Folienmaster Optimizing IT · 2020. 6. 7. · OIT-Vortrag-GI-FG-IT-Controlling-2014-06-27.pptx Vorbemerkungen Die nachfolgenden Folien sind als Diskussionsgrundlage konzipiert und

Praxisorientiertes Strategisches IT-Management

Copyright 2012-2014 Michael Prinz www.optimizing-it.de

Kooperatives IT-Management Mit weniger Komplexität zu faktenbasierten Entscheidungen

Hamburg, 27. Juni 2014 Gesellschaft für Informatik e.V. (Fachgruppe IT-Controlling), Fachgruppentagung bei der Nordakademie Elmshorn

OIT-Vortrag-GI-FG-IT-Controlling-2014-06-27.pptx

www.optimizing-it.de, Copyright 2012-2014 Michael Prinz


Abstract

Von allen Beteiligten wird das Management der IT wegen der hohen Komplexität der

Unternehmens IT häufig als besonders schwierig eingestuft. Es gibt sogar Aussagen,

dass man IT wegen der Schnelllebigkeit gar nicht managen könne. Mit Best-Practices-

Ansätzen und der Benutzung von Rahmenwerken wie COBIT oder ITIL wird versucht,

die Komplexität in den Griff zu bekommen.

Ist IT komplex? Oder ist IT nur komplex gemacht? Oder wird IT nur als komplex

empfunden? Wie lässt sich Komplexität – ob real vorhanden oder nur empfunden –

verringern?

Der Vortrag beschäftigt sich mit neuen Ansätzen im Strategischen IT-Management.

Insbesondere werden Möglichkeiten dargestellt, wie man Beschreibungen von IT-

Leistungen in die Metrik "Euro" übersetzen kann. Durch diese Art der Enttechnisierung

der Betrachtung wird das IT-Controlling serviceorientiert ausgerichtet. Es entsteht ein

Kooperatives IT-Management zwischen Business und IT, welches faktenbasierte

Entscheidungsfindung umsetzbar macht.

Seite 2



Vorbemerkungen

Die nachfolgenden Folien sind als Diskussionsgrundlage konzipiert und ohne die

mündlichen Erläuterungen der Präsentation unvollständig.

Die Inhalte dieser Folien sind urheberrechtlich geschützt. Jede vom deutschen

Urheberrecht nicht zugelassene Verwertung bedarf der vorherigen schriftlichen

Zustimmung. Die unerlaubte Vervielfältigung oder Weitergabe einzelner Inhalte ist

nicht gestattet.

Die in diesem Vortrag gemachten Aussagen sind im Zweifel die des Autors und

reflektieren nicht zwingend die Meinung genannter Unternehmen.

Die gemachten quantitativen Aussagen basieren auf fiktiven Daten und sind nicht

einem realen Unternehmen zuzuordnen.

Bei quantitativen Aussagen auf Basis realer Daten müssen häufig unterschiedliche

Datenquellen herangezogen werden, die zueinander nicht unbedingt konsistent

sind. D.h. bei allen quantitativen Aussagen ist eine Fehlervarianz zu

berücksichtigen. Weitere Verzerrungen sind durch unterschiedliche Datenqualität

möglich. Die Gesamtaussagen sind in der Regel hiervon nicht beeinflusst.

Seite 3


Ihr Referent: Michael Prinz, Diplom-Mathematiker

OIT-Vortrag-GI-FG-IT-Controlling-2014-06-27.pptx Seite 4

Michael Prinz ist Management Berater für

praxisorientiertes Strategisches IT-Management.

Schwerpunkte seiner Beratungstätigkeit liegen in

innovativen Ansätzen für das Strategische

IT-Management. Über 30 Jahre Erfahrung in

unterschiedlichen IT-Aufgabenfeldern und Führungs-

positionen bei verschiedenen Konzernen mit

internationalem Umfeld bilden die Basis für seine

Branchen- und Themenkompetenz.

Michael Prinz studierte Mathematik und Physik an der

Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster mit dem

Abschluss Diplom-Mathematiker.

Mehr auf meiner Webseite: www.optimizing-it.de


DIE KAPITULATION EINES CIO: „IT ist so komplex, IT kann man gar nicht richtig managen!“


Unser Unternehmen hat die Betreuung von

20.000 PC-Arbeitsplätzen outgesourcet. Das

Outsourcing-Projekt dauerte 14 Monate.

Das Vertragswerk mit allen Service-

beschreibungen und SLAs hat einen Umfang

von 1.400 DIN A4 Seiten. Wer hat da noch

den Überblick?


Ist IT komplex? - Betrachtung einer analogen Frage: Ist 2+2=4 komplex?


