Entrenamiento Órdenes de compra y configuración de cuenta ... · © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ CUSTOMER 4 © 2016 SAP SE or an SAP affiliate

CUSTOMER

Entrenamiento Órdenes de compra y configuración de cuenta

SAP Ariba

2CUSTOMER© 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ

© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 2Customer

Bienvenida e Introducción

Acceso al Portal Ariba y Canales de Soporte

Solicitudes de Colaboración

Configuración de Empresas ( Administración)

Visualización de Orden de Compra

Factura

AGENDA



Para acceder, deberá Ingresar al siguiente link:

https://service.ariba.com/Supplier.aw/

Luego usted deberá iniciar sesión con sus credenciales de Ariba Network.


Si usted necesita recuperar sus claves de acceso debe presionar sobre la opción ¿Tiene problemas para iniciar

sesión?

https://service.ariba.com/Supplier.aw/



Super Cliente S.A.

Super Cliente S.A.

Otra Empresa Ltda.

Otra Empresa Ltda.

Otra Empresa Ltda.

Super Cliente S.A.Otra Empresa Ltda.

En el Centro de ayuda usted podrá encontrar manuales y

videos con todo el soporte que requiera para el uso de la

plataforma.

Para obtener asistencia remota de un problema específico,

deberá presionar en:

“Ver más”




Para acceder a los canales de asistencia deberá presionar en:

“Centro de asistencia”.




Los canales de asistencia son los siguientes:

• Correo electrónico.• Chat con asistente en línea.• Soporte telefónico.

Escriba lo que está buscando.

Revise los artículos de ayuda.




Para enviar la solicitud complete los

campos requeridos marcados con un

asterisco, adicionalmente usted puede adjuntar una

impresión de pantalla.




Para obtener ayuda vía

chat con un asistente

en línea, deberá

completar los campos

obligatorios con

asterisco de color rojo.




Para obtener ayuda telefónica, deberá seleccionar el país donde se encuentra ubicado

y obtendrá el número correspondiente.




Soporte a Proveedores ¿ A quién tengo que llamar?

Temas de navegación o funcionales de la herramienta, deberá contactarse con el Soporte de Ariba

Cualquier consulta específica del negocio deberán contactar a Pampa Energía



Solicitudes de Colaboración





















Configuración de Empresas ( Administración)



Configuración de Empresa:

Perfil de empresa: Complemente la información de su empresa para obtener mejores resultados, agregando las categorías de los productos o servicios de su empresa.

Relaciones de Cliente: Usted podrá encontrar información relevante de cada uno de sus clientes con los cuales mantiene una relación comercial.

Usuarios: Creación de otros usuarios dentro de su cuenta con funciones y roles distintos.

Notificaciones: Configure las notificaciones que desea ver en su correo electrónico (Registro de hasta 3 correos electrónicos seguidos por comas)

Configuración de Empresa – Administración



Comprador S.A.

Dentro de la opción relaciones actuales, deberá presionar

“Portal de Información del proveedor”

Donde podrá acceder al portal dispuesto de cada comprador que mantenga una relación comercial.

Configuración de Empresa – Portal de información del proveedor



ESTA Empresa Compradora

ESTA Empresa Compradora

ESTA E.C.

Compradora

ESTA E.C.

Compradora

Compradora

Compradora

Compradora Compradora

El portal de información le brindará materiales en formato PDF y vídeo demostrativos, en

los cuales podrá encontrar:

• Entrenamientos anteriores.

• Demos gestión de órdenes de compra.

• Demos de Factura

• Etc.

Compradora

Configuración de Empresa – Portal de información del proveedor




Perfil de empresa: Complemente la información de su empresa para obtener mejores resultados, agregando las categorías de los productos o servicios de su empresa.

Relaciones de Cliente: Usted podrá encontrar información relevante de cada uno de sus clientes con los cuales mantiene una relación comercial.

Usuarios: Creación de otros usuarios dentro de su cuenta con funciones y roles distintos.


Configuración de Empresa – Administración



Configuración de Empresa – Usuarios:

Crear Función

Crear Función:

Tipos de función recomendadas:

Administrador: Acceso completo a todas las funciones de la plataforma, AribaNetwork y Ariba Discovery.

Vendedor: Acceso a Ariba Network para confirmar y rechazar documentos y acceso a Ariba Discovery para contestar RFQ´s

Recuerde: Es necesario Crear

función antes de crear un usuario



Configuración de Empresa – Usuarios

Crear Función:

Ejemplo Función Vendedor

Indicar nombre de función y descripción asociada.

