы

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

3

18

18

32

39

48

48

63

72

90

97

107

3

ВВЕДЕНИЕ

Успешное функционирование организации определяется, в первую

очередь, тем, насколько эффективно организована система управления.

Важнейшей частью управления является работа с информацией, большая

часть которой фиксируется в документах. Динамично меняющаяся

социально-экономическая ситуация не позволяет более эффективно

обеспечивать процесс управления за счет рутинных технологий работы с

бумажными документами. В полной мере это относится и к

образовательным учреждениям высшего профессионального образования.

Современный уровень развития информационных технологий

обеспечивает возможности коренной перестройки управленческих

процессов посредством перехода от традиционного бумажного к

электронному документообороту. При этом необходимо понимать, что

переход на новую электронную технологию не ограничивается только

заменой бумажных документов на электронные. Электронный

документооборот – принципиально новая технология, качественно новое

явление.

Различные аспекты перехода организаций к электронному

документообороту в последние десятилетия активно рассматриваются

специалистами по информационным технологиям, разработчиками систем

автоматизации документационных процессов, документоведами,

правоведами, специалистами, реализующими системы электронного

документооборота (СЭД) на практике. Необходимо отметить, что от

рассмотрения таких проблем, как разработка необходимого функционала

систем, выбора СЭД для конкретных организаций, организации обучения

персонала и т.п., теоретики и практики перешли к рассмотрению более

сложных проблем таких, как интеграция традиционного бумажного и

электронного документооборота, выявление преимуществ, получаемых

4

организаций в результате внедрения СЭД, определения экономической

эффективности внедрения и других не менее сложных вопросов.

Поскольку интерес к различным проблемам разработки, внедрения,

практической реализации СЭД весьма велик, литература по исследуемой

проблематике весьма обширна.

Вместе с тем, монографий, посвященных СЭД, немного.

Среди них, прежде всего, необходимо отметить книги1. В своем

научно-практическом пособии «Управленческий документооборот: от

бумажного к электронному» М. П. Бобылева комплексно рассматривает

организационно-управленческие, коммуникационные,

документоведческие, информационно-технологические, правовые и другие

аспекты перехода к электронному документообороту. Уделяется внимание

и оценке эффективности применения систем и технологий электронного

документооборота. Как отмечают специалисты, ряд методологических

положений по указанным аспектам в данной книге сформулирован и

обоснован впервые2.

В монографии П. В Глушенко3 освещаются наиболее актуальные

аспекты электронного оборота документов на предприятии. Рассмотрены

основные вопросы моделирования СЭД, их применения и программного

обеспечения. В работе так же рассматривается текущее состояние объекта,

но практически отсутствуют сюжеты, непосредственно посвященные

вопросам эффективности реализации систем.

Кроме того, в монографии С. П. Белова4 характеризуется разработка

методики самостоятельной подготовки предприятия к внедрению системы

1Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному: науч.-

практич. пособие. М., 2010. – 295 с.

Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М, 2004.– 172 с. 2 Рецензия на книгу Бобылевой М.П. //ozon. URL: https://www.ozon.ru/context/detail/id/2167831/

3Глущенко П.В. Модели систем электронного документооборота на предприятии. М., 2011. 120

с. 4Белов С.П. Подготовка предприятий к внедрению систем электронного документооборота. М.,

2016.

5

электронного документооборота, содержатся примеры практического

применения, приводятся и оценки эффективности внедрения СЭД в

нескольких организациях.

Наглядным свидетельством того, что СЭД стали явлением

повседневной действительности, является появление посвященных им

разделов учебниках и учебных пособиях1.

В 2015 г. под редакцией профессора Н. Н. Куняева появился учебник

для вузов, полностью посвященный информационным технологиям в

документационном обеспечении управления и архивном деле2. В учебнике,

в частности, имеется краткая подглава, посвященная методам оценки

эффективности автоматизации документальных систем. Издание

подобного учебника является весьма знаменательным событием,

свидетельствующим о том, что системы электронного документооборота

прочно вошли в практику деятельности современных организаций.

Монографических работ, посвященных проблемам оценки

эффективности СЭД, выявлению факторов успешного внедрения систем,

выявить не удалось.

Различные аспекты реализации СЭД широко освещаются в

публикациях специализированных журналов. Особое внимание этой теме

уделяет журнал «Современные технологии делопроизводства и

документооборота».

Несомненный интерес в изучении темы представляют статьи В. Э.

Баласаняна3, в которых рассматриваются и вопросы эффективности

использования СЭД.

1См. например: Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения

управления.М., 2010. 2Куняев Н.Н. Информационные технологии в документационном обеспечении управления и

архивном деле: учебник для вузов / Н.Н. Куняев, Т.В. Кондрашова, Е.В. Тереньтьева, А.Г. Фабричнов /

под общ.ред. д.ю.н., проф. Н. Н. Куняева. М., 2015. – 408 с. 3Баласанян В. Э. Автоматизация делопроизводства или электронный документооборот? URL:

http://www.cs-consult.ru/stati-i-materialy/14/68-ili-elektronnij-dokumentooborot.html (дата обращения

15.01.2016)

6

Между тем, среди журнальных статей имеются публикации,

касающиеся различных аспектов исследуемой проблематики. Например, Е.

В. Романченко в своей статье отмечает, что эффект от внедрения СЭД

невозможно рассматривать обособленно, он тесным образом связан с

уровнем развития компании, корпоративной культурой, исполнительской

дисциплиной, с заинтересованностью руководителей1.

Е. М. Истомина в статье, посвященной практике оценки внедрения

СЭД, отмечает, что методы оценки эффекта должны адаптироваться под

конкретное предприятие и внедряемую систему. Приведенные в статье

примеры наглядно показывают, что можно оценить эффект от внедрения

СЭД2.

Оценка тактических и стратегических преимуществ, достигаемых в

результате внедрения автоматизированных систем, дается в статьях Е.

Некрасовой, В. Андреева, С. Минина3, О. Дьяченко

4 и ряда других

авторов5.

Особое место занимают публикации, в которых исследуется

возможность получения количественных оценок эффективности внедрения

автоматизированных систем, в частности, расчета рентабельности

Баласанян В. Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту. URL:

http://www.cs-consult.ru/stati-i-materialy/14/63-ot-tradizionnogo-k-elektronnomu.htm l (дата обращения

05.02.2017)

Баласанян В. Э. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления

(АС ДОУ) для повышения эффективности управления / В. Э. Баласанян // Делопроизводство. — 2002. —

№ 2. — С. 27–29.

1Романченко Е.В. Что получает компания в случае правильно организованного проекта

автоматизации документооборота? // Современные технологии делопроизводства и документооборота. –

2015. –№3. – С. 2Истомина Е. Н. Какой линейкой мерить или практика оценки эффективности внедрения СЭД.

//ecm-journal .URL: http://www.ecm-journal.ru/docs/Kakojj-linejjkojj-merit-ili-praktika-ocenki-ehffektivnosti-

vnedrenija-SEhD.aspx (дата обращения 15.01.2016) 3 Минин С. Отказаться от бумаги пока не получается. //ecm-journal. URL: http://ecm-

journal.ru/docs/-Otkazatsja-ot-bumagi-poka-ne-poluchaetsja.aspx(дата обращения 15.01.2017) 4Дьяченко О. Электронный документооборот: снижение затрат на бизнес-процессы и повышение

их качества // ecm-journal. URL: http://ecm-journal.ru/docs/Ehlektronnyjj-dokumentooborot-snizhenie-zatrat-

na-biznes-processy-i-povyshenie-ikh-kachestva.aspx(дата обращения 13.02.2017) 5Как внедрить систему управления документооборотом // Официальный сайт компании эос.URL:

http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=98162(дата обращения 15.01.2017)

7

инвестиций1. Авторами статей описываются как достаточно сложные

зарубежные методики расчета экономического эффекта2, так и более

доступные, используемые российскими компаниями3, проводится обмен

мнениями по данному вопросу4. Рядом экспертов

5, в частности, М. П.

Бобылевой и директором по перспективным исследованиям компании

DIRECTUM М. Галимовым, предлагается также вести оценку результатов

автоматизации процессов документационного обеспечения управления при

помощи моделей зрелости6.

Немало публикаций по изучаемой проблематике можно найти в сети

Интернет. Но к электронным публикациям следует относиться достаточно

критически, учитывая при этом автора, место размещения публикации и

другие факторы.

Осмысление различных теоретических и практических аспектов

внедрения и реализации СЭД осуществляется в формате сообщений на

научных конференциях. Особо следует отметить Международную научно-

практическую конференцию «Документация в информационном

обществе», проводимую под эгидой ВНИИДАД, конференцию-выставку

DOCFLOW, конференции «Весенний документооборот» и «Осенний

документооборот», организуемые фирмой «Электронные офисные

системы (ЭОС)» и др.

1 Дукарт Р. Дж. Зачем нужен расчет рентабельности инвестиции (ROI)? : пер. с англ. // ecm-

journal . URL: http://ecm-journal.ru/docs/Zachem-nuzhen-raschet-rentabelnosti-investicii-ROI.aspx(дата

обращения 15.03.2017) 2Некрасова Е. Инвестиции в ЕСМ// ecm-journal. URL:

http://www.docflow.ru/analitics/detail.php?ID=23500(дата обращения 15.03.2017) 3Галимов М. Как оценивать эффективность ECM-проектов? // ecm-journal. URL: http://ecm-

journal.ru/docs/Kak-ocenivat-ehffektivnost-ECM-proektov.aspx(дата обращения 05.02.2017) 4 Как скоро окупается СЭД? // ecm-journal. URL: http://ecm-journal.ru/post/Kak-skoro-okupaetsja-

SEhD.aspx(дата обращения 25.01.2017) 5Истомина Е. Какой линейкой мерить или практика оценки эффективности внедрения СЭД. //

ecm-journal. URL: http://ecm-journal.ru/post/Kakojj-linejjkojj-merit-ili-praktika-ocenki-ehffektivnosti-

vnedrenija-SEhD.aspx(дата обращения 01.10.2016) 6 Бобылева М. П. Уровни и критерии зрелости корпоративной СЭД. // pcweek . URL:

http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=127782 (дата обращения 01.10.2016)

8

Вместе с тем, несмотря на обширную литературу по исследуемой

проблематике, остается еще немало теоретических и практических

проблем перехода от бумажного к электронному документообороту,

нуждающихся в дальнейшей проработке. Далеко не все проекты внедрения

СЭД завершаются успешно, не всегда результаты внедрения отвечают

ожиданиям руководителей и сотрудников организаций. При обсуждении

оценки эффекта от реализации проекта внедрения СЭД в организации

могут возникать различные точки зрения. Ситуация осложняется и тем,

что документооборот современной организации на практике является сме-

шанным бумажно-электронным. Весьма сложными, требующими

дальнейшего изучения являются проблемы выявления условий и

разработки критериев оценки эффективности систем электронного

документооборота. Исходя из вышеизложенного, можно считать тему

выпускного магистерского исследования достаточно актуальной.

Диссертационное исследование сделано на основании материалов о

внедрении и реализации систем электронного документооборота в

Уральском федеральном университете и Российском государственном

профессионально-педагогическом университете.

Целью диссертационного исследования является выявление и

характеристика факторов, способствующих или препятствующих

эффективной реализации системы электронного документооборота в

организации.

Исходя из намеченной цели ставятся, следующие задачи:

1. Охарактеризовать основные требования, предъявляемые к системам

электронного документооборота.

2. Выявить и систематизировать преимущества, получаемые

организацией, в результате внедрения системы электронного

документооборота.

9

3. Охарактеризовать проблему расчета экономической эффективности

внедрения СЭД в организации.

4. Охарактеризовать основные этапы внедрения электронного

документооборота в УрФУ и РГГПУ.

5. Дать сравнительную характеристику результатов внедрения СЭД в

УрФУ и РГППУ

6. Охарактеризовать эффективность внедрения СЭД в УрФУ и

РГППУ, выявить и обобщить факторы, определившие успешность

внедрения.

Объектом магистерского исследования является процесс внедрения

и реализации СЭД УрФУ и СЭД РГППУ. Предметом – факторы,

способствующие или препятствующие эффективному внедрению СЭД.

Хронологические рамки исследования 2012 г. – начало внедрения

СЭД УрФУ –2016 г.

В ходе написания диссертационного сочинения были использованы

следующие методы научного исследования. Общелогические методы:

системный подход, сравнительный анализ, обобщение. Методы

эмпирического исследования: описание, сравнение.

Источники по исследуемой проблематике можно подразделить на

три следующие группы:

Во-первых, законодательные акты и нормативно-методические

документы, регламентирующие сферу информатизации в Российской

Федерации, в частности, вопросы использования систем электронного

документооборота (СЭД).

Во-вторых, документы и материалы компаний разработчиков СЭД.

В-третьих, документы и материалы УрФУ и РГГПУ, касающиеся

внедрения и реализации СЭД.

Реализация систем электронного документооборота относятся к

сфере использования электронных технологий. В связи с этим

10

нормативно-правовую базу исследования составляют законы,

регламентирующие данную предметную область.

Основополагающим законодательным актом, регулирующим

использование информационных технологий, является Федеральный

закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных

технологиях и о защите информации»1. Закон регулирует отношения,

возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу,

производство и распространение информации; при обеспечении защиты

информации и (что особенно важно для магистерского исследования)

при применении информационных технологий. Закон определяет понятия

«информационные технологии» и «информационная система», а также

понятия «предоставление информации», «электронное сообщение»,

«электронный документ» и ряд других понятий, используемых при

реализации информационных технологий, в частности, СЭД.

Важным законодательным актом в области электронного

документооборота является Федеральный закон от 06.04.2011 г. №63-ФЗ

«Об электронной подписи»2. Закон обеспечивает правовые условия

использования электронной подписи в электронных документах в качестве

аналога собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Закон регулирует отношения в области использования электронных

подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании

государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и

муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых

действий. Законом определяет понятие электронной подписи,

устанавливает ее виды, требования к средствам электронной подписи, с

помощью которых создаются и проверяются электронная подпись, ключ

1Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от

27.07.2006 № 149-ФЗ // Консультант плюс URL:

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/ (дата обращения: 01.03.1017). 2Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ // Консультант плюс URL:

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701 // (дата обращения: 01.03.1017).

11

электронной подписи и ключ проверки электронной подписи. Этот Закон

устанавливает и требования к удостоверяющим центрам,

осуществляющим функции по созданию и выдаче сертификатов ключей

проверки электронных подписей.

Большое внимание уделяется работе с электронными документами

уделяется в «Правилах делопроизводства в федеральных органах

исполнительной власти1». 6-й раздел Правил «Особенности работы с

электронными документами в федеральном органе исполнительной

власти» устанавливает базовые принципы работы с электронными

документами, формулирует единые требования к работе с электронными

документами, необходимые с точки зрения документационного

обеспечения управления. Требования Правил являются нормативными для

федеральных органов государственной власти Российской Федерации,

органов власти субъектов Российской Федерации и органов местного

самоуправления, но другими организациями могут использоваться в

качестве методического документа.

Анализируя нормативные правовые акты, необходимо отметить, что

электронные документы и электронные технологии, зачастую,

рассматриваются ими как единая проблема. На самом же деле эти

проблемы в достаточной степени изолированные, хотя и взаимосвязанные.

Каждая из этих проблем имеет свою специфичную проблематику, и,

следовательно, и потребность в особых нормативных актах.

Проблема электронных документов – это, в первую очередь,

проблема определения электронных документов и признания

юридической силы и юридической значимости электронных документов,

их достоверности, подлинности, возможности отказа от бумажного

носителя в процессе документирования управленческой деятельности. В

1Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Постановление

Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 26.04.2016) // Консультант плюс URL:

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_88695/ (дата обращения 08.05.2016)

12

действующих нормативных правовых актах Российской Федерации этот

вопрос в основном решен. Проблема электронных технологий в

управление, в частности, в документационном обеспечении, - это

проблема интеграции новой электронной и традиционной бумажной

технологий. Параллельное существование бумажных и электронных

технологий порождает различные проблемы. Эти и иные особенности

разработки внедрения, эксплуатации автоматизированных систем

нормативно не поддерживаются в достаточной мере.

Ряд указанных проблем решают национальные стандарты.

Первым шагом на пути интеграции новой информационной и

традиционной «бумажной» технологий стал ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому

делу. Управление документами. Общие требования»1. Действие стандарта

распространяется на документы (всех форматов и на всех носителях),

создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или

общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на

которого возложена такая обязанность. Стандарт, конечно, не содержит

положений об эффективности использования систем, но определяет

требования к системам управления документами (как традиционными, так

и электронными).

ГОСТ 53898-2013 «Системы электронного документооборота.

Взаимодействие систем управления документами. Технические требования

к электронному сообщению»2 - один из немногих стандартов, касающихся

непосредственно СЭД. Стандарт устанавливает формат, состав и

содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное

взаимодействие систем управления документами. Принятие этого

1ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и

издательскому делу. Управление документами. Общие требования. М,. 2007.Стандартинформ. 2ГОСТ 53898-2013. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем

управления документами. Технические требования к электронному сообщению. М., 2013.

Стандартинформ.

13

стандарта решает очень актуальную, хотя и достаточно локальную

проблему.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации,

библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения»1, основная цель его издания – установление

однозначно понимаемой и непротиворечивой терминологии для

использования ее не только в практической деятельности работников

служб документационного обеспечения управления и работников архивов,

но и в деятельности специалистов в области информационных технологий

по разработке, внедрению и эксплуатации систем электронного

документооборота. В стандарт включены новые термины, которые

встраиваются в терминосистему делопроизводства, расширяя ее. Прежде

всего, это термин «электронный документ», а также связанные с ним

понятия, обозначающие свойства электронного документа и процессы

управления электронными документами: «аутентичность»,

«достоверность», «целостность», «пригодность для использования»,

«метаданные», «конвертирование», «конвертация», «миграция». В

действующий терминологический стандарт включен и термин

«электронный документооборот».

Важное значение для использования СЭД имеет и новый

национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и

документация. Системы управления документами. Основные положения и

словарь»2, основная цель которого формирование интегрированной

системы управления документами. ГОСТ Р ИСО/МЭК 25010-2015

«Информационные технологии (ИТ). Системная и программная

инженерия. Требования и оценка качества систем и программного

обеспечения (SQuaRE). Модели качества систем и программных

1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 2013Стандартинформ. 2ГОСТ Р ИСО 30300-2015 . Информация и документация. Системы управления документами.

Основные положения и словарь. М., 2015. Стандартинформ

14

продуктов»1. Стандарт определяет модель качества при использовании

систем, в состав которой входят пять характеристик. Эти характеристики

касаются результата взаимодействия при использовании продукта в

определенных условиях. Характеристики относятся к статическим и

динамическим свойствам программного обеспечения и вычислительных

систем. Модель применима как к компьютерным системам, так и к

программным продуктам. В стандарте, конечно, отсутствуют критерии

эффективности программ, но определяются критерии их качества, к

которым относятся: функциональная пригодность, надежность, уровень

производительности, удобство использования, защищенность,

совместимость, переносимость и сопровождаемость.

Характеризуя эту группу источников, необходимо упомянуть

разработанные ВНИИДАД Рекомендации по выбору автоматизированных

систем документационного обеспечения и управления (АС ДОУ) в

организациях2. Этот методический документ содержит в частности

классификацию АСДОУ, разновидностью которых являются СЭД.

Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы

позволяют сформировать общие теоретические подходы к изучению

избранной темы.

Вторую группу источников исследования представляют документы и

материалы компаний разработчиков СЭД3. В основном использовались

технические описания систем, аналитические обзоры, отчеты,

выложенные на сайтах компаний4.

1ГОСТ Р ИСО/МЭК 25010-2015 Информационные технологии (ИТ). Системная и программная

инженерия. Требования и оценка качества систем и программного обеспечения (SQuaRE). Модели

качества систем и программных продуктов. М., 2015. Стандартинформ 2Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения и

управления (АС ДОУ) в организациях // ВНИИДАД. - М.,2003. - 84с. 3Офицальный сайт компании 1С . URL: https://1c.ru/ (дата обращения 01.03.2017)

4Офицальный сайт компании DIRECTUM. URL: http://www.directum.ru/ (дата обращения

11.04.2017)

15

Наиболее важными для раскрытия темы магистерского исследования

являются источники, составляющие третью группу. Это документы и

материалы УрФУ и РГГПУ, отражающие процессы внедрения и

реализации СЭД в этих вузах.

Прежде всего, это приказы ректора УрФУ о введении в действие

различных процессов и подсистем СЭД УрФУ. Например, приказы от

14.03.2013 № 203/03 о введении в действие процесса «Работа с входящими

и исходящими документами»1; от 30.04.2013 № 360/03 о введении в

действие процесса «Работа со служебными записками»2; от 13.11.2015 №

840/03 о введении регламента электронного документооборота в рамках

закупочной деятельности.

Утверждаемые приказами ректора регламенты электронного

документооборота дают полное представление о постоянном расширении

функционала СЭД УрФУ. Например, «Регламент работы с входящими

документами»3. Регламент определяет правила и порядок работы с

входящими документами в Системе электронного делопроизводства в

федеральном государственном автономном образовательном учреждении

высшего профессионального образования «Уральский федеральный

университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина».