2 kg + 2 kg = 4 kg



JA, 2 + 2 = 4 ist komplex!

Seite 7

0 ist eine natürliche Zahl.

Jede natürliche Zahl n hat eine natürliche Zahl n' als Nachfolger.

0 ist kein Nachfolger einer natürlichen Zahl.

Natürliche Zahlen mit gleichem Nachfolger sind gleich.

Enthält die Menge X die 0 und mit jeder natürlichen Zahl n auch deren Nachfolger

n', so bilden die natürlichen Zahlen IN eine Teilmenge von X.

Die Schreibweise der natürlichen Zahlen sei wie folgt festgelegt:

IN={0,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,12,13,14,…}.

Die Rechenoperation +1 angewandt auf eine Zahl n ϵ IN bestimmt den Nachfolger n'

der Zahl n, also n + 1. Für n = 1 ist also n' = n + 1 = 2.

Die Rechenoperation +y mit y ϵ IN angewandt auf eine Zahl x ϵ IN bestimmt den

y-fachen Nachfolger der Zahl x, also x + y.

2 + 2 ist also der zweite Nachfolger von 2, das heißt, es gilt 2 + 2 = 4!

Quelle: vgl. Prinz “Das 2+2 für Strategisches IT-Management” epubli 2014


ABER eigentlich ist 2+2=4 nicht komplex! (bei klaren Definitionen und Ergebnisorientierung!)


2 kg + 2 kg = 4 kg Operation (Prozess)

Struktur (Beschreibung)

Metrik (Mengeneinheit)


Für Ergebnisorientierung (Services) fehlt häufig den Unternehmen eine serviceorientierte Struktur und Metrik


IT-Management 1970er Jahre

Ad Hoc

IT-Management 1990er Jahre

Prozesse

IT-Management heute

Services

Ziel:

Wunscherfüllung

Ziel:

Effizienz

Ziel:

Effektivität




IT-Management und IT-Controlling sollte sich heute markt- und serviceorientiert aufstellen

Seite 10

Sourcing

Managem.

Make

Plan Build Run

Source Deliver

IT-Management

(klassisch, F&A)

Deliver

Source

Unterneh- mens IT Lieferanten Kunden

Delivery

Managem.

externer

Markt

(SOURCE)

externer

Markt

(SOURCE)

interner

Markt

(DELIVER)

interner

Markt

(DELIVER)

Quelle: Prinz “Das 2+2 für Strategisches IT-Management” epubli 2014, generisches

Modell vgl.: Zarnekow, Brenner, Pilgram “Integriertes Informationsmanagement”

Springer 2006


Anwendungs-Entw., -Wartung

Call Center / Service Desk

RZ und Anwendungsbetrieb

Netzbetrieb

Betrieb Arbeitsplatzsysteme

Sta

ndard

isie

rte S

erv

ices

Indiv

iduelle S

erv

ices

Managem

ent

Serv

ices


Marktorientierte IT-Service-Layer liefern eine vollständige Struktur für IT-Service-Beschreibungen…

Seite 11 Quelle: vgl. Prinz “Das 2+2 für Strategisches IT-Management” epubli 2014



… in der nach dem Legosteinprinzip alle IT-Services beschrieben werden können.

Seite 12

IT-Service-Teile IT-Service-Module Unternehmens IT



IT-Service-Kataloge müssen insbesondere im technischen Bereich nicht unternehmensspezifisch sein


Geschäftsprodukte (unternehmensspezifisch)

IT-Produkte (unternehmensspez. oder marktorientiert)

Definition

Module zusammen gesetzt aus

IT-Service-Teilen

IT-Markt orientierte, benchmarkfähige

IT-Service-Teile in 2-4 Qualitäten

Struktur

Marktorientiert: Anwendungs-Entwickl., -

Wartung, Call Center, Arbeitsplatz-

systeme, RZ und Anw.-betrieb, Netzbetr.

Marktorientiert: Anwendungs-Entwickl., -

Wartung, Call Center, Arbeitsplatz-

systeme, RZ und Anw.-betrieb, Netzbetr.