Seleccionar los permisos asociados a la función

Permisos mínimos para un vendedor

*Acceso a contratos

*Acceso a la bandeja de salida

*Administración de clientes

*Administración de contactos

*Bandeja de entrada y acceso a pedidos

*Crear y gestionar comunicaciones en Ariba

Discovery

*Responder a comunicaciones en Ariba Discovery



Configuración de Empresa – Usuarios

Crear Función:

Recomendación: Función Vendedor

Importante:

Permisos mínimos recomendados para un vendedor: Acceso a Ariba

Network para confirmar y rechazar Órdenes de Compra y envío de factura




Crear Usuario

Crear Usuario

Recuerde: Es necesario Crear una función antes de crear un usuario




Crear Usuario

Importante

Complete los datos del usuario a crear y asígnele la función

previamente creada




Crear Usuario

Recuerde: Es necesario Crear una función antes de crear un usuario





Configuración de Empresa – Notificaciones



Es necesario mantener el correo

siempre actualizado.

Configuración de Empresa – Notificaciones

Notificaciones importantes:

• Cuando esté invitado a una nueva oportunidad

de negocio.

• Resumen diario de las Comunicaciones que

coincidan con mis capacidades (Categorías).

• Cuando un comprador me envíe un mensaje.



Configuración de Usuario:

Configure datos adicionales sobre su usuario: Idioma preferente, zona horaria, tipo de moneda, etc.

Configuración de Usuario: Mi cuenta

Importante:

Recomendamos configurar la

zona horaria asociada a su país.







Desde la pagína de inicio hacer clic en la pestaña Bandeja de Entrada, la cuál está organizada para visualizar en una lista todas la órdenes

de compra recibidas por parte de su socio comercial Pampa Energía

Para conocer los detalles la orden de compra dar clic en el vínculo que se encuentra en la columna Número de Pedido.

También podra utilizar los Filtros de Busqueda para

encontrar órdenes de compra basados en diferentes

criterios: Cliente, Número de Pedido, Rango de Fechas,

Importe del Pedido, Estado del Pedido, entre otros.




• Crear Aviso de Expedición

• Crear Factura

El encabezado de la orden de compra incluye la fecha e información

acerca de la organización compradora, así como los botones de las

diferentes acciones que se tendrían que seguir en el proceso completo:



Factura



Tipos de Facturación

El proceso de creación de las facturas para Pampa Energía a través de Ariba Network se puede realizar con alguna de la siguiente opcion:

Generar sus facturas con un par de “clicks”

desde la orden de compra

Toma aproximadamente dos minutos

prepararla y enviarla

Menor riesgo de errores en la gestión de sus

facturas, ya que son vinculadas a la orden de

compra en Ariba Network.



Facturación por PO FLIP

La facturación a través de PO-Flip se realiza a través del portal de Ariba Network con un par de “clicks“

IMPORTANTE: Es necesario que el estado de la orden de compra se muestre como Recibido para poder generar la factura

El siguiente paso es seleccionar la orden de compra que vamos a facturar y dar clic en el boton Crear Factura, desde el detalle de la orden

de compra.

Seleccionar orden de compra a

facturar

Dar clic en el botón de Crear

factura y seleccionar Factura

estándar



Los campos a llenar en la creación de la factura

son:

Número de Factura: Debe

contener el formato

correspondiente a la Factura

Original.

La letra de la Factura debe ser

en MAYUSCULA.

Fecha de la factura.

Seleccionar el impuesto aplicable*

Debe seleccionar la opción

“Impuesto sobre bienes y servicios”

y, en el campo “Importe de los

Impuestos”, debe completar con la

suma de los impuestos que

aparecen en su factura.




Pasos

1) Complete el campo Importe de los

Impuestos

2) Haga un clic en el botón Actualizar

3) El sistema le mostrará el Importe

adeudado

4) Como último paso verifique que el

Importe Adeudado sea igual al monto

total de su Factura


1

2

3



4) Complete el email correspondiente.

Este email debe ser de la persona que

este a cargo de las finanzas de su

empresa (Pampa lo utilizará para

contactarse de ser necesario).

5) Complete el Tipo de Cambio si la

Orden de Compra esta en moneda

Extranjera. Si la Orden de Compra esta

en pesos completar con un 1.

6) Adjunte su Factura Legal y su

Recepción de material (si no se adjunta

el sistema no le permitirá enviar la

Factura a través de la plataforma).


6

5

4



7) Hacer un clic en el botón Siguiente

8) Confirme los datos de su Factura y

haga un clic en enviar


7

8

9) Una vez enviada le

aparecerá el siguiente

mensaje:

9



Notas de Crédito ( con Pedido de Compras)

Si usted tiene que

ingresar una Nota de

Crédito debe realizar los

siguientes pasos:

1) Ir a la opción

Bandeja de Salida

2) Seleccionar la

factura ya enviada

que se relaciona con

esta Nota de Crédito.