Одним из наиболее информативных видов источников этой группы

являются отчеты о ходе внедрения и реализации СЭД УрФУ,

периодически подготавливаемые для Ученого совета и ректората

университета сначала рабочей группой, затем Управлением

делопроизводства и общих вопросов, а в настоящее время Дирекцией

информационных технологий УрФУ. Эти отчеты содержат информацию о

1Регламент работы с входящими и исходящими документами: Приказ ректора УрФУ от

14.03.2013 № 203/03.

2Регламент работы со служебными записками: Приказ ректора УрФУ от 09.09.2013 № 686/03

3Регламент работы с приказами по основной деятельности: Приказ ректора УрФУ от 23.09.2013

№ 731/03.

16

результатах реализации СЭД, на основании которой можно делать

определенные выводы о ее эффективности.

Итак, процесс практической реализации СЭД УрФУ отражен в

широком круге распорядительных, отчетных, аналитических документов.

Изучение этих документов позволяет отследить постепенное встраивание

в функционал существующей системы новых регламентов взаимодействия

между подразделениями.

Абсолютно противоположная ситуация обстоит в другом вузе. В

РГППУ практически отсутствуют официальные документы, связанные с

внедрением СЭД. За время существования системы, было создано

несколько проектов инструкций по делопроизводству, отражающих

использование СЭД, но они так и не были утверждены руководством

Университета и не вступили в силу1.

Несомненный интерес представляют и материалы анкетирования,

проводимого с целью выявления степени удовлетворенности сотрудников

университетов новыми возможностями, полученными в результате

внедрения СЭД. Данные материалы позволяют понять проблемы, которые

возникают в ходе практического применения СЭД.

Практическая значимость магистерского исследования заключается

в обобщении опыта внедрения СЭД в УрФУ и РГППУ, выявлении

критериев оценки и факторов, влияющих на успешность внедрения и

эффективность реализации систем электронного документооборота. Этот

опыт может быть учтен в процессе внедрения СЭД в других организациях,

в частности в крупных вузах.

Намеченная цель и поставленные задачи магистерского

исследования определили структуру магистерского сочинения. Выпускная

квалификационная работа состоит из введения, двух глав и заключения.

Содержание основной части дополнено приложением.

1 Проект инструкции по делопроизводству ФГАОУ ВО РГППУ от 10.06.2013

17

В первой теоретической главе характеризуются основные

требования, предъявляемые к системам электронного документооборота,

выявляются и систематизируются преимущества, получаемые

организацией, в результате внедрения СЭД. А также характеризуется,

сформулированная на основе изучения журнальных публикаций,

методика оценки экономической эффективности внедрения СЭД.

Во второй прикладной главе характеризуются основные этапы

внедрения электронного документооборота и дается сравнительная

характеристика его результатов в УрФУ и в РГГПУ. В этой же главе

характеризуется эффективность внедрения СЭД в УрФУ и РГППУ,

выявляются и обобщаются факторы, определившие успешность

внедрения.

18

ГЛАВА 1. УСЛОВИЯ И РЕЗУЛЬТАТЫ ЭФФЕКТИВНОГО ВНЕДРЕНИЯ

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1. Основные требования, предъявляемые к системам электронного

документооборота

Эффективность внедрения системы электронного документооборота

во многом определяется правильным выбором СЭД. А этот выбор

зачастую бывает затруднен отсутствием четких требований к системе.

В 2011 году Минкомсвязи России были подготовлены и утверждены

«Требования к информационным системам электронного

документооборота федеральных органов исполнительной власти,

учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных

систем служебной информации ограниченного распространения»1.

Пока СЭД использовались исключительно как

внутриучрежденческие системы, их разноплановость и несовместимость

между собой, отсутствие четких требований к их структуре и функционалу

не были существенной проблемой. Но с началом перехода к единому

информационному пространству, организацией межведомственного

электронного документооборота необходимость унификации СЭД,

обеспечения их совместимости с общегосударственными системами

обмена документами, электронного взаимодействия и архивного хранения

выходят на первый план. Частично на решение вопросов взаимодействия

систем СЭД направлен ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного

1Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота

федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки

посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения : Приказ

Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 02.09.2011 N 221,

зарегистрировано в Минюсте России 15.11.2011 N 22304.

19

документооборота. Взаимодействие систем управления документами.

Требования к электронному сообщению»1.

Требования к информационным системам электронного

документооборота предназначены для федеральных органов

исполнительной власти, но в соответствии со ст. 11 Федерального закона

от 27.07.2006 N 149-ФЗ распространяются и на иные государственные

органы и органы местного самоуправления2.

Коммерческие организации имеют право организовывать СЭД по

собственному усмотрению, но, учитывая роль государства в нашей стране,

обычно все крупные и средние коммерческие организации ориентируются

на правила, установленные государством, для удобства взаимодействия с

государственными органами.

Требования носят рамочный характер. Поэтому в 2013 году по

заказу Федерального архивного агентства Всероссийским научно-

исследовательским институтом документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД) были разработаны архивоведческие и документоведческие

функциональные требования к информационным системам,

обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней

деятельности федеральных органов исполнительной власти3.

Требования к информационным системам электронного

документооборота определяют минимальный набор функций, который

должен присутствовать в СЭД, а также требования к организации

использования СЭД в учреждении.

1 ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем

управления документами. Требования к электронному сообщению. М., 2010. Стандартинформ. 2 Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон

от 27.07.2006 № 149-ФЗ // Консультант плюс URL:

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/ (дата обращения: 01.03.1017). 3 Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным

системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности

федеральных органов исполнительной власти. М., 2013. ВНИИДАД

20

Одно из главных требований к СЭД - ее масштабируемость как по

числу подключенных рабочих мест, так и по количеству содержащихся в

СЭД документов. Современные системы управления документами

используются практически всеми сотрудниками организации,

работающими с документами. Общая тенденция сегодняшнего дня –

использование, как стационарных рабочих мест, так и доступа к

документам с мобильных устройств, удаленный доступ к системе. Что

касается количества хранящихся в СЭД документов, следует учитывать,

что в системе хранятся не только окончательные оформленные и

подписанные документы, но и промежуточные рабочие версии. В

результате количество файлов, проектов документов и документов,

поступающих в СЭД, за год в несколько раз превышает суммарное

количество документов, регистрируемых службой ДОУ (входящих,

исходящих и внутренних). Требования предусматривают, что СЭД должна

обеспечивать хранение всех документов за период не менее 5 лет. Но на

практике приходится ориентироваться на сроки не менее 10 - 15 лет, так

как это тот период, в течение которого документы в электронной форме

продолжают активно использоваться.

Важный параметр СЭД - ее быстродействие. Если аппаратно-

программный комплекс (сервер СЭД) недостаточно производительный для

данного количества одновременно работающих в системе пользователей

и/или для данного объема базы данных (количества документов в системе),

то сотрудникам придется долго ждать открытия карточки документа или

самого документа. В результате производительность сотрудников будет

снижаться. Поэтому в Требованиях заложены временные параметры,

которым должна соответствовать производительность СЭД:

- время получения доступа к СЭД - не более трех секунд;

-время получения доступа к карточке, создаваемой при регистрации

документа и содержащей данные, описывающие контекст, содержание,

21

структуру документа, действия, совершенные с документом в ходе

подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, а также

идентификационные данные (метаданные), - не более пяти секунд.

В любой системе может случиться сбой, как программный, так и

аппаратный. Сбой в работе СЭД приводит к невозможности работы с

документами всех сотрудников организации. В связи с этим Требования

устанавливают жесткие рамки для времени простоя при сбоях и

перезагрузке СЭД - не более 30 минут. Кроме того СЭД должна

обеспечивать автоматическое уведомление пользователей о сбое в работе

системы. В первую очередь обычно настраивают автоматическое

уведомление через SMS и по электронной почте администратора и

технолога СЭД.

Еще одна распространенная ситуация: по какой-то причине документ

поврежден или случайно стерт пользователем. Требования

предусматривают, что в этом случае в течение 30 минут электронный

документ должен быть восстановлен из резервной копии. В организации, в

соответствии с Требованиями, должно быть не менее одной резервной

копии электронных документов, хранящихся в СЭД. Однако на практике

для обеспечения сохранности создают не менее двух резервных копий,

желательно на различных носителях. Это минимизирует риски потери

электронных документов.

Коэффициент надежности СЭД должен составлять не менее 0,981.

Еще один показатель - это уровень защищенности СЭД от

несанкционированного доступа. Ввиду высокой стоимости создания и

эксплуатации защищенных СЭД, с документами ограниченного доступа

обычно стараются работать в традиционном бумажном режиме. Если

1 Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота

федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки

посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения : Приказ

Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 02.09.2011 N 221,

зарегистрировано в Минюсте России 15.11.2011 N 22304. Ч 1. П3

22

документы ограниченного доступа составляют значительную долю

документов организации, для работы с ними устанавливают специально

выделенные компьютеры или отдельную защищенную сеть, не имеющую

соединения с открытой компьютерной сетью и Интернетом. Но и в этом

случае предусматривается работа с документами уровня ДСП, но никак не

с документами, содержащими государственную тайну.

Основная часть Требований к информационным системам

электронного документооборота - это описание того, как в СЭД должны

быть построены процессы документационного обеспечения управления.

Подчеркивается, что СЭД должна обеспечивать работу со всеми

видами и категориями документов и проектами документов организации.

СЭД, используемые государственными учреждениями, должны

обеспечивать взаимодействие с системами межведомственного

электронного документооборота (МЭДО), межведомственного

электронного взаимодействия (СМЭВ), другими информационными

системами1.

Работа СЭД должна соответствовать положениям ГОСТ Р ИСО

15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и

издательскому делу. Управление документами. Общие требования»2, в том

числе в области обеспечения аутентичности, целостности и достоверности

электронного документа.

СЭД должна соответствовать и требованиям, изложенных в

Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной

власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N

477 (п. п. 9 и 11 Требований)3.

1Там же. Ч 2. П 5.

2 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и

издательскому делу. Управление документами. Общие требования. М., 2007. Стандартинформ 3 Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти:

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 г. п. п. 9, 11.

23

СЭД должна обеспечивать все основные делопроизводственные

процессы:

- сохранение документа или сведений о документе (проекте

документа) в СЭД (его регистрацию или, в терминах Требований,

ввод документа в систему);

- доведение документа до исполнителя (пользователя СЭД);

- согласование документа;

- подписание документа;

- передачу (отправку) документа;

- хранение и учет документов, в соответствии с инструкцией по

делопроизводству в ФОИВ;

- контроль исполнительской дисциплины;

- подготовку справочных материалов;

-списание документов в архив1.

Иными словами, СЭД должна обеспечивать контроль исполнения,

информационно-справочную работу, текущее хранение и учет, включая

подготовку документов для передачи в государственный архив или на

депозитарное хранение.

Особенность автоматизированной системы делопроизводства - это

наличие функции протоколирования всех действий пользователей и

системных событий. Информация о том, что происходит в СЭД (создается

или регистрируется документ, просматривается файл, вносится правка)

сохраняется в специальных служебных файлах, что позволяет отслеживать,

кто и когда смотрел или правил документ (карточку документа).

В Требованиях прописана обязательность фиксации даты и времени

ввода документа в систему. Эта информация фиксируется как в

1 Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота

федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки

посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения : Приказ

Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 02.09.2011 N 221,

зарегистрировано в Минюсте России 15.11.2011 N 22304. Ч 2. П 6.

24

регистрационной карточке (метаданных по документу), так и в

контрольной информации (протоколе действий в СЭД)1.

В соответствии с п. 17 Требований протоколированию подлежит

информация обо всех действиях, совершенных с документами или

наборами документов, проектами документов, регистрационной карточкой

(метаданными). Это сведения:

- о пользователе СЭД ФОИВ, выполнившем действие;

- о дате и времени совершения действия;

- о вводе в СЭД документов, проектов документов;

- о перемещении раздела (подраздела) в классификационной схеме;

- об изменениях в указаниях по срокам хранения и последующих

действиях с документами;

- о действиях, выполненных администратором СЭД ФОИВ в ходе

экспертизы ценности документа, проводимой в соответствии с

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле

в Российской Федерации2»;

- о наложении и снятии запрета на уничтожение раздела

(подраздела) классификационной схемы;

- о любом изменении или уничтожении метаданных пользователем

СЭД;

- об изменениях прав доступа к документам;

- о передаче документов;

- об уничтожении документов;

- печати документа или метаданных.

Другими словами, СЭД должна позволять в любой момент получить

информацию о том, кто и когда открывал, просматривал, редактировал

1 Там же. Ч 2. П 13.

2 Об архивном деле в РФ: Федеральный закон от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ// Российская

газета. – 2004. –24 октября

25

документ или регистрационную карточку к нему, а также с какими

документами работал тот или иной сотрудник1.

Требования Минкомсвязи России делят делопроизводственные

процессы, поддерживаемые СЭД, на следующие группы:

а) обработка входящих и исходящих документов на бумажном

носителе, созданных или поступивших в организацию и включенных в

СЭД ФОИВ путем регистрации, сканирования и создания электронного

образа документов (включая документы, полученные посредством

почтовой связи, электросвязи и фельдъегерской связи);

б) обработка электронных документов, полученных или переданных

по системе межведомственного электронного документооборота;

в) обработка электронных документов, полученных или переданных

с использованием системы межведомственного электронного

взаимодействия;

г) обработка электронных документов, полученных или переданных

по электронной почте;

д) обработка внутренних документов в СЭД2.

В организациях, не являющихся государственными органами, п. п.

«б» и «в» отсутствуют, документы поступают только или по

традиционным каналам связи, или по электронной почте.

В случае поступления документа на бумаге ввод документа в СЭД

включает его регистрацию, сканирование и создание электронного образа

документа. В случае поступления документа в электронной форме ввод

1 Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота

федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки

посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения : Приказ

Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 02.09.2011 N 221,

зарегистрировано в Минюсте России 15.11.2011 N 22304. п. 17 2Там же. Ч 2. П 7.

26

документа в СЭД - это его загрузка в СЭД, регистрация с запретом

внесения изменений в поступивший1.

В организации может быть утвержден и включен в инструкцию по

делопроизводству перечень документов, для которых запрещено создание

их электронных образов, например, документы с грифом «ДСП», с

пометкой «личное», конфиденциальные документы и т.п. В случае

поступления такого документа он регистрируется в СЭД, но его

электронный образ не создается.

Для проектов электронных документов на каждом этапе их создания,

согласования и подписания осуществляется фиксация содержимого

документа путем создания версий документов и их прикрепления к

карточке документа.

СЭД должна поддерживать прикрепление к регистрационной

карточке любых форматов файлов. Это важно, так как СЭД обычно

используется много лет и за это время могут появиться новые версии

программ и, соответственно, форматы файлов, которые должны будут

также поддерживаться СЭД. СЭД должна позволять вводить в систему и

регистрировать файлы документов даже в том случае, когда приложение, в

котором был создан документ, на данном рабочем месте отсутствует (не

установлено). При этом некоторые наиболее распространенные форматы

СЭД должна уметь отображать обязательно. Это форматы: pdf, rtf, doc,

tiff.

СЭД должна позволять размещать документы в иерархической

схеме, состоящей из разделов и подразделов, в соответствии с которой

организуется систематизация и организация хранения документов в СЭД,

т.е. в соответствии с классификационной схемой. При этом, физически

документы размещаются на сервере (системе хранения) в порядке,

определяемом внутренней конфигурацией и принципами хранения файлов

1 Там же. Ч 2. П 8.

27

в данной СЭД, а классификационная схема - это просто поле в

регистрационной карточке, позволяющее быстро находить документы по

классификационным признакам. В качестве основы классификационной

схемы обычно используется номенклатура дел организации.

В регистрационной карточке каждого документа должны быть

определены те поля, которые обязательны для заполнения. При вводе

документа СЭД должна запрашивать у пользователя заполнение

обязательных полей (метаданных) (п. 13 Требований)1.

В ходе работы с документом в СЭД могут вводиться не только

резолюции, но и комментарии и поручения по документу. Для подписания,

а при необходимости и для согласования документа СЭД предусматривает

возможность подключения средств электронной подписи в соответствии с

Федеральным законом «Об электронной подписи»2.

При отправке документов традиционными способами в бумажном

формате СЭД обеспечивает надпечатку конвертов и печать списков

рассылки.

Сроки хранения документов, включенных в соответствующие

разделы (подразделы), устанавливаются в соответствии с Перечнем

типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе

деятельности государственных органов, органов местного самоуправления

и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом

Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 3.

В соответствии с установленными сроками хранения СЭД должна

обеспечивать следующие действия:

- хранить документ постоянно;

1 Там же. Ч 2. П 13.

2 Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 28.06.2014).

3 Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в

процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с

указанием сроков хранения. Приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558

28

- проводить экспертизу ценности документов;

- по завершении календарного года создавать следующие документы

по установленной форме: акт о выделении к уничтожению документов

(разделов) с истекшими сроками хранения и описи на документы

постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения;

- выделять документы к уничтожению (удалять из системы) с

сохранением в СЭД информации о выделении документов к уничтожению;

- передавать документы на хранение в другое хранилище

(автоматизированную систему), в том числе экспортировать годовые

разделы документов постоянного срока хранения для передачи на

хранение в государственные архивы и экспортировать годовые разделы

документов по личному составу для передачи в архивы документов по

личному составу1.

На практике передача документов организации на государственное

хранение требует обеспечения совместимости СЭД по формату экспорта

годового раздела с программным комплексом «Архивный фонд»,

используемым в государственных и муниципальных архивах.

В Требованиях содержится положение об обеспечении сроков

хранения с длительностью не менее чем до ста лет. Однако в настоящее

время такие технологии находятся в стадии проработки, и не известна ни

одна СЭД, которая могла бы обеспечить сама по себе такие большие сроки

хранения юридически значимых документов в электронной форме2.

Рассмотренные Требования Минкомсвязи России дополняют

разработанные ВНИИДАД Архивоведческие и документоведческие

функциональные требования к информационным системам,

обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней

1 Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в

процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с

указанием сроков хранения. Приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 2 Кузнецов С.Л. Требования к системам электронного документооборота // Управление

персоналом. URL: http://www.klerk.ru/buh/articles/397298/ (дата обращения 01.05.2017)

29

деятельности федеральных органов исполнительной власти. Они важны

как для работников делопроизводственных служб, так и для сотрудников

IT-подразделений (ИТ), обеспечивающих внедрение или настройку систем

электронного делопроизводства и документооборота (СЭД).

В целом рассмотренные Требования к информационным системам

электронного документооборота федеральных органов исполнительной

власти можно и нужно использовать и не только на стадии выбора,

внедрения и первичной настройки СЭД. Эти требования можно

использовать и для анализа уже функционирующих СЭД, для

определения соответствия СЭД, используемой в конкретной организации,

современным требованиям.

Среди основных критериев, по которым наиболее часто на практике

проводится выбор информационной системы для автоматизации

документооборота, можно назвать:

- автоматизацию работы необходимого количества пользователей в

комплексе с выполнением требований по быстродействию,

отказоустойчивости, безопасности;

- автоматизацию определенного перечня процессов и процедур

(определение потенциальной области автоматизации);

- организацию удаленной работы пользователей с документами и

информацией;

- необходимость интеграции новой системы в информационную

среду компании (множество вариантов решения в зависимости от

целей);

- организацию хранения большого массива документов и

информации в электронном виде;

- возможность применения «облачных» технологий» в комплексе с

выполнением условий по информационной безопасности;

30

- необходимость организации удаленной работы пользователей

(речь идет о территориально распределенной структуре компании);

- необходимость автоматизации документооборота компании со

сложной структурой управления (корпорации, холдинги);

- наличие профессиональной проектной команды у компании ‒

поставщика решения;

- возможность предоставления услуг по технической поддержке;

- сроки реализации проекта;

- стоимость владения системой.

В конечном итоге соответствие СЭД критериям перечисленным выше

(наряду с соблюдением прочих условий) определяет эффективность

реализации системы.

Если рассматривать потребность автоматизации основных процессов

управления документами (регистрация входящей и исходящей

корреспонденции; согласование, регистрация и контроль исполнения

организационно-распорядительных документов, работа с договорными

документами) для большого количества пользователей (1000 человек и

более), становится очевидным, что с решением такой задачи может

справиться далеко не каждая СЭД. Решение таких задач «по плечу» только

системам корпоративного класса. Системы этого класса не только

предоставляют возможность большому количеству пользователей

одновременно создавать, согласовывать, регистрировать документы,

обращаться к ним, работать с системой поиска, но и позволяют хранить

значительные массивы данных и информации, гибко управлять ими

(менять маршруты их движения и условия работы с ними при

необходимости).

При внедрении системы важно не только знать, сколько

пользователей будет работать в СЭД, но и определить, какие роли каждый

из них будет выполнять. От того, насколько полноценно и корректно будет

31

проведена эта работа, будет зависеть не только настройка системы, но и,

возможно, стоимость лицензий. Многие современные СЭД позволяют

стандартно организовать работу с документами разным группам

пользователей: непосредственным участникам процедур и процессов

управления документами, сотрудникам, задействованным в

сопровождении и технической поддержке системы. В каждом конкретном

случае группы пользователей или технического персонала, работающего с

системой, определяются в зависимости от целей и задач, которые ставятся

при реализации проекта.