Business-Service-Katalog

IT-Service-Module (unternehmensspez. oder marktorientiert)

IT-Service-Teile (IT-Markt orientiert, Leistungsdifferenzen)

Technik-Service-Katalog

IT-Services mit Orientierung an Geschäfts-

prozessen zusammen gesetzt aus

IT-Service-Modulen und IT-Service-Teilen

IT-Produkte / Anwendungen zusammen

gesetzt aus IT-Service-Modulen und

IT-Service-Teilen

Business orientierte Vereinbarungen mit

geschäftsorientierter Anwendungsmetrik

(z.B. IT-Unterstützung pro Abrechnung)

Standardisierte IT-Produkte wie z.B

Arbeitsplatzpaket oder individuelle

IT- Produkte wie z.B. Anwendungen




Im Technik-Service-Katalog werden Struktur und Metrik bevorzugt marktorientiert festgelegt

Seite 14 Quelle: Prinz “Das 2+2 für Strategisches IT-Management” epubli 2014



Auch die Leistungsbeschreibung von IT-Service-Teilen erfolgt bevorzugt marktorientiert




Wenn bei der Zusammensetzung von IT-Service-Modulen auch enthaltene Management Services festgelegt werden…




… ist auf Produktebene (Business-Service-Katalog) Vollständigkeit gegeben



Effektivität


Bewertung führt zum Kooperativen IT-Management -Unternehmens IT rechnen wie 2+2, 3+4, 7+1, 5+9!

Seite 18

Effizienz

Gemeinsame Einheit „€“



Kooperatives IT-Management Service-Portfolio

Hinweis: Daten fiktiv Seite 19



Kooperatives IT-Management Preisentwicklung gesamt vs. Benchmark (inkl. Prognose)


ca. +29 Mio. €

(+8,5 %)



Kooperatives IT-Management Qualitätsentwicklung gesamt (inkl. Prognose)


ca. -34 Mio. €

(-10 %)

Qualitätsniveau 86 %



Kooperatives IT-Management Entwicklung Mengen*Preis, IST-Qualität gesamt (inkl. Prognose)


ca. +23 Mio. €

(+6,6 %)

ca. +22 Mio. €

(+6,7 %)

ca. -5 Mio. €

(-1,4 %)

ca. 369.000

ca. +6 – 5 Mio. €

+ 8,6 %



Kooperatives IT-Management Preisentwicklung gesamt vs. Benchmark (inkl. Prognose)

Seite 23

1

2

3

ca. 369.000



Individuelle Services Standardisierte Services


Kooperatives IT-Management Preis vs. Benchmark (Mengenentwicklung berücksichtigt)



Call Center / Service Desk Betrieb Arbeitsplatzsysteme

RZ und Anwendungsbetrieb Netzbetrieb


Kooperatives IT-Management Preis vs. Benchmark (Mengenentwicklung berücksichtigt)




Kooperatives IT-Management Entwicklung Mengen*Preis, IST-Qualität gesamt (inkl. Prognose)



Individuelle Services Standardisierte Services


Kooperatives IT-Management Entwicklung Mengen*Preis, IST-Qualität (inkl. Prognose)



Call Center / Service Desk Betrieb Arbeitsplatzsysteme

RZ und Anwendungsbetrieb Netzbetrieb


Kooperatives IT-Management Entwicklung Mengen*Preis, IST-Qualität (inkl. Prognose)



Fallbeispiel: Kooperatives IT-Management Ausgangslage


Ausgangslage Reifegradübersicht

Initial (Organisation)

o Verantwortlichkeit

festgesetzt?

o Organisationseinheit

etabliert?

o Aufgaben vollständig in

Arbeit?

Strukturiert (Transparenz)


geregelt?

o Transparenz vorhanden?

o Regelmäßige

Aktualisierung?

Initial (Organisation)


festgesetzt?

o Organisationseinheit

etabliert?

o Aufgaben vollständig in

Arbeit?

Strukturiert (Transparenz)


geregelt?

o Transparenz vorhanden?

o Regelmäßige

Aktualisierung?

Das betrachtete Unternehmen hat vor ca. 5 Jahren einen IT-Service-Katalog

eingeführt.

Alle Infrastrukturservices sind detailliert und marktorientiert beschrieben.

Anwendungsentwicklung wird über Tagessätze zur Verfügung gestellt und

mittels Skill Level beschrieben. Die Beschreibung basiert auf SFIA.

Alle Anwendungen sind nach dem Legosteinprinzip über Stücklisten erfasst.

Die Kostenverrechnung basiert auf diesen Stücklisten (SLA-Daten).

Die Kosten werden Benchmarks unterzogen und befinden sich auf

Marktniveau.

Das IT-Budget liegt bei ca. 680 Mio. €.

Weiterer Kostendruck erfordert eine Absenkung des IT-Budgets um 30 Mio. €

Auf Basis der vorhandenen SLA-Daten wird eine Analyse als Grundlage für

Kooperatives IT-Management erstellt.

Das betrachtete Unternehmen hat vor ca. 5 Jahren einen IT-Service-Katalog

eingeführt.

Alle Infrastrukturservices sind detailliert und marktorientiert beschrieben.