El estado de la

factura debe ser

enviado,

3) Hacer un clic en

Crear Abono de

Articulo en línea



Notas de Crédito: Ajuste de cantidad

4) Si usted quiere realizar un

ajuste de cantidad,

seleccione la opción “Ajuste

de cantidad”.

5) En donde dice “Abono N°”

ingresar el Número legal de

la Nota de Crédito con el

formato mostrado.

Recuerde que la letra debe

ser en mayúscula.

6) Agregue el Adjunto de la

Nota de Crédito

Recuerde que las Notas de

Crédito pueden ser por

Ajustes de Cantidad o por

Ajustes de precio



Notas de Crédito

7) En el campo

“Cantidad” se coloca la

cantidad que se quiere

ajustar, por ejemplo si se

Facturó una cantidad de

10 y se devolvieron 5, en

este campo se debe

ingresar “-5 “.

8) Las líneas que no

sufran ajustes deberán

quedar desmarcadas (en

gris), moviendo el botón

verde a la izquierda.



Notas de Crédito: Ajuste de Precio

1) Si usted quiere

realizar un ajuste de

precio , seleccione la

opción “Ajuste de precio”

2) En donde dice “Abono

N°” ingresar el Número

legal de la Nota de

Crédito con el formato

mostrado.

Recuerde que la letra

debe ser en mayúscula.

.

3) Agregue el Adjunto de la

Nota de Crédito

Recuerde que las Nótas de



Ajustes de precio



Notas de Crédito: Ajuste de Precio

4) Cuando se ingrese una Nota de Crédito por ajuste de Precio las cantidades, en Ariba Network,

nunca deben tocarse ( por ejemplo en este caso nunca debe modificarse la “cantidad 4”.

5) En el campo Precio por unidad usted deberá ingresar la diferencia Facturada en exceso por

unidad

Recuerde que las Nótas de



Ajustes de precio



2017 SAP SE o una empresa filial de SAP. Reservados todos los derechos

Queda prohibida la reproducción o transmisión de cualquier parte de esta publicación, en cualquier forma o para cualquier fin, sin el permiso expreso de SAP SE o deuna empresa filial de SAP.

SAP y los productos y servicios de SAP mencionados, así como sus respectivos logotipos, son marcas comerciales o marcas registradas de SAP SE (o de una empresafilial de SAP) en Alemania y en otros países. Consulte http://www.sap.com/corporate-en/legal/copyright/index.epx#trademark para obtener información y avisosadicionales sobre marcas comerciales.

Algunos productos de software comercializados por SAP SE y sus distribuidores contienen componentes de software con derechos de autor de otros proveedores desoftware.

Las especificaciones de productos en cada país pueden ser diferentes.

SAP SE o una empresa filial de SAP SE proporcionan estos materiales con fines meramente informativos, sin manifestación ni garantía de ningún tipo. Ni SAP SE ni susempresas filiales se hacen responsables de los errores u omisiones en relación con los materiales. Las únicas garantías para los productos y servicios de SAP SE o de susempresas filiales son aquellas especificadas en las cláusulas expresas de garantía que acompañan a dichos productos y servicios, si las hubiera. Nada de lo que seincluye en este documento debe interpretarse como garantía adicional.

En concreto, ni SAP SE ni sus empresas filiales tienen obligación alguna de emprender las actividades empresariales indicadas en este documento o en cualquierpresentación relacionada, o de desarrollar o lanzar ninguna funcionalidad mencionada aquí. Este documento, o cualquier presentación relacionada, así como laestrategia y posibles desarrollos futuros, productos y o direcciones de plataforma y funcionalidades de SAP SE o de sus empresas filiales están sujetos a posiblescambios y pueden ser modificados por SAP SE o sus empresas filiales en cualquier momento y por cualquier motivo, sin previo aviso. La información incluida en estedocumento no constituye ningún compromiso, promesa u obligación legal de proporcionar ningún material, código o funcionalidad. Cualquier afirmación referente alfuturo está sujeta a diversos riesgos e incertidumbres que pueden provocar que los resultados reales difieran de forma significativa de los previstos. Se advierte a loslectores que no deben depositar una confianza excesiva en estas afirmaciones referentes al futuro, condicionadas por el momento en que se realizan, y que no debenbasarse en ellas a la hora de tomar decisiones de compra.

Documents

Entrenamiento Órdenes de compra y configuración de cuenta ... · © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ CUSTOMER 4 © 2016 SAP SE or an SAP affiliate