Financial Transparency Best Practices

[email protected] www.e-mfp.eu

Financial Transparency

Best Practices

European Microfinance Week, Luxembourg

November 16th 2012


Table of contents

1. Definition of financial transparency

2. Presentation of the best practices guide

3. Integration of transparency as a core value in the Governance and in the HR

management of an MFI: case of Caurie Microfinance

4. Lessons learnt on an MIS implementation to improve data reliability: case of Caurie

Microfinance

5. Strengthening of internal control and audit: Project AFR017

6. Enhancement of transparency at MFI level and at sector level:

AFD perspective and practices

7. Promotion of financial transparency at international level: MIX Market


1. Introduction on Financial Transparency

“Financial Transparency consists in producing, testing, disseminating and using information relative to the financial results of an MFI”

Consultative Group to Assist the Poor (CGAP)



An EU and AFD-funded multi-country project with 10 partner MFIs in 4 countries:

Senegal, Mali, Burkina Faso, Benin

Objective: contribute to the development of inclusive finance in the targeted

countries through:o Allowing durable access to financial services for low income populationso Promoting and strengthening financial transparency in partner MFIs

Main Activities:o Capacity Building for MFIs’ staff, management and governance memberso Support in upgrading their MIS o Technical assistance in improving and formalizing Internal Controlo Best Practices dissemination



Objective: develop a tool that gathers the insights drawn from diverse projects linked to financial transparency in order to enhance it at sector level

o Enabling knowledge dissemination on FT for the sector’s stakeholderso Creating a toolkit to help practitioners in the implementation of FT practices

Methodology: a participative approach

o Project team brainstorming and analysis: literature review, analysis of FT project’s activities, definition of a preliminary list of best practices

o Inclusion of other stakeholders in the discussion: Sharing of thoughts and experiences with regional actors Integration of feedback, examples and lessons learnt from partner MFIs

o Dissemination of the guide through conferences, seminars, specialized websites, etc.


For each practice:

Justification and importance

Key success factors

Steps in the implementation, recommendations

Illustrations with concrete examples




CAURIE-MICROFINANCE

TRANSPARENCE FINANCIERE

L’EXPERIENCE de CAURIE MICROFINANCESite Web : www.caurie-mf.com

Semaine européenne de la Microfinance

Luxembourg, 16 novembre 2012

Par Mamadou Lamine GUEYE

E-mail : [email protected]

Tel : +221776382441


CAURIE-MICROFINANCE

MISSION / VISION

Notre mission

«Contribuer durablement à la promotion économique et sociale des microentrepreneurs pauvres, principalement les femmes en leur offrant des produits et services financiers appropriés».

Notre vision

«Etre une institution de microfinance socialement responsable, financièrement viable et leader dans l’offre de services aux pauvres».


CAURIE-MICROFINANCE


CAURIE-MICROFINANCE

GOUVERNANCE ET CULTURE ORGANISATIONNELLE

Culture organisationnelle : Atout stratégique de promotion d’une bonne gouvernance et d’une gestion transparente. Elle influence les comportements des employés ainsi que leur

performance.

Notre culture s’appuie sur un

système de Principes et Valeurs tirés de la Doctrine Sociale de l’Eglise

qui fait sa spécificité


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LA TRANSPARENCE RESULTANTE DE NOTRE CULTURE

Elaboration et mise en place d’outils de gestion partagés et applicables à tous, dès la création de Caurie :

Guide de l’Administrateur de CAURIE-MF, Manuel des procèdures de gestion administratives, financières et comptables, Organigramme et répartition claire des fonctions et tâches, Plan de carrière et grille salariale, Politique de motivation et de fidélisation du personnel Politique de sanctions des irrégularités, Manuel des Opérations, Charte et Manuel d’Audit Interne, Outils d’évaluation annuelle du personnel


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UNE GOUVERNANCE VERTUEUSE PARTAGEE

Les dirigeants, de par leurs comportements, servent d’exemple pour une émulation saine au sein du personnel.

Références dans le Guide de l’Administrateur :

Diligence: s’informer sur l’institution et participer activement au processus de prise de décisions et agir en bonne foi.