Anwendungsentwicklung wird über Tagessätze zur Verfügung gestellt und

mittels Skill Level beschrieben. Die Beschreibung basiert auf SFIA.

Alle Anwendungen sind nach dem Legosteinprinzip über Stücklisten erfasst.

Die Kostenverrechnung basiert auf diesen Stücklisten (SLA-Daten).

Die Kosten werden Benchmarks unterzogen und befinden sich auf

Marktniveau.

Das IT-Budget liegt bei ca. 680 Mio. €.

Weiterer Kostendruck erfordert eine Absenkung des IT-Budgets um 30 Mio. €

Auf Basis der vorhandenen SLA-Daten wird eine Analyse als Grundlage für

Kooperatives IT-Management erstellt.


Fallbeispiel: Kooperatives IT-Management Analyseergebnisse (Auszug) (1/2)


Analyseergebnisse Feststellung

54% aller Services werden

standardisiert erbracht.

16,7 Mio. € werden für

individuelle Services bei

Infrastruktur ausgegeben.

54% aller Services werden

standardisiert erbracht.

16,7 Mio. € werden für

individuelle Services bei

Infrastruktur ausgegeben.



Fallbeispiel: Kooperatives IT-Management Bewertung IT-Service-Modul




Fallbeispiel: Kooperatives IT-Management Bewertung IT-Produkt



Fallbeispiel: Kooperatives IT-Management Analyseergebnisse (Auszug) (2/2)


Analyseergebnisse Feststellung

Durch Änderung der

Qualitätsanforderungen

können maximal

ca. 30 Mio. € eingespart

werden.

Bedarf an File-Services

stieg in den letzten

Jahren um ca. 300%.

Durch Änderung der


können maximal

ca. 30 Mio. € eingespart

werden.

Bedarf an File-Services

stieg in den letzten

Jahren um ca. 300%.

Situation Qualität

Situation File-Services


Fallbeispiel: Kooperatives IT-Management Maßnahmen, Ergebnisse, Kosten und Nutzen


Maßnahmen Ergebnisse

Kosten Nutzen

• Einsparungen durch Absenkung der


(67% der Kosten)

• Einsparungen durch File-Server-Daten

(40% der Kosten)

• Einsparungen durch Infrastruktur-

Standards (60% der Kosten)

• Summe Nutzen

• Überprüfung aller Qualitätsanforderungen auf

Notwendigkeit.

• Automatische Archivierung aller File-Server-Daten

älter als 2 Jahre.

• Überprüfung aller individuellen Infrastruktur-

Services.

• (Anwendungs-Entwicklung/-Wartung i.H.v. 143,5

Mio. € separat betrachtet)

• 80% aller Qualitätsanforderungen abgesenkt.

• 50% der File-Server-Daten archiviert.

• 80% individuelle Infrastruktur-Services durch neue

Standards abgeschafft.

• Analyse (extern)

• Überprüfung Qualitätsanforderungen,

ca. 10 interne FTE p.a. a ca. 100 T€

für ca. 3 Monate

• Automatische Archivierung,

individuelle Restore-Anforderungen

• Überprüfung individuelle Infrastruktur-

Services

• Summe Kosten

ca. 25 T€

ca. 250 T€

ca. 250 T€

ca. 250 T€

ca. 775 T€

Cost Income Ratio 1:45

ca. 20.000 T€

ca. 5.000 T€

ca. 10.000 T€

ca. 35.000 T€


Zusammenfassende Aussagen


Ohne einheitliche Operationen (Prozessen), Strukturen (Beschreibungen) und

Metriken (Mengeneinheiten) ist selbst die Berechnung von 2+2 höchst komplex.

Neben standardisierten Operationen (Prozesse) sind IT-Services vollständig in

Struktur (Beschreibung) und Metrik (Mengeneinheit) - bevorzugt marktorientiert –

zu beschreiben.

Kooperatives IT-Management ermöglicht faktenbasierte

Alternativbetrachtungen und Entscheidungen!

Die vollständige Abbildung der Unternehmens IT nach dem Legosteinprinzip bildet die

Basis für Kooperatives IT-Management und serviceorientiertes IT-Controlling.

Die Bewertung der IT-Service-Teile – gleich ob preis- oder kostenbasiert – führt wegen

der Vollständigkeit des Ansatzes automatisch zu Transparenz auf allen Ebenen, d.h.

Berechnungen der Unternehmens IT werden fast so einfach wie 2+2.

.


Wie wird IT-Management einfacher?

Wie verringert man Komplexität in der IT?

Mehr Infos: www.optimizing-it.de

Fragen? Jederzeit gerne …


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