Дополнительно необходимо обратить внимание на такие критерии

выбора СЭД, как быстродействие и отказоустойчивость. Скорость работы

подходящей по классу системы напрямую зависит не только от самой

системы и сделанных в ней настроек, но и от ИТ-инфраструктуры (от

серверной части, от персональных компьютеров и базового программного

обеспечения, которое на них установлено, от сетей и сетевого

оборудования). Данный критерий является важнейшим с точки зрения

организации использования системы, и его необходимо рассматривать

комплексно. Желательно еще на подготовительном, предпроектном этапе,

когда выбор и внедрение системы только планируется, учесть этот

критерий при формировании требований к системе. К формированию

требований к системе желательно привлекать не только специалистов в

сфере управления документов, представителей других категорий будущих

пользователей системы, но и специалистов сферы ИТ-технологий и

информационной безопасности. Игнорирование мнения этих

специалистов может привести к срыву реализации проекта. Вместе с тем,

критерий, включающий требования по автоматизации работы заданного

количества пользователей (включая учет требований по безопасности и

отказоустойчивости системы), не является единственно важным при

выборе СЭД.

32

Каждая компания при выборе и внедрении системы ставит свои

цели. В связи с этим важнейшим критерием выбора системы является

потенциальная область автоматизации или выработка понимания, какие

именно процессы и процедуры компании нужно автоматизировать в

результате внедрения конкретной СЭД. Соответствие системы

электронного документооборота потребностям конкретной организации

является важнейшим условием эффективности ее внедрения и реализации.

1.2. Преимущества, получаемые организацией, в результате внедрения

СЭД.

Вместе с ростом численности работающих и усложнением

управленческих процессов в организации увеличивается и объем

документации. Если количество документов превышает пороговое

значение, процессы работы с документами выходят из-под контроля,

перестают быть управляемыми и, как следствие, начинают тормозить

развитие организации. В этот момент руководство организацией и осознает

важность и необходимость внедрения СЭД.

Руководители организаций по-разному воспринимают

необходимость автоматизации документооборота1. Некоторые ждут от

СЭД ускорения и оптимизации документооборота, другие – повышения

качества управленческих решений, отражающихся в организационно-

распорядительных документов, третьи – повышения эффективности

работы менеджеров и специалистов, имеющих непосредственное

отношение к созданию и использованию документов в ежедневной работе.

Множество российских организаций уже внедрили системы

электронного документооборота. Их опыт позволяет оценить достоинства

данной технологии работы с документами, выявить основные результаты

1 Бобылева М.П. Управленческий документооборот. От бумажного к электронному.

Науч.методич.пособие, – изд-во МЭИ, 2010. – 144 с.

33

ее внедрения. Постепенно происходит и научное осмысление процессов

внедрения и реализации систем электронного документооборота.

Результаты внедрения СЭД в значительной степени зависят от

правильности выбора системы и правильности проведения процесса

внедрения. Если указанные условия соблюдены, в результате внедрения

СЭД организация получает определенные преимущества.

Получаемые преимущества, с некоторой долей условности, принято

подразделять на два типа: тактические и стратегические 1.

Тактические преимущества внедрения СЭД достаточно легко

определить и измерить, в том числе в денежном выражении. Эти

преимущества связаны с сокращением различных затрат. Организация,

перешедшая на электронную технологию документационного

обеспечения, получает следующие основные тактические преимущества:

Во-первых, сокращается время, затрачиваемое различными

категориями персонала на поиск документов и информации. Это весьма

существенное преимущество, поскольку оно позволяет повысить

производительность труда управленческого персонала, высвободить время

для более продуктивной деятельности2. Происходит сокращение времени

на выполнение других рутинных операций по работе с документами. Как

следствие, повышение производительности труда офисных работников,

увеличение общего количества выполняемых работ.

Во-вторых, сокращаются затраты на изготовление и копирование

документов, в том числе на бумагу, приобретение и сервисное

обслуживание копировально-множительной техники. На одной научной

конференции было сказано о трехкратном сокращении затрат на

1Бобылева М.П. Управленческий документооборот. От бумажного к электронному.

Науч.метод.пособие – изд-во МЭИ, 2010. – 144 с. 2Преимущества перехода на систему электронного документооборота (СЭД).[Электронный

ресурс]:http://www.eos.ru/dopinfo/preimushhestva_jelektronnogo_dokumentooborota.php (дата обращения

25.05.2015)

34

расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов после

внедрения в организации СЭД.

В-третьих, минимизируются затраты на доставку информации в

бумажном виде. Отпадает необходимость в содержании курьерского

персонала. Сотрудникам организации не приходится тратить рабочее

время на хождение по кабинетам со служебными записками, проектами

приказов или документами на командирование.

В-четвертых, сокращается место необходимое для хранения

документов, высвобождается пространство офиса. У сотрудников нет

необходимости хранить целые дублетные дела, состоящие из бумажных

копий документов, которые могут им потребоваться в работе. Они могут

быстро найти необходимые документы в электронной форме

непосредственно со своего рабочего места. Как следствие, сокращаются

арендные платежи и затраты на современные средства хранения бумажных

документов (шкафы, стеллажи).

Тактические преимущества внедрения СЭД связаны с сокращением

затрат времени, места, финансовых расходов. Впрочем, экономия рабочего

времени сотрудников и офисных площадей достаточно легко может быть

переведена в денежное выражение. Иными словами, внедрение системы

электронного документооборота позволяет экономить средства и ресурсы.

Эти преимущества достаточно легко определить и измерить.

Измеряемые в денежном выражении они могут быть просчитаны на основе

подсчета того, сколько можно сэкономить бумаги и других расходных

материалов, сколько убрать шкафов для хранения документов, сколько

площадей освободить, сколько человеко-часов сэкономить.

Экономический эффект, обусловленный тактическими

преимуществами, принято называть прямым эффектом. Прямой эффект

связан с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т.

д.

35

Приведенные преимущества подтверждаются рядом общеизвестных

экспертных оценок, но точность этих оценок спорна. В расчетах часто не

учитывается необходимость существования бумажных документов. Как

правило, речь идет о наиболее значимых и важных для деловой

деятельности документах, таких как документы на собственность,

уставные документы, документы, удостоверяющие права граждан,

крупные контракты и т.д1. Хотя ситуация постоянно меняется и сфера

использования электронных документов постоянно расширяется.

Зачастую в организациях возникает двойной документооборот,

бумажный и электронный. Существование такого параллельного

документооборота характерно, например для органов государственной

власти и местного самоуправления.

На практике затраты на бумагу, возможно, сокращаются. Но

сокращение затрат на приобретение и сервисное обслуживание

копировальной техники и расходных материалов для этой техники пока

незначительно.

Аналитики компании «Электронные офисные системы»

(разработчики известной СЭД «Дело») в подтверждении перечисленных

преимуществ ссылаются на результаты проведенных исследований

компанией SiemensBusinessServicesand IT Solutions2. После внедрения

СЭД производительность труда персонала увеличивается на 20-25% 3.

Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в

сравнении с бумажными. По мнению экспертов компании DELPHI около

15% всех бумажных документов безвозвратно теряется и сотрудники

1Храмцовская Н.А. Смешанный документооборот в России: особенности текущего момента.

[Электронный ресурс]: «Секретарь-референт» № 10, 2016. URL: http://www.profiz.ru/sr/10_2016/ (дата

обращения 25.07.2016) 2Преимущества перехода на систему электронного документооборота (СЭД).[Электронный

ресурс]:http://www.eos.ru/dopinfo/preimushhestva_jelektronnogo_dokumentooborota.php (дата обращения

25.05.2015) 3Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

[Электронный ресурс]: http://www.cs-consult.ru/products/delo.html (дата обращения 16.12.2015)

36

тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Эксперты

компании Coopers&Lybrand считают, что организации делают в среднем 19

копий каждого документа и что почти 7.5% всех документов теряется

безвозвратно.

Стратегические преимущества внедрения СЭД связаны с

улучшениями в ключевых управленческих и бизнес-процессах. Например,

с ростом оборота или прибыли в коммерческих организациях, с

ускорением принятия управленческих решений, повышением качества

этих решений, расширением круга, ускорением и повышением качества,

предоставляемых услуг в государственных и муниципальных органах

управления. По самой природе этих преимуществ их гораздо труднее

измерить.

К стратегическим преимуществам внедрения принято СЭД

относить:

Во-первых, сокращение сроков принятия управленческих решений и

повышение качества этих решений за счет оперативной и качественной

информационной поддержки, многократного ускорения поиска

документов и информации. А сегодня многие системы позволяют

получать и аналитическую информацию.

Во-вторых, появление возможности коллективной работы над

документами, что невозможно или крайне затруднено при бумажном

делопроизводстве.

В-третьих, повышение безопасности информации, обеспечение

сохранности документов и удобства их хранения, за счет хранения в

электронном виде на сервере. Исключение несанкционированного доступа

к информации за счет того, что каждому пользователю системы

назначаются свои полномочия доступа к информации;

В-четвертых, качественное улучшение контроля исполнения

документов и поручений, возможность систематизации результатов

37

контроля и выявления «узких мест» в документообороте и работе

персонала.

В-пятых, формирование единого информационного

(документационного) пространства организации; возможность

централизованного отслеживания хода каждого документированного

управленческого процесса при максимальной децентрализации работы с

документами, когда каждый пользователь системы работает с

документами непосредственно на своем рабочем месте.

В-шестых, обеспечение мобильности руководства предприятием и

работы самого предприятия.

В-седьмых, возможность выполнения новых типов работ или

выполнения традиционных работ по-новому. Яркий пример –

принципиальное изменение процедур контроля исполнения документов и

поручений в условиях СЭД.

Иными словами, стратегическим преимуществом внедрения СЭД

является наведение порядка в работе с документами, существенная

оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия

управленческих решений, повышение управляемости организацией.

Существуют и иные преимущества, которые дает внедрение СЭД.

Они не всегда проявляются в явном виде, но влияют на эффективность

деятельности организации в целом. Прежде всего, это повышение уровня

профессиональной подготовки персонала и повышение привлекательности

офисного труда. Идеально продуманная СЭД позволяет уменьшить

зависимость от индивидуального технологического опыта персонала.

Как отмечалось, стратегические преимущества гораздо труднее

измерить и, тем более, перевести в денежный эквивалент. При расчете

экономической эффективности его принято называть косвенным

эффектом.

38

Косвенный эффект связан с преимуществами для

функционирования организации, которые дает система электронного

документооборота: прозрачность управления, повышение

исполнительской дисциплины, ускорение и повышение качества

управленческих решений и др. Косвенный эффект, в литературе часто

называют управленческим эффектом или опосредованным экономическим

эффектом. Рассчитать эту составляющую эффективности очень сложно.

Действительно, практически невозможно сколько-нибудь точно оценить в

денежном эквиваленте, например, повышение исполнительской

дисциплины. Долгое время считалось, что перевести управленческий

эффект в категории экономической эффективности вообще невозможно.

Не следует упускать из виду и то обстоятельство, что внедрение и

эксплуатация системы электронного документооборота требует

значительных затрат. Это и стоимость программного обеспечения и

аппаратной платформы, затраты на организационное обеспечение

внедрения системы и ее сопровождение, расходы на обучение персонала и

т.п.

Российское общество переживает сложный период перехода от

одних технологий к другим. В каждой организации и в каждой отрасли

этот процесс идет по-разному. В результате чего возникает

многоукладность в работе с документами и информацией. Рядом

существуют организации, которые до сих пор в основном используют

бумажный документооборот, и те, у которых бумажных документов почти

не осталось.

Итак, главным результатом внедрения СЭД является повышение

эффективности работы каждого работника и организации в целом. Но для

получения максимального эффекта от внедрения СЭД, организация

должна минимизировать параллельное использование одной и той же

информации и документов в бумажном и электронном виде.

39

1.3. Методика оценки экономической эффективности внедрения СЭД

Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения

системы автоматизации достаточно сложно, так как приходится учитывать

большое количество факторов и обрабатывать значительный объем

информации. Чем сложнее и масштабнее система, тем сложнее

количественно оценить ее экономическую эффективность.

Как упоминалось, экономический эффект от внедрения СЭД принято

делить на две части:

- прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией

расходов;

- косвенный эффект, связанный с преимуществами для

функционирования организации, которые дает система.

Представление об экономическом эффекте от внедрения в

организации СЭД на этапе предпроектной проработки можно получить на

основе некоторых гипотетических расчетов. Получение более точных

цифр требует проведения комплексного обследования предприятия и

апробирования модели СЭД на одном из структурных подразделений.

Для того, чтобы представить возможный экономический эффект от

внедрения системы электронного документооборота, воспользуемся

следующими гипотетическими расчетами на основе оценки труда

сотрудника при работе с документами по традиционной бумажной

технологии1:

Среднестатистический сотрудник выполняет в день 10 операций по

поиску различных документов.

- Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты.

1 Глухов В. В. Оценка возврата от инвестиций в технологии электронного управления

документами // Экономика знаний – СПб.: Питер. –2003. –528 с

40

- В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ. В случае,

если документ не был найден сразу на его поиски тратится еще 2

минуты дополнительно.

- Средняя годовая зарплата $12.000 в год ($1.000 в месяц)

- Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%

Расчет экономии после внедрения СЭД будет выглядеть следующим

образом:

(10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час.х 60

мин.) х $24.000

Следовательно, внедрение СЭД приносит $1.100 экономии в год в

расчете на одного сотрудника. Если в организации работает 100

сотрудников, работающих с документами, экономия составит $110.000 в

год.

Косвенный экономический эффект оценить очень сложно. Подобная

оценка всегда является экспертной, и, следовательно, ее можно легко

поставить под сомнение.

Парадокс состоит в том, что в действительности косвенный эффект

существенно превышает непосредственную экономию от внедрения

системы в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат.

Приведем еще пример экспертного расчета1. Предположим, что

имеется организация с N сотрудниками. Подсчитаем все расходы на

внедрение системы.

Для этого введем некоторые предположения и обозначения:

Стоимость L одной лицензии ПО - в диапазоне от 150 до 800 долл. на

рабочее место и в существенной степени зависит от числа закупаемых

лицензий, то есть - от количества рабочих мест в системе.

1 Романов Д.А. Как оценить экономическую эффективность системы электронного

документооборота [Электронный ресурс] PRO-делопроизводство

URL: https://www.sekretariat.ru/article/108108-kak-otsenit-ekonomicheskuyu-effektivnost-sistemy-

elektronnogo-dokumentooborota (дата обращения 11.03.2016).

41

Стоимость H дополнительной техники, необходимой для внедрения

системы (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.) - величина, в

большинстве случаев практически пропорциональная N.

Пропорциональность соблюдается, если не требуется закупка дорогой

специализированной техники, например, промышленных сканеров.

Коэффициент пропорциональности, зависит от текущей степени

оснащенности техникой.

Пусть до начала работ на одного сотрудника приходится техники

примерно на 1500 долл. (берется стоимость техники, находящейся в

среднем ценовом диапазоне). Коэффициент недооснащенности может быть

от 10 до 40%, по большинству организаций эта цифра вряд ли больше.

Стоимость работ по внедрению системы V. Эта величина не

пропорциональна размеру организации, но, естественно, находится в

определенной зависимости от него. Стоимость внедрения в существенной

степени зависит от того, как будет организовано внедрение, чьими силами

оно будет проводиться, во сколько этапов. Чтобы внести какую-то

определенность, предположим, что стоимость внедрения равна следующей

величине: V=M*W + M*W*F(N),

где:

M – это количество человеко-месяцев, нужное для осуществления работ по

внедрению - обычно от 4 до 6 человеко-месяцев;

W – средняя стоимость 1 месяца работ, включающая работы по проработке

требований, созданию проекта внедрения, доработке ПО, инсталляции и

обучению.

Второе слагаемое, зависящее от F — функции характеристики

размера организации, служит «поправкой», позволяющей учесть в

расходах усложнение задачи за счет величины размера организации.

Поведение этой функции качественно похоже на логарифм от

величины N.

42

Характер функции F – зависимости величины коэффициента для

расчета поправки к V – стоимости работ при учете числа рабочих мест

системы

Еще одна статья расхода, которую необходимо учесть, это расходы

на администрирование и сопровождение системы. Они могут составить до

15-20% от стоимости системы в год.

Предположим, что прямая экономия средств включает только

стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении системы, и стоимость

сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы,

поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки

окупаемости. Эти расходы существенно варьируются в зависимости от

вида деятельности организации, поэтому расчеты будут носить

существенно априорный характер усредненных оценок.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно

подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и

усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе

простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один

средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных

листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц,

которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть

меньше одного полного документа, то есть 4-5 страниц, иначе этот

сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с

точки зрения внедрения СЭД. Разброс получается большой, поэтому для

практического подсчета лучше получить данные по закупке писчей бумаги

из бухгалтерии.

Для грубой схемы (тем более что этот фактор явно не будет

значимым в общем балансе доходов и расходов) положим, что на одного

сотрудника средней организации приходится 25 страниц в день.

43

Если P — стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией

(ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят 21*25* P*N.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить сложнее.

Она складывается из следующих факторов:

Экономия усилий за счет повторного использования существующих

документов.

Экономия времени на поиск нужных документов за счет

систематизации документов и эффективных средств поиска

информации.

Ускорение бизнес-процессов за счет автоматизации, формализации и

контроля исполнительской дисциплины.

Попытаемся перевести эти факторы в конкретные оценки. Проведем

экспертную оценку.

Любая организация постоянно занимается решением достаточно

похожих друг на друга задач, очевидно, что возможность повторного

использования существующих документов весьма реальна.

Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения)

такое повторное использование – устоявшаяся практика в большинстве

мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических

обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, процент

повторного использования в большинстве случаев равен нулю.

Практически для любого документа в достаточно давно

существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего от

прототипа можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по

трудозатратам на создание), остальное – специфика отдельного случая,

которая требует продумывания и принятия решений.

Будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%.

Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых

документов примерно 30% своего рабочего времени (этот параметр нигде

44

не измерялся, но является достаточно близким к истине), то общая

экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% от их полного

рабочего времени.

Экономия времени на поиск документа достаточно хорошо измерена.

Называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника.

Вероятно, в реальности эта цифра меньше.

Для определенности возьмем 5%.

Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум

факторам составит примерно 12%.

Ускорение бизнес-процессов – очевидная выгода от внедрения СЭД,

но она тяжело поддается априорной оценке.

Предположим, что при бумажном документообороте почта

сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким

образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить

инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения

только увеличивает этот срок.

Контроль задержки исполнения по отдельным документам

невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины

отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности.

При внедрении СЭД документы передаются в следующую

инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем-либо из

исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку

исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры.

С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее

трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения

документов, которые проходят через многостадийное утверждение и

согласование, может быть сокращено в несколько раз.

Использованные в приведенных расчетах цифры, естественно,

являются условными.

45

Предположим, что в организации работает 50 чиновников

различного ранга.

Сначала оценим стоимость внедрения. Допустим, что стоимость

лицензии ПО в пересчете на рабочее место при данном объеме L=300 долл.

Стоимость ПО составит 15 000 долл.

Допустим, требуется дооснащение техникой на 20%. Стоимость

дополнительного оборудования в этом случае составит примерно

H=0,2*1500 долл.*50= 15 000 долл.

Предположим, что у организации есть собственный штат

сотрудников, способных организовать внедрение системы, и ей нужно

только привлечь консультанта для решения наиболее сложных проблем.

Объем работ по внедрению информационных систем такого класса

составит порядка пяти человеко-месяцев. Из них примерно два человеко-

месяца – работа консультанта, которая стоит дороже. Добавим еще два

человеко-месяца с учетом достаточно большого количества сотрудников в

организации. Средняя стоимость собственного персонала типичного

ведомства – примерно 400 долл. в месяц. Стоимость консультанта в

зависимости от условий предоставления услуг – от 2000 до 6000 долл. в

месяц. Для определенности положим, что она равна 5000 долл. Итого

получаем оценку стоимости работ по внедрению: около 12 000 долл.

Таким образом, суммарные расходы по внедрению такой системы при

разумной организации процесса могут составить 42 000 долл. Стоимость

сопровождения составит еще около 16 000 долларов за два года. Получаем

58 000 долларов расходов за два года.

Теперь оценим прямой экономический эффект от внедрения.

Для определения стоимости тиражирования документов положим, что

один напечатанный в организации лист стоит примерно 0,02 долл. Тогда в

месяц организация расходует примерно 525 долл. на бумагу.

46

Наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат, по нашим

предположениям, составила величину около 20%. Исходя из средних

месячных расходов на одного сотрудника в типовом ведомстве в 400 долл.

можно считать, что внедрение СЭД позволяет сэкономить 50 чел.*400

долл. *0,2 = 4000 долл. в месяц.

При общих расходах на внедрение и эксплуатацию за два года в

размере 58 000 долл. Срок окупаемости СЭД составит менее двух лет. Это

достаточно хороший показатель.

Безусловно, к приведенный выше подсчет, можно легко оспорить.

Во-первых, стоимость внедрения СЭД может оказаться выше в несколько

раз — в зависимости от того, какая форма внедрения будет выбрана, и

насколько требования организации отличаются от возможностей, уже

заложенных в систему.

Во-вторых, эффективность от внедрения может быть не столь

очевидной, хотя, 20% экономии усилий – вполне достижимая величина

для организации, постоянно работающей с документами. Надо учитывать,

что если объем работы с документами в организации недостаточен для

того, чтобы можно было говорить о столь существенной экономии

ресурсов, то и требования к системе будут существенно более простыми, а

значит, стоимость внедрения, модернизации техники и т. д. может

оказаться гораздо ниже.

Не смотря на то, что различные СЭД практически используются в

нашей стране уже более 25 лет научное осмысление и методическая база

разработки, внедрения и реализации этих систем пока недостаточна.