Loyauté: les intérêts de l’institution doivent prévaloir sur ceux individuels ou particuliers. Soutenir la majorité, préserver l’indépendance, l’objectivité, l’éthique et la confidentialité. Révéler toute situation de conflit d’intérêt, informer le CA.

Obéissance: rester fidèle à la mission de l’institution. Se limiter aux pouvoirs que lui confère l’institution conformément aux statuts et règlement intérieur.


CAURIE-MICROFINANCE

ALIGNER LES RESSOURCES HUMAINES SUR LA TRANSPARENCE

1. LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT SUIT UN PROCESSUS TRANSPARENT

Identification besoins des agences et de la direction générale, Définition calire des rôles et responsabilités : fiches de postes Appel à candidature à travers le réseau et la presse nationale, Mise en place d’un Jury de recrutement, Présélection de candidats / Séléction de candidats par le Jury, Négociations des conditions de travail / Siganture de contrats, Intégration/Imprégnation (Aptitudes et Attitudes, Principes de protection

de la clientèle), Affectation, Coaching, Evaluations, Confirmation ou Séparation.


CAURIE-MICROFINANCE

ALIGNER DES LES RESSOURCES HUMAINES SUR LA TRANSPARENCE

2. POLITIQUES DE PROMOTION, SANCTIONS, MOTIVATION ET FIDELISATION

La mise en application rigoureuse de ces politiques réduisent les conflits et renforcent l’esprit d’équipe et d’appartenance.

Exemples :

Promotion interne basée sur les évaluations annuelles, Accès aux formations règlementé, Sanctions applicables connues, Primes de rendement fondées sur des critères connus et partagés Conditions d’accès au prêt immobilier élaborées par le personnel


CAURIE-MICROFINANCE

RECENTES EVOLUTIONS POUR RENFORCER LA TRANSPARENCE

MISE EN PLACE D’UN NOUVEAU SIG ET PRODUCTION DE DONNEES FIABLES

Production de données fiables = préalable à la transparence financière, base de l’analyse financière, de la prise de décision, de l’élaboration et publication d’états financiers.

SIG = Garantit la préservation de l’intégrité des données lors de leur transmission et transformation. Réduction des risques d’erreurs, fiabilisation des informations; Sécurisation accrue des données, prévention des fraudes; Respect de la règlementation, etc.

Démarche suivie pour la mise en place du SIG :

- Equipe Projet et Chef de Projet,

- Etat des lieux (besoins présents et futurs, ressources humaines et financières disponibles),

- Cahier des charges,

- Choix d’un SIG (Short list, invitations, évaluations des offres, visites, etc.)

- Plan de Mise en Œuvre avec Phase Pilote,

- Formation des utilisateurs,

- Vérification des données à saisir

- Contrôles de cohérence/ Rapports d’erreurs / Corrections des erreurs, etc.


CAURIE-MICROFINANCE

RECENTES EVOLUTIONS POUR RENFORCER LA TRANSPARENCE

GESTION OPTIMALE DU NOUVEAU SIG

Actions inspensables mises en place chez Caurie pour l’optimisation du SIG :

Mettre en place d’un Service Systèmes et Réseaux Informatiques, S’assurer de l’adhésion de tous / adaptation aux changements, Assurer la formation continue des administrateurs, usagers, etc., Mettre à jour les manuels et les procédures, Commander des développements spécifiques à l’éditeur (GPS/PPI) Ajouter progressivement des modules complémentaires (Paie, GRH, Immo,

Trésorerie)


CAURIE-MICROFINANCE

CONLUSION

Accent mis sur la Transparence financière à travers des projets comme celui de PlaNet Finance;

Audits externes annuels; 2 ratings financiers (2007, 2011); 1 rating social (2011); CAURIE est notée 5 Diamants

sur le MIX Seal of Microfinance

Transparency (MFT) Seal of Excellence (en cours)

Une Gouvernance vertueuse

Des ressources humaines alignées à la transparence financière,

Un SIG adapté et fiable


CAURIE-MICROFINANCE

MERCI DE VOTRE AIMABLE ATTENTION


Transparence Financière: Renforcer le contrôle interne à travers le projet AFR/017