Многие вопросы являются дискуссионными. По многим проблемам

общая точка зрения только формируется.

К серьезной научной проработке отдельных проблем, например,

проблем расчета экономической эффективности, только приступают.

47

В этих условиях очень интересен опыт внедрения СЭД в конкретных

(особенно крупных со сложной структурой) организациях, оценка

эффективности внедрения. Пример этих организаций может иметь

большое значение при учета факторов, обеспечивающих успешное

внедрение СЭД.

48

ГЛАВА 2. СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ХОДА И РЕЗУЛЬТАТОВ

ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В УРФУ И

РГГПУ

2.1. Этапы внедрения электронного документооборота в УрФУ и РГГПУ

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД), как уже

отмечалось, – это проект, реализация которого включает ряд

последовательных взаимосвязанных этапов.

Рассмотрим это на примере двух крупных екатеринбургских вузов, а

именно Уральского федерального университета имени первого Президента

России Б. Н. Ельцина (УрФУ) и Российского государственного

профессионально-педагогического университета.

Цели, задачи, условия внедрения СЭД в этих вузах были схожи, но

имели свои существенные особенности.

Отправной точкой любого преобразования является осознание

потребности в этом преобразовании. Осознание руководством организации

потребности во внедрении СЭД является необъемлемой составляющей

первого этапа внедрения и необходимым условием успешности внедрения.

Руководство Уральского федерального университета принимало

решение о внедрении СЭД в сложных условиях.

В результате слияния двух крупных университетов УрФУ стал

крупнейшим на Урале высшим учебным заведением. В 2015 году в

УрФУ одновременно обучалось 24199 студентов, а количество

выпускников составило 81361. В новом Университете не только

увеличилось количество студентов и сотрудников, но и усложнилась

структура управления, что привело к усложнению решения

1 Абитуриент [Электронный ресурс] Федеральное государственное автономное образовательное

учреждение высшего профессионального образования "Уральский федеральный университет имени

первого Президента России Б.Н. Ельцина" (УрФУ) URL:

http://www.edu.ru/abitur/act.3/ds.1/isn.705/index.php (дата обращения 31.04.2017)

49

управленческих задач. В частности, существенно замедлилось

согласование проектов распорядительных и иных документов, доведение

изданных документов до непосредственных исполнителей, усложнился

контроль исполнения документов и поручений.

Стало ясно, что в условиях традиционной технологии решить

возникающие проблемы невозможно. В целях повышения эффективности

административного управления руководством Университета было принято

решение о внедрении единой системы электронного документооборота

УрФУ. Это решение было принято в полном соответствии с Программой

развития Уральского федерального университета, в которой серьезное

внимание уделяется развитию организационной структуры и

модернизации административного управления1.

Российский государственный профессионально-педагогический

университет (РГППУ) федеральное государственное автономное

образовательное учреждение высшего образования. По численности

сотрудников и студентов уступает Уральскому федеральному

университету. Количество одновременно обучаемых в РГППУ студентов в

2015 году составляло 3501, а количество выпускников – 22052.

Но многочисленные структурные преобразования усложнили

управленческую деятельность, затрудняя координацию деятельности,

входящих в структуру Университета институтов, колледжа, филиалов и

представительств. Основным методом повышения эффективности

управления представлялся переход на электронную технологию

документооборота.

1 О создании федеральных университетов в Северо-Западном, Приволжском, Уральском и

Дальневосточном федеральных округах: указ Президента Российской Федерации от 21 октября 2009 г.

№ 1172 // Консультант плюс

URL:http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=EXP;n=464988#0 (дата обращения

01.05.2016) 2Абитуриент [электронный ресурс] Федеральное государственное автономное образовательное

учреждение высшего образования «Российский государственный профессионально-педагогический

университет» (РГППУ). URL:http://www.edu.ru/abitur/act.3/ds.1/isn.704/index.php (дата обращения

31.04.2017)

50

Следующим шагом на пути к электронному документообороту

является формирование рабочей группы – команды внедрения. Внедрение

СЭД, как и любой иной проект, реализуется определенной командой,

участники которой выполняют определенные функции. Очень важным

моментом, залогом успеха является правильный выбор руководителя

проекта. Руководитель проекта должен хорошо ориентироваться в

предметной области: знать не только бизнес-процессы компании (что

совершенно необходимо), но и организацию документационного

обеспечения управления, техническое и программное оснащение

организации.

В Уральском федеральном университете рабочая группа была

сформирована приказом ректора. В состав рабочей группы вошли П.В.

Мезенцев, зам. проректора по ОВ и Р; Н.В. Гончарова, начальник УД и

ОВ; А.Д. Зорина, зам. начальника Управления стратегического развития и

маркетинга; А.Л. Неволина, директор ЦАР; Т.Е. Вихренко, начальник

ОДОУ; А.М. Сысков, начальник Управления информатизации; ряд других

специалистов. Координировала деятельность рабочей группы начальник

Управления делопроизводства и общих вопросов Н.В. Гончарова, что,

несомненно, было правильным решением, поскольку она прекрасно

ориентировалась во всех проблемах документационного обеспечения

управления УрФУ.

Рабочей группе было поручено разработать Устав проекта

«Внедрение системы электронного документооборота»1.

В РГППУ решение о переходе на электронный документооборот

было принято после автоматизации работы бухгалтерии. Еще в 2009 году

Отдел бухгалтерии перешел на работу в системе «1С: Бухгалтерия»,

внедрив конфигурацию «Бухгалтерия предприятия». Конфигурация

предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учёта,

1Устав проекта "Внедрение системы электронного документооборота" версия 1.0. Приказ

ректора УрФУ от 07.07.2012 № 565/03.

51

включая подготовку обязательной (регламентированной) отчётности в

соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Внедрение прошло успешно, без особых проблем. После автоматизации

работы бухгалтерии в РГППУ возросло количество электронных

документов.

Можно констатировать, что в вузе появились элементы смешанного

(бумажно - электронного документооборота), Рассылка электронных

документов осуществлялась посредством электронной почты.

После достаточно успешной автоматизации бухгалтерской

деятельности Совет по качеству и Научно-методический совет

Университета принимают решение об автоматизации документооборота

всего вуза1. По сути, предполагалось развить систему автоматизации

бухгалтерии до полноценной системы электронного документооборота

вуза.

Рабочей группы или иной команды внедрения сформировано не

было. Не было разработано ни проекта, ни плана внедрения СЭД. Работа

велась «в рабочем порядке» силами работников «Управления

документацией» при участии сотрудников институтов ГЭСО (институт

гуманитарного и социально-экономического образования) и ИПО

(институт инженерно-педагогического образования)2. Высшее

руководство вуза, прежде всего ректорат, с самого начала не проявляли

особого интереса к процессу внедрения СЭД. В связи с этим, нормативные

документы, связанные с процессом внедрения СЭД, практически не

издавались.

В Уральском федеральном университете рабочей группой был

разработан Устав проекта «Внедрение системы электронного

документооборота» в рамках Подпрограммы реализации мероприятия 5.1.

1 Протокол заседания Совета по качеству РГППУ от 26.07.2013 № 18.

2О составе совета по качеству РГППУ. Приказ ректора РГППУ от 26.09.2012 № 586

52

Развитие организационной структуры университета»1. Устав был

утвержден на заседании Координационного совета Программы развития

УрФУ2. Решением Координационного совета проект включен в перечень

стратегических, поскольку направлен на реализацию приоритетной задачи

– повышение эффективности и автоматизация управленческих

процессов3. Таким образом, руководство УрФУ с самого начала уделяло

повышенное внимание реализации этого проекта, что способствовало его

успешной реализации и дальнейшему развитию.

Цель внедрения СЭД УрФУ - повышение эффективности

управленческой деятельности за счет совершенствования

делопроизводства как технологии управления. Задачи реализации проекта:

повышение качества и оперативности процессов

документирования и организации работы с документами;

снижение трудовых и временных затрат на документационное

обеспечение управления;

объединение в единый делопроизводственный цикл всех

структурных подразделений Университета, включая территориально

удаленные;

обеспечение оперативного разграниченного доступа к

документационным ресурсам;

постепенный переход к электронному (безбумажному)

документообороту4.

Важнейшей составляющей предпроектного этапа перехода на

электронный документооборот является экспертное (или информационное)

обследование документной деятельности организации, т.е. анализ

1 Устав проекта "Внедрение системы электронного документооборота" версия 1.0. Приказ

ректора УрФУ от 07.07.2012 № 565/03. 2Протокол заседания Координационного Совета Программы развития УрФУ от

26.07.2012 № 58. 3 Там же.

4Устав проекта «Внедрение системы электронного документооборота» версия 1.0. Приказ

ректора УрФУ от 07.07.2012 № 565/03.

53

структуры делопроизводственной службы и делопроизводственного

обслуживания, текущего состояния делопроизводства. Цель обследования

– выявление необходимой степени реорганизации на основе детального

анализа текущей ситуации. Задача этого этапа - описание существующей

системы документооборота. Результатом обследования является

соответствующий отчет1.

Предпроектное обследование текущего состояния

документооборота УрФУ проводилось сотрудниками Управление по

делопроизводству и общим вопросам (УДиОВ) с привлечением сторонних

консультантов ЗАО «ФИНЭКС качество»2.

Важной составной частью предпроектного обследования является

выявление потребностей различных категорий пользователей будущей

СЭД. Как правило, для этого используется метод анкетирования.

Управлением по делопроизводству и общим вопросам УрФУ были

разработаны анкеты (Приложение № 1) и проведено анкетирование, целью

которого было выявление потребности потенциальных пользователей

системы электронного документооборота и определение приоритетных

функций системы на каждом уровне управления Университетом.

Управлением по делопроизводству и общим вопросам УрФУ были

разработаны анкеты (приложение № 2) и проведено анкетирование, целью

которого было выявление потребности потенциальных пользователей

системы электронного документооборота и определение приоритетных

функций системы на каждом уровне управления Университетом.

В ходе анкетирования были опрошены проректоры, директора

институтов; начальники департаментов институтов, начальники и

ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях и

1 Назаренко А.А. Автоматизация документооборота в организации: распространенные мифы и

заблуждения // Современные технологии делопроизводства и документооборота. – 2012. – № 10. – С. 14-

15. 2 Описание проекта СЭД УрФУ 17.07.2012

54

помощники руководителей подразделений Университета. В результате

анкетирования были выявлены функции, которые необходимо

автоматизировать.

В ходе обследования были выявлены наиболее важные и значимые

задачи по совершенствованию документооборота Университета, а также

обозначены проблемы, которые могли возникнуть как на различных

этапах внедрения СЭД, так и в ходе ее эксплуатации. В результате

проведения качественного обследования существующего

документооборота были определены функциональные требования к

будущей системе1.

В РГППУ обследование состояния документооборота проводилось

в рамках выпускных квалификационных работ выпускников. Сторонние

организации не были привлечены к обследованию документооборота в

РГППУ. Поэтому, требования к будущей системе были сформулированы

нечетко.

Общим итогом предпроектного этапа является разработка

технического задания – формулировка детальных требований к системе.

Состав, содержание, правила оформления технического задания, как уже

упоминалось, сформулированы в ГОСТ 34.602-89 «Информационная

технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы.

Техническое задание на создание автоматизированной системы»2.

Техническое задание «Конфигурирование и настройка системы

электронного документооборота» было разработано рабочей группой с

привлечением широкого круга экспертов из различных подразделений

УрФУ.

1 Требования к функционалу системы электронного документооборота УрФУ, утверждены на

заседание Координационного совета Программы развития УрФУ. Протокол от 26.07.2012 № 58. 2 ГОСТ 34.602-89. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные

системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы. – М., , 2009. Стандартинформ

55

В РГППУ после обследования документооборота был сформирован

проект Технического задания1.

Проект разрабатывался без привлечения экспертов. Данный проект

описывал требования к системе, исходя из структуры вуза на момент

исследования. Проект не был реализован так, как организационная

структура вуза полностью поменялась и проект потерял свою

актуальность.

Результатом предпроектного обследования могут быть либо

«Функциональные требования к СЭД», либо «Отчет об обследовании

текущего состояния делопроизводства», либо проект «Технического

задания». Документы, разрабатываемые в ходе предпроектного этапа

должны содержать следующую информацию:

• описание изученных бизнес-процессов и документопотоков организации;

• перечень документов и отчетных форм, использующихся в организации;

• описание ролей пользователей будущей системы;

• технический аудит существующей в организации IТ-инфраструктуры;

• оценка готовности организации к внедрению СЭД;

• предложения по оптимизации бизнес-процессов с учетом внедрения

СЭД;

• план проекта (разработка и настройка СЭД, обучение работников,

опытно-промышленная эксплуатация СЭД, промышленная эксплуатация

СЭД) с оценкой необходимых затрат (человеческих и финансовых);

• спецификации на необходимое оборудование;

• предложения по организации повышения квалификации работников.

Отсутствие подобных документов в РГППУ – одна из основных

причин чрезмерно затянувшегося процесса внедрения СЭД

На основании функциональных требований к будущей СЭД УрФУ,

сформулированных в ходе предпроектного обследования, был проведен

1 Проект Технического задания на внедрение системы электронного документооборота ФГАО

ВО РГППУ

56

сравнительный анализ ряда наиболее известных систем электронного

документооборота. По результатам сравнительного анализа в

соответствии с утвержденными критериями была выбрана система

DIRECTUM. Этот выбор документально закреплен решением Дирекции

Программы развития 1.

Как уже упоминалось, в РГППУ вопрос о выборе системы не

возникал. Сразу было принято решение о внедрении продукта компании

«1С» - «1С: Документооборот».

Приказом ректора УрФУ от 15.03.2013г. №209/03 утверждено

«Положение о системе электронного документооборота УрФУ на базе

системы электронного документооборота и управления взаимодействием

DIRECTUM»2. Система электронного документооборота развернута на

ИТ-инфраструктуре Университета в соответствии с утвержденным

Техническим заданием.

СЭД УрФУ постоянно развивается. Первоначально в системе

работало 533 сотрудника университета (автоматизированные

пользователи) различных категорий управления: проректоры, помощники

проректоров, заместители проректоров, руководители и сотрудники

централизованных подразделений, директора Институтов и их помощники.

В 2015 году количество пользователей многократно увеличилось и

возросло до 18003.

Приказом ректора УрФУ от 14.03.2013 № 203/03 введен в действие

процесс «Работа с входящими и исходящими документами»4. Разработаны

регламенты, содержащие подробную информацию об алгоритмах действий

пользователя в СЭД (с учетом ролей), в котором описаны процессы

регистрации входящих документов, создания поручений и контроля за их

1 Протокол заседания дирекции УрФу от 03.09.2012 № 59

2 О вводе в опытную эксплуатацию системы электронного документооборота .Приказ ректора

УрФУ от 15.03.2013г. №209/03 3О состоянии работ по информатизации УрФУ в 2015 году и задачах на 2016 год. Отчет на

Заседание Ученого совета от 26.01.2016 4 Регламент работы с входящими и исходящими документами: Приказ ректора УрФУ от

14.03.2013 № 203/03

57

исполнением, процессы создания согласования и отправки исходящих

документов.

Документы, зарегистрированные в СЭД, попадают исполнителям

вместе с поручением. Исполнитель, в свою очередь, может создавать

подчиненные поручения и отчитываться об исполнении документов.

Система позволяет создавать и согласовывать проекты писем в СЭД,

связывать ответные письма с входящими письмами, формировать и

распечатывать конверты.

Процесс «Работа со служебными записками» введен в действие в

сентябре 2013г приказом ректора УрФУ от 30.04.2013 № 360/031.

Разработан регламент, в котором описаны процессы создания

согласования, подписания, регистрации и исполнения поручений по

служебным запискам. Еженедельно в СЭД создается более 40 - 50

служебных записок.

Система позволяет полностью отказаться от хождения служебных

записок в бумажном виде, при этом инициатору и подписанту записки

автоматически поступают уведомление о результатах ее рассмотрения.

Процесс «Работа с документами в рамках закупочной

деятельности» введен в действие с апреля 2013 г2. Разработан регламент, в

котором описаны процессы создания, согласования, подписания и

регистрации заявки и задания на закупку, закупочной документации,

договоров, а также документов, необходимых дополнительно при

проведении закупок из средств Программы развития: протоколов комиссии

по распределению средств, ТЭО, протоколов ЭК3. Еженедельно в СЭД

создается более 80 документов по закупочной деятельности. Система

позволяет инициатору закупки создать заявку, запустить процесс и со

1 Регламент работы со служебными записками: Приказ ректора УрФУ от 09.09.2013 № 686/03

2 Регламент по работе со служебными записками в СЭД. Приказ ректора УрФУ от 30.04.2013 №

360/03 3 Регламент электронного документооборота в рамках закупочной деятельности СМК-ДП-6.8-03-

50-2015

58

своего рабочего места (или из дома) следить за ходом прохождения всех

документов.

Процесс «Работа с заявкой на транспорт» введен в действие с

апреля 2013г1. Разработан регламент, в котором описаны процессы

создания, согласования, подписания и регистрации заявок на транспорт и

оформления приказа о выделении автомобиля в выходной день.

Система позволяет полностью отказаться от хождения заявок на

транспорт в бумажном виде. Сотруднику, оформившему заявку,

автоматически поступает уведомления о марке и госномере назначенного

ему автомобиля.

Процесс «Работа с приказами по основной деятельности» введен в

действие с сентября 2013 г2. Соответствующий регламент введен в

действие в январе 2014 г. Организована процедура инициирования

согласования приказов в СЭД (УДиОВ) в режиме одного окна.

Еженедельно в СЭД запускается на согласование 10-15 проектов приказов

по основной деятельности. Система позволяет создавать и согласовывать

проекты приказов в СЭД, отправлять их на доработку, следить за ходом

согласования проектов приказов, осуществлять электронную рассылку и

контроль за их исполнением. Средний срок согласования проекта приказа

– 4 – 6 дней.

Процесс «Контроль за исполнением поручений и работа с

отчетной документацией» позволяет сделать прозрачным процесс

исполнения поручений ректора и проректоров, формировать отчетные

формы по срокам похождения и согласования документов, по состоянию

исполнительской дисциплины.

1 Он же.

2 Регламент работы с приказами по основной деятельности: Приказ ректора УрФУ от

23.09.2013 №731/03.

59

СЭД позволяет осуществлять поиск документов по различным

критериям. Это освобождает сотрудников Университета от необходимости

хранить бумажные копии нужных документов, поскольку их всегда можно

найти и посмотреть в системе непосредственно со своего рабочего места.

По состоянию на конец 2013 года в системе хранилось 5 601

приказ по основной деятельности за 2008 – 2013 годы, 17 155 входящих и

2 689 исходящих писем. Всего в СЭД хранилось более 26,5 тыс.

электронных документов. На конец 2016 года в СЭД было

зарегистрировано уже более 310 тыс. документов1.

СЭД интегрирована с корпоративной почтой УрФУ, что позволяет

рассылать автоматические уведомления о поступлении документов или

заданий на почту.

Постоянно происходит совершенствование уже внедренных

процессов, внедрение новых методов работы, расширение охвата

пользователей системы до рядовых исполнителей.

В связи с успешным завершением этапа опытной эксплуатации

системы электронного документооборота, на основании решения

Координационного совета программ УрФУ, было решено ввести в

промышленную эксплуатацию систему электронного документооборота

новой версии2. Сегодня СЭД УРФУ реализуется на базе DIRECTUM

версии 5.0.

Для упрощения доступа сотрудников УрФУ к системе электронного

документооборота Directum, сотрудники дирекции ИТ подготовили

комплект автоматической установки программы на рабочие ПК, не

требующий настроек. Для установки программы достаточно скачать архив

и запустить файл.

1 Сайт Дирекции информационных технологий УрФУ [Электронный ресурс] Миллион заданий в

СЭД. URL: http://dit.urfu.ru/novosti/18183/ (дата обращения 01.04.2017). 2 О вводе СЭД в промышленную эксплуатацию. Приказ ректора УрФУ от 13.01.2015 № 08/03.

60

Важным условием успешного внедрения СЭД является адаптация

персонала к новым условиям работы. Новая технология заработает по-

настоящему только после того, как работники осознают ее необходимость

и поймут процессы перехода на новую технологию. Необходимо

учитывать пожелания будущих пользователей, так как система внедряется

для сотрудников организации, чтобы облегчить их труд. Для изучения

пожеланий будущих пользователей системы в УрФУ проводилось

анкетирование различных категорий сотрудников.

Важной составляющей адаптации персонала является обучение. В

УрФУ был проведен цикл семинаров для администраторов системы по

курсам «Администрирование и настройка системы DIRECTUM».

Проводились семинары по обучению пользователей корпоративной

системы электронного документооборота DIRECTUM, общей

продолжительностью 30 академических часов (продолжительность одного

семинара – 3 дня по 5 часов). В ходе семинаров (в соответствии с планом

обучения) участниками изучены принципы работы в системе электронного

оборота УрФУ на базе системы DIRECTUM в рамках утвержденных

регламентов:

В постоянном режиме проводятся консультации для специалистов

Университета по работе в системе электронного документооборота в

соответствии с введенными регламентами.

Специально для проекта создана служба технической поддержки,

куда можно обращаться по почте или по телефону, написать о проблемах

или сбоях системы, запросить проконсультацию или записаться на

обучение1.

1 Сайт Дирекции информационных технологий УрФУ [Электронный ресурс] Курс по работе в

системе электронного документооборота . URL: http://dit.urfu.ru/novosti/15095/ (дата обращения

01.04.2017).

61

В РГППУ СЭД еще не введена в эксплуатацию. Электронный

документооборот планируется реализовать с помощью системы «1С:

Документооборот», на платформе «1С: Предприятие». В рамках

реализации СЭД в РГППУ было разработано «Электронное руководство

по администрированию и настройке «1С: Документооборот». На данный

момент система полностью готова к введению в пользовательскую

эксплуатацию. Настроены учетные записи и клиентские рабочие места

Система полностью настроена для доступа сотрудников к работе с

системой. Кроме того, система обновлена до последней версии и настроена

в клиент-серверном режиме. Реализованы функции: резервного

копирования, создания файловых томов (для хранения файлов и

информации). Для придания документам юридической силы настроена

функция «электронная подпись».

Важной составляющей внедрения электронного документооборота

является его нормативно-методическое обеспечение.

Комплекс нормативно-методических документов, созданный в

процессе внедрения СЭД УрФУ, позволил четко регламентировать

процессы внедрения и эксплуатации СЭД. В регламентах четко описаны

процессы создания документов, изменения маршрутов их движения,

составления и изменения задач.

Соответствующий комплекс нормативно-методических документов

РГППУ представлен только проектами документов. Разработан проект

инструкции по делопроизводству, который включал требования по работе

с электронными документами в СЭД1. В связи с многочисленными

структурными изменениями, руководство РГППУ чрезвычайно долго

рассматривало данный проект, но он так и не был утвержден приказом.

1 Проект инструкции по делопроизводству ФГАОУ ВО РГППУ от 10.06.2013

62

На первый взгляд, чем организация меньше, тем проще внедрить

систему электронного документооборота. Но, как показывает

действительность – не все так просто.

Чтобы проект был успешен, каждый этап должен быть реализован,

квалифицировано и в полном объеме.

Непременным условием успешного внедрения СЭД является

заинтересованное внимание руководства организации к этому процессу.

Руководство УрФУ с первых дней реализации проекта внедрения СЭД

уделяло ему повышенное внимание. Например, ход внедрения обсуждался

на заседаниях ректората.

В РГППУ руководство не проявляло интереса к внедрению

электронного документооборота, инициаторами внедрения можно считать

сотрудников университета. Активное участие сотрудников организации,

безусловно является важным позитивным условием продвижения новой

технологии. Но без поддержки руководства инициативы сотрудников

недостаточно.

Важным условием для успешного внедрения СЭД является

обследование документной деятельности организации, существующей

системы документооборота, выявление целей и задач будущей

автоматизированной системы. На стадии предпроектного обследования

выявляются проблемы, тормозящие дальнейшее развитие деятельности

организации. Пример Уральского Федерального университета показывает,

как в результате обследования формируются ключевые требования,

которым должна отвечать СЭД.

Если обследование проведено некачественно или вообще не

проведено, то процесс внедрения может затянуться на долгие годы.

Подтверждением тому является опыт РГППУ.

Важным аспектом внедрения СЭД является документирование этого

процесса. Издание приказов, разработка регламентов и подобных им

63

нормативно-методических документов позволяет упорядочить процесс

внедрения, четко сформулировать конечный результат каждого этапа и

проекта в целом. Отсутствие соответствующих распорядительных и

нормативно-методических документов приводит к замедлению процесса

внедрения.

2.2. Результаты внедрения СЭД в УрФУ и РГППУ

Внедряя электронный документооборот, руководители организаций

преследуют приблизительно одинаковые цели, но результаты внедрения

СЭД зачастую оказываются различными. Рассмотрим результаты перехода

на электронный документооборот на примерах УрФУ и РГППУ по

состоянию на конец 2016 года.

СЭД УрФУ реализована на платформе DIRECTUM. В 2013 году

система запущена в опытную эксплуатацию, а с 2015 года введена в

промышленную эксплуатацию и сегодня реализуется на базе DIRECTUM

версии 5.0.1.

Число пользователей системы с конца 2013 года возросло в 16 раз, и

составило 8,5 тыс. человек2.

Одной из сложнейших проблем, решение которых планировалось с

помощью СЭД, было чрезвычайно длительное согласование документов.

Согласование приказов по основной деятельности и ряда других

документов превышало 15 дней и более.

В настоящее время в системе доступно 72 маршрута согласования

проектов документов. В 2014 году в системе появилась возможность

параллельно-последовательного согласования маршрута, т.е. пользователю

предоставили право самостоятельно конфигурировать маршрут

1 О введении в опытнцю эксплуатацию системы электронного документооборота. Приказ

ректора УрФУ от 13.01.2015 № 08/03. 2 Сайт Дирекции информационных технологий УрФУ [Электронный ресурс] Миллион заданий в

СЭД. URL: http://dit.urfu.ru/novosti/18183/ (дата обращения 01.04.2017).

64

согласования документа. Наиболее используемы маршруты согласования

проектов следующих документов: проектов приказов по основной

деятельности и о командировании сотрудников, служебных записок,

заявок на закупку.

В системе согласуются проекты всех приказов. Время согласования

даже объемных организационно-распорядительных документов не

превышает 4 – 5 дней1.

СЭД не только обеспечивает электронное согласование проектов

приказов, но и автоматизирует все прочие аспекты работы с приказами,

включая организацию и контроль исполнения содержащихся в нем

поручений. В системе организованы следующие процессы: создание

проекта документа инициатором; создание приложений к приказу;

согласование проекта приказа согласующими должностными лицами,

согласно маршруту согласования; проверка проекта документа

помощником согласующего должностного лица; подписание приказа;

регистрация приказа (формирование электронной регистрационно-

контрольной карточки (РКК); рассылка приказа исполнителям в

соответствии со списком рассылки; формирование персональных

поручений исполнителям; выдача поручений группе исполнителей;

исполнение поручений исполнителями и отчет об исполнении; контроль

сроков исполнения поручений2.

Особенностью работы со служебными записками является то, что

реализован не только процесс их согласования и автоматической

регистрации, но и процесс исполнения служебной записки и оповещения

инициатора о результатах исполнения документа. Все виды работ со

служебными записками осуществляются только в электронном виде. В

системе организованы следующие процессы: создание проекта документа

1 О ходе реализации и перспективах проекта «Внедрение системы электронного

документооборота УрФУ»: Протокол заседания Ученого совета УрФУ от 25.11.2013. 2 Регламент работы с приказами по основной деятельности в СЭД СМК-ДП-6.8.03.04.2015

65

инициатором служебной записки; согласование служебной записки

согласующими должностными лицами, согласно маршруту согласования;

подписание документа; регистрация документа (создание РКК служебной

записки); исполнение документа; оповещение инициатора (автора)

служебной записки, и должностного лица, подписавшего документ, о

результате работы со служебной запиской1. СЭД позволила полностью

отказаться от хождения служебных записок в бумажном виде.

Важной задачей, решение которой планировалось с помощью СЭД,

было совершенствование системы контроля документов и поручений.

Документы, зарегистрированные в СЭД, сразу же попадают

исполнителям вместе с поручением. Исполнитель, в свою очередь, может

создавать дополнительные поручения для своих подчиненных и

отчитываться об исполнении документов. Система позволяет полностью

отслеживать процесс исполнения поручений ректора и проректоров,

формировать различные отчеты по контролю исполнения и состоянию

исполнительской дисциплины.

15 декабря 2016 г. в системе электронного документооборота

сгенерировано миллионное задание2. Миллион проконтролированных

заданий за период с 2013 по 2016 годы – цифра впечатляет.

СЭД УрФУ позволяет сотрудникам Университета осуществлять

поиск документов по различным критериям поиска непосредственно со

своих рабочих мест. В базе данных системы по состоянию на конец 2016 г.

хранилось более 310 тыс. документов (что составляет около 300 Гб)3.

При создании документа в системе создается карточка с его

реквизитами. Поиск может осуществляться как по заданным реквизитам,

так и по тексту документа с учетом словоформ (полнотекстовый поиск).

1 Регламент работы со служебными записками в СЭД. Приказ ректора УрФУ от 30.04.2013 №

360/03 2 Сайт Дирекции информационных технологий УрФУ [Электронный ресурс] Миллион заданий в

СЭД. URL: http://dit.urfu.ru/novosti/18183/ (дата обращения 01.04.2017). 3 Сайт Дирекции информационных технологий УрФУ [Электронный ресурс] Миллион заданий в

СЭД. URL: http://dit.urfu.ru/novosti/18183/ (дата обращения 01.04.2017).

66

Окно поиска содержит список последних открытых документов для

быстрого обращения к актуальной информации. Доступны и пред

настроенные поиски, например, по организации, за период и т.д.

СЭД предоставляет пользователям возможности

автоматизированного согласования различных документов. Для каждого

вида документа разработан свой маршрут согласования. Создав документ,

пользователи задают фамилии согласующих, а система отрабатывает этап

согласования и подписания документа в автоматическим режиме по

заранее сформулированному алгоритму - маршруту, генерируя задания для

согласующих, подписанта и регистратора документов. Постепенно в СЭД

внедрялись новые маршруты, а к уже имеющимся добавлялись новые

возможности. В настоящее время в системе доступно 72 маршрута1.

В 2014 году в системе появилась возможность параллельно-

последовательного согласования маршрута, т.е. пользователю

предоставили право самостоятельно конфигурировать маршрут

согласования документа

При работе с формированием приказа на командирование

пользователь может запустить на согласование приказ об изменении

командировки либо отменить её средствами СЭД.

Совсем недавно в СЭД разработан новый маршрут - согласование

устава проекта. Необходимость автоматизированного согласования устава

проекта является ключевой в условиях активной проектной деятельности в

рамках реализации программы повышения конкурентоспособности УрФУ.

Данный маршрут позволяет автоматически запускать устав проекта на

утверждение, и повторное утверждение после актуализации.

Актуальным становится маршрут публикации документов на портале

УрФУ. С помощью этого маршрута документы по проектам (например,

1 О состоянии работ по информатизации УрФУ и задачах на 2017год: отчет на Заседание

Ученого совета 23.01.2017

67

закупочные документы по программе повышения конкурентоспособности)

после их подписания или в случае изменения автоматически публикуются

на портале pro.urfu.ru, используемом для ведения проектной деятельности.

Для упрощения доступа сотрудников УрФУ к системе электронного

документооборота Directum, сотрудники дирекции ИТ подготовили

комплект автоматической установки программы на рабочие ПК, не

требующий настроек1. Для установки программы достаточно скачать архив

и запустить файл.

В УрФУ регулярно формируются группы для обучения работе в

системе. Пользователи получают навыки работы в системе и информацию

о соблюдении правил и норм информационной безопасности.

В СЭД реализован удобный сервис для работы с письмами.

Система позволяет пользователям создавать и согласовывать в СЭД

проекты писем, связывать ответные письма с входящими письмами,

формировать и распечатывать конверты2.

Система электронного документооборота УрФУ интегрирована с

корпоративной почтой, что позволяет рассылать автоматические

уведомления о поступлении документов или заданий на адрес электронной

почты сотрудника3.

Система позволяет полноценно работать в системе в режиме

удаленного доступа через web-интерфейс (http://sed.urfu.ru). Многие

руководители успешно пользуются этой возможностью4.

В рамках СЭД УрФУ автоматизирована работа с документами в

рамках закупочной деятельности. В СЭД включаются заявки и задания на

закупку, договоры, необходимые дополнительные документы. Система

1 Сайт Дирекции информационных технологий УрФУ [Электронный ресурс] Установка СЭД на

базе DIRECTUM версии 5.0 URL: http://dit.urfu.ru/services/sehd-na-baze-directum/ (дата обращения

31.03.2017) 2 Регламент работы с входящими документами. Приказ ректора УрФУ от 14.03.2013 № 203/03

3 Сайт Дирекции информационных технологий УрФУ [Электронный ресурс] Курс по работе в

системе электронного документооборота . URL: http://dit.urfu.ru/novosti/15095/ (дата обращения

01.04.2017). 4 О вводе в промышленную эксплуатацию web-клиента. Приказ ректора УрФУ № 0015_03 от

12.01.2016

68

позволяет инициатору закупки создать заявку, запустить процесс и со

своего рабочего места следить за ходом прохождения всех документов.

Для удобства отслеживания состояния закупки в СЭД всеми участниками

закупочного процесса реализована цветовая визуализация хода

формирования документов закупочной деятельности (изменение цвета

связанных между собой документов). Весь пакет связанных документов по

закупке меняет цвет, в зависимости от этапов подписания1.

В СЭД УрФУ реализована функция автоматизированной обработки

заявок на транспорт. Она позволяет полностью отказаться от хождения

заявок на транспорт в бумажном виде. При этом инициатору

автоматически поступает уведомление о выполнении или отклонении

заявки, о марке и госномере назначенного ему автомобиля2.

За период существования СЭД интегрирована со многими

информационными системами УрФУ. Интеграция уменьшает время

обмена информацией между информационными системами и позволяет

ИС взаимодействовать в автоматическом режиме, и как следствие,

облегчает работу пользователей и обеспечивает высокую скорость

актуализации данных. На сегодня СЭД интегрирована с 1С Предприятием,

ВusinessStudio, Личными кабинетами сотрудника и студента. На стадии

завершения интеграция с системой lib.urfu.ru и ServiceDesk3.

Иная модель электронного документооборота на сегодняшний день

присутствует в РГППУ. Частично функции электронного

документооборота реализованы в системе «1С: Учниверситет», частично

за счет использования корпоративной электронной почты.

Обобщенная модель учебного процесса Университета позволяет

связать воедино все элементы учебного процесса на основе

1Регламент электронного документооборота в рамках закупочной деятельностиСМК-ДП-6.8-03-

50-2015 2 Регламент с заявкой на транспорт СЭД. Приказ ректора УрФУ 01.02.2013.

3 Сайт Дирекции информационных технологий УрФУ [Электронный ресурс] Миллион заданий в

СЭД. URL: http://dit.urfu.ru/novosti/18183/ (дата обращения 01.04.2017).

69

последовательности данных, которые сводятся к тому, что направление

подготовки состоит из профилей, профили характеризуется учебным

планом, представляющим собой список учебных дисциплин с часами и

видами контроля, что служит основой для составления расписания.

Документооборот учитывает организацию ввода и хранения документов по

движению контингента, автоматизирует формирование финансовой

отчетности. Помимо этого система позволяет учитывать специфику

учебной организации и планировать, например, такие специфические

источники поступлений финансов, как гранты, а также осуществлять

гибкую настройку учетных функций под бизнес-процессы конкретного

университета1. В РГППУ действует «лоскутная» автоматизация, то есть

деятельность вуза частично автоматизована. Электронный

документооборот позволит собрать все системы в единое целое. Но и

частичная автоматизация уже дала свои положительные результаты.

Благодаря автоматизации сформирована база данных электронных

документов.

Российский государственный профессионально-педагогический

университет – крупный екатеринбургский вуз со значительным

количеством сотрудников и большим объемом документооборота. На

конец 2016 года в Университете работало – свыше 850 человек, а объем

документооборота за 2016 год составил – более 32 000 документов.

Электронный документооборот в РГППУ планируется реализовать

посредствам системы «1С: Документооборот». Эта система не имеет

отраслевой специфики и может эффективно использоваться на

коммерческих предприятиях и в бюджетном секторе, в том числе и в

учреждении высшего образования. Будучи универсальной, программа

легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной

1 Ченушкина C. В., Нарваткина Н. С. Автоматизация деятельности Российского

Государственного профессионально-педагогического университета с использованием программы 1С:

Университет [Электронный ресурс] // URL:

http://elar.rsvpu.ru/bitstream/123456789/9022/1/nito_2016_045.pdf (дата обращения 05.05. 2017)

70

организации1. Система «1С: Документооборот» допускает возможность

интеграции с различными структурными подразделениями вуза, в которых

уже используются программные продукты 1С.

Предполагается, что система позволит сократить время поиска

нужной информации и суммарное время обработки документов;

исключить возможность утери документов и их версий, пересечения

фрагментов документов при одновременной работе; повысить качество

проектов и готовых документов за счет решения большого количества

спорных вопросов и упорядочивания работы сотрудников с документами.

В проекте «Электронного руководства по администрированию

настройке 1С: документооборот» учтены и охарактеризованы основные

функции, которые потребуются сотрудникам2.

Для аутентификации сотрудников реализована функция «создание

пользователей». Права на доступ к информационной базе выдаются

сотрудникам в зависимости от их должностного положения. Для

подтверждения права на доступ к информации предусмотрен пароль.

«1С:Документооборот» обеспечивает доступ сотрудников к файлам,

как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при

одновременном редактировании документов исключаются благодаря

механизму блокировки файлов. При сохранении изменений в

информационной базе автоматически создается новая версия файла с

указанием автора, даты и времени создания. Непосредственно из карточки

файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить

активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf,

html, txt, odt) поддерживается сравнение версий3.

1 Офицальный сайт компании 1С . [Электронный ресурс] URL: https://1c.ru/ (дата обращения

01.03.2017) 2 Проект электронного руководства по администрированию и настройке 1С:Документооборот в

Российском государственном профессионально-педагогическом университете. РГППУ. 2016. 3 Официальный сайт компании 1С: [Электронный ресурс] 1С:Документооборот

URL:http://v8.1c.ru/doc8/corporate.htm (дата обращения 25.12.201)

71

Для просмотра и редактирования документов «1С:

Документооборот» использует соответствующие приложения,

установленные на локальных компьютерах пользователей. Повседневная

работа с документами и файлами выполняется непосредственно на

«рабочем столе». Пользователь видит список редактируемых документов и

список невыполненных задач. Предусмотрена настройка «рабочего стола»

с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы

конкретного раздела.

Одним из самых востребованных видов документов в Университете

является служебная записка, как способ взаимодействия между

руководителями и сотрудниками отделов. Данный вид документа

позволяет оперативно передавать важную информацию внутри вуза и

быстро решать текущие проблемы. Необходимо предусмотреть функцию

работы со служебными записками в будущей СЭД.

Говорить о сколько-нибудь полном спектре автоматизации

делопроизводства РГППУ пока рано.

В настоящее время элементы электронного документооборота

представлены, прежде всего, корпоративной почтой. Сложился

своеобразный бумажно-электронный документооборот1 .

Документы передаются либо в бумажном виде, либо отправляются

для ознакомления по корпоративной почте. Корпоративная электронная

почта позволяет сотрудникам структурных подразделений обмениваться

электронными документами.

В системе предусмотрено использование «встроенной», либо

«легкой» почты. «Встроенная» почта – это полноценный почтовый клиент,

встроенный в «1С». Этот вид почты позволяет сохранять переписку

пользователей и прикрепленные документы.

72

«Легкая» почта позволяет напрямую подключиться к серверу с

помощью прямого подключения к «Email» или через функцию «почтовый

клиент», установленную на «рабочем столе».

Основная проблема, с которой обычно сталкиваются

пользователи - это поиск документов в «1С». Для ускорения поиска

документов реализуется функция штрихкодирования документов. Штрих-

код сканируется с бумажного документа для быстрого поиска его

электронного образа. Данная функция может быть излишней, так как при

наличии бумажного документа, можно найти электронный образ

документа по его атрибутам.

Различный масштаб УрФУ и РГППУ затрудняет сравнение

результатов внедрения СЭД. Но основной вывод сделать можно. Приняв

решение о внедрении электронного документооборота примерно в одно

время, по состоянию на конец 2016 года они добились различных

результатов. СЭД УрФУ динамично развивается, включая все новые

функции и новых пользователей, которым предлагаются все новые

сервисы. СЭД в РГППУ затормозилась на одной из начальных стадий.

2.3. Эффективность внедрения СЭД в УрФУ и РГППУ и определившие ее

факторы

Главная цель внедрения электронного документооборота –

это повышение эффективности деятельности организации. Исходя из этого

понимания, повышать эффективность деятельности организации можно

двумя способами: уменьшая затраты и/или увеличивая результат. Как

правило, СЭД позволяет реализовать оба варианта. Образно говоря,

внедрение электронного документооборота в рамках подходящей СЭД

дает организации возможность меньше тратить времени и средств.

73

Главным результатом внедрения СЭД – по замыслу руководства

УрФУ и РГППУ – должно было стать повышение эффективности

управленческой деятельности за счет совершенствования

делопроизводства как технологии управления.

Об эффективности внедрения СЭД написано немало статей. Но

методических указаний, как рассчитать показатели эффективности

системы и как получить данные для их расчета, достаточно мало.

При этом каждая организация, внедряющая электронный

документооборот, стремиться выявить как можно больше конкретных

показателей эффективности СЭД, рассчитываемых на основе реальных

данных. Организации не склонны делиться опытом этой работы. Методики

расчета эффекта от внедрения обычно являются «ноу-хау» каждой

организации, проводящей подобную оценку1.

Оценка эффективности внедрения системы электронного

документооборота является весьма сложным процессом, так как

приходится учитывать множество факторов. Эффект от перехода на новую

технологию измеряется не только и не столько прямой экономией

ресурсов, а повышением качества работы отдельных сотрудников и

организации в целом.

Рассмотрим это на примере СЭД УрФУ и РГГПУ.