Semaine Européenne de la Microfinance,

Luxembourg, 16 Novembre 2012

Anne Bastin, LuxDev


Projet AFR/017 Promotion de Secteurs Financiers Inclusifs dans la zone UEMOA (Union Economique et Monétaire Ouest-Africaine)

Sommaire: 1- Objectifs du projet 2- Présentation du guide de contrôle interne 3- Modalités de mise en œuvre et diffusion (Agents de Déploiements) 4- Résultats en chiffres et remise des trophées 5- Conclusions et Perspectives


Objectif de développement

Consolider le secteur et maîtriser les risques pour la promotion des activités de Microfinance en zone

UEMOA

Objectif spécifique 1Adapter et renforcer la supervision de la microfinance en zone UEMOA dans le

nouveau cadre réglementaire

Objectif spécifique 2Renforcer les SFD dans la production et le

contrôle de l’information financière

Résultat 2.1Des SIG adaptés au NRC et aux normes

BCEAO sont identifiés et testés

Résultat 1.1 Le nouveau cadre juridique est vulgarisé,

diffusé auprès des SMS et APIM

Résultat 1.2 La loi est appliquée et permet d’assainir la microfinance grâce à une surveillance et

un contrôle effectifs

Résultat 1.3 La standardisation et la qualité de

l'information financière sont renforcées (nouveau référentiel comptable et centrale

des risques)

Résultat 1.4 Les statistiques de la microfinance sont

disponibles et publiées

Résultat 2.2Le contrôle interne des SFD est renforcé

par la diffusion des méthodologies adaptées

Résultat 2.3Des contrôles externes qualifiés sont

réalisés selon les normes des autorités de contrôle

Résultat 2.4La Microfinance se structure en secteur et

s'autorégule autour de l'APIM

SFD = Système Financier Décentralisé(= Financial Service Provider)


Résultat 2.2


1- Objectifs du projet AFR/017: Appui au Programme Régional d’Appui à la Finance Décentralisée (PRAFIDE)

Le projet AFR017 appuie le PRAFIDE de la BCEAO (Banque Centrale des Etats d’Afrique de l’Ouest);

Durée de 5 ans (2008-2013);

Contexte: Nouvelle réglementation, Instruction BCEAO de 2010 relative à l'organisation du contrôle interne (CI) ; Obligation de mise en place d’un système de CI;

Constat: faiblesse de la plupart des SFD sur le CI: soit l’absence de CI, soit un système de CI non efficace


2- Présentation du guide méthodologique de contrôle interne des SFD dans les pays de l’UEMOA

Le guide a été élaboré par le projet AFR/017 à travers Price Waterhouse Coopers (PwC) Luxembourg avec la participation de l’IRAM ;

Guide pratique pour la mise en place d’un CI, avec 16 fiches pratiques par thème (Identification client, Remboursement, Rôle du Conseil d’Administration, etc.)

Guide validé à travers un processus itératif avec tous les acteurs de la Microfinance en atelier

Pour télécharger le guide: lien



3- Modalités de mise en œuvre et diffusion du guide à travers les Agents de Déploiement


3. Modalités de mise en œuvre : les plans d’actions du contrôle interne


4- Résultats en chiffres et la remise des trophées dans les 8 pays de la zone UEMOA

224 / 240 SFD ont suivi les formations et se sont engagés dans le processus;

241 points focaux formés; 205 plans d’action finalisés dont 190 ont été validés pour

suivi Appui conseil « in situ » pour 105 SFD par 15 Agents de

Déploiement (AD); Récompense de 3 catégories de SFD par pays dans le

cadre de la remise des trophées.


5. Conclusions et Perspectives 1/2

Guide jugé pratique et concret par les SFD;

Impacts positifs: détection des failles de l’ensemble du système de contrôle et prévention des fraudes;

Révision des outils de pilotages et manuels de procédures; Amélioration de la gouvernance et sensibilisation de ses

membres au contrôle interne; Détermination d’une cartographie des risques;

Amélioration de la conformité avec la nouvelle réglementation entrée en vigueur en Afrique de l’Ouest en avril 2007


5. Conclusions et Perspectives 2/2

Challenges: Difficultés d’emploi du temps et de ressources allouées à

l’optimisation du CI: Top Management impliqué et engagé; Coût de la mise en place d’un CI efficace; Turn-over du staff des SFD et manque de transmission en interne.