СЭД УРФУ используется с 2013 года, за это время число

пользователей системы возросло в 16 раз, достигнув к концу 2016 г. 8,5

тыс. человек2. Следовательно, 8,5 тыс. сотрудников университета стали

тратить меньше времени на работу с документами, прежде всего за счет

экономии времени, которое раньше тратилось на перемещение бумажных

документов. Например, автоматизация работы со служебными записками

1Истомина Е. Н. Какой линейкой мерить или практика оценки эффективности внедрения

СЭД.[Электронный ресурс ] ecm-journal. URL: http://www.ecm-journal.ru/docs/Kakojj-linejjkojj-merit-ili-

praktika-ocenki-ehffektivnosti-vnedrenija-SEhD.aspx (дата обращения 28.04.2017) 2 Сайт Дирекции информационных технологий УрФУ [Электронный ресурс] Миллион заданий в

СЭД. URL: http://dit.urfu.ru/novosti/18183/ (дата обращения 01.04.2017).

74

высвободило время работников, освободив их от необходимости ходить с

запиской по структурным подразделениям.

Конечно, сокращение времени на работу с документами у

различных категорий руководителей, специалистов, прочих сотрудников

различно, но общая экономия времени несомненна и вероятно весьма

существенна.

Объем документов в системе электронного документооборота УрФУ

растет с каждым днем. В базе данных системы по состоянию на конец 2016

г. - более 310 тыс. документов1. В апреле 2016 года командой

сопровождения СЭД завершены работы по разворачиванию Службы

файловых хранилищ. В системе созданы три хранилища, обеспечивающих

технологические настройки правил хранения документов. Настройка,

проведенная для оптимизации системы хранения документов, позволяет

повысить скорость проведения транзакций с документами созданными в

течение календарного года. Документы, срок хранения которых более 1

года, сформированы в отдельный массив документов2. Это позволило

исключить возможность «зависания» документов и обеспечило еще более

быстрый поиск документов. Таким образом, СЭД позволила многократно

сократить время на поиск документной информации. Сотрудники

Университета осуществляют поиск документов по различным критериям

поиска в СЭД непосредственно со своих рабочих мест.

Поскольку сотрудники имеют возможность найти в системе любой

необходимый документ, отпала необходимость хранить большое

количество бумажный копий. В результате уменьшились затраты на

копирование документов, в том числе на бумагу.

1 Сайт Дирекции информационных технологий УрФУ [Электронный ресурс] Миллион заданий в

СЭД. URL: http://dit.urfu.ru/novosti/18183/ (дата обращения 08.04.2017). 2Сайт Дирекции информационных технологий УрФУ [Электронный ресурс] Архивирование

данных - путь к ускорению обработки документов в СЭД. URL: http://dit.urfu.ru/novosti/16679/(дата

обращения 01.04.2017).

75

В связи с сокращением количества бумажных копий освободилось

место, которое раньше использовалось для хранения этих документов.

Освободившееся место в служебных помещениях теперь можно

рационально использовать.

С увеличением количества электронных документов сократились

затраты и на изготовление документов, в том числе на бумагу и прочие

расходные материалы.

В меньшем масштабе подобные процессы происходят и в РГППУ.

Активное использование сотрудниками Университета

корпоративной электронной почты привело к сокращению времени на

работу с документами, за счет экономии времени, которое раньше

тратилось на перемещение бумажных документов. Корпоративная

электронная почта обеспечивает:

- создание современных условий для выполнения сотрудниками

своих должностных обязанностей;

- вспомогательный документооборот внутри организации

Обмен, отправка и прием электронной корреспонденции

производится в виде письма с вложенным файлом.

Таким образом, СЭД позволяет экономить время сотрудников,

затраты на изготовление и перемещение документов и даже площадь

служебных помещений. Перечисленные преимущества принято называть

тактическими преимуществами внедрения СЭД. Они связаны с

сокращением затрат различных затрат. Эти затраты можно определить и

измерить в количественном выражении, в том числе и денежном.

Измеряемые в денежном выражении они могут быть просчитаны на

основе подсчета того, сколько например, можно сэкономить бумаги и

расходных материалов на изготовление и копирование документов,

сколько убрать шкафов для хранения документов, сколько площадей

освободить.

76

Следует лишний раз напомнить, что количественная оценка

эффективности внедрения СЭД в денежном эквиваленте является весьма

сложным процессом. Автором магистерского сочинения сделана попытка

рассчитать экономический эффект от экономии прямых затрат от

внедрения СЭД (Приложение № 3).

Эффективность внедрения СЭД не ограничивается перечисленными

выше. Основной эффект внедрения СЭД – это повышением качества

работы организации за счет повышения качества управленческой

деятельности. Подобного рода преимущества принято называть

стратегическими. Они связаны с улучшениями в ключевых

управленческих и бизнес-процессах.

Прежде всего, внедрение СЭД обеспечивает сокращение сроков

принятия управленческих решений и повышение качества этих решений.

Важным аспектом принятия и документирования управленческих решений

является согласование документов.

СЭД УрФУ позволила существенно в разы сократить срок

согласования документов, Срок согласования проекта документа не

превышает сегодня 4 – 6 дней. До внедрения СЭД согласование иногда

превышало 15 дней1.

При этом надо учитывать, что УрФУ самый протяженный по

расстояниям вуз города, его подразделения расположены более чем в 30

зданиях. Использование СЭД позволило не только очень существенно

сократить время согласования документов, но и сделало этот процесс

более прозрачным, что чрезвычайно важно для совершенствования

управленческой деятельности.

Сокращение сроков и повышение качества управленческих

решений произошло и за счет оперативной и качественной

1 О ходе реализации и перспективах проекта «Внедрение системы электронного

документооборота УрФУ: отчет на Заседание Ученого совета 25.11.2013

77

информационной поддержки. Поиск необходимой информации по

запросу пользователя выполняется системой в течение считанных секунд.

СЭД предоставляет возможность коллективной работы над

документами, что невозможно или крайне затруднено при бумажном

делопроизводстве. Например, с 2014 году в системе появилась

возможность параллельно-последовательного согласования маршрута, т.е.

пользователю предоставили право самостоятельно конфигурировать

маршрут согласования документа1.

Эффективность внедрения СЭД определяется и повышением уровня

исполнительской дисциплины за счет реализации эффективной системы

контроля документов и поручений.

По состоянию на 15 декабря 2016 г. в системе электронного

документооборота было сгенерировано миллион заданий за период с 2013

по 2016 годы. При этом, время исполнения задания, которое по сравнению

с данными 2015 года уменьшилось вдвое, а с момента ввода СЭД в

эксплуатацию — в 15 раз, и теперь в среднем составляет 3 рабочих дня.

Мониторинг использования системы за три года показал заметное

сокращение количества просроченных заданий — в три раза, и среднего

времени их просрочки — в 4,5 раза2. Реализуемая система контроля

исполнения документов и поручений позволяет систематизировать,

обобщать результаты контроля, анализировать состояние

исполнительской дисциплины, выявлять (а в конечном итоге и

ликвидировать) «узкие места» как в документообороте, так и в работе

персонала.

СЭД предоставляет возможность централизованного отслеживания

хода каждого автоматизированного процесса при максимальной

1 Регламент работы с приказами по основной деятельности от 15.01.2014. Приказ ректора УрФУ

от 23.09.2013 № 731/03. 2 Сайт Дирекции информационных технологий УрФУ [Электронный ресурс] Миллион заданий в

СЭД. URL: http://dit.urfu.ru/novosti/18183/ (дата обращения 01.04.2017).

78

децентрализации работы с документами, поскольку каждый пользователь

системы работает с документами непосредственно на своем рабочем

месте

Эффективность СЭД характеризуется и повышение безопасности

информации, исключение несанкционированного доступа к информации

за счет того, что работа в системе с незарегистрированной рабочей станции

невозможна, а каждому пользователю системы назначаются свои

полномочия доступа к информации;

Повышается сохранность документов и удобства их хранения,

поскольку они хранятся в электронном виде на сервере.

Перечисленные стратегические аспекты эффективности внедрения

СЭД в силу самой их природы гораздо труднее измерить.

Экономический эффект от внедрения СЭД принято делить на две

части: прямой и косвенный. Прямой эффект связан с экономией средств

на материалы, рабочее время сотрудников и т. д. Косвенный эффект связан

с преимуществами для функционирования организации, которые дает

система электронного документооборота: прозрачность управления,

повышение исполнительской дисциплины, ускорение и повышение

качества управленческих решений и др.

Косвенный эффект, в литературе его часто называют

управленческим эффектом или опосредованном экономическом эффекте.

Рассчитать эту составляющую экономической эффективности очень

сложно. Действительно, практически невозможно сколько-нибудь точно

оценить в денежном эквиваленте, например, повышение исполнительской

дисциплины. Долгое время считалось, что перевести управленческий

эффект в категории экономической эффективности вообще невозможно.

Да и сегодня, если организация стремится к получению глобального

(неопределенно-глобального) результата, сколько-нибудь точно

79

определить экономическую эффективность внедрения проекта

практически невозможно.

Автором магистерского сочинения сделана попытка рассчитать

экономический эффект от экономии косвенных затрат от внедрения СЭД

(Приложение № 4).

Целью внедрения СЭД является не только повышение

эффективности деятельности организации в целом, но и эффективности

работы каждого сотрудника. С целью выявления уровня

удовлетворенности сотрудников возможностями работы в СЭД было

проведено анкетирование.

Анкетирование как метод исследования сегодня используется очень

часто. С помощью этого метода можно проводить различные

исследования, и получать точные результаты. Положительным аспектом

анкетирования является анонимность, так как подавляющее большинство

опросов направлено на фиксирование ответов, а не на личности

респондента, что позволяет получать максимально точные результаты.

Анкеты, используемые для выявления уровня удовлетворенности

сотрудников УрФУ и РГППУ возможностями работы в СЭД не являются

собственной разработкой автора магистерского сочинения, а разработана

на основе рекомендаций из литературы1.

Форма анкеты для УрФУ и РГППУ несколько отличались. Формы

анкет помещены в приложение (Приложение №5 и №6 ) В ходе

анкетирования частично использовались результаты анкетирования,

проводимые студентами в рамках учебных курсов. Поскольку количество

респондентов было достаточно ограничено, результаты анкетирования

можно рассматривать лишь как иллюстрацию к основному исследованию.

Тем не менее, основные тенденции в реализации СЭД они отражают.

1Митрофанова А. Предпроектное обследование в рамках внедрения СЭД: интервьюирование и

анкетирование // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. – № 1. – С. 50-62.

80

В ходе исследования было анкетировано 20 человек. В состав

респондентов входили методисты кафедр и сотрудники деканатов. Анкета

состояла из вопросов открытого типа. Вопросы затрагивали проблемы и

отношение сотрудников к системе.

Анализируя результаты первого вопроса, который касался

отношения сотрудников к СЭД, можно сделать вывод о том, что

действующая СЭД вполне устраивает большинство пользователей. Однако

среди ответов респондентов присутствует и негативное отношение, но их

доля в процентном соотношении мала, всего10 %.

Один из важнейших критериев оценки системы – удобство

пользования. Что бы облегчить и ускорить рабочий процесс, система

должна быть удобной и понятной для пользователей. Анализ результатов

анкетирования позволяет сделать вывод, что большинство опрашиваемых

вполне устраивает качество и удобство СЭД,

Ежедневно в СЭД УрФУ создаются десятки документов. С каждым

годом количество документов увеличивается в разы. СЭД должна

обладать удобной поисковой системой и выполнять операцию по поиску

документа максимально быстро.

Большинство респондентов оценили возможности поиска

документов в СЭД УрФу на 4 балла 5-тибальной шкале. Остальные

респонденты поставили более низкие баллы. Из этого можно сделать

вывод о том, что система поиска реализована не идеально, но, в принципе

удовлетворяет потребности сотрудников вуза.

Сотрудникам был задан вопрос о наиболее эффективной системе

документооборота. Большинство респондентов выбрали вариант

электронного документооборота. Несколько человек посчитали, что

смешанный документооборот тоже является эффективным способом

ведения делопроизводства.

81

Исходя из результатов анкетирования, можно сделать вывод, что

сотрудники считают систему удобной и достаточно эффективной.

Стоит отметить, что Дирекция информационных технологий

разработала обучающие видео и подсказки для пользователей системы,

находящиеся в свободном доступе. Это способствует повышению уровня

удовлетворенности пользователей работой в системе.

Отношение сотрудников Университета к системе положительное. Но

выявлены и отдельные недостатки, которые желательно устранить.

Результаты анкетирования также показывают, что в процессе

разработки и внедрения СЭД УрФУ были учтены пожелания будущих

пользователей системы, высказанных ими на этапе предпроектного

обследования. На сегодняшний день она в значительной степени отвечает

требованиям, сформулированным на этапе организационной подготовки

внедрения.

Анкета для исследования, проводимого в РГППУ, состояла из трех

частей (Приложение №6): вводной, основной и заключительной. Во

вводной части описывались цель и задачи исследования, значимость роли

респондента, содержалась инструкция по заполнению анкеты. Задача этой

части – побудить респондента дать ответы на поставленные вопросы.

Основная часть содержала вопросы с простыми формулировками. А в

заключительной части выражалась благодарность за участие в

исследовании.

Всего было опрошено 15 сотрудников, работающих с документами.

В их состав респондентов входили методисты кафедр и сотрудники

деканатов.

Для определения отношения сотрудников к системе электронного

документооборота был задан соответствующий вопрос, на который все без

исключения ответили положительно. Таким образом, можно сделать вывод

о том, что один из стереотипных барьеров, консерватизм сотрудников,

82

препятствующий внедрению СЭД, преодолен. Заинтересованность

сотрудников в работе это один из важных показателей успешного

внедрения СЭД.

Сотрудники работают с электронными базами данных, электронные

документы в организации присутствуют. Для выявления

удовлетворенности работы с электронными документами, сотрудникам

был задан соответствующий вопрос. Проанализировав результаты

ответов, можно сделать вывод, что действующие элементы автоматизации

не устраивают сотрудников. Некоторые сотрудники пояснили, что

неудобство заключается в необходимости копирования информации.

Документы, созданные в системе, приходится распечатывать и хранить на

бумажном носителе. В связи с этим автоматизация становится

дополнительной нагрузкой.

Вопрос о действующем способе передачи документов был открытого

типа. Респондентам нужно было самим указать способы передачи

документов из одного структурного подразделения в другое. В итоге

выяснилось, что всем опрошенным приходится осуществлять

передвижение документов самостоятельно в бумажной форме, но в

некоторых случаях документы могут передаваться благодаря электронной

почте. Выяснилось, что в нескольких структурных подразделениях, с

которыми взаимодействуют деканаты, есть строго отведенное время

приема документов. Это не очень удобно и «тормозит», в частности,

подписание многих приказов.

В среднем время прохождения одного документа занимает 5 дней,

что сотрудники считают недостаточно оперативным.

В целом анализ результатов анкетирования, позволяет сделать вывод

о неэффективности существующей в РГППУ системы документооборота.

Итак, эффективность реализации системы документооборота в

УрФУ оказалась существенно выше, чем в РГППУ.

83

Попытаемся выявить основные причины того, что в УрФУ внедрение

СЭД оказалось успешным и внедренная система весьма эффективной.

Одновременно попытаемся выявить, какие факторы препятствовали столь

же успешному внедрению СЭД В РГППУ.

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД), как уже

отмечалось, – это проект. Проект должен осуществляться определенной

командой внедрения, включающей менеджеров различного уровня и

специалистов различных направлений. В УрФУ подобная команда была

сформирована, а в РГППУ – нет.

Не менее важным условием успешности проекта является активное

участие в его реализации руководства организации. Только руководство

может обеспечить своевременное решение организационных вопросов и

выделение ресурсов. Позиция первого руководителя и его заместителей

очень важна для формирования отношения к будущей системе менеджеров

среднего звена, вовлечения в реализацию проекта широкого круга

сотрудников организации. В УрФУ инициатива внедрения СЭД

принадлежала руководству Университета, с самого начала ректор,

проректоры, члены Ученого совета, руководители ряда структурных

подразделений проявляли интерес к будущей системе. Все этапы

реализации проекта СЭД УрФУ юридически закреплялись приказами

ректора, отчеты рабочей группы заслушивались на заседаниях Ученого

совета и расширенного Ректората. В РГППУ Первый руководитель и

члены Ректората, занятые бесконечными структурными преобразованиями,

не проявляли особого интереса к будущей системе. Проекты документов,

касающиеся перехода на электронный документооборот, долго

рассматривались, но так и не были подписаны.

Реализация проекта внедрения СЭД состоит из последовательных

взаимосвязанных этапов. Прохождение всех этих этапов, включая очень

84

важный этап организационной подготовки, повышает шансы проекта на

успех.

В значительной степени гарантии успеха закладываются уже на

первом этапе. Неправильно или неточно сформулированные цели

внедрения СЭД или требования к функциональным характеристикам

будущей системы, неподготовленность существующей технологии часто

становятся причинами неуспешных проектов по внедрению СЭД.

В УрФУ этапу организационной подготовки было уделено

повышенное внимание. Было проведено информационное обследование и

анализ документной деятельности организации, в ходе которых, были

выявлены существующие проблемы в организации документооборота и

определена необходимая степень реорганизации. Этап завершился

разработкой Технического задания, содержащего, в частности, подробные

требования к функционалу будущей СЭД. В РГППУ предпроетного

обследования не проводилось и Техзадания не составлялось.

Важным условием успешного внедрения является правильный выбор

системы электронного документооборота. В связи с этим необходимо

отметить, что причиной неудачи является, как правило, не качество

программного продукта, а его неверный выбор, несоответствие системы

потребностям организации. Что касается этого аспекта, можно

утверждать, что и в УрФУ, и в РГППУ системы электронного

документооборота были выбраны верно, хотя критерии, которыми

руководствовались при выборе и были различными.

Важным фактором успешного внедрения СЭД является адаптация

персонала, включая обучение пользователей и информирование

пользователей. Необходимо отметить, что в УрФУ проводились занятия по

обучению пользователей СЭД. В настоящее время на сайте Дирекции

информационных технологий размещается постоянно обновляемая

85

информация для сотрудников – пользователей СЭД1. Для упрощения

доступа сотрудников к системе, сотрудники Дирекции ИТ подготовили

комплект автоматической установки программы на рабочие ПК, не

требующий настроек. Для установки программы достаточно скачать архив

и запустить файл.

Что касается РГППУ, информацию о проекте перехода на

электронный документооборот найти чрезвычайно сложно. Автор

магистерского исследования постоянно испытывала большие сложности с

поиском необходимых материалов.

Не менее важным фактором, обеспечивающим успех внедрения СЭД

является нормативно-методическое обеспечение перехода но новую

технологию документооборота, документирование всех процессов. В

УрФУ все аспекты реализации проекта СЭД УрФУ документировались.

Все процессы, осуществляемые в системе закреплялись в регламентах,

которые вводились в действие приказами ректора.

В РГППУ был разработан ряд проектов методических документов,

касающихся перехода на электронный документооборот.

Руководство РГППУ чрезвычайно долго их рассматривало, но так и

не утвердило приказами или иным образом.

Таким образом, успех реализации проекта внедрения СЭД УрФУ

был обусловлен соблюдением всех необходимых требований, реализацией

всех этапов.

В РГППУ переход к электронному документообороту был начат с

внедрения корпоративной электронной почты, что тактически совершено

правильно в плане адаптации персонала к работе в условиях электронной

технологии. Но пренебрежение руководства РГППУ к

вышеперечисленным фактором успешного внедрения обусловило

1 Сайт Дирекции информационных технологий УрФУ [Электронный ресурс] URL:

http://dit.urfu.ru/ (дата обращения 01.04.2017).

86

затянувшийся на долгие годы процесс перехода к электронному

документообороту.

Можно сказать, что в УрФУ и РГППУ реализовались различные

модели внедрения. В зависимости от степени вовлеченности сотрудников

организации в реализацию проекта внедрения СЭД принято выделять

аутсайдерскую, инсайдерскую и комбинированную модели внедрения1.

При выборе варианта внедрения необходимо учитывать преимущества и

недостатки каждого варианта, так как от грамотного выбора будет в

конечном итоге зависеть успешность проекта.

Аутсайдерская модель предусматривает привлечение к разработке

проекта профессиональных консультантов. Инициатива организационных

изменений исходит от высшего руководства организации, которое и

формулирует общие стратегические намерения и цели. К достоинствам

этого варианта относятся:

– высокое качество проекта, разрабатываемого квалифицированными

специалистами;

– оперативность в реализации нововведений, обусловленная поддержкой

топ-менеджеров.

Но эта модель имеет и ряд недостатков:

– слабое или недостаточное представление консультантами специфики

организации, ориентированность профессиональных консультантов на

тиражирование стандартных, однотипных решений;

– зачастую сложность адаптации персонала к работе в условиях новой

технологии, психологический барьер между разработчиками и

сотрудниками организации, которые зачастую не воспринимают проект

как необходимый.

1 Химич Ю.В. Методика внедрения системы электронного документооборота //

Tadvister.Государство. Бизнес. ИТ. [Электронный ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php (дата

обращения 14.09.2016).

87

Инсайдерская модель предполагает активное участие сотрудников

организации, инициирующих определенные изменения (особенно на этапе

организационной подготовки). Применение этой модели на практике

оправдано при наличии четко сформулированной общей стратегии

развития организации и сложившейся организационной культуры. Эта

модель имеет свои неоспоримые преимущества:

– возможность создания более четкого набора функций, которые

должна выполнять СЭД;

– соблюдение сроков и объемов работ за счет максимального

участия сотрудников организации;

– возможность более действенного контроля за ходом работ;

– относительно безболезненную адаптацию персонала к работе в

новых условиях.

Комбинированная модель предполагает участие и взаимодействие

трех сторон. Во-первых, это сотрудники организации, которым отводится

существенная роль в выявлении, диагностике существующих проблем. Во-

вторых, это профессиональные консультанты, которые осуществляют

методическую поддержку и консультирование по проблемам, требующим

специальной подготовки. И, в-третьих, это руководители организации,

которые обеспечивают оценку проектных идей с точки зрения их

соответствия общей стратегии развитие и внедрение необходимых

нововведений. К основным достоинствам этой модели относятся:

– наличие собственной команды внедрения, которая в дальнейшем

сможет полноценно поддерживать систему;

– качественное внедрение за счет квалифицированной

методологической поддержки.

Распространенным вариантом является так называемое

«традиционное внедрение». В этом варианте большая часть работы

выполняется специалистами организации – разработчика и поставщика

88

программного продукта. При этом все перечисленные ранее этапы

реализуются последовательно. Преимуществом такого варианта

внедрения является наличие промежуточных результатов1.

В УрФУ реализовалась комбинированная модель внедрения.

Инициатива внедрения СЭД исходила от руководства Университета, оно

обеспечивало оценку предлагаемых идей с точки зрения их соответствия

общей стратегии развитие Федерального университета. Приказами ректора

руководство обеспечивало внедрение нововведений.

Существенная роль в выявлении, диагностике существующих

проблем, разработке функционала будущей СЭД отводилась сотрудникам

Университета, мнение которых учитывалось на различных стадиях

внедрения и реализации системы. И сегодня на стадии промышленной

эксплуатации СЭД руководители структурных подразделений, другие

пользователи могут обратиться с предложениями в Дирекцию

информационных технологий2.

Профессиональные консультанты привлекались очень ограничено,

только для методической поддержки и консультирования по проблемам,

требующим специальной подготовки. Экспертами выступали сотрудники

Университета.

Комбинированная модель внедрения оказалась наиболее

эффективной в столь крупной организации со сложной структурой

управления как Уральский федеральный университет.

В РГППУ реализовалась инсайдерская (или близкая к ней) модель

внедрения, предполагающая активное участие сотрудников организации,

инициирующих определенные изменения. Применение этой модели на

1 Крымская Н. Успешное внедрение СЭД: очевидные принципы и неочевидные подходы. // PC

Week [Электронный ресурс]. URL: https://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=183833 (дата

обращения 11.08.2016). 2Сайт дирекции информационных технологий УрФУ [электронный ресурс ] СЭД: новые

маршруты – новые возможности. URLhttp://dit.urfu.ru/novosti/8872/ (дата обращения 11.08.2016).

89

практике эффективно лишь при наличии четко сформулированной общей

стратегии развития организации. Именно этой общей стратегии в РГППУ и

не хватило для успешного внедрения. Инициатива сотрудников

присутствовала, но не была поддержана руководством.

Подводя итог, можно выделить следующее основные условия

успешной реализации проекта внедрения СЭД в конкретной организации.

Во-первых, осознание руководством организации необходимости

перехода на электронную технологию работы с документами и активное

внимание к этому процессу.

Во-вторых, четкое обозначение цели и задачи перехода организации

на электронную технологию работы с документами. В конечном итоге,

успешность реализации проекта определяется степенью достижения

намеченных целей и решения поставленных задач.

В-третьих, правильный выбор системы. СЭД должна максимально

соответствовать потребностям конкретной организации.

В-четвертых, выбор оптимального варианта внедрения, наиболее

подходящего данной организации. Этот выбор зависит от множества

взаимосвязанных факторов, в частности, от готовности руководства

организации и ее сотрудников к реализации электронного

документооборота.

В-пятых, квалифицировано организованное внедрение системы,

последовательную реализацию всех этапов проекта внедрения СЭД,

включая очень важный этап организационной подготовки.

90

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Внедрение системы электронного документооборота в организации –

это сложный многогранный процесс, включающий множество

составляющих. Процесс этот многократно усложняется, если речь идет о

внедрении СЭД в крупной организации со сложной системой управления и

его документационного обеспечения, большим объемом

документооборота, разнообразием создаваемых документов. Примером

подобной организации является крупное образовательное учреждение

высшего профессионального образования.

Перевод организации на электронный документооборот – это

проект. Чтобы проект был успешен, его реализация требует соблюдения

принципов организационного проектирования, правил и стандартов

проектного управления.

Не менее сложной проблемой является оценка эффективности

внедрения системы электронного документооборота в конкретной

организации.

Общеизвестно, что основными условиями успешного внедрения

СЭД является правильный выбор системы и квалифицированно

проведенный процесс внедрения.

Но знание этих общих принципов недостаточно как для обоснования

необходимости внедрения СЭД, так и для оценки эффективности уже

внедренной системы.

В ходе работы над диссертационным исследованием изучен широкий

круг публикаций по исследуемой проблематике. В результате были

выявлены основные условия и факторы, определяющие, по мнению

современных исследователей, успешность проекта внедрения и

эффективность перехода на электронный документооборот.

В ходе магистерского исследования был рассмотрен опыт внедрения

электронного документооборота в двух крупных вузах: в Уральском

91

федеральном университете имени первого Президента России Б.Н.

Ельцина и в Российском профессионально-педагогическом университете.

Автор попытался проследить, как в УрФУ и РГППУ соблюдались

рекомендуемые условия внедрения, и к каким результатам это привело.

Инициатива внедрения СЭД УрФУ принадлежала руководству

Университета и по мере реализации проекта Ректорат, члены Ученого

совета, руководители ряда структурных подразделений проявляли интерес

к будущей системе. Отчеты о ходе реализации проекта заслушивались на

заседаниях Ученого совета и расширенного Ректората. Нормативно-

методическое обеспечение перехода но новую технологию также является

не менее важным фактором, обеспечивающим успех внедрения СЭД.

Этапы реализации проекта документировались соответствующими

регламентами и юридически закреплялись приказами ректора.

Приказом ректора УрФУ была сформирована команда внедрения –

рабочая группа.

В РГППУ инициатива перехода на электронный документооборот

исходила от сотрудников, что само по себе весьма положительно. Но

руководство Университета, занятое бесконечными структурными

преобразованиями, не проявляли особого интереса к внедрению СЭД.

Сотрудниками и студентами был разработан ряд проектов методических

документов, касающихся перехода на электронный документооборот. Эти

проекты бесконечно долго согласовывались, рассматривались, но так и не

были приняты.

Команды внедрения здесь сформировано не было, хотя и имелась

группа энтузиастов – сторонников внедрения СЭД.

В УрФУ было уделено повышенное внимание организационной

подготовке перехода на электронный документооборот. Информационное

обследование документной деятельности было проведено в полном

объеме. Были выявлены существующие проблемы в организации

92

документооборота. В результате анализа полученных данных была

определена необходимая степень реорганизации. Организационная

подготовка завершилась разработкой Технического задания, содержащего,

в частности, подробные требования к функционалу будущей СЭД.

В РГППУ предпроетного обследования в полном объеме не

проводилось, хотя элементы обследования были реализованы студентами в

рамках учебных курсов и подготовка ВКР. Техническое задание или

подобный документ не составлялся.

Важным условием успешного внедрения является правильный выбор

системы электронного документооборота, максимально соответствующей

потребностям организации. И в УрФУ, и в РГППУ системы электронного

документооборота были выбраны верно, хотя критерии, которыми

руководствовались при выборе и были различными.

Важным фактором успешного внедрения СЭД информирование

сотрудников о задачах и ходе внедрения СЭД, обучение пользователей

будущей СЭД. Важным фактором успешной адаптации персонала было

то, что документационные процессы автоматизировались не

одновременно, а последовательно. В УрФУ проводились занятия по

обучению пользователей СЭД. В настоящее время на сайте Дирекции

информационных технологий размещается постоянно обновляемая

информация для сотрудников – пользователей СЭД. Для упрощения

доступа сотрудников к системе, сотрудники Дирекции ИТ подготовили

комплект автоматической установки программы на рабочие ПК, не

требующий настроек. Для установки программы достаточно скачать архив

и запустить файл.

В РГППУ, информацию о проекте перехода на электронный

документооборот найти чрезвычайно сложно. Автор магистерского

исследования постоянно испытывала большие сложности с поиском

необходимых материалов.

93

В результате реализации проекта СЭД Уральским федеральным

университетом были получены определенные тактические и

стратегические преимущества.

К основным тактическим преимуществам следует отнести:

- многократное сокращение времени на поиск документной

информации;

- уменьшение затрат времени на доставку проектов и документов

бумажном виде;

- уменьшение затрат создание и копирование документов, т.е. затрат

на бумагу и другие расходные материалы;

- освобождение места, необходимого ранее для хранения бумажных

документов и их копий;

- сокращение затрат времени на работу с документами.

Внедрение СЭД УрФУ обеспечило и ряд стратегических преимуществ:

- сокращение сроков принятия управленческих решений и

повышение качества этих решений за счет оперативной и

качественной информационной поддержки и сокращения сроков

согласования проектов;

- повышение уровня исполнительской дисциплины за качественного

улучшения системы контроля исполнения документов и

поручений;

- повышение безопасности документной информации за счет

исключения несанкционированного доступа;

- повышение сохранности документов и удобства их хранения за

счет хранения в электронном виде на сервере;

- возможность централизованного отслеживания хода каждого

процесса при максимальной децентрализации работы с

документами.

94

Успех реализации проекта внедрения СЭД УрФУ был обусловлен

соблюдением всех необходимых требований, реализацией всех этапов.

Опыт внедрения СЭД УрФУ представляет несомненный интерес для

других высших учебных заведений, принявших решения о переходе на

электронную технологию документооборота.

В РГППУ переход к электронному документообороту был начат с

внедрения корпоративной электронной почты, что тактически совершено

правильно в плане адаптации персонала к работе в условиях электронной

технологии. В результате несколько сократилось количество бумажных

документов. Но несоблюдение важнейших принципов внедрения СЭД

обусловило затянувшийся на долгие годы процесс перехода к

электронному документообороту.

Опыт РГППУ позволяет выявить многочисленные проблемы,

характерные для внедрения СЭД не только в высших учебных заведениях,

но и в других организациях.

Наиболее сложно количественно оценить экономическую

эффективность от внедрения электронного документооборота, так как

необходимо учитывать большое количество факторов и обрабатывать

значительный объем информации. Чем масштабнее организация, чем

сложнее внедряемая система, тем сложнее оценить ее эффективность.

Безусловно, различный масштаб УрФУ и РГППУ несколько

затрудняет корректное сравнение результатов внедрения СЭД. Но

основной вывод сделать можно. Приняв решение о внедрении

электронного документооборота примерно в одно время, по состоянию на

конец 2016 года они добились различных результатов. СЭД УрФУ

динамично развивается, включая все новые функции и новых

пользователей, которым предлагаются все новые сервисы. СЭД в РГППУ

затормозилась на одной из начальных стадий.

95

Формулируя обобщенно, можно утверждать, что столь различные

результаты обусловлены реализацией различных моделей внедрения.

Руководством УрФУ была выбрана и последовательно

реализовалась комбинированная модель внедрения. Инициатива внедрения

СЭД исходила от руководства Университета, оно обеспечивало оценку

предлагаемых идей с точки зрения их соответствия общей стратегии

развитие Федерального университета. Приказами ректора нормативно

закреплялось внедрение нововведений.

Существенная роль в выявлении, диагностике существующих

проблем, разработке функционала будущей СЭД отводилась сотрудникам

Университета. Мнение различных категорий сотрудников учитывалось на

всех стадиях внедрения и реализации системы. Сегодня на стадии

промышленной эксплуатации СЭД пользователи могут обратиться с

предложениями о совершенствовании системы в Дирекцию

информационных технологий. Профессиональные консультанты

привлекались, но достаточно ограничено; экспертами выступали сами

сотрудники Университета.

Комбинированная модель внедрения оказалась наиболее

эффективной в столь крупной организации со сложной структурой

управления как Уральский федеральный университет.

В РГППУ реализовалась модель внедрения наиболее близкая к

инсайдерской. Эта модель предполагает активное участие сотрудников

организации, инициирующих внедрение нововведений. Применение этой

модели на практике эффективно при наличии четко сформулированной

общей стратегии развития организации. Но общая стратегия в РГППУ

отсутствовала. Столь ценная инициатива сотрудников не была поддержана

руководством.

96

Итак, основными условиями успешной реализации проекта

внедрения СЭД, подтвержденной практическим опытом УрФУ и РГППУ,

являются следующие:

o Осознание руководством организации необходимости перехода на

электронную технологию работы с документами и активное

внимание к этому процессу.

o Четкое обозначение цели и задачи перехода организации на

электронную технологию работы с документами.

o Правильный выбор СЭД, максимально соответствующей

потребностям организации.

o Выбор оптимальной модели реализации проекта.

o Квалифицировано организованное и проведенное в полном объеме

внедрение системы.

o Формирование позитивного отношения к нововведениям различных

категорий персонала организации.

При соблюдении этих условий будет достигнут главный результат

внедрения системы электронного документооборота – повышение

эффективности работы каждого сотрудника и деятельности организации в

целом.

97

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

I Источники

Опубликованные

Федеральные законы Российской Федерации

1. О коммерческой тайне: Федеральный закона от 29 июля 2004 г. №

98-ФЗ// Российская газета. – 2004. – 31 июля.

2. Об архивном деле в РФ: Федеральный закон от 22 октября 2004г. №

125-ФЗ// Российская газета. – 2004. –24 октября.

3. О персональных данных: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №

152-ФЗ// Российская газета. – 2006. –30 июля.

4. Об информации, информационных технологиях и о защите

информации: Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ // Российская

газета. – 2006. – 29 июля.

5. Об электронной подписи: Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. №

63-ФЗ // Российская газета. – 2011. – 8 апреля.

Указы и распоряжения Президента Российской Федерации

6. О создании федеральных университетов в Северо-Западном,

Приволжском, Уральском и Дальневосточном федеральных округах: Указ

Президента Российской Федерации от 21 октября 2009 г. N 11 //

Российская газета. 23.10.2009. № 5026.

7. План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной

власти на безбумажный документооборот при организации внутренней

деятельности: Распоряжением Правительства Российской Федерации от 12

февраля 2011 г. № 176-р // Интернет- портал «Российская газета». 22.02

2011 г.

98

Постановления и распоряжения правительства Российской Федерации

8. Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах

исполнительной власти: Постановление Правительства РФ от 15.06.2009

№ 477 (ред. от 07.09.2011) // Собрание законодательства Российской

Федерации. 22.06.2009. № 25. Ст. 3060.

9. О реорганизации федеральных государственных образовательных

учреждений, находящихся в ведении Минобрнауки России и указанныхв

приложении к распоряжению Правительства Российской Федерацииот 23

сентября 2010 г. N 1562-р: Приказ Министерства образования и науки

Российской Федерации от 04.04 2011г. № 158 // Интернет - портал

Министерства образования и науки Российской Федерации

10. Перечень типовых управленческих архивных документов,

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов

местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25

августа 2010 г. N 558.

11. Требования к информационным системам электронного

документооборота федеральных органов исполнительной власти,

учитывающих в том числе необходимость обработки посредством

данных систем служебной информации ограниченного распространения :

Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской

Федерации от 02.09.2011 N 221, зарегистрировано в Минюсте России

15.11.2011 N 22304 // Интернет портал – Министерства связи и массовых

коммуникаций Российской Федерации

Государственные стандарты Российской Федерации

99

12. ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на

машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами

вычислительной техники. – М.: Стандартинформ,1987.– 4 с.

13. ГОСТ 34.602-89. Информационная технология. Комплекс

стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на

создание автоматизированной системы. – М.: Стандартинформ, 2009. – 12

с.

14. ГОСТ Р 24.201-89 Виды, комплектность и обозначение документов

при создании автоматизированных систем. – М.: Государственный комитет

СССР по стандартам, 1990. – 3 с.

15. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и

определения – М.: Стандартинформ, 1998. – 7 с.

16. ГОСТ 34.602-89 Техническое задание на создание

автоматизированной системы – М.: Госкомитет СССР по стандартам, 1990.

– 12 с.

17. ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной

документации. Требования к оформлению документов. – М.:

Стандартинформ, 2003. – 16 с.

18. ГОСТ Р 53898-2010 Системы электронного документооборота.

Взаимодействие систем управления документами. Требования к

электронному сообщению. – М.: Стандартинформ, 2010. – 49 с.

19. ГОСТ 7.0.8-2013. Система стандартов по информации,

библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения – М.: Стандартинформ, 2013. – 16 с.

Нормативно-методические документы Российской Федерации

100

20. Князева Т.В. Системы электронного документооборота: анализ и

выбор. Справочно-методическое пособие / под ред. В.Ф. Янковой // М.:

2010. 188 с.

21. Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении.

Научно- методическое пособие //М.В. Ларин, О.И. Рысков; ВНИИДАД. М.,

2008. 207 с.

22. Ларин М.В. Электронные документы: нормативно-методическое

пособие // Вестник архивиста. 2008. № 4. С. 106-124.

23. Рекомендации по выбору автоматизированных систем

документационного обеспечения и управления (АС ДОУ) в организациях //

ВНИИДАД. - М.,2003. - 84с

Нормативно-методические документы организации

24. Устав федерального государственного автономного образовательного

учреждения высшего профессионального образования «Российский

государственный профессионально-педагогический университет». –

Екатеринбург, 2009. – 75 с.

25. Инструкция по документационному обеспечению управления в ГОУ

ВПО «Российский государственный профессионально-педагогический

университет». – Екатеринбург: ГОУ ВПО «Российский государственный

профессионально-педагогический университет», 2009. – 88 с.

26. Устав проекта «Внедрение системы электронного документооборота»

версия 1.0. Приказ ректора УрФУ от 07.07.2012 № 565/03

27. Протокол заседания Координационного Совета Программы развития

УрФУ от 26.07.2012 № 58.

28.О составе совета по качеству РГППУ. Приказ ректора РГППУ от

26.09.2012 № 586

101

27. Регламент работы с входящими и исходящими документами: Приказ

ректора УрФУ от 14.03.2013 № 203/03.

28. О вводе в опытную эксплуатацию системы электронного

документооборота .Приказ ректора УрФУ от 15.03.2013г. №209/03

29. Протокол заседания Совета по качеству РГППУ от 26.07.2013 № 18.

30.Регламент работы со служебными записками: Приказ ректора УрФУ от

09.09.2013 № 686/03

31. Регламент работы с приказами по основной деятельности: Приказ

ректора УрФУ от 23.09.2013 № 731/03.

32.

33. О вводе в промышленную эксплуатацию web-клиента. Приказ ректора

УрФУ № 0015_03 от 12.01.2016

34. О состоянии работ по информатизации УрФУ в 2015 году и задачах на

2016 год. Отчет на Заседание Ученого совета от 26.01.2016

35. О состоянии работ по информатизации УрФУ и задачах на 2017год:

отчет на Заседание Ученого совета 23.01.2017

Неопубликованные источники

36. Анкета для проректоров, директоров институтов, филиалов,

руководителей подразделений

37. Анкета для помощников руководителя, лиц, ответственных за

делопроизводство в структурном подразделении

38. Договор от 01.11.2012 № 43-12/1198-2012 30. Заседание Ученого совета

39. «О ходе реализации и перспективах проекта «Внедрение системы

электронного документооборота УрФУ». Отчет на Заседании Ученого

совета 25.11.2013.

102

40. Приказ об изменении административной структуры университета

«Российский государственный профессионально-педагогический

университет» № 458 от 03.06.2015 г. Ректор Е. М. Дорожкин. –

Екатеринбург.

41. Проект инструкции по делопроизводству ФГАОУ ВО РГППУ от

10.06.2013

42. Проект Технического задания на внедрение системы электронного

документооборота ФГАО ВО РГППУ

Электронные ресурсы удаленного доступа

43. Официальный сайт компании 1С: [Электронный ресурс]

1С:Документооборот URL:http://v8.1c.ru/doc8/corporate.htm (дата

обращения 25.12.201)

44. Офицальный сайт компании DIRECTUM. URL: http://www.directum.ru/

(дата обращения 11.04.2017)

45. Сайт Дирекции информационных технологий УрФУ [Электронный

ресурс] Миллион заданий в СЭД. URL: http://dit.urfu.ru/novosti/18183/

(дата обращения 01.04.2017).

II Литература

46. Архипова З. В. Современные информационно-телекоммуникационные

системы как фактор повышения конкурентоспособности высших учебных

заведений // Известия ИГЭА. – 2014. – № 1. – С. 126–130

47. Байдыбекова С.К. Проблемы и эффекты от внедрения

автоматизированных информационных систем // Вопросы управления. –

2013. – № 2. URL : http://vestnik.uapa.ru/ru-ru/issue/2013/02/16/ (дата

обращения: 02.02.2015 г.)

103

48. Баласанян В. Э. Автоматизация делопроизводства или электронный

документооборот? URL: http://www.cs-consult.ru/stati-i-materialy/14/68-ili-

elektronnij-dokumentooborot.html (дата обращения 01.03.2017)

49. Баласанян В. Э. От традиционного делопроизводства к электронному

документообороту. URL : http://www.cs-consult.ru/stati-i-materialy/14/63-ot-

tradizionnogo-k-elektronnomu.html (дата обращения 25.04.2017)

50. Баласанян В. Э. Применение автоматизированных систем

документационного обеспечения управления (АС ДОУ) для повышения

эффективности управления // Делопроизводство. — 2002. — № 2. — С.

27–29.

51. Баласанян В. Э. Электронный документооборот — основа

эффективного управления современным предприятием // Секретарское

дело. — 2002. — № 2. — С. 46–48.

52. Белов С. П. Подготовка предприятий к внедрению систем

электронного документооборота. Вопросы теории и практики. – М.: Мир

науки. 2016. – 210 с.

53. Белов С.П. Разработка методики подготовки организации к внедрению

системы электронного документооборота // Науковедение. –2014. – №1.

54. Бобылева М. П. Вопросы анализа документооборота организации в

условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство

–2001. –№ 1. –С. 36-41.

55. Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к

электронному. – М.: Издательский дом МЭИ. 2010. – 295 с.

56. Бобылева М. П. Уровни и критерии зрелости корпоративной СЭД.

URL: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=127782 (дата

обращения 03.03.2017)

57. Галимов М. Как оценивать эффективность ECM-проектов? URL:

http://ecm-journal.ru/docs/Kak-ocenivat-ehffektivnost-ECM-proektov.aspx

(дата обращения 05.02.2017)

104

58. Глущенко П. В. Модели систем электронного документооборота на

предприятии. – М.: Вузовская книга, 2011.

59. Гололобов Е. И., Зоткин Р. А. Управленческий документ в условиях

использования систем электронного документооборота. Опыт Сургутского

государственного педагогического университета // Делопроизводство. –

2013. – № 3. – С. 65-68.

60. Дьяченко О. Электронный документооборот: снижение затрат на

бизнес-процессы и повышение их качества. URL: http://ecm-

journal.ru/docs/Ehlektronnyjj-dokumentooborot-snizhenie-zatrat-na-biznes-

processy-i-povyshenie-ikh-kachestva.aspx (дата обращения 13.02.2017)

61. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское

дело. –№3. –С. 31-35

62. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства

попытки анализа и классификации // Секретарское дело. –2000. –№4. –С.

23-28

63. Истомина Е. Н. Какой линейкой мерить или практика оценки

эффективности внедрения СЭД. URL: http://www.ecm-

journal.ru/docs/Kakojj-linejjkojj-merit-ili-praktika-ocenki-ehffektivnosti-

vnedrenija-SEhD.aspx (дата обращения 13.02.2017)

64. Иритикова В.С. Управление документами: стандарты и алгоритмы //

Делопроизводство и документооборот на предприятии. –2012. – № 8. – С.

28-33.

65. Как скоро окупается СЭД? URL: http://ecm-journal.ru/post/Kak-skoro-

okupaetsja-SEhD.aspx (дата обращения 25.01.2017)

66. Киселева И. Плюсы и минусы использования электронного

документооборота // Финансовая газета. – 2012. – № 34. URL:

http://fingazeta.ru/discuss/50127/ (дата обращения: 29.11.2014).

66. Князева Т. В. Сравнение отечественных систем автоматизации

делопроизводства и электронного документооборота. URL: http://www.cs-

105

consult.ru/articles/sistemy-documentooborota/44-sravnenie.html (дата

обращения 15.01.2017)

68. Кобелькова Л. А. Документация в информационном обществе:

международный опыт управления документами // Отечественные архивы.

– 2011. – № 1. – С. 114-115.

69. Кузнецов С.Л. Организация электронного документооборота //

Делопроизводство. – 2013. – № 2. – С. 56-61.

70. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного

обеспечения управления. – М. : Издательский дом МЭИ.– 2010 . – 232 с.

71. Лапин Ю. Автоматизация документооборота. Внедрение СЭД

окупается за год. URL: http://www.samag.ru/archive/article/1094 (дата

обращения 05.03.2017)

72. Ларин М.В. Об организации электронного документооборота в

Российской Федерации//

Современные технологии делопроизводства и документооборота. №0, 2010

73. Макаров С. Б. Что нужно топ-менеджерам от СЭД? URL:

http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=79535&SECTION_I

D=765 (дата обращения 23.01.2017)

74. Назаренко А.А. Автоматизация документооборота в организации:

распространенные мифы и заблуждения // Современные технологии

делопроизводства и документооборота. – 2012. – № 9. – С. 13-19.

75. Некрасова Е. Укрощение хаоса. [Электронный ресурс] Docflow. URL:

http://www.docflow.ru/analitics/detail.php?ID=23378 (дата обращения

15.03.2017)

76. О важности аналитических отчетов, перспективах развития СЭД и

реальных потребностях заказчиков (интервью с И. В. Борисовской,

«Гильдия управляющих документацией»). URL: http://ecm-

journal.ru/docs/O-vazhnosti-analiticheskikh-otchetov-perspektivakh-razvitija-

106

SEhD-i-realnykh-potrebnostjakh-zakazchikov.aspx (дата обращения

11.12.2016)

77. Митрофанова А. А. Предпроектное обследование в рамках

внедрения СЭД: интервьюирование и анкетирование // Делопроизводство

и документооборот на предприятии. – 2013. – № 1. – С. 50-62.

78. Ченушкина C. В., Нарваткина Н. С. Автоматизация деятельности

Российского Государственного профессионально-педагогического

университета с использованием программы 1С: Университет

[Электронный ресурс] // URL:

http://elar.rsvpu.ru/bitstream/123456789/9022/1/nito_2016_045.pdf (дата

обращения 05.05. 2017)

107

Приложение № 1

Для проектирования системы электронного документооборота

Университета, прошу Вас в срок заполнить приложенную анкету:

А Н К Е Т А

для проректоров, директоров институтов, филиалов,

руководителей подразделений

1. ФИО, ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ: _______________________________ ТЕЛЕФОН:

____________________

2. ЦЕЛИ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА:

(по 10-балльной шкале укажите важность перечисленных вариантов, где 10 – наиболее важная для Вас

цель автоматизации)

Варианты Приоритет

накопление корпоративных знаний

сокращение затрат времени на создание и поиск документов

ускорение документооборота

усиление контроля исполнения поручений

увеличение уровня ответственности работников

сокращение бумажного документооборота

контроль показателей эффективности

сокращение времени на выполнение рутинных операций

соответствие действий сотрудников установленным регламентам

поддержка полного жизненного цикла управления документами

108

3. ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ВАМИ СПОСОБЫ КОНТРОЛЯ ВЫДАННЫХ ЗАДАНИЙ:

бумажный календарь (блокнот),

компьютерные программы:

___________________________________________________________

собственная память,

контролирует секретарь/помощник,

иное: ________________________________________________________________

108

4. МОГУТ ЛИ ЗАДАНИЯ ПРИХОДИТЬ НАПРЯМУЮ СОТРУДНИКУ ВАШЕГО

ОТДЕЛА, МИНУЯ ВАС? (ДА / НЕТ)

5. ВЕДЕТСЯ ЛИ РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ/ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ В

ВАШЕМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ:

Да.

Нет

6. КАКОЙ ВАРИАНТ ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТА НА ИСПОЛНЕНИЕ ВЫ СЧИТАЕТЕ

БОЛЕЕ ПРИЕМЛЕМЫМ?

я готов отправлять и контролировать задания самостоятельно;

я готов только контролировать задания, отправлять их будет секретарь;

отправлять и контролировать задания будет секретарь, в соответствие с моей

резолюцией.

7. КАКИЕ ФУНКЦИИ ХОТЕЛОСЬ БЫ АВТОМАТИЗИРОВАТЬ ПРЕЖДЕ ВСЕГО?

(указать приоритет от 1 до 13, где 13 - функция, которую хотелось бы

автоматизировать больше)?

выдача поручений;

контроль показателей эффективности

контроль исполнения поручений;

получение информации по документам;

поиск документов;

регистрация документов;

согласование (визирование) документов;

маршрутизация документов;

подписание документа;

рассылка документов;

составление проектов документов;

уведомление о поступлении новых документов;

уведомление об истечении сроков исполнения (согласования) документов;

свой вариант

___________________________________________________________________

109

8. ЧТО НУЖНО ИЗМЕНИТЬ В КОНТРОЛЕ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ И

ПРИКАЗОВ?

хотелось бы получать периодические отчеты по исполнению поручений;

хотелось бы получать более детализированную информацию по исполнению

поручений в режиме реального времени;

другое____________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

_______________________________________

9. НУЖНА ЛИ ВАМ ВОЗМОЖНОСТЬ РАБОТЫ В РЕЖИМЕ УДАЛЕННОГО

ДОСТУПА К СИСТЕМЕ?:

Да.

Нет

10. КАКУЮ ИНФОРМАЦИЮ ЛИЧНО ВАМ ХОТЕЛОСЬ БЫ ПОЛУЧАТЬ

ОПЕРАТИВНО, НО СЕЙЧАС НЕВОЗМОЖНО?

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

_____________________

110

Приложение № 2

Для внедрения системы электронного документооборота

Университета, прошу Вас в срок 28.06.2012 представить в М-317 или по e-

mail: n.v.goncharova@ustu.ru заполненные анкеты.

А Н К Е Т А

помощников руководителей, лиц, ответственных за

делопроизводство в структурном подразделении

1. ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО:

_________________________________________________________

2. ДОЛЖНОСТЬ: __________________________________________ТЕЛЕФОН

____________________

3. ПЕРЕЧИСЛИТЕ, КАКИЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УНИВЕРСИТЕТА ВЫ

ИСПОЛЬЗУЕТЕ В РАБОТЕ

________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

_______

4. ВАШИ ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ:

(поставьте отметку напротив Ваших функциональных обязанностей и укажите примерный объем

рабочего времени, которое Вы тратите на каждую функцию, в день)

Отметка Функциональные обязанности Час.

получение и отправка бумажной корреспонденции (Вы ходите на почту / почтальон

приходит)

получение и отправка электронной почты

первичная обработка, регистрация, сортировка корреспонденции;

ведение журналов регистрации

снятие копий с документов

сканирование документов

передача документов исполнителям (приходят сами / разносите)

подготовка (печать) документов для руководителя

ведение контроля исполнения документов (ДА / НЕТ)

подготовка отчетов по исполнению поручений

обеспечение работы руководителя (календарь руководителя)

другие__________________________________________________________________

Итого: ≤ 8 час.

111

5. КАКИЕ ОТЧЕТЫ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ПОРУЧЕНИЙ ВЫ ПРЕДОСТАВЛЯЕТЕ? (ПО

ВОЗМОЖНОСТИ ПРИЛОЖИТЕ ПРИМЕРЫ ОТЧЕТОВ К АНКЕТЕ).

Отчет Для кого Периодичность

6. КАКИЕ ФУНКЦИИ ХОТЕЛОСЬ БЫ АВТОМАТИЗИРОВАТЬ ПРЕЖДЕ ВСЕГО?

(УКАЗАТЬ ПРИОРИТЕТ ОТ 1 ДО 12, ГДЕ 12 - ФУНКЦИЯ, КОТОРУЮ ХОТЕЛОСЬ БЫ

АВТОМАТИЗИРОВАТЬ БОЛЬШЕ):

регистрация документов;

выдача поручений (резолюций);

согласование (визирование) документов;

маршрутизация документов;

подписание руководителем;

рассылка документов;

контроль исполнения поручений;

поиск документов (получение информации о документе);

составление проектов документов;

уведомление о поступлении новых документов;

уведомление об истечении сроков исполнения (согласования) документов;

свой вариант

______________________________________________________________________

7. РЕГИСТРИРУЕТЕ ЛИ ВЫ ПОСТУПАЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ?

УКАЖИТЕ КОЛИЧЕСТВО ДОКУМЕНТОВ, ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ В ЭЛЕКТРОННОМ

ВИДЕ ЗА ПРОШЕДШИЙ ГОД

да, регистрируются (укажите какие, сколько)

___________________________________________

нет, не регистрируются

8. КАКИМ ОБРАЗОМ И В КАКОМ ВИДЕ ПЕРЕДАЕТЕ ПОЛУЧЕННЫЕ ПО

ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ ДОКУМЕНТЫ?

распечатываются и передаются исполнителю;

пересылаются исполнителю;

полученные по электронной почте документы не требуют обработки и

регистрации;

112

другой вариант

____________________________________________________________________

9. ПЕРЕЧИСЛИТЕ, КАКИЕ ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ ВЫ ВЕДЕТЕ?

________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

______________

10. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

регистрации подлежат:

все поступающие документы;

только документы для Вашего руководителя;

регистрационный номер присваивается исходящему документу:

до подписания руководителем;

после подписания руководителем.

11. ПЕРЕЧИСЛИТЕ НАИБОЛЕЕ ХАРАКТЕРНЫЕ ТРУДНОСТИ, ВОЗНИКАЮЩИЕ ПРИ

РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ:

для того, что бы узнать судьбу документа требуется перенаправить к другому

сотруднику и так может повторяться несколько раз;

для регистрации документ передается между сотрудниками по несколько раз;

никто не может точно сказать, поступал ли интересуемый документ в

организацию;

представителя другой организации могут просить передать документ для

регистрации в канцелярию, и это вызывает раздражение у посетителей;

свой вариант

______________________________________________________________________

12. БЫВАЮТ ЛИ СЛУЧАИ ПОТЕРИ ДОКУМЕНТОВ, ПЕРЕДАННЫХ РУКОВОДИТЕЛЮ?

НАСКОЛЬКО ЧАСТО ОНИ СЛУЧАЮТСЯ?

да, часто (1–2 документа в неделю);

да, не часто (1–2 документа в месяц);

да, но почти не теряются (1–2 документа в полугодие);

нет.

13. ОПИШИТЕ, КАК ВЫ УЗНАЕТЕ, КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЕЙЧАС НАХОДЯТСЯ НА

РАССМОТРЕНИИ У РУКОВОДИТЕЛЯ?

113

по журналам регистрации;

на память;

веду учет документов на рассмотрении руководителя;

свой вариант

______________________________________________________________________

14. НА КАКИХ ДОКУМЕНТАХ ОБЯЗАТЕЛЬНО ТРЕБУЕТСЯ СОБСТВЕННОРУЧНАЯ

РЕЗОЛЮЦИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ? (ПО ВОЗМОЖНОСТИ ПРИЛОЖИТЕ ДОКУМЕНТ

ОСНОВАНИЕ)

__________________________________________________________________________________

_______

15. КАКУЮ ИНФОРМАЦИЮ ЧАЩЕ ВСЕГО ЗАПРАШИВАЕТ РУКОВОДИТЕЛЬ?

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

____________________________

16. КАКУЮ ИНФОРМАЦИЮ ЛИЧНО ВАМ ХОТЕЛОСЬ БЫ ПОЛУЧАТЬ ОПЕРАТИВНО,

НО СЕЙЧАС НЕВОЗМОЖНО?

_________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

_______

17. ПОИСК ДОКУМЕНТОВ:

при поиске каких документов возникает больше

трудностей_______________________________

_____________________________________________________________________

______________

сколько в среднем времени тратится на поиск одного документа

___________________________

какие реквизиты документов используются при поиске: автор, номер, дата,

номенклатурное дело, корреспондент и др.

_____________________________________________________________

18. ОРИГИНАЛЫ КАКИХ ДОКУМЕНТОВ И ДЛЯ ЧЕГО НЕОБХОДИМЫ В

ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ?

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

114

Приложение № 3.

При расчете экономической эффективности учитываются факторы

прямой денежной и временной экономии от внедрения. Так же

учитываются не денежные факторы: изменение скорости по бизнес-

процессу, количеству обрабатываемых документов в единицу времени.

Опираясь на усредненные данные, можно получить такие результаты:

Средний сотрудник выполняет в день примерно 10 операций в день. Поиск

одного документа может занимать примерно 2 минуты. Иногда случатся

так, что документ вовсе не находится, а конкретнее в 10% случаев.

Средняя годовая зарплата сотрудника 180 000 рублей в год. В месяц

15 000рублей.

Исходя из этих данных можно установить примерный результат экономии

средств на одного сотрудника в год.

(10 ∙ 2 + 10 ∙ 10%) ∙1

8 ∙ 60∙ 15000

= 8250 (рублей в год) − экономия на одного сотрудника

8500 пользователей работают в системе электронного документооборота

УрФУ1 .

8500∙8250= 70 125 000 (рублей в год) – примерная экономия на

сотрудниках организации.

Итог: если внедрить электронную систему управления документами,

то получается 8250 рублей экономии в год в расчете на одного сотрудника.

Если в организации работает 8500 сотрудников, работающих с

документами, экономия составит 70 125 000 в год.

1Сайт Дирекции информационных технологий УрФУ [Электронный ресурс] Миллион заданий в

СЭД. URL: http://dit.urfu.ru/novosti/18183/ (дата обращения 01.04.2017).

115

Приложение № 4

Стоимость работ по внедрению системы V. Эта величина не

пропорциональна размеру организации, но, естественно, находится в

определенной зависимости от него.

Чтобы внести какую-то определенность, предположим, что

стоимость внедрения равна следующей величине:

V=M∙W+M∙W∙F

M- величина «человеко-месяц» , то есть количество сотрудников, которые

принимали участие в разработке проекта.

М-6 (состав рабочей группы)1.

W-средняя стоимость работ одного месяца

W- 3 5002

F- функция характеризующая количество рабочих мест

F-533 – автоматизированных мест3

V=6∙3500+6∙3500∙533=11 214 000 – примерная стоимость внедрения Итого:

примерная стоимость по внедрению СЭД УрФУ обошлась в 11 214 000р,

10-20 % в год уходит на администрирование системы, это примерно

1 682 100.

Итого 12 896 100 – примерные первоначальные расходы на внедрение СЭД

1 Приказ ректора УрФУ от 07.07.2012 № 565/03.

2Официальный сайт компании DIRECTUM [Электронный ресурс] Стоимость услуг

URL:http://www.directum.ru/price (дата обращения 25.09.2016) 3 Сайт дирекции информационных технологий УрФУ [электронный ресурс] Миллион заданий в

СЭД URL:http://dit.urfu.ru/novosti/18183/ (дата обращения 10.01.2017 )

116

Приложение № 5

Анкета для формализованного интервью с методистами кафедр УрФУ

им. Б. Ельцина целью которого является выявление достоинств и

недостатков системы электронного документооборота в данном

учреждении

1. Как вы относитесь к внедрению системы электронного

документооборота в университете?

a) положительно

b) отрицательно

c) нейтрально

d) затрудняюсь ответить

2. Удобна ли СЭД УрФУ

a) да

b) нет

c) не в полной мере

d) затрудняюсь ответить

3. По шкале от 1 до 5 как бы вы оценили качество и удобство СЭД УрФУ?

1

2

3

4

5

4. Обладает ли СЭД УрФУ достаточной информационной безопасностью?

a) да

b) нет

c) не в полной мере

d) затрудняюсь ответить

5. Обладает ли СЭД УрФУ достаточной информационной безопасностью?

a) да

b) нет

c) не в полной мере

d) затрудняюсь ответить

6. По шкале от 1 до 5 как вы оцениваете ее поисковые возможности?

1

2

3

4

5

7. Как вы считаете, какая система электронного документооборота

эффективнее?

a) традиционная

117

b) электронная

c) обе эффективны

d) затрудняюсь ответить

8. Как вы оцениваете необходимость системы электронного

документооборота в целом?

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________

118

Приложение № 6 Анкета

для проведения обследования организации работы с документами университета

перед внедрением системы электронного документооборота (СЭД).

Уважаемые сотрудники!

Внедрение СЭД позволит значительно повысить эффективность и

корпоративную культуру работы с документами. Автоматизация работы с документами

позволит быстрее создавать, оформлять, согласовывать документы, а также

контролировать их движение и обеспечить хранение в электронном виде.

Целью данного анкетирования является проведение информационного обследования и

получение более детальных сведений о состоянии документооборота и

делопроизводства в нашем университете.

Ваши ответы помогут в прорисовке и анализе сложившейся системе работы с

документами и требуемых изменений.

АНКЕТА

Должность__________________________________________________________________

____________________

Подразделение______________________________________________________________

___________________

ВОПРОС № 1. Как вы относитесь к внедрению системы электронного

документооборота в вузе?

1. Положительно

2. Отрицательно

3. Нейтрально

4. Затрудняюсь ответить

ВОПРОС № 2. Удобна ли в работе действующая автоматизация функций

документооборота?

1. Да

2. Нет

3. Не в полной мере

4. Затрудняюсь ответить

ВОПРОС №3. Способы получения/передачи корреспонденции/информации:

1. Почта

2. Курьеры

3. Факсы

4. Эл.почта

5. Телефон

6. Другое ____________________________________________________________

119

ВОПРОС № 4. Среднее время прохождения документов между

подразделениями (часы, дни, недели): ___________________________________________________________________________

_________

Между территориально удаленными структурными

подразделениями____________________________________________________________

___________________________________________________________________________

_________________

ВОПРОС № 5. Типы обрабатываемых документов: 1. Входящие

2. Исходящие

3. Внутренние

4. Другие____________________________________________________________

ВОПРОС № 6. Необходимость сканирования документов:

Да Нет

ВОПРОС № 7. Примерный объем документооборота за год (количество входящих,

исходящих, внутренних документов и т.д.):

1. Входящие ____________________

2. Исходящие ___________________

3. Внутренние __________________

ВОПРОС № 8. Удобны ли в использовании существующие шаблоны документов:

Да Нет

ВОПРОС № 9. Нуждаетесь ли вы в полной автоматизации делопроизводственных

процессов?

Да Нет

Если ваш ответ да, то укажите эти процессы

________________________________________________________________________

____________

________________________________________________________________________

____________

Благодарим Вас за участие в исследовании!