Perspectives: Poursuite éventuelle de l’appui des AD pour un accompagnement dans la mise en œuvre des plans d’actions, notamment via un coaching plus personnalisé.

Fin de l’axe n°2 du projet en Juin 2013: recherche de partenaires pour continuer l’appui à la professionnalisation des SFD. (Exemple d’articulation au Togo avec le PSFG de la Banque Mondiale et l’AP/SFD)


Transparence financière: le point de vue d’un bailleur de fonds


L’AFD et la transparence financière: un long apprentissage

1980

Une valeur secondaire

Focus sur la création d’institutions pérennes

1990

Transparence pour le régulateur: projets portant sur la régulation et la supervision

2000

Transparence pour le bailleur: reportings fiables, promotion des ratings, des audits

2010

Notion de transparence institutionnelle: informations fiables pour un bon pilotage, solidité du contrôle interne, transparence des coûts pour les clients, transparence des informations financières pour le secteur


Transparence financière : une valeur présente mais pas toujours reconnue

Recoupe mais ne se limite pas à la finance responsable

Position fréquente des IMF: pour les informations financières de base oui… pour le reste c’est en fonction de la concurrence

Position fréquente des bailleurs: transparence uniquement pour le reporting


Les dimensions principales de la transparence pour le groupe AFD


Moyens d’action: au niveau de l’instruction

Identification des faiblesses du SIG, du contrôle interne et de l’audit interne

Consultation des rapports d’audit Analyse de la transparence externe: reporting au

régulateur, au Mix, à l’association professionnelle locale

Analyse de la transparence envers les clients à l’aide d’une scorecard E&S: communication des coûts totaux (ou de préférence du TEG), explication exhaustive des conditions


Moyens d’action: au niveau des conventions/contrats

Engagement de transmission d’audits externes et rapports au régulateur

Engagement de reporting social et financier au Mix Engagement d’adhésion à la Smart Campaign Si existe, engagement de transmettre informations à la

centrale des risques locale Incitation forte à réaliser un rating social et financier

dans les deux ans après signature de la conventionEn phase avec les « Lender’s guidelines for setting covenants in support of responsible finance » de la SPTF


Moyens d’action: au niveau des projets

Appui pour le renforcement des SIG, du contrôle interne

Appui du niveau méso: associations professionnelles, mobilisation de cabinets de conseil et d’audit locaux

Appui du niveau macro: renforcement des cadres réglementaires et de supervision


Lutter contre une culture de la méfiance Intégrer les valeurs de transparence dans l’agenda de la

finance responsable Sensibiliser les régulateurs et acteurs intermédiaires

De nombreux défis


TRANSPARENCY: A SECTOR IN EVOLUTION

Blaine Stephens

COO, MIX


MFIs

Funders

Raters

Networks

Regulators

A data network to support the microfinance industry …


Quarterly (1 yr)

Social Performance (2 yrs)

Funding structure (3 yrs)

Product details (4 yrs)

Full financial (10+ yrs)

Profile (10+ yrs)

Type, Reach and Age of MIX Data Sets

Forecasts (6 months)

… whose breadth and depth have grown over time.


Evolving transparency


Evolving transparency: markets


Evolving transparency: regulation


Evolving transparency: systems

How is data transmitted to the head office? How much reliance on automated reporting?


Evolving transparency: ecosystems

MFI Clients

Rating Agencies

Donors/Investors

MFI Networks

Regulators

MFIs

Global markets clash against local realities

200+ local reporting standards; variation in systems

Complex risks, exposed clients, evolving regulations

Transparency around both social and financial performance are imperative

Expanding context requires broader footprint of data

More channels, providers, products, objectives – more nuance, more complexity of data

No natural constraints on demand

Need to consider the full ecosystem of actors


31 Dec 2011Dec 31, 2011

Relevant(decisions,

workflows, market context)

User-friendly(needs-based, easy to navigate)

Comprehensive(broad coverage and deep data)

Cost-effective(sustainable)

Transparency: a new threshold for decision-support